Как составить приход расход продукты - Исправление недочетов и поиск решений вместе с Examum.ru

Складской учет через Excel позволяет считать: остаток, расход и приход всякой продукции на складе фирмы или какого-либо завода, в особенности для тех организаций, которым требуется постоянное ведение отчетности материалов или готовых изделий. Если на больших предприятиях заказывают специальные программы, то в небольших фирмах обычно применяют табличный процессор, функциональности которого хватит для этих целей.

Excel — легкая программа ведения автоматизированного контроля на складе

Является простой и понятной платформой, к тому же поставляется совместно с самой популярной операционной системой — Windows.

Если хотите отказаться от ручного учета товаров на складе, то обратите внимание на наше решение для автоматизации. Узнать подробнее >>

Как вести складской учет в Excel (Эксель): особенности

Существуют определенные особенности использования, которые следует учитывать при его использовании:

нет очередей на складе;
вы нацелены на то, чтобы кропотливо работать с артикулами и сводками;
готовы забывать в базу данных всю информацию вручную.

Также эффективно работать с Экселем можно в случае, когда контролем занимаются лишь несколько человек.

Готовые решения для всех направлений

Ускорьте работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.

Узнать больше

Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.

Узнать больше

Обязательная маркировка товаров — это возможность для каждой организации на 100% исключить приёмку на свой склад контрафактного товара и отследить цепочку поставок от производителя

Узнать больше

Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.

Узнать больше

Повысьте точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.

Узнать больше

Повысьте эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.

Узнать больше

RFID

Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.

Узнать больше

Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.

Узнать больше

Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов..

Узнать больше

Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.

Узнать больше

Показать все решения по автоматизации

Кому могут помочь электронные реестры

Они используются теми предпринимателями, у которых небольшой поток покупателей, имеется достаточно времени для переноса информации о продаже в электронную таблицу.

Вот приблизительная «эволюция» товароучета на небольших предприятиях. Этот рисунок был выполнен после опроса нескольких десятков предпринимателей.

Главным недостатком учета товара в Excel (Эксель) является то, что его невозможно связать с кассой.

Мобильное решение от Клеверенс исключает этот недостаток. Подробнее >>

Но при этом у ПО существуют и преимущества:

в интернете имеется большое число свободных шаблонов для контроля;
также можно самому или из ютуб-уроков научиться их заполнению.

Как вести контроль

Конечно, одного и того же ответа на этот вопрос дать нельзя, но существуют рекомендации, способные помочь вам понять, как вести учет товаров склада в Excel (Эксель) правильно.

Требуется сделать справочники, для маленьких предприятий с одним магазином это условие не является обязательным.
При некотором постоянстве перечня продукции нелишне вводить лист под названием «Номенклатура», в котором все будет представлено в электронном виде. Он может включать в себя совершенно разные сведения о продуктах, в зависимости от особенностей вашего бизнеса.
Поступающий продукт должно учитывать на листе под названием «Приход», страница «Расход» предназначается выбывшим позициям, а в «Остатке» следует записывать нынешнее состояние.

Организация складского учета в Excel — таблица

Программа ведения создается очень просто, для этого рассмотрим пример, на который вы сможете ориентироваться при формировании своего софта.

Создаем справочники

Справочники «Поставщики» и «Покупатели» заполняются по одной и той же форме: первый столбец — наименование компании, второй — код, третий — юридический адрес, и четвертый — комментарий, в котором вы можете вносить различные примечания, связанные с организацией.

Затем создадим справочник «Точки учета», это требуется, если в вашей компании несколько магазинов и/или складов. Она состоит из трех столбцов.

Название места.
Кода точки.
Комментария.

После чего создадим раздел «Номенклатура» состоящий из 5 столбцов.

Название.
Сорт (или про другую подобную характеристику).
Единица измерения.
Размеры.
Комментарий.

Разработка «Прироста»

Создаем новый лист и называем его «Приход». Он будет состоять из 10 колонок: имя, дата, № накладной, поставщик, код, точка контроля, единицы измерения, количество, цена и стоимость.

Таблица для учета расходов товаров в Excel (Эксель) составляется аналогичным образом, только после графы «№ накладной» идут следующие столбцы: «Точки отгрузки», «Точки поставки», а также столбец «Покупатель» — затем следует сразу же начать вставить четыре последних полос из листа «Приход».

Как наладить автоматическую работу

Чтобы все работало в режиме автоматизации, нужно связать некоторые столбцы из неодинаковых таблиц, такие как заглавие изделия, ед.изм., количество и цена. Чтобы сделать это, следует в реестрах, графа в котором присутствует 2-й и последующие разы, указать в качестве типа данных «Список», а строка «Источник» состоит из надписи: ДВССЫЛ («номенклатура!$А$ 4:$A$ 8») — приведен пример к столбцу «Наименование товара». По аналогии надо сделать и в оставшихся столбцах.

«Итоги»

«Оборотная ведомость»/»Итоги» состоит из 8 столбцов: наименование, ед.изм., сорт, характеристика, остаток на начало, поступление, отгрузка, сальдо на _, шт.

Каждый из них заполняется автоматически, лишь «Отгрузка» и «Поступление» используя формулу: СУММЕСЛИМН, а остаток — с помощью математических операций.

Инструкция по ведению

Для внедрения учета необходимо следовать следующему порядку шагов.

Сначала следует провести инвентаризацию, главное — делать это внимательно, не допуская ошибок.
Определить структуру.
Следует выбрать шаблон, по которому будет вестись таблица, ведь помимо предложенного нами, в сети существует ещё большое количество всяческих вариаций, которые предназначены для многообразных целей.
Сделайте или скачайте, а затем установите образец.
Проведите первичное детальное заполнение справочников.
Если требуется, то проведите редакцию, введя новые поля.
Проверьте ошибки, проведя имитацию активности в магазине.
Научите работников работать с ПО.
Лучше создавать на каждый отчетный период отдельные листы, для предотвращения нагромождения.

Несколько обязательных принципов

При формировании собственной программы для учета склада в Excele необходимо придерживаться всех правил, чтобы не допустить ошибок.

Распорядок приемки

Принимать товар у подрядчика следует, придерживаясь одних и тех же правил. Кладовщик обязан не только изучить документы но, но и также сверить позиции и провести сравнение сведений.
Не вносить изменения в таблицу, пока не будет проведена сверка.
Во избежание ошибок необходимо делать перепроверку показаний на всех этапах.

Режим перемещения

Довольно часто случается так, что изделие перемещается от одного хранилища к другому, или же он мигрирует внутри склада. В таком случае ответственный с того склада, откуда переместилось изделие, делает пометку в листе «Расход», а ответственный на базе, куда поступило, делает об этом заметку в «Приходе». Когда же подобные манипуляции происходят в пределах одного и того же помещения, эти операции выполняет один и тот же работник.

Норма отпуска со склада

В случае использования одной таблицы для всего, фиксация движения товара происходить внутри файла. Если вы работаете не с одним документом, то всё это отражается в обоих файлах, и делать это будете вручную.

Условия проведения инвентаризаций, когда используются Excel-таблицы

Процесс слишком слабо автоматизирован, из-за этого проведение инвентаризации будет примитивным, но одновременно простым. Всё, что потребуется, это пересчитать изделия вручную, а после сравнить полученные данные с цифрами из документа. После частичного списания документ надо привести к соответствию с информацией об инвентаризации, сделать это надо вручную.

Со слов наших клиентов ПО «Склад 15» ускоряет процесс инвентаризации в 5 раз. Узнать подробнее >>

Шаблон Excel при аналитике продаж

При учете продукта подобает подбирать удобный для вас стандарт, в который вы будете вносить какие-либо сведения.

Так, шаблон продаж может принять следующий вид.

Наименование.
Его артикул.
Ед.изм.
Количество.
Стоимость.
Цена.

Для гораздо большего удобства проведения аналитики следует создавать для каждого месяца новый лист. Ниже приведен пример таблицы учета склада в Excel.

А	В	С	D
Поставщики
Наименьшее	Код	Юридический адрес	Комментарий
ООО «Москва»	12-01
ООО «Лето-3»	12-02
ЗАО «Утро»	12-03

Готовые решения для всех направлений

Узнать больше

RFID

Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.

Узнать больше

Показать все решения по автоматизации

«Складской учет» в Эксель

Таблица в обязательном порядке должна состоять из таких разделов.

Артикул, необходимый, чтобы быстро искать товар в списке, его берут согласно данным производителя.
Название с краткой характеристикой. К примеру: сарафан «Роза» красный с цветами.

Также название возможно придумать самому или же взять у производителя.

Единица измерения. Могут быть как штуки, так и погонные метры с другими видами измерения.
Остатки.
Цена.
Шипчандлер.

Помимо этого, вы можете создавать и другие столбцы, всё зависит от специализации вашего бизнеса.

На отдельной странице нужно поместить справочник представителей торговых организаций (ритейлеров).

Проблемы при работе с реестром

В таблице Excel (Эксель) при учете расхода и прихода товаров используется программа, но она имеет ряд минусов.

В случае случайного изменения сотрудником данных, а затем выходя из документа, сохранив его, отыскать ошибку будет трудно.
Чтобы учитывать все удаленно, можно использовать Google Tables, но когда будет достигнут порог в 100 и более строк, программа станет «тормозить».
Запрещено интегрировать таблицу с ПО ведения бухгалтерии и кассой.
Не существует шансов провести контроль остатка по сроку реализации, планировки поставок, доходов и т. д.
Не выйдет включить сканер, работа производится вручную.
Файл не может использоваться единовременно разными пользователями, за исключением таблицы от Гугла.
Отсутствие настройки автоматической проверки сведений, кроме числовых, буквенных и т. п.

Обзор бесплатного программного обеспечения учета

Чтобы сэкономить бюджет компании, можно прибегнуть к общедоступному софту. В интернете можно найти программы, которые на первых этапах бизнеса могут стать прекрасной альтернативой Excel.

Редактор OpenOffice

Этот вариант является самым популярным среди пользователей. Поставляется в составе бесплатного пакета Apache OpenOffice.

Софт имеет русскую локализацию, и грузится быстрее Экселя, при меньшем весе продукта.

Единственным неудобством при работе может быть то, что автоматически файлы сохраняются в формате ODS, но также имеется формат XLS.

LibreOffice Calc

По интерфейсу и доступным функциям очень похожа на предыдущую. Что не удивительно, ведь разрабатывалась она одним из программистов OpenOffice. Но в отличие от неё, программа умеет не только читать, но и также сохранять файлы в более совершенно формате XLSX.

Открывается приложение в течение нескольких секунд. Имеется возможность поработать с макросами и дополнительными функциями.

PlanMaker

PlanMaker является третьим бесплатным решением для ведения отчетности. Разработчиком она включена в пакет SoftMaker.

Может выполнить те же операции, что и две предыдущие, но в отличие от них имеет бесплатную и платную версии. Первая поддерживает старый формат Эксель — XLS, а вот платное ПО будет работать с файлами более современного типа — XLSX.

Что дает учет через Excel

Функционал ориентируется на макросы. Но чем опытнее программист, написавший программу, тем большее число различных действий может делать юзер.

Наиболее встречаемые действия, в таких Эксель-шаблонах, следующие:

Приход и расход товаров на разных листах.
Поиск в базе настраиваемый.
Перспектива вести клиентскую базу.
Формируется прайс.
Отображаются скидки.
Возможно создать автонаценки.
Возможность вести финансовую отчетность.
История отгрузки и поступление доступна ламеру.
Можно формировать оборотную ведомость за отчетный период.
Можно, используя различное число фильтров, просматривать текущее количество.
Согласно введенным данным создается шаблон счета, а также накладная для печати.

Перечисленные выше функции практически максимальные, которые возможно создать, работая в табличном процессоре Microsoft Excel.

Аналоги в платном сегменте

Отличия бесплатно распространяемых продуктов от программ, за которые необходимо заплатить, заключается в том, что все шаблоны уже загружены в них. Но при этом они десктопные, что является неудобным при работе с нескольких устройств из-за того, что ПО загружается в память девайса. Ниже приведено сравнение.

Таблица — Сравнение «Склад Excel» и «Склад производства»

Название

Ключевые характеристики

Стоимость в рублях

Склад Excel

Позволяет входить с различным уровнем доступа;
доставка;
печать прайса;
прием заявок
создание справочников;
печать накладных;
формирование заявок для поставщиков;
изменение накладных;
аналитика;
оприходование.

Семь-восемь тысяч рублей

Склад производcтва

аналитика;

аналитика поступления;
создание отчета по расходу сырья;
создается таблица отгрузки товаров;
оприходование сырье;
контроль расходов.

8 500 рублей

Достоинства учета складских остатков

Из-за некоторых преимуществ, она популярна среди некоторых предпринимателей.

Относительная дешевизна.
Не требуется интернет.
Бесконечная настройка под себя.
Потенциал ведения нескольких таблиц.
Простота в ведении.
Готовые шаблоны.
Схожие по функционалу программы, за которые не надо платить.
Имеется реализация подключения мобильной кассы, но все данные придется вносить всё равно вручную.

Схема подключения

Складской учет: недостатки ведения

Из-за больших минусов контроль с помощью Эксель применяется лишь малыми предпринимателями.

Одна ошибка при заполнении реестра складского учета приходов, расходов, остатков в Excel с большой долей вероятности приведет к серьезному перекосу отчетности.
Исключено напрямую интегрировать онлайн-кассу.
Промежуточные носители информации необходимы в использовании.
Сложно формировать в автоматическом режиме различные документы.
Присутствует возможность потери данных.
Невыполнимо удаленное ведение.
При проведении инвентаризации возникают трудности.
Отсутствует техническая поддержка.

Мы постарались подробно рассказать о том, как правильно вести учет на складе товаров, все нюансы и правила. Важно учитывать специфику деятельности вашего предприятия. Компания «Клеверенс» реализует ПО для различных отраслей бизнеса, поэтому вы можете смело обращаться к нам за помощью в подборе необходимого софта.

Количество показов: 192500

Источник

Содержание

— Как правильно вести учет товара в магазине?
— Как правильно проводить ревизию в продуктовом магазине?
— Как считать Приход Расход Остаток?
— Как ведется учет товаров в розничной торговле?
— Как вести учет товара в пивном магазине?
— Как правильно вести учет товара на складе?
— Как правильно считать ревизию?
— Как правильно рассчитать недостачу в магазине?
— Как правильно провести инвентаризацию?
— Как вывести остаток по ревизии?
— Как посчитать кассу за день?
— Как найти остаток в Excel?
— Какие варианты способов учета товаров можно применять в магазинах?
— Можно ли на Усн заниматься розничной торговлей?
— Что такое учет в торговле?

Как правильно вести учет товара в магазине?

Итак, учет товаров можно вести двумя способами — суммовым и потоварным (аналитическим). Но в любом случае результат выводится путем проведения ревизии по магазину или передачи товара. Первый способ, суммовой, ведется по сумме документов.

Как правильно проводить ревизию в продуктовом магазине?

Способы проведения ревизии в магазине

закрыть магазин в рабочее время;
провести проверку во внеурочное время (ночью или в выходные);
совместить работу и проверку единовременно;
провести ревизию одного отдела или секции;
сделать выборочную ревизию по нескольким группам товаров;

Как считать Приход Расход Остаток?

Остаток начальный (количество + сумма) плюс Приход (приход товара, возврат покупателя, оприходование на склад), минус Расход (продажа товара, возврат поставщику, списание), в результате получаем Остаток конечный в количественном и суммовом выражении.

Как ведется учет товаров в розничной торговле?

Учет розничной продажи товаров

Синтетический учет розничной продажи ведется на счете 90 «Продажи». При этом по дебету отражается себестоимость, расходы на реализацию, акциз и НДС. По кредиту отражается продажная стоимость товаров вместе с НДС. … Учет может вестись по покупным либо продажным ценам.

Как вести учет товара в пивном магазине?

В пивном магазине, как и в обычном, нужно учитывать приход товара и его продажи. Разница лишь в том, что товар приобретается в кегах, а продается на розлив. Учет можно вести ручным способом, когда все продажи отображаются в отдельной табличке на компьютере или, в крайнем случае, в отдельной тетради.

Как правильно вести учет товара на складе?

Среди принципов и правил складского учета можно выделить:

Планирование – работы нужно проводить по графику и кладовщик, например, должен понимать, в какие дни ждать приход товара и когда будет следующая инвентаризация.
Честность – товары и запчасти должны учитываться по фактическому наличию, а не со слов коллег.

28 окт. 2019 г.

Как правильно считать ревизию?

Остаток товара на начало периода + поступление товара = проданный товар + остаток на конец периода. Это основная формула по движению товара. При этом все показатели должны быть в одинаковых ценах.

Как правильно рассчитать недостачу в магазине?

предыдущий остаток+приход-касса-оплата поставщику-списание=остаток по отчету (пример 250000). Сверяете с тем, что посчитали в магазине (180000). Выходит разница (к примеру в 70000), из них вычитаете долг населения, это и есть их недостача.

Как правильно провести инвентаризацию?

Основные этапы проведения инвентаризации:

подготовка приказа о проведении инвентаризации;
формирование инвентаризационной комиссии;
определение сроков проведения и видов инвентаризуемого имущества;
получение расписок от материально ответственных лиц и т д.

Как вывести остаток по ревизии?

В ходе проведения ревизии денежных средств сначала нужно взять остаток с предыдущей инвентаризации товара, остановив при этом реализацию продукции, прибавить новый товар, который поступил после последней инвентаризации в денежном эквиваленте.

Как посчитать кассу за день?

L=V / P * N, где L – размер лимита, V – сумма денежных средств, поступивших в кассу за расчётный период; P – количество дней, за которые производится расчёт (не может быть более 92 дней);

Как найти остаток в Excel?

Функция ОСТАТ() в EXCEL

Функция ОСТАТ() , английский вариант MOD(), возвращает остаток от деления аргумента «число» на значение аргумента «делитель». Результат имеет тот же знак, что и делитель.

Какие варианты способов учета товаров можно применять в магазинах?

Выделяют следующие виды учета в розничном магазине:

Оперативный учет. Лежит в основе ежедневного контроля продукции на складе и в магазине. …
Статистический учет. Используется для выявления закономерностей в хозяйственной и финансовой деятельности розничного магазина. …
Бухгалтерский учет. …
Складской учет.

10 июл. 2020 г.

Можно ли на Усн заниматься розничной торговлей?

Розничная торговля как вид деятельности сама по себе не является препятствием к применению УСН. Для занятых ею организаций действуют общие ограничения на упрощенку, предусмотренные ст. 346.12 НК РФ.

Что такое учет в торговле?

Бухгалтерский учет в торговле — это правильно оформленные документы и составленные на их основании проводки. Товар для перепродажи учитывают на счете 41. У счета имеется несколько субсчетов. Чаще всего используется счет 41.4 «Покупные изделия».

Интересные материалы:

Как открыть WordPad в Windows 10?
Как открывать папки одним кликом в Windows 10?
Как отменить блокировку экрана на Windows 10?
Как отменить печать на Windows 10?
Как отменить перезагрузку в Windows 10 обновления?
Как отменить приостановку обновлений Windows 10?
Как отменить shutdown Windows 10?
Как отменить таймер отключения на Windows 7?
Как отменить таймер выключения компьютера Windows 7?
Как отменить таймер выключения Windows?

Источник

Для ведения учета питания организованных коллективов в программе «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» используется подсистема «Учет питания». Она позволяет автоматизировать расчет количества и состава списываемых продуктов для организации питания довольствующихся, вычислять стоимость питания каждой категории, а также отражать списание продуктов питания в бухгалтерском учете.

Краткое содержание статьи:

Какие справочники нужно заполнить в «1С» для учета питания.
Учет продуктов питания в «1С» поэтапно: планирование, контроль, списание, отчетность.

Заполнение справочников

Начало учета питания следует начать с заполнения необходимых справочников.

Для начала обратимся к справочнику «Номенклатура». Для полного удобства рекомендуется создать отдельную папку для «Продуктов питания». Тогда для всех новых элементов этой группы тип номенклатуры будет присваиваться автоматически. По мере поступления продуктов в учреждение можно заносить новые элементы номенклатуры в справочник. Также в этот справочник необходимо внести еще одну новую папку, присвоив ей тип номенклатуры «Готовое блюдо». Для каждого блюда необходимо указать наименование, тип номенклатуры «Готовое блюдо» и единицу измерения (складскую). После записи данного элемента становится доступной закладка «Спецификация». В данном случае под спецификацией понимается состав продуктов питания, которые используются для приготовления данного блюда, с указанием количества расхода. Для каждой номенклатуры можно вводить несколько спецификаций. Спецификация представляет собой «рецепт» блюда. При заполнении спецификации необходимо указать наименование, номенклатуру (готовое блюдо, для которого вводится данная спецификация), количество/выход (в данном параметре указывается вес блюда, для которого указывается спецификация). Значение данного реквизита указывается в единицах измерения, заданных в карточке «Готовое блюдо». На закладке «Состав» указываются продукты, из которых готовится блюдо, причем в количестве, необходимом для приготовления одной порции блюда. Обратите внимание, что спецификация готового блюда не всегда точно соответствует составу блюда, и при вводе в программу имеет следующие особенности:

расход продуктов в спецификации следует указывать в тех единицах измерения, в которых ведется учет продуктов питания;
если для приготовления готового блюда согласно составу требуется использовать продукты-полуфабрикаты, то в спецификации блюда необходимо точно описывать все продукты и количество их расхода для изготовления данного блюда;
расход продуктов следует указывать с учетом отходов.

Следующий справочник – «Приемы пищи». В него необходимо внести требуемые варианты приемов пищи (например, завтрак, обед, ужин).

Справочник «Варианты меню» предназначен для ведения списка различных дневных меню, используемых в учреждении. Эти варианты могут использоваться для различных столов, категорий или групп. Классификация выбирается произвольно.

В справочнике «Категории довольствующихся» указываются категории, которые находятся на довольствии учреждения. Для каждой категории необходимо указать вариант меню. Если категория относится к персоналу, то можно поставить галочку «Категория довольствующихся относится к персоналу». «Источники средств» – это сочетание ИФО и КФО. Следует указать, за счет каких средств будет обеспечиваться питание довольствующихся. Иными словами, продукты, купленные за счет каких средств, будут использоваться для обеспечения питанием данной категории довольствующихся. Также для одной категории могут быть внесены несколько источников средств. Это будет означать, что на обеспечение питанием данной категории довольствующихся могут быть затрачены средства из любых перечисленных источников. В табличной части «Изменение стоимости питания» может быть указана плановая стоимость питания. Данный показатель будет использоваться только в отчетах и никак не повлияет на ведение учета.

На этом этапе заполнения справочников заканчивается и можно приступить непосредственно к учету продуктов питания.

Учет продуктов питания

Данный процесс можно условно разделить на следующие этапы:

Планирование. Выявляются потребности учреждения в продуктах питания для непрерывного процесса обеспечения питанием категорий довольствующихся. В качестве механизмов планирования выступают документы «Заявка на питание».
Контроль. Происходит мониторинг необходимого количества продуктов на складе перед выдачей на изготовление блюд (документ «Планирование меню-требование», вводится на основании «Заявка на питание»).
Списание. Выдача товара со склада с последующим списанием продуктов для приготовления блюд (документ «Меню-требование», вводится на основании документа «Планирование меню-требования»).
Отчетность. Формирование регламентированных регистров и аналитических отчетов по учету продуктов питания.

Рассмотрим эти этапы более подробно.

Документ «Заявка на питание» предназначен для ввода данных, на основании которых программа сможет рассчитать потребность в продуктах для организации питания в учреждении на срок более одного дня. Этим документом регистрируются категории довольствующихся и их количество по учреждению. По кнопке «Расчет остатков по дату» можно получить отчет о недостающих продуктах питания и их количестве на дату документа.

Документ «Планирование меню-требования» позволяет рассчитать потребность в продуктах для организации питания в учреждении на конкретный день и составить калькуляцию стоимости питания. Документ заполняется в следующем порядке. В поле «Дата» вводится дата, на которую производится планирование меню-требование. Если на дату документа есть документ «Заявка на питание», то его можно указать в поле «Основание», тогда табличная часть документа «Планирование меню-требования» заполнится автоматически. В реквизитах «Неделя» и «День недели» указывается период цикла, на который производится планирование. В реквизите «МОЛ/Подразделение» следует указать материально ответственное лицо, с которого в последующем будут списываться продукты питания. Все данные, заполненные автоматически, можно откорректировать вручную. После проведения документа проводки не формируются, но данный документ служит основанием введения документа для списания продуктов питания. На основании данного документа можно ввести документ «Меню-требование», который формирует проводки по списанию продуктов питания, также этим документом можно оформить возврат неиспользованных продуктов.

При заполнении документа на основании «Планирование меню-требования» программа пытается автоматически распределить продукты питания, подлежащие списанию, по счетам учета с учетом наличия остатков на счетах. Также при распределении по счетам во внимание принимаются источники средств (КФО+ИФО), в рамках которых можно списать продукты для каждой категории довольствующихся.

После автоматического заполнения документа для тех продуктов, которые удалось распределить по счетам, будут заполнены все колонки табличной части, и строки будут прописаны черным шрифтом. Для тех продуктов, которые не удалось распределить (из-за отсутствия остатков на счетах учета), колонки будут пусты, счета учета будут не определены, и строки будут прописаны красным. Во всех таких строках необходимо заполнить недостающие данные. В программе есть возможность списать один и тот же продукт с разных счетов. Для этого можно воспользоваться путем копирования соответствующей строки, а затем указать в строках необходимое количество и счет списания. Кнопка «Перезаполнить» в документе используется для перезаполнения табличной части документа на основании вновь введенного документа-основания. При этом расчет остатков продуктов будет выполнен на дату документа (с учетом времени) (Рис. 4). Флажок «Возврат продуктов» предназначен для оформления возврата неиспользованных продуктов. При включении этого флажка в табличной части становится активным реквизит «Сумма». Этот реквизит обязателен для заполнения. Именно на эту сумму и произойдет возврат продукта. Обратите внимание, что при возврате продуктов в табличной части в «Продукты к списанию» в реквизитах «Сумма» и «Количество» указываются отрицательные показатели.

В программе «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» предусмотрено формирование регламентированных регистров по учету продуктов питания:

накопительная ведомость по приходу продуктов питания;
накопительная ведомость по расходу продуктов питания. Аналитическую информацию по движению продуктов питания можно получить в отчетах:
отчет о стоимости питания;
отчет «Расход продуктов по категориям довольствующихся».

Источник

Деньги

Как вести товарный учёт в рознице

Чтобы не было недостач, на складе всегда всего хватало, а продавцы не крали с полки, предприниматели ведут товарный учёт. И делают это по-разному — в тетради, Экселе или товароучётных приложениях.

Между учётом в тетради и в приложении целая пропасть, но не все готовы платить 800 ₽ в месяц за нормальную автоматизацию. Давайте на берегу раскроем карты: моя задача — показать вам, что вести товароучёт в хорошем сервисе круто, а в тетради — можно, но так себе.

Я потратила месяц на изучение товароучётных программ. И теперь расскажу вам, где вести учёт товаров удобно, а где — нет. История длинная, давайте начинать с главного.

Лучшее, что с вами может случиться после встречи с Эвотором, — приложение «Управление ассортиментом». Правильная товароучётная программа помогает избежать пересортицы и бессонных ночей за инвентаризацией.

Зачем нужен товароучёт

Помогли разобраться эксперты Эвотора

Предприниматели ведут товарный учёт, чтобы:

контролировать работу точек и продавцов;
быстро принимать товар и тут же ставить его на витрину;
сводить остатки и избегать недостач;
знать, какие товары лежат на складе, а какие продали и нужно срочно заказать;
не было пересортицы — когда числится один товар, а по факту на полке лежит другой;
понять, какой товар ходовой, чтобы регулярно его заказывать.

Когда товаров мало и они однотипные, можно справиться работой в тетради или таблицах. Если позиций много, делать всё вручную сложно, проще через программу. Смотрите: для небольшого газетного киоска хватит и эксельки, а магазину с 5000 товарных позиций без программы никак.

У меня магазин детской одежды, в котором примерно 1200 позиций. Сводить каждую по тетради, смотреть, где она и сколько остатков, — сложно, особенно в момент продажи.

Как только открыли магазин, я начала работать в бесплатной программе. Она очень простая, можно ставить приход и расход, но у неё есть минусы.

Не работают возвраты: то товар не становится на остаток, то цена ставится розничная.
Здесь неудобная инвентаризация: распечатываю список — численность по компьютеру — и вручную проставляю фактическое наличие.
Я не могу поставить программу продавцу и себе, нет связки. Поэтому продавцы записывают продажи в тетради, а я потом переношу в программу.

рассказывает Светлана Семенюк, владелица магазина детской одежды

Как обычно устроен товароучёт

Иногда могут быть особенности из-за налогов, ассортимента и бухгалтерии, но обычно так:

Предприниматель изучает спрос и собирает заказ поставщику: смотрит по продажам, что чаще всего покупают, и делает заявку поставщикам.
Товар привозят, все позиции записывают или вносят в программу и добавляют наценку. Потом отправляют на склад или в магазин.
Если товар со склада привозят в магазины, оформляют перемещение.
При продаже товара через кассу он автоматически списывается с товарного учёта.
Если покупатель возвращает товар, надо оформить возврат и поставить его на остаток, чтобы на переучёте сошлись цифры. При возврате через кассу товар вернётся автоматом.
Регулярно нужно делать переучёт: считать сумму товаров по факту и в тетради, Экселе или программе. Цифры должны сойтись. Если нет, материально ответственные сотрудники платят за недостачи из своего кармана (ст. 233 ТК РФ).

Как вести учёт товаров: в программе, в Экселе или вручную

Глобально есть три варианта, как вести учёт товаров. В программе и эксельке ведут количественный учёт — это когда подробно и понятно. А в тетради суммовой — это когда записывают, сколько заплатили поставщику за товары и сколько в итоге заработали, сколько штук/килограммов привезли и продали.

1. Просто — в программе

Сложность: ❌

Качество учёта: ⭐⭐⭐⭐⭐

Для кого: для всех розничных магазинов, супермаркетов, сетей, которые хотят контролировать бизнес.

Есть подвох: в некоторых программах, например в 1С, сложно разобраться.

Вот у нас продуктовый у дома.

Предприниматель смотрит отчёт по продажам и видит, что покупают чаще всего и какой товар заканчивается. Делает заказ, получает продукты, которые точно раскупят. Просрочки станет меньше.
Товар приходит, предприниматель просит у поставщика накладную в Экселе, загружает в программу и за пять минут заводит товар в базу. У него 100 новых позиций, которые он начнёт продавать через 15 минут после поставки: товар уже в базе.
Продажи фиксируются сами: продали товар через кассу — и в программе автоматически создаётся документ «Продажа», меняются остатки.
В конце дня предприниматель смотрит результаты торговли в приложении: там есть статистика по точкам за смену. Тут же смотрит, сколько денег в кассе.
Если надо поднять цены, можно сделать массовую переоценку. Например, за две минуты поднять цены на всё на 3%. Или на товары какой-то марки/группы на 8% — и тут же распечатать ценники.
Программа ускорит процесс инвентаризации. Если подключить сканер, пересчитывать фактическое количество товаров намного проще: продавец сканирует штрихкоды, программа считает остатки и находит расхождения, если они есть.

Вывод. Программа делает учёт товаров приятным и простым. Человеку хочется им заниматься, это даёт возможность до мелочей понять, что происходит в точке и как улучшить результаты бизнеса.

Я использовала «Управление ассортиментом» — от разработчиков Эвотора. Здесь легко контролировать сотрудников и деньги в кассе. В программе удобно работать с УПД и товарами, подлежащими маркировке.

«Управление ассортиментом» умеет много чего. Проще заглянуть в описание, но что особенно ценно — приёмка маркированных товаров по УПД с быстрым обновлением остатков и внесением новых позиций в базу.

Ещё классная штука — это разукомплектация. Нам привезли головку сыра, принимаем товар, создаём документ «Разукомплектация», и он делает три операции:

Списывает с товарного учёта маркированный товар.
Создаёт карточку с типом «Товар», приходует как обычный товар.
Оформляет выбытие марки в «Честном знаке».

А вот так выглядит товароучётная программа.

В товароучётных программах все функции под рукой: быстрое добавление товаров, массовая переоценка, создание документов, выгрузка накладных, отчёты по продажам, остатки

2. Сложно — вручную в Экселе

Сложность: ❌❌❌

Качество учёта: ⭐⭐

Для кого: для небольших магазинов с маленьким набором товаров.

Есть подвох: недостачи, пересортица, сложно делать переоценку товара, можно случайно удалить данные.

Покажу процесс на примере киоска с продуктами и примерно 150 наименованиями — крупы, хлеб, мука, сахар, молочка. Учёт выглядит так:

Предприниматель спрашивает у продавца: что нужно заказать, какие продукты покупают чаще всего. Говорят, боги Экселя умеют настраивать таблицы так, чтобы они сами выводили популярные товары. Но у нас тут обычный предприниматель, только ИП оформил. Он заказывает то, что, на взгляд продавца, берут чаще всего.
Товар приходит, предприниматель вбивает руками в Эксель всё из накладной или копирует, если накладная электронная.
Если продавец что-то продал, он вносит это в таблицу. Обычно у продавцов здесь рождается много вариантов, как положить деньги в карман. Предприниматель не видит, что продали, и не сможет проследить, если продавец не запишет продажу. Если в магазине есть касса, предприниматель может отследить махинации, но тогда нужно отслеживать чеки, следить за деньгами и остатками, а на это уходит много времени.
В конце дня продавец считает сумму в таблице, сверяет с кассой, исправляет остатки в таблице. На это часто нужно тратить время уже после закрытия точки.
Если цена на товар изменилась, надо исправить её в Экселе, исправить каждую карточку товара в кассе. А ещё сделать новые ценники.
Раз в неделю или месяц предприниматель вручную считает остатки — проводит инвентаризацию. Параллельно считает в Экселе с помощью формул, всё сверяет.

Вывод. В Экселе главная проблема — любое действие отнимает много времени. Например, чтобы сделать переоценку нескольких позиций, нужно каждую считать вручную или настраивать формулы.

Или, допустим, надо сделать разукомплектацию товара. Нам привезли головку сыра, и мы нарезали сыр на десять кусочков. В Экселе нужно убрать головку сыра из остатков и вручную записать каждый кусок. А ещё зайти в личный кабинет на сайте «Честного знака» и оформить выбытие маркированного товара. Программа сразу оформит выбытие товара, спишет головку сыра и создаст новую карточку товара, чтобы сыр легко было продавать кусочками.

Вообще работа в Экселе — это тренировка внимательности. Здесь простыни товарных позиций, формулы и числа — всё связано. Неправильно вручную поставили цифру или случайно влезли в формулу — дальше Эксель всё посчитал неправильно.

Пока я вручную вбивала количество товаров, Эксель начал тормозить и местами сохранил по одному товару в колонку «Количество». Потом пришлось проверять и менять цифры. Очень удобно, конечно

3. Сложнее всего — вручную в тетради

Сложность: ❌❌❌❌❌

Уровень учёта: ⭐

Для кого: для небольших точек с маленьким набором товаров.

Возможные проблемы: много ошибок, не сходятся остатки, недостачи, продавец может обмануть, пересортица.

Та же небольшая точка, те же 150 товаров. В тетради обычно ведут суммовой учёт, это выглядит так:

Предприниматель спрашивает продавца: что нужно заказать, какие продукты покупают чаще всего. Это и заказывает. Провести анализ по тетради сложно. Чтобы просмотреть здесь все продажи и выделить ходовой товар, предприниматель потратит кучу времени. И это при условии, что продавец будет успевать записывать не только сумму покупки, но и товар. Или надо будет сверять по чекам — что продавалось чаще всего.
Товар приходит, предприниматель переписывает из накладной сумму прихода.
Каждую продажу продавец записывает в тетрадь: просто сумму или сумму и набор продуктов. Предприниматель опять же не видит, честно ли продавец всё записывает или что-то прилипает к рукам. Чтобы проконтролировать продавца, ему придётся проверять чеки, следить за деньгами и остатками, а на это уходит много времени.
В конце дня продавец считает сумму продаж по тетради, сверяет с кассой, иногда делает это в нерабочее время.
Если цена на товар изменилась, надо пересчитать, на какую сумму товара в магазине. Записать это в тетради, исправить на кассе и сделать новые ценники на товар с изменённой ценой.
На инвентаризации нужно вручную посчитать сумму остатка по тетради, после этого вручную пересчитать сумму фактического товара. Сверить. Ад с ручным пересчётом товаров, калькулятором и сведением остатков по тетради.

Вывод. Я бы не стала вести учёт в тетради. Это гарантия недостач или пересортицы. Если точка с продуктами, даже небольшой набор товаров вести в тетради неудобно.

Контроля за продавцами нет. Они могут действовать аккуратно — списывать товар, указывать бой или порчу. Даже если вести учёт всех списаний в тетради, отследить махинации сложно.

Если за день мало продаж — их можно записать и посчитать вручную. Если постоянный поток — записывать вручную нереально

«Если вести суммовой учёт в тетради, особенно сложно отследить мошенничество продавцов. У нас есть недостача — не хватает молока на 300 ₽. Но непонятно, какое количество товара исчезло и куда.

В Экселе чуть проще, тут удобнее вести количественный учёт и отслеживать недостачи. Например, можно посмотреть, что не хватает пяти пакетов молока на сумму 300 ₽.

Но в Экселе нельзя вести партионный учёт. То есть нельзя посмотреть, из какой партии молоко, которое куда-то исчезло. В программе это отследить легче».

рассказывает Владимир Поздняков, эксперт по автоматизации товароучёта в Контур.Маркет

Дальше я хотела закончить, но редактор попросил подробнее рассказать, как предприниматели делают те или иные операции учёта разными способами. Что ж, читать вам ещё долго😏

Как планировать заказы с помощью товароучёта

Учёт товаров помогает предугадать спрос и заказать поставщикам то, что точно купят. Есть три варианта, как это сделать.

1. Просто — в программе

В приложении «Управление ассортиментом» планировать заказы можно по отчётам о продажах: открываем и смотрим, что покупали чаще всего.

Допустим, у нас магазин обоев. В программе мы видим, что в предыдущем месяце покупатели чаще всего брали пять видов обоев:

Elysium Эрмитаж S41256 — 1495 рулонов;
Decori.Decori Carrara 84601 — 1453 рулона;
Zambaiti Parati Academia Z 10933 — 1415 рулонов;
Grandeco Muse MU 3209 — 1382 рулона;
Marburg Parice Loveday 33706 — 1377 рулонов.

Смотрим, сколько осталось рулонов, и видим, сколько нужно заказать, чтобы товара хватило ещё на месяц.

Вывод. В программе посмотреть самый популярный товар и спрогнозировать спрос просто: она считает продажи и показывает остатки автоматом. Здесь легко оценить, сколько рулонов нужно дозаказать. Программа не ошибается.

В приложении «Управление ассортиментом» видно, какое количество каждой товарной позиции покупают

В аналитике можно увидеть, какие товары покупают чаще всего, и оценить стабильность спроса. А ещё спрогнозировать, на сколько дней хватит товаров

В приложении «Управление ассортиментом» видно, какое количество каждой товарной позиции покупают

2. Сложно — в Экселе

Вот мы ведём список продаж в Экселе. Чтобы выбрать самые популярные товары, нужно анализировать всю таблицу. Перед глазами снегопад из артикулов, и вероятность, что я что-то напутаю и потеряю какой-то популярный товар, огромная.

Чтобы определить ходовой товар, мне нужно посчитать, сколько чего продали — по каждому товару. Например, 7 апреля продали 15 рулонов Grandeco Muse MU 3209, 9 апреля — десять рулонов, 15 апреля — пять, 20 апреля — 12 рулонов. Складываем все продажи и выводим сумму вручную или с помощью формул.

Ежедневные продажи сводим в месяц и только тогда видим, сколько всего рулонов продали за апрель. Точно так же подбиваем количество для каждого популярного вида обоев. Дальше нужно посмотреть остатки и подумать, сколько рулонов нужно дозаказать.

Вывод. Я, пока это писала, уже запуталась. Планировать заказы в Экселе точно сложнее, чем в программе. Можно потерять что-то важное и не включить это что-то в заказ. Держите аксиому: нет популярных позиций — меньше денег в кассе.

В таблице нужно выбрать популярный товар на глаз, потом суммировать покупки, чтобы понять, сколько рулонов заказывать. Это долго и сложно

Анализируйте продажи в приложении «Управление ассортиментом». В отчётах по продажам видно, какой товар пользуется спросом у покупателей. Используйте эти данные, чтобы вовремя заказать популярный товар.

3. Сложнее всего — в тетради

С тетрадным учётом у нас есть два варианта:

Проанализировать все записи и определить популярные. На калькуляторе посчитать, сколько купили рулонов в этом месяце. Потом посчитать остатки и прикинуть, сколько чего нужно заказать. Всё как в Экселе, только с калькулятором в руках и в три раза дольше.
Ещё можно спросить продавца — пусть прикинет, какие обои популярные, сколько нужно заказать.

Первый вариант — сложный и придётся потратить много времени, поэтому чаще всего выбирают второй. Но тут есть проблема.

Предприниматель едет в магазин и просит продавца прикинуть, что нужно заказать. Тот помнит, что люди часто берут обои Marburg Parice Loveday, их можно продать и 100 рулонов. А ещё Zambaiti Parati Academia — рулонов 70 хватит. И 50 рулонов Decori.Decori Carrara.

Продавец передаёт предпринимателю записку с количеством и бежит работать дальше. А про Grandeco Muse MU забыла — их тоже берут часто, а на складе осталось всего семь рулонов. Но продавец об этом не знает, а предприниматель делает заказ по бумажке, остатки по тетради не сводит. Вот и косяк.

Вывод. Продавцы знают, что часто покупают, и могут сориентировать, что заказывать. Но они могут ошибаться, если позиций много. Вот, смотрите, для примера я сделала достаточно подробную таблицу в тетради. От этих записей мороз по коже: так сложно понять, что тут происходит.

Так продажи мало кто записывает — в основном пишут суммами. Но даже если записывать каждую покупку, проанализировать спрос в тетради очень сложно

В приложении «Управление ассортиментом» есть отчёты по остаткам, чтобы быстро заказать то, что заканчивается на складе. В программе видно, сколько денег лежит в кассе. Так проще понять, хватит ли текущей выручки на закупку товара.

Как принимать товар

Мы заказали обои, поставщик собрал заказ и отправил его нам. Нужно принять товар и добавить его в базу магазина.

1. Просто — в программе

В программе создаём новый документ «Поступление товара». Дальше есть три варианта, как добавить товары.

Импортировать данные из накладной в Экселе. Если в накладной есть новые позиции, программа предложит добавить карточки товаров. Все данные, которые внёс поставщик, загрузятся автоматически: название товара, количество, цена. Розничную цену надо указать самим. Товары, которые уже есть в базе, программа найдёт и обновит остатки. Тут же можно поменять цену закупки и продажи. Как только провели документ, данные о товарах в программе и на терминале обновляются.
Принять товар с помощью сканера. Считываю штрихкоды на товарах 2D-сканером, они добавляются в документ. Если в накладной есть новые позиции, программа предложит добавить карточки товаров. Кра-со-та.
Добавить сразу группу товаров. Выбираем во вкладке нужную группу, например клей для обоев. И десять видов клея автоматом попадают в документ. Заполнить их фактическое количество можно, введя вручную или отсканировав штрихкод товара.

Вывод. В товароучётной программе «Управление ассортиментом» получается моментально заводить новые карточки на товар, которого ещё нет в базе. Приёмка происходит быстро. Можно добавить 500 позиций за десять минут, и данные об остатках через 15 минут обновятся в программе и на терминале.

В программе можно добавить сразу пачку товаров, если импортировать накладную из Экселя

Попробуйте программу «Управление ассортиментом» бесплатно — есть семь дней на тестирование. Принимайте товар быстро на терминале или в приложении на компьютере. Несколько минут — и сотни новых позиций в товарной базе с ценой. Отсюда же печатаете ценники, и товар уже на полке.

2. Сложно — в Экселе

В Экселе для приёмки я завожу отдельную вкладку «Приход» и записываю весь товар. Тут тоже два варианта:

Вписывать все позиции вручную: название, количество, цену, артикул. Кошмар. Менять количество товаров в базе тоже вручную. Оставалось 20 рулонов обоев и пришло ещё 100 → нужно изменить остаток.
Попросить поставщика прислать накладную в Экселе и скопировать все позиции. А дальше тоже изменить количество товаров в базе. Если есть новые позиции, их нужно добавить в товарную базу.

Вывод. В Экселе принимать товары и добавлять новые позиции дольше, чем в программе. Если позиций 500 или хотя бы 100 — потрачу слишком много времени. А ещё самой менять остатки. Где эта программа, которая всё делает автоматом🙄

Если получили 15 видов обоев, можно вбить вручную. Если 200 или 500 — это долго

3. Сложнее всего — в тетради

Вести учёт поступлений можно в отдельной тетради или вместе с расходами и продажами. Чаще всего записывают не весь товар, а только сумму по накладной. Это быстро, но неудобно: сложно сверять остатки.

Вывод. Вести учёт поступлений в тетради можно только на небольшой точке. В обычном магазине, где много товара и приёмка каждые три дня, а то и каждый день, это ад. А когда я сверяю остатки, вижу недостачи, но не знаю, откуда они.

Чтобы внести 15 позиций из накладной в тетрадь, нужно 15 минут. Сколько времени займёт внесение 100 позиций, решила не проверять

Переоценки и акции в товароучёте

Чтобы не работать себе в убыток, надо следить, чтобы цены были актуальными всегда. Для этого делают переоценку. Если подходят сроки или нужно быстро распродаться — делают акции и скидки.

1. Просто — в программе

Переоценка. Если цена закупки выросла, надо быстро поменять розничную цену. Например, раньше поставщик отпускал рулон за 1500 ₽, а теперь — за 1600 ₽. Создаём документ в программе, выбираем нужный товар: его можно найти в строке поиска по названию или артикулу. Тут же меняем цены и печатаем ценники.

В программе можно переоценить одну позицию, или несколько, или даже группу товаров разом — по формуле или произвольно. Цены на терминале обновятся автоматически.

Так выглядит переоценка в программе «Управление ассортиментом». Можно переоценить сразу группу товаров

В программе «Управление ассортиментом» можно делать массовую переоценку товаров. Меняйте цену на 500 или 1000 товаров примерно за две минуты.

Акции и скидки. Если нужно быстро распродать часть товаров и напечатать ценники со скидками, тоже всё просто. У меня есть десять видов обоев, которые вообще не берут. Для этого выбираем нужные артикулы, делаем уценку и печатаем яркие ценники с надписью «Скидка». Ну класс же.

Так выглядит конструктор ценников в программе. Можно менять размер ценников и содержание

В программе «Управление ассортиментом» есть конструктор ценников. Здесь сразу можно создать акционные ценники, подсветить скидку — чтобы покупатели заметили — и тут же распечатать.

2. Сложно — в Экселе

Переоценка товара. В Экселе нужно поменять цену на товар в таблицах вручную. Для этого через поиск находим нужный товар и пишем новую цену, потом идём в ценники.

Меняю цену на все обои Marburg. Открываю Эксель с базой → ищу нужные позиции через Ctrl + F → меняю цену. Иду куда-то в другую программу печатать ценники.

Если я хочу отслеживать изменение цен, придётся создавать документ и вносить в него все артикулы, старую и новую цену. В таблице никак не отследить изменения цен, поэтому лучше делать акты о переоценке. А что же будет в тетради?

Искать нужные товары и менять цены в Экселе — то ещё удовольствие

«Ведение товарного учёта не является законодательно обязательным. Поэтому все документы в рамках товароучёта — на усмотрение предпринимателя.

Есть бухучёт и товарный учёт. Бухгалтерский учёт — это документы определённого формата, и вести их нужно обязательно, так как придётся сдавать отчёты.

В товароучёте нет установленных документов. Если удобно делать акты о переоценке товара — можно делать. Не хочется заморачиваться с документами — и не надо.

Но это работает, пока товар не попадёт в зону интересов государства. Например, алкоголь, сигареты, молочка уже попали. И для них есть чётко установленная документация. Например, перевозить алкоголь из магазина в магазин нужно с документом о перемещении».

рассказывает Владимир Поздняков, эксперт по автоматизации товароучёта в Контур.Маркет

Акции и скидки. То же самое, что с переоценкой, только цена станет ниже, а не выше. Лучше расскажу про ценники: их можно печатать с помощью онлайн-сервисов и даже выгружать информацию из Экселя для печати. Но это долго:

Нужно изменить цены в Экселе и сохранить файл.
Зайти на сайт, загрузить файл.
Настроить макеты, сохранить.
Отправить файл на печать.

Боюсь представить, сколько надо времени на работу с ценниками, если делать скидки и переоценку регулярно.

ВЭкселе переоценить десять позиций, создать акт о переоценке и напечатать ценники — квест на полчаса минимум

3. Сложнее всего — в тетради

Что переоценка, что скидки — в тетради всё долго и неудобно. Беру то, что есть на полке, вручную пересчитываю сумму остатка и поднимаю или снижаю цену. Потом меняю ценник — делаю от руки или иду в интернет-сервис. И в конце, если нужно, составляю акт о переоценке: на какую сумму было товаров и на какую стало. Это всегда хорошо, даже чтобы зафиксировать переоценку.

Вывод. В тетради сложно работать, вести переоценку и делать скидки — треш. Но не фиксировать совсем нельзя. Можно просить делать наценку или скидку кассира во время продажи, но он может намухлевать и разницу положить в карман. Никто не узнает.

Как контролировать перемещение товара для товароучёта

Когда нужно переместить товар со склада на точку или из одного магазина в другой, чаще всего используют расходные накладные или ТОРГ 13. Они помогают контролировать товар, следить за остатками и понимать, где происходят убытки: на каком складе или в каком из магазинов неправильно ведут учёт или портится товар.

Это внутренние документы, и чётко установленных требований нет, поэтому можно вести учёт перемещений и создавать накладные или вообще ничего не делать. Но есть исключения.

«Есть определённые сценарии, когда бухгалтерии нужно показывать первичные документы. Например, у предпринимателя сеть магазинов алкогольной продукции, и он сам развозит алкоголь по точкам.

В одном магазине закончился коньяк, нужно взять на другом десять бутылок и перевезти. На перевозку алкоголя нужна сопроводительная документация, пока в бумажном виде. Для этого нужно создать, провести и распечатать документ о перемещении. Затем отдать его экспедитору».

рассказывает Владимир Поздняков, эксперт по автоматизации товароучёта в Контур.Маркет

1. Просто — в программе

Тут всё автоматизировано: система спишет товар со склада и оприходует его в магазине. Для этого создаю документ «Перемещение», выбираю отправителя и получателя, добавляю товары или разом всю группу, жму «Провести».

Пара минут — и перемещение готово. Количество товара на точках меняется автоматом. А если ещё перемещается товар, которого нет в базе принимающего магазина, то программа предложит создать для него карточку.

Добавляем в документ нужные товары и их количество, проводим перемещение, дальше программа пересчитает количество товаров на точках

В программе в любой момент можно посмотреть статистику по движению товара

В программе «Управление ассортиментом» оформление документа «Перемещение» занимает две минуты. Товар спишется со склада и будет оприходован в магазин. В одном документе два действия.

2. Сложно — в Экселе

В Экселе вести перемещения проще сразу на листе с поступлениями товара, чтобы не создавать лишние листы. К таблице с приходами добавляю несколько колонок: куда получили товар, когда и сколько штук переместили на точку. Если нужно задокументировать перемещение, накладные можно создать в Экселе или Ворде.

К такой таблице лучше приложить накладные или акты о перемещении товара, иначе не уследим, куда дели товар

Такие накладные на перемещение можно делать в Экселе

К такой таблице лучше приложить накладные или акты о перемещении товара, иначе не уследим, куда дели товар

Такие накладные на перемещение можно делать в Экселе

3. Сложнее всего — в тетради

Если ведём учёт в тетради, для каждой точки и склада заводим журнал и в него по накладным записываем, на какую сумму привезли или увезли товар. Везу товар со склада в магазин, пишу в складской тетради –9000 ₽. А в тетради магазина +9000 ₽. Потом пересчитываю общую сумму товара на складе и в магазине.

Неудобно. Писать все перемещения с артикулами из накладной долго. Так делают разве что мальки в розничном бизнесе. Хочешь стать акулой — веди учёт по-взрослому.

Если ведёте учёт в тетради, накладную можно сформировать в Ворде, только это займёт время

Как вести учёт выбытия товаров: продажи, возвраты и списания

Учёт выбытия товара зависит от его причины: продажа, возврат или списание — если истёк срок годности, обои украли или повредили.

1. Просто — в программе

Продажа. Тут всё просто: кассир отпустил товар, касса зафиксировала продажу, программа создаёт документ «Продажа», меняются остатки. Здесь вообще ничего делать не нужно — учёт продаж ведётся автоматом.

В программе «Управление ассортиментом» удобно отслеживать движение товара — от его поступления и до продажи. В отчётах можно посмотреть все операции, которые происходили с товаром: поступление, продажа, возврат, списание.

Возврат. Если покупатель возвращает товар, продавец оформляет документ возврата на кассе. В приложение «Управление ассортиментом» поступает документ возврата, и происходит автоматическое обновление остатков.

«Я работаю в бесплатной программе, в которой невозможно сделать возврат не день в день. Если купили сегодня, а вернули завтра, товар не станет на остаток.

Это очень неудобно, поэтому продавцы говорят клиентам, что возврат желательно сделать сегодня же. Не всем клиентам это нравится, а не принять товар через три дня я не имею права. Поэтому возвраты — моя головная боль».

рассказывает Светлана Семенюк, владелица магазина детской одежды

Так в программе «Управление ассортиментом» выглядит документ возврата, оформленный на кассе

В программе «Управление ассортиментом» автоматически обновится остаток после возврата, оформленного на кассе. Даже если его сделают через неделю или две после продажи. А ещё в программе можно быстро просмотреть все возвраты: кто и когда их сделал, на какую сумму.

Списание — порча, недостача, обмен. Если товар испортился при хранении, вышли сроки или образовалась недостача, надо сделать списание. В программе «Управление ассортиментом» есть два варианта:

Выбрать товары, которые нужно списать → создать документ «Списание» → провести документ.
Создать документ «Списание» → добавить товары через строку поиска или с помощью сканера → провести и сохранить документ.

Остатки в программе обновятся автоматически. А ещё в программе можно проанализировать количество списаний, чтобы вовремя увидеть, например, что обои подозрительно часто стали портиться на складе.

В программе «Управление ассортиментом» списания занимают пару минут

В программе «Управление ассортиментом» сделать списание просто. Выделяем нужный товар, жмём на кнопку — готово. Программа сама меняет остатки. А ещё легко посмотреть, сколько списаний было в этом месяце или за полгода.

2. Сложно — в Экселе

Продажа. Продавцы могут записывать каждую продажу в Эксель. Но на это есть время, если в день пять-десять продаж. Если покупателей много и люди стоят в очереди, записывать продажи вручную некогда. Можно забыть, не успеть или сделать это специально. Так рождаются недостачи.

Возврат. Для возвратов можно завести отдельный лист в документе. На него записывать дату возврата и товар, цену, дату продажи и даже причину возврата. Тут главное не забыть поменять остатки, так как в Экселе это нужно сделать вручную.

Списание — порча, недостача. В Экселе надо вручную исправлять остатки и проставлять списания. Можно завести отдельный лист, на который записывать минус и причину списания. Это поможет анализировать списания: вдруг сотрудники специально списывают товар, продают, а деньги кладут в карман.

Можно вести списания вместе с движением товара. Только в таком случае непонятна причина списаний — куда делось почти 500 позиций

3. Сложнее всего — в тетради

Продажа. Продавцы могут записывать каждую продажу в тетрадь подробно, с названием товара. Но это долго. Этот способ ещё может подойти, когда в день пять-десять продаж. Если больше — не балуйтесь, заведите хотя бы таблицу. Или пишите только единицы продаж за день. Что-то забыли — и сумма не сошлась с кассой.

Возврат. Для возвратов можно завести отдельную тетрадь, записывать дату возврата и товар, цену, дату продажи и даже причину возврата. Тут главное не забыть поменять сумму остатков в тетради и ничего не напутать с цифрами — будет лишняя головная боль на инвентаризации.

Списание — порча, недостача. В тетради чаще всего просто записывают в общий минус все недостачи, испорченный и просроченный товар. Лучше писать минус сразу с комментариями, иначе потом сложно будет найти причину списаний.

Списания в тетради можно вести вместе с перемещениями, приходами и расходами, если ведём учёт суммовым методом

«Бывает, предприниматели делают списание в минус. Что-то испортилось — записывают в общий минус в тетради или Экселе. Потом смотрят записи за месяц — непонятно, что за минусы. Может, подошли сроки, а может, товар повредил сотрудник или продавец. Минус 5000 ₽, минус 3000 ₽, минус 2000 ₽ — это из-за чего происходит?

Когда ведём учёт товаров в тетради, спустя какое-то время не можем вспомнить, что случилось с товаром. В Экселе то же самое. Тут нужно вести документы или хотя бы приучить сотрудников: пишем минус — указываем причину.

Но даже если указывать причину минуса, сложно проанализировать и увидеть тенденцию — почему так много минусов. За месяц — ещё как-то. Посмотреть причины за 2–6 месяцев в тетради невозможно. В Экселе можно, но потратим много времени. В программах есть отчёты списаний, которые помогают быстро анализировать причины».

рассказывает Владимир Поздняков, эксперт по автоматизации товароучёта в Контур.Маркет

Как вести учёт остатков

Инвентаризация — сверка товаров, которые лежат на полках в магазине и на складе, с тем, что числится в базе: в тетради, Экселе или программе. Инвентаризация нужна, чтобы проверить, сколько товаров реально лежит на складе или в магазине. Она помогает найти недостачу или пересортицу.

1. Просто — в программе

Очень удобно делать инвентаризацию с помощью сканера. Просто проходим по магазину или складу и сканируем штрихкоды. Тут не будет ошибок, которые возможны при ручном подсчёте.

В программе «Управление ассортиментом» проводить инвентаризацию можно двумя способами:

Заполнить ведомость списком товара, который мы хотим пересчитать → распечатать ведомость и сохранить черновик созданного документа → пересчитать товар на складе → перенести фактическое количество товара в сохранённый черновик документа.
Сразу вносить фактические остатки в документ в приложении. Если использовать сканер, то это самый удобный способ. Каждое сканирование товара будет добавлять +1 к количеству в колонку «Факт». Можно комбинировать с ручным вводом остатков.

В программе «Управление ассортиментом» можно провести инвентаризацию всего магазина, склада, товарной группы или единичных позиций. Заполнить инвентаризационную ведомость можно вручную, через поиск нужных позиций в базе или сканером.

2. Сложно — в Экселе

Бухгалтер и продавец берут инвентаризационную ведомость с наименованиями артикулов, проходят по складу и вручную пересчитывают, сколько всего товаров. Потом сверяют с данными из Экселя. В Экселе можно посчитать остатки с помощью формул. Акты списания и оприходования нужно формировать вручную.

Я посчитала: на складе 15 рулонов обоев Decori.Decori Carrara 84601. А в Экселе числится 19. Значит, нужно сформировать акт списания четырёх рулонов. Представьте, сколько нестыковок может быть, если в ассортименте 1000 позиций. Создавать акты вручную долго, и можно вбить не те цифры.

Эксель и тетрадки не упрощают инвентаризацию. Нужно самим считать цифры, сверять с реальными данными и создавать акты

3. Сложнее всего — в тетради

Бухгалтер и продавец печатают инвентаризационную ведомость с наименованиями артикулов, проходят по складу и вручную пересчитывают, на какую сумму здесь товаров. Потом сверяют с данными из тетради. Затем создают акт списания, если это нужно.

При суммовом учёте сложно найти, какой конкретно товар потеряли. В магазине товара на 300 000 ₽, а в тетради написано — 350 000 ₽. Где потерялись 50 000? Найти потерянный товар сложно, потому что вообще непонятно, что искать. В Экселе или программе будет видно, какие именно обои пропали. Можно разобраться, как и почему.

Вот такой акт можно сформировать, если во время инвентаризации нашли недостачу

«Инвентаризацию можно делать для себя — чтобы сверить остатки.

Тогда необязательно печатать ведомости.

Но бывает, для бухучёта обязательно нужно оформить инвентаризационную ведомость, потому что бухгалтерский баланс нужно чем-то подкрепить. Тогда должен быть первичный документ о том, что мы провели инвентаризацию».

рассказывает Владимир Поздняков, эксперт по автоматизации товароучёта в Контур.Маркет

Что я поняла на практике

Учёт товара в программе — это удобно. Учёт товара в Экселе — это сложно, но можно, если хватает нервов, есть время, а товаров не тысячи. Учёт товара в тетради — это очень сложно. Аккуратнее с этим.

Быстро принимайте товар, вносите в базу, делайте массовую переоценку и печатайте ценники в программе «Управление ассортиментом» от Эвотора. Здесь легко контролировать сотрудников и деньги в кассе. А ещё в программе удобно работать с УПД и товарами, подлежащими маркировке.

Получайте раз в неделю подборку лучших статей Жизы

Рассказываем истории из жизни бизнесменов, следим за льготами для бизнеса и
даём знать, если что-то срочно пора сделать.

Товарный учёт

Два способа вести учёт мяса в мясном магазине

Деньги · 26 May

Предпринимателям, которые торгуют мясо, часто трудно вести учёт товаров на точке. Они принимают поставки в тушах, а продают в виде рёбрышек и котлет. В современных товароучётных программах есть два способа следить за остатками мяса.

Источник

26 Июнь 2020

В розничной торговле без грамотного бухучета не обойтись. И не имеет значения, какой режим налогообложения используется предпринимателем. Зачем организовывать учет, если магазин работает на ЕНВД, а размер налога определяется с учетом размера торговой площади? Действительно, расходы (на закупку товаров и т.п.) и доходы (от реализации) в данном случае для отчетности, уплаты налога неактуальны. Но это не отменяет необходимости учитывать и контролировать перемещение товарно-материальных ценностей.

Эффективный товарооборот – одна из важных составляющих успешной торговли. Но как оценить эффективность, если в бухгалтерской программе не отражено количество товаров в торговом зале, на складе? Отсутствие грамотно организованного учета исключает возможность планирования закупок, анализа объемов продаж, оценки оборачиваемости, контроля сроков хранения, точного расчета дохода, прибыли.

Бухгалтерия – не пустая формальность, необходимая для формирования отчетов. Она работает на бизнес, предотвращая прямые убытки и позволяя корректно считать прибыль.

Что учитывать и как?

Розничный магазин – это объект со складским помещением и торговым залом. Учет находящегося там и там товара рекомендуется вести отдельно. Учитывать продукцию можно разными способами. Их выбор будет зависеть от ассортимента, номенклатуры.

Первый способ – по наименованию товара. На каждую номенклатуру бухгалтером заводится отдельная карточка (как правило, электронная). Чем больше ассортимент в магазине, тем трудозатратнее метод.

Второй вариант – по партиям товара. Партией считается вся продукция, поступившая на склад магазина по ТОРГ-12 или товарно-транспортной накладной. Этот способ оптимален для оптимизации расчетов с поставщиками. Но партионный учет неудобен, если зазываются товары разных групп, стоимости, условий хранения, реализации.

Третий вариант – по сортам. Товары классифицируются по признакам (хлебобулочная, молочная продукция, фрукты-овощи и т.п.). Простота учета нивелируется проблемами с разницей в единицах измерения, ценах на конкретную продукцию в рамках одного сорта.

Комбинированный учет позволяет отражать поступление по партиям, внутри которых впоследствии учитываются отдельные группы товаров (сорта). Метод трудозатратный, но при условии грамотной автоматизации удобный и эффективный, поскольку обеспечивает более полный контроль.

Естественно, каждый способ учета предусматривает использование конкретной первичной документации. Ее обработка – одна из функций бухгалтера продуктового магазина.

Что нужно для учета?

Вести учет в продуктовом магазине можно бумажным и компьютерным методом. Какой удобнее и эффективнее, говорить излишне. Затраты на установку специального программного обеспечения полностью окупаются. Использовать ПК и базу данных удобнее, надежнее, чем амбарную книгу или тетрадь, карандаш и калькулятор.

Стоит отметить, что без техники совсем продуктовому магазину не обойтись. ФЗ №54 обязывает розницу работать с применением онлайн-кассы. Последнюю мало приобрести и установить. Ее необходимо правильно настроить, фискализировать. Без этого невозможна отправка данных в налоговую. А отсутствие отчетности влечет штрафные санкции.

Для оптимизации учетных процессов рационально интегрировать онлайн-кассу в действующий комплекс 1С или любой другой. Это минимизирует риск ошибок при подсчете продаж, анализе оборота и расчете прибыли.

А теперь несколько слов о главном – бухгалтерской первичке. Для розничного продуктового магазина актуальны накладные на товар, ведомости расхода, прихода,остатков, учетные ведомости или номенклатурные карточки, партионные карты, товарные книги. Конкретный состав первичной документации зависит от применяемого способа учета.

Этапы учета

Вне зависимости от выбранного способа, учет включает три этапа:

Поступление
Выбытие
Остаток

Последний все время меняется, если магазином осуществляется торговая деятельность. Фиксируется остаток обычно на начало, конец смены.

Поступление следует рассматривать с позиции ИП и магазина. Если торговая точка одна, все просто: поступление равно приходу. Если у предпринимателя один склад и несколько торговых точек, то поступление партии товара от поставщика на склад считается приходом со сводной бухгалтерии, а доставка части этого товара в конкретный магазин – приходом для соответствующей торговой точки.

Выбытие также имеет ряд нюансов. Касаются они прежде всего причин исключения товара из оборота. В число таких причин входят:

реализация товара;
порча или кража (так образуется недостача);
просрочка, проблемы с качеством (выбытие как списание или возврат поставщику).

На каждом этапе могут допускаться ошибки. Начнем с остатка. Неправильная формула его расчета при суммовом методе выглядит так: «Приход – Выручка = Остаток». Правильная: «Цена приходная + Торговая наценка – Выручка = Остаток». Это пример самой простой бумажной бухгалтерии в продуктовом магазине. Вести ее может начинающий бухгалтер или сам предприниматель. Плюс очевиден – простота. Минусы тоже: отсутствие возможности определить реальный оборот по товарным позициям, доход по ним, выявить фактические остатки по номенклатуре до инвентаризации. Та же история с недостачами.

Серьезный подход к реализации бизнес-проекта предусматривает организацию автоматизированного учета. Использование специальной техники и ПО минимизирует риски, существенно уменьшает количество ошибок и оптимизирует контроль.

Алгоритм учета

А теперь немного практики. У нас есть небольшой продуктовый магазин. Для объективного товарного и бухучета используем следующий алгоритм:

Приходуем поступившие товары, вносим данные в базу или специальный журнал.
Отправляем продукцию на склад, делаем торговую наценку. Отражаем наценку в учете.
Передаем товар со склада в магазин, оформляем первичку на перемещение (ТОРГ-12).
Отражаем в базе данные о реализации (автоматически через интегрированную онлайн-кассу или вручную в журнале).
Закрываем смену (считаем выручку, проверяем оформление реализации).
Проверяем, корректируем остатки.

Алгоритм может меняться в зависимости от применяемой системы налогообложения, способа организации бухучета, применяемого решения для автоматизации учета. Но принцип понятен.

Так или иначе, но в учете отражаются все операции с товаром: поступление, начисление наценки, выбытие, перемещение, списание, реализация. И чем меньше ассортимент, тем проще бухгалтерия.

Вести учет самостоятельно, нанимать бухгалтера в штат, сотрудничать с внештатником (ИП или самозанятым лицом) или передавать функции профильной фирме, каждый решает сам. При выборе формата важно учитывать специфику бизнеса (масштабы, номенклатуру товаров, нюансы закупки, перемещения товаров и т.п.), расчета и уплаты налогов, актуальный состав отчетности, количество операций за отчетный период. Анализируйте ситуацию, взвешивайте за и против, делайте правильные выводы!

Количество показов: 21329

Теги данной публикации: бухучетторговля

Источник