Как составить план проверок складов

Когда становится очевидно, что на складе есть какие-то проблемы, — в той или иной мере уже поздно. Это значит, что мы видим ее финальное проявление. Как болезнь. Источник болезни где-то глубоко. Чем раньше мы сможем выявить недуг в работе складе, тем дешевле нам обойдется решение проблем. Аудит склада: как, что, когда, — тема сегодняшней статьи.

Грамотно проведенный логистический аудит склада, дает эффект, который перекроет все затраты.

Содержание:

• Результат аудита склада
• Базовый аудит склада
• Расширенный аудит склада
• Что входит в финансовую составляющую аудита склада
• Должен ли аудит склада брать ответственность за результат
• Ссылки на полезные ресурсы

Что получаем в результате аудита склада

Аудит склада, это экспертное, независимое и детальное исследование состояния всех аспектов склада, в том числе, как звена в цепочке бизнеса.

И сразу же к сути. Что мы получим в результате аудита склада?

1. Причины провалов и сбоев
2. Независимую оценку складских процессов
3. Комплексные меры по восстановлению работы склада
4. На перспективу, модели повышающие эффективность работы склада

По третьему и четвертому пунктам многое будет зависеть от специфики бизнеса, места, задач и так далее. Поэтому, аудитору важно достаточно глубоко вникнуть не только во внутренние складские процессы, но и понять бизнес-процессы организации в связке с ее подразделением, — складом.

Ведь сам по себе склад можно сделать идеальными. Однако, эффективной работы все равно не будет в отрыве от всей организации, нужд бизнеса.

Не редко встречается картина, когда помещение взятое в аренду под склад, (производство) вообще не соответствует требуемым складским процессам строящимися из нужд бизнеса. И дело даже не в квадратных метрах. Здесь площадь может рассчитана верно. Нормальное движение складских потоков затруднено просто из-за не подходящей структуры помещения.

Но обо всем по-порядку.

Базовый аудит склада: как, что, когда

Начнем с анализа базового. Затем перейдем к расширенному аудиторскому анализу склада. Есть ключевые параметры аудита, на которые следует обратить внимание в первую очередь.

Топология склада

Топология склада, это деление площади склада на зоны, в соответствие с процессами, видами обработки товара, и расчетной нагрузкой по каждому участку склада. 

Есть ли у нас вообще разработанная топология склада?  Если да, склад работает в соответствие с ней? Именно топология склада та основа, на которой строятся все складские процессы. И что не менее важно, расчет топологии склада заранее прогнозирует самые узкие места. Те зоны, где при максимальной нагрузке, сбой проявится в первую очередь.

Не редко это ворота склада, а точнее их количество, или зона приемки/отгрузки. Тема топологии склада подробно разбирается в другой моей статье «Топология склада, как спланировать зоны склада».

Бизнес-процессы склада

В аудит входит изучение бизнес-процессов склада, сравнение с текущими процессами. Здесь выявляется не только отклонение от прописанных процессов склада, но и их актуальность. Ведь бизнес-процессы могут быть сформированы еще на заре открытия склада. Время и обстоятельства внесли свои коррективы. Рутина откладывает многое на потом, да и зачастую люди думают, что работа в режиме «тушения пожара» это и есть та самая, настоящая работа.

Один из моих прежних руководителей, как-то заехал ко мне на производство, и первым его вопросом было — а почему все так тихо и спокойно? Почему никто не бегает и не суетится? При этом, с последнего его посещения, когда мне доверили роль кризис-менеджера, эффективность на один квадратный метр площадей возрасла в 2,5 раза.

Кризис и суета, это бич русского бизнеса. Максимальный эффект достигается налаженной работой, когда все знают, что делать на каждом этапе процесса. Все это достигается сформированными и согласованными бизнес-процессами организации, склада.

Логистический аудит. Далее

Производительность склада

Здесь мы анализируем заданные нормативы по каждой операции и сотруднику с текущими данными. Ведь у комплектовщика свои нормативы в час, а у кладовщика — свои. Очень хорошо, если у нас есть данные прошлого, лучшего периода. Но не зависимо от этого, выясняются объективные и субъективные причины низкой производительности на каждом участке.

WMS склада

В аудит склада обязательно входит и изучение складской учетной системы в связке с бизнес-процессами и моделями по видам обработки товара. Здесь требуется изучить:

• На сколько WMS соответствует заданным процессам на складе
• Есть ли соответствующая поддержка и оперативное реагирование IT-специалистов
• Как WMS справляется с пиковыми нагрузками
• На сколько пользователи WMS склада хорошо знают эту программу
• Есть ли возможности оптимизации и доработки данной WMS
• Есть ли процессы, которые не учитывает WMS склада, что подразумевает ручной труд

По моему опыту, от WMS склада зависит очень и очень многое в части точности учета, оперативности и эффективности сотрудников и склада в целом.

Компетентность руководства и мотивация персонала склада

Я согласен с изречением, что кадры решают все. По крайней мере, это ключевая составляющая в успешной работе склада. Компетентный и заинтересованный руководитель склада и разработанная система мотивации сотрудников (KPI), это основа.

На этом нельзя экономить.

Разработанная топология, бизнес-процессы, успешно внедренная WMS, не будут работать, если всем этим не уметь пользоваться.

Как понимаем, рынок не стоит на месте. Кто-то должен своевременно вносить рациональные предложения и изменения. Это делают только заинтересованные сотрудники. И одна лишь высокая оплата труда не решает проблему. В части сотрудников также важен комплексный подход. Этому у меня на сайте посвящена целая рубрика: «Менеджмент и KPI».

Важно!

Чистота и порядок

В этот показатель входит:

• Дисциплина сотрудников в части распорядка дня
• Чистота не только складских помещений, но и раздевалок, душевых, операторских
• Состояние техники слада, правила и культура пользования техникой
• Аккуратность приемки, размещения, хранения, комплектации, отгрузки товара
• Соблюдение общих норм и требований безопасности на складе, в том числе посетителей склада

Изначально, менеджмент берет начало с военного дела. Дисциплина и порядок в военном деле — основа основ. Не будет этого, битва или война будет проиграна еще до ее начала. То же касается бизнеса, производства, склада.

Если на складе присутствуют неофициальные «нычки» для отдыха сотрудников, диван в зоне погрузки/отгрузки товара, — значит уже порядка и дисциплины на складе нет со всеми вытекающими.

Расширенный аудит склада: как, что, когда

Несомненно, базовый или расширенный аудит склада, это весьма условные понятия. Тем не менее, для лучшего восприятия и удобства, я разделил тему на два блока.

Что еще входит в аудит склада?

АВС анализ 

АВС анализ, это ранжирование товара по категориям, где А имеет высокий приоритет (оборачиваемость), В — средний и С — низкий. Из этого строится политика управления ассортиментом, запасами. По сути, АВС анализ уже входит в разработку топологии склада. Однако, я сознательно вывел это за рамки, поскольку мы еще говорим о поставщиках и клиентах.

Поставщики и клиенты также могут быть ранжированы по АВС анализу. Это существенно помогает построить входящие и исходящие потоки.

Аудит документооборота

Не раз видел картину, когда из-за неудовлетворительной работы с документами, терялась информация, что приводит к разногласиям факта с учетными данными. А также и к денежным, репутационным потерям.

Документооборот должен быть четко встроен в бизнес-процесс склада

KPI по документообороту должен быть включен сотрудникам непосредственно работающим с ним.

Анализ опросных листов сотрудников склада

Здесь составляется ряд вопросов ко всем сотрудникам склада. От предложений до критических замечаний. На этой основе выявляется тенденции, которые могут быть учтены в программе изменений работы склада.

Анализ по неликвидам

В аудит склада: как, что, когда, входит все, что связано с возвратами, браком, боем, списанием. Все это требует отдельного внимания и также должно быть вписано в бизнес-процессы склада. За все должны нести ответственность конкретные люди. Неликвиды, это также товар очень давно хранящийся на складе, потерявший товарный вид или актуальность.

Неликвиды — прямые убытки. Вдобавок ко всему, все это занимает место на складе.

Также

Анализ заявок 

Важный пункт, где выясняется, каким образом склад принимает и обрабатывает входящую информацию от внутренних сотрудников организации, поставщиков и клиентов. Сколько споров и недоразумений возникает именно на этом этапе работы склада!

Анализ технического состояния склада

Сюда входит:

• Заключение по оборудованию склада
• Заключение по состоянию техники склада
• Общее заключение по состоянию помещения (пола, стен, крыши)
• Заключение по освещению складских площадей
• Заключение по пожарной безопасности и охране труда
• По прилегающей территории, подъездных зон

По этому пункту уже нужен отдельный специалист или группа специалистов.

Финансовая составляющая аудита склада

Анализ по стоимости складских услуг 

Если ваш склад предоставляет услуги ответственного хранения, или любые другие услуги сторонним клиентам, то важен аудит в части маркетинговой составляющей. Анализ рынка и ваших конкурентов. Стоимость услуг у нас может быть даже чуть ниже конкурентов. А что насчет сервиса?

Как мы понимаем, современный бизнес считает не только прямые расходы, но и риски. В данном случае, риски несвоевременной или некачественной комплектации куда выше, чем скидка в 5% относительно конкурентов.

Анализ бюджета и закупок склада

Здесь проводится анализ финансовых затрат склада. На сколько оправданы и оптимальны затраты по статьям? Кто и как их контролирует? На основе чего делаются закупки для нужд склада? И так далее.

Штат склада и фотография рабочего дня

Зарплатная статья в бюджете организации всегда одна из самых больших. Мы понимаем, что штат сотрудников должен быть оптимальным, однако, не все могут обосновать ту или иную штатную единицу. Фотография рабочего дня каждого сотрудника при разных уровнях нагрузки на склад, хороший инструмент для оптимизации работы склада.

Не всегда требуется сокращать штат. Возможны варианты, когда мы грамотно распределяем сотрудников по часам в сутках или дням недели.

Финансовый результат (ИНВ-19)

Анализ не будет полным, если не провести полную инвентаризацию склада, где итоговые данные будут включены в финансовую ведомость итогов инвентаризации — ИНВ-19

Аудит склада: как, что, когда. Заключение

Как упоминали в самом начале, логистический аудит проведенный грамотно дает положительный эффект — перекрывает все затраты. Ведь аудит склада, это не просто констатация факта проблем, но и решения основанные на аналитике и расчетах.

Более того, грамотный аудит подразумевает ответственность за результат.

Склад, в структуре или цепочке бизнеса должен приносить прибыль. Иначе зачем нам склад? Или, тогда может быть дешевле отдать на аутсорсинг? Тоже вариант. Правда и здесь не плохо владеть инструментами хотя бы простого аудита склада логистического провайдера. На этом сайте найдете мою отдельную статью по плюсам и минусам работы с логистическим (3 PL) оператором.

Мы разобрали основные составляющие аудита склада. Надеюсь, статья — аудит склада: как, что, когда, была полезной. Всего Вам хорошего и удачи!

Чек-лист проверки и аудита склада предназначен для систематического контроля поддержания порядка, исправности погрузочно-разгрузочной техники и соблюдения правил безопасности на территории складских комплексов, терминалов, логопарков (включая распределительные и логистические центры) Чек-лист может использоваться как для контроля состояния объекта и его помещений в целом, так и для выборочной оценки работы сотрудников склада, занятых в основных складских процессах погрузки-разгрузки, складирования, транспортировки и хранения товаров.

Участники проверок: Управляющие, супервайзеры, администраторы, диспетчеры, инженеры, кладовщики-товароведы, сотрудники бэкофиса, сотрудники службы безопасности.

Дополнительные чек-листы: Чек-лист управляющего / администратора, чек-лист службы безопасности, чек-лист ИТ-отдела и службы эксплуатации, чек-лист диспетчера склада, чек-лист кладовщика-товароведа.

Рекомендуемые процессы (с постановкой задач): Только проверка; Проверка и подписание; Проверка, подписание и работа над ошибками; Проверка и работа над ошибками; Самопроверка

Электронный формат: Да

Платформа: RETAILIQA

Чек-лист проверки и аудита склада

        Чек-лист проверки и аудита склада (складского комплекса, терминала, логопарка, РЦ, ЛЦ) (загрузить pdf) обычно формируется из групп и категорий, предназначенных для проверки основных зон и точек контроля, расположенных на прилегающей территории, а также в складских и офисных помещениях:

• ТЕРРИТОРИЯ СКЛАДА / ПОДЪЕЗДНЫЕ ПУТИ
• ЗОНА ПРИЕМКИ / ОТГРУЗКИ ТОВАРА
• ОСВЕЩЕНИЕ / ЭЛЕКТРИКА
• СКЛАДСКИЕ ПОМЕЩЕНИЯ
• ЧИСТОТА И ПОРЯДОК НА СКЛАДЕ
• ПЛАН СКЛАДА И СХЕМА АДРЕСНОГО ХРАНЕНИЯ
• СКЛАДСКИЕ СТЕЛЛАЖИ
• ПОДДОНЫ И ПОДТОВАРНИКИ
• ХРАНЕНИЕ УПАКОВОЧНЫХ МАТЕРИАЛОВ
• ХРАНЕНИЕ СТЕКЛА
• ХРАНЕНИЕ СТРОИТЕЛЬНЫХ МАТЕРИАЛОВ
• ХРАНЕНИЕ МЕБЕЛИ И ФУРНИТУРЫ
• ХРАНЕНИЕ МАТРАСОВ
• ХРАНЕНИЕ СОПУТСТВУЮЩЕГО ТОВАРА (МЕБЕЛЬ)
• ШТРИХКОДЫ И МАРКИРОВКА
• РЕЕСТРЫ / АКТЫ / ЖУРНАЛЫ / РЕКЛАМАЦИЯ / СПИСАНИЕ
• ПЕРСОНАЛ СКЛАДА
• РИЧТРАКИ / ШТАБЕЛЕРЫ / ПОГРУЗЧИКИ
• БЕЗОПАСНОСТЬ И РИСКИ
• ПОЖАРНАЯ БЕЗОПАСНОСТЬ

        По критериям, входящим в категорию «ТЕРРИТОРИЯ СКЛАДА / ПОДЪЕЗДНЫЕ ПУТИ» аудитором (супервайзером) проверяется состояние прилегающей территории складского комплекса и подъездных путей. Наружное освещение территории склада в рабочем состоянии. Освещенность складской территории находится в допустимом диапазоне от 1лк. Уровень освещенности погрузочно / разгрузочных площадок (включая подъезды к ним) достаточный, от 10лк. На территории склада обеспечен беспрепятственный сквозной проезд (либо круговой объезд) для авто. Отсутствует мусор и прочие посторонние предметы, заграждающие или блокирующие свободный проезд.

        Дорожное покрытие в хорошем состоянии, без видимых повреждений. В зимний период дорожное покрытие своевременно очищается от снега, мешающего проведению складских работ. Все подъездные пути (включая тротуары и разгрузочные площадки) заасфальтированы / замощены. Все подъездные пути (включая тротуары и разгрузочные площадки) в хорошем состоянии, чистые. Исключены любые факторы и риски, потенциально ведущие к повреждению товара и/или транспортного средства во время подъезда к зоне погрузки / разгрузки. Для обеспечения беспрепятственного проезда транспортных средств размещены схемы движения. Дорожные и технические средства регулирования движения авто по территории склада соответствуют нормам СНиП и ГОСТ. Организованная стоянка авто на территории склада находится на расстоянии не менее 10 метров от зданий.

        При наличии железнодорожных путей на территории склада, их эксплуатация проводится в соответствии с установленными Правилами (о технической эксплуатации ЖД транспорта пром. предприятий) Организованные сквозные / тупиковые проезды на территории склада обеспечены разворотной площадкой размерами от 10х10 м. Ширина подъездных путей по направлению к погрузочно / разгрузочным площадкам от 3 метров. Площадки для выполнения погрузочно / разгрузочных работ имеют ровную поверхность и обеспечены тротуаром / отбойным брусом. Площадки для погрузки и выгрузки тарных грузов из числа ящиков, бочек, рулонов, тюков оборудованы платформами / эстакадами / рампами. Высота платформ / эстакад / рамп находится на уровне пола авто с поперечным уклоном 1% и на 1100-1200 мм от дорожного покрытия. Ширина пандусов для проезда авто превышает MAX ширину груженого ТС не менее чем на 60 см. Территория склада обеспечена площадками для отдыха, местами для курения с возможностью укрыться от атмосферных осадков и интенсивного солнечного света в летний период. На территории склада имеются пешеходные дорожки, присутствует озеленение.

        По критериям, входящим в блок «ЗОНА ПРИЕМКИ / ОТГРУЗКИ ТОВАРА» проверяется состояние дел в зоне приемки-отгрузки товара. Выделенная зона приемки и отгрузки товара используется исключительно по прямому назначению. Зона оборудована по стандартам, на ней исключены факторы, способные нанести ущерб (повреждения) товарам. Товар размещается на поддонах / подтоварниках и на стеллажах. Зона имеет достаточную степень освещенности для беспрепятственных погрузочно-разгрузочных работ. Видеонаблюдение, покрывающее зону в рабочем состоянии. Доступ в зону посторонним лицам запрещен. В зоне приемки / отгрузки отсутствуют посторонние предметы.

        В рамках категории «ОСВЕЩЕНИЕ / ЭЛЕКТРИКА» контролируется состояние электрики и освещения на территории склада и в помещениях. Освещение на территории склада (включая состояние проводки) находится в исправном состоянии. Уровень освещения достаточный для проведения складских работ, неисправные и перегоревшие источники света отсутствуют. Уровень освещенности в помещениях склада составляет не менее 20лк. Распределительные щиты и коробки закрыты от доступа посторонних. Проводка исправна и соответствует стандартам установки и эксплуатации электрооборудования (нет оголенных проводов, изношенной / поврежденной изоляции, следов скруток и т.д.) Проводка надежно закреплена, отсутствуют «сопли» и «провисания» из проводов. Старая / поврежденная проводка отсутствует (демонтирована и не используется) Металлические элементы и конструкции заземлены (арматура, трубопроводы, резервуары и т.д.) Все стеллажи заземлены.

        По блоку «СКЛАДСКИЕ ПОМЕЩЕНИЯ» выполняется проверка состояния складских помещений изнутри и снаружи. В складских помещениях поддерживается чистота и порядок, внутри сухо, крыша и полы без повреждений. Все конструкции, включая ворота, крыши, стены, окна в исправном состоянии. Отсутствуют следы протечки воды, а также признаки задувания снега и попадания дождя в складские помещения. Окна оснащены решетками и другими противокражными конструктивными элементами, препятствующими хищению товара. Все запорные механизмы в исправном состоянии.

        В зимний сезон отсутствует свисающая с крыш помещений наледь. В складских помещениях запасной выход не заблокирован (ничем не загорожен) На видных местах размещены рабочие инструкции для персонала. Имеются таблички с пояснениями по максимально допустимой нагрузке на единицу площади / стеллажа. Имеются таблички с пояснениями по максимально допустимой грузоподъемности используемых на складе подъемно-транспортных средств и механизмов. Во всех потенциально опасных местах и участках склада размещены сигнальные надписи, памятки и плакаты: «Берегись транспорта!», «Не стой под грузом!» и другие знаки привлечения повышенного внимания.

        На полах имеется навигационная разметка, которая определяет направления продольных / поперечных проходов и проездов между стеллажами / штабелями. Использованные упаковочные материалы и высвобождающаяся тара своевременно перемещаются со складских площадей. Использованные упаковочные материалы и высвобождающаяся тара утилизируются только в специально отведенных для этого местах. Имеется план склада с обозначением зон и мест размещения / хранения товаров, тары и оборудования (с указанием размеров проходов и проездов) Имеются схемы перемещения / навигации персонала и транспортных средств по территории склада. Товары, тара и оборудование размещаются на складе соответственно предписаниям плана.

        За каждым рядом закреплен ответственный сотрудник, отвечающий за неукоснительное соблюдение правил складского порядка. Выделенные зоны для хранения мусора обозначены табличкой. Имеется отдельная зона хранения непригодных к использованию поддонов, которая обозначена информационной табличкой. Имеется отдельная зона хранения брака и неликвида, которая обозначена информационной табличкой. Расположение зон хранения мусора, брака и негодных к использованию поддонов не затрудняет навигацию персонала, складской техники и транспорта по складу. Все стеллажи сопровождаются табличкой с информацией о максимальной грузоподъемности. Все ячейки обозначены адресными этикетами. Адресные этикетки в хорошем состоянии, нормально читаемые, не мятые не грязные и не рваные. Проходы между стеллажами «достаточные», свободные для беспрепятственного прохода (движения) а также выполнения складских работ.

        По критериям, входящим в категорию «ЧИСТОТА И ПОРЯДОК НА СКЛАДЕ» выполняется проверка чистоты и порядка в складских помещениях и на прилегающей территории. Складские помещения и прилегающая к складу территория содержатся в чистоте и порядке. Упаковочный материал своевременно убирается со склада. На складе отсутствует крупногабаритный мусор, пустые коробки, обрывки упаковки из числа пленки, картона и т.д. В складских помещениях не хранятся посторонние вещи и предметы. В санузлах поддерживается чистота и порядок, сантехника в рабочем состоянии, запас гигиенических средств достаточный, чистящие средства для проведения уборок в наличии. Имеется график уборки складских помещений с фиксацией даты проведения генеральной уборки с периодичностью не реже 1 раза в месяц. Товары (продукция) не размещаются прямо на голом полу без использования поддона.

        По критериям, входящим в блок «ПЛАН СКЛАДА И СХЕМА АДРЕСНОГО ХРАНЕНИЯ» аудитором проверяется наличие и корректность данных в плане склада и схемы адресного хранения. План склада в виде схемы помещения изложен на бумажном носителе, утвержден ответственным лицом и размещен на видном месте (при входе на склад) На плане склада указано точное расположение стеллажей с обозначением всех групп товара, которые там складируются. На плане склада отражено точное месторасположение зоны проведения разгрузочно-погрузочных работ. На плане склада отражено точное месторасположение офисных и хозяйственных (подсобных) помещений. На плане склада отражено точное месторасположение прочих помещений / зон. На плане склада отражено точное месторасположение пожарного щита. Все стеллажи подписаны в соответствии со схемой адресного хранения. Каждый отдельно взятый ряд стеллажей обозначен литерой A-B-C и т.п. Вертикальные секции обозначены цифрой.

        В рамках категории «СКЛАДСКИЕ СТЕЛЛАЖИ» проверяющим оценивается состояние складских стеллажей. Стеллажи находятся в рабочем состоянии и пригодны для использования и эксплуатации. Стеллажи зафиксированы к опорной поверхности с помощью жесткого крепления. В стеллажах отсутствуют признаки перекосов и кривизны стоек / балок. Конструктивные элементы стеллажей без видимых дефектов и повреждений (трещин, заусенец, отслоений и расслоений) Выступающие части конструктивных элементов стеллажей свободны от острых кромок и углов (выполнена зачистка или элементы сточены на фаску) Заявленная грузоподъемность ячеек не превышается. Стеллажи с признаками треснувших или гнутых балок (а также с другими повреждениями) выведены из эксплуатации / не используются.

        В рамках блока «ПОДДОНЫ И ПОДТОВАРНИКИ» проверяется состояние и корректное использование складских поддонов и подтоварников. На поддонах и подтоварниках размещается только товар для временного хранения и в процессе погрузочно-разгрузочных работ, а также негабаритные позиции, которые невозможно складировать на стеллажах, не нарушая правила хранения. Конструктивно поддоны надежно обеспечивают сохранность и целостность грузов при штабелировании, загрузке и выгрузке. Поддоны располагаются на ровной и горизонтальной поверхности таким образом, чтобы исключить перекосы. Поверхность нижнего настила поддонов составляет от 40% поверхности верхнего настила. Поддоны и их детали (составляющие) целые, без дефектов и механических повреждений (а также гнили, инородных элементов / включений, без острых углов и торчащих наружу головок-шляпок, плохо вбитых / не до конца ввернутых гвоздей и шурупов)

        По критериям чек-листа, входящим в категорию «ХРАНЕНИЕ УПАКОВОЧНЫХ МАТЕРИАЛОВ» аудитором контролируется соблюдение правил и регламентов хранения упаковочных материалов. Использование, хранение и складирование упаковочного материала осуществляется без нарушений и направлено на обеспечение полной сохранности грузов (дабы избежать возникновения рекламаций вследствие повреждения товара) Упаковки хранятся горизонтально на стеллажах в соответствии со схемой адресного хранения (за исключением негабаритных упаковок, хранение которых на стеллажах не представляется возможным) Упаковки, размещаемые в ячейках, укладываются маркировкой по направлению к проходу. Используемая маркировка и штрихкоды хорошо читаемые (в случае повреждения распечатаны и наклеены новые)

        Укладка упаковок выполнена таким образом, чтобы обеспечивалась устойчивость на все время хранения. Запрещается укладка в штабель разногабаритных и/или поврежденных упаковок. В случае минимальных (несущественных) повреждениях целостности упаковки, повреждения устраняются с помощью проклейки / обмотки упаковочной пленки. При невозможности устранить повреждения выполняется процедура переупаковки с применением картона / упаковочной бумаги и с последующей переклейкой маркировки. Во избежание обвалов штабель к штабелю вплотную не укладывается.

        По группе вопросов, входящих в категорию «ХРАНЕНИЕ СТЕКЛА» контролируется соблюдение правил и регламентов хранения стекла на складе. Стекла хранятся в устойчивой таре и размещаются на ровной и горизонтальной поверхности в один ярус. Изделия из стекла в распакованном виде размещаются на стеллажах в горизонтальном положении. Запрещается дополнительная укладка на ящики с изделиями из стекла любых других грузов и предметов. Не допускается соприкосновение стекла с материалами из металла, камня и бетона. Не допускаются случаи размещения стекла на стеллажных полках при которых стекло выпирает на пределы стеллажа. В стопки выполняется укладка стекла одинаковых размеров. Без упаковки складирование стекла на стеллажах не допускается. Торчащие головки-шляпки гвоздей и шурупов в местах размещения стекла должны быть полностью утоплены в поверхность.

        По группе вопросов, входящих в блок «ХРАНЕНИЕ СТРОИТЕЛЬНЫХ МАТЕРИАЛОВ» проверяется соблюдение правил и регламентов хранения строительных материалов на складе (опционально, при наличии данной товарной группы) Хранение строительных материалов осуществляется в специально отведенном для этого месте, отмеченном на плане склада. Стройматериалы, нуждающиеся в дополнительной упаковке, обматываются упаковочным материалом (картон, бумага, пленка) Хранение «химии» из числа красок и растворителей должно быть организовано таким образом, чтобы исключить контакт с остальными товарами. Для хранения сухих строительных смесей выполняется дополнительная обмотка упаковочной пленкой или размещение в мешках во избежание пылеобразования. Хранение профильных направляющих, бруса, листов ДСП должно быть организовано таким образом, чтобы не происходило соприкосновение углов с остальными товарными позициями (дабы не допустить повреждений)

        По точкам контроля, составляющих категорию «ХРАНЕНИЕ МЕБЕЛИ И ФУРНИТУРЫ» проверяется соблюдение правил и регламентов хранения мебели и фурнитуры на складе (опционально, при наличии данной товарной группы) Хранение мебели в сборе осуществляется в упакованном виде на ровной поверхности для того чтобы предотвратить деформацию и перекосы. Упаковка каждого модуля обклеена штрихкодами упаковок и входящей в состав модуля мебельной фурнитуры. Расположение хранящейся мебели в сборе обеспечивает свободный и легкий доступ для считывания штрихкодов и проведения визуальной оценки общего состояния товара. Хранение фурнитуры осуществляется в отдельном закрытом помещении с блокировкой доступа посторонних лиц. Помещение склада, в котором осуществляется хранение фурнитуры, закрыто на постоянной основе (за исключением времени размещения грузов и операций сборки по заказам) Мебельная фурнитура хранится на полках стеллажей (как есть, либо в коробках) Полки стеллажей соответствующим образом промаркированы по наименованию фурнитуры. ЗИП-фурнитура размещается на отдельной полке.

        По точкам контроля, составляющих блок «ХРАНЕНИЕ МАТРАСОВ» проверяющим контролируется соблюдение правил и регламентов хранения матрасов на складе (опционально, при наличии данной товарной группы) Кроватные матрасы хранятся на специально отведенных для этого полках, допускается хранение не больше 10 одноразмерных позиций в пачке. Хранение матрасов осуществляется горизонтальным образом на ровной поверхности. При хранении матрасов исключено попадание прямых солнечных лучей. Также не допускается размещение вблизи нагревательных приборов. При хранении матрасов не допускается использование основания меньшей площади, при котором происходит провисание краев. Не допускается сгибание и скручивание матрасов на пружинной основе. Не допускается размещение на матрасах тяжелых грузов, а также предметов, имеющих острые углы. Изделия хранятся и транспортируются исключительно в защитной упаковке во избежание повреждений. Матрасы уложены маркировкой по направлению к проходу.

        По критериям внутри категории «ХРАНЕНИЕ СОПУТСТВУЮЩЕГО ТОВАРА (МЕБЕЛЬ)» проверяется соблюдение правил и регламентов хранения сопутствующего товара на складе (опционально, при наличии данной товарной группы) Товарные позиции, относящиеся к категориям «химия» и «подсветка» хранятся в отдельном сухом и отапливаемом помещении. Помещение, отведенное для хранения данных позиций (как и мебельной фурнитуры) должно закрываться во избежание доступа посторонних лиц. Бракованные позиции отдельно упакованы, опись, заверенная ответственным лицом — прилагается. Сопутствующий товар хранится согласно плану склада на специально отведенных полках. Позиции, относящиеся к сопутствующему товары упакованы (при нарушении целостности упаковки позиции должны быть переупакованы с помощью бумаги или стретч-пленки)

        Товарная маркировка хорошо читаема, товар располагается маркировкой по направлению к проходу. Обеспечен свободный доступ к товару и его маркировке. Мебельный декор и инвентарь размещается на специально отведенных для этого полках. Инвентарь упакован в коробки соответственно виду (предназначению) Бьющийся товар из стекла, керамики и фарфора оборачивается / прокладывается бумагой и другими типами упаковочных материалов. Текстиль упакован в коробки / пакеты, заклеенные скотчем (либо обернут в стретч-пленку) Крупногабаритные позиции, не помещающиеся в коробки, обертываются бумагой, стретч-пленкой либо используется картон. На всех коробках имеется опись, в которой перечислен состав входящих позиций (с указанием количества)

        По критериям внутри блока «ШТРИХКОДЫ И МАРКИРОВКА» проверяется наличие и «читаемость» штрихкодов и маркировки. Весь товар, хранящийся на складе промаркирован хорошо читаемой маркировкой, которая нормально считывается аппаратными средствами. При повреждении (не читаемости) штрихкода, в складской системе формируется новый штрихкод и проклеивается около поврежденного. Не допускается наклеивание нового штрихкода поверх старого (поврежденного и нечитаемого) Позиции, размещаемые на полках, хранятся маркировкой по направлению к проходу.

        В рамках критериев, входящих в категорию «РЕЕСТРЫ / АКТЫ / ЖУРНАЛЫ / РЕКЛАМАЦИЯ / СПИСАНИЕ» проверяется корректность ведения складской документации. На складе ведется реестр рекламаций, данные актуальные (соответствуют данным учетной системы) На складе имеется реестр невостребованных позиций, данные актуальные (соответствуют данным учетной системы) Все товарные позиции, подготовленные к списанию, занесены в реестр. Все позиции реестра подтверждены документально (актом на списание), подписи ответственных лиц присутствуют. Журналы по ПБ и ОТ в наличии, корректно оформлены, ведение осуществляется на постоянной основе. Инструктаж по пожарной безопасности проводится ответственным лицом как минимум полугодично со всем персоналом склада. Журнал по проведению обучения и внутренних инструктажей в наличии, ведение осуществляется на постоянной основе.

        Товарные накладные и счета фактуры поставщиков подшиваются в специальную папку. Во время приемки грузового авто от поставщика составляется акт приема машины (с фиксацией несоответствий), который подшивается в специальную папку. При выявлении во время приемки грузового авто от поставщика рекламационных позиций, составляется акт рекламации поставщику, который подшивается в специальную папку. Содержимое актов клиентских рекламаций заносится в специальный журнал рекламаций. По всем обнаруженным у клиентов рекламациям сборщик составляет акт рекламации, который подшивается в специальную папку. Товарные позиции, размещаемые на складе на ответ-хранения, хранятся на специально отведенной для этого полке. Все рекламационные позиции размещаются и хранятся на специально отведенной для этого полке, обозначенной на плане склада. Позиции, подлежащие списанию, размещаются и хранятся на специально отведенной для этого полке, обозначенной на плане склада. Каждая позиция на списание подтверждается актом, опись составлена.

        В рамках критериев, входящих в блок «ПЕРСОНАЛ СКЛАДА» аудитором выполняется проверка состояния рабочих мест и внешнего вида персонала. Рабочие места складских работников полностью укомплектованы и оснащены положенной техникой и мебелью (диспетчер, товаровед и т.д.) Компьютерная периферия в рабочем состоянии (ПК, МФУ, сканер, калькулятор), запас канцтоваров и расходников достаточный. Рабочая мебель в исправном состоянии, чистая (стол, стеллаж / шкаф для документов, тумбочка, стул, вешалка для одежды и т.д.) На рабочих местах поддерживается чистота и порядок. Личные вещи не разбросаны, еда убрана / скрыта из вида.

        Складские работники соблюдают минимальные правила личной гигиены, внешний вид опрятный. Признаки алкогольного или наркотического опьянения отсутствуют. Рабочая одежда чистая, удобная (по размеру), не рваная и не поврежденная, сезону соответствует. На рабочей одежде нет элементов, способных нанести повреждения сотруднику или товару при зацеплении. Обувь удобная со стабильной не скользящей подошвой, с задником. В помещении офиса есть актуальный рабочий график, сверстанный на месяц, который утвержден и подписан управляющим склада. График работы на месяц составляется в 20-х числах предыдущего месяца (но не позднее 25-го числа) Персонал склада с рабочим графиком ознакомлен, подписи сотрудников имеются. Все сотрудники находятся на своих рабочих местах в соответствии с графиком.

        В рамках пунктов, формирующих категорию «РИЧТРАКИ / ШТАБЕЛЕРЫ / ПОГРУЗЧИКИ» проверяющий оценивает состояние складской техники и соблюдение правил ее использования при перемещении товаров и погрузочно-разгрузочных работах. К работе на складской технике допускаются сотрудники, прошедшие медицинское освидетельствование, обучение по охране труда и имеющие удостоверение на право управления. Сотрудники, допущенные к работе на складской технике, имеют соответствующую квалификацию и завершенное обучение безопасным методам работы. При движении техники (штабелера) в режиме ограниченного вида, водитель обязан подать звуковой сигнал перед началом движения. При ручной погрузке высота штабеля не должна превышать 3 метра. Скорость движения транспортных средств по территории склада не должна превышать 5 км/ч. При размещении грузов в складских помещениях размеры отступов должны быть не менее:

• +от стен помещения – 0.7 м
• +от приборов отопления – 0.3 м
• +от источников освещения – 0.5 м
• +от пола – 0.15 м

        Зазоры в штабеле должны быть: между ящиками – 0.02 м, поддонами и контейнерами в диапазоне от 0.05 до 0.10 м. Перемещение транспортных средств по территории склада регулируется схемой, утвержденной управляющим. На табличке транспортного средства (штабелера) имеется инвентарный номер, а также обозначена максимальная грузоподъемность и дата следующего освидетельствования. Движение штабелера по складу осуществляется с опущенными вилами. Складская техника (ричтраки, штабелеры, погрузчики) в рабочем состоянии, полностью исправна. До начала работы выполняется проверка исправности складской техники.

        В рамках пунктов, формирующих блок «БЕЗОПАСНОСТЬ И РИСКИ» аудитор контролирует отсутствие факторов риска, ведущих к возможным ЧП, а также соблюдение техники безопасности сотрудниками склада.  Отсутствуют выступающие из пола, стен и потолка элементы и конструкции. Нет следов деятельности вредителей из числа грызунов и прочих животных. К работе на складе допускаются сотрудники, годные по состоянию здоровья и завершившие обучение по охране труда. Сотрудники склада должны находиться на безопасном расстоянии от движущегося (маневрирующего) транспортного средства. Персонал склада мониторит чистоту поверхности разгрузочно-погрузочной площадки и оперативно принимает меры к ее очистке и посыпке песком (либо золой) Персонал склада не допускает загромождения проходов. Складские работники оперативно устраняют появившиеся выбоины, щели и прочие неровности пола в проходах и проездах, образовавшиеся во время работ. Работники склада соблюдают правила укладки грузов в штабели. Персонал четко отслеживает исправность стеллажей и не допускает случаев перегрузки.

        В работе используются только исправные стремянки и лестницы, оснащенные приспособлениями защиты от скольжения. Запрещается использование вместо лестниц (стремянок) иного оборудования или предметов для подъема. Работники следят, чтобы работы не проводились на верхней ступеньке лестницы (стремянки) До начала работ с использованием лестниц (стремянок) сотрудник должен сперва убедиться в устойчивости лестницы (стремянки) В процессе установки приставной лестницы при потенциальном возникновении ситуаций случайного смещения верхнего конца, его необходимо как следует закрепить перед началом работ. Должно быть обеспечено надежное крепление верхних концов приставных лестниц к стеллажу. Расстояние между ступенями должно находиться в диапазоне 30-34 см, а расстояние от самой нижней ступени до уровня поверхности должно составлять 40 см. Длина приставной лестницы должна быть не более 5 метров. Нахождение на ступенях приставной лестницы или стремянки более 1 человека одновременно не допускается.

        Персонал допущенный к работе на складском оборудовании ознакомлен под роспись с базовой инструкцией по безопасности при эксплуатации данного оборудования. Сотрудники, работающие на ричтраках / штабелерах имеют при себе удостоверение на право управления. Сотрудники, работающие на складской технике, на ежедневной основе проходят мед. осмотры. Персонал склада полностью обеспечен средствами индивидуальной защиты (СИЗ) Складское оборудование, имеющее подвижные / вращающиеся части и конструктивные элементы оснащено защитными кожухами и ограждениями. Складское оборудование проходит положенный ТО и ремонтные работы в установленные сроки.

        Оборудование смонтировано в полном соответствии с проектно-сметной документацией согласно установленным требованиям производителя. В наличии вся положенная техническая документация на оборудование, агрегаты, механизмы, инструменты, КИП (включая паспорт и руководство по эксплуатации) Процесс зарядки аккумуляторных батарей проводится исключительно в специально отведенных для этого местах (вне зоны расположения складских стеллажей) Видеонаблюдение склада в рабочем состоянии, процесс видеонаблюдения ведется. В зоне погрузки-выгрузки видеонаблюдение работает. В зоне расположения центральных проходов склада видеонаблюдение работает. Доступ посторонних лиц в помещения склада ограничен / запрещен.

        По критериям, входящим в категорию «ПОЖАРНАЯ БЕЗОПАСНОСТЬ» проверяющий контролирует соблюдение правил пожарной безопасности. Пожарная безопасность склада (складского комплекса) обеспечивается согласно правилам ПБ и прочим нормативным актам. Сотрудники, несущие ответственность за ПБ на складе, на постоянной основе отслеживают соблюдение правил пожарной безопасности. Персонал допускается к работе только после успешного прохождения противопожарных инструктажей на своем рабочем месте. Результаты проведения инструктажей фиксируются в соответствующих журналах с обязательной подписью сотрудника и лица, проводящего инструктаж. Сотрудники склада владеют навыками работы с огнетушителями и пожарным краном, а также знают по памяти место их установки (чтобы быстро среагировать в случае ЧП)

        В помещениях склада на видных местах размещены информационные таблички с ФИО ответственных за ПБ и ОТ. Складские помещения оборудованы полностью укомплектованным пожарным щитом. На каждые 200 метров площади помещения, комплектация ПЩ должна состоять из:

• 1 огнетушителя ОП-10 или 2х огнетушителей ОП-4, ОП-5 или 2х огнетушителей ОВП-10
• Ведер в количестве 2 шт
• Емкости для хранения воды объемом 0.2 куб. м. в количестве 1 шт
• Штыковой лопаты в количестве 1 шт
• Совковой лопаты в количестве 1 шт
• Лома в количестве 1 шт
• Пожарного багра в количестве 1 шт

        На каждые 500 кв. м. площади должны присутствовать ящики для песка. Минимальное расстояние от источников освещения до складируемого груза должно составлять от 0.5 метра. Запрещено использование электронагревательных приборов (обогревателей) и штепсельных розеток. По завершению смены, сотрудник, покидающий помещение склада последним обязан проверить состояние помещения на предмет ПБ и обесточить электрооборудование. Не допускается оставление без присмотра подключенных к электросети электроприборов. Курение и использование открытых источников огня запрещается. Не допускается использование проводов с поврежденной либо утратившей свои защитные свойства изоляцией. Не допускается загромождение проходов, выходов и подходов к пожарным щитам и огнетушителям.

        При использовании в работе со складскими чек-листами системы весовых показателей в виде набранных и/или штрафных баллов), итоговое распределение «процентовок» по блокам и категориям чек-листа может принимать следующие значения:

Категория/Блок	Вес
ТЕРРИТОРИЯ СКЛАДА / ПОДЪЕЗДНЫЕ ПУТИ	5%
ЗОНА ПРИЕМКИ / ОТГРУЗКИ ТОВАРА	5%
ОСВЕЩЕНИЕ / ЭЛЕКТРИКА	5%
СКЛАДСКИЕ ПОМЕЩЕНИЯ	5%
ЧИСТОТА И ПОРЯДОК НА СКЛАДЕ	5%
ПЛАН СКЛАДА И СХЕМА АДРЕСНОГО ХРАНЕНИЯ	5%
СКЛАДСКИЕ СТЕЛЛАЖИ	5%
ПОДДОНЫ И ПОДТОВАРНИКИ	5%
ХРАНЕНИЕ УПАКОВОЧНЫХ МАТЕРИАЛОВ	5%
ХРАНЕНИЕ СТЕКЛА	5%
ХРАНЕНИЕ СТРОИТЕЛЬНЫХ МАТЕРИАЛОВ	5%
ХРАНЕНИЕ МЕБЕЛИ И ФУРНИТУРЫ	5%
ХРАНЕНИЕ МАТРАСОВ	5%
ХРАНЕНИЕ СОПУТСТВУЮЩЕГО ТОВАРА (МЕБЕЛЬ)	5%
ШТРИХКОДЫ И МАРКИРОВКА	5%
РЕЕСТРЫ / АКТЫ / ЖУРНАЛЫ / РЕКЛАМАЦИЯ / СПИСАНИЕ	5%
ПЕРСОНАЛ СКЛАДА	5%
РИЧТРАКИ / ШТАБЕЛЕРЫ / ПОГРУЗЧИКИ	5%
БЕЗОПАСНОСТЬ И РИСКИ	5%
ПОЖАРНАЯ БЕЗОПАСНОСТЬ	5%

• Когда и для чего проводят инвентаризацию ТМЦ
• Виды складской инвентаризации
• Периодичность инвентаризации на складе
• Документация, необходимая для проведения мероприятия
• Состав инвентаризационной комиссии
• Порядок проведения инвентаризации
• Ручной или автоматизированный учёт?
• Как провести эффективную автоматизированную инвентаризацию

Когда и для чего проводят инвентаризацию ТМЦ

Для отчетности проверка имущества бывает плановой, то есть проводится раз в году по заранее утвержденному графику, или внеплановой – ее выполняют по решению руководителя или контролирующих органов, если для инвентаризации существуют причины.

Перечень обстоятельств, при наличии которых выполняется обязательная инвентаризация склада, указан в Федеральном законе № 402-ФЗ от 2011 года. В этот список входят:

• смена руководящего состава организации, продажа бизнеса или передача функций управления другому юридическому лицу;
• увольнение более чем 50% персонала;
• изменение организационно-правовой формы компании;
• выявление фактов порчи, хищения, неправомерного использования имущества;
• утрата товаров полностью или частично из-за чрезвычайной ситуации.

Чрезвычайными признаются форс-мажорные происшествия, возникшие по не зависящим от собственника причинам. Например, природные катаклизмы: наводнения, землетрясения, пожары и т.п.

Виды инвентаризации на складе

Процедура ревизии может проводиться по-разному. Это зависит от метода проверки, ее целей, объема мероприятий. Существует несколько критериев классификации.

Если за основу брать объем инвентаризации, то она может быть:

• Полная – выполняют для подготовки годового отчета, в рамках аудита, в хранилищах с небольшой номенклатурой. Проверка должна охватывать все товарно-материальные ценности (ТМЦ). Проводится по всем статьям баланса. В том числе, относится к имуществу, которое арендуется или сдается в аренду.
• Частичная – она проводится по различным основаниям. В ее рамках оценивают фактическое наличие остатков отдельной продукции или товарных групп, денежные или основные средства и т.п.

В зависимости от методики проверки:

• Сплошной. Выполняется на всей территории, в ней должны участвовать все лица, несущие материальную ответственность.
• Выборочной. Ее проводят на крупном складе с большим объемом запасов в межревизионные периоды. Выборочная инвентаризация выполняется только в отдельных помещениях или в отношении конкретных материально ответственных лиц. Ее назначают либо по объективной причине, либо для профилактики.

Исходя из назначения инвентаризации она бывает:

• Плановой – ее проводят по ранее составленному графику.
• Внеплановой – назначается для подтверждения или опровержения недостачи, излишков, а также в случаях, предусмотренным законом.
• Повторной – выполняется, если у руководителей возникают сомнения в полноте/достоверности сведений, полученных в ходе ранее сделанного аудита.
• Контрольной – ее назначают сразу после инвентаризации для того, чтобы проверить качество работы членов комиссии ревизии.

Периодичность проведения инвентаризации ТМЦ на складе

Полная проверка имущества осуществляется не реже одного раза в год. Оптимальный срок ее проведения – в промежутке между началом октября и последними днями декабря, то есть в тот период, когда идет подготовка годового бухгалтерского отчета. Если бухгалтерский отчет составлен без учета данных об аудите, ФНС имеет право назначить штраф руководителю или главному бухгалтеру организации. Размер штрафа в 2021 году – 10 000 рублей.

Список документов, необходимых для ревизии

• Приказ руководителя предприятия по форме ИНВ-22. В данном приказе следует указать этапы и операции, необходимые в ходе проверки. Если аудит на складе проводится в крупной компании, то допускается подготовка нескольких приказов по разным видам складских запасов или для нескольких помещений склада.
• Опись инвентаризации ТМЦ по форме ИНВ-3. Ее подготавливают в двух экземплярах. Основное назначение документа – зафиксировать итоги ревизии (результаты подсчета). Хранят опись работники, в отношении которых проводилась проверка, и в бухгалтерии.
• Акт по форме ИНВ-4. Его оформляют в том случае, если имеется неоплаченная продукция. К таким товарам применяется особая процедура перехода прав владения. В акте их отмечают следующим образом: денежные средства не поступили из-за просроченной оплаты, или дата внесения платежа от контрагента еще не наступила.
• Опись ТМЦ по форме ИНВ-5. В документе приводится перечень всех запасов, бланк передается на хранение ответственному сотруднику. К документу прикладывается расписка, куда вносят перечень позиций, подлежащих списанию или использованию. Если есть несоответствия со сведениями из бухгалтерского учета, то дополнительно оформляется ведомость по форме ИНВ-19.
• Акт продукции по форме ИНВ-6. Необходим для отражения позиций, которые не поступили на склад из-за особенностей транспортировки. Их обозначают с особыми пометками в ревизионной ведомости.

Состав инвентаризационной комиссии

В ходе проверки все действия по пересчету осуществляются в присутствии должностного лица, ответственного за хранение. Однако в группу проверяющих он не входит. Это регламентируется отдельным приказом, который выпускается руководством.

Если компания небольших размеров, то комиссию для ревизии должны составлять не менее трех человек. Для крупных организаций численность проверяющих увеличивается до шести и более лиц.

Обычно для инвентаризации на складе нужен:

• главный бухгалтер или его заместитель;
• генеральный директор (директор) или его зам;
• руководитель отдела (департамента);
• представитель логистической службы;
• сотрудники службы безопасности или охраны;
• представитель профсоюза.

Окончательное назначение членов инвентаризационной группы входит в ответственность руководителя и происходит путем выпуска отдельного приказа.

Чтобы провести проверку имущества на складе, потребуется создать все условия для качественного и объективного подсчета остатков. Для осуществления такой работы необходимо использовать специальный инвентарь для взвешивания и пересчета, средства транспортировки и погрузки.

В случае, когда членов комиссии меньше, чем установлено регламентами, полученные в ходе проверки данные признаются недействительными.

Этапы проведения инвентаризации склада организации

• Подготовка. Руководитель составляет приказ по форме ИНВ, указывая в нем причины осуществления ревизии, сроки ее начала и завершения, товарно-материальные ценности, подлежащие пересчету. В документ дополнительно вносят сведения обо всех членах ревизионной комиссии. Если аудит проводится на крупном складе, то комиссия имеет право заранее распределить операции между работниками.
• Проверка имущества. Подсчет фактических остатков товаров в наличии и заносит точное количество единиц каждого наименования в инвентаризационную опись. На свое усмотрение члены комиссии могут вскрывать отдельные упаковки, проводить взвешивание, сверять сроки годности, вести учет испорченных продуктов. Как только пересчет будет завершен, фактическое количество складских остатков вносят в опись. Ее подписывает каждый член комиссии.
• Сверка результатов ревизии на складе. Инвентаризационную опись передают в бухгалтерию предприятия, где специалисты сверяют фактические показатели с данными в учетных документах. По итогам сверки формируется акт, куда заносят результаты инвентаризации и основания для списания продукции. Дополнительно сотрудники бухгалтерии подготавливают отчеты по оприходованным позициям, которые по факту отсутствуют на складе.
• Оформление выводов. Составляется ведомость учета результатов проверки комиссии, руководитель организации выпускает приказ, утверждающий итоги. На основании данного документа принимаются меры взыскания к материально ответственным работникам, подготавливаются решения по изменению подходов к ведению бухгалтерского учета и использованию бухгалтерских приложений. Запись о проведении ревизии обязательно заносится в журнал учета контроля инвентаризации.

Результаты инвентаризационной ревизии оформляются пакетом документов:

• опись (ИНВ-3);
• документ о проверке отгруженных товаров (ИНВ-4);
• акт расчетов за позиции в пути (ИНВ-6);
• сличительная ведомость (ИНВ-19).

Ручная или автоматизированная инвентаризация товаров?

Ручная ревизия – достаточно трудоемкий и длительный процесс. На время проверки непременно нужно полностью останавливать работу склада или его отдельных подразделений. Немалое значение здесь имеет человеческий фактор, поскольку из-за малейшей неточности в работе проверяющего результат будет скомпрометирован.

Автоматическая инвентаризация – это более совершенная процедура, выполняемая с использованием специализированного оборудования – терминала сбора данных. Это позволяет выполнять все операции с максимальной оперативностью, исключить возникновение ошибок. Немаловажный нюанс заключается в том, что пропадает необходимость останавливать работу склада. Результаты проверки содержат объективную информацию о складских запасах, возможность ее искажения и подтасовки сведена к нулю.

Таблица сравнения ручной ревизии на складе и автоматизированной инвентаризации

	Ручная	Автоматизированная
Оптимальная для каких хранилищ	С небольшой номенклатурой на складе	Применяется на крупных и средних хранилищах, где используются адресные системы хранения.
Влияние на рабочие процессы	Во время работы нужно подключать много сотрудников, из-за чего работа на складе останавливается на неопределенное время.	Исключаются простои из-за учета и сверки результатов.
Как влияет человеческий фактор	Высокий риск получения необъективных результатов – на итогах проверки может сказаться усталость, невнимательность, низкая подготовка сотрудников, а также их заинтересованность в подтасовке результатов.	Итоги ревизии беспристрастные, поскольку персонал не влияет на ход процедуры и подсчеты результатов.
Сложности	Ревизия может затянуться по времени, поскольку при увольнении материально ответственного лица есть риск утраты данных.	Возможно выявление фактов недостачи или расхождения в данных из-за того, что перемещения ценностей не фиксировались своевременно.
Порядок проведения	Нужно обеспечить порядок, освободить подходы к продукции. Обязательно необходимо документально оформлять все операции. Корректность ревизии удастся обеспечить только путем остановки работы склада. Нужно задействовать нескольких сотрудников организации, оторвав их от выполнения прямых обязанностей. На сверку данных инвентаризационной описи и учетных документов уходит дополнительное время.	Формируется отдельная база данных, куда вносятся наименования товаров и их количество. Сбор и подсчет товарных запасов происходит при помощи терминала сбора данных. Сведения из терминала автоматически загружаются в учетную систему. Итоги инвентаризации имущества подсчитываются и выводятся автоматически.

Этапы внедрения автоматизированных решений для инвентаризации склада

• Создание базы данных. В нее заносят все имущество.
• Нанесение маркировки. На каждую товарную единицу наклеивают ярлык со штрих-кодом.
• Сканирование маркировки. Информацию со штрих-кода считывают при помощи сканера, полученные данные обрабатываются и сохраняются в базе данных.
• Фиксация результатов. Совпадения между полученными сведениями и информацией, ранее занесенной в базу данных, фиксируются.
• Заключительный этап. Перенос полученных сведений в электронную систему, откуда их можно извлечь для последующего анализа и обработки.

Преимуществами автоматизированной инвентаризации являются

• Двукратное сокращение времени на все операции.
• Отсутствует необходимость в закрытии или остановке на складе предприятия.
• Исключается влияние «человеческого фактора».
• Окупаемость затрат на внедрение автоматизированных решений – до двух лет.
• Обеспечивается объективность, достоверность и полнота результатов проверки имущества.

Что не допускается делать в ходе ревизии на складе с продукцией

• Смешивать позиции, менять места хранения товаров.
• Отпускать продукцию и расходные материалы в производственные цеха. Исключение составляют ситуации, когда данные операции одобрены письменным распоряжением руководителя.
• Пропускать на территорию склада сотрудников, руководителя отдела без сопровождения членами комиссии. Правило действует в отношении ревизий, с длительным временем выполнения.

Если рабочий день завершился, но работы еще не окончены, то объект необходимо опечатать, указав на пломбе точное время закрытия.

Типы складов и инвентаризация

В логистике принято классифицировать складские помещения и комплексы, разделяя на четыре основных вида, обозначаемых первыми буквами латинского алфавита, от А до D. Дополнительно выделяют два промежуточных подтипа А+ и В+, отличающихся от основных категорий лишь размерами помещений. Поэтому имеет смысл рассматривать проведение инвентаризации только по основным категориям.

Инвентаризация проводится двумя способами.

• Вручную. Процедура требует минимальных расходов, но забирает немало времени и сил. Кроме того, при пересчёте не исключены ошибки, причём даже не по злому умыслу, а по невнимательности или неопытности исполнителей.
• С автоматизацией. Подсчёт запасов ведётся при помощи специального сканера, считывающего информацию с этикеток. Инвентаризация проводится очень быстро и при этом безошибочно, а результат невозможно сфальсифицировать.

Ручная инвентаризация, как правило, выполняется на небольшом складе, характеристики которого соответствуют классам С или D. На хранении там находится малое количество материальных ценностей, площадь невелика, а на территории находится всего одно или два складских здания. Однако из-за того, что к выполнению проверки привлекают почти всех сотрудников, которые и являются членами комиссии, существенно возрастает риск ошибки и даже прямой фальсификации результата. К тому же ради аудита приходится полностью останавливать работу склада.

На крупных комплексах классов А или В проверки проводят исключительно с использованием специальной техники. На территории обычно располагается несколько отдельных объектов, с большой суммарной площадью. Большое количество материальных ценностей требует применения программных средств, существенно ускоряющих и облегчающих процедуру пересчёта. При этом нет необходимости останавливать работу, склад функционирует в обычном режиме. Доступ сотрудников к базе данных ограничен, поэтому вероятность подделки данных исключена.

Оптимальный вариант для складов класса С или D – полная проверка имущества. Небольшое количество товаров позволяет провести её быстро и делает бессмысленным частичный пересчёт.

На складе классов А или В возможна как полная, так и частичная ревизия, однако тут есть нюансы. Частичные проверки должны проводиться часто, так как это оптимальный способ контролировать работу сотрудников, документацию, кассу и сохранность товаров.

Как провести эффективную инвентаризацию на складе

Внедрение системы автоматического аудита требует довольно серьёзных расходов, и это обстоятельство нередко тормозит процесс. Выгоды прогрессивного подхода, как правило, перевешивают, но минимизировать затраты поможет знание некоторых нюансов процесса.

Маркировка продукции

Чтобы сделать товарную единицу доступной для автоматизированного учёта, необходимо её снабдить соответствующей маркировкой. Наиболее распространённым способом является нанесение кодов – информации о продукции, зашифрованной в виде чёрных и белых полос разной толщины. Штриховое кодирование считывается практически всеми сканирующими устройствами. При этом большинство производителей сами наносят коды на упаковку. Если кодирование отсутствует, напечатать этикетку сегодня можно прямо на складе. Чтобы внедрить систему штрихового кодирования, понадобится набор маркировочного и считывающего оборудования, а также программное обеспечение к нему.

Терминал сбора данных для инвентаризации на складе

Это устройство сокращённо называют ТСД, и оно представляет собой миниатюрный компьютер, снабженный маленьким экраном и клавиатурой, а также блоком считывания меток. Как правило, с ним работает мерчандайзер. ТСД используют многие торговые предприятия, от крупных супермаркетов и складских комплексов до небольших розничных магазинов. Широкий ассортимент устройств с разными параметрами позволяет каждому предприятию выбрать подходящую модель.

• Базовый вариант, как правило, предназначен для работы в помещении магазина. У него отсутствует беспроводное подключение к информационной сети, а вся информация хранится на съёмном носителе. Периодически необходимо выгружать файлы в компьютер при помощи специальной коммуникационной подставки.
• Устройство более высокого класса называют карманным персональным компьютером. В нём уже предусмотрена беспроводная связь и возможность синхронизации с базами данных, разработанных для работы на складе.

У Вас остались вопросы об инвентаризации на складе? Оставьте заявку и наши специалисты вас проконсультируют!

Может быть интересно:

• Автоматизация склада
• Ритейл – что это значит простыми словами
• Автоматизация бизнеса с помощью ERP систем

Соглашение о конфиденциальности

и обработке персональных данных

1.Общие положения

1.1.Настоящее соглашение о конфиденциальности и обработке персональных данных (далее – Соглашение) принято свободно и своей волей, действует в отношении всей информации, которую ООО «Инсейлс Рус» и/или его аффилированные лица, включая все лица, входящие в одну группу с ООО «Инсейлс Рус» (в том числе ООО «ЕКАМ сервис»), могут получить о Пользователе во время использования им любого из сайтов, сервисов, служб, программ для ЭВМ, продуктов или услуг ООО «Инсейлс Рус» (далее – Сервисы) и в ходе исполнения ООО «Инсейлс Рус» любых соглашений и договоров с Пользователем. Согласие Пользователя с Соглашением, выраженное им в рамках отношений с одним из перечисленных лиц, распространяется на все остальные перечисленные лица.

1.2.Использование Сервисов означает согласие Пользователя с настоящим Соглашением и указанными в нем условиями; в случае несогласия с этими условиями Пользователь должен воздержаться от использования Сервисов.

1.3.Сторонами (далее – «Стороны) настоящего Соглашения являются:

«Инсейлс» – Общество с ограниченной ответственностью «Инсейлс Рус», ОГРН 1117746506514, ИНН 7714843760, КПП  771401001, зарегистрированное по адресу: 125319, г.Москва, ул.Академика Ильюшина, д.4, корп.1, офис 11 (далее — «Инсейлс»), с одной стороны, и

«Пользователь» –

либо физическое лицо, обладающее дееспособностью и признаваемое участником гражданских правоотношений в соответствии с законодательством Российской Федерации;

либо юридическое лицо, зарегистрированное в соответствии с законодательством государства, резидентом которого является такое лицо;

либо индивидуальный предприниматель, зарегистрированный в соответствии с законодательством государства, резидентом которого является такое лицо;

которое приняло условия настоящего Соглашения.

1.4.Для целей настоящего Соглашения Стороны определили, что конфиденциальная информация – это сведения любого характера (производственные, технические, экономические, организационные и другие), в том числе о результатах интеллектуальной деятельности, а также сведения о способах осуществления профессиональной деятельности (включая, но не ограничиваясь: информацию о продукции, работах и услугах; сведения о технологиях и научно-исследовательских работах; данные о технических системах и оборудовании, включая элементы программного обеспечения; деловые прогнозы и сведения о предполагаемых покупках; требования и спецификации конкретных партнеров и потенциальных партнеров; информацию, относящуюся к интеллектуальной собственности, а также планы и технологии, относящиеся ко всему перечисленному выше), сообщаемые одной стороной другой стороне в письменной и/или электронной форме, явно обозначенные Стороной как ее конфиденциальная информация.

1.5.Целью настоящего Соглашения является защита конфиденциальной информации, которой Стороны будут обмениваться в ходе переговоров, заключения договоров и исполнения обязательств, а равно любого иного взаимодействия (включая, но не ограничиваясь, консультирование, запрос и предоставление информации, и выполнение иных поручений).

2.Обязанности Сторон

2.1.Стороны соглашаются сохранять в тайне всю конфиденциальную информацию, полученную одной Стороной от другой Стороны при взаимодействии Сторон, не раскрывать, не разглашать, не обнародовать или иным способом не предоставлять такую информацию какой-либо третьей стороне без предварительного письменного разрешения другой Стороны, за исключением случаев, указанных в действующем законодательстве, когда предоставление такой информации является обязанностью Сторон.

2.2.Каждая из Сторон предпримет все необходимые меры для защиты конфиденциальной информации как минимум с применением тех же мер, которые Сторона применяет для защиты собственной конфиденциальной информации. Доступ к конфиденциальной информации предоставляется только тем сотрудникам каждой из Сторон, которым он обоснованно необходим для выполнения служебных обязанностей по исполнению настоящего Соглашения.

2.3.Обязательство по сохранению в тайне конфиденциальной информации действительно в пределах срока действия настоящего Соглашения, лицензионного договора на программы для ЭВМ от 01.12.2016г., договора присоединения к лицензионному договору на программы для ЭВМ, агентских и иных договоров и в течение пяти лет после прекращения их действия, если Сторонами отдельно не будет оговорено иное.

2.4.Не будут считаться нарушением настоящего Соглашения следующие случаи:

(а)если предоставленная информация стала общедоступной без нарушения обязательств одной из Сторон; 

(б)если предоставленная информация стала известна Стороне в результате ее собственных исследований, систематических наблюдений или иной деятельности, осуществленной без использования конфиденциальной информации, полученной от другой Стороны;

(в)если предоставленная информация правомерно получена от третьей стороны без обязательства о сохранении ее в тайне до ее предоставления одной из Сторон; 

(г)если информация предоставлена по письменному запросу органа государственной власти, иного государственного органа,  или органа местного самоуправления в целях выполнения их функций и ее раскрытие этим органам обязательно для Стороны. При этом Сторона должна незамедлительно известить другую Сторону о поступившем запросе;

(д)если информация предоставлена третьему лицу с согласия той Стороны, информация о которой передается.

2.5.Инсейлс не проверяет достоверность информации, предоставляемой Пользователем, и не имеет возможности оценивать его дееспособность.

2.6.Информация, которую Пользователь предоставляет Инсейлс при регистрации в Сервисах, не является персональными данными, как они определены в Федеральном законе РФ №152-ФЗ от 27.07.2006г. «О персональных данных».

2.7.Инсейлс имеет право вносить изменения в настоящее Соглашение. При внесении изменений в актуальной редакции указывается дата последнего обновления. Новая редакция Соглашения вступает в силу с момента ее размещения, если иное не предусмотрено новой редакцией Соглашения.

2.8.Принимая данное Соглашение Пользователь осознает и соглашается с тем, что Инсейлс может отправлять Пользователю персонализированные сообщения и информацию (включая, но не ограничиваясь) для повышения качества Сервисов, для разработки новых продуктов, для создания и отправки Пользователю персональных предложений, для информирования Пользователя об изменениях в Тарифных планах и обновлениях, для направления Пользователю маркетинговых материалов по тематике Сервисов, для защиты Сервисов и Пользователей и в других целях.

Пользователь имеет право отказаться от получения вышеуказанной информации, сообщив об этом письменно на адрес электронной почты Инсейлс — contact@ekam.ru.

2.9.Принимая данное Соглашение, Пользователь осознает и соглашается с тем, что Сервисами Инсейлс для обеспечения работоспособности Сервисов в целом или их отдельных функций в частности могут использоваться файлы cookie, счетчики, иные технологии и Пользователь не имеет претензий к Инсейлс в связи с этим.

2.10.Пользователь осознает, что оборудование и программное обеспечение, используемые им для посещения сайтов в сети интернет могут обладать функцией запрещения операций с файлами cookie (для любых сайтов или для определенных сайтов), а также удаления ранее полученных файлов cookie.

Инсейлс вправе установить, что предоставление определенного Сервиса возможно лишь при условии, что прием и получение файлов cookie разрешены Пользователем.

2.11.Пользователь самостоятельно несет ответственность за безопасность выбранных им средств для доступа к учетной записи, а также самостоятельно обеспечивает их конфиденциальность. Пользователь самостоятельно несет ответственность за все действия (а также их последствия) в рамках или с использованием Сервисов под учетной записью Пользователя, включая случаи добровольной передачи Пользователем данных для доступа к учетной записи Пользователя третьим лицам на любых условиях (в том числе по договорам или соглашениям). При этом все действия в рамках или с использованием Сервисов под учетной записью Пользователя считаются произведенными самим Пользователем, за исключением случаев, когда Пользователь уведомил Инсейлс о несанкционированном доступе к Сервисам с использованием учетной записи Пользователя и/или о любом нарушении (подозрениях о нарушении) конфиденциальности своих средств доступа к учетной записи.

2.12.Пользователь обязан немедленно уведомить Инсейлс о любом случае несанкционированного (не разрешенного Пользователем) доступа к Сервисам с использованием учетной записи Пользователя и/или о любом нарушении (подозрениях о нарушении) конфиденциальности своих средств доступа к учетной записи. В целях безопасности, Пользователь обязан самостоятельно осуществлять безопасное завершение работы под своей учетной записью по окончании каждой сессии работы с Сервисами. Инсейлс не отвечает за возможную потерю или порчу данных, а также другие последствия любого характера, которые могут произойти из-за нарушения Пользователем положений этой части Соглашения.

3.Ответственность Сторон

3.1.Сторона, нарушившая предусмотренные Соглашением обязательства в отношении охраны конфиденциальной информации, переданной по Соглашению, обязана возместить по требованию пострадавшей Стороны реальный ущерб, причиненный таким нарушением условий Соглашения в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

3.2.Возмещение ущерба не прекращают обязанности нарушившей Стороны по надлежащему исполнению обязательств по Соглашению.

4.Иные положения

4.1.Все уведомления, запросы, требования и иная корреспонденция в рамках настоящего Соглашения, в том числе включающие конфиденциальную информацию, должны оформляться в письменной форме и вручаться лично или через курьера, или направляться по электронной почте адресам, указанным в лицензионном договоре на программы для ЭВМ от 01.12.2016г., договоре присоединения к лицензионному договору на программы для ЭВМ и в настоящем Соглашении или другим адресам, которые могут быть в дальнейшем письменно указаны Стороной.

4.2.Если одно или несколько положений (условий) настоящего Соглашения являются либо становятся недействительными, то это не может служить причиной для прекращения действия других положений (условий).

4.3.К настоящему Соглашению и отношениям между Пользователем и Инсейлс, возникающим в связи с применением Соглашения, подлежит применению право Российской Федерации.

4.3.Все предложения или вопросы по поводу настоящего Соглашения Пользователь вправе направлять в Службу поддержки пользователей Инсейлс www.ekam.ru либо по почтовому адресу: 107078, г. Москва, ул. Новорязанская, 18, стр.11-12 БЦ «Stendhal» ООО «Инсейлс Рус».

Дата публикации: 01.12.2016г.

Полное наименование на русском языке:

Общество с ограниченной ответственностью «Инсейлс Рус»

Сокращенное наименование на русском языке:

ООО «Инсейлс Рус»

Наименование на английском языке:

InSales Rus Limited Liability Company (InSales Rus LLC)

Юридический адрес:

125319, г. Москва, ул. Академика Ильюшина, д. 4, корп.1, офис 11

Почтовый адрес:

107078, г. Москва, ул. Новорязанская, 18, стр.11-12, БЦ «Stendhal»

ИНН: 7714843760 КПП: 771401001

Банковские реквизиты:

Р/с 40702810600001004854

В ИНГ БАНК (ЕВРАЗИЯ) АО, г.Москва,
к/с 30101810500000000222, БИК 044525222

Электронная почта: contact@ekam.ru

Контактный телефон: +7(495)133-20-43

Инвентаризация товаров на складе — это проверка для уточнения данных о хранящихся на нем товарных запасах и материальных ценностях. Результаты исследования сопоставляются с информацией, указанной в бухгалтерских и финансовых документах. Такая ревизия позволяет своевременно выявить излишки и кражу на производстве.

Когда обязательно проводить инвентаризацию склада

Различают плановую и внеплановую проверку. Первая разновидность процедуры проводится 1 раз в год по утвержденному графику. Второй тип ревизии назначает руководство фирмы или контролирующие органы при наличии особого обстоятельства.

Перечень особых случаев прописан в ФЗ № 402 от 2011 г. К таким ситуациям относят:

• смену руководства или передачу права владения и управления компанией;
• сокращение более 50% штата работников;
• перевод организации в другую форму собственности;
• факт хищения, незаконного использования имущества, порчи;
• полное или частичное уничтожение запасов в результате ЧП.

Под ЧП подразумевают события, связанные с форс-мажорными происшествиями. К ним относят наводнения, пожар, ураган и прочие бедствия, не связанные с человеческим фактором. Ниже рассмотрим, как правильно проводится инвентаризация на складе, какие документы оформляются по завершении мероприятия.

Документы для скачивания.

• Распоряжение (форма ИНВ-22) — постановление руководителя обо всех шагах, которые необходимо предпринять относительно мероприятия. На крупных предприятиях по разным видам складских запасов допускается оформление нескольких экземпляров формы. Чаще всего большое количество распоряжений создают при необходимости проведения ревизии на нескольких помещениях в пределах одной компании. Скачать образец ИНВ-22 (.xlsx)
• Инвентаризационная опись ТМЦ (форма ИНВ-3) — необходима в 2 экземплярах для фиксации итога по факту подсчета изделий. Хранятся бумаги у проверяемого работника и в бухгалтерии. Скачать образец ИНВ-3 (.xlsx)
• Акт инвентаризации ТМЦ (форма ИНВ-4), выданных ранее (форма ИНВ-4) — заполняется для полученных наименований, по которым нет оплаты. По таким позициям существуют особые условия перехода прав владения. В бланке их классифицируют по двум категориям: не получена выручка из-за просрочки и в связи с не наступлением даты оплаты.Скачать образец ИНВ-4 (.xlsx)
• Опись ТМЦ, которая хранятся у ответственного за сбережение работника (форма ИНВ-5) — учитываются все запасы. В расписке к бланку указывается, какие наименования необходимо оприходовать или списать. Факты разногласия с данными учета в бухгалтерии прописывают в ведомости (форма ИНВ-19). Скачать образец ИНВ-5 (.xlsx)
• Акт ревизии ценностей, не прибывших на склад (ИНВ-6) — уместен для учета изделий, которые не доставлены из-за длительной транспортировки, доставляются, их декларируют с соответствующими пометками в период инвентаризации товара на складе, как правильно провести такую проверку, рассмотрим подробнее ниже. Скачать образец ИНВ-6 (.xlsx)

Сроки проведения инвентаризации

Полную проверку проводят не реже 1 раза в год, а также по необходимости всего предприятия или выборочно. Ее назначают в срок с 1 октября по 31 декабря. Проверка должна пройти до момента формирования отчетов за год. Если бухгалтерские итоговые документы составлены без инвентаризационной ревизии, налоговая инспекция вправе оштрафовать руководителя или главного бухгалтера на 10 тысяч рублей.

Кто проводит инвентаризацию склада

Контроль остатков выполняется по инициативе руководителя компании для сличения фактического количества запасов с итоговыми данными, указанными в документах. Мероприятие позволяет установить естественную убыль, возникающую в процессе порчи и прочих причин, не связанных с человеческим фактором, арифметические и технические ошибки в первичной документации, пересортицу, недостатки и избытки.

Порядок проведения инвентаризации на складе регламентирован положениями Методических указаниях, утвержденных Приказом № 49 Минфина от 13.06.1995 г., при обнаружении факта кражи или подозрения хищения задействуются сторонние службы. К ним относятся независимые экспертные комиссии, аудиторы, представители правоохранительных органов и налоговой службы. Представителей каждого вида инспекции включают в состав комиссии фирмы и утверждают изданием специального распоряжения.

Состав комиссии

Пересчет проводится в присутствии сотрудника, отвечающего за хранение, но в состав комиссии его не включают. Это утверждается приказом, изданным руководителем. На небольшой фирме назначают не менее трех человек, на крупном предприятии — от 6 человек. Рекомендуется назначать в состав таких специалистов:

• главного бухгалтера либо его зама;
• руководителя или заместителя компании;
• начальника подразделения;
• представителя отдела логистики;
• работника службы безопасности или охраны фирмы;
• сотрудника, отвечающего за соблюдение трудовых прав.

Состав комиссии при проведении инвентаризации на складе подбирается по усмотрению руководителя. Задача — обеспечить эффективный пересчет. На ревизии должен присутствовать инвентарь, необходимый для взвешивания, пересчета, а также соответствующая техника для пересчета и транспортировки. Если количество сотрудников в комиссии утверждено меньше минимально допустимого количества, результаты мероприятия будут признаны недействительными.

Виды инвентаризации

Полный контроль запасов предполагает пересчет и сличение всего имущества на предприятии. Проверке подлежат также объекты, которые фирма арендует.

Частичная ревизия — исследование только некоторых товаров и ценностей. Если в процессе мероприятия выявляется недостача, спектр проверки расширяется.

Выборочная — подразумевает пересчет только определенных видов запасов или ценностей.

Плановая — назначается согласно утвержденному графику. Список исследуемых объектов определяется руководителем.

Подготовительные работы

В складском помещении наводят порядок. У многих возникает вопрос: с чего начать, как провести инвентаризацию на складе эффективно. Изначально подготавливаются документы для комиссии, связанные с приходом, списанием, движением и прочими операциями (порча, утеря, расход) за проверяемый период.

В бумагах, относящихся к предыдущему подотчетному периоду, проставляют отметку «До инвентаризации». Подготовка их позволяет ускорить процесс ревизии и своевременно обнаружить расхождение факта с первичным документом.

Материально ответственное лицо отдает отсортированный пакет бумаг комиссии под подпись. Ко всем описям прилагают документы о запасах, списанных в расход. Списание заверяется подписью.

Порядок проведения инвентаризации склада

Согласно правилам проведения инвентаризации на складе подготавливают сличительные ведомости. В процессе пересчета в них будет вноситься текущая информация, связанная с несоответствием по факту со сведениями в документах. Данные заносятся в единый реестр, в который записывают все ведомости и описи. По окончании процедуры формируют заключение согласно информации в реестре.

Товары, которые находятся в складском помещении временно, фиксируют в отдельной ведомости. Все факты несовпадения, в том числе отсутствие, обязательно записываются. Материально ответственное лицо должно быть на рабочем месте во время оформления такого разногласия. При обнаружении неоднозначных ситуаций проводят повторное сличение экземпляров с информацией из сформированного отчета.

Шаг 1. Оформить приказ о проведении инвентаризации

Издание приказа является началом инвентаризационного процесса. Распоряжение составляется в произвольной форме, либо на бланке (ИНВ-22). В нем прописывается причина проведения проверки, состав комиссии, перечень проверяемых запасов или объектов, дата и срок выполнения.

Образец документа

Приказ составляется в соответствии с нормами делопроизводства в печатном варианте по образцу. Это распоряжение дается для ознакомления всем членам инвентаризационной комиссии под подпись на документе.

Шаг 2. Ревизия имущества

Ревизия склада — это выявление фактического наличия запасов и остатков. Сведения записывают в описи по разделам: вид товара, сорт, артикул и прочие важные идентификационные данные согласно пункту 3.15 Методических указаний. Сличение осуществляется посредством перевешивания, перемеривания. информация заносится в ведомость только по факту пересчета, не допускается запись со слов, в том числе заинтересованного лица. Обязательной ревизии подлежат:

• наименования в пути;
• выданные товары, оплата по которым ним не получена;
• ценности компании, хранящиеся на территории других фирм;
• материалы, переданные для переработки в другие организации.

Тара исследуется комиссией по виду, состоянию и цели использования согласно пункту 3.26 Методических указаний. Если в период проведения процедуры необходимо получить новые товары, их принимают в присутствии комиссии и ставят на приход по окончании инвентаризационной проверки. Факт получения фиксируется в отдельной ведомости.

Если регламент проведения инвентаризации на складе нарушен, сроки проверки затянулись, отпуск продукции допускается после письменного разрешения руководства. Отпущенный товар фиксируется в отдельную ведомость, а выдача выполняется в присутствии комиссии. Если у материально ответственного лица в распоряжении несколько складских помещений, проверка выполняется постепенно. После окончания ревизии помещения его опечатывают пломбиратором и переходят к осмотру следующего.

Шаг 3. Оформление результатов инвентаризации склада

Результаты инвентаризационной ревизии оформляются пакетом документов:

• опись (ИНВ-3);
• документ о проверке отгруженных товаров (ИНВ-4);
• акт расчетов за позиции в пути (ИНВ-6);
• сличительная ведомость (ИНВ-19).

Формируются бумаги, подтверждающие факты недостачи. Если виновное лицо не установлено, такое несоответствие фиксируют проводками:

• ДТ2 КТ1;
• ДТ94 КТ1;
• ДТ91/2 КТ64.

Существуют пределы недостачи, которые можно отнести к производственным издержкам. Если количество недостающего товара превышает допустимые нормы, дополнительно назначают расследования с целью выявления виноватых лиц и причин несовпадения. Если комиссия установила виновника недостачи, информацию помечают такими проводками:

• ДТ73 КТ94;
• ДТ50 КТ73.

Излишки оформляются проводкой ДТ1 КТ91/1. У многих возникают сложности с оформлением итоговых документов по ревизии на складе, как проводится завершающий этап, рассмотрим далее.

Завершение мероприятия

После составления итоговой документации по результатам проверки формируется протокол о работе комиссии и выполняется расчет расхождений в денежном эквиваленте. Этот показатель может подтвердить убытки или экономию на производстве. Причиной недостачи бывает ненадлежащее хранение, кража, халатность ответственного за ценности лица. Избытки (экономия) в большом размере появляются в результате недобросовестной работы сотрудников или мошеннических действий с первичными документами или программами учета.

Лица, признанные виновными в появлении несоответствий факта с учетными данными, подлежат материальной ответственности. Они компенсируют убытки посредством возмещения положенных сумм из заработка в объеме согласно положениям договора о материальной ответственности и контракта. Руководитель вправе понизить виновную сторону в должности, а при хищении в крупных размерах уволить с предприятия по соответствующей статье Трудового Кодекса или передать дело в правоохранительные органы.

Сверка фактических данных с учетными

Сверка товаров по факту с учетными данными может проводиться посредством ручного пересчета, механического взвешивания либо с задействованием терминала, позволяющего сканировать штрихкод и вносить информацию в базу.

Ручной подсчет уместен для частичной или выборочной проверки, а также при выполнении ревизии на маленьком складе. Автоматизированный пересчет позволяет уменьшить срок проведения мероприятия. Подробнее >>

Автоматизация инвентаризации

Используется для замены сличения вручную на сбор информации с задействованием оборудования. Такая ревизия позволяет снизить вероятность неточностей, связанных с человеческим фактором. Процесс маркирования является трудоемким. Компания «Клеверенс» предлагает обновленные программы, например, Склад 15 — для работы по новым условиям отчетности, а также проекты по маркировке разных товарных групп.

Для считывания стикеров и штрихкодов используют специальные мобильные считыватели. Остатки пересчитываются через терминал базы данных. Информация вносится в базу автоматически по каждой единице товара. К достоинству автоматизированной проверки «Клеверенс» относят:

• сокращение времени на сбор и обработку информации в 2 раза;
• не требуется закрытие склада на период ревизии;
• отсутствуют ошибки из-за человеческого фактора;
• затраты на внедрение автоматизации окупятся в течение 2 лет;
• риск искажения информации сводится к минимуму.

Внедрение автоматизации выполняется поэтапно. Изначально формируется база данных, в соответствующие разделы которой вносят информацию по имуществу, товарам, запасам и прочим материальным ценностям на предприятии. Каждая подотчетная единица маркируется стикером или штрих-кодом, позволяющим найти позицию в базе. Для считывания данных с таких наклеек используется сканер. Сведения обрабатываются и сохраняются в базе.

Факты совпадения фиксируются сразу, а информация о недостающих экземплярах или отсутствующих позициях становится доступной после завершения проверки. Терминал самостоятельно оповещает о недостаче. Полученные данные записываются в электронном формате и используются для расчетов и анализа. Компания Cleverence предлагает программное обеспечение для автоматизации бизнес-процессов, позволяющее маркировать изделия и отслеживать статистику, какие марки по данному наименованию поступают в складской комплекс.

Что запрещается делать при проведении инвентаризации запасов

Во время ревизии не допускается смешивание позиций, перенос на хранение в другие секции или помещения. На период проверки запрещается отпуск запасов и расходных материалов на производство за исключением ситуаций, когда необходимость выдачи подтверждена письменным разрешением руководителя.

Если опись выполняется в течение длительного промежутка времени, не разрешается пропуск на территорию сотрудников, в том числе заведующего отделом, без присутствия комиссии. По окончанию рабочего дня объект опечатывают с указанием точного времени на пломбе.

Инвентаризационная комиссия проводится перед составлением годовой итоговой документации. Результаты мероприятия подлежат обязательному документированию. По окончании проверки составляется протокол, который визируется подписью руководителя и печатью компании. Инвентаризация товаров на складе — это единственный способ подтвердить целостность сбережения материальных ценностей в складском помещении компании.

Количество показов: 81302