Как составить план рабочего дня образец

Быть в хорошем настроении с самого утра, всё успеть и сделать это продуктивно, получать только позитивные эмоции, не забывать про отдых и себя — наверное, так выглядит наш идеальный день. А обычный? Авралы, спешка, вагон невыполненных дел и сильная усталость к вечеру. Согласитесь, этот вариант намного ближе к реальности. В чем проблема? Почему мы не можем жить по идеальному плану? Что идет не так? 

Ответ простой: неправильное составление плана на день или его отсутствие.

Почему важно составлять дневной план?

Представьте, обычное утро: вы открываете глаза, проверяете телефон, умываетесь, завтракаете, едете по привычному маршруту на работу. У вас всегда есть этот минимальный первоначальный план, который вносит в жизнь систему. Благодаря ему, вы не теряете время на неважное. А если составить такой план на весь день? Не обязательно расписывать всё по минутам, достаточно сделать список задач и встреч, планировать важное, отделять срочное от несрочного. Да, на первый взгляд, это может показаться сложным и кажется, что такое планирование держит в строгих рамках. Но, наоборот: чем четче вы видите свой день, тем проще относитесь к отмененным встречам, перенесенным делам и другим непредсказуемым факторам. После появления новых задач вы не теряетесь, а знаете куда их можно вклинить без потери времени и стресса. По сути, дневной план — наша уверенность и точка опоры.

Джедайские техники: помощь в правильном составлении плана на день

Если вы чувствуете, что ничего не успеваете, в конце вечера как выжатый лимон и каждый день у вас завал как в рабочем плане, так и в личном — значит что-то точно идет не так. Ваш день не будет идеальным без времени на себя и отдыха, без чувства удовлетворенности перед сном. 

Как закрыть эту проблему? Существует множество методов, один из них использование “джедайских техник”. И это не о битве на светолучах с беспорядком, а реальные рабочие приемы из одноименной книги. До знакомства с этим способом, я не задумывалась как часто мы употребляем выражение “не хватает времени”. Сейчас поняла, что нам не хватает не времени, а ума. Если мы научимся ставить себе понятные и осуществимые цели, разве будет с этим сталкиваться?

Основная мысль такая:

• Мы берем задачи, которые «как бы горят», но по факту ничего не случится, если мы отложим их на потом или вообще не выполним
• Выполняем мелочь и рутину, а на важное не хватает энергии. Возможно стоит начать делегировать?
• Не выделяем хотя бы 1 час с утра на важную, фокусную задачу. Подчеркиваю: С УТРА, до всех дел, в первую очередь. Иначе рутина снова сдвигает её и задача так и будет стоять у вас в листе ожиданий.
• Обязательно выделяйте время, когда вас никто не должен беспокоить и наоборот, когда можно быть доступным для всех. 

Как работать с “инбоксом”?

В течение рабочего дня наш мозг эффективно думает не более 3-х часов. А максимальное время концентрации на информации в лучшем случае составляет всего 40 минут. Но существует состояние “потока”, которое может растягивать это время, увеличивать его. В чем смысл? В энергии. 

Ведь можно делать всё, укладываясь во время и график, но при этом чувствовать себя обессиленным и уставшим. А можно “экономить мышления”, и тем самым сохранить на максимуме оба ресурса: как время, так и энергию. Вот это как раз есть одно из главных составляющих идеального дня — баланс. 

Наверное, к одним из главных источников таких энерго-временных провалов нужно и можно назвать «инбокс». То есть всё, что ждет от нас решения: сообщения в мессенджере, неразобранные рабочие задачи, недочитанные книги, денежные операции, не записанные идеи и другие повседневные задачи. И самое обидное, что их нужно необходимо решать несколько быстрее чем обычно.

И все же, как можно их решить, когда так не хочется?

1. Если на решение задачи нужно не больше 5-ти минут, выполняем ее прямо сейчас.
2. Работать по “методу помидоро”. Например: 30 минут плодотворной работы, 10 минут отдыха и снова за работу.
3. Во время работы отключить лишние уведомления. 
4. Держать всё вокруг в порядке: хаос очень отвлекает и мешает нам сосредоточиться на одном.
5. Отделять «думать» от «делать». Думать только в момент принятия решения, потом делать и не думать в этот момент.
6. Минуты на отдых или на “сходить попить чай” ставьте себе тоже как задачу, ограниченную по времени и требующую выполнения.

Список задач: первый шаг по составлению плана на день

Самое сложное в планировании: это начать. Поэтому первое действие должно быть максимально простым и понять — например, список. Расслабьтесь и запишите буквально все, что приходит по задачам вам в голову, вплоть до повседневных дел вроде мытья посуды или выброса мусора. У вас должен получится огромный список из всего подряд, который нужно будет структурировать. Точнее расставить приоритеты. Лично я советую придерживаться следующим правилам:

• Начинать с важных дат. Чтобы было проще я отдельно выделяю важные встречи, дни рождения, концерты и другие мероприятия за месяц или неделю. А потом переношу их в задачи на день по мере актуальности. 
• Обозначаю фокус дня: выделяю от 1 до 3-х самых важных срочных задач и отмечаю их маркером или звездочкой.
• Остальные задачи также распределяю по приоритетности
• Не забываю о привычках: пить воду, сделать массаж лица, принять витамины.

Распорядок дня

Есть мнение, что после окончания университета распорядок дня навсегда исчезает из жизни человека. Отчасти это так, но по-хорошему он полезен не только школьнику или студенту. Конечно, вы не должны маниакально расписывать каждое свое действие по секундам, но в идеале всё равно иметь некоторые временные границы. 

Например, вам нужно забрать справку с налоговой. Посмотрите режим работы нужного отделения и запланируйте себе приблизительные часы во сколько вам лучше там быть. Или другая ситуация: начальник попросил у вас отчет срочно, сегодня. Прокрутите в голове ваши действия и объективно поставьте себе дэдлайн, тогда вашему мозгу будет значительно легче выполнять задачу. 

Внимание! Постарайтесь объективно оценить время, затрачиваемое на выполнение задач. Лучше запланировать его с запасом на случай непредвиденных обстоятельств.

Как составить план на день: пример

Давайте сразу перейдем к примеру. Повторюсь, что вы можете вести план дня как схематично, так и очень подробно. Я покажу свой вариант, который легко подстраивать под себя и в случае чего менять планы без вреда на время и нервы: 

Разумеется, если вы мама в декрете или студент, который совмещает учебу с работой, придерживаться такому графику не получится. В этом случае, составляйте примерный график дня прямо накануне, учитывая хотя бы самое важное и приоритетное. 

Важные советы по составлению идеального плана, чтобы все успеть

Кажется, мы знаем об идеальном плане уже всё. Не совсем. Есть несколько важных деталей, которые помогут сделать всё еще качественнее и продуктивнее:

1. Составляйте план дня накануне вечером или утром. Это самое оптимальное время, когда идеи еще актуальны и при возможности коррективы будет внести проще.
2. Не забывайте отмечать каждое выполненное дело галочкой или маркером, а также подвести итоги.
3. Каждый вечер анализируйте прошедший день, что вызвало сложности, почему не получилось сделать одно дело и почему другое не вызвало таких проблем. 
4. Не забывайте разделять важные задачи от неважных, срочные от несрочных. Это можно делать специальными обозначениями прямо в ежедневнике. 
5. Распределяйте дела на неделю равномерно.
6. Если одну из задач не получилось сделать, не переживайте. Перенесите ее на другой удобный для вас день.

Где правильно составлять план на день?

Вы можете вести планирование дня в любом месте, где вам удобно. Но если вы хотите, чтобы оно было действительно детальным и работающим, то лучше остановить свой выбор на ежедневнике. 

План на день нужен каждому человеку. Хочется многое успевать, быть продуктивным и при этом оставаться энергичным. Именно поэтому планирование дня – важный и актуальный вопрос. Занятые люди составляют график на месяц, неделю, иногда даже год. Но ежедневный распорядок все так же играет значимую роль. Как правильно планировать свой день?

Почему важно составлять дневной план

Составлять ежедневные планы необходимо для того, чтобы эффективно использовать время, выполнять максимальное количество важных дел. Планирование помогает быть сконцентрированными и собранными.

На первый взгляд, составление плана может показаться сложной задачей. Но приложив немного трудолюбия и творчества, освоив несколько удобных инструментов, вы сможете составить хороший план для достижения целей.

Джедайские техники

«Джедайская техника пустого инбокса» — метод планирования дня, управления временем и задачами. Разработан бизнес-тренером Максимом Дорофеевым, как модификация метода GTD (GettingThingsDone).

«Инбокс» (или «входящие») — это задачи, дела и планы, которые требуют совершения какого-то действия или принятия решения. Когда «входящие» заполнены, мозг неспокоен, не может продуктивно работать. Поэтому «инбокс» нужно чистить, а дела доводить до конца.

Как работать с «инбоксом»

• Записывайте задачи, идеи, покупки и прочее в отдельный список («инбокс»).
• Все дела должны храниться в одном месте. Не составляйте много списков.
• Пустой «инбокс» — это отсортированная и собранная в одном месте информация.
• «Инбокс» — это то место, где хранятся ваши дела до сортировки. С появлением новых задач («входящих») он будет пополняться, выполненные дела из него уходят.
• Просматривайте список с определенной периодичностью (1 раз в день или в неделю), убирайте дела, которые уже выполнили, дополняйте новыми «входящими».

Джедайская техника предполагает всего 2 приоритета для задач – те, которые надо сделать, и те, которые делать не надо.

Любая задача должна отвечать на вопрос «Что я должен сделать?».

Список задач (или to-do list)

В нашей голове постоянно роятся мысли о невыполненных делах и событиях. Когда мозг заполнен «входящими», он не может продуктивно функционировать. Когда вы записываете задачи, вы освобождаете мозг. Вот почему полезно составлять список (to-do list).

Найдите удобное приложение для ведения списка. Воспользуйтесь популярными Todolist, Evernote, Doit.Im. Если не дружны с приложениями, возьмите обычный блокнот или ежедневник.

Выпишите в список предстоящие дела до последней мелочи. Проверьте ежедневники, заметки на рабочем столе и стикерах, напоминания в телефоне. Соберите все в одном месте.

Сначала получится хаотичный перечень. Дальше его нужно структурировать, расставить приоритеты.

Выделите важные дела. Используйте принцип Парето 80/20. Его суть в том, что в списке из 10 дел есть 2, которые важнее других.

Можете воспользоваться матрицей тайм-менеджмента, которая делит все дела по важности и срочности. Возьмите лист бумаги, разделите его на 4 части. Получится 4 квадранта. Теперь возьмите список дел и определите каждое из них в нужный квадрант:

• А — важные и срочные дела (требуют немедленного внимания);
• В — важные, но не срочные (дела на долгосрочную перспективу);
• С — срочные, но не важные (ими стоит заняться в последнюю очередь);
• D — не срочные и не важные.

Вначале составление списка задач может показаться сложным. Но дальше, после того как вы составите ваш первый «инбокс», дело пойдет легче и быстрее.

Распорядок дня

Распорядок дня отличается от списка задач тем, что указывает время выполнения. Расписание и распорядок бывает не только у школьников. Его составляют все, кто хочет получать максимум пользы от времени, расписать день по часам и минутам.

Определитесь, где вы будете вести распорядок дня. Это приложение для планирования или календарь на смартфоне. Если вы не дружите с гаджетами, сгодится бумажный органайзер.

В распорядке дня учитывайте все, что важно. По часам распишите дела, которые нужно выполнить сегодня. Приоритетные запишите на первом месте.

Формулируйте их просто, чтобы легко воспринимались. В списке учитывайте все мелочи и неочевидные детали. Убедитесь, что ничего не забыли.

Постарайтесь объективно оценить время, затрачиваемое на выполнение задач. Лучше запланировать его с запасом на случай непредвиденных обстоятельств.

Пример составления плана на день

Примерный план на день выглядит так:

• 6.00-подъем;
• 6.00-6.30 – душ, зарядка;
• 6.30-7.00 –лёгкий завтрак;
• 7.00-7.40-сборы на работу;
• 8.30-12.30 – работа в офисе;
• 12.30-13.15 – обед (здоровая пища), небольшой отдых;
• 13.30 – 15.00 – работа в офисе;
• 15.00-15.15 – кофе-пауза/прогулка на воздухе;
• 15.15-17.30 – рабочая встреча;
• 17.30 – 18.30 – заехать в магазин за продуктами, дорога домой;
• 18.30 – 19.30 – приготовить ужин, поужинать;
• 19.30 – 21.00 – время для себя/семьи/хобби;
• 21.00 – 21.30 – прогулка перед сном;
• 21.30 – 22.00 – душ;
• 22.00 – 23.00 – чтение/музыка;
• 23.00 – крепкий здоровый сон.

Этот образец распорядка дня можете взять за основу.

Советы по составлению дневного плана

Как планировать свой день? Отталкивайтесь от 2 моментов:

• Время составления плана. Лучше составлять заранее: или накануне вечером, или утром. Для того чтобы была возможность его пересмотреть и внести коррективы.
• Подведение итогов дня. Последним пунктом в ежедневном планировании должно быть подведение итогов за день. Проанализируйте, что удалось сделать, что вызвало сложности и, как улучшить процесс реализации задач.

Поэтапно процесс подготовки плана выглядит следующим образом:

• Составьте список дел, которые нужно выполнить. Включите мелкие дела и крупные.
• Разделите дела на группы. Критерии для сортировки разные, например, важность и срочность (принцип деления описан выше). К важным отнесите те дела, которые приведут к достижению целей. Их выполните в первую очередь. Если какие-то задачи требуют немедленного выполнения, начинайте с них.
• Пронумеруйте дела по очередности выполнения.
• Используйте пометки для распределения дел по важности (символы или раскраску цветами).
• Запланируйте выполнение дел на определенное время. Оставляйте запас на случай непредвиденного.
• Не планируйте много дел на один день. Планируйте 1-3 важных дела, которые нужно выполнить в любом случае. А остальные, если успеете.
• Распределяйте дела на неделю равномерно.

Не расстраивайтесь, если один из пунктов плана не получилось выполнить. Перенесите его на следующий день.

Другие полезные рекомендации по планированию

Планируя день, воспользуйтесь советами:

• Заведите красивый ежедневник или скачайте приложение для смартфона или компьютера, куда будете записывать задачи и планы. Существует много программ-помощников, которые автоматически систематизируют задачи, вовремя вносят изменения и напоминают о планах в течение дня. Популярными инструментами планирования являются Google Календарь и Wunderlist.
• Планер или ежедневник всегда держите под рукой. Чтобы в случае возникновения новых дел внести коррективы в распорядок дня и зафиксировать новую задачу.
• Используйте 2-3 инструмента планирования. Например, есть действенная методика BulletJournal. Согласно ей, ланы, идеи, привычки, финансы записываются в обычную тетрадь. Или популярная техника планирования Pomodoro. Ее суть в следующем: вы устанавливаете таймер на 25-30 мин и активно, не отвлекаясь, работаете. После выключения таймера делаете 5-минутный перерыв. После чего опять возвращаетесь к обязанностям на 25-30 мин.
• Распределяйте нагрузки. Как выяснили ученые, мозг функционирует лучше в определенное время. Следите за внутренними биоритмами. Проведите анализ, в какое время дня вы наиболее активны. В зависимости от этого распределяйте нагрузку.

И еще одна рекомендация. Старайтесь избегать перегрузок. В ежедневнике выделяйте, как минимум, один свободный день, который посвятите себе и занятию любимыми делами.

Выводы

Каждому человеку полезно освоить навыки рационального планирования дня. Они помогают повысить продуктивность и эффективность любого занятия.

Берегите время, оно имеет свойство проходить быстро и незаметно. Не забывайте включать в ваши планы время для себя и любимых дел, ведь это лучший заряд энергии!

У каждого человека есть 12-16 часов в сутках для того, чтобы реализовать свой потенциал. Кто-то за это время успевает выполнить 10 важных задач, провести время с семьей и, ко всему прочему, где-то находит время на хобби. Кто-то за день успевает сходить на работу и посмотреть несколько серий любимого сериала.

Такая разница заключается в том, что одни люди умеют грамотно планировать свой день, а другие — нет.

В этой статье мы расскажем, как распланировать свой день грамотно: рассмотрим 14 эффективных методик тайм-менеджмента. Также поделимся примером плана на день, изучим полезные онлайн-курсы и книги по планированию времени.

Почему важно уметь планировать свой день: основные причины

Тайм-менеджмент — один из главных навыков в современном мире. Очень важно уметь планировать свой день — выделять важные задачи, которые позволят достичь поставленных глобальных целей и улучшат качество жизни.

Давайте рассмотрим основные причины того, почему так важно планировать свой день:

• Планирование дисциплинирует. Когда главные задачи расписаны по часам, у вас будет меньше отговорок для того, чтобы «забить» на цель.
• Планирование позволяет высвободить свободное время для хобби, семьи и друзей.
• Планирование повышает личную эффективность и продуктивность.
• Планирование позволяет достигать самых амбициозных целей, которые улучшают качество жизни.

Как грамотно распланировать свой день: эффективные методики тайм-менеджмента

Перейдем от теории к практике — рассмотрим 14 эффективных методик управления временем, которые помогут грамотно распланировать свой день, благодаря чему вы сможете все успевать.

1. Составьте свой план на день с вечера

Есть важные задачи на завтра? Составьте список дел вечером сегодняшнего дня.

Дело в том, что вечером у нас много идей и целей в голове. Иногда не можешь дождаться следующего утра, чтобы начать работать.

Но с утра все иначе: часть задач уже забылись, а составлять список целей — лень. Поэтому позаботьтесь о составлении плана на день с вечера — когда у вас есть мотивация, вдохновение и желание.

Плюс вы сэкономите время — вам не придется тратить первые часы дня на составление списка задач. Можно сразу приступать к рабочему процессу — без долгой подготовки и планирования.

2. Сортируйте дела по категориям

Сортируйте свои задачи по категориям. Например, вы ведете список дел в таблице. Сделайте разные столбцы под задачи: «Учеба», «Работа», «Спорт».

Так вы не запутаетесь в большом списке дел — все расставлено по полочкам. Сначала вы можете выполнить все задачи из категории «Работа» → потом можно перейти к категории «Учеба» или «Спорт».

3. Используйте методику «Канбан»

Канбан — это японская методика тайм-менеджмента. Суть этой техники: создайте таблицу с тремя столбцами: «Нужно сделать», «В работе» и «Сделано».

Задачи, которые вы хотите выполнить сегодня, добавьте в столбец «Нужно сделать». Когда вы приступаете к выполнению поставленной задачи, перенесите цель в столбец «В работе».

После выполнения цели перенесите ее в столбец «Сделано». Такой метод перетаскивания целей из одного столбца в другой позволяет следить за текущим прогрессом.

4. Техника «Помодоро»

«Помодоро» — это техника для эффективной работы. Когда вы приступаете к выполнению задачи из своего плана на день, поставьте таймер.

Суть этой методики: во время работы следите за таймером — через 25 минут отложите дела и отдохните 5 минут → потом снова приступайте к работе. Через 25 минут повторите процесс: отдохните → возвращайтесь к работе.

Таким образом выполнение одной задачи можно разделить на 5-6 «помидоров». Один «помидор» — это 25 минут работы и 5 минут отдыха.

5. Делите одну большую задачу на части

Часто мы ставим самые амбициозные задачи на день: сделать генеральную уборку, прочитать книгу, выучить английский язык. Такие цели пугают — поэтому мы всячески откладываем их на потом.

Разделите одну большую цель на мелкие задачи: прочитать 20 страниц, убраться в спальне, посмотреть 2 серии любимого сериала на английском языке.

Так вам будет проще «заставить» себя начать работу — в плане на день нет пугающих задач.

6. Организуйте свое рабочее место

Постарайтесь организовать свое рабочее место так, чтобы ничто не отвлекало вас от выполнения задач, которые вы поставили себе на день. Уберите все раздражители, которые способны отвлечь от эффективной работы: смартфон, игровую приставку, музыкальный плеер.

Оставьте на своем столе только те вещи, которые помогут реализовать все цели.

7. Ставьте цели по технологии SMART

Используйте технологию SMART для того, чтобы грамотно распланировать свой день. SMART — это техника постановки эффективных целей.

Следуя этой методике, цель должна быть: Specific (конкретной), Measurable (измеримой), Attainable (достижимой), Relevant (актуальной) и Time-bound (ограниченной во времени).

Как поставить SMART-цель:

• Сформируйте задачу. Она должна быть конкретной. Для этого ответьте себе на вопрос: «Что я желаю получить в итоге?».
• Проверьте, можно ли измерить эту цель. Например, цель «Написать 20 страниц книги» — измеримая, а «Написать книгу» — нет.
• Убедитесь, что цель достижима. Например, «Посмотреть 2 урока по английскому языку» — задача, которую можно выполнить за один день. А вот цель «Выучить английский» — это задача, на которую уйдут годы.
• Ответьте на вопрос: «Так ли важно сейчас выполнять поставленную задачу?». Может стоит отдать приоритет другим целям? Если задача полностью релевантна, то смело добавляйте ее в свой план на день.
• Установите четкий дедлайн для задачи. Для этого установите сроки, за которые нужно достигнуть результата.

8. Составьте список целей на неделю или месяц

Составьте список задач сразу на неделю или на месяц. Так вам не придется каждый день заниматься планированием, что поможет сэкономить время.

При этом вы можете корректировать свои задачи, ведь есть вероятность, что через неделю у вас сменятся приоритеты.

9. Сначала «съешьте лягушку»

Под «съешьте лягушку» подразумевается следующее: поставьте самую сложную задачу на день в начало списка. Постарайтесь выполнить самую трудную и неприятную цель в начале дня, когда вы полны энергией.

После того, как вы «съедите лягушку», у вас поднимется настроение и появится заряд мотивации на выполнение других, более простых задач.

10. Используйте методику «1-3-5»

Это простая методика подразумевает выполнение не более 9 задач за один день:

• 1 важную задачу.
• 3 задачи средней степени важности.
• 5 второстепенных задач.

Первым делом выполните самую важную задачу, которую вы запланировали на день. Потом переходите к целям средней степени важности и второстепенным задачам.

11. Попробуйте метод Альпы

Метод Альпы — крайне эффективный способ составления плана на день. Его суть заключается в том, что оценить суммарное время на выполнение всех задач и привести его в соответствие со временем, которое есть в вашем распоряжении.

Как составить план на день по методу Альпа:

1. Составьте классический список дел.
2. Укажите, сколько времени понадобится на каждую задачу.
3. Посчитайте, сколько времени у вас есть. Например, вы проснулись в 8:00, а ложитесь спать в 23:00. В среднем у вас есть 11-12 часов, которые можно потратить на работу (без учета времени на еду, спорт и другие занятия, которые не связаны с работой).
4. Подгоните список дел под свободное время. В списке будут задачи, которые не вписываются во временное окно — их можно перенести на следующий день.

12. Используйте электронные таск-менеджеры

Составляйте список дел на день в электронных таск-менеджерах. Например, вы можете скачать приложение на смартфон или программу для компьютера.

Включите уведомления в приложении — вы будете получать напоминания о том, что нужно выполнить ту или иную задачу, поставленную на день.

13. Ставьте дедлайны

Ставьте дедлайны для своих задач. Так вам будет проще «заставить» себя выполнить поставленную цель.

Например, цель может выглядеть так: «Прочитать 50 страниц книги до 15:00» или «Убраться в квартире до 13:00».

14. Держите план на день «перед глазами»

Постоянно держите список задач на день «перед глазами». Включите уведомления на смартфоне, если пользуетесь электронными таск-менеджерами; повесьте лист бумаги с целями на день на стену или прикрепите его к монитору.

Пример плана на день

Чтобы вам было проще составить план на день, давайте посмотрим на пример графика задач:

Время:	Что делаю:
7:00	Подъем
7:15	Душ
7:35	Завтрак
8:00	Чтение книги в течение 15 минут
8:15	Сбор на работу/учебу
9:00	Начало рабочего дня
10:00	Составить отчет о рекламной кампании для клиент → сделать до 13:00
13:00	Обеденный перерыв
13:15	Прогулка на свежем воздухе
13:45	Разработка маркетинговой стратегии для клиента → сделать до 16:00
16:00	Небольшая разминка
18:00	Конец рабочего дня → сходить в бассейн
19:30	Ужин
20:00	Изучение английского языка → просмотр 3-х лекций на YouTube
21:30	Чтение перед сном
22:30	Медитация
23:00	Отбой

Курсы, которые помогут грамотно планировать день

Теперь давайте рассмотрим полезные курсы, которые помогут вам грамотно управлять своим временем.

«Целеполагание» — Викиум

Курс на целеполагание: как правильно ставить и достигать цели.

После прохождения обучения вы сможете:

• Достигать поставленных целей.
• Не терять энергию впустую.
• Выполнять свои планы.
• Ставить новые планки в развитии.
• Исполнять мечты.
• Стать эффективнее в работе и жизни.

Стоимость: 1 990 руб.

«Лучшие техники тайм-менеджмента» — 4Brain

Пройдя эту онлайн-программу, всего за 5 недель вы освоите самые эффективные техники тайм-менеджмента, целеполагания, декомпозиции, планирования и совместной работы, которые применяются известными успешными людьми и компаниями.

Почему стоит пройти онлайн-курс:

• Вы получите системные знания о более 100 самых эффективных техниках тайм-менеджмента, которые собраны из десятков источников.
• С помощью специальных кейсов, упражнений, задач и игр вы сформируете навык, который сможете использовать в любой сфере: от личной жизни до управления крупной компанией.
• Это десятки часов, которые потребуются, чтобы научиться этому самостоятельно, а в последствии это сотни часов благодаря вашим новым умениям.

Стоимость: 1 990 руб.

«Тайм-менеджмент» — Skillbox

Во время прохождения курса вы освоите тактическое и стратегическое планирование, научитесь сортировать задачи по приоритетам и экономить время. Сможете легко соблюдать баланс между делами и личной жизнью.

Научитесь:

• Оценивать необходимое для решения задачи время.
• Использовать тактический тайм-менеджмент.
• Разрабатывать собственный план/дашборд.
• Понимать психологию прокрастинации.
• Применять стратегическое планирование.

Полная стоимость: 18 602 руб. Можно оформить рассрочку на 12 месяцев и платить 1 550 руб/мес.

Какие книги почитать, чтобы составить эффективный план на день

В этом разделе собраны лучшие книги, которые помогут составить эффективный план на день, неделю, месяц и даже год.

«Гиперфокус» — Крис Бэйли

Описание книги: автор изучил множество статей, пообщался с известными исследователями внимания, провел собственные эксперименты и отобрал самые эффективные техники.

С их помощью вы сможете достичь состояния максимальной продуктивности – гиперфокуса, а также научитесь использовать режим расфокусировки, который подзаряжает энергией и помогает стать креативнее.

Благодаря этой книге вы будете лучше концентрироваться на важных задачах, реже чувствовать себя перегруженным и уделять близким не только больше времени, но и больше внимания.

Купить книгу:

• Электронная версия [ЛитРес] →

«12 недель в году» — Брайан Моран, Майкл Леннингтон

Описание книги: в начале каждого года мы полны задумок и планов, но, как показывает опыт, не всегда способны им следовать. Авторы предлагают свой способ исполнения задуманного: год, состоящий из 12 недель.

Такой подход поможет вам сохранить мотивацию и действовать решительнее. Подсказки и практические задания направлены на то, чтобы перестроить мышление и стать успешным.

Купить книгу:

• Электронная версия [ЛитРес] →
• Бумажная версия [Лабиринт] →

«Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса» — Дэвид Аллен

Описание книги: с помощью книги клубки ваших проблем распутаются гораздо быстрее: вы обретете ясность сознания и упорядоченность мыслей, научитесь отделять важные дела от второстепенных, верно ставить цели и распределять приоритеты, доводить начатое до конца, а также полноценно отдыхать.

В новом издании большое внимание уделено работе с электронной почтой и другой цифровой информацией, так что теперь методика Getting Things Done (GTD) поистине универсальна.

Купить книгу:

• Электронная версия [ЛитРес] →
• Бумажная версия [Лабиринт] →

«Выйди из зоны комфорта. Измени свою жизнь» — Брайан Трейси

Описание книги: книга — результат тридцатилетней работы автора, который подробно исследовал проблему планирования времени, изучив сотни публикаций о личной эффективности.

Брайан Трейси наглядно демонстрирует, как можно одновременно построить карьеру и при этом находить время на семью и даже личностное развитие.

Автор не утомляет читателей теорией, описывая лишь конкретные действия, которые приведут к желаемому результату: работать больше и лучше, но при этом быть счастливым.

Купить книгу:

• Электронная версия [ЛитРес] →
• Бумажная версия [Лабиринт] →

Что в итоге

Подведем итоги:

• Грамотное планирование своего дня поможет выделить только важные задачи, которые приближают вас к глобальным и амбициозным целям.
• Чтобы научиться грамотно планировать день, используйте полезные техники и методики, описанные в статье.
• Также вам помогут онлайн-курсы и книги по эффективному управлению временем.

Люди планируют свой день по-разному. Кто-то предпочитает простой список дел, кто-то — метод Айви Ли, а кто-то — жесткое расписание. Рассказываем о самых популярных методах планирования.

Иногда бывает так: человек пробует какую-нибудь известную технику тайм-менеджмента и терпит неудачу. Из этого он делает «глобальный вывод», что планирование не для него.

На самом деле, методов планирования дня в тайм-менеджменте очень много. Все, что нужно — найти такую технику, которая подходила бы для решения именно ваших задач.

Рассмотрим самые популярные и эффективные методики.

1. Обычный список дел

Самый легкий способ запланировать день — просто составить список предстоящих задач. Вспоминаем, что мы должны сегодня сделать, а потом записываем все это на лист бумаги или в программу для планирования. Например:

2. Метод Айви Ли

Составляем список дел и нумеруем задачи по важности. Самая важная задача будет идти под номером 1, вторая по важности — под номером 2 и т. д.

3. Метод 1−3-5

Эта техника напоминает метод Айви Ли, но подразумевает не линейную, а пирамидальную структуру дня. Идея в том, чтобы планировать на день только девять задач:

• Одну очень важную (выполнять в первую очередь).
• Три менее важных (выполнять во вторую очередь).
• Пять второстепенных (выполнять по остаточному принципу).

Задачи, которые не влезли в этот список, отменяют или переносят на завтра.

4. Матрица Эйзенхауэра

Составляем список дел и сортируем их по важности и срочности. Для сортировки используется табличка из четырех квадратов:

5. Метод АБВГД

Составляем список задач и оцениваем последствия их выполнения или невыполнения. Дела в списке делим на пять групп:

• А — серьезные последствия для жизни.
•  Б — менее серьезные последствия.
• В — без особых последствий.
• Г — задачи, которые можно делегировать.
• Д — бесполезные и вредные задачи.

Если задач в группах и Б получилось много, нумеруем их по важности. Вот так выглядит уже готовый план на день:

6. Расписание

Составляем список дел и планируем каждую задачу на конкретное время. Для этого нужно решить, в каком порядке выполнять задачи и сколько времени на них потратить.

7. Блочный план

Составляем расписание не из отдельных задач, а из тематических блоков. Блоки могут быть посвящены работе, отдыху, спорту, творчеству и т. д. Для каждого блока обычно составляют отдельный список задач.

8. Антирасписание

Как следует из названия, метод является противоположностью обычного расписания. В антирасписании мы планируем не работу, а отдых и досуг. Что же касается работы, то она выполняется «в свободное от отдыха время».

9. Жестко-гибкое планирование

10. Метод Pomodoro

Составляем список задач и выполняем их с помощью таймера. Выглядит это так:

• Выбираем задачу из списка.
• Устанавливаем таймер на 25 минут для работы.
• Занимаемся задачей, пока таймер не прозвенит.
• Устанавливаем таймер на 5 минут для отдыха.
• После четырех рабочих циклов делаем получасовой перерыв.

Этот метод хорошо совместим с другими техниками планирования. С помощью таймера можно выполнять задачи из списка 1−3-5, из матрицы Эйзенхауэра и т. д.

Заключение. Как выбрать свой метод

Мы рассмотрели самые популярные способы планирования дня, как простые, так и довольно сложные. Возникает закономерный вопрос: какой способ выбрать?

Выбор метода зависит от того, какие проблемы и задачи вы хотите решить с помощью планирования. В приведенной ниже таблице перечислены самые популярные варианты:

Пользоваться таблицей очень просто: определяем свои самые актуальные задачи и смотрим, какие техники им соответствуют.

Кроме того, с помощью таблицы можно найти различные «компромиссные» решения. Например, метод Айви Ли не предназначен для планирования встреч, но его можно адаптировать для этой цели (нужно просто планировать встречи отдельно от основного списка).

Напоследок еще несколько советов:

1. Учитывайте свои главные цели. Какая из методик больше подходит для их достижения?

Допустим, ваша цель — улучшение физической формы. В этом случае вам, скорее всего, подойдет блочное расписание, поскольку с ним проще организовать систематические тренировки.

2. Учитывайте свои личные особенности. Методика может подходить нам формально, но не соответствовать нашему характеру или мировоззрению.

Например, техники Антирасписание и Pomodoro будут работать у большинства людей. Но если у человека рациональный склад ума и высокий уровень самодисциплины, эти «мягкие методы» будут его только раздражать.

3. Методы планирования со временем могут меняться. Это нормально: тайм-менеджмент необходимо подстраивать под новые цели и новые обстоятельства. Предположим, фрилансер использует блочное планирование в сочетании с техникой Pomodoro. Для его задач это оптимальный вариант: он работает в одно и то же время, выполняя заказы с помощью помидорного таймера.

Но если однажды фрилансер станет предпринимателем, ему придется кардинально менять систему планирования. Например, он может перейти на жестко-гибкое планирование, чтобы успевать «жонглировать» встречами и проектами.

4. Экспериментируйте. Если есть возможность, периодически испытывайте на себе новые методы планирования. Даже если сами методы не подойдут, вы сможете взять на вооружение отдельные их элементы.

Предположим, вы попробовали блочное планирование. Сама техника вам не подошла, но понравилась идея получасового блока для утренних задач (заправить кровать, умыться, сделать зарядку). Этот отдельный элемент можно без проблем встроить в любую методику планирования, например, в обычный список дел.

Планирование рабочего дня руководителя с примерами

Планирование рабочего дня руководителя — это навык распределения целей и задач по времени, учитывая их приоритетность, необходимые ресурсы и разделение зон работы и отдыха. Управленцу, чтобы составить план на рабочий день или неделю нужно сформировать общий список дел и попытаться разнести дела таким образом, чтобы хватило времени на выполнение деловых задач и уделить кусочек времени лично себе, чтобы сохранить эмоциональное и физическое здоровье. Навык эффективного планирования рабочего времени нарабатывается постепенно и в этой статье я вам расскажу про несколько правил и методов эффективного планирования и тайм-менеджмента.

Как планировать руководителю рабочий день

Тайм-менеджмент — это набор специальных инструментов для более эффективного управления временем, чтобы больше успевать в условиях нехватки рабочих часов. Методики тайм-менеджмента позволяют распределить задачи таким образом, чтобы достичь выполнения большей части из них в намеченные сроки и не «увязнуть в текучке». Искусство тайм-менеджмента стало интересовать управленцев начиная со второй половины двадцатого века, когда Джеймс Маккей издал книгу под названием «Управление временем». Именно благодаря этой книге данный термин сильно распространился, а в наше время «ускоренной жизни» превратился в отдельную дисциплину. Руководящая должность возлагает на плечи управленца серьёзную ответственность, что влечёт за собой необходимость быстрого и, часто, одновременного выполнения сразу большого количества задач. Постоянный режим многозадачности при неправильной расстановке приоритетов в делах и неумении пользоваться достижениями науки приводит к эмоциональному выгоранию управленца, физической и психологической усталости, снижению продуктивности не только у него, но и у всей команды. Ошибки и способы качественного управления временем разбираются в нашем авторском тренинге тайм-менеджмента более подробно, чтобы:

• избежать ошибок и прийти к цели в более короткий.
• сохранять точность и пунктуальность
• выполнять задачи эффективно и без спешки
• уделять время и работе, и восстановлению сил.

Тайм-менеджмент руководителя: в чем причины сбоя

В современных условиях появление дефицита времени и его нехватка на качественное решение запланированных целей преследует многих управленцев. Можно очень стараться переделать массу дел в течение рабочего дня, но никак не получится увеличить количество часов в сутках. Постоянная переработка тоже не вариант, так как быстро накапливается хроническая усталость, а как следствие выгорание на рабочем месте и потеря вообще какой-либо концентрации. Основные причины дефицита времени:

1. Суета — это черта, которая преимущественно проявляется у личностей с импульсивным характером
2. Отсутствие плана. Некоторые неопытные руководители считают, что без плана они сами «раскидаются» с любыми задачами и как следствие получается скопление недоделанных задач.
3. Демотивация время от времени проявляется у любого человека, который стремится к осуществлению крупных планов. Но, если она начинает быть постоянной, то долго сохранить внутренний покой не получится.
4. Страх, что никто лучше меня не справится и от этого появляется «мандраж» делегировать часть поручений или поделиться полномочиями, чтобы найти время для более важной работы.
5. Энергия. Авральная динамика на рабочем месте способна сломить даже самого «стойкого» директора. Нужно вводить в практику передышки во время рабочего дня и двигательную активность, что является залогом сохранения бодрого самочувствия без которого невозможно продуктивная деятельность.

Важным элементом в построении графика рабочего времени для любого начальника является помощь со стороны сотрудников, которые готовы поддерживать и выполнять указания. Для этого вам необходима сплоченная и мотивированная команда. Смотрите мою уникальную технологию объединения коллектива и применяйте.

Организация рабочего дня руководителя

Я предлагаю вам рассмотреть несколько важных правил эффективного планирования рабочего дня, которых стараются придерживаться начальники по всему миру. Что является основой для планирования рабочего времени:

1. Старайтесь просыпаться и начинать работу в одну и то же время. Настроенные биологические часы — залог успешного начала дня. Если ложиться и вставать всегда в разное время, организм начинает истощаться и куда быстрее уставать.
2. Вставайте заранее, чтобы собраться без спешки, сбивающей весь рабочий настрой.
3. Группируйте стоящие перед вами задачи по тому или иному принципу. Например, по размер или по скорости приближения дедлайна.
4. Распределите время на работу, домашние дела и отдых, что нужно для снижения частоты переключения внимания.
5. Устанавливайте для команды чёткие даты. Они помогают избежать пустой траты ресурса и мотивируют.
6. Применяйте правило Парето, гласящее, что лишь 20% самых крупных и сложных задач составляют 80% от результата. Поэтому вместо того чтобы  день работать на пределе, сосредоточьтесь на самом важном.
7. Не забывайте про перерыв. Отдых обязательно должен присутствовать, так как работа на износ приводит лишь к негативным последствиям.
8. Свободное время старайтесь занять чем-то полезным, но в то же время доставляющим удовольствие: чтением книги, прогулкой.
9. Не забывайте про принцип делегирования обязанностей. Руководитель не должен самостоятельно выполнять абсолютно все поставленные задачи. Делегировать можно: небольшие и рутинные дела, задачи, не требующие для их решения специальных навыков, срочные дела и др.
10.  В конце рабочего дня сверяйте полученные результаты с ожидаемыми, проводите работу над упущениями и планируйте то, что предпримете завтра.

Кроме советов от исследователей, существуют несколько методов распределения времени. Они представляют собой упорядочение дня с помощью соблюдения определённых техник. Методов существует более двадцати, но нами будут рассмотрены те, что доказали свою работоспособность на практике.

Как правильно распланировать свой рабочий день

Важнейшим правилом разработки рабочего расписания на день, неделю, месяц является концентрация управленца на выполнении каждой задачи с максимальной проработкой, чтобы не «оставлять хвостов». Выделяю следующие приниципы ведения рабочего расписания:

• каждый день/неделя/месяц должны заканчиваться планирование следующего
• проверяйте актуальность задач и если она потеряна, вычеркивайте ее
• устанавливайте измеримые сроки
• расставляйте приоритеты
• выделяйте ключевые направления деятельности

Примеры планирования рабочего дня руководителя

Чтобы рассматривать планирование рабочего дня руководителя с примерами нужно сказать, что в тайм-менеджменте очень важна специфика вашей должности. У кого-то работа связана с офисом и телефоном в более менее спокойном режиме, а у кого-то с постоянными разъездами и решением конфликтных ситуаций или нахождением на опасном производстве с риском для здоровья. Это накладывает отпечаток на общую картину составления графика и должна быть вами самим скорректирована, учитывая предлагаемые ниже методики тайм-менеджмента. Давайте для начала обсудим планировщик дня в виде вот такого бланка, который позволяет:

• составить хронологию выполнения дел
• учитывать временные ресурсы на звонки, совещания и поездки
• увидеть на что более всего уходит время
• скорректировать и более грамотно расставить приоритеты

Матрица Эйзенхауэра

Давайте выделим типы задач при планировании рабочего дня, которые принято использовать в тайм-менеджменте. Диверсификация целей была оформлена в виде матрицы президентом США, предложившим делить все дела и задачи на четыре группы:

• Срочные важные. Согласно теории, эти задачи могут на многое повлиять, поэтому «закрывать» их необходимо в первую очередь, причём независимо от размера. Так, например, покупка билетов на самолёт может отнять у вас всего 10 минут, но откладывать подобную задачу, если у вас деловая встреча в другому городе, точно не стоит
• Срочные не важные. Дела, дедлайн которых ещё не поджимает. Рекомендуется  и претворять в жизнь постепенно и постоянно отводя им время в своем расписании;
• Несрочные важные — старайтесь делегировать сотрудникам;
• Несрочные неважные. Дела,  не приносят никакой пользы. Сюда относится рутинная работа, просмотр телевизора, социальных сетей и прочего. Их Эйзенхауэр рекомендует вычеркнуть из списка вовсе.

Соблюдение матрицы помогает верно расставить приоритеты.

Методы «Альпы»

Получил данный метод управления временем своё название за метафоричное сравнение крупных задач с горами Альпами. Согласно данному методу, необходимо разбить одно большое дело на несколько задач. При этом большую часть — 60% — уделить необходимым делам, а остальную часть оставить внезапным и непредвиденным. Метод предполагает соблюдение следующего плана действий:

• — выбор наиболее приоритетной задачи;
• — составление прогноза;
• — её включение в расписание;
• — разделение задачи на несколько задач поменьше и прогнозирование сроков их выполнения;
• — отслеживание выполненных пунктов.

  Оставлять место для решения задач рекомендуется с небольшим запасом.

ABC- или АБВ-анализ

Анализ — матрица Эйзенхауэра, соединённая с принципом Парето. В этом случае дела делятся на три группы:

1. Приоритетные задачи, не приносящие организации 65% от достижения цели.
2. Важные задачи, занимающие около 20% от планов. Часть таких задач рекомендуется делегировать.
3. Несрочные и маловажные дела, значимость которых составляет не более 15%.

Как находить время с помощью жесткого тайм-менеджмента

Помните, что ошибки бывают у всех, но есть правила, которые позволяют улучшить личный тайм-менеджмент и сократить «тушение пожаров»:

1. Оставляйте запас минут на непредвиденные обстоятельства. Попытка перевыполнить план и сделать как можно больше задач в короткие сроки. Даже если в теории всё складывается отлично, непредвиденные обстоятельства могут кардинально поменять ваш план действий. В итоге останутся невыполненными все задачи: и срочные, и те, что менее важны.
2. Относитесь к себе более строго. Выполнение несрочных задач откладывается на долгий период. Не стоит допускать подобную ошибку, так как невыполнение подобных заданий повлечёт за собой последствия, которые могут нарушить дисциплину и утянуть вас в «болото» операционки из которого сложно выбраться.
3. Не ждите пока все начнут работать идеально. Отсутствие налаженной коммуникации с сотрудниками. Не позволяет делегировать обязанности и наладить коммуникацию в команде. Для улучшения отношений в коллективе необходимо применять техники формирования команды, тимбилдинги и давать возможность подчинённым проявлять себя, чтобы команда работала, как механизм и могла пережить даже кризисные времена.

Вывод:

Использование методик тайм-менеджмента позволяет организатору не только быть эффективным, но и не перегружать мозг запоминанием большого количества  задач. Методичное управление временем помогает рассчитать дедлайны и справиться со всем в более короткие сроки, сохраняя при этом продуктивность. Использование перечисленных советов и техник позволит вам научиться грамотно распределять задачи и достигать целей куда быстрее и продуктивнее, чем раньше. Удачи!