В процессе работы любой организации, в том числе ИП, образуется определенная документация. Некоторые из важных бумаг, касающихся основных приказов, учета и работы с кадрами, требуют длительного хранения. Сохранить и систематизировать документы без архива практически невозможно. В статье — пошаговое руководство, как создать архивы документов.
Кому нужен архив документов организации
Госорганы, в том числе муниципальные и городские районы и округа обязаны создавать архивы (ст. 13 Закона от 22.10 2004 №125-ФЗ). При этом для всех организаций и предпринимателей, которые ведут бизнес без оформления юрлица, создание архива — право, а не обязанность. То есть для таких компаний и граждан наличие хранилища для документов необязательно.
Вместе с тем любые компании и ИП обязаны беречь важную документацию во время обозначенного срока их хранения (ст. 17 Закона №125-ФЗ). Организация работы архива организации, таким образом, имеет прямую связь с обеспечением сохранности документов и нужна всем, кто занимается бухгалтерией и имеет сотрудников.
|
Важно! Для ИП, должностных лиц и компаний неправильное обращение с архивными бумагами является административным правонарушением (ст. 27 Закона №125-ФЗ). Штраф составляет от 1 000 руб. для граждан, от 3 000 руб. для должностных лиц и от 5 000 рублей для организаций (ст. 13.20 КоАП РФ). |
Основные правила архивов организаций
Архивным документом считается любой носитель, в котором есть ценная для отдельного человека, общества или государства информация. То есть, любые деловые бумаги, которые важны для дальнейшего хранения. Они должны иметь специальные реквизиты, которые позволяют провести идентификацию (ст. 3 Закона №125-ФЗ).
Прежде чем организовать архив документов, важно ознакомиться с актуальной нормативной базой.
- Основной документ — Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ.
- Виды документов и сроки их хранения утверждены Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 (далее — Перечень).
- Инструкция по применению Перечня находится в Приказе Росархива от 20.12.2019 №237 (далее — Инструкция №237).
- Правила для создания архивного фонда утверждены Приказом Минкультуры от 31.03.2015 №526 (далее — Правила №526).
- Образец положения об архиве дает Приказ Росархива от 11.04.2018 № 42.
Архив принимает, учитывает и хранит бумаги компании со значимой информацией. Сотрудники архива, кроме этих обязанностей, также должны выдавать документы по письменной просьбе сотрудников или проверяющих инспекторов. Но чаще архивариусы дают унифицированные выписки-справки.
Хранение документов в архиве организации
Один из основных этапов подготовки к созданию архива — инвентаризация деловых бумаг и определение времени их хранения. В Перечне Росархива есть все типовые формы документов с обозначением этих сроков.
|
Обратите внимание! В архив сдают документы, которые хранятся дольше 10 лет (п. 2.3 Правил №526). Если срок по номенклатуре меньше, то они находятся до его истечения у специалистов структурных подразделений. Далее их уничтожают по акту экспертной комиссии. |
Инструкция №237 жестко обозначает временные рамки хранения различной документации. Руководитель организации не может самостоятельно принять решение об уничтожении дел раньше указанного срока или сокращении времени их хранения. В противном случае проверяющий инспектор может назначить административное наказание за непредоставление важной информации (ст. 19.7 КоАП РФ).
Решение о продлении срока хранения бумаг допустимо, но его принимает только специальная экспертно-проверочная комиссия. В Перечне около некоторых документов стоит знак ЭПК. Если они важны для организации, эксперты могут установить новое время хранения.
Постоянно хранятся уставы, положения, коллективные договоры, штатные расписания, отчеты бухгалтерии за год, протоколы собраний трудовых коллективов, документы о реорганизации и ликвидации, а также приказы по основной деятельности. Отдельно следует выделить основные документы по личному составу. После увольнения сотрудника их следует хранить 75 или 50 лет. Первый случай касается завершенного делопроизводства до 1.01.2003 года, второй — после этой даты (статья 22.1 Закона № 125-ФЗ).
Отсчет срока хранения начинается с каждого года, который следует за годом окончания делопроизводства или завершения ведения книг / реестров. По прошествии определенного периода подлинники архивариус сдает в госархив для дальнейшего хранения. Обычно сроки временного хранения таких бумаг в организации оговариваются в соглашении с муниципальными (районными) архивами.
Правила учета дел
Учет документов в архиве организации проводят строго в соответствии с Правилами Минкультуры. Дела разделяют на три вида: постоянного, временного (более 10 лет) хранения и документы по личному составу уволенных работников. Их регистрируют и хранят отдельно друг от друга.
В приложениях к Правилам №526 есть все образцы обязательной документации, применяемой в архиве: книги учета поступления и выбытия дел, листов-заверителей, описей и их реестров, номенклатуры, а также листов фондов.
Каждое дело получает учетный номер, который облегчает поиск и систематизацию томов. При любом перемещении документа архивариус вносит запись в книгу учета. Раз в год данные придется сверять и составлять акт проверки архивного фонда. Ответственный сотрудник должен выяснить, не были ли утеряны дела и в каком состоянии они находятся.
Как организовать архив с нуля
Прежде чем начать организацию архива, понадобится оборудовать помещение. Оно должно соответствовать условиям Правил №526. Исключение: ИП и коммерческие компании. Для них не обязательно выделять отдельную комнату под бумаги.
Требования к помещению для архива:
- Под архив освобождают отдельное помещение из нескольких комнат. Оно должно находиться в административном корпусе, но не на чердаке или в подвале.
- В хранилище ставят специальное оборудование (стеллажи и шкафы из металла).
- Помещение должно быть темным, сухим, с достаточной вентиляцией и запасным выходом и отвечать всем правилам противопожарной безопасности.
- Доступ к хранилищу ограничивают для обеспечения защиты персональных данных. Это важно, так как штрафы за утечку информации или исчезновение важных дел достаточно высокие.
Пошаговый алгоритм организации архива
- Разработайте положение, регулирующее правила архива организации (на основе Приказа Росархива от 11.04.2018 № 42). С локальным актом ознакомьте ответственных за архив, а также тех, кто будет непосредственно участвовать в его работе (например, сотрудников, ответственных за сдачу бумаг).
- Издайте приказ о назначении ответственного за работу архива. В небольших организациях эти функции может выполнять делопроизводитель или специалист по кадрам. Образец приказа скачайте по ссылке.
- В крупных компаниях с большим штатом лучше создать отдельное структурное подразделение и должность архивариуса. Не забудьте внести изменения в штатное расписание. Образец трудового договора с архивариусом скачайте по ссылке.
- Сформируйте должностную инструкцию под новую должность с прописанными правами и обязанностями. Пример должностной инструкции скачайте по ссылке.
- Выпустите приказ о создании экспертной комиссии по проведению экспертизы ценности документов. Впоследствии собирайте ЭПК ежегодно. Образец приказа скачайте по ссылке.
- Комиссия проведет инвентаризацию и определит ценность документации и сроки ее хранения, опираясь на информацию из Перечня Росархива.
- Чтобы создать архивы документов, на основании актов экспертизы формируется номенклатура дел организации.
- Утвердите график по передаче дел в архив.
Советы по правилам изменения штатного расписания при введении в него новой должности читайте в нашей статье.
|
|
Важно! В Перечне перечислены обобщенные формулировки. Экспертная комиссия должна определить вид каждого документа и конкретизировать их в номенклатуре. Время хранения указывают, ссылаясь на статью Перечня. |
Организация передачи в архив организации документов
Ответственные сотрудники готовы сдать завершенную документацию. Но предварительно ее нужно подготовить к передаче. В архив принимаются только полностью оформленные дела по обозначенным Правилами унифицированным формам.
- Дело собирают из определенных документов, связанных одной темой или сферой деятельности (например, приказы по личному составу)
- Листы складывают в хронологическом порядке и нумеруют простым карандашом.
- Готовое дело сшивают в картонную папку и наклеивают на нее обложку по образцу.
- Работник составляет внутреннюю опись.
- В описи он отмечает подразделение, заголовок документа, даты его ведения, количество листов и срок хранения.
- В примечаниях при необходимости указывают на физическое состояние бумаг, количестве копий или перемещении документа.
Такая процедура происходит ежегодно. Обычно основанием становится приказ директора. Обратите внимание, что срок сдачи бумаг, завершенных в делопроизводстве, — не ранее года, но не позднее 3 лет (п. 4.1 Правил №526).
В конце описи пишут общее количество принятых дел (цифрами и прописью), при наличии — пропущенные листы и дату передачи. Архивариус и ответственный сотрудник ставят свои подписи в строках «Передал — Принял».
|
|
Важно! Дела сотрудников сшивают в отдельные тома по каждому личному делу. Расположение страниц идет строго в хронологическом порядке — от приказа о приеме до увольнения. Перед передачей дела в архив уберите из него все копии персональных документов и уничтожьте их. |
Как создать электронный архив документов
Электронный документооборот давно успешно применяют для внутренней и внешней деловой переписки. Тем не менее, оцифровка архивных фондов пока мало распространена.
Подробные разъяснения по созданию цифровых хранилищ дается в материале «Рекомендации по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в государственных и муниципальных архивах», Росархив, ВНИИДАД. — М., 2013 г.
Электронный архив организации формируется по тем же правилам, что и бумажный. Но есть некоторые нюансы, связанные с особенностями цифровых носителей:
- Электронные дела, так же как и бумажные, передают по описи. Но вместо количества листов ответственный исполнитель указывает объем файла в Мб.
- Вся информация записывается в двух экземплярах: на основной и рабочий накопители. Желательно хранить экземпляры отдельно и на разных типах носителей.
- Архивариус заводит отдельную книгу учета для контроля поступления и перемещения электронных дел. В этой книге кроме основных отметок, заполняется графа «формат / тип носителя».
- Организация должна будет закупить отдельную технику, чтобы просматривать и копировать документы, а также выбрать подходящую программу. Такой продукт, среди прочих, есть у фирмы «1С» — «1с: Архив».
|
|
Обратите внимание! Минцифры собирается выпустить в конце 2022 года единую платформу для хранения электронных архивов (ЦХЭД). Это позволит упорядочить и автоматизировать процесс учета и передачи дел на хранение из ведомств в Государственный архив. Практика единой площадки по ЭДО доказала свою эффективность на примере сервиса СЭД «ДЕЛО». |
Что нужно сделать для создания электронного архива, пошагово:
- Определитесь с выбором программы и системой хранения электронного документооборота.
- Разработайте номенклатуру дел, выберите документы, которые нужно оцифровать в первую очередь и менее важные.
- Закупите технику и электронные накопители разных форматов (диски, флешки).
- Добавьте во внутреннее положение об архиве раздел с требованиями к учету и хранению электронной базы данных.
- Проведите инвентаризацию имеющегося бумажного архива. Приоритет в оцифровке делайте для более свежих дел и материалов, срок делопроизводства которых только что истек.
- Выбранные документы отсканируйте и переместите на носители.
- Добавьте их в программу для централизованного хранения архивных материалов.
- Назначьте ответственного за формирование электронного архива. Имейте в виду, что периодически нужно будет проводить профилактику от вирусных программ.
У электронного архива есть весомые преимущества перед материальным хранением дел. В первую очередь это экономия места и бумаги, как и возможность быстрее найти запрашиваемую информацию. Такой вариант подойдет небольшим организациям, которым сложно организовать отдельное хранилище. В отличие от бумажных носителей, электронные документы не портятся со временем, невозможно потерять часть листов.
Тем не менее, носители информации могут размагнититься или повредиться при использовании. Поэтому Правила (пп 2.30–2.35) требуют завести не меньше двух накопителей и хранить такие документы отдельно от бумажных дел. Каждые 5 лет архивариус должен проверять техническое состояние накопителя и при необходимости перезаписывать информацию. То же самое нужно сделать, если изменился формат воспроизведения. Например, в организации перешли на более современное оборудование.
Актуально на: 17 июля 2018 г.
0
Независимо от отраслевой принадлежности или режима налогообложения все хозяйствующие субъекты (организации и ИП) обязаны хранить документы бухгалтерского и налогового учета. Иными словами – вести архив.
Под архивным документом понимается материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства (п. 2 ст. 3 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ).
О сроках хранения документов бухгалтерского учета мы рассказывали в отдельной консультации, а о хранении документов налогового учета и налоговой отчетности – в этом материале. Напомним, что по отдельным кадровым документам (например, личные карточки, лицевые счета, трудовые договоры) срок хранения доходит до 75 лет (Приказ Минкультуры от 25.08.2010 № 558).
В общем случае за ведение архива в организации отвечает ее руководитель. Однако своим приказом (распоряжением) он может назначить ответственным за архив иного работника. Как составить приказ о назначении ответственного за ведение архива в организации, расскажем в нашей консультации.
Составляем приказ об ответственном за архив
Приказ о назначении ответственного за архив организации составляется в произвольной форме. В нем указываются Ф.И.О. и должность работника, назначаемого ответственным за архив, дата, с которой «архивные» обязанности возлагаются на работника или соответствующий период ответственности.
В приказе обычно не указываются конкретные должностные обязанности по ведению архива. Они, как правило, предусматриваются в трудовом договоре, должностной инструкции или, например, Положении об архивном деле в организации. Пример таких обязанностей можно посмотреть в должностной инструкции архивариуса.
С приказом о назначении ответственного за архив учреждения (организации) необходимо ознакомить соответствующего работника под роспись.
Приведем для приказа о назначении ответственного за архив образец заполнения.
Скачивание формы доступно подписчикам или по временному доступу
Скачать
Скачивание формы доступно подписчикам или по временному доступу
Скачать
Организациям и ИП крайне важно обеспечить полное и надежное хранение документов в соответствии с установленными для них сроками хранения. Ведь за нарушение сроков хранения архивных документов организация, ИП и их должностные лица могут быть привлечены к ответственности.
Так, например, отсутствие первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета или финансовой отчетности расценивается как грубое нарушение требований к бухгалтерскому учету. Это грозит штрафом на должностных лиц в размере от 5 000 до 10 000 рублей. А за повторное в течение года аналогичное нарушение должностное лицо организации может быть оштрафовано на сумму в размере от 10 000 до 20 000 рублей или дисквалифицировано на срок от 1 года до 2 лет (ч.ч.1,2 ст. 15.11 КоАП РФ).
За нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов ответственность предусмотрена ст. 13.20 КоАП РФ.
Отсутствие первичных документов, счетов-фактур, регистров бухгалтерского или налогового учета грозит также ответственностью по НК РФ. Штраф составляет 10 000 рублей, а при нарушениях в течение более чем одного налогового периода – 30 000 рублей (ч.ч.1,2 ст. 120 НК РФ).
Соответственно, отсутствие документов в связи с нарушением сроков и порядка их хранения не позволит организации, к примеру, представить такие документы по требованию налогового органа. А это чревато привлечением к административной и налоговой ответственности в соответствии со ст. 15.6 КоАП РФ, ст. 126 НК РФ.
Также читайте:
- Ответы на вопросы по кадровым документам
- Рукописи не горят бесплатно… Учитываем расходы на уничтожение документов
- Первичка: как сохранить и… выбросить
УТВЕРЖДЕНО
приказом Федерального архивного
агентства от 11.04.2018 г. № 42
Зарегистрирован в Минюсте России 15.08.2018.
Регистрационный № 51895.
Примерное положение
об архиве организации
-
Примерное положение об архиве организации (далее – Примерное положение) разработано в соответствии с подпунктом 8 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 г. № 293 «Вопросы Федерального архивного агентства» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, № 26, ст. 4034).
-
Примерное положение распространяется на архивы организаций, выступающих источниками комплектования государственных, муниципальных архивов (далее – Архив организации).
-
Архив организации создается на правах структурного подразделения, осуществляющего хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности организации, а также подготовку документов к передаче на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив, источником комплектования которого выступает организация.
-
Организация разрабатывает положение об Архиве организации. Положение об Архиве организации подлежит согласованию на предмет соответствия его Примерному положению с учетом состава документов, находящихся на хранении и подлежащих хранению в Архиве организации.
Организации, выступающие источниками комплектования федеральных государственных архивов, согласовывают положение об архиве организации с федеральным государственным архивом; организации, выступающие источниками комплектования государственных архивов субъектов Российской Федерации, муниципальных архивов, – с уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела или с государственным архивом субъекта Российской Федерации, муниципальным архивом в случае наделения их соответствующими полномочиями.
После согласования положение об Архиве организации утверждается руководителем организации.
-
Архив организации в своей деятельности руководствуется Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, ст. 4169; 2006, № 50, ст. 5280; 2007, № 49, ст. 6079; 2008, № 20, ст. 2253; 2010, № 19, ст. 2291, № 31, ст. 4196; 2013, № 7, ст. 611; 2014, № 40, ст. 5320; 2015, № 48, ст. 6723; 2016, № 10, ст. 1317, № 22, ст. 3097; 2017, № 25, ст. 3596; 2018, № 1, ст. 19), законами, нормативными правовыми актами Российской Федерации, субъектов Российской Федерации в сфере архивного дела и делопроизводства, правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях[1], локальными нормативными актами государственного органа.
-
Архив организации хранит:
а) документы постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документы по личному составу, образовавшиеся в деятельности организации;
б) документы постоянного хранения и документы по личному составу фонда (ов) организаций – предшественников (при их наличии);
в) архивные фонды личного происхождения[2] (при их наличии);
г) фонд пользования (архива)[3] (при наличии);
д) справочно-поисковые средства к документам и учетные документы Архива организации.
III. Задачи Архива организации
-
К задачам Архива организации относятся:
7.1. Организация хранения документов, состав которых предусмотрен главой II Примерного положения.
7.2. Комплектование Архива организации документами, образовавшимися в деятельности организации.
7.3. Учет документов, находящихся на хранении в Архиве организации.
7.4. Использование документов, находящихся на хранении в Архиве организации.
7.5. Подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив.
7.6. Методическое руководство и контроль за формированием и оформлением дел в структурных подразделениях организации и своевременной передачей их в Архив организации.
IV. Функции Архива организации
-
Архив организации осуществляет следующие функции:
8.1. Организует прием документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности организации, в соответствии с утвержденным графиком.
8.2. Ведет учет документов и фондов, находящихся на хранении в Архиве организации.
8.3. Представляет в государственный (муниципальный) архив учетные сведения об объеме и составе хранящихся в архиве организации документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в соответствии с порядком государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации[4].
8.4. Систематизирует и размещает документы, поступающие на хранение в Архив организации, образовавшиеся в ходе осуществления деятельности организации.
8.5. Осуществляет подготовку и представляет:
а) на рассмотрение и согласование экспертной комиссии организации описи дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;
б) на утверждение экспертно-проверочной комиссии федерального государственного архива или уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела (далее – ЭПК архивного учреждения) описи дел постоянного хранения;
в) на согласование ЭПК архивного учреждения или государственного архива субъекта Российской Федерации (муниципального архива), в случае наделения его соответствующими полномочиями, описи дел по личному составу;
г) на согласование ЭПК архивного учреждения или государственного архива субъекта Российской Федерации (муниципального архива), в случае наделения его соответствующими полномочиями, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;
д) на утверждение руководителю организации описи дел постоянного хранения, описи временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе описи дел по личному составу, акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов, утвержденные (согласованные) ЭПК или государственным архивом субъекта Российской Федерации (муниципальным архивом) в случае наделения его соответствующими полномочиями.
8.6. Организует передачу документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив.
8.7. Организует и проводит экспертизу ценности документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, находящихся на хранении в Архиве организации в целях отбора документов для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации, а также выявления документов, не подлежащих дальнейшему хранению.
8.8. Проводит мероприятия по обеспечению сохранности документов, находящихся на хранении в Архиве организации.
8.9. Организует информирование руководства и работников организации о составе и содержании документов Архива организации.
8.10. Информирует пользователей по вопросам местонахождения архивных документов.
8.11. Организует выдачу документов и дел для работы в читальном (просмотровом) зале или во временное пользование.
8.12. Исполняет запросы пользователей, выдает архивные копии документов, архивные выписки и архивные справки.
8.13. Ведет учет использования документов Архива организации.
8.14. Создает фонд пользования Архива организации и организует его использование.
8.15. Осуществляет ведение справочно-поисковых средств к документам Архива организации.
8.16. Участвует в разработке документов организации по вопросам архивного дела и делопроизводства.
8.17. Оказывает методическую помощь:
а) службе делопроизводства организации в составлении номенклатуры дел, формировании и оформлении дел;
б) структурным подразделениям и работникам организации в подготовке документов к передаче в Архив организации.
V. Права Архива организации
-
Архив организации имеет право:
а) представлять руководству организации предложения по совершенствованию организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в Архиве организации;
б) запрашивать в структурных подразделениях организации сведения, необходимые для работы Архива организации;
в) давать рекомендации структурным подразделениям организации по вопросам, относящимся к компетенции Архива организации;
г) информировать структурные подразделения организации о необходимости передачи документов в Архив организации в соответствии с утвержденным графиком;
д) принимать участие в заседаниях Центральной экспертно-проверочной комиссии при Федеральном архивном агентстве, ЭПК архивного учреждения.
I. Общие положения
II. Состав документов Архива организации
[1] Подпункт 2 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22.06.2016 № 293 «Вопросы Федерального архивного агентства» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, № 26, ст. 4034).
[2] Пункт 112 ГОСТа Р 7.0.8-2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». – М.: Стандартинформ, 2014.
[3] Пункт 125 ГОСТа Р 7.0.8-2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». – М.: Стандартинформ, 2014.
[4] Подпункт 11 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22.06.2016 № 293 «Вопросы Федерального архивного агентства» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, № 26, ст. 4034).
Опубликовано: 22.08.2018, последнее изменение: 22.08.2018
Где и как организовать архив
Все государственные, коммерческие и некоммерческие предприятия, индивидуальные предприниматели обязаны обеспечивать сохранность документов по личному составу и других регистров, образовавшихся в процессе ведения финансово-хозяйственной деятельности (ч. 1 ст. 17 125-ФЗ от 22.10.2004). После использования документации ее передают в архив. Но архивируют не все регистры, а только те, которые закреплены на законодательном уровне, — бухгалтерские, налоговые, кадровые. Хранение и архивацию регулируют:
- 125-ФЗ от 22.10.2004 «Об архивном деле в РФ»;
- 402-ФЗ от 06.12.2011 «О бухгалтерском учете»;
- Налоговый кодекс;
- Трудовой кодекс;
- Приказы Росархива № 236 и № 237 от 20.12.2019.
Все эти нормативы определяют, какие документы подлежат архивному хранению в конкретной сфере финансово-хозяйственной жизни организации. К примеру, работодатели обязаны хранить определенные кадровые бумаги — личные дела, всю документацию о численности и движении работников, по нормированию и оплате, охране труда.
Госорганы и органы местного самоуправления обязаны создавать архивы для сохранности и комплектования документации (ч. 1 ст. 13 125-ФЗ). Организации и ИП вправе создавать собственные архивы (ч. 2 ст. 13 125-ФЗ). Но у них есть и другая возможность — заключить договор на архивирование бумаг со сторонней организацией.
Компании вправе создавать архив у себя, соблюдая определенные физические условия, или сдать в специализированные учреждения, которые занимаются архивированием.
Архив в пределах офиса
Любая передача документов в архив оформляется приказом, независимо от того, куда направляются регистры — во внутренний архивный отдел или специализированный архив. Для архивирования у компании-работодателя создайте такой приказ:
По правилам, архивирование документов в организации разрешено, но только при наличии специального пространства, в котором поддерживается определенная температура и влажность воздуха. Если не соблюдать условия хранения, документация испортится. Необходимо приобрести и установить стеллажи в отведенном помещении, а прошитые и пронумерованные папки положить в закрытые коробки. Каждую коробку следует подписать и поставить на стеллаж.
Архив вне организации
Специализированные учреждения знают, как архивировать документы в бумажном виде, и предоставляют услугу по подготовке, размещению и хранению документации других предприятий. Со сторонней компанией заключают договор, составляют опись дел и передают документацию. В описи необходимо указать заголовки и даты, указанные на папках «Дело», прописать номера папок.
Электронный архив
Электронная архивация подразумевает сканирование бумаг и формирование специальной базы данных по отсканированным регистрам. В результате электронного архивирования создается упорядоченная система хранения с дополнительной возможностью поиска необходимой документации.
Как подготовить документы для передачи в архив
Правила сохранности, обработки и архивирования документов закреплены в приказе Минкульта № 526 от 31.03.2015. Кроме того, компании используют методические рекомендации от 13.08.2018 по применению правил организации, комплектования, учета и использования регистров архивного фонда РФ.
Вот общая пошаговая инструкция, как правильно архивировать документы при передаче на хранение:
- Подготовить папки «Дело»: объем папки не превышает 250 страниц.
- Прошить и переплести страницы.
- Пронумеровать каждую страницу.
- Составить внутреннюю опись.
- Оформить обложку и лист для заверения. На обложке указать название организации, заглавие и номер дела, последние даты. На листе для заверения прописать количество страниц и нумерацию папки и заверить его подписью сотрудника, ответственного за составление.
Формирование и оформление дел
Перед формированием дел проводится экспертиза ценности регистров. Внутриорганизационная комиссия анализирует документы и определяет те, которые следует архивировать, и те, которые подлежат уничтожению.
После экспертизы формируются дела, затем ответственный специалист занимается оформлением дел для сдачи в архив всей необходимой документации. Дела, которые хранятся больше 10 лет, подлежат полному оформлению.
Кратко, что включает в себя подготовка документов к хранению:
- Прошить документы в папке «Дело».
- Пронумеровать листы (не больше 250 в одном деле).
- Подготовить заверительный лист.
- Составить опись.
- Сделать обложку.
На обложке указывают:
- название учреждения;
- структурное подразделение (при необходимости);
- номер, заголовок и архивный шифр дела;
- количество страниц;
- даты и срок хранения.
Составление описей
Общая опись составляется при подшивке документов в архив в обязательном порядке: в ней указана четкая структура передаваемых бумаг. Если папки хранятся больше 10 лет, следует составить опись.
Описи формируют по установленной форме. В ней указывают подробную информацию по каждой папке — названия и регистрационные номера, количество листов и даты. Внизу общей описи делают итоговую запись о количестве и нумерации передаваемых дел. Регистр подписывают все уполномоченные лица.
Как передать дела
Последующая сдача документов в архив организации на постоянное хранение производится так:
- Выбираем архивную организацию — государственную, ведомственную, частную или внутренний отдел компании. Если компания ликвидируется, документацию передают в госархив или правопреемнику.
- Подаем в архивную организацию описи. Для госархива потребуется предисловие к описям и историческая справка.
- Согласовываем опись на экспертной комиссии государственной архивной организации. После этого на ней ставится отметка о согласовании. При подаче дел представитель госархива проверяет правильность составления и обработки папок.
Коммерческие организации занимаются обработкой дел самостоятельно (за фиксированную плату), привлекая профессиональных архивистов.
Каковы сроки хранения в архиве
Сроки хранения документации определены в приказе Росархива № 236. Для кадровой документации порядок и сроки хранения приведены в разделе 7 «Трудовые отношения» приказа № 236. Некоторые документы работодателя хранятся только 1 год, другие следует архивировать и хранить 75 лет или постоянно. К примеру, локальные нормативно-правовые акты по месту утверждения (в офисе) хранят постоянно, а хранение в других организациях осуществляется до замены новыми. А вот тарификационные списки и ведомости, документы об оплате труда, документацию о выплате денежного содержания и исчислении стажа государственным и муниципальным служащим хранят от 50 до 75 лет.
Об авторе статьи
Задорожнева Александра
Бухгалтер
В 2009 году закончила бакалавриат экономического факультета ЮФУ по специальности экономическая теория. В 2011 — магистратуру по направлению «Экономическая теория», защитила магистерскую диссертацию.
Другие статьи автора на gosuchetnik.ru
Документы организации, относящиеся к прошедшим календарным периодам, подлежат хранению. Основной документ, регулирующий создание и работу архивов, – ФЗ №125 от 22/10/04 г. Его положения касаются не только архивов как отдельных организаций, но и архивов внутри организации.
Кроме того, работник архива обязан знать нормативную базу по каждому виду документов для архивации, сроки их хранения. Как правило, такая информация указывается на титульном листе дела. Например, документы по личному составу должны, согласно ФЗ, храниться 50 лет, а созданные ранее 2003 года – еще больше, до 75 лет. Управленческие документы архивируются и хранятся согласно «Перечню», утв. Минкультом РФ (пр. №558 от 25.08.10 г.). Среди них есть документы, которые следует хранить постоянно.
Вопрос: Можно ли учесть в составе расходов при исчислении налога на прибыль расходы на архивацию документов взаимозависимой организации на основании трехстороннего соглашения с архивной организацией и этой взаимозависимой организацией?
Посмотреть ответ
Существуют и особенности работы с налоговыми, бухгалтерскими документами, отраженные в ФЗ №402, НК РФ).
Архив организации
Архив как структурное подразделение создается обычно в средних и крупных организациях, со значительным документооборотом. Его статус будет определяться принятым «Положением об архиве», локальным актом компании, где отражаются и порядок архивирования, и персональная ответственность отдельных должностных лиц.
Как построить систему хранения и архивирования бухгалтерских документов?
В процессе архивирования следует учитывать такие организационные моменты:
- документы должны поступать в архив из подразделений по описи (или заменяющему ее документу);
- если документы уже подшиты в дело сотрудниками подразделения, оно должно быть составлено методически правильно;
- структурные подразделения обязаны передавать на хранение документы в соответствии со сроками, установленными федеральным законодательством;
- если график передачи дел в архив нарушается, работники этой структуры обязаны информировать о факте нарушения руководство компании.
Какой установлен порядок хранения документов по личному составу?
Архивирование проводится с целью оптимизации процедуры хранения документов, и в связи с этим в настоящее время все чаще фирмы предпочитают иметь электронную версию своего архива. Следует, однако, иметь в виду, что многие документы имеют силу только в бумажном виде, поэтому электронную архивацию можно считать лишь удобным дополнением к обычным бумажным делам.
Архивируют документы поэтапно:
- Подготовка состоит в анализе имеющейся документной массы, выявляются ее особенности. Например, визуально можно определить, все ли документы нуждаются в дополнительных сшивах, каков объем предстоящей работы и т.д.
- Сортируют документы на те, что можно уничтожить законным порядком, как не имеющие ценности, и те, с которыми предстоит работать дальше.
- Систематизируют и сшивают документы по их типам (бухгалтерские, управленческие, кадровые). Неподшитые документы объединяются и сшиваются в дела. Как правило, на сшиве ставятся печать фирмы и подпись ответственного за сшив лица.
- Составляется опись содержания каждого дела, список документов, находящихся в папке.
- Составляются каталоги дел по типам, и следует отправка их на хранение.
Рекомендуется составление номенклатуры дел по форме, состоящей из следующих данных:
- индекс дела (присвоенный делу условный номер, первая часть которого, как правило, – код подразделения, откуда оно поступило);
- заголовок;
- число единиц хранения;
- срок хранения и указание на устанавливающую его норму закона;
- примечания (например, различного рода планы: реконструкции, рекламной компании) могут иметь лишь электронный формат, об этом делается пометка.
«Положением об архиве» фирмы, иными ЛНА может быть предусмотрено, что работы, вплоть до систематизации и составления описи папки, возложены на сотрудников подразделений, а сотрудники архива лишь принимают дела по передаточному документу, проверяют, корректно ли они оформлены, сверяют состав документов со списком их на папке. Далее дело возвращается на доработку либо принимается к сшиву. Если нужно скопировать или отсканировать отдельные элементы дел, это тоже компетенция работника архива. Передача завершается подписью на акте о том, что документы переданы на хранение.
Архивирование без архива
Небольшие компании, организации зачастую не могут себе позволить иметь отдельный архив: помещение, штатных сотрудников. Тогда вся работа по архивированию ложится на плечи одного человека. Как правило, это секретарь.
Сотрудник на такой должности, в отличие от специалистов архивного дела, может быть незнаком со всем многообразием нормативных документов в указанной области (это касается и работников организации, для которых труд в архивном структурном подразделении в новинку).
Прежде всего, рекомендуем изучить:
- документ №263 от 05/09/85 г., изданный еще Главархивом СССР, но до сих пор имеющий силу как обязательный;
- одобренные 06/02/02 г. коллегией Росархива правила работы архивов организаций, рекомендательный документ.
В них указано, как архивировать и хранить документы фирмы.
Секретарь, обрабатывающий ежедневно и текущий документооборот, в начале архивирования должен разделить документы на две категории:
- срок архивирования которых уже наступил, делопроизводством они завершены;
- текущие документы, используемые в работе.
На помощь могут прийти работники различных отделов фирмы: бухгалтерии, экономической службы и пр. Каждый из них может корректно сформировать ту или иную папку (дело), разложить в ней материалы в должной последовательности, составить их список, озаглавить дело в соответствии с содержанием. На основе проведенной работы секретарь может сформировать номенклатуру дел физлица.
Нужно ли привлекать специалистов со стороны
Привлечение сторонних организаций, которые проводят архивацию за плату, целесообразно в нескольких случаях:
- объем документации к архивированию большой, силами работников компании без ущерба для производственных, управленческих процессов сделать это невозможно;
- организация создает электронный архив, кроме большого объема работы проблемой может стать потеря времени на освоение работниками нового ПО;
- документы передаются на сторону, например, на хранение в госархив, и требуется повышенный уровень компетентности специалистов.
Важно! Нарушение правил архивного дела – административное правонарушение. КоАП (ст. 13.25) предусматривает штрафы: на ответственное лицо — 2,5-5 тыс.руб., на юрлицо — 200-300 тыс.руб.
Итоги
- Архивирование документов в организации могут проводить специалисты ее архива. Если организация небольшая, архивированием занимаются секретарь и представители подразделений фирмы.
- При передаче дел в сторонний архив, большом объеме архивируемых документов целесообразно воспользоваться услугами специальной фирмы.
- За неисполнение норм федерального архивного законодательства КоАП предусматривает штрафы до 300 тыс. руб. на организацию.