Как составить подписку на журнал

Подписка на журналы

«Учреждения культуры и искусства: бухгалтерский учет и налогообложение», 2015, N 6

Несмотря на появление различных справочно-правовых баз и других предлагаемых на сегодняшний день информационных систем, многие учреждения до сих пор пользуются подписными периодическими изданиями, в частности журналами. Наряду с бумажным форматом изданий теперь зачастую используются их электронные версии. Подписка на электронные издания сокращает время и средства на их доставку. Учреждения культуры выписывают журналы не только для работы специалистов различных структурных подразделений (бухгалтеров, кадровиков, юристов и т.д.), но и для комплектации библиотечного фонда. Об особенностях заключения и оплаты договора подписки, отражения расходов на подписку в бухгалтерском и налоговом учете расскажем в данной статье.

Условия договора подписки

Подписка на периодическое печатное издание. В соответствии с п. 3 Правил распространения периодических печатных изданий по подписке, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 01.11.2001 N 759 (далее — Правила N 759), договор подписки на периодическое печатное издание заключается подписчиком с распространителем. В таком договоре оговариваются следующие условия:

• наименование и объем печатного издания;
• цена подписки экземпляра печатного издания, которая складывается из цены экземпляра этого издания, выпускаемого в течение указанного в договоре подписного периода, и цены услуг по оформлению и исполнению договора подписки, в том числе цены доставки печатного издания подписчику, если доставка предусмотрена в договоре подписки;
• доставка издания. В случае включения таких условий в договор распространитель обязуется обеспечить доставку подписчику периодических печатных изданий в объявленные им при приеме подписки сроки (периоды);
• периодичность выхода издания;
• подписной период. Подписчик может оформить подписку на периодические печатные издания с очередного подписного периода на весь указанный в каталогах подписной срок или его часть, а также с перерывом срока;
• прочие условия.

Распространитель присваивает периодическим печатным изданиям подписные индексы, издает каталоги с указанием этих индексов и согласно таким каталогам обеспечивает прием подписки на периодические печатные издания (п. п. 4, 8 Правил N 759).

При оформлении подписки распространитель обязан выдать подписчику документ, удостоверяющий факт приема подписки, содержащий реквизиты распространителя, подписной период, наименование периодического печатного издания, его подписной индекс, адрес получения, фамилию подписчика и цену подписки (п. 8 Правил N 759).

Стоит отметить, что подписчик может отказаться от исполнения договора подписки до передачи очередного экземпляра (экземпляров) периодического печатного издания, при этом подписчику выплачивается цена подписки недополученных экземпляров (п. 12 Правил).

Как правило, поступление очередного экземпляра печатного издания сопровождается оформленной накладной, подтверждающей его отгрузку (поставку).

Подписка на периодическое электронное издание. Договор подписки на электронные издания, как правило, заключается напрямую с издательством и по сути представляет собой договор возмездного оказания информационных услуг.

Согласно условиям такого договора издательство (исполнитель) обеспечивает подписчику (заказчику) доступ к архивным и текущим номерам электронных версий журналов, размещаемых на интернет-сайте издательства, с возможностью их скачивания в электронном формате.

В отличие от договора подписки на печатное издание, по договору подписки электронных изданий ежемесячно исполнитель (издательство) направляет заказчику акт оказанных услуг, подтверждающий факт предоставления информационных услуг в виде доступа к очередным электронным изданиям.

Заключение договора подписки в соответствии с законодательством о контрактной системе

При заключении договора подписки на журналы казенные и бюджетные учреждения обязаны руководствоваться Федеральным законом N 44-ФЗ <1>.

<1> Федеральный закон от 05.04.2013 N 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд».

Согласно Федеральному закону N 44-ФЗ поставщик товара (исполнитель услуг), с которым заказчик заключает контракт (договор), должен определяться путем проведения торгов, за исключением случаев закупки товаров (работ, услуг) у единственного поставщика (исполнителя).

Случаи осуществления закупки у единственного поставщика (подрядчика, исполнителя) перечислены в ст. 93 Федерального закона N 44-ФЗ. Среди них конкретно закупки, предусмотренные договорами подписки на периодические издания, не поименованы.

Вместе с тем на основании пп. 4, 5 п. 1 ст. 93 Федерального закона N 44-ФЗ учреждения культуры вправе осуществлять любые закупки у единственного поставщика, в том числе закупки по договорам подписки, при следующих условиях:

• сумма закупки не превышает 100 000 руб. При этом годовой объем закупок по подписке не должен превышать 2 млн руб. или не должен превышать 5% совокупного годового объема закупок заказчика и составлять более 50 млн руб.;
• сумма закупки не превышает 400 000 руб. При этом годовой объем закупок по подписке не должен превышать 50% совокупного годового объема закупок заказчика и составлять более 20 млн руб.

Стоит отметить, что при оформлении подписки на журнал за счет средств от приносящей доход деятельности или средств грантов бюджетное учреждение вправе заключить такой договор в соответствии с Федеральным законом N 223-ФЗ <2>, если у него имеется положение о закупках, принятое с учетом положений данного Федерального закона. Также Федеральный закон N 223-ФЗ применяют при заключении договоров автономные учреждения. Данный Закон дает право учреждениям при разработке положения о закупках самостоятельно устанавливать какие-либо ограничения по проведению (непроведению) торгов при осуществлении закупок. Тем самым при формировании перечня закупок, осуществляемых без проведения торгов (то есть у единственного поставщика (исполнителя)), учреждения вправе включить в указанный перечень закупки по договорам подписки.

<2> Федеральный закон от 18.07.2011 N 223-ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц».

Аванс по договору подписки

Как правило, договор подписки предусматривает 100%-ную предоплату. Выясним, могут ли государственные (муниципальные) учреждения осуществлять авансовые платежи по договорам подписки в размере 100%.

Казенные учреждения. Поскольку казенные учреждения являются получателями бюджетных средств, они обязаны при установлении размеров авансов в государственных (муниципальных) контрактах учитывать правила осуществления авансовых платежей, определенные Постановлением N 1563 <3>. Положениями пп. «а» п. 29 данного Постановления установлено, что получатели средств федерального бюджета при заключении договоров (государственных контрактов) в пределах доведенных им в установленном порядке лимитов бюджетных обязательств (ЛБО) вправе предусматривать авансовые платежи по договорам (государственным контрактам) (за исключением договоров (государственных контрактов), условиями которых предусматривается обязательство по выполнению работ (оказанию услуг), их этапов продолжительностью не более одного месяца после оплаты договора (государственного контракта), этапа его исполнения) до 30% суммы договора (государственного контракта), но не более 30% ЛБО, доведенных на соответствующий финансовый год по соответствующему коду бюджетной классификации РФ, если иное не установлено федеральными законами и нормативными правовыми актами Правительства РФ, после подтверждения выполнения работ (оказания услуг), предусмотренных указанными договорами (государственными контрактами), (их этапов) в объеме произведенных платежей.

<3> Постановление Правительства РФ от 27.12.2014 N 1563 «О мерах по реализации Федерального закона «О федеральном бюджете на 2015 год и на плановый период 2016 и 2017 годов».

Таким образом, получатели средств федерального бюджета вправе заключать договоры (государственные контракты) о поставке товаров, выполнении работ и оказании услуг в пределах доведенных им в установленном порядке соответствующих лимитов бюджетных обязательств, условиями которых предусматривается обязательство по выполнению работ (оказанию услуг), их этапов продолжительностью не более одного месяца.

Из вышеизложенного следует, что получатели средств федерального бюджета вправе устанавливать в договорах (государственных контрактах) о выполнении работ и оказании услуг авансовые платежи в размере до 100% суммы договора (государственного контракта) при условии, что продолжительность выполнения работ или оказания услуг по указанным договорам (государственным контрактам) либо этапов их исполнения будет составлять не более одного месяца. Примером такого договора может являться договор (государственный контракт) о подписке на печатные издания и об их приобретении. Такие разъяснения приводит Минфин в Письмах от 06.04.2015 N 02-03-11/19217, от 19.03.2015 N 02-03-11/15046. При этом финансисты отмечают, что уплата аванса за продукцию почтового издания на следующий месяц может быть осуществлена только после получения указанной продукции за отчетный месяц.

Иными словами, к примеру, казенное учреждение оформило годовую подписку на ежемесячный печатный журнал. Согласно приведенным выше разъяснениям Минфина оплатить вперед по данному договору оно может не больше полной стоимости одного журнала. В следующем месяце уплачивается аванс за очередной номер журнала. И так каждый месяц. Произвести предоплату в полной сумме годовой подписки казенное учреждение не вправе.

Бюджетные (автономные) учреждения. Поскольку бюджетные и автономные учреждения не являются участниками бюджетного процесса и получателями бюджетных средств, нормы п. 29 Постановления N 1563 на них не распространяются. То есть в отношении таких учреждений не установлено требование об осуществлении санкционирования в части размера авансового платежа.

Размеры авансовых платежей регулируются условиями договоров, заключаемых бюджетными (автономными) учреждениями в соответствии с законодательством РФ, ответственность за исполнение которых бюджетные и автономные учреждения несут самостоятельно (Письмо Минфина России от 29.07.2014 N 02-01-07/37190).

Исходя из законодательства, регулирующего особенности правового положения бюджетных и автономных учреждений, учредитель учреждения должен контролировать вопросы авансов при заключении учреждением соответствующих договоров, поскольку несет персональную ответственность за просроченную кредиторскую задолженность, в том числе по обязательствам, возникающим из заключенных договоров (государственных контрактов) о поставке товаров, выполнении работ и оказании услуг.

Таким образом, бюджетные (автономные) учреждения вправе установить по договорам подписки на периодические журналы аванс в размере 100% всей суммы подписки на полугодие (год).

Бюджетный (бухгалтерский) учет

В соответствии с Указаниями о порядке применения бюджетной классификации РФ, утвержденными Приказом Минфина России от 01.07.2013 N 65н, расходы на подписку периодических и справочных изданий, в том числе для читальных залов библиотек, с учетом доставки подписных изданий, если она предусмотрена в договоре подписки, отражаются по подстатье 226 «Прочие работы, услуги» КОСГУ. При этом форма изданий (бумажная или электронная) в данном случае значения не имеет.

Для отражения расходов в бюджетном (бухгалтерском) учете применяются следующие счета:

• 0 401 20 226 «Расходы на прочие работы, услуги»;
• 0 109 00 226 «Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг» (в части прочих работ, услуг).

Периодические издания, поступившие по договору подписки для комплектации библиотечного фонда, учитываются на забалансовом счете 23 «Периодические издания для пользования» в условной оценке: один объект — один рубль (п. 377 Инструкции N 157н <4>).

<4> Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н.

Для учета остальных периодических изданий Инструкцией N 157н специального счета не предусмотрено, но учреждения могут ввести дополнительный забалансовый счет для отражения таких объектов в целях контроля их сохранности.

Рассмотрим на примерах порядок отражения расходов на подписку в бюджетном (бухгалтерском) учете.

Пример 1. Казенное учреждение оформило на II полугодие 2015 г. подписку на бухгалтерский журнал, который выпускается ежемесячно. Стоимость одного номера журнала составляет 700 руб. Сумма подписки на полугодие — 4200 руб. Журнал используется в работе специалистами финансовой службы.

С учетом разъяснений по уплате авансовых платежей, приведенных в Письмах Минфина от 06.04.2015 N 02-03-11/19217, от 19.03.2015 N 02-03-11/15046, а также положений Инструкции N 162н <5> операции отразятся в бюджетном учете следующим образом.

<5> Инструкция по применению Плана счетов бюджетного учета, утв. Приказом Минфина России от 06.12.2010 N 162н.

Пример 2. Автономное учреждение оформило годовую подписку на электронный журнал «Руководитель автономного учреждения». Согласно условиям договора подписки на электронные версии журнала издательство обеспечивает учреждению доступ к номерам электронных версий журнала, очередной номер которого размещается на интернет-сайте издательства, с возможностью их скачивания в электронном формате. Договором предусмотрено внесение учреждением 100%-ной предоплаты. Стоимость годовой подписки составила 6900 руб. (575 руб. в месяц). Оплата договора произведена за счет средств, полученных от приносящей доход деятельности, с лицевого счета, открытого в ОФК. Расходы на оплату подписки отнесены к общехозяйственным расходам.

В бухгалтерском учете автономного учреждения в соответствии с Инструкцией N 183н <6> отражается следующая корреспонденция счетов.

<6> Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета автономных учреждений, утв. Приказом Минфина России от 23.12.2010 N 183н.

Пример 3. Библиотека (бюджетное учреждение) заключила на II полугодие 2015 г. договор подписки на ежемесячный детский журнал в целях пополнения библиотечного фонда. Сумма договора составила 2400 руб. (400 руб. за один номер журнала). Договором предусмотрен аванс в размере 100%. Оплата договора осуществляется за счет субсидии, предоставленной на выполнение государственного задания. Расходы относятся к прямым затратам, включаемым в расчет при определении объема указанной субсидии.

В бухгалтерском учете бюджетного учреждения операции отразятся на основании положений Инструкции N 174н <7> следующим образом.

<7> Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утв. Приказом Минфина России от 16.12.2010 N 174н.

Налоговый учет расходов на подписку

Вправе ли учреждение, осуществляющее расходы на подписку периодических изданий за счет средств, полученных от приносящей доход деятельности, учесть такие расходы при исчислении налога на прибыль?

Согласно п. 1 ст. 252 НК РФ налогоплательщик имеет право уменьшить полученные доходы на сумму произведенных расходов при условии, что эти расходы экономически обоснованны, документально подтверждены и произведены для деятельности, направленной на получение дохода. К примеру, если периодическая литература, приобретенная по подписке, не используется в деятельности учреждения, следовательно, она не соответствует требованиям ст. 252 НК РФ и расходы на ее подписку не могут быть учтены при расчете налога на прибыль.

При соблюдении условий, установленных ст. 252 НК РФ, расходы на подписку могут быть включены в состав прочих расходов, уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль на основании:

• пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ (если речь идет о подписке на печатные журналы);
• пп. 14 п. 1 ст. 264 НК РФ как расходы на информационные услуги (если речь идет о подписке на электронные версии журналов).

При налоговом учете расходов на подписку следует иметь в виду, что суммы перечисленных авансов (предоплаты) по договорам подписки не признаются расходами в налоговом учете (п. 14 ст. 270 НК РФ).

Согласно п. 1 ст. 272 НК РФ при использовании метода начисления расходы, принимаемые для целей налогообложения, признаются таковыми в том отчетном (налоговом) периоде, к которому они относятся, независимо от времени фактической выплаты денежных средств и (или) иной формы их оплаты. Расходы признаются в том отчетном (налоговом) периоде, в котором эти расходы возникают исходя из условий сделок.

В данном случае датой осуществления расходов признается дата расчетов в соответствии с условиями заключенных договоров или дата предъявления налогоплательщику документов, служащих основанием для произведения расчетов, либо последнее число отчетного (налогового) периода — последний день месяца в течение срока подписки (пп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Исходя из вышеизложенного расходы на подписку не могут быть признаны в налогом учете единовременно. Такие расходы признаются по мере получения печатных журналов (накладных на них), актов об оказании информационных услуг (при подписке на электронные версии журналов) или на последнее число месяца в течение срока подписки.

Заключение

При заключении, оплате договоров подписки на журналы и отражении расходов на подписку в бухгалтерском и налоговом учете необходимо учитывать следующие особенности:

• расходы на оплату договоров подписки на периодические издания, в том числе электронные, относятся на подстатью 226 КОСГУ;
• казенные и бюджетные учреждения, осуществляющие подписку на сумму менее 100 000 руб. (для учреждений культуры — на сумму менее 400 000 руб.) за счет бюджетных средств (средств субсидий), вправе заключать договоры (контракты) с единственным поставщиком (исполнителем) при соблюдении прочих ограничений, предусмотренных пп. 4, 5 п. 1 ст. 93 Федерального закона N 44-ФЗ;
• казенное учреждение может перечислить аванс за подписку издания на следующий месяц только после получения издания за отчетный месяц;
• журналы, приобретаемые для пополнения библиотечного фонда, необходимо отражать в бухгалтерском (бюджетном) учете на забалансовом счете 23;
• в налоговом учете расходы на подписку могут быть включены в состав прочих расходов, уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль, при условии, что они отвечают требованиям, установленным п. 1 ст. 252 НК РФ.

Л.Семина

Эксперт журнала

«Учреждения культуры и искусства:

бухгалтерский учет и налогообложение»