УТВЕРЖДЕНО
приказом Федерального архивного
агентства от 11.04.2018 г. № 42
Зарегистрирован в Минюсте России 15.08.2018.
Регистрационный № 51895.
Примерное положение
об архиве организации
-
Примерное положение об архиве организации (далее – Примерное положение) разработано в соответствии с подпунктом 8 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 г. № 293 «Вопросы Федерального архивного агентства» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, № 26, ст. 4034).
-
Примерное положение распространяется на архивы организаций, выступающих источниками комплектования государственных, муниципальных архивов (далее – Архив организации).
-
Архив организации создается на правах структурного подразделения, осуществляющего хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности организации, а также подготовку документов к передаче на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив, источником комплектования которого выступает организация.
-
Организация разрабатывает положение об Архиве организации. Положение об Архиве организации подлежит согласованию на предмет соответствия его Примерному положению с учетом состава документов, находящихся на хранении и подлежащих хранению в Архиве организации.
Организации, выступающие источниками комплектования федеральных государственных архивов, согласовывают положение об архиве организации с федеральным государственным архивом; организации, выступающие источниками комплектования государственных архивов субъектов Российской Федерации, муниципальных архивов, – с уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела или с государственным архивом субъекта Российской Федерации, муниципальным архивом в случае наделения их соответствующими полномочиями.
После согласования положение об Архиве организации утверждается руководителем организации.
-
Архив организации в своей деятельности руководствуется Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, ст. 4169; 2006, № 50, ст. 5280; 2007, № 49, ст. 6079; 2008, № 20, ст. 2253; 2010, № 19, ст. 2291, № 31, ст. 4196; 2013, № 7, ст. 611; 2014, № 40, ст. 5320; 2015, № 48, ст. 6723; 2016, № 10, ст. 1317, № 22, ст. 3097; 2017, № 25, ст. 3596; 2018, № 1, ст. 19), законами, нормативными правовыми актами Российской Федерации, субъектов Российской Федерации в сфере архивного дела и делопроизводства, правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях[1], локальными нормативными актами государственного органа.
-
Архив организации хранит:
а) документы постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документы по личному составу, образовавшиеся в деятельности организации;
б) документы постоянного хранения и документы по личному составу фонда (ов) организаций – предшественников (при их наличии);
в) архивные фонды личного происхождения[2] (при их наличии);
г) фонд пользования (архива)[3] (при наличии);
д) справочно-поисковые средства к документам и учетные документы Архива организации.
III. Задачи Архива организации
-
К задачам Архива организации относятся:
7.1. Организация хранения документов, состав которых предусмотрен главой II Примерного положения.
7.2. Комплектование Архива организации документами, образовавшимися в деятельности организации.
7.3. Учет документов, находящихся на хранении в Архиве организации.
7.4. Использование документов, находящихся на хранении в Архиве организации.
7.5. Подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив.
7.6. Методическое руководство и контроль за формированием и оформлением дел в структурных подразделениях организации и своевременной передачей их в Архив организации.
IV. Функции Архива организации
-
Архив организации осуществляет следующие функции:
8.1. Организует прием документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности организации, в соответствии с утвержденным графиком.
8.2. Ведет учет документов и фондов, находящихся на хранении в Архиве организации.
8.3. Представляет в государственный (муниципальный) архив учетные сведения об объеме и составе хранящихся в архиве организации документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в соответствии с порядком государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации[4].
8.4. Систематизирует и размещает документы, поступающие на хранение в Архив организации, образовавшиеся в ходе осуществления деятельности организации.
8.5. Осуществляет подготовку и представляет:
а) на рассмотрение и согласование экспертной комиссии организации описи дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;
б) на утверждение экспертно-проверочной комиссии федерального государственного архива или уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела (далее – ЭПК архивного учреждения) описи дел постоянного хранения;
в) на согласование ЭПК архивного учреждения или государственного архива субъекта Российской Федерации (муниципального архива), в случае наделения его соответствующими полномочиями, описи дел по личному составу;
г) на согласование ЭПК архивного учреждения или государственного архива субъекта Российской Федерации (муниципального архива), в случае наделения его соответствующими полномочиями, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;
д) на утверждение руководителю организации описи дел постоянного хранения, описи временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе описи дел по личному составу, акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов, утвержденные (согласованные) ЭПК или государственным архивом субъекта Российской Федерации (муниципальным архивом) в случае наделения его соответствующими полномочиями.
8.6. Организует передачу документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив.
8.7. Организует и проводит экспертизу ценности документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, находящихся на хранении в Архиве организации в целях отбора документов для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации, а также выявления документов, не подлежащих дальнейшему хранению.
8.8. Проводит мероприятия по обеспечению сохранности документов, находящихся на хранении в Архиве организации.
8.9. Организует информирование руководства и работников организации о составе и содержании документов Архива организации.
8.10. Информирует пользователей по вопросам местонахождения архивных документов.
8.11. Организует выдачу документов и дел для работы в читальном (просмотровом) зале или во временное пользование.
8.12. Исполняет запросы пользователей, выдает архивные копии документов, архивные выписки и архивные справки.
8.13. Ведет учет использования документов Архива организации.
8.14. Создает фонд пользования Архива организации и организует его использование.
8.15. Осуществляет ведение справочно-поисковых средств к документам Архива организации.
8.16. Участвует в разработке документов организации по вопросам архивного дела и делопроизводства.
8.17. Оказывает методическую помощь:
а) службе делопроизводства организации в составлении номенклатуры дел, формировании и оформлении дел;
б) структурным подразделениям и работникам организации в подготовке документов к передаче в Архив организации.
V. Права Архива организации
-
Архив организации имеет право:
а) представлять руководству организации предложения по совершенствованию организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в Архиве организации;
б) запрашивать в структурных подразделениях организации сведения, необходимые для работы Архива организации;
в) давать рекомендации структурным подразделениям организации по вопросам, относящимся к компетенции Архива организации;
г) информировать структурные подразделения организации о необходимости передачи документов в Архив организации в соответствии с утвержденным графиком;
д) принимать участие в заседаниях Центральной экспертно-проверочной комиссии при Федеральном архивном агентстве, ЭПК архивного учреждения.
I. Общие положения
II. Состав документов Архива организации
[1] Подпункт 2 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22.06.2016 № 293 «Вопросы Федерального архивного агентства» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, № 26, ст. 4034).
[2] Пункт 112 ГОСТа Р 7.0.8-2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». – М.: Стандартинформ, 2014.
[3] Пункт 125 ГОСТа Р 7.0.8-2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». – М.: Стандартинформ, 2014.
[4] Подпункт 11 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22.06.2016 № 293 «Вопросы Федерального архивного агентства» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, № 26, ст. 4034).
Опубликовано: 22.08.2018, последнее изменение: 22.08.2018
Актуально на: 12 сентября 2018 г.
0
Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения подлежат хранению у хозяйствующего субъекта в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела (ч. 1 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). При этом хранению подлежат не только бухгалтерские, но и налоговые, кадровые и иные документы. Ведение архива в хозяйствующем субъекте – важная составляющая его деятельности.
В целях своевременного приема архивных документов от структурных подразделений или других источников, комплектования, обеспечения их учета, сохранности, упорядочения и использования в организации не только создается архив, назначается лицо, ответственное за архив, но может разрабатываться и Положение об архиве. Форму примерного положения об архиве организации 2018 приведем в нашей консультации.
Составляем Положение об архиве
Разработка Положения об архиве не является обязательной. А потому структура и содержание такого документа хозяйствующий субъект определяет для себя самостоятельно.
Как правило, Положение об архиве раскрывает следующие основные аспекты:
- задачи создания архива;
- основные функции архива;
- права и ответственность работников архива.
Так, например, может указываться, что архив создается для:
- осуществления приема, учета и хранения документов, образующихся в процессе деятельности организации;
- обеспечения сохранности документов.
К основным функциям архива, в частности, относятся:
- планирование, организация и контроль деятельности в области архивного дела;
- прием, регистрация, систематизация и хранение документов в соответствии с установленным порядком;
- контроль за физическим состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов.
Положение об архиве утверждается руководителем организации и вводится в действие на основании организационно-распорядительного документа организации (к примеру, приказа).
Рассматривается Положение об архиве организации как нормативный документ работодателя. А потому с ним необходимо ознакомить лиц, имеющих отношение к работе с архивом, при приеме таких лиц на работу (ч. 3 ст. 68 ТК РФ). В первую очередь, лиц, ответственных за ведение архива. Например, архивариуса, чью должностную инструкцию мы приводили здесь.
Приведем образец заполненного Положения об архиве организации.
Скачивание формы доступно подписчикам или по временному доступу
Скачать
Скачивание формы доступно подписчикам или по временному доступу
Скачать
Типовое положение об архиве — это документ, который определяет порядок хранения бумаг, появившихся в процессе деятельности предприятия. Не каждый экономический субъект обязан разрабатывать такой внутренний акт, но в случае необходимости очень важно его правильно составить и утвердить.
Зачем это нужно
Любой факт экономической деятельности предприятия подтверждается документом. Но у каждого из них имеется срок действия, после чего бумаги необходимо где-то и как-то хранить. В законодательстве оговорено, где и сколько должны сохраняться различные виды внутренних нормативных актов, выпускаемых компанией. Для ознакомления с правилами хранения документации рекомендуем почитать некоторые законы и приказы, а именно:
- Федеральный закон №125-ФЗ от 22.10.2004 «Об архивном деле в РФ» — дает общее представление.
- Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утв. Минфином СССР №105 29.07.1983. Несмотря на то что требования приняты еще в советское время, они актуальны и действуют до сих пор и распространяются на все без исключения предприятия независимо от формы собственности и источника финансирования.
- Приказ Минкультуры №526 от 31.03.2015 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях». Этот приказ потребуется, если необходимо составить, например, документ для школы или суда.
- Приказ Федерального архивного агентства №42 от 11.04.2018, где представлено примерное положение об архивном деле в организации. Росархив утвердил и иные нужные в работе образцы, но этот приказ — основной.
- Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Росархива №236 от 20.12.2019.
- Прочие.
В Федеральном законе №125-ФЗ от 22.10.2004 заявлено, что предприятия вправе иметь архив, сведения из которого в дальнейшем будут формировать государственную и муниципальные базы данных. Но из других нормативных актов следует, что он обязателен практически в каждой организации. И даже существуют судебные решения, которые подтверждают обязанность АО и ООО иметь специальные помещения для хранения бумаг.
Чтобы избежать проблем с контролирующими органами, рекомендуем утвердить положение об архиве, где будут четко описаны задачи, цели, порядок функционирования и прочие моменты работы архивного отдела.
Как разработать и что включить
За организацию архивного дела по закону отвечает руководитель. Но в крупных компаниях это отдельные подразделения, такие же, как отделы кадров или бухгалтерии, поэтому здесь назначаются отдельные ответственные лица. Это допустимо и в небольших компаниях.
Как следует из Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденного постановлением Минтруда №37 от 21.08.1998, для должности заведующего архивом требуется опыт не менее 2 лет в сфере делопроизводства. Это говорит о том, что разработку надо поручать только сотруднику, имеющему определенные знания и навыки. Но ни в одном законодательном акте прямо не указано, кто составляет такой документ, поэтому задание подготовить локальный нормативный акт поручают и кадровику, и бухгалтеру, и секретарю.
Что включать в состав? Поскольку обязательное наличие отдельного ЛНА в законе не предусмотрено, четко нельзя сказать, какие установлены требования к содержанию. Но есть примерный документ от Росархива (типовой) с указанием, что регулирует положение об архиве организации, который рекомендуется взять за основу. Вот его содержание:
- Общие моменты — для какого предприятия разработано, на кого распространяется, на базе чего функционирует сам отдел.
- Документация, которая должна попадать на хранение.
- Задачи и функции архивного отдела в компании. К таковым относят прием, регистрацию и систематизацию материалов, контроль за их состоянием, своевременность восстановления и передачи в государственные (муниципальные) хранилища.
- Права. Среди них:
- участие в выработке предложений по совершенствованию условий хранения бумаг;
- информирование о необходимости своевременно передавать бумаги;
- выдача документации, попавшей на хранение.
Образец положения об архиве организации, разработанный с учетом рекомендаций чиновников
Как утвердить
Утвердить ЛНА вправе только руководитель. Для этого необходимо выпустить отдельный приказ об утверждении положения об архиве или распоряжение. Специфических требований к нему нет, документ формируется в свободной форме с учетом сложившейся в компании практики.
Важный вопрос — как ознакамливают с положением об архиве, поскольку такой ЛНА всем сотрудникам не интересен и нужен только лицам, которые будут работать с переданными на хранение бумагами. Этих работников и необходимо ознакомить с документом: при трудоустройстве либо в случае внесения изменений, утверждения новых правил работы. Тех, кто не связан с архивным делом на предприятии, знакомить с ним не надо.