Как составить план рабочего времени на неделю

Планы на год составляй весной, планы на день — утром

кому: собственникам, топ-менеджерам, руководителям

Когда у вас нет плана, то ваши действия носят характер хаотичных

Запас эффективности вашей компании, или «Секрет Полишинеля»

Каждый из нас, руководителей, задумывается: насколько можно увеличить производительность труда? Данные, полученные опытным путем в моей компании, показали, что после внедрения ежедневного планирования и отчётности эффективность труда коллектива увеличилась ~ на 40%.

Не секрет, что в среднестатистической российской компании сотрудники тратят на работу в лучшем случае 3-4 часа в день из 8-ми. Однако все делают вид, что так и должно быть. Руководитель довольствуется постановками в виде бурной активности, как только он заглядывает в чей-то кабинет.

А подчинённые… А что подчинённые? Их такое положение дел более чем устраивает: в рабочее время можно решить кучу личных задач, оформить заказы в интернет-магазинах, пообщаться по телефону и в социальных сетях с друзьями и родными. Недаром говорят, что 80% людей работают настолько эффективно, насколько грамотно ими руководят.

Вывод банален и одновременно ужасен своей простотой: для того чтобы увеличить эффективность работы компании на 40%, достаточно сделать так, чтобы сотрудники работали хотя бы 6,5 — 7 часов в день (да, восемь — это уже высший пилотаж!).

Ежедневный план и отчёт — непрерывный тест на профессиональную пригодность для сотрудников

Но как понять: кто из сотрудников чатится в соцсетях, а кто непрерывно выдаёт результат? Постоянно стоять за спиной? Невозможно! Здесь на помощь приходят обязательные для каждого сотрудника ежедневные планы и отчёты о проделанной работе.

Если совсем кратко смысл ежедневных планов и отчётов заключается в следующем: сотрудник составляет план работ на каждый день исходя из 8-ми часового дня и отчитывается в конце рабочего дня по каждой выполненной задаче (затраченное время, результат и т.д.).

Любая хорошая технология имеет преимущества для обоих сторон. Поговорим об этом.

Чтобы сотрудники зарабатывали больше и были более эффективны, им нужна как мотивация, так и принуждение

Преимущества ежедневного плана для компании

• Задачи решаются сотрудниками согласно принятым приоритетам (с учётом бизнес-требований компании), а не по принципу “хочется”, “проще” и “интереснее”.
• Вероятность “простоя” сотрудника стремится к нулю. Всегда имеются задачи в запасе. Если “простой” и возникнет, то он виден заранее.
• Посмотрев в планы, можно сразу убрать “высосанные из пальца” задачи и заменить их полезными, злободневными и актуальными.
• Когда человек планирует дела исходя из 8 рабочих часов и знает, что за это время будет спрос, заметно уменьшается вероятность “пустой растраты времени”.

Преимущества ежедневного плана для сотрудника

• Серьёзный личный и профессиональный апгрейд: навык планирования крайне важен во всех сферах, и жизнь за пределами работы здесь не исключение.

• Руководитель будет вами доволен, т.к. все наиболее приоритетные задачи по технологии попадают в ваш ежедневный план. А “быть на хорошем счету” открывает дополнительные возможности в вертикальной карьере.
• Отмена “рабства”, когда человек сидит на работе до “ночи” (теперь на выполнение задач выделяется 8 часов, следовательно, и планировать их на двенадцать часов руководитель уже не будет).

Повестка дня

В дальнейшем речь пойдёт только о принципах ежедневного и еженедельного планирования и требованиях к планам. Отдельные статьи посвящены:

• Технология разбора руководителем ежедневных и еженедельных планов подчинённых — статья в разработке.
• Требования к рабочим отчётам, методика их создания — статья в разработке.
• Технология разбора руководителем ежедневных и еженедельных отчётов подчинённых. См. статью “Как оценить эффективность работы сотрудников по итогам рабочего дня с помощью ежедневных отчётов: метод «анализа и комментариев»”.

Личная эффективность руководителя

Я также использую в своей работе технологию ежедневного планирования и отчётов. Отчитываюсь перед самим собой — берите на вооружение, если вам отчитываться не перед кем. Благодаря этому моя личная эффективность выросла в 2 раза (шутка ли!). В том числе и за счёт выполнения более приоритетных задач, ибо раньше я брался за те, что первыми приходили в голову.

И очень полезный инсайт. Когда начинаешь планировать, гораздо легче ещё на этапе плана подумать: твоя ли это задача, не лучше ли её делегировать? Когда к задаче уже приступил,  и на середине ее реализации понял: хорошо бы делегировать, — “отпустить” её от себя уже гораздо сложнее.

Технология реализации и внедрения ежедневных планов

Обращаю ваше внимание, что необходимо контролировать выполнение плана, сроки реализованных задач и качество результатов.

Немало руководителей “обломали свои зубы” при попытке внедрить ежедневные планы и отчёты, и вот почему:

• Внедрение встретит яростное сопротивление офисных сотрудников. Смиритесь, это естественно, но к этому нужно готовиться. В этом поможет книга «Системное управление на практике: 50 историй из опыта руководителей для развития управленческих навыков». В ней собраны не только варианты преодоления сопротивления, но и как пошагово внедрить на практике ежедневные планы и другие технологии системного управления.
• Внедрение ежедневных планов и отчётов, а также дальнейшая работа по поддержанию технологии в работе требует инвестиций времени, денег, управленческих усилий и воли руководителя. И главное, — молниеносной реакции на любое нарушение со стороны сотрудников.
• Внедрение дополнительно принесет тотальную прозрачность планов и отчётов. Руководитель любого вышестоящего уровня должен иметь возможность посмотреть отчёт любого нижестоящего руководителя и его подчинённых. За планы своих подчинённых отвечает непосредственный руководитель. Почему это не понравится сотрудникам? Далеко не каждый руководитель среднего звена заинтересован в наличии “всевидящего ока” у топ-менеджмента.

Рекомендации по организации ежедневного планирования: готовый регламент для внедрения

Систематизация позволяет перейти от хаотических действий к организованной и масштабируемой технологии

Организация процесса обработки входящего потока задач со стороны сотрудника

• Как только появляется задача, она заносится в план работ на текущий или последующие дни (вне зависимости от того, в какой форме она была поставлена) с ориентировочной датой планируемого выполнения.
• Если задача относится к категории дел “несрочные и неважные”, она заносится в так называемый STACK (хранилище) задач. Сотрудник обращается к STACK’у при очередном планировании на неделю, или когда у него возникает простой в работе.

• Поставленная задача, занимающая более 3 часов (кроме участия в мероприятиях и встречах), разбивается на более мелкие, которым в качестве базовой присваивается первоначальная.

• Для каждой задачи из стандартного перечня выбирается и выставляется приоритет

Бонус: пример таблицы с приоритетами для сотрудников

Чтобы получить пример таблицы приоритетов, благодаря которой сотрудники справляются с самостоятельным планированием, выполните 2 простых действия:

1) Напишите развёрнутый комментарий к статье (форма для комментариев расположена  в самом низу статьи, см. скриншот https://disk.yandex.ru/i/i0xklaGVfl3zFg). Поделитесь своим опытом внедрения планирования для подчинённых (не обязательно успешным). Что получилось, что не сработало и по какой причине.

2) Отправьте запрос на получение примера «таблицы приоритетов» через мои личные аккаунты в социальных сетях (через личное сообщение) + приложите ссылку на данную статью (так я пойму о каком бонусе речь):

Требования к формату занесению задач в план

• Каждый сотрудник добавляет в план ориентировочный список своих задач (краткое описание задачи + планируемое время на выполнение). В план включаются следующие задачи:
• Планируемые в рамках проектов;
• Полученные ранее в виде индивидуальных заданий (устно, по почте, скайп и т.д.). Если задача стоит во внешней системе постановки задач, то необходимо добавить ссылку url на эту задачу; при получении задачи (устно, по почте, скайп), ее необходимо занести в свой план работ самостоятельно. При этом действуют все требования по формату занесения задач.
• Планируемые сотрудником к реализации по собственной инициативе.
• У каждой задачи необходимо указать:
• Название задачи. Должно отражать, какие действия и с каким объектом необходимо выполнить. Желательно для этого использовать для существительных именительный падеж и повелительное наклонение глагола. Это очень сильно облегчает последующий поиск среди всех задач. Пример: Разработать регламент: планирование (“разработать” — повелительное наклонение; “регламент: планирование” — именительный падеж).
• Планируемое время на выполнение. Пример: Сделать коммерческое предложение: 2 часа 30 минут
• Дедлайн (крайний срок, к которому задача должна быть выполнена). Если вы не можете определить дедлайн задачи, — обратитесь к своему непосредственному руководителю.
• Краткий план по выполнению данной задачи. Добавить ссылки на алгоритмы, по которым вы планируете действовать и/или краткий план действий. Отсутствие краткого плана в теле задачи порождает кучу вопросов при обсуждении плана работ и риск, что задача будет сделана неэффективным/неоптимальным способом или сделана не на 100% и/или потребует переделки.
• Приоритет. Исполнитель определяет его самостоятельно по отдельно формализованным правилам. Если определить не может, — необходимо обратиться к непосредственному руководителю.
• Если сотрудник видит “недостаточность” своего ресурса для поставленной задачи, он обязан незамедлительно об этом сообщить постановщику задачи и своему непосредственному руководителю.

Ежедневный план работ

• План необходимо создавать на основе еженедельного плана и поступающих оперативных задач (до внедрения еженедельного планирования: на основе известных на этот день задач).
• План на следующий день составляется до конца текущего рабочего дня.
• Плановое время на ежедневные задачи рассчитывается:
• для офисных сотрудников исходя из 8 часов минус обычное время для решения оперативных и форс-мажорных задач (для руководителей проекта: 7 часов — плановые; 1 час — на решение поступающих задач). Планируемое на задачи время может варьироваться в зависимости от дня недели и других условий.
• для внештатных специалистов — ежедневный лимит времени, оговоренный при обсуждении условий сотрудничества.
• План на новый день размещается сверху над планом за предыдущий день (если для планов используются текстовые документы).
• Если в день уходит более 4 часов на внеплановые (по отношению к планам проектов) задачи, или становится видно, что при текущей загрузке НЕ могут быть выполнены планы проектов, об этом сразу ставится в известность руководство (не позднее следующего дня).

Пример ежедневного плана (скриншот из Битрикс24)

В примере показан план, который сотрудник создаёт в системе Битрикс24. На скриншоте представлены только первые шесть задач, остальные — не поместились на экран. Выделенные столбцы: 1 — название задачи; 2 — крайний срок выполнения; 3 — планируемое время выполнения.

В идеале использовать одну систему для планирования, сквозного учёта времени по задачам и формирования отчётности

Переход к еженедельному планированию

После освоения ежедневных планов сотрудники переводятся на еженедельное планирование. При этом ежедневное планирование сохраняется, но значительно упрощается, т.к. в еженедельном плане задачи разделены по дням. Если вы не занимаетесь ежедневным планированием с подчинёнными, возможно, они планируют свою неделю как на картинке ниже.

Горе и убытки грозят компании, если сотрудники планируют свою неделю, как на этой картинке

Основные преимущества еженедельного планирования:

• больший горизонт планирования по сравнению с одним днём
• экономия времени сотрудника и значительная экономия времени руководителя

Еженедельный план работ

• Как составлять план?
• Пройтись по всем ежемесячным планам проектов, взять из них список задач с дедлайном до конца недели + 5 дней.
• Открыть свой ежемесячный план работ и выписать часть работ оттуда.
• Занести в еженедльный план оперативные задачи (заранее известные или поставленные руководителем).
• План на новую неделю необходимо составить в последний рабочий день предыдущей недели (как правило, пятница).
• Задачи необходимо запланировать на всю рабочую неделю с учётом запаса времени для вводных (определяется для каждой должности индивидуально).
• Составленный план на неделю необходимо уточнить (на основе информации, полученной за выходные и с утра в первый рабочий день) в первый рабочий день недели, до 12:00 (как правило, понедельник)
• Для специалистов, имеющих небольшой уровень “непредвиденной” работы (работы по обслуживанию сайтов, руководство проектом продвижения) неделя должна быть распланирована без учёта непредвиденных работ.
• ведь на то задачи и “непредвиденные” — могут быть, а могут и НЕ быть.
• если план не выполнен в связи с тем, что выполнялись поступившие “вновь” задачи, то часть задач из плана может быть перенесена на следующую неделю.

Автоматизация ежедневных и еженедельных планов

Самый популярный вопрос: “В каком виде подчинённые должны делать планы?” В идеале делать планы нужно в виде задач в системе, где в дальнейшем по ним  будет вестись учёт времени выполнения и формироваться отчёты. На мой взгляд, на сегодняшний день для этого больше всего подходит система «Битрикс24».

Что делать, если в вашей компании другая система для постановки задач? Подумайте как организоваться планирование с её помощью на основе сформулированных мной требований к планам. И даже если системы постановки и учёта задач у вас нет вовсе, не беда. В моей компании длительное время планы на день и на неделю делались в отдельных текстовых файлах в формате GoogleDocs (очень удобно редактировать и обсуждать). И только спустя некоторое время мы перешли полностью на работу в Битрикс24.

Ответы на часто задаваемые вопросы по ежедневным планам

Как ставить задачи, если сотрудник-исполнитель не является непосредственным подчинённым руководителя?

Либо получить полномочия ставить такие задачи в рамках проектного подчинения, либо согласовать добавление задачи с непосредственным руководителем исполнителя.

Важно помнить: время не резиновое. Когда поступает новая задача, она “выталкивает” из плана другую задачу. Приоритеты в расстановке задач — это вопрос компетенции непосредственного руководителя.

Получается, что эта система вводит  “тотальный контроль” за работой подчиненного? Это должен делать его руководитель. А этого руководителя должен контролировать его руководитель?

Руководитель контролирует составление планов своих непосредственных подчинённых (пример: руководитель отдела разбирает планы сотрудников отдела), но не обязательно каждый день. Для лояльных сотрудников (через 1 год после старта внедрения регулярного менеджмента других в вашей компании не останется) частота проверки может быть 1 раз в 3 дня, 1 раз в неделю.

Если для кого-то из сотрудников нужен постоянный “тотальный контроль”, задайте себе вопрос: “А нужен ли вам такой сотрудник?”

Очень многое зависит от должности и опыта конкретного сотрудника. А также от типа планирования, который используется в дополнение к ежедневным и еженедельным планам: планирование на месяц по проектам, стратегические планы по проектам. Если для кого-то из сотрудников нужен постоянный “тотальный контроль”, задайте себе вопрос: “А нужен ли вам такой сотрудник?”

Некоторые руководители сами не хотят ежедневно контролировать т.к. это отнимает время и внимание

Планирование работы для своих подчинённых и контроль её выполнения — прямые обязанности руководителя. Для того чтобы освоить эту функцию, рекомендую заниматься “прокачиванием” своих управленческих компетенций. Рекомендую свой онлайн-курс, в котором собраны все необходимые техники для внедрения ежедневных планов и отчётов — «Рабочие отчёты и планы: Как повысить производительность труда сотрудников в 2 раза и избавиться от ручного контроля» (все практические уроки по работе с задачами показаны на примере работы с сервисом Битрикс24).   

Важно оценить, есть ли в вашей компании “перекос” для руководителей в работе на “производство результата”. В первую очередь, руководитель должен выделять время на управление подчинёнными, производство же результатов — во вторую очередь и по остаточному принципу времени. Если вы выделяете достаточное время руководителю на управление, и при этом он всё равно стремится производить результаты своими руками, в то время как его подчинённые прохлаждаются, — это хороший специалист, но плохой руководитель.

На какие вопросы Вы найдете ответы в статье “Тайм-менеджмент за неделю: пошаговый план”

От владельцев бизнеса часто можно услышать, что они настолько заняты, что им просто некогда планировать время. Тем самым образуется некий порочный круг: нет времени управлять временем. Чтобы решить данную проблему, нужно понять: потраченные сегодня 25 минут на планирование завтрашнего дня – это не трата, а инвестирование. Планируя свой завтрашний день, вы сможете выделить время на решение своих главных задач, поэтому не нужно откладывать изучение тайм-менеджмента и ждать более благоприятного момента: он вряд ли наступит скоро.

Тайм-менеджмент можно сравнить с физическими упражнениями: увеличивать нагрузку надо постепенно, а тренироваться – постоянно. Чем регулярнее занятия, тем лучше физическая форма. Поэтому идеальный вариант внедрения программы тайм-менеджмента в свою жизнь – пошаговое, день за днем, освоение методик.

Тайм-менеджмент: программа на неделю

Понедельник. Планирование рабочего времени руководителя

Основой эффективной работы становится планирование. Именно тайм-менеджмент (планирование рабочего времени) становится основой организации своих дел. Большинство людей ежедневно ожидает множество различных задач, некоторые из которых необходимо решать в предельно сжатые сроки, а другие могут подождать. Организация данных дел в удобную и эффективную систему становится базовым принципом планирования своего времени.

Рекомендую накануне рабочей недели, в воскресенье, разделить планируемые дела на понедельник по категориям “жестких” и “гибких”. У жестких предусмотрена определенная привязка по времени (к примеру, совещание в 14:00), у гибких же установлен срок исполнения (“подготовка отчета к пятнице”). Для организации этой схемы лучше использовать следующий принцип. В своем планировщике либо ежедневнике следует разделить страницу вертикально пополам – вдоль черты слева перечисляем свои “жесткие” задач, с правой стороны – “гибкие”, не привязывая последние к определенному времени. Благодаря распределению своего дня таким образом можно будет увидеть – между “жесткими” задачами есть интервал времени, которое можно посвятить и “гибким” делам.

Такой тайм-менеджмент позволит получить всю картину предстоящего дня – человек обретает уверенность в том, что придерживается запланированной, эффективной схемы. Не нужно переживать, если будут нарушения в своем плане – ведь жизнь всегда вносит коррективы. Просто нужно адаптироваться к обстоятельствам, внося необходимые изменения в свой план. Важно также учесть – нереалистично “жестко” планировать свыше 40-60% рабочего времени. Чем более день будет “гибким, тем лучше.

Рекомендую планировать свой следующий день накануне – вечером прежнего дня. Утром будете ощущать себя гораздо комфортнее. Обязательно нужно указать в списке своих “гибких” дел – “составить план действий на следующий день”.

Вторник. Принципы управления временем и расстановка приоритетов

После тренировки в понедельник в составлении техники своего планирования “жестких” и “гибких” дел следует переходить к новой ступени тайм-менеджмента – учитывая приоритет своих планов. Довольно часто составление перечня “гибких” дел производится достаточно хаотически – срочные задачи указаны в конце, а второстепенные планы размещены вверху. Такой подход обязательно приведет к беспорядку в реализации своих планов на следующий день.

Чтобы избежать эту проблему, нужно указывать в перечне дела, основываясь на их значимости. Расставляются приоритеты на основе определенных критериев. К примеру, если задача ставится собственником бизнеса, необходимо будет немедленно решать. Если же дело не относится к своим профессиональным обязанностям, то оно может и подождать. Список таких критериев у каждого человека будет индивидуален – нужно их предварительно продумать.

Утром во вторник расставляем свои “гибкие” дела по приоритетам. Для этого могут использоваться различные техники. К примеру, расставляются дела в своем списке в соответствии с приоритетностью задач, либо раскрашиваем графы в различные цвета, которые соответствуют определенной степени важности. Самые важные задачи могут отражаться красным цветом, менее значимые – желтым, дела, которые могут подождать – зеленым.

Такой подход позволяет добиться детального планирования своего дня. Но стоит понимать, детально – не означает поминутно. Просто вы будете знать, чем предстоит заниматься завтра, с чего нужно будет начинать, чем завершать – весь день уже распланирован.

Среда. Целеполагание и “мемуарник”

Целеполагание является важной техникой тайм-менеджмента в вопросах организации рабочего времени и в философском плане. Ведь жизнь дается один раз, поэтому её нужно посвятить самому важному. Для этого необходимо умение планировать, ставить цели. Однако необходима определенная осторожность – не нужно слишком увлекаться модными тенденциями. К примеру, на наших семинарах многие участники отметили, что в ближайшем будущем (5-10 лет) ставят перед собой примерно одинаковые цели – восхитительные, белоснежный офис, множество подчиненных и лучший автомобиль. Конечно, такие мечты плохими не назовешь, но часто человек не может ответить на вопрос – чем именно он занимается, что позволит добиться такого благосостояния, офиса и машины?

Поэтому рекомендуется ведение “мемуарника” (к примеру, отдельного файла на компьютере либо записной книжки, всё зависит от личных предпочтений). Указывайте в нем каждый вечер ключевое событие прошедшего дня, а в конце недели – определяем уже ключевое слово недели, затем и месяца. Должно выбираться лишь одно конкретное событие – позитивное либо негативное, относясь к работе либо другим сферам. Основное условие – должно быть действительно ключевым. Начать свой “мемуарник” следует со среды. Но перед этим нужно записать свои цели на определенный период – к примеру, на 1, 2 или 10 лет. Затем проводим периодический анализ своего “мемуарника”. Благодаря этому можно будет понять ключевые интересы собственной жизни – то, что действительно относится к категории важности. Соответственно, будет возможна оценка правильности своего движения к цели. Либо может быть выявлено, что только удаляетесь от своей цели либо она оказалась вовсе ненужной. Я в своей практике каждый день смотрю на записи, которые были сделаны в этот же день, но в прошлых годах – удается сравнить и проанализировать собственные ценности и произошедшие с ними изменения.

Четверг. Тайм-менеджмент и долгосрочные цели

Когда понимаете приоритеты и свое видение будущего, можно говорить о готовности сделать следующий шаг – карта долгосрочных целей. На карте приводятся долгосрочные цели человека следующим образом. Размещены по горизонтали 2 оси – годы (начиная с текущего) и возраст человека. По вертикали указываются ключевые сферы (семейные отношения, карьера, личное развитие и пр.). Следует указать на пересечении своих лет и ключевых сфер примерные целевые ориентиры. Важное преимущество составления подобной карты – объединение профессиональных и личных целей на общем плане.

Конечно, периодически возможны определенные изменения своей карты. Однако благодаря ней возможен примерный набросок будущего, изображая свой примерный маршрут дальнейшего пути. Поэтому уже в этот четверг изображаем свою первую карту долгосрочных целей.

Пятница. “Слоны” и “лягушки”

В нашем распоряжении уже составленные план дел и список целей, поэтому в пятницу начинаем продумывать нужную мотивацию для достижения поставленных задач. Для составления такого плана можно рекомендовать довольно простую технику, основанную на условном разделении своих задач на “лягушек” и “слонов”.

“Слоны” – любые трудновыполнимые, объемные дела, которые всё же необходимо выполнять (условно “съесть”). Изначально может показаться, что “съесть такого слона” просто невозможно. Но…слона можно разделить на куски, чтобы приготовить множество небольших “бифштексов” для своего ежедневного меню. Аналогична задача и со сложными, объемными задачами – которые вполне разделяются на составляющие, по отдельности с которыми можно справиться. К примеру, в конце года возникает необходимость составить годовой отчет. Нам предстоит поистине масштабная работа – с поиском сложных материалов, организацией деятельности и пр. Нужно разделить общую сложную задачу на отдельные части – например, ежедневно писать по 3 абзаца либо описывать отдельную тему. Благодаря этому можно будет справиться с составлением отчета в установленный срок без постоянных переживаний и стрессов. Опыт подтверждает – благодаря такому подходу удается быстрее решать свои сложные задачи, затратив меньше усилий.

Похожим образом обстоит ситуация и с “поеданием лягушек”. Под термином “лягушка” предполагается мелкое, но неприятное дело. Хотя выбора нет – выполнять его необходимо. Такая “лягушка” со временем вполне может стать “слоном”, если не “съесть” её своевременно. К примеру, нужно выразить бухгалтерии недовольство авансовыми отчетами либо разобрать нижние ящики своего стола. При грамотно организации “лягушки” тоже становятся вкусными “бифштексами”, на которые мы разделяли и “слонов”. Для использования данной методики на практике – берем “слона”, которого делим на части. Затем указываем перечень “лягушек” и оформляем всю эту информацию в следующую таблицу.

В левой части указываются все “бифштексы” и “лягушки” на каждый день. С правой стороны указывается выполнение либо невыполнение данных целей. Если определенная работа в этот день не предполагалась – оставьте пустое место. Если же предполагалась, однако выполнить не удалось – нужно поставить прочерк. При выполнении конкретной цели – нужно ставить плюс либо галочку. Не нужно расстраиваться из-за своих прочерков, но всё же – если в определенной графе их становится очень много, то стоит задуматься и взяться за дело. Данную таблицу размещаем на видном месте либо в своем ежедневнике. Важно, чтобы видели свою таблицу несколько раз в день – не забывая свои цели и для получения дополнительной мотивации.

Суббота. Ритмичность в отдыхе и ресурсные занятия

Завершается рабочая неделя с наступлением выходных. Можно расслабиться и ознакомиться с более приятными, подходящими техниками тайм-менеджмента для грамотной и полноценной организации своего отдыха. В субботу на текущей неделе можно рекомендовать 2 техники управления временем.

Ритмичность в отдыхе. Человек не может концентрировать свое внимание на одном предмете более 40 (редко 80) мин. Поэтому следует примерно раз в час предоставлять себе отдых в течение 5 мин. К примеру, во время чтения книги либо просмотра деловых журналов, накопившихся за эту рабочую неделю, нужно каждый час получать отдых – побыв в тишине, прогулявшись и пр. Такой опыт со следующей недели можно перенять и для рабочего места.

Ресурсные занятия. Они способны оживлять либо успокаивать (максимально переключая, способствуя более эффективному и скорейшему отдыху). К примеру, некоторые предпочитают гулять по лестнице с 1-го этажа на последний и обратно, другие вышивают крестики, третьи делают себе перерыв, наслаждаясь кофе с ромом. Здесь человеку важно определиться с подходящим себе занятием, способствующим эффективнейшему восстановлению внутренней энергии. От качества отдыха зависит и эффективность восстановления своей работоспособности. Можно всю субботу посвятить прогулкам и отдыху в парке либо поездке в развлекательный центр всей семьей. Следует продумать, какие ресурсные мероприятия можно включить в своем рабочем графике на следующей неделе.

Воскресенье. Побалуйте себя, система управления временем готова 

Воскресенье – отличный день, чтобы поздравить себя с успешным недельным курсом, благодаря которому удалось настроить свою систему тайм-менеджмента. Не помешает и немного побаловать себя. Для этого можно придерживаться техники промежуточных радостей. Выберите что-то особенно приятное для себя – что любите, но не можете себе позволять ежедневно. К примеру, дополнить свой рацион чем-то дорогим и вкусным, посетив любимые места, пообщаться с дорогими себе людьми, позагорать, провести время на природе, просто подарив час безделья и пр. Такие радости устанавливаются для себя за определенный объем работы. Используйте данную схему для планирования рабочего дня, недели либо даже года. Для этого можно составить таблицу – с указанием вознаграждения за свои достижения. Появляется дополнительная мотивация, работать становится гораздо интереснее. В конце воскресенья нужно составить план рабочего времени на понедельник, основываясь на рассмотренных нами техниках тайм-менеджмента.

Источник: Журнал “ГенДиректор”
Автор: Глеб Архангельский

Наличие адекватного плана на рабочую неделю имеет решающее значение для правильного управления временем. Когда вы правильно планируете свою рабочую неделю, вы можете лучше согласовать свои ближайшие задачи в контрольном списке с долгосрочными целями. Обучение составлению еженедельного рабочего плана может помочь вам повысить производительность труда и поддерживать здоровый баланс между работой и личной жизнью. В этой статье мы определим, что такое план работы, расскажем о некоторых преимуществах планирования рабочей недели, обсудим три шага для планирования недели и дадим советы по поддержанию плана.

Что такое план работы?

Рабочий план — это визуальное представление вашего расписания, которое помогает вам оставаться организованным при выполнении задач. Это поможет вам достичь краткосрочных целей, приближая вас к достижению общих долгосрочных рабочих целей. План работы также может помочь вам разделить вашу рабочую неделю на более управляемые части.

Каковы некоторые преимущества планирования рабочей недели?

Ниже приведены некоторые потенциальные преимущества планирования рабочей недели:

Улучшение баланса между работой и личной жизнью

Планирование рабочей недели может позволить вам составить график рабочих часов и свободного времени. Планируя свою неделю заранее, вы можете решить, как вы будете проводить свободное от работы время. Планируйте периодические перерывы в работе, чтобы прогуляться или заняться другим делом, которое поможет вам освежиться. Отгулы и отпуск также могут помочь вам оставаться свежими. В результате вы можете стать значительно более сосредоточенным и продуктивным на работе.

Позволяет вам контролировать свое время

Тщательное планирование может позволить вам лучше контролировать свое время в течение рабочей недели. Это происходит потому, что наличие плана помогает вам знать, какие задачи и когда выполнять. Старайтесь планировать предстоящую неделю, исходя из предполагаемых ежедневных задач, и включите в план рабочей недели резерв для свободного времени. Это позволит вам вносить коррективы в свой график и определять приоритетность задач, на выполнение которых требуется больше времени.

Повышает продуктивность

Планирование рабочей недели поможет вам расставить задачи по степени важности и выделить достаточное время на выполнение этих задач для достижения успешных результатов. Повышение продуктивности может позволить вам выполнять задачи в кратчайшие сроки, сохраняя при этом качество работы и ваше физическое и психическое благополучие. Последовательное достижение еженедельных целей может продемонстрировать вашу преданность работодателю и, возможно, принесет вам премию за работу, заслуги или повышение по службе.

Научит вас расставлять приоритеты

Определение приоритетов — это процесс сортировки или выполнения набора предметов, проектов, событий или задач в соответствии с их относительной важностью. Планирование наперед также может помочь вам лучше адаптироваться к новым задачам или встречам. Планируя свою деятельность на неделю, вы можете учесть, какие приоритеты являются наиболее важными в вашей рабочей неделе.

Помогает вам оставаться мотивированным

Планирование также может помочь вам сохранить мотивацию и приверженность делу. Когда вы установили цели, вы обычно знаете о своем текущем прогрессе и достижениях, а также о том, как достичь конкретных целей на неделю. Когда ваша рабочая неделя хорошо организована, вам будет легче придерживаться распорядка дня. Планирование своей рабочей недели может стимулировать вас к достижению поставленных целей.

Как планировать свою рабочую неделю

Вот несколько важных шагов, как эффективно планировать свою рабочую неделю:

1. Составьте контрольный список

Чтобы составить свой рабочий план, возьмите лист бумаги и сделайте контрольный список, в котором отметьте все задачи, которые вам, возможно, придется выполнить в течение предстоящей недели. Имея такую информацию, вы будете лучше представлять себе, какие задачи и в какой день и время необходимо выполнить. Вы также можете создать большой и всеобъемлющий контрольный список ожидаемых предстоящих задач, к которому вы можете обращаться каждую неделю в процессе планирования.

2. Пересмотр сроков исполнения

Тщательно изучите свой список и определите срок выполнения каждой задачи. Расставьте задачи по степени важности, при этом более важные задачи и задачи с более короткими сроками выполнения должны занимать более высокое место в вашем списке приоритетов. Организация задач по датам поможет вам всегда быть в курсе всех сроков их выполнения. Для долгосрочных проектов, у которых нет официального срока, вы можете установить личный срок, чтобы обеспечить их завершение. Вы также можете создать отдельный список для низкоприоритетных задач.

3. Планируйте задачи на неделю

Назначив крайний срок для каждой задачи, запишите их в свой календарь. Вы можете использовать физический календарь для планирования своей недели или воспользоваться программным обеспечением для составления календаря, если вы предпочитаете делать это в цифровом формате. Для каждого вида деятельности отметьте дату выполнения и время, необходимое для его завершения. Это поможет вам планировать любые встречи и лучше убедиться, что у вас достаточно времени, чтобы выполнить все, что указано в вашем контрольном списке на каждый день. Подумайте также о планировании свободного времени, чтобы иметь возможность гибко реагировать на любые изменения или обновления в течение недели.

Советы по составлению еженедельного рабочего графика

Вот несколько советов, которые помогут вам соблюдать график рабочей недели:

Отслеживайте свой прогресс

Подумайте об использовании еженедельного контрольного списка, чтобы показать, сколько всего вы сделали за определенную неделю. С помощью контрольного списка вы можете еженедельно отслеживать свой прогресс в достижении личных и профессиональных целей. Вы также можете отслеживать, какие действия в наибольшей степени способствуют вашему успеху в краткосрочной, среднесрочной и долгосрочной перспективе.

Внедрение стимулов

Стимулы — это простой и эффективный механизм повышения мотивации, так как они вознаграждают и поощряют высокий уровень производительности. Если у вас была продуктивная и содержательная неделя, вы можете поощрить себя стимулами, например, подарком или угощением. Вы также можете составить план проведения выходных с коллегами или запланировать развлекательное мероприятие.

Перенесите старые задачи

В напряженные недели в офисе ваш руководитель может поручить вам новые высокоприоритетные задачи и потребовать их немедленного выполнения. В такой ситуации вы можете перенести другие задачи из вашего контрольного списка на следующую неделю. Перенос сроков выполнения старых задач позволит вам выделить достаточно времени для выполнения новых задач с более ранними сроками для оптимального выполнения.

Оцените прошедшую неделю

В конце рабочей недели оцените и подумайте о том, чего вы достигли, будь то список целей, что-то важное, чему вы научились, или возможность, за которую вы были благодарны. Такое отражение может стимулировать и мотивировать вас к поиску областей, в которых вы можете поддерживать уровень производительности. Размышления о прошедшей неделе могут также позволить вам рассмотреть области, где вы могли бы выполнить задачу более эффективно. Затем вы можете разработать стратегию на следующую неделю, сосредоточившись на тех областях, которые вы хотите улучшить.

Сложно выстроить процесс и сосредоточенно работать из дома. Постоянные отвлекающие факторы, неподходящие условия работы, стресс и тревожность – в таких условиях крайне важно знать, как грамотно спланировать рабочую неделю.   

Составление плана работы на неделю поможет повысить производительность, сохранить баланс между работой и личной жизнью и избежать стресса при удаленной работе. Раскроем несколько стратегических советов из методики управления проектами, чтобы вы не отвлекались и больше успевали. В этой статье представлены основные понятия о составлении планов работы на неделю.

Как распланировать неделю для максимального повышения продуктивности 

Планы работы на неделю помогут составить полную картину задач. В них будут ответы на ключевые вопросы, например: «Какие важные задачи нужно выполнить на этой неделе? Каким клиентам нужно предоставить отчеты о ходе выполнения работ? Какие цели вы должны выполнить в течение следующих пяти дней?» 

Зафиксируйте все задачи в списке дел, независимо от их масштаба. Ведите учет, что именно нужно сделать на этой неделе. Вычеркивайте все ненужное и по возможности делегируйте оставшиеся задачи. 

Обязательно вносите фиксированные сроки выполнения задач. Для задач с плавающим сроком самостоятельно устанавливайте сроки выполнения. Заносите их в еженедельный или ежемесячный календарь для обзора всех приоритетов. 

Затем тщательно проверьте оставшиеся задачи, которые вы не вычеркнули и не занесли в календарь. Если посмотреть реалистично, на выполнение чего у вас хватит времени и сил на этой неделе? Стресс и усталость выше, чем обычно? 

Если вы на данном этапе будете честны с собой, то сможете поставить реалистичные цели и достигнете успеха в долгосрочной перспективе. Нет ничего хуже, чем чувствовать отставание еще до начала работы. Доказано, что это демотивирующее чувство снижает уровень производительности, поэтому используйте рациональный подход к оценке собственных сил на следующие пять дней. 

Составление эффективного плана работы на неделю

В планировании графика работы на неделю важно найти подходящий ритм. Нет смысла заставлять себя выполнять больше, чем в ваших силах.

Запишите или составьте схему ключевых дел на следующую неделю с разбивкой по дням. К ним относятся: время пробуждения, время на ваши сборы или подготовку вашей семьи к рабочему дню, подтвержденные совещания и онлайн-мероприятия, время приема пищи и ориентировочное время окончания рабочего дня. 

После этого перенесите в пустые места задачи из своего календаря. Сделайте примерный расчет, сколько времени займет выполнение задачи. Опять-таки будьте реалистом. Лучше выполнить всю работу и оставить свободное время, чем пытаться втиснуть дополнительные задачи в свой плотный график и все не успеть. Вы можете внести задачи на полчаса или час в свой недельный график либо обычный список задач на день. 

Также запланируйте перерыв на 10 минут в течение каждого часа. Никогда не знаешь, в какой момент придется ответить на срочное письмо, выгулять собаку или дать отдохнуть глазам. Добавив в план перерывы, вы оставите время на непредвиденные или иные срочные дела, которые неизбежно появляются в течение дня. 

Если после планирования всех дел у вас осталось свободное время, распределите его на оставшиеся задачи с плавающим сроком выполнения. 

Проверка и оптимизация графика работы  

Воспользуйтесь таким инструментом для планирования мероприятий или работы, как Wrike (или возьмите обычный лист бумаги), чтобы составить список задач и план работы. Убедитесь, что сможете внести изменения, если приоритеты поменяются. 

Например, перенести совещание на другую дату в онлайн-формате намного проще, чем в написанном от руки. Оставьте время (10-15 минут) в конце каждой недели на проверку старого плана работы, прежде чем составить план работы на следующую неделю. 

Лучшие советы по составлению плана работы на неделю

При составлении и выполнении графика учитывайте следующее: 

• Отслеживайте, в течение какого времени вы выполняете повторяющиеся задачи, чтобы понять, сколько времени выделить на них в дальнейшем. 
• Используйте цветовое кодирование задач. Классифицируйте их по типу, проекту и (или) срочности. 
• Установите таймер на 30 минут независимо от того, над какой задачей вы работаете. Если вы отвлечетесь, таймер зазвонит, и вы вернетесь к проекту.
• Если выполнение ваших задач зависит от других людей, обязательно используйте четкую методику управления проектами, чтобы знать, когда ждать примечаний, материалов или иных результатов работы по проекту. 
• Создайте этапы выполнения задач: «В работе», «На проверке» и «Готово» – для отслеживания хода работы над многоэтапными задачами. 

Добавьте в свой график эти уникальные функции и воспользуйтесь советами по эффективному управлению проектами. 

1. Используйте готовые виджеты. Виджеты – кнопки быстрого вызова для фильтрации задач в списке дел. Один из лучших готовых виджетов для удаленной работы включает функцию «Назначено», отражающую распределенные вам задачи от коллег или начальника, а также функцию «Моя очередь задач», в которой отражены задачи для выполнения без указания сроков сдачи. 
2. Настройте автоматическую организацию списка задач. Функция Wrike «Мои задачи» помогает отделить все назначенные и самостоятельно созданные задачи от остальных дел. Добавляйте подробную информацию к отдельным задачам с помощью настраиваемых полностраничных шаблонов, одновременно редактируйте группы задач и просматривайте подзадачи в одном простом списке. 
3. Эффективно классифицируйте и изменяйте элементы списка. Разбейте дела по категориям с помощью настраиваемых ярлыков. Обновляйте статусы отдельных задач и крупных проектов для наглядного представления собственного прогресса. 

Теперь вы знаете, как составить график работы на неделю для повышения производительности

Эффективный план работы на неделю перенесет все заботы из вашей головы в удобный формат для простой организации задач. Попробуйте бесплатную пробную версию Wrike и узнайте все способы планирования работы на неделю с помощью настраиваемых панелей задач, списков задач и обновлений статусов для отслеживания всех процессов.

Кругозор

Мне нужно время. Планируем идеальную рабочую неделю

9 июня 2019
6 204 просмотра

О тайм-менеджменте, кажется, сказано уже все. Вот только времени по-прежнему не хватает. По мнению авторов книги «12 недель в году», проблема в неожиданных событиях, на которые мы постоянно отвлекаемся. От них никуда не деться. Но можно грамотно распределять время в неделе и успевать важное.

Три времени

Методика «Время действия» включает три основных компонента: стратегическую, буферную и рекреационную части.

Стратегическая часть: три часа подряд, которые запланированы на каждую неделю. В это время вы не отвечаете на звонки, не принимаете сообщения, не читаете электронную почту, не встречаете посетителей — не отвлекаетесь ни на что. Вы полностью сосредоточены на запланированных задачах, касающихся стратегии и заработка.


12 недель в году

Пример из книги. Авторы отказываются от годовых планов в пользу 12-недельных спринтов

Если вы не контролируете свое время, вы не контролируете результаты своей работы.

Стратегическая часть позволяет сосредоточиться на умственных и творческих действиях для достижения прорыва. Одного раза в неделю, как правило, достаточно.

Буферная часть: посвящена незапланированным и менее важным делам, например ответам на электронные письма и звонки. Нет ничего более непродуктивного и отвлекающего, чем работа, во время которой вы отвлекаетесь на посторонние дела. Но у всех бывают дни, когда мы тратим почти все свое время на незапланированные действия. Некоторым достаточно 30 минут в день, другие могут отдать не слишком важным делам пару часов. Задача буферной части — выполнять малозначительные дела в одно время, сразу и тем самым взять под контроль остаток своего времени в этот день.

Расправляться с текучкой разом — полезная привычка. — Источник

Рекреационная часть: один из ключевых факторов снижения эффективности — отсутствие свободного времени. Часто предприниматели и профессионалы в различных областях сталкиваются с тем, что проводят слишком много времени на работе и тратят все больше сил на выполнение задач. Это убивает энергию и энтузиазм. Для достижения лучших результатов часто необходимо не больше работать, а, наоборот, проводить какое-то время вдали от дел.

Если мы не умеем отдыхать, то не можем эффективно работать. — Источник

Три часа этой части должны быть запланированы раз в неделю. После того, как все остальное уже работает на вас. Их следует потратить на восстановление и отдых, чтобы вернуться к работе полным сил и энергии.

Идеальная неделя

Время действия включает не только стратегическую, буферную и рекреационную части. Чем лучше будут ваши ежедневные и еженедельные планы, тем более эффективной станет работа. Лучше всего попробовать создать картину идеальной недели.

Концепция идеальной недели заключается в планировании на бумаге всех основных задач, обычно возникающих в течение недели, и правильной организации их решения. Это обеспечит большую продуктивность. Если вы не сможете описать эти задачи на бумаге, то не решите их в жизни — а стратегическое планирование, возможно, заставит вас выбирать, как тратить собственное время.

В план можно добавить:

• встречи с клиентами и другие возможные встречи;
• регулярные совещания;
• маркетинг и продажи;
• планирование;
• необходимые административные и операционные задачи;
• подготовку к встрече с клиентами и их обслуживание;
• работу над проектами;
• деловые обеды;
• индивидуальные тренинги с сотрудниками;
• решение личных вопросов.

Заполните табличку. Если вы сделаете упражнение правильно, то заметите, что самые важные действия в ней учтены

По возможности во время планирования «идеальной недели» постарайтесь использовать для однотипных задач одно и то же время и один и тот же день недели.

Решите, когда вы работаете лучше всего. Вы «жаворонок» или «сова»? Планируйте самые важные дела на то время, когда вы в лучшей форме.

Важные дела, а не текучка

Заблуждение, которое мешает многим эффективно действовать и тратить время с пользой, звучит так: «Я все сделаю». Если вы думаете, что работаете достаточно быстро, успешно и долго, чтобы «сделать все», то вас ждет неприятный сюрприз. Недавнее исследование показало, что у среднего менеджера остаются незавершенные дела, на выполнение которых требуется около 40 часов.

Помните известную поговорку? — Источник

Важно осознать, что вы не всемогущи — иначе будете по-прежнему ошибочно верить, что все успеете. В конце концов станете тратить время на неотложные ежедневные дела и постоянно откладывать на потом стратегически важные, необходимые для прорыва. В итоге придется отложить собственную жизнь и исполнение своих желаний.

Если откладывать стратегически важные дела в пользу «текучки», есть риск никогда не достичь желанных целей.

Позиция «Я начну строить свое идеальное будущее завтра (на следующей неделе, в следующем месяце)…» — гарантия провала. Вы создаете свое будущее здесь и сейчас — и никак иначе.

Авторы советуют: не утоните в рутине. Для того, чтобы полностью раскрыть свой потенциал, необходимо найти время для работы над стратегией. Нужно научиться эффективно справляться с текущими задачами. И уметь отдыхать от работы.

По материалам книги «12 недель в году»
Обложка поста — unsplash.com