Как составить план работы по проекту мероприятия

Когда вы организуете мероприятие, важно оставить правильное впечатление у посетителей. И чтобы мероприятие не вызвало негативных эмоций, важно полноценно к нему подготовиться и продумать программу мероприятия. Именно об этом мы сегодня и расскажем.

Этапы организации мероприятия

Чтобы план мероприятия и его программа были проработанными и качественными, важно понять, с чего стоит начать.

Обратимся к общей структуре реализации ивента, мы выделяем 3 основных этапа. При реализации мероприятия важно делать все в правильном порядке, чтобы избежать ошибок и не пытаться все изменить за день до проведения ивента. Давайте поймем, что нужно подготовить к этим этапам.

Этап 1. Конструирование

На этапе конструирования важно определиться с такими аспектами, как:

Правильная команда — залог успеха мероприятия. Если мероприятие не массовое, можно обойтись внутренней командой бизнеса. Главное тут — четко распределить обязанности и зоны ответственности каждого из сотрудников.

Кажется очевидным, но к этому вопросу стоит подходить основательно. Сформулируйте цель максимально конкретно: вы хотите донести какие-то знания до участников, отблагодарить партнеров, собрать деньги на проект или доставить гостям эстетическое удовольствие? Определить цель мероприятия — один из основополагающих этапов подготовки ивента.

Тематика мероприятия — основа, с которой нужно четко определиться в первую очередь. Это может быть образовательное, культурно-развлекательное или бизнес-мероприятие. Вы можете обратиться к нам за полной классификацией и выбрать тематику с ее помощью. (Сюда в принципе можно добавить иллюстрацию с классификацией ивентов)

Мы относим в формат мероприятия концепцию, время проведения и длительность, роли в команде, оформление зала, еду, звук и многое другое. В зависимости от выбранного формата вы можете создать правильное впечатление о мероприятии у гостей.

В концепцию также входит место, выступающие и многое другое, но для правильного написания плана и программы нам хватит этих 4 основных элементов, которые должны быть четко прописаны на бумаге.

Этап 2. Подготовка

После того, как мы определились с концепцией, рано переходить к подготовке. Важно сначала спланировать, как эта подготовка будет проходить. Именно тут мы начинаем писать план мероприятия.

При написании мысли могут сильно зациклиться на отдельных задачах и, чтобы не уйти от начальной концепции, важно помнить об основных целях мероприятия, тематике и формате, которые были определены ранее.

Этап 3. Проведение

Во время реализации плана вы с командой поймете, в какой момент нужно начать составлять программу. Программа мероприятия — это список того, что будет происходить в течение мероприятия в четком и утвержденном порядке. Далее мы разберем, как составить программу ивента.

Как составить план мероприятия?

Мы всем очень рекомендуем составлять план подготовки к мероприятию и следовать ему, чтобы выйти из неопределенности и структурировать все задачи, которые необходимо будет выполнить в ходе подготовки ивента. Также правильно составленный план мероприятия поможет найти спонсоров или получить одобрение руководства.

Что же такое план мероприятия?План мероприятия — это документ, в котором структурированы цели и задачи на разных этапах реализации мероприятия, проставлены сроки и определены ответственные. Мы любим составлять планы в виде mind-карт с помощью бесплатного сервиса Miro.

Написание плана мероприятия — не быстрый процесс, он требует большого включения. В нем важно отразить все процессы, которые будут происходить во время воплощения мероприятия в реальность.

Если мероприятие не разовое, а периодическое, все шаги и действия в плане превращаются в бизнес-процессы, которые важно четко прописать, чтобы у команды не возникало недопониманий.

Те, кто организуют мероприятие впервые, часто сталкиваются с тем, что план, перенесенный на бумагу, выглядит неокупаемым или трудно реализуемым. При составлении плана важно будет учесть всю финансовую составляющую, оцифровать все плановые показатели и расписать шаги, которые нужно будет выполнить для достижения этих показателей. При составлении плана важно придерживаться методологии бережливого использования ресурсов, чтобы вывести event на прибыль, потому что эффективность каждого мероприятия оценивается исходя из затраченных ресурсов и полученного результата.

В плане важно отразить всю организационную часть мероприятия, захватить операционный и финансовый контуры.

Структура плана

Давайте сразу к делу

Мы выделяем такие структурные элементы плана подготовки мероприятия:

Шаг 1. Определяем области работ и назначаем ответственных

Для примера приведем 3 области работ, которые можно включить практически в каждый план:

Таких областей может быть 3, а может и 20. Главное, чтобы вам было удобно контролировать ход подготовки мероприятия. На каждую область работ мы ставим ответственного, для некоторых областей это может быть один человек. Для части из них ответственным можете стать вы, если считаете это нужным.

Шаг 2. Определяем задачи, ставим дедлайны, находим исполнителей и считаем затраты

Далее для каждой области работ мы формируем определенный перечень задач, который может со временем пополняться. На каждую задачу находим исполнителя (исполнителем может быть сам ответственный за определенную область работ) и ставим конкретный дедлайн — дату начала и завершения работы над ней.

Далее мы можем понять, сколько будет стоить выполнение каждой задачи — считаем оплату труда, затраты на другие ресурсы и составляем смету. После подсчета общих затрат, мы можем скорректировать план, если для выхода на окупаемость необходимо снизить затраты. Главное — не уйти от концепции, которая была сформирована в начале.

Шаг 3. Переходим к реализации

После выполнения предыдущих 2 шагов, мы переходим к реализации. При этом план должен быть гибким, чтобы его всегда можно было перестроить с минимальными потерями или вообще без них.

Как составить программу ивента?

Следующий вопрос, с которым нужно разобраться – это программа мероприятия. И не зря мы соединили программу и план, ведь во время самого мероприятия его программа для посетителей превращается в еще один план для организаторов и участников.

Для начала вкратце обсудим тему составления программы.

Первое, с чем стоит определиться – длительность мероприятия. Она обуславливается как бюджетом, так и форматом мероприятия.

Давайте пройдемся по 4 шагам, соблюдая которые можно прийти к идеальной программе вашего ивента.

При формировании тайминга не забывайте учитывать и другие детали: длительность выступлений, короткие перерывы между ними и более продолжительные для отдыха участников (в противном случае они попросту устанут от большого количества информации).

То, как оформить программу мероприятия, мы поговорим в другой статье, тут важнее определиться с таймингами и перенести все на бумагу.

За каждым действием на мероприятии стоит определенный бизнес-процесс, который важно выполнить без единой задержки. Поэтому, составив программу ивента, нужно прописать каждый процесс. Это может быть регулировка освещения зала, микрофонов, речь выступающего и многое другое. Далее все бизнес-процессы мы вставляем в хронологию и также, как в плане мероприятия, ставим исполнителей, проставляем время начала и время конца исполнения этого бизнес-процесса.

Итак, сегодня мы разобрали программу мероприятия и узнали то, как правильно составлять план подготовки мероприятия. Надеемся, что эта информация будет для вас полезной!

Создать проект по планированию мероприятия можно несколькими способами. Чтобы сразу приступить к работе:

1. Начните с шаблона для планирования мероприятий, настроив его с учётом потребностей своего коллектива.
2. Импортируйте имеющуюся электронную таблицу, в которой вы сейчас ведёте планы мероприятий.

Как получить доступ ко всем шаблонам Asana

Если вы пользуетесь бесплатной версией, хотите создать собственный проект по планированию мероприятия с нуля или применить общепризнанные передовые методы к проектам Asana, начните с выполнения этих действий по созданию проекта.

Пригласите поставщиков и подрядчиков в проект своего мероприятия в качестве гостей

Даже если работу с поставщиками вы начали по электронной почте, можно пригласить ключевых поставщиков или подрядчиков в качестве гостей в проект мероприятия. Если все участники проекта будут сразу видеть сроки выполнения, задачи и вложения, это поможет делать всё вовремя. К тому же, это существенно упрощает контроль важных файлов, таких как договоры и счета.

Советы по проведению мероприятий и управлению ими

Теперь, когда вы создали проект по планированию мероприятия, эти советы помогут вам управлять им и отслеживать все детали по ходу выполнения работ.

1. Публикуйте обновления статуса и следите за продвижением проекта на вкладке «Обзор»

По мере реализации плана мероприятия пользуйтесь вкладкой Обзор, чтобы публиковать обновления и просматривать список текущих событий в рамках проекта. В обновления статуса можно переносить основные моменты, что позволяет делиться различными графиками и вехами. Asana позволяет сохранить обновление статуса в виде шаблона, чтобы всегда использовался один и тот же формат.

2. Составьте план мероприятия с помощью хронологии и корректируйте его по мере появления новых элементов

В большинстве случаев план мероприятия содержит такие важные детали, как сроки выполнения и зависимые элементы, привязываемые к какой-либо значимой дате. Хронология позволяет отобразить эти элементы в плане ещё до начала работы и согласовать их для обеспечения успешности мероприятия.

Как создать план с помощью хронологии:

1. Создайте в виде списка задачи по всему, что нужно будет сделать в связи с проведением мероприятия.
2. Нажмите на вкладку Хронология в верхней части проекта, чтобы перейти к соответствующему представлению.
3. Запланируйте задачи, перетаскивая их по хронологии. При обнаружении нестыковок по времени перенесите задачи на другие даты.
4. Корректируйте сроки выполнения задач, чтобы исполнители могли лучше спланировать время на свою работу до того, как срок истечёт.
5. Если задачи необходимо выполнять в определённом порядке, определите зависимости между ними. Для этого наведите указатель мыши на одну задачу, а затем перетащите точку на связанную с ней задачу.

В процессе выполнения работы хронология также помогает оперативно устранять нестыковки, прежде чем они нарушат ваши планы. Например, если бронирование места проведения мероприятия занимает больше времени, чем ожидалось, в хронологии можно переместить зависимые задачи. При этом исполнители задач автоматически получат уведомления об изменении сроков их выполнения. Это позволит своевременно приступить к работе без лишней суеты, дополнительных совещаний и аврала, который возникает, когда уже слишком поздно что-то менять.

3. Отслеживайте важные электронные письма (проводя при этом меньше времени в почтовом ящике)

Вы всегда можете пригласить поставщиков в свой проект мероприятия, но если вы общаетесь по электронной почте, попробуйте дополнения Asana для Gmail, Outlook и других почтовых клиентов. При получении электронных писем с важными документами или поручениями вы сможете добавлять их в Asana прямо из почтового ящика, назначать их в качестве задач, добавлять в проекты мероприятий и делать многое другое. При этом ключевые сведения о планировании и задачах не будут теряться в электронной почте, и вам не придётся бесконечно долго копаться в почтовом ящике.

4. Используйте шаблоны, чтобы экономить время на каждом последующем плане мероприятия и не упускать важных деталей

Все мероприятия отличаются друг от друга, но обычно у них есть общий базовый список действий. Чтобы не терять время на его воссоздание для каждого нового мероприятия и не держать его в виде отдельного документа в отрыве от места реализации ваших планов, можно создавать и сохранять шаблоны мероприятий в Asana.

1. Создайте базовый список задач для мероприятия в виде проекта. Если речь не идёт об одном и том же человеке, который регулярно выполняет одну и ту же задачу, не нужно каждый раз назначать задачи и прописывать сроки выполнения.
2. Нажмите … в заголовке проекта и выберите пункт Сохранить проект как шаблон.
3. Чтобы защитить шаблон от редактирования и внесения изменений, его можно сделать в виде проекта, доступного только для комментирования
4. Далее, для каждого последующего мероприятия, просто скопируйте шаблон. Для этого нажмите оранжевую кнопку +, выберите пункт Проект, а затем перейдите на вкладку с сохранёнными шаблонами своей организации.
5. По мере доработки списка задач по мероприятию шаблон можно обновлять, чтобы не повторять ошибки и не применять устаревшие приёмы.

Советы по организации работы в день мероприятия

1. Работайте из любого места и в автономном режиме с помощью мобильных приложений Asana

В дни, предшествующие мероприятию, а также в день его проведения, ваши сотрудники наверняка будут заниматься подготовкой на месте. В этих условиях сложнее ориентироваться и оперативно находить информацию о том, что ещё нужно сделать. Мобильное приложение Asana обеспечивает постоянную доступность плана мероприятия для вашего коллектива (даже в автономном режиме на устройствах iOS и Android) до, во время и после мероприятия.

Например, с мобильного устройства можно оставить отзыв прямо на изображении мероприятия, перед тем как поделиться им, или подтвердить, что повестка мероприятия была своевременно отправлена всем участникам по электронной почте. Это повысит эффективность взаимодействия между сотрудниками, занимающимися мероприятием, даже если они находятся в разных местах.

2. Обеспечьте возможность интерактивного обсуждения в режиме реального времени с помощью интеграции с приложением Slack

Многие коллективы используют Asana и Slack для координации и обмена информацией о работе, особенно когда наступает время проведения мероприятия. Вместо переключения с одного инструмента на другой можно использовать интеграцию Asana для Slack.

Когда ваш коллега просит поделиться мнением о презентации, а вы выполняете какое-то другое задание в рамках мероприятия, можно создать задачу в Asana прямо из беседы в Slack, чтобы не забыть про неё и сохранить весь исходный контекст.

Советы по отчётности о работе, связанной с проведением мероприятий, и о ходе её выполнения

Чтобы узнать, как создавать отчёты для анализа хода работ по мероприятию, начните отсюда.
Чтобы узнать, как размещать и отслеживать обновления статуса мероприятия, начните отсюда.

Контролируйте ход работ и распределение трудовых ресурсов по различным мероприятиям с помощью портфелей и функции «Загрузка»

Чтобы понять темпы выполнения работ по мероприятию и оценить степень загруженности сотрудников специалисты по планированию мероприятий обычно собирают информацию посредством совещаний, переписки по электронной почте и электронных таблиц, что отнимает много времени и чревато неточностями. Вместо этого лучше создайте портфель проектов со всеми планами мероприятий, чтобы видеть ход работ в реальном времени, сроки запуска и приоритеты в одном месте.

Затем перейдите на вкладку Загрузка, где в наглядной форме представлена степень загруженности специалистов по мероприятиям с учётом задач, уже назначенных в Asana. Функция «Загрузка» помогает принимать взвешенные кадровые решения, адекватно распределять трудовые ресурсы и обеспечивать своевременное проведение мероприятий.

По умолчанию оценка загруженности сводится к подсчёту задач, но, как известно, не все задачи одинаковы. Вы можете создать настраиваемые поля для трудозатрат по всем проектам из портфеля, чтобы получить более наглядное представление об общем количестве часов или уровне трудозатрат по каждой задаче.

Ресурсы для планирования и проведения мероприятий с помощью Asana

Любите учиться по видео? Хотите узнать, как наши клиенты планируют мероприятия с помощью Asana? Ознакомьтесь со следующими ресурсами:

Ресурсы	Ссылка
Шаблон для планирования мероприятий	Использовать шаблон
Видеоинструкция	Смотреть видео из серии «Как работать в Asana»
Курс по требованию	Записаться в Академию Asana
Истории успеха	Узнайте, как Autodesk, G2 и DMEXCO планируют свои мероприятия с помощью Asana
Электронная книга — руководство по повышению производительности для специалистов по проведению мероприятий	Читать электронную книгу
Советы от сообщества	Посетите ближайший вебинар или откройте тему на Форуме сообщества

Вам нужны предложения по организации мероприятия? Вы прибыли в нужное место. За прошедшие годы мы посетили множество мероприятий, организованных различными группами. У нас также есть множество лучших практик, которые вы можете использовать, даже если мы не можем перечислить все особенности, которые вам необходимо учитывать (часто это зависит от типа мероприятия!). В этой записи блога мы расскажем вам о шагах, связанных с планированием мероприятия.

Что такое план мероприятия?

План мероприятия служит дорожной картой для всех элементов вашего мероприятия.

Эти компоненты координируются в соответствии с целями и задачами SMART (конкретными, измеримыми, достижимыми, актуальными и ограниченными по времени) и временными рамками. Мы советуем работать в обратном порядке от даты вашего мероприятия, чтобы определить временную шкалу (график обратной работы!).

Пока вы готовитесь к большому дню, ваш организатор мероприятий может помочь вам не сбиться с пути. Независимо от того, насколько большое или маленькое ваше мероприятие, успешный план включает в себя одни и те же важные элементы, которые мы рассмотрим в следующей части.

Каковы шаги в планировании мероприятия?

Организация мероприятий требовательна. Уследить за всеми мелкими деталями может быть сложно, когда есть так много движущихся частей. Есть много вещей, которые нужно учитывать, от выбора места и спикеров до того, чтобы убедиться, что вы разослали благодарственные письма и провели после мероприятия подведение итогов.
Вот некоторые изложенные шаги в организации мероприятия.

№1. Разработка целей и задач мероприятия

Постановка четкой цели и задачи – первый этап. Какие цели вы преследуете при организации этого мероприятия?

№ 2. Сформируйте команду

Чтобы справиться со всеми приготовлениями к любому мероприятию, необходимы согласованные усилия команды. Выберите ключевого члена комитета, который возглавит мероприятие, и назначьте конкретных председателей подкомитетов. Место проведения, докладчики, развлечения, реклама, спонсоры, транспорт, управление волонтерами и другие области могут быть охвачены подкомитетами.

№3. Назначить дату

Прежде чем окончательно определить дату вашего мероприятия, обязательно примите во внимание следующее.

Дайте себе достаточно времени для организации; в идеале это должно быть от четырех до шести месяцев, в зависимости от специфики вашего мероприятия.

• Помните о праздниках
• Избегайте крупных мероприятий или школьных каникул
• Уточняйте даты у важных участников (основные докладчики/докладчики, VIP-посетители, заинтересованные стороны).

№ 4. Брендируйте свое мероприятие

Вы должны выбрать тему, которая является одновременно актуальной и отличительной, если вы хотите, чтобы ваше мероприятие выделялось. Подумайте о широкой, привлекательной теме для вашего мероприятия и серьезно подумайте над названием. В частности, в интернет-СМИ это может привлечь внимание. Подумайте о своих целях для мероприятия, когда будете придумывать варианты имен. Придумайте слоган — краткую запоминающуюся фразу, которая подытожит событие. Создайте логотип для представления вашего мероприятия. Футболки, бутылки с водой, сумки и другие предметы можно брендировать с помощью логотипа. Логотип можно легко сделать с помощью бесплатного онлайн-инструмента для графического дизайна Canva.com.

№ 5. Составьте общий план

Все элементы мероприятия, включая:

• Выбор места, планирование и организация питания (контракты, разрешения, страхование, выбор блюд, кейтеринг и т. д.)
• Спикеры/докладчики (идентификация, проверка, логистика и управление) (идентификация, подтверждение, логистика и управление)
• Мероприятия/развлечения
• Продвижение и реклама как в автономном режиме, так и в Интернете (веб-страница, онлайн-реклама, календари событий, печатные программы, отношения со СМИ, вывески, социальные сети и т. д.)
• Управление спонсорами и партнерами
• Управление волонтерами
• Помните, что люди становятся волонтерами по разным причинам (горячие точки), например, из-за желания что-то изменить, возможности познакомиться с новыми людьми в обществе или из-за желания узнать или испытать что-то новое. Хороший волонтерский опыт может привести к дальнейшему волонтерству. Они больше не станут добровольцами и расскажут другим, если у них будет ужасный опыт. Убедитесь, что у ваших волонтеров есть чувство тепла и участия. Они должны верить, что их усилия стоили того и были полезны.

№ 6. Определить административные процессы

Как вы будете отслеживать спикеров, гостей, бюджет и списки регистрации?

№ 7. Определить и создать партнерства и спонсорство

Есть ли какие-либо компании, с которыми вы могли бы сотрудничать или обратиться за спонсорством, чтобы помочь с расходами и увеличить участие? Когда вы включаете других людей или организации в свое мероприятие, они кровно заинтересованы в том, чтобы помочь с рекламой и обеспечить успех мероприятия.

Возможно, вы захотите подумать о:

поиск деловых спонсоров, которые помогут оплатить часть расходов на мероприятие. Это может включать в себя все, от местных предприятий, которые могли бы пожертвовать товары или услуги, такие как цветы для столов, подарочные пакеты и т. д., до глобальных организаций, которые хотели бы спонсировать еду, предложить приз за дверь или предоставить подарок. важный молчаливый аукционный предмет.
Объедините усилия с соседскими группами, которые могут предоставить место или помочь с планированием или подбором персонала для мероприятия.

№8. Создайте план рекламы

Даже с самым невероятным составом спикеров или развлекательных программ вам все равно нужен PR, чтобы привлечь посетителей. Первым шагом в продвижении мероприятия является уведомление или страница на вашем веб-сайте, за которым следует напоминание в вашем информационном бюллетене или по электронной почте, чтобы сохранить дату, за которой следует офлайн и онлайн-реклама, отношения со СМИ и постоянная коммуникация для продвижения регистрации. Без благодарностей после мероприятия, благодарностей спонсоров и историй, подчеркивающих основные идеи мероприятия или успех в сборе средств, ни одна стратегия не будет завершенной.

№9. Установите бюджет

Оценки всех важных компонентов, включенных в ваш генеральный план мероприятия, должны быть включены в ваш бюджет. Не забудьте учесть командировочные расходы спикеров или выступающих.

№10. Оцените событие

Как узнать, удалось ли ваше мероприятие? Используете ли вы показатели посещаемости для оценки успеха? Сколько вы подняли? Сообщение? Как вы привлекли аудиторию или участников? Когда вы впервые определяете свои цели и задачи, вы должны подумать о том, как вы будете оценивать событие, чтобы оценить свой успех.

Каковы семь этапов планирования мероприятия?

Организация празднования на рабочем месте, будь то праздничная вечеринка или ежегодный обед с клиентами, требует большой подготовки и немного удачи. Эти семь советов помогут вам снизить уровень стресса и сделать ваше особенное мероприятие действительно особенным.

№1. Начинайте раньше, чем считаете нужным.

Даже если дата вашего мероприятия может показаться далекой, вам нужно будет принять множество мелких мер по дороге, чтобы не сбиться с пути. Если ваша организация проводит ежегодные собрания, вы можете начать планировать самое необходимое, например, место и повестку дня, как только предыдущее собрание закончится, пока уроки, извлеченные из того, что сработало, а что нет, еще свежи. Если вы организуете праздничную вечеринку, проверка доступности места проведения летом может помочь вам выбрать лучший вариант и, возможно, даже претендовать на скидку при раннем бронировании. Раннее начало снижает вероятность упущения важных деталей и дает вам время для внесения изменений.

№ 2. Установите главный календарь.

Составьте список шагов, которые необходимо предпринять после получения первоначальной обратной связи от вашего работодателя и других заинтересованных сторон. В широком масштабе это может включать поиск потенциальных мест, приготовление пищи, отправку регистрационных форм и настройку транспорта. Предоставьте более подробные инструкции и сроки после каждого из них. Например, вы должны изучить свои возможности, просмотреть лучшие варианты и узнать, что будет и что не будет предлагаться, прежде чем бронировать место (например, аудио-видео оборудование). Когда вы закончите каждое задание, вычеркните его из списка и по мере необходимости добавляйте новые.

№3. Собери команду.

Не пытайтесь управлять всем планированием самостоятельно. Вместо этого давайте специализированные задания, основанные на сильных сторонах каждого человека. Кто-нибудь из вашей команды работал в сфере общественного питания? Попросите его рассмотреть варианты питания. Коллега из соседнего коридора играет в кавер-группе. Попросите, чтобы она отвечала за организацию развлечения. Имейте четкие ожидания и сроки выполнения, а также планируйте регулярные встречи для отслеживания прогресса.

№ 4. Торгуйтесь с поставщиками по ценам.

Этот шаг может быть простым, если вы постоянно используете одних и тех же поставщиков, потому что вы можете иметь право на скидку. Организация вашего мероприятия в непиковый день или время также может сэкономить расходы. Посмотрите, какую скидку вы можете получить, если вам требуется более одного гостиничного номера для иногородних гостей; часто отели будут компенсировать номер, если вы сделали определенное количество бронирований. Получите расценки от нескольких поставщиков услуг, которые вам потребуются, так как это может помочь вам торговаться: например, если продавец с лучшим меню знает, что у вас более низкие ставки, он может быть готов снизить свои цены.

№ 5. Подумайте о «что, если».

Заранее подготовьтесь к возможным препятствиям. Было бы здорово, если бы в новом модном ресторане города можно было провести ваше праздничное собрание. Важно вежливо спросить о количестве других мероприятий, запланированных на тот же вечер, поскольку это может повлиять на уровень ухода, который получает ваша группа. Или, возможно, вы организуете семейную прогулку в близлежащем тематическом парке. Убедиться, что будут занятия для всех детей; вы же не хотите, чтобы малыши грустили из-за того, что не умеют кататься на аттракционах.

№ 6. Получите его в письменной форме.

Чтобы не было сюрпризов в день мероприятия, внимательно читайте договоры поставщиков. Не делайте никаких предположений; все, что вы ожидаете получить, должно быть указано явно. Убедитесь, что в вашем договоре четко указано, что продавец, например, поднимет и разберет палатку и стулья, которые вы арендуете. Ваши контракты также должны охватывать непредвиденные обстоятельства, например, кто вмешается, если ди-джей, которого вы зарезервировали, заболеет.

№ 7. Веселиться!

Пришло время сделать шаг назад и увидеть, как ваша тяжелая работа окупится, как только наступит важный день, когда все настроено и работает без сучка и задоринки. Цените момент, но также помните о потенциальных изменениях, которые вы могли бы внести в будущем. И всегда не забывайте выражать благодарность всем, кто способствовал успеху мероприятия.

Каковы 6 этапов планирования мероприятия?

Планирование – залог успешного мероприятия. Легко чувствовать себя подавленным, потому что нужно учитывать так много факторов. Чтобы ваше мероприятие прошло успешно и не выходило за рамки вашего бюджета, выполните шесть наших шагов.

№1. Определите свои цели и задачи.

Важно сесть и обдумать свои цели для мероприятия, прежде чем рассматривать возможные места. Вы пытаетесь собирать пожертвования? или рекламировать запуск конкретного продукта? Вы хотите 40 или 400 гостей?

Точность в отношении вашей аудитории также имеет решающее значение. Вам будет легче планировать и составлять бюджет, если вы будете знать свои основные цели и иметь конкретные критерии для измерения прогресса.

№ 2. Настройка бюджета

Тратить немного больше здесь и там просто, когда вы хотите, чтобы все было безупречно. Но прежде чем вы это осознаете, это может привести к превышению бюджета на сотни или даже тысячи долларов. Вы можете лучше контролировать свои расходы, составив реалистичный и гибкий бюджет.

Эти основные компоненты должны быть включены в ваш бюджет:

• Аренда помещения Включает любые другие расходы, такие как страхование.
• Питание: закуски и обеды во время перерыва.
• Расходы на персонал: они охватывают настройку, координацию и очистку.
• Будь то ди-джей или приглашение специальных гостей для выступления.
• Аренда аудио/видео: В зависимости от местоположения вам может понадобиться арендовать дополнительное оборудование. проектор, например.
• Украшение: если у мероприятия есть тема, вам может понадобиться купить или арендовать дополнительный декор.
• Маркетинг: если у вас есть средства, хорошей идеей будет создать бюджет на маркетинг, потому что продвижение вашего мероприятия имеет важное значение для его успеха.
• Непредвиденные обстоятельства: как бы тщательно вы ни готовились к мероприятию, неизбежно возникнут непредвиденные расходы. Обеспечить подстраховку, в том числе 10% на случай непредвиденных обстоятельств.

№3. Расписание мероприятия и планирование

Предоставление себе достаточно времени является наиболее важной частью подготовки. Когда вы ограничены во времени, кажется, что время летит так быстро. В идеале вы должны выделить себе 4-6 месяцев на подготовку и проведение более крупных мероприятий.

Проверьте наличие возможных конфликтов, если дата является переменной. Вы же не хотите бронировать место только для того, чтобы узнать, что ваше мероприятие совпадает со значительным религиозным праздником или что важный приглашенный спикер не будет доступен в этот день.

Мы советуем составить генеральный план и временную шкалу, включающую все важные сроки в преддверии мероприятия, чтобы гарантировать, что все пройдет гладко. Это также облегчит вам назначение заданий вашей команде. Предоставление лицензий, страховых полисов, подтверждение любых приглашенных докладчиков, критические даты для маркетинга и рекламы, разосланные приглашения, крайний срок ответа и подробный календарь на фактический день могут быть включены в ваш график.

№4. Партнерские отношения

Вы можете рассмотреть возможность сотрудничества с другими группами для спонсорства в зависимости от характера и размера вашего мероприятия. Это может помочь вам сэкономить деньги, а также помочь в маркетинге и продвижении.

Обязательно подчеркните четкую ценность для компаний, которым вы предлагаете спонсировать ваше мероприятие. Ваши шансы на успех увеличатся, если вы сможете привести веские доводы в пользу спонсорства.

№ 5. Повышение

Пришло время рассказать о вашем мероприятии сейчас, когда идет подготовка. Даже если у вас запланированы самые замечательные спикеры, никто не придет, если не будет знать о мероприятии.

Включите важные даты в график событий и создайте план по связям с общественностью и маркетингу. Ваша маркетинговая стратегия должна включать:

• Анонс веб-страницы о мероприятии.
• информационные бюллетени и рассылки по электронной почте.
• Посты в социальных сетях, которые были запланированы.
• Пресса и средства массовой информации, включая ваш пресс-релиз.

№ 6. Сфотографируйте и снимите фильм, чтобы задокументировать событие.

Важно задокументировать ваше мероприятие и его успех после всей вашей подготовки и тяжелой работы. Чтобы ваши фотографии были самого высокого качества и разрешения, наймите профессионального фотографа.

Эти фотографии могут быть включены в ваш отчет после мероприятия, который также может включать заявление для прессы о мероприятии и благодарственные письма всем спонсорам и участникам. Кроме того, эти фотографии могут помочь в освещении предстоящих событий. Изображения и видео можно легко сохранять и обмениваться с пакетом Vista.

Вы можете добавить членов команды или участников, как только создадите область для своего мероприятия. Все ваши изображения сохраняются в одном месте, где все они удобно доступны и упорядочены.

Каковы 3 основных компонента планирования мероприятий?

Планирование мероприятия сильно отличается от организации типичной вечеринки. Независимо от того, является ли мероприятие громким или частным, на него уходит гораздо больше времени на подготовку, разработку и организацию. В конце концов, каждый организатор мероприятий надеется на успешное мероприятие, но достичь этой цели не всегда просто. Планирование хорошего мероприятия требует следующих трех факторов:

№1. Установите цель с задачами и бюджетом.

Установите цели, задачи и, самое главное, бюджет, который охватывает все аспекты мероприятия, прежде чем вы даже начнете мечтать о теме. Каковы ваши цели по случаю? Вы пытаетесь собрать деньги? Есть ли продукт, который заслуживает особого внимания? Что клиент считает успехом мероприятия? Наличие цели значительно облегчит организацию оставшейся части мероприятия.

Почему важно составлять бюджет? Для начала вам нужно знать, где установить лимит расходов. Даже несмотря на то, что при ограниченном бюджете вы можете добиться многого, не стоит организовывать мероприятие, которое не удовлетворит желания и финансовые возможности клиента. Составьте постатейный бюджет, чтобы каждый шаг фиксировался, а ваши расходы оставались в допустимых пределах.

№ 2. Выберите место и заключите контракты с поставщиками

Всем известно, что нельзя устроить вечеринку без зала, способного вместить всех гостей. То же самое относится как к значимым, так и к небольшим деловым/корпоративным мероприятиям. В зависимости от общей концепции, бюджета и атмосферы, которую вы хотите создать, найти идеальное место может быть сложно. В то время как запуск продукта должен быть немного более совместным и привлекательным, выбор устоявшегося объекта с огромными банкетными залами будет говорить о богатстве для более высококлассной атмосферы. Планирование дизайна может начаться всерьез после того, как у вас будет место.

Использование контрактов с поставщиками является важным компонентом подготовки к мероприятию. Когда у вас есть место, вы должны начать планировать меню и общий вид места проведения мероприятия. Чтобы создать идеальное мероприятие, вы должны использовать свои контакты в области еды, освещения, музыки/ди-джеев, постельного белья, цветов и даже дизайна тортов. Несмотря на то, что многие места проведения мероприятий будут предлагать некоторые из этих услуг, в зависимости от конечного продукта, необходимого клиенту, вам все равно может понадобиться использовать свои контакты. Предоставление вашим клиентам выбора может иногда давать наилучшие результаты, потому что они были вовлечены во всю стратегию.

№3. Брендинг

Маркетинговые мероприятия важны для ваших клиентов, потому что посетители должны знать о времени и месте участия в них. Брендинг важен, потому что вы хотите, чтобы ваше мероприятие было замечено и выделялось из толпы. Подумайте о различных названиях, темах и даже логотипах мероприятий, чтобы дать посетителям особый вкус и опыт. Создайте слоган для мероприятия, который сочетает в себе цели клиента и тизер того, что там произойдет, чтобы пройти дополнительную милю.

Если вы планируете мероприятие заблаговременно (от шести до двенадцати месяцев), разошлите ему уведомление о дате, чтобы у гостей было время сделать пометки в своих календарях. Официальное приглашение может быть отправлено в качестве дополнительной информации по мере приближения мероприятия. Если мероприятие посвящено запуску продукта, не забудьте указать это в приглашении. Приглашение также является прекрасной возможностью для продвижения общей темы мероприятия.

Наем менеджера мероприятий, который может справиться со всеми аспектами планирования от концепции до завершения, иногда является лучшим подходом для обеспечения успешного мероприятия. Составьте список всего, что вам нужно сделать, и вычеркивайте пункты по ходу дела, если вы собираетесь заниматься планированием мероприятия самостоятельно.

Каковы пять Cs управления событиями?

Вот пять основных элементов управления мероприятиями: концепция, координация, контроль, кульминация и завершение. Но что они означают?

№1. Концепция

Концепция на первом месте. Концепция вашего мероприятия закладывает фундамент, на котором оно будет построено. При этом следует учитывать:

Кто будет присутствовать, когда, где и что будет происходить на вашем мероприятии — все это важные вопросы?

Не пренебрегайте спецификой здесь. Углубитесь в каждую из вышеупомянутых тем и найдите время, чтобы понять каждый аспект вашего мероприятия. Какова основная цель вашего мероприятия, прежде всего? Какой результат? Ваша аудитория должна понимать и относиться к этой цели. После того, как вы это сделаете, вы можете начать рассматривать свою аудиторию, как связаться с ней и как вовлечь ее.

Знание «почему» и «кто» также позволяет вам вторгаться в «когда» и «где». Место проведения вашего мероприятия может быть несложным делом, если ваша целевая аудитория сосредоточена в этом районе по месту жительства или занятости. Или, если они представляют собой срез населения или один бизнес, может быть год, который является более подходящим или менее загруженным, что поможет увеличить посещаемость.

№2. Координация

Планирование можно начинать после того, как у вас появится концепция. Учитывая, что, вероятно, вам нужно будет охватить множество пунктов, это, вероятно, будет одним из самых длинных шагов в процессе.

На этапе координации вы изучите следующее:

• Выбор темы
• Создание надежного бюджета
• Составление расписания
• Поиск места
• Организация общественного питания и декораторов
• Организация развлечений, лекций и других мероприятий
• Закупка оборудования
• Организация транспорта и проживания
• Оценка рисков и безопасность
• Планы на случай непредвиденных обстоятельств

Приведенный выше список далеко не полный. В зависимости от размера и характера вашего мероприятия, оно может быть короче или длиннее. Но ключ в том, что вы должны убедиться, что все ваши базы охвачены на протяжении всего этапа координации процесса.

№ 3. Контроль

Контроль событий влечет за собой именно это. поддержание контроля. Держите все под контролем и следуйте своей стратегии как можно точнее. Можно потратить время, деньги или и то, и другое на ресурсы, которые не поддерживают «почему», созданное вами на этапе концепции, если вы начнете отклоняться от курса и сбиваться с пути.

Когда вы начинаете планировать, было бы полезно создать временную шкалу и определить конкретные цели того, что нужно сделать, когда и кем. Следите за призом и убедитесь, что у вас есть четкое представление о том, как будет выглядеть ваше мероприятие, прежде чем делать что-либо еще, потому что с управлением мероприятиями вы никогда не сможете слишком все контролировать.

№ 4. Кульминация

Завершаем мероприятие. настоящий большой день. Пришло время начать шоу, когда ваше мероприятие прошло успешно. Но ваша работа в качестве организатора мероприятий не заканчивается с началом мероприятия. На самом деле она только началась.

Общение с поставщиками, поставщиками и персоналом, внимательное отношение к срокам, проверка безопасности и своевременная установка — все это часть кульминационной фазы. Кульминационный этап, как и этап контроля, заключается в том, чтобы направить корабль в правильном направлении и принять меры на случай, если он отклонится от курса.

№ 5. распродажа

После завершения мероприятия начинается этап закрытия. Обеспечение чистоты и порядка в помещении, общение с персоналом, согласование вопросов с кейтерингом, развлечениями и т. д.

Закрытие также распространяется на управление после мероприятия, например, получение отзывов от клиентов, оценка вашей работы, благодарность за участие и персонал, изучение бюджета и т. д. Даже если вы просто хотите вздремнуть после мероприятия, управление после мероприятия позволит вам оценить, достигли ли вы своих целей и как, а также как вы можете перенести импульс от этого вперед.

Итоги

Управление событиями и успешное планирование требуют нескольких талантов. На различных этапах процедуры в игру вступают такие навыки, как тщательное внимание к деталям, изобретательность, выносливость и стратегическое мышление. Из-за этого очень важно подходить к управлению событиями с разумной стратегией, которая позволит вам пройти (иногда) ухабистый путь и выйти на другую сторону относительно невредимым, купаясь в лучах славы успешного события.

Статьи по теме

• СОБЫТИЙНЫЙ МАРКЕТИНГ: Полное руководство по событийному маркетингу
• Планирование мероприятий: основы и услуги по планированию мероприятий
• ПЛАНИРОВАНИЕ КОРПОРАТИВНЫХ МЕРОПРИЯТИЙ: что это такое, работа, зарплата и идеи
• ИНСТРУМЕНТЫ УПРАВЛЕНИЯ МЕРОПРИЯТИЯМИ: значение, виды и способы использования
• 21+ САМАЯ УСПЕШНАЯ ИДЕЯ ДЛЯ МАЛОГО БИЗНЕСА 2023 (Подробное руководство)

Рекомендации

• Ютафармбюро
• Скобы
• Vistasuite
• Маквей

От степени разработанности плана мероприятия зависит его продуктивность и эффективность.

План мероприятия — это документ, который определяет цели, конкретные действия мероприятия, требования к его результату, сроки выполнения и исполнителей этих действий. Совокупность мероприятий может представлять собой:

проект – временное предприятие, направленное на создание уникальных продуктов, услуг или результатов,

программу – ряд связанных друг с другом проектов, управление которыми координируется для достижения преимуществ и степени управляемости, недоступных при управлении ими по отдельности.

Таким образом, план мероприятий – один из документов проекта или программы, который определяет ожидания относительно времени их выполнения, необходимых ресурсов и получаемых результатов. План мероприятий требует кропотливой и вдумчивой работы. Хорошо продуманный и структурированный план в значительной мере обеспечивает успех проекта [2].

Самая простая структура плана мероприятия выглядит следующим образом:

— наименование мероприятия;

— цели и задачи мероприятия;

— целевая аудитория;

— временные сроки мероприятия;

— база проведения мероприятия;

— исполнители мероприятия;

— смета мероприятия;

— ожидаемые результаты (показатели);

— приложение [3].

Наименование мероприятия должно быть не длинным и замысловатым, более кратким и отражать всю сущность мероприятия. Также можно использовать простые слова, но с двойным смыслом.

Цель мероприятия должна быть одна, а задач может быть много. Ведь задачи являются механизмами с помощью, которых достигается цель. Для того, чтобы цель была достижима и реальная, существуют критерии при постановки цели. Примерные критерии при постановки целей:

— Конкретность (понятие «конкретность» означает, что при постановке цели точно определен результат, который Вы хотите достичь);

— Измеримость (в постановке измеримой цели помогут ответы на вопросы: когда будет считаться, что цель достигнута? какой показатель будет говорить о том, что цель достигнута? какое значение у данного показателя должно быть для того, чтобы цель считалась достигнутой?);

— Достижимый (цели по должны быть достижимы, так как реалистичность выполнения задачи влияет на мотивацию исполнителя. Если цель не является достижимой — вероятность ее выполнения будет стремиться к 0);

— Значимый (для определения значимости цели важно понимать, какой вклад решение конкретной задачи внесет в достижение глобальных стратегических задач учреждения);

— Ограниченность во времени (цель должна быть ограничена по выполнению во времени, а значит должен быть определен финальный срок, превышение которого говорит о невыполнении цели. Установление временных рамок и границ для выполнения цели позволяет сделать процесс управления контролируемым) [1].

Оптимальное количество задач для мероприятия от 3 до 5. Если более 5 задач, то это уже проект, а не одно мероприятие или задачи повторяются, просто по-разному сформулированы, а суть одна.

Целевая аудитория – это та возрастная и социальная категория людей, на которых направленно данное мероприятие. Успех мероприятия зависит от правильно выбранной целевой аудитории. Если данное мероприятие не подходит под возрастную категорию, или хуже того, под социальную, то насколько не была бы насыщенная программа и четко разработанный план, людям участвовать в нем будет не интересно.

Временные сроки нужны для того, чтобы контролировать и следить за, подготовкой и проведением мероприятия. Подготовка и проведение мероприятия не должны быть затянутыми, для этого и ставятся временные сроки.

Изначально планируя, проведение мероприятия, команда организаторов должна знать, на какой базе они будут его проводить. Если своей базы не имеется, то организаторы должны составить договоренность с администрацией учреждения, которая предоставляет базу.

Исполнители мероприятия – это команда организаторов, которая разрабатывает и проводит само мероприятия. Иерархия в команде может быть различной. Примеры иерархий в команде:

— Руководитель, информационный сектор, методический сектор, исполнительный сектор;

— Менеджер, супервайзер, тим-лидер, волонтеры [4].

Смета мероприятия разрабатывается заранее, т.к. нужно просчитать все позиции, которые понадобятся при организации мероприятия. Смета сначала разрабатывается исполнителями, затем отправляется на рассмотрение, если одобряется, то позиции закупаются. Это очень долгий и важный процесс, поэтому нужно подходить к этому вопросу серьезно.

Организация и проведение любого мероприятия должна иметь на выходе получение каких-либо позитивных изменений. Для того, чтобы отслеживать изменения, прописываются ожидаемые результаты и показатели, с помощью которых показываются эти результаты. Если показатели ожидаемого результата по факту ниже чем был запланирован, значит, мероприятие не эффективное и продуктивно [3].

В приложение добавляются различные сценарии конкурса, игр, интерактивных площадок, официальных частей, всё то, что будет проводиться в рамках мероприятия.

Соблюдая данную структуру плана мероприятия можно его точно и четко прописать.

Список литературы

Попов Ю.И., Яковенко О.В. Управление проектами: Учеб.пособие. — М.: ИНФРА – М, 2005.

Кравченко В.П., Уткин Э.А. Проект – менеджмент. — М.: Теис, 2002.

Королев Д., Эффективное управление проектами. — М.: Олма-Пресс, 2003. -128 с.;

Мазур И. Л., Шапиро В.Д. Управление проектами. Справочное пособие. М: Высшая школа, 2001. -875 с.