Приказ об утверждении номенклатуры дел — образец его может понадобиться, когда необходимо официально закрепить структуру документооборота фирмы. Рассмотрим, для чего нужен такой приказ и как он оформляется, в нашей статье.
Для чего нужен приказ о номенклатуре дел
В соответствии с п. 1 ст. 17 закона «Об архивном деле» от 22.10.2004 № 125-ФЗ организации всех типов, а также ИП обязаны обеспечивать сохранность архивных документов (в частности, тех, которые касаются личного состава) в течение законодательно установленных сроков. Главными источниками, в которых закреплены данные сроки, являются:
- перечень типовых документов и сроков хранения, введенный в оборот приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 (действует с 18.02.2020);
- перечень типовых документов, утвержденный Главархивом СССР 15.08.1988.
Для выполнения данного требования закона фирмам необходимо организовать эффективный учет документооборота, предполагающий:
- классификацию документов по срокам хранения;
- эффективную индексацию документов — для мониторинга соблюдения соответствующих сроков.
Один из самых удобных способов учета документов на предприятии, соответствующий вышеотмеченным критериям, — ведение номенклатуры дел. Термин «дело» в данном случае принято понимать как категорию, группу однотипных источников. Например, это могут быть приказы, личные карточки сотрудников, трудовые книжки.
Механизм ведения номенклатуры дел на предприятии следует утверждать отдельным приказом руководителя. Посредством него юридически закрепляется:
- собственно номенклатура дел фирмы (перечень категорий документов, используемых на предприятии);
- обязанности конкретных сотрудников по ведению утвержденной номенклатуры дел.
Каков порядок утверждения номенклатуры дел в организации? Ответ на этот вопрос есть в КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.
Процедура утверждения номенклатуры дел в частных фирмах законодательством РФ не регламентирована. Другое дело — бюджетные организации.
Приказ об утверждении номенклатуры дел в ДОУ, школе и иных бюджетных организациях
Существует ряд НПА, довольно подробно регламентирующих ведение номенклатуры дел в бюджетных структурах, а именно:
- правила, утвержденные решением коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее — правила Росархива);
- письмо Минобразования РФ от 29.09.2000 № 711/28-16 (его действие распространяется на ДОУ);
- письмо Минобразования РФ от 20.12.2000 № 03-51/64 (устанавливает правила для школ).
Правила Росархива распространяются на государственные организации, а также негосударственные, но работающие с государственными документами. Вместе с тем нормам, утвержденным Росархивом, на практике следуют и многие частные фирмы.
Подробнее о номенклатуре дел образовательного учреждения вы можете узнать в нашей статье.
Порядок утверждения номенклатуры дел в госструктурах и частных фирмах
В соответствии с п. 3.4.6 правил Росархива номенклатура дел организации утверждается посредством:
- оформления на общем бланке;
- визирования сотрудником, ответственным за ведение архива;
- одобрения экспертной комиссии;
- согласования с экспертно-проверочной комиссией;
- утверждения руководителем фирмы.
Что касается приказа об утверждении номенклатуры дел как самостоятельного нормативного акта, он чаще всего применяется именно в частных структурах. В госструктурах номенклатура утверждается посредством подписания ее унифицированной формы, также закрепленной в правилах Росархива (приложения 7 и 8).
Кроме того, при утверждении номенклатуры в частных фирмах, как правило, исключается этап одобрения документа экспертной комиссией, которая учреждается на ведомственном уровне.
Где скачать образец приказа об утверждении номенклатуры дел
Ознакомиться с образцом приказа о вводе номенклатуры дел в организации вы можете на нашем портале. Мы подготовили для вас образец документа, на основе которого может быть издан приказ, актуальный для вашей фирмы. Вы можете скачать его бесплатно по ссылке ниже:
Скачать образец приказа об утверждении номенклатуры дел
Итоги
Приказ, посредством которого в документооборот фирмы вводится номенклатура дел, издается с целью выполнения фирмой предусмотренной законом обязанности по обеспечению сохранности архивных документов. Соответствующий локальный акт подписывается руководством компании по завершении предшествующей процедуры по согласованию номенклатуры дел.
Ознакомиться с иными фактами, касающимися использования номенклатуры дел на предприятии, вы можете в статьях:
- «Как составить номенклатуру дел в организации?»;
- «Какие сроки хранения документов по номенклатуре дел?».
Приказ, утверждающий номенклатуру дел, составленный и подписанный по всем правилам, предоставляет номенклатуре статус действующего документа. Он является обязательным этапом в процедуре принятия текущей номенклатуры.
ФАЙЛЫ
Скачать бланк приказа об утверждении номенклатуры дел .docСкачать образец приказа об утверждении номенклатуры дел .doc
Зачем нужна номенклатура и приказ на ее утверждение
Чтобы до конца понять роль приказа, следует для начала понять назначение самой номенклатуры.
Номенклатура — это документ, в котором отражается полный перечень дел, включающих в себя различного рода внутренние бумаги организации.
Она не относится к строго обязательным документам, и, как правило, имеет распространение на крупных предприятиях и в государственных учреждениях. Представители малого бизнеса обзаводятся ею значительно реже, что, в общем, вполне понятно и логично.
В больших компаниях, имеющих многочисленный штат сотрудников и множество структурных подразделений, все документы разносятся по определенным папкам, каждая из которых называется «дело». Количество таких папок может доходить до нескольких сотен.
Для того, чтобы организовать их учет, создается специальный документ, в который заносятся:
- наименования дел;
- дата начала их ведения;
- срок хранения;
- количество томов и т.п. информация.
При этом в номенклатуру включаются и те дела, которые ведутся в текущее время и те, которые уже несколько устарели.
Номенклатура является периодическим документом и составляется, как правило, один раз в год – обычно в декабре, на год следующий. Такая регулярность дает возможность администрации компании точно знать, с какими именно документами организация входит в следующий отчетный период.
Иногда, особенно в бюджетных учреждениях, после составления номенклатуры она согласовывается и утверждается специально созданной комиссией. Однако, в коммерческих структурах, это правило не всегда соблюдается – здесь довольно часто руководство предприятия обходиться лишь соответствующим утверждающим приказом, изданным от лица директора.
Приказ не только вводит номенклатуру в действие, но и позволяет обеспечить прописанную в законе обязанность по надлежащему содержанию и хранению актуальных и архивных дел.
Кто пишет приказ
Составлением номенклатуры обычно занимается документовед или делопроизводитель, а вот написание приказа, утверждающего ее, входит в компетенцию другого работника: чаще всего это юрисконсульт, кадровый специалист или секретарь организации, т.е. человек облеченный определенного рода полномочиями, имеющий знания и навыки по написанию распорядительных документов.
При этом, вне зависимости от того, кто непосредственно был занят созданием приказа, он должен передать документ на визирование директору предприятия.
Период действия приказа
Приказ составляется ровно на тот срок, в течение которого действует текущая номенклатура дел. В большинстве случаев он равняется одному году, но в некоторых организациях он может отличаться как в сторону расширения, так и в сторону сужения этого промежутка времени.
Как составить приказ: основные правила
Единого стандарта по написанию приказа на утверждение номенклатуры дел нет, так что компании могут писать его в произвольной форме или же образцу, разработанному и утвержденному в учетной политике фирмы. Однако, независимо от того, какой именно способ будет выбран, в документ следует внести ряд определенных параметров:
- номер и дату создания приказа;
- наименование организации;
- сведения об утверждаемой номенклатуре: ее номер, год, на который она составлена и прочие сведения (по необходимости);
- список лиц, ответственных за исполнение приказа.
Надо отметить, что любой приказ должен иметь под собой какое-то основание. В данном случае достаточно написать что-нибудь вроде: «В целях обеспечения норм по содержанию и хранению документов» или дать прямую ссылку на соответствующий закон.
Как оформить приказ: основные правила
Строгих норм по оформлению приказа на сегодня также не существует: его можно писать в рукописном или печатном виде, на простом чистом листе А4 или даже А5 формата, или на фирменном бланке компании.
При этом следует учесть, что приказ должен иметь оригинал подписи руководителя предприятия или иного работника, уполномоченного на удостоверение подобного рода бумаг.
Проштамповывать приказ печатью можно, но не обязательно, поскольку он относится к внутреннему документообороту организации, к тому же с 2016 года использование печатей и штампов юридическими лицами законодательно отменено.
Весь период действия приказ должен храниться в специально отведенном месте, вместе с другими распорядительными документами. После утраты актуальности, его необходимо передать в архив фирмы, где он должен содержаться на протяжении установленного законом времени. Затем его можно утилизировать (также по строго определенному порядку).
Образец приказа
В начале документа указывают:
- наименование организации, по которой создается приказ;
- номер приказа по внутреннему документообороту;
- дата составления;
- населенный пункт, в котором действует предприятие.
После этого идет основная часть – сначала сюда следует внести основание для приказа, т.е. обозначить цель его создания. Далее за словом «Приказываю» отдельными пунктами фиксируется факт утверждения номенклатуры, даются указания начальникам структурных подразделений и назначается ответственное за исполнение приказа лицо. При необходимости эту часть документа можно расширить за счет добавления каких-то дополнительных распоряжений.
В заключение приказ необходимо заверить подписью директора, а также лица, ответственного за его выполнение.
Муниципальное бюджетное учреждение «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов» Кагальницкого района
П Р И К А З №_52__
ст. Кагальницкая 11.02.2022г.
«Об утверждении номенклатуры дел»
Для реализации законодательно установленных норм по ведению документооборота, содержания, хранения и систематизации учета документов в муниципальном бюджетном учреждении «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов» Кагальницкого района
П Р И К А З Ы В А Ю:
1. Утвердить номенклатуру дел в соответствии с приложением №1 к настоящему приказу
2. Настоящий приказ вступает в силу с момента подписания
3. С 11.02.2022 отменить действие приказа от 18.03.2022г. «Об утверждении номенклатуры дел».
4. Всем руководителям структурных подразделений организовать работу в соответствии с номенклатурой дел.
5. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.
Директор МБУ ЦСОГПВиИ
Кагальницкого район _______________________ Н.П.Ярошенко
Приложение № 1
к приказу директора
МБУ ЦСОГПВиИ
Кагальницкого района
От11.02.2022 №__52__
МУНИЦИПАЛЬНОЕ БЮДЖЕТНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ «ЦЕНТР
СОЦИАЛЬНОГО ОБСЛУЖИВАНИЯ ГРАЖДАН ПОЖИЛОГО
ВОЗРАСТА И ИНВАЛИДОВ» КАГАЛЬНИЦКОГО РАЙОНА
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
МУНИЦИПАЛЬНОГО БЮДЖЕТНОГО УЧРЕЖДЕНИЯ «ЦЕНТР СОЦИАЛЬНОГО ОБСЛУЖИВАНИЯ ГРАЖДАН ПОЖИЛОГО ВОЗРАСТА И ИНВАЛИДОВ» КАГАЛЬНИЦКОГО РАЙОНА
ст. Кагальницкая
2022 год
Наименование структурных подразделений учреждения и их индексы
1. Директор — 01
2. Специалист по персоналу — 01.1
3. Заместитель директора — 01.2
4. Специалисты по социальной работе — 01.3
5. Специалист по охране труда — 01.4
6. Отдел бухгалтерского учета и отчетности — 01.5
7. Специалист по закупкам — 01.6
7. Отделение социального обслуживания на дому — 02.1
8. Социально-реабилитационное отделение — 02.2
ВВЕДЕНИЕ
Номенклатура дел муниципального бюджетного учреждения «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов» Кагальницкого района разработана в соответствии с «Типовой инструкцией по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти», перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения.
Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел, в делопроизводстве учреждения, с указанием сроков хранения, по установленной форме.
После утверждения номенклатуры учреждения его структурные подразделения получают выписки соответствующих ее разделов для использования в работе.
Номенклатура дел составлена на основе изучения состава и содержания документов, образующихся в деятельности МБУ ЦСОГПВиИ, Устава МБУ ЦСОГПВиИ, штатного расписания, типового перечня документов с указанием сроков хранения.
В номенклатуре дел предусмотрены заголовки дел для группировки документов, отражающих все документируемые участки и вопросы деятельности МБУ ЦСОГПВиИ.
Основой для определения структуры номенклатуры дел является штатное расписание МБУ ЦСОГПВиИ. Разделами, подразделами и другими делениями номенклатуры дел являются названия структурных подразделений.
В графе 1 номенклатуры дел проставлены индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дел состоит из цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения.
В номенклатуре дел сохранены одинаковые индексы для однородных дел разных структурных подразделений.
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.
В графе 3 номенклатуры дел указано количество дел. Она заполняется по окончанию календарного года.
В графе 4 указан срок хранения дела, номера статей по перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности учреждения, с указанием сроков хранения, утвержденным руководителем Федеральной архивной службы России в 2000 году. К отдельным статьям номенклатуры дел сделаны отметки «ДМН»- «До минования надобности», «5 лет ЭК», которые означают, что документы имеют ограниченное практическое действие, и дальнейший срок хранения определяется экспертной комиссией (ЭК) МБУ ЦСОГПВиИ.
В графе 5 «Примечание» в течение всего срока действия номенклатуры проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению и др.
Хранение документов возможно как на бумажных носителях, так и в электронном виде, данные документы имеют одинаковую силу.
Приложение №1
УТВЕРЖДАЮ
Директор МБУ ЦСОГПВиИ
Кагальницкого района
«11» февраля 2022 года
Номенклатура дел
муниципального бюджетного учреждения «Центр социального
обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов» Кагальницкого района
|
Индекс дела |
Заголовок дел |
Кол-во дел |
Срок хранения дела |
Примечание |
||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
||
|
01. Директор МБУ ЦСОГПВиИ Кагальницкого района |
||||||
|
01-01 |
Уставные документы, Устав МБУ ЦСОГПВиИ Кагальницкого района. |
3 г. ст.50а |
хранится- специалист по персоналу |
|||
|
01-02 |
Документы, на право осуществления основной деятельности |
дмн, пост. ст.19 а |
хранится- специалист по персоналу |
|||
|
01-03 |
Номенклатура дел МБУ ЦСОГПВиИ |
1 год |
хранится- специалист по персоналу |
|||
|
01-04 |
Паспорт поставщика социальных услуг МБУ ЦСОГПВиИ |
размещен на сайте |
||||
|
01.1. Специалист по персоналу |
||||||
|
01.1-01 |
Правила внутреннего трудового распорядка |
5 лет |
после замены новым |
|||
|
01.1-02 |
Должностные инструкции работников МБУ ЦСОГПВиИ. |
75 л. пост. ст.77 а |
индивидуальные работников |
|||
|
01.1-03 |
Журнал регистрации входящих документов |
5 лет |
после замены новым |
|||
|
01.1-04 |
Журнал регистрации исходящих документов |
5 лет |
после замены новым |
|||
|
01.1-05 |
Журнал учета писем, жалоб, обращений граждан |
5 лет |
после замены новым |
|||
|
01.1-06 |
Документы по рассмотрению писем, жалоб, обращений граждан (копии ответов, акты обследования обратившихся и др.) |
5 лет |
после замены новым |
|||
|
01.1-07 |
Книга выдачи и сдачи удостоверений сотрудников |
5 лет |
после замены новым |
|||
|
01.1-8 |
Отчетность, информации |
5 лет |
после замены новым |
|||
|
01.1-12 |
Протоколы общих собраний коллектива |
3 г. пост. ст.18 е |
после замены новым |
|||
|
01.1-13 |
Штатное расписание |
3 г. пост. ст.18 е |
после замены новым |
|||
|
01.1-14 |
Контракты, трудовые договоры |
75 лет |
после замены новым |
|||
|
01.1-18 |
Книга движения трудовых книжек |
75 л. пост. ст.77 а |
после замены новым |
|||
|
01.1-19 |
Личные карточки форма Т-2 |
75 л. пост. ст.77 а |
после замены новым |
|||
|
01.1-20 |
Личные дела |
75 л. пост. ст.77 а |
после замены новым |
|||
|
01.1-21 |
Штатно-должностная книга |
75 л. пост. ст.77 а |
||||
|
01.1-22 |
График отпусков |
3 г. пост. ст.18 е |
||||
|
01.1-23 |
Документы для воинского учета и бронирования |
3 г. пост. ст.18 е |
||||
|
01.1-24 |
Документы по аттестации работников учреждения |
3 г. пост. ст.18 е |
Хранятся у зам. директора |
|||
|
01.1-25 |
Журнал учета проверок контролирующими органами, материалы по результатам проверок |
3 г. пост. ст.18 е |
||||
|
01.1-26 |
Коллективный договор |
1 |
75 лет |
|||
|
01.1-27 |
Книга приказов по основной деятельности учреждения |
1 |
75 лет |
|||
|
01.1-28 |
Книга приказов по личному составу учреждения |
1 |
75 лет |
|||
|
01.2 Заместитель директора |
||||||
|
01.2-01 |
Планы работы учреждения |
1 |
пост. ст.285 а |
до минования надобности |
||
|
01.2-02 |
Порядок предоставления социальных услуг перечень и стандарты |
1 |
дмн, ст.1 б |
Относящиеся к деятельности организа- ции пост. |
||
|
01.2-03 |
Положение определения эффективности работы работников учреждения, ежемесячные итоги определения эффективности |
1 |
3 г. пост. ст.18 е |
хранятся у специалистов |
||
|
01.2-04 |
Анализ работы МБУ ЦСОГПВиИ Кагальницкого района (ежемесячный, ежеквартальный, полугодовой, годовой) |
1 |
3 г. пост. ст.18 е |
до минования надобности |
||
|
01.2-05 |
Тарифы на оказание социальных услуг |
1 |
3 г. пост. ст.18 е |
до минования надобности |
||
|
01.2-06 |
Отчетность, информация |
1 |
3 г. пост. ст.18 е |
до минования надобности |
||
|
01.2-07 |
Материалы по проверкам структурных подразделений |
1 |
3 г. пост. ст.18 е |
до минования надобности |
||
|
01.2- |
Материалы и документы по проведению служебных проверок |
1 |
3 г. пост. ст.18 е |
до минования надобности |
||
|
01.2. -18 |
Журнал учета лиц, допущенных к работес персональными данными в информационных системах |
1 |
До минования надобности ст.1 б (далее «дмн») |
|||
|
01.3 Специалист по социальной работе |
||||||
|
01.3-1 |
План работы специалиста по социальной работе |
3 г. пост. |
до минования |
|||
|
01.3-1/1 |
план проверок работы социальных работников |
ст.18 е |
надобности |
|||
|
01.3-3 |
Документация по мониторингу условий жизнедеятельности граждан по месту жительства (фактического пребывания), |
3 г. пост. ст.18 е |
до минования надобности |
|||
|
01.3-4 |
Социальный паспорт территории |
3 г. пост. ст.18 е |
до минования надобности |
|||
|
01.3-5 |
Материалы по факультетам народного университета «Новое время» |
3 г. пост. ст.18 е |
до минования надобности |
|||
|
01.3-6 |
Материалы клуба по интересам |
3 г. пост. ст.18 е |
до минования надобности |
|||
|
01.3-7 |
Журнал регистрации договоров с получателями соцуслуг состоящими на обслуживании |
3 г. пост. ст.18 е |
до минования надобности |
|||
|
01.3-8 |
Журнал регистрации договоров с получателями соцуслуг по мобильной бригаде |
3 г. пост. ст.18 е |
до минования надобности |
|||
|
01.3-9 |
Отчеты по оказанию социальных услуг специалистами |
3 г. пост. ст.18 е |
до минования надобности |
|||
|
01.3-10 |
Документы по оказанию услуг «Социальное такси» |
3г. |
||||
|
01.3. -12 |
Журнал учета обращений субъектов персональных данных о выполнении их законных прав, при обработке персональных данных в информационных системах персональных данных |
1 |
До минования надобности ст.1 б (далее «дмн») |
|||
|
01.3. -13 |
Журнал учета съемных носителей персональных данных |
1 |
До минования надобности ст.1 б (далее «дмн») |
|||
|
01.3. -14 |
Журнал учета машинных носителей персональных данных |
1 |
До минования надобности ст.1 б (далее «дмн») |
|||
|
01.3. -15 |
Журнал поэкземплярного учета криптосредств, ключевых документов эксплуатационной и технической документации |
1 |
До минования надобности ст.1 б (далее «дмн») |
|||
|
01.4 Специалист по охране труда и технике безопасности |
||||||
|
01.4-1 |
План работы специалиста по охране труда |
3 г. пост. ст.18 е |
до минования надобности |
|||
|
01.4-2 |
Документы по охране труда |
|||||
|
01.4-2.1 |
Журнал регистрации вводного инструктажа по технике безопасности |
3 г. пост. ст.18 е |
до минования надобности |
|||
|
01.4-2.2 |
Журнал регистрации инструктажа по охране труда на рабочем месте (первичный, повторный, целевой, внеплановый) |
3 г. пост. ст.18 е |
до минования надобности |
|||
|
01.4-2.3 |
Журнал регистрации инструктажа I группы электробезопасности |
3 г. пост. ст.18 е |
до минования надобности |
|||
|
01.4-2.4 |
Папка инструкций по технике безопасности и охране труда |
3 г. пост. ст.18 е |
до минования надобности |
|||
|
01.4-2.5 |
Журнал регистрации инструкций по ОТ |
3 г. пост. ст.18 е |
до минования надобности |
|||
|
01.4-2.6 |
Журнал учета выдачи инструкций по ОТ |
3 г. пост. ст.18 е |
до минования надобности |
|||
|
01.4-2.8 |
Журнал копий актов проверок по ОТ, ППБ, контролирующими органами |
3 г. пост. ст.18 е |
до минования надобности |
|||
|
01.4-3 |
Документы по пожарной безопасности |
|||||
|
01.4-3.1 |
Журнал регистрации вводного инструктажа по противопожарной безопасности |
3 г. пост. ст.18 е |
до минования надобности |
|||
|
01.4-3.2 |
Журнал регистрации инструктажа по противопожарной безопасности на рабочем месте |
3 г. пост. ст.18 е |
до минования надобности |
|||
|
01.4-3.3 |
Журнал учета и проверок первичных средств пожаротушения |
3 г. пост. ст.18 е |
до минования надобности |
|||
|
01.4-3.4 |
Журнал регистрации актов тренировочных занятий по эвакуации сотрудников и обслуживаемых в случае пожара |
3 г. пост. ст.18 е |
до минования надобности |
|||
|
01.4-4 |
Документы по антитеррористическим мероприятиям учреждения |
|||||
|
01.4-4.1 |
План работы по антитеррористической деятельности учреждения |
3 г. пост. ст.18 е |
до минования надобности |
|||
|
01.4-4.2 |
Журнал регистрации инструктажей по антитерроризму |
3 г. пост. ст.18 е |
до минования надобности |
|||
|
01.4-4.3 |
Папка инструкций по антитерроризму |
3 г. пост. ст.18 е |
до минования надобности |
|||
|
01.4-5 |
Документы по безопасности дорожного движения |
|||||
|
01.4-5.1 |
Журнал учета автотранспорта |
3 г. пост. ст.18 е |
до минования надобности |
|||
|
01.4-5.2 |
Журнал учета нарушений правил дорожного движения |
3 г. пост. ст.18 е |
до минования надобности |
|||
|
01.4-5.3 |
Журнал учета дорожно-транспортных происшествий с участием транспортных средств учреждения |
3 г. пост. ст.18 е |
до минования надобности |
|||
|
01.4-5.4 |
Журнал учета неисправностей автомобилей |
3 г. пост. ст.18 е |
до минования надобности |
|||
|
01.4-5.5 |
Журнал регистрации инструктажа на рабочем месте водителей |
3 г. пост. ст.18 е |
до минования надобности |
|||
|
01.4-5.6 |
Лицевые карточки водителей |
3 г. пост. ст.18 е |
до минования надобности |
|||
|
01.4-5.7 |
График проведения ТО, текущих и капитальных ремонтов автомобилей |
3 г. пост. ст.18 е |
до минования надобности |
|||
|
01.4-8 |
Акты обследований объектов учреждения по ОТ и ТБ, ППБ и антитеррору |
3 г. пост. ст.18 е |
до минования надобности |
|||
|
01.4-9 |
Документы по подготовке к отопительному сезону |
3 г. пост. ст.18 е |
до минования надобности |
|||
|
01.5 Отдел бухгалтерского учета и отчетности |
||||||
|
01.5-1.1 |
Муниципальное задание |
1 |
Хранится у специалиста по персоналу |
|||
|
01.5-1.2 |
План финансово-хозяйственной деятельности |
1 |
Хранится у специалиста по персоналу |
|||
|
01.5-1.3 |
Положение об оплате труда |
1 |
Хранится у специалиста по персоналу |
|||
|
01.5-1.4 |
Положение о расходовании предпринимательской и иной приносящей доход деятельности |
1 |
Хранится у специалиста по персоналу |
|||
|
01.5-1.5 |
Учетная политика учреждения |
1 |
Хранится в ОК |
|||
|
01.5-1.6 |
Отчеты по текущей деятельности учреждения: ежемесячные; квартальные; полугодовые; годовые |
2 4 1 |
Хранится у специалиста по персоналу |
|||
|
01.5-1.7 |
Отчеты по заработной плате работников учреждения: ежемесячные; квартальные; полугодовые; годовые |
2 4 1 |
5 лет |
Хранится у бухгалтера по зарплате |
||
|
01.5-1.8 |
Ведомости начисления заработной платы |
75 лет |
Хранится у бухгалтера по зарплате |
|||
|
01.5-1.9 |
Главная книга |
1 |
5 лет |
Хранится у главного бухгалтера |
||
|
01.5-1.10 |
Журнал операций № 1 «Касса» |
1 |
5 лет |
Хранится у главного бухгалтера |
||
|
01.5-1.11 |
Журнал операций № 2 «с безналичными денежными средствами» |
12 |
5 лет |
Хранится у главного бухгалтера |
||
|
01.5-1.12 |
Журнал операций № 3 «расчет с подотчетными лицами» |
2 |
5 лет |
Хранится у главного бухгалтера |
||
|
01.5-1.13 |
Журнал операций № 4 «расчетов с поставщиками и подрядчиками» |
6 |
5 лет |
Хранится у главного бухгалтера |
||
|
01.5-1.14 |
Журнал операций № 5 «расчетов с дебиторами по доходам» |
5 |
5 лет |
Хранится у главного бухгалтера |
||
|
01.5-1.15 |
Журнал операций № 6 «расчетов по оплате труда» |
1 |
5 лет |
Хранится у главного бухгалтера |
||
|
01.5-1.16 |
Журнал операций № 7 «по выбытию и перемещению нефинансовых активов» |
4 |
5 лет |
Хранится у главного бухгалтера |
||
|
01.5-1.17 |
Журнал операций № 8 «по прочим операциям» |
1 |
5 лет |
Хранится у главного бухгалтера |
||
|
01.5-1.18 |
Журнал регистрации заявок на кассовый расход |
1 |
5 лет |
Хранится у главного бухгалтера |
||
|
01.5-1.19 |
Журнал регистрации приходных и расходных ордеров |
1 |
5 лет |
Хранится у главного бухгалтера |
||
|
01.5-1.20 |
Журнал регистрации путевых листов |
1 |
5 лет |
Хранится у главного бухгалтера |
||
|
01.5-1.21 |
Журнал регистрации авансовых отчетов |
1 |
5 лет |
Хранится у главного бухгалтера |
||
|
01.5-1.22 |
Журнал регистрации выданных доверенностей |
1 |
5 лет |
Хранится у главного бухгалтера |
||
|
01.5-1.23 |
Заявки на финансирование из областного бюджета |
1 |
5 лет |
Хранится у главного бухгалтера |
||
|
01.5-1.24 |
Заявки на финансирование из местного бюджета |
1 |
5 лет |
Хранится у главного бухгалтера |
||
|
01.5-1.25 |
Инвентаризационная опись |
1 |
5 лет |
Хранится у главного бухгалтера |
||
|
01.5-1.26 |
Книга регистрации больничных листов |
1 |
5 лет |
Хранится у главного бухгалтера |
||
|
01.6 Специалист по закупкам |
||||||
|
01.6-1 |
План-график на год |
3 г. пост. ст.18 е |
до минования надобности |
|||
|
01.6-2 |
Книга регистрации договоров |
3 г. пост. ст.18 е |
до минования надобности |
|||
|
01.6-3 |
Договора, контракты, материалы аукциона |
3 г. пост. ст.18 е |
до минования надобности |
|||
|
01.6-4 |
Договора, контракты, материалы аукциона за счет бюджетных средств |
3 г. пост. ст.18 е |
до минования надобности |
|||
|
01.6-5 |
Договора, контракты, материалы аукциона за счет предпринимательской и иной приносящей доход деятельности |
3 г. пост. ст.18 е |
до минования надобности |
|||
|
01.6-6 |
Документация по исполнению договоров |
3 г. пост. ст.18 е |
до минования надобности |
|||
|
01.6-7 |
Отчетность |
3 г. пост. ст.18 е |
до минования надобности |
|||
|
01.6.-8 |
Материалы по обращениям в суд по вопросам проведения торгов, заключения и исполнения договоров |
3 г. пост. ст.18 е |
до минования надобности |
|||
|
02.1 Отделение социального обслуживания на дому |
||||||
|
02.1-1 |
Планы работы |
5 лет |
||||
|
Документы по типизации |
5 лет |
после замены новым |
||||
|
02.1-2 |
Журнал учета граждан, нуждающихся в обслуживании отделением – по результатам мониторинга |
1 год |
после замены новым |
|||
|
02.1-3 |
Личные дела обслуживаемых |
10 лет |
||||
|
02.1-4 |
Журнал ежедневного учета выполненной работы |
1 год |
после замены новым |
|||
|
02.1-5 |
Журнал контрольных посещений получателей услуг, заведующим отделения |
1 год |
после замены новым |
|||
|
02.1-6 |
Дневник социального работника по учету социальных услуг, предоставленных получателям услуг |
1 год |
после замены новым |
|||
|
02.1-7 |
Журнал учета оплаты за социальные услуги |
10 лет |
после замены новым |
|||
|
02.1-8 |
Журнал по технике безопасности |
1 год |
после замены новым |
|||
|
02.1-9 |
Анализ работы отделения |
1 год |
до минования надобности |
|||
|
02.1-10 |
Перечень услуг, предоставляемых гражданам пожилого возраста и инвалидам |
3 г. пост. ст.18 е |
до минования надобности |
|||
|
02.1-11 |
Хозяйственная тетрадь |
3 г. пост. ст.18 е |
до минования надобности |
|||
|
02.1-12 |
Личные дела соцработников |
3 г. пост. ст.18 е |
до минования надобности |
|||
|
02.1-13 |
Журнал учета работы с гражданами не находящимися на социальном обслуживании, выполнение поручений администраций с/поселений, УСЗН, Пенсионного фонда и др. |
1 год |
после замены новым |
|||
|
02.1-14 |
Книга жалоб, предложений и отзывов о работе. |
1 год |
после замены новым |
|||
|
02.1-15 |
Журнал учета работы с ветеранами Великой Отечественной войны |
1 год |
после замены новым |
|||
|
02.1-16 |
Журнал учета показателей эффективности |
1 год |
после замены новым |
|||
|
02.1-17 |
Материалы по факультетам народного университета «Новое время» |
дмн |
по мере необходимости |
|||
|
02.1-18 |
Материалы клуба по интересам |
дмн |
по мере необходимости |
|||
|
02.1-19 |
Журнал учета оказываемых социальных услуг мобильной бригадой и волонтерами |
дмн |
по мере необходимости |
|||
|
02.2 Социально-реабилитационное отделение |
||||||
|
02.2-1 |
Планы работы |
1 год |
||||
|
02.2-2 |
Журнал учета граждан, получателей услуг |
3 года |
после замены новым |
|||
|
02.2-4 |
Личные дела получателей услуг |
10 лет |
||||
|
02.2-6 |
Документация по организации питания получателей услуг |
5 лет |
||||
|
02.2-7 |
Документация по организации медицинской деятельности |
5 лет |
||||
|
02.2-8 |
Книга (журнал) оплаты клиентов за социальные услуги, ежемесячные реестры оплаты, справки о доходах получателей социальных услуг |
3 |
10 лет |
|||
|
02.2-9 |
Книга жалоб и предложений |
1 год |
после замены новой |
|||
|
02.2-10 |
Документация по учету хозяйственных, материально-бытовых и медицинских средств |
1 год |
после замены новой |
|||
|
02.2-11 |
Документация по проведенным тематическим мероприятиям |
по мере необходимости |
||||
|
02.2-12 |
Документация по организации ППБ |
по мере необходимости |
||||
|
02.2-13 |
Документация по организации охраны труда |
по мере необходимости |
||||
|
02.2-14 |
Материалы по факультетам народного университета «Новое время» |
дмн |
после замены новым |
|||
|
02.2-15 |
Материалы клуба по интересам |
дмн |
после замены новым |
ры дел» от 11.02.2022 года.
На один уровень выше
УПРАВЛЕНИЕ КУЛЬТУРЫ
АДМИНИСТРАЦИИ МЕСТНОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ
АЛАГИРСКОГО РАЙОНА РСО-АЛАНИЯ
П Р И К А З
от «_28_»_декабря_2020 г. №50
г. Алагир
Об утверждении номенклатуры дел
на 2021 год Управлении культуры
АМС Алагирского района .
В целях обеспечения учета, хранения, а также систематизации документооборота в Управлении культуры АМС Алагирского района в соответствии с Федеральными законами от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле РФ», от 06.10.2003 №131-ФЗ «Об общих принципах местного самоуправления», Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения»- приказываю :
1. Утвердить номенклатуру дел на 2021 год в Управлении культуры АМС Алагирского района согласно приложению .
2. Руководителям структурных подразделений Управлении культуры АМС Алагирского района обеспечить формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.
3. Настоящее распоряжение вступает в силу с 01.01.2021.
4. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя начальника УК-Главного бухгалтера УК- Моураовой И.Ц.
Начальник Управления
Культуры Алагирского района Дз.М.Дзугкоев
С приказом ознакомлен:_____________
Приложение
к приказу по УК АМС Алагирского района
от « _28__ » ___ декабря __2020_ № _50___
Администрация Алагирского района
Управление культуры
СВОДНАЯ НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
на 2021 год
ОГЛАВЛЕНИЕ
|
№ п/п |
Индекс дела |
Наименование структурного подразделения |
Номер страницы |
|
1 |
01.01- |
Управление культуры |
3-9 |
|
2 |
02.02- |
Муниципальные бюджетные учреждения культуры: РДК,ЦРБ,МВК,ЦХО,АДШИ |
10-15 |
УТВЕРЖДАЮ
Начальник
Управления культуры
_ _Дз.М.Дзугкоев
«__28___» _декабря_ 2020 год
УПРАВЛЕНИЕ КУЛЬТУРЫ
АМС АЛАГИРСКОГО РАЙОНА
СВОДНАЯ НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
на 2021 год
|
Индекс дела |
Заголовок дела |
Срок хранения и №№ статей по перечню |
Примечание |
||||||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
|||||
|
01. Аппарат Управления культуры |
|||||||||
|
01-01. Руководство и документационное обеспечение деятельности |
|||||||||
|
01-01-01 |
Устав Управления культуры |
До минования надобности (далее – ДМН) |
Подлинник в деле |
||||||
|
01-01-02 |
Нормативные правовые акты (законы, указы, постановления, распоряжения и др.) органов законодательной и исполнительной власти АМС, присланные для сведения и руководства. |
ДМН ст. 2б(1), 3б(1) |
(1)Относящиеся к деятельности организации — постоянно |
||||||
|
01-01-03 |
Приказы УК по основной деятельности |
Постоянно ст. 4 а |
|||||||
|
01-01-04 |
Инструкции и методические рекомендации, относящиеся к деятельности УК |
ДМН |
|||||||
|
01-01-05 |
Переписка с органами исполнительной власти АМС, МК РСО-А по основным направлениям деятельности |
5 лет ЭПК ст.70 |
Ведется в электронном виде (ЭДО) |
||||||
|
01-01-06 |
Переписка (исходящая) по основной деятельности |
5 лет ЭПК ст. 70 |
Ведется в электронном виде (EDM) |
||||||
|
01-01-07 |
Годовые Планы работы УК |
ДМН |
|||||||
|
01-01-08 |
Обращения граждан (предложения, заявления, жалобы, претензии); переписка по их рассмотрению |
5 лет ЭПК ст. 154 |
Ведется в электронном виде (ЭДО, EDM) |
||||||
|
01-01-09 |
Журнал регистрации постановлений АМС по основной деятельности |
Постоянно ст. 182 а |
|||||||
|
01-01-10 |
Журнал регистрации распоряжений АМС по основной деятельности |
Постоянно ст. 182 а |
|||||||
|
01-01-11 |
Журнал регистрации поступающих документов |
5 лет ст. 182 г |
Ведется в электронном виде |
||||||
|
01-01-12 |
Журнал регистрации отправляемых документов |
5 лет ст. 182 г |
Ведется в электронном виде |
||||||
|
01-01-13 |
Журнал регистрации обращений граждан |
5 лет ст. 182 е |
Ведется в электронном виде |
||||||
|
01-01-14 |
Сводная номенклатура дел |
Постоянно ст. 157 |
|||||||
|
01-01.15 |
Инструкции и методические рекомендации по кадровым вопросам. |
ДМН |
Подлинники в деле |
||||||
|
01-01.16 |
Приказы по личному составу (прием, перевод, увольнение, аттестация, повышение квалификации, поощрения, награждения, оплата труда, премирование, различные выплаты, отпуска по уходу за ребенком, отпуска без сохранения содержания) |
50 лет ЭПК 434а |
|||||||
|
01-01.17 |
Протоколы заседаний, постановления муниципальных аттестационных, квалификационных комиссий; документы (протоколы счетных комиссий; бюллетени тайного голосования) к ним |
10 лет ст. 485 |
|||||||
|
01-01.18 |
Документы (протоколы, заявления и др.) о фактах обращения в целях склонения муниципальных служащих к совершению коррупционных правонарушений |
5 лет ст.470 |
|||||||
|
01-01.19 |
Документы (положения, протоколы, решения, заключения, перечни стандартов и норм, перечни рабочих мест, обоснования, информации, ведомости рабочих мест, карты аттестации рабочих мест, планы) об аттестации рабочих мест по условиям труда |
45 лет ЭПК ст. 407 |
|||||||
|
01-01.20 |
Должностные инструкции, квалификационные требования работников аппарата УК .Копии |
ДМН |
Подлинники в деле |
||||||
|
01-01.21 |
Штатные расписания аппарата УК и изменения к ним. Копии |
ДМН |
Подлинник в деле |
||||||
|
01-01.22 |
Личные дела (заявление, автобиография, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, характеристики, листки по учету кадров, анкеты, аттестационные листы, декларации и др) сотрудников аппарата УК |
50 лет ЭПК ст. 445 |
(1) Виды документов, входящих в состав личных дел государственных и муниципальных служащих определяются законодательством РФ, иных работников — локальными нормативными актами организации |
||||||
|
01-01.23 |
Личные карточки работников (форма № Т-2ГС (МС)) |
50 лет ЭПК ст. 444 |
|||||||
|
01-01.24 |
Личные карточки 2-ТГС работников, подлежащих воинскому учету |
5 лет ст. 463 е |
|||||||
|
01-01.25 |
Трудовые договоры (служебные контракты), трудовые соглашения, дополнительные соглашения |
50 лет ЭПК ст. 435 |
|||||||
|
01-01.26 |
Трудовые книжки работников |
До востребования ст. 449 (1) |
(1)Не востребованные – 50 лет |
||||||
|
01-01.27 |
Табель учета рабочего времени. Копия |
ДМН |
Подлинник в деле |
||||||
|
01-01.28 |
Графики предоставления отпусков |
3 года ст. 453 |
|||||||
|
01-01.29 |
Единый Реестр муниципальных служащих администрации поселения |
Постоянно ст. 433(1) |
(1) Состав сведений и документов, содержащихся в реестрах, определяется законами и нормативными правовыми актами Российской Федерации. Хранятся в организации, исполняющей функцию ведения реестров, передается на постоянное хранение после завершения ведения |
||||||
|
01-01.30 |
Уведомления о переходе на электронные трудовые книжки |
ДМН |
|||||||
|
01-01.31 |
Книга учета и движения трудовых книжек и вкладышей к ним |
50 лет ЭПК ст. 463в |
|||||||
|
01-01.32 |
Журнал учета личных дел работников администрации |
50 лет ст. 463 б |
|||||||
|
01-01.33 |
Журнал регистрации распоряжений по личному составу (прием, перевод, увольнение, аттестация, повышение квалификации, присвоение классных чинов, изменение фамилии, поощрения, награждения, оплата труда, премирование, различные выплаты, отпуска по уходу за ребенком, отпуска без сохранения содержания) |
50 лет ЭПК ст. 182 б |
|||||||
|
01-01.34 |
Журнал регистрации распоряжений по личному составу (ежегодных оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, служебных проверках, командировках, дисциплинарных взысканиях) |
5 лет ст. 182 б (1) |
(1) О ежегодно оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, дежурствах, не связанных с основной (профильной) деятельностью — 5 лет |
||||||
|
01-01.35 |
Журнал регистрации трудовых договоров (соглашений) и дополнительных соглашений к трудовым договорам |
50 лет ЭПК ст. 463б |
|||||||
|
01-01.36 |
Журнал регистрации заявлений сотрудников |
5 лет ст. 182 е |
|||||||
|
01-01.37 |
Журнал учета листков нетрудоспособности |
5 лет ст. 619 |
|||||||
|
01-01.38 |
Ведомственный контроль трудового законодательства (копии пост., информационные материалы) |
ДМН Ст. 4 б |
|||||||
|
01-01.39 |
Документы (акты, справки, докладные записки и др.) о проведении документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности |
5 лет ст.282 |
|||||||
|
01-01.40 |
Документы (протоколы заседаний инвентаризационной комиссии, инвентаризационные описи, списки, акты, ведомости) об инвентаризации активов, обязательств товарно-материальных ценностей, движимом имуществе |
5 лет ст. 321(1) |
(1)При условии проведения проверки (ревизии) |
||||||
|
01-01.41 |
Годовой отчет об исполнении бюджета Копия |
ДМН |
Подлинник в деле |
||||||
|
01-01.42 |
Годовая бюджетная отчетность (балансы, отчеты, справки, пояснительные записки) |
Постоянно ст. 269 а |
|||||||
|
01-01.43 |
Годовые статистические отчеты по перечислению денежных сумм по государственному и негосударственному страхованию (фф.1-т(ГСМ)3 инф. П-4) |
Постоянно ст. 335а |
|||||||
|
01-01.44 |
Годовой статистический отчет о наличии и движении основных фондов (средств) некоммерческих организаций (ф.11(краткая) |
Постоянно ст. 335а |
|||||||
|
01-01.45 |
Квартальные отчеты об исполнении бюджета |
5 лет ст. 272 б (2) |
(2)При отсутствии годовых — постоянно |
||||||
|
01-01.46 |
Квартальные статистические отчеты по основным направлениям деятельности |
5 лет ст. 335 б (1) |
(1)При отсутствии годовых — постоянно |
||||||
|
01-01.47 |
Годовые, квартальные, бухгалтерские балансы и отчеты подведомственных учреждений, присланные для сведения |
5 лет ЭПК ст.21 |
|||||||
|
01-01.48 |
Месячные отчеты об исполнении бюджета |
1 год ст. 272 в |
|||||||
|
01-01.49 |
Договора, соглашения, контракты с юридическими лицами |
5 лет ст. 292 е |
|||||||
|
01-01.50 |
Главная книга |
5 лет ст. 276 (1) |
(1) При условии проведения проверки |
||||||
|
01-01.51 |
Кассовая книга |
5 лет ст. 277 (1) |
(1) При условии проведения проверки; при возникновении споров, разногласий сохраняются до принятия решения по делу |
||||||
|
01-01.52 |
Книга регистрации доверенностей |
5 лет ст. 292 д |
|||||||
|
01-01.53 |
Реестр расходных обязательств |
5 лет ст. 253 |
|||||||
|
01-01.54 |
Реестры сведений о доходах физических лиц |
5 лет ст. 313 |
|||||||
|
01-01.55 |
Журнал операций с безналичными денежными средствами и по счету кассы |
5 лет ст. 276 (1) |
(1) При условии проведения проверки |
||||||
|
01-01.56 |
Журнал операций по выбытию и перемещению нефинансовых активов |
см.329б |
(1) При условии проведения проверки |
||||||
|
01-01.57 |
Журнал операций, расчетов с подотчетными лицами |
5 лет ст. 292 (ж) |
|||||||
|
01-01.58 |
Журнал операций, расчетов с поставщиками, подрядчиками |
5 лет ст. 292 (б) |
|||||||
|
01-01.59 |
Журнал регистрации договоров с юридическими и физическими лицами |
5 лет ст. 292 (е) |
|||||||
|
01-01.60 |
Номенклатура дел 01-01 |
3 года ст. 157 (1) |
|||||||
|
Индекс дела |
Заголовок дела |
Срок хранения и №№ статей по перечню |
Примечание |
|
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
|
02. Муниципальные Бюджетные учреждения культуры подведомственные Управлению культуры : «РДК»; «ЦРБ»; «МВК»; «ЦХО»; «АДШИ» |
||||
|
01-01-01 |
Устав Учреждения, положения о филиалах |
До минования надобности (далее – ДМН) |
Подлинник в деле |
|
|
01-01-02 |
Нормативные правовые акты (законы, указы, постановления, распоряжения и др.) органов законодательной и исполнительной власти АМС, УК присланные для сведения и руководства. |
ДМН ст. 2б(1), 3б(1) |
(1)Относящиеся к деятельности организации — постоянно |
|
|
01-01-03 |
Приказы Учреждения по основной деятельности |
Постоянно ст. 4 а |
||
|
01-01-04 |
Инструкции и методические рекомендации, относящиеся к деятельности Учреждения |
ДМН |
||
|
01-01-05 |
Переписка с органами исполнительной власти АМС, МК РСО-А УК по основным направлениям деятельности |
5 лет ЭПК ст.70 |
Ведется в электронном виде (ЭДО) |
|
|
01-01-06 |
Переписка (исходящая) по основной деятельности |
5 лет ЭПК ст. 70 |
Ведется в электронном виде (EDM) |
|
|
01-01-07 |
Годовые Планы работы Учр-я |
ДМН |
||
|
01-01-08 |
Обращения граждан (предложения, заявления, жалобы, претензии); переписка по их рассмотрению |
5 лет ЭПК ст. 154 |
Ведется в электронном виде (ЭДО, EDM) |
|
|
01-01-09 |
Журнал регистрации приказов по основной деятельности |
Постоянно ст. 182 а |
||
|
01-01-10 |
Журнал регистрации приказов УК по основной деятельности |
Постоянно ст. 182 а |
||
|
01-01-11 |
Журнал регистрации поступающих документов |
5 лет ст. 182 г |
Ведется в электронном виде |
|
|
01-01-12 |
Журнал регистрации отправляемых документов |
5 лет ст 182 г |
Ведется в электронном виде |
|
|
01-01-13 |
Журнал регистрации обращений граждан |
5 лет ст. 182 е |
Ведется в электронном виде |
|
|
01-01-14 |
Журналы работы:Школ, библ, Учреждений ,Клуб Формир. |
5 лет ст. 182 е |
||
|
01-01.15 |
Инструкции и методические рекомендации по кадровым вопросам. |
ДМН |
||
|
01-01.16 |
Приказы по личному составу (прием, перевод, увольнение, аттестация, повышение квалификации, поощрения, награждения, оплата труда, премирование, различные выплаты, отпуска по уходу за ребенком, отпуска без сохранения содержания) |
50 лет ЭПК 434а |
||
|
01-01.17 |
Протоколы заседаний, постановления муниципальных аттестационных, квалификационных комиссий; документы (протоколы счетных комиссий; бюллетени тайного голосования) к ним |
10 лет ст. 485 |
||
|
01-01.18 |
Документы (протоколы, заявления и др.) о фактах обращения в целях склонения муниципальных служащих к совершению коррупционных правонарушений |
5 лет ст.470 |
||
|
01-01.19 |
Документы (положения, протоколы, решения, заключения, перечни стандартов и норм, перечни рабочих мест, обоснования, информации, ведомости рабочих мест, карты аттестации рабочих мест, планы) об аттестации рабочих мест по условиям труда |
45 лет ЭПК ст. 407 |
||
|
01-01.20 |
Должностные инструкции, квалификационные требования работников Учреждения .Копии |
ДМН |
||
|
01-01.21 |
Штатные расписания Учреждения и изменения к ним. Копии |
ДМН |
||
|
01-01.22 |
Личные дела (заявление, автобиография, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, характеристики, листки по учету кадров, анкеты, аттестационные листы, декларации и др) Личные карточки работников |
50 лет ЭПК ст. 445 |
(1) Виды документов, входящих в состав личных дел государственных и муниципальных служащих определяются законодательством РФ, иных работников — локальными нормативными актами организации |
|
|
01-01.23 |
Положения об оплате труда |
ДМН |
||
|
01-01.24 |
Муниципальные задания , квартальные отчеты по МЗ |
ДМН |
||
|
01-01.25 |
Трудовые договоры (эффективные контракты), трудовые соглашения, дополнительные соглашения |
50 лет ЭПК ст. 435 |
||
|
01-01.26 |
Трудовые книжки работников |
До востребования ст. 449 (1) |
(1)Не востребованные – 50 лет |
|
|
01-01.27 |
Табель учета рабочего времени. Копия |
ДМН |
||
|
01-01.28 |
Графики предоставления отпусков |
3 года ст. 453 |
||
|
01-01.28 |
Планы ПХД и годовые отчеты |
ДМН |
||
|
01-01.30 |
Уведомления о переходе на электронные трудовые книжки |
ДМН |
||
|
01-01.31 |
Книга учета и движения трудовых книжек и вкладышей к ним |
50 лет ЭПК ст. 463в |
||
|
01-01.32 |
Журнал учета личных дел работников |
50 лет ст. 463 б |
||
|
01-01.33 |
Журнал регистрации распоряжений по личному составу -прием, перевод, увольнение, аттестация, повышение квалификации, присвоение классных чинов, изменение фамилии, поощрения, награждения, оплата труда, премирование, различные выплаты, отпуска по уходу за ребенком, отпуска без сохранения содержания) |
50 лет ЭПК ст. 182 б |
||
|
01-01.34 |
Журнал регистрации распоряжений по личному составу (ежегодных оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, служебных проверках, командировках, дисциплинарных взысканиях) |
5 лет ст. 182 б (1) |
(1) О ежегодно оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, дежурствах, не связанных с основной (профильной) деятельностью — 5 лет |
|
|
01-01.35 |
Журнал регистрации трудовых договоров (соглашений) и дополнительных соглашений к трудовым договорам |
50 лет ЭПК ст. 463б |
||
|
01-01.36 |
Журнал регистрации заявлений сотрудников |
5 лет ст. 182 е |
||
|
01-01.37 |
Журнал учета листков нетрудоспособности |
5 лет ст. 619 |
||
|
01-01.38 |
Ведомственный контроль трудового законодательства (копии пост., информационные материалы) |
ДМН Ст. 4 б |
||
|
01-01.39 |
Документы (акты, справки, докладные записки и др.) о проведении документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности |
5 лет ст.282 |
||
|
01-01.40 |
Документы (протоколы заседаний инвентаризационной комиссии, инвентаризационные описи, списки, акты, ведомости) об инвентаризации активов, обязательств товарно-материальных ценностей, движимом имуществе |
5 лет ст. 321(1) |
(1)При условии проведения проверки (ревизии) |
|
|
01-01.41 |
Годовой отчет об итогах работы по форме НК и ДШИ Копия |
ДМН |
||
|
01-01.42 |
Годовая бюджетная отчетность (балансы, отчеты, справки, пояснительные записки) |
Постоянно ст. 269 а |
||
|
01-01.43 |
Годовые статистические отчеты по перечислению денежных сумм по государственному и негосударственному страхованию (фф.1-т(ГСМ)3 инф. П-4) |
Постоянно ст. 335а |
||
|
01-01.44 |
Годовой статистический отчет о наличии и движении основных фондов (средств) некоммерческих организаций (ф.11(краткая) |
Постоянно ст. 335а |
||
|
01-01.45 |
Квартальные отчеты об исполнении бюджета, ПХД |
5 лет ст. 272 б (2) |
(2)При отсутствии годовых — постоянно |
|
|
01-01.46 |
Квартальные статистические отчеты НК по основным направлениям деятельности |
5 лет ст. 335 б (1) |
(1)При отсутствии годовых — постоянно |
|
|
01-01.47 |
Годовые, квартальные, бухгалтерские балансы и отчеты подведомственных учреждений, присланные для сведения |
5 лет ЭПК ст.21 |
||
|
01-01.48 |
Месячные отчеты об исполнении бюджета |
1 год ст. 272 в |
||
|
01-01.49 |
Договора, соглашения, контракты с юридическими лицами |
5 лет ст. 292 е |
||
|
01-01.50 |
Главная книга |
5 лет ст. 276 (1) |
(1) При условии проведения проверки |
|
|
01-01.51 |
Кассовая книга |
5 лет ст. 277 (1) |
(1) При условии проведения проверки; |
|
|
01-01.52 |
Книга регистрации доверенностей |
5 лет ст. 292 д |
||
|
01-01.53 |
Реестр расходных обязательств |
5 лет ст. 253 |
||
|
01-01.54 |
Реестры сведений о доходах физических лиц |
5 лет ст. 313 |
||
|
01-01.55 |
Журнал операций с безналичными денежными средствами и по счету кассы |
5 лет ст. 276 (1) |
(1) При условии проведения проверки |
|
|
01-01.56 |
Журнал операций по выбытию и перемещению нефинансовых активов |
см.329б |
(1) При условии проведения проверки |
|
|
01-01.57 |
Журнал операций, расчетов с подотчетными лицами |
5 лет ст. 292 (ж) |
||
|
01-01.58 |
Журнал операций, расчетов с поставщиками, подрядчиками |
5 лет ст. 292 (б) |
||
|
01-01.60 |
Номенклатура дел 02-02 |
3 года ист. 157 |
||
Приказ об утверждении номенклатуры дел — образец этого документа иногда требуется при организации ведения делопроизводства. Законодатель к форме и содержанию такого приказа требований не предъявляет, его разработка ведется по инициативе работодателя. О том, как составить приказ о номенклатуре дел, расскажем в статье далее.
Для чего необходим приказ, которым утверждается номенклатура дел?
Законодатель в п. 1 ст. 17 ФЗ от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ» установил обязанность организаций, госорганов и ИП обеспечивать сохранность документов, в том числе тех, которые касаются личного состава, в пределах сроков, установленных соответствующим нормативным актом. Например, для акционерных обществ таким актом является постановление ФКЦБ РФ от 16.07.2003 № 03-33/пс, которым утверждается Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ. Для того чтобы выполнить это требование законодателя, организации должны прописать порядок формирования системы номенклатуры дел, назначить ответственных лиц, уточнить классификацию документов в соответствии со сроками их хранения и т. д.
Начинать организацию системы номенклатуры дел лучше всего с издания приказа руководителя предприятия. Приказ, которому присваивается номер в соответствии с разработанной в организации системой нумерации приказов по общей деятельности, должен быть заверен подписью уполномоченного лица и гербовой печатью. Хранится документ, как правило, на предприятии.
ДЛЯ СПРАВКИ: в соответствии с п. 3.4.6 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, номенклатура утверждается на календарный год. Это означает, что приказ, утверждающий ее, должен быть издан в конце года, предшествующего тому, на который она принимается.
Составление приказа об утверждении номенклатуры дел
Приказ, как правило, печатается на фирменном бланке организации, в котором указываются название предприятия, его ИНН, ОГРН, юридический и фактический адреса. Если бланка нет, вышеуказанную информацию размещают в середине верхней части листа.
Далее посередине пишется слово «Приказ», под которым ставится его порядковый номер и дата принятия. Далее идет название документа — например, «Об утверждении номенклатуры дел на 2017 год».
Следующий шаг — составление преамбулы приказа. Ее можно сформулировать по-разному, например:
- «Во исполнение положений пункта 1 статьи 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»…»;
- «С целью оптимизации и обеспечения сохранности документов ООО «Весенний день»…»;
- «Для обеспечения правильного формирования и учета дел…» и т. д.
Главное, отразить в преамбуле смысл издания приказа. Так как он утверждает номенклатуру дел на предприятии, текст преамбулы должен извещать именно об этом. Нами представлены примерные варианты, которые могут быть использованы при составлении приказа.
Далее пишется слово «Приказываю» и идет основной текст приказа, который лучше начинать с пункта об утверждении номенклатуры дел. Как правило, это формулировка типа «утвердить номенклатуру дел ООО «Весенний день» на 2017 год и ввести ее в действие с 01.10.2016».
Следующий пункт — вменение в обязанности начальникам структурных подразделений организации использовать в своей деятельности утвержденную номенклатуру.
Последний пункт раздела — назначение лица, ответственного за исполнением приказа.
ДЛЯ СПРАВКИ: если ранее действовал приказ об утверждении номенклатуры на предыдущий календарный год, его необходимо отменить новым приказом, добавив пункт вида «Признать утратившим силу приказ ООО «Весенний день» от 01.10.2015 № 186 «Об утверждении номенклатуры дел на 2016 год»».
Завершает процесс издания приказа простановка подписи руководителя предприятия с подтверждением гербовой печатью организации. Образец приказа об утверждении номенклатуры дел вы можете найти на нашем сайте.