Как составить проект организации мероприятия

Когда вы организуете мероприятие, важно оставить правильное впечатление у посетителей. И чтобы мероприятие не вызвало негативных эмоций, важно полноценно к нему подготовиться и продумать программу мероприятия. Именно об этом мы сегодня и расскажем.

Этапы организации мероприятия

Чтобы план мероприятия и его программа были проработанными и качественными, важно понять, с чего стоит начать.

Обратимся к общей структуре реализации ивента, мы выделяем 3 основных этапа. При реализации мероприятия важно делать все в правильном порядке, чтобы избежать ошибок и не пытаться все изменить за день до проведения ивента. Давайте поймем, что нужно подготовить к этим этапам.

Этап 1. Конструирование

На этапе конструирования важно определиться с такими аспектами, как:

  • Команда

Правильная команда — залог успеха мероприятия. Если мероприятие не массовое, можно обойтись внутренней командой бизнеса. Главное тут — четко распределить обязанности и зоны ответственности каждого из сотрудников.

  • Цель

Кажется очевидным, но к этому вопросу стоит подходить основательно. Сформулируйте цель максимально конкретно: вы хотите донести какие-то знания до участников, отблагодарить партнеров, собрать деньги на проект или доставить гостям эстетическое удовольствие? Определить цель мероприятия — один из основополагающих этапов подготовки ивента.

  • Тематика

Тематика мероприятия — основа, с которой нужно четко определиться в первую очередь. Это может быть образовательное, культурно-развлекательное или бизнес-мероприятие. Вы можете обратиться к нам за полной классификацией и выбрать тематику с ее помощью. (Сюда в принципе можно добавить иллюстрацию с классификацией ивентов)

  • Формат

Мы относим в формат мероприятия концепцию, время проведения и длительность, роли в команде, оформление зала, еду, звук и многое другое. В зависимости от выбранного формата вы можете создать правильное впечатление о мероприятии у гостей.

В концепцию также входит место, выступающие и многое другое, но для правильного написания плана и программы нам хватит этих 4 основных элементов, которые должны быть четко прописаны на бумаге.

Этап 2. Подготовка

После того, как мы определились с концепцией, рано переходить к подготовке. Важно сначала спланировать, как эта подготовка будет проходить. Именно тут мы начинаем писать план мероприятия.

При написании мысли могут сильно зациклиться на отдельных задачах и, чтобы не уйти от начальной концепции, важно помнить об основных целях мероприятия, тематике и формате, которые были определены ранее.

Этап 3. Проведение

Во время реализации плана вы с командой поймете, в какой момент нужно начать составлять программу. Программа мероприятия — это список того, что будет происходить в течение мероприятия в четком и утвержденном порядке. Далее мы разберем, как составить программу ивента.

Как составить план мероприятия?

Мы всем очень рекомендуем составлять план подготовки к мероприятию и следовать ему, чтобы выйти из неопределенности и структурировать все задачи, которые необходимо будет выполнить в ходе подготовки ивента. Также правильно составленный план мероприятия поможет найти спонсоров или получить одобрение руководства.

Что же такое план мероприятия?План мероприятия — это документ, в котором структурированы цели и задачи на разных этапах реализации мероприятия, проставлены сроки и определены ответственные. Мы любим составлять планы в виде mind-карт с помощью бесплатного сервиса Miro.

Написание плана мероприятия — не быстрый процесс, он требует большого включения. В нем важно отразить все процессы, которые будут происходить во время воплощения мероприятия в реальность.

Если мероприятие не разовое, а периодическое, все шаги и действия в плане превращаются в бизнес-процессы, которые важно четко прописать, чтобы у команды не возникало недопониманий.

Те, кто организуют мероприятие впервые, часто сталкиваются с тем, что план, перенесенный на бумагу, выглядит неокупаемым или трудно реализуемым. При составлении плана важно будет учесть всю финансовую составляющую, оцифровать все плановые показатели и расписать шаги, которые нужно будет выполнить для достижения этих показателей. При составлении плана важно придерживаться методологии бережливого использования ресурсов, чтобы вывести event на прибыль, потому что эффективность каждого мероприятия оценивается исходя из затраченных ресурсов и полученного результата.

В плане важно отразить всю организационную часть мероприятия, захватить операционный и финансовый контуры.

Структура плана

Давайте сразу к делу :)

Мы выделяем такие структурные элементы плана подготовки мероприятия:

  • Общие области работ
  • Ответственные за общие области работ
  • Конкретные задачи в каждой области работ
  • Дедлайны
  • Исполнители
  • Финансы

Шаг 1. Определяем области работ и назначаем ответственных

Для примера приведем 3 области работ, которые можно включить практически в каждый план:

  • Организация места — в организацию места входит закупка или аренда оборудования и самого помещения, подготовка сцены, уборка зала и многое другое.
  • Продвижение — на тему правильного digital-продвижения мероприятия у нас есть отдельная статья, советуем с ней ознакомиться .
  • Поиск выступающих — поиск спикеров, обсуждение и утверждение их речи, подготовка логистики для спикеров и т. д.

Таких областей может быть 3, а может и 20. Главное, чтобы вам было удобно контролировать ход подготовки мероприятия. На каждую область работ мы ставим ответственного, для некоторых областей это может быть один человек. Для части из них ответственным можете стать вы, если считаете это нужным.

Шаг 2. Определяем задачи, ставим дедлайны, находим исполнителей и считаем затраты

Далее для каждой области работ мы формируем определенный перечень задач, который может со временем пополняться. На каждую задачу находим исполнителя (исполнителем может быть сам ответственный за определенную область работ) и ставим конкретный дедлайн — дату начала и завершения работы над ней.

Далее мы можем понять, сколько будет стоить выполнение каждой задачи — считаем оплату труда, затраты на другие ресурсы и составляем смету. После подсчета общих затрат, мы можем скорректировать план, если для выхода на окупаемость необходимо снизить затраты. Главное — не уйти от концепции, которая была сформирована в начале.

Шаг 3. Переходим к реализации

После выполнения предыдущих 2 шагов, мы переходим к реализации. При этом план должен быть гибким, чтобы его всегда можно было перестроить с минимальными потерями или вообще без них.

Как составить программу ивента?

Следующий вопрос, с которым нужно разобраться – это программа мероприятия. И не зря мы соединили программу и план, ведь во время самого мероприятия его программа для посетителей превращается в еще один план для организаторов и участников.

Для начала вкратце обсудим тему составления программы.

Первое, с чем стоит определиться – длительность мероприятия. Она обуславливается как бюджетом, так и форматом мероприятия.

Давайте пройдемся по 4 шагам, соблюдая которые можно прийти к идеальной программе вашего ивента.

  • Выделите ключевой посыл, который вы хотите донести до аудитории. Процесс очень напоминает выработку слогана или миссии для бизнеса.
  • Сформируйте внутреннюю сюжетную линию. Необходимо выстроить логику и структуру подачи информации зрителям, а также понять, какой уровень активности участников должен преобладать в разные моменты времени.
  • Выделите блоки мероприятия по смысловому фактору. Смысловые блоки могут быть привязаны к конкретным выступающим, а могут к информации, которая будет доноситься до аудитории
  • Найдите выступающих, подготовьте текст или обсудите с ними их речь.

При формировании тайминга не забывайте учитывать и другие детали: длительность выступлений, короткие перерывы между ними и более продолжительные для отдыха участников (в противном случае они попросту устанут от большого количества информации).

То, как оформить программу мероприятия, мы поговорим в другой статье, тут важнее определиться с таймингами и перенести все на бумагу.

За каждым действием на мероприятии стоит определенный бизнес-процесс, который важно выполнить без единой задержки. Поэтому, составив программу ивента, нужно прописать каждый процесс. Это может быть регулировка освещения зала, микрофонов, речь выступающего и многое другое. Далее все бизнес-процессы мы вставляем в хронологию и также, как в плане мероприятия, ставим исполнителей, проставляем время начала и время конца исполнения этого бизнес-процесса.

Итак, сегодня мы разобрали программу мероприятия и узнали то, как правильно составлять план подготовки мероприятия. Надеемся, что эта информация будет для вас полезной!

Как составить план мероприятия: образец

Под мероприятием подразумевается спланированное и проведённое при участии группы людей собрание: праздник, деловая встреча, спортивное соревнование, детский утренник, рекламная акция и т. д. Поскольку на мероприятии чаще всего присутствует большое количество участников, крайне важно позаботиться о безопасности всех приглашённых, а также о том, чтобы им было комфортно, никто не скучал, не было претензий к меню, выступлению артистов, оформлению помещения для переговоров и т. д. Для того чтобы избежать неприятных сюрпризов, необходимо тщательно подготовиться.

Подготовка мероприятия начинается с планирования. О том, как составить план мероприятия, лучше побеспокоиться заранее. Чем больше времени остается до значимой даты, тем больше возможностей всё обдумать, взвесить, избежать ошибок и негативных отзывов участников. Планы составляются в соответствии со спецификой мероприятия, но имеются и общие рекомендации по планированию.

Что предусмотреть в плане

В первую очередь цель. Ни одно мероприятие не проводится просто так. Руководители компании желают добиться определённых результатов: формирование корпоративной культуры, продвижение товара на рынке, расширение площадок для бизнеса, сплочение сотрудников, чествование юбиляра (официальное признание его заслуг перед фирмой) и т. д. Главное – цель должна быть конкретной, чётко сформулированной и достижимой. Вместе с целью определяется и вид мероприятия (фуршет, пикник, праздник в аквапарке и т. д.).

Следующий этап планирования – бюджет. Как бы ни старался организатор, реализовать все творческие идеи не удастся, если этого не позволит смета. Поэтому прежде чем решать, как составить план мероприятия, необходимо определиться с финансами.

Учитываются следующие позиции:

  • количество и пол гостей (необходимо для составления меню, подбора напитков);
  • место проведения мероприятия;
  • оформление и техническое оснащение;
  • транспорт (если мероприятие выездное);
  • фото- и видеосъёмка;
  • приглашение ведущего, артистов;
  • призы и подарки;
  • освещение мероприятия в СМИ (при необходимости).

Опросные листы

После выяснения вышеперечисленных вопросов можно приступать к составлению опросных листов для приглашённых. Так будет легче учесть пожелания гостей. По результатам анкетирования, возможно, придётся внести коррективы в план и смету. Предлагаем примерный перечень вопросов:

  1. Планируете ли Вы посетить мероприятие?
  2. Если не планируете посещения мероприятие, то по какой причине?
  3. Как Вы узнали о проведении мероприятия?
  4. Как прошла регистрация на участие в мероприятии (очень просто, просто, без особых проблем, с незначительными затруднениями, возникли затруднения)?
  5. Имеются ли у Вас пожелания по меню?
  6. Кто оплатит Ваше участие в мероприятии?
  7. Какие темы, вопросы для обсуждения Вас интересуют?
  8. Имеются ли у вас вопросы по мероприятию, какие?
  9. Имеются ли у вас вопросы к ведущему мероприятия, какие?
  10. Как Вы желаете получить информацию о мероприятии (адресная почта, электронная почта, телефон)?
  11. Другое.

Вопросы корректируются в зависимости от вида и содержания мероприятия. Главное — составить анкету таким образом, чтобы организатор получил все интересующие его ответы. Это поможет определиться с тем, как составить план мероприятия, избежать всевозможных недоразумений. Так, деловые партнёры-мусульмане во время банкета не притронутся к свинине (значит, в меню должны быть предусмотрены блюда из курицы, индейки), а шутки ведущего корпоратива могут кому-то показаться не смешными. Разумеется, опрос должен быть анонимным.

После того как информация собрана, сотрудник приступает непосредственно к составлению плана.

Как составить план мероприятия: пример

Форма плана разрабатывается в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Традиционно в плане перечисляются виды работ по подготовке и проведению мероприятия, сроки выполнения и ответственные. В начале документа указываются наименование организации и вида документа об утверждении, дата, номер и место составления документа, гриф об утверждении. Отдельно оформляются финансовые документы, листы согласования и ознакомления с документом. В виде схемы это выглядит примерно так:

Таблица 1. Образец плана мероприятия

(должность руководителя компании)

План мероприятий по подготовке и проведению

Цель мероприятия:

Виды работ Сроки выполнения Ответственные
1. Создание оргкомитета 15.12.2014 Ф.И.О.
2. Составление культурной программы 15.12.2014 Ф.И.О.
3. .

В плане также могут быть предусмотрены графы «результаты» и «примечания».

Составленный план обсуждается с руководством компании, утверждается и доводится до сведения сотрудников. Ответственные лица ставят свои подписи в листе ознакомления и получают на руки копию плана. После этого вопрос: «Как составить план мероприятия?» считается закрытым.

Как правило, мероприятия проводятся несколько раз в год, поэтому event-менеджеру или другому специалисту приходится заниматься составлением годового плана мероприятий. Как составить план мероприятий на год?

Годовой план

Прежде чем приступить к составлению годового плана, нужно проанализировать деятельность компании за уходящий год. По результатам аналитической работы составляется отчёт, содержание которого позволит поставить цели на следующие 12 месяцев. На достижение именно этих целей будут направлены мероприятия, проводимые в новом календарном году.

Мероприятия планируются по месяцам. Сколько мероприятий проводить каждый месяц — решает компания. Всё зависит от поставленных целей и насущных проблем. Предусматриваются однократные, периодические и текущие мероприятия. К однократным мероприятиям относится, в частности, закупка оборудования у зарубежной компании. Текущее мероприятие тоже проводится один раз, но занимает больший промежуток времени. Периодические мероприятия повторяются через определённый временной интервал. Это может быть повышение квалификации сотрудников (конференции, семинары, вебинары), разработка и внедрение проектов, проведение корпоративов и прочее. Все мероприятия должны логично согласовываться между собой по целесообразности, тематике и срокам проведения.

Форма годового плана

Годовой план составляется в форме общего плана работ или временного графика. Иногда уместны оба варианта (например, если исполнители трудятся в разных организациях). Рассмотрим эти разновидности планов подробнее.

В общем годовом плане отмечаются порядковый номер, наименование мероприятия, сроки выполнения, результаты, ответственные исполнители и примечание. В главе «Результат» указывается продукт деятельности специалистов: схема процесса или механизма, завершённый проект, отчёт, пакет документов и т. д..

Таблица 2. Образец общего плана работ

Наименование мероприятия Результаты Сроки выполнения Исполнители Примечания
Начало Окончание ООО ОАО ЗАО
1. Международная конференция Сборник тезисов докладов 15.01 17.01 Ф.И.О. Ф.И.О. Ф.И.О. Привлекаются студенты профильных вузов
2. Презентация нового сорта сыра Отчёт о презентации нового сорта сыра 16.02 17.02 Ф.И.О. Ф.И.О. Ф.И.О. Привлекаются технологи предприятий
3. .

При составлении временного графика мероприятия указываются на каждый месяц. Стык между наименованием мероприятия и месяцем закрашивается. Вид документа может быть примерно следующим:

Таблица 3. Образец временного графика работ

Наименование мероприятия Результаты Исполнители 2014 год Примечания
Январь Февраль Март
1. Международная конференция Сборник тезисов докладов
1.1. Подготовка информационного письма Информационное письмо Офис-менеджер
2. Презентация нового сорта сыра Отчёт о презентации нового сорта сыра
2.1. Подготовка рекламных проспектов Рекламные проспекты Отдел маркетинга

В дополнение к годовому плану разрабатываются обоснование мероприятий, формы отчётности и контроля, а также приложения. В приложения входят:

  • финансовая документация;
  • план коммуникаций, иного сопровождения мероприятия;
  • анализ рисков.

Все вышеперечисленные планы составляются для взрослых. Но различные мероприятия проводятся и с детьми. Закономерности составления планов для ребят примерно те же, но имеются некоторые особенности.

Как составить план мероприятия для детей

Мероприятие для маленьких граждан отличается от такового для взрослых, прежде всего, воспитательной и (или) оздоровительной направленностью. Ответственными назначаются педагоги, психологи, массовики-затейники, библиотекари, вожатые в оздоровительных лагерях и другие специалисты, работающие с детьми. Специфика мероприятия зависит от возраста детей и поставленных задач. Рассмотрим особенности планирования мероприятий в дошкольном учреждении, школе, библиотеке и оздоровительном лагере.

Дошкольное учреждение

Мероприятия в детском саду являются частью годового плана. Предусматриваются:

  • утренники (тематические и к праздничным датам);
  • спортивные праздники;
  • дни и недели здоровья (включают различные мероприятия);
  • родительские собрания и т. д.

Для каждого из указанных мероприятий составляется свой план или сценарий, который утверждается заведующей и согласовывается с её заместителем. Указываются название мероприятия, цель, задачи, время и место проведения, оборудование, инвентарь, ход мероприятия (в сценарии) и ответственные. Вот пример оформления плана мероприятий ко Дню здоровья:

Таблица 4. Образец плана Дня здоровья в дошкольном учреждении

«____» ______________ 2014 года

заместитель заведующего по УВР

«____» ______________ 2014 года

План мероприятий Дня здоровья (дата)
Время и место проведения Название мероприятия Группа Ответственные
Физкультурный досуг «К нам пришёл Нептун» Средняя группа Инструктор по плаванию, медсестра, воспитатель группы
В течение дня Фоторепортаж с Дня здоровья Все группы Воспитатели групп, помощники воспитателей

В зависимости от специфики мероприятия могут указываться ожидаемые результаты (снижение заболеваемости воспитанников, сформированность у детей представлений о здоровом образе жизни, повышение уровня педагогической культуры родителей и т. д.).

Сценарий мероприятия для дошкольников – это игры, представления по сюжетам сказок, фокусы, аттракционы. Важно, чтобы праздник был интересным, весёлым, ярким, а главное – полезным для малышей.

Школа

Мероприятия для учеников планируются во время учебного года и на каникулах. Планы мероприятий составляют завуч, классный руководитель, учитель физической культуры, педагог-организатор, психолог. Планы, составленные педагогами, проверяются и утверждаются завучем. Предусматриваются цели и задачи мероприятия, ожидаемые результаты, назначаются ответственные. При составлении планов учитываются возраст детей, их интересы, проблемы в классе (успеваемость, поведение, отношения в коллективе и т. д.), а также объективные факторы (время года, тип поселения, особенности местности, климата и т. д.), памятные даты. В соответствии с этим проводятся мероприятия на темы «Рыцари и принцессы», «Знакомство с музыкальным театром», «Праздник лета», «Они сражались за Родину» и другие. Главное, чтобы детям было интересно. К подготовке и планированию мероприятия привлекаются и сами ученики. Как составить план мероприятий? Образец представлен в таблице.

Таблица 5. Образец плана мероприятий на школьные каникулы

План воспитательных мероприятий на осенние каникулы
Мероприятие Дата Класс Время
1. Посещение Театра музкомедии 28.10.2013 11 16.00
2. Операция «Вылечи книгу» 29.10.2013 5-6 12.00
3. .

Детская библиотека

Сотрудники библиотек заботятся о том, чтобы дети больше читали, любили книги. С этой целью проводятся литературные вечера, викторины, аукционы и т. д. Как правильно составить план мероприятий в библиотеке? Эта работа проводится в несколько этапов. Выбирается тема мероприятия, определяется его цель и возрастная адресность. В соответствии с возрастом участников отбираются литературные произведения, составляется сценарий.

Не забывают библиотекари и о рекламе: изготавливаются плакаты, листовки, приглашения. Важный момент – подготовка наглядно-иллюстративного материала. Само мероприятие фиксируется, анализируется и пропагандируется в СМИ. Форма плана может быть примерно следующей:

Таблица 6. Образец плана мероприятий в детской библиотеке

Форма мероприятия Название мероприятия Аудитория Дата проведения
1. Театрализованное представление К Дню святого Валентина Старшеклассники 14.02
2. Вечер вопросов и ответов «Кто знает больше сказок?» Дошкольники и учащиеся младших классов 18.03
3. .

Оздоровительный лагерь

Начинающих педагогов волнует вопрос: «Как составить план мероприятий на смену?» Традиционно в оздоровительных лагерях вожатые пользуются планом-сеткой. Отрядные мероприятия согласуются с лагерными, включаются банные дни, время заезда и отъезда. В план-сетку вносятся мероприятия, проводимые до обеда, после полдника и ужина. Выигрышный вариант – составление двух планов-сеток: на ясную и дождливую погоду.

Выглядит план-сетка примерно так. Лист бумаги разбивается на прямоугольники по количеству дней смены. В каждый прямоугольник записываются мероприятия.

Таблица 7. Образец плана-сетки мероприятий в оздоровительном лагере

Кругосветка «Здравствуй, лагерь»

Кругосветка «Верёвочный курс»

Конкурс «Алло, мы ищем таланты!»

К составлению плана-сетки целесообразно привлечь детей, ведь мероприятия планируются именно для них. Можно создать рабочую группу из наиболее активных ребят или поставить в игровой комнате ящик предложений. Не будет лишним провести мозговой штурм.

В сценарии конкретного мероприятия указываются цель, место и время проведения, оборудование, инвентарь и ход самого действа.

При составлении планов (как для взрослых, так и для детей) важно, чтобы мероприятие было целесообразным, полезным, интересным и запоминающимся.

Источник статьи: http://fb.ru/article/175899/kak-sostavit-plan-meropriyatiya-obrazets

Adblock
detector

 «Организация и
проведение районного конкурса

«Фильм, фильм,
фильм»,

посвященного году
Российского кино»

Автор:

Бурлакова Елена
Александровна,

педагог –
организатор ДТ «Измайловский»

Санкт-Петербург

2016

Оглавление.

I. Введение

II. Этапы
подготовки проекта (мероприятия)

1.     Предпроектный
этап

2.     Этап
разработки проекта

3.     Рефлексивный
этап

4.     Послепроектный
этап

III.
Заключение

IV.
Приложения

I. Введение

2016-й Указом Президента Российской Федерации официально
объявлен в нашей стране Годом
российского кино не случайно.
На
2016 год приходится ряд значимых киноюбилеев, среди которых 120-летие со дня
первого кинопоказа в России, 120-летие старейшей киностудии России – киностудии
«Ленфильм», чья история началась с первого общественного показа кино.
Целью
посвящения целого года «важнейшему из искусств» является привлечение внимания к
отечественному кинематографу, его проблемам и достижениям.

В
связи с этим, передо мной возникла задача придумать, организовать и провести
массовое мероприятие, посвященное российскому кино. 

В
данной работе я представляю результат своей проектной деятельности.

II.
Этапы подготовки мероприятия (проекта)

1.     Предпроектный
этап

Искусство кино за чуть более чем
вековую историю, подарило зрителям

огромное
количество кинолент. В каждой стране есть свои шедевры                 
киноискусства и мастера, которые их создают. А про российский кинематограф
можно говорить бесконечно.

Поэтому
тема для мероприятия была взята предельно узкая: фильмы – сказки режиссёров Александра
Роу и Александра Птушко, которых в общей сложности насчитывается 25.

Форма мероприятия – конкурс, состоящий из
2-х туров, включающий в себя в 1 туре он-лайн викторину и во 2 туре фото –
аудио викторину на знание фильмов – сказок режиссёров А.Роу и А.Птушко.

Темы вопросов викторины:

      
дебютные роли актёров, которые снимались в фильмах-сказках
режиссёров А. Роу и А. Птушко;

      
авторы и названия литературных произведений, которые легли в
основу сценариев фильмов-сказок режиссёров А. Роу и А. Птушко;

      
персонажи фильмов-сказок режиссёров А. Роу и А. Птушко;

      
места, где разворачиваются действия в фильмах-сказках режиссёров
А. Роу и А. Птушко;

      
цитаты из фильмов-сказок режиссёров А. Роу и А. Птушко;

      
года создания фильмов-сказок режиссёров А. Роу и А. Птушко;

      
бутафория (реквизит) героев фильмов-сказок режиссёров А. Роу и А.
Птушко;

      
киностудии, на которых снимались фильмы-сказки режиссёров А. Роу и
А. Птушко;

      
названия фильмов-сказок режиссёра А. Птушко, созданных по
произведениям А.С. Пушкина;

      
какие фильмы-сказки режиссёров А. Роу и А. Птушко и под каким
названием шли в иностранном прокате;

      
награды и премии фильмов-сказок режиссёров А. Роу и А. Птушко;

      
кадры из кинофильмов режиссёров А. Роу и А. Птушко.

Возрастная
группа – 5 – 7 классы ОУ Адмиралтейского района Санкт-Петербурга.  

Цель
— формирование у школьников интереса к фильмам – сказкам двух замечательных
режиссёров А.Роу и А.Птушко.  

Задачи:

         
побудить
школьников познакомиться с фильмами – сказками режиссёров А.Роу и А.Птушко

         
повысить
уровень знаний подрастающего поколения об истории кинематографа в целом, о
советском и российском кинематографе в частности;

         
пропаганда
детского отечественного кино;

         
знакомство
с творчеством известных режиссеров фильмов-сказок для детей, созданных на
киностудиях «Ленфильм», «Одесской киностудии» и киностудии им. Горького;

         
воспитание
чувства патриотизма и уважения к творчеству известных российских режиссеров.

Таким
образом, в результате предпроектного этапа на свет появился Районный конкурс
«Фильм, фильм, фильм!», который призван привлечь внимание современных
школьников к детскому отечественному кинематографу, известным режиссерам детского кино, а также к
детским кинофильмам, снятым на киностудии «Ленфильм», «Одесской киностудии» и
киностудии им. М.Горького.

2. Этап разработки
проекта (мероприятия)

         Далее я приступила  к
написанию положения, где были прописаны актуальность, цель, задачи, участники
(возрастная группа, на которую рассчитано мероприятие), сроки и условия
проведения конкурса и, конечно же, список фильмов-сказок, необходимых дл
просмотра и изучения.

         Утвержденное положение
было разослано в образовательные учреждения Адмиралтейского района. После этого
получен тот или иной отклик.                    И очередной этап, это сбор
заявок на участие в мероприятии.

         Параллельно шла работа по
подготовке 1 тура конкурса. Сбор информации по фильмам из предоставленного
списка, составление вопросов для викторины, оформление викторины в интернете.

На данном
этапе подготовки мне потребовалась помощь системного администратора, который
создал условия для размещения викторины в интернете.    

В
назначенный день, всем участникам был разослан электронный адрес и электронный
ключ для доступа к викторине. По окончании срока проведения 1 тура мною были
получены ответы участников, обработаны и выявлены результаты.

        

Тем
временем продолжался сбор фото – аудио материалов для следующего этапа, и
составлялись вопросы. На данном этапе к работе был  подключен звукорежиссер для
поиска аудио отрывков из кинофильмов. Далее, когда материал был собран, я
приступила к оформлению викторины для 2 тура.

По
условиям конкурса, 2 тур проходил на базе Дома творчества, после которого состоялось
награждение победителей. На определение результатов викторины 2 тура, подсчет
суммы баллов двух туров необходимо время. До объявления итогов всех участников
требовалось занять делом.

Для этого
были организованы дополнительные конкурсные задания на знание фильмов – сказок
режиссёров А.Роу и А.Птушко и персонажей этих кинолент. Это конкурс ребусов
«Разгадай шифровку»

               
  

               
  

и конкурс
капитанов «Персонаж по прилагательному», где команда отвечающего капитана, характеризуя
персонажа только прилагательными, помогала ему угадать загаданного героя.

          

Данные
конкурсы направлены не только на выявление знаний по заданной теме, но и на
активизацию внимания и реакции, развитие темпа/скорости мышления.

3.
Рефлексивный этап

Анализ
проведенного мероприятия.

Важным
условием оттачивания профессионального мастерства является анализ или самоанализ,
который желательно проводить после каждого проведенного мероприятия. Анализ
– это выявление сущности процесса воспитания, ограниченного рамками
мероприятия. Его цель: способствовать повышению эффективности воспитательного
мероприятия и воспитательного процесса в целом.

После
каждого мероприятия образовательным учреждениям предлагается заполнить
следующую анкету:

ГБУ ДО ДТ
«Измайловский»

Адмиралтейского
района Санкт-Петербурга

АНКЕТА УЧАСТНИКА

районного конкурса
«Фильм, фильм, фильм»

1.     Приходилось
ли Вам принимать участие в подобных мероприятиях?

____________________________________________________________________________________________________________________________________

2.     Что Вам
понравились в мероприятии?

______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

3.     Что, на
ваш взгляд, не удалось организаторам мероприятия, над чем стоит еще поработать?

______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

4.     Какие у
Вас есть пожелания к участникам и организаторам мероприятия?

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Спасибо!

Обработка данной анкеты позволяет
выявить положительные и недоработанные моменты в проведении районного
мероприятия.

4. Послепроектный
этап

Выбор
варианта продолжения проекта.

Удобная
форма проведения данного мероприятия может быть использована в мероприятиях
других направленностей.

Рождение
нового проектного замысла. Весной 2017 года планируется провести подобное
мероприятие, посвященное году экологии «В лабиринтах городской природы».

III.
Заключение

Метод
проектной деятельности  способствует   индивидуальному развитию личности, творческой
инициативы, формирует универсальное умение ставить и решать задачи для
разрешения возникающих в жизни проблем — профессиональной деятельности,
самоопределения, повседневной жизни. Важнейшим остаётся  самовоспитание
способности самостоятельно мыслить, добывать и применять знания, тщательно
обдумывать принятые решения, четко планировать действия, эффективно
сотрудничать в разнообразных по составу и профилю группах, быть открытым для
новых контактов и культурных связей.

ПРИЛОЖЕНИЕ 1

1 тур районного
конкурса «Фильм, фильм, фильм»

Вопросы викторины

  1. В
    каком фильме-сказке А.Роу дебютировал Георгий Милляр? «По щучьему велению»

·       
«Кащей
Бессметный»

·       
«По
щучьему велению»

·       
«Морозко»

  1. По
    мотивам какой русской народной сказки создан фильм-сказка А.Роу  «Василиса
    Прекрасная»?     «Царевна-Лягушка»

·        
«Василиса
Премудрая»

·        
«Царевна-Лягушка»

·        
«Марья
Маревна»

  1. Назовите
    первый фильм-сказку А. Роу основанный на классическом литературном
    первоисточнике, написанный Петром Ершовым.    «Конёк-Горбунок»
    • «Сельский
      праздник»
    • «Конёк
      — Горбунок»
    • «Сибирский
      казак»
  2. Назовите
    фильм-сказку А.Роу, действие в которой происходит в шахматном
    королевстве?         
    «Новые приключения Кота в сапогах»
    • «Алиса
      в стране чудес»
    • «Вечера
      на хуторе близ Диканьки»
    • «Новые
      приключения Кота в сапогах»
  3. Из
    какого фильма-сказки А. Роу фраза:

              
— Любишь меня?
               — Как—ква—квак родную маму! Как—ква—квак родную
папу!           «Марья — искусница»

    • «Марья
      — искусница»
    • «Варвара
      краса, длинная коса»
    • «Огонь,
      вода и … медные трубы»
  1. Назовите
    автора литературного произведения, которое стало основой для фильма А. Роу
    «Вечера на хуторе близ Диканьки».       Н.В.
    Гоголь
    • Н.В.
      Гоголь
    • И.А.
      Крылов
    • А.С.
      Грибоедов
  2. Последний
    фильм-сказка А. Роу?     «Золотые рога»
    • «Тайна
      горного озера»
    • «Хрустальный
      башмачок»
    • «Золотые
      рога»
  3. Из
    какого фильма – сказки А. Роу цитата:

     — Коша, надень шапочку, а то
лысинка простынет! «Огонь, вода и … медные трубы»

·       
«Кащей
Бессмертный»

·       
«Василиса
Прекрасная»

·       
«Огонь,
вода и … медные трубы»

  1. Как
    назывался пионерский лагерь, в котором начинается действие фильма А.
    Птушко «Новый Гулливер»?        «Артек»
    • «Артек»
    • «Орлёнок»
    • «Зеркальный»
  2. На
    каком инструменте играл Садко в одноименном фильме-сказке А. Птушко? Гусли
    • Гусли
    • Арфа
    • Балалайка
  3. Назовите
    сказку Евгения Шварца, которая была экранизирована режиссером А. Птушко в
    1964 году. «Сказка о потерянном времени»
    • «Обыкновенное
      чудо»
    • «Сказка
      о храбром солдате»
    • «Сказка
      о потерянном времени»
  4. На
    какой киностудии снят последний фильм А.Птушко? «Мосфильм»
    • «Ленфильм»
    • «Мосфильм»
    • «Беларусь
      фильм»
  5. Сколько
    фильмов – сказок снято режиссером А. Птушко по произведениям А.С.
    Пушкина?   2
    • 5
    • 2
    • 3
  6. Фильм
    – сказка «Илья Муромец» режиссера А. Птушко шёл в американском прокате под
    названием …    «Меч и дракон»
    • «Меч
      и дракон»
    • «Щит
      и меч»
    • «Нашествие»

15. Какой
из этих фильмов поставил не А.Птушко? «Хрустальный
башмачок»

·        
«Сампо»

·        
«Алые
паруса»

·        
«Хрустальный
башмачок»

  1. Какой
    фильм-сказка А. Птушко получил приз жюри за лучшее цветовое решение на
    Канском фестивале в 1946 году?  «Каменный цветок»

·        
«Каменный
цветок»

·        
«Руслан
и Людмила»

·        
«Золотой
ключик»

  1. Какой
    совместный фильм режиссера А. Птушко, созданный на киностудиях «Мосфильм»
    и «Суоми-фильм», снимался сразу на двух языках? «Сампо»

·       
«Сампо»

·       
«Садко»

·       
«Каменный
цветок»

  1. Как
    звали колдуна/чародея в фильме-сказке режиссера А. Птушко «Руслан и
    Людмила»? Черномор

·       
Чаромор

·       
Колдумаг

·       
Черномор

  1. Как
    назывался парусник в фильме-сказке режиссера А. Птушко «Алые паруса»? «Секрет»

·       
«Секрет»

·       
«Альфа»

·       
«Товарищ»

20. Что надо было пройти Васе, чтобы
выручить Аленушку?
(А – Огонь, воду и медные трубы)

А) Болото

Б) Огонь, воду и медные трубы

В) Дремучий лес

21.
Что должны были добавить в лепёшки злые волшебники из фильма «Сказка о
потерянном времени», чтобы съев их, они могли помолодеть? Растраченное время

·       
Растраченное
время

·       
Потерянные
часы

·       
Убегающие
минуты

22.
Какую героиню в фильме «Сказка о царе Салтане» сыграла не драматическая
актриса, а профессиональная балерина, солистка Большого театра? Царевна Лебедь

·       
Баба
Бабариха

·       
Царица

·       
Царевна
Лебедь

23.
В 1968 году на
III
Всесоюзном фестивале в Ленинграде, Гавриил Попов — сотрудник съемочной группы
фильма «Сказка о царе Салтане», был присужден диплом за… Лучшее музыкальное оформление фильма

·       
Лучшее
музыкальное оформление фильма

·       
Лучшую
актерскую игру

·       
Лучшее
сценографическое решение фильма

24.
Назовите фильм — сказку, над которым Александр Птушко работал совместно с
Алексеем Толстым, автором литературного источника, взятого в основу картины. «Золотой ключик»

·       
«Золотой
ключик»

·       
«Алые
паруса»

·       
«Руслан
и Людмила»

25.
Что случилось с Кащеем в фильме – сказке «Огонь, вода и медные трубы», после
чего его свадьба не состоялась? Съел яблоко и
помолодел

·       
Выпил
воды и стал хромать

·       
Съел
яблоко и помолодел

·       
Упал
и потерял память

26.
Кто помог Васе, герою фильма – сказки «Огонь, вода и медные трубы», избежать
женитьбы на дочке  царя и царицы в эпизоде «медные трубы»? Коза Белочка

·       
Медведь
Миша

·       
Коза
Белочка

·       
Белка
с орешками

27.
Укажите год создания последних фильмов режиссёров А. Роу и А. Птушко. 1972

·       
1972

·       
1968

·       
1970

28.
Назовите фильм-сказку режиссёра Александра Роу, премьера которого состоялась 9
мая 1945 года? «Кащей Бессмертный»

·       
«Конёк
– Горбунок»

·       
«Кащей
Бессмертный»

·       
«Тайна
горного озера»

29.
Назовите имя суженого Марьи Моревны из фильма-сказки режиссёра Александра Роу
«Кащей Бессмертный».  Никита Кожемяка

·       
Булат
Никитич

·       
Никита
Кожемяка

·       
Алёша
Попович

 
30. Из какого фильма – сказки А. Роу фраза:


Тепло ли тебе, девица, тепло ли тебе, красная?


Ты чего, дед, совсем очумел? «Морозко»

·       
«Золотые
рога»

·       
«Морозко»

·       
«Марья
— искуссница»

ПРИЛОЖЕНИЕ 2

Викторина, 2 тур

№ п/п

Вопрос

Ответ

Примечания

1

Из
какого фильма-сказки режиссера А. Птушко данный кадр?

Золотой ключик

2

В
каком фильме-сказке режиссёра А.Роу действие разворачивалось во дворце
императрицы Екатерины
II?


«Королевство кривых зеркал»


«Хрустальный башмачок»

o  
«Вечера на хуторе близ Диканьки»

Вечера
на хуторе близ Диканьки

3

Какой
из трёх фрагментов является кадром из фильма режиссёра А. Птушко «Алые
паруса»

А

4

Назовите
фильм – сказку и персонажа.

Варвара
– краса, длинная коса

5

Из
какого фильма, созданного в 1956 году, данный кадр?

Илья
Муромец

6

Как
называлось место, куда отправляли Буратино лиса Алиса и кот Базилио?

Поле
чудес

7

На
каком кадре из фильма «Сказка о потерянном времени» изображены волшебники?


А


Б

А

8

Как
звали персонажа Михаила Пуговкина в фильме режиссёра А. Птушко «Илья
Муромец»?

Разумей

9

Укажите
год создания и режиссёра фильма – сказки «Новый Гулливер»?

1935,

А.
Птушко

10

Чей
меч вручили Илье Муромцу, который после исцеления решил стать богатырём –
защитником Русской земли?

Меч
Святогора

11

Из
какого фильма песенка?

Сказка
о потерянном времени

12

Какая
из трёх актрис сыграла главную роль в фильме – сказке А. Птушко «Каменный
цветок»?


Екатерина Деревщекова


Тамара Макарова


Ксения Рябинкина

Тамара
Макарова

13

Назовите
название фильма, снятого кинорежиссёром А Роу и режиссёром – балетмейстером
Р. Захаровым, который является экранизацией балета Сергея Прокофьева
«Золушка».

Хрустальный
башмачок

14

Назовите
имя персонажа Виталия Тунникова из фильма «Марья-искусница»?

Водокрут

15

Назовите
персонаж и актрису, сыгравшую эту роль.

Птица
счастья, Лидия Вертинская

16

Определите,
какому фильму соответствует каждый кадр: 1. «Садко»  2. «Илья Муромец» 3.
«Сказка о царе Салтане»


А – Сказка о царе Салтане


Б – Илья Муромец


В — Садко

17

Из
какого фильма — сказки музыкальный фрагмент?

Морозко

18

Из
какого фильма данный кадр?

Илья
Муромец

19

Назовите
героиню фильма-сказки А. Птушко, нос которой ужалил шмель.

Бабариха

20

Чем
помог Петя Зубов кукушке из часов в фильме – сказке «Сказка о потерянном
времени»?

Напоил
кукушку водой

21

Пёс
Дружок в1964 году по очереди снялся в двух сказках режиссёров-сказочников А.
Роу и А. Птушко. Назовите эти фильмы – сказки.

Сказка
о потерянном времени и Морозко

22

Укажите
название песни, которую пел      Фо-Ля, и в каком фильме – сказке она звучит.

Новый
Гулливер

23

Кто
перевозил царевича Андрея на другой берег?

Медведи

24

Из
какого фильма режиссёра А. Роу данный кадр?

А
– «Тайна горного озера»

Б
– «Золотые рога»

В
– «Хрустальный башмачок»

Тайна
горного озера

25

Назовите
персонажа фильма – сказки, снятой по одноимённой поэме А.С. Пушкина, который
оказался в плену у Чнрномора?

Людмила

26

Какому
фильму – сказке, в основу которого лёг карело-финский эпос, принадлежит
данная афиша?

Сампо

27

Назовите
фильм – сказку и персонажа, который исполняет песню.

Сказка
о царе салтане, Белочка с орешками

28

Назовите
персонажа и фильм-сказку режиссёра Александра Роу, снятого в 1938 году.

По
щучьему велению

29

Кого
изображает Варвара – краса в разговоре со своей няней?

Царевич
Андрей

30

Назовите
фильмы – сказки режиссёра А. Роу, в которых есть данные персонажи:


Царевна Несмеяна – По щучьему велению


Марья Моревна  — Кащей Бессмертный


Василиса Прекрасная – Василиса Прекрасная

31

Назовите
имена персонажей фильма – сказки «Вечера на хуторе близ Диканьки»,
изображённых на фото.

Солоха,
Чёрт

32

Назовите
«ДОЛЖНОСТЬ» персонажей и фильмы – сказки режиссёра  А. Роу, соответствующие
каждому кадру.

А
Огонь, вода и медные трубы

Б
Конёк — Горбунок

В
Варвара – краса, длинная коса

Царь

33

Назовите
фильм – сказку и персонажа, которому принадлежат слова.

Людмила,
Руслан и Людмила

34

Назовите
фильмы – сказки, которым принадлежат данные кадры. Назовите режиссёра

А
Василиса Прекрасная

Б
Морозко

А.
Роу

35

Назовите
фильм-сказку и сказочного героя.

Новые
приключения Кота  в сапогах, Кот в сапогах

36

Назовите
фильмы-сказки режиссёра А. Роу, в которых есть эти персонажи.

А
Морозко

Б
Кащей Бессмертный

37

Кто
сыграл эти роли?

Георгий
Милляр

Шаблоны полезных материалов для организации мероприятий

 Шаблоны полезных материалов для организации мероприятий

23.12.2020

В процессе организации большого мероприятия важно учесть множество деталей: скоординировать работу группы людей, проработать до мелочей происходящее на мероприятии в каждый момент времени и в каждом месте. Систематизировать большое количество разнородной информации непросто, а это необходимо для того, чтобы мероприятие прошло гладко.

Мы в Светловке разработали несколько типов документов – координационных таблиц, которые помогают нам ничего не забыть и наладить работу нескольких человек из разных отделов.

Далее вы найдете эти таблицы в формате Excel – их можно скачать и использовать в работе.

План-график мероприятия

Документ «План-график» — это сводная таблица со всеми задачами, которые нужно выполнить при подготовке мероприятия, а также с указанием того, кто несет ответственность за ту или иную задачу. Обычно мы разбиваем такую таблицу на отдельные большие области («Подготовка сценария», «Продвижение», «Полиграфия» и т. д.).

Чаще всего такая таблица создается в сервисе Google Таблицы, а у каждого причастного к проекту есть к ней доступ. Ответственные обозначают статус своей задачи («В работе» / «Готово»).

С помощью этого документа все участники могут отслеживать прогресс проекта, а также узнать, к кому обращаться за информацией по той или иной задаче.

Скачать план-график

Технический план

Такой план требуется нам только для мероприятий, сложных с точки зрения технического сопровождения (звукового, визуального) и требующих синхронизации действия множества людей на самом мероприятии. Например, технический план был важной составляющей такого события, как Фейл-конференция.

В этом плане прописываются отдельные области ответственности (например, «Звук», «Свет», «Экран») и поминутно то, что происходит в каждой из этих областей.

Скачать технический план

Сценарный план

Сценарный план помогает продумать и контролировать содержание мероприятия. В нем прописывается, что, где, в какой момент происходит и кто за это отвечает. Полезно, если мероприятие идет одновременно в нескольких помещениях.

Скачать сценарный план

Концепция

Концепция – инструмент фиксирования самой идеи мероприятия. В нем прописываются ключевые для мероприятия параметры: тема, целевая аудитория, инструменты и прочее. Этот документ помогает зафиксировать важные для проекта моменты.

Скачать концепцию

Чек-лист

Этот документ используется нами для контроля выполнения плана. В нем мы заранее прописываем, что в какой срок должно быть готово, а позже отмечаем готовность или корректируем план. Такой чек-лист может существовать как в целом для проекта, так и для каждого сотрудника – по своим задачам.

Скачать чек-лист

Здесь вы можете увидеть примеры заполнения всех этих документов:

Шаблоны документов для организации мероприятий (пример)

Как организовать крутое мероприятие своими силами

Пошаговая инструкция, как собрать команду, найти деньги и ничего не забыть.

Как организовать крутое мероприятие своими силами

Рома Станкевич

Продюсер мероприятий в коворкинге «Таблица».

Я хочу самостоятельно организовать мероприятие. С чего начать?

Продумайте идею мероприятия. Это должна быть не абстрактная мысль, а вполне конкретная цель. Чётко ответьте на три вопроса:

Что я хочу организовать?

Так вы определите формат мероприятия. Это может быть вечеринка, фестиваль, лекторий или кинопоказ. Подумайте, для какой аудитории вы это делаете и сколько человек хотите привлечь.

Где будет проходить мероприятие?

Исходя из формата решите, какое вам нужно место. Например, закрытое помещение на 200 человек, зрительный зал на 500 человек или площадка на открытом воздухе на 70 человек.

Когда будет проходить мероприятие?

Выберите точную дату заранее, чтобы успеть сделать всё в срок. Небольшое мероприятие на 100 человек можно подготовить за месяц, а музыкальный фестиваль на 1 000 человек — не меньше чем за полгода. Чем раньше вы определитесь, тем проще вам будет найти площадку.

Готовая идея будет выглядеть так: «Я хочу устроить техно-вечеринку на городском пляже 31 августа в честь последнего дня лета. На тусовке должно быть не меньше 200 человек и два приглашённых диджея».

Я смогу сделать всё в одиночку?

Вряд ли. Дел много, а в сутках только 24 часа. Поэтому лучше собрать команду единомышленников, между которыми вы поделите все задачи. Хорошо, если рисовать афиши будет дизайнер, продвигать проект — опытный SMM-специалист, а настраивать оборудование — звукач.

Не бойтесь передавать часть обязанностей другим людям. Главное, чтобы они были заинтересованы в результате и на них можно было положиться. Вы серьёзно облегчите себе жизнь, назначив продюсера мероприятия. Его задача — решать все вопросы и споры, контролировать команду и брать на себя ответственность за происходящее.

Если не знаете, где искать нужных людей, помогут онлайн-сервисы:

  • EventCatalog.ru — самая большая база площадок и подрядчиков.
  • theGIFTED — мгновенный поиск работников и интересных персонажей.
  • YouDo — поиск волонтёров или работников за небольшую плату.

Команда есть, что делать дальше?

Составьте список всех дел. Вам наверняка нужно продумать концепцию мероприятия, определить бюджет, найти и подготовить помещение, пригласить музыкантов, арендовать оборудование, сделать афиши, организовать кейтеринг (доставку и подачу еды и напитков). Не останавливайтесь, пока рядом с каждым пунктом не будет стоять галочка.

Соберитесь всей командой, обсудите план действий и распределите обязанности. Каждый должен понимать, за что он отвечает. Для всех задач установите дедлайн.

Используйте Trello или «Google Таблицы» для работы с задачами. Удобно, когда доступ к документу есть у всей команды.

Обязательно записывайте все новые номера в контакты. Лучше делать это по схеме «Имя_Должность_Дата мероприятия». Например, «Влад Фотограф 15.07». Так вы точно не запутаетесь.

Я боюсь что-то забыть. Можно мне примерный план?

Можно. Стандартный план выглядит так:

  1. Договориться о встречах с волонтёрами, командой и спонсорами.
  2. Подготовить билеты, гостиницу и трансфер для приглашённых гостей.
  3. Заказать дизайн и печать листовок, плакатов, фирменных футболок и всего остального, что нужно заранее рисовать и печатать.
  4. Арендовать и подготовить площадку. Продумать места для посетителей, персонала, оборудования и парковки. Согласовать списки гостей и организаторов с владельцами площадки.
  5. Прописать тайминг события — что в какое время будет происходить. Вы должны знать с точностью до минуты, когда подают еду, а когда говорит ведущий.
  6. Арендовать технику. Минимальный набор: ноутбук, колонки, микшер, два микрофона, экран и проектор. На больших мероприятиях удобно использовать для связи с командой рации с гарнитурой.
  7. Договориться с фотографом и видеографом. Прописать техзадание, договориться о сроках и заключить договор.
  8. Нанять обслуживающий персонал: охрану, гардеробщика, официантов, службу клининга. Количество людей зависит от мероприятия. Вполне возможно, что вам не потребуется дополнительный персонал или вы найдёте волонтёров.
  9. Найти ведущего. Это важно. От него будет зависеть настроение гостей и общая атмосфера мероприятия.
  10. Продумать логистику: как доставить людей, оборудование и еду к месту мероприятия и обратно.

Внештатные ситуации — скорее норма, чем исключение. Предусмотрите план Б для каждого пункта: что делать, если вам внезапно откажут в площадке? А если будут проблемы со звуком? А если пойдёт дождь?

Я не уверен, что смогу найти деньги на проект. Какие есть варианты?

Сначала посчитайте примерный бюджет мероприятия и составьте смету. Учтите все расходы: помещение, оборудование, приглашённые гости, реклама, полиграфия, логистика, кейтеринг, команда. Например, расходы на приглашённых гостей включают покупку билетов, проживание, питание, трансфер и гонорар. Расходы на команду: оплата телефонной связи, питание, покупка реквизита.

Когда вы точно поняли, сколько нужно, начинайте собирать деньги. Где их искать — зависит от формата мероприятия.

Если устраиваете что-то социально значимое (городской фестиваль граффити, научно-популярную лекцию для школьников), можно подать на грант, запустить сбор средств на Planeta.ru или привлечь волонтёров.

Если делаете коммерческое мероприятие — ищите спонсора, заинтересованного в пиаре. Сделайте красивую презентацию и ясно опишите, какую выгоду спонсор получит от участия в вашем проекте и что от него требуется. Только будьте честными и не обещайте того, чего сделать не можете. У вас будет больше шансов на успех, если целевая аудитория вашего мероприятия совпадёт с целевой аудиторией компании-спонсора.

Если организовываете свадьбу лучшего друга — подключайте знакомых и друзей. Они могут предоставить вам подходящую площадку, технику и ведущего.

Хороший способ уменьшить бюджет коммерческого мероприятия — торговаться с подрядчиками и работать по бартеру. Самые затратные подрядчики — кейтеринг и алкогольный бар. Ставьте свои условия, чётко прописывайте техзадание и не стесняйтесь просить скидку.

На что обратить внимание, чтобы всё прошло на высоте?

Важна каждая мелочь, даже количество туалетов и наличие велопарковки. Но есть пять главных элементов, от которых зависит успех любого мероприятия:

  • Свет. Хороший свет — это когда сцену отчётливо видно, прожектора не слепят, а на гостей не падают некрасивые тени.
  • Звук. Проверьте технику несколько раз, настройте микрофон и согласуйте с владельцем помещения регламент уровня шума на площадке.
  • Чистота. Никакого мусора, грязных полов и неубранных туалетов.
  • Безопасность. Изучите план эвакуации и проведите инструктаж для команды и волонтёров. Все должны знать, где находятся запасные выходы, огнетушители и аптечка.
  • Температура. Никому не должно быть слишком жарко или слишком холодно — стоит проверить циркуляцию воздуха и исправность кондиционеров. Комфортная температура в помещении в тёплое время года — 23–25 °C, в холодное — 22–24 °C. Если проводите музыкальный фестиваль, температура должна быть ниже (20–22 °C), потому что после танцев у сцены всем точно станет жарко.

С кем нужно согласовывать мероприятие, чтобы нас не выгнала полиция?

Нужно подготовить два уведомления: в администрацию города и в ОВД (если на мероприятии будет меньше 2 000 человек). Их можно отправить по почте или курьером, по два экземпляра в каждый орган. Если вы планируете мероприятие, на котором будет больше 2 000 человек, нужно дополнительно отправить уведомление в правительство региона и в региональное ГУВД.

Уведомление пишется в свободной форме: нужно указать, что вы устраиваете, какое название и цель мероприятия, где и когда оно будет проходить, сколько ожидается участников, кто организаторы. Примеры уведомлений поищите в интернете.

Заключайте договоры со всеми подрядчиками, которые поставляют вам технику, кейтеринг или дают в аренду помещение. Чётко обговаривайте все детали и следите за тем, чтобы они были в договоре. Например, если договорились, что финальная уборка за собственником помещения, этот пункт должен быть в договоре.

Как анонсировать событие, чтобы о нём узнало как можно больше людей?

Придумайте название и логотип. Пусть дизайнер нарисует афиши и разработает фирменный стиль. Сделайте простейший сайт с информацией о событии — например, на Tilda.

Разошлите пресс-релиз с информацией о мероприятии: что, где и когда вы проводите, кто организаторы, партнёры и основные участники. Старайтесь заинтересовать журналистов. Не пишите слишком сухо и отправляйте пресс-релизы в профильные СМИ — те, у которых такая же целевая аудитория, как и у вашего события. Контакты редакции на большинстве сайтов можно найти в открытом доступе.

Не забывайте о продвижении в соцсетях. Создайте встречу в Facebook*, «ВКонтакте» и страницу события в Instagram*. Запустите таргетированную рекламу и правильно настройте показы: она должна показываться только вашей целевой аудитории, чтобы рекламный бюджет не уходил впустую. Попросите крупные городские сообщества и блогеров рассказать о вашем мероприятии на своих страницах. Если совсем не разбираетесь в SMM, почитайте блог «Нетологии» — там много полезных материалов о продвижении в соцсетях.

Всё готово. Ещё что-то нужно предусмотреть?

Будьте во всеоружии. У организатора всегда должен быть заряженный телефон со связью и интернетом, зарядник, запасной ноутбук, удлинитель, переходники HDMI на все возможные разъёмы, стикеры, скотч, несколько зажигалок, канцелярский нож, лейкопластырь и болеутоляющие таблетки на случай, если разболится голова.

*Деятельность Meta Platforms Inc. и принадлежащих ей социальных сетей Facebook и Instagram запрещена на территории РФ.

Понравилась статья? Поделить с друзьями:
  • Форест как найти части мушкета
  • Как составить акт для исполнения контракта
  • Как найти долю от числа онлайн
  • Как найти мобильную связь на планшете
  • Как найти абсциссу точки касания графиков функций