Добавить в «Нужное»
План и цель командировки: примеры
Служебная командировка – это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ). То есть работник направляется в командировку по письменному решению руководителя. Такое решение можно оформить в виде приказа (распоряжения), в частности, можно использовать унифицированные формы N Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку» и N Т-9а «Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку» (утв. Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 N 1).
Кстати, поездка работника на основании письменного решения руководителя в обособленное подразделение командирующей организации, находящееся вне места постоянной работы командируемого работника, тоже является командировкой (п. 3 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 N 749).
Цель командировки: примеры
В приказе о направлении в командировку необходимо указать цель командировки. Цель может быть любая, но она должна быть:
- необходима для деятельности организации (иначе будет сложно обосновать расходы на командировку для целей налогообложения прибыли или УСН) (п. 1 ст. 252 НК РФ);
- не выходить за рамки выполнения командированным работником своих должностных обязанностей в месте командировки. Ведь требовать от работника выполнения работы, не обусловленной трудовым договором, в общем случае запрещено (ст. 60 ТК РФ).
Цель командировки — приведем примеры:
- провести переговоры с поставщиком, покупателем или будущим контрагентом (с которым пока нет договорных отношений);
- заключить договор с будущим контрагентом;
- исследовать образцы продукции, производимой потенциальным поставщиком;
- представлять интересы организации в суде;
- получить документы, которые по какой-то причине нельзя переслать по почте либо которые нужно получить лично в госоргане;
- провести проверку документов или имущества в обособленном подразделении организации.
Как указать цель командировки в приказе: образец
Можно использовать такую формулировку:
«Направить инженера Иванова И.И. в ООО «Ромашка», находящееся по адресу: г. Санкт-Петербург, Владимирский проспект, д. 7, сроком на 3 дня с 11 августа по 13 августа 2020 г. с целью изучения образцов продукции, производимой ООО «Ромашка», и заключения с ним договора поставки».
Посмотреть образец приказа на командировку и скачать бланк приказа вы можете в отдельной консультации.
План командировки: образец и примеры
Законодательство не обязывает составлять план командировки для работника. Однако работодатель может сделать это по своему усмотрению для лучшего понимания командированным работником, что и в какие сроки следует сделать в командировке. Приведем образец такого плана на примере:
N | Вид мероприятия | Дата | Вид возможных расходов | Ограничение по сумме расходов |
---|---|---|---|---|
1 | Знакомство с руководством ООО «Ромашка», проверка уставных документов, обсуждение условий будущего договора поставки | 11.08.2020 | Расходы на проезд из гостиницы до офиса ООО «Ромашка» и обратно | 500 руб. |
2 | Посещение завода ООО «Ромашка», ознакомление с технологией производства, с образцами продукции | 12.08.2020 | Расходы на проезд из гостиницы до завода ООО «Ромашка» и обратно | 3 000 руб. |
3 | Окончательное обсуждение условий договора поставки, подписание договора с руководителем ООО «Ромашка» | 13.08.2020 | Расходы на проезд из гостиницы до офиса ООО «Ромашка» и обратно | 500 руб. |
Как правило, план командировки обязателен в государственных учреждениях, финансируемых из бюджета.
Форум для бухгалтера:
Цель командировки — это сформулированное во внутренних документах организации задание, на выполнение которого направляется сотрудник. Шаблоны локальных актов, касающихся служебных поездок, могут быть составлены кадровой службой самостоятельно. К формулировкам в них Налоговая служба относится с пристальным вниманием.
Особенность командировки, или служебной поездки работника на определенный срок, состоит в том, что она совершается в рабочих, деловых целях, по направлению непосредственного руководителя предприятия. Сотрудник в рамках командировки должен выполнить конкретное задание в другом населенном пункте (городе, поселке, селе) — не по месту основной своей работы в организации. Таким образом, для признания поездки командировкой, необходимо соблюдение ряда условий: отправление сотрудника в другой населенный пункт, исполнение там задания руководства, входящего в должностные обязанности сотрудника, нахождение вне места постоянной работы достаточное количество времени.
Чтобы командировочные расходы были правильно учтены для снижения налогооблагаемой прибыли, важно правильно указать цель командировки, и примеры формулировок найти в законодательстве не удастся. Приведем примеры целей служебных поездок, которые налоговая инспекция может признать обоснованными.
Законодательное регулирование
С 2015 года требования к оформлению служебных поездок, командировок изменились, были отменены некоторые пункты Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением № 749.
До этого момента для оформления служебной поездки использовались следующие документы:
- приказ директора фирмы;
- командировочное удостоверение, заполнение которого производилось по определенным правилам: так, обязательно отмечалось время прибытия и убытия сотрудника;
- служебное задание, в котором была также сформулирована цель поездки и в котором сотрудник составлял отчет о проделанной работе.
С 2015 года последние две формы отменены, хотя их применение и не запрещено. Новые формы не были введены. Многие руководители придерживаются мнения, что их использование вполне рационально на основании локальных актов и внесения в учетную политику. Это необходимо для правильного учета потраченных денежных средств, получения информации об исполнении в рамках командировки поручения в соответствии с поставленным заданием. Сейчас, если командировочное удостоверение не заполняется, цели и длительность командировки указываются в приказе.
Также, если это указано в локальных актах, составляется план поездки, где указываются данные организации и работника, а также сроки поездки, ее цели, пункт назначения, конкретные задания и этапы их выполнения, с которыми работник знакомится и ставит свою подпись, свидетельствующую о том, что он документ прочел. Для некоторых бюджетных организаций и государственных органов составление данного документа является обязательным в соответствии с внутриведомственными нормативными актами.
Кого нельзя направить в командировку
При выборе сотрудника, направляемого в служебную поездку, важно принимать во внимание, что некоторым категориям граждан Трудовым кодексом РФ предоставляются определенные гарантии соблюдения их прав. В том числе для некоторых групп сотрудников предусмотрен запрет на командировки, ведь для многих граждан они создают определенные сложности в быту и предполагают длительное отсутствие дома. Полный запрет установлен для:
- беременных женщин;
- несовершеннолетних сотрудников (исключение составляют представители творческих профессий, занятые на соответствующих должностях);
- принятые по ученическому договору;
- участвующие в выборах и баллотирующиеся на определенные должности сотрудники.
Представители следующих категорий работников вправе отказаться от направления:
- женщины — матери детей в возрасте до 3 лет;
- граждане, воспитывающие в одиночку детей, которым еще не исполнилось 5 лет;
- инвалиды или трудящиеся на особых условиях;
- граждане, осуществляющие уход за больными членами семьи (если это необходимо в соответствии с полученным в установленном законодательством порядке медицинским заключением);
- родители или опекун, обеспечивающие содержание и воспитание инвалидов, не достигших совершеннолетия.
Правила определения цели
Правильно сформулированное рабочее задание — это то, которое:
- соответствует виду деятельности и интересам компании;
- не противоречит должностной инструкции и должности конкретного сотрудника;
- отвечает принципу целесообразности и выполнения возложенных задач в определенный документами срок поездки (например, если она занимает всего один выходной день, это может вызвать подозрения);
- не содержит общих, расплывчатых формулировок.
Распространенные примеры
Итак, разберемся, как указать цель командировки в командировочном удостоверении: примеры из списка могут подойти представителям самых разных профессий:
- заключение договора, подписание соглашения, достижение договоренностей о контракте (подписание предварительного договора);
- представление интересов на судебном заседании;
- ведение переговоров с контрагентами;
- присутствие на научной конференции и представление доклада;
- обмен опытом, прохождение обязательного обучения или курсов повышения квалификации.
План может быть представлен в отдельном документе.
Объемные задания могут быть разбиты на этапы. Например, если стоит задача провести проверку бухгалтерии филиала, ее выполнение будет состоять из таких операций, как:
- инвентаризация;
- проверка бухгалтерской и налоговой отчетности;
- проверка правил ведения бухгалтерской документации и т. д.
В этом случае оптимальным решением будет составление плана выполнения задания, как показывает образец плана командировки. Формулируя промежуточные задачи, учитывайте специфику деятельности работника, и укажите конкретные этапы и результаты их выполнения.
Примеры для различных должностей и специальностей
Приведем формулировки целей командировок в распорядительных актах. Например, в командировку отправляется непосредственно директор ООО. В этом случае формируется не приказ, а распоряжение, формулировка выглядит следующим образом:
«убываю в командировку с целью…»
Какие могут быть причины отправиться в служебную поездку у человека на руководящей должности? Например, необходимо обеспечить участие в важных переговорах, необходимых для освоения новых рынков сбыта, поиска новых клиентов и т.д.
Цели могут быть сформулирован следующим образом:
- для участия в переговорах;
- для презентации продукта;
- для заключения договора поставки оборудования и т.д.
Менеджеру по продажам обычно задачи командировки описывают очень подробно. В приказе или распоряжении могут быть поставлены конкретные задачи (заключение договоров и соглашений, контрактов с заказчиками), определены количественные показатели (объем отгружаемой продукции). Это основные задачи, которые также могут быть разбиты на этапы: разработка плана встреч и его выполнение, посещение торговых объектов конкурентов и составление сравнительного исследования цен, ассортимента и других условий, анализа.
Инженеры на производстве также отправляются в командировки с вполне конкретными целями: обеспечение работы оборудования, установок и аппаратов, проверка их эффективности и показателей деятельности. Важно корректно и технически правильно обозначить задачи поездки, например:
- установка устройства или изделия;
- наладка его работы;
- обучение штата предприятия или филиала правилам работы на оборудовании;
- тестирование работы аппаратов;
- сервисное обслуживание или производство гарантийного ремонта;
- осуществление профилактических работ.
Распространенные цели юристов: участие в судебном заседании по рассмотрению гражданского дела. Юрист также может присутствовать на переговорах по заключению контрактов для оперативного анализа предлагаемых условий, в процессе заключения сделки, требующей нотариального оформления или государственной регистрации. Причину поездки также надо четко оговорить в приказе.
Определить необходимость оформления служебной поездки для работников с разъездным характером деятельности сложнее всего. Необходимо руководствоваться общими нормами ТК РФ и правилами локальных нормативных актов, должностными инструкциями. Например, поездка с целью ремонта автомобиля является служебной. Формулировка является аналогичной: для обеспечения выполнения ремонта транспортного средства.
Могут быть направлены в командировки и другие сотрудники, например, преподаватели: для участия в конференциях, проведения курса лекций по взаимному соглашению, организации практических занятий и т.д.
Главное — описать задачи конкретно, чтобы сотрудник мог профессионально и на должном уровне выполнить задание руководства и составить отчетные документы. Это необходимо и для оформления отчетности перед налоговой инспекцией, и для организации эффективной работы предприятия.
План служебной командировки (бланк)
Заполненный образец
Что такое служебная командировка
Основные правила, гарантии и требования при организации служебных командировок, содержатся в гл. 24 ТК.
Простым языком, служебная командировка – это поездка сотрудника по распоряжению работодателя на заранее определенный срок для выполнения служебного задания вне места постоянной работы.
Для оформления поездки в качестве служебной командировки необходимо:
-
чтобы поездка носила производственный характер;
-
сотрудник был устроен по трудовому договору и никак иначе;
-
сотруднику не введен трудовым договором разъездной характер работы (как, например, у курьеров, экспедиторов и пр.), т.е. за ним закреплено стационарное рабочее место;
-
длительность командировки выбрана целесообразно (например, поездка на полгода в другой регион для организации деятельности филиала скорее похожа на временный перевод, а не командировку).
Общие правила направления сотрудников в командировку
По общему правилу, если работодатель направляет сотрудника в командировку, то отказаться от поездки тот права не имеет.
Какие еще правила для кадровиков ввели в 2023 году мы рассказали на курсе профпереподготовки «Кадровик с нуля до профи». Выдаем красный диплом, получите актуальные знания.
Оформить курс в рассрочку
Такие действия расцениваются как уклонение от своих служебных обязанностей, что может закончиться дисциплинарным взысканием или привести к увольнению. Но, не всегда.
Например, если работник находится в отпуске, на больничном или поездка приходится на его официальный выходной, то отказ правомерен. Тут сотрудник сам может решить – ехать ему или нет.
При этом отпуск сотрудника придется переносить или отменять вообще, делать перерасчет.
А вот, если сотрудник решит поехать в командировку, находясь на больничном, он нарушит режим – одновременно болеть и работать нельзя. В этом случае он рискует потерей выплат по больничному листу или существенному их сокращению.
Кого нельзя отправлять в командировки или можно, но с ограничениями
Не каждого сотрудника компания может обязать поехать в командировку.
Есть некоторые категории работников, которые могут от нее отказаться на законных основаниях, а некоторых нельзя отправить даже если они сами согласны.
-
Беременных женщин – без каких-либо «но» нельзя направлять в командировки. Их права защищает ст. 259 ТК.
-
Несовершеннолетних детей можно отправлять в командировку, но только если они являются спортсменами или творческими работниками. Данное правило закреплено в ст. 268 ТК.
-
Работников, трудоустроенных по ученическому договору, в обычную командировку отправлять нельзя. Они могут ехать только в командировку, связанную с ученичеством (ст. 203 ТК). Например, для сдачи экзаменов или на сессию.
-
Сотрудников с ограниченными физическими возможностями можно направлять в командировки, но только если это не противоречит индивидуальной программе реабилитации (ст. 23 закона № 181-ФЗ).
Кроме того, статьи 259 и 264 ТК говорят о том, что, необходимо получить письменное согласие следующих сотрудников, направляя их в командировку:
-
женщин, имеющих детей до 3 лет;
-
отцов, матерей или опекунов, единолично воспитывающих детей до 14 лет;
-
родителей детей с ограниченными физическими возможностями;
-
одного из родителей ребенка до 14 лет, если второй родитель работает вахтовым методом;
-
многодетных родителей (трое и более детей до 18 лет), пока младшему не исполнится 14 лет;
-
сотрудников на больничном по уходу за членами семьи;
-
кандидатов в депутаты в период выборов.
Вот примерный образец бланка на согласование командировки:
ООО «РАССВЕТ» УВЕДОМЛЕНИЕ Уважаемый(-ая) ____________________________________________________ Уведомляя о направлении в служебную командировку сроком на _______, просим дать согласие на направление в служебную командировку с ______________________ по _______________________ в _________________ для ___________________________________________________________.
Разъясняем, что согласно ст. 259 ТК РФ Вы имеете право отказаться от направления в служебную командировку в связи с тем, что _________________ «…» ………………. 20… года /………………. |
С ведением электронного кадрового оборота в программе 1С поможет разобраться этот вебинар. Узнаете, как работает обмен, подписание, контроль, хранение и регистрация всех документов внутри программы. Бесплатно для подписчиков Клерк.Премиум.
Командировка сотрудника-иностранца
Если работодатель намерен направить в командировку иностранных работников, то следует иметь в виду, что такая возможность зависит от профессии, должности и статуса иностранного работника.
Особенности командирования иностранных сотрудников мы собрали в отдельной таблице.
Статус пребывания иностранного работника в РФ |
Ограничение по должностям |
Ограничение по сроку командирования |
Временно пребывающий в безвизовом порядке (патент) |
нет |
ограничен сроком дополнительного патента в регионе командирования |
Пребывающий на основании визы (разрешение на работу) |
Должность или профессия должны попадать в перечень (п. 1 Приложения к приказу Минздравсоцразвития от 28.07.2010 № 564н) |
|
Временно проживающие |
Должность или профессия должны попадать в перечень (п. 2 Приложения к приказу Минздравсоцразвития от 28.07.2010 № 564н) |
|
Высококвалифицированные специалисты с видом на жительство |
нет |
нет |
Высококвалифицированные специалисты с разрешением на работу или временным проживанием |
нет |
|
Граждане ЕАЭС, постоянно проживающие и работающие в РФ |
нет |
нет |
Временно пребывающий в безвизовом порядке иностранец получает патент.
Приезжающий по визе – разрешение на работу.
В обоих случаях свобода передвижения иностранца ограничена субъектом РФ, выдавшим ему разрешение или патент.
Если работодатель хочет занять работой иностранного сотрудника в двух и более субъектах РФ, то ему придется оформить патент на каждый из них.
При этом срок нахождения работника в другом субъекте будет строго ограничен сроком действия доппатента, который, в свою очередь, не должен превышать срок ранее полученного основного патента.
С иностранцем, имеющим разрешение на работу, немного проще. Он может ехать в командировку на срок не более 10 календарных дней (за весь период действия разрешения) или на 60 дней, если его работа имеет разъездной характер и это закреплено в трудовом договоре.
Туда попадают такие рабочие профессии как: каменщик, машинист, механик и пр. и творческие – артист, ведущий программ, аккомпаниатор. Должности, состоя на которых иностранец может ехать в командировку – руководители учреждений, функциональных и специализированных служб.
Иностранные сотрудники, имеющие статус временно проживающих должны работать в регионе, где им выдали разрешение.
Командировать можно только представителей рабочих и творческих профессий, а также руководящих должностей. Полный перечень содержится в п. 2 Приложения к приказу № 564н.
Общий срок пребывания временно проживающих иностранцев в служебных командировках не должен превышать 40 календарных дней за весь период действия разрешения и не более 90 календарных дней при разъездном характере работы.
Если иностранный работник признается высококвалифицированным специалистом и имеет вид на жительство, то его спокойно можно отправлять в командировки без каких-либо ограничений по профессиям и должностям.
При наличии у такого специалиста разрешения на работу или на временное проживание, он не может находиться в командировке более 30 календарных дней в году.
А вот если закрепить в его трудовом договоре разъездной характер работы, то срок нахождения в командировке будет не органичен.
Граждане ЕАЭС, постоянно проживающие и работающие в РФ, могут на любой период быть направлены в служебную командировку. На них действует тот же порядок, что и для российских граждан.
Срок командировки
-
Сроком служебной командировки принято считать период со дня выезда сотрудника по день его возвращения, включительно. Этот срок определяет сам работодатель.
-
Важно, чтобы руководитель установил ее конечный срок еще до начала командировки. Сотрудник должен четко понимать когда он вернется, а бухгалтерия должна рассчитать авансовые суммы перед поездкой и правильно расставить отметки в табеле рабочего времени.
Согласование командировки и заявление на выплату аванса
Закон не предусматривает проведения дополнительного согласования служебной командировки. Более того, у работодателя нет обязанности предупреждать о ней сотрудника заранее.
Однако, организации вправе разработать образец служебной записки, позволяющей согласовать служебную поездку и уточнить сопутствующие траты.
На практике, такую служебную записку составляет руководитель направляемого в командировку сотрудника.
В документе указывают ФИО и должность сотрудника, срок командировки, а также расшифровываются основные предстоящие расходы.
Генеральному директору ООО «СТИЛЬ» Уважаемый Иван Иванович! В связи с возникшей необходимостью осуществления переговоров с крупным потенциальным клиентом, который не имеет возможности посетить Санкт-Петербург, прошу командировать заместителя начальника отдела маркетинга Смирнова Д.С. в город Ростов-на-Дону. Предполагаемая длительность командировки: с 16 апреля по 21 апреля 2023 года. Прошу дать указание о выдаче командировочных средств главному бухгалтеру в размере:
– 20 000 на проживание в гостинице. Подпись «__» ___________________ 2023 г. |
Во многих компаниях процесс согласования командировок, как и документооборот в целом автоматизирован.
Сотрудник создает онлайн заявку, подписывает и согласовывает с руководством. Далее она уходит к ответственным сотрудникам смежных подразделений.
После того, как служебная записка согласована, работнику надо написать заявление на перечисление аванса, для покупки билетов и предварительной брони жилья, если эти хлопоты не берет на себя сама компания.
Конкретного расчета данных сумм нет. Достаточно знать приблизительную стоимость аренды жилья и расходов на проезд.
При этом, категория как самой гостиницы, так и номера должны совпадать с условиями, прописанными в Положении о командировках для конкретной должности.
Также можноограничить и класс поездки. Например, рядовые сотрудники могут ездить только в плацкарте на поезде и летать эконом-классом в самолете, а руководство – в купе и бизнес-классе соответственно.
В авансовый платеж, помимо указанных расходов, включаются суточные. Размер суточных не ограничен. Но по НК не облагаются налогом только суточные в пределах 700 рублей по России и 2 500 рублей (эквивалент в валюте) за границей.
Учитесь на вебинарах с Клерк.Премиум, задавайте вопросы лекторам, получайте сертификаты. 500+ часов обучающего контента для бухгалтеров, кадровиков, ИП.
Приказ о командировке
Каждая командировка начинается с оформления приказа.
С 1 января 2013 года применять унифицированные формы документов не является обязанностью.
Законодатель позволил компаниям самостоятельно разработать бланк приказа, утвердив его в своей учетной политике.
Главное чтобы в нем были все данные, предусмотренные ФСБУ 27/2021, позволяющие идентифицировать:
-
ФИО сотрудника, направляемого в командировку, должность и подразделение;
-
куда оформлена командировка;
-
в какие даты и на сколько календарных дней;
-
цель поездки;
-
кто финансирует поездку (работодатель).
Но и использование уже имеющихся унифицированных форм допустимо:
-
Т-9, при условии, что в командировку едет один сотрудник;
-
Т-9а, если командированных несколько.
Ранее, помимо приказа, необходимо было оформить служебное задание и командировочное удостоверение.
Постановление Правительства № 1595 сделало их применение необязательным. Хотя есть и такие компании, которые используют эти документы и сейчас. Это не запрещено.
Если работник будет находиться в пути в выходной или праздничный день либо, будучи в командировке, в такие дни он будет занят работой (при условии, что это не предусмотрено его обычным графиком), обязательно следует взять от работника письменное согласие на работу в выходной и издать соответствующий приказ.
Если в выходной или праздник командированный будет отдыхать, эти бумаги не понадобятся.
Бронирование жилья и билетов
Эту часть оформления командировки организация полностью устанавливает сама.
Кому-то удобно назначить в отделе кадров ответственного, который будет бронировать гостиницы и приобретать билеты на общественный транспорт.
Кто-то доверяет это своим сотрудникам, отправляющимся в командировку. Они из выданного им аванса оплачивают и жилье, и проезд.
Некоторые сотрудники получают разрешение ехать на личном или служебном авто. В данном случае им оформляются путевые листы, форму которых организация вправе утвердить сама.
Для подтверждения расходов в таком случае потребуются чеки на топливо, которое будет оплачивать сотрудник во время поездки.
Выплата суточных
Суточные должны быть выплачены заранее, перед командировкой. Размер суточных работодатель устанавливает самостоятельно и закрепляет его в Положении о командировках или Коллективном договоре.
Единственное ограничение, которое есть по суточным – их не выплачивают тем, кто едет в однодневную командировку (п. 11 постановления № 749).
Если однодневная командировка является заграничной, то выплата суточных производится в размере 50% от установленной работодателем для них нормы (ст. 168 ТК, п. 20 постановления № 749).
Лимит по суточным также не регламентирован. Организация вправе установить совершенно любой размер, закрепив его во внутренних документах.
Многие предприятия стараются указать суточные для командировок по России в размере 700 рублей. Выбор логичен. Именно такая сумма не подлежит обложению НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК). Для загранкомандировок необлагаемый НДФЛ размер суточных – 2 500 рублей.
Суточные сверх указанных лимитов облагаются еще и страховыми взносами. Но взносы «на травматизм» с суточных платить не нужно.
Например. Иванов И.И. пробыл в командировке 4 дня и получил суточные в размере 1500 рублей в день. За дни командировки он получил 6 000 рублей. Не облагаются взносами и НДФЛ только 2 800 рублей (4 * 700 руб.). Получается, что с разницы 6 000 – 2 800 = 3200 рублей нужно удержать НДФЛ и заплатить страховые взносы.
Следует также иметь ввиду, что если место командировки недалеко от фактического места проживания командированного и у него есть возможность каждый вечер возвращаться домой, то суточные ему не выплачиваются (п. 11 постановления № 749) .
Отчет о командировочных расходах (авансовый отчет)
Основная задача работника, находящегося в командировке – сохранять все документы:
-
посадочные талоны;
-
билеты;
-
чеки;
-
документы, подтверждающие расходы на проживание;
-
другие документы по произведенным затратам (чеки на купленные канцтовары, материалы, оплату провоза багажа и др.).
Правительство уточнило перечень документов для подтверждения срока пребывания в командировке без проездных документов.
Например, если сотрудник едет на собственном авто. С 10 марта 2023 года работники, которых направили в командировку, смогут подтвердить проживание в гостинице если у них отсутствуют проездные документы:
-
договором на оказание гостиничных услуг по месту командирования;
-
кассовым чеком;
-
документом, оформленным на бланке строгой отчётности, подтверждающим предоставление гостиничных услуг по месту командирования (БСО).
После того, как работник вернулся из командировки, ему необходимо будет в течении 3 дней отчитаться о потраченных суммах:
-
собрать все сохраненные расходные документы;
-
заполнить авансовый отчет, указав сколько денег на командировку получено и сколько израсходовано, уточнить есть ли остаток или перерасход;
-
если сотрудник потерял какой-либо документ, то ему нужно составить служебную записку на возмещение потраченных средств (но, надо иметь в виду, что руководитель вправе отказать в компенсации соответствующего расхода).
После того, как бухгалтерия получит все документы, рассмотрит их и сверит затраты с размером аванса, будет произведён перерасчёт.
Если после командировки еще остались непотраченные средства, то их придется вернуть.
Если трат оказалось больше, при условии, что это не противоречит положению о командировках, оставшиеся средства перечислят на счёт командированного или выдадут из кассы.
Особенности командировок на территорию ДНР, ЛНР, Запорожской и Херсонской областей
В 2022 году официально разрешили направлять работников в командировку в новые регионы для восстановления коммуникаций и налаживания бизнес-процессов.
Также были разработаны Правила командирования на территории Донецкой Народной Республики, Луганской Народной Республики, Запорожской и Херсонской областей (постановление Правительства от 28.10.2022 № 1915) для следующих категорий сотрудников:
-
работников организаций и учреждений, подведомственных федеральным государственным органам;
-
работников других организаций, которые участвуют в выполнении работ (оказании услуг) по обеспечению жизнедеятельности населения и (или) восстановлению объектов инфраструктуры.
В период их нахождения на указанных территориях им положены:
-
выплата среднего заработка в двойном размере. Он рассчитывается в соответствии с постановлением № 922;
-
суточные в размере 8 480 рублей за каждый день пребывания в командировке;
-
выплаты по безотчетным суммам в целях возмещения дополнительных расходов, связанных с командировками.
Юридический адрес: Москва, 1-й Щемиловский переулок, д. 16, стр. 2, подъезд 4, офис 38
Фактический адрес: Москва, 1-й Щемиловский переулок, д. 16, стр. 2, подъезд 4, офис 38 (схема проезда)
Почтовый адрес: 127055 г. Москва а/я 75
Тел.: +7 (495) 258-08-15, (965) 242-51-98
E-mail: podpiska@profiz.ru
План командировки представляет собой документ, ответственность за заполнение которого возлагается на руководителя сотрудника, направленного в командировку.
Помимо основной информации о командированном работнике и самой рабочей поездке, графике работы, в нем указываются цели, для выполнения которых сотрудник и отправляется в поездку.
Нужно ли составлять?
Трудовое законодательство, действующее на территории РФ, устанавливает определенные правила и требования, выдвигаемые по отношению к рабочим поездкам – командировкам.
Данной теме в Трудовом Кодексе РФ посвящено несколько статей, в том числе 166, 167, 168. Информация о рабочих поездках присутствует также в Налоговом законодательстве.
В командировочном плане отражаются цели, для выполнение которых трудящийся отправляется в рабочую поездку.
Следует отметить, что документ указанного образца не относится к категории обязательных. Из этого можно сделать вывод, что план оформляется по усмотрению руководителя предприятия.
Цель поездки может указываться в приказе, на основании которого работник направляется работодателем в командировку.
В общих чертах можно сказать, что план и программа командировки предназначены для облегчения работы сотрудника в поездке.
Для того чтобы должным образом выполнить свои обязанности, ему достаточно придерживаться определенного руководителем порядка действий.
План работы в командировке особенно удобен в ситуациях, когда целей и задачи поездки несколько.
В таких случаях воспринимать информацию значительно проще.
В последующем работодатель не имеет права потребовать отчета о выполнении работы, не указанной в плане.
Важно отметить, что необходимость оформления данного документа для отдельных категорий трудящихся граждан отражена в приказе МВД РФ №1150, Росимущества №51, Судебного департамента № 152.
Для остальных категорий работников информация о необходимости составления плана должна указываться в локальных актах предприятия.
Как оформить рабочую программу и график работы?
Программа и график работы в командировке разрабатывается руководителем командированного сотрудника или лицом, назначенным в качестве ответственного.
Технология оформления бумаги указанного характера в каждой компании может использоваться своя. Информация по этому поводу должна отражаться в распорядительной документации предприятия.
В большинстве случаев все работодатели отражают стандартные данные. В ситуации с планом рабочих поездок в качестве таковых выступают следующие сведения:
- длительность командировки, дата ее начала и окончания;
- местность, в которую отправляется командированный сотрудник;
- сведения о принимающей стороне – наименование фирмы, находящейся в другой местности;
- цели служебной поездки – их может быть неограниченное количество;
- должность работника, отправляющегося в служебную поездку, его инициалы;
- основная часть.
Основная часть может быть оформлена в виде таблицы со следующими названиями колонок:
- вопросы/мероприятия/задачи, подлежащие исполнению/выполнению во время нахождения трудящегося в рабочей поездке;
- срок выполнения задания/мероприятия или решения вопроса, продолжительность времени, на это отведенного;
- результат, ожидаемый вследствие выполнения поставленной задачи, мероприятия и т.д..
После таблицы должна располагаться подпись руководителя, подготовившего программу. Указывается дата оформления.
После этого с содержимым документа ознакамливается сотрудник, для которого составлен план. При отсутствии вопросов он оставляет в документе свою подпись.
Краткий пример для менеджера по продажам
Примерная структура плана командировки для менеджера по продажам может выглядеть следующим образом:
ПЛАН
командировки
- Длительность рабочей поездки — 5 дней. С 10 по 14 ноября 2019 года.
- Принимающая сторона – компания «Торговые сети», город Санкт-Петербург, улица Ленинская, строение 4.
- Цель командировки – заключение договора на поставку продукции.
- Командированный сотрудник – менеджер по продажам – Анисимова Людмила Сергеевна.
- Содержание рабочей поездки
Мероприятие, подлежащее выполнению
Длительность выполнения
Желаемый результат
Встреча с поставщиком для обсуждения деталей сотрудничества
1 день
Принятие единого решения
Заключение договора на поставку
1 день
Подписание необходимой документации
Руководитель предприятия: Саленко А.Е., подпись
С планом командировки ознакомлен: Анисимова Л.С., подпись
8 ноября 2019 года
Скачать образец плана и графика работы в командировке – word.
Выводы
План командировки входит в категорию необязательных бумаг. Необходимость оформления такового документа определяется работодателем.
При заполнении бумаги руководители предприятий используют специально разработанные для этого бланки.
В них необходимо отражать информацию о командированном специалисте, принимающей стороне, целях поездки, а также мероприятиях, подлежащих к выполнению.
Также в документе указывается желаемый результат каждого действия работника. В плане подпись оставляет руководитель, его составивший, и сотрудник, с ним ознакомившийся.