Как составить планерку

Необходимость планерок для руководителя

Чтобы вникнуть в тонкости описываемого процесса, для начала определимся с понятием «планерка».

Планерка – это кратковременное собрание коллектива, на котором обсуждаются актуальные задачи, планируется стратегия последующей работы.

Ключевая особенность планерок заключается именно в их кратковременности. Как правило, продолжительность подобных собраний не превышает 20 минут. Если руководитель любит долгие, пространные беседы или попросту не знает, как проводить планерку с подчиненными, действие может растянуться на час и более. К такому процессу логичнее применять определение «совещание».

Не стоит недооценивать значение регулярных планерок и совещаний для деятельности отдельных сегментов и всей компании в целом. Важно, чтобы летучки организовывались систематически как с генеральным директором, так и без его участия.

Преимущества проведения планерок:

• Возможность оперативного управления. Руководитель следит за деятельностью сотрудников, корректирует и направляет ее в нужное русло.
• Своевременное решение проблем. Планерки помогают вовремя заметить возникшую проблему и решить ее до того, как она превратится в глобальную катастрофу.
• Постановка целей для сотрудников. Каждый член команды может определить для себя конкретные цели, кратковременные и долгосрочные, которые помогут ему развиваться и продуктивно работать на благо компании.
• Мотивация генерировать идеи. У всех сотрудников есть возможность вносить предложения по улучшению работы организации.

Поощряйте сотрудников высказывать свои предложения. Например, если нововведение будет одобрено руководством и принесет прибыль, предложивший его сотрудник получит премию, либо процент от прибыли за первый месяц использования идеи. Подобную систему используют многие известные компании, например DeLL. Предложенный неким сотрудником сервис Idea Storm был одобрен руководством и принес не один миллион прибыли, снизив при этом расходы и усовершенствовав способы взаимодействия с потребителем.

Отечественные компании также не остались в стороне. Так, сотрудник одного из крупнейших банков России – Сбербанка – подсказал, как можно сократить время и расходы на перемещение инкассаторов. Ранее записи в Книгу внутреннего учета инкассаций вносились ежедневно, для чего требовалось совершать дополнительный заезд в офис. Один из инкассаторов предложил вносить записи один раз в неделю. За эту идею он получил около 300 тысяч рублей.

• Осведомленность руководителя. Планерки позволяют ему быть в курсе событий без ежесекундного контроля над работой каждого отдельно взятого сотрудника. От его внимания не ускользнут ни объемы продаж, ни финансовые отчеты. За короткий период встречи руководитель может узнать, каким образом осваивается бюджет, как работают каналы сбыта, как внедряются новые продукты и многое другое. Именно на планерке можно напрямую спросить, что повлияло на рост или снижение продаж в текущем месяце по сравнению с прошлым.

Что это дает:

• вовремя замечать проблемы и продумывать стратегию их решения, делегировать полномочия контроля над выполнением плана и отчетным периодом;
• своевременно вносить коррективы в план продаж;
• резюмировать итоги указанного периода, анализировать ошибки в случае уменьшения объема продаж;
• поддерживать чувство локтя, объединять сотрудников, поощрять лучших работников;
• обозначать перспективы на будущее;
• анонсировать рекламные и маркетинговые проекты;
• планировать бюджет, формировать график платежей.

Простой пример планерки в отделе продаж

Приведем пример, как провести планерку в коллективе:

• Приветствие. Как правило, летучки проводятся утром, поэтому большинство сотрудников находятся в полусонном состоянии. Разбудите их, взбодрите, зарядите позитивом.
• Анализ вчерашних результатов. Обязательно отметьте лучших, попросите рассказать, что помогло им добиться высоких показателей. Подчеркните, какие моменты в общении с клиентами стоит взять на заметку всем остальным.
• Планы на обозримое будущее. Обсудите сегодняшние цели и предполагаемые мероприятия.
• План работы всего коллектива и отдельно взятых сотрудников. Обозначьте действия, способствующие выполнению названного плана.
• Небольшой мотивационный блок, чтобы вдохновить сотрудников, сплотить их и настроить на рабочий лад.

Распространенные виды планерок

Понять, как проводить планерки, чтобы они были эффективными, поможет определение вида конкретной встречи.

Планерки разграничивают по нескольким критериям.

По периодам:

• ежедневные – короткие встречи утром, перед началом работы, буквально 5–10 минут, чтобы поздороваться с коллективом и наметить цели на ближайший день;
• еженедельные – обычно проводятся в конце рабочей недели, на них обсуждаются результаты за последние несколько дней и обозначаются планы на следующую неделю;
• ежемесячные – позволяют проанализировать итоги уходящего месяца, поскольку в ходе такой встречи охватывается множество тем, на нее отводится не менее часа;
• внеплановые (экстренные) – подразумевают наличие проблемы, требующей незамедлительного решения; продолжительность зависит от масштаба проблемы и степени сложности ее преодоления.

4 популярные темы для планерки

Структура, продолжительность деловых встреч бывают разными, так как проводить планерки с сотрудниками нужно исходя из тематики:

Составляющие любой планерки

До приведения конкретных примеров разберемся с ключевыми моментами планерок. Ведь нас волнует не само собрание, а именно способы его проведения.

• Люди. Определитесь с участниками планерки. Как правильно провести встречу, не зная, на кого будет направлена ваша речь?
• Территория. Будет ли это офис или рекреационная зона, решать вам. Помните, что место должно соответствовать значимости события.
• Расходники. Канцелярские принадлежности (блокноты, ручки, доска для записей) должны быть заготовлены заранее в необходимом объеме.
• Главный. Куратором планерки, как правило, является директор или руководитель отдела продаж, но их может заменить ответственный сотрудник.
• Секретарь. Поскольку планерка проводится не ради приятного общения, ее итоги должны быть запротоколированы и распространены, поэтому нужен человек, который сможет все записать.

4 этапа проведения утренней планерки

1. Выявление целей планерки

Для деятельности компании важно планирование и представление результатов, которых она должна добиться. Исходя их основополагающих целей, начальник может составить четкий план, руководство для сотрудников. Из предложенного списка выберите подходящие именно вам цели:

• Распределение задач

Основная цель любого собрания внутри компании – планирование. Важно не перегружать ежедневный план каждого сотрудника – трех целей и одного фокуса вполне достаточно. Будет лучше, если сотрудник самостоятельно составит себе план на день и покажет его руководителю. Для постановки выполнимых задач прекрасно подойдет методика SMART.

Видя перед собой конкретные цифры, составлять и реализовать план гораздо проще. Визуально воспринимать информацию намного удобнее, поэтому для наглядности используйте доску или проектор, на которых будут видны задачи, графики и т. д. Выделяйте дневной фокус маркером и акцентируйте на нем внимание в речи. Попросите сотрудников записать планы в свои блокноты.

• Общение с сотрудниками

Нередко сотрудники сохраняют дистанцию и стараются лишний раз не обращаться к вышестоящему должностному лицу. Если возникают сложности, они скорее попросят помощи у коллеги, чем у руководителя. Но коллеги далеко не всегда обладают достаточной компетентностью в том или ином вопросе.

Налаживание контакта с каждым своим подчиненным крайне важно. Человек, который вам доверяет, не будет бояться сообщить о возникшей проблеме и попросить помощи в ее решении. От руководителя требуется спокойно выслушать сотрудника, не обвинять его, а постараться найти решение, назначить ответственных и обозначить сроки выполнения. В конечном итоге от этого выиграют все.

• Обучение, обмен опытом

У каждого человека есть что-то, в чем он превосходит других. У кого-то это скорость выполнения работы, у кого-то – точность и аккуратность. Обсуждая план работ, позвольте сотрудникам рассказать, в чем они хороши, что дает им возможность работать более продуктивно. Подайте положительный пример – поделитесь своими «фишками». Подтолкните их к обсуждению, поинтересуйтесь, какие приемы помогают им в работе.

Используйте различные варианты, например, устройте «игровую» планерку, где можно будет смоделировать различные ситуации и предложить сотрудникам найти выход из них. Также планерки отлично подходят для обучения: пройдитесь по скриптам продаж, повторите представление продукта, рекламные акции и так далее. Следите, чтобы участвовали все, вовлекайте неинициативных сотрудников. Важно, чтобы никто не застаивался, развитие одного сотрудника автоматически влечет развитие всей компании.

• Тимбилдинг

Помните сами и напоминайте работникам, что коллектив – это одна семья. Чаще употребляйте слова «мы», «наше», «команда». Делитесь с людьми успехами, даже самыми незначительными, обсуждайте прошедшие события. Общая внутренняя рассылка по электронной почте, конечно, важна, но не факт, что все ее читают. В любом случае приятнее услышать все из первых уст.

Даже если порадоваться нечему, коллектив должен быть в курсе проблем. Возможно, кто-то из сотрудников предложит действительно стоящее решение. Не забывайте о датах, имеющих значение как для компании, так и для каждого работника (дни рождения, дата основания фирмы и т. д.).

• Мотивация

Не всегда планерка – это только обсуждение планов и проблем. Иногда полезно отвлечься от работы, пообщаться и зарядиться положительной энергией. Сделать это помогут:

• похвала и поощрение (максимум продаж, хороший отзыв от клиента, эффективное решение проблемы – поводов может быть много);
• разъяснение положительного результата при выполнении поставленных задач;
• подчеркивание важности каждого сотрудника;
• фразы, воодушевляющие коллектив: «Утрем нос конкурентам!», «Сегодня наш день!» и т. п.;
• вера в своих подчиненных – подбодрите их фразами: «Нет ничего невозможного», «Я в вас верю» и т. п.

Думая о том, как проводить планерки в коллективе в качестве руководителя, не забывайте правило: сохраняйте позитивный настрой, что бы ни случилось. Благоприятная атмосфера – залог продуктивной работы. Не ругайте и не упрекайте подчиненных, особенно с утра. Применяйте цели, рассмотренные выше, однако не все из них требуют упоминания в рамках одной планерки.

2. Формирование регламента

После определения целей планерки можно переходить к составлению плана собрания. Хорошо, если регламент будет распечатан и вывешен на стене места встречи. Впишите в план предполагаемую продолжительность планерки. Если обойтись без «воды», вполне возможно уложиться в 15 минут, этого времени достаточно, чтобы прояснить суть и настроить коллектив на работу. Также следует расписать тезисы, темы, которые будут освещены.

3. Подготовительный этап

Подготовка крайне важна, если вы хотите разобраться в том, как проводить планерки с сотрудниками. Чек-лист собрания необходимо составить накануне. Каждодневные задачи должны коррелировать с перспективами на будущее и принимать во внимание текущие проблемы. Помимо основных тем, впишите в список сопутствующие разделы беседы: отвлеченные новости для поднятия настроения, мероприятия, проведенные ранее, обмен опытом.

4. Проведение планерки

Действуйте в соответствии со своим планом. Поздоровайтесь, спросите, каков настрой коллектива. Старайтесь не терять из вида часы, чтобы не затягивать встречу более чем на четверть часа. Отслеживайте реакцию сотрудников на каждый пункт чек-листа. Это поможет понять, какие темы интересны коллективу, и избежать ошибок в будущем.

Информацию, не заинтересовавшую сотрудников, в следующий раз либо подайте иначе, либо вовсе не включайте в свою речь.

Секреты проведения эффективных планерок

Составление списка правил проведения планерок поможет вам сделать их более продуктивными. Несмотря на то что собрания, как и коллективы, бывают разные, проблемы у них зачастую одинаковые.

• Работа с опозданиями

Не все воспринимают планерки всерьез, поэтому опоздания отнюдь не редкость. Приход опоздавшего может сбить с мысли оратора и отвлечь слушателей, поэтому подобные нарушения необходимо искоренять. Система штрафов, конечно, эффективна, но вряд ли положительно повлияет на отношение сотрудников к руководителю. Поэтому лучше совместными усилиями придумать полушутливое наказание для опоздавших: спеть песню, принести торт, рассказать смешную историю и т. п. Отметим, что при видимой несерьезности подобных санкций необходимо неукоснительное их соблюдение.

• Постоянство

Планерки должны оговариваться заранее и, желательно, проводиться в одно и то же время. Это позволит сотрудникам не находиться постоянно в подвешенном состоянии, а спокойно подготовиться, зная, что собрание будет проходить в такое-то время.

Если речь не идет об экстренном совещании, время и место должны оставаться неизменными, это дает чувство уверенности в завтрашнем дне и не заставляет ежеминутно находиться в состоянии боевой готовности.

• Кратковременность

Следите за временем! Если в регламенте оговорено время собрания 15 минут, оно не должно длиться полчаса. Долгие заседания малопродуктивны. Как правило, они затягиваются из-за неумения руководителя кратко изложить свои мысли и правильно распределить временные ресурсы. Создавайте рабочие группы для проработки организационных моментов, чтобы слушатели не уснули во время обсуждения деталей.

• Единоличность

Если в компании практикуется тоталитарный стиль правления, то на собраниях сотрудники лишь молча слушают руководителя, боясь вставить хоть слово и ожидая, когда же все закончится. Суть планерок заключается именно в обсуждении, обмене мнениями, в котором принимают участие все работники предприятия.

• Персональные проблемы

Не допускайте, чтобы кто-либо из участников перехватывал инициативу, выдвигая на первый план свои собственные вопросы. Это может привести к срыву собрания, поскольку все начнут высказываться наперебой, не слушая друг друга. Оговорите время для решения персональных проблем, чтобы не отвлекаться на них во время планерки.

• Смысл планерок

Суть подобных собраний – в достижении обозначенных целей. Задача руководителя – следить за выполнением оговоренного плана, не давая сотрудникам игнорировать его распоряжения.

• Продуктивность планерок

Проверить, насколько эффективным было собрание, поможет обратная связь от сотрудников. Чтобы ее получить, спросите присутствовавших на планерке, помнят ли они, какие темы были освещены. Проведите этот опрос спустя пять минут после встречи, через три часа и через день. Информация должна быть зафиксирована, иначе в планерках нет никакого смысла.

Нюансы проведения виртуальной планерки

Если все сотрудники компании работают в одном здании и собрать их вместе не составляет труда, летучки проводятся легко, не отнимая много времени и сил. Но как проводить планерки с сотрудниками, работающими удаленно?

Здесь приходят на помощь современные технологии: web-камеры и специальные программы позволяют общаться с людьми, находящимися на другом конце земного шара. Так почему бы не использовать их для проведения планерок?

Однако в организации виртуальных собраний присутствуют некоторые нюансы, о которых необходимо помнить:

6 причин, почему планерка неэффективна

1. Есть ли смысл моего пребывания здесь?

Нередко сотрудник идет на собрание просто потому, что так надо (директор заставил, все пошли и я пошел), совершенно не понимая, зачем ему там находиться. Он скучает и ждет, чтобы это побыстрее закончилось и он смог вернуться к работе.

Корень проблемы состоит в том, что руководитель и сам зачастую не знает, зачем нужна эта планерка. Он подписывает на нее всех сотрудников независимо от необходимости их присутствия на данном обсуждении.

А в итоге работники тратят время и силы на то, без чего вполне можно обойтись. Поэтому так важно на этапе подготовки составить список заинтересованных участников.

2. Планерка или дружеская беседа?

Как часто, потратив четверть часа на собрание, сотрудники остаются в недоумении: их звали для обсуждения объемов продаж, а в итоге обменялись последними новостями, и лишь в конце начальник сказал: «Идите работайте, мы отстаем от плана».

Отсутствие четкой структуры совещания, пустые разговоры оказывают пагубное влияние на продуктивность всех членов коллектива. Если даже руководитель не заинтересован в обсуждении стратегии, зачем рядовому сотруднику заморачиваться?

3. Обсуждения без результата

Можно провести тысячу планерок, но так и не добиться результатов. Вы тратите время и энергию, но не достигаете поставленных целей. Продажи падают, сотрудники не испытывают интереса ни к этим собраниям, ни к работе, а проблемы так и остаются нерешенными.

Как верно отметил сотрудник компании Halocracy One, причиной гибели большинства компаний является не голод, а несварение желудка. Совещания без цели и результата как раз и есть такое несварение.

Михаил Дашкиев о Сергее Азимове

4. Уход от темы

Проблема уклонения от повестки дня распространенная и весьма опасная. Она нервирует сотрудников и отрицательно сказывается на работе компании.

Подчас руководители считают, что собрать коллектив в одном помещении и озвучить первую проблему достаточно для проведения эффективной планерки. Это далеко не так, и вот почему:

• После определения одной темы сотрудники сосредотачиваются только на этом вопросе и активно его обсуждают. Но этот прием не настолько продуктивен, как может показаться, скорее наоборот. Более того, эффект может быть прямо противоположным: отсутствие повестки подчас раздражает и превращает совещание в пустую болтовню.
• Если не объявить повестку дня в самом начале планерки, велика вероятность перехода инициативы к предприимчивому сотруднику, который сделает свою проблему основной темой для обсуждения. Отсутствие лейтмотива рассеивает внимание аудитории, поэтому любая предложенная тема, пусть и не самая значительная, может увести собрание в другое русло.

Все это приводит к соревнованию проблем за право быть обсужденными в первую очередь. Крайне неэффективное занятие.

5. Протоколы совещания, не несущие никакой ценности

Ни одну планерку нельзя считать удачной, если по ее завершении в головах участников не осталось никакой полезной информации.

Вы потратили время и силы, провели, как вам кажется, отличное собрание, секретарь составил протокол в 10 листов, размножил и отправил его всем сотрудникам. Кажется, все идеально. Но чего будет стоить вся эта работа, если никто даже не откроет сей «талмуд», не ознакомится с его содержанием и, конечно, не выполнит поставленные в нем задачи?

Опасности подстерегают на каждом шагу. Даже профессионально проведенная планерка не будет стоить затраченных усилий, если по ее итогам не окажется решенной ни одна из выявленных проблем. И дело не в отсутствии их решения.

Данная ошибка многое может сказать о состоянии дисциплины в компании. На первый взгляд все может быть отлично: все пришли вовремя, внимательно выслушали руководителя, отвечали на вопросы и вставляли дельные комментарии, но, едва они покинули место совещания, информация покинула их сознание, а желание выполнять предписания рассеялось как дым.

Это все лирика, конечно, но следить за исполнением протокола так же важно, как проводить планерки.

6. Битва умов

Все мы хотим признания, хотим доказать, что мы тоже чего-то стоим, но порой это желание превращается в идею-фикс и мешает работе.

Наверняка в каждом коллективе есть один-два сотрудника, считающих, что они умнее руководителя и их идеи принесли бы компании гораздо больше пользы. Такие люди могут перебивать ведущего, спорить с ним, предоставляя остальным молча наблюдать за этим состязанием.

Причем тема собрания может быть любой, они всегда стараются вставить свои «пять копеек», продвигая собственную идею.

Такой подход оставляет в стороне других участников планерки, которые боятся произнести хоть слово, опасаясь нападок негласных лидеров. Это чревато сведением ценности планерки к нулю. Руководитель и чрезмерно инициативный сотрудник пытаются перекричать друг друга, все уже забыли о повестке дня, кто-то делает ставки на исход поединка…

Нужно пресекать такие ситуации, поскольку вместо адекватного обсуждения насущных проблем планерка рискует превратиться в поле боя, где не будет победителей.

Как же проводить планерки, чтобы они были эффективными? Важно понимать, что подобное мероприятие проводится не просто так, для галочки, у него есть вполне определенные цели и задачи, и подходить к нему нужно ответственно как руководителю, так и подчиненным.

Готовьтесь к планеркам заранее, репетируйте речь, если не уверены в силе своего убеждения. Старайтесь делать собрания интересными для всех, мотивирующими. Анализируйте все встречи, делайте выводы, работайте над ошибками. Относитесь к планеркам со всей серьезностью, тогда и сотрудники проникнутся их важностью.

Соблюдение всех перечисленных выше правил поможет проводить результативные планерки, делать коллектив сплоченной командой и вести компанию к успеху.

Сотрудники офисов утверждают, что 43 % своего рабочего времени они теряют на бесполезных совещаниях. К сожалению, на практике большинство деловых собраний и встреч проходят без определенной темы и четкого плана, не выливаются в конкретные действия и действительно не приносят никаких результатов. Однако всё же не стоит от них отказываться. Вместо этого их следует сделать более полезными и эффективными. Из нашей статьи вы узнаете, как проводить планерки, повышающие производительность не только работников, но и руководства.

Зачем нужна планерка

Планеркой называют короткое собрание сотрудников для обсуждения текущих проблем и результатов работы. Подобные встречи проводят с целью мониторинга трудностей, возникших в деятельности компании, и контроля сложившейся ситуации. Способы решения проблем при этом обычно не обсуждаются, иначе планерка продлится гораздо дальше, а её темой станет конкретный вопрос.

Основные моменты, которые руководитель обычно разбирает совместно с сотрудниками:

• какой объем работы выполнили вчера (за последние два дня, за прошедшую неделю), почему;
• что и по каким причинам сделать не получилось;
• план на сегодня (следующие два дня, будущую неделю), ожидаемые результаты.

Следует добавить, что от планерок во многом зависит то, насколько персонал организации будет лоялен. Считается, что лояльность (верность) работников формируется за счет зарплаты и других материальных благ. Конечно, все эти факторы играют важную роль. Однако настоящую верность купить невозможно. Зато её уровень вполне можно повысить с помощью планерок, ведь лояльность появляется при условии правильного общения.

Планерки позволяют снизить разобщенность и разрушить барьеры между разными отделами организации. Благодаря им всё происходящее в компании (трудности, задачи, планы) становится ближе и понятнее для работников, а заинтересованность и мотивация людей увеличиваются. Очевидно, что сотрудник, не знающий или не понимающий своих задач на ближайшее время, показателей эффективности своей работы, а также краткосрочных и долгосрочных целей организации, вскоре утратит мотивацию. А это приведет к потере управляемости и ухудшению результатов его работы.

Но когда руководитель грамотно проводит планерку, сотрудники отлично понимают, что и почему происходит в самой компании и даже в каждом её отделе. Они разделяют или совместно решают проблемы, радуются общим достижениям. Подобные качества формируют командный дух и лояльность. А получить их можно как раз на совещании.

Как проводить планерку с подчиненными? Если вы сумеете грамотно организовать обсуждение, то сможете эффективно мотивировать и стимулировать работников организации на решение ежедневных задач и достижение нужных результатов. Планерка — это идеальный инструмент формирования командного духа, позволяющий получить обратную связь от персонала и скорректировать план нововведений. Следует добавить, что в период внедрения в компанию каких-либо изменений данное мероприятие приобретает особую важность.

Читайте также: Как проводить собеседование

Чтобы понять, насколько эффективно было проведено совещание, нужно оценить его результаты. Планируйте, получайте обратную связь, разрешайте спорные ситуации, собирайте или распространяйте новые сведения и т. п. Когда руководители или персонал воспринимают планерку как напрасно потраченное время, это означает, что она была неправильно и неэффективно организована.

Виды планерок по их назначению

Как провести планерку в коллективе? Может показаться, что все рабочие собрания одинаковы. Но в действительности они отличаются по своим целям и структурам проведения. Если вы будете знать их разновидности, то быстрее найдете именно тот вариант, который лучше всего подойдет вашему коллективу.

• Время проведения

Все планерки делятся на ежемесячные, еженедельные и ежедневные.

Как правило, в организации всегда используется лишь один из перечисленных вариантов, а другие считаются ненужными. Но на самом деле следует проводить встречи разного типа. В зависимости от того, какую задачу нужно решить.

Ежедневное собрание. Организуется для мотивации работников или в случае активной деятельности. Длится не более 15 минут, обсуждения проходят кратко и по делу.

Еженедельная планёрка. Используется для подведения итогов минувшей недели и формирования планов на будущее. Её проводят около 30 минут.

Ежемесячное совещание. В ходе него оцениваются результаты работы за прошедший месяц. Длится примерно 1 час.

При необходимости длительность планерки последнего типа можно растянуть даже на 2-3 часа. Но при этом все дискуссии должны быть строго по делу.

Читайте также: Как автоматизировать бизнес

Для решения насущных или срочных вопросов компании также проводят несистемные встречи. Их ещё называются внеплановыми. Длятся такие собрания совсем недолго, но они действительно важны.

• Тема совещания

Как правильно проводить планерки? Несмотря на то, что большинство людей воспринимает любое рабочее собрание как обсуждение выполненных за конкретный период времени задач и оценку результатов достижения плана, темы совещаний могут быть разными.

1. Распределение задач — загрузить сотрудников заданиями на конкретный отрезок времени.
2. Один вопрос — разбор отдельной ситуации. Обычно для этого проводят внеплановые встречи.
3. Мозговой штурм — короткие планерки с участием отдельных сотрудников для создания идей в рамках определенной темы.
4. Информационная — привычный всем формат совещания, обсуждение текущей ситуации в организации.
5. Мотивационная — для стимуляции сотрудников (особенно при стрессовой работе). Отличная возможность повысить их эффективность.
6. Обучающая — передача знаний за короткое время. Быстро и полезно. Между такими встречами должно пройти достаточно времени для усвоения новой информации.

Основные причины неэффективности планерок

Чтобы ответить на вопрос, как правильно проводить планерки, следует знать проблемы, с которыми может столкнуться компания. Трудности могут касаться культуры принятия управленческих решений или специфики деятельности организации. В этой статье мы подробно рассмотрим 6 самых популярных проблем с совещаниями, которые испытывают фирмы любой зрелости и размера.

Проблема № 1. Для чего я здесь?

Многие сотрудники не понимают, зачем они посещают рабочие собрания. Они даже не знают, какие вопросы там будут обсуждаться. И получается, что люди приходят на совещания только потому, что их приводит туда напоминание в календаре.

Чаще всего эта проблема возникает в том случае, когда руководитель бездумно определяет участников, не учитывая необходимость присутствия каждого из них.

Читайте также: Демотивация персонала

Случайные рассылки-приглашения действительно отнимают много энергии и сил у тех, чьё присутствие оказывается бессмысленным.

Проблема № 2. Деловое обсуждение или обмен сплетнями?

Возможно, вам знакомо такое двоякое чувство после совещания, когда не совсем понятно — это была важная деловая встреча или коллеги просто собрались поболтать? Если по окончании мероприятия сотрудник не понимает, о чем был разговор, какие задачи поставил руководитель и каким образом можно оценить свою работу, очевидно, что он зря потратил время.

Организатор, не знающий, как правильно проводить планерки, получает именно такой результат. Это серьёзная проблема, которая приводит к демотивации коллектива.

Проблема № 3. Неэффективные обсуждения

Иногда участники собраний просто изнывают от скуки и бессмысленных дискуссий, не дающих абсолютно никакого результата. Каждый из них думает о том, что совещание — это просто сплошная болтовня, не решающая никаких проблем. И никто не понимает, какой вообще смысл в проведении подобного мероприятия.

Том Томисон (сотрудник фирмы HalocracyOne) однажды сказал, что большинство организаций погибают не от голодания, а от несварения желудка. В данном случае к «несварению» информации относятся бесконечные обсуждения.

Проблема № 4. Уклонение от темы

Данная проблема возникает довольно часто и очень раздражает слушателей.

Чтобы понять, как правильно проводить планерки, нужно помнить, что целью любого совещания является обсуждение важных вопросов и поиск наиболее эффективных способов их решения. А значит, повестку и последовательность выступлений следует согласовывать заранее.

Главных причин уклонения от темы обсуждения всего две.

Первая — когда после озвучивания повестки или её следующего пункта участники сразу же начинают обсуждать этот вопрос. Наверняка многие считают, что именно таким образом и следует проводить планерку. Однако это совсем не так! Это неэффективный способ, который может вызвать довольно сильное раздражение.

Вторая причина ещё серьезнее. Если организатор не озвучивает всем присутствующим повестку полностью, то некоторые сотрудники непременно передвинут свои доклады в начало списка, чтобы побыстрее отчитаться. И при этом им все равно, насколько важными будут их выступления.

Читайте также: Методология Agile

В результате формирование повестки начинает походить на гонку должностей и полномочий за первые позиции в списке. Это может быть даже весело, но совсем неэффективно.

Проблема № 5. Бесполезные протоколы

Лучше всего эффективность собрания определяет то, что происходит после него.

Некоторые компании составляют по результатам совещания многостраничный протокол, который рассылают всем сотрудникам. Но никто его не читает. Что уж говорить о выполнении поставленных задач.

Получается, что даже когда в ходе обсуждений находится решение проблемы, это вовсе не является гарантией того, что она будет решена.

Какое разочарование испытывает руководитель, который потратил своё ценное время на то, чтобы провести собрание и отыскать подходящее решение проблемы, а на следующей встрече выяснил, что ничего не изменилось и проблему всё ещё не решили.

Что же сделать, чтобы это исправить? Как правильно проводить планерки? Прежде всего, необходимо изменить привычки и исполнительную дисциплину по окончании совещаний. А для повышения эффективности собраний следует направить силы на прояснение и определение последующих действий.

Проблема № 6. Соревнование нескольких эго

Эта проблема моментально убивает продуктивность. Она выражается по-разному, но чаще всего описывается примерно так:

«Появляется ощущение, что все участники мероприятия являются лишь зрителями очередного раунда политических дебатов между одними и теми же кандидатами».

Вне зависимости от темы проводимых планерок на них всегда выступают одни и те же люди, освещающие одни и те же вопросы и вносящие одни и те же предложения.

Читайте также: Удаленные сотрудники

И что из этого выходит? У сотрудников появляется чувство незащищенности и боязнь озвучить своё мнение, так как они не желают становиться конкурентами и мишенью для нападок основных участников дебатов. В результате большинство слушателей остаются на втором плане, их не видно и не слышно. И все они зря тратят своё время на совещаниях.

Как эффективно провести ежедневную планерку

Шаг 1. Определите цель собрания

Как проводить планерки? Любой компании необходимо планировать и представлять итоги своей деятельности, а также с учетом намеченных целей разрабатывать пошаговый план их осуществления. Выберите цели, наиболее подходящие для вашей организации:

• Поставить задачи

Очень важно планировать задачи на коллективных собраниях. Причем ежедневный план работника может включать максимум 3 задачи и 1 фокус. А лучше всего, чтобы каждый сотрудник самостоятельно намечал свои цели на день и сообщал об этом руководителю. Для того чтобы ставить реальные и выполнимые задачи, можно использовать методику SMART. Планируйте работу конкретными цифрами и визуализируйте информацию: проводите планерки в комнате с проектором или доской, на которую записывайте главные задачи. Фокус на день отмечайте маркером и акцентируйте на нем внимание во время дискуссии. Можете попросить сотрудников записать свои планы.

• Обратная связь от персонала

Работники, столкнувшиеся с непонятной ситуацией или проблемой, далеко не всегда сообщают об этом своему руководителю. Вместо этого они обсуждают возможные решения с другими коллегами, считая недостойным обращаться к начальству. Чтобы это исправить, наладьте постоянный контакт со своими подчиненными.

Пусть они привыкнут рассказывать вам о том, что их волнует и беспокоит в процессе выполнения работы. Но чтобы всех выслушать и отреагировать должным образом, вам придется проводить отдельные собрания. Причем даже в том случае, когда проблема кажется вам малозначительной. Всегда старайтесь отыскать корень загвоздки, а не виновного. Для решения проблемы назначьте определенного человека и поставьте ему конкретные сроки.

Читайте также: Теория разбитых окон

• Обучение и передача опыта

Все люди по-разному выполняют одни и те же обязанности. Но каждый человек в чем-то лучше остальных: с первого раза все делает без ошибок, быстрее справляется с заданием или др. Как проводить планерки с учетом данного фактора? Постарайтесь сделать так, чтобы у всех работников была возможность поделиться секретами своей эффективности в ходе обсуждения трудностей или методов выполнения рабочего плана. Подайте им пример — выступите первым с рассказом о том, какое решение вы бы выбрали. Инициируйте дискуссию, задайте участникам вопросы относительно улучшения качества выполнения той или иной работы.

Проводите совещания в игровом формате или возьмите деловой кейс. Главное, чтобы в обсуждении участвовали все. Проводите обучение — рассказывайте или повторяйте вместе со своими подчиненными акции и спецпредложения компании, преимущества товара, типичные возражения клиентов, скрипты и пр. Вовлеките в этот процесс весь коллектив. Старайтесь не повторяться и каждый день учить свой персонал чему-то новому.

• Повышение сплоченности коллектива

Как проводить планерки, чтобы поддержать командный дух? Когда вы говорите о своей организации, всегда используйте слова «наша команда», «мы». Сообщайте своим коллегам все интересные события, произошедшие за последний день: успехи (пусть и небольшие) и новости компании. Помните, что не все читают внутреннюю почтовую рассылку (если она есть). Поэтому самые важные и интересные моменты можно еще раз озвучить на собрании.

Негативную информацию тоже необходимо рассказывать, ведь тогда у работников будет возможность обсудить дальнейший план действий. Также не забывайте говорить о важных для них датах (крупное событие в компании, дни рождения сотрудников, их родных и пр.).

• Мотивация команды

Сделайте так, чтобы планерка заряжала ваш коллектив позитивом на весь предстоящий день. С этой целью:

Покажите, что вы верите в каждого работника. Чаще используйте фразы вроде «Я уверен», «У нас получится», «Мы можем» и др.

Хвалите сотрудников (решение проблемной ситуации, благодарность от клиента, хорошее качество, лучший по продажам и пр.).

Используйте мотивирующие слова и фразы: «Давайте покажем, на что мы способны!», «Давайте сделаем это!» и т. д.

Распределяя задачи, поясняйте, насколько благотворно работа каждого специалиста скажется на общих целях и задачах компании.

Убедите каждого сотрудника в его важности для общего дела.

Как проводить планерки по утрам? Чтобы ваши собрания были более эффективными, говорите только о хорошем. Не отчитывайте команду и не ругайте конкретных сотрудников. Обсуждайте лишь положительные моменты. Старайтесь использовать все перечисленные выше цели, но не проводите совещания для всех сразу.

Шаг 2. Разработка регламента

Когда определитесь с целями утренних собраний, подумайте о том, как лучше их проводить. Можете даже распечатать и повесить регламент в совещательном зале. Определите оптимальную длительность встреч и зафиксируйте это в правилах. Обычно 15 минут более чем достаточно для проведения эффективного совещания. Также необходимо придумать конкретный план — содержание вашего выступления на планерке.

Читайте также: Методика тренировки памяти

Как проводить планерки позитивно? Сначала обязательно поприветствуйте всех присутствующих и особо отметьте кого-то из команды за успешно проделанную работу и достижения за вчерашний день. А по окончании обсуждений поздравьте сотрудников, пожелайте им приятного дня или мотивируйте на продуктивную деятельность. В начале совещания также следует сообщать о том, что было выполнено за прошедший день, и с учетом этого ставить новые задачи. А затем можно переходить к обучению или повторению пройденного материала.

Старайтесь всегда получать ответную реакцию сотрудников и общаться с ними после проведения планерки, чтобы не затягивать мероприятие. Самые трудные темы (занимающие более 2 минут) лучше выносить на отдельное собрание или поручать их решение определенному человеку.

Шаг 3. Подготовка к мероприятию

Предварительная подготовка — залог успешного проведения планерки. Выделите для этого время накануне вечером и обязательно все запишите. Убедитесь, что поставленные задачи учитывают возникшие за предыдущий день проблемы и соответствуют более долгосрочным целям. В каждом пункте запишите то, о чем собираетесь говорить: обучение, недавние события, проблемы, позитивные новости и пр.

Шаг 4. Проведение планерки

Используйте свой план. Не забудьте поприветствовать собравшихся и следите за временем. Встреча не должна затянуться более чем на 15 минут. На каждом этапе мероприятия оценивайте реакцию коллектива. Это поможет определить, что интересно вашим коллегам, а что нет.

Уберите из плана неинтересную информацию либо измените способ ее подачи.

Эффективное проведение еженедельных планерок

Как проводить планерки более эффективно? Для этого следуйте двум основным правилам. Во-первых, отводите для совещания не слишком долгое время (около 30 минут). А во-вторых, во время него ведите записи. Озвученные руководителем цели обязательно должны быть зафиксированы.

Читайте также: Внедрение KPI

Основные этапы еженедельной планерки:

Этап 1. Озвучивание целей организации

Лучше всего начинать проведение еженедельного совещания с повторения основной либо долгосрочной цели компании (к примеру, «успешная фирма с широким рынком сбыта»). А после этого уже можно оглашать задачу на более короткий период («увеличение прибыли организации в 2 раза за текущий год»).

Этап 2. Отчеты руководителей отделов о результатах прошедшей недели

Это очень важная информация. Поэтому не допускайте пустых или общих ответов вроде «мы повысили эффективность работы подразделения на 15 %». Если такая фраза прозвучит, то сразу уточните, какие именно действия были предприняты.

В случае продолжения неинформативной речи одного из руководителей организатору собрания следует прервать его и спросить прямо, есть ли у него сведения, достойные оглашения. Если нет, то слово нужно передать представителю другого отдела. Такой формат деловых встреч позволяет четко видеть итоги деятельности каждого подразделения фирмы.

К тому же вы моментально поймете, кто из руководителей действительно прикладывает усилия, а кто лишь делает вид.

Этап 3. Постановка цели для всей организации на будущую неделю с согласия участников планерки

Пусть начальник каждого отдела расскажет о своем плане и методах его осуществления. Все задачи должны заноситься в специальный журнал. Таким образом руководители смогут договориться о взаимодействии — попросить другой отдел что-то сделать, если понадобятся совместные усилия. Подобные решения также следует фиксировать в журнале.

Этап 4. Оценка готовности сотрудников к достижению поставленной цели, объявление старта

Как правильно проводить планерки, чтобы получать положительные результаты? Представленный выше формат обязательно поможет вам добиться успеха. Ведь начальникам придется усердно трудиться для достижения высоких показателей в рамках своих отделов или же освободить свои должности для более ценных кандидатов. Грамотно проведенные собрания помогают лучше понять, кто из сотрудников действительно прилагает максимальные усилия, а кто лишь создает видимость.

Особенности проведения виртуальных планерок

В отличие от очных встреч веб-, видео- и телеконференции позволяют сэкономить время и финансы. С другой стороны, эффективность виртуальных совещаний нередко снижается из-за невнимательности участников и технических неполадок. А значит, они могут стать черной дырой для вашего времени и энергии.

Читайте также: Обучение генерального директора

Можете себе представить, как проводить планерку в полной темноте? Телеконференцию можно сравнить именно с таким мероприятием. Поэтому желательно заменять конференц-звонки на веб- или видеовстречи. Видео поможет удержать внимание участников и сделает обсуждения более живыми. Воспользуйтесь веб-приложениями, с помощью которых можно отобразить на экране презентацию или нужный документ, писать и рисовать на экране, использовать инструменты для повышения интерактивности совещания.

• Интерактивность — главная особенность виртуальных планерок

Реальные деловые переговоры начинаются с короткого светского диалога. То же самое относится и к виртуальным встречам. Пока участники собираются, поприветствуйте их, задайте пару вопросов на нейтральную тему (к примеру, о погоде). При этом старайтесь не затягивать приветствие и вовремя перейти к делу. Как известно, современным людям присуще клиповое мышление. И если в течение 2–5 минут после начала вашей презентации не начнет происходить что-то интересное, внимание собеседников переключится на другие вещи.

Вспомните уткнувшихся в свои гаджеты менеджеров на обычных собраниях. Формально они присутствуют в зале, но реально не принимают участия в обсуждении. Эта проблема ещё больше усугубляется на виртуальных совещаниях. Ведь у участников появляется множество возможностей и поводов отвлечься от происходящего на экране — начиная с проверки электронной почты и заканчивая серфингом в Интернете.

Тогда как правильно проводить планерку? Очень важно запланировать что-то, требующее активного участия слушателей, на каждые 5–10 минут выступления. Устройте голосование, задайте закрытый или открытый вопрос всем участникам или попросите коллегу-эксперта прокомментировать некоторые пункты освещаемой темы. Призывайте к использованию чата.

Благодаря комментариям участников во время выступления можно понять, какая тема действительно их интересует, а в какие моменты они испытывают технические сложности или теряют нить рассуждения. Кроме того, чат поможет вам фиксировать идеи (большинство программ позволяют распечатывать обсуждение).

Использование онлайн-конференций откроет перед вами возможности, которые недоступны на очных планерках. К примеру, брейнсерфинг — все участники одновременно тестируют веб-сайт или ищут нужную информацию в Сети.

В качестве минуса виртуального общения часто отмечают дефицит личного знакомства. По-настоящему работать с людьми, которые представляют собой лишь голоса в компьютерных колонках или в телефонной трубке, довольно сложно. Поэтому ведущему следует хотя бы вывести на экран свою фотографию. А лучше всего видео. Придумайте краткое, но эффектное представление своих коллег.

Читайте также: Как преодолеть застенчивость

• «Вики» вместо встреч

Обычно конференц-звонки используют для еженедельных совещаний, в ходе которых обсуждается развитие проекта и вклад каждой команды или отдельных участников. Но эти звонки занимают довольно много времени. Как проводить планерки быстрее? Попробуйте хотя бы частично заменить их «проектной википедией» (онлайн-хранилище, которое позволяет знакомиться с документами и редактировать их, отмечать законченные этапы проекта, задавать друг другу вопросы и отвечать на них, обмениваться идеями и пр.). Благодаря этому ресурсу у вас будет возможность в любое время получить текущую картину бизнес-проекта. В отличие от телефонных звонков в «вики» все идеи и сведения фиксируются. А значит, вы сможете изучать и применять их в других похожих проектах.

Другой удобный формат — корпоративные блоги. С их помощью руководитель узнает мнение своих сотрудников относительно новой офисной политики или проекта рекламной кампании, не затрачивая время на организацию фокус-групп или массовых встреч.

• Закон Мерфи

Запомните: «Все, что может сломаться, когда-нибудь непременно сломается». Не рассчитывайте на то, что техника для проведения онлайн-совещаний будет работать безупречно. В противном случае вы столкнетесь со множеством неприятных сюрпризов. Не игнорируйте возможные риски, а подготавливайтесь к ним. Прежде всего необходимо составить план профилактики технических неполадок. А затем отыскать возможности снижения ущерба на случай возникновения проблем. Для этого можете воспользоваться представленным ниже чек-листом.

Профилактика:

• Предварительное подключение к системе.
• Использование наиболее широкого и быстрого интернет-канала из всех имеющихся.
• Перезагрузка компьютера перед началом встречи и закрытие всех ненужных приложений с целью уменьшения вероятности зависания.

Следуйте правилу 30/15: подключайтесь за полчаса до начала важной конференции, чтобы проверить программу. Если есть возможность, попросите своего коллегу выступить в роли тестового участника. Чаще всего этот процесс занимает не более 5 минут.

Читайте также: Методы привлечения клиентов

Оставшееся время можно будет со спокойной душой потратить на другие важные дела. Но если вы все же столкнетесь с техническими неполадками, то 30 минут будет вполне достаточно для того, чтобы провести настройку программы при помощи службы поддержки или предупредить участников об использовании другого канала связи.

Чтобы не тратить время планерки на технические вопросы, попросите участников подключаться за 10–15 минут до начала встречи. Это вовсе не означает, что нужно начинать раньше. Пусть они занимаются своими делами, а в назначенное время приступают к обсуждению.

Не забудьте проверить функции голосований и опросов, включения и отключения микрофонов слушателей, рабочий стол для демонстрации слайдов презентации, колонки, камеру и пр.

Заранее деактивируйте программы с всплывающими окнами, отключите звук на всех телефонах.

В комнате, откуда вы будете проводить презентацию, должна быть идеальная тишина.

Также проверьте подключение к Сети своего телефона или ноутбука, чтобы батарейка вдруг не села в ходе выступления.

Действия по уменьшению ущерба:

• Что бы ни случилось, сохраняйте спокойствие и улыбайтесь.
• Сделайте копию презентации в нужном формате и отформатируйте до такого размера, который позволит в случае необходимости послать её коллегам по электронной почте. Либо загрузите этот файл на доступный участникам внутренний сервер / файлообменник.
• До того, как вы начнете проводить собрание, вышлите коллегам ключевую информацию: инструкции на случай проблем с подключением, контакты техподдержки, пин-коды и номера для доступа.
• Назначьте запасного ведущего для самых важных презентаций и научите его, как правильно проводить планерки. Тогда, даже если у вас не получится выйти на связь, это сделает он.
• Придумайте запасной план на случай чрезвычайной ситуации. Заранее обеспечьте наличие резервной линии для конференц-звонка. Узнайте имена участников в скайпе или их мобильные номера, чтобы можно было быстро всех собрать.
• Поставьте номер техподдержки на кнопку быстрого набора в своем телефоне.
• Создайте слайд с перечнем возможных технических проблем и способов их решения.

Инновационные подходы к проведению планерок: перенимаем опыт западных корпораций

Совещание у многих ассоциируется с непонятным и бессмысленным обсуждением каких-то вопросов, расслабленным слушанием долгих и нудных докладов в неуютном зале. В такой обстановке сотрудники не могут достаточно сосредоточиться, чтобы оценить ситуацию и выразить полезное мнение. А начальнику приходится время от времени привлекать внимание присутствующих и напоминать им тему собрания.

Успешный лидер отличается тем, что умеет грамотно организовывать и эффективно проводить деловые встречи. Старайтесь подготовить такой регламент, который четко определит тему обсуждений и не даст возможности от нее отвлечься. Ставьте конкретные вопросы и требуйте конкретных решений. Причем не обязательно сидеть в уютных креслах, чтобы прийти к конструктивному предложению.

Сегодня очень популярны так называемые «планерки-топтушки». Их проводят в основном высокотехнологичные организации, где при решении любых вопросов предпочтение отдается инновационным подходам. Благодаря таким совещаниям топ-менеджеры избегают затянутых переговоров с широкой аудиторией, которая может и не быть включенной в сам процесс, но при этом высказывает пустые мнения.

В качестве примера приведем руководителей известной компании Atomic Object, разрабатывающей продукты программного обеспечения. Они начинают каждое утро с совещания, которое проходит стоя. Четкие вопросы и ответы, сведение к минимуму обсуждения нерабочих моментов, обязательное присутствие — всё это обеспечивает высокие результаты. Планерки «на ногах» должны длиться не более 7 минут (сотрудники получили задания и тут же пошли их выполнять). Тогда участники не успеют расслабиться. И наоборот, мобилизуются, настроятся на работу.

Читайте также: В2С-продажи

По словам The Wall Street Journal, подобные быстрые собрания проводились во время Первой мировой войны, когда промедление в принятии решений могло привести к ужасным последствиям. Позднее эта же практика стала применяться в бизнесе для постановки краткосрочных задач, уточнения или оперативного обмена информацией.

Наука тоже не осталась в стороне. Согласно результатам исследования американского ученого Алена Блюдорна (сотрудника Университета Миссури), планерки «на ногах» занимают на 1/3 меньше времени, а их результаты оказываются эффективнее по сравнению с собраниями, проводимыми в обычном формате.

Компания VersionOne в 2011 году опросила более 6 тысяч сотрудников разных передовых организаций. 78 % из них подтвердили наличие ежедневных коротких совещаний.

Западные предприниматели используют и другие хитрости для повышения эффективности работы персонала. К примеру, у представителя компании Facebook Марка Тонкеловитца своё мнение относительно того, как проводить планерки. Он внедрил короткие собрания за 15 минут до обеденного перерыва. По его словам, этот подход очень мотивирует сотрудников говорить кратко и по делу.

При помощи быстрых планерок вы сможете также сократить случаи опоздания работников. Просто не допускайте задержавшихся к идущему обсуждению. Им понадобится время, чтобы вникнуть в суть разговора, что замедлит общий процесс. Ян Витуцки, представитель компании Adobe Systems, приравнял временные потери из-за опозданий участников ежедневных планерок ко времени, затрачиваемому на разработку нового программного продукта. И в связи с этим ввел штраф в размере 1 доллара за каждую задержку.

А подразделение Turnstone мебельной фирмы Steelcase стало использовать в качестве сигнала для сбора песню Элвиса Пресли под названием «A Little Less Conversation» (в переводе с англ. — «поменьше болтовни»). В то же время любая организация может столкнуться с отсутствием возможности проведения «топтушек» и серьезных собраний. Тогда следует использовать мобильные устройства и организовывать обсуждения без отрыва от производства.

Ранее мы уже говорили о том, как проводить планерки онлайн. Разумеется, виртуальные контакты (чат, корпоративная почта) не могут заменить реального общения. Однако в некоторых ситуациях это самый лучший выход из положения. С другой стороны, короткие совещания «на ногах» всё же считаются более эффективными по сравнению с традиционными или онлайн-собраниями.

Чтобы слушатели не скучали, старайтесь творчески подходить к проведению деловых встреч. Попробуйте сменить обстановку: это положительно повлияет на рабочий настрой. Выбирайте самые неожиданные места — уютное пространство рядом с офисом, кафе или участок улицы.

Назначьте необычное время. Например, прямо в середине рабочего дня, во время обеденного перерыва или за 30 минут до окончания работы. Подберите необычный материал или выдайте его не всем участникам, а лишь некоторым.

Обязательно напомните своим коллегам об отключении телефонов на время совещания. Только тогда они смогут сосредоточиться на решении поставленных задач. Другой вариант — сложить все гаджеты вместе. Это подчеркнет сплоченность команды. Нестандартный подход может выражаться в организации мероприятия по скайпу или в режиме конференц-связи, а не в привычном всем зале заседаний.

Подбирайте способ проведения собрания с учетом текущих задач. Очевидно, что формат игры будет неуместен для решения серьезных вопросов. Ведь в результате вы получите лишь «балаган и напрасно потратите время.

Подходящие темы для креативных совещаний, в ходе которых раскроется потенциал сотрудников, — поощрения, корпоративные мероприятия, конкурсная самодеятельность, обсуждение организационных вопросов и пр.

Читайте также: Способы увеличения продаж

Необычная короткая планерка, как и любая другая встреча, должна заканчивается выражением благодарности от лица руководителя всем участникам за их присутствие и подведением итогов. Рекомендуем также фиксировать сделанные выводы, дальнейшие цели и найденное эффективное решение рабочей проблемы.

Получайте новую статью каждую неделю

В России не принято собираться в коллективе по рабочим задачам. Связано это с тем, что каждый торопится сделать на работе свои дела, а не сидеть на собраниях и мусолить очевидные темы.

Но что если такие встречи будут полезны для каждого, они будут проходить эффективно и быстро?

Тогда глупо от них отказываться. Поэтому внедряем в Вашей компании такое мероприятие как планёрка, от основ до готовых шаблонов.

Что это такое

Вы когда-нибудь пробовали проводить планёрки с сотрудниками? Если да, то уверен, Вы сталкивались по окончании мероприятия с такими высказываниями, как “Опять поговорили ни о чём”.

Это классическая ситуация, и связана она с незнанием того, как проводить планёрки, а не с тем, что это в целом плохо и неэффективно.

И чтобы сразу расставить все точки, давайте зафиксируем само понятие, что такое планерка.

И обратите внимание, я беру его не из головы, а из любого словаря по типу: Ожегов, Ефремов, Даль, Тихонов или Кузнецов. Все они дают, плюс-минус, одно и то же описание.

Планёрка — короткая встреча для оценки и определения хода выполнения поставленных задач.

Ключевое слово — короткая встреча. Именно это отличает проведение планёрки от совещания.

И так как в мире всё относительно, определим максимальный предел, сколько длится такая встреча — это 60 минут. Всё остальное это не планёрка, а, как мы уже говорили, совещание.

1. Виды планёрок

Планёрка планёрке рознь. На первый взгляд они все одинаковы, но в реальности их структуры и цели проведения различаются между собой. Поэтому Вам нужно знать их виды и использовать именно те, что нужны Вашей команде.

1.1 Время проведения

Мы можем разделить все планёрки на три времени: ежедневные, еженедельные и ежемесячные. Обычно в компании есть только один из этих вариантов, все остальные считаются ненужными. Хотя все они несут разные задачи и проводятся по разному плану.

1. Ежедневная планёрка. Нужна в случае активной деятельности или мотивации подчиненных. Длительность её не превышает 15 минут (странно, но её также называют » пятиминутка «), всё коротко и по делу;
2. Еженедельная планёрка. Используем для того, чтобы подвести итог прошедшей недели и выстроить планы на будущую. Длительность такой встречи до 30 минут;
3. Ежемесячная планёрка. Обязательное мероприятия для оценки полученных результатов за месяц работы, который сложился из всех дней и недель. Продолжительность до 1 часа.

Часто ежемесячную планёрку растягивают до 2-3 часов. В этом случае, по правилам русского языка, это уже совещание.

Но так как нам важнее не фактическое название, а реальное назначение, то можем допустить такую встречу и до 3 часов. Главное, чтобы всё это было по делу.

Также нужно учесть, что существуют не системные собрания для решения срочных или насущных вопросов. Такие планёрки так и называются — внеплановые. Собираются, проводятся и заканчиваются довольно быстро. Но они есть и от них не убежать.

Было бы замечательно, если бы все, или хотя бы многие, компании работали, как в анекдоте выше. Но, увы, такая схема практически никогда не встречается. Поэтому переходим далее к темам планёрок.

1.2 Тема встречи

Помимо того, что планёрки делятся на временные промежутки, они ещё делятся на темы.

Хотя для большинства планёрка — это оценка выполненных задач за неделю и подведение итогов по достижению плана продаж. Такой формат тоже есть, но всё постепенно.

1. Распределение задач. Цель и результат такой встречи — это по-уши загруженные сотрудники задачами на ближайшее время;
2. Один вопрос. Чаще всего это внеплановые встречи, тема для которых — отдельно стоящие вопросы на повестке дня;
3. Мозговой штурм. Мы часто практикуем короткие собрания небольшой частью команды для генерации идей по поставленной теме;
4. Информационная. Та самая планёрка, к который мы все так привыкли, озвучивание фактической ситуации на данный момент времени;
5. Мотивационная. Людей нужно заряжать, особенно, если у них очень стрессовая работа. Через такие встречи у Вас будет возможность это сделать потому, что это отличный метод мотивации;
6. Обучающая. Небольшие знания за короткий промежуток времени. Это не наскучит и будет полезно, особенно, если это делать часто.

В условиях реалий, наши планёрки похожи на снежный ком из разных тем. Это не плохо. Главное, чтобы всему удавалось уделить достаточное внимание.

Стратегия “Галопом по Европам” ни к чему хорошему не приведёт, так как и рыбку съесть, и сковородку не помыть — не получится. Это миф.

Составляющие успешной планёрки

Перед тем, как мы перейдём к конкретным шаблонам плана проведения планёрки, давайте определим основные моменты проведения такой встречи. Потому что важно не только ЧТО, но и КАК проводить. Всё постепенно коллеги, не торопитесь.

• Повод встречи. С этим мы разобрались, каждая встреча должна иметь повод. И все должны знать о нём;
• Люди. Кто будет участвовать в планёрке Вы должны знать заранее и об этом известить участников;
• Место проведения. Конференц-зал, офис или коридор — решайте сами. Уверен это не сложно;
• Время проведения. Нужно конкретное время, желательно всегда одно и то же, чтобы выработалась привычка;
• Регламент встречи. Вы и сотрудники должны знать подтемы и хронометраж данного собрания;
• Дополнительные материалы. Флипчарт, бумага, ручки и другая атрибутика должны быть готовы до встречи;
• Куратор. Обычно ведущий планёрки это начальник или один из руководителей, но это вполне может быть и сотрудник;
• Секретарь. Человек, который будет записывать все итоги планёрки, так называемый протокол, для дальнейшего распространения.

Если Вы учтёте эти составляющие, то эффективность планёрки будет значительно выше потому, что Вы сможете правильно подготовиться к ней и будете точно знать, что говорить на планёрке.

Часть из списка — очевидные вещи. Но Вы вдумайтесь, как каждый из пунктов можно улучшить относительно ситуации сейчас.

Например, каких людей кроме менеджеров по продажам можно ещё позвать на встречу. Или может сделать часть планёрок, которые проводят сами сотрудники.

Испытываешь трудности в проведении переговоров? Курс от Нетологии «Переговоры и коммуникации» научит тебя применять эффективные тактики и заключать успешные сделки! Кликай, чтобы узнать больше

План планёрки для внедрения

Я не очень люблю шаблоны и образцы, так как они не учитывают индивидуальные особенности каждой компании.

А ведь каждый бизнес специфичен (я слышу это постоянно от руководителей). Но если Вы человек не из робкого десятка, то с лёгкостью сможете данный образец переделать в план проведения планёрки для своей организации.

Еженедельная планёрка
Время: каждый понедельник в 09.00
Продолжительность: до 30 минут

1. Подведение итогов недели;
   1.1 Продажи компании; 
   1.2 Продажи отдела/смены; 
   1.3 Продажи каждого менеджера; 
   1.3.1 Выполнение KPI; 
   1.3.2 Сумма продаж и потенциальных сделок; 
   1.3.3 Основные показатели (конверсия, средний чек и т.д.); 
   1.3.4 Зарплата на данный момент времени; 
   1.4 Приближение к недельному плану продаж; 
   1.5 Приближение к месячному плану продаж; 
   1.6 Итоги (промежуточные) конкурса для персонала; 
2. Проблемы за неделю; 
   2.1 Почему не продали(упали продажи); 
   2.2 Пути решения этих проблем;
3. Планы на неделю; 
   3.1 Идеи сотрудников; 
   3.2 Акции; 
   3.3 Задачи и цели;
4. Мини-тренинг.

Это план, как провести планёрку в отделе продаж раз в неделю. Месячный вариант будет выглядеть более масштабно, а план ежедневной планёрки будет выглядеть более скромно.

И, конечно, итоги будут подводиться либо за месяц, либо за день. Но уже на основе этого можно сформировать Ваш план вне зависимости от того, что у Вас — розница, опт или услуги.

Важные нюансы

Любое действие можно сделать лучше. Поэтому, когда нас просят оценить эффективность планёрок, мы можем закрытыми глазами сказать, что есть моменты для улучшения.

Много их или мало, а самое главное внушительные они или нет, это вопрос другой. Но найти их точно можно. И вот Вам список самых популярных улучшений из нашей практики.

1. Планёрка в скайпе. Если сотрудники не могут встретиться в жизни, это не повод отменять встречу. Проведите её в скайпе. Также можно подключить через скайп тех, кто не смог прийти, и провести планёрку одновременно оффлайн и онлайн.

2. Только позитив. Старайтесь на таких собраниях говорить обо всём со стороны “Как это улучшить” и “Что было сделано хорошо”, тогда Ваши встречи будут нести более мотивационный и положительный характер.

3. Бонусы за присутствие. По умолчанию Вы можете штрафовать за отсутствие или опоздание на планёрку, а можете выдавать премию тем, кто не пропустил и одной.

4. Опоздавшие стоят. Те кто опаздывают, не только получают выговор и массу презрительных взглядов, но и всю планёрку проводят стоя на ногах. Весело? Вам точно, а опоздавшему не очень.

5. Соблюдение времени. Определите на каждый блок конкретное количество времени, и если Вы выходите за него, то просто обрывайте разговор. Сначала будет плохо, потом научитесь быть более эффективными.

6. Перекус до планёрки. Налить себе кофе и скушать печеньки можно только до планёрки. После начала действует режим “Кто не успел, тот опоздал”.

7. Подарок активным. Самых активных можно и нужно поощрять. Вы можете каждую планёрку выделять тех, кто много участвует и за это давать мини-подарок. Мелочь, а приятно.

8. Итог планёрки. Когда “секретарь встречи” подобьёт итог, то его нужно обязательно раздать всем или, ещё лучше, поместить на самом видном месте для лучшего усвоения. 

Коротко о главном

Во всём моём коллективе 90% людей это командные игроки, поэтому мы до фанатизма любим проводить небольшие встречи.

Так как коллектив у нас относительно молодой (до 35 лет), нам очень сложно даётся проведение планерок, ведь каждый норовит посмеяться и поговорить “за жизнь”. Мы могли проводить планёрку по 3-4 часа. Но так было раньше.

Сейчас мы — команда, которая реально осознаёт силу, процесс планёрок и для чего они нужны. У нас есть внутренние правила (никаких телефонов, говорим на языке решений, нет негативу и т.д.), у нас есть готовые регламенты, есть ответственные лица (каждый раз новые) и многое другое. Всё это помогает нам быть эффективнее.

Когда мы приходим в компании на маркетинговый консалтинг, то планёрка — это один из первых инструментов, который мы внедряем.

И каждый раз мы видим, как “телега еле движется”. Но всё проходит. И главное правило в этом не только качество планёрки, но и её регулярность. Поэтому здесь можно использовать немного изменённую известную фразу “Попробовав НЕСКОЛЬКО раз, ем и сейчас”. Удачного внедрения. Будут вопросы, пишите в комментариях.

Нашли ошибку в тексте? Выделите фрагмент и нажмите ctrl+enter