Как составить приказ об организации мероприятия в организации

При организации мероприятия для обучающихся факультета или института достаточно локальных документов, регламентирующих проведение данного мероприятия:

• указание по факультету или институту;
• приказ по факультету или институту.

Пример приказа по факультету или институту

При организации мероприятий, в которых задействованы обучающиеся разных факультетов и институтов, или мероприятий, в организации которых задействованы различные по подчиненности подразделения университета, необходимо создание документов по университету, регламентирующих проведение данного мероприятия.

• Указание
  Создается и выпускается в случае задействования обучающихся с различных факультетов или институтов, но для организации которого необходимо участие подразделений, подчиняющихся только проректору по образовательной и международной деятельности.
  Указание по университету может выпускать проректор и ректор. Наиболее оптимальный срок выхода указания – за 7 дней до мероприятия, в случае однодневных мероприятий.
  • Пример указания (doc, pdf)
• Приказ о мероприятии
  Создается и выпускается в случае участия в мероприятии обучающихся с разных факультетов или институтов и для организации которого необходимо участие различных по подчиненности подразделений.
  Приказ содержит информацию о целях реализации мероприятия, о мерах по его организации, об ответственном за мероприятие, о степени и формате участия в подготовке мероприятия структурных подразделений.
  Приказ является наиболее точным и основательным документом, регламентирующим с административной точки зрения проведение мероприятия.
  По мере необходимости, к приказу и указанию могут быть прикреплены приложения. Наиболее оптимальный срок выхода приказа – 7 дней до мероприятия в случае однодневных мероприятий. Для мероприятий, организация которых регламентирована положением, выход приказа должен обеспечивать соответствие реализации мероприятия срокам, указанным в положении.
  • Пример приказа о мероприятии программы развития деятельности студенческих объединений 2016 года (doc, pdf)
  • Пример приказ о внеучебном мероприятии в формате (doc, pdf)

Положение о мероприятии. Положение определяет цели, задачи, категории участников, содержание программы, порядок организации и проведения.

• Пример положения о мероприятии (doc, pdf)

Общие элементы оформления внеучебных мероприятий

1. Служебные записки:

   Организация пропуска посторонних в корпуса университета
   Проход в корпуса университета возможен только при наличии удостоверения сотрудника или студенческого билета обучающегося Самарского университета. Для доступа в корпуса университета посторонних (граждан Российской Федерации) необходимо оформление разовых пропусков в бюро пропусков или служебных записок, составленных на имя проректора по общим вопросам Ковалёва Михаила Анатольевича и подписанных руководителем или ответственным сотрудником подразделения, выступающего организатором мероприятия.
   Для доступа посторонних (граждан других государств) необходимо согласование мест и программы их пребывания на территории университета.
   Пример служебной записки на пропуск посторонних в корпуса университета

   Проведение мероприятий в аудиториях учебных корпусов

   Для проведения мероприятия в учебных аудиториях основного аудиторного фонда необходимо согласовать номер аудитории, корпус, в котором располагается аудитория, и необходимое для проведения мероприятия время с отделом планирования и организации учебного процесса (входит в состав управления обеспечения учебного процесса).

   После согласования с отделом планирования и организации учебного процесса необходимо составление на имя проректора по общим вопросам Ковалёва Михаила Анатольевича с просьбой разрешить доступ в аудиторию и выдачу ключей ответственному сотруднику. Служебная записка подписывается руководителем или ответственным сотрудником подразделения, выступающего организатором мероприятия. Далее на служебную записку ставится виза сотрудника учебного отдела и относится в приемную проректора по общим вопросам Ковалёва Михаила Анатольевича (административный корпус (3а), кабинет № 219).

   Пример служебной записки на проведение мероприятия в аудиториях учебных корпусов

   Проведение мероприятий в аудиториях, закрепленных за структурными подразделениями
   Для проведения мероприятия в аудиториях, закрепленных за отдельными структурными подразделениями, необходимо согласовать номер аудитории, корпус, в котором располагается аудитория, и необходимое для проведения мероприятия время с руководителем подразделения или сотрудником, ответственным за планирование занятости аудиторий.
   После предварительного согласования на имя руководителя подразделения составляется служебная записка.
   Пример служебной записки на проведение мероприятия аудиториях, закрепленных за структурными подразделениями

   Звуковое и медиа оборудование
   Основное звуковое и медиа оборудование университета закреплено за подразделениями проректора по цифровой трансформации Пашкова Дмитрия Евгеньевича.
   Для проведения мероприятия с использованием звукового и медиа оборудования необходимо составить служебную записку на имя проректора по цифровой трансформации Пашкова Дмитрия Евгеньевича с указанием перечня необходимого оборудования, сроков его использования и контактов ответственного за использование на время проведения мероприятия сотрудника.
   В случае необходимости, в служебной записке необходимо отразить потребность в присутствии для эксплуатации оборудования сотрудника управления информатизации и телекоммуникаций.
   Служебная записка подписывается руководителем подразделения или сотрудником ответственным за организацию мероприятия и относится в приемную проректора по цифровой трансформации Пашкова Дмитрия Евгеньевича (административный корпус, кабинет № 203). После согласования проректором необходимо уточнить у начальника управления информатизации и телекоммуникаций Еленева Дмитрия Валерьевича (корпус 15, кабинет № 413), кто из сотрудников его управления может выдать оборудование на данное мероприятие. Для вноса и выноса оборудования из корпусов необходимо оформление материального пропуска.
   Пример служебной записки на звуковое и медиа оборудование

   Иное оборудование (столы, стулья и т.п.)
   Для консультации о возможности получения иного оборудования (столов, стульев и прочего) необходимо обратиться в управление внеучебной работы (южный кампус: корпус № 3, аудитория 317; северный кампус: аудитория 206, корпус мехмата) для уточнения перечня необходимого оборудования и подразделений, в распоряжении которых есть необходимое оборудование.
   Пример служебной записки на столы и стулья

2. Заявка на транспорт

   Для организации транспортировки участников мероприятия и оборудования возможно оформление заявки в гараж административно-хозяйственной части. Заявка подписывается руководителем подразделения или сотрудником, ответственным за организацию мероприятия.
   Пример заявки на транспорт

   Для организации транспортировки участников мероприятия и оборудования в нерабочее время, выходные и праздничные дни к заявке необходимо приложить служебную записку на выделение транспорта, согласованную ректором Самарского университета.
   Пример служебной записки на транспорт в нерабочее время, выходные и праздничные дни

3. Представление на освобождение от занятий
   В случае проведения внеучебных мероприятия на уровне университета и выше во время учебных занятий возможно оформление представления на освобождение от занятий без последующей отработки. Представление подписывается руководителем подразделения или сотрудником ответственным за организацию мероприятия и проректором по образовательной и международной деятельности.
   Пример представления на освобождение от занятий

   Для освобождения от занятий без последующей отработки в случаи проведения мероприятий на уровне факультета или института необходимо создание и выпуск указания деканом факультета или директором института.

4. Материальный пропуск
   Для вноса и выноса оборудования и материального имущества из корпусов и с территории университета необходимо оформление материальных пропусков.
   Пример оформления материального пропуска

   В случае, когда оборудование и материальное имущество не имеет инвентарных номеров (т.к. не подлежит присвоению инвентарных номеров), то допускается оформление служебных записок на имя проректора по общим вопросам Ковалёва Михаила Анатольевича. Служебная записка подписывается руководителем или ответственным сотрудником подразделения, выступающего организатором мероприятия.
   Пример оформления служебной записки на вынос оборудования
   Пример оформления служебной записки на внос оборудования
   Наиболее оптимальный срок подготовки служебных записок – за 5 рабочих дней, крайний срок подготовки служебных записок – 2 рабочих дня до мероприятия. Наиболее оптимальный способ работы со служебными записками – подавать их вместе с приказом о мероприятии, чтобы исключить дополнительные вопросы.

5. Благодарственные письма по итогам проведения мероприятия
   По итогам мероприятия обучающиеся, сотрудники могут быть отмечены благодарственными письмами и грамотами. Список обучающихся и сотрудников для поощрения составляется сотрудником, ответственным за реализацию мероприятия. После составления изготавливаются благодарственные письма. Благодарственные письма подписывает декан факультета или директор института – в случае мероприятий уровня факультета или института, проректор по образовательной и международной деятельности – для внеучебных мероприятий университетского уровня и выше, а также другие проректоры в соответствии с приказом о распределении полномочий между членами ректората (10-О от 13.01.2017) и приказом о предоставлении права подписи членам ректората (1017-О от 23.11.2016).

Мы приводим обзор нормативной базы, которой следует руководствоваться при издании приказа, а также пример раздела Инструкции по делопроизводству (его формулировками вы можете воспользоваться при подготовке своего локального нормативного документа).

Далее мы разбираем нюансы оформления каждого реквизита внутреннего и совместного приказа. Примеры оформления отдельных реквизитов и целых документов (всего их в статье 17) делают материал понятным и наглядным.

Если в области оформления приказов у вас еще остались вопросы, то сейчас вы можете их прояснить. А если вы ас, то можете использовать статью для подготовки методических материалов для сотрудников своей организации либо просто адресуйте их к ней.

Обычно весь массив приказов организации принято разделять на два потока: по основной деятельности и по личному составу. За первые отвечает служба ДОУ, вторые, как зеницу ока, бережет отдел кадров. Помимо функционального назначения между этими видами приказов есть еще одно существенное различие, а именно – срок их хранения.

Обратимся к Перечню типовых управленческих архивных документов (см. ниже по тексту его фрагмент со статьей 19; далее – Перечень 2010 года). И увидим, что приказы по основной деятельности хранятся постоянно, тогда как по личному составу, за редким исключением, 75 лет. И тут же обнаруживается, что Перечень выделяет третий вид приказов – по административно-хозяйственным вопросам, хранить которые предлагается в течение 5 лет.

При этом ни один из российских нормативных актов по ДОУ не содержит информации, касающейся различий между приказами по основной деятельности и приказами по административно-хозяйственным вопросам. Приказы по личному составу тоже не всегда легко отделить от приказов по основной деятельности. У делопроизводителей возникает закономерный вопрос: к какой категории отнести тот или иной приказ? Ведь от этого зависят срок, место и условия хранения документа.

Вновь обратимся к Перечню 2010 года. Его раздел 10 целиком посвящен административно-хозяйственным вопросам. Целесообразно определить круг тем соответствующих приказов на основе этого раздела.

Фрагмент документа

Перечень к ним относит:

• соблюдение правил внутреннего распорядка деятельности;
• эксплуатацию зданий, помещений;
• транспортное обслуживание, внутреннюю связь;
• обеспечение безопасности организации.

При этом не стоит забывать, что первый пункт данного списка тесно связан с трудовыми отношениями с работниками. Так, если решено привлечь работника к дисциплинарной ответственности за нарушение упомянутых правил, то приказ об этом уже будет относиться к категории «по личному составу».

Задача приказов по личному составу – отразить решения руководителя, касающиеся кадровой политики организации. Все приказы по трудовым отношениям с работником (работниками), являются приказами по личному составу, они отражают прием, перемещение и увольнение, поощрения и наказания, персональные данные и т.п.

Обратите внимание на один важный момент:

• До 2013 года многие кадровые приказы составлялись по утвержденным Госкомстатом унифицированным формам (постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»). Если утвержденной формы не было, то такой приказ оформлялся в произвольной форме.
• Но с 1 января 2013 года формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению (за малым исключением). В этой ситуации унифицированные формы кадровых документов подпали под общий порядок и более не действуют. Многие организации, понимая, что специалисты по кадровому делопроизводству привыкли к используемым ранее формам, просто утвердили их для дальнейшего применения в своих организациях. Таким образом, данные формы продолжили свою легальную жизнь, только поменяли утверждающий документ в своей «шапке». Мы всем рекомендуем поступить аналогичным образом!

А далее в статье речь пойдет только об оформлении приказов по общим правилам, сложившимся для организационно-распорядительных документов. По ней всегда составлялись приказы по основной деятельности и административно-хозяйственным вопросам. Эту форму в отношении кадровых приказов называли раньше «произвольной» (ведь часть из них и до 2013 года составлялась по ней).

Перечислить тематику приказов по основной деятельности не представляется возможным: она слишком обширна и во многом зависит от специфики деятельности организации. Основные категории таких приказов и примеры к ним мы привели в Таблице 1.

Таблица 1. Основные категории приказов по основной деятельности и примеры к ним

Правила создания приказов на федеральном уровне описаны в документах:

• имеющих добровольный порядок применения:
  • ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;
  • «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003» (далее – Методические рекомендации к ГОСТу Р 6.30-2003);
• либо обязательных только для определенной категории организаций, в основном для госструктур, например:
  • Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76 (далее – Рекомендации для органов исполнительной власти);
  • Типовая инструкция по делопроизводству и работе архива в таможенных органах, утв. приказом ФТС от 18.10.2004 № 160 (далее – Инструкция ФТС).

Однако никто не запрещает коммерческим компаниям пользоваться всеми этими документами, чтобы довести качество своих делопроизводственных процессов до должного уровня. На основе перечисленных документов рекомендуется составить собственные правила подготовки приказов и закрепить их в Инструкции по делопроизводству (см. Пример 1).

В указанной нормативной базе содержится состав реквизитов приказа и правила их оформления. Рекомендации для органов исполнительной власти и Инструкция ФТС разъясняют также порядок подготовки совместных приказов.

Пример 1. Фрагмент Инструкции по делопроизводству организации, посвященный созданию приказов

По расположению реквизитов бланк приказа может быть продольным или угловым (центрированным или флаговым). Подробно со всеми этими вариантами оформления мы разбирались в предыдущем номере журнала. А далее в этой статье будем придерживаться продольного расположения реквизитов, чтобы уделить больше внимания другим важным аспектам оформления.

Пример 2. Бланк приказа по ГОСТу Р 6.30-2003

В Примере 2 мы видим бланк приказа:

• в него входят следующие реквизиты:
  • наименование организации,
  • наименование вида документа,
  • место составления или издания документа;
• здесь имеются отметки для проставления реквизитов «Дата документа» (слева) и «Регистрационный номер документа» (справа).

Кроме того, ни один приказ не обходится без следующих реквизитов:

• заголовок к тексту;
• текст документа;
• подпись.

Реже в приказ вносятся:

• эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
• отметка о наличии приложения;
• визы согласования документа;
• отметка об исполнителе.

В бланке приказа указывается полное наименование организации (в т.ч. полностью организационно-правовая форма), а ниже в скобках – сокращенное наименование, если таковое имеется и закреплено в Уставе (в Примере 2 это аббревиатура «ВНИИДАД», в Примере 4 – ЗАО «СПК-Самара»).

Если имеется вышестоящая организация (или приказ издается обособленным подразделением), то ее сокращенное (или полное, если нет сокращенного) наименование указывается над наименованием организации-автора (в Примере 2 это «РОСАРХИВ»). Желательно наименование вышестоящей организации и автора документа все-таки отделять друг от друга пустой строкой (как в Примере 4).

При издании одного совместного приказа несколькими равнозначными организациями их наименования располагаются на одном уровне (Примеры 3 и 16). Если одна из организаций вышестоящая, то она указывается на приказе выше нижестоящей (Пример 17).

Пример 3. Заполнение реквизита «Наименование организации» при издании совместного приказа равнозначными организациями

Этот реквизит располагается ниже отметок для регистрационного номера и даты документа и используется в том случае, если в название организации не включено место ее расположения (сравните фрагменты, выделенные оранжевым в Примерах 4 и 5). Аналогичным образом данный реквизит опускается в письмах, т.к. место издания документа там детализируется в справочных данных организации (в виде ее полного адреса местонахождения, вплоть до дома или офиса).

Буква «г.» перед названием города опускается только у Москвы и Санкт-Петербурга, т.к. они являются еще и субъектами РФ.

Пример 4. Место составления документа следует из названия организации-автора

Пример 5. Реквизит «Место составления документа» указывается самостоятельно

Заголовок к тексту документа должен отражать его содержание. Согласно Методическим рекомендациям к ГОСТу Р 6.30-2003 заголовок приказа отвечает на вопрос «о чем?» («о ком?»). В это короткое предложение следует уместить предмет приказа (тему, вопрос) и действие, которое следует произвести над ним. Образцы заголовков представлены выше, в Таблице 1.

Заголовок набирается шрифтом того же размера, что и основной текст приказа, точка в конце не ставится.

Что касается выравнивания заголовка, то мнения ГОСТа Р 6.30-2003 и Методических рекомендаций для органов исполнительной власти разошлись. Первый предлагает выравнивать заголовок по левому краю, второй, как и Инструкция ФТС, – по центру (при условии использования продольного бланка). Учитывая добровольный характер применения этих нормативных документов, организации вправе выбрать тот способ расположения заголовка, который им нравится (федеральных органов исполнительной власти, таможенной службы и учреждений, на которых распространяются правила делопроизводства в упомянутых органах, это не касается). По нашему мнению, краткие заголовки лучше смотрятся выровненными по левому краю, а длинные, занимающие несколько строк, – центрированными.

Пример 6. Образцы констатирующей части приказа

За констатирующей частью текста следует слово «ПРИКАЗЫВАЮ» («ПРИКАЗЫВАЕМ» в совместных распорядительных документах). Оно набирается прописными буквами («ПРИКАЗЫВАЮ») или же строчными вразрядку («п р и к а з ы в а ю») с новой строки. При этом запятая перед этим словом не ставится (если ее наличия не требует пунктуация констатирующей части текста), а после него следует двоеточие.

Распорядительная часть приказа состоит из нескольких пунктов. Каждый их них содержит описание какого-либо действия в рамках достижения цели документа. Действия могут иметь форму поручения с указанием конкретного исполнителя и срока исполнения.

Подчеркнем: в каждом пункте приказа должно содержаться одно задание, у которого должен быть только один исполнитель и только один срок. Если поручение дается группе работников (рабочей группе), ответственным назначается ее руководитель. Когда поручение носит регулярный характер, срок исполнения и ответственное лицо не указываются.

В последнем пункте обязательно называется должностное лицо, которому поручается контроль исполнения приказа. Если приказ касается всей организации, контроль оставляет за собой подписант – генеральный директор (см. Примеры 15 и 16).

Пример 7. Ссылка на приложение делается в приказе в распорядительной части его текста

Встречаются разные способы указания приложений в скобках прямо в тексте приказа, все они корректны. Просто стремясь к единообразию, лучше выбрать какой-то один вариант и придерживаться его в своих документах, закрепив, например, в Инструкции по делопроизводству:

• (приложение 1),
• (Приложение 1),
• (Приложение № 1),
• если у приказа есть только одно приложение, то после его упоминания в тексте можно написать «(прилагается)».

Что касается оформления самого приложения, то в правом верхнем углу первого листа ставится отметка «Приложение №», а далее указывается, к какому распорядительному документу оно относится. Если у приказа только одно приложение, то оно не нумеруется. Допускается набирать слово «ПРИЛОЖЕНИЕ» прописными буквами, а отметку на прилагаемом документе центрировать относительно самой длинной строки (см. Пример 8).

Пример 8. Способы оформления данных основного документа на приложении

Пример 9. Гриф утверждения на приложении к приказу

Зачастую перед подписанием генеральным директором распорядительный документ проходит процедуру согласования.

В результате внешнего согласования на документе оформляют гриф согласования, а в результате внутреннего согласования у должностных лиц своей организации – визу. Виза содержит краткую должность (без указания организации), подпись с расшифровкой визирующего лица и дату (Пример 11); а гриф согласования – еще и слово «СОГЛАСОВАНО», должность в нем указывается полностью, включая наименование организации (Пример 10). Распорядительные документы обычно проходят внутреннее согласование.

Визы и грифы согласования ГОСТ Р 6.30-2003 рекомендует оформлять ниже подписи на лицевой стороне приказа.

Пример 10. Гриф в результате внешнего согласования

Пример 11. Виза в результате согласования внутри организации

Но есть и иные варианты их размещения, например, на обороте приказа (см. Примеры 15 и 16). Если там же располагаются подписи об ознакомлении с изданным приказом, то перед группой виз тоже следует написать слово «Согласовано». Если список визирующих известен заранее, то при подготовке проекта документа рекомендуем указать их должности и фамилии, чтобы им осталось только расписаться и поставить дату. Согласование проект проходит сначала у нижестоящих должностных лиц и постепенно «поднимается» выше, чтобы вышестоящие лица видели мнения своих подчиненных.

Допускается оформлять визы на отдельном листе – так называемом листе согласования (его образец см. в Примерах 13 и 14).

Если же проект приказа не согласован должностным лицом, то он не оформляет визу до внесения в проект нужных ему исправлений либо оформляет ее ниже текста замечаний или фразы «Замечания прилагаются» (в последнем случае они оформляются на отдельном листе). Проект считается согласованным, когда замечаний к нему у согласующих лиц не осталось. Хотя наличие виз – это только информация/сигнал для того, кто подписывает документ. Его судьбу решает подписант (лист согласования прилагается к проекту распорядительного документа, передаваемого на подпись уполномоченному лицу).

Пример 12. Виза в результате согласования внутри организации

Пример 13. Лист согласования проекта приказа в рамках «бумажного» делопроизводства

Пример 14. Лист согласования распечатывается по результатам электронного согласования из СЭД

Оформление реквизита «Подпись» на распорядительных документах происходит стандартным образом. В его состав входит наименование должности подписанта, личная подпись и расшифровка, в которой первыми указываются инициалы, затем фамилия (Пример 15).

В совместных приказах подписи располагают на одном уровне. Логично выстроить подписи в том же порядке (слева направо), в каком в «шапке» приказа фигурируют стороны, его составившие (см. Пример 16). Допускается также выстраивать последовательность подписантов по алфавиту.

После подписания приказ подлежит регистрации: документу присваивается регистрационный номер и фиксируется дата его подписания.

Дата традиционно оформляется двумя способами:

• цифровым (например, 15.11.2013) или
• словесно-цифровым (15 ноября 2013 г.).

Пример 15. Внутренний приказ (с визами согласования и результатами ознакомления на обороте)

Пример 16. Совместный приказ равнозначных организаций (с результатами согласования и ознакомления на обороте)

Пример 17. Заполнение реквизита «Наименование организации» при издании совместного приказа неравнозначными организациями