Как составить проектное предложение

У всех проектов есть своя история создания, но она начинается вовсе не со слов «Да будут ресурсы!» Чтобы проект успешно продвигался вперёд, ответственным за принятие решений в организации или внешним заинтересованным сторонам необходимо представить соответствующее предложение. 

Предложение по проекту похоже на блиц-презентацию в письменной форме. Его цель — представить проект в сжатом, но эффективном виде. В этой статье мы объясним, как написать предложение по проекту, чтобы получить одобрение и успешно выполнить работу.

Что такое предложение по проекту?

Предложение по проекту — это письменный документ, в котором рассказывается обо всём, что заинтересованным сторонам следует знать о проекте, включая сроки, бюджет, задачи и цели. Все сведения о проекте и идеи относительно его реализации должны быть изложены в предложении по проекту так, чтобы заинтересованные стороны захотели участвовать в этой инициативе.

Предложение по проекту составляется для следующих целей:

• Обеспечить внешнее финансирование

• Выделить ресурсы компании для проекта

• Заручиться поддержкой заинтересованных сторон

• Создать импульс и заинтересованность

Попробовать Asana для управления проектами

Различия между предложением по проекту, уставом проекта и экономическим обоснованием

В процессе создания проекта предложения по проекту и уставы проекта используются для разных целей, и важно понимать, в чём разница между ними. Предложение по проекту составляется на этапе заложения основы проекта, тогда как устав проекта — на этапе его планирования. 

Как уже упоминалось выше, предложение по проекту — это документ, который призван убедительно разъяснить заинтересованным сторонам, зачем нужен этот проект. Устав же проекта — это справочный документ, в котором определяются задачи проекта. Его можно создать только после согласования соответствующего предложения.

Иногда предложение по проекту ещё путают с экономическим обоснованием, но и оно также появляется после предложения. Как только проект будет согласован по итогам рассмотрения его предложения, можно будет составить экономическое обоснование, чтобы получить дополнительное финансирование проекта.

Виды предложений по проекту

Существует шесть видов предложений, с которыми вы можете столкнуться как менеджер проектов. При написании собственного предложения вам несомненно пригодится понимание различных форматов. У каждого вида предложения есть своя цель.

• Запрашиваемые предложения направляют в ответ на соответствующий запрос. В запросе предложения обычно подробно описывают предстоящий проект и предлагают правомочным участникам представить конкурсные предложения. Учитывая, что этот вид предложения предполагает конкурирование с другими компаниями, вам придётся провести тщательное исследование и написать убедительное предложение.

• Незапрашиваемые предложения направляют без специального запроса, то есть когда предоставить такое предложение никто не просил. В этом случае вам не нужно будет конкурировать с другими компаниями, но всё равно придётся быть убедительным, потому что неизвестно, нужно ли ваше предложение потенциальному контрагенту.

• Неофициальные предложения: бывает так, что клиент направляет неформальный запрос предложения по проекту. В таком случае можно ответить ему краткой презентацией. Поскольку речь здесь идёт не об официальном запросе предложения, применяются более мягкие правила.

• Предложение о продлении направляется с целью предоставить действующему клиенту возможность продлить договор на обслуживание с вашей организацией. Цель этого вида предложения состоит в том, чтобы акцентировать внимание на преимуществах, полученных вашим клиентом, и убедить его в том, что в будущем вы сможете добиться ещё более значимых результатов.

• Предложение по поводу продолжения проекта направляют в качестве напоминания заинтересованным сторонам о начале проекта. В таком предложении вы просто предоставляете информацию о проекте, а не убеждаете заинтересованные стороны в его целесообразности.

• Дополнительное предложение, как и в случае с предложением по поводу продолжения проекта, направляется заинтересованной стороне, которая уже участвует в проекте. В таком предложении заинтересованным сторонам приводится информация о начале проекта, а также запрашиваются дополнительные ресурсы. Цель этого предложения заключается в том, чтобы убедить заинтересованные стороны сделать дополнительные вложения в проект.

Тон изложения и содержание предложения по проекту будут отличаться в зависимости от вида направляемого предложения. Зная цели проекта, можно правильно составить предложение.

Читать статью «Апробация концепции (РОС): как продемонстрировать осуществимость идеи»

Как написать предложение по проекту

Данные пошаговые инструкции актуальны для большинства предложений по проекту независимо от их вида. Вам нужно будет доработать своё предложение под целевую аудиторию, но данный образец предложения по проекту можно использовать для ориентира, чтобы не забыть включить в документ основные компоненты. 

1. Составьте пояснительную записку

Пояснительная записка используется в качестве введения к предложению по проекту. Как и в аннотации к отчёту или во введении к эссе, в этой части документа приводится краткое описание предстоящего проекта и доводы, убеждающие потенциальных заинтересованных лиц продолжить чтение. В зависимости от сложности проекта пояснительная записка может состоять из одного или нескольких абзацев. 

В пояснительной записке указывается следующее:

• Проблема, которую планируется решить посредством проекта

• Решение, предусматриваемое проектом для этой проблемы

• Значение, которое будет иметь проект

В пояснительной записке все эти пункты следует изложить кратко, поскольку подробно они будут обсуждаться позднее в самом предложении. 

2. Изложите предпосылки проекта

В этом разделе следует рассказать о предыстории и предпосылках проекта. Чтобы убедить читателя в важности проблемы, которой вы занимаетесь, можно использовать различные источники и статистические данные.

При этом необходимо коснуться следующих вопросов:

• Какую проблему решает проект?

• Что уже известно об этой проблеме?

• Кому уже приходилось заниматься этой проблемой ранее и какие исследования проводились на этот счёт?

• Почему прошлых исследований оказалось недостаточно для решения этой проблемы?

В этом разделе также можно пояснить, какое отношение к вашей организации имеет проблема, которую вы планируете решить. 

3. Предложите решение

Поскольку вы только что обозначили проблему в разделе о предыстории и предпосылках проекта, следующим шагом в написании предложения было бы логично представить её решение. В этом разделе можно более подробно изложить ваш подход к реализации проекта. 

Здесь нужно рассмотреть следующие аспекты:

• Концепция проекта

• График работ по проекту с указанием важных вех

• Команда проекта с её функциями и обязанностями 

• Реестр рисков с указанием методов минимизации рисков

• Ожидаемые результаты проекта

• Инструменты для ведения отчётности, которые будут использоваться на протяжении всего проекта

Совсем не обязательно, чтобы все эти элементы были в предложении. Вы можете выбрать то, что вам необходимо, учитывая объём работ по проекту. Этот раздел предложения, скорее всего, получится самым длинным и подробным, поскольку здесь рассказывается обо всём, что связано с реализацией предлагаемого решения. 

Попробовать Asana для управления проектами

4. Определите ожидаемые результаты и цели проекта

Определение ожидаемых результатов проекта — это важный шаг в написании предложения по проекту. Заинтересованным сторонам необходимо понимать, что вы собираетесь получить по завершении проекта, будь то продукт, программа, новая технология или что-то ещё. Читая эту часть концепции, заинтересованные стороны должны сказать: «Ага, понятно! Вот для чего они будут использовать наши ресурсы».

В числе ожидаемых результатов нужно упомянуть следующее:

• Конечный продукт или финальная цель проекта 

• Сроки проекта, в которые предполагается достичь ожидаемых результатов

• SMART-цели, соответствующие ожидаемым результатам

Хотя обозначить проблему и её решение в проекте тоже важно, заинтересованным сторонам зачастую проще понять проект, когда вы можете представить им ожидаемые результаты.

5. Определите, какие ресурсы вам нужны

Рассказав о проблеме, подходе, решении и ожидаемых результатах, можно подробнее расписать, какие ресурсы вам понадобятся для реализации этой инициативы.

В этом разделе указывается следующее:

• Бюджет проекта с указанием всего, что нужно для его реализации, от расходных материалов до стоимости рекламы и зарплаты сотрудников. Здесь следует привести все статьи бюджета, необходимые для реализации проекта.

• Разбивка затрат: в этом разделе объясняется, зачем нужны те или иные ресурсы в рамках проекта, чтобы заинтересованные стороны могли понять, для чего им принимать участие в этой инициативе. Кроме того, такая разбивка поможет снизить непредвиденные затраты.

• План распределения ресурсов с указанием того, где вы собираетесь использовать необходимые ресурсы. Например, если, по вашим оценкам, вам нужно 50 000 долл. США на выполнение проекта, как вы планируете распределить эти деньги по статьям: на зарплату, технологии, материалы и т. д.

К этому моменту вы, должно быть, уже убедите заинтересованные стороны в необходимости предлагаемого проекта, поэтому с точки зрения стратегии будет весьма уместно написать о необходимых ресурсах в конце документа.

6. Изложите свои выводы

И наконец, завершите предложение по проекту убедительным и уверенным заключением. Как и в случае пояснительной записки, в заключении следует кратко упомянуть проблему, устраняемую в рамках проекта, и её решение. В заключительной части также можно подчеркнуть значимость проекта, не забывая при этом, для чего обычно предназначается заключение. 

Советы по написанию эффективного предложения по проекту

Выполнение вышеперечисленных действий обеспечит наличие всех необходимых элементов в предложении по проекту. Но если вы хотите действительно произвести впечатление на читателей и добиться их согласия на участие в проекте, ваша работа должна быть безупречной. Поэтому в дополнение к вышеизложенному при написании предложения по проекту следует:

Знать свою целевую аудиторию

Работая над предложением, обязательно учитывайте особенности целевой аудитории (т. е. заинтересованных сторон). Помните, что цель предложения — расположить к себе аудиторию, а не просто донести информацию о проекте. Например, при создании нового инструмента редактирования для детского издательства, вероятнее всего, целевой аудиторией вашего продукта будут родители, которых вам нужно будет заинтересовать на эмоциональном уровне.

Быть убедительным

Навык убеждения крайне важен при составлении предложения по проекту, поскольку ваша задача — вызвать у целевой аудитории отклик на ваше предложение. Если вы не заинтересуете читателя своим проектом, он не захочет вам помогать. Если вы опишите свой инструмент для редактирования, но не раскроете его функционал, преимущества для клиентов и значимость в масштабах отрасли, то ваша целевая аудитория, скорее всего, задастся вопросом: «А зачем мне вообще нужен этот проект?» 

Быть проще

При том, что вам нужно подробно рассказать о проблеме, подходе и решении, не стоит слишком усложнять предложение по проекту. Другими словами, вы можете изложить план проекта предлагаемого инструмента для редактирования, но не вдаваться в технические подробности вроде кода, который будет применяться для реализации той или иной функции. 

Проведите исследование

Успешное предложение по проекту требует тщательного исследования. Будьте готовы подкрепить свои тезисы относительно проблемы и её решения с помощью авторитетных источников, результатов тематических исследований, статистики и различных диаграмм, чтобы у вашей целевой аудитории не осталось вопросов. При написании предложения по проекту поставьте себя на место читателя и задайте следующие вопросы:

• В чём заключается проблема?

• Как её можно решить?

• Занимался ли кто-нибудь этой проблемой ранее?

• Какова стоимость проекта?

Если вы можете ответить на все эти вопросы, вы наверняка достаточно тщательно изучили проблему, чтобы защитить предлагаемую вами инициативу.

Используйте инструменты управления проектами для усиления своего предложения по проекту

Хорошие предложения по проекту требуют совместной работы коллектива. Используя подходящие инструменты управления, ваша команда сможет общаться, обмениваться информацией и совместно работать над одним общим документом. 

Если хранить всю информацию о проекте в одном месте, вам будет проще находить нужные данные. Успешность предложения по проекту определяется хорошей организацией и грамотным планированием. Именно поэтому программное обеспечение для управления проектами является ключевым ресурсом при написании эффективного предложения по проекту. Готовы приступить к работе? Попробуйте Asana.

Попробовать Asana для управления проектами

Обучение написанию проектного предложения поможет вам донести ценность вашего проекта до клиентов, инвесторов или работодателя. Этот навык необходим для получения одобрения и финансирования вашего проекта. При написании проектного предложения вы можете следовать некоторым шагам, чтобы убедиться, что вы написали эффективное предложение. В этой статье мы обсудим важность проектных предложений, различные типы проектных предложений и то, как их написать.

Что такое проектное предложение?

Проектные предложения — это документы, которые определяют ваш проект, включая такие вещи, как даты начала и окончания, задачи и цели. Они объясняют заинтересованным сторонам, почему идеи вашего проекта должны быть реализованы. Прочтение ваших идей в хорошо написанном документе должно убедить заинтересованные стороны поддержать их. Вы можете использовать проектные предложения для следующих целей:

• Обеспечить финансирование

• Чтобы привлечь новых клиентов

• Заставить существующих клиентов подписать и продлить контракт

• Убедить руководителя или работодателя выделить ресурсы на новую инициативу

Как написать проектное предложение

Прежде чем писать проектное предложение, вы должны хорошо понимать свой проект и своего получателя. Проведение предварительного исследования поможет вам написать подробный и убедительный документ. После того как вы почувствуете уверенность в своем понимании, составьте проектное предложение, включающее шесть разделов:

Раздел 1: Резюме

Напишите вводный раздел, называемый резюме, чтобы кратко описать ваш проект. Как и вступление к эссе, этот раздел должен быть направлен на то, чтобы привлечь внимание получателя и побудить его читать дальше. Ваше резюме должно содержать подробную информацию:

• Проблема, которую решает ваш проект

• Как ваш проект решает проблему

• Предполагаемое воздействие вашего проекта

Объем резюме зависит от сложности вашего проекта. Для многих проектов достаточно одного абзаца, но вам может понадобиться более длинное резюме, если ваш проект более сложный. Сделайте свое резюме кратким, чтобы оно было увлекательным и убедительным.

Раздел 2: История проекта

Напишите раздел, в котором изложите историю проекта и проблему, которую он стремится решить. Этот раздел должен включать:

• история проблемы применительно к вашему бизнесу

• Краткое изложение требований вашего проекта

• Некоторые подробности о вашем проекте

Более подробно о деталях вашего проекта вы будете писать в следующем разделе, поэтому детали, которые вы предоставляете здесь, должны быть минимальными. Вы можете сосредоточиться на том, как и почему вы пришли к мысли о проекте, например. В большинстве случаев этот раздел должен быть относительно кратким — от одного до трех абзацев.

Раздел 3: Решения и подход

Напишите раздел, в котором более подробно изложите суть вашего проекта. Этот раздел должен объяснить ваше решение проблемы и то, как вы будете его реализовывать. Он должен включать:

• Ваши цели и видение проекта

• Что даст ваш проект

• предполагаемые сроки выполнения проекта

• Кто возьмет на себя ответственность за проект

Более подробные разделы, посвященные решениям и подходам, могут также включать подробную информацию о любых ожидаемых рисках и способах их устранения, о том, как вы будете отчитываться перед заинтересованными сторонами в ходе проекта и по каким критериям вы будете оценивать его успех. Этот раздел обычно является самой большой частью вашего проектного предложения.

Раздел 4: Финансовая информация

Напишите раздел, содержащий детализированный бюджет вашего проекта и прогнозируемое финансовое воздействие завершенного проекта. Вы должны тщательно изучить этот раздел, чтобы ваши расчеты были максимально точными. Точные расчеты дают инвесторам и клиентам наилучшее представление о том, сколько будет стоить проект и может ли он вписаться в их собственный бюджет.

Раздел 5: Дополнительные документы

Соберите все необходимые документы для заключительного раздела вашего предложения. Эти документы могут включать:

• Список контактных данных всех лиц, имеющих полномочия для реализации проекта

• Карты местности, где будет базироваться или обслуживаться ваш проект

• Финансовая отчетность компании и годовые отчеты

• Любые брошюры или рекламные материалы по проекту

• Соответствующие исследования или отчеты

• Письма в поддержку проекта

• Глоссарий терминов, используемых в проектном предложении

Раздел 6: Заключение

Завершите свое проектное предложение, составив резюме по всем пунктам, которые вы уже обсудили. Включите наиболее важную информацию, необходимую для повышения шансов на получение одобрения.

Преимущества хорошего проектного предложения

Хорошее проектное предложение приносит пользу вам, вашему бизнесу и вашему клиенту следующим образом:

• Стимул для инноваций. Проектное предложение предоставляет достаточно подробную информацию о проекте, чтобы заинтересованные стороны могли чувствовать себя уверенно, инвестируя в него ресурсы. Исполнительные инновационные проекты полезны для бизнеса и широкой общественности.

• Помогает проектам оставаться сфокусированными. Предприятия могут обращаться к проектным предложениям в процессе реализации проекта, чтобы не терять концентрацию и выполнить обещанное.

• Предвидеть и решать проблемы на ранней стадии. Проектное предложение раскрывает планирование проекта перед новой аудиторией. Новая аудитория может увидеть риски или проблемы, которые не увидел автор проектного предложения. Обсуждение этих рисков и проблем на раннем этапе может помочь проектным группам решить проблемы до того, как они станут серьезными проблемами.

• Помогает планированию. Хорошее проектное предложение помогает бизнесу и его заинтересованным сторонам планировать будущее. Они могут предвидеть, как распределить финансы, время и другие ресурсы, и предсказать, как проект может повлиять на их бизнес в будущем.

Советы по написанию эффективного проектного предложения

Использование проверенных стратегий может помочь сделать ваше проектное предложение еще более эффективным. Для достижения наилучших результатов при составлении проектных предложений учитывайте следующие советы:

Пишите для своей аудитории

Помните о своей аудитории и используйте термины, тон и детали, которые найдут отклик у нее. Предварительное изучение веб-сайтов компании и профилей в социальных сетях поможет вам узнать, какой язык лучше использовать и какой контент включать в текст.

Будьте убедительны

Проектное предложение направлено на то, чтобы убедить получателей действовать определенным образом, поэтому убеждение является жизненно важным. Используйте убедительные инструменты, включая исторические данные, результаты опросов, прогнозы рынка, отзывы и тематические исследования, чтобы побудить к действию. Подчеркивание собственного опыта и квалификации также может вселить уверенность.

Соединить проект с получателем

Проект может показаться хорошей идеей, но он может быть не одобрен или не профинансирован, если ваш адресат не понимает, почему это важно для него. Четко обозначьте связь между целями получателя и проектом, чтобы повысить шансы на успех.

Будьте проще

Простое предложение легко прочитать и понять. Используйте понятные термины, простые предложения и легко выполнимый формат, чтобы сделать ваше предложение понятным.

Следуйте условностям

Может возникнуть соблазн творчески подойти к структуре вашего предложения, чтобы помочь ему выделиться. Однако следование традициям снижает вероятность того, что вы запутаете читателя и забудете важную информацию. Если вам задан определенный формат, убедитесь, что вы строго следуете ему.

Вычитайте и пересмотрите свое предложение

Перечитайте свое предложение, чтобы убедиться, что оно понятно и не содержит орфографических и грамматических ошибок. Представление четкого и безошибочного предложения поможет вам продемонстрировать свой профессионализм, что повысит шансы на одобрение. Если у вас есть время, постарайтесь вычитать свою работу через несколько дней после завершения работы над предложением. Время, проведенное вдали от документа, поможет вам прочитать его более объективными глазами. Вы также можете попросить доверенного коллегу или профессионального редактора вычитать вашу работу.

Типы проектных предложений

Разные проектные предложения имеют разные цели и, следовательно, разные требования. Вот наиболее распространенные типы проектных предложений, которые вам, скорее всего, придется писать.

• Запрашиваемый. Отправлено в ответ на запрос предложения. Вы должны провести тщательное исследование и писать очень убедительно, поскольку ваше проектное предложение будет конкурировать с другими. Вам также может потребоваться придерживаться строгого формата, указанного в запросе на предложение.

• Без запроса. Отправлено без RFP. Хотя вы не конкурируете с другими, вы все равно должны быть очень убедительны, чтобы убедить вашего получателя действовать, поскольку он не просил вашего предложения.

• Неофициальный. Отправлено в ответ на неофициальный запрос клиента. Поскольку запроса на предложение не существует, ваше предложение может быть оформлено по вашему усмотрению.

• Обновление. Отправлено существующему клиенту, чтобы побудить его возобновить ваши услуги. Подчеркнуть прошлые результаты и предсказать будущие выгоды, чтобы убедить клиента действовать.

• Продолжение. Отправлено с целью напомнить инвестору о том, что проект находится в стадии реализации, и предоставить информацию о ходе работ. Это предложение должно быть направлено на передачу информации, а не на убеждение.

• Дополнение. Направлено для напоминания инвестору о том, что проект находится в стадии реализации, и просьбы о выделении дополнительных ресурсов. Оно должно быть убедительным, чтобы побудить инвестора дать больше.

Первые три предложения, как правило, самые длинные, поскольку они касаются новых проектов. Поскольку последние три предложения по проекту сосредоточены на уже существующих проектах и отношениях, они, как правило, могут быть короче.

Пример проектного предложения

Это пример неофициального проектного предложения, которое компания по разработке веб-сайтов может направить модному бутику. Используйте этот пример для составления собственного проектного предложения, которое побудит клиентов, инвесторов и других заинтересованных лиц поддержать ваше видение.

Исполнительное резюме

Rose Boutique — ведущий магазин женской ретро-одежды в районе залива. Однако без веб-сайта магазин не сможет осуществлять продажи за пределами этой области. Как мы уже говорили в нашем недавнем телефонном разговоре, команда Everbright Technology Solutions с удовольствием создаст для вас веб-сайт, который поможет вам расширить свой охват на всю Калифорнию и даже на международный рынок.

На этом сайте будет легко обновляемая корзина с международной валютой и другими функциями для удобства местных покупателей и привлечения более широкой аудитории модниц. Мы предполагаем, что этот веб-сайт поможет вам увеличить продажи на 500% в течение следующих двух лет.

Предыстория проекта

Everbright Technology Solutions — фирма по разработке веб-сайтов, расположенная в Кремниевой долине. У нас большой опыт работы с ритейлерами, особенно с ритейлерами в сфере моды. Мы страстно желаем помочь этим клиентам перейти в цифровой мир и развить их успех с помощью доступных и функциональных веб-сайтов. Мы считаем, что веб-сайт должен дополнять существующие методы ведения бизнеса, а не заменять их. Мы считаем, что такая философия делает нас отличным вариантом для вашего магазина в стиле ретро.

Решения и подход

Мы планируем создать простой, но стильный сайт, который будет соответствовать существующему бренду Rose Boutique. Он должен быть удобным для существующих и растущих клиентов и легко обновляться с помощью системы управления контентом, чтобы всегда отражать актуальные акции и предложения. Это поможет вашему бизнесу стать более конкурентоспособным, поскольку люди все чаще ищут решения для покупок в Интернете.

Веб-сайт будет состоять из следующих компонентов:

• Страница «О нас» с подробным описанием истории и философии магазина

• Интернет-магазин, позволяющий покупателям искать и приобретать вашу продукцию, не выходя из дома. Автоматическая конвертация валют и калькуляторы доставки облегчают совершение покупок в любой точке мира. Интернет-магазин будет принимать платежи с основных кредитных карт и цифровых кошельков.

• Блог, который вы можете обновлять в любое время, публикуя сообщения о новых поступлениях одежды и общие истории, чтобы привлечь читателей, например, сезонные советы по стилю и информацию об иконах ретро-стиля.

• Страница контактов с адресом магазина, телефоном и контактной формой, которую пользователи могут заполнить, чтобы написать вам по электронной почте.

Финансы

Мы возьмем $5,000 за создание этого веб-сайта. В эту стоимость входит следующее:

• Хостинг-пространство на наших серверах

• Двухлетняя регистрация домена https:www.missthingclothing.com (плата за продление составляет $20 каждые последующие два года)

• Полный дизайн и создание веб-сайта

• Интеграция платежей через мобильный кошелек

• Помощь в устранении неполадок через три месяца после поставки

Дополнительные документы

Everbright Technology Solutions приложила следующие документы:

• Список контактов сотрудников Everbright Technology Solutions, работающих над сайтом

• Карта сайта

• Страница с отзывами других розничных торговцев, которые воспользовались его услугами.

Заключение

В целом, веб-сайт, созданный Everbright Technology Solutions, может помочь Rose Boutique расширить свой охват на остальную часть Калифорнии и даже на международный рынок. Веб-сайт будет включать легко обновляемую корзину покупок с международной валютой и другими функциями, чтобы обеспечить удобство для местных покупателей и привлечь более широкую аудиторию. Мы предполагаем, что этот веб-сайт поможет вам увеличить продажи на 500% в течение следующих двух лет.

Every manager or executive has at some point of their career the need to create a project proposal (or initiative, we will use both terms instinctively in this post). In this opportunity we will briefly define the concept, how to write it and more importantly how to present it to an audience. Persuasion is key. Being able to transmit the right message behind the proposal will help you engage your audience with your ideas.

What Is a Project Proposal?

A project proposal is a document that details a new project idea. Its main objective is to communicate the idea, and what is needed to make it happen. In its most basic form, it contains a title, initial and end dates, objectives, goals and the overall main achievement pursued at completion of the project.

Formal project proposals have clear sections that have been proven to effectively communicate a project idea. The basics include context about the problem or pain trying to solve, a high level action plan, and the required resources to execute it. We’ll give you more detail into how to write project proposal categories later on in this article.

Note that a business project proposal is not the same thing as a complete project plan, in terms of project management. The project proposal includes a lot of details in many of the same categories as a project charter or a complete project plan. However, it is not the same document. The project proposal is not a detailed execution plan. There are lots of details that may change between the proposal presentation and the final, approved project plan.

Types of Project Proposals

There are many different kinds of project proposals, since there are many different kinds of projects. For the sake of keeping the article with a reasonable length, we will exemplify Business Project Proposals.

Business project proposals range from formal to informal and vary greatly depending on the industry and company where they are defined. This article focuses on business project proposals, though a lot of the basics and recommendations also apply to different categories.

Situations that Require to Write a Business Project Proposal

Projects intake vary depending on the management frameworks applied by every organization. But there are common management practices that trigger the need for project proposals.

The most common place for project definitions and ideation is during Corporate Planning. Independently of the size of the organization, planning is a practice that every professional organization carries out. Could be defined as Corporate Planning, or just Growth planning, but the time of the year where executives prepare their forecast and plan for the future is the main event where initiatives are defined. In order to evaluate them objectively, project proposals are created. Based on the proposals, the executives decide which projects they will sponsor. With this in mind, it is important that the document is formal, informative, but also persuasive.

How to Write a Project Proposal

The following paragraphs describe the common sections of a professional project proposal document. Keep in mind that this guide does not pretend to be exhaustive and is understood that you’ll need to evaluate adjustments to this outline in order to make it work for your industry, field, and department.

Step One: Define the Purpose around a Problem or Pain

No executive team will approve or fund a project if it’s not solving a realistic problem, situation. While it may sound negative, in business a lot of decisions are made around addressing pains, both organizational and client-facing. This step aims to show stakeholders why your project is important and what are the stakes if they don’t approve it.

Since your problem statement is the very first section of your project proposal, it has to be strong. If you don’t make your audience start believing in the need for a new initiative at this point, it will be very hard to change their minds later on. Don’t exaggerate the problem, since that is easy to discover later on, but be emphatic about why this is a problem that needs fixing. Backup your claims with facts, figures, and business cases. The cost of “not doing” is also a strong argument.

Here are some questions to consider when defining the problem:

Step Two: Introduce The Solution

Now that you’ve hopefully convinced your audience of the existence of a problem, you now have to introduce the proposed solution. The next several steps will help you specify some of the more tangible components of the “how”. On this step, however, you’re still at the dazzling and inspiring stage.

That means your introduction to the plan should focus on its benefits.

How is this going to address the problem and what is your organization going to get out of it? Think increased profits, lowered costs, new products on the market, more satisfied clients, increased brand awareness, etc.

What is the anticipated impact of your project or idea? Focus on wide-ranging effects for a more impressive presentation.

Step Three: Specify Deliverables and Success Criteria

Deliverables are the results of your project. Think about it as the components, both tangible and intangible, that you’ll be delivering. Include the functions and characteristics of each deliverable, such as what it will do, how it will work, and what benefit it will have. Include details such as due date and key tasks required to successfully carry out each deliverable.

Alongside the definition of deliverables are the success criteria. It’s important to specify how you’ll know if each deliverable has been successfully created, as well as the project as a whole. Whenever you’re presenting objectives or criteria for evaluating success, use the SMART goals approach. SMART stands for specific, measurable, achievable, realistic, and time-bound. You can try using a roadmap template to visualize these deliverables and delivery dates.

Step Four: Outline Project Resources

In order to execute a project, you will require resources. Generally in a project proposal you will divide this definition in two. First, an overall estimation of resources in a common language , financial. So you will translate every resource into budgeting terms and define an investment number. Then, you will break down these financials into: assets (i.e.: technology, infrastructure), human resources, services (i.e.: advertisement, consultancy).

Step Five: Outline your Schedule

In this section you will combine deliverables and resources to generate a high level roadmap. Main points to highlight are start and end of the project, delivery dates and resources usage times. In this way you will materialize the proposal in high level activities.

Step Six: Executive Summary

Once the detailed version of your project proposal is complete, it’s time to summarize it into an executive summary. This summary will include a high-level list of each key element of your proposal. The idea of the executive summary is to be able to summarize in one page all the proposal, in a way an executive can grasp the overall scope.

How to Present a Project Proposal to Stakeholders

Your project presentation will follow the basic steps detailed above. Here is a project proposal example structure using project proposal templates to help you get started on your presentation.

Slide 1: Cover Slide with Project Name

Like in all presentations, you don’t dive into the main part of the presentation without introducing the name of the project and yourself as presenter. Covers slides provide some visual stationary previous the presentation kick off. As a recommendation, set a project name that will make it memorable.

Slide 2: Table of Contents

Audience members will have an easier time paying attention if they know what to expect from your proposal presentation. See the following slide for a common project proposal table of contents format. When presenting it, do not dive into details. The agenda slide is aimed to set a mental state in the audience on the structure of the information will follow. It is a presentation best practice to prepare the audience.

Slide 3: The Problem

Summarize your problem statement in one or two sentences. Be BOLD. When creating this problem summary, make sure to touch upon what the problem is, why it is a problem, how this problem manifests, who this problem affects, and what is the fallout of this problem. Make sure your message is directed to the real pain to solve. Avoid repeating the detailed problem definition; the audience can drill down in the documentation for the facts behind your statements.

Slide 4: The Solution

As the first slide that formally introduces your projects proposal, this slide should briefly communicate what it is you are proposing to do. You can frame this slide in terms of the solution to the previously mentioned problem or you can introduce it as your plan. Either way, make sure this project introduction is no more than 1-3 sentences long. You’ll have time to specify other details in later slides. At this point of the presentation, your audience curiosity starts to peak, and you need to build your persuasive speech.

Slide 5: Goals and Benefits

For this slide, you want to briefly list the main goals for what you want to achieve with your project, as well as the top benefits your project will generate for the organization. While there may be a much larger list of these two components in your project proposal document, you’ll want to present the most important/relevant here. Try to group goals and benefits into categories. Remember that what you put on your PowerPoint slides is only the tip of the iceberg when it comes to your presentation. You can and should give more details in the spoken part of your proposal presentation.

Slide 6: Deliverables and Success Criteria

Without going into too much detail, list deliverables, due dates, and criteria for acceptance for your main deliverables.

Slide 7: Project Management Strategy

State the project management strategy you’re planning to use to manage the project. You can’t assume everyone in your audience will understand what each project management strategy entails, so you should also provide a brief description of your choice. These templates detailing the Scrum, Kanban, and Waterfall methodologies can give you ideas of how to summarize your chosen methodology.

Slide 8: Budget

The budget slide remains pretty simple. Report both the total budget you anticipate for the project as well as a general breakdown of the budget into the main categories. Providing the percentage of each category of the budget is helpful for stakeholders to conceptualize it. In the Project Proposal Presentation template we have included a project budget slide (in slide #9) with a data table that can be used to present the Budget information.

Slide 9: Project Requirements

Other than budget, what’s needed in order to complete your project? Will you need human resources, specific software, equipment, or a special location in order to execute your project? Add a simplified list here of the main requirements.

Slide 10: Project Proposal Timeline

You will not be able to present the entire project timeline in a simple project proposal presentation. However, you should present an overview of the timeline, including major phases and deliverables. Instead of presenting a simple chart with deliverables and dates, we recommend placing your timeline of deliverables and phases in an actual calendar. This puts your timeline in a visual context of quarters, months, or weeks, allowing audience members to have a clearer concept of how long this project will take.

Slide 11: Conclusion

Close your project proposal with a very short summary of the project, similar to what you wrote previously when introducing your solution. The point of this is to remind your audience of the overarching reason for this presentation, especially after going over potentially less-than-inspiring details like budget and requirements.

Slide 12: Thank You Slide

Don’t forget to thank your audience for listening to your project proposal. Add your contact information in case this project proposal is sent over email and reviewed individually.

Final Words

In this article we had reviewed the definition of project proposal, its main structure and a guide on how to present it to your stakeholders. For further reading about presentations skills , here is a guide to improving your public speaking skills that will help you present your project proposal even more effectively. Hope you had enjoyed the reading.

Работая над проектом тебе надо подготовить проектное предложение, которое должно содержать следующую информацию.

1)Название проекта

2) Инициатор проекта (ФИО, контактная информация)

3) Руководитель проекта

4) Консультант(ы) проекта

5) Заказчик или целевая аудитория (человек или группа, которым нужен ваш продукт)
Кто это?
Под заказчиком и целевой аудиторией подразумевается конкретный человек или группа людей, которые напрямую заинтересованы в вашей работе. Предполагается, что проект решает определённую проблему заказчика или аудитории. Для проектов одного типа обычно необходим заказчик, для проектов другого типа — целевая аудитория (к примеру, для многих событий или образовательных проектов).

Зачем это нужно?
Чтобы проект был не впустую! Это подтверждает актуальность проблемы, на решение которой направлен проект.

6) Описание проблемы, на решение которой направлен проект.

Сформулируйте конкретную проблему проекта и опишите её. В чём состоит проблема? Кого она затрагивает? В чем возможные причины? Какими могут быть последствия?

Доказать или продемонстрировать существование проблемы можно, обратившись к целевой аудитории или к заказчику, а также к релевантным и достоверным данным. Так вы обоснуете актуальность проекта. Укажите, каким способом вы собираетесь это делать.

Важно для будущего проекта: продукт должен решать заявленную проблему.
Действительно ли проблема разрешима продуктом? Как это проверить?
Если вы наполняете содержанием чат-бот, чтобы люди это читали, то чат-бот должен запуститься. Если вы создаёте законопроект с целью каких-то изменений, то законопроект должен быть принят, а изменения в реальной жизни — заметны и измеряемы. Если вы работаете над бизнес-планом, этот бизнес-план должен быть реализован в бизнесе.
В противных случаях проблема не решается.

7) Цель проекта, которая поможет решить эту проблему.

Задачи проекта, которые помогут реализовать цель.

9) Образ продукта

Что представляет собой будущий продукт? Укажите максимально чёткие и полные характеристики: масштаб, размер, тираж, материал, функции и пр. – в зависимости от типа проекта.

Определите наиболее важные характеристики продукта, которые позволят решить проблему. Обоснуйте своё решение. Подумайте над следующими критериями или придумайте свои.

• Функциональность (Каково назначение продукта? Чему продукт должен способствовать, что должен делать? Как его можно использовать / поддерживать?).
• Эстетический аспект (Для материального продукта — стиль, вид, цвет, форма, размер, текстура, рисунок и т.д., для мероприятия – любые эстетические характеристики, если это применимо).
• Экологический аспект (Где и как продукт будет использоваться и как может повлиять / не повлиять на окружающую среду?).
• Безопасность (Как должна быть учтена безопасность?).
• Эргономика (Какие анатомические / физиологические особенности должны быть учтены?).
• Стоимость (Предел стоимости, из чего складывается стоимость?).

10) Планируемые результаты продукта

11) Основное содержание проекта

12) Взаимодействие с другими людьми в рамках выполнения проекта

Обратите внимание, этот пункт касается и групповых проектов, и индивидуальных. С кем вам приходится постоянно или эпизодически взаимодействовать? Опишите систему отношений между вами и другими людьми (другими участниками группового проекта, учащимися, преподавателями и сотрудниками школы, внешними специалистами и т.д.), вовлеченными в ваш проект. Укажите, в чём ваши действия зависят от них, а что, напротив, зависит от вас.

13) Сроки реализации проекта

14) Ресурсное обеспечение

Перечислите ресурсы, необходимые для реализации проекта. Ресурсы – это все материальные и нематериальные объекты, которыми вы будете пользоваться при создания продукта.

Например:

• человеческие ресурсы (временные и прочие затраты людей, участвующих в создании вашего продукта);
• материальные ресурсы (конкретные предметы, необходимые для создания продукта),
• финансовые ресурсы;
• ваше личное время;
• интернет-ресурсы

и т.д.

В этом пункте будет удобно сначала классифицировать ресурсы, которые вы будете использовать, а затем перечислить необходимые ресурсы в рамках каждого класса.

15) Календарный план/этапы реализации проекта/ поэтапное планирование

Составьте список задач. Задачи – это «шаги», которые поэтапно будут продвигать вас к созданию продукта.

Соотнесите задачи со временем и ресурсами (это и есть планирование). Вы можете использовать разные (удобные для вас) варианты оформления планирования.

16) Возможные риски и пути их преодоления.

Подумайте и опишите, какие проблемы могут препятствовать реализации вашего проекта.

17) Участники проекта (количество и роль каждого в проекте)

18) Чему мне пришлось  научиться в процессе выполнения проекта?

Внедрение в отечественную практику иностранных фраз и оборотов, а также концепций и правил – привычное дело, затрагивающее практически все сферы деятельности человека в России. В системе образования все перемены также были навеяны европейскими канонами: Болонская декларация, образовательные стандарты и программы, НТП и пр.

В последнее время все большая часть выпускников вузов желает защитить дипломный проект на английском языке. Такое рвение – не просто блажь или желание заработать авторитет. Столь необычный шаг приносит автору ВКР немало преимуществ: возможность получения диплома международного образца и допуск к работе на родине и за ее пределами, получить опыт выступлений на иностранном языке (повышение качества знаний и навыков) и пр. Но выполнение аттестационной работы для защиты на английском языке требует тотальной подготовки, а также создания сопутствующих документов, в числе которых выделяют вновь иностранный термин – Project Proposal.

Что это такое?

Project Proposal представляет собой «проектное предложение» к дипломной работе, призванное кратко очертить существенные моменты и предоставить общую информацию о проделанной работе с акцентом на разработки и предложения автора. Этот документ разрабатывается строго на английском языке с учетом всех действующих лингвистических и стилистических правил, параметров оформления и пр.

Подготовить Project Proposal – миссия серьезная, но вполне постижимая для каждого желающего. Притом самое сложное в этом деле – не написание текста на английском языке, а подготовка документа с учетом особенностей структуры и содержания, объема, оформления. Выпускник может изначально выполнить проект на русском, а затем перевести его в нужный формат лично или обратившись к компетентным специалистам. В большинстве случаев у выпускника вызывают сложности при подготовке англоязычного текста в рамках академического письма и разработка проекта со специфической структурой, отличающейся от привычного формата ВКР и защитной речи на русском.

Project Proposal – это особый документ, призванный кратко и емко осветить предложения автора, эффективность разработанных мероприятий и рекомендации по их внедрению/применению.

В составе документа выделяют следующие элементы.

• Введение. Этот раздел призван познакомить аудиторию с основным замыслом и ходом исследования. Средний объем вводного компонент – не более 1 страницы. Данный компонент Project Proposal включает в себя общие сведения: тема исследования, основная идея (проблема) и идея автора (гипотеза). Не забудьте отметить общую информацию об объекте (где будут реализовываться мероприятия и когда они уместны (время, период)).

Помимо этого, исследователь предоставляет краткий реферат, очерчивающий суть проблемы и ее актуальность, цель и степень проработанности явления/вопроса. Важно обосновать выбор темы в подоплеке (подпункт введения), ее современность и важность, притом опираться следует на доказанные и общепризнанные факты, а не личные доводы и предположения, мировоззрение. Средний объем реферата (аннотации) достигает до 100 слов.

Постановка проблемы во введении должна быть емкой и четкой, без «воды», лирических отступлений и излишеств.

Не менее важно отметить профессиональное значение (новизна и значимость) проекта. Для этого достаточно предоставить ответ на простые вопросы: что нового привносит автор, насколько предложение эффективно и рационально? На описание проблемы и новизны отводится до 500 слов.

• Основная часть. В рамках данного раздела Project Proposal автору предстоит описать основные источники информации, которые легли в основу его исследования с конкретизацией выявленных тенденций. Не нужно подробно расписывать теорию: основные понятия, правила и концепции. Достаточно отметить изменение правил и все коррективы, как видоизменялась проблема, что решалось и что оставалось незатронутым.

Здесь же отмечают выбранную методику – основные приемы, инструменты, позволившие автору раскрыть суть изучаемого явления, диагностировать проблему и разработать инновационный путь по ее решению. В большинстве случаев авторы Project Proposal копируют данный фрагмент из русскоязычного введения и переводят на английский.

Краткий отчет с описанием предложений и прогнозами результатов. В данном подпункте приветствуется использование сжатого или развернутого форматов изложения. Первый вариант предполагает краткое описание плана мероприятий и прогнозируемых результатов. Второй сценарий основан на подробном изложении каждого шага с аргументацией, комментариями и выводами. В зависимости от выбранного хода объем основной части Project Proposal может быть различным: от нескольких страниц до нескольких десятков.

На подготовку основной части документа отводится до 2-3 тысяч слов.

• Заключение. Данный раздел самый емкий и максимально точный, подытоживающий все действия автора и подводящий к эффективности полученных результатов, их реалистичности, постижимости и целесообразности/необходимости. Для убедительного итога достаточно отметить тезис, отметить основные предложения и аргументы (для доказательства или опровержения), а затем отметить эффективность итогов в емком выводе по проделанной работе. Объем раздела достигает до 300-500 слов.

Project Proposal – это не просто перевод русскоязычной дипломной работы на английский с учетом европейских стандартов. Здесь происходит тотальная переработка изначального материала с доминирующей конкретикой на фактах, тенденциях, четкостью мероприятий и следствий, их анализом и выводом.

Project Proposal применим, как в образовательной среде, где его объемы достигают до 5-10 страниц и более, так и в трудовой деятельности (для инвесторов, кредиторов, инноваторов и пр.). На практике проектное предложение призвано максимально кратко, емко и аргументированно описать предложение специалистов, инновации и потенциальный результат. Средний объем «практического документа» едва ли достигает 2-3 страниц. Такой формат возможен только на защите.

На защите Project Proposal аттестационная комиссия учитывает не только качество письменного проекта, но и ораторские навыки, убедительность и поведение автора. Финальный этап проходит сугубо на английском языке: автор излагает суть собственной концепции, описывает предлагаемые решения и мероприятия с отметкой на результативность. Продолжительность выступления исследователя занимает около 6-10 минут. Устная речь сопровождается презентацией, где отмечается: проблема исследования, основные мероприятия и результаты. Для наглядности и динамики можно показать общие или наиболее существенные показатели в сравнении «до» и «после», оформление лучше сделать в виде сводной таблицы.

Project Proposal и сопутствующие документы, презентация должны быть оформлены сугубо в научном стиле, без ошибок и погрешностей. Уникальность исследования – не менее 80-85%.

Рекомендации экспертов по подготовке и оформлению Project Proposal

Написать дипломный проект, выделить суть и перевести все материалы на иностранный язык – недостаточно для успеха на защите и получения соответствующей степени признания и пр. Работа над Project Proposal довольно сложная и кропотливая.

Чтобы подготовить качественный материал, важно разобраться в теме, изучив максимум информации, расширив изначальный диапазон исследования (профессиональный кругозор), а затем сузив его до минимума, самого важного по принципу «проблема – симптом – диагностика – решение – эффект». Притом детально расписывать каждый постулат не нужно, достаточно очертить их в нескольких предложениях: кратко емко и четко.

Четко следуйте правилам оформления: структура и объем документа, содержание и научный стиль, графические материалы и списки, литература, титульный лист и пр. Даже незначительные огрехи не позволят получить допуск к защите.

В общем виде проектный документ Project Proposal служит своего рода основой для защиты, выглядит как «защитное слово» с констатацией проблемы, фактов и результатов. Опытные авторы и копирайтеры отмечают, что написание рассматриваемого формата предполагает учет стандартных правил по созданию качественного и «живого» текста:

• Излагайте мысли просто, без чрезмерного употребления профессионализмов и узкоспециализированных терминов. Чем проще, тем лучше и легче, как автору, так и целевой аудитории;
• Все тенденции и динамику лучше показывать графически, наглядно. Так доводы и позиция автора выглядит убедительнее, яснее;
• Измеряйте проблему не только в научном плане (как она изменялась с течением времени), но и в числовом, для определения «глубины» воздействия на объект, важности исследования;
• Оцените подготовленный документ лично и со стороны, отрекитесь от амплуа «автора». Попробуйте самостоятельно прочитать и написать рецензию на текст, предоставьте текст на изучение близкому окружению (родные, друзья) и уточните все ли им понятно и пр. Такой подход позволит убедиться в качестве, ясности и четкости исследования;
• Не бойтесь отмечать несколько решений, альтернатив с акцентом на их эффективность, пригодность.

Если Ваши познания иностранного языка неглубоки, возникают трудности с изложением мыслей и текста, то лучше всего обратится за помощью к квалифицированным экспертам. Команда ОЦ Дисхелп оказывает спектр услуг по подготовке, написанию и переводу студенческих и научных работ, Project Proposal, гарантируя высокое качество, индивидуальный подход и соблюдение всех заявленных заказчиком требований и сроков.