При планировании чаще всего используют два бюджетных документа — Бюджет доходов и расходов (БДР) и Бюджет движения денежных средств (БДДС). Однако не стоит забывать про прогнозный баланс. Практически все данные для него представлены в БДР и БДДС. Рассмотрим, как сформировать прогнозный баланс на основе статей этих бюджетов, трансформировать показатели из БДР и БДДС в баланс.
ФОРМИРОВАНИЕ ПРОГНОЗНОГО БАЛАНСА
Чтобы составить прогнозный баланс, нам потребуется пять бюджетных документов:
- Баланс на начало планового периода.
- План БДР.
- План закупа товарных запасов.
- Расчет НДС к уплате.
- План БДДС.
Связь между этими документами покажем схематично (см. рисунок).
Первичным документом в планировании является Бюджет доходов и расходов (табл. 1), в котором представлены планы по выручке, себестоимости проданной продукции и операционным затратам в прогнозном периоде.
Документ «Расчет НДС к уплате» необходим, если компания находится на классической системе налогообложения, то есть является плательщиком налога на добавленную стоимость. В таком случае все доходы и расходы в БДР и часть статей баланса («Основные средства», «Запасы») по правилам бухгалтерского учета отражаются без НДС, и чтобы трансформировать данные из Бюджета доходов и расходов в БДДС, нам потребуется дополнительный столбец в БДР с выделенной в нем ставкой НДС.
Если компания находится на упрощенной системе налогообложения, все статьи в Бюджете доходов и расходов и балансе уже содержат в себе НДС и процесс переноса данных из бюджета в бюджет упрощается.
Как не потерять НДС при трансформации данных из БДР в Бюджет движения денежных средств, а затем из БДДС в Баланс, покажем далее на примере компании с классической системой налогообложения.
Для планирования в БДДС статей 200.1 «Оплата поставщикам» и 218.1 «НДС к уплате» нам потребуется Бюджет движения товарных запасов (табл. 2) и «Расчет НДС к уплате» (табл. 3).
В Бюджете движения товарных запасов мы планируем закуп товарных запасов (ТЗ) исходя из начальных остатков, плана продаж и норматива оборачиваемости ТЗ за период. Вести эту таблицу можно в разбивке вплоть до номенклатуры (если план по выручке также разбит по номенклатуре), но для расчета прогнозного баланса нам достаточно разбить всю номенклатуру на группы по ставкам НДС. В нашем примере ставки — 18 % и 10 %.
Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Планово-экономический отдел» № 7, 2016.
Что хуже убытка? Только кассовый разрыв. В отличие от первого второй заметен сразу. Действительно, как не заметить, когда нет денег на зарплату, налоги и платежи поставщикам. Кроме того, именно несвоевременная оплата по долгам, а не отрицательный финансовый результат – причина банкротства. Предупредить подобное поможет бюджет движения денежных средств (БДДС). В статье рассказываем об особенностях его формирования.
БДДС – это
БДДС – это один из трех финансовых бюджетов. Кроме него есть еще:
- бюджет доходов и расходов (БДР). Подробнее читайте о нем в статье «БДР»
- балансовый бюджет.
В БДДС отражаются плановые поступления и платежи, а также считается чистый денежный поток (ЧДП). Вместе с остатками по деньгам последний показывает либо профицит, либо дефицит денежной массы.
Главная цель составления БДДС – управление платежеспособностью компании. Из нее вытекают частные задачи:
- обоснование необходимости привлечения и расчет величины дополнительных финансовых ресурсов (заемных средств);
- осознание нерациональности текущих условий расчетов с контрагентами и их последующая корректировка;
- создание информационной основы для план-фактного анализа денежных потоков и поиска причин нестыковки прогноза и реальности.
Как связать БДДС и БДР или откуда берутся данные
Сразу условимся: в статье мы исходим из того, что организация:
- составляет БДР;
- располагает информацией о том, кому и когда будет платить, от кого и в какой период ждать поступления. Данные о платежах не обязательно должны быть представлены в виде подробных графиков. Подойдут и средние коэффициенты инкассации, рассчитанные по прошлым периодам (об этом – далее).
Такие сведения – залог простого и максимально верного формирования БДДС.
В основе планирования денежных потоков – будущие доходы и расходы. Доходы лягут в основу притоков, а расходы – оттоков. Правда, важно помнить: это совсем не одно и то же. Вот некоторые различия.
Таблица 1. Разница между доходами, расходами и денежными потоками
|
Критерий для сравнения |
Доходы и расходы |
Денежные потоки |
|
Какой бюджет формируют |
БДР |
БДДС |
|
В какой момент отражаются в бюджете |
Когда у компании возникает право или обязанность на их признание. Например:
|
Когда осуществляется платеж в пользу контрагента или поступает оплата. Наличный/безналичный характер и валюта расчетов не играют роли. Например:
|
|
Что включают/не включают |
Включают «неденежные» составляющие. В числе доходов – это:
В числе расходов:
Не включают полученные и выданные авансы |
Включают:
Не включают «неденежные» доходы и расходы |
|
Какой итог формируют |
Прибыль или убыток |
ЧДП |
|
Как связаны с НДС |
Если БДР строится по тому же принципу, что его фактический «собрат» – отчет о финансовых результатах, то в статьях бюджета нет ни НДС к уплате, ни к возмещению |
Если бюджет формируется по принципам бухгалтерского отчета о движении денежных средств, то НДС в БДДС «сидит» в строках:
|
|
К чему ведет различие между доходами, расходами, денежными потоками |
К возникновению дебиторской и кредиторской задолженности. Например:
|
Приведенное в таблице определяет в том числе суть разницы между БДР и БДДС.
БДДС: как составить прямым и косвенным методом
Есть два подхода к формированию БДДС:
-
прямой. На основе плана по доходам и расходам из БДР, а также с учетом особенностей расчетов с контрагентами организация считает будущие поступления и платежи;
- косвенный. За базу берется прогнозный финансовый результат, а также изменения активов и обязательств из балансового бюджета. Путем корректировки первого на величины последних находят ЧДП. Затем считают плановые остатки денег.
Рассмотрим подробнее оба подхода.
БДДС прямым методом: форма и пример
Вот этапы составления такого бюджета.
Этап 1. Определяемся с начальным остатком денег
Это отправная точка. В идеале следует взять фактическое значение денежных средств в кассе, на расчетном, валютном и специальных счетах, которое сложилось на последний день, предшествующий бюджетному периоду. Например, на 31 декабря.
Однако есть очевидная сложность. Бюджеты готовятся заранее, поэтому узнать фактический остаток не выйдет. Он еще неизвестен. Можно остановиться на плановом значении из БДДС предыдущего года. Если оно не сильно отклоняется от реальности, то вполне сгодится. Когда разрыв между планом и фактом значителен, тогда откорректируйте план с учетом текущей ситуации.
Этап 2. Считаем поступления
Ориентируемся на значения выручки и прочих доходов из БДР, которые переводим в денежные потоки с помощью графиков платежей и/или коэффициентов инкассации.
Важно помнить также о разбивке поступлений на три группы:
- текущие (операционные);
- инвестиционные;
- финансовые.
О том, что включает в себя каждая группа, читайте в статье «Анализ движения денежных средств компании».
Выручка участвуе тв формировании текущих поступлений, а прочие доходы – инвестиционных и финансовых. Обобщенная формула для расчета притоков выглядит так:
.png)
Рисунок 1. Формула для определения денежного притока в БДДС
Как определить значения первых трех слагаемых? Либо по графикам платежей, либо на основе коэффициентов инкассации.
Идеальный вариант – качественно сделанные графики с расписанными датами получения денег от контрагентов в соответствии с условиями договоров. Однако часто они не составляются вообще, либо формируются на срок короче периода бюджетирования.
Выходом становится расчет коэффициентов инкассации по фактическим данным предыдущего года либо квартала при условии, что система расчетов с контрагентами за это время не менялась. Ведь если вместо существовавшей ранее для покупателей отсрочки платежа теперь от них требуется аванс или предоплата, то ценность прошлых цифр – невелика.
Предположим, что изменений не было. Как тогда вычислить эти коэффициенты? Воспользуйтесь следующим алгоритмом.
.png)
Рисунок 2. Расчет коэффициентов инкассации для денежных притоков
Для большей точности разумно рассчитать несколько фактических значений коэффициентов, например, в поквартальном разрезе за год, а затем вывести среднюю величину.
Допустим, коэффициенты окажутся равными 0,6, 0,3 и 0,1. Значит, 60% дохода закрываются денежным платежом в текущем месяце/квартале, еще 30% приходят как аванс, а 10% – оплата отсрочки прошлых периодов. Умножайте их на плановые доходы текущего периода и найдете составляющие поступлений.
Этап 3. Вычисляем платежи
Логика расчета платежей – та же самая, что и для поступлений. Нужны:
- разделение потоков на три группы по типам операций – текущие, инвестиционные, финансовые;
- расчет сумм на основе расходов из БДР, инвестиционных и операционных бюджетов.
Инвестиционные и операционные потребуются, чтобы:
- определить величину капитальных затрат, то есть приобретений основных средств и нематериальных активов. Кроме того, материалов и товаров. Их особенность в том, что они попадают в расходы в отсроченном режиме. Поэтому денежные оттоки по ним иногда формируются раньше расхода;
- убрать амортизацию, ведь она – неденежный расход;
- корректно разнести выплаты по периодам. Это зависит от типа платежа и вида контрагентов. Например, для зарплаты можно использовать упрощенное соотношение 50÷50, где первая половина – аванс текущего месяца, вторая – окончательный расчет следующего.
Увязка между расходами и денежными оттоками сложится по такой обобщенной зависимости:
.png)
Рисунок 3. Увязка между расходами и денежными оттокам
Для вычисления платежей в пользу поставщиков и подрядчиков также пригодятся коэффициенты инкассации. По аналогии с поступлениями считайте их по трем группам, а затем умножайте на плановые суммы приобретений.
.png)
Рисунок 4. Расчет коэффициентов инкассации для денежных оттоков
Этап 4. Считаем ЧДП и остатки денег на конец периода
Разница между плановыми притоками и оттоками определит ЧДП, который также считается в разрезе трех видов операций. Затем вычисляется общее значение чистого потока как сумма частных. Добавляйте его к начальному остатку из первого этапа – получите деньги на конец периода бюджетирования.
Важный технический момент: планирование начинайте с текущих операций, затем переходите к инвестиционным, а завершайте финансовыми. Это так, потому что дефицит денег чаще всего закрывается привлечением кредитов и займов. Они относятся к финансовым поступлениям. Чтобы понять, есть ли в них потребность и, если да, то в каком объеме, сначала определитесь с тем, что дают операционная и инвестиционная деятельность вместе взятые.
Пример статей БДДС, который сформирован прямым методом, смотрите на схеме. Также скачивайте его в формате Excel-таблицы.
.png)
.png)
Рисунок 5. Структура БДДС прямым методом: пример
БДДС косвенным методом: форма и пример
Здесь также выделим четыре этапа.
Этап 1. Берем за основу финансовый результат – чистую прибыль или убыток
Это итоговая строка БДР. В ней сводятся доходы и расходы по всем хозяйственным операциям предприятия. Именно с этого начинается первая проблема применения косвенного метода. Ведь нам требуется разграничить потоки по трем видам деятельности. Логично, что и финансовый результат следует разделить подобным образом.
С операционной составляющей все просто. По ней отдельно рассчитывается прибыль (убыток) от продаж. А вот выделение результата в части инвестиционных и финансовых операций в БДР, как правило, никто не делает. Как быть? Есть как минимум два варианта:
- сделать дополнительные расчеты, вычленив из состава прочих доходов и расходов те, что относятся к инвестиционным, и те, которые попадают в финансовые. Если аналитика организована хорошо и/или подобных операций немного, то это недолгий процесс;
- ничего не считать. При этом исходить из допущения, что чистая прибыль (убыток) – это результат исключительно операционной деятельности. Точность вычисления ЧДП в разрезе групп пострадает, однако получится сэкономить время.
Этап 2. Убираем влияние неденежных доходов и расходов
В таблице из начала статьи мы привели перечень таких составляющих. Выделяйте их в составе БДР или с помощью операционных бюджетов. Затем корректируйте чистую прибыль/убыток следующим образом:
- неденежные расходы прибавляйте;
- неденежные доходы вычитайте.
Этим вы упраздните их воздействие на финансовый результат и сделаете его ближе по значению к ЧДП.
Этап 3. Корректируем на изменения активов, за исключением денежных средств, и обязательств
Данный этап основывается на балансовом бюджете и сводится к тому, чтобы:
- определить изменения по всем статьям за исключением «Нераспределенной прибыли (непокрытого убытка)» и «Денежных средств». Это так потому, что они уже учтены. Первые – в составе чистой прибыли (убытка), от которой отталкиваемся. Вторые – в ЧДП, который вычисляем. Причем для амортизируемых активов расчет делается по первоначальной, а не по остаточной стоимости. Причина – влияние амортизации уже принято во внимание на предыдущем этапе. Не нужно дублировать его еще раз;
- вычесть изменения активов;
- добавить изменения пассивов.
С последними двумя пунктами опять возникает проблема разграничения между видами деятельности. Некоторые составляющие разносятся без труда. Например, изменения:
- запасов – это текущие операции;
- внеоборотных активов и краткосрочных финансовых вложений – инвестиционные;
- заемных средств и собственного капитала – финансовые.
А как быть с дебиторской и кредиторской задолженностью? Ведь в их составе остатки по расчетам по всем типам операций:
- по зарплате и налогам – текущие;
- за поставку оборудования – инвестиционные;
- по дивидендам – финансовые и т.д.
На этот случай есть два варианта решения, схожие с обозначенными выше:
- углубиться в аналитику и разделить права требования и обязательства по видам деятельности;
- отнести изменения дебиторки и кредиторки в полных суммах к текущим операциям.
Этап 4. Получаем ЧДП и добавляем его к остатку денег на начало бюджетного периода
В результате преобразований чистый финансовый результат превратится в ЧДП. Добавляйте его к остатку денег на начало периода, получите итоговый результат.
Пример статей БДДС косвенным методом мы привели на рисунке 5. Шаблон этого же варианта в табличной форме с графами временных отрезков есть в Excel-файле для скачивания.
.png)
Рисунок 6. Пример статей БДДС косвенным методом
В качестве итога скажем: очевидно, что прямой метод проще при формировании БДДС. В нем сложнее сделать расчетные ошибки и ему не требуются никакие допущения в отношении прибыли, дебиторки и кредиторки. Однако он плох с точки зрения анализа, так как не дает ответа на важный вопрос: в чем причина расхождений между финансовым результатом и остатками денег.
Содержание
- Прогнозирование: теория
- Прогнозирование: некоторые лучшие практики
- Прогнозный баланс предприятия: пример расчета
Прогнозирование: теория
Цель составления прогнозного баланса состоит в разработке интегрированного набора финансовых прогнозов, отражающих ожидаемую производительность компании. Эти прогнозы должны иметь:
- Соответствующий уровень детализации:
- типичный прогноз имеет как минимум два периода;
- уровень детализации «настолько прост, насколько это возможно, но не проще». Очень подробные прогнозы отдельных элементов бухгалтерского учета редко имеют смысл, лучше уделить больше внимания для расчетов коэффициентов и их прогнозов.
- Построение хорошо структурированной модели в электронных таблицах Excel или специализированных программных продуктах, например, в «WA:Финансист»:
- входящая информация, вычисления и исходящая информация;
- возможность применения нескольких сценариев.
Уровень детализации должен быть тем меньше, чем на более длительный период компания делает прогноз.
Этап 1: Детальный прогноз на 3-7 лет (обычно 5):
- разрабатываются агрегированные балансы и отчеты о прибылях и убытках;
- доходы должны быть спрогнозированы с использованием реальных значений коэффициентов;
- прогнозы прочих показателей, ссылающиеся на реальные коэффициенты или рассчитанные в процентах от доходов с использованием экспертных оценок.
Этап 2: Упрощенный прогноз на дополнительные 3-7 лет:
- необходимо сосредоточится на нескольких важных переменных, таких как рост выручки, рентабельность, оборот капитала;
- этот этап может сочетаться с этапом 1, если значения коэффициентов можно предсказать на такой длительный срок.
Этап 3: «Стабильное состояние»
- необходимо оценить оставшееся количество лет, используя конечные значения, формулы, кратность или ликвидационную стоимость.
В моделировании очень немногие вещи могут быть действительно спрогнозированы на 10 (или даже 5) лет. Поэтому на этапе 3 используются следующие предположения:
- стабильный рост и реинвестирование операционной прибыли;
- постоянный ROIC;
- хотя бы один бизнес-цикл в периоде прогноза.
Прогнозирование: некоторые лучшие практики
Чтобы прогнозные модели балансов не были хаотичными, необходимо учитывать, что четкое структурирование в начале построения модели при дальнейшей разработке экономит много времени.
Хорошие модели имеют определенные характеристики. Во-первых, исходные данные собраны всего в нескольких местах. Во-вторых, необработанные данные (или пользовательские данные) и расчеты необходимо обозначать отдельно (например, с помощью разного цвета).
Прогнозный баланс: пример расчета в Excel (пример структуры рабочего файла).
Возможны многие варианты электронных таблиц. Например, книга Excel может содержать шесть рабочих листов:
- Исходные данные, состоящие из финансовых показателей компании.
- Скорректированные финансовые результаты на основе исходных данных:
- основываясь на том, насколько анализ должен быть подробным, нужно как минимум сопоставить доходы, операционную прибыль и финансовую прибыль с последними доступными значениями;
- начинать надо с совокупных чисел, уточняя до нужного уровня детализации.
- Прогнозы доходов и расходов с коэффициентами, согласованными за последний год, и прогнозы этих коэффициентов.
- Прогнозный отчет о прибылях и убытках, прогнозный бюджет движения денежных средств (БДДС) и прогнозный баланс предприятия. (Составление прогнозного баланса на основании БДР и БДДС пример в excel — представлен ниже).
- Расчет учетной ставки.
- Сводный прогноз.
Прогнозный баланс предприятия: пример расчета
Хотя будущее неизвестно, тщательный анализ может дать представление о том, как компания может развиваться. Методы составления прогнозного баланса обычно предлагают пошаговое выполнение этого процесса. Можно разбить процесс прогнозирования на шесть шагов:
- Подготовьте и проанализируйте исторические финансовые показатели. Перед прогнозированием будущих финансовых результатов, нужно построить и проанализировать финансовые показатели прошлых периодов.
- Создайте прогноз доходов. Почти каждая позиция будет находиться в прямой или косвенной зависимости от доходов. Вы можете оценить будущие доходы, используя подход либо «сверху вниз» (на основе рынка), либо «снизу вверх» (на основе клиента). Прогнозы должны быть согласованы с историей роста, пониманием развития рынка и способности компании получать долю на рынке.
- Прогноз отчета о прибылях и убытках/бюджет доходов и расходов (БДР). Используйте соответствующие экономические коэффициенты по всем позициям с соответствующим уровнем детализации.
| Прогноз доходов и расходов (БДР) | |||||
|---|---|---|---|---|---|
| Показатели | Бюджетный период | Итого | |||
| 1 | 2 | 3 | 4 | ||
| Объем продаж (ед.) | 800 | 700 | 900 | 800 | 3 200 |
| Выручка | 64 000 | 56 000 | 72 000 | 64 000 | 256 000 |
| Производственная себестоимость | 32 740 | 28 428 | 37 654 | 33 224 | 132 046 |
| Переменные коммерческие | 3 200 | 2 800 | 3 600 | 3 200 | 12 800 |
| Переменные административные | — | — | — | — | — |
| Маржинальная прибыль | 28 060 | 24 772 | 30 746 | 27 576 | 111 154 |
| Произв. накладные постоянные | 6 000 | 6 000 | 6 000 | 6 000 | 24 000 |
| Коммерческие постоянные | 5 100 | 5 100 | 5 100 | 5 100 | 20 400 |
| Административные постоянные | 5 230 | 4 950 | 4 950 | 4 950 | 20 080 |
| Операционная прибыль | 11 730 | 8 722 | 14 696 | 11 526 | 46 674 |
| Проценты к получению | — | — | — | — | — |
| Проценты к уплате | — | — | 579 | 200 | 779 |
| Прибыль до налога | 11 730 | 8 722 | 14 118 | 11 326 | 45 896 |
| Налог на прибыль (20%) | 2 346 | 1 744 | 2 824 | 2 265 | 9 179 |
| Чистая прибыль | 9 384 | 6 978 | 11 294 | 9 061 | 36 716 |
Табл. 1. Прогноз БДР
- Составление прогнозного баланса:
- инвестированный капитал и внереализационный капитал
- средства инвесторов. Заполните баланс путем расчета нераспределенной прибыли и прогнозирования других счетов.
Используйте счета денежных средств и / или долговые счета для балансировки.
| Прогноз движения денежных средств (БДДС) | ||||
|---|---|---|---|---|
| Показатели | Бюджетный период | |||
| 1 | 2 | 3 | 4 | |
| Остаток средств на начало | 10 000 | 10 500 | 7 481 | 7 597 |
| Поступление денежных средств от основной деятельности | ||||
| Выручка от реализации | 54 300 | 57 120 | 66 080 | 64 960 |
| Авансы полученные | — | — | — | — |
| Итого поступлений | 54 300 | 57 120 | 66 080 | 64 960 |
| Выплаты денежных средств от основной деятельности | ||||
| Прямые материалы | 2 370 | 4 509 | 4 866 | 5 164 |
| Прямой труд | 20 000 | 17 250 | 23 000 | 20 250 |
| Общепроизводственные расходы | 14 000 | 12 900 | 15 200 | 14 100 |
| Коммерческие расходы | 8 300 | 7 900 | 8 700 | 8 300 |
| Управленческие расходы | 5 130 | 4 850 | 6 050 | 4 850 |
| Налог на прибыль | 4 000 | |||
| Итого выплат | 53 800 | 47 409 | 57 816 | 52 664 |
| ЧДДС от основной деятельности | 500 | 9 711 | 8 264 | 12 296 |
| Денежные потоки по инвестиционной деятельности | ||||
| Покупка основных средств | — | 24 300 | — | — |
| Долгосрочные фин. вложения | — | — | — | — |
| Реализация основных средств | — | — | — | — |
| Реализация финансовых вложений | — | — | — | — |
| ЧДДС от инвестиционной деят-ти | — | -24 300 | — | — |
| Денежные потоки по финансовой деятельности | ||||
| Получение кредитов | — | 11 570 | 4 000 | — |
| Погашение кредитов | — | — | 11 570 | 4 000 |
| Выплаты процентов за кредит | — | — | 579 | 200 |
| ЧДДС по финансовой деятельности | — | 11 570 | — 8 149 | — 4 200 |
| Остаток средств на конец | 10 500 | 7 481 | 7 597 | 15 693 |
Табл. 2. Прогноз ДДС
| Прогноз Баланса | ||
|---|---|---|
| Наименование статьи | На начало | На конец |
| Актив | ||
| Текущие активы | ||
| Денежные средства | 10 000 | 15 693 |
| Дебиторская задолженность | 9 500 | 28 160 |
| Запасы, в том числе: | 3 754 | 4 600 |
| материалы | 474 | 500 |
| готовая продукция | 3 280 | 4 100 |
| Итого текущих активов | 23 254 | 48 453 |
| Долгосрочные активы | ||
| Основные средства | 100 000 | 124 300 |
| Земля | 50 000 | 50 000 |
| Накопленная амортизация | 60 000 | 73 400 |
| Итого постоянных активов | 90 000 | 100 900 |
| Итого активов | 113 254 | 149 353 |
| Пассив | ||
| Текущие пассивы | ||
| Краткосрочные кредиты и займы | — | — |
| Кредиторская задолженность | 2 200 | 3 437 |
| Задолженность перед бюджетом | 4 000 | 2 146 |
| Итого текущих пассивов | 6 200 | 5 583 |
| Долгосрочная задолженность | ||
| Долгосрочные кредиты и займы | — | — |
| Прочие долгосрочные пассивы | — | — |
| Итого долгосрочных пассивов | — | — |
| Собственный капитал | ||
| Акционерный капитал | 70 000 | 70 000 |
| Нераспределенная прибыль | 37 054 | 73 770 |
| Итого собственный капитал | 107 054 | 143 770 |
| Итого пассивов | 113 254 | 149 353 |
Табл 3. Прогнозный баланс на примере предприятия производственной сферы
- Рассчитайте учетную ставку
- Рассчитайте FCFF / FCFE
FCFF = FCFE + FCFD,
где FCFD — денежный поток кредиторам;
FCFE — денежный поток собственникам.
а. Чтобы завершить прогноз, необходимо рассчитать свободный денежный поток в качестве основы для оценки. Будущий денежный поток следует рассчитывать так же, как и фактический денежный поток.
б. Рассчитать ROIC для обеспечения прогнозов в соответствии с экономическими принципами, отраслевой динамикой и конкурентными преимуществами компании.
с. Сделать графики для модели, чтобы обобщить ключевые результаты.
Таким образом, процесс составления прогнозного баланса для получения адекватного результата должен быть хорошо структурирован, а расчеты показателей могут быть реализованы наилучшим образом с помощью специализированного программного продукта, например, WA:Финансист».
Как выполнять планы на 90% и выше? Составляйте прогнозы по статьям, сравнивайте план с фактом, находите аномалии и улучшайте точность планирования
Инструмент «Бюджет ДДС» в Финтабло выводит прогнозирование будущих денежных потоков современной компании на новый уровень комфорта.
Возможности:
- Точность планирования и подсветка отклонений от плана
- Наглядная Панель приборов для контроля выполнения планов и оценки точности планирования ->
- Автоматическая загрузка факта по учетным статьям для сравнения с планом -> перед глазами всегда актуальные цифры для корректировки прогнозов.
- Углубление в каждую итоговую цифру -> нырнуть до уровня операций по клику.
- Быстрое создание Плановых и Повторяющихся операций прямо из Бюджета.
- Копирование плана по статьям из предыдущего месяца.
- Планирование по направлениям деятельности.
💡 «Нескучные Финансы» рекомендуют каждой компании закрепить на уровне бизнес-процесса планирование Бюджета движения денежных средств на месяц.
Подробнее про принципы планирования от «НФ», а также фрагмент из вебинара от финансового директора «НФ»
🔗 Ссылка на модуль Бюджет
🔗 Курс про финансовое планирование (5 уроков)
Первый урок:
Алгоритм работы с Бюджетом в Финтабло
- Выберите период для отображения
- Зафиксируйте прогноз по каждой статье
- Учитывайте плановые операции
- Копируйте планы предыдущего месяца
- Настраивайте набор статей в Бюджете под себя
- Планируйте по направлениям
- Оценивайте точность планирования и улучшайте прогноз от месяца к месяцу
- Включайте подсветку столбцов, чтобы лучше ориентироваться в цифрах
- Включайте отображение плановых операций, чтобы понять, какие платежи еще предстоит совершить и укладываются ли они в бюджет
- Углубляйтесь в цифры, чтобы найти причину невыполнения плана
Дополнительно:
- Мышление предпринимателя: как выполнять планы на 90% и выше?
- Отрывок из вебинара про составление Бюджета.
1. Выберите период для отображения
Данные группируются по месяцам. Для начала планирования в текущем месяце, выберите в фильтре дат Этот месяц.
Опирайтесь на факт прошлых месяцев. Выберите любой период прошлого и используйте прошлые результаты как ориентир для плана.
2. Зафиксируйте прогноз по каждой статье
Просто кликните на ячейку с нужной статьей и вбейте цифры, добавление и редактирование происходит на лету. Оставьте Комментарий при необходимости.
💡 Важно внимательно пройтись по каждой статье и проставить плановые цифры.
Цель в том, чтобы «пощупать» каждую цифру и понять, как и из чего она получается, а не просто перенести предыдущий план из месяца в месяц.
Для того, чтобы ускорить планирование и избежать лишней ручной работы, мы добавили две возможности: учет Плановых операций и Копирование плана из прошлого месяца.
🔥 Учитывайте при планировании Бюджета запланированные в Платежном календаре операции
Если по статье есть плановые операции, вы увидите это сразу, даже не кликая на ячейку. После клика нажмите на кнопку «Заполнить бюджет», и сумма вставится в ячейку Плана. Так сервис дает понять, что по статье есть плановые операции и нужно заглянуть внутрь.
Нажмите на ячейку статьи, далее на сумму запланированных платежей, чтобы увидеть конкретные будущие операции. Удостоверьтесь, что учтены все платежи. Создавать и редактировать операции можно прямо в этом окне.
🔥 Скопируйте План прошлого месяца
При наведении на слово План, справа появляется плюсик. При клике на него копируется план из прошлого месяца. Данные копируются только в незаполненные ячейки выбранного месяца, чтобы, если ранее планы забивались вручную, не сбить их.
🔥 Настройте набор статей под себя
Исключите из списка статьи, которые сейчас не нужны при планировании или анализе. Скрытые статьи будут сгруппированы внизу списка, при этом суммы по скрытым статьям не будут учитываться в формировании итогов.
◼️ Примеры использования:
- убрать статьи других подразделений, чтобы проанализировать бюджет исключительно данного подразделения
- убрать статьи, по которым нет движения (архивные или давно неиспользуемые статьи)
⚠️ При планировании и/или анализе месяца обращайте внимание на итоги по скрытым статьям, чтобы не упустить их из виду и принять соответствующее решение. Вдруг кто-то запланировал движение по ним или совершил фактический расход, а вы для себя скрыли их за ненадобностью.
🔥 Планируйте по направлениям
При заполнении бюджета укажите, к какому направлению относится это поступление или списание. Так у вас будет возможность сравнить направления бизнеса между собой и отследить, какое из них укладывается в бюджет, а какое выходит за рамки.
3. Оценивайте точность планирования и улучшайте прогноз от месяца к месяцу
С помощью настройки Точности планирования отслеживайте Выполнение плана (%) по каждой статье, а также Отклонение от плана (руб, %).
В столбец Факт данные об операциях подтягиваются автоматически из отчета ДДС за анализируемый месяц.
В верхней строке Итого показывается сальдо по Бюджету (Поступления минус Списания) и рассчитывается итоговая точность планирования.
⚠️ Итоговый % для текущего месяца будет показан после 25-го числа, чтобы не вводить вас в заблуждение. 
Всплывающие подсказки в блоке Списания помогают лучше ориентироваться в выполнении плана по расходам.
Перерасход и Экономия показываются при наведении на ячейку % выполнения плана.
💡 Идеальная картина, к которой нужно стремиться собственнику:
— по факту денег поступает не меньше, чем запланировано;
— фактические расходы соответствуют запланированным.
Это означает, что бюджет выполнен.
4. Включайте подсветку столбцов, чтобы лучше ориентироваться в цифрах
Будут подсвечены как итоговые строки, так и результаты по каждой статье.
Условия подсветки для колонки Выполнение плана.
Для поступлений — получаем сигналы в зависимости от выполнения плана:
- ≥ 100% — план выполнен — подсвечиваем зеленым,
- 51-99% — приблизились к выполнению плана, желтым,
- <50% — план провален — красным.
Для списаний подсветка срабатывает только в случае перерасхода:
- Если Факт больше Плана (>100%) — ячейка подсвечивается красным.
Дополнительные подсветки:
- красным фоном подсвечиваются статьи, по которым не были запланированы расходы, но они произошли;
- желтым фоном подсвечиваются статьи, по которым были запланированы платежи, но фактически они не были произведены. Например, когда запланировали вложить в рекламу 50 000, а по факту в этом месяце расходов по этой статье ноль, потому что операционно плохо сработали и не успели запустить кампанию.
Эти сигналы показывают недостаточную проработку при планировании, помогают обратить внимание на аномальные статьи, после чего «нырнуть» в операционку и разобраться в причинах непредвиденного/неосуществленного расхода.
5. Включайте отображение плановых операций, чтобы понять, какие платежи еще предстоит совершить и укладываются ли они в бюджет
Если вы видим, что у нас по статье запланирована сумма, например, 100 000 рублей. Фактических операций по ней на сегодняшний день уже на 60 000 рублей, а вам предстоят еще плановые операции на сумму 50 000 рублей, то сразу видим, что вышли за рамки бюджета и принимаем соответствующее решение.
6. Углубляйтесь в цифры, чтобы найти причину невыполнения плана
Кликните на ячейку в столбце Факт, чтобы увидеть, из каких операций складывается итоговая сумма по каждой статье. Откроется окно со списком операций по статье за выбранный месяц.
Если вы уже пользуетесь Финтабло и ранее вели бюджет в Excel, рекомендуем перенести вручную планы прошлых месяцев из таблиц, чтобы оценить Точность планирования (сравнить План с Фактом) и сохранить всю историю в одном инструменте.
7. Мышление предпринимателя: как выполнять планы на 90% и выше?
💡 Недостаточно составить план. Нужно еще обеспечить его исполнение
В начале месяца оцениваются результаты прошлого месяца и составляется Бюджет движения денег на текущий месяц.
Инструмент планирования «Бюджет» важно внедрить в каждой компании, чтобы:
- Составлять прогнозы по движению денег и обеспечивать их выполнение.
- Анализировать результаты и улучшать точность планирования.
Помните, что Планирование — это не попытка предсказать будущее.
Недостаточно просто поставить в колонку план желаемую цифру.
Если вы хотите, чтобы она отличалась от значений предыдущих месяцев, задайте правильные вопросы себе как руководителю:
Что мне сделать для того, чтобы обеспечить запланированный результат?
Какие конкретно действия нужно совершить, чтобы достигнуть эту цель?
Планирование — это другой способ мышления относительно будущего компании: установить цель, сфокусироваться на её выполнении и обеспечить это выполнение с помощью командной работы.
8. Фрагмент вебинара от Нескучных финансов про бюджетирование
Удобное и эффективное бюджетирование с помощью БИТ.ФИНАНС
Бюджет движения денежных средств (БДДС) дает информацию о движении финансов (доходы и расходы) организации в аспекте её сфер деятельности. Составляется на различные периоды и с разной периодичностью, но в основном бюджет планируется и формируется помесячно на год.
В основе его создания находится полный финансовый оборот компании. Благодаря этому можно планировать и анализировать поступление и расход денег и вести управление финансированием при устранении кассовых разрывов. Примером кассового разрыва является нарушение в последовательности циклов (получение авансов и окончательного расчета) запланированных к определенному времени. Тогда необходимо пополнение средств с помощью дополнительного капитала или профицита по другим статьям. Эффективное же управление циклами денежных средств возможно благодаря правильному планированию.
Цели и задачи планирования бюджета движения денежных средств
Цель формирования бюджета движения денежных средств — планирование требуемого объема денежных средств, чтобы выявить случаи, когда в организации ожидается их дефицит или профицит. Именно это помогает избегать кассовых разрывов и последующих кризисов.
Для компании, работающей на открытых рынках, главное – это непрерывное планирование, обеспечивающее основную деятельность, покрытие обязательств и социальную защиту сотрудников.
Также он разрабатывается для управления денежными средствами компании. Это подразумевает поиск источников их поступления и целей расходования, поиск причин нехватки или избытка денежных средств. Такой бюджет должен полностью отвечать на следующие вопросы: Надо ли брать кредит компании? Когда именно его нужно брать? Как расставить приоритеты в расчетах? По каким причинам у компании с прибылью нет свободных денежных средств? В отличие от двух других мастер-бюджетов – «доходов и расходов» и «бюджетного баланса», бюджет движения денежных средств не напрямую зависит от политики ведения учета в организации. Сформировать его нетрудно, поэтому многие российские компании своё бюджетирование завершают только его формированием.
Способы планирования БДДС и его состав
С организационной точки зрения есть как минимум два подхода к планированию БДДС. Это «снизу-вверху (bottom-up)» и «сверху-вниз (top-down)».
Подход «снизу-вверх (bottom-up)» предполагает, что все ЦФО (центры финансовой ответственности) формируют его только для своего подразделения. Далее информация собирается по каждому ЦФО, и получается объединенный вариант по всей организации. Главным плюсом этого подхода считается приближенность данных к реальности, потому что бюджет планируется на местах. Но, как бы странно это не было, главным минусом данного подхода считается искусственное занижение доходов или увеличение расходов, в зависимости от того что выгодно руководителям ЦФО.
При подходе «сверху-вниз (top-down)» все наоборот, на уровне управляющей компании планируется консолидированный БДДС в разрезе подразделений, а затем «спускается» подразделениям на выполнение. Основной плюс подхода это соответствие бюджета общей стратегии и целям предприятия, а минусами считаются отсутствие мотивации для руководителей подразделений на местах, и высокие трудозатраты на составление бюджета, приближенного к реальности, т.к. необходимо проводить рыночные исследования.
Также еще есть третий комбинированный подход «вверх и вниз (down-up)». Не сложно догадаться по названию, что это есть комбинация сразу двух, описанных выше подходов. То есть сначала руководители ЦФО формируют БДДС своих подразделений и передают в управляющую компанию, она формирует консолидированный вариант по всей компании, затем корректирует его в соответствии с целями и общей стратегией, получается финальный вариант, и он уже «спускается вниз» конечным подразделениям, и как правило этот вариант отличается от того, что подразделения подавали изначально в управляющую компанию. Данный подход собирает все основные плюсы и нивелирует минусы предыдущих подходов, но он имеет один большой минус, это значительные временные затраты на составление.
БДДС состоит из 100–300 статей, разбитых по сферам деятельности: операционная, финансовая, инвестиционная. Статьи должны отражать специфику бизнеса и в расходной, и в доходной части.
Источники для создания:
- Фактические данные прошлого периода, умноженные на коэффициент
- Планируемые графики движения денежных средств по уже заключенным договорам
- Сбор потребностей от административных подразделений
- Плановые показатели доходов и расходов на этот же период
Также в источниках данных могут применяться различные рыночные исследования, из которых можно определить темпы роста для компании.
Наиболее популярным источником является информация из бюджета доходов и расходов. Его зависимость от статей доходов и расходов (БДР) является очевидной, поэтому еще одним способом формирования БДДС является его расчет через плановый БДР и типовые условия расчетов. За их соблюдение ответственны ЦФО. При использовании этого способа следует учитывать не только расходы рассматриваемого периода, но и погашение кредиторской задолженности за предыдущие периоды, и авансовые выплаты, которые могут стать в расходами в будущие отчетные периоды.
Как подготовку к проведению таких расчетов справочник выделяет и фиксирует денежные и неденежные статьи БДР по принципам:
- запланированные расходы по денежным статьям необходимо финансировать в этом же или в ближайших периодах (месяцах);
- неденежные расходы возникают из-за проведенного ранее финансирования какого-либо проекта или покупки запасов, которые затем списываются в расходы.
Для организаций-плательщиков НДС кроме названных признаков по всем статьям БДР необходимо учесть, будет ли перечисляться НДС при оплате контрагенту или нет.
Формирование БДДС в БИТ.ФИНАНС
Программа «БИТ.ФИНАНС» позволяет автоматизировать процесс формирования БДДС. В системе предусмотрен справочник для хранения статей оборотов:
Также есть возможность указать иные структуры бюджетов, основанные на статьях оборотов с помощью справочника «Бюджеты».
Для планирования БДДС в аспекте ЦФО возможно указать финансовую структуру компании в справочнике «ЦФО».
Для ввода плановой информации используется документ «Форма ввода бюджета». В этом документе можно в удобной форме ввести данные вручную или заполнить его на основании любых алгоритмов расчета – измененные данные прошлых лет, графики договоров, загрузка из Excel, на основании данных БДР и любыми расчетами, написанными с помощью запросов. Данные в одной ячейке могут быть разбиты на несколько строк табличной части, что позволяет планировать сразу в разрезе множества аналитик.
После заполнения документа «Форма ввода бюджета» его необходимо отправить на согласование.
Вкладка согласования состоит из двух частей. Слева указан список согласующих, а справа сам маршрут согласования. Маршруты согласования легко настраиваются в режиме предприятия, без программирования. Для согласования необходимо кликнуть по нужному объекту схемы в правой части, либо указать решение в табличной части слева.
К каждой визе можно указать комментарий.
Историю установки виз можно просмотреть на закладке история (здесь будут выводиться комментарии, если они есть), а также написать сообщение к любой визе.
Еще одним способом установки виз является обработка «Рабочее место визирования». В обработке можно сформировать перечень доступных к установке виз, выполнить отборы, открыть необходимые документы для просмотра и выполнить групповую установку виз.
Поскольку в программе БИТ.ФИНАНС есть возможность контролировать заявки на расходование денежных средств, после согласования обычно устанавливаются контрольные бюджетные значения. Фиксация лимитов осуществляется документом «Установка контрольных значений», в котором можно указать по каким разрезам бюджетирования производить контроль заявок.
Сбор фактических данных происходит автоматически при проведении платежных документов в бухгалтерском учете. Для списания денежных средств аналитика берется из заявок на расходование денежных средств, а в случае прихода денежных средств существует возможность указать значения аналитик вручную или настроить соответствия – между статьями регламентированного учета и бюджетными статьями, между подразделениями организации и ЦФО.
Для анализа составленных плановых данных в системе служит отчет «Отчет по бюджету». Он выводит данные в различных разрезах аналитики и в любой периодичности.
Также в системе работает отчет «План-фактный анализ по бюджету», который позволяет сравнить между собой плановые и фактические данные.
