Настоящая инструкция по делопроизводству (далее – Инструкция) утверждается с целью установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию документов общества с ограниченной ответственностью «АБВ» (далее – Общество).
Информационный блок «Область применения» повествует о том, когда и при каких обстоятельствах пригодится этот ЛНА. Он может состоять из одного-двух предложений или даже сливаться с предыдущей информацией о целях разработки ЛНА.
Положения Инструкции распространяются на работу с документами, содержащими общедоступную информацию, на бумажном и электронном носителе, включая их подготовку, регистрацию, учет, использование и контроль исполнения, осуществляемые при помощи системы электронного документооборота. Требования Инструкции применяются к работе с кадровой, бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.
Затем в разделе «Общие положения» приводится список нормативно-методических документов и внутренних регламентов компании, на основе которых составлен текст этого ЛНА. Впрочем, некоторые компании предпочитают выводить его в отдельный раздел «Нормативно-методическая документация». Источники располагаются в порядке значимости: сначала нормативные документы (кодексы, законы, постановления, инструкции и т.д.), затем стандарты, методические рекомендации. Завершают список внутренние регламенты.
Следующим блоком описывается порядок применения ЛНА: кто отвечает за его исполнение, кто контролирует исполнение, что последует за неисполнение требований документа.
Завершают раздел сведения о порядке утверждения ЛНА, введения его в действие, изменения и отмены.
Термины, определения, сокращения
Это традиционный раздел, в котором собраны все термины, используемые в тексте документа, их толкование, а также расшифровка аббревиатур. Рекомендуем составлять раздел постепенно, по мере создания текста ЛНА. Каждый встретившийся термин выносится в раздел, для него подбирается или формулируется определение. То же и с сокращениями.
Раздел обычно состоит из двух частей (1 – термины, 2 – сокращения) и представлен в табличной форме словаря, когда в алфавитном порядке перечисляются термины (аббревиатуры) и тут же дается их толкование.
Например:
Основной текст
Предугадать содержание каждого документа, конечно, невозможно. Поэтому и мы в статье, и автор «ЛНА об ЛНА» дают только универсальные рекомендации, подходящие для каждого регламентирующего документа, независимо от его вида.
Объем ЛНА
Конечно, нельзя ограничивать авторов регламентирующих документов строго установленным количеством страниц. Однако не лишним будет напомнить, что слишком объемный текст воспринимается тяжело. Оптимальный объем любого ЛНА – до 30 страниц основного текста (исключая приложенные таблицы, блок-схемы, формы, образцы документов и пр.).
Структура текста
Нужно ввести стандартные правила структурирования текста, например:
- делить текст сначала на разделы, а потом на подразделы (а не структурировать его как набор подразделов); при необходимости (но необязательно) разделы могут объединяться в главы;
- создавать в тексте не более четырех уровней рубрикации. Это означает следующую иерархию пунктов в тексте:
1. Заголовок главы;
1.1. Заголовок раздела;
1.1.1. Заголовок подраздела;
1.1.1.1. Содержание пункта подраздела.
Нельзя путать «уровень рубрикации» с количеством пунктов. Пятого уровня рубрикации – 1.1.1.1.1. – уже быть не может, а на четвертом уровне может быть сколько угодно пунктов, например, 12.4.14.57.
Приложения
Все, что прикладывается к тексту ЛНА, помещается после основного текста в разделе «Приложения». Приложения обязательно нумеруются и помещаются в своем разделе строго в порядке первого упоминания в тексте.
Каждое приложение сопровождается перечислением тех пунктов (всех!), в которых упоминается, но первым среди них указывается тот пункт, в котором оно упоминается впервые. После приложения по центру строки выводится его наименование.
Например:
Мы привели минимальный набор разделов ЛНА. Некоторые организации могут расширить его. Например, существует практика создания раздела «Документация», в который вносятся все документы, образующиеся в процессе выполнения регламентированных работ, с указанием ответственного подразделения и даже срока хранения. Безусловно, такая практика очень помогает в составлении номенклатуры дел и в целом в процессе хранения документов.
Оформление ЛНА
Титульный лист
При желании организация может оформлять свои ЛНА с титульным листом (Пример 1). Главное, чтобы было принято окончательное решение относительно его использования: или на всех ЛНА без исключения, или вовсе без него. Без титульного листа вполне можно обойтись, оформляя ЛНА на общих фирменных бланках для документов.
Форма титульного листа приведена в ГОСТ Р 7.0.97-2016.
Пункты и списки
Если неукоснительно следовать правилам оформления нормативных документов, то маркированные списки придется исключить из своих ЛНА и тоже пронумеровать. Государственным организациям приходится так и делать. Что касается коммерческих организаций, то они могут позволить себе немного отступить от строгих правил в пользу комфортного восприятия текста: списки воспринимаются намного проще (Таблица).
Впрочем, злоупотреблять списками в тексте документа тоже не стоит. Их использование можно разрешить со словом «допускается».
Заголовки, гиперссылки, формат
Большинство ЛНА сегодня используются в электронном виде. Это нужно учитывать при их разработке и оформлении. Цель разработчика нормативного документа – сделать свое детище максимально удобным в использовании. Его должно быть не просто комфортно читать, но и находить в нем информацию, перемещаться между разделами, прямо из текста пункта переходить в упомянутое в нем приложение и обратно.
Это достигается, в первую очередь, структурированием текста. Заголовки разделов и подразделов не просто выделяются жирным шрифтом, а отмечаются как заголовки разного уровня через функционал текстового редактора. Это отправная точка структурирования. Во-первых, заголовки позволят создать оглавление (тоже не вручную, а с помощью программы), во-вторых, помогут перейти на нужную структурную единицу из любой точки текста.
Быстрое перемещение между структурными единицами документа достигается путем системы гиперссылок. Это очень полезно, например, если к пункту ЛНА имеется приложение. Из текста пункта ставится гиперссылка на приложение, а из приложения – обратно на пункт (Пример 2). Также ставятся быстрые переходы в любые точки текста.
Но все эти полезные элементы структуры текста легко потеряются, если неправильно сохранить готовый ЛНА. Однозначно это должен быть неизменяемый формат (лучше всего PDF). Но достичь этого формата можно по-разному:
Работа над ЛНА
Стандартизации подлежат также процессы работы над ЛНА – от разработки проекта до передачи на хранение.
Подготовка проекта
Исполнитель приступает к работе над ЛНА в двух случаях: по собственной инициативе или исполняя задание руководства. Задание может быть изложено в распорядительном документе, поручении, резолюции на письме или записке. Его лучше задокументировать, чтобы рассчитать срок подготовки проекта ЛНА. Что касается инициативы, то ее можно и ограничить. Например, некоторые компании устанавливают в своих регламентах, что инициировать ЛНА может только структурное подразделение статусом не ниже управления.
Согласование
Проекты ЛНА подлежат обязательному согласованию. Рекомендуется установить не только «универсальный» состав согласующих лиц, но и сроки согласования. Важно, чтобы сроки не противоречили тем, что установлены в уже действующих делопроизводственных регламентах (например, инструкции по делопроизводству).
И состав согласующих лиц, и сроки согласования для ЛНА можно взять из Примерной инструкции по делопроизводству (пп. 4.4 и 4.6 соответственно).
Утверждение
Главное, что необходимо установить относительно утверждения ЛНА в компании, – то, что утверждение возможно двумя способами: лично должностным лицом и распорядительным документом.
Личное утверждение используется, когда ЛНА может быть введен в действие немедленно. Утверждение приказом – когда между утверждением и введением ЛНА в действие нужно еще что-то сделать, например, ознакомить сотрудников, которые будут работать с новым документом, обучить их и т.д.
Рекомендуется применять в организации оба способа утверждения документов.
Регистрация
Если организация регистрирует свои ЛНА, то правила регистрации тоже устанавливаются регламентом. Необходимо написать, где именно происходит регистрация (обычно это система электронного документооборота), и описать структуру регистрационных индексов.
Ознакомление
Ознакомление с ЛНА компании организуют по-разному. Существуют книги ознакомления, листы ознакомления, об ознакомлении с иным ЛНА работник расписывается прямо в трудовом договоре. Все нужно привести к единообразию. Пожалуй, оптимальный вариант – это лист ознакомления, который является неотъемлемой частью каждого ЛНА.
Внесение изменений
За время действия многих «долгоиграющих» ЛНА в них не раз могут вноситься изменения. Порядок внесения описывается в регламенте. Указываются виды изменений ЛНА, обязанность вносить их распорядительным документом, а главное – как внедрить изменения в уже действующий документ.
Отмена
Каждый ЛНА действует или до своей отмены, или до ликвидации организации. Но большинство все-таки проходят через процедуру отмены. Обычно ЛНА отменяют путем издания распорядительного документа. Об этом нужно упомянуть в регламенте.
Хранение
Как правило, ЛНА – документы постоянного хранения. После отмены они передаются в архив организации и там проходят полную архивную обработку. Не нужно расписывать подробности – для этого есть специальные ЛНА по хранению. Достаточно сослаться на них.
Предлагаем вам пример инструкции по работе с локальными нормативными актами (Пример 3).
Резюме
1. «ЛНА об ЛНА» необходим на зрелом этапе жизненного цикла организации, когда все установившиеся процессы регламентируются.
2. В «ЛНА об ЛНА» устанавливаются виды ЛНА, используемые в организации, правила их структурирования и оформления.
3. В «ЛНА об ЛНА» устанавливаются общие правила (независимо от вида ЛНА) подготовки проектов, согласования, утверждения, учета, изменения, отмены, хранения регламентирующих документов организации.
Добавить в «Нужное»
Трудовое законодательство обязывает работодателей принимать ряд документов. К таким документам, в частности, относятся Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР). Подробнее о том, как составить такие правила, мы расскажем в нашей консультации.
Что такое ПВТР
Правила внутреннего трудового распорядка – это локальный нормативный акт, который в соответствии с российским законодательством определяет (ст. 189 ТК РФ):
- порядок приема и увольнения работников;
- основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора;
- режим работы;
- время отдыха;
- применяемые к работникам меры поощрения и взыскания;
- иные вопросы регулирования трудовых отношений у данного работодателя.
У кого должны быть ПВТР
Правила внутреннего трудового распорядка должны быть абсолютно у каждого работодателя (как у организаций, так и у ИП). То есть роли не играет ни организационно-правовая форма, ни численность работников. Правда, не обошлось без исключений.
Так, могут не утверждать правила внутреннего трудового распорядка:
- микропредприятия;
- некоммерческие организации, которые отвечают требованиям, установленным ст. 309.1 ТК РФ.
Однако в этом случае, по общему правилу, положения, которые должны содержаться в ПВТР, нужно включать в трудовые договоры, которые, в свою очередь, заключаются на основе типовой формы, утв. Постановлением Правительства РФ от 27.08.2016 N 858 (ст. 309.1, 309.2 ТК РФ).
Кроме того, нужно иметь в виду следующее: если, например, организация утратила статус микропредприятия, она должна привести трудовую документацию к общему порядку. То есть в том числе утвердить ПВТР. На это у организации есть 4 месяца (Онлайнинспекция.рф).
Правила составления ПВТР
Никаких установленных правил для составления этого ЛНА нет. Но мы бы хотели отметить два момента.
Во-первых, устанавливая свои правила, важно помнить, что они не должны противоречить действующему законодательству и не должны ухудшать положения работников по сравнению с трудовым законодательством, коллективным договором, соглашениями и т.д. Дело в том, что такие ПВТР попросту не будут подлежать применению (ст. 8 ТК РФ).
Во-вторых, нет смысла переписывать в ПВТР нормы Трудового кодекса там, где это совершенно не требуется, – достаточно отсылки к ТК РФ. Например, в разделе, посвященному порядку увольнения работников, не стоит прописывать весь этот порядок. Ведь он подробно описан в Кодексе. Поэтому основные положения порядка увольнения можно, к примеру, зафиксировать фразой «Прекращение трудовых договоров с работниками регламентируется гл. 13 ТК РФ».
Структура правил внутреннего трудового распорядка
Структура ПВТР вытекает из того, что именно определяется этим документом. Таким образом, правила внутреннего трудового распорядка могут иметь следующую структуру:
- Порядок приема работников. В этом разделе укажите: какие документы должен представить работник при приеме на работу; информацию об испытательном сроке; требования к заключению трудового договора и т.д. Также в этот раздел можно включить, например, информацию о необходимости заполнения анкеты при приеме на работу, о порядке выдачи пропуска новому сотруднику и пр.
- Порядок увольнения работников. Помимо всего прочего, в этом разделе рекомендуем прописать порядок передачи дел при увольнении, правила оформления обходного листа и другие увольнительные нюансы.
- Основные права и обязанности работодателя. Перечислите основные права и обязанности работодателя, содержащиеся в статье 22 ТК РФ, а также укажите дополнительные права/обязанности, если они у вас предусмотрены.
- Основные права и обязанности работников. Укажите основные права и обязанности работников в соответствии со статьей 21 ТК РФ. Также в этом разделе можно отразить как дополнительные гарантии, предоставляемые работникам (ДМС и пр.), так и дополнительные обязанности (к примеру, соблюдение дресс-кода).
- Ответственность сторон трудового договора. Ответственность работников и работодателя полностью урегулирована трудовым законодательством. Поэтому в этом разделе лучше дать общую формулировку со ссылкой на ТК РФ, например, «Стороны трудового договора несут ответственность, в том числе материальную, в случаях и порядке, предусмотренных действующим законодательством».
- Режим работы. Подробно пропишите установленный в вашей организации режим работы (продолжительность рабочей недели, продолжительность рабочего дня, время начала и окончания рабочего дня и т.д.).
- Время отдыха. Подробно опишите предоставляемые работникам виды отдыха (ст. 107 ТК РФ): перерывы в течение рабочего дня/смены, ежедневный/междусменный отдых, выходные дни, нерабочие праздничные дни, отпуска.
- Оплата труда. Здесь укажите установленные у вас даты выплаты зарплаты с учетом требований ст. 136 ТК РФ. Если зарплатные дни прописать в ПВТР, а не в трудовых договорах, то в случае изменения дат выплаты, вам нужно будет внести изменения лишь в сами правила, а не заключать дополнительное соглашение к трудовому договору с каждым из работников.
- Меры поощрения работников. В этом разделе можно указать основные виды поощрения, предусмотренные ст. 191 ТК РФ, а также другие меры поощрения, если они предусмотрены у вас.
- Взыскания к работникам. В данном разделе ПВТР стоит отразить дисциплинарные взыскания, которые можно применить к работнику в соответствии со ст. 192 ТК РФ (замечание, выговор, увольнение), а также основания для их применения.
- Иные вопросы регулирования трудовых отношений. Здесь можно отразить иную информацию, не вошедшую в другие разделы.
Мы привели базовые структуру и содержание правил внутреннего трудового распорядка. Вы же при составлении ПВТР ориентируйтесь на специфику деятельности вашей компании.
Правила внутреннего трудового распорядка: нужен ли отдельный документ
ПВТР могут быть как в виде отдельного документа, так и приложением к коллективному договору.
Как утвердить ПВТР
Правила внутреннего трудового распорядка можно утвердить одним из двух способов:
- путем издания соответствующего приказа. В этом случае ПВТР вступят в силу либо с даты, указанной в приказе, либо с даты его издания;
- с помощью заполнения грифа утверждения, проставленного на титульной странице ПВТР (раздел 4 ГОСТ Р 7.0.97-2016). В данной ситуации правила внутреннего трудового распорядка вступают в силу с даты утверждения.
Обратите внимание на два важных момента:
- если у вас есть профсоюз, то при принятии ПВТР нужно обязательно учесть его мнение (ст. 190 ТК РФ). Подробный порядок учета мнения профсоюза вы найдете в ст. 372 ТК РФ;
- если ПВТР являются частью коллективного договора, то правила внутреннего трудового распорядка не могут вступить в силу раньше самого коллективного договора.
Ознакомление работников с ПВТР
С утвержденными ПВТР в обязательном порядке ознакомьте работников под роспись (ст. 22 ТК РФ).
Ознакомить работников с правилами внутреннего трудового распорядка можно, к примеру, одним из нижеприведенных способов:
- работники ставят подпись непосредственно под текстом ПВТР;
- работники ставят подпись в листе ознакомления, который подшивается к правилам внутреннего трудового распорядка;
- работник ставит подпись в листе ознакомления с локальными нормативными актами, который подшивается в личное дело этого работника.
Новых сотрудников необходимо знакомить с ПВТР в момент приема на работу до подписания трудового договора.
ПВТР: образец
Ниже мы приведем образец правил внутреннего трудового распорядка.
Также с образцами ПВТР для различных ситуаций вы сможете ознакомиться, получив бесплатный доступ к системе КонсультантПлюс. В частности, в Системе вы найдете:
- образец заполнения ПВТР при ненормированном и гибком графиках;
- ПВТР при дистанционной работе;
- образец заполнения ПВТР в организации с суммированным учетом рабочего времени.
ПВТР: наказание за отсутствие
Если вы не относитесь к числу работодателей, которым разрешено не принимать ПВТР (см. выше), то за отсутствие правил внутреннего трудового распорядка вам грозит штраф (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):
- от 30 тыс. руб. до 50 тыс. руб. – для организаций;
- от 1 тыс. руб. до 5 тыс. руб. – для должностных лиц организации, а также для ИП-работодателя.
Как внести изменения в ПВТР
Порядок внесения изменений в правила внутреннего трудового распорядка законодательно не установлен.
Внести изменения в ПВТР можно посредством издания соответствующего приказа. В приказе имеет смысл отразить в том числе следующее:
- причины, по которым вносятся изменения в ПВТР;
- непосредственно сами изменения;
- дату, с которой вводятся изменения в правила внутреннего трудового распорядка.
При внесении изменений в ПВТР нужно учесть мнение профсоюза (при его наличии). Это требование прямо не следует из Трудового кодекса. Но логично предположить, что раз при утверждении правил внутреннего трудового распорядка должно быть учтено мнение профсоюза (ст. 190 ТК РФ), то и при изменении этих правил мнение профсоюзной организации лучше учесть. Так вы избежите претензий и со стороны самого профсоюза, и со стороны трудинспекторов.
Не забудьте с приказом о внесении изменений в ПВТР ознакомить под роспись работников, которых эти изменения затрагивают.
Кстати, если в вашей организации правила внутреннего трудового распорядка – не отдельный документ, а приложение к коллективному договору, то тогда внесите изменения в ПВТР в порядке внесения изменений и дополнений, который предусмотрен вашим коллективным договором.
Типовые ПВТР
Еще во времена СССР были утверждены Типовые правила внутреннего трудового распорядка для рабочих и служащих предприятий, учреждений, организаций (Постановление Госкомтруда СССР от 20.07.1984 N 213). И некоторые работодатели даже в наше время брали эти ПВТР за основу. Но, во-первых, документ, утвердивший эти типовые ПВТР, признан недействующим (п. 134 Перечня, утв. Приказом Минтруда России от 20.10.2020 N 734). Во-вторых, с тех пор, как типовые правила были утверждены, прошло много лет, и трудовое законодательство за это время претерпело немало изменений. Так что, переделка под себя типовых советских ПВТР современным работодателем выходит достаточно трудозатратной.
Локальные нормативные акты (ЛНА) — это документы, которые регламентируют деятельность сотрудников внутри организации. Они действуют только на территории одного предприятия (включая его филиалы и представительства). Их главная цель — упорядочить работу персонала, закрепить те или иные гарантии для сотрудников, донести важную информацию до штата работников. Рассмотрим, что относится к локальным нормативным документам, какие их виды обязательно должны быть на предприятии, а какие акты можно составлять по желанию.
Признаки ЛНА
Что такое локальные нормативные акты? Их определение даётся в ст. 8 Трудового кодекса (ТК) РФ. ЛНА — это документы, содержащие нормы трудового права, которые принимают все работодатели. Исключение — если работодателем выступает физическое лицо, не имеющее статуса ИП.
Основные признаки ЛНА:
|
Признак |
Описание признака |
|
Утверждение в особом порядке |
Абз. 2-3 ст. 8 ТК РФ указывает, что коллективным соглашением или договором может быть предусмотрено утверждение новых ЛНА только по согласованию с представителем сотрудников или профсоюзом. |
|
Подзаконность |
ЛНА не могут противоречить ни нормам трудового права, ни положениям коллективных договоров. Абз. 4 ст. 8 ТК РФ предусматривает, что акты, ухудшающие положение работников, уменьшающие объём гарантий, предусмотренных трудовым законодательством и коллективными договорами, не применяются. Исключение — если подобные изменения были согласованы с представителями сотрудников или профсоюзом. Как правило, ЛНА или полностью соответствуют закону, или даже расширяют список гарантий для штата. |
|
Многократное применение |
Предположим, что в организации действует особый порядок предоставления отпусков. Например, из-за особенностей производства нельзя уходить в отпуск с августа по октябрь, поскольку в этот период на завод поступает свежее сырьё. Если кому-то из сотрудников нужно срочно выйти в отпуск в обозначенный период, ЛНА может определить порядок его согласования. Акт будет применяться для разрешения каждого отпускного вопроса от сотрудников. ЛНА не может создаваться для решения только одного индивидуального вопроса. |
|
Субъектность и территориальность |
Локальные нормативные документы имеют силу только внутри организации. Они регулируют отношения между конкретным работодателем и его персоналом. |
|
Общность для всех |
ЛНА действуют или в отношении всех работников предприятия в целом, или определённой категории работников компании. |
Обязательные акты
Перечень обязательных локальных нормативных актов указан в разных статьях ТК РФ и иных федеральных законах. К ним относятся:
-
Штатное расписание. Это учётный документ, в котором указывается общая численность работников организации, а также в каких структурах фирмы они трудятся. В штатном расписании также отображаются квалификации и должности персонала, уровень оплаты труда (оклад + надбавки). Документ заполняется по форме № Т-3, утверждённой постановлением Госкомстата РФ № 1 от 5 января 2004 года. Необходимость составлять штатное расписание закреплена в ст. 57 ТК РФ, чтобы ознакомить с ним сотрудника при заключении трудового договора.
-
Документы, устанавливающие порядок работы с персональными данными. П. 8 ст. 86 ТК РФ определяет, что сотрудники предприятия обязаны под роспись ознакомиться с документами, которые регламентируют правовой порядок работы с их персональными данными, а также какие обязанности и права есть у работников в сфере защиты конфиденциальной информации.
-
График отпусков. Необходимость его оформления предусматривает ст. 123 ТК РФ. Документ составляется по форме № Т-7, закреплённой в том же постановлении Госкомстата РФ № 1. Утвердить этот документ нужно за 2 недели до начала календарного года. Работники знакомятся с графиком отпусков под роспись. По закону подписать документ нужно как минимум за 2 недели до начала отпуска.
-
Документы, устанавливающие систему оплаты труда, в том числе индексацию. Обязанность их составления закреплена в ст. 135 ТК РФ.
-
Правила внутреннего распорядка. Согласно абз. 4 ст. 189 ТК РФ, правила внутреннего распорядка содержат в себе информацию о порядке приёма на работу и увольнения, мер взыскания и поощрения сотрудников, права и обязанности сторон, время отдыха и режим работы, а также иные принципиальные вопросы трудовых правоотношений.
-
Инструкции по охране труда, пожарной и электробезопасности. Необходимость их составления предусмотрена разделом X ТК РФ.
-
Должностные инструкции. Они являются обязательными в случае, если права и обязанности работника не перечислены детально в трудовом контракте.
-
Положение о коммерческой тайне. Оно составляется на базе ст. 11 закона № 98-ФЗ «О коммерческой тайне». Сотрудник обязан подписать это положение, знать, что относится к коммерческой тайне и какая ответственность его ждёт за разглашение конфиденциальной информации.
Что будет, если работодатель откажется от разработки обязательных ЛНА?
Отсутствие локально-нормативных актов организации, которые нужно обязательно оформлять по закону, может быть квалифицировано как административное правонарушение по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ. Надзорные органы могут счесть это несоблюдением трудового законодательства. Санкции будут следующими:
-
штраф ответственным должностным лицам — в размере 1 000 — 5 000 руб.;
-
штраф для работодателей-ИП — в размере 1 000 — 5 000 руб.;
-
штраф для работодателей-организаций — в размере 30 000 — 50 000 руб.
Необязательные акты
Существуют и необязательные ЛНА в кадрах, которые работодатель может составлять добровольно. Примеры:
-
акты о повышении квалификации сотрудников;
-
положения о премировании, выплате материальной помощи, командировках;
-
акты о дисциплинарной ответственности работников;
-
положение о прохождении персоналом медосмотра.
Необязательные ЛНА помогут структурировать деятельность внутри компании или в штате ИП, сделать её более организованной и понятной.
Как оформить ЛНА?
Нормативная база предприятия на локальном уровне оформляется в несколько этапов:
|
Этап |
Описание этапа |
|
Утверждение специалиста для разработки ЛНА |
Акты разрабатываются с учётом компетенций сотрудников. Например, разработку правил внутреннего распорядка, как правило, поручают кадровому специалисту. А разработку положений об оплате труда могут возложить на специалистов финансового отдела организации. |
|
Подготовка ЛНА |
В документе указывается следующая информация:
|
|
Согласование документа |
Документ нужно согласовывать с представителями сотрудников и/или с профсоюзами. В некоторых случаях обязательно согласование обязательно с самими работниками — например, при утверждении графика отпусков, вахтового расписания. |
|
Утверждение акта руководителем |
На ЛНА ставит подпись и печать руководитель организации или ИП. Как правило, документ вводится в действие выпуском отдельного приказа. |
|
Ознакомление работников |
Сотрудники обязаны познакомиться с положениями ЛНА и подписать отдельный документ, в котором они подтверждают, что знакомы с нововведениями. Если гражданина ещё только принимают в штат, то ему необходимо дать возможность ознакомиться с актами до подписания трудового контракта. |
|
Передача на хранение |
ЛНА направляется на хранение в конкретное дело. На документе ставится номер дела, дата передачи на хранение и подпись уполномоченного сотрудника. |
Если у компании или ИП большой штат, есть удалённые сотрудники из разных городов, организация работает по стране с несколькими представительствами и филиалами, подписание локальных нормативных документов может растянуться на недели, если не месяцы. Ускорить как ознакомление сотрудников с новыми трудовыми положениями, так и сбор подписей поможет кадровый электронный документооборот (КЭДО). Его главные преимущества:
-
больше никаких бумаг — все ЛНА можно выпускать электронно, как и подписывать документы об ознакомлении с ними в «цифре»;
-
быстрый перевод сотрудников в сервис — авторизоваться в КЭДО можно через Sber ID или СНИЛС;
-
электронная подпись (ЭП) у каждого работника — она выпускается в 2 клика путём создания заявления на выпуск ЭП и подтверждение процедуры с помощью смс, которое придёт на телефонный номер сотрудника;
-
работа на любых учётныхсистемах, начиная от 1С и заканчивая SAP, Босс-Кадровик.
С помощью КЭДО можно проконтролировать, все ли сотрудники ознакомились с внутренними локальными нормативными актами организации, выставить напоминание о необходимости подписать документы. В КЭДО можно работать как с компьютеров, так и со смартфонов, что особенно удобно, если сотрудник, например, находится в командировке.
Выводы
-
ЛНА компании не могут противоречить коллективным договорам и действующему трудовому законодательству. При их принятии необходимо предвательное согласование с представителями сотрудников и/или профсоюзом.
-
ЛНА бывают обязательными и необязательными. При отсутствии обязательных документов работодателей может ждать административная ответственность и штрафы.
-
Необязательно, чтобы ЛНА разрабатывали только кадровики. Например, положения об охране труда могут разрабатывать компетентные инженеры, об оплате труда — финансовый отдел, а о работе с персональными данными — служба безопасности.
-
Кадровый электронный документооборот сократит затраты на печать актов и ускорит ознакомление сотрудников с нововведениями.
Документ под названием «Правила внутреннего трудового распорядка» регламентирует общий порядок работы на том или ином предприятии. Несмотря на то, что документ не является строго обязательным, он имеет широчайшее распространение. Его использую компании, задействованные во всех сферах бизнеса, относящиеся как к малому, так и к крупному предпринимательству.
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк правил внутреннего трудового распорядка .docСкачать образец правил внутреннего трудового распорядка .doc
Для чего нужны правила внутреннего трудового распорядка
Роль правил внутреннего распорядка, относящихся к локальным нормативным актам, многогранна:
- они определяют порядок назначения на должность и увольнения сотрудников,
- режим труда и отдыха,
- права и полномочия,
- ответственность за различного рода нарушения,
- способы поощрения и меры наказаний за те или иные проступки,
- дресс-код,
- иные условия.
В глобальном смысле данный документ способствует повышению производительности труда, расширению перспектив организации. В зависимости от предприятия, правила могут редактироваться и содержать какие-то дополнительные пункты.
Единственное, чего не касаются правила трудового распорядка – конкретных трудовых функций сотрудников – их регулируют положения трудового договора или должностная инструкция.
Некоторые компании довольно пренебрежительно относятся к наличию и или составлению данного документа. Это неправильно, поскольку в случае жалобы кого-либо из сотрудников в трудовую инспекцию, ее представителе при выездной проверке, первым делом интересуются именно правилами внутреннего трудового распорядка. Еще и поэтому к составлению документа стоит относиться в высшей степени внимательно и серьезно – это позволит избежать в будущем разногласий с контролирующими структурами и возможных административных наказаний.
Что будет, если кто-либо из сотрудников нарушил правила
В случаях нарушения общих для всех правил внутреннего трудового распорядка, виновнику грозит дисциплинарное наказание. Как правило, их в организациях используется три вида (в зависимости от степени проступка):
- замечание,
- выговор,
- увольнение.
Но иногда могут применяться и другие виды взысканий.
В особо тяжелых ситуациях, провинившийся может быть подвергнут административному или даже уголовному наказанию.
Кто составляет документ
Написание данного документа может входить в должностные обязанности любого сотрудника организации, обладающего достаточным уровнем квалификации, определенными знаниями в области трудового и гражданского законодательства. Обычно в роли такового выступает юрисконсульт, секретарь или сам руководитель.
Каждый сотрудник организации должен быть ознакомлен с правилами внутреннего трудового распорядка при приеме на работу, до заключения трудового договора – об этом должна быть поставлена подпись, которая будет свидетельствовать о том, что он с ним согласен.
Пример правил внутреннего трудового распорядка
Правила не имеют стандартного унифицированного образца, поэтому пишутся в произвольном виде, в зависимости от потребностей организации или по шаблону, разработанному внутри компании и утвержденному в ее учетной политике.
В любом случае, данный документ должен содержать ряд необходимых сведений, это:
- наименование компании,
- дату составления,
- подпись руководителя или иного лица, уполномоченного на удостоверение подобного рода документов,
- порядок организации производственного процесса, труда и отдыха, которые можно оформлять тезисно или расписывать подробнейшим образом.
Документ должен строжайшим образом соответствовать законодательству РФ, а противном случае, он может быть опровергнут в суде, а ответственные за его написание лица, наказаны.
Следует отметить, что чем тщательнее будет прописан документ, тем более защищенным будет работодатель в случае необоснованных претензий со стороны работника.
Правила внутреннего трудового распорядка могут стать доказательством нарушения прав сотрудников и послужить документальным обоснованием для исковых требований.
УТВЕРЖДАЮ:
Директор
ООО «Люля-Кебаб»
Крылов /Крылов О.Р./
«16» января 2017 г.
ПРАВИЛА
внутреннего трудового распорядка
разработаны в строгом соответствии с Трудовым кодексом РФ и определяют порядок работы на предприятии.
- Правила приема на работу и увольнения работников
- Прием на работу в организацию происходит после написания личного заявления. С каждым сотрудником заключается индивидуальный трудовой договор, после чего он под роспись изучает данные правила и прочие внутренние акты компании;
- Сведения о новом месте работы включаются в трудовую книжку сотрудника, кроме того, специалист отдела кадров заводит личную карточку и присваивает работнику табельный номер;
- Каждый работник после трудоустройства обязан пройти испытательный срок, продолжительность которого определяется в каждом случае отдельно и длится от 1 до 3 месяцев;
- Расторгается трудовой договор по нормам, прописанным в законодательстве РФ.
- Работник имеет право на:
- Внесение изменений и корректировок в действующий трудовой договор (при условии, что они полностью соответствуют закону РФ);
- Выполнение работы, прописанной в его трудовом договоре, свое собственное рабочее место и надлежащие условия труда;
- Получение зарплаты и иных социальных выплат в сроки, установленные законом РФ;
- Отдых, регулирование которого происходит строго по Трудовому кодексу РФ;
- Профессиональное обучение, прохождение курсов, повышение квалификации;
- Возмещение ущерба, причиненного при осуществлении работы.
- Работодатель имеет право на:
- Заключение трудового договора, внесение правок, изменений, корректировок в действующий трудовой договор, а также и разрыв трудовых отношений с работником;
- Принятие мер, направленных на стимулирование, награждение отличившихся работников за эффективную, качественную работу;
- Предъявление требований о полном и своевременном выполнении подчиненными своей работы, а также аккуратного отношения к собственности работодателя;
- Привлечение подчиненных к дисциплинарной ответственности (в том числе материальной) – строго в соответствии с законодательством РФ;
- Разработку и прием различных внутренних нормативных актов.
- Работник должен:
- делать свою работу качественно, в полном объеме и в соответствии с должностной инструкцией;
- неукоснительно следовать нормам трудовой дисциплины, положениям правил внутреннего распорядка и требования по безопасности и охране труда;
- беречь имущество, принадлежащее работодателю, в случае возникновения нештатных или опасных ситуаций немедленно доводить сведения о них до вышестоящего начальства.
- Работодатель должен
- следовать нормам, изложенным в трудовом законодательстве РФ и внутренних нормативно-правовых актах;
- давать работникам работу, указанную в их трудовом договоре, а также обеспечивать их всем необходимым оборудованием, устройствами, техникой и материалами;
- обеспечивать условия труда таким образом, чтобы они в полной мере соответствовали нормам безопасности;
- своевременно выплачивать работникам зарплату, социальные и все прочие причитающиеся им выплаты;
- знакомить сотрудников со всеми внутренними документами, имеющими прямое отношение к их деятельности;
- возмещать причиненный в процессе осуществления трудовых функций ущерб (как материальный, так и вред, причиненный здоровью и жизни).
- Режим работы и отдыха
- Условия работы на предприятии: пять рабочих дней в неделю и два выходных (суббота и воскресенье). График: с 8.00-17.00, обед с 12.00-13.00;
- Каждый работник имеет право на стандартный оплачиваемый отпуск, длительностью 28 дней и дополнительные отпуска (в зависимости от индивидуальной потребности).
Порядок оформления правил внутреннего трудового распорядка
Правила внутреннего распорядка могут быть написаны как от руки, так и в печатном виде, при этом может быть использован обычный лист формата А4 или фирменный бланк предприятия.
Вне зависимости от того, какой именно способ написания будет выбран, документ обязательно должен быть подписан руководителем организации. Кроме того, если на предприятии и функционирует профсоюзный орган, документ должен быть утвержден и его представителем.
Начиная с 2016 года заверять правила печатью необязательно, т.к. требование по применению в деятельности юридических лиц печатей и штампов отменено.
Составляется бланк в единственном экземпляре и храниться на протяжении установленного законом срока вместе с другими организационными бумагами фирмы.
Если по какой-то причине в период действия правил трудового распорядка, в них потребуется внести какие-либо правки, это можно сделать без проблем и в любое время. Единственное условие: их также нужно заверить подписью директора и под ропись ознакомить с ними персонал.