Как составить приказ по служебному расследованию

0

Необходимость проведения служебного расследования в организации может быть обусловлена как желанием самого работодателя, так и требованиями законодательства. В любом случае, начинается процедура служебного расследования с издания соответствующего приказа. О том, как составить такой приказ, расскажем в нашем материале. Приведем также для приказа о служебном расследовании образец его заполнения.

Как составить приказ о служебном расследовании в организации?

Общий порядок проведения служебных расследований организация определяет самостоятельно. Этот порядок может быть закреплен в виде инструкций и положений. При его подготовке работодатель может использовать некоторые ведомственные положения о порядке проведения служебных расследований. К примеру, Приказ Минтранса 49 о порядке проведения служебного расследования (Приказ Минавтотранса РСФСР от 26.04.1990 № 49) или приказ 550 МЧС о служебном расследовании (скачать здесь) (Приказ МЧС от 17.10.2016 № 550).

Напомним, что работодатель обязан проводить служебное расследование, к примеру, при возникновении несчастных случаев на производстве (ч. 2 ст. 212 ТК РФ) или для установления размера и причин причиненного ему работником ущерба (ч. 1 ст. 247 ТК РФ).

Форму приказа о служебном расследовании организация определяет самостоятельно. Цель этого приказа – инициировать процедуру служебного расследования. Поэтому такой приказ, как правило, содержит:

• обоснование необходимости проведения служебного расследования;
• состав комиссии по проведению служебного расследования (обычно не менее 3 членов);
• сроки служебного расследования.

Приказ о проведении служебного расследования составляется в одном экземпляре. С его содержанием должны быть ознакомлены все члены комиссии под роспись.

Ниже для приказа о проведении служебного расследования приведен образец его заполнения.

По результатам проведения служебного расследования комиссия составляет акт о результатах проведенного служебного расследования, форму которого и образец заполнения мы приводили в отдельном материале.

Также вам могут пригодиться:

— форма приказа о создании комиссии для проведения служебного расследования в связи с разглашением конфиденциальной информации (образец заполнения);

— форма приказа о проведении служебного расследования в случае нарушения работником трудовой дисциплины (образец заполнения). 

Скачивание формы доступно подписчикам или по временному доступу

Скачать

Приказ о служебном расследовании в отношении работника – это распорядительный документ, издаваемый руководителем организации в случае необходимости осуществления служебной проверки. Вне зависимости от причин, процедура всегда оформляется документально.

Файлы для скачивания:

Правовые основы служебного расследования

Работодатель имеет право осуществить проверку в отношении своих подчинённых в случае совершения ими определённых проступков. Трудовой закон определяет три вида наказания за нарушение норм дисциплины на рабочем месте: замечание, выговор и увольнение. Проведение расследования поможет работодателю определить степень тяжести совершенного сотрудником поступка и, соответственно, вынести ему соразмерное наказание

Когда проводится проверка

Проведение служебного расследования осуществляется при происшествии на предприятии внештатной ситуации, в которой требуется разобраться. Примерный перечень поводов для возбуждения проверки:

• причинение ущерба имуществу предприятия:
• совершение кражи с территории организации;
• работник появился на рабочем месте в состоянии опьянения (наркотического или алкогольного);
• имело место со стороны сотрудника превышение его должностных полномочий (подписал документ, который не имел право подписывать);
• и другие.

Результаты расследования покажут, имеется ли в произошедшем событии вина кого-то из сотрудников и, если имеется, каков размер причинённого ущерба.

Как правило, за нарушения, в целях определения которых возникла необходимость проводить проверку, наказанием будет увольнение или выговор.

Особенности процедуры

Начинается всё непосредственно с нарушения со стороны работника. Зафиксировать это может его коллега или непосредственный руководитель структурного подразделения, в котором трудится сотрудник. Начальник пишет докладную записку на имя директора фирмы, в которой подробно описывает произошедшее. По факту нарушения составляется специальный документ – акт о нарушении.

Руководитель, исходя из содержания полученного представления, принимает решение о необходимости проведения служебного расследования с целью установления всех подробностей произошедшего инцидента. Во исполнение этих целей назначается комиссия. В её состав входят сотрудники предприятия на усмотрение директора. Назначенные работники должны обладать соответствующими знаниями в области совершенного проступка. Например, если речь идёт об инциденте, в ходе которого был нанесён ущерб какому-то оборудованию, в состав комиссии включают инженеров, технических специалистов и т.д. Если в организации нет людей с требуемыми знаниями, допускается приглашение третьей стороны. Сторонний эксперт сможет дать независимое заключение по факту инцидента.

Задачи, ставящиеся перед комиссией:

• выяснить, что, когда и где именно произошло;
• определить, пострадало ли имущество;
• если пострадало, то в каком количестве, оценить нанесённый ущерб;
• найти подозреваемых, если виновность конкретного лица неочевидна;
• доказать вину работника;
• определить меру дисциплинарного взыскания, подлежащую применению.

Все вышеперечисленные моменты члены комиссии излагают в своём заключении, которое в последующем попадёт для принятия окончательного решения в руки руководителя организации.

Форма документа

На сегодняшний день законодательство не обязывает предприятия пользоваться какой-то конкретной формой для составления приказа о проведении служебного расследования. Работники компаний разрабатывают документы самостоятельно в свободной форме, соблюдая общие требования.

Как правило, составлением распоряжения занимается личный помощник руководителя или сотрудник секретариата. Работник разрабатывает приказ и передаёт его директору фирмы на подписание.

Закон также ничего не говорит ничего о том, при помощи каких средств должен быть составлен документ. Однако предприятиям рекомендуется изложить содержание распоряжения на компьютере с последующей распечаткой на принтере для заверения подписями. Машинописный вариант мнится надёжнее, чем вариант с написанием документа от руки шариковой ручкой.

Пошаговая инструкция по составлению приказа

Распоряжение можно условно разделить на три структурные части: шапка документа, основная часть и подписи сторон. Начать следует с заполнения шапки. В ней необходимо будет указать реквизиты организации (полное наименование юридического лица с организационно-правовой формой и так далее). В этом смысле лучше использовать фирменный бланк предприятия, так как на нём уже изначально прописаны эти моменты.

Далее документу присваивается название (приказ о проведении служебного расследования) и выдаётся номер для внутреннего документооборота в рамках предприятия.

Сразу под названием пишется дата составления документа и населённый пункт. На этом заполнение шапки окончено.

Переходя к основной части, отмечаем причину проведения расследования и документ, который является основанием для его проведения (при наличии такового). Это может быть докладная записка на имя руководителя.

Ниже по документу начинаем по пунктам обозначать следующие моменты:

• распоряжаемся провести по факту случившегося инцидента служебное расследование;
• назначаем для этих целей специальную комиссию. В этом же пункте перечисляем полностью состав комиссии с указанием ФИО и должности каждого её участника;
• обозначаем крайние сроки проведения проверки (не более месяца), указываем какие именно документы необходимо будет предоставить по окончанию расследования;
• назначаем ответственное за проведение процедуры лицо. Именно этот сотрудник и будет отчитываться по факту окончания проверки.

Составление документа окончено и остаётся лишь заверить его подписями. В приказе расписываются все указанные в нём лица: члены комиссии и ответственное за исполнение лицо. В последнюю очередь в распоряжении свой автограф оставляет руководитель организации, запуская тем самым процедуру расследования.

Служебное расследование — это мероприятие, которое проводится, если на предприятии произошел какой-то инцидент: например, несчастный случай или хищение материальных ценностей. Рассмотрим алгоритм проведения служебного расследования и образцы документации, которую нужно подготовить в ходе работы.

Служебное расследование работодатели должны проводить в случае нарушения трудовой дисциплины и других происшествий. Например, при обнаружении недостачи или утечки информации, составляющей коммерческую тайну. Такое мероприятие необходимо для выявления виновных лиц и применения к ним мер дисциплинарного взыскания, а также удержания с них причиненных фирме убытков. Скорее всего, специальной комиссии придется расследовать факты уклонения работников от медицинского освидетельствования, сдачи экзаменов по охране труда, технике безопасности и правилам эксплуатации, а также отказа от заключения договора о полной материальной ответственности сотрудника, если это предусмотрено его основной трудовой функцией.

Если размер провинности малозначителен, например, при пропуске сдачи внутренней отчетности, проводить расследование не обязательно. Достаточно просто взять с лица, чья вина очевидна и так, письменное объяснение и далее действовать по закону. А вот если ситуация сложилась неоднозначная или организации нанесен значительный ущерб, без создания комиссии и проведения служебного расследования не обойтись.

Ситуации, в которых служебное расследование необходимо

Ниже приведен основной перечень возможных проступков, за которые сотрудник несет личную ответственность:

• прогул или неявка на рабочее место;
• явка на работу в нетрезвом виде, под действием наркотиков;
• нанесение серьезного материального ущерба;
• превышение полномочий.

Теперь рассмотрим алгоритм проведения служебного расследования. Процедура должна начинаться с фиксации факта нарушения.

Шаг 1. Фиксация нарушения

Унифицированного документа, который необходимо составить при обнаружении факта, дающего основание для проведения служебного расследования, нет. На практике обычно такой факт фиксируется служебной запиской лица, которое его обнаружило. Этот документ составляется от имени работника в адрес его непосредственного начальника или руководителя организации. В такой записке нужно указать:

• фамилию, имя, отчество и должность работника, обнаружившего факт нарушения;
• обстоятельства, при которых было совершено или выявлено нарушение;
• дату и время события.

При получении информации о противоправных действиях работника от третьих лиц или даже непосредственно из правоохранительных органов оформлять докладную записку необязательно. Кроме того, если причиной для начала служебного расследования послужила утрата товарно-материальных ценностей или денежных средств, выявленная по результатам инвентаризации, к записке необходимо приложить соответствующий акт. На основании именно этих документов работодатель создает комиссию с целью установить виновного.

Шаг 2. Создание комиссии и ее задачи

Целесообразность всех необходимых в рамках мероприятия мер, а также степень вины лица, поступки которого стали предметом разбирательства, определяет специально созданная комиссия.

Комиссия формируется приказом по предприятию из компетентных и не заинтересованных в исходе разбирательства сотрудников. Если в организации есть специальные службы, например безопасности или внутреннего аудита, то их представители составят большинство такой комиссии. В их отсутствие такие функции на себя берет кадровая служба.

В состав комиссии, как правило должны входить три человека. В приказе должны быть указаны фамилии и должности членов комиссии, цель и дата ее создания, срок ее действия (он может быть и не ограничен определенным случаем), а также полномочия, которыми она наделена. Обычно в задачи такой комиссии входит следующее.

1. Установление обстоятельств произошедшего, в том числе времени, места и способа.
2. Выявление имущества, которому нанесен или мог быть нанесен ущерб.
3. Обследование мест происшествия (при необходимости).
4. Определение стоимости нанесенного (или возможного) ущерба по расследуемому факту.
5. Установление лиц, непосредственно виновных в совершении деяния.
6. Сбор доказательств вины этих лиц и установление ее степени по каждому из них (если виновников несколько).
7. Определение причин и условий, способствующих совершению проступка.
8. Сбор и хранение документальных материалов расследования.

В компетенцию комиссии входит право требования объяснений от всех работников, подозреваемых в проступке.

Комиссия может быть создана даже в том случае, если предприятию пока не нанесено прямого ущерба, но действия работника могли привести к подобным последствиям. Комиссия может быть постоянно действующей и возобновляющей свою работу в случае необходимости.

С приказом по организации о создании комиссии необходимо ознакомить под подпись всех ее членов. Выглядеть образец приказа о проведении служебного расследования (образец) должен примерно так:

Шаг 3. Сбор информации и доказательств

Порядок проведения служебного расследования в трудовом законодательстве прямо не определен, поэтому в каждой организации его нужно регламентировать правилами внутреннего распорядка и внутренними нормативными актами (приказами, инструкциями, положениями). То есть комиссия может получить право опрашивать сотрудников и изучать любые документы учета, если так решит руководство предприятия.

Хотя такое мероприятие и является сугубо внутренним делом каждой организации и принимать участие в нем могут исключительно ее работники и руководство, к нему в помощь можно привлекать сторонних специалистов, если это необходимо для выяснения фактов, связанных и с происшествием. Например, для определения степени опьянения и тяжести ошибки, допущенной работником при проведении исчислений по смете. Обычно это нужно в том случае, когда квалификации специалистов самой компании не хватает для того, чтобы сделать профессиональные выводы. В этом случае издается отдельный приказ по предприятию. Экспертами по договору могут выступать:

• аудиторы;
• оценщики;
• медицинские работники;
• инженеры;
• юристы;
• другие специалисты.

Кроме того, в рамках расследования можно направлять запросы в государственные органы и сторонние организации. Они обязаны предоставить необходимую информацию, если она не является тайной. Все собранные материалы должны быть приобщены к делу в качестве доказательств так же, как и акты, справки и докладные записки, которые составляют члены комиссии в ходе расследования. Ведь любой образец служебного расследования в отношении работника, особенно если дело касается недостачи, может рассматриваться как вопрос передачи данных по расследованию в правоохранительные органы.

Шаг 4. Получение объяснений работника

До окончания служебного расследования и издания приказа о применении дисциплинарного взыскания к виновным лицам у работников обязательно нужно запросить пояснение. Это предусмотрено нормами ст. 193 ТК РФ и подтверждено позицией Верховного суда РФ (п. 47 Постановления Пленума Верховного суда РФ от 17.03.2004 № 2). Форма такого объяснения может быть произвольной, так как не регламентирована трудовым законодательством. Запросить объяснительную лучше письменно. Это особенно необходимо, если ситуация имеет конфликтный характер и шансы получить объяснение невелики. Требование необходимо вручить работнику под подпись. При его отказе от подписи составляется соответствующий акт. Однако если работник откажется от дачи пояснений на основании статьи 51 Конституции РФ, которая гласит, что человек не обязан свидетельствовать в отношении себя или своих близких, прямо в тексте объяснительной, такой акт можно не составлять.

На оформление объяснительной у работника есть 2 рабочих дня с момента получения требования. Если объяснение так и не предоставлено, необходимо составить еще один акт — об отказе от дачи пояснений. Его должны подписать председатель комиссии и несколько ее членов (минимум 2 человека). После окончания расследования сама объяснительная записка или документ, свидетельствующий о том, что объяснение у сотрудника было запрошено, могут служить основанием для применения мер дисциплинарного воздействия к виновным лицам, вплоть до увольнения.

Шаг 5. Заседание комиссии, рассмотрение обстоятельств

После того как комиссия соберет и обобщит всю информацию, она должна провести заседание. На нем уполномоченные лица сообщат:

• имело ли место нарушение (причинение ущерба) и в чем оно заключалось;
• обстоятельства, время и место происшествия;
• последствия нарушения и сумму причиненного ущерба;
• причины проступка;
• степень вины каждого из обвиняемых в происшествии;
• смягчающие и отягчающие ответственность обстоятельства.

Шаг 6. Создание акта о проведении служебного расследования

Результаты работы комиссии должны быть отражены в специальном акте, подводящем итоги расследования. В частности, из этого документа должно быть понятно:

• виновные действия, совершенные работником;
• обстоятельства совершения таких действий;
• вид и сумма причиненного ущерба;
• степень вины сотрудника;
• возможная мера наказания для виновного лица;
• предложения по недопущению подобных ситуаций в дальнейшем.

Акт должны подписать все члены комиссии. Если кто-то из членов комиссии имеет особое мнение о случившемся, он не может отказаться от подписания акта. Однако он имеет право составить отдельный документ с изложением своей позиции и приложить его к материалам.

Если для того, чтобы установить объем и сумму нанесенного материального ущерба, была проведена инвентаризация, ее опись следует приложить к документам служебного расследования. Документы сторонних учреждений и организаций, имеющие отношение к делу (судебные решения, акты проверки протоколы и т. п.), также можно приложить к акту и сослаться на них в тексте.

Образец заключения служебного расследования должен выглядеть так:

Работника, в отношении которого проводилось служебное расследование, нужно ознакомить со всеми результатами в отношении него самого под подпись. Если расследование проводилось в отношении нескольких лиц, их нужно знакомить с материалами по отдельности, учитывая охрану персональных данных.

Сроки служебного расследования

Сроки проведения служебного расследования по Трудовому кодексу (статья 193 ТК РФ) не должен превышать 1 месяц с обнаружения события, которое послужило его причиной. Обычно срок прописывается в самом приказе. Следует учесть, что существует срок давности привлечения работника к ответственности, в который не входит:

• время болезни работника;
• время пребывания работника в отпуске;
• время, необходимое на учет мнения профсоюза или иного представительного органа работников.

По совокупности привлечь виновного к дисциплинарной ответственности можно не позднее чем через шесть месяцев (а по делам, связанным с коррупционными проявлениями, — три года). По истечении этого срока привлечь к ответственности уже не получится. По результатам ревизии, проверки финансово-хозяйственной деятельности или аудиторской проверки такой срок составляет не более двух лет со дня совершения или обнаружения проступка. В эти сроки не входит период производства по уголовному делу (если оно было открыто).

Допустим, вы директор розничного магазина спорттоваров. В ходе инвентаризации обнаруживается недостача 500 000 р. Вы смотрите записи с камер. На них видно, как продавец Павел продал без чека два велосипеда. Вы хотите разобраться в ситуации и начать проведение служебного расследования (СР) при недостаче ТМЦ.

Ниже мы расскажем, как правильно проводить служебное расследование в организации, чтобы в случае судебных разбирательств вы отстояли свою правоту и наказали виновного. Также поделимся способом, который поможет свести к минимуму необходимость проводить СР по факту хищения тмц.

Законные основания для проведения расследования

Когда Павел устроился на работу, он заключил с вами трудовой договор — тем самым согласился с условиями ст. 21-22 ТК РФ. Один из пунктов 22 статьи гласит: работодатель имеет право привлекать работников к дисциплинарной и материальной ответственности. Но чтобы привлечь Павла к ответственности, необходимо установить и доказать, что именно он совершил хищение. Именно для этого и проводят служебное расследование (иногда его называют внутренним расследованием).

Проверить сотрудника по кредитной истории

Регламент проведения служебных расследований

Частично СР регламентируется трудовым кодексом, частично каждой отдельной организацией. Ниже разберем рекомендуемый ТК порядок проведения служебного расследования на предприятии. Его полезно соблюдать на случай судебных разбирательств. Иногда СР доходит до суда, а на суде соблюденный регламент и необходимые документы помогут вам отстоять свою правоту.

Решение о служебном расследовании принимает директор
Для этого он подписывает приказ. Если проведение служебного разбирательства инициирует другой сотрудник, он пишет на имя директора служебную записку, в которой описывает нарушение. В случае с Павлом служебная записка может выглядеть так:

Генеральному директору ООО «Спортишы»
Иванову Ивану Ивановичу

Служебная записка
Довожу до вашего сведения, что 28 сентября в 14:00 продавец Павел продал покупателю два велосипеда на сумму 40 000 рублей без чека. Предлагаю провести служебное расследование.

Уборщица Наталья

Приказ о проведении служебного расследования

Примерное содержание приказа:

Приказываю:
1. Провести в отношении Павла служебное расследование по недостаче тмц.
2. Для этих целей создать комиссию из (о составе комиссии расскажем ниже)
3. Возложить контроль за проведением расследования на…

Пример приказа о проведении СР

Проверить сотрудника по кредитной истории

Объяснительная записка

Если виновный известен, запросите у него объяснительную записку. Если неизвестен, запросите объяснительные у подозреваемых. В нашем примере виновный известен — продавец Павел.

Павел обязан подготовить объяснительную в течение двух дней, согласно ТК. Проследите, чтобы в записке была подпись с расшифровкой. Пишется такая записка в свободной форме, поэтому примеров приводит не будем.

Если Павел отказался писать объяснительную, зафиксируйте отказ в соответствующем акте (пример ниже). Этот акт должны заверить лица, не состоящие в комиссии по по СР.

Пример акта об отказе предоставить объяснительную записку

Проверить сотрудника по кредитной истории

Комиссия для проведения СР

В комиссии должно быть минимум трое сотрудников. Комиссия создается на основании директорского приказа о проведении СР. В состав входят только сотрудники, не причастные к происшествию. Примерный состав комиссии:
председатель (начальник службы безопасности),
секретарь (HR),
члены комиссии (бухгалтер, юрист, безопасники или охранники).

Задача комиссии: точно установить нарушителя, оценить размер ущерба, определить причины проступка и привлечь виновного к ответственности. Также комиссия собирает «улики»: докладные очевидцев, акты инвентаризации, заключений аудиторских проверок и т.д.

Комиссия собирает и изучает материалы для уточнения деталей инцидента: показания свидетелей, акты проведения инвентаризации, результаты аудиторских и экспертных проверок, записи камер и т.д.

Срок расследования по ТК один месяц

Дата начала расследования — день обнаружения проступка. Срок может продлеваться до 6 месяцев — на время болезни или отпуска виновника. Если не успеете закончить расследование в указанный срок, все обвинения снимаются.

Результат работы комиссии — акт о проведении расследования на предприятии

Акт состоит из трех частей:
1) Вводная. Здесь описываете нарушение: время и место. Перечисляете состав комиссии и отмечаете время проведения СР;
2) Описательная. Перечисляете доказательства, собранные в ходе расследования СР, и описываете обстоятельства нарушения;
3) Резолютивная. Указываете виновность конкретного сотрудника, смягчающие и отягчающие обстоятельства — если есть.
Члены комиссии подписывают акт, руководитель его заверяет печатью и подписью.

Пример акта о проведении СР

Проверить сотрудника по кредитной истории

Несогласие работника с актом

Такое право сотруднику дает третья часть статьи 247 ТК. То есть Павел может ознакомиться с материалами СР и выразить несогласие с результатом. Если Павел откажется письменно подтвердить ознакомление с актом, зафиксируйте этот факт подписями свидетелей.

Возмещение ущерба

Мы установили, что Павел виновен. Павел не стал отрицать вину и готов возместить ущерб. Как это сделать в рамках ТК.
Первое условие для возмещения — Павел должен быть материально ответственным сотрудником. Ответственность прописана в его трудовом договоре.

Недостача может взыскиваться двумя способами
1) Единоразово — если Павел в состоянии внести разом недостающую сумму.
2) Постепенного — вычитается из зарплаты виновного.

Для постепенного вычета директор издает и подписывает приказ об удержании зарплаты.

Пример приказа об удержании зарплаты

Ограничение размера возмещения по ТК

248 статья ТК ограничивает размер возмещения одной месячной зарплатой виновного. Такую сумму вы можете удержать без судебного решения. Если сумма больше или сотрудник не согласен с удержанием, для возмещения придется подключать суд.

Как избежать проведения СР по причине хищения товарно-материальных ценностей

Теперь вы знаете, что СР — дело хлопотное и времязатратное. Приходится отрывать сотрудников от работы и заниматься посторонними задачами. Чтобы свести риски хищения ТМЦ к минимуму, проверяйте финансовое состояние сотрудников до приема на работу. В этом вам поможет кредитный отчет сотрудника.

К кражам сотрудников часто толкают материальные трудности: просрочки по кредитам, звонки коллекторов, давление членов семьи.

Кредитный отчет сотрудника покажет, сколько у человека кредитов, какую сумму он должен ежемесячно отдавать банкам, исправно он платит или с просрочками, пытается ли он получить новые займы.