Все процессы, понятия или предметы с чего-то начинаются. Этот момент начала произошел несколько дней или лет назад, и все выглядело по-другому – не так, как сейчас. Смотря, например, на машину, мы понимаем, что в самом начале она не была такой: сначала появилась идея, затем эта идея была донесена другим людям, что вызвало обсуждение; к работе подключились дизайнеры, был запущен процесс сборки и многое другое.
Описанное выше – незначительный пример. Но он отлично объясняет суть – у всего есть начало.
Управление проектами – не исключение. Будучи сложной цепочкой задач и процессов, оно также с чего-то начинается. Этим первым шагом является план проекта.
В этой статье мы поговорим о плане и процессе планирования, а также разъясним моменты, связанные с вопросом «Как создать такой план». Мы выделили 7 шагов.
Что же такое план проекта?
Вы могли заметить, что мы помимо плана упомянули и процесс планирования. Какая между ними разница? Все очень просто.
Планирование – это процесс, обсуждение. Во время него выясняется объем работ, цели и пути, необходимые для их достижения.
План же – это официальный документ, содержащий все решения по планированию, утвержденный объем, затраты. Его главные функции – контроль, оказание содействия общению между участниками и составление графика.
Создавая план проекта, менеджер уже должен обладать ключевыми знаниями и умениями. Это повышает шансы на успешную его реализацию. Кроме того, подготовленный план поможет предвидеть и избежать необязательных ошибок и принятия неверных решений, а также поспособствует экономии времени и уменьшению затрат.
Цели плана проекта
Хорошо подготовленный план должен отвечать на следующие вопросы.
Почему?
Должны быть выяснены причины, почему на проект выделяются средства; какая проблема должна быть решена.
Что?
Вопрос касается работы, которая должна быть выполнена для достижения результата и конечных целей.
Кто?
Вопрос о вовлеченных людях, их ролях и ответственности; о том, как они должны быть организованны.
Когда?
Здесь речь идет о графике/продолжительности проекта.
Как составить план проекта?
Перед тем как заняться составлением, менеджер должен быть осведомлен о большом количестве вопросов, которые будут возникать на протяжении всего проекта, и ответов на них. Каждый вопрос можно выделить отдельно. Но все же лучше определить общие характерные шаблоны и модели. Итак, что же необходимо делать менеджеру для составления плана проекта.
1. Общайтесь
Первым шагом к успеху является общение с командой о целях, участниках, задачах, т.д. Менеджер должен знать, кто и за какую задачу ответственен, о сроках, а также просто обо всем, что происходит в проекте.
Стоит добавить, что общение – это не только первый шаг. Общаться стоит на протяжении всего проекта – это ключ к успеху.
2. Определите участников и цели
Определение всех участников проекта иногда вызывает сложности: их может быть очень много. Более того, они прямо или косвенно, в большей или меньшей степени могут оказывать влияние на проект. Именно поэтому важно определить всех тех, кто напрямую влияет на составление плана и серьезно отнестись к их пожеланиям.
Кто может быть участником проекта:
- Заказчик – человек, непосредственно финансирующий и утверждающий работу;
- Менеджер проекта – человек, занимающийся планированием с последующим созданием, исполнением и контролем над проектом;
- Команда проекта, которая создает конечный продукт. Члены команды участвуют во многих важных процессах, среди которых разработка, обеспечение качества, работа над дизайном и т.д. Как правило, они не утверждают проект;
- Конечный пользователь;
- Другие. В этот список могут входить самые разнообразные люди: риск-аналитики, специалисты по снабжению и т.д.
Что можно сделать на этой стадии? Проведите интервью с ключевыми участниками. Так вы поймете, какие требования ставятся, и какие цели стоит достигнуть. Наиболее эффективным способом достижения целей является SMART методика постановки целей.
Проведение интервью также позволяет менеджеру осознать, какую проблему решает проект, и почему вообще он финансируется.
Это наш почему вопрос.
3. Определите весь объем работ
Несомненно, самая важная часть любого планирования. Все ключевые моменты выделяются и обсуждаются здесь: обоснование, описание продукта, критерии соответствия, цели и результаты, ограничения, предположения, стоимостная оценка и некоторые другие. Все участники проекта должны прийти к полному пониманию и соглашению на этой стадии. Как только обсуждение заканчивается, все важное заносится в документ, в котором фиксируются описание содержания и объема проекта.
На этой стадии также уменьшаются риски недопонимания, которые могут привести к неконтролируемому расширению масштабов проекта.
Это наш что вопрос.
4. Определите роли и ответственности
Одна из важнейших задач менеджера – распределение задач между членами команды. Они должны знать свои роли и сферу ответственности. И, конечно же, не следует забывать, что команды – это сформированные единицы с определенным числом участников.
Это наш кто вопрос.
5. Составьте график проекта
5. Составьте график проектаЭтот пункт – непосредственное продолжение предыдущего. Как только роли и ответственность будут распределены, следующим шагом будет установление продолжительности работы для каждого ресурса с датами начала/окончания.
Это наш когда вопрос.
На этой же стадии менеджер устанавливает ключевые события, критический путь – в общем, имеет дело с графиком выполнения работ.
Какой же инструмент для работы с проектом выбрать?
6. Визуализируйте план проекта при помощи диаграммы Ганта
Заметим, что некоторые люди, говоря о графике, подразумевают весь проект. Это не совсем так. Визуализированный график – это всего лишь часть планирования и плана как такового. Весь проект представляет собой более сложную структуру.
Воспользуйтесь GanttPRO – онлайн инструментом для планирования проектов. С его помощью менеджер может:
- Создавать и распределять задачи;
- Устанавливать их продолжительность с датами начала и окончания.
- Устанавливать зависимости между задачами. Менеджер следит за всеми событиями и знает, когда завершающаяся задача дает начало следующей;
- Следить за прогрессом отдельно взятых событий и проекта в целом;
- Определять ресурсы, необходимые для выполнения задач;
- Устанавливать стоимость ресурсов;
- Взаимодействовать с членами команды и просматривать все сделанные ими изменения;
- Следить за ключевыми событиями;
- Визуализировать критический путь – наиболее короткий промежуток времени, необходимый для завершения проекта.
С диаграммами Ганта GanttPRO легко управлять процессами планирования и составлять проект.
7. Управляйте рисками
Все стадии проекта могут подвергаться рискам. Поэтому управление ими – один из важнейших моментов в планировании.
Опытный менеджер способен не только оценивать и предвидеть такие ситуации, но и создавать план со способами их решения. Команда, в свою очередь, также должна знать, как реагировать на любые перемены.
Какие риски могут возникнуть?
- Оптимистичные ожидания о времени и затратах;
- Плохо обозначенные требования и пожелания;
- Плохо обозначенные роли и ответственности;
- Перемены в требованиях;
- Новые требования;
- Сокращение бюджета;
- Плохое взаимодействие.
Подытожим
Идентичных проектов не существует. Один может быть отлично реализован без рисков и перенесенных сроков. Другой может провалиться, даже если в нем будут те же участники, затраты, график и цели. Риски и перемены в проекте неизбежны. Но все же облегчить само планирование и составить план помогут грамотно распланированные объем работ, график, оцененные риски и отличная командная работа. В таком случае даже трудные проекты могут приносить удовольствие.
А у вас есть опыт планирования проектов?
Загрузить PDF
Загрузить PDF
План работ — это краткое описание целей и действий, с помощью которых человек или группа людей могут достичь поставленных целей, и описание, которое помогает читателю лучше понять всю широту проекта. План работ, неважно, используемый в рабочих или академических целях, поможет организованно работать над проектом. С помощью плана работ вы разбиваете весь процесс на небольшие, выполнимые цели и определяете этапы, через которые вам нужно пройти. Чтобы быть готовыми к будущим проектам, научитесь писать рабочий план.
Шаги
-
1
Выделите цель плана работ. План работ пишется по разным причинам. Чтобы вы могли правильно подойти к делу, заранее обозначьте цели.[1]
Имейте в виду, что большинство рабочих планов рассчитаны на определенный период времени (например 6 месяцев или 1 год).- На рабочем месте рабочий план помогает начальнику знать, над чем сотрудник будет работать в течение нескольких следующих месяцев. Такой план, как правило, составляют сразу после ежегодного отчета о результатах работы или перед тем, как команда приступает к большому проекту. Рабочий план может также быть результатом заседания, посвященного стратегическому планированию, которое организация проводит в начале календарного или фискального года.
- В академической сфере рабочий план может помочь студентам создать рабочее расписание для большого проекта. Он также может помочь преподавателям спланировать материалы курса на семестр.
- В личном проекте рабочий план поможет вам описать, что нужно делать, как вы планируете это делать и к какой дате вы планируете закончить. Персональный рабочий план, хоть это и необязательно, поможет следить за вашими целями и достижениями.
-
2
Напишите вступление и основу плана. В профессиональном рабочем плане вам нужно будет написать вступление и основу. Это даст вашему руководителю или менеджеру информацию, необходимую для внедрения рабочего плана. Написание плана и основы, как правило, необязательно для академического рабочего плана.
- Вступление должно цеплять и быть коротким. Напомните вашему начальству, зачем вы пишете этот рабочий план. Представьте специфику проекта(-ов), над которым вы будете работать в течение этого периода времени.
- В предпосылках нужно выделить причины, по которым вы создаете этот рабочий план. Например, изложите детали или статистику последних отчетов, выделите цели которые должны быть поставлены или составьте список рекомендаций или отчетов, полученных вами с прошлых рабочих проектов.
-
3
Определите цели и задачи. Цели и задачи взаимосвязаны, и оба этих аспекта указывают на вещи, которые вы надеетесь сделать в ходе выполнения рабочего плана. Однако помните также и разницу между ними; цели более общие, а задачи более конкретизированы.[2]
- Цели должны давать общее представление о вашем проекте. Включите в список желаемый конечный результат вашего рабочего плана. Он должен быть общим; например, поставьте цель закончить научную работу или узнать больше о написанном.
- Задачи должны быть осуществимыми и конкретными. Другими словами, нужно сделать так, чтоб вы могли вычеркивать их из списка по мере выполнения. Например, найти людей на интервью для исследования будет хорошей задачей.
- В большинстве рабочих планов, если задачи сильно отличаются, их разделяют на краткосрочные, средние и долгосрочные задачи. Например, краткосрочная задача компании увеличить аудиторию на 30 % за три месяца, может сильно отличаться от долгосрочной задачи за следующий год укрепить узнаваемость бренда в социальных сетях.[3]
- Задачи обычно пишут в действительном залоге и с использованием глаголов действия со специфическими значениями («планировать,» «писать,» «увеличить,» и «измерить») вместо глаголов с расплывчатыми значениями («изучить,» «понять,» «узнать» и так далее).[4]
-
4
В своем рабочем плане руководствуйтесь целями «SMART». SMART — это сокращение, используемое отдельными личностями, которые стремятся к более реальным, практичным результатам рабочего плана.[5]
- Конкретика (Specific). Что именно мы будем делать и для кого? Продумайте для какого слоя населения вы будете предоставлять услуги и что конкретно вы будете делать, чтобы помочь этим людям.
-
Измеримость (Measurable). Можно ли это измерить, дать оценку? Можете ли вы подсчитать результаты? Структурировали ли вы рабочий план так, чтобы «уровень здоровья в южной Африке повысился в 2020?» или структурировали ли вы его так, чтобы «случаи ВИЧ/СПИД среди новорожденных в южной Африке уменьшился на 20 % к 2020?»
- Помните, что основные данные должны быть исчисляемы, написаны в цифрах. Если вы не знаете коэффициент заболеваемости ВИЧ/СПИД среди новорожденных в южной Африке, будет невозможно с уверенностью утверждать, что этот уровень снизился на 20 %.
-
Достижимость (Attainable). Можем ли мы это сделать за отведенное время с учетом ресурсов, которые нам доступны? Учитывая трудности, задача должна быть реальной. Увеличение продаж на 500 % реально, только если вы представляете маленькую компанию. Для компании, доминирующей на рынке, увеличение продаж на 500 % практически невозможно.
- В некоторых случаях нужно проконсультироваться с экспертами или знатоками, чтобы убедиться, реальны ли задачи вашего рабочего плана.
- Актуальность (Relevant). Будет ли эта задача эффективна для желаемой цели и стратегии? Да, для общего здоровья важно измерять рост и вес старшеклассников, однако приведет ли это непосредственно к изменениям в психическом здоровье? Убедитесь, что задачи и методы четко и ясно взаимосвязаны между собой.
- Ограниченность во времени (Time-bound). Когда задача будет выполнена и/или когда мы будем знать, что дело сделано? Установите конечную дату проекта. Обозначьте условия, что при определенном доходе, когда все результаты будут достигнуты, проект заканчивается преждевременно.
-
5
Создайте перечень ресурсов. Включайте все, что будет необходимо для выполнения поставленных задач и целей. В зависимости от назначения рабочего плана, ресурсы будут отличаться.
- Например, на рабочем месте ресурсы могут включать финансовый бюджет, персонал, консультантов, здания или комнаты и книги. Детальный бюджет может быть лишним, если ваш рабочий план более формальный.
- В академической сфере ресурсы могут включать доступ к разным библиотекам; такие материалы для исследования, как книги, газеты и журналы; доступ к компьютеру и интернету; профессора и отдельные личности, которые могут помочь вам, если у вас возникнут вопросы.
-
6
Обозначьте любые ограничения. Ограничения — это любые препятствия, которые могут встать у вас на пути к достижению целей и задач. Например, если вы работаете над исследованием для школы, может получиться так, что в вашем расписании не будет достаточно времени на исследование и проверку правописания. По этой причине, возможно, у вас возникнут трудности с расписанием и вам придется пересмотреть его, чтобы успешно закончить свой рабочий план.
-
7
Определите, кто ответственный. Ответственность — первая необходимость для хорошего плана. Кто ответственен за выполнение каждого задания? У вас может быть команда людей, работающих над заданием, но один человек должен обязательно отвечать за то, чтобы задание выполнялось вовремя.
-
8
Изложите свою стратегию. Просмотрите свой рабочий план и решите, как вы будете использовать свои ресурсы, чтобы преодолеть все препятствия и достичь поставленных целей и задач.
- Перечислите специфические действия. Выделите, что должно быть сделано в каждый из дней недели для выполнения ваших задач.[6]
Также создайте список шагов, которые нужно будет предпринять. Чтобы держать эту информацию упорядоченной, примите во внимание возможность использования программного обеспечения для менеджмента или личного календаря. - Составьте расписание. Да, можно просто составить примерный график работы, однако вы должны понимать, что могут произойти непредвиденные вещи, для предотвращения которых необходимо оставить место в расписании.
- Перечислите специфические действия. Выделите, что должно быть сделано в каждый из дней недели для выполнения ваших задач.[6]
Советы
- Если у вас особенно большой проект, обозначьте основные моменты проекта. Основные моменты — это те определенные задачи, которые необходимо выполнить в ходе проекта. Они также могут быть некими отправными точками, которые помогут вам увидеть, сколько уже сделано и не сбились ли вы с пути, намеченного в рабочем плане.[7]
- Сделайте так, чтобы рабочий план работал на вас. Рабочий план может быть настолько детальным и развернутым, насколько вы захотите его сделать. Его можно написать на бумаге или разработать с помощью программного обеспечения, задействовав графики и различные цвета. Используйте то, что наиболее эффективно и приемлемо для вас.
Об этой статье
Эту страницу просматривали 147 254 раза.
Была ли эта статья полезной?
Аудиоверсия:
В основе каждого проекта лежит фаза планирования. На этом этапе закладывается фундамент, от прочности которого зависит, насколько успешно и своевременно команда завершит работу.
По данным исследования, только 29% организаций успешно завершают проекты на регулярной основе и не превышают бюджет.
Планирование — одна из важнейших фаз жизненного цикла проекта. Во время работы над ней менеджер собирает подробную информацию о готовящемся к запуску проекте и размещает ее в плане-графике проекта.
Что значит план проекта? В нашей статье вы получите ответ на этот вопрос, а также узнаете, как грамотно составить календарный план реализации проекта, и в чем его преимущества.
Итак, приступим.
- Что такое план проекта
- Пример плана проекта
- Шаблон плана проекта
- Как составить план проекта
Что такое план проекта
План проекта — это документ, содержащий подробную информацию о проекте: его объемах и целях, исполнителях и задачах, сроках и бюджетах.
Документ является конечным результатом этапа планирования, утверждается до начала любых работ и становится самым главным и достоверным источником информации о грядущем проекте.
Одним из инструментов, который менеджеры используют при создании графика проекта, является диаграмма Ганта. Она упрощает обмен информацией с заинтересованными сторонами и помогает участникам иметь перед глазами общую рабочую картину.
Однако существуют и другие способы создания и визуализации календарного плана проекта:
- CPM (Critical Path Method или Метод Критического Пути).
- WBS (Work Breakdown Structure или Иерархическая Структура Работ).
- PERT-диаграмма.
В пятом издании «Руководства по управлению проектами» говорится, что процесс составления графика проекта состоит из создания вспомогательных планов:
- Управления человеческими ресурсами в команде проекта, учитывая их доступность и профессиональные навыки.
- Управления расходами, включая всевозможные закупки и обязательства перед подрядчиками.
- Процессов коммуникации с указанием того, как, когда и в каком формате будет происходить общение с командой и заинтересованными лицами.
- Работы с возможными рисками.
- Оценки качества, в котором указаны основные показатели качества для проекта.
Немного пугающий объем документации, правда? На самом деле, менеджеры редко оформляют такие отдельные документы. В этом нет особого смысла.
Чтобы составить удачный график, достаточно в одном документе рассказать обо всех перечисленных выше элементах.
Документ обычно включает информацию о:
- Требованиях к проекту.
- Его сроках.
- Объемах работ.
- Заинтересованных сторонах.
- Выделенном бюджете.
- Задействованных ресурсах.
- Потенциальных рисках на проекте.
Цель плана проекта
В основном график проекта используется для документирования договоренностей, облегчения взаимодействия между заинтересованными сторонами, а также фиксирования объемов работ и финансовых вложений.
Документ должен содержать ответы на 4 вопроса:
- Почему? Почему на него нужно выделить средства? Какую проблему он решит?
- Что? Что нужно сделать, чтобы достичь поставленных целей?
- Кто? Кто будет вовлечен в рабочий процесс и какими будут их обязанности?
- Когда? Когда будут завершены основные вехи, каковы сроки реализации проекта?
Пример плана проекта
Часто для планирования применяют простые таблицы (например, Microsoft Excel), аналог Excel или другие инструменты. Однако опытные менеджеры для создания графиков проекта используют системы управления проектами. Такие решения автоматизируют многие процессы, тем самым экономя рабочее время и облегчая контроль за ходом работы.
Использование программного обеспечения для управления командой проекта и рабочими процессами — дело довольно привычное для многих менеджеров, особенно в крупных компаниях.
Перед вами пример плана в онлайн диаграмме Ганта GanttPRO.
С помощью инструмента вы сможете:
- Создавать задачи и подзадачи.
- Назначать на них одного или нескольких исполнителей.
- Управлять виртуальными ресурсами.
- Задавать стоимость ресурсам.
- Создавать зависимости и вехи.
- Следить за прогрессом каждой задачи.
- Управлять рабочей нагрузкой каждого члена команды.
- Создавать персональные календари.
- Делиться графиком с помощью ссылки.
- Создавать отчеты.
- Работать с портфелями проектов.
- Экспортировать график в популярные форматы.
- Создавать персональные рабочие календари.
- Оставлять комментарии и описания к задачам, упоминать коллег, прикреплять файлы
- и многое другое.
Онлайн диаграмма Ганта GanttPRO
Планируйте, создавайте и работайте с проектами любой сложности и профессиональной области.
Попробуйте бесплатно
Шаблон плана проекта
Готовые шаблоны помогут вам не начинать этап планирования с нуля каждый раз. В GanttPRO вы найдете бесплатные шаблоны диаграммы Ганта, которые подойдут многим профессиональным индустриям:
- Разработка ПО.
- Строительство.
- Организация мероприятий.
- Маркетинг.
- Торговля.
- Производство.
- Дизайн
- и многим другим.
Кроме того, в нашем планировщике онлайн вы найдете шаблоны планов проекта для различных сфер в Excel и Google Таблицах.
Каждый шаблон вы всегда можете скачать в популярных форматах PDF и PNG. Также вы можете сохранить любой ранее созданный документ и использовать его в будущем.
Как составить план проекта
Опытный менеджер знает все о команде и ее участниках. Кроме того, он готов ответить на все возможные вопросы, которые могут возникнуть во время рабочего процесса.
Итак, давайте приступим к созданию календарного плана-графика проекта, чтобы быть уверенными в максимальной проработке и подготовке каждого его этапа.
1. Познакомьтесь с участниками проекта
Общение — главный помощник в достижении успеха. Познакомьтесь с теми, с кем будете работать, представьте участников друг другу и обсудите организационные моменты. Оцените потребности и ожидания коллег, а также обсудите, как в ходе работы реализовывать обратную связь между командой и клиентами.
В будущем это поможет минимизировать недопонимания и поддерживать приятную рабочую атмосферу.
2. Определите основные цели проекта
Менеджер должен иметь четкое представление, для чего нужен этот проект, какие цели он преследует и почему стоит вложенных денег. Ответы на эти вопросы помогут команде, руководству, инвесторам и другим заинтересованным лицам убедиться, что идея достойна внимания, а ее реализация принесет не только удовлетворение, но и выгоду.
3. Определите объемы работ
Определение объема — ключевой элемент разработки документа. На этом этапе менеджер:
- Обозначает конечный результат.
- Определяет длительность проекта.
- Разбивает его на основные фазы, создает вехи.
- Выбирает методологию управления проектом.
- Определяет технические требования и ограничения.
- Дает оценочную стоимость.
4. Создайте детальный план проекта
Вы определили цели, сроки и фазы проекта, а также обозначили его ключевые моменты. Самое время создать подробный график, в котором будет прописана каждая задача и время на ее выполнение.
Не будьте слишком оптимистичными, моделируя наилучшую возможную ситуацию. Реально оценивайте силы коллег, не забудьте об отпусках, праздниках и возможных задержках по другим причинам.
5. Определите роли и обязанности, назначьте ресурсы
Ресурсы — это сотрудники либо привлеченные специалисты, а также средства, необходимые для достижения бизнес-целей компании. Выделите и назначьте сотрудников на задачи, четко сформулируйте область ответственности и ожидания, которые на них возлагаете.
Учитывайте опыт каждого специалиста, их профессиональные качества и так называемые «soft skills». Все это способствует грамотному распределению и управлению ресурсами, а также повышает эффективность команды.
6. Оцените риски
Опытный менеджер всегда заранее предусматривает возможные внештатные ситуации и обдумывает пути их решения. Это могут быть:
- Дополнительные расходы.
- Привлечение сторонних специалистов.
- Задержка выполнения задачи или нескольких.
- Болезнь или увольнение сотрудника.
- Срочные командировки,
- и многое другое.
Заранее обсудите возможные риски с командой, чтобы сотрудники были к этому готовы.
Итак, детальный план реализации проекта готов. Проведите презентацию, ознакомьте с ним абсолютно каждого участника и коллегу. Теперь это основной документ, содержащий самую точную и свежую информацию о проекте.
Поделитесь документом с сотрудниками и заинтересованными сторонами. В этом вам поможет инструмент управления рабочими процессами онлайн. С ним каждый получит круглосуточный доступ к документу, а также сможет вносить корректировки и следить за изменениями в режиме реального времени.
Заключение
Планирование — неотъемлемая часть работы каждого менеджера. Без заранее составленного детального графика сложно представить работу команды слаженной, завершенной успешно и в заданные сроки.
Участие членов команды в нескольких проектах, а также работа с международными организациями и удаленка требуют еще более тщательных процессов планирования и управления.
Подробный план проекта станет отличным решением. С ним менеджер может быть уверен, что сотрудники и заинтересованные стороны имеют общие бизнес-цели и видение рабочих процессов, а также будут в курсе всех изменений.
4.4
14
голоса
Рейтинг статьи
Четверг. Вечер. Вы знаете, как идут дела у вашей команды, дальнейший план работ намечен. Вы готовы к следующей неделе и впереди у вас прекрасные выходные.
И вдруг начальник приносит вам неожиданную новость. Вам предстоит возглавить новый крупный проект, работать над которым будут несколько команд. Запуск должен состояться уже на следующей неделе. Новость отличная, но над вашими выходными нависла угроза. Вам нужно организовать все как можно скорее. Но когда в проекте принимают участие столько различных сторон, с чего лучше начать?
Процесс составления плана проекта может быть непростым, особенно если речь идет о сложных проектах. По данным Forbes, 25% технологических проектов оканчиваются провалом. Но есть и хорошая новость — вам вовсе не обязательно быть крутым специалистом в управлении проектами или жертвовать своими выходными, чтобы спланировать успешный запуск проекта за минимальное время. Чтобы составить план проекта, достаточно восьми простых шагов.
Как составить план проекта за восемь простых шагов…
Шаг 1. Объясните суть проекта ключевым участникам. Определите цели и заручитесь поддержкой
Первый этап любого проекта сводится к ответам на вопросы «что?» и «зачем?». У ключевых заинтересованных лиц достаточно влияния и полномочий, чтобы чтобы от них зависела успешность проекта, и поэтому их цели обязательно нужно достичь. Даже если выполнить проект вам поручил генеральный директор, вам все равно понадобится его хорошее отношение.
В ходе первоначальных переговоров постарайтесь найти общий язык, сформулировать цели и определить ценность проекта. На первом этапе планирования вам нужно обсудить потребности и ожидания и заложить основу для определения объема работ по проекту, составления сметы и календарного плана. Все эти данные станут надежной платформой для рабочего плана проекта.
Вопросы, которые нужно согласовать с ключевыми участниками:
- Как согласуется проект с целями компании?
- Чего ожидают участники? Что ожидается от них?
- Каким образом будет измеряться успех?
- Какими ресурсами вы располагаете?
- Какие материалы или конечные продукты должны быть созданы при выполнении проекта?
Шаг 2. Составьте список целей, согласуйте OKR и наметьте план
По мнению руководителей высшего звена, отсутствие четко поставленных целей становится причиной срыва 37% проектов. Если у вас нет четкой цели, не будет и связи между требованиями, задачами и сроками, указанными в плане проекта. Но на данный момент у вас уже есть список потребностей основных участников, вы заручились их поддержкой, и пора назначать им цели и ключевые результаты (OKR). OKR — это методика планирования и постановки целей, которая стала известной благодаря таким компаниям, как Intel и Google. Ваш проект должен быть согласован с корпоративными OKR и с OKR вашей команды.
Попытайтесь записать цели проекта на доске планирования проекта и свяжите их с требованиями ключевых участников, которые обязательно нужно удовлетворить. От этой исходной точки начинайте выстраивать структуру, вехи и задачи, необходимые для достижения целей. Вехи могут выполнять роль контрольных точек на протяжении всего проекта и помогать участникам следить за ходом выполнения работ, оценивать прогресс и помнить об ожиданиях.
Шаг 3. Создайте документ с описанием объема работ по проекту
Вы составили предварительный план, согласовали задачи и цели и заручились поддержкой команды. Теперь пришла пора составить описание объема работ по проекту и подробно задокументировать все элементы проекта, перечисленные в пункте 2.
Взгляните на каждый из отчетных материалов и определите серию задач, которая должна быть выполнена для создания данного материала. Для каждой задачи укажите продолжительность ее выполнения, необходимые ресурсы и ответственного исполнителя. Доработайте и запишите все сведения о проекте, чтобы ваши сотрудники смогли пользоваться единым источником достоверной информации. Обеспечьте свободный доступ к этому документу, например, разместив его в системе управления проектами, чтобы предотвратить возможные недоразумения, которые ведут к лишним затратам.
Хотя подготовка документации об объеме работ по проекту должна быть стандартной процедурой, каждый четвертый менеджер проекта, принявший участие в опросе об управления проектами Wellingstone State, признался, что «никогда» не занимался подготовкой таких документов или составлял их «изредка». Создание такой документации даст вам преимущество и поможет всем участникам проекта быть в курсе событий.
Шаг 4. Составьте подробный календарный план проекта
Когда цели, задачи и вехи уже намечены, пора приступить к составлению календарного плана. Диаграмма Ганта — удобный инструмент, позволяющий представить временную шкалу проекта в наглядном виде. Эта интерактивная временная шкала дает полное представление о ходе выполнения проекта, объеме работ и зависимостях.
Зависимости указывают, какие задачи необходимо выполнить до начала других задач. При планировании сроков используйте подзадачи, чтобы разбивать задачи на более удобные элементы. Это упрощает последующее составление отчетов и управление загруженностью команды. Давайте дадим определения:
- Задачи — это отдельные операции, которые необходимо выполнить для достижения целей.
- Подзадачи с длительностью не более пары дней позволяют разбить задачу на более мелкие составные этапы.
- Вехи — крупные этапы или события в ходе проекта, помогающие в разбиении проекта. Вехи можно использовать в качестве контрольных точках на протяжении работы над проектом.
Совет от профессионала. Хотите узнать секрет? Настраивая сроки задач, добавляйте к ключевым задачам буферное время, чтобы у вас была возможность для маневра. Например, если клиенту потребуется дополнительное время для утверждения или участник команды неожиданно заболеет. В идеальном мире некоторые задачи можно сделать за день. Возможно, стоит запланировать для них два дня. Впрочем вовсе необязательно добавлять буферное время к каждой из ваших задач. Взвесьте риски и добавьте его только в том случае, если это имеет смысл. В будущем вы скажете себе спасибо.
Шаг 5. Определите роли, обязанности и ресурсы
Под ресурсами обычно подразумевается персонал, оборудование или деньги, необходимые для выполнения проекта. Выбрав инструменты и получив финансирование, не забудьте и про нужных специалистов. Даже люди, умеющие составлять рабочий план проекта и делавшие это сотню раз, могут недооценить свои потребности в рабочей силе.
Схема распределения ответственности поможет вам определить, кто будет выполнять ту или иную работу по проекту. Это таблица с перечислением всех задач по проекту и указанием ответственных исполнителей (назначенных для выполнения работы), подотчетных (с правом голоса и правом наложить вето), консультантов (участвующих в согласовании или обсуждении работ) и сотрудников, которые ставятся в известность (должны знать о выполненном действии или принятом решении). Шаблон схемы распределения ответственности для скачивания вы найдете по ссылке.
Когда начнете назначать задачи, обязательно учитывайте возможности сотрудников. Четко определите круг обязанностей и ожидания, которые возлагаете на каждого из них. Не забывайте, что 95% сотрудников работают с более чем одной командой или над несколькими проектами. Если эти проекты не согласованы, рабочая загрузка становится для них чрезмерной. Стресс — именно та причина, по которой 50% сотрудников начинают искать другую работу, а 25% увольняются, как показал наш недавний отчет «Эпидемия стресса».
В ходе планирования проекта подумайте, как вы будете фильтровать входящие запросы, влияющие на сроки и смету проекта. Такие инструменты, как Wrike Resource, помогают менеджерам проектов представить в наглядном виде задачи по проекту с точки зрения рабочих процессов команды, позволяя наглядно и гибко сбалансировать рабочую загрузку.
Шаг 6. Определите процессы взаимодействия и проверки
По данным исследования McKinsey, за неделю сотрудники тратят около 20% рабочего времени на сбор и поиск нужной информации. К тому же неэффективное общение и сотрудничество — это две главные причины стресса на рабочем месте. Когда участникам приходится рыться в куче электронных сообщений или постоянно задавать вопросы, чтобы узнать последние новости, от их мотивации не остается и следа.
Вы можете снизить уровень стресса, если будете хранить всю информацию по проекту — материалы, обсуждения, задачи, сроки, новости, отчеты — централизованно, например, в решении для совместной работы. Так вам будет проще следить за ходом работ, обмениваться новостями и вносить исправления. Установите правила для общения в ходе работы над проектом и храните все данные в одном программном инструменте, чтобы у всех участников имелся доступ к информации.
Шаг 7. Составьте план на случай, если что-то пойдет не по плану
Даже если вы крутой специалист и умеете составлять планы проектов, правда в том, что каждый из проектов может преподнести вам неожиданный сюрприз, и именно это делает их интересными. Допустим, вы предусмотрели буферное время при составлении календарного плана, вы убедились, что все участники знают свою роль, и внедрили правила обмена информацией.
Но перед запуском вам все же стоит поискать возможные источники проблем, такие как отпуск кого-нибудь из сотрудников, праздники или привлечение сторонних специалистов. Установите четкую цепочку команд и составьте список ключевых контактных лиц. Заранее обсудите с командой возможные риски, чтобы ваши сотрудники были к ним готовы.
Шаг 8. А вот теперь можно праздновать запуск проекта!
В ходе каждого успешного проекта обязательно проводится установочное совещание. Организуйте встречу с ключевыми участниками и разработайте четкую повестку дня. Ваша цель — донести до всех информацию о целях, ролях, процессах и сроках. В повестку дня должна быть включена вся информация, о которой мы говорили выше:
- Определите цели проекта и пользу, которую он принесет.
- Составьте список материалов, которые будут созданы в ходе проекта.
- Составьте схему связей между требованиями участников и задачами проекта.
- Продемонстрируйте временную шкалу проекта (диаграмму Ганта), чтобы все могли видеть зависимые задачи и ожидаемые даты.
- Опишите роли и обязанности всех участников.
- Объясните, как будет осуществляться взаимодействие в ходе проекта, где искать нужную информацию, например документ об объеме работ, и к кому обращаться с вопросами.
- Обсудите риски и убедитесь, что команда к ним готова.
- И на этом все!
Дополнительный совет. Вам не нужно каждый раз начинать планирование с нуля! Набирая опыт, вы сможете создавать различные шаблоны для планирования проектов определенного типа. Для начала предлагаем воспользоваться этими бесплатными шаблонами плана проекта.
Прямиком к счастливому финалу
Похоже, мы избавили вас от необходимости работать на выходных! Всегда пожалуйста. Теперь у вас есть готовый процесс планирования проекта, а заодно и простой шаблон плана, который поможет привести к успеху ваш следующий проект и все остальные проекты. Возможно, когда все это сложное планирование упростится, работа будет доставлять вам больше удовольствия. Как вы считаете?
Ну а теперь, когда вы освоили составление плана проекта, предлагаем лучшие советы от руководителей, которые помогут вашей команде работать более эффективно.
Чтобы прийти к цели, нужно иметь чёткий план. Эта формула работает и при подготовке курсовой. Ведь планирование позволяет структурировать и раскладывать по полочкам всю информацию.
Так что читайте статью и вы узнаете, как правильно составить план курсовой работы и как он должен оформляться. А также увидите примеры планов для разных научных дисциплин.
Подпишитесь на наш информационный канал и получайте новости первыми. И не забывайте пользоваться акциями и скидками — с ними заказывать работы выгоднее.
Нужна помощь?
Доверь свою работу кандидату наук!
Что такое план курсовой работы
Прежде чем показать, как выглядит план курсовой работы образца 2023 года, давайте разберёмся, что вообще подразумевают под понятием «план» в курсовой работе.
У данного термина есть два определения:
Во-первых, план — это предварительное структурирование всей курсовой работы, в процессе которого студент определяет основные части работы, а также список мероприятий, необходимых для достижения прогнозируемого результата. Проще говоря, это программа действий учащегося.
Во-вторых, план — это отдельная часть курсовой, в которой студент указывает непосредственную структуру работы. Для обозначения плана в курсовой используют термины «содержание» или «оглавление».
В первом случае план курсовой представляется в виде логической последовательности этапов, в которой все вопросы должны быть связаны и давать ответ на решение поставленной проблемы. Во втором — это описание чёткой структуры работы. Первое и второе определения тесно связаны: содержание — это фактически отражение плана, который студент составляет предварительно.
Студенты технических специальностей чаще составляют план курсового проекта. Курсовой проект отличается от курсовой работы тем, что в нем обязательно присутствуют разработка технического задания по заданной теме, экономическая и графическая части.
Зачем нужен план курсовой работы
Подробный и развернуты план написания курсовой работы нужно создавать не просто так. У него есть определённые задачи:
- лучше представить проблемы рассматриваемой темы;
- должно упростить анализ подобранной литературы;
- избежать диспропорции составляющих частей, пробелов или повторов в изложении.
Кстати! Для наших читателей сейчас действует скидка 10% на любой вид работы.
Также полезно будет составить план-график выполнения курсовой работы. Это документ, в котором указываются сроки выполнения того или иного раздела. Придерживаясь графика, вы сможете избежать бессонных ночей перед защитой и выполнить курсовую вовремя.
Как утверждать план курсовой
Иногда для курсовых работ требуется утверждение предварительного плана и окончательной структуры. Как это сделать?
Помните, утвердить план курсовой работы может только научный руководитель! Но не стоит бояться встречи с ним. Наоборот. Преподаватель поможет скорректировать действия студента, определить пункты плана в соответствии с темой курсовой и найти список нужной литературы.
Единственный момент, который стоит учесть. У научных руководителей не так много времени. Поэтому приходить на консультацию желательно с примерным планом, чтобы было над чем работать, и внимательно записывать все рекомендации.
План пишут не только для курсовой работы. Он также может помочь при подготовке реферата, диплома и других письменных проектов.
Как написать план курсовой работы: структура
Напомним, что слово «план» используется исключительно на предварительном этапе подготовки курсовой работы. Когда вы оформляете работу, прописывайте заголовок «СОДЕРЖАНИЕ» на странице, следующей за титульным листом. Под этим заголовком и будет располагаться то, что составит план курсовой работы.
Так что же пишется в плане курсовой работы? Структура плана состоит из следующих составляющих:
- введения, в котором раскрывается актуальность и проблематика темы, формулируются цели и задачи, описывается методическая база;
- основной части, состоящей минимум из 2 глав: теоретической и практической;
- заключения, в котором необходимо подвести итоги учебного исследования;
- списка использованной литературы;
- приложений (если есть).
Количество глав курсовой работы и их содержание может варьироваться в зависимости от направленности тематики: если в работе есть практическая часть, то вторая и остальные главы посвящаются описанию прикладных разработок.
В случае теоретической направленности курсовой во второй главе подробно рассматривается тема и принципиально новые подходы к её изучению.
Оформление плана курсовой работы
Как оформить план курсовой работы в ворде? ГОСТ не предъявляет чётких правил для оформления такого рода документов. Однако, если вы будете прикладывать план к работе или на его основе писать оглавление, то в этом случае в силу вступают требования к такого рода документам. Ведь нужно помнить, что содержание — это часть курсовой. А значит, для его оформления действуют те же правила, что и для всей работы:
- шрифт по ГОСТу — Times New Roman, 14 кегль;
- межстрочный интервал по стандарту — 1,5;
- поля: верхнее — 3, нежнее — 2, левое — 2, правое — 1;
- выравнивание текста — по ширине.
Чтобы ничего не перепутать, вы можете в качестве примера скачать шаблон плана курсовой работы в Word и использовать его при подготовке.
Как писать план курсовой работы: примеры
Как составить правильный план курсовой работы, а потом оформить его в оглавление? Разобраться в шагах, которые необходимо предпринять и изучить наши примеры для разных дисциплин.
План курсовой работы: пример по юриспруденции
Тема работы: Юридическая ответственность и правовые санкции
Содержание
Введение
Глава 1. Юридическая ответственность как правовая категория
1.1 Понятие и признаки юридической ответственности
1.2 Принципы, цели и функции юридической ответственности
Глава 2. Институт ответственности и правовые санкции
2.1 Особенности видов юридической ответственности и правовые санкции
2.2 Отличие юридической ответственности от других видов социальной ответственности
Глава 3. Юридическая ответственность в теории права
3.1 Обстоятельства исключающие юридическую ответственность
3.2 Основания освобождения от юридической ответственности
Заключение
Список литературы
Скачать план (содержание) курсовой работы по юриспруденции в формате Word.
План курсовой работы: пример по физике
Тема работы: Электрооборудование станций и подстанций
Содержание
Введение
Глава 1. Исходные данные к работе
Глава 2. Расчёты
2.1 Расчёт длины воздушных линий электропередачи по известным координатам узлов нагрузки
2.2 Оценочный расчет потокораспределения активной и реактивной мощности
2.3 Выбор оптимального напряжения передачи по эмпирическим выражениям
2.4 Выбор силовых трансформаторов и автотрансформаторов и расчёт потерь мощности в трансформаторах и автотрансформаторах
2.5 Выбор сечения проводников вл 35 — 750 кв
2.6 Уточняющий расчёт потокораспределения
2.7 Расчёт потерь электроэнергии
2.8 Порядок построения векторной диаграммы токов и напряжений
2.9 Расчёт диапазонов изменения напряжений на шинах подстанций сетевого района и выбор уставок устройств регулирования напряжения на двухобмоточном трансформаторе
Заключение
Список использованных источников
Скачать план (содержание) курсовой работы по физике в формате Word.
План курсовой работы: пример по педагогике
Тема курсовой: Развитие творческих способностей младших школьников средствами проектной деятельности
Содержание
Введение
Глава 1. Теоретические аспекты развития творческих способностей у младших школьников средствами проектной деятельности
1.1 Творческие способности: сущность и основные характеристики
1.2 Особенности развития творческих способностей у младших школьников средствами проектной деятельности
1.3 Педагогические условия развития творческих способностей у младших школьников средствами проектной деятельности
Выводы по первой главе
Глава 2. Опытно-экспериментальная работа по развитию развития творческих способностей у младших школьников средствами проектной деятельности
2.1 Диагностика уровня сформированности творческих способностей у младших школьников
2.2 Реализация педагогических условий развития творческих способностей у младших школьников средствами проектной деятельности
2.3 Анализ результатов исследования
Выводы по второй главе
Заключение
Список литературы
Приложение
Скачать план (содержание) курсовой работы по педагогике в формате Word.
Подытожим: как писать план для курсовой
Теперь вы знаете, как выглядит план курсовой работы и что общепринятых требований, как правильно его составить, не существует. По крайней мере, ГОСТ их не регламентирует. Главное, чтобы, исходя из составленного плана, было чётко понятно, что тема исследования будет раскрыта полностью и без дублирования информации. Для этого следите, чтобы разделы были логически связаны, но не повторялись.
И главное — помните, что после составления плана курсовой, в пояснительной записке его нужно будет оформить в виде оглавления (содержания). А если нет времени разбираться, вы можете бесплатно скачать шаблон плана курсового проекта/работы.
Посмотри примеры работ и убедись, что мы поможем на совесть!
А если вы все-таки сомневаетесь, что сможете самостоятельно составить план курсовой работы, то обращайтесь в студенческий сервис. Наши специалисты грамотно справятся с задачей, и вы со спокойной душой продолжите готовиться к защите.