Такой вид корреспонденции, как письмо-приглашение, может использоваться при необходимости пригласить лицо на какое-либо мероприятие, совещание, собеседование, выставку или семинар. Некоммерческие деловые письма часто используются в сфере предпринимательства. Рассмотрим, как составить такой документ для различных случаев.
Примеры писем-приглашений:
ФАЙЛЫ
Скачать образец письма-приглашения .doc
Функции письма-приглашения
Письменное приглашение позволяет решить такие задачи:
- сообщение адресату о каком-либо событии или мероприятии;
- подтверждение, что лицо действительно приглашено на то или иное мероприятие;
- напоминание о месте и времени мероприятия, указание точного адреса;
- оказание знаков внимания, а это важно, если компании нужно оставить о себе хорошее впечатление у потенциального контрагента.
Если у организации нет возможности пригласить какое-либо лицо лично или по телефону, то данное письмо будет хорошим вариантом.
Как передать письмо-приглашение
Письмо-приглашение на какое-либо мероприятие можно передать адресату несколькими способами:
- Лично в руки или курьером. При этом способе можно пригласить также и устно.
- Почтовым отправлением. Для особо важных событий нужно отправлять документ ценным письмом с уведомлением о вручении с описью вложений. Нужно учитывать, что отправлять письмо следует заранее, чтобы оно успело прийти вовремя.
- Посредством электронной почты. Удобный вариант для отправки письма-приглашения на собеседование, выставку и т.д.
Особенности составления письма-приглашения
При написании письма-приглашения пользуются стандартными правилами деловой переписки. Нужно применять официально-деловой стиль речи, не включать в текст разговорные выражения. Особое внимание требуется уделить грамотности: не должно быть орфографических, пунктуационных и других ошибок. Важно также проверить текст на наличие двусмысленных конструкций.
Бланки письма-приглашения компания может разработать самостоятельно для различных ситуаций. Законодательно утвержденных форм не существует.
В письме нужно указать такие сведения:
- Об отправителе письма: ФИО, должность, адрес, наименование организации (если отправитель — юридическое лицо), ее реквизиты. Если письмо составляют на фирменном бланке компании, то в шапку уже будет включена такая информация.
- Кому предназначено письмо. Здесь указывают ФИО, должность, название организации и ее реквизиты.
- Заголовок письма: «Приглашение». Располагается по центру.
- Обращение к адресату. Оно также должно находиться по центру. Как правило, используют стандартное обращение по имени и отчеству: «Уважаемый (ая) …!»
- Информация о событии или мероприятии, на которое приглашается адресат. Нужно указать дату, время и место мероприятия. Можно обозначить и дополнительные данные: форма одежды, контакты ответственного за мероприятие или встречу гостей лица, необходимая документация и др.
- Если необходимо подтвердить участие приглашаемого лица, то в тексте нужно разместить просьбу об этом. Также нужно предупредить об организационном взносе или об оплате за участие.
Письмо завершает подпись отправителя письма. Кроме того, нужно указать его ФИО и должность.
К сведению! При необходимости можно приложить брошюры, карты, программу мероприятия, список докладчиков и другое.
Ниже представлены примеры писем-приглашений для различных ситуаций. Можно смело ими воспользоваться, изменив необходимые данные.
Письмо-приглашение на собеседование
Чаще всего на собеседование кандидатов на должность приглашают по электронной почте. Особенности письма: конкретика в изложении, уважительное обращение, официально-деловой стиль речи. Обязательно указывают наименование компании, наименование вакансии, адрес, контакты работника отдела кадров, перечень документов, которые соискатель должен взять с собой.
В теме электронного письма нужно написать, что это письмо-приглашение, указать вакансию и наименование организации. Отправку письма лучше сопроводить телефонным звонком, чтобы убедиться, что соискатель получил электронное сообщение.
Подписать данное письмо может работник отдела кадров организации.
ФАЙЛЫ
Скачать образец письма-приглашения на собеседование .doc
Общество с ограниченной ответственностью «Берег»
(реквизиты организации)
Тихонову Александру
Анатольевичу
Приглашение
Уважаемый Александр Анатольевич!
Компания ООО «Берег» благодарит Вас за отклик на вакансию «Системный администратор». Мы внимательно ознакомились с Вашим резюме и считаем, что Ваши опыт и квалификация подходят нашей организации.
Приглашаем Вас на собеседование в наш офис по адресу: г. Ижевск, ул. Садовая, д. 12, оф. 14, 20 декабря 2020 года в 11:00. Просим Вас при себе иметь паспорт для оформления разового пропуска.
По всем возникающим вопросам можно обратиться по телефону: 8 (3412) 22-12-13.
Специалист отдела кадров ООО «Берег»
Романова Кристина Петровна
Письмо-приглашение на мероприятие
Под мероприятием можно понимать конференции, круглые столы, встречи, форумы, презентации, съезды, то есть разного рода деловые встречи. Особенностями письма-приглашения в данном случае будут: описание мероприятия, адрес, программа мероприятия, требования к гардеробу (при необходимости).
Письмо должен подписать руководитель организации, если приглашается также руководящее лицо. Если сообщение адресовано топ-менеджерам или другим работникам, то поставить подпись на письме могут и работники, замещающие руководство.
ФАЙЛЫ
Скачать образец письма-приглашения на мероприятие .doc
Общество с ограниченной ответственностью «Парфюмер»
(реквизиты организации)
Индивидуальному предпринимателю
Сомовой Полине Сергеевне
Приглашение
Уважаемая Полина Сергеевна!
Компания ООО «Парфюмер» приглашает Вас посетить презентацию нашей новой продукции. Мероприятие будет проходить по адресу: г. Киров, ул. Партизанская, д. 131 (БЦ «Гавайи»), «розовый» зал, 24 декабря 2020 года в 15:00.
В программе: парфюмерная дегустация, фуршет.
Ответственный за мероприятие
Александра Ивановна Бекк, тел.: 8 (8332) 66-66-66
Генеральный директор ООО «Парфюмер» Николаев / Н.М. Николаев
Письмо-приглашение на семинар
Данное письмо-приглашение копирует по своей структуре другие письма. В тексте нужно указать тему семинара, вопросы, которые будут разобраны во время мероприятия, что даст приглашенному участие на семинаре. Также если адресат перед участием должен выслать какие-либо анкетные данные, то об этом нужно обязательно предупредить. Регистрационную форму можно прикрепить к письму.
К сведению! Не помешает указать и ориентировочную продолжительность семинара.
ФАЙЛЫ
Скачать образец письма-приглашения на семинар .doc
Общество с ограниченной ответственностью «Новые технологии»
(реквизиты организации)
Генеральному директору
ООО «Гамма» Петрову
Кириллу Кирилловичу
Приглашение
Уважаемый Кирилл Кириллович!
Компания «Новые технологии» приглашает Вас на наш новый семинар. Его тема: «Привлечение иностранных инвесторов в развитие российского бизнеса». Мероприятие состоится 23 декабря 2020 года в 17:00 по адресу: г. Казань, ул. Революционная, д. 138 А.
В ходе семинара мы будем обсуждать такие актуальные вопросы, как:
- самые привлекательные сферы российского бизнеса для западных инвесторов;
- как найти зарубежных инвесторов;
- условия сотрудничества с зарубежными инвесторами;
- продвижение российского бизнеса на международном рынке.
Участие в семинаре позволит Вам ознакомиться с опытом своих коллег, поделиться собственными наработками и расширить список деловых контактов.
Для участия в семинаре необходимо заполнить анкету во вложении и отправить ее на нашу электронную почту.
Ориентировочная продолжительность семинара — 3 часа.
Ответственный за мероприятие: Соколов Степан Степанович, тел.: 8 (843) 777-66-55
С уважением, генеральный директор ООО «Новые технологии»
Рустамов Дмитрий Дмитриевич
Письмо-приглашение на участие в тендере
Организацию можно пригласить поучаствовать в тендере. В письме для этого важно отметить сроки подачи заявки на участие, объект тендера, адрес для отправки заявки, поскольку для оформления заявки необходимо соблюсти особый порядок.
Формы для заполнения (анкету, заявку, тендерное предложение и др.) необходимо приложить к письму.
ФАЙЛЫ
Скачать образец письма-приглашения на участие в тендере .doc
Общество с ограниченной ответственностью «Перспектива»
(реквизиты организации)
Генеральному директору
ООО «Хризантема» Загребину
Александру Александровичу
Приглашение
Уважаемый Александр Александрович!
Предлагаем Вам принять участие в тендере, проводимом ООО «Перспектива», на проведение разработки информационного портала.
Для того чтобы принять участие в тендере, пожалуйста, заполните заявку на участие в тендере и тендерное предложение и пришлите документы до 20 декабря 2020 года на адрес электронной почты, указанной в приложении к письму, обязательно написав в теме письма название тендера.
Заполняя тендерное предложение, Вы можете выбрать одну или несколько позиций, на которых специализируется Ваша компания.
Документы, необходимые для ознакомления и заполнения, прилагаем.
С уважением, генеральный директор ООО «Перспектива»
Семенов Роман Романович
Письмо-приглашение на выставку
Если компания организует выставку или выставляет свою продукцию где-либо и заинтересована привлечь как можно больше контрагентов, то отправка писем-приглашений на данное мероприятие будет хорошим решением.
Письмо должно содержать название выставки, адрес, место нахождения стенда с выставочными образцами. Также можно отметить, какую выгоду приобрет посетитель выставки: сможет пообщаться с менеджерами, ознакомиться с продукцией, заключить договор, получить образцы и т.д. У адресата должно возникнуть желание посетить указанное мероприятие.
ФАЙЛЫ
Скачать образец письма-приглашения на выставку .doc
Общество с ограниченной ответственностью «Камни-самоцветы»
(реквизиты организации)
Генеральному директору
ООО «Гамма» Саратову Константину
Константиновичу
Приглашение
Уважаемый Константин Константинович!
Компания «Камни-самоцветы» приглашает вас посетить свой стенд на выставке «Дары природы».
Выставка будет проходить с 10 декабря по 20 декабря 2020 года в бизнес-центре «Галактика» по адресу: г. Ижевск, ул. Барышникова, д. 67Б.
Все дни выставки с 10:00 утра до 20:00 на нашем стенде будут присутствовать менеджеры и руководство компании, с которыми Вы сможете в неформальной обстановке обсудить вопросы начала и развития сотрудничества.
У Вас будет уникальная возможность сделать отборку продукции и первыми приобрести новинки, а также получить аксессуары и рекламные материалы.
Наш стенд будет находиться рядом с северным входом, номер стенда – 14.
С уважением, генеральный директор ООО «Камни-самоцветы»
Горбунов Андрей Андреевич
Единого образца всех писем не существует, поскольку их содержание будет зависеть от множества факторов: характера мероприятия, на которое приглашается лицо, степени знакомства отправителя и адресата. Даже для одной и той же ситуации в связи с этим могут быть написаны письма с разным содержанием.
Кроме представленных образцов, на нашем сайте можно скачать также письмо-приглашение (вызов на совещание) и гарантийное письмо-приглашение иностранного гражданина.
Как составить официальное приглашение на презентацию
Автор:
Peter Berry
Дата создания:
15 Июль 2021
Дата обновления:
22 Май 2023
Содержание
- Тщательно ориентируйтесь на свой список гостей
- Сосредоточьтесь на пользе для читателя
- Не забывайте подробности логистики
- Образец приглашения на презентацию продукта
Рецензент: Мишель Зайдель, бакалавр наук, бакалавр права, MBA
Приглашение клиентов, потенциальных клиентов, партнеров, инвесторов, отраслевых экспертов и представителей средств массовой информации на деловые мероприятия помогает вашей компании устанавливать новые контакты, развивать деловые отношения и увеличивать продажи. Независимо от того, проводите ли вы презентацию продукта, торжественное открытие, отраслевую конференцию или личный семинар, важно написать пригласительное письмо, в котором говорится о конкретных элементах, которые необходимо знать вашей целевой аудитории.
Тщательно ориентируйтесь на свой список гостей
Прежде чем приступить к написанию пригласительного письма, внимательно выберите список гостей. Вместо того, чтобы приглашать всех контактов, лучше всего сегментируйте свой список исходя из того, какая информация будет интересна вашей аудитории. Например, клиенты могут захотеть узнать более подробную информацию об обновлении версии продукта, в то время как инвесторы могут не нуждаться в деталях, но хотят знать более полную картину о направлении развития компании.
Содержимое, которое вы включаете в свое пригласительное письмо, должно быть ориентированный на вашу аудиторию. Язык, который вы используете, должен соответствовать вашему бизнес-бренду. Например, если ваша компания придерживается неформальной культуры, не используйте в письме слишком формальную формулировку приглашения.
Выберите способ приглашения в зависимости от вашей аудитории. Электронная почта может быть самым простым способом рассылки приглашений, особенно если вы ориентируетесь на большую группу людей. В этом случае обязательно используйте тему, которая сразу привлекает внимание читателя, например: «Вас пригласили на открытие века!» Если вы приглашаете небольшую избранную группу людей на интимную встречу, вы можете выбрать бумажное приглашение, отправленное по почте. Это создает ощущение эксклюзивности и интриги.
Сосредоточьтесь на пользе для читателя
Когда вы приглашаете людей на презентацию, важно оформить контент так, чтобы он имел прямое отношение к ним. Это поможет вашим гостям решить, хотят ли они приехать. Если ваше приглашение говорит только о вашем бизнесе, они могут подумать, что это мероприятие не подходит для них. Вместо этого очень важно, чтобы вы указать преимущества для вашей аудитории при посещении мероприятия.
Например, если вы проводите небольшой семинар с экспертом в отрасли, который расскажет о том, как клиенты могут использовать ваш продукт для увеличения своих доходов, не заполняйте приглашение подробностями о вашем продукте. Вместо этого сосредоточьтесь на том, как гости могут узнать у отраслевого эксперта ключевые идеи, которые помогут им повысить производительность и заработать больше денег.
Не забывайте подробности логистики
Ваше пригласительное письмо на презентацию продукта или другое мероприятие должно включать все логистические детали, такие как:
- Место расположения.
- Дата и время.
- Парковка и транспорт.
- При необходимости дресс-код.
- Мероприятия до или после презентации, такие как коктейли или поздний завтрак.
- Как ответить.
- Крайний срок для ответа.
Это гарантирует, что у ваших гостей будет все необходимое, чтобы решить, хотят ли они приехать.
Образец приглашения на презентацию продукта
Дорогой Джон,
Присоединяйтесь к нам для запуска нашего первого продукта для MacroTech Square. Вы не только станете одним из первых, кто увидит технологию в действии, но и получите возможность узнать ключевые идеи от отраслевого эксперта Келли Смит.
Посетите презентацию продукта и:
- Станьте свидетелем революционной технологии маркетинговой аналитики в действии.
- Поймите, как более глубокое понимание ваших операций может помочь вам принимать более обоснованные решения.
- Получите ответы на вопросы своей отрасли от пионера аналитики Келли Смит.
- Возьмите последние отраслевые исследования и поделитесь ими с коллегами.
Нам не терпится поделиться с вами этим революционным моментом.
Когда: 2 апреля 2019 г. | 3:00 вечера. до 16:30
Куда: Штаб-квартира MacroTech, 123 Main Street
Коктейли будут поданы после презентации.
Пожалуйста, ответьте на это письмо до 15 марта 2019 года. Парковочные талоны будут выданы всем участникам.
Будем рады видеть Вас там,
Энн Кинкейд
Менеджер, MacroTech Systems
Пригласительное на любую презентацию.
Сделай приглашение на официальное публичное представление чего-либо: нового издания, фильма, а также новой организации и т.п. Все текстовые поля можно редактировать, изменять их размер, а также двигать по шаблону по необходимости вместе с изображениями!
После оплаты заказа приглашение на презентацию в виде информационного или рекламного дизайна будет доступно для сохранения в распространенном формате в личном кабинете. Его можно распечатать или пригласить гостей прямо с сайта по whatsapp или email.
Размер: А5 (14,8 х 21 см)
Формат: электронный (PDF/PNG)
✔ Введи свой текст в шаблон
✔ Добавь в корзину
✔ Оформи заказ
✔ Скачай себе или отправь приглашения гостям на email (без водяного знака)
Инструкция: как создать приглашение/открытку в конструкторе?
Возможно Вас также заинтересует…
Образец письма приглашения. Пригласительное письмо. Письмо приглашение – это некоммерческое деловое письмо,
которое составляется с целью пригласить человека либо сотрудников организации на мероприятие по какому-то поводу или в интересной области: личной презентации, презентации товара/услуги, какой-то научной конференции и т.п.
Фразы, используемые в письмах приглашениях: » ООО «Альфа» приглашает Вас принять участие в …», «Выражаем Вам искреннее уважение и приглашаем Вас …», «ООО «Альфа» искренне благодарит Вас за многолетнее сотрудничество с нашей компанией и приглашает Вас посетить выставку …», «Будем рады Вашему участию на конференции …», «Ждем Вас на выставке 25 декабря 2018 года в 12:00 по адресу …» и прочие слова и фразы.
ПИСЬМО-ПРИГЛАШЕНИЕ НА УЧАСТИЕ В ПРОЕКТЕ.
Уважаемые владельцы и работники хостинг-компаний!
Студия «ilkagroup» приглашает Вас принять участие в проекте «Обзор Хостинга».
Мы поставили себе цель собрать максимально полную информацию о различных хостинг-компаниях стран СНГ. Обработать ее и представить пользователям в удобном виде, попутно снабдив эту информацию различными социальными и вебдванольными дополнениями.
Если Вы заинтересованы участвовать в данном проекте, то просим Вас заполнить форму по адресу www.host-obzor.com. Также мы готовы ответить на все Ваши вопросы касательно данного проекта по телефону +7ХХХХХХХ.
с уважением, ….
ПИСЬМО-ПРИГЛАШЕНИЕ В МЕЖДУНАРОДНУЮ АССОЦИАЦИЮ БУХГАЛТЕРОВ.
Уважаемые коллеги!
Приглашаем Вас принять участие в международном форуме бухгалтеров и стать участником Международной Ассоциации бухгалтеров. Мероприятие пройдёт с 21 по 22 ноября 2016 года в Москве в конгресс-центре МГМУ им. Сеченова.
Участие в форуме позволит бухгалтерам государственных, коммерческих и некоммерческих учреждений обменяться опытом с коллегами из различных стран мира, стать членом профессиональной ассоциации и сделать вклад в развитие финансового учета и отчетности.
Председатель Международной
Ассоциации бухгалтеров
————————————————Вариант 2————————————————
Уважаемый Алексей Николаевич!
ТОО «Альфа» искренне благодарит Вас за многолетнее плодотворное сотрудничество с нашей компанией и приглашает Вас посетить 8-ую международную выставку «Энергетика, Электротехника и Энергетическое машиностроение».
В данной выставке у Вас будет возможность посетить семинары, кргулые столы, мастер-классы и другие акции, на которых будут детально раскрыты наиболее актуальные для Вас вопросы по теме энергетики и электротехники.
Ждем Вас на выставке 25 декабря 2018 года в 12:00 в повильоне №7 ВДНХ по адресу: г. Алматы, ул. Международная д.5.
Для более подробной информации обращайтесь к нашему менеджеру по тел. ХХХХХХХ в любое удобное для Вас время».
________________________________-Вариант 3__________________________________
Уважаемый Дмитрий Михайлович!
ТОО «Альфа» приглашает Вас принять участие в международной конференции «Деловая переписка в условиях кризиса в 2018 году». Основные темы для обсуждения:
- Актуальность деловых писем в условиях конкуренции.
- Важность поддержания деловых взаимоотношений и взаимопонимание между участниками деловой переписки.
- Повышение лояльности между деловыми контрагентами.
- Поддержание делового имиджа в условиях турбулентности рынка.
Будем рады Вашему участию на коференции, которая состоится 22 декабря 2017 года в 15:00 в малом конференц-зале Отеля «Рахат» по адресу: г. Алматы, ул. Международная д.55 (главный вход, 1 этаж).
_____________________________-Вариант 4__________________________________
Уважаемый Дмитрий Михайлович!
AО «LINGUA» ознакомившись с Вашим резюме на позицию главного бухгалтера, находит Ваши навыки и опыт подходящими для нашей компании.
В связи с этим приглашаем Вас на собеседование, чтобы поговорить с Вами о позиции главного бухгалтера, доступной в нашей компании. Ваша квалификация полностью отвечает требованиям данной вакансии.
Для записи на собеседование Вы можете связаться с нашим секретарем по телефону ХХХХХХХХХ. Ждем встречи с Вами.
с уважением,
_____________________________-Вариант 5____________________________________
Уважаемая Анна Петровна!
Выражаем Вам искреннее уважение и приглашаем Вас принять участие на нашем корпоративном мероприятии в честь празднования Нового года, которое состоится 27 января 2018 года в 18:00 в ресторане «Золото» по адресу: г.Алматы, ул. Зеленая д.35.
с уважением,
____________________________Вариант 6_________________________________
Уважаемые учителя!
Рад сообщить Вам, что наша школа организует соревнования по плаванию для наших учеников. Известно, что у нас есть две даты конкурса:
- Суббота 9 ноября для студентов 9 лет (Тулпар) и до 12 лет (Кыран).
- суббота 16 ноября для учащихся 15 лет (запасной состав школьной спортивной команды) и до 19 лет (школьная спортивная команда).
Для того, чтобы зарегистрироваться по телефону +77ХХХХХХХ, студент должен иметь некоторый опыт плавания. Пожалуйста, обратите внимание, что регистрация заканчивается за неделю до начала мероприятия.
Лучшие студенты с лучшими результатами получат возможность принять участие в соревнованиях по плаванию в бассейне COACH 4 и 5 декабря.
Обратите внимание, что количество участников ограничено. После регистрации студент должен пройти испытание с учителем плавания. Во время следующего урока плавания они могут попросить своего учителя плавания уделить время разным видам плавания. 16 студентов с лучшими результатами получат возможность принять участие в нашем мероприятии.
Я с нетерпением жду сотрудничества с Вами.
Клемент Гоеталс,
Учитель физультуры.
____________________________-Вариант 7____________________________________
Уважаемые руководители предприятий и организаций,
Учебный центр «Прогресс» приглашает Вас и Ваших сотрудников на бесплатный семинар на тему «Финансовая грамотность».
Семинар будет проходить на бесплатной основе на тему финансовой грамотности, а именно, мы рассмотрим и ответим на вопросы:
- о финансовой грамотности и финансовом планировании;
- что выгоднее регистрировать: ИП или ООО;
- о трудовых отношениях: как оформлять персонал;
- о налогах: как выбрать систему налогообложения, чтобы не переплачивать;
- о взаимоотношениях с контрагентами: как выяснять отношения с контрагентами;
- об оплате: как принимать оплату, чтобы не получить штраф;
- об онлайн кассе: как выбрать онлайн-кассу;
- и другие важные темы по финансовой грамотности.
Будем рады Вашему участию на нашем семинаре, который состоится 22 декабря 2017 года в 15:00 в малом конференц-зале Отеля «Рахат» по адресу: г. Алматы, ул. Международная д.55 (главный вход, 1 этаж).»..
с уважением, …
Пример письма приглашения на участие в соревнованиях
Уважаемые руководители силовых структур и охранных организаций,
Учебный центр «Прогресс» приглашает Вас и Ваших сотрудников на участие в соревнованиях по стрельбе из пневматического и боевого оружия.
Семинар будет проходить на основе взносов за соревнования согласно Положению №231 от 20 сентября 2020 года (прилагается к письму).
Будем рады Вашему участию в соревнованиях, которые состоятся 22 декабря 2020 года в 15:00 по адресу: г. Алматы, ул. Международная д.55. По всем вопросам Вы можете обратиться к нам по тел. +7 ХХХХХХХХ.
с уважением, …
___________________________-Ответ на приглашение __________________
Уважаемый Имя Отчество,
Благодарим Вас за приглашение участвовать на конференции и встрече по теме «Энергетика, Электротехника и Энергетическое машиностроение» и сообщаем Вам о нашем участии на конференции.
с уважением, …
Related posts:
В зависимости от целей презентации подбирайте цветовую гамму для вашего письма. Если вы разыскиваете деловых партнеров или приглашаете банкиров, которые могут быть спонсорами вашей компании, то лучше всего использовать «дорогие», элитные, классические цвета.
Если же речь идет о презентации детской игрушки — обратитесь к ребенку, который живет в каждом человеке, заставьте его отреагировать на ваше приглашение, и соответственно оформляйте ваше письмо. Но не переусердствуйте. Ребенок будет реагировать на подсознательном уровне. То есть, для него — цвета и шрифт. А для взрослого, который непосредственно читает ваше письмо, важен сам текст. И вот он должен быть максимально кратким, отражающим суть вашего приглашения, цели презентации, коротко описывающим товар или продукт, который вы желаете представить.
Письма желательно рассылать не менее, чем за две недели до презентации, а после продублировать приглашение звонком по телефону, если имеется такая возможность. Составляйте письмо так, чтобы на вашу презентацию приходили именно те люди, которые вам нужны. В противном случае они могут попросту прислать кого-нибудь вместо себя, исходя из того, что отказаться от посещения мероприятия, вроде бы, неудобно, а идти — совершенно не хочется, да и времени нет, и предложить там ничего толкового не могут.
Чтобы подобных мыслей не возникало, письмо должно увлечь приглашенного. Человек сразу должен увидеть, что на данной презентации будет представлено нечто, имеющее к нему непосредственное отношение, представляющее интерес, могущее принести выгоду.
Обычно, отвечая на вопрос «Зачем вы проводите презентацию?», люди говорят различные прелюбопытнейшие вещи, начиная с того, что они просто-таки жаждут осчастливить все человечество своим товаром, заканчивая тем, что мечтают наводнить рынок новым сортом бананов, опять же, с целью счастья всего мира.
Давайте будем правдивы хотя бы сами с собой! В предисловии к пародии на знаменитый роман-фэнтэзи было написано: «Хотя мы и не можем с полным чистосердечием сказать, уподобляясь профессору Т (олкиену), что „история разрасталась по мере ее изложения“, мы готовы признать, что эта наша история (или вернее, отчаянная необходимость подзаработать на ней, продавая ее хоть с уличного лотка по ломаному грошу за экземпляр) разрасталась в прямой пропорции к зловещему уменьшению наших счетов в банке…». А в аннотации на эту книгу русским по белому (в оригинале, конечно, английским по неведомо какому) сказано: «Авторы уведомляют, что настоящее произведение, и никакое иное, было выпущено в свет с единственной целью: как можно быстрее заработать некоторое количество денег». С господ Генри Берда и Дугласа Кенни из клуба «Гарвардский пасквилянт» стоит брать пример. Они не рассуждают о пользе «Пластилина колец» для человечества. Они говорят четко и ясно: мы хотим заработать!
Спросите у любого рыночного торговца: зачем он проводит целые дни на своей точке, таскает тяжелые ящики, ругается с милицией и налоговой инспекцией. Разве он станет рассуждать о благе человечества или непревзойденном качестве своего товара? Разве заявит, что мечтает осчастливить как можно большее количество людей? Нет. Скорее всего, он скажет, что у него дома жена и дети, а детям нужно учиться, а жене нужны тряпки, а в холодильнике пусто, и на все требуются деньги, поэтому он и торчит на рынке, зарабатывая, как может.
Но ведь любая презентация ведет именно к этому! К заработку. Если, конечно, вы не проводите презентацию политической идеи (хотя и здесь еще можно поспорить). Так почему же, приглашая потенциального спонсора на презентацию, нужно рассуждать о благе человечества? Давайте лучше рассуждать о благе этого самого будущего спонсора! Своя рубашка, как известно, куда как ближе к собственным тазобедренным суставам, чем целый рубашечный магазин, как бы он ни был хорош.
Поэтому, отвечая себе на вопрос «Зачем вы проводите презентацию?», говорите четко и внятно: «Я хочу заработать!». Признайтесь в этом хотя бы себе. А каким образом заработать — открыв ли новое производство, создав ли новый продукт, увеличив объем продаж старого товара — это уже другое дело.
И тем, кого вы приглашаете на презентацию, вы должны предложить не мифическое счастье человечества — не забывайте, такие пожелания не исполняет даже золотая рыбка, ведь она специализируется на желаниях, а не на чудесах, — а вполне конкретную, ощутимую для этого самого приглашенного выгоду. То есть: «Посетив нашу презентацию вы сможете увидеть нечто, что поможет вам заработать, поднимет ваш престиж, увеличит ваши доходы, улучшит положение дел в вашей компании, сделает вас здоровым и красивым» и так далее.
Конечно, не так в лоб. Все же речь идет о приглашении на презентацию, а не о написании очередной пародии. Но тем не менее следует обратиться к базовым потребностям человека. Помните их? Биологические, социальные и идеальные. Проблемы биологического выживания, эмоционального контакта, осмысления своего места в мире.
Письмо-приглашение не обязательно предполагает закрытую форму проведения презентации. Это же приглашение можно разместить в Интернете, в СМИ, разослать широко по электронной почте. Обычной почтой письма-приглашения посылаются «особо важным персонам».
Правильно составив письмо-приглашение, вы приобретете благодарную аудиторию на вашей презентации, слушателей, настроенных скорее принять ваше предложение, чем отказаться от него.