Как составить план выполненной работы

Что такое планирование

Планирование — это процесс создания детального плана действий, необходимых для достижения конкретной цели. Это означает, что мы должны понять, чего хотим достигнуть, и как будем этого достигать. Планирование может быть применено в различных сферах, включая жизнь, работу и бизнес. Более того, экономика каждой страны построена на базовых принципах планирования.

При планировании мы определяем, какие задачи требуется выполнить, какие ресурсы нужны для их реализации и в какой последовательности они должны быть реализованы. План может быть очень детализированным или общим, в зависимости от контекста и задач.

Хорошо спланированный процесс помогает нам предугадать потенциальные проблемы и научиться решать их заранее. Он также упрощает сложные процессы, давая возможность нам фокусироваться на выполнении задачи, и улучшает качество работы.

Планирование бывает короткосрочным (например, подготовка презентации на следующей неделе) и долгосрочным (например, создание бизнес-плана на 5 лет). Однако, вне зависимости от продолжительности, планирование улучшает организацию работы, эффективность и помогает достигать поставленных целей.

Обычно планирование содержит описание миссии, определение ресурсов, текущее положение ситуации и выбор наилучших путей решения задач. Результатом планирования может быть расписание, бюджет, список задач, и т.д.

Стандартный план должен содержать информацию:

• Введение: тему, пояснение целей и основных задач, которые должны быть исполнены.
• Основная часть: план действий, которые необходимо выполнить, с указанием последовательности, времени и средств для достижения задачи.
• Описание ресурсов: список ресурсов, необходимых для выполнения задач, как правило, ресурсы могут включать людей, финансы, материалы, оборудование.
• Предполагаемые риски: перечисление возможных проблем, которые могут возникнуть в процессе реализации плана, и способы их предотвращения.
• Расписание: распределение задач по времени, когда они будут исполнены, продолжительность каждой задачи и сроки их завершения.
• Ожидаемые результаты: что планируется достичь в итоге и какими показателями будет оцениваться успех плана.
• Ответственные лица: перечень людей и команд, ответственных за выполнение каждой части плана.

Планирование является важной составляющей обеспечения эффективности и успеха в любой сфере деятельности. За счет этого можно оптимизировать использование времени, сил и ресурсов, и уменьшить вероятность ошибок и неудач.

Цели планирования

Планирование является важным инструментом для эффективной организации и достижения планов в любой сфере жизни и деятельности. Оно помогает:

1. Обозначить цели и задачи – планирование определяет четкие, конкретные и понятные задачи, которые нужно достигнуть.
2. Оптимизировать использование времени, ресурсов, знаний, навыков – планирование позволяет использовать имеющиеся ресурсы оптимальным образом, не тратя их на ненужные задачи.
3. Решить проблемы – планирование помогает сразу предусмотреть возможные негативные последствия, определить, как действовать в такой ситуации, и найти пути их решения заранее.
4. Увеличить эффективность, т. е. минимизировать ущерб, который может быть причинен непредсказуемыми обстоятельствами. Одновременно с этим прорабатываются пути достижения задач с минимальными затратами и максимальной выгодой.
5. Определить приоритеты – появляется возможность сосредоточиться на наиболее важных и приоритетных задачах, чтобы выполнить работу быстрее и эффективнее.
6. Уменьшить стресс – если есть ясное понимание того, что мы должны делать и как это делать, мы можем снизить уровень стресса и давления.
7. Координировать отделы. Если планирование касается крупных компаний и организаций, оно помогает координировать деятельность структурных подразделений на разных уровнях, а также всех сотрудников внутри отдельных подразделений.
8. Контролировать процессы. Четкое понимание плана деятельности, путей реализации и сроков исполнения используется руководством для контроля ситуации в реальном времени, делая менеджмент и решение экономических вопросов более эффективным. Это позволяет оперативно реагировать на неблагоприятные факторы, связанные с ведением деятельности.
9. Принимать правильные управленческие решения. Понимание концепции проекта и всех этапов его реализации позволяет на ранних стадиях принимать более эффективные решения, минимизировать риски, переработать ряд рабочих моментов.

В целом планирование делает лучше качество работы, минимизирует негативные моменты и помогает достигать результатов и задач более успешно. Оно является важной составляющей любой деятельности и разрешает преодолевать трудности и достигать успеха в любых условиях.

Виды планирования

Планирование может быть различных видов в зависимости от того, какие обязательные требования установлены для его выполнения. Рассмотрим некоторые виды планирования и их особенности.

По обязательности:

• Директивное: план имеет строгий набор директив и ограничений. Этот тип планирования обычно используется в организациях или государственных учреждениях, где законы и правила являются обязательными для всех.
• Индикативное: второе понятие имеет противоположный смысл, т. е. первоначальные условия являются рекомендательными и не обязательными для исполнения.

По срокам достижения:

• Краткосрочное – устанавливает рабочий план сроком до 1 года. Такое планирование обычно содержит задачи и действия, которые могут быть выполнены за короткий промежуток времени. Как пример, планирование ежедневных задач или организации мероприятий на ближайший месяц.
• Среднесрочное планирование – срок от 1 до 5 лет. Такое планирование предполагает проекты и задачи, которые требуют большего времени и ресурсов для их решения. Например, планирование бизнес-стратегии на 3 года или строительство дома.
• Долгосрочное – предусматривает срок более 5 лет. Это может быть связано с развитием долгосрочных перспектив, созданием комплексных проектов или в большой организации. Например, государственная стратегия развития экономики страны на 10 лет или планирование масштабных инфраструктурных проектов.

По содержанию плановых решений:

• Стратегическое планирование – используется для долгосрочных операций и выбора методов, которые позволят достичь желаемого результата. Это обычно выполняется руководством компании или организации и позволяет определить общее направление деятельности на период более 3-5 лет.
• Тактическое планирование – процесс подробного определения задач и действий, необходимых для достижения заданных целей в рамках стратегического плана. Такое планирование обычно выполняется на период от года до нескольких лет. Тактические планы обычно разрабатываются на основе отчетов и результатов деятельности.
• Оперативно-календарное планирование – ежедневное планирование и управление текущими задачами и программами на основе заданных сроков и ресурсов. Оно выполняется на короткий срок, обычно на неделю или месяц. Позволяет контролировать текущую деятельность и принимать оперативные решения в случае необходимости.
• Бизнес-планирование – механизм разработки плана действий для создания или развития бизнеса. Внутрифирменное планирование включает определение заданий, анализ торговой среды, анализ конкурентов, стратегию продвижения, планирование финансовых ресурсов и другие детали, необходимые для успешного развития бизнеса. Создание бизнес-плана является важным этапом для предпринимателей и компаний на начальном этапе работы, поскольку позволяет видеть как реальные, так и расчетные показатели.

Классифицировать виды планирования можно по второстепенным аспектам.

По степени охвата:

• Общее – охватывает все сферы деятельности организации. В таком планировании определяются общие цели и задачи, которые должны быть достигнуты, и устанавливаются стратегии и тактики, которые будут использоваться для их достижения. Общее планирование также включает планирование финансовых, кадровых, производственных и маркетинговых аспектов.
• Частичное – охватывает только определенную часть деятельности организации. Различные отделы или группы могут проводить отдельное планирование тех аспектов бизнеса, которые касаются их непосредственной работы.

По объектам планирования:

• Целевое планирование – решает проблемы, связанные с достижением ряда задач, таких как повышение прибыли, рост объемов производства и др. Оно может быть как долгосрочным, так и краткосрочным, и направлено на достижение результирующих показателей.
• Планирование средств – процедура планирования расходов, которая направлена на достижение результатов, определенных в целевом планировании. Сюда может входить планирование бюджета, расписания закупок, финансовых планов и инвестиций.
• Программное – это планирование в рамках программы или проекта, которые объединены с одной общей миссией. Оно предполагает определение миссии, задач, ресурсов и рисков на более высоком уровне, а также планирование реализации отдельных этапов проекта.
• Планирование действий – определение конкретных действий, которые нужны для достижения поставленных результатов. Например, управление проектами, продажи, производство, маркетинг и т. д.

По глубине:

• Агрегированное – учитываются общие параметры для постановки целей и задач.
• Детальное – уделяется особое внимание к деталям и тонкостям проекта.

По координации планов во времени:

• Последовательное – непрерывный продолжительный процесс формирования планов, состоит из ряда мелких этапов.
• Одновременное – единовременный достаточно короткий этап для решения смежных задач.

По учету изменения данных:

• Жесткое – обязательное соблюдение требований и параметров.
• Гибкое – есть возможность изменения вводных.

По очередности:

• Упорядоченное – выполнение операций в указанном порядке.
• Скользящее – предусматривает продление имеющегося плана на последующий период.
• Внеочередное – реализация плана происходит по мере возникновения такой необходимости.

Существует множество подходов к классификации плановых решений, которые должны выбираться на основании индивидуальных особенностей поставленных задач. Менеджеры и руководство компании самостоятельно выбирают наиболее подходящий вариант.

Этапы планирования

Планирование является важным этапом в управлении любым проектом, бизнесом или организацией. Каждый этап планирования важен для успешной реализации задумки и достижения желаемых показателей.

Этапы планирования могут различаться в зависимости от цели и объема планирования, но общие стадии включают:

1. Определение целей и задач. Определяется результат, которого нужно достигнуть, а также задачи, которые нужно выполнить.
2. Сбор и анализ информации. Собирается информация, необходимая для определения возможностей и угроз, анализа конкурентов, потребностей клиентов, рыночных тенденций и других факторов, влияющих на решения, которые будут приняты.
3. Определение альтернативных вариантов действий. Исследуется ряд возможных альтернативных вариантов, которые могут быть использованы для достижения поставленных результатов.
4. Оценка и выбор оптимального варианта. Производится оценка каждого из альтернативных вариантов и выбирается наиболее подходящий.
5. Разработка детального проекта. Разрабатывается детальный план работ, которые необходимы для достижения поставленных показателей.
6. Реализация. На этом этапе выполняются действия, обозначенные в плане.
7. Мониторинг и контроль. Производится отслеживание и контроль реализации обозначенных работ, а также корректирование плана в случае необходимости.
8. Оценка результатов. Руководством оцениваются результаты выполненной работы и принимается решение о том, какие изменения нужно внести в следующую итерацию планирования или в реализацию стратегии.

Грамотное составление плана позволяет определить цели, выбрать оптимальный путь и реализовать действия, которые приведут к их достижению. Различные подходы и методы планирования позволяют выбрать оптимальную стратегию для максимального успеха в реализации проектов и бизнеса.

Как организовать процесс планирования

Организация процесса планирования зависит от типа проекта или деятельности, которую вы планируете, а также от других факторов, таких как его объем, сроки и степень сложности.

Несмотря на это, существуют некоторые общие рекомендации, которые помогут организовать процесс более эффективно. Рассмотрим их подробнее:

• Назначьте конечные цели вашего сценария или деятельности, а также задачи, которые важно выполнить, чтобы их достичь. Так легче понять, на каком этапе вы находитесь, и какие ресурсы вам нужны.
• Определите риски и возможности, связанные с вашим проектом или деятельностью, и разработайте план действий, чтобы избежать негативных последствий и использовать возможности.
• Разбейте ваш проект на этапы и определите сроки каждого этапа. Так проще следить за прогрессом и правильно планировать ресурсы.
• Составьте детализированный план действий, который содержит список необходимых задач, ключевые даты, ответственные лица и период выполнения.
• Регулярно отслеживайте свой прогресс, чтобы убедиться, что вы на правильном пути, и внести корректировки, если это необходимо.
• Используйте различные инструменты для планирования, такие как календари, листы Excel, диаграммы Ганта или программы управления проектами.

Важно понимать, что составление плана – динамичный процесс, и его нужно регулярно обновлять и изменять, основываясь на изменениях в проекте или среде. Также не забывайте о коммуникации и обратной связи во время планирования, это поможет сформировать более точную картину и выполнить проект более эффективно.

Принципы планирования

Планирование является важным элементом достижения успеха в любой области деятельности. Чтобы успешно реализовать проект, наладить бизнес-процессы, достичь поставленных показателей, необходимо правильно спланировать все этапы работы. Для этого требуется соблюдать ряд принципов, которые позволяют достичь результата за минимальное время и с максимальной эффективностью.

Основные принципы планирования:

• Целенаправленность. Каждое действие должно иметь прямое отношение к определенной задаче.
• Участие. Включение различных заинтересованных сторон в планирование, анализ и принятие решений, чтобы повысить качество результата и легче добиться его успешной реализации.
• Рациональность. Оптимизация использования материальных и человеческих ресурсов. Сокращение затрат.
• Гибкость. Адаптация к переменам внешней среды, оперативность корректировок.
• Комплексность. Выдерживание связи и баланса между всеми элементами проекта или деятельности.
• Системность. Строгая структура плана, включающая определенное место, последовательность и взаимосвязь процессов и мероприятий.
• Иерархия. Выделение основных задач и их последующее деление на подзадачи.
• Своевременность. Принятие мер в определенные сроки.
• Непротиворечивость. Выбор вариантов действий, не противоречащих с другими элементами плана.
• Точность. Установление точных показателей и критериев успеха, чтобы проводить анализ результатов.
• Контроль. Системный мониторинг реализации всех мероприятий и их оценка.
• Фиксация. Составление документации и отчетности по основным параметрам плана, например, задачам, ресурсам, срокам исполнения, ответственным лицам.

Перед началом планирования необходимо знать и учитывать отдельные особенности, такие как политика компании, особенности рынка, тип проекта, область деятельности и другие факторы. Важно постоянно вести анализ результатов, создавать отчетные документы и корректировать план с учетом характера внешней среды.

Методы планирования

Существует множество методов, позволяющих провести эффективное планирование, какие из них применять зависит от конкретной задачи или области деятельности. Рассмотрим ряд основных методов планирования.

Правило Парето

Правило Парето, также известное как закон 80/20, представляет собой эмпирическое утверждение, что приблизительно 20% действий являются ответственными за 80% результатов. Это правило разработано итальянским экономистом Вильфредо Парето в конце XIX века, когда он исследовал распределение богатства в Италии.

Принцип Парето применяется во множестве областей: от бизнеса до науки и технологий. Примеры:

• в бизнесе: часто 20% клиентов компании приносят 80% прибыли, а 20% продуктов или услуг компании генерируют 80% общей прибыли;
• в производстве: 20% дефектных деталей могут привести к 80% отказов на конечном товаре;
• в личной жизни: 20% времени, потраченного на выполнение задач, может привести к 80% продуктивности.

Разумеется, в большинстве случаев соотношение не будет стопроцентным и может колебаться, например, 70/30 или 90/10.

Применение правила Парето в бизнесе может помочь руководителям сконцентрироваться на 20% наиболее важных клиентах, продуктах или услугах компании. Это правило может стать помощником и в личной жизни, чтобы грамотно распределить дела в течение дня или другого периода времени. Тайм-менеджмент и совокупность принципов планирования положительно отразится на качестве жизни и сделает влияние стресса менее выраженным.

ABC планирование

ABC-анализ является методом планирования и тайм-менеджмента, который применяется для определения наиболее важных и наименее важных задач, процессов или элементов проекта. Он основан на примере, указанном выше — принципе Парето, который утверждает, что 80% результатов достигаются 20% усилий.

ABC-анализ подразумевает разделение всех задач, процессов, элементов на три категории:

• A (наиболее важные) – составляют не более 15% от общего числа задач или элементов, но имеют наибольший вклад в достижение желаемого результата. Первоочередные задачи, без которых невозможно достичь нужного результата.
• B (средней важности) – составляют приблизительно 20% от общего числа задач или элементов и имеют среднее значение для достижения целей проекта.
• C (наименее важные) – составляют около 65% от общего числа задач или элементов, но вносят наименьший вклад в достижение целей проекта.

После разделения задач на категории ABC-анализ дает возможность сконцентрироваться на группе A – наиболее важных задачах, чтобы достичь цели наиболее эффективно и оптимизировать использование ресурсов на предприятии. Категории B и C могут быть выполнены в процессе работы с более важными задачами.

Матрица Эйзенхауэра

Принцип Эйзенхауэра – это метод планирования своих задач в повседневной жизни, который был разработан доктором Дуайтом Эйзенхауэром, бывшим американским президентом и генералом армии США. Он помогал управлять своим расписанием во время службы в армии и избегать прокрастинации.

Суть метода Эйзенхауэра заключается в предположении, что каждая задача может быть измерена по двум критериям: важности и срочности. За счет этого можно структурировать задачи и запланировать свой день, определив наиболее важные задачи, которые необходимо выполнить в отведенный срок.

Основная идея принципа заключается в разделении задач на четыре категории:

• Самые важные и срочные задачи (внезапные проблемы, неотложные задачи проекта).
• Важные, но несрочные задачи (планирование проектов, обучение).
• Неважные, но срочные задачи (срочные телефонные звонки, ответы на электронные письма).
• Неважные и несрочные задачи (чтение новостей, просмотр видео, социальные медиа).

Эйзенхауэр советовал начинать с важных и срочных задач, а оставшиеся задачи размещать в соответствующих категориях. Так можно использовать наиболее продуктивное время на выполнение важных задач, а также управлять своим расписанием более эффективно, сэкономить время и сократить стресс.

Выбирать метод планирования необходимо в зависимости от типа проекта и его сложности. Не забывайте учитывать доступные ресурсы и опыт команды при реализации плана.

Хронометраж

Хронометраж – это процесс измерения времени, необходимый для исполнения конкретной задачи или операции. Хронометраж применим во многих областях: от производства и до спорта.

В производственной сфере хронометраж используется для определения стоимости производства и уменьшения времени обработки товаров, а также для улучшения качества продукции и сокращения затрат на трудовые ресурсы.

Сегодня для хронометража используются различные методы, например, наблюдения за временем выполнения операции, разделения работы на элементы и составления расписания, штрафных штампов и т. д.

В целом, хронометраж является важным инструментом, который успешно работает и позволяет контролировать время и улучшать производительность в различных сферах деятельности.

Диаграмма Ганта

Диаграмма Ганта – это инструмент для визуального представления хода реализации программы или задачи в конкретный период времени. Представляет собой графическую диаграмму, на которой по горизонтальной оси отображается временной интервал, а по вертикальной оси – перечень задач, необходимых для выполнения задачи.

Каждая задача представлена горизонтальной полосой, длина которой соответствует продолжительности времени, необходимого для ее выполнения. Цвет полосы может указывать на статус задачи (зеленый – выполнена, желтый – в процессе, красный – не выполнена в срок).

Диаграмма наглядно показывает все задачи и их очередность выполнения, а также позволяет оценить продолжительность каждой задачи и общее время, необходимое для выполнения проекта. Кроме того, высокая детализация системы позволяет отображать зависимость между задачами, ресурсами, отображает точки их соприкосновения.

Техника SMART

Техника SMART – это методология, которая используется для установления эффективных и достижимых итоговых показателей.

Акроним SMART состоит из пяти критериев, которыми должны обладать поставленные цели:

• Specific – должна быть ясно определена и понятна. Она должна описывать конкретный результат, который нужно получить.
• Measurable – должна быть измерима и иметь количественную метрику или критерий, по которому можно оценить ее выполнение.
• Achievable – должна быть достижимой и реалистичной. Это означает, что ее выполнение возможно и не требует нереальных усилий или средств.
• Relevant – должна быть актуальна, соответствовать текущей ситуации и миссии предприятия или персональным целям человека. Она должна иметь значение для достижения более широких целей.
• Time-bound – должна иметь четкий срок выполнения. Устанавливается конкретный график работ и контролируется процесс достижения цели.

В целом с помощью техники SMART можно определить конкретные, достижимые и измеримые цели, что способствует более эффективному использованию времени и ресурсов, повышает мотивацию и вероятность достижения поставленных результатов.

Метод OKR

Метод OKR (Objectives and Key Results) – это система управления, используемая для установления целей и их измерения. Метод ОКR был разработан компанией Intel в 1970-х годах и широко распространился в других технологических компаниях, таких как Google и Amazon.

Система ОКR состоит из двух основных элементов:

• Цели (Objectives) – конкретные результаты, которые вы хотите достичь. Они должны быть ясно определены и конкретны. Могут быть долгосрочными или краткосрочными и относиться к любой области деятельности.
• Ключевые показатели результативности (Key Results) – оценочные инструменты, которые используются для измерения прогресса в достижении целей. Ключевые показатели результата могут быть количественными или качественными и должны быть связаны с конкретными целями.

Процесс установления целей включает несколько этапов:

1. Поиск главных целей бизнеса, миссии и стратегии компании.
2. Разработка конкретных целей и ключевых показателей результативности, связанных с миссией и стратегией компании.
3. Постановка задач и ключевых показателей результативности на краткосрочный и долгосрочный период.
4. Ежеквартальное оценивание прогресса в достижении целей и корректировка их при необходимости

Успешной системе управления ОКR требуется коммуникация и прозрачность между руководством компании и ее сотрудниками. Цели и ключевые показатели результативности должны быть доступны и понятны для всех сотрудников компании. На совещаниях необходимо говорить об актуальных проблемах, оценивать комментарии исполнителей, коллективно принимать решения. Используя эту систему, можно делегировать полномочия, чтобы добиваться еще более высоких показателей.

Список целей и задач

Это наиболее простой метод, который заключается в формировании списков дел, которые необходимо выполнить в определенный период времени. В самом простом исполнении это может быть записная книжка, в которой записаны задачи, по мере выполнения их просто вычеркивают. Можно использовать специализированные приложения, которые имеют дополнительные функции и удобный интерфейс.

Все рассмотренные методики могут использовать по отдельности или в паре. Выбор зависит от особенностей проекта и ваших личных предпочтений.

Советы по продуктивному планированию

Если вы сталкиваетесь с трудностями в процессе составления планов, неудовлетворены результатом или работа отнимает слишком много времени, скорее всего, вам помогут полезные советы.

• Начать стоит с выбора наиболее удобной для вас методики планирования.
• Возьмите составление планов в привычку, занимайтесь планированием каждый вечер.
• Концентрируйтесь на главном, помните, что именно нужно сделать в первую очередь.
• Делите объемные задачи на более маленькие, это позволит достаточно легко их решать.
• Не нужно выполнять несколько работ одновременно.
• Не пытайтесь вместить огромное количество задач в один план.
• Реально расценивайте объем и сложность работ.
• Не торопите сроки, спешка приводит к фиаско.
• Формируйте цели максимально точно и доступно.
• Отслеживайте процесс и своевременно вносите изменения.
• Визуализируйте план удобным для вас способом.
• Держите список задач перед глазами и чаще в него заглядывайте.

Для совершенствования навыков планирования можно опираться на опыт бизнес-тренеров, а со временем и на свой личный. Действуя в соответствии с рекомендациями удастся составить даже сложный план для ответственного процесса всего за несколько часов.

Часто задаваемые вопросы

Заключение

Планирование является важным инструментом управления любого процесса, будь то личный проект, рабочая команда или бизнес-процесс в компании. Главная цель — предсказать то, что может произойти в будущем и подготовиться к этому заранее, уменьшить вероятность проблем и повысить вероятность успеха. Важно четко определить цели, задачи, сроки и бюджет, принимая во внимание коммуникации, критерии успеха и другие факторы. Расстановка приоритетов позволяет добиваться наилучших результатов в кратчайшие сроки. Необходимо регулярно пересматривать план, оптимизировать его и принимать неотложные меры, если что-то идет не так. Планирование является процессом, который дает возможность оптимизировать работу в команде, повышает эффективность и открывает новые возможности для развития.