Как составить план работы подробно

Была ли эта статья полезной?

Как составить план (для достижения цели) — Шаги и примеры

Как показывает статистика, до 70% всех возможных проблем грядущего предприятия, будь то удачно проведенный день или масштабный проект, где задействованы финансовые ресурсы (и тогда нужен уже финансовый план).

Поэтому здесь вы узнаете, как правильно составлять план для достижения цели, будь то план работы на день или план на жизнь.

С чего начать составлять план действий

С целеполагания. Будь то большие планы, грандиозные планы, или просто план из трех пунктов на завтрашний день ‒ важно определиться, чего вы хотите добиться из итогам реализации этого плана.

Если речь идет о том, чтобы составить детализированный план грядущего проекта или большого временного промежутка (цели на год, например), то  имеет смысл воспользоваться технологией СМАРТ.

Вам она наверняка знакома, поэтому очень кратко, чтобы освежить в памяти: цель должна быть:

• Конкретной (Specific) — потому что достичь конкретной цели гораздо проще, нежели какого-то размытого образа;
• Измеряемой (Measurable) — чтобы были четкие, конкретные показатели, по которым вы поймете, что цель достигнута);
• Досягаемой, реалистичной (Achievable);
• Релевантной (Relevant) — то есть, актуальной лично для вас;
• Ограниченной во времени (Time bound) — потому что дедлайн помогает действовать более сосредоточенно и сфокусированно.

Пример: «Выучить английский» ‒ плохая цель, потому что она не соответствует приведенным выше критериям. «Сдать тест на уровень владения английским языком B2 (конкретность, измеряемость, досягаемость) через полгода (ограниченность во времени), чтобы смотреть любимые сериалы без перевода (релевантность, актуальность)» ‒ хорошая.

Если вы составляете план на будущее, на свою будущую жизнедеятельность на месяц или на неделю, то таких целей может быть несколько ‒ по разным областям вашей жизни. Желательно, чтобы они плюс-минус соответствовали приведенным выше критериям, потому что так их будет проще достичь.

Если же речь идет о том, как составлять планы на день, то здесь целеполагание заключается в распределении приоритетов.

О чем идет речь: как ни старайся, в день невозможно запихнуть все на свете, включая рабочие успехи, бытовые обязанности, время, проведенное с семьей и друзьями, время, уделенное уходу за собой, саморазвитие, и еще не забудьте, что вам нужно спать.

Какие бы хитроумные техники тайм-менеджмента вы ни применяли, как бы ни оттачивали умение предельно концентрироваться на задаче, как бы ни убирали в сторону все пожиратели времени ‒ в сутках не станет больше двадцати четырех часов.

Поэтому вы сильно облегчите себе жизнь, если сразу решите, что для вас наиболее важно и приоритетно в течение следующего дня или другого краткосрочного периода планирования.

Это сразу снимет с ваших плеч несколько задач, потому что вы поймете, что они для вас просто не актуальны на данный момент, и поможет вашему мозгу понять, чем необходимо заниматься в ближайшее время, за что хвататься первым делом.

Например, вы для себя решили, что сегодня ваш главный приоритет ‒ это забота о себе и время с семьей. Тогда вы с чистой совестью уйдете с работы пораньше, отложив на следующий день незавершенные задачи, и отправитесь в любящие объятия родных, потому что вы знаете, что следуете своим приоритетам, а приоритет «работа» у вас будет в другой день.

Как составить план ‒ Пример и инструкция

Чаще всего возникает необходимость спланировать свой будущий день. Это удобно делать по технике «Альпы» (Alpen). Образец действий для этой техники такой (пошаговая инструкция, как можно составить план по технике «Альпы»):

1. Составить список дел на день. Составляйте подробно, включая мелкие бытовые задачи типа «сходить в магазин» и «приготовить ужин» ‒ это тоже задачи, на которые вам потребуется выделить немного времени и мысленных ресурсов.
2. Оцените, сколько времени будет необходимо потратить на каждую задачу. Старайтесь оценивать максимально реалистично и с учетом вашего обычного поведения и предыдущего опыта. Например, если вы утром, одеваясь, часто залипаете на полчаса, глядя в пространство ‒ учитывайте эту особенность и не рассчитывайте, что у вас получится одеться быстрее, чем догорит спичка.
3. А теперь разделите время вашего дня в соотношении 60/40%. То есть, допустим, вы спите положенные восемь часов (счастливый человек!). Тогда бодрствуете вы шестнадцать часов. От этих шестнадцати вы можете распоряжаться только 60% ‒ то есть, девятью с половиной. Остальные 40% ‒ это резерв на случай непредвиденных обстоятельств и мелких пожирателей времени: тормозящей техники, пробок на дорогах, моментов ожидания, бытовых вопросов типа «сходить в туалет, почистить зубы», которые вы не учитываете в плане на день, но ведь все равно делаете.
4. Теперь сверьтесь еще раз со списком дел и проверьте, «влезают» ли в указанные 60% все дела, которые вы запланировали. Если нет, то подумайте, от каких дел следует избавиться: возможно, есть менее приоритетные дела, которые можно просто выкинуть из списка или перепоручить другому человеку, или дела, которые можно перенести на другой день.

Благодаря такому резервированию 40% дня, у вас будет буфер на случай непредвиденных обстоятельств и бытовых проблем, поэтому, даже если что-то пойдет не так, вы с большой долей вероятности выполните поставленные задачи, а если буфер не понадобится ‒ у вас будет больше свободного времени для отдыха или выполнения других дел.

Планирование проекта

Проектом может быть что угодно: написание вашей книги, переезд, покупка квартиры, внедрение нового образа жизни и новых привычек.

Планирование проекта состоит из следующих шагов:

1. Определение целей проекта. Цели должны быть максимально конкретны и измеримы, чтобы по итогам проекта вы могли четко определить, достигнуты они или нет. Важно, чтобы они были ограничены во времени.
2. Определение задач, конкретных шагов, которые будут приближать вас к цели.
3. Важный момент: ресурсы проекта. Ресурсы ‒ это, если простыми словами, все, что вам необходимо для реализации проекта. Они могут быть материально-техническими (конкретные вещи, которые вам нужны для реализации проекта), человеческие (сотрудники, помощники, консультанты), интеллектуально-информационные (информация по теме проекта), финансовые, временные и другие ‒ в зависимости от темы проекта.
4. Риски. Что может пойти не так. Если вы составляете план развития в области вашей личной, бытовой жизни, то сюда можно отнести ваши личностные недостатки, которые, скорее всего, помешают реализации плана и которые необходимо учесть.
5. Меры предотвращения рисков: что вы сделаете, чтобы избежать реализации риска, или если риск реализуется.

Пример проекта «Написать книгу», спланированного по такой схеме

Цель проекта: написать книгу длиной примерно в пятьсот-шестьсот страниц о трех мушкетерах за следующий год. Дедлайн ‒ апрель.

Необходимые ресурсы:

• Материально-технические: место для работы, ноутбук, книги о Франции XVI века;
• Человеческие: консультация с историком оружия Франции XVI века;
• Интеллектуально-информационные: информация о быте того времени, как одевались, что ели, какой был этикет, как было принято общаться с женщинами и друзьями, как выглядели исторические личности того периода и другая необходимая информация;
• Финансовые: деньги на оплату доступа к необходимой информации, консультации с историком, поездок по историческим местам и музеям;
• Временные: время для работы над книгой (каждый день, по часу).

Риски проекта: Я не смогу писать, потому что слишком неорганизованный.

Предотвращение риска: я пообещаю другу каждую неделю давать ему главу на прочтение и оценку, чтобы у меня был социальный стимул.

Риск: не будет читателей, из-за чего я буду хандрить и утрачу вдохновение.

Предотвращение риска: буду каждый месяц самостоятельно перечитывать рукопись, чтобы составить о ней личное, объективное мнение.

Риск: не найду нужную информацию.

Предотвращение риска: воспользуюсь услугами переводчика с французского, на французском информация наверняка есть.

На основании всего вышеизложенного составляется план задач проекта: организовать рабочее время, заказать консультацию, провести этап информационной подготовки, каждый день писать по часу.

Обязательный этап ‒ этап контроля

Это когда вы раз в определенный отрезок времени, например, раз в неделю, оглядываетесь назад, чтобы понять, что получилось, а что нет, и нуждается ли план проекта в корректировке.

План всегда должен оставаться актуальным, поэтому не стесняйтесь его корректировать.

Метод планирования: 1-3-5

Очень простой способ, как составить план. Принцип такой: одно дело в течение дня должно быть самым важным и приоритетным, его вы делаете, когда полны сил, в вашу наиболее активную фазу (если вы жаворонок ‒ то утром, если сова ‒ то вечером, или в любой другой, подходящий вам, период дня).

Еще три дела ‒ это дела чуть менее важные, но тоже значимые. Как правило, это дела, необходимые для реализации долгоиграющих проектов, для того, чтобы сделать вклад в желаемый для вас образ жизни.

Например, чтобы изучить английский, заняться спортом, провести время с близкими, чтобы вложиться в развитие ваших отношений.

И остальные пять дел ‒ это мелкие бытовые дела, текучка, которую нужно делать, чтобы поддерживать текущий образ жизни: всевозможные походы по магазинам, приготовление пищи, уборка и другие мелочи, которые не имеют большого значения (и в идеале их лучше всего перепоручать другим людям, чтобы у вас оставалось больше времени на хобби, на отдых, на более важные задачи), но которые необходимо делать каждый день.

Метод АВС

Также с этим методом хорошо сочетается метод АВС. Это метод приоретизации задач, который полезен для составления планов.

«А»-задачи ‒ это самые важные и приоритетные, требующие непосредственного участия, выполняются в первую очередь; «В»-задачи ‒ это менее важные, но необходимые для реализации стратегических планов, выполняются во вторую очередь; «С»-задачи ‒ это текучка и рутина, выполняется в последнюю очередь, когда вы уже устали, и сил на уделение внимания более важным задачам у вас нет.

Финансовый план

• Определите ближайшие финансовые цели. Они могут быть краткосрочные (купить новое компьютерное кресло в этом месяце, обновить гардероб к смене сезона) или долгосрочные (купить машину, квартиру), требующие длительных накоплений.
• Определите, сколько необходимо денег на ваши цели, и сколько на них необходимо откладывать.
• Посчитайте все ваши доходы, из всех источников.
• Посчитайте текущие расходы. Учитывайте всё: квартплата, затраты на передвижение, на еду, на содержание питомца, налоги, обслуживание банковских карт ‒ все, что вы тратите.
• При необходимости (например, хочется достичь финансовых целей быстрее) подумайте, что вы могли бы урезать без потерь для уровня жизни.
• Подумайте о рисках: отложите деньги на финансовую подушку, подумайте о покупке страховки, если это необходимо;
• Если остались деньги ‒ можно подумать об инвестировании.

Это теоретический план. А теперь ‒ как реализовать на практике:

• Получив зарплату, сразу отложите сумму, которую вы высчитали, на ваши финансовые цели.
• Затем отложите на подушку безопасности. Традиционный объем подушки безопасности ‒ ваша ежемесячная зарплата в шестикратном размере.
• Отложите сумму, необходимую на расходы;
• Остальные деньги ‒ это «на приятности»: на развлечения, обновки, поездки, вкусную еду. Вы заслужили.

Советы

Совет #1: Выбирайте удобный инструмент планирования

Главный критерий инструмента планирования ‒ его максимальная доступность, чтобы взять его и записать дело для вас было проще, чем не сделать этого. Поэтому исходите из систем, которыми вы чаще всего пользуетесь.

Если вам привычнее всего записывать на бумаге ‒ ведите записи о том, как правильно строить планы, в ежедневнике, присмотритесь к системе Bullet Journal.

Если вы ‒ активный пользователь той или иной эко-системы, будь то Google, Apple, Yandex, Microsoft ‒ используйте планировщики задач, которые разработаны специально для этих систем, чтобы они интегрировались с привычными тебе инструментами, и за ними не приходилось далеко лазить. Например, у Яндекса есть «заметки», у Microsoft ‒ Microsoft ToDo, для Apple хорошо подходит AnyDo.

Также учитывайте гаджет, которым вы чаще всего пользуетесь: компьютер или телефон. Большинство приложений ориентированы на телефон, но если вы чаще используете ноутбук или стационарный компьютер ‒ присмотритесь к Evernote и Notion, разработанным по большей части для стационарного использования.

Уже после всех этих нюансов вы можете присмотреться к необычным системам. Например, есть приложения вроде «Tusk», они внедряют в задачу «как составить план» игровой элемент, предлагая вам создать игрового персонажа и прокачивать его, используя реальные задачи. Или есть хороший инструмент Trello, использующий электронную версию канбан-досок.

Совет #2: Ведите дневник

В том, что касается задачи «как составить сложный план», у каждого человека есть свои нюансы, в которых лучше разобраться самому. Проще говоря, у каждого свои недостатки, которые вам необходимо выявить, чтобы подогнать ту или иную систему планирования лично под ваши нужды, чтобы наилучшим образом нивелировать ваши недостатки.

Например, простейший, казалось бы, недостаток: любовь к сидению в социальных сетях. Но у каждого человека свои триггеры, которые ведут к залипанию в соцсетях. Кто-то залипает по утрам, потому что первым делом уткнулся в смартфон, кто-то утром вполне собран, но как только решает сделать первый перерыв на работе ‒ хватается за телефон и уже не в силах к работе вернуться.

Чтобы выявить такие нюансы, полезно каждый день записывать: что у вас получилось, а что не получилось, что вы сделали правильно, а где ошиблись. И придумывать способы, как избежать таких ошибок в будущем.

Совет #3: Не меряйте себя по самым успешным дням

Это такая ловушка человеческого мозга: когда у вас получается очень удачный день, в течение которого вы все успели, были сосредоточены и продуктивны ‒ мы склонны думать «вот так надо, все дни должны быть такими!». Но это не так, удачный день ‒ на то и удачный, чтобы быть редким.

В ваши обычные дни вы будете успевать меньше, и это нормально. Реализация планов не должна всегда получаться на 100% идеально. Чаще всего получается просто «хорошо». Или «нормально». Или даже «средне». И это нормально, так и должно быть, потому что удачные, идеальные, продуктивные дни ‒ это редкость, их статистически не может быть большинство.

Совет #4: Записывайте

Записывайте все. Все планы, грядущие шаги, идеи, мысли, сохраняйте ссылки на важные для вас ресурсы ‒ фиксируйте все, не полагайтесь на память, серьезно! Во-первых, память не бесконечная, вы наверняка что-то да забудете. Во-вторых, удерживать информацию в памяти для мозга крайне затратно, а вас ресурсы нужны для другого. Так что ‒ записывайте.

Куда записывать ‒ выберите такое место, куда вам будет максимально удобно обратиться, чтобы вас от него отделяло буквально одно движение, пара кликов. Например, для меня это диалог с собой в мессенеджерах. Необязательно искать идеальный инструмент, осваивать его (часто они довольно сложные), потому что главное ‒ чтобы это было максимально быстро и удобно.

Совет #5: Следующий шаг

Если вы уже давно прокрастинируете какую-то задачу ‒ возможно, ее нужно разблокировать. То есть, подумать, какой конкретный следующий шаг вы можете предпринять вот буквально прямо сейчас, чтобы приблизиться к этой задаче.

Например, у вас задача «приготовить новое необычное блюдо», которую вы откладываете уже которые выходные. Подумайте, какое конкретное действие приблизит вас к решению этой задачи прямо сейчас. Возможно, чтобы «приготовить блюдо» сначала нужно «сходить в магазин по адресу такому-то и купить важный ингредиент».

Переформулируйте задачу таким образом ‒ и прокрастинация исчезнет, потому что мозг получит четкую и понятную инструкцию без необходимости проходить через мысленную цепочку «чтобы приготовить блюдо, нужно…»

Совет #6: Чем конкретнее ‒ тем лучше

План состоит из задач. Задачи ‒ это ваш основной инструмент для реализации плана, то, что вы всегда будете видеть перед глазами.

Основная цель задачи ‒ быть максимально конкретной и понятной, чтобы глядя на нее появилось немедленное желание ее реализовать и понимание, как это делается.

То есть, формулировка задачи должна быть настолько подробной и конкретной, чтобы ее понял даже очень не умный ребенок. В задаче должно содержаться конкретное действие, глагол: что вы делаете, когда, как конкретно.

Примеры хорошо составленных задач: «Написать Кате в Телеграме с вопросом, когда ей удобно встретиться: завтра или в понедельник», «Посвятить полчаса выбору блендера в подарок маме на день рождения», «Составить чек-лист ‒ какие вещи нужно взять с собой в поход 20 мая».

Совет #7: Не пренебрегайте своим состоянием

Вы ‒ не биоробот, чтобы всегда быть идеально продуктивным и полным сил. Иногда планирование не спасает, вы не можете выполнить собственный план, потому что ваши силы «съедены» недосыпом, недоеданием, сильным стрессом. Не стоит недооценивать эти факторы.

Вы ‒ это не только ваш мозг, это еще и тело. Делайте скидку на свое состояние, не бойтесь пересматривать планы с оглядкой на него.

Вполне нормально, если сегодня вы устали и сделаете меньше, чем обычно, или вообще ничего не сделаете. Так бывает у всех. За это не нужно себя корить.

Совет #8: Не идеализируйте будущего себя

Исследования показали, что, когда люди думают о себе в будущем, у них задействованы те же участки мозга, которые включаются, когда люди думают о посторонних людях. Это значит, что люди склонны идеализировать будущего себя, думать, что он будет более организованным, избежит характерных для них ошибок.

Но это не так, будущий вы, скорее всего, будет совершать те же ошибки, что и вы-настоящий.

Поэтому старайтесь представить процесс реализации плана как можно более реалистично и заранее учитывайте свои характерные ошибки: закладывайте время на их исправление или придумывайте, как их исправить. Плюс реалистичное представление, как ни странно, дает больше мотивации: «Я понимаю, что не буду идеально работать, поэтому лучше мне приняться за работу побыстрее, чтобы точно все сделать».

Часто задаваемые вопросы

Для кого бизнес план разрабатывается в первую очередь?

Интерес в бизнес плане есть у трех типов людей: собственников (инвесторов), менеджеров и кредиторов. Менеджеры создают и воплощают в реальность бизнес план (многие не учитывают, что менеджеры могут нужные преимущества не только от плана, но и от самой процедуры планирования). Собственникам (инвесторам) бизнес план интересен отражением перспективы развития фирмы/предприятия/бизнеса. А в небольших фирмах зачастую менеджеры выступают в роли собственников. Они создают, они же и воплощают его, они же контролируют его. Традиционные бизнес планы создаются часто для банков-кредиторов. Это обычно обязательное условие для получения долгосрочного кредита.

Этапы построения бизнес плана?

Сначала определяется цель и задачи будущего проекта/бизнеса. Затем проводится маркетинговое исследование. После него готовится организационный план, в котором определяется потребность в ресурсах: помещение, персонал, техническое и материальное снабжение, логистика, программное и технологическое обеспечение. Дальше составляется производственный план и прогноз финансово-хозяйственных мероприятий. И последние два этапа – это описание будущего продукта и определение потребности в инвестициях.

Можно ли написать бизнес план самому?

Теоретически бизнес план можно написать самому. Но качественно сделать это получится только у опытного бизнесмена, уже владеющего методиками исследования рынка. Или того, кто уже далеко не первый раз запускает стартапы. Кроме того, его понадобиться помощь команды, состоящей как минимум из маркетолога и финансиста. Помощь приглашенного специалиста в этом случае может понадобиться уже для оценки составленного бизнес плана. В остальных случаях гораздо результативнее обратиться к специалистам. Тем более что стоимость такой услуги приемлемая – 20 – 50 тыс. руб.

Сколько времени нужно на составление бизнес плана?

Чтобы ответить на этот вопрос, нужно понимать, насколько проработана идея будущего бизнеса. Учесть важно три фактора. Первый – масштаб бизнес-проекта (по объему инвестиций и по географическому охвату). Второй – какова специфика проекта (если понадобятся специальные знания, то это значительно увеличит сроки окончания). Третий – есть ли у заказчика первичная информация, в том числе данные о рынке (целевые группы, цены, конкуренты, особенности поведения потребителя), а если этого нет, то потребуется дополнительное время для сбора данных. Поэтому минимально бизнес план может составлять 3 недели, а максимально – 5 месяцев.

Чем поможет бизнес план начинающему бизнесмену?

Он превратит идеи и капитал в жизнеспособный бизнес. Обеспечит финансовые вливания от инвесторов и кредиторов. А также выявит сильные и слабые стороны, угрозы и возможности.

Чем поможет бизнес план управляющему уже существующим бизнесом?

Артикулирует видение руководителя и среди внешних сторон, и среди собственных сотрудников. Поможет разработать конкретные финансовые прогнозы. Сравнит плановые и фактические результаты.

Хороший бизнес план является гарантией успешного бизнеса?

Бизнес планы не бывают неудачными. Неудачу терпят люди. Ничто не идет так, как планировалось. План может быть краткосрочный и долгосрочный, но в процессе деятельности все равно придется вносить корректировки каждый месяц, квартал и полугодие. Какой успешный он бы не был на первый взгляд.

На самом деле, составление планов ‒ это даже приятно.

Вы начинаете четко представлять, что делать дальше, как продвигаться, а значит, появляется больше мотивации и понимания, как достичь своих целей. А значит, у вас наверняка все получится. Удачи!

Загрузка…