Как составить план работы секретаря на день

8.00 —
9.30

Получить
корреспонденцию, ознакомиться с
содержанием и зарегистрировать.

Подготовить и
доложить документы, поступившие на имя
руководителя инспекции.

9.30-11.00

Первичная
обработка принятой корреспонденции,
включая сортировку и
представление ее руководству структурных
подразделений -адресатов.

Формирование и
распечатывание Реестра исходящей
корреспонденции

для подшивки в
дело.

11.00-12.00

Формирование
и распечатывание Реестра входящей
корреспонденции для подшивки
в дело.

12.00-13.00

Обед.

13.00 -13.30

Работа на компьютере.

13.30 -14.30

Подготовка к
совещанию руководства инспекции.

Регистрация
налоговой отчетности.

15.00-15.30

Работа с посетителями
и на телефоне.

Отбор, подготовка
и печать документов.

15.30-16.00

Подготовка к
отправке и отправка документов.

16.00-16.30

Рассмотрение
писем, жалоб и заявлений граждан.

Организация работы
по доставке почты «нарочно» по гopoду

16.45-17.00

Привести рабочее
место в порядок

Рекомендации к
плану1

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Рекомендации к
плану2

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________Задание
2

Изучите дополнительный
материал и охарактеризуйте
эргономические, санитарные требования
к условиям труда секретаря.

1. Прием, обработка входящих документов; обработка, отправление исходящих документов; составление документов; регистрация документов и контроль исполнения

Вид работы:
изучение дополнительного материала,
выполнение заданий, работа с документами

Время,
отведенное на выполнение работы: 2
часа.

Цель
работы: закрепить теоретические
основы делопроизводственных функций
секретаря

Форма
контроля:зачет

Методическое
обеспечение:электронный
учебник по дисциплине тема «Работа
секретаря с документами»,
курс лекций по дисциплине «Организация
секретарского обслуживания» тема
«Работа
секретаря с документами».

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #

ГАПОУ КО «Калужский колледж экономики и технологий»

Планирование рабочего дня секретаря

Выполнила студентка

Группы Д-21

Шадрина Екатерина

Калуга, 2020

План

— это заранее намеченная система мероприятий, предусматривающая порядок, последовательность и сроки выполнения работ

Правильное планирование рабочего дня

• позволит сэкономить огромное количество драгоценных часов;
• ничего не забыть выполнить;
• уменьшит количество стрессов в работе и повысит эффективность работы

При составлении плана рабочего дня необходимо учитывать некоторые особенности : 

•   наиболее благоприятное время для выполнения особо важных дел — с 10 до 12 часов   — затем следует некоторый спад активности  — во второй половине дня
• работоспособность наиболее
• высока с 14 до 17 часов

Порядок выполнения дел секретарем

Срочные и важные

Несрочные и важные

Срочные и неважные

Текущие дела

1

• Начало рабочего дня Первая половина рабочего дн я
• Начало рабочего дня
• Первая половина рабочего дн я

2

• Вторая половина рабочего дня
• Вторая половина рабочего дня

3

• Конец рабочего дня
• Конец рабочего дня

Схема рабочего дня

Начало рабочего дня

•   прийти на работу не менее чем за 15-20 минут до начала;
• проверить состояние своего рабочего места и руководителя;
• уточнить дату на календарях, время на часах;
• просмотреть входящую корреспонденцию

Первая половина дня

• Подбор в соответствии с планом нужных документов и дел.
• Доложить руководителю о полученной корреспонденции.
• Подшивка исполненных документов в дела

Вторая половина дня

• Организация приема посетителей;
• Телефонное обслуживание руководителя.
• Сбор и подготовка для подписи исполненных документов.
• Уведомление руководителя об исполненных документах.
• Составление и оформление служебной документации.

Конец рабочего дня

• Просмотр своего ежедневника и информирование соответствующих отделов о необходимости подготовки к проведению определенных мероприятий (прием делегации, подготовка к совещанию, заказ гостиницы и т.п.).
• Вечерний доклад руководителю.
• Привести в порядок своё рабочее место.
• Проверить выключили вы организационную технику и свет.

Рабочий день секретаря любой организации весьма насыщен и зависит от плана работы руководителя   Секретарю постоянно приходится параллельно выполнять несколько поручений

Правила планирования могут быть полезными не только секретарю, но и любому человеку, обеспокоенному нехваткой времени на работе

Начало и первая половина дня

1. Приход на работу за 15 мин. до прихода руководителя. Привести себя в порядок, проверить состояние рабочих мест (своего и руководителя), просмотреть план на предстоящий день.

2. Подборка в соответствии с планом на текущий день нужных документов и дел.

3. Обработка и регистрация полученной корреспонденции.

4. Отложить документы, требующие первоочередного решения руководителя (выделить главную мысль документа путем подчеркивания, подобрать материалы, относящиеся к данному вопросу).

5. Подготовка вариантов возможных ответов или распределение по исполнителям несложных документов.

6. Просмотр поступивших обзоров, отчетов, ведомственных изданий, приглашений, а также сообщений о конференциях, встречах, юбилейных торжествах и других мероприятиях.

7. Утренний доклад руководителю о корреспонденции.

8. Уточнение вместе с руководителем содержания намечаемых мероприятий на текущий день и на следующий. Запись указаний и распоряжений руководителя.

9. Передача по телефону или лично указаний руководителя соответствующим исполнителям, напомнить об истекающих сроках исполнения документов.

10. Работа с посетителями, телефонные переговоры (в течение всего дня).

11. Подшивка исполненных документов в дела.

12. Реферирование и редактирование документов.

13. Выполнение печатных работ.

14. Копирование и размножение документов в соответствии с указаниями руководителя.

Вторая половина дня

16. Сбор и подготовка для подписи исполненных документов.

17. Вечерний доклад руководителю о вновь поступившей корреспонденции и исполненных документах. Взять у руководителя отработаннее им документы.

18. Наметить мероприятия на следующий день.

19. Обработка и отправка исходящих документов адресатам.

Конец рабочего дня

20. Просмотр ежедневника и информирование соответствующих служб о подготовки к проведению мероприятий (прием делегации, подготовка к совещанию, заказ гостиницы и т.п.).

21. Если руководитель остается работать после окончания рабочего дня – обеспечение его всей необходимой информацией, материалами.

22. Привести в порядок своего рабочего места.