Как составить приказ по путевым листам

Приказ о путевых листах — образец его понадобится организациям и ИП, использующим в своей работе автотранспорт. Какие обязательные реквизиты должна содержать форма путевого листа? Когда она вступила в действие? Образец приказа о путевых листах и ответы на вышеуказанные вопросы вы найдете в нашей статье.

Общие сведения о путевых листах

Путевой лист — это первичный документ, который содержит информацию о работе водителя, технических характеристиках и пробеге транспортного средства, а также маршруте его следования. Помимо этого, путевой лист является основным документом для списания ГСМ и используется для обоснования признания расходов по ним в уменьшение налоговой базы организаций и ИП, работающих на ОСНО и УСН «доходы минус расходы».

Как списать расходы на ГСМ, узнайте в «КонсультантПлюс». Чтобы всё сделать правильно, получите пробный доступ к системе и переходите в Типовую ситуацию. Это бесплатно.

Вот почему выбор правильной формы путевого листа и ее дальнейшее корректное заполнение — важнейшая задача для любой организации и ИП, использующих в своей работе транспортные средства.

Организации и ИП, для которых автотранспортные перевозки не являются основным видом деятельности, могут выписывать путевые листы с произвольной периодичностью: на рейс или на смену. Для лиц, занимающихся регулярными автотранспортными перевозками, установлена обязанность выписывать путевые листы ежедневно, за исключением случаев, когда сотрудник направляется в командировку. Использовать транспортное средство без путевого листа категорически запрещается (п. 1 ст. 6 Устава автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта от 08.11.2007 № 259-ФЗ).

О том, какой срок хранения действует для путевого листа, читайте в статье «Какой срок хранения у путевых листов (нюансы)».

Форма путевого листа

Организации и ИП могут разрабатывать форму путевого листа самостоятельно. Для этого необходимо соблюсти требования ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ, а также учесть обязательные требования к содержанию путевого листа, приведенные в приказе Минтранса РФ от  28.09.2022 № 390 . Этот приказ действует с марта 2023 года. До этого обязательные реквизиты путевого листа были утверждены в приказе Минтранса от 11.09.2020 № 368. А с 01.09.2021 при заполнении путевых листов нужно также учитывать новые правила технического контроля автомобилей, утв. приказом Минтранса от 15.01.2021 № 9.

Подробнее см. здесь.

Узнайте больше о применении нового приказа № 390, определяющего содержание путевого листа, из тематической публикации, размещенной в системе «КонсультантПлюс». Получите пробный доступ к документу бесплатно.

Какие же реквизиты обязательно должны присутствовать в путевом листе? Давайте разбираться. В связи с тем, что путевой лист — это первичный документ, к нему предъявляются требования, установленные ст. 9 закона № 402-ФЗ. Так, он должен содержать:

• наименование документа;
• дату составления;
• наименование организации или Ф.И.О. индивидуального предпринимателя, составивших документ;
• содержание операции, на основании которой составляется документ;
• отражение операции в денежном или натуральном выражении;
• указание лиц, ответственных за проведение операции;
• подписи ответственных лиц.

Теперь посмотрим, какие требования устанавливает приказ № 390. Согласно ему путевой лист должен содержать сведения:

• о сроке действия листа;
• лице, которое оформило лист;
• об автомобиле (отметим, что их довольно много — они включают в том числе сведения о проведении предрейсового или предсменного технического контроля);
• о водителе (водителях), в том числе — сведения о проведении медосмотра перед сменой или рейсом (и после рейса);
• виде перевозки, сообщения.

Как заполнить путевой лист, пошагово рассказали эксперты «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

Соблюдая все вышеуказанные требования, владелец транспорта вправе разработать свою форму путевого листа, которая не вызовет нареканий у контролирующих органов.

Пример оформления такого бланка для ИП см. здесь.

Есть и другой способ применять собственную форму путевого листа. Для этого можно взять унифицированную форму, утвержденную постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78, и добавить в нее необходимую информацию, не удаляя и не изменяя ее реквизитов.

ВНИМАНИЕ! С 1 марта 2023 года путевой лист можно оформлять в электронном виде.

Содержание приказа об утверждении путевого листа

Для того чтобы форма путевого листа вступила в действие, ее необходимо утвердить приказом руководителя. Приказ составляется на бланке организации или ИП, имеет характер внутреннего документа и обязателен для исполнения сотрудниками организации. Составляется он по форме, принятой для такого рода бумаг, и должен содержать следующие сведения:

• наименование составителя (организации или ИП);
• номер и дату составления;
• название документа;
• суть события, которому посвящено издание приказа;
• дату ввода в действие;
• круг лиц, которых касается обязанность исполнения приказа
• перечень лиц, ответственных за исполнение приказа;
• подпись руководителя;
• подписи ознакомленных с приказом лиц.

Образец приказа о путевых листах

Рассмотрим подробнее, как составить приказ об утверждении формы путевого листа.

Допустим, ООО «ИКС» разработало свою форму путевого листа, но не прописало ее в учетной политике. В этом случае необходимо издать приказ об утверждении новой формы.

Приказ оформляется на бланке организации, в нем проставляются все необходимые реквизиты:

1. Номер приказа, дата составления. В нашем примере приказ имеет № 38 и дату составления 28.01.20ХХ.
2. Название: «Об утверждении формы путевого листа».
3. Суть события (содержание). Здесь дается ссылка на документ, обосновывающий создание приказа: «В соответствии с пп. 2 и 4 ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.11.2011 № 402-ФЗ, а также приказом Минтранса РФ от 28.09.2022 № 390», а также излагается основная причина издания приказа: «Утвердить форму путевого листа, приведенную в приложении 1 к настоящему приказу, в качестве первичного документа, используемого для учета и списания ГСМ. Довести настоящий приказ до сведения всех лиц, работающих с этим документом».
4. Дата ввода в действие. Для нашего примера это 01.02.20ХХ.
5. Список ответственных лиц. В нашем примере ответственность за исполнение данного приказа возложена на главного бухгалтера ООО «ИКС» Иванову Л. П.
6. Список ознакомленных с приказом лиц. В нашем случае это главный бухгалтер ООО «ИКС» Иванова Л. П. и водитель ООО «ИКС» Петров И. Н.
7. Подписи руководителя и ознакомленных с приказом лиц.

Скачать образец приказа об утверждении путевого листа можно на нашем сайте по ссылке ниже:

Скачать образец приказа об утверждении путевого листа

О том, каким может быть образец приказа о предоставлении права подписи счетов-фактур, читайте в статье «Образец приказа о предоставлении права подписи счетов-фактур».

Итоги

Законодательство допускает возможность выбора формы применяемого путевого листа. Такой выбор требует закрепления во внутреннем документе, принимаемом организацией или ИП. Форму путевого листа можно прописать в учетной политике или закрепить приказом. Приказ об утверждении путевого листа издается в произвольной форме, однако, как и любой приказ, должен содержать необходимые для этого документа сведения.

Вопросы оформления путевого листа с учетом последних изменений мы обсуждаем в нашей группе в «ВК». Присоединяйтесь!

Основным документом, который подтверждает факт списания «топливных» расходов в целях налогового учета, является путевой лист. Собственно, именно поэтому при проверках налоговики подвергают эти документы тщательнейшему анализу. И, обнаружив в путевом листе недостающие сведения, проверяющие могут снять не только расходы, но и вычеты НДС (если они были).

Обязательные реквизиты путевого листа

Основная часть организаций вправе использовать разработанную самостоятельно форму путевого листа. Унифицированную форму, утв. постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78, обязаны использовать только автотранспортные предприятия, т.е. организации, которые осуществляют деятельность по эксплуатации строительных машин, механизмов, автотранспортных средств и являются отправителями и получателями грузов, перевозимых автомобильным транспортом.

При разработке собственной формы путевого листа следует учитывать, что существуют установленные на законодательном уровне обязательные реквизиты, которые, по мнению чиновников, должны присутствовать в путевых листах. Если какого-то из обязательных реквизитов не будет — это повод налоговикам для снятия расходов.

Минфин России в своих разъяснениях (см., например, письмо от 23.03.2021 N 03-03-07/20599) также поясняет, что для документального подтверждения расходов на приобретение топлива для служебных автомобилей налогоплательщику необходимо руководствоваться перечнем обязательных реквизитов и порядком заполнения путевых листов, утвержденными приказом Минтранса.

Например, одним из обязательных реквизитов путевого листа являются сведения о транспортном средстве, которые включают в себя показания одометра (полные километры пробега). Таким образом, величина пробега указывается на основании показаний одометра, а значит, показания одометра относятся к числу обязательных реквизитов путевого листа. В некоторых компаниях путевые листы содержат данные о пробеге, а показания одометра при этом отсутствуют. Соответственно, не ясно, как вообще определяется пройденное автомобилем расстояние. Такой порядок крайне рискован. Налоговые органы могут указать, что такой путевой лист составлен с нарушениями и, соответственно, не может подтверждать расходы на списание ГСМ.

Наличие рисков подтверждает и судебная практика, содержащая примеры споров, в которых налоговые органы, признавая расходы неправомерными, наряду с другими признаками указывали также и на отсутствие в путевых листах сведений о показаниях одометра (постановления ФАС Поволжского округа от 24.07.2014 по делу № А12-23368/2013, Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 20.02.2016 № Ф08-523/2016, Арбитражного суда Центрального округа от 09.04.2021, Ф10-412/2021 по делу № А09-3820/2019).

Другое дело, когда одометр неисправен. Но и здесь не получится проставить данные о пробеге, что называется с потолка. В письме ФНС от 16.07.2010 № ШС-37-3/6848 сказано, что нужно, во-первых, задокументировать сам факт поломки. Во-вторых, найти альтернативный способ подтверждения пройденного расстояния, например, по данным системы ГЛОНАСС (письмо Минфина РФ от 16.06.2011 № 03-03-06/1/354).

Отметки о медосмотре в путевом листе 

Много споров относительно того, может ли отсутствие в путевом листе отметки о предрейсовом медосмотре послужить законным основанием для снятия расходов. Здесь сразу отметим, что нужно отталкиваться от того, в каких случаях законодательство обязывает проходить лиц, управляющих автомобилем, такие медосмотры.

Исходя из совокупности положений п. 1 ст. 20 и п. 3 ст. 23 Федерального закона от 10.12.1995 № 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения» следует, что требования о проведении обязательных медосмотров распространяются на водителей транспортных средств. В первую очередь это непосредственно сотрудники, принятые на работу на должности «водитель». Во вторую очередь это все те, чья работа связана с постоянными разъездами на служебном автомобиле. Как показывает практика, суды приравнивают к водителям тех сотрудников, чья работа была связана с постоянными разъездами на служебном автомобиле, например, торговых представителей (постановление Верховного суда от 19.12.2016 № 18-АД16-173). Полагаем, данный вывод можно распространить на курьеров и экспедиторов, которые доставляют товары на служебном транспорте.

Бывают еще и послерейсовые медосмотры, отметки о проведении которых тоже указаны в составе обязательных реквизитов путевого листа. Такие медосмотры нужно проводить только в том случае, если работа водителя связана с перевозками пассажиров или опасных грузов (п. 3 ст. 23 Закона № 196-ФЗ). Соответственно, в случае, если автомобиль используется для управленческих нужд или для перевозки грузов, не относящихся к опасным, послерейсовые медосмотры водителей проводить нет необходимости.

Отсутствие отметки о медосмотре (если она обязательна) при налоговой проверке может повлечь за собой снятие расходов на ГСМ и, как следствие, доначисление налога. Таких примеров в судебной практике немало.

Также расходы могут снять, если отметку о медосмотре проставляло лицо, которое не может в силу законодательства проводить медосмотры. Отметим, что медосмотры водителей вправе проводить только медработники или медучреждения, имеющие соответствующую лицензию.

Маршруты поездок в путевом листе

Вопрос с необходимостью отражения в путевых листах маршрутов поездок самый, пожалуй, актуальный и острый. Несмотря на то, что маршрут следования не относится к обязательным реквизитам путевого листа, включать эти сведения в путевой лист крайне желательно.

Дело в том, что любые расходы, учитываемые в целях налога на прибыль, должны быть связаны с производственной необходимостью (п. 1 ст. 252 НК РФ). Иначе говоря, относить на расходы можно только стоимость тех литров бензина, которые были использованы на служебные поездки. А как доказать служебный характер поездки? Только указанием в путевом листе маршрутов поездок.

Налоговые органы считают, что отсутствие в путевом листе информации о маршруте следования не позволяет судить о факте использования автомобиля работниками общества в служебных целях, в обоснованности расходов общества по ГСМ.

Судебная практика содержит примеры решений, в которых суды признавали неправомерным списание расходов на ГСМ в случае отсутствия в путевых листах сведений о маршрутах следования (постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 04.05.2012 по делу № А27-10606/2011, Арбитражного суда Московского округа от 21.08.2018 № Ф05-12699/2018 по делу № А40-76951/2017, Арбитражного суда Московского округа от 08.04.2015 № Ф05-3450/2015 по делу № А40-108772/14). Но также в судебной практике имеются и решения, вынесенные в пользу налогоплательщиков (постановления ФАС Северо-Западного округа от 12.04.2012 по делу № А42-3168/2011, постановление Арбитражного суда Поволжского округа от 29.03.2016 № Ф06-6442/2016 по делу № А55-6233/2015). 

Таким образом, во избежание налоговых рисков, в путевые листы целесообразно включать сведения о маршрутах следования. Причем лучше указывать подробный маршрут с указанием адресов. В некоторых компаниях в путевых листах не приводят подробные маршруты, а указывают коротко — «по городу» — и дополнительно издают приказ со списком адресов и маршрутов, в рамках которых возможны служебные поездки. Такое заполнение вряд ли удовлетворит контролеров. И оправданно. Если в путевом листе указан маршрут, например, «по городу Москва», это не подтверждает служебный характер поездки, не подтверждает использование автомобиля в производственных целях, не подтверждает, что поездка была именно в место, обозначенное в списке, утвержденном приказом.

Имеются судебные решения по подобным ситуациям, что подтверждает риск возникновения претензий со стороны налоговиков. Так, например, в постановлении ФАС Поволжского округа от 17.12.2013 по делу № А55-31301/2012 суд отметил, что «отсутствие в листе информации о конкретном месте следования не позволяет судить о факте использования автомобиля сотрудниками организации в служебных целях. Подобные реквизиты являются обязательными и отражают содержание хозяйственной операции». В итоге дело было направлено на новое рассмотрение. Но в другом деле (постановление ФАС Уральского округа от 12.10.2010 № Ф09-8425/10-С3 по делу № А47-6173/2009), в котором также рассматривался спор относительно возможности указания в путевых листах записи «по городу», решение было принято в пользу компании.

Нужно ли заполнять путевой лист ежедневно

Самый частый вопрос, который возникает на практике, звучит так: можно ли сотруднику, управляющему автомобилем в управленческих целях, оформлять путевые листы не на каждый день, а, например, на месяц?

Для ответа на этот вопрос обратимся к п. 2 Приложения к приказу Минтранса России от 11.09.2020 N 368 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов». В нем сказано, что «сведения о сроке действия путевого листа включают дату (число, месяц, год), в течение которой путевой лист может быть использован, а в случае если путевой лист оформляется более чем на один день – даты (число, месяц, год) начала и окончания срока, в течение которого путевой лист может быть использован». Это означает, что путевой лист может быть составлен и на более длительный период, например, на неделю или месяц.

Но в этом случае отметки о медосмотре водителя (если медосмотр обязателен) должны проставляться в путевом листе ежедневно. То есть бланк должен быть составлен таким образом, чтобы все это уместилось.

Кстати, форму бланка путевого листа и срок, на который оформляются путевые листы, целесообразно отразить в учетной политике организации.

Риски по НДФЛ и страховым взносам

Недочеты в путевых листах влекут за собой риски не только в части налога на прибыль, но и в части НДФЛ со страховыми взносами.

Дело в том, что, по мнению чиновников, использование сотрудником организации служебного автомобиля без путевых листов и иных подтверждающих документов означает возникновение у такого физического лица экономической выгоды в той мере, в которой эту выгоду можно оценить. А значит, такая выгода образует по ст. 211 НК РФ натуральный доход, который подлежит обложению НДФЛ (письмо Минфина России от 11.06.2014 № 03-04-05/28243).

Наиболее вероятно, что о возникновении дохода контролеры будут говорить и в том случае, когда путевые листы имеются, но с дефектами, которые лишают возможности отнести расходы на ГСМ в состав «принимаемых» расходов.

Подобные же риски возникают и в части страховых взносов, так как вознаграждения, полученные в натуральной форме, также являются объектом обложения страховыми взносами (п. 1 ст. 420, п. 7 ст. 421 НК РФ).

Путевой лист в «1С:Бухгалтерии 8»

В «1С:Бухгалтерии 8» редакции 3.0 можно вести учет топлива по путевым листам. Для этого следует включить соответствующую функциональность программы (раздел Главное − Настройки − Функциональность). На закладке Запасы необходимо установить флаг Путевые листы (рис. 1).

Рис. 1. Функциональность программы

После включения указанной настройки в программе появляется новый документ – Путевой лист. 

Путевой лист оформляется на каждое транспортное средство. Этот документ используется для подтверждения расходов на топливо в целях налога на прибыль. Также в Путевом листе указывается количество топлива, которое было куплено и израсходовано в течение рейса (рис. 2). В полном интерфейсе документ доступен в разделе Покупки. В простом интерфейсе – в разделе Документы.

Рис. 2. Путевой лист

Документ Путевой лист могут использовать предприятия, которые не являются транспортными компаниями и для которых перевозки не являются основной деятельностью. Помимо этого, в Путевом листе не поддерживается учет топлива по талонам на ГСМ.

Из документа Путевой лист по команде Печать доступны следующие печатные формы:

• Путевой лист (упрощенная форма);

• Путевой лист (№ 3) (типовая межотраслевая форма № 3, утв. постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте»);

• Авансовый отчет (АО-1).

Приказ об утверждении путевого листа – это документ, в соответствии с которым на предприятии устанавливается определённая форма такого документа, как путевой лист. Процедура всегда должна пройти определённое документальное оформление.

Файлы для скачивания:

Путевой лист

Путевой лист – это документ первичного учёта предприятия, применяемый всеми организациями, так или иначе эксплуатирующими транспортные средства. Речь может идти как об автомобиле, так и о различной спецтехнике. В путевом листе отражается следующая информация:

• наименование организации (собственник);
• ФИО и должность водителя, основания для управления транспортным средством;
• маршрут.

Путевой лист как первичный учётный документ применяется в разнообразных сферах ведения хозяйства. Это могут быть различные транспортные компании, фирмы, предоставляющие услугу по перевозкам грузов и так далее.

Зачем нужен путевой лист

Путевой лист – это довольно важный документ, который может пригодиться в различных сферах деятельности предприятия.

В сфере хозяйственной деятельности путевой лист будет являться основанием для учёта и списания ГСМ. Существуют специально разработанные таблицы расхода топлива. Показания, записанные водителем, должны примерно сходиться со значениями из таблицы. В противном случае могут возникнуть вопросы к работнику. Списывая отработанное топливо, предприятие снижает свою налогооблагаемую базу.

Путевой лист даёт водителю полное право эксплуатировать транспортное средство. Инспектор ГИБДД не вправе оштрафовать сотрудника, предъявившего такой документ.

Также путевой лист может являться основанием для расчёта заработной платы работника. Водитель в конце рабочего дня должен записывать, сколько он проехал на автомобиле. Исходя из этих показателей и будет рассчитываться заработная плата.

Разработка формы

ФЗ «О бухучёте» позволяет организациям самостоятельно разрабатывать, утверждать и использовать на практике формы первичных документов. Итоговый вариант должен утвердить руководитель предприятия лично. На практике разработкой форме занимается главный бухгалтер фирмы. Сотрудник, замещающий эту должность, имеет большой опыт работы с учётной документацией.

В документе обязательно должны быть отражены следующие моменты:

• наименование официальной бумаги;
• дата составления и утверждения;
• наименование организации, разработавшей бланк;
• содержание факта хозяйственной деятельности;
• таблица с переменными (километраж, литры топлива);
• ФИО и должности должностных лиц, разработавших и утвердивших форму.

Кто пишет и исполняет приказ

Написать приказ в теории может любой сотрудник компании, обладающий навыками работы с распорядительной документацией. Руководитель в устной форме поручает эту задачу одному из подчинённых. Выбранный работник подготавливает распоряжение и передаёт директору на подпись уже готовый вариант.

Под исполнением принято понимать воплощение текста, прописанного на бумаге, в действие. В данном случае придётся внести типовую форму в учётную документацию фирмы, а также ознакомить всех сотрудников компании с новыми правилами заполнения путевого листа. Как правило, исполнением занимается то же лицо, что и разработало приказ. Обычно эти обе задачи выполняет бухгалтер.

Форма документа

В настоящий момент органы государственной власти не требуют от субъектов предпринимательской деятельности составлять приказы, пользуясь общеобязательными унифицированными бланками. Все распорядительные документы могут быть написаны в свободной форме. Следует иметь в виду, что официальная бумага в свободной форме также имеет свои определённые критерии:

• деловой стиль речи;
• конкретная структура документа;
• наличие подписей всех упомянутых в тексте лиц;
• автограф руководителя;
• реквизиты организации.

Составить приказ можно как на официальном бланке фирмы, так и на чистом листе бумаги формата А4. Выбор стоит за заявителем и зачастую обуславливается требованием локального нормативного акта компании. Руководитель может распорядиться составлять всю распорядительную документацию исключительно на фирменных бланках.

Изложить текст документа можно одним из двух стандартных способов: рукописным с помощью синей или чёрной шариковой ручки (но не карандаша) и машинописным при помощи компьютерных средств. Рекомендуется отдать предпочтением именно печатному варианту, такую официальную бумагу легче сканировать для копирования. Не следует полагаться на почерк человека.

Объясняем, как составить приказ

В верхней части листа указываем наименование организации. Ниже по документу пишем слово «приказ», присваиваем ему номер для документооборота. Затем обозначаем дату составления распоряжения и населённый пункт.

Далее оставляем причину издания приказа. В этой части необходимо сослаться на законодательство. Используем следующую формулировку: «в целях реализации норм действующего законодательства, руководствуясь ч. 2, ч. 4 ст. 9 ФЗ «О бухучёте». С красной строки пишем слово «приказываю» и по пунктам утверждаем следующие моменты:

• утверждаем форму путевого листа. Оставляем форму в качестве приложения к приказу;
• обозначаем дату введения формы в действие;
• отдаём распоряжение одному из подчинённых ознакомить с формой всех работников, использующих в своей деятельности транспортные средства;
• возлагаем контроль за исполнением приказа на кого-нибудь из руководящего состава. Эти полномочия может взять на себя лично руководитель компании.

Примерный образец

Не забываем указать разработанный бланк в качестве приложения (обозначаем его номер и дату разработки). На этом процесс составления приказа подходит к концу. Необходимо ознакомить всех упомянутых в тексте документа лиц с его содержанием под подпись (с расшифровкой). В последнюю очередь на официальной бумаге свой автограф оставляет директор. С обозначенной в приказе даты форма начнёт активно использоваться водителями.

Автор: Марина Климова — профессиональный бухгалтер и независимый налоговый консультант, автор более 70 книг и многочисленных статей по проблемам бухгалтерского учёта и налогообложения, к. э. н.

Путевые листы: новые требования с марта 2023 года

С 1 марта 2023 г. в новой редакции изложена ст. 6 Устава автомобильного и городского наземного электрического транспорта (далее — Устав), посвященная путевым листам.

Главное новшество этой статьи заключается в возможности оформления электронных путевых листов. Также уточняется, что путевой лист оформляет собственник (владелец) транспортного средства, а если оно предоставлено по договору аренды с экипажем, то путевой лист оформляется арендодателем.

Во исполнение требований статьи вышел и также применяется с 1 марта 2023 г. Приказ Минтранса России от 28.09.2022 № 390 «Об утверждении состава сведений, указанных в части 3 статьи 6 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ „Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта“, и порядка оформления или формирования путевого листа». В этом документе новшеств уже гораздо больше по сравнению с его предшественником — Приказом Минтранса от 11.09.2020 № 368.

Новые сведения в путевом листе

Сведения о собственнике (владельце)-юрлице должны содержать полное наименование, адрес в пределах местонахождения, номер телефона, ОГРН. Прежний Приказ не оговаривал, что наименование должно быть полным, зато требовал указывать организационно-правовую форму. От ИП требуется указать свои ФИО, адрес регистрации по месту жительства, номер телефона, ОГРН. Обратите внимание: раньше ИП просили привести почтовый адрес, а теперь — адрес по прописке.

Одним из обязательных реквизитов остаются показания одометра (полные километры пробега). Их раньше следовало указывать на момент выезда транспортного средства с парковки (парковочного места), предназначенной для стоянки данного транспортного средства по возвращении из рейса и окончании рабочего дня (смены) водителя транспортного средства и при заезде транспортного средства на парковку по окончании рабочего дня (смены) водителя. Теперь дополнительно приводятся показания одометра на момент приёма-сдачи транспортного средства последующему водителю по окончании рабочего дня (смены) предыдущего водителя (в случае оформления или формирования нескольких путевых листов на одно транспортное средство).

Данные о проведении предсменного, предрейсового и послесменного, послерейсового медицинских осмотров водителя дополнены наименованием медицинской организации (если медицинский работник состоит в штате медицинской организации), а также обязательным указанием серии, номера, даты выдачи и срока окончания действия лицензии на проведение предсменных, предрейсовых и послесменных, послерейсовых медицинских осмотров.

Определено, что информация о видах перевозки должна содержать следующие варианты формулировок:

1. коммерческие перевозки:

   • регулярная перевозка пассажиров и багажа;
   • перевозка грузов на основании договора перевозки грузов или договора фрахтования (в том числе, по договору аренды транспортного средства с экипажем);
   • перевозка пассажиров и багажа по заказу;
   • перевозка пассажиров и багажа легковым такси;
   • организованная перевозка групп детей автобусами по договору фрахтования;

2. перевозки для собственных нужд;

3. передвижение и работа специальных транспортных средств.

Поле «Сведения о виде сообщения» может принимать значения «городское», «пригородное» или «междугородное».

В новом Приказе четко оговорено, что путевой лист может оформляться более чем на один календарный день. Тогда в нем нужно обозначить даты (число, месяц, год) начала и окончания срока, в течение которого он может быть использован. Это дает возможность организации и ИП разработать удобный бланк путевого листа, рассчитанный на комфортный срок использования. В организации утвердить его необходимо приказом об учетной политике.

Отмена обязанности ведения журнала регистрации путевых листов

Вплоть до 1 марта 2023 г. собственники (владельцы) транспортных средств обязаны были регистрировать оформленные путевые листы в журнале регистрации путевых листов (п. 17 Приказа Минтранса России от 11.09.2020 № 368).

Журнал можно было вести на бумажном носителе или в электронной форме.

Новый НПА об обязанности ведения такого регистра не упоминает, следовательно, отказаться от него или продолжать заполнять — решать самой организации или ИП.

Если журнал больше не ведется, не торопитесь от него избавляться: срок хранения журналов, баз данных учета путевых листов — 5 лет (п. 554 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).

Электронный путевой лист

Применение электронных путевых листов факультативно.

Формат такого документа разрабатывается ФНС России, свой использовать нельзя.

Пп. 27 ч. 1 ст. 2 Устава относит электронный путевой лист к категории электронных перевозочных документов наряду с электронной транспортной накладной, электронным заказ-нарядом, электронной сопроводительной ведомостью, электронным договором фрахтования, электронным заказом и электронной заявкой.

Это означает, что при оформлении и обмене электронными путевыми листами нужно руководствоваться одноименной ст. 18.1 Устава.

Электронный путевой лист:

1. подписывается участниками информационного взаимодействия УКЭП или усиленной неквалифицированной электронной подписью (УНЭП), сертификат ключа проверки которой создан и используется на портале Госуслуг. Файлы обмена электронного путевого листа предполагают подписи:

   • лица, заполняющего сведения об организации или ИП, о сроке действия путевого листа, о транспортном средстве, о водителе (водителях), о виде перевозки и виде сообщения;
   • медработника, проводившего предрейсовый (предсменный, послерейсовый, послесменный) медосмотр водителя (если он проводится);
   • лица, ответственного за проведение предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортного средства (если проводится);
   • лица (лиц), уполномоченного(ых) на заполнение сведений о показаниях одометра (например, водителя, диспетчера, ИП).

   Все подписанты файлов обмена должны обладать хотя бы одним из указанных видов подписей и применять их;

2. обмен электронными путевыми листами между участниками информационного взаимодействия осуществляется посредством использования информационных систем электронных перевозочных документов (ЭПД), т. е., только через уполномоченных операторов ЭДО и никаким иным способом;

3. электронный путевой лист подлежит направлению в государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД), где, согласно Постановлению Правительства от 03.03.2022 г. № 281, сведения из такого путевого листа становятся доступны МВД России, Минтрансу России, Минцифры России, ФНС России, Ространснадзору.

В случае использования электронного путевого листа при приеме груза для перевозки перевозчик или водитель транспортного средства должен предъявить для сверки грузоотправителю путевой лист в форме электронного документа, либо его копии на бумажном носителе (п. 1 ст. 10 Устава, п. 15 Порядка оформления или формирования путевого листа, утв. Приказом Минтранса № 390).

Вносить исправления в электронный путевой лист нужно в общем порядке, предусмотренном для электронных документов. Допускается исправление путем составления нового (исправленного) документа; новый (исправленный) документ должен содержать указание на то, что он составлен взамен первоначального электронного путевого листа, дату исправления, а также электронные подписи лиц, составивших первоначальный документ (п. 21 ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухучете»).

Хранить электронные путевые листы необходимо в форме электронных документов, распечатка не обязательна и не может заменить оригинал (п. 23, 24 ФСБУ 27/2021). Срок хранения в общем случае составляет 5 лет, а если путевой лист является единственным документом, подтверждающим вредные и опасные условия труда водителя, срок его хранения увеличивается до 50 лет (п. 553 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).

Всё для электронного документооборота в сфере перевозок грузов

«Такском» подберёт для организаций-перевозчиков решения для электронного документооборота, благодаря которым вы без проблем сможете обмениваться электронными документами с контрагентами.

Контакт для консультаций: Илья Конохов, старший менеджер продукта, +7 (495) 739-07-97, доб. 2192.

Оформите электронную подпись для физлиц (сотрудников) в удостоверяющем центре «Такском»