Как составить подробный план действий

Многие люди недооценивают важность составления планов на все случаи жизни. Пресловутый экспромт, который зачастую является следствием лени, кажется им намного более интересным, чем бумажка, на которой написано, что и как нужно делать.

Но ограниченный взгляд на план — не редкость. Кажется, будто он ограничивает свободу и делает жизнь пресной. Так ли это? Большинство лидеров и просто успешных людей четко планируют свои дни. Можно ли назвать их рабами времени, если обычный человек живет, не утруждая себя составлением списков?

Прежде, чем мы приведем советы о том, как разработать план действий, давайте выясним, зачем он вообще нужен.

Зачем нужен план действий?

Многие люди бесцельно идут по жизни, не имея четкого плана действий, а затем удивляются, куда уходит время и почему они не могут достичь своих целей. Есть несколько причин, по которым вам нужен четкий и понятный план.

Он поможет расставить приоритеты

Если вы не умеете или не хотите расставлять приоритеты, ваш начальник, друзья или близкие сделают это за вас. Именно поэтому план действий так важен: он покажет, на что нужно выделить время в первую очередь.

Он играет роль фильтра, который помогает отсеивать ненужное

Каждый день вы получаете десятки запросов от разных людей или оказываетесь в обстоятельствах, требующих однозначных ответов. Если сказать «да», это приведет к тому, что на другие дела просто не хватит времени. План действий станет своеобразным фильтром, который моментально позволит отсеивать то, что не стоит затраченных усилий.

Он поможет поддержать баланс

Как часто вы, занимаясь привычными делами изо дня в день, понимали, что слишком мало времени уделяете важным сферам своей жизни? Как часто невнимательное отношение к здоровью приводило к тому, что приходилось вкладывать в него значительные суммы денег? План действий (пусть даже на месяц) позволит заранее решить, каким областям и когда нужно выделить время.

Следуя плану, вы всегда будете знать, когда на этой неделе уже запланирован поход в спортзал.

Он позволит уделять больше времени саморазвитию

Саморазвитие — один из приоритетов современного человека. Благодаря ему можно научиться общаться с людьми, повышать когнитивные навыки, улучшать творческое и критическое мышление. Все это даст новые возможности или, говоря финансовым языком, принесет дополнительный доход.

Если вы не планируете время для саморазвития, то старайтесь делать это хотя бы иногда. Больше читайте и осмысливайте, не останавливайтесь в своем росте.

Он помогает смотреть в будущее

Для многих будущее кажется темным и туманным, но лишь потому, что они не знают, где окажутся через несколько месяцев. План действий покажет если не конечный пункт прибытия, то хотя бы укажет правильное направление.

Он снижает уровень стресса

Не секрет, что стресс и напряжение чаще всего возникают, когда человек испытывает давление времени. Когда он работает, то переживает, что останется без отдыха, а когда отдыхает, то грызет себя мыслями о том, что мог бы работать.

Четкий план действий покажет, когда нужно работать, а когда отдыхать. Просто взглянув на него, можно успокоиться и перестать беспокоиться. Все под контролем.

Он избавит от сожалений

Вы часто жалеете о том, что жизнь идет не в ту сторону? Если это так, то это лишь потому, что не продумали, на что конкретно нужно выделять свое время.

Когда вы четко знаете, что делаете и почему, то избавляетесь от сожалений. Главное — знать, что вы все делаете правильно и прилагаете максимум усилий.

С планом действий жизнь не будет скучной, как может показаться. Она не станет предсказуемой, а лишь управляемой. Проведите над собой эксперимент, составьте план при помощи наших советов и попробуйте придерживаться его на протяжении нескольких месяцев.

Но не стоит приступать к написанию плана действий без подготовительного этапа. Чем серьезнее вы отнесетесь к нему, тем лучше будут результаты.

Подготовительный этап

У каждого человека есть цели, даже если они не записаны на бумаге, а план действий не составлен. В этом случае мы обычно надеемся на авось и на свою смекалку. Однако оказывается, что этого мало: нужно научиться не отвлекаться, заниматься одним делом за раз и много работать. Все это кажется таким людям скучным и не требующим внимания.

Амбициозные люди также ставят цели, но при этом знают, что чем она выше, тем важнее становится составление плана действий. Если для того, чтобы пойти в магазин и купить лампочку, особо планировать не нужно, то для глобальных вещей это обязательно.

Зачем нужен подготовительный этап? Разве не эффективнее просто записать список целей на месяц и записать пошаговую инструкцию для каждой из них? Иногда это и в самом деле выход, но если мы хотим добиться больших успехов, то нужно провести серьезную предварительную работу: узнать многое о себе и своей психике, выявить свои ценности, прояснить цели и многое другое. Просто сесть и за пару минут написать план на коленке — это не вариант. Такой подход может только усугубить ситуацию.

Давайте попробуем начать с небольшой цели и составить план действий по ней. Чего бы вам хотелось достичь, скажем, в течение месяца? Когда ответ найден, задайте себе следующие вопросы:

• Могу ли я начать работу над своей целью прямо сейчас? Как?
• Могу ли я работать над ней как в краткосрочной (неделя), так и в долгосрочной (месяц) перспективе?
• Эта цель находится полностью под моим контролем?
• Какие факторы находятся под моим контролем?
• Какие факторы вне моего контроля?
• Что я должен сделать, чтобы взять их под свой контроль?
• Могут ли мне помочь другие люди?
• Что я могу предложить им взамен за их помощь?
• Как я узнаю, что двигаюсь к своей цели в правильном направлении?
• Как я буду измерять свой прогресс?
• Как я узнаю, что достиг своей цели?

Помните, что это лишь подготовительный этап, наброски, которые необходимы для того, чтобы через некоторое время составить эффективный план действий.

План — это нечто измеримое, что дает вам направление. И это именно то, что дают эти вопросы. Без них есть большая вероятность, что вы споткнетесь о первое же препятствие и потеряете всю мотивацию.

Да, с планом все тоже может пойти не так. На пути обязательно встретятся проблемы и неудачи. Поэтому он должен быть гибким. Это значит, что каждый шаг потенциально должен иметь альтернативный вариант. На самом деле, не имеет значения, что именно вы делаете, если это имеет смысл в данный момент. Поэтому если сейчас не получается дозвониться нужному человеку, вы занимаетесь другими делами, имеющими отношение к главной цели.

План должен соответствовать вашим личным стандартам, ценностям и убеждениям. Нет смысла создавать план, в который вы не верите.

Важно напоминать себе о том, что любой план действий требует от вас чего-то. Например, чтобы вы приносили определенные жертвы, вкладывали усилия, отказывались от праздного времяпровождения, меняли привычки и шаблоны мышления другого. Это стоит учитывать заранее.

К примеру, если хотите составить план действий по саморазвитию, то необходимо, чтобы опыт, навыки и знания сочетались с действиями, которые вы будете предпринимать. Пожалуй, нет особого смысла читать статьи о том, как пройти собеседование на работу своей мечты, если пока что для нее нет соответствующих навыков. Вместо этого лучше изучить критическое, логическое и творческое мышление, чтобы заложить хорошую базу. Двигайтесь постепенно, не создавайте разрывов в знаниях.

Как разработать эффективный план действий

После того, как подготовительный этап завершен, осталось сделать еще несколько шагов, прежде чем вы создадите свой план действий.

Проясните свои цели

Вы уже выбрали одну небольшую цель и задали ряд вопросов, чтобы выяснить, с какими трудностями можете столкнуться и как их преодолевать.

Теперь пришло время записать все свои цели на год. Не спешите и выделите столько времени, сколько потребуется. Необязательно записывать самые мелкие, выберите 4-5 самых важных.

Ваша цель должна полностью гармонировать с вашей личностью: убеждениями, ценностями, образом жизни.

Но как можно точно понять, нужна ли вам конкретная цель? Конечно, при помощи правильных вопросов:

• Какой цели я бы хотел достичь?
• Каковы мои приоритеты и ценности в жизни?
• Подходит ли эта цель моей личности?
• Соответствует ли она моему нынешнему образу жизни?
• Мой нынешний образ будет соответствовать цели или мешать ей?
• Соответствует ли эта цель моим личным стандартам?
• Противоречит ли эта цель другим моим целям?
• Согласуется ли она с моими ожиданиями?
• Является ли цель реальной и достижимой? Есть ли у меня сомнения по этому поводу?
• Согласуется ли она с целью моей жизни?
• Является ли она конгруэнтной человеку, которым я стремлюсь стать?

Некоторые люди тратят массу времени на достижение цели, которая им совсем не подходит. Они получают ненужные специальности, изучают язык, на котором не планируют разговаривать и занимаются делами, в которые не верят. Лучше учиться на их, а не на собственном опыте, потому что жизнь безжалостно проходит.

Выясните, какой результат и какие инструменты вам нужны

Прояснить цели — это первый шаг, но теперь нужно выяснить, какого результата вы хотите достичь.

Итак, у вас есть цель. Она находится на вершине высокой горы и покрыта густым туманом. Пока что нет никакого понимания, как туда добраться. Можно прямо сейчас рвануть вверх, но у вас нет необходимых ресурсов и инструментов. Такой подход может быть чрезвычайно опасным. Один ложный шаг заставит всю работу пойти насмарку.

Чтобы получить четкое понимание об этой «горе», нужно выполнить три задания.

Задание первое: визуализация будущего

Это известная методика, благодаря которой вы воображаете, что уже достигли своей цели. Чем больше деталей, тем лучше: что вы чувствуете, как это выглядит, как пахнет, как ощущается и какой вкус? Нужно поверить всеми фибрами души, что вы только что достигли цели и находитесь в победном состоянии.

Чтобы помочь себе переместиться в будущее и поверить в него, ответьте на следующие вопросы:

• Какой цели я достиг?
• Где я?
• Кто находится рядом?
• Что я вижу и слышу?
• О чем я думаю?
• Что чувствую?
• Что конкретно делаю?
• Как я поступаю?

Это приятно, потому что вам не нужно пока что забивать себе голову тем, как именно вы достигли этой цели и какие трудности преодолели. Наслаждайтесь этим состоянием и позвольте эмоциям поглотить себя.

Задание второе: обратный процесс

Обратный процесс позволит разработать надежный план действия, который поможет прийти к победе и достичь цели.

Сделайте шаг назад и спросите себя:

• Каким был последний шаг, который я сделал, прежде чем достиг этой цели?
• Что конкретно я сделал и о чем думал, когда совершал этот шаг?
• Использовал ли я какие-либо ресурсы и инструменты для этого?
• Почему я сделал именно этот шаг?
• Столкнулся ли я с какими-то проблемами, когда предпринимал этот шаг? Если да, то с какими именно?

Сделайте еще один шаг назад. Спросите себя:

• Каким был мой предпоследний шаг?
• Каким был шаг, который я предпринял до предпоследнего? (третий с конца)
• Каким был четвертый с конца шаг?

Продолжайте в том же духе, пока не доберетесь до настоящего момента. Почему этот прием работает? Вы не просто были на вершине, но и развеяли туман, который ее окружает. Вы психологически подготовились к длительному путешествию и пережили некоторые важные эмоции. Из абстрактной цель превратилась во вполне реальную и достижимую.

Задание третье: процесс экологического анализа

Это термин из области коучинга, который используется для проверки вероятных последствий при изменении. Другими словами, вы должны выяснить, какой эффект будет иметь в вашей жизни достижение этой цели.

По мере выполнения этого задания учитывайте как положительные, так и отрицательные результаты достижения цели. Думайте также о времени и усилиях, которые могут потребоваться и как это повлияет на другие области жизни.

Спросите себя:

• На каких людях отразятся результаты того, что я достигну своей цели?
• Могут ли они пострадать?
• Чем я должен пожертвовать, чтобы достичь цели?
• Каким количеством времени я буду вынужден пожертвовать? Какими ресурсами? Какими усилиями?
• Как достижение цели повлияет на роли, которые я выполняю в своей жизни? На мои другие цели? На приоритеты?
• Какие корректировки в свою жизнь я буду вынужден внести?
• Каковы будут негативные и позитивные последствия?
• Учитывая все мои ответы, я правда хочу достичь этой цели?

В некоторых случаях вы и правда можете решить, что овчинка не стоит выделки, а количество жертв и затраченного времени — это слишком много.

Определите свои ограничения

У всех из нас есть ограничения в виде времени, усилий, энергии, денег, знаний, опыта и многого другого. Важно их выявить и признаться себе в этом. Например, часто люди считают, что в сутках 48 часов, а потом внезапно выясняется, что 24, а еще и спать нужно.

Спросите себя:

• Каковы ограничения в виде времени, которое я могу выделить на достижение своей цели?
• Каких знаний и опыта мне не хватает?
• Насколько я мотивирован? Насколько дисциплинирован?
• Хватит ли мне денег, чтобы довести дело до конца?
• Какие еще ограничения существуют?

Помните, что лучший план — реалистичный. И чем честнее будут ответы, тем более эффективным он окажется.

Однако умные люди умеют обходить ограничения. Они осведомлены о них, но при этом ищут шансы достичь своих целей иными способами. Спросите себя:

• Как я могу преодолеть эти ограничения?
• Как я могу получить необходимые знания?
• Где я могу находить мотивацию и вдохновение?
• Как я могу улучшить свою физическую и психическую выносливость?
• Как я могу получить дополнительные несколько часов?
• Как я могу снизить свои расходы?
• Где я могу получить деньги, необходимые для достижения цели?
• Как я могу использовать свое время с максимальной эффективностью?
• Какие люди могут помочь мне?

Чем больше времени вы уделите этим вопросам, тем сильнее уверитесь: выход есть всегда. Стоит только немного напрячь свою голову, как выясняется, что мир полон возможностей, а почти любое ограничение можно сделать своим преимуществом.

Сформируйте новое мировоззрение

До и после достижения большой цели, вы — это разные личности. Хотите того или нет, но вы будете меняться в процессе. Тот, кто не захочет этого, бросит дело на половине пути и отступит. Поэтому изменение мировоззрения обязательно.

Для того, чтобы неустанно следовать своему плану действий, нужно культивировать в себе рабочее настроение, дисциплину, терпение, гибкость, настойчивость и многое другое.

Например, дисциплина нужна, чтобы придерживаться плана, несмотря ни на что. Терпение —  чтобы продолжать работать при отсутствии результатов. Гибкость — чтобы изменить свой курс при возникновении непредвиденных обстоятельств. Настойчивость — чтобы продолжать экспериментировать, если предыдущие попытки были неудачными.

Кроме этого, вам нужно верить в себя, несмотря на то, что в плане этого пункта, скорее всего, не будет. Поэтому помните о том, что уверенность в себе — это топливо, которое поможет двигаться вперед в сложнейших ситуациях.

Создайте план

Можно начинать! Выделите 4-5 самых важных целей, выясните, на какой период они распространяются, и для каждой из них составьте пошаговый план действий.

Получайте обратную связь

Даже если все идет как по маслу, постоянно отслеживайте прогресс и задавайте себе вопрос: «Как можно сделать еще лучше?».

Вот еще вопросы, которые не повредит себе задавать в процессе планирования:

• Какие решения я принял и какие действия совершил на прошлой неделе?
• Какие результаты я получил?
• Были ли у меня достижения? В чем именно?
• Совершал ли я ошибки? Почему?
• За прошлую неделю я стал ближе к своей цели?
• Нужно ли мне внести некоторые коррективы?
• Какие возможности я упустил? Можно ли это исправить?
• Какие уроки я вынес?

Если что-то не работает, не впадайте в отчаяние, а задавайте правильные вопросы, которые помогут быть продуктивным. Обратная связь позволит достичь цели в несколько раз быстрее.

Желаем вам удачи!

Понравилась статья? Присоединяйтесь к нашим сообществам в соцсетях или каналу в Telegram и не пропускайте выход новых полезных материалов:
TelegramВконтактеFacebook

Была ли эта статья полезной?

Как составить план (для достижения цели) — Шаги и примеры

Как показывает статистика, до 70% всех возможных проблем грядущего предприятия, будь то удачно проведенный день или масштабный проект, где задействованы финансовые ресурсы (и тогда нужен уже финансовый план).

Поэтому здесь вы узнаете, как правильно составлять план для достижения цели, будь то план работы на день или план на жизнь.

С чего начать составлять план действий

С целеполагания. Будь то большие планы, грандиозные планы, или просто план из трех пунктов на завтрашний день ‒ важно определиться, чего вы хотите добиться из итогам реализации этого плана.

Если речь идет о том, чтобы составить детализированный план грядущего проекта или большого временного промежутка (цели на год, например), то  имеет смысл воспользоваться технологией СМАРТ.

Вам она наверняка знакома, поэтому очень кратко, чтобы освежить в памяти: цель должна быть:

• Конкретной (Specific) — потому что достичь конкретной цели гораздо проще, нежели какого-то размытого образа;
• Измеряемой (Measurable) — чтобы были четкие, конкретные показатели, по которым вы поймете, что цель достигнута);
• Досягаемой, реалистичной (Achievable);
• Релевантной (Relevant) — то есть, актуальной лично для вас;
• Ограниченной во времени (Time bound) — потому что дедлайн помогает действовать более сосредоточенно и сфокусированно.

Пример: «Выучить английский» ‒ плохая цель, потому что она не соответствует приведенным выше критериям. «Сдать тест на уровень владения английским языком B2 (конкретность, измеряемость, досягаемость) через полгода (ограниченность во времени), чтобы смотреть любимые сериалы без перевода (релевантность, актуальность)» ‒ хорошая.

Если вы составляете план на будущее, на свою будущую жизнедеятельность на месяц или на неделю, то таких целей может быть несколько ‒ по разным областям вашей жизни. Желательно, чтобы они плюс-минус соответствовали приведенным выше критериям, потому что так их будет проще достичь.

Если же речь идет о том, как составлять планы на день, то здесь целеполагание заключается в распределении приоритетов.

О чем идет речь: как ни старайся, в день невозможно запихнуть все на свете, включая рабочие успехи, бытовые обязанности, время, проведенное с семьей и друзьями, время, уделенное уходу за собой, саморазвитие, и еще не забудьте, что вам нужно спать.

Какие бы хитроумные техники тайм-менеджмента вы ни применяли, как бы ни оттачивали умение предельно концентрироваться на задаче, как бы ни убирали в сторону все пожиратели времени ‒ в сутках не станет больше двадцати четырех часов.

Поэтому вы сильно облегчите себе жизнь, если сразу решите, что для вас наиболее важно и приоритетно в течение следующего дня или другого краткосрочного периода планирования.

Это сразу снимет с ваших плеч несколько задач, потому что вы поймете, что они для вас просто не актуальны на данный момент, и поможет вашему мозгу понять, чем необходимо заниматься в ближайшее время, за что хвататься первым делом.

Например, вы для себя решили, что сегодня ваш главный приоритет ‒ это забота о себе и время с семьей. Тогда вы с чистой совестью уйдете с работы пораньше, отложив на следующий день незавершенные задачи, и отправитесь в любящие объятия родных, потому что вы знаете, что следуете своим приоритетам, а приоритет «работа» у вас будет в другой день.

Как составить план ‒ Пример и инструкция

Чаще всего возникает необходимость спланировать свой будущий день. Это удобно делать по технике «Альпы» (Alpen). Образец действий для этой техники такой (пошаговая инструкция, как можно составить план по технике «Альпы»):

1. Составить список дел на день. Составляйте подробно, включая мелкие бытовые задачи типа «сходить в магазин» и «приготовить ужин» ‒ это тоже задачи, на которые вам потребуется выделить немного времени и мысленных ресурсов.
2. Оцените, сколько времени будет необходимо потратить на каждую задачу. Старайтесь оценивать максимально реалистично и с учетом вашего обычного поведения и предыдущего опыта. Например, если вы утром, одеваясь, часто залипаете на полчаса, глядя в пространство ‒ учитывайте эту особенность и не рассчитывайте, что у вас получится одеться быстрее, чем догорит спичка.
3. А теперь разделите время вашего дня в соотношении 60/40%. То есть, допустим, вы спите положенные восемь часов (счастливый человек!). Тогда бодрствуете вы шестнадцать часов. От этих шестнадцати вы можете распоряжаться только 60% ‒ то есть, девятью с половиной. Остальные 40% ‒ это резерв на случай непредвиденных обстоятельств и мелких пожирателей времени: тормозящей техники, пробок на дорогах, моментов ожидания, бытовых вопросов типа «сходить в туалет, почистить зубы», которые вы не учитываете в плане на день, но ведь все равно делаете.
4. Теперь сверьтесь еще раз со списком дел и проверьте, «влезают» ли в указанные 60% все дела, которые вы запланировали. Если нет, то подумайте, от каких дел следует избавиться: возможно, есть менее приоритетные дела, которые можно просто выкинуть из списка или перепоручить другому человеку, или дела, которые можно перенести на другой день.

Благодаря такому резервированию 40% дня, у вас будет буфер на случай непредвиденных обстоятельств и бытовых проблем, поэтому, даже если что-то пойдет не так, вы с большой долей вероятности выполните поставленные задачи, а если буфер не понадобится ‒ у вас будет больше свободного времени для отдыха или выполнения других дел.

Планирование проекта

Проектом может быть что угодно: написание вашей книги, переезд, покупка квартиры, внедрение нового образа жизни и новых привычек.

Планирование проекта состоит из следующих шагов:

1. Определение целей проекта. Цели должны быть максимально конкретны и измеримы, чтобы по итогам проекта вы могли четко определить, достигнуты они или нет. Важно, чтобы они были ограничены во времени.
2. Определение задач, конкретных шагов, которые будут приближать вас к цели.
3. Важный момент: ресурсы проекта. Ресурсы ‒ это, если простыми словами, все, что вам необходимо для реализации проекта. Они могут быть материально-техническими (конкретные вещи, которые вам нужны для реализации проекта), человеческие (сотрудники, помощники, консультанты), интеллектуально-информационные (информация по теме проекта), финансовые, временные и другие ‒ в зависимости от темы проекта.
4. Риски. Что может пойти не так. Если вы составляете план развития в области вашей личной, бытовой жизни, то сюда можно отнести ваши личностные недостатки, которые, скорее всего, помешают реализации плана и которые необходимо учесть.
5. Меры предотвращения рисков: что вы сделаете, чтобы избежать реализации риска, или если риск реализуется.

Пример проекта «Написать книгу», спланированного по такой схеме

Цель проекта: написать книгу длиной примерно в пятьсот-шестьсот страниц о трех мушкетерах за следующий год. Дедлайн ‒ апрель.

Необходимые ресурсы:

• Материально-технические: место для работы, ноутбук, книги о Франции XVI века;
• Человеческие: консультация с историком оружия Франции XVI века;
• Интеллектуально-информационные: информация о быте того времени, как одевались, что ели, какой был этикет, как было принято общаться с женщинами и друзьями, как выглядели исторические личности того периода и другая необходимая информация;
• Финансовые: деньги на оплату доступа к необходимой информации, консультации с историком, поездок по историческим местам и музеям;
• Временные: время для работы над книгой (каждый день, по часу).

Риски проекта: Я не смогу писать, потому что слишком неорганизованный.

Предотвращение риска: я пообещаю другу каждую неделю давать ему главу на прочтение и оценку, чтобы у меня был социальный стимул.

Риск: не будет читателей, из-за чего я буду хандрить и утрачу вдохновение.

Предотвращение риска: буду каждый месяц самостоятельно перечитывать рукопись, чтобы составить о ней личное, объективное мнение.

Риск: не найду нужную информацию.

Предотвращение риска: воспользуюсь услугами переводчика с французского, на французском информация наверняка есть.

На основании всего вышеизложенного составляется план задач проекта: организовать рабочее время, заказать консультацию, провести этап информационной подготовки, каждый день писать по часу.

Обязательный этап ‒ этап контроля

Это когда вы раз в определенный отрезок времени, например, раз в неделю, оглядываетесь назад, чтобы понять, что получилось, а что нет, и нуждается ли план проекта в корректировке.

План всегда должен оставаться актуальным, поэтому не стесняйтесь его корректировать.

Метод планирования: 1-3-5

Очень простой способ, как составить план. Принцип такой: одно дело в течение дня должно быть самым важным и приоритетным, его вы делаете, когда полны сил, в вашу наиболее активную фазу (если вы жаворонок ‒ то утром, если сова ‒ то вечером, или в любой другой, подходящий вам, период дня).

Еще три дела ‒ это дела чуть менее важные, но тоже значимые. Как правило, это дела, необходимые для реализации долгоиграющих проектов, для того, чтобы сделать вклад в желаемый для вас образ жизни.

Например, чтобы изучить английский, заняться спортом, провести время с близкими, чтобы вложиться в развитие ваших отношений.

И остальные пять дел ‒ это мелкие бытовые дела, текучка, которую нужно делать, чтобы поддерживать текущий образ жизни: всевозможные походы по магазинам, приготовление пищи, уборка и другие мелочи, которые не имеют большого значения (и в идеале их лучше всего перепоручать другим людям, чтобы у вас оставалось больше времени на хобби, на отдых, на более важные задачи), но которые необходимо делать каждый день.

Метод АВС

Также с этим методом хорошо сочетается метод АВС. Это метод приоретизации задач, который полезен для составления планов.

«А»-задачи ‒ это самые важные и приоритетные, требующие непосредственного участия, выполняются в первую очередь; «В»-задачи ‒ это менее важные, но необходимые для реализации стратегических планов, выполняются во вторую очередь; «С»-задачи ‒ это текучка и рутина, выполняется в последнюю очередь, когда вы уже устали, и сил на уделение внимания более важным задачам у вас нет.

Финансовый план

• Определите ближайшие финансовые цели. Они могут быть краткосрочные (купить новое компьютерное кресло в этом месяце, обновить гардероб к смене сезона) или долгосрочные (купить машину, квартиру), требующие длительных накоплений.
• Определите, сколько необходимо денег на ваши цели, и сколько на них необходимо откладывать.
• Посчитайте все ваши доходы, из всех источников.
• Посчитайте текущие расходы. Учитывайте всё: квартплата, затраты на передвижение, на еду, на содержание питомца, налоги, обслуживание банковских карт ‒ все, что вы тратите.
• При необходимости (например, хочется достичь финансовых целей быстрее) подумайте, что вы могли бы урезать без потерь для уровня жизни.
• Подумайте о рисках: отложите деньги на финансовую подушку, подумайте о покупке страховки, если это необходимо;
• Если остались деньги ‒ можно подумать об инвестировании.

Это теоретический план. А теперь ‒ как реализовать на практике:

• Получив зарплату, сразу отложите сумму, которую вы высчитали, на ваши финансовые цели.
• Затем отложите на подушку безопасности. Традиционный объем подушки безопасности ‒ ваша ежемесячная зарплата в шестикратном размере.
• Отложите сумму, необходимую на расходы;
• Остальные деньги ‒ это «на приятности»: на развлечения, обновки, поездки, вкусную еду. Вы заслужили.

Советы

Совет #1: Выбирайте удобный инструмент планирования

Главный критерий инструмента планирования ‒ его максимальная доступность, чтобы взять его и записать дело для вас было проще, чем не сделать этого. Поэтому исходите из систем, которыми вы чаще всего пользуетесь.

Если вам привычнее всего записывать на бумаге ‒ ведите записи о том, как правильно строить планы, в ежедневнике, присмотритесь к системе Bullet Journal.

Если вы ‒ активный пользователь той или иной эко-системы, будь то Google, Apple, Yandex, Microsoft ‒ используйте планировщики задач, которые разработаны специально для этих систем, чтобы они интегрировались с привычными тебе инструментами, и за ними не приходилось далеко лазить. Например, у Яндекса есть «заметки», у Microsoft ‒ Microsoft ToDo, для Apple хорошо подходит AnyDo.

Также учитывайте гаджет, которым вы чаще всего пользуетесь: компьютер или телефон. Большинство приложений ориентированы на телефон, но если вы чаще используете ноутбук или стационарный компьютер ‒ присмотритесь к Evernote и Notion, разработанным по большей части для стационарного использования.

Уже после всех этих нюансов вы можете присмотреться к необычным системам. Например, есть приложения вроде «Tusk», они внедряют в задачу «как составить план» игровой элемент, предлагая вам создать игрового персонажа и прокачивать его, используя реальные задачи. Или есть хороший инструмент Trello, использующий электронную версию канбан-досок.

Совет #2: Ведите дневник

В том, что касается задачи «как составить сложный план», у каждого человека есть свои нюансы, в которых лучше разобраться самому. Проще говоря, у каждого свои недостатки, которые вам необходимо выявить, чтобы подогнать ту или иную систему планирования лично под ваши нужды, чтобы наилучшим образом нивелировать ваши недостатки.

Например, простейший, казалось бы, недостаток: любовь к сидению в социальных сетях. Но у каждого человека свои триггеры, которые ведут к залипанию в соцсетях. Кто-то залипает по утрам, потому что первым делом уткнулся в смартфон, кто-то утром вполне собран, но как только решает сделать первый перерыв на работе ‒ хватается за телефон и уже не в силах к работе вернуться.

Чтобы выявить такие нюансы, полезно каждый день записывать: что у вас получилось, а что не получилось, что вы сделали правильно, а где ошиблись. И придумывать способы, как избежать таких ошибок в будущем.

Совет #3: Не меряйте себя по самым успешным дням

Это такая ловушка человеческого мозга: когда у вас получается очень удачный день, в течение которого вы все успели, были сосредоточены и продуктивны ‒ мы склонны думать «вот так надо, все дни должны быть такими!». Но это не так, удачный день ‒ на то и удачный, чтобы быть редким.

В ваши обычные дни вы будете успевать меньше, и это нормально. Реализация планов не должна всегда получаться на 100% идеально. Чаще всего получается просто «хорошо». Или «нормально». Или даже «средне». И это нормально, так и должно быть, потому что удачные, идеальные, продуктивные дни ‒ это редкость, их статистически не может быть большинство.

Совет #4: Записывайте

Записывайте все. Все планы, грядущие шаги, идеи, мысли, сохраняйте ссылки на важные для вас ресурсы ‒ фиксируйте все, не полагайтесь на память, серьезно! Во-первых, память не бесконечная, вы наверняка что-то да забудете. Во-вторых, удерживать информацию в памяти для мозга крайне затратно, а вас ресурсы нужны для другого. Так что ‒ записывайте.

Куда записывать ‒ выберите такое место, куда вам будет максимально удобно обратиться, чтобы вас от него отделяло буквально одно движение, пара кликов. Например, для меня это диалог с собой в мессенеджерах. Необязательно искать идеальный инструмент, осваивать его (часто они довольно сложные), потому что главное ‒ чтобы это было максимально быстро и удобно.

Совет #5: Следующий шаг

Если вы уже давно прокрастинируете какую-то задачу ‒ возможно, ее нужно разблокировать. То есть, подумать, какой конкретный следующий шаг вы можете предпринять вот буквально прямо сейчас, чтобы приблизиться к этой задаче.

Например, у вас задача «приготовить новое необычное блюдо», которую вы откладываете уже которые выходные. Подумайте, какое конкретное действие приблизит вас к решению этой задачи прямо сейчас. Возможно, чтобы «приготовить блюдо» сначала нужно «сходить в магазин по адресу такому-то и купить важный ингредиент».

Переформулируйте задачу таким образом ‒ и прокрастинация исчезнет, потому что мозг получит четкую и понятную инструкцию без необходимости проходить через мысленную цепочку «чтобы приготовить блюдо, нужно…»

Совет #6: Чем конкретнее ‒ тем лучше

План состоит из задач. Задачи ‒ это ваш основной инструмент для реализации плана, то, что вы всегда будете видеть перед глазами.

Основная цель задачи ‒ быть максимально конкретной и понятной, чтобы глядя на нее появилось немедленное желание ее реализовать и понимание, как это делается.

То есть, формулировка задачи должна быть настолько подробной и конкретной, чтобы ее понял даже очень не умный ребенок. В задаче должно содержаться конкретное действие, глагол: что вы делаете, когда, как конкретно.

Примеры хорошо составленных задач: «Написать Кате в Телеграме с вопросом, когда ей удобно встретиться: завтра или в понедельник», «Посвятить полчаса выбору блендера в подарок маме на день рождения», «Составить чек-лист ‒ какие вещи нужно взять с собой в поход 20 мая».

Совет #7: Не пренебрегайте своим состоянием

Вы ‒ не биоробот, чтобы всегда быть идеально продуктивным и полным сил. Иногда планирование не спасает, вы не можете выполнить собственный план, потому что ваши силы «съедены» недосыпом, недоеданием, сильным стрессом. Не стоит недооценивать эти факторы.

Вы ‒ это не только ваш мозг, это еще и тело. Делайте скидку на свое состояние, не бойтесь пересматривать планы с оглядкой на него.

Вполне нормально, если сегодня вы устали и сделаете меньше, чем обычно, или вообще ничего не сделаете. Так бывает у всех. За это не нужно себя корить.

Совет #8: Не идеализируйте будущего себя

Исследования показали, что, когда люди думают о себе в будущем, у них задействованы те же участки мозга, которые включаются, когда люди думают о посторонних людях. Это значит, что люди склонны идеализировать будущего себя, думать, что он будет более организованным, избежит характерных для них ошибок.

Но это не так, будущий вы, скорее всего, будет совершать те же ошибки, что и вы-настоящий.

Поэтому старайтесь представить процесс реализации плана как можно более реалистично и заранее учитывайте свои характерные ошибки: закладывайте время на их исправление или придумывайте, как их исправить. Плюс реалистичное представление, как ни странно, дает больше мотивации: «Я понимаю, что не буду идеально работать, поэтому лучше мне приняться за работу побыстрее, чтобы точно все сделать».

Часто задаваемые вопросы

Для кого бизнес план разрабатывается в первую очередь?

Интерес в бизнес плане есть у трех типов людей: собственников (инвесторов), менеджеров и кредиторов. Менеджеры создают и воплощают в реальность бизнес план (многие не учитывают, что менеджеры могут нужные преимущества не только от плана, но и от самой процедуры планирования). Собственникам (инвесторам) бизнес план интересен отражением перспективы развития фирмы/предприятия/бизнеса. А в небольших фирмах зачастую менеджеры выступают в роли собственников. Они создают, они же и воплощают его, они же контролируют его. Традиционные бизнес планы создаются часто для банков-кредиторов. Это обычно обязательное условие для получения долгосрочного кредита.

Этапы построения бизнес плана?

Сначала определяется цель и задачи будущего проекта/бизнеса. Затем проводится маркетинговое исследование. После него готовится организационный план, в котором определяется потребность в ресурсах: помещение, персонал, техническое и материальное снабжение, логистика, программное и технологическое обеспечение. Дальше составляется производственный план и прогноз финансово-хозяйственных мероприятий. И последние два этапа – это описание будущего продукта и определение потребности в инвестициях.

Можно ли написать бизнес план самому?

Теоретически бизнес план можно написать самому. Но качественно сделать это получится только у опытного бизнесмена, уже владеющего методиками исследования рынка. Или того, кто уже далеко не первый раз запускает стартапы. Кроме того, его понадобиться помощь команды, состоящей как минимум из маркетолога и финансиста. Помощь приглашенного специалиста в этом случае может понадобиться уже для оценки составленного бизнес плана. В остальных случаях гораздо результативнее обратиться к специалистам. Тем более что стоимость такой услуги приемлемая – 20 – 50 тыс. руб.

Сколько времени нужно на составление бизнес плана?

Чтобы ответить на этот вопрос, нужно понимать, насколько проработана идея будущего бизнеса. Учесть важно три фактора. Первый – масштаб бизнес-проекта (по объему инвестиций и по географическому охвату). Второй – какова специфика проекта (если понадобятся специальные знания, то это значительно увеличит сроки окончания). Третий – есть ли у заказчика первичная информация, в том числе данные о рынке (целевые группы, цены, конкуренты, особенности поведения потребителя), а если этого нет, то потребуется дополнительное время для сбора данных. Поэтому минимально бизнес план может составлять 3 недели, а максимально – 5 месяцев.

Чем поможет бизнес план начинающему бизнесмену?

Он превратит идеи и капитал в жизнеспособный бизнес. Обеспечит финансовые вливания от инвесторов и кредиторов. А также выявит сильные и слабые стороны, угрозы и возможности.

Чем поможет бизнес план управляющему уже существующим бизнесом?

Артикулирует видение руководителя и среди внешних сторон, и среди собственных сотрудников. Поможет разработать конкретные финансовые прогнозы. Сравнит плановые и фактические результаты.

Хороший бизнес план является гарантией успешного бизнеса?

Бизнес планы не бывают неудачными. Неудачу терпят люди. Ничто не идет так, как планировалось. План может быть краткосрочный и долгосрочный, но в процессе деятельности все равно придется вносить корректировки каждый месяц, квартал и полугодие. Какой успешный он бы не был на первый взгляд.

На самом деле, составление планов ‒ это даже приятно.

Вы начинаете четко представлять, что делать дальше, как продвигаться, а значит, появляется больше мотивации и понимания, как достичь своих целей. А значит, у вас наверняка все получится. Удачи!

Загрузка…

Эффективный план действий всегда начинается с четкой цели, замысла или намерения. Такой план призван обеспечить реализацию поставленной цели максимально быстро, комфортно и менее затратно. Правильно составленный план действий позволяет решить практически любую задачу.

План действий (action plan) — это подробный план, который описывает необходимые шаги для достижения определенной цели. Это инструмент, который содержит перечень необходимых действий, которые должны быть осуществлены для выполнения задачи или реализации проекта.

Сущность плана действий

План действий является частью стратегического плана, в котором цели уже установлены. Действия, описанные в плане действий, определяются путем разделения этих целей на ряд небольших задач, которые необходимо выполнить для завершения всего проекта в целом. В этих планах часто описываются такие детали, как характер каждого вида деятельности, соответствующие им временные рамки или сроки выполнения, лицо, ответственное за достижение ожидаемого результата, и ресурсы, необходимые для выполнения каждой задачи.

Компании обычно применяют процедуры аудита, которые обеспечивают правильную оценку прогресса проекта в целом или индивидуально для каждого вида деятельности. В частности, создаются метрики, позволяющие оценить уровни производительности. Широко известная методика SMART (Specific — конкретный, Measurable — измеримый, Attainable — достижимый, Realistic — реалистичный и Time-based — ограниченный во времени) является универсальным инструментом для руководителей проектов по разработке адекватных показателей для каждой задачи. Контроль за выполнением этого плана действий имеет решающее значение для достижения целей компании.

План действий — это контрольный список шагов или задач, которые необходимо выполнить для достижения поставленных целей.

Action plan — это неотъемлемая часть процесса стратегического планирования: он помогает улучшить планирование совместной работы. План действий также может быть использован любым человеком для разработки стратегии по достижению своих личных целей.

Компоненты плана действий включают в себя:

1. Четкое описание цели, которую планируется достичь.
2. Задачи/шаги, которые необходимо выполнить для достижения цели.
3. Люди, ответственные за выполнение каждой задачи.
4. Когда эти задачи будут выполнены (сроки и этапы).
5. Ресурсы, необходимые для выполнения задач.
6. Меры по оценке прогресса.

Action plan — это не фиксированный план действий. По мере роста вашей организации и изменения окружающей среды вам придется пересматривать его и вносить соответствующие коррективы в соответствии с новыми потребностями.

Зачем вам нужен план действий?

Если реализация проекта осуществляется без разработки плана действий, то в большинстве случаев это приводит к провалу. Однажды Бенджамин Франклин сказал: «Неспособность планировать означает потерпеть неудачу».

Планирование помогает вам заранее подготовиться к предстоящим препятствиям и оставаться на верном пути. А с помощью эффективного плана действий вы можете повысить свою производительность и эффективность.

Вот некоторые преимущества плана действий:

• Он указывает вам четкое направление. Поскольку в плане действий четко обозначены шаги, которые необходимо предпринять, а также сроки, когда они должны быть выполнены, вы будете точно знать, что и когда вам нужно сделать.
• Если ваши цели будут записаны и спланированы поэтапно, у вас будет повод сохранять мотивацию и приверженность на протяжении всего проекта.
• С планом действий вы можете отслеживать продвижение к своей цели.
• Когда вы перечисляете все шаги, которые необходимо выполнить в своем плане действий, вы также можете расставить приоритеты для ваших задач в зависимости от их важности и доступности ресурсов.

Как составить план действий?

Составление плана действий, как правило, не представляет особых сложностей. Однако есть несколько важных аспектов, которые вы должны учесть, чтобы извлечь из этого максимум пользы. Ниже приведены 6 простых шагов, которые помогут вам составить эффективный план действий.

Шаг 1: Определите свою конечную цель

Если вам не ясно, что вы хотите сделать и чего хотите достичь, вы настраиваете себя на неудачу.

Планируете новую инициативу? Начните с определения, где вы находитесь и где хотите быть.

Решение проблемы? Проанализируйте ситуацию и изучите возможные решения, прежде чем расставлять приоритеты.

Запишите (сформулируйте) свою цель. И прежде чем перейти к следующему шагу проанализируйте вашу цель, используя методику SMART.

Шаг 2: Перечислите шаги, которым нужно следовать

Итак, цель ясна. Теперь следует определить, что следует сделать для ее достижения.

Создайте грубый шаблон для перечисления всех задач, которые необходимо выполнить, пропишите сроки их выполнения и закрепите ответственных лиц.

Важно убедиться, что вся команда вовлечена в этот процесс и имеет доступ к документу. Таким образом, каждый будет в курсе своей роли и обязанностей в данном проекте.

Убедитесь, что каждая задача четко определена и достижима. Если вы сталкиваетесь с более крупными и сложными задачами, разбейте их на более мелкие — их легче выполнять и контролировать.

Шаг 3: Расставьте приоритеты задач и добавьте сроки

Пришло время реорганизовать список задач, расставив приоритеты их выполнения. Расстановка приоритетов особенно необходима в тех случаях, когда выполнение отдельных шагов (задач) блокирует выполнение других или когда выполнение следующего этапа невозможно без выполнения предыдущего.

Добавьте сроки и убедитесь, что они реалистичны. Проконсультируйтесь с лицом, ответственным за выполнение задачи, чтобы понять его возможности, прежде чем принять решение о сроках.

Шаг 4: Установите промежуточные этапы

Промежуточные этапы можно считать мини-целями, ведущими в конечном итоге к реализации основной цели. Преимущество добавления промежуточных этапов заключается в том, что они дают членам команды возможность видеть конкретные результаты их деятельности и помогают им оставаться мотивированными, невзирая на то, что последний срок исполнения еще далеко.

Начните с конечной цели и продвигайтесь назад, устанавливая промежуточные. Не следует устанавливать слишком длительные сроки между этапами. Лучше практиковать промежуточные этапы с интервалом в две недели.

Шаг 4: Определите необходимые ресурсы

Прежде чем начать новый проект важно убедиться, что вы располагаете всеми необходимыми ресурсами для выполнения задач. И если они в настоящее время недоступны, вам необходимо сначала составить план их приобретения (получения).

Под каждый этап вашего плана действий необходимы конкретные ресурсы, также желательно распределить бюджет проекта в разрезе всех задач, что позволит вам в последствии осуществлять его контроль и избежать перелимита.

Шаг 5: Визуализируйте свой план действий

Визуализация позволяет упростить процесс восприятия информации. Независимо от того, представлен ли ваш план действий в форме блок-схемы, диаграммы Ганта или таблицы, он должен четко отображать все элементы, которые мы определили выше — задачи, ответственные лица, сроки, ресурсы и т.п.

Этот документ должен быть доступен для всех участников проекта и должен своевременно редактироваться в процессе реализации проекта.

Шаг 6: Мониторинг, оценка и обновление

Процесс выполнения плана действий подлежит периодическому контролю — это позволяет отслеживать прогресс достижения конечной цели. Вы можете отметить уже выполненные задачи, чтобы члены вашей команды видели как продвигаются дела в проекте.

В случае нарушения сроков выполнения или частичного выполнения отдельных задач необходимо изучить ситуацию, разобраться в причинах и принять соответствующие меры.

Если в процессе реализации проекта возникла необходимость в его корректировке — своевременно вносите необходимые правки и информируйте о них всех участников проекта: сдвиг сроков, изменение приоритетов, перераспределение ресурсов и т.п.