Как составить план подготовки к проверке - Исправление недочетов и поиск решений вместе с Examum.ru

Главная
Полезная информация
Публикации
КАК ПОДГОТОВИТЬСЯ К АУДИТОРСКОЙ ПРОВЕРКЕ: ПОШАГОВАЯ ИНСТРУКЦИЯ

Автор: Тесленко Е.В., аудитор консалтинговой группы АС, www.ac-g.ru, г. Санкт-Петербург, ул. Кузнецовская, дом 19, тел. (812)3371210

Рано или поздно перед любым главным бухгалтером встает вопрос: как подготовиться к грядущей аудиторской проверке, будь то обязательный или инициативный аудит. В этой статье я постараюсь дать короткую, универсальную инструкцию по его решению. Итак, если ваша компания внезапно столкнулась с необходимостью проведения аудита, а вы, как говорится, «ни сном, ни духом» и аудитора раньше «в глаза не видели», то главное – не впадайте в панику, возьмите эту статью и рассмотрите каждый ее пункт честно и непредвзято, сравните, что у вас есть, а чего не хватает, не давая себе поблажек.

УЧЕТНАЯ ПОЛИТИКА

Один из первых документов, который попросит у вас аудитор, – это надлежащим образом оформленная учетная политика вашей организации. Напомню, что необходимость формирования учетной политики и основные требования к её содержанию и раскрытию закреплены в Статье 8 Федерального закона 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», а также в ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации».

Основные замечания по учетной политике, как правило, сводятся к следующему:

— Учетная политика не оформлена надлежащим образом, либо неактуальна.
Что это означает? Бухгалтер приносит учетную политику без подписи, просто распечатанные листы с текстом, бывает, что еще теплые после принтера. Либо другая крайность: учетная политика утверждена надлежащим образом, но это было так давно, что даже листы пожелтели, не говоря о том, что содержание такой учетной политики давно устарело.

— Учетная политика не отражает в полном объеме применяемые способы ведения учета.
Это означает, что вы забыли закрепить в учетной политике какие-то из фактически применяемых способов учета. Чтобы этого избежать, при подготовке к аудиту проверьте еще раз свою учетную политику на предмет соответствия пункту 4 ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации». В вашем документе в обязательном порядке должны утверждаться:

рабочий план счетов бухгалтерского учета, содержащий синтетические и аналитические счета, необходимые для ведения бухгалтерского учета в соответствии с требованиями своевременности и полноты учета и отчетности;
формы первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, а также документов для внутренней бухгалтерской отчетности;
порядок проведения инвентаризации активов и обязательств организации;
способы оценки активов и обязательств;
правила документооборота и технология обработки учетной информации;
порядок контроля за хозяйственными операциями;
другие решения, необходимые для организации бухгалтерского учета.

БУХГАЛТЕРСКАЯ ОТЧЕТНОСТЬ

На этом шаге необходимо проверить комплектность вашей отчетности, соответствие данных учета и отчетности, а также качество заполнения. Дело в том, что некоторые обязательные поля или строки не заполняются автоматически в 1с или в другой учетной программе, а мы все слишком привыкли к тому, что достаточно нажать кнопку «Заполнить». Например, в бухгалтерском балансе и отчете о финансовых результатах столбец «Пояснения» необходимо заполнять самостоятельно.

Кроме того, обратите внимание, что если вы подлежите обязательному аудиту, то комплект отчетности должен содержать все формы, включая приложения, а не ограничиваться комплектом упрощенной бухгалтерской отчетности. Такая норма закреплена в пункте 5 статьи 6 Федерального закона 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Как правило, малый бизнес, впервые сталкивающийся с обязательным аудитом, ошибочно предоставляет неполный комплект, действуя согласно пункту 4 статьи 6 вышеупомянутого закона, который позволяет субъектам малого предпринимательства применять упрощенные способы бухгалтерского учета, включая упрощенную бухгалтерскую отчетность.

АКТЫ СВЕРОК ПО КОНТРАГЕНТАМ

В пунктах 73 и 74 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации указано:

— расчеты с дебиторами и кредиторами отражаются каждой стороной в своей бухгалтерской отчетности в суммах, вытекающих из бухгалтерских записей и признаваемых ею правильными.

— отражаемые в бухгалтерской отчетности суммы по расчетам с банками, бюджетом должны быть согласованы с соответствующими организациями и тождественны. Оставление на бухгалтерском балансе неурегулированных сумм по этим расчетам не допускается.

Таким образом, законодательно не установлено обязательное проведение сверки с контрагентами при проведении инвентаризации дебиторской и кредиторской задолженности, за исключением сверок с банком и с бюджетом.

На практике же аудитор на выборочной либо сплошной основе попросит у вас подписанные акты сверки с контрагентами. Дело в том, что в свой деятельности аудитор обязан руководствоваться стандартами аудиторской деятельности, в которых, в частности, указано, что более надежными являются аудиторские доказательства, полученные из независимого, внешнего по отношению к аудируемому лицу, источника (подтверждения третьих сторон). Поэтому при подготовке к аудиторской проверке очень важно заблаговременно свериться если не по всем, то по основным контрагентам, тем более, что в процессе сверки могут быть выявлены ошибки в учете.

ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ

В соответствии с пунктами 26 и 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка, в том числе обязательно это делать перед составлением годовой бухгалтерской отчетности. Поэтому при подготовке к аудиту убедитесь в том, что в вашей организации проведена инвентаризация и ее результаты документально оформлены, поскольку такая процедура как инвентаризация в силу ее обязательности не может остаться без внимания аудитора. Кроме того, проведенная инвентаризация в части дебиторской и кредиторской задолженности позволяет выявить сомнительную или безнадежную задолженность, по которой необходимо сформировать резерв.

РЕЗЕРВЫ

На этом этапе необходимо проверить, сформирован ли в бухгалтерском учете резерв по сомнительным долгам и насколько соответствует сформированный резерв результатам инвентаризации на 31 декабря. Наиболее частая ошибка в этом вопросе – это полное игнорирование обязанности формировать резерв по сомнительным долгам, несмотря на однозначное требование законодательства по его формированию в соответствии с пунктом 70 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации.

Убедитесь также, что в вашей компании сформирован резерв на оплату отпусков работников организации, который является оценочным обязательством. В соответствии с пунктом 3 ПБУ 8/2010 «Оценочные обязательства, условные обязательства и условные активы» отражать оценочные обязательства обязаны все организации, за исключением тех, кто вправе применять упрощенные способы ведения учета. Еще раз повторюсь, что если ваша организация относится к субъектам малого предпринимательства, но при этом подлежит обязательному аудиту, то применять упрощенные способы ведения учета вы не можете.

ПЕРВИЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

Безусловно, за один день возможные замечания аудитора относительно первичных документов вы не устраните, это как раз тот случай, когда лучше сразу делать все правильно, а именно держать под контролем не только своевременность поступления оригиналов документов, но и «качество» вашей первичной документации. Вы удивитесь, но в большинстве своем замечания аудиторов по первичным документам имеют ссылку на пункт 2 Статьи 9 Федерального закона 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», где перечислены обязательные реквизиты первичного документа, либо на пункт 1 этой же статьи, в котором указано, что каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Таким образом, типичные замечания в части первичной документации сводятся к следующему:

— первичный документ оформлен с нарушением действующего законодательства;

— первичный документ отсутствует.

Как правило, по результатам аудиторской проверки замечания по первичным документам есть всегда, поэтому будет нелишним уделить этому вопросу особое внимание при подготовке, а начинать готовиться лучше за год до проверки.

Желаю вам положительного аудиторского заключения!

Понравилась статья? Консультируем как удаленно, так и и у нас в офисе, руководителей компаний и бухгалтеров. Сообщите промокод «КАК ПОДГОТОВИТЬСЯ К АУДИТОРСКОЙ ПРОВЕРКЕ» и получите 30% скидку на консультацию до конца марта. Отправляйте Ваш запрос на нашу корпоративную почту ac-ing@mail.ru

Источник

Каждая организация по ходу ведения деятельности сталкивается с контролирующими органами. В частности, каждая организация попадает под налоговый контроль. Рассказываем, какие шаги предпринять перед встречей с налоговиками.

Выездные проверки не проводятся сплошным методом. Инспекция путем анализа информации о деятельности налогоплательщика осуществляет отбор заинтересовавших ее кандидатов. Результатом является включение налогоплательщиков в план выездных налоговых проверок.

Чиновники также указывают, что основным документом, использующимся в аналитической работе налоговиков, является Концепция системы планирования выездных налоговых проверок, утвержденная Приказом ФНС России от 30.05.2007 № ММ3—06/333@. Она определяет 12 критериев налоговых рисков, по которым осуществляется отбор.

Концепцией определены 12 общедоступных критериев самостоятельной оценки налогоплательщиками рисков. Они также используются фискалами в процессе отбора объектов для проведения выездных проверок. В ходе анализа налоговики выявляют наиболее вероятные «зоны риска» и, как следствие, реагируют на возможное совершение налоговых правонарушений путем организации необходимых мероприятий налогового контроля (в т. ч. и выездной налоговой проверки).

Вероятность назначения проверки высока, если хозяйствующий субъект:

имеет низкую налоговую нагрузку в сравнении с хозяйствующими субъектами в конкретной отрасли (по виду экономической деятельности);
имеет убытки в течение двух и более календарных лет;
отражает в налоговой отчетности значительные суммы вычетов по НДС (доля вычетов равна либо превышает 89% за период 12 месяцев от суммы начисленного с налоговой базы налога);
имеет темп роста расходов от реализации товаров (работ, услуг), опережающий темп роста доходов;
выплачивает среднемесячную заработную плату работникам в размере ниже среднего уровня заработной платы по виду экономической деятельности в субъекте РФ;
имеет неоднократное (два и более раза в течение календарного года) приближение (менее 5%) к предельному значению установленных НК РФ величин показателей, предоставляющих ему право применять спецрежимы;
имеет расходы, максимально приближенные к сумме дохода, полученного за календарный год (внимание налоговиков привлечет доля профессиональных вычетов, предусмотренных ст. 221 НК РФ, заявленных индивидуальным предпринимателем в декларации по форме 3-НДФЛ, в общей сумме доходов, превышающая 83%);
строит финансово-хозяйственную деятельность на основе заключения договоров с контрагентами — перекупщиками или посредниками (цепочки контрагентов) — без наличия разумных экономических или иных причин (деловой цели) (Постановлении Пленума ВАС РФ от 12.10.2006 № 53);
не представляет запрашиваемые налоговым органом документы, пояснения на запросы налогового органа о выявлении несоответствия показателей деятельности;
неоднократно (два и более случая с момента государственной регистрации юридического лица) осуществляет снятие с учета и постановку на учет в налоговых органах в связи с изменением своего места нахождения («миграция» между инспекциями);
имеет значительное отклонение (в сторону уменьшения) уровня рентабельности по данным бухгалтерского учета от уровня рентабельности для данной сферы деятельности по данным статистики на 10% и более.

Ведение финансово-хозяйственной деятельности с высоким налоговым риском также ставит налогоплательщика в число приоритетных для включения в план выездных проверок. Минфин в Письме от 13.12.2016 N03—02—07/1/74372 указал: при оценке налоговых рисков, которые могут быть связаны с характером взаимоотношений с некоторыми контрагентами, налогоплательщику рекомендуется обратить внимание на отсутствие:

информации о государственной регистрации контрагента в ЕГРЮЛ;
документального подтверждения полномочий представителя контрагента, копий документа, удостоверяющего его личность;
информации о фактическом местонахождении контрагента, а также о местонахождении его складских и (или) производственных и (или) торговых площадей и т. д.

Наличие подобных признаков свидетельствует о высокой степени риска квалификации налоговыми органами подобного контрагента как проблемного, а сделок, совершенных с ним, как сомнительных. На сайте ФНС размещена информация о способах ведения финансово-хозяйственной деятельности с высоким налоговым риском. Например, налогоплательщик может найти сведения об адресах, указанных при государственной регистрации в качестве места нахождения несколькими юридическими лицами (так называемые адреса массовой регистрации, характерные для фирм-однодневок), а также наименования юрлиц, в состав исполнительных органов которых входят дисквалифицированные лица.

Помимо анализа показателей о возможной скорой налоговой проверке могут говорить такие факты, как поступление контрагентам запросов о предоставлении документов о налогоплательщике и по определенным сделкам, вызов налогоплательщика в инспекцию для дачи пояснений о причинах наличия убытка, причинах низкой налоговой нагрузки.

Поэтому, если вероятность налоговой проверки вы оцениваете как высокую, затягивать с приведением дел в порядок не стоит.

Шаг 1. Обратиться к Налоговому кодексу

Прежде всего, руководству организации необходимо изучить нормы Налогового кодекса РФ. Статьи 21 и 23 НК РФ содержат права и обязанности налогоплательщика. В статьях 31 и 32 НК РФ перечислены права и обязанности налоговых органов. Знание своих прав и обязанностей, а также порядка проведения процедуры проверки придаст вам уверенности при взаимодействии с проверяющими и поможет определиться с тактикой подготовительных действий.

Шаг 2. Инвентаризация документов

В первую очередь необходимо убедиться, что у вас есть оригиналы учредительных документов, регистрационных (о постановке на учет в налоговом органе, внебюджетных фондах), разрешительных (если деятельность компании подлежит лицензированию или требует аккредитации), правоустанавливающих документов на имущество организации, документов об избрании, назначении на должность генерального директора и главного бухгалтера.

Проверьте наличие учетной политики, ее соответствие закону и фактически применяемым принципам ведения налогового учета, соответствует ли учетной политике порядок документооборота, применяемый в организации.

Обратите особое внимание на наличие договоров с контрагентами. Если электронный документооборот в компании не практикуется, все договоры, дополнительные соглашения, акты, накладные должны быть в письменной форме. Отсутствие договора само по себе не является нарушением, ведь факт поставки товара, выполнения работ или оказания услуг подтверждается первичными документами.

Уделите внимание подписи первичных документов. Подписи на первичных документах, составленных на бумаге, должны быть выполнены от руки. Документы, подписанные факсимиле, не могут подтверждать расходы и вычеты. Если вы получили от контрагента первичный документ с факсимильной подписью, потребуйте заменить его на документ, подписанный собственноручно. Переписка сторон, платежные поручения об оплате, акты или накладные, уже являются договором, если там есть все существенные условия для такого вида сделок (например, наименование и количество товара, наименование и сроки выполнения работ и т. д.).

Проведите ревизию первичных документов (актов, накладных) на предмет полноты их заполнения, наличия подписей и печатей, сквозной нумерации, соответствия ваших экземпляров документов экземплярам контрагентов. Может быть полезным известить стратегических партнеров о грядущей проверке и сверить с ними данные учета и наличие документов.

Под особый контроль возьмите инвентаризацию книг покупок и родаж, а также зарегистрированных в них счетов-фактур. Эти документы:

1) должны быть в наличии;

2) не должны иметь ошибок и пустот;

3) должны соотноситься друг с другом и с данными налоговой декларации;

4) их подписанты должны иметь соответствующие полномочия (следует проверить содержание и срок действия доверенностей, срок полномочий руководителя).

Отдельного внимания требуют и документы по расходам, принятым к налоговому учету. Все ли суммы «закрыты» документами, соответствуют ли таковые требованиям, предъявляемым к первичным учетным документам, являются ли они достаточным подтверждением понесенных расходов?

Организуйте кадровый аудит, чтобы проверить наличие и правильность составления трудовых договоров, кадровых приказов, локальных нормативных актов, а также срок действия коллективного договора — это поможет бухгалтеру обосновать расходы на оплату труда.

Заметьте, что под документом подразумевается его подлинник, копия (даже удостоверенная нотариусом) не является необходимым документом.

При получении требования налогового органа о предоставлении копий документов компании необходимо будет заверить их надлежащим образом. НК РФ и подзаконные акты Минфина и ФНС России не содержат правил удостоверения копий. На практике на копии документа проставляется штамп «Копия верна» (в отсутствие штампа такая надпись может быть сделана от руки), подпись руководителя (или лица, уполномоченного доверенностью) с расшифровкой, печать (при наличии), дата заверения. Оригинал документа предоставляется проверяющим только для ознакомления и не может быть изъят у налогоплательщика без мотивированного постановления о выемке (ст. 94 НК РФ).

Сосредоточившись на инвентаризации бумажных документов, не упустите из виду такой важный аспект, как инвентаризация файлов. Если применительно к бумажным документам проверяется их наличие и правильность заполнения, то в отношении электронной информации проверка имеет противоположную цель — лишняя информация, не предназначенная для посторонних глаз, должна быть удалена.

Шаг 3. Проверка контрагентов

Обязанность проверять контрагента в законе не установлена. Тем не менее с учетом статьи 54.1 НК РФ и рекомендаций по применению положений статьи 54.1 НК РФ проявление должной осмотрительности важно, и не столько для того, чтобы доказать сам факт проверки контрагента. Цель проверки — убедиться, что контрагент является добросовестной организацией, которая ведет реальную деятельность, и с ним можно заключить договор без рисков негативных налоговых последствий.

Вы проверяете контрагента так же, как это будет делать налоговый орган, уделяя особое внимание реальности выполнения сделки контрагентом. Поэтому и вам нужно в первую очередь проверить его ресурсные возможности.

В большинстве случаев отказ в применении вычетов по НДС и учете затрат в составе расходов при расчете налога на прибыль связан с неблагонадежностью поставщиков и подрядчиков. Поэтому сбор документов, подтверждающих вашу должную осмотрительность, следует вести постоянно. В преддверии налоговой проверки собрать достаточный объем документов, скорее всего, будет затруднительно.

Как известно, основными нарушениями в этой сфере налоговые органы называют приобретение товаров, работ, услуг у фирм-«однодневок». Обезопасить себя можно, заблаговременно собрав документы, подтверждающие, что вы проявили должную осмотрительность.

Проверьте на сайте ФНС:

зарегистрирована ли фирма в ЕГРЮЛ;
есть ли у нее налоговая задолженность и сдает ли она отчетность.

Проверьте контрагента с помощью сервиса «Клерка», сведения из которого мы берем в «Открытых данных» ФНС.

Комплексную информацию о контрагенте можно получить с помощью сервиса «Прозрачный бизнес» — pb.nalog.ru/. Пока сервис работает в тестовом режиме.

Воспользуйтесь другими официальными ресурсами и узнайте:

является ли фирма действующей;
насколько часто она судится и по каким вопросам
есть ли у фирмы долги по исполнительным документам.

Если сделка крупная, и вам нужны официальные документы на контрагента, получите на него выписку из ЕГРЮЛ:

бесплатную электронную — на сайте ФНС, зарегистрировавшись на нем или через личный кабинет налогоплательщика lkul.nalog.ru/;
бумажную — в любой ИФНС за 200 руб., а срочно — за 400 руб.

Можете запросить у контрагента заверенные копии (Письмо ФНС от 11.02.2010 N3—7—07/84):

устава, свидетельств о госрегистрации и о постановке на налоговый учет;
решения о назначении руководителя, второй и третьей страниц его паспорта. Паспорт можно проверить на сайте МВД;
последней бухотчетности. Годовой отчет по запросу бесплатно выдадут в Росстате.

Создайте досье на контрагента: распечатайте найденную информацию и сохраните в компьютере скриншоты интернет-страниц . Заведите на проверенного контрагента карточку.

Шаг 4. Наличие экономической обоснованности сделок

При доказывании соблюдения требований пункта 2 статьи 54.1 НК РФ налоговому органу представляется комплект первичных документов по сделке, а также иные документы, свидетельствующие о применении мер должной осмотрительности в отношении контрагента (деловая переписка, свидетельства личной встречи, получение документов из открытых источников данных и т. д.). Документы по выполнению мероприятий должной осмотрительности желательно хранить за прошлый период в течение всего времени, когда налоговый орган может их запросить Согласно пункту 2 статьи 54.1 НК РФ налогоплательщик по имевшим место сделкам вправе уменьшить налоговую базу или сумму подлежащего уплате налога при соблюдении одновременно двух условий, а именно:

основной целью совершения сделки не являются неуплата (неполная уплата) и (или) зачет (возврат) суммы налога;
обязательство по сделке исполнено лицом, являющимся стороной договора, заключенного с налогоплательщиком, и (или) лицом, которому обязательство по исполнению сделки (операции) передано по договору или закону.

В ходе проведения контрольных мероприятий у налогового органа могут возникать сомнения в отношении реальности сделки, ее исполнения заявленным контрагентом, в связи с чем может быть отказано в понесенных расходах по налогу на прибыль и (или) вычетах по НДС. При этом налоговый орган не ограничивается проверкой формального соответствия представленных налогоплательщиком документов требованиям НК РФ, а при принятии тех или иных решений рассматривает документы в совокупности и во взаимосвязи, в том числе с точки зрения внутренних противоречий и расхождений между ними.

В таком случае, несмотря на общее правило о возложенном бремени доказывания налогового правонарушения на налоговый орган проверяемой организации, целесообразно помимо общего пакета первичных документов, подтверждающих исполнение самой сделки, показать принятие мер должной осмотрительности при выборе контрагента. Какого-либо утвержденного перечня таких документов в связи с многообразием сделок не существует. Но важно понимать, что сама по себе государственная регистрация контрагента не свидетельствует о ведении им реальной хозяйственной деятельности. Таким образом, представления сведений о государственной регистрации контрагента будет недостаточно. Нужно обосновать выбор контрагентов с точки зрения доводов о деловой репутации, платежеспособности, возможностей исполнения обязательств без риска, наличия у контрагента таких ресурсов, как производственные мощности, технологическое оборудование, квалифицированный персонал, соответствующий опыт (в зависимости от предмета договора). При заключении договоров сделка должна быть экономически обоснована, иметь реальную деловую цель и быть заключенной на обычных условиях.

Таким образом, организации, особенно в случае заключения договоров с новыми контрагентами, рекомендуется затребовать и получить копии учредительных документов, свидетельств о государственной регистрации и постановке на налоговый учет, банковской карточки, паспорта руководителя, приказа о назначении единоличного исполнительного органа и лица, уполномоченного на подписание первичных документов, выписки из ЕГРЮЛ, информацию об отсутствии задолженности перед бюджетом и др.

Необходимо предпринять и показать использование всех доступных способов для проверки контрагентов. При этом желательно также запросить у контрагента необходимые документы по таможенному оформлению товара, расчету себестоимости продукции либо услуг, получению им необходимых сертификатов соответствия, наличию квалифицированного штата, интернет-сайта, посетить действующий офис, склад, осмотреть закупаемый объем товаров и т. д. Кроме того, доказательствами того, что привлекаемый контрагент обладает самостоятельной деятельностью, будут являться такие факты, как несение им расходов на транспорт, логистику, банковские услуги и сертификацию продукции, аренду и т. д.

Для документов, свидетельствующих о проявлении организацией должной осмотрительности в отношении своих контрагентов, каких-либо сроков хранения не установлено. Такие документы необходимо хранить в течение всего времени, когда налоговый орган может их запросить, например, в рамках выездной налоговой проверки (п. 4 ст. 89 НК РФ) либо у организации будет необходимость их предъявлять в обоснование своей позиции о реальности заключенной сделки с контрагентом.

Шаг 5. Подготовка помещений

Место проведения проверки необходимо выяснить заранее. Если проверка будет проводиться на территории налогоплательщика, следует подготовить место для проверяющих. Целесообразно выделить для этого изолированное помещение, чтобы инспектор не имел возможности осматривать другие помещения и общаться с сотрудниками бесконтрольно, а также ограничить доступ к документам, не имеющим отношения к предмету проверки.

Осмотр помещений, выемка документов и предметов, опрос свидетелей, должны проводиться в установленном законом порядке.

Как именно следует подготовить офис к визиту проверяющих, можно понять, ознакомившись с правами инспекции (п. 13 ст. 89 и ст. 91 НК РФ). Должностные лица налоговых органов вправе иметь доступ на территорию и в помещения налогоплательщика, осматривать их при необходимости. В связи с этим в компании должны находиться только те документы и то имущество, наличие которых юридически и логически обосновано и целесообразно для ведения их деятельности. Судьба документов, не имеющих отношения к проверяемому лицу, будет аналогична судьбе лишних файлов — их необходимо удалить из офиса и производственных помещений. Этот же принцип распространяется на печати, штампы, образцы продукции, рабочие места сотрудников других организаций (в том числе входящих в одну группу). В офисе компании, которая готовится к налоговой проверке, должны храниться только ее документы и имущество.

Если у компании нет возможности предоставить инспекторам помещение, то проверка может быть проведена по месту нахождения налогового органа. С одной стороны, организация может выбрать место дислокации проверяющих, если воспользуется этой нормой. С другой стороны, просьбу перенести проверку в стены инспекции налогоплательщик должен обосновать.

Классический вариант проведения налоговой проверки — на территории налогоплательщика. В этом случае целесообразно предоставить инспекторам отдельное помещение, расположенное таким образом, чтобы исключить свободное передвижение проверяющих по офису и возможность утечки информации. Чем более полная техническая и бытовая экипировка предоставлена проверяющим, тем меньше поводов возникнет у них для путешествий по другим кабинетам компании в поисках сотрудников бухгалтерии, IT-специалистов и т. д. Разумным будет даже выделить на период проверки прошедшего соответствующий инструктаж сотрудника бухгалтерии, который разместится в одном кабинете с налоговиками и станет обеспечивать их коммуникации с персоналом и приносить в кабинет затребованные документы.

Обратите внимание, что местом нахождения компании считается то, где находится ее руководитель. Понятий «юридический», «почтовый» или «фактический адрес» законодательство не содержит. Если эти адреса не совпадают, внесите в ЕГРЮЛ соответствующие изменения.

Шаг 6. Инструктаж персонала

К визиту налоговиков следует подготовить и сотрудников. Свободного общения проверяющих с работниками компании лучше не допускать. Правильным решением будет поручить взаимодействие с инспектором одному или нескольким сотрудникам, имеющим знания в области налогов, юриспруденции и опыт прохождения налоговых проверок. Однако нельзя сбрасывать со счетов право налогового органа допрашивать свидетелей. Показания сотрудников в этом случае не должны противоречить друг другу и информации, содержащейся в документах. Персонал нужно проинструктировать относительно ситуаций, которые могут произойти во время проверки, в том числе о том, в каких случаях работники должны дать свои показания, а в каких они могут отказаться предоставлять пояснения.

Желательно проработать и ключевые принципы интервью с проверяющим: показания сотрудников должны быть основаны только на фактах, ответы должны быть краткими и прямыми и относиться только к поставленному вопросу. Показывать свою широкую осведомленность в делах фирмы в такой ситуации будет не только неуместно, но и в некоторых случаях небезопасно.

Источник

Утверждены

Постановлением Правительства

Российской Федерации

от 30 июня 2010 г. N 489

ПРАВИЛА

ПОДГОТОВКИ ОРГАНАМИ ГОСУДАРСТВЕННОГО КОНТРОЛЯ (НАДЗОРА)

И ОРГАНАМИ МУНИЦИПАЛЬНОГО КОНТРОЛЯ ЕЖЕГОДНЫХ ПЛАНОВ

ПРОВЕДЕНИЯ ПЛАНОВЫХ ПРОВЕРОК ЮРИДИЧЕСКИХ ЛИЦ

И ИНДИВИДУАЛЬНЫХ ПРЕДПРИНИМАТЕЛЕЙ

Список изменяющих документов

(в ред. Постановлений Правительства РФ от 30.12.2011 N 1248,

от 27.12.2012 N 1404, от 26.11.2015 N 1268, от 24.12.2015 N 1421,

от 19.07.2016 N 691, от 17.08.2016 N 806, от 09.09.2016 N 892,

от 17.07.2018 N 835, от 28.01.2019 N 48, от 03.04.2020 N 438,

от 13.06.2020 N 862, от 30.11.2020 N 1969, от 08.09.2021 N 1520)

1. Настоящие Правила устанавливают порядок подготовки органами государственного контроля (надзора) и органами муниципального контроля ежегодных планов проведения плановых проверок юридических лиц и индивидуальных предпринимателей (далее — ежегодные планы), их согласования и представления в органы прокуратуры, исключения проверок из ежегодного плана, а также типовую форму ежегодного плана согласно приложению.

(в ред. Постановления Правительства РФ от 26.11.2015 N 1268)

(см. текст в предыдущей редакции)

2. Ежегодные планы разрабатывают следующие органы государственного контроля (надзора) и органы муниципального контроля:

а) федеральные органы исполнительной власти (их территориальные органы), Государственная корпорация по атомной энергии «Росатом», уполномоченные на осуществление федерального государственного контроля (надзора) в соответствующих сферах деятельности;

(в ред. Постановления Правительства РФ от 17.07.2018 N 835)

(см. текст в предыдущей редакции)

б) органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации, уполномоченные на осуществление переданных субъектам Российской Федерации полномочий Российской Федерации по федеральному государственному контролю (надзору) в соответствующих сферах деятельности на территориях субъектов Российской Федерации, а также на осуществление регионального государственного контроля (надзора) в соответствующих сферах деятельности на территориях субъектов Российской Федерации;

(пп. «б» в ред. Постановления Правительства РФ от 30.12.2011 N 1248)

(см. текст в предыдущей редакции)

в) органы местного самоуправления, уполномоченные на осуществление муниципального контроля в соответствующих сферах деятельности на территориях муниципальных образований.

3. При разработке ежегодных планов территориальными органами федеральных органов исполнительной власти, органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации и органами местного самоуправления, уполномоченными на осуществление государственного контроля (надзора) и муниципального контроля, предусматривается:

а) включение плановых проверок юридических лиц (их филиалов, представительств, обособленных структурных подразделений) и индивидуальных предпринимателей в проект ежегодного плана по основаниям и на условиях, которые установлены частями 8 — 9 статьи 9, статьями 26.1 и 26.2 Федерального закона «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля» (далее — Федеральный закон), федеральными законами, определяющими особенности организации и проведения плановых проверок в отдельных сферах государственного контроля (надзора), а также положениями о видах государственного контроля (надзора), осуществляемых с применением риск-ориентированного подхода в соответствии с частью 9.3 статьи 9 Федерального закона;

(в ред. Постановлений Правительства РФ от 30.12.2011 N 1248, от 26.11.2015 N 1268, от 17.08.2016 N 806, от 28.01.2019 N 48)

(см. текст в предыдущей редакции)

б) определение юридических лиц (их филиалов, представительств, обособленных структурных подразделений) и индивидуальных предпринимателей, плановые проверки которых включаются в проект ежегодного плана, с учетом оценки результатов проводимых за последние 3 года внеплановых проверок указанных лиц, анализа состояния соблюдения ими обязательных требований законодательства Российской Федерации, субъектов Российской Федерации или требований, установленных муниципальными правовыми актами, а также оценки потенциального риска причинения вреда, связанного с осуществляемой юридическим лицом или индивидуальным предпринимателем деятельности;

(в ред. Постановления Правительства РФ от 30.12.2011 N 1248)

(см. текст в предыдущей редакции)

в) согласование с другими заинтересованными органами, указанными в пункте 2 настоящих Правил, проведения плановых проверок юридических лиц (их филиалов, представительств, обособленных структурных подразделений) и индивидуальных предпринимателей в случае, если осуществление плановых проверок намечается совместно с указанными органами;

(в ред. Постановления Правительства РФ от 30.12.2011 N 1248)

(см. текст в предыдущей редакции)

г) составление проекта ежегодного плана по форме, предусмотренной приложением к настоящим Правилам;

д) направление проекта ежегодного плана до 1 сентября года, предшествующего году проведения плановых проверок, для рассмотрения в орган прокуратуры по месту нахождения юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, в отношении которых планируется проведение плановых проверок;

е) доработка проекта ежегодного плана с учетом предложений органа прокуратуры, поступивших по результатам рассмотрения указанного проекта в соответствии с частью 6.1 статьи 9 Федерального закона, и его утверждение руководителем соответствующего органа, указанного в абзаце первом настоящего пункта.

3(1). При разработке ежегодных планов на 2017 и 2018 годы органы государственного контроля (надзора) и органы муниципального контроля направляют в федеральный орган исполнительной власти, осуществляющий функции по контролю и надзору за соблюдением законодательства о налогах и сборах (далее — уполномоченный орган), с использованием единой системы межведомственного электронного взаимодействия запрос о предоставлении в отношении включаемого в ежегодный план юридического лица или индивидуального предпринимателя сведений из единого реестра субъектов малого и среднего предпринимательства об отнесении этого юридического лица или индивидуального предпринимателя к субъектам малого предпринимательства.

Уполномоченный орган направляет ответ на поступивший запрос в срок, не превышающий 5 рабочих дней со дня его поступления.

Межведомственные запросы и ответы на них в форме электронного документа подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью.

(п. 3(1) введен Постановлением Правительства РФ от 19.07.2016 N 691)

3(2). При разработке ежегодных планов Государственной корпорацией по атомной энергии «Росатом» предусматривается:

а) включение плановых проверок юридических лиц (их филиалов, представительств, обособленных структурных подразделений) в проект ежегодного плана по основаниям и на условиях, которые установлены пунктами 1 и 2 части 8 статьи 9 Федерального закона;

б) определение юридических лиц (их филиалов, представительств, обособленных структурных подразделений), плановые проверки которых включаются в проект ежегодного плана, с учетом оценки результатов проводимых за последние 3 года внеплановых проверок указанных лиц, анализа состояния соблюдения ими обязательных требований законодательства Российской Федерации, а также оценки потенциального риска причинения вреда, связанного с осуществляемой юридическим лицом деятельностью;

в) согласование с другими заинтересованными органами, указанными в пункте 2 настоящих Правил, проведения плановых проверок юридических лиц (их филиалов, представительств, обособленных структурных подразделений) в случае, если осуществление плановых проверок намечается совместно с указанными органами;

г) составление проекта ежегодного плана по форме, предусмотренной приложением к настоящим Правилам, с учетом требований законодательства Российской Федерации о государственной и иной охраняемой законом тайне, а также с учетом требований законодательства Российской Федерации в отношении информации, свободное распространение которой запрещено или ограничено;

д) направление проекта ежегодного плана до 1 сентября года, предшествующего году проведения плановых проверок, для рассмотрения в Генеральную прокуратуру Российской Федерации;

е) доработка проекта ежегодного плана с учетом предложений Генеральной прокуратуры Российской Федерации, поступивших по результатам рассмотрения указанного проекта в соответствии с частью 6.1 статьи 9 Федерального закона, и его утверждение генеральным директором Государственной корпорации по атомной энергии «Росатом».

(п. 3(2) введен Постановлением Правительства РФ от 17.07.2018 N 835)

4. Утвержденный ежегодный план на бумажном носителе (с приложением копии в электронном виде) направляется до 1 ноября года, предшествующего году проведения плановых проверок, в соответствующий орган прокуратуры заказным почтовым отправлением с уведомлением о вручении либо в форме электронного документа, подписанного электронной подписью.

(в ред. Постановлений Правительства РФ от 30.12.2011 N 1248, от 27.12.2012 N 1404)

(см. текст в предыдущей редакции)

Ежегодные планы, утвержденные территориальными органами федеральных органов исполнительной власти, уполномоченных на осуществление федерального государственного контроля (надзора) в соответствующих сферах деятельности, и органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации, которые осуществляют переданные полномочия Российской Федерации по осуществлению такого контроля (надзора), представляются указанными органами до 1 ноября года, предшествующего году проведения плановых проверок, в соответствующие федеральные органы исполнительной власти.

(абзац введен Постановлением Правительства РФ от 30.12.2011 N 1248)

5. Ежегодный план, разрабатываемый федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным на осуществление федерального государственного контроля (надзора) в соответствующих сферах деятельности, включает сведения утвержденных ежегодных планов территориальных органов указанного федерального органа исполнительной власти о проведении плановых проверок юридических лиц и индивидуальных предпринимателей на территориях субъектов Российской Федерации и федеральных округов.

Указанный ежегодный план разрабатывается федеральным органом исполнительной власти до 31 декабря года, предшествующего году проведения плановых проверок.

(абзац введен Постановлением Правительства РФ от 30.12.2011 N 1248)

6. Ежегодные планы размещаются на официальных сайтах органов, указанных в пункте 2 настоящих Правил, в сети Интернет, за исключением сведений ежегодных планов, распространение которых ограничено или запрещено в соответствии с законодательством Российской Федерации.

7. Внесение изменений в ежегодный план допускается в следующих случаях:

а) исключение проверки из ежегодного плана:

в связи с невозможностью проведения плановой проверки деятельности юридического лица вследствие его ликвидации, невозможностью проведения проверки индивидуального предпринимателя вследствие прекращения физическим лицом деятельности в качестве индивидуального предпринимателя;

в связи с прекращением юридическим лицом или индивидуальным предпринимателем деятельности, эксплуатации (использования) объектов защиты, объектов использования атомной энергии, опасных производственных объектов, гидротехнических сооружений и иных производственных объектов, подлежащих проверке;

в связи с изменением класса опасности подлежащего проверке опасного производственного объекта или класса гидротехнического сооружения;

в связи с изменением категории объектов, оказывающих негативное воздействие на окружающую среду, а также уровня государственного экологического надзора;

в связи с принятием органом государственного контроля (надзора), осуществляющим государственный контроль (надзор) с применением риск-ориентированного подхода, решения об отнесении деятельности юридических лиц и индивидуальных предпринимателей и (или) используемых ими производственных объектов к определенной категории риска или определенному классу (категории) опасности либо решения об изменении присвоенных им категории риска или класса (категории) опасности;

в связи с принятием органом государственного контроля (надзора) или органом муниципального контроля решения об исключении соответствующей проверки из ежегодного плана в случаях, предусмотренных статьей 26.1 Федерального закона;

в связи с прекращением или аннулированием действия лицензии — для проверок, запланированных в отношении лицензиатов;

в связи с наступлением обстоятельств непреодолимой силы;

в связи с запретом на проведение плановых проверок, предусмотренным частью 1 статьи 26.2 Федерального закона;

(абзац введен Постановлением Правительства РФ от 28.01.2019 N 48)

в связи с запретом на проведение плановых проверок, предусмотренным частью 1.1 статьи 26.2 Федерального закона;

(абзац введен Постановлением Правительства РФ от 03.04.2020 N 438)

в связи с принятием органом государственного контроля (надзора), органом муниципального контроля в период с 18 марта до 5 апреля 2020 г. на основании поручения Правительства Российской Федерации, поручения высшего должностного лица субъекта Российской Федерации (руководителя высшего исполнительного органа государственной власти субъекта Российской Федерации), поручения высшего должностного лица муниципального образования решения об отмене назначенной плановой проверки;

(абзац введен Постановлением Правительства РФ от 03.04.2020 N 438)

в связи с принятием органом государственного контроля (надзора), органом муниципального контроля решения об исключении плановой проверки на основании актов Правительства Российской Федерации, устанавливающих особенности организации и осуществления государственного контроля (надзора);

(абзац введен Постановлением Правительства РФ от 03.04.2020 N 438; в ред. Постановлений Правительства РФ от 13.06.2020 N 862, от 08.09.2021 N 1520)

(см. текст в предыдущей редакции)

в связи с принятием органом государственного контроля (надзора) в 2020 — 2021 годах решения об исключении плановой проверки из ежегодного плана на основании мотивированного представления высшего должностного лица субъекта Российской Федерации;

(абзац введен Постановлением Правительства РФ от 13.06.2020 N 862; в ред. Постановления Правительства РФ от 30.11.2020 N 1969)

(см. текст в предыдущей редакции)

в связи с признанием утратившими силу положений федерального закона, устанавливающих вид государственного контроля (надзора), муниципального контроля, если плановая проверка не подлежит проведению в рамках иного вида государственного контроля (надзора), муниципального контроля в соответствии с положением об указанном виде государственного контроля (надзора), муниципального контроля;

(абзац введен Постановлением Правительства РФ от 30.11.2020 N 1969)

б) изменение указанных в ежегодном плане сведений о юридическом лице или индивидуальном предпринимателе:

в связи с изменением адреса места нахождения или адреса фактического осуществления деятельности юридического лица или индивидуального предпринимателя;

в связи с реорганизацией юридического лица;

в связи с изменением наименования юридического лица, а также изменением фамилии, имени и отчества индивидуального предпринимателя;

в) в связи с необходимостью указания в ежегодном плане информации, предусмотренной пунктом 3 части 1 статьи 26.2 Федерального закона;

(пп. «в» введен Постановлением Правительства РФ от 28.01.2019 N 48)

г) в связи с необходимостью изменения вида государственного контроля (надзора), муниципального контроля, в рамках которого проводится плановая проверка, если это предусмотрено положением о виде государственного контроля (надзора), муниципального контроля.

(пп. «г» введен Постановлением Правительства РФ от 30.11.2020 N 1969)

(п. 7 в ред. Постановления Правительства РФ от 09.09.2016 N 892)

(см. текст в предыдущей редакции)

8. Внесение изменений в ежегодный план осуществляется решением органа государственного контроля (надзора) или органа муниципального контроля.

Сведения о внесенных в ежегодный план изменениях направляются в течение 3 рабочих дней со дня их внесения в соответствующий орган прокуратуры на бумажном носителе (с приложением копии в электронном виде) заказным почтовым отправлением с уведомлением о вручении либо в форме электронного документа, подписанного электронной подписью, а также размещаются на официальном сайте в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» в порядке, предусмотренном пунктом 6 настоящих Правил, в течение 5 рабочих дней со дня внесения изменений.

(п. 8 введен Постановлением Правительства РФ от 09.09.2016 N 892)

Источник

Необходимые условия
1. Узнать о проверке
2. Проанализировать компетенцию органа
3. Проанализировать распоряжение о проверке
На что обратить внимание в распоряжении
4. Не препятствовать
5. Предоставлять документы
6. Ознакомиться с актом проверки

Алгоритм подготовки
к проверке и ее прохождению

подготовиться к прохождению проверки с целью минимизации рисков выявления нарушений контролирующими органами.

Чек-листы для самопроверки

Насколько Вы готовы к налоговой проверке?

Насколько Вы готовы
к проверке Прокуратуры?

Насколько Вы готовы
к проверке Минюста?

Насколько Вы готовы
к проверке Трудовой инспекции?

Необходимые условия решения

Для подготовки и успешного прохождения проверки со стороны контролирующих органов необходимо проанализировать действующее законодательство, регулирующее соответствующую сферу правоотношений, нормативные правовые акты, регулирующие компетенцию того или иного органа контроля, знать права и обязанности проверяемой организации и предпринять еще ряд необходимых шагов.

Шаг 1.
Заблаговременно узнать о готовящейся проверке

В соответствии с Федеральным законом №294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля» (далее — 294-ФЗ) органы государственного и муниципального контроля проводят плановые проверки в строгом соответствии с заранее согласованными с органами прокуратуры и утвержденными ежегодными планами. Утвержденные планы проверок обязаны быть опубликованы на официальных сайтах органов контроля.

Сводный календарный проверок всех контролирующих органов также размещается на сайте Генеральной прокуратуры. Таким образом, о готовящейся плановой проверке можно узнать, обратившись к официальным сайтам органов государственного и муниципального контроля, либо к сайту Генпрокуратуры.

Помимо плановых проверок существуют также внеплановые проверки, которые заранее не планируются, а проводятся при возникновении соответствующего закрепленного в законе основания. Такие основания содержатся как в самом 294-ФЗ, так и в специальных законах, регулирующих конкретные сферы правоотношений.

Заблаговременно узнать о готовящейся внеплановой проверке невозможно, если сам орган контроля не сообщил об этом проверяемой организации ранее установленного законом срока (в практике такие случаи отмечены неоднократно).

статья 9 Федерального закона от 26 декабря 2008 года № 294-ФЗ

например, в п. 4.2 ст. 32 Федерального закона от 12.01.1996 №7-ФЗ «О некоммерческих организациях»

В соответствии с 294-ФЗ о проведении плановой проверки проверяемая организация должна быть извещена не позднее чем за 3 рабочих дня до ее начала любым доступным способом.
Срок уведомления о проведении внеплановой проверки — не позднее чем за 24 часа до ее начала любым доступным способом
.
Плановые проверки одним и тем же органом контроля в отношении одной и той же проверяемой организации могут проводиться не чаще чем 1 раз в 3 года, за исключением специально предусмотренных законом случаев (например, Минюстом России плановые проверки в отношении некоммерческих организаций, выполняющих функции иностранного агента, могут проводиться ежегодно). Ограничения периодичности внеплановых проверок законодательно не установлены, т.к. все зависит от возникновения соответствующих оснований для их проведения.

Необходимо помнить, что требования 294-ФЗ не распространяются на некоторые виды контроля (надзора), которые регулируются специальными законами или нормативными правовыми актами Правительства (прокурорский надзор, налоговый контроль, контроль и надзор за обработкой персональных данных и др.).

В случае, если организация заранее не проверила свое наличие/отсутствие в планах проверок на текущий год, то у нее существенно повышаются риски выявления нарушений, поскольку времени на подготовку к плановой проверке может быть меньше (всего 3 рабочих дня).

Сразу после новогодних праздников необходимо зайти на сайт Генпрокуратуры и по ОГРН/ИНН организации проверить, включена ли она в план проверок какого-либо органа контроля. Это позволит заблаговременно узнать о готовящейся плановой проверке и увеличит время на подготовку к ней.

Шаг 2.
Проанализировать компетенцию органа контроля (надзора)

Компетенция органов государственного контроля (надзора) и муниципального контроля ограничена сферой их деятельности (за исключением органов прокуратуры, надзирающих за соблюдением законов в целом и соблюдением прав и свобод человека и гражданина). Полномочия органов контроля определяются положениями о соответствующем органе, положениями о конкретном виде контроля (надзора), ведомственными приказами и административными регламентами, которые размещены в открытом доступе на сайте органа контроля (надзора).

На практике отмечены случаи, когда ведомственные акты (приказы, административные регламенты) с серьезным запозданием приводятся в соответствие с изменениями федерального законодательства. В этом случае необходимо помнить, что нормы федерального закона имеют приоритет над положениями подзаконных актов.

Анализ нормативных правовых актов, регламентирующих компетенцию органа государственного контроля (надзора), необходим также для обоснованного пресечения и мотивированного обжалования неправомерных действий должностных лиц.

Должностные лица органов государственного контроля (надзора) обязаны ознакомить представителя проверяемой организации с нормативными правовыми актами, регламентирующими основания и порядок проведения проверки.

Незнание пределов полномочий контролирующего органа может привести к выявлению неочевидных нарушений (например, представление документов или материалов, которые не были запрошены) или сообщению проверяющему информации, которая, хоть и не относится к компетенции конкретного органа контроля, но может быть передана в рамках межведомственного взаимодействия и привести к инициированию иных проверок (в т.ч. внеплановых).

При получении информации о включении организации в план проверок определенного органа государственного контроля (надзора) необходимо проанализировать нормативные правовые акты, регламентирующие сферу его деятельности и пределы компетенции. Это позволит не допустить превышения полномочий проверяющими и снизит риск выявления неочевидных нарушений.

Шаг 3.
Тщательно проанализировать распоряжение (приказ) о проведении проверки

Вместе с уведомлением о проведении проверки орган государственного контроля обязан направить копию распоряжения (приказа) о ее проведении.

В распоряжении (приказе) должны быть указаны (на что обязательно нужно обратить внимание):

реквизиты органа, принявшего решение о проведении проверки, и подпись руководителя данного органа;
даты начала и окончания проверки, общая продолжительность проверки;
предмет проверки;
перечень документов, которые должны быть представлены для проверки, и сроки их представления;
должностные лица органа контроля, уполномоченные на проведение проверки, и привлеченные специалисты из других государственных органов.

Изучение распоряжения (приказа) о проведении проверки необходимо для выявления нарушений законодательных требований и процедуры проверки, подлежащих обжалованию в вышестоящий орган и (или) в суд.

Неуведомление о проведении проверки или ненаправление (невручение) копии распоряжения (приказа) является существенным нарушением процедуры и является основанием для признания незаконными результатов проверки и санкций в отношении проверяемой организации.

На практике отмечены следующие наиболее распространенные нарушения при оформлении распоряжения (приказа):

неверное указание срока продолжительности проверки (более 20 рабочих дней) при отсутствии дополнительного распоряжения о ее продлении;
включение в перечень истребуемых документов тех документов и материалов, которые не относятся к предмету проверки;
истребование у проверяемой организации документов, которые должны быть получены самим органом контроля в рамках межведомственного взаимодействия (например, документы, представляемые в налоговые органы и органы статистики в рамках предусмотренной законом отчетности, выписки по счетам из кредитных организаций), что ограничено в соответствии с п. 5 ст. 32 ФЗ «О некоммерческих организациях»;
привлечение к проверке специалистов других государственных органов, не указанных в распоряжении (приказе) о проведении проверки;
присутствие при выездной проверке (по месту нахождения проверяемой организации) журналистов или иных посторонних лиц.

Если проверяемая организация заранее не изучила нормативные правовые акты, регламентирующие компетенцию контролирующего органа, а также поверхностно отнеслась к содержанию распоряжения (приказа) о проведении проверки, то это существенно увеличивает риски злоупотреблений со стороны проверяющих, пропуск сроков обжалования неправомерных действий и нарушений процедуры проверки.

Необходимо внимательно изучить содержание распоряжения (приказа) о проведении проверки, соотнести его с заранее проанализированной компетенцией контролирующего органа и законодательными требованиями к оформлению процедуры.

Кроме того, очевидность для проверяющего «подкованности» руководителя и сотрудников проверяемой организации в вопросах прохождения проверок окажет на него определенный «дисциплинирующий» эффект и не позволит выйти за рамки своих полномочий (чаще всего это как раз связано с попыткой упростить свою работу и истребовать все документы именно у проверяемой организации, а не вступать в служебную переписку с другими государственными органами). Все неправомерные действия проверяющих необходимо обязательно обжаловать в административном и судебном порядке.

Также к проведению выездной проверки необходимо допускать исключительно тех должностных лиц и привлеченных специалистов, которые прямо поименованы в распоряжении о проведении проверки, и не допускать осмотра помещений организации, если это не соответствует предмету проверки или компетенции органа контроля (например, очевидно, что должностные лица Минюста не вправе осматривать помещения на предмет наличия систем пожаротушения и экстренной сигнализации).

Шаг 4.
Не препятствовать проведению проверки
и не нарушать сроков представления истребуемых документов

Необходимо помнить, что любое противодействие проведению проверки или уклонение от нее, неисполнение законных требований должностных лиц органов контроля, нарушение сроков представления документов и материалов, игнорирование вынесенных по результатам проверки предписаний об устранении нарушений, неминуемо приведет к привлечению проверяемой организации и (или) ее руководителя к административной ответственности.

Для фиксации хода выездной проверки и действий проверяющих можно осуществлять аудио- или видеозапись. При этом нужно помнить, что запись не может осуществлять скрытно, перед началом проверки нужно известить проверяющих о своем намерении вести аудио-, фото- или видеофиксацию.

статьи 19.4, 19.4.1, 19.5 КоАП РФ

В практике неоднократно отмечены случаи, когда уведомление и копия распоряжения о проведении проверки направляются в адрес проверяемой организации почтовой связью и фактически доставляются уже после истечения установленных сроков представления документов в орган контроля. В этом случае необходимо сохранить конверт с указанием даты получения и незамедлительно связаться с исполнителем, указанным в распоряжении, объяснив ему ситуацию и предъявив доказательства отсутствия у проверяемой организации вины в препятствовании проверке.

Помимо нарушений, выражающихся в уклонении от прохождения проверки (например, закрытие офиса и экстренное оформление всем сотрудникам отпусков), активном препятствии проведению проверки (недопуск проверяющих в помещения организации под предлогом неполучения уведомления и др.), игнорировании законных предписаний об устранении выявленных нарушений (если они не обжалованы в установленном порядке), за которые прямо предусмотрена административная ответственность, тесно связаны с противодействием проверке и случаи несоответствия адреса фактического места нахождения проверяемой организации адресу, указанному в ЕГРЮЛ.

Если корреспонденция, направленная в адрес проверяемой организации, возвращается в орган контроля без вручения, или если должностные лица контролирующего органа не обнаруживают проверяемую организацию по указанному адресу при выездной проверке, то это может послужить основанием внесения в ЕГРЮЛ записи о недостоверности сведений или для обращения регистрирующего органа в суд с заявлением о ликвидации организации как фактически прекратившей свою деятельность.

Не препятствовать проведению проверки (за исключением случаев выдворения посторонних лиц, не уполномоченных на участие в ее проведении), а фиксировать нарушения процедуры и неправомерные действия проверяющих, вносить замечания и возражения в акт (протокол) проверки, приносить мотивированные жалобы на действия проверяющих в вышестоящие государственные органы.

В случае, если организация заблаговременно узнала о готовящейся плановой проверке, то нужно проверить актуальность адреса, указанного в ЕГРЮЛ, фактическому адресу, и, при необходимости принять решения о смене адреса и направить документы в территориальное подразделение Минюста.

Шаг 5.
Соблюдать перечень и порядок представления истребуемых при проверке документов

В контролирующий орган (проверяющему) необходимо представлять только те документы и материалы, которые указаны в распоряжении (приказе) о проведении проверки. Нецелесообразно (и даже рискованно) представлять на проверку документы, не включенные в перечень, т.к. это может привести к выявлению неочевидных нарушений. В практике распространены случаи, когда проверяемые организации, руководствуясь наивной целью показать проверяющему добросовестность организации и пользу от ее деятельности, представляли на проверку изданные ими буклеты, бюллетени, справочники, доклады, однако, это было отмечено как нарушение, поскольку в уставах организаций не было закреплено право осуществления издательской деятельности.

Все документы, предоставляемые в распоряжение контролирующего органа (проверяющего лица) направляются в виде заверенных копий (простое заверение руководителем организации, без совершения нотариальных действий), с обязательным составлением описи и получением отметки о получении канцелярией (экспедицией) органа контроля или расписки уполномоченного должностного лица (исполнителя). Оригиналы документов представляются только в случаях, когда это обосновано предметом проверки или оформленными в письменной форме сомнениями проверяющих должностных лиц в их подлинности.

В рамках проверки зачастую истребуют документы, наличие которых в проверяемой организации не является обязательным. Составлять такие документы только потому, что их истребуют для проверки, не нужно, но их отсутствие необходимо обоснованно указать в сопроводительном письме.

В случае отсутствия описи передаваемых документов и отметок об их получении проверяющими, возникает риск утраты представленных на проверку документов и попытки привлечения проверяемой организации к ответственности за препятствование проверке.

Если на проверку представляются оригиналы документов, то об этом обязательно должна быть сделана отметка, позволяющая исключить ответственность проверяемой организации в случае их утраты или нарушения целостности.

Перед передачей копий документов в рамках проводимой проверки необходимо внимательно сверить их с перечнем, указанным в распоряжении о ее проведении, составить опись и сопроводительное письмо, добиться проставления отметки о получении.

Шаг 6.
Внимательно ознакомиться с актом (протоколом) проверки, предписанием об устранении нарушений, и мотивированно на них отреагировать

Не позднее дня окончания проверки контролирующим органом должен быть составлен акт, копия которого вместе с приложениями вручается представителю проверяемой организации под расписку. В акте проверки отражаются выявленные нарушения или их отсутствие.

В случае выявления в ходе проверки нарушений законодательства и устава проверяемой организации в ее адрес выносится предписание об их устранении с установлением срока, который не может составлять менее 1 месяца.

п. 82 Приказа Минюста РФ от 30 декабря 2011 года № 456 «Об утверждении Административного регламента исполнения Министерством юстиции Российской Федерации государственной функции по осуществлению контроля за соответствием деятельности некоммерческих организаций уставным целям и задачам, филиалов и представительств международных организаций, иностранных некоммерческих неправительственных организаций заявленным целям и задачам, а также за соблюдением ими законодательства Российской Федерации»

У проверяемой организации есть 15 дней с даты получения акта на представление в письменной форме возражений на акт проверки и выданное предписание об устранении нарушений.

Если в акте проверки указаны выявленные нарушения и выдано предписание об их устранении, то организация обязана их устранить. Если организация полностью или частично не согласна с выводами проверки, то эти выводы должны быть обжалованы (в вышестоящий орган и (или) в суд).
В случае, если выводы проверки не обжалованы и не исполнены, то проверяемая организация будет привлечена к административной ответственности по статье 19.5 КоАП РФ, за неисполнение в срок законного предписания органа государственного или муниципального контроля (штраф на юридических лиц от 10 000 до 20 000 рублей и (или) дисквалификация руководителя на срок до 3 лет).

Тщательно проанализировать акт проверки и предписание об устранении выявленных нарушений. Если претензии проверяющих обоснованы, то необходимо предпринять меры по устранению нарушений и письменно уведомить об этом контролирующий орган. В случае несогласия с выводами проверки их необходимо указать при ознакомлении с актом проверки и обязательно обжаловать.

Чек-листы для самопроверки

Источник

От чего зависит кратность проверок медицинских организаций?

Как узнать, к какой категории риска отнесено учреждение?

В какие сроки Роспотребнадзор уведомляет о плановой проверке?

Как к ней подготовиться?

Контроль за соблюдением требований санитарного законодательства в медицинских организациях осуществляет Роспотребнадзор в рамках проведения плановых и внеплановых проверок на основании Федерального закона от 26.12.2008 № 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля» (в ред. от 27.11.2017). В соответствии со ст. 9 данного Закона периодичность плановых проверок медицинских организаций может составлять два и более раза в 3 года.

Обратите внимание!

Кратность проверок зависит от того, какая категория риска и класс опасности присвоены конкретной медицинской организации.

Категория риска и класс опасности при осуществлении санитарно-эпидемиологического государственного надзора устанавливаются в зависимости от показателя потенциального риска причинения вреда здоровью в соответствии с Постановлением Правительства РФ от 17.08.2016 № 806 «О применении риск-ориентированного подхода при организации отдельных видов государственного контроля (надзора) и внесении изменений в некоторые акты Правительства Российской Федерации». При расчете категории риска Роспотребнадзор учитывает численность населения, находящегося под воздействием объекта государственного надзора, т. е. количество пациентов, обслуживаемых медицинской организацией, и работающего персонала.

Кроме того, категория риска зависит от числа нарушений, выявленных во время предыдущих проверок, осуществлявшихся в отношении данного объекта. Чтобы узнать, к какой категории риска отнесена медицинская организация, можно направить официальный запрос в Роспотребнадзор.

К сведению

В зависимости от класса опасности и категории риска устанавливается следующая периодичность плановых проверок:

1 класс опасности (чрезвычайно высокий риск) — один раз в календарном году;

2 класс опасности (высокий риск) — один раз в 2 года;

3 класс опасности (значительный риск) — один раз в 3 года;

4 класс опасности (средний риск) — не чаще чем один раз в 4 года;

5 класс опасности (умеренный риск) — не чаще чем один раз в 6 лет;

6 класс опасности (низкий) — объект освобождается от планового контроля.

Подготовка к плановой проверке

Роспотребнадзор обязан уведомить руководителя медицинской организации о проведении плановой проверки не позднее чем за 3 рабочих дня до ее начала, направив копию соответствующего распоряжения.

К сведению

Ежегодный сводный план проведения проверок размещается на официальном сайте Генеральной прокуратуры Российской Федерации в срок до 31 декабря текущего календарного года. Поэтому подготовку к визиту проверяющих можно начать заблаговременно.

Прежде всего следует проанализировать, какие нарушения требований санитарно-эпидемиологического законодательства были выявлены в ходе предшествующих проверок. Это позволит устранить существующие недочеты в работе учреждения и не повторить совершенных ошибок.

Итак, перед предстоящей плановой проверкой необходимо:

оценить санитарно-техническое состояние помещений медицинской организации, произвести ревизию мебели и оборудования, устранить неисправности в работе систем водоснабжения, канализации, отопления, вентиляции;

К сведению

Самые распространенные замечания — по дефектам отделки стен, пола, потолков, мебели, что не позволяет проводить качественную влажную уборку и дезинфекцию.

выяснить, соблюдены ли в лечебно-профилактическом учреждении требования к набору помещений и их минимальной площади;

Важно!

Зонирование помещений при выполнении отдельных видов медицинской деятельности должно соответствовать санитарным нормам и разграничивать потоки пациентов с различной степенью эпидемиологической значимости, движения стерильных и нестерильных изделий медицинского назначения.

подготовить программу производственного контроля за соблюдением санитарных норм и правил в медицинской организации (должна быть утверждена руководителем), а также акты и протоколы исследований и испытаний, которые подтверждают ее выполнение и свидетельствуют об эффективности дезинфекционно-стерилизационных мероприятий, качестве предоставляемых медицинских услуг, безопасности условий труда на рабочих местах медицинского персонала;
оценить полноту прохождения сотрудниками медицинской организации предварительных и периодических медицинских осмотров, охват персонала профилактическими прививками, своевременность профессиональной гигиенической подготовки и аттестации работников пищеблоков и буфетов, прачечных цехов, бельевых складов и т. д.;
особое внимание обратить на то, соблюдают ли медицинские работники санитарно-эпидемиологический режим;
проконтролировать выполнение всех обязательных требований по дезинфекции помещений и изделий медицинского назначения, стерилизации медицинских инструментов, обработке рук медицинского персонала, соблюдение эпидемиологически безопасных алгоритмов проведения медицинских манипуляций и вмешательств;
проверить наличие комплекта официально изданных санитарных правил, приказов, методических указаний, согласно которым реализуются профилактические и санитарно-противоэпидемические мероприятия.

Обратите внимание!

Нормативные правовые акты должны быть актуальными на момент проведения проверки, среди них не должно быть документов в недействующей редакции или утративших юридическую силу.

Еще одно условие успешного прохождения плановой проверки — распределение зон ответственности между должностными лицами и специалистами медицинской организации. Сделать это надо заранее. С персоналом учреждения необходимо провести беседу о правилах поведения при общении со специалистами Роспотребнадзора. Медицинские работники должны четко и грамотно отвечать на вопросы проверяющих в пределах своей профессиональной компетенции, знать свои должностные инструкции и основы санитарного законодательства.

Во время проверок представители Роспотребнадзора, как правило, запрашивают у медицинской организации следующие документы:

копии устава медицинской организации;
лицензии на медицинскую и фармацевтическую деятельность;
санитарно-эпидемиологические заключения, паспорта и инструкции по эксплуатации медицинской техники, изделий медицинского назначения;
копии договоров на вывоз и утилизацию медицинских отходов, стирку белья и спецодежды, дезинсекцию, дератизацию и другие виды услуг, предоставляемые сторонними учреждениями.

К сведению

Перечень документов, необходимых для проверки, зависит от видов и характера медицинской деятельности подконтрольной организации.

Основные направления деятельности медицинских организаций, клторые контролируются Роспотребнадзором в ходе плановых проверок

1. Реализация профилактических и противоэпидемических мероприятий.

В любой медицинской организации должен быть план профилактических и противоэпидемических мероприятий, который утверждается руководителем учреждения. В соответствии с требованиями СанПиН 2.1.3.2630-10 «Санитарно-эпидемиологические требования к организациям, осуществляющим медицинскую деятельность» данный документ должен включать разделы по профилактике заноса и распространения различных инфекционных заболеваний.

Реализация плана оценивается в ходе анализа медицинской документации, в частности медицинских карт амбулаторного (форма 025/у) или стационарного (форма 003/у) больного, журналов учета инфекционных заболеваний (форма 060/у).

2. Профилактика инфекций, связанных с оказанием медицинской помощи.

Специалисты Роспотребнадзора анализируют информацию о случаях внутрибольничных инфекций, зарегистрированных в учреждении, оценивают эффективность мероприятий, направленных на предотвращение их распространения.

Проверяющие вправе ознакомиться с протоколами заседаний комиссии по профилактике ИСМП, созданной в медицинской организации, оценить качество работы данной структуры.

Во время проверки анализируются мероприятия, предусмотренные СП 3.1.5.2826-10 «Профилактика ВИЧ-инфекции», СП 3.1.1.2341-08 «Профилактика вирусного гепатита B», СП 3.1.3112-13 «Профилактика вирусного гепатита C» для защиты медицинских работников от профессионального инфицирования при работе с кровью и другими биологическими жидкостями.

Е. В. ДУБЕЛЬ, заведующий эпидемиологическим отделом — врач-эпидемиолог БУЗ ВО «Вологодская городская больница № 1»

Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Санэпидконтроль. Охрана труда» № 3, 2018.

Источник