Как составить проформу

Ведение внешнеэкономической деятельности требует наличия определенного пакета документов, поэтому современные предприниматели должны ориентироваться в них и правильно оформлять. Сегодня речь пойдет о таком документе как счет-проформа, образец которого можно найти далее. В ситуациях, когда оплата отгруженного товара не требуется (к примеру, при предоставлении образцов продукции для международных выставок), этот документ незаменим.

Что такое счет-проформа и чем он отличается от обычного счета?

Счет-проформа (proforma invoice) – это предварительный счет за товары или услуги, направляемый продавцом покупателю в соответствии с условиями сделки и не требующий платежа. Документ часто используется в международной практике. Он не имеет установленной законодательством формы, в нем содержится информация о цене и стоимости товаров. Скачать бланк счета-проформы можно на нашем сайте.

Основное отличие между счетом и счетом-проформой заключается в следующем: счет является документом для оплаты, а счет-проформа не содержит требований об уплате указанной в нем суммы и не является основой для совершения сделки. Proforma invoice носит информативный характер, он может быть выписан на отгруженный, но еще не проданный товар. После изучения документа покупатель сможет понять, какую сумму ему придется перечислить за товар.

Общие сведения о счете-проформе

• Подтверждает факт отгрузки товара, но не факт продажи.
• Направляется продавцом покупателю в соответствии с условиями договора.
• Оформляется при помещении ввозимых товаров на таможенную территорию РФ под выбранный таможенный режим.
• Составляется в двух экземплярах: один – на русском языке, другой – на английском.
• Применяется для таких видов транспорта: водный, автомобильный, воздушный, железнодорожный.
• Предъявляется таможенному органу декларирующим лицом при таможенном ввозе и вывозе товаров из РФ для подтверждения заявленных сведений о таможенной стоимости.
• Один экземпляр документа вручают уполномоченному лицу склада временного хранения, а второй оставляют в таможенном органе.

Если предприниматель никогда ранее не составлял подобные документы – он может взять за основу образец заполнения счета-проформы.

В каких случаях используется счет-проформа?

Документ необходим при проведении таможенного контроля и при таможенном оформлении грузов. Продавец высылает покупателю счет-проформу до того, как становятся известными некоторые детали счета. К примеру, точный вес груза не известен, а в контракте указано, что покупатель оплатит ту часть веса, которая будет удостоверена в месте выгрузки. Поэтому в документе продавец указал только предполагаемый вес. Окончательный счет будет выставлен только после уточнения всех деталей.

Счет-проформу выписывают в таких случаях:

• если товар предоставляется бесплатно (отправляется на международные выставки, аукционы, экспертизы и др.);
• если в контракте есть пункт о перечислении аванса покупателем;
• если точная сумма оплаты товара или некоторые его характеристики еще полностью не согласованы.
• если оплата будет произведена в соответствии с другим счетом или документом.

Счет-проформа, образец которого будет представлен далее, часто выполняет роль товаросопроводительного документа. В нем можно прописать размер возможных отклонений по количеству отправляемой продукции. Таможенные органы признают предъявленный счет-проформу как основной документ в случае отсутствия товарной накладной, счета или счета-фактуры.

Обязательные реквизиты документа

В счете-проформе обязательно должны быть указаны:

• реквизиты продавца и покупателя;
• описание товара и его количество;
• страна происхождения товара;
• цена за единицу продукции и общая стоимость груза (в соответствующей валюте);
• базовые условия поставки.

Как заполнять счет-проформу?

1. В верхней части документа прописывают его название и дату составления.
2. Затем максимально подробно указывают информацию о покупателе и продавце (название компании, адрес, контактный номер телефона).
3. После этого необходимо предоставить подробные сведения о товаре (название, основные характеристики, страну происхождения, количество, цену за единицу). Описание дублируется на английском языке.
4. После описания указывают общую стоимость товаров. Все цены приводят в соответствующей валюте, указывая ее код.
5. В конце документа обязательно должна быть подпись декларирующего лица.

Бланк документа дублирует информацию, которую указывают в счете. Но в нем отсутствуют данные о сроках платежей и банковские реквизиты, так как оплата по счету-проформе не предполагается. Документ заполняется на компьютере или иным машинописным способом, ошибки и исправления в нем не допустимы. Описание товаров не должно быть обобщенным.

Образец заполнения счета-проформы

Документы-проформы служат для предоставления потенциальным клиентам ориентировочной стоимости продуктов и услуг, которые они намереваются приобрести у компании. Система генерирует и отправляет предварительный счет продаж клиенту после того, как он совершает покупку товаров или услуг. Документ предварительно фиксирует сделку, хотя нам еще предстоит проверить окончательные детали продажи. Читайте дальше, чтобы узнать о счете-проформе, финансовых отчетах, бюджете и продажах.

Что такое Проформа?

Термин «проформа» происходит от латинского языка и означает «по сути» или «ради формы». Люди обычно используют этот термин для описания того, как они официально распространяют информацию, делая предположения или прогнозы относительно данных, которые могут быть недоступны. Как правило, люди готовят эти финансовые отчеты, не придерживаясь общепринятых принципов бухгалтерского учета. Компания разрабатывает их таким образом, чтобы исключить единовременные расходы, которые не являются частью ее повседневной деятельности, например, расходы на реструктуризацию, которые могут возникнуть после слияния.

По сути, предварительный финансовый отчет может опускать любые элементы, которые компания считает препятствующими точности ее финансовых прогнозов. Это заявление может служить ценным инструментом для оценки будущего потенциала компании.

Счет-проформа

Счет-проформа — это документ, который служит формальным предложением, представленным в формате счета-фактуры. Покупатели запрашивают счет-проформу для получения лицензии на импорт, предотгрузочной оценки, аккредитива или обмена твердой валюты. Кроме того, проформа-инвойс обычно включает те же детали, что и официальная котировка, и часто взаимозаменяема. Предоставление исчерпывающей информации о заказе имеет решающее значение для обеспечения бесперебойной и эффективной работы с потребителем.

Поля в счете-проформе

В отличие от счета-фактуры, который обычно имеет фиксированный набор полей, счет-проформа более гибок в своем содержании. Он может включать любую относящуюся к делу информацию, которая считается необходимой на момент его создания. Когда дело доходит до визуального аспекта, единственное отличие между счетом-проформой и счетом-фактурой продажи заключается в том, что последний требует номера счета-фактуры, в то время как первый обычно воздерживается от его включения. Тем временем мы составили список различных полей в счете-проформе.

• Название компании, платежный адрес и адрес доставки покупателя.
• Информация о продавце, включая его имя и адрес.
• Условия платежа.
• Дата формирования счета.
• Дата последней оплаты счета.
• Описание товара/услуги.
• Цены на товары и услуги.
• Товары и услуги, предлагаемые в количестве.

Когда необходимо отправить счет-проформу?

После того, как вы получили предварительный счет-фактуру, очень важно знать, в какое время его нужно отправить. Крайне важно убедиться, что клиент получил окончательный счет-проформу до поставки товаров или завершения работы. Рекомендуется воздержаться от отправки окончательного счета-проформы до завершения переговоров.

В этом заключается различие между счетом-проформой и стандартным предложением или оценкой. Включение котировок в ваши деловые отношения может быть эффективным средством предоставления вашим клиентам первоначальной оценки затрат. Это также может помочь установить прозрачность и ясность в ваших транзакциях. В случае дополнительных переговоров вы можете внести необходимые коррективы. 

Кроме того, рекомендуется отправить счет-проформу в качестве стандартной деловой практики после того, как обе стороны договорились о сделке. Кроме того, подтверждение работы или продукции перед выполнением заказа гарантирует, что и вы, и ваш клиент находитесь в очереди. Этот шаг помогает избежать каких-либо недоразумений и гарантирует, что результат соответствует ожиданиям клиента.

Проформа финансовой отчетности

Финансовые отчеты-проформы включают спекулятивные цифры или приблизительные значения. В данные включены показатели, отражающие прибыль корпорации при условии исключения конкретных неповторяющихся элементов. Компании часто разрабатывают эти финансовые отчеты, чтобы они служили предварительными или пояснительными документами, которые отклоняются от обычных протоколов бухгалтерского учета. Предприятия используют свое суждение при расчете условной прибыли, включая или исключая элементы, зависящие от того, что они считают показательным для реальной или предстоящей деятельности корпорации. Учитывая гипотетический характер предварительных прогнозов, они нередко демонстрируют значительные отклонения от фактических результатов.

Типы проформы финансовой отчетности

Различные типы проформы финансовой отчетности включают следующее:

№1. Бухгалтерский баланс

Это похоже на фактический баланс во многих отношениях, с основным отличием в том, что часть или вся финансовая отчетность была спроецирована в свете ожидаемых событий. Следовательно, из-за этого некоторые люди используют фразы «проформа баланса» и «прогноз баланса» как синонимы. В этом балансовом отчете можно увидеть прогнозируемые активы, обязательства и капитальные позиции предприятия или бизнеса в любой момент времени.

№ 2. Проформа на весь год

Все транзакции вашего финансового года до этого момента учитываются в этом предварительном прогнозе, а будущие прогнозы добавляются сверху. Таким образом, вы сможете продемонстрировать потенциальным инвесторам или деловым партнерам, как финансовое положение вашей компании может измениться к концу года.

№3. Проформа отчета о прибылях и убытках

Финансовое планирование и управление в значительной степени зависят от точных прогнозов доходов, расходов и прибыли. Эти отчеты о прибылях и убытках полезны в этой ситуации. Эти отчеты о прибылях и убытках показывают прогнозируемую валовую прибыль, выручку, постоянные и переменные операционные расходы, прибыль и остатки.

№ 4. Предварительное прогнозирование финансирования или инвестиций

Возможно, вы предлагаете потенциальным инвесторам идею капиталовложений или дополнительного финансирования или убеждаете деловых партнеров в достоинствах указанных инвестиций или финансирования. Так что, если это так, предварительный финансовый прогноз может помочь вам обосновать свои аргументы. Он предсказывает, как может измениться денежный поток вашей компании в ответ на получение инвестиций от внешней стороны, включая любые процентные платежи, которые необходимо будет произвести.

№5. Анализ риска

Для оценки риска можно использовать предварительную финансовую отчетность. Эти отчеты анализируют финансы Компании как при оптимистичных, так и при пессимистичных предположениях, давая финансовым менеджерам Компании более четкое представление о возможных результатах их решений.

Проформа бюджета 

Предварительный бюджет является важным инструментом финансового планирования, используемым организациями для распределения доходов и расходов по конкретному проекту. Он также предоставляет всесторонний обзор операций бизнеса, приносящих доход, с особым акцентом на прибыль и расходы, связанные с конкретным проектом или инициативой. Используя собранные данные и информацию, компания может эффективно определить свой основной бюджет. Предварительный бюджет может использоваться для самых разных инициатив внутри организации, включая следующие категории проектов:

• Приобретения
• Ипотека
• Банкротства
• Новые обязательства
• Долевые взносы

Следующие вещи подходят для включения в предварительные операционные бюджеты:

• Ввод и вывод денежных средств
• Валовая выручка
• подоходный налог

Как правило, отчет о прибылях и убытках и оценки баланса на конец периода являются основными инструментами для определения этих факторов. В зависимости от следующих условий предварительный бюджет может быть либо очень длинным, либо очень коротким документом.

Проформа продаж

Инвесторы обращают пристальное внимание всякий раз, когда бизнес объявляет о доходах, из-за приведенного ниже ориентировочного числа продаж.

Как создать проформу продаж

Процесс оценки и расчета этих отчетов о продажах можно упростить, разбив его на несколько этапов. Таким образом, они включают в себя следующее:

1. Первым шагом является оценка или расчет доходов предприятий. Просто нам нужно быть осторожными с нашей оценкой.
2. Различные методы расчета обязательств, расходов и прочих затрат.
3. В-третьих, используйте прибыль и общие затраты на предыдущих двух шагах, чтобы определить будущую чистую прибыль компании или группы и построить начальную часть продаж.
4. Необходимо оценить чистое влияние предлагаемой модификации на денежный поток, и это можно сделать путем оценки денежного потока. Из-за характера метода начисления доходы и денежные потоки учитываются по-разному.

Использование официальных продаж

Проформальные продажи используются в следующих случаях:

№1. Бизнес стратегия

Проформа — очень полезный инструмент для бизнеса, поскольку он обычно представлен в стандартизированном формате с разбивкой по столбцам, что позволяет менеджерам эффективно контролировать и управлять альтернативными бизнес-планами посредством тщательного сравнительного исследования. Следовательно, используя этот документ, предприятия могут получить всестороннее представление о потенциальных результатах различных бизнес-стратегий, что позволит им принимать обоснованные решения, которые в конечном итоге принесут пользу организации в целом. Кроме того, с его четким и кратким оформлением проформа является важным ресурсом для любого бизнеса, стремящегося оптимизировать свою деятельность и добиться долгосрочного успеха. Заявления о форме могут быть невероятно полезными, когда дело доходит до управления бизнесом. Эти отчеты предназначены для того, чтобы помочь определить предполагаемое понятие финансовой и операционной деятельности, что может дать ценную информацию об общем состоянии организации. 

№ 2. Внешние отчеты

Чрезвычайно важно предоставить внешний отчет, который эффективно информирует о различных операциях и деятельности компании ее акционеров, кредиторов и потенциальных инвесторов. Этот отчет служит средством информирования этих сторон о текущем состоянии компании, ее финансовом положении и любой другой соответствующей информации, которая может повлиять на их инвестиционные решения. Без такого отчета этим заинтересованным сторонам может быть трудно принимать обоснованные решения об их участии в компании. Поэтому крайне важно обеспечить, чтобы внешний отчет был всеобъемлющим, точным и своевременным, чтобы обеспечить необходимую прозрачность и подотчетность для всех вовлеченных сторон.

№3. Финансовое моделирование

Предварительные данные о продажах предоставляют достаточную информацию для целей расчета финансовых коэффициентов или других математических расчетов. Когда дело доходит до достижения различных корпоративных целей, важно иметь финансовую модель, основанную на предварительных продажах. Этот тип модели может быть невероятно полезен для предприятий, поскольку позволяет им принимать обоснованные решения о своих финансах и планировать будущее с большей точностью. Следовательно, используя проформальную модель финансовых продаж, компании могут лучше понять свое финансовое положение и принять стратегические решения, которые помогут им достичь своих целей. Будь то увеличение доходов, снижение затрат или повышение прибыльности, хорошо продуманная финансовая модель может стать мощным инструментом для любой организации, стремящейся добиться успеха в сегодняшней конкурентной бизнес-среде.

№ 4. Учет последствий изменений

Если бизнес претерпевает или предвидит существенные финансовые изменения, становится необходимым создать предварительные продажи. Этот меморандум представляет собой финансовый документ, в котором излагаются прогнозируемые финансовые показатели компании на основе определенных допущений и гипотетических сценариев. Это важный инструмент, который позволяет предприятиям прогнозировать свое будущее финансовое положение и принимать обоснованные решения о своей деятельности. Следовательно, подготавливая такого рода продажи, компании могут лучше понять свое финансовое положение и соответственно планировать для достижения своих целей.

Что означает проформа в бизнесе?

Предварительная оговорка предсказывает будущие результаты с использованием теоретических фактов или предположений. Предварительные финансовые отчеты или прогнозируемые финансовые отчеты рассматриваются в курсе электронного обучения «Финансовый учет».

Эти финансовые отчеты не могут правильно отражать предыдущие или текущие результаты из-за их предположения. Таким образом, их следует использовать осторожно, а не вместо традиционной финансовой отчетности.

Что такое пример проформы?

Финансовая отчетность-проформа похожа на обычную финансовую отчетность, хотя и основана на гипотетических сценариях, а не на фактических финансовых результатах. Предположим гипотетически, что мое предприятие должно было получить кредит в размере 60,000 60,000 долларов в предстоящем году. После получения кредита в размере XNUMX XNUMX долларов в отчете будут показаны прогнозируемый доход, остатки на счетах и ​​выручка.

Рекомендации

• investopedia.com
• Corporatefinanceinstitute.com
• zoho.com
• freshbooks.com

Статьи по теме

1. Шаги процесса автоматизации заказа на продажу (+ Бесплатный шаблон формы заказа на продажу)
2. ОТЧЕТ О ПРОГНОЗИРУЕМЫХ ДОХОДАХ: Шаблоны и как его подготовить
3. БУХГАЛТЕРСКИЙ СЧЕТ: определение, как его записывать и бесплатные программы
4. УСЛОВИЯ ОПЛАТЫ: как использовать лучшие условия оплаты
5. Счет-проформа: что такое счет-проформа и примеры
6. ЗАКРЫТИЕ ПИСЬМА: способы закончить деловое письмо примерами

Reading Time: 4 minutes

Before shaking hands on a deal, businesses often negotiate about the terms of the deal such as the selling price, discounts, and delivery dates. Once this negotiation is over, it is good practice for the business to send a preliminary draft of the invoice to the buyer showing the agreed-upon deliverables. This document also acts as a tentative agreement and is called the proforma invoice.

Pro forma in Latin stands for ‘for the sake of form,’ implying that it is only a provisional document and will eventually be followed up with an official document. Although proforma invoices are widely used, it is easy to confuse them with regular invoices. This article aims to explain the meaning of proforma invoices using examples, demonstrate their uses, and demystify the differences between a proforma invoice and an invoice.

A proforma invoice is a preliminary invoice that is sent to a buyer before a sale is confirmed. This invoice highlights the deliverables from the seller’s end such as the goods or services to be delivered, their prices, shipping information, and delivery date. After reviewing the proforma invoice, the buyer gives the green light to the seller. The seller proceeds to send a sales invoice and starts working on their part of the deal—manufacturing the products or providing the service.

When is a proforma invoice issued?

A proforma invoice is issued when a seller has discussed the preliminaries of a sale with the buyer but cannot proceed to send an official invoice since the final details of the deal aren’t confirmed by the buyer yet. A proforma invoice can be issued to let the buyer know what exactly to expect from the seller.

A proforma invoice use case:

Suppose that a computer parts manufacturer called Gary Components receives an order for 1,000 computer monitors. Upon receiving the order, without any negotiation or confirmation, Gary Components starts procuring the materials for the monitors and begins manufacturing them. In a month, the manufacturing is complete and Gary Components sends an invoice to the buyer. Looking at the invoice, the buyer is displeased because:

• They think the price is too high and could have been negotiated

• They wanted the delivery date earlier

• They want longer payment terms

Gary Components can still make amends by lowering their prices, rushing to meet the deadlines, voiding their previous invoice, and creating a new invoice that meets the requirements of the buyer, but doing business this way is chaotic and inefficient.

Alternatively, suppose that Gary Components creates a proforma invoice that includes the price of the computer monitors, the delivery date, and the payment terms. Now the buyer has room to negotiate with the seller to find mutually agreeable terms. Upon agreeing, Gary Components sends a proforma invoice as a document of good faith and starts manufacturing the computer monitors. Once the manufacturing is complete, the proforma invoice can be converted into a sales invoice using invoicing software or an accounting tool.

Why do businesses use proforma invoices?

A proforma invoice is used:

• To let the buyer know what to expect from the supplier and to invite negotiation

• To show the supplier’s willingness to offer the goods and services at the discussed price, on the promised date

• To acknowledge the buyer’s acknowledgment and intent to pay

• To streamline the quote-to-cash process

• To act as a quote for internal purchase approval protocols for the buyer

• To save processing time and costs

On the other hand, a proforma invoice is not a legal agreement since it’s only a draft. A proforma invoice is also not a document requesting a payment.

The fields in a proforma invoice:

Unlike an invoice that has a predefined set of fields to be included, a proforma invoice could contain anything that’s relevant at the time of creating it. In terms of its appearance, the only difference between a proforma invoice and a sales invoice is that the invoice number is mandatory for a sales invoice, whereas in the case of a proforma invoice, invoice numbers are mostly avoided.

However, the following fields are typically included in a proforma invoice:

1. The document title ‘Proforma Invoice’

2. Buyer’s details such as the company name, billing address, and shipping address

3. Seller’s details such as the company name and address

4. Payment terms

5. Invoice creation date

6. Invoice expiration date

7. Description of the goods or services

8. The prices of the goods and services

9. Quantity of the goods and services

10. Discounts

11. Taxes

12. Total

A proforma invoice sample:

To help you understand what proforma invoices look like, we’ve used Zoho Invoice to create a sample proforma invoice.

You can download this proforma invoice template and modify it using an external spreadsheet tool.

Proforma invoice vs. invoice:

The difference between proforma invoices and invoices isn’t about the way they look, but the intention with which they are sent. Here’s how proforma invoices and sales invoices compare—

Conclusion:

Sending a tentative summary of the deal before confirming the sale in the form of a proforma invoice streamlines the quote-to-cash process and also gives the buyer leeway to review the terms of the deal before it is actually made. Businesses that are scaling fast and looking for ways to improve their billing processes should definitely consider using proforma invoices.

If you are looking to start using proforma invoices, check out Zoho Invoice. Zoho Invoice is free invoicing software that helps freelancers and small businesses create estimates, convert them into professional invoices, and get paid on time.