Как составить план работы начальника

Планирование рабочего дня руководителя с примерами

Планирование рабочего дня руководителя — это навык распределения целей и задач по времени, учитывая их приоритетность, необходимые ресурсы и разделение зон работы и отдыха. Управленцу, чтобы составить план на рабочий день или неделю нужно сформировать общий список дел и попытаться разнести дела таким образом, чтобы хватило времени на выполнение деловых задач и уделить кусочек времени лично себе, чтобы сохранить эмоциональное и физическое здоровье. Навык эффективного планирования рабочего времени нарабатывается постепенно и в этой статье я вам расскажу про несколько правил и методов эффективного планирования и тайм-менеджмента.

Как планировать руководителю рабочий день

Тайм-менеджмент — это набор специальных инструментов для более эффективного управления временем, чтобы больше успевать в условиях нехватки рабочих часов. Методики тайм-менеджмента позволяют распределить задачи таким образом, чтобы достичь выполнения большей части из них в намеченные сроки и не «увязнуть в текучке». Искусство тайм-менеджмента стало интересовать управленцев начиная со второй половины двадцатого века, когда Джеймс Маккей издал книгу под названием «Управление временем». Именно благодаря этой книге данный термин сильно распространился, а в наше время «ускоренной жизни» превратился в отдельную дисциплину. Руководящая должность возлагает на плечи управленца серьёзную ответственность, что влечёт за собой необходимость быстрого и, часто, одновременного выполнения сразу большого количества задач. Постоянный режим многозадачности при неправильной расстановке приоритетов в делах и неумении пользоваться достижениями науки приводит к эмоциональному выгоранию управленца, физической и психологической усталости, снижению продуктивности не только у него, но и у всей команды. Ошибки и способы качественного управления временем разбираются в нашем авторском тренинге тайм-менеджмента более подробно, чтобы:

• избежать ошибок и прийти к цели в более короткий.
• сохранять точность и пунктуальность
• выполнять задачи эффективно и без спешки
• уделять время и работе, и восстановлению сил.

Тайм-менеджмент руководителя: в чем причины сбоя

В современных условиях появление дефицита времени и его нехватка на качественное решение запланированных целей преследует многих управленцев. Можно очень стараться переделать массу дел в течение рабочего дня, но никак не получится увеличить количество часов в сутках. Постоянная переработка тоже не вариант, так как быстро накапливается хроническая усталость, а как следствие выгорание на рабочем месте и потеря вообще какой-либо концентрации. Основные причины дефицита времени:

1. Суета — это черта, которая преимущественно проявляется у личностей с импульсивным характером
2. Отсутствие плана. Некоторые неопытные руководители считают, что без плана они сами «раскидаются» с любыми задачами и как следствие получается скопление недоделанных задач.
3. Демотивация время от времени проявляется у любого человека, который стремится к осуществлению крупных планов. Но, если она начинает быть постоянной, то долго сохранить внутренний покой не получится.
4. Страх, что никто лучше меня не справится и от этого появляется «мандраж» делегировать часть поручений или поделиться полномочиями, чтобы найти время для более важной работы.
5. Энергия. Авральная динамика на рабочем месте способна сломить даже самого «стойкого» директора. Нужно вводить в практику передышки во время рабочего дня и двигательную активность, что является залогом сохранения бодрого самочувствия без которого невозможно продуктивная деятельность.

Важным элементом в построении графика рабочего времени для любого начальника является помощь со стороны сотрудников, которые готовы поддерживать и выполнять указания. Для этого вам необходима сплоченная и мотивированная команда. Смотрите мою уникальную технологию объединения коллектива и применяйте.

Организация рабочего дня руководителя

Я предлагаю вам рассмотреть несколько важных правил эффективного планирования рабочего дня, которых стараются придерживаться начальники по всему миру. Что является основой для планирования рабочего времени:

1. Старайтесь просыпаться и начинать работу в одну и то же время. Настроенные биологические часы — залог успешного начала дня. Если ложиться и вставать всегда в разное время, организм начинает истощаться и куда быстрее уставать.
2. Вставайте заранее, чтобы собраться без спешки, сбивающей весь рабочий настрой.
3. Группируйте стоящие перед вами задачи по тому или иному принципу. Например, по размер или по скорости приближения дедлайна.
4. Распределите время на работу, домашние дела и отдых, что нужно для снижения частоты переключения внимания.
5. Устанавливайте для команды чёткие даты. Они помогают избежать пустой траты ресурса и мотивируют.
6. Применяйте правило Парето, гласящее, что лишь 20% самых крупных и сложных задач составляют 80% от результата. Поэтому вместо того чтобы  день работать на пределе, сосредоточьтесь на самом важном.
7. Не забывайте про перерыв. Отдых обязательно должен присутствовать, так как работа на износ приводит лишь к негативным последствиям.
8. Свободное время старайтесь занять чем-то полезным, но в то же время доставляющим удовольствие: чтением книги, прогулкой.
9. Не забывайте про принцип делегирования обязанностей. Руководитель не должен самостоятельно выполнять абсолютно все поставленные задачи. Делегировать можно: небольшие и рутинные дела, задачи, не требующие для их решения специальных навыков, срочные дела и др.
10.  В конце рабочего дня сверяйте полученные результаты с ожидаемыми, проводите работу над упущениями и планируйте то, что предпримете завтра.

Кроме советов от исследователей, существуют несколько методов распределения времени. Они представляют собой упорядочение дня с помощью соблюдения определённых техник. Методов существует более двадцати, но нами будут рассмотрены те, что доказали свою работоспособность на практике.

Как правильно распланировать свой рабочий день

Важнейшим правилом разработки рабочего расписания на день, неделю, месяц является концентрация управленца на выполнении каждой задачи с максимальной проработкой, чтобы не «оставлять хвостов». Выделяю следующие приниципы ведения рабочего расписания:

• каждый день/неделя/месяц должны заканчиваться планирование следующего
• проверяйте актуальность задач и если она потеряна, вычеркивайте ее
• устанавливайте измеримые сроки
• расставляйте приоритеты
• выделяйте ключевые направления деятельности

Примеры планирования рабочего дня руководителя

Чтобы рассматривать планирование рабочего дня руководителя с примерами нужно сказать, что в тайм-менеджменте очень важна специфика вашей должности. У кого-то работа связана с офисом и телефоном в более менее спокойном режиме, а у кого-то с постоянными разъездами и решением конфликтных ситуаций или нахождением на опасном производстве с риском для здоровья. Это накладывает отпечаток на общую картину составления графика и должна быть вами самим скорректирована, учитывая предлагаемые ниже методики тайм-менеджмента. Давайте для начала обсудим планировщик дня в виде вот такого бланка, который позволяет:

• составить хронологию выполнения дел
• учитывать временные ресурсы на звонки, совещания и поездки
• увидеть на что более всего уходит время
• скорректировать и более грамотно расставить приоритеты

Матрица Эйзенхауэра

Давайте выделим типы задач при планировании рабочего дня, которые принято использовать в тайм-менеджменте. Диверсификация целей была оформлена в виде матрицы президентом США, предложившим делить все дела и задачи на четыре группы:

• Срочные важные. Согласно теории, эти задачи могут на многое повлиять, поэтому «закрывать» их необходимо в первую очередь, причём независимо от размера. Так, например, покупка билетов на самолёт может отнять у вас всего 10 минут, но откладывать подобную задачу, если у вас деловая встреча в другому городе, точно не стоит
• Срочные не важные. Дела, дедлайн которых ещё не поджимает. Рекомендуется  и претворять в жизнь постепенно и постоянно отводя им время в своем расписании;
• Несрочные важные — старайтесь делегировать сотрудникам;
• Несрочные неважные. Дела,  не приносят никакой пользы. Сюда относится рутинная работа, просмотр телевизора, социальных сетей и прочего. Их Эйзенхауэр рекомендует вычеркнуть из списка вовсе.

Соблюдение матрицы помогает верно расставить приоритеты.

Методы «Альпы»

Получил данный метод управления временем своё название за метафоричное сравнение крупных задач с горами Альпами. Согласно данному методу, необходимо разбить одно большое дело на несколько задач. При этом большую часть — 60% — уделить необходимым делам, а остальную часть оставить внезапным и непредвиденным. Метод предполагает соблюдение следующего плана действий:

• — выбор наиболее приоритетной задачи;
• — составление прогноза;
• — её включение в расписание;
• — разделение задачи на несколько задач поменьше и прогнозирование сроков их выполнения;
• — отслеживание выполненных пунктов.

  Оставлять место для решения задач рекомендуется с небольшим запасом.

ABC- или АБВ-анализ

Анализ — матрица Эйзенхауэра, соединённая с принципом Парето. В этом случае дела делятся на три группы:

1. Приоритетные задачи, не приносящие организации 65% от достижения цели.
2. Важные задачи, занимающие около 20% от планов. Часть таких задач рекомендуется делегировать.
3. Несрочные и маловажные дела, значимость которых составляет не более 15%.

Как находить время с помощью жесткого тайм-менеджмента

Помните, что ошибки бывают у всех, но есть правила, которые позволяют улучшить личный тайм-менеджмент и сократить «тушение пожаров»:

1. Оставляйте запас минут на непредвиденные обстоятельства. Попытка перевыполнить план и сделать как можно больше задач в короткие сроки. Даже если в теории всё складывается отлично, непредвиденные обстоятельства могут кардинально поменять ваш план действий. В итоге останутся невыполненными все задачи: и срочные, и те, что менее важны.
2. Относитесь к себе более строго. Выполнение несрочных задач откладывается на долгий период. Не стоит допускать подобную ошибку, так как невыполнение подобных заданий повлечёт за собой последствия, которые могут нарушить дисциплину и утянуть вас в «болото» операционки из которого сложно выбраться.
3. Не ждите пока все начнут работать идеально. Отсутствие налаженной коммуникации с сотрудниками. Не позволяет делегировать обязанности и наладить коммуникацию в команде. Для улучшения отношений в коллективе необходимо применять техники формирования команды, тимбилдинги и давать возможность подчинённым проявлять себя, чтобы команда работала, как механизм и могла пережить даже кризисные времена.

Вывод:

Использование методик тайм-менеджмента позволяет организатору не только быть эффективным, но и не перегружать мозг запоминанием большого количества  задач. Методичное управление временем помогает рассчитать дедлайны и справиться со всем в более короткие сроки, сохраняя при этом продуктивность. Использование перечисленных советов и техник позволит вам научиться грамотно распределять задачи и достигать целей куда быстрее и продуктивнее, чем раньше. Удачи!

Для эффективного управления компанией коммерчески директор должен разобраться c 5 основными аспектами планирования своей деятельности.

► 1. Разобраться в психологии продавца. Воспринимайте сотрудника через призму будущее/прошлое/настоящее. Руководитель отдела должен постоянно возвращать продавца к позиции «сейчас». В этом поможет техника Брайана Трейси, основанная на трех китах:

• поставить план на 1, 3, 5, 10 лет,
• осознать позиции сегодняшнего дня,
• спрогнозировать методы выполнения плана.

► 2. Внедрить технику SMART. Она позволит добиться поставленных целей.

План работы начальника отдела продаж (РОП) должны быть полностью согласован с критериями этой техники постановки целей.

S — specific — конкретная;
M — measurable — измеримая;
A — ambitious — амбициозная;
R — relevant — релевантная;
T — time bound — ограниченная во времени.

Эти критерии работают вне зависимости от уровня целей и сотрудников. В том числе и для РОПа.

• Конкретность

У РОПа совершенно конкретные цели – выполнить план продаж за определенный период времени. Обычно это месяц. Таким образом, конкретность проявляется в 3 моментах:

1. Выполнить план по закрытию сделок
2. Сделать это к определенному сроку
3. Достичь запланированного объема в спрогнозированных предварительно цифрах выручки.

• Измеримость

Измеримость цели (конкретного объема выручки к определенному сроку) выражается в ее предварительной декомпозиции на более мелкие показатели. Вплоть до ежедневных, о которых говорится чуть подробнее ниже. Выполнение данных показателей подчиненными и контроль за ними производится на ежедневной основе. Замеры полученных внутридневных результатов будут свидетельствовать о том, что движение к цели происходит равномерно в каждый момент рабочего времени.

• Достижимость и амбициозность

Амбициозность цели – это как раз для РОПа. Выполнение плана работы начальника отдела продаж за каждый конкретный период должно восприниматься им как достижение. Причем, чтобы не снижать его тонус планы должны раз от раза расти или, по крайней мере, оставаться на прежнем уровне в случае воздействия сильных внешних факторов. К последним относится сезонность и законодательные изменения, влияющие на отрасль. Свою амбициозность РОП должен транслировать подчиненным не только с помощью «ура – мы самые лучшие» речей, но и логически, через достижимость. То есть объяснив, что, если сотрудник сделает, например, столько-то звонков, проведет столько-то встреч, выставит коммерческих предложений, согласует договоров и т.д., то он выполнит свою часть работы к концу планируемого периода.

• Релевантность

Релевантность – качество, которое должно пронизывать весь процесс планирования: начиная с цифры выручки до объема ежедневной нагрузки на 1 менеджера. Нужно задавать себе вопросы:

1. Способны ли мы достичь того уровня выручки в существующих условиях
2. Нужен ли нам такой объем с учетом получаемой маржинальности
3. Выполнимы ли полученные в результате декомпозиции ежедневные показатели с учетом стандартов труда отрасли, количества сотрудников и технической оснащенности компании (речь о том грамотно ли внедрена CRM).

• Ограниченность во времени

Самый простой показатель для РОПа. Естественно, план на то он и план, чтобы быть выполненным в срок.

► 3. Использовать фразы маркеры. Руководитель отдела с помощью специальных фраз-маркеров актуализирует цель перед своими подопечными.

► 4. Внедрить растяжку. Коммерческий директор на личном примере показывает свои доходы и мотивирует сотрудников продавать больше, чтобы приблизиться к доходам начальника.

► 5. Изменить систему мотивации в отделе. Составить ее из трех блоков — твердый оклад, мягкий оклад (KPI по звонкам и встречам) и бонусы. Тогда работа менеджеров будет более активной.

Твердый оклад при этом не должен превышать 30% от дохода продавца.

Мягкий оклад за KPI или выполнение ключевых показателей эффективности оплачивается из расчета не более 10% от зарплаты.

А вот с бонусами все несколько сложнее. Они составляют не менее 60% вознаграждения менеджеров в наиболее успешных компаниях. Но при этом нельзя просто назначить прямой процент с выручки от продаж и успокоиться. Это не сработает. Поэтому берем на вооружение принцип «больших порогов».

Принцип «больших порогов» подразумевает, что как план работы начальника отдела продаж, так и индивидуальный план каждого продавца будет выполняться с необходимым рвением. Достигается это путем внедрения чек-поинтов, по достижению которых вознаграждение сотрудника будет увеличиваться. Приведем пример.

В одной из компаний, обратившейся в Oy-li, с целью настройки системы продаж ввели такую систему:

• менее 80% выполнения плана — 1% от оборота
• от 80% до 110% — 2% от оборота
• свыше 110% — 3% от оборота

Как видите она основана на «порогах»: менее 80%, 80-110%, свыше 110%.

В план начальника обязательно входит проведение собраний для сотрудников отдела. Они предназначены для фиксации и резюмирования обещаний подчиненных. Собрания бывают 3 типов.

► 1. Еженедельные. В план работы начальника должно входить подведение итогов недели, составление плана и анализ текущих сделок (выявление ошибок, работа над возражениями и т.д.)

► 2. Ежедневные. Так называемая планерка в отделе. Здесь озвучиваются цели на текущий день и подводятся итоги вчерашних событий по промежуточным показателям эффективности.

► 3. Пятиминутка. Работа начальника заключается в проведении собраний 2-3 раза в день с отдельными сотрудниками для решения мелких текущих задач и контроля оплат.

Для контроля и проверки сотрудников компании, необходимо внедрить систему отчетов через CRM. Благодаря этой системе можно проследить работу сотрудников, настроить воронку, проанализировать каналы продаж и многое другое.

Помимо этого, начальник должен осуществлять контроль сотрудников посредством современных средств коммуникации (WhatsApp, Skype, Viber). Используя эти каналы, можно получить отчеты по факту оплат, контролировать местоположение продавцов и быть на связи с подчиненными в любое время.

План работы начальника отдела продаж подразумевает обязательный контроль всех «узловых» моментов, способных отразиться на ежедневном результате. Имея на руках плановые цифры по выручке и количеству ежедневных действий, руководитель должен контролировать на ежедневной основе 3 вида показателей.

► 1. Количественные ежедневные показатели эффективности. К ним относятся звонки, отправленные коммерческие предложения, назначенные встречи, проведенные презентации и т. д. При условии, что качество входящих лидов и уровень мастерства продавцов на уровне, исполнение количественных показателей даст необходимый результат.

► 2. Количество продаж в соответствие с «ежедневным планом оплат».

► 3. Процент выполнение плана на текущий день. Это показатель того с какой «скоростью» движется продавец и успеет ли он выполнить план.

Хороший РОП должен думать о своем персонале, как о главном двигателе бизнеса. Даем советы, как превратить своих сотрудников в слаженно работающую машину.

1. Мотивируем сотрудников

Мотивация реализуется в 3 направлениях

• Я. Сотрудник компании желает получить выгоду только для себя.
• Ты. Продавец заинтересован в развитии своего коллектива.
• Дело. Продавец хочет объять необъятное, захватить новый сегмент рынка, выйти на новую территорию.

2. Обучаем сотрудников

В плане начальника одной из самых важных позиций должно быть обучение персонала. Чаще всего оно опирается на 3 направления активности.

• Прослушка звонков. Это помогает контролировать продавцов, находить ошибки в скриптах и исправлять их.
• Навыковая модель. В конкретной компании требуется определенный набор навыков. Тренинги для продавцов должны быть сосредоточены именно на них
• Листы развития. Научите сотрудников техникам СПИН продажи, small talk. Работайте со всеми остальными навыками и приемами, указанными в листе развития.

Начальник (или руководитель) отдела продаж должен настроить четкую организационную структуру с отличной эффективностью. Ему придется:

• Осуществлять руководство отделом
• Составлять планы
• Создавать и внедрять мотивационную модель
• Принимать участие в подборе и обучении сотрудников
• Организовать работу по привлечению новых клиентов и развитию текущей базы
• Формировать разные виды отчетов
• Принимать участие во внедрении инструментов автоматизации
• Проводить анализ экономической ситуации на рынке, следить за работой конкурентов
• Быть представителем компании на различных бизнес-мероприятиях и т.д.

Безусловно, подбирать кандидатуру на эту позицию нужно вдумчиво. Кандидат должен соответствовать ряду требований. Оценивается основное образование и повышение квалификации, опыт работы, в том числе в продажах и на руководящих позициях. Сейчас во многих компаниях не просто приветствуется, а необходимо знание иностранного языка, может потребоваться наличие водительских прав и автомобиля.

---

Мы рассказали, как составить эффективный план работы начальника, чтобы упростить задачи по организации и контролю менеджеров. Используйте эти инструменты, и вы сразу увидите результат, выраженный в финансовом эквиваленте.

Для того, чтобы руководитель мог планировать свою работу ниже описаны регулярные действия, которые ему необходимо включить в свое стандартное расписание.

Ежедневно:

Еженедельно, в первый день отчетной недели(например, в нашей компании первый день отчетной недели — среда):

9.30 Передать свои главные статистики руководителю. Заполнить графики статистик и стандартные отчеты.

10:00 Составить подробный план на следующую отчетную неделю (дополнить и исправить планы на следующие три недели). Добиться, чтобы подчиненные составили собственные планы на неделю.

10:30 Провести координацию с подчиненными. Проверить и согласовать планы на неделю, положение дел (в том числе решенные проблемы, победы, новшества, успешные действия, рекомендации для поощрения сотрудников), уточнить общий план на следующую неделю.

11:30 Принять участие в координации у руководителя. Отчитаться о результатах работы, согласовать и при необходимости откорректировать план на неделю.

14:00 Принять участие в общем собрании персонала, сделать доклад о положении дел в подразделении, выполнение задач и планы на следующую неделю. Если в компании принято планирование на месяц, имеет смысл составить расписание действий, которые нужно будет выполнять в последний рабочий день месяца.

(из брошюры «Обязанности руководителя», автор — Александр Высоцкий)

Руководитель должен уметь не только ставить цели, вдохновлять сотрудников, но и управлять собственным и командным рабочим временем. Определение, суть, виды, правила и методы эффективного тайм-менеджмента раскроем в сегодняшней статье.

Планирование рабочего времени с помощью ЛидерТаск

Составляйте списки дел на каждый день в планировщике ЛидерТаск, разбивайте их на подзадачи и формируйте древовидную структуру для более успешного выполнения сложных задач. Обязательно занимайтесь планированием рабочего дня, чтобы стать продуктивнее в карьере и личной жизни.

Скачать ЛидерТаск

Тайм-менеджмент и его значение для эффективного руководства

Грамотное руководство — главный ключ к успеху любой компании, стремящейся к процветанию и развитию. А характерная особенность каждого хорошего руководителя — умение рационально использовать рабочее время, все успевать, своевременно исполнять управленческие обязанности.

При этом современный руководитель обязан следить и управлять не только личным рабочим временем, но и временем своих подчиненных, всей фирмы в целом. Данную задачу можно выполнять как самостоятельно, так и при помощи секретаря.

Основная задача планирования рабочего дня руководителя

Ключевая функция тайм-менеджмента — устранить дефицит времени, решить проблему с его постоянной нехваткой для решения запланированных задач. Эффективное планирование избавляет от необходимости перерабатывать, спешить, суетиться, оставляя силы для чего-то действительно важного.

Кроме того, выстроенные дисциплина и организация в офисе решают вопрос с отсутствием плана, большим скоплением неоконченных дел, повышают мотивацию в коллективе, избавляют от синдрома постоянной усталости и навсегда закрывают неприятную проблему с завершением работы дома.

Мифы о тайм-менеджменте

Основная суть навыка была сформулирована еще в Древнем Риме, почти две тысячи лет назад. Ведь управление временем интересовало людей с древности. В частности данным вопросом подробно занимался Сенека — философ-стоик, поэт и государственный деятель. Немудрено, что с тех пор сфера обросла массой мифов и заблуждений, как и любая другая тема, связанная с самосовершенствованием и повышением личной эффективности.

Разберем данные убеждения, чтобы понимать, чему в данной области стоит верить, а что менеджеру не следует рассматривать всерьез.

Миф 1. Время человеку неподвластно

Часть утверждения верна, ведь люди и вправду не в состоянии повернуть время вспять, изменить его скорость или откорректировать другие его законы.

Однако любой человек имеет возможность научиться управлять собственными действиями, грамотно организовать деятельность без затрат. А это позволяет каждому контролировать личную и профессиональную жизнь, располагать имеющимися трудовыми часами максимально эффективно, за меньшее время делать больше полезной работы.

Миф 2. Эффективная работа — это всегда пахота, интенсивный труд

Корень заблуждения таится в том, что большинство людей не понимает сути управления временем. Большая нагрузка, отсутствие отдыха, упорный и непрерывный труд зачастую приводят к переутомлению, апатии и даже депрессии. А в таком состоянии невозможно повысить личную продуктивность, достичь основных целей.

Управление временем предполагает не увеличение объема взятых на себя работ, а концентрацию большей части времени на полезных задачах, нужных действияx. Кроме того, эффективное управление помогает избегать «хронофагов» — пожирателей времени.

Миф 3. Планирование лишает человека свободы

Многие люди стараются не связываться с тайм-менеджментом, поскольку пребывают в убеждении, что управление временем сковывает, превращает живого человека в робота, который существует строго в соответствии с рациональным графиком. Однако это не так.

Грамотное и рациональное распределение рабочего времени предполагают не только выполнение проектов, но и оставляют время на отдых. Тайм-менеджмент помогает с легкостью выполнить большое количество рабочих и личных задач без напряжения, надрыва и прокрастинации, а затем спокойно провести время в кругу близких или занимаясь спортом и творчеством.

Правила и принципы планирования рабочего времени

Существует несколько общих рекомендаций по планированию успешного рабочего дня, которые позволят не только руководителю, но и человеку на любой другой должности быть в несколько раз эффективнее на протяжении всех трудовых будней. Рассмотрим их немного подробнее.

Правило 1. Подъем в одно и то же время

Поддержание дисциплины ума и тела на протяжении всего дня возможно только с соблюдением начальной стадии любого планирования. А именно — утреннего подъема в один и тот же час. Дополнительные бонусы такого вставания — отдохнувший организм, прилив сил.

Правило 2. Позитивный настрой в начале дня

Утреннее настроение сильно влияет на достижение целей в течение всего дня. Ведение дневника благодарности, минутки самомотивации, чтение аффирмаций и т.д. — прекрасные привычки для ранних часов, которые можно сделать сразу после подъема.

Правило 3. Правильное начало суток

Гармоничный день невозможен без благоприятного утра, тон которому задают выспавшийся и отдохнувший организм, заряженный энергией и бодростью. Поэтому ни в коем случае не жертвуйте хорошим сном, полезным завтраком ради сиюминутных желаний вечером и ночью. Тайм-менеджмент велит правильно расставлять приоритеты.

Правило 4. Учет разных факторов при планировании трудовых будней

Каждый человек обладает определенными периодами активности в зависимости от собственных биоритмов. Необходимо выяснить время пиков личной производительности, наблюдая за собой в течение нескольких дней или недель. После этого при планировании дня стоит размещать самые важные дела на продуктивные суточные интервалы, тогда как периоды спада лучше оставить для отдыха, перерывов, обедов и т.д.

Правило 5. Обязательные перерывы в течение дня

Небольшой отдых в течение трудового дня необходим любому человеку, т.к. он позволяет организму восстановиться, вернуть концентрацию внимания для работы. Длительность и частота перерывов устанавливаются каждым индивидуумом в персональном порядке. Однако желательно находить в каждом часе хотя бы пару минут для отдыха. Их можно использовать для наведения порядка на рабочем столе, мытья кружки, поливки цветов, прогулки на свежем воздухе и пр.

Правило 6. Доведение дел до конца

Постоянные скачки от одного дела к другому, отвлечение на мелкие и несущественные действия (звонки, ответы на сообщения, разговоры с коллегами) приводят к краже времени. Старайтесь доводить каждый процесс до логического завершения, прежде чем приступите к другому.

Правило 7. Использование свободного времени с пользой

Неинформативные совещания, простаивания в очередях и пробках, полеты в самолетах нещадно убивают время. Такие периоды можно заполнять полезной деятельностью, например, слушать развивающие курсы или аудиокниги, создавать график на следующий день.

Правило 8. Придерживание принципа «70 на 30»

Типичная ошибка новичков, осваивающих тайм менеджмент — планирование всего времени, тогда как заносить в ежедневник стоит лишь около 70% дел, оставляя несколько часов на форс-мажоры и иные обстоятельства. Кроме того, оставшиеся 30% свободного времени избавят человека от неприятного ощущения себя роботом, чувства заточения в жесткие рамки, сохранят нервную систему от переутомления и перегруза.

Также при составлении индивидуального графика очень важно реалистично подходить к собственным возможностям, не заваливать себя огромным количеством задач. Лучше гарантированно успеть малое число важных дел, чем чувствовать себя загнанной лошадью в мыле.

Правило 9. Предварительное составление списка дел

Вечернее составление графика дел на завтра — возможность ничего не упустить в утренние и дневные часы следующего дня. При этом необходимо не просто записывать актуальные задания, но и устанавливать для них степень важности, распределять по колонкам, чтобы в первую очередь обращать внимание на глобальные, а не мелкие задачи.

Правило 10. Возвращение всех вещей на место

Поиск пропавших предметов неминуемо тратит в разы больше времени, нежели возвращение всех вещей на место сразу после их использования. Организация рабочего места также позволяет экономить драгоценные минуты в течение дня: поэтому предварительно лучше подготовить специальный органайзер для ручек, папку для бумаг, ящик для документов или чеков и пр.

Правило 11. Ведение здорового образа жизни

Хорошее самочувствие, позитивный настрой, положительная энергия сильно влияют на высокую продуктивность руководителя, работника офиса и любого другого сотрудника компании. Поэтому каждому человеку рекомендуется регулярно заниматься спортом: фитнесом, плаванием, йогой, бегом.

Правило 12. Удовлетворение от своей деятельности

Любовь к собственной деятельности является лучшим способом мотивации и самоорганизации для любого специалиста. Удовлетворенность своим делом позволяет планировать и осуществлять профессиональную деятельность без ощущения напряжения и чувства недовольства.

Методы планирования времени

Большинство людей знакомо с различными методами тайм-менеджмента. Однако мы рассмотрим самые действенные и продуктивные из них, которые подходят каждому руководителю во время осуществления профессиональной деятельности вне зависимости от масштаба управляемой им компании и количества подчиненных.

Метод «Альпы»

Эффективная техника, разбивающая крупную задачу на мелкие по принципу пошагового восхождения на гору. Она включает в себя пять стадий планирования:

1. Составление списка задач.
2. Оценка продолжительности, необходимой для выполнения заданий.
3. Выделение нужного времени в графике личных дел для каждого поручения в соотношении примерно 60% к 40%, где 40% — свободное время.
4. Составление пошагового плана по выполнению или делегированию приоритетных задач с указанием длительности всех ступеней.
5. Учет выполненных и невыполненных пунктов плана.

Главная проблема данного метода заключается в том, что не всякий человек обладает умением прогнозировать точный срок для выполнения той или иной задачи. Поэтому крайне не рекомендуется расписывать делами все рабочее время. Лучше оставить 40% графика на непредвиденные обстоятельства и незапланированные действия.

Матрица Эйзенхауэра

Популярная методика, разработанная одним из самых продуктивных и деятельных президентов США Дуайтом Эйзенхауэром. Он предложил схему, по которой все дела должны быть расписаны в табличку, состоящую из четырех секторов:

1. Важные и срочные задачи. Здесь указываются вещи, которые ни в коем случае нельзя откладывать, т.к. от них напрямую зависит будущая карьера. Например, покупка билетов для важной командировки, подписание контракта с крупными заказчиками или срочного приказа.
2. Важные и несрочные дела. Тут прописываются задания, с которыми можно не спешить, но от них зависит личная продуктивность и продвижение по карьерной лестнице. Например, знакомство с новыми сотрудниками, проверка ремонтных работ в офисе, прохождение курсов и тренингов, изучение иностранных языков.
3. Неважные и срочные задания. Здесь чаще всего находятся дела, которые можно и нужно делегировать подчиненным для высвобождения времени для осуществления собственных обязанностей. Например, заказ канцелярии, рассылка пригласительных писем партнерам, вызов мастера для починки принтера.
4. Неважные и несрочные задачи. Тут оказываются дела, не несущие никакой пользы для компании и профессиональной деятельности. Например, личные разговоры и встречи во время работы, просмотр социальных сетей.

Расстановка приоритетов с помощью матрицы позволяет обращать внимание на наиболее глобальное, не отвлекаться на ненужное. Также все дела записываются в одном месте, поэтому ничего не теряется и не забывается.

Ошибки в тайм-менеджменте руководителя

Основная ошибка руководителей при распределении рабочего времени заключается в том, что они стараются перевыполнить план и одновременно решать сразу несколько задач. Нередко подобная тактика приводит к обратному результату: усталости, работе с надрывом, срывам сроков всех проектов, форс-мажорам.

Еще один глобальный промах в тайм-менеджменте заключается в неумении пользоваться услугами секретарей, а также непонимании, как делегировать обязанности, привычке все контролировать, переделывать за сотрудниками, раздавать навязчивые советы по работе. Во избежании этого необходимо учиться доверять другим людям, давать им больше поручений, высвобождая время для собственных обязанностей.

Немалой оплошностью является и невыстроенная, неумелая коммуникация с подчиненными. Для разрешения данной проблемы отлично подходит программа ЛидерТаск, в которой доступны для работы корпоративный онлайн-чат, возможность контроля и анализа действий каждого работника и отдела.

Пример распорядка рабочего дня

Руководитель может планировать свой день разными методами. Приведем конкретный пример удачного распорядка дня, составленного с помощью матрицы Эйзенхауэра:

Сектор А.08.00 — 08.30. Планерка по продажам.08.50 — 09.00. Почта, ответы партнерам, клиентам.09.40 — 10.20. Покупка билетов для командировки.16.00 — 17.00. Встреча со спонсорами.	Сектор Б.10.30 — 11.20. Просмотр вебинара с обучающего тренинга.11.30 — 12.00. Знакомство с новыми сотрудниками офиса.12.20 — 12.40. Созвон с партнерами по бизнесу.13.30 — 14.30. Перерыв, отдых, обед.
Сектор С.13.00 — 13.30. Покупка нового стола в офис.14.40 — 14.50. Просмотр нового дизайна на сайте.14.50 — 15.00. Просмотр комментариев на сайте.	Сектор Д.1. Смотреть социальные сети.2. Смотреть новости.3. Смотреть Ютуб.

Выполненные дела необходимо помечать цветом или вычеркивать из таблички.

Также при необходимости можно выбрать другую технику или расписать свой рабочий день в блокноте-органайзере, или использовать для данной цели приложение ЛидерТаск, в котором есть удобный календарь руководителя с функцией расписания.

ЛидерТаск — приложение для планирования времени

Современный сервис, выполненный в стиле делового органайзера для организации встреч, задач, управления проектами и сотрудниками. Предлагает удобные инструменты для руководителя: цели, чек-листы, уведомления и напоминания по времени. Помогает быстро делегировать задачи подчиненным.

Содержит удобный ежедневник с расписанием на день, неделю, месяц, год. Дает возможность заранее планировать задачи разного уровня с помощью основы — шкалы времени. При необходимости позволяет удалять дела, отмечать метками или цветом выполненные задания.

Предлагает обучение, как работать в программе и вести календарь руководителя. Имеет онлайн- и оффлайн-режимы. Функционирует на трех языках: русском, английском, немецком. Синхронизируется на платформах Windows, Mac, Android, iOS, Web-version. Есть бесплатный и платные тарифы, возможен тестовый период разработки.

Заключение

Организация рабочего дня руководителя — настоящее искусство, которому стоит учиться и приобретать в этом плане все больше полезных практических навыков. Для грамотного составления графика необходимо уметь пользоваться правилами и методами тайм-менеджмента, а также специальными программами с календарем руководителя.

Однако подобные старания не пройдут без следа. Они помогут справляться с обязанностями, делать работу в несколько раз эффективнее, а значит повысить результативность всей команды и улучшить ежедневные показатели компании.

Качество управленческих
решений определяется также своевременностью
(решение необходимо принять именно в
тот момент, когда это
требует производственная обстановка),
стимулирующими свойствами (решение
должно предусматривать моральное и
материальное стимулирование исполнителей),
гибкостью (при сохранении общей
целенаправленности оно должно поддаваться
изменению), конкретностью содержания
(точное определение состава и
последовательности выполнения), единством
и согласованностью (непротиворечивостью),
полнотой, краткостью и четкостью
изложения. Большое значение в процессе
принятия решений имеют условия их
принятия: право принятия решений,
полномочия, обязанность принимать
решения, ответственность за принятые
решения,
компетентность
в
решаемых
вопросах.

Право принятия решений
обуславливает обязательность их
выполнения. С правом принятия решений
взаимосвязаны вопросы полномочий, под
которым понимаются границы, в пределах
которых тот или иной руководитель имеет
право принимать решения. Руководитель,
наделенный правом и полномочием принятия
решений, в ситуации,
требующей
решений,
обязан
его
принимать.

Ответственность за
выполнение решений
должна быть строго регламентирована.
Нести ее должен тот, кому принадлежит
право полномочия, и кто обязан принимать
решения. За все решения коллегиальных
органов ответственность несет их
руководитель (единоначальник) организации,
предприятия или соответствующего
подразделения. В связи с этим все решения
коллегиальных органов (производственных
совещаний, кулинарных советов) вступают
в силу лишь после утверждения
соответствующим руководителем.

Одним из необходимых условий
принятия решений является компетентность
руководителя в рассматриваемых вопросах.
Привлечение руководителем специалистов
для подготовки решений по вопросам,
требующим глубоких знаний по отдельным
частным проблемам, называется
заимствованием компетенции, а разделение
и передача подчиненным части своих
полномочий по принятию решений —
делегирование полномочий.

Планирование индивидуальной работы –
один из важнейших элементов работы
руководителя.

Индивидуальный план работы руководителя
должен быть тесно связан с комплексным
планом данного конкретного участка
(объекта) управления, отражающим цели,
которые должны быть достигнуты, а также
средства их достижения.

Ясность перспективы, задач и потребностей
развития участка управления является
основой высокой работоспособности
коллективов структурных подразделений
предприятия, их руководителей, руководящих
работников, общественных организаций
и всех членов коллектива.

Система представлений руководителя о
комплексном развитии своего участка
управления показана на рис. 5.1.

Рис. 5.1. Система представлений руководителя
о развитии

своего участка управления:

1 – положение
участка управления в системе предприятия;
основные цели участка работы; 2 –
мероприятия, осуществляемые для
достижения целей; представления о
логических и временных целях между
мероприятиями, включая действия по
преодолению трудностей; 3 – пробелы
знания (задач, трудностей, необходимых
ресурсов: материальных, трудовых,
финансовых и т.д.); 4 – обобщение нерешенных
проблем, трудностей; 5 – действия,
принимаемые для решения проблем и
трудностей; 6 – представления о
возможностях достижения успеха, о
мероприятиях, от которых можно отказаться;
7 – представления о критериях и масштабах
оценки положения на участке управления,
о поставленных целях и ожидаемых
результатах; 8 – вид и характер трудностей,
связанных с целенаправленным решением;
9 – мероприятия по решению традиционных
задач и существующие альтернативы
решений; 10 – имеющиеся и потенциальные
ресурсы для решения задач; 11 – основные
задачи участка управления в настоящее
время и в будущем; 12 – план мероприятий
(на 3 – 5 лет) по поэтапному и систематическому
решению задач на участке управления

После разработки такой системы и
определения целей и задач по развитию
своего участка управления можно составить
план по такой форме:

Мероприятия Сроки Ответственные Отметка об исполнении

Каждому руководителю следует увязывать
свои комплексные планы работы с
соответствующими планами выше – и
нижестоящего руководства. С этой целью
необходимо утвердить планы работы
нижестоящих руководителей, а затем
представить на утверждение собственный
план вышестоящему руководителю. В
процессе руководства целесообразно
постоянно согласовывать свои планы
работы с другими руководителями,
находящимися на одном (горизонтальном)
уровне управления. Это дает возможность
точнее увязывать содержание и сроки
комплексных планов.

Эти планы должны содержать задачи,
соответствующие уровню руководства
(участок, цех, отдел, предприятие и т.д.),
рассчитанные на перспективу до 10 лет,
а также задачи, рассчитанные на год,
квартал, месяц, которые учитывают новые
задачи и проблемы, не включенные в
перспективный план. При разработке
комплексных планов особое внимание
следует обращать на возможность
реализации поставленных в плане задач.
Исследования статистических данных,
сетевых графиков, моделей принятия
решений, «дерева целей» поможет сделать
эти планы реализуемыми.

При разработке «дерева целей», т.е.
структурных моделей, которые отражают
весь комплекс задач с распределением
подцелей по уровням (в соответствии с
их местом и соподчиненностью), следует
придерживаться следующих правил:

1. Выделить (сформулировать) основную
   цель, например «повысить качество
   продукции».

2. Выделить (сформулировать) самостоятельные
   цели, которые помогут основной (конечной)
   цели. Эти цели существуют независимо
   друг от друга. Это означает, что каждая
   цель, находящаяся на данном (одном)
   уровне иерархии, не должна представлять
   собой подцель другой цели такого же
   уровня. Например, для того чтобы создать
   конкретную продукцию высокого качества,
   нужно совершенствовать конструкцию,
   повысить качество производства, создать
   организационно – экономические условия
   управления качеством. Это три
   самостоятельные цели 1 -го уровня для
   достижения основной (конечной) цели.
   Каждая такая цель разбивается на
   подцели.

3. Для построения «дерева» требуется как
   можно точнее сформулировать подцели,
   так как от их реализации зависит
   достижение основной цели. Например,
   подцелями цели «повышения качества
   производства» будут «обеспечение
   производства квалифицированными
   кадрами», «совершенствование технологии
   производства», «повышение технического
   уровня производства».

4. Схема допускает любую степень детализации,
   вплоть до решения конкретной
   производственной или научно – технической
   задачи. Например, подцель «совершенствование
   технологий производства» имеет подцели
   следующего уровня: внедрение прогрессивных
   техпроцессов, оснастки, резервных
   вариантов техпроцессов, средств и
   методов измерений и т.д.

5. Необходимо минимизировать количество
   целей и подцелей.

6. Ранжировать цели (т.е. определить ранг
   целей по степени важности их уровень
   в «дереве целей»).

Типичными ошибками при формировании
«дерева целей» могут быть следующие:1)
стремление сразу же перейти от первого
уровня к последнему, минуя промежуточные
уровни; 2) недоучет (фактическое отсутствие)
отдельных важных целей какого-либо
уровня; 3) представление на одном уровне
целей, разных по масштабам и значению
(некачественное ранжирование целей и
задач).

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #