Как составить программу для конференции

Колонка редактора vc.ru.

До встречи с vc.ru я несколько лет работала организатором крупных конференций: искала площадки, привлекала спонсоров, организовывала продвижение, подбирала спикеров и создавала программы мероприятий. Вместе с этим я посещала много событий, чтобы развивать насмотренность и изучать рынок: кто какие приёмы использует, кого из спикеров стоит вовлечь в свои проекты.

За это время у меня сложилось представление о хороших конференциях и тех, чья программа «разваливается» из-за неправильной подготовки. Я хочу поделиться опытом, который может помочь в организации мероприятий.

Начинать нужно с идеи

Первое, с чего нужно начать — ответить на вопрос: «Зачем я делаю это мероприятие?».

Чтобы проработать идею, я задаю себе несколько вопросов:

Отвечать на вопросы нужно честно. Эту работу вы в первую очередь проделываете для себя. Впоследствии она помогает продавать идею проекта потенциальным спикерам и партнёрам. Когда вы по-настоящему во что-то вовлечены, то отклик найдётся. Люди вовлекаются в вовлечённость. Поэтому важно найти в идее что-то своё, то, что будет вдохновлять вас объяснять задачу мероприятия другим людям.

Например, последний проект, который я реализовывала, был направлен на развитие здоровой корпоративной культуры: той, где сотрудников уважают, где ценности команды перекликаются с задачами бизнеса. Главная идея мероприятия: люди — на первом месте. Не финансы, не стратегия, не конкуренты, а сотрудники. С таким посылом мы обращались к спикерам, партнёрам, участникам.

Мне было важно делать этот проект, поскольку на прошлом месте работы я регулярно слышала: «Сиди на месте, твои идеи здесь неуместны, больше ответственности мы тебе не доверим». Поэтому мне искренне хотелось, чтобы как можно больше руководителей учились доверять своим командам и поверили, что возраст — не помеха большим достижением, и не нужно заранее считать, что «молодой, значит, безответственный».

Строгая приверженность идее не позволяли нам пропускать в проект спикеров, чьи ценности говорили обратное: «Да, люди — это важно, но я хочу затесаться в проект, чтобы создать себе репутацию, а в компании у меня ад».

Многие владельцы бизнеса и генеральные директора оскорблялись, когда мы отказывали им в выступлениях, но мы знали, что если размыть границу и сделать хотя бы одно исключение, программа мероприятия не будет целостной. Люди, сидящие в зале, моментально чувствуют фальшь со сцены. Поэтому вера в идею помогала нам фильтровать «неправильных» спикеров и находить тех, кто разделял концепцию и транслировал со сцены близкую нам позицию.

Подход «сначала идея, затем всё остальное» можно масштабировать на любые конференции. Даже корпоративный праздник можно построить вокруг одной идеи. Например, сблизить сотрудников после сложного периода в жизни компании.

Разложить идею на модули в программе

Следующий шаг — это разложить идею на задачи. Понять, через какие инструменты достигать своего видения. В этом помогает подход «идея-задача». Например, идея мероприятия — вдохновить руководителей относиться к сотрудникам как к людям, а не роботам для извлечения прибыли и обогащения акционеров.

Определить задачи помогут следующие вопросы:

Другой подход — это разложить идею на программные модули. Например, когда мы готовили мероприятие для молодёжи, мы придумали видение: «От мысли к действию». Мы хотели вдохновить студентов на создание возможностей для развития и на реализацию задуманного.

Для этого мы создали в программе три блока: «Моя карьера», «Мой бизнес» и модуль для тех, кто не знает, чего хочет. Каждый блок мы наполнили вдохновляющими выступлениями спикеров, прикладными воркшопами, презентацией возможностей, деловыми играми и другими форматами.

Каждый модуль программы и вопрос должны быть соединены с главной идеей мероприятия. Тогда у участников создастся ощущение целостного опыта во время мероприятия. И спикеры будут не лебедем, раком да щукой, а единой командой.

При этом приверженность одной идее не означает, что на протяжении всего мероприятия состав спикеров будет пережёвывать одну и ту же пластинку. Важно подобрать выступающих с разным опытом и обозначить им общую канву, помочь подготовиться и не зажимать в чересчур строгих рамках.

Фокус-группы для первой проверки

Следующий шаг — это тест-драйв идеи на целевой аудитории.

Каждый член команды вне зависимости от зоны ответственности проводил глубинное интервью. Так все понимали, из чего состоит продукт, больше вовлекались в идею. И не создавалось перекоса — например, когда программный директор понимает суть проекта, а технический менеджер знает только размеры площадки и заказ на кейтеринг.

Глубинные интервью помогли нам собрать боли участников и положить их в основу будущей программы. На этом этапе часто отметались ненужные идеи. То, что казалось нам гениальной темой, порой было уже неактуальной. Поэтому важно жить не в своих догадках, а пойти к участникам и с помощью правильно составленных вопросов получить информацию.

При этом мы не показывали черновик с модулями и не презентовали идею. Мы не спрашивали мнение участников на первые наработки. Люди часто не знают, чего хотят. Если бы я сообщила топ-менеджерам, что на конференцию по управлению людьми приглашаю в роли спикера кардиохирурга, то вряд ли получила бы поддержку с их стороны.

После фокус-групп стоит пообщаться с менторами. Это отдельные эксперты или специализированные организации, которые разбираются в вашей теме и могут дать профессиональную оценку вашим идеям. На этих встречах по разбору программы часто бывает больно и кажется, что всё придётся переделать.

Важно не поддаваться первому впечатлению, спокойно вернуться в офис, дать мнению других людей отлежаться некоторое время, а затем внимательно отфильтровать чужую обратную связь. Для меня откровением было то, что не нужно сразу бежать и делать так, как сказали сторонние эксперты. Нужно помнить, что они провели с вашим продуктом два часа, а вы с ним сидите два месяца и больше погружены в происходящее.

Поэтому стоящие и конструктивные комментарии нужно забирать на проработку, а остальное — оставлять в стороне.

Черновик программы

После обсуждения идей с экспертами, разговоров о видении и задачах проекта можно приступать к формированию программы.

Мне помогал такой алгоритм:

Подбор спикеров

Когда известно, о чём будет проект, можно начинать работу со спикерами. Первым делом я обычно составляю таргет-листы на каждую секцию. Смотрю на тему и исследую рынок — кто из спикеров лучше всего подходит по контексту к определённой теме.

В каждой категории находится примерно 30 спикеров. Самое большое количество спикеров, с которым мне приходилось работать, — 100 человек. Мы с командой составили сложную многоуровневую программу трёхдневного форума, которая требовала вовлечения большого количества экспертов. Таргет-лист той конференции насчитывал около 500 фамилий. В среднем на десять «холодных» спикеров приходится одно соглашение сотрудничать.

Важно осмотрительно помещать каждую фамилию в список. Вариант «напишу предложения всем, а там кто выстрелит» — плохой. Есть риск, что согласятся больше, чем нужно, и среди них будут те, кто вам не подходит. Поэтому приглашая человека, нужно быть уверенным, что он подходит.

При этом мы всегда оставляли за собой как за организаторами право отказать в выступлении. Это значит, что первая встреча проходила в ознакомительном формате, мы расспрашивали спикера, он — нас. Изучали опыт, смотрели на соответствие нашим ценностям. Если после встречи первое очарование проходило, а в сухом остатке ничего не оставалось, — отказывали.

Важно доверять своей интуиции. Это позволит сохранить целостность конференции и создаст репутацию организатора, который тщательно собирает программу и знает, что он делает.

Всех спикеров мы делили на несколько категорий: «звёздные», «жемчужины» и «тренеры».

В первую группу попадают известные нашей аудитории имена, с помощью которых организатор привлекает регистрации и продаёт билеты. Это, как правило, спикеры, которым мы отдавали выступления на большой сцене.

Вторая группа — неизвестные рынку имена, которые мы «с лупой» искали по всей стране. Но эти люди настолько крутые, что именно о них будут говорить после мероприятия.

Третья — практики, эксперты, у которых есть знания в определённой области. Они смогут обучить навыку в формате воркшопа. Например, у нас есть задача — объяснить участникам, как развивать эмоциональный интеллект, чтобы выстроить отношения в команде. Для этого мы приглашаем человека, который обучает специальным методикам, а не говорит, что у него это получается от природы.

Часто бывало так, что встреча со спикером разворачивала нас в новую сторону и помогала отыскать новую тему. Программа — это живой организм, который каждый раз немного меняется. Иногда программа менялась за неделю до конференции, потому что встреча со спикером помогла нам под другим углом посмотреть на тему.

Другой момент — приглашение неожиданных спикеров. Мы никогда не боялись звать на деловые мероприятия спикеров из разных сфер: спорта, медицины, благотворительного сектора. Таким образом мы создавали метафору, которую участники вполне могут понять из контекста. Также это разбавляет общую тональность мероприятия, добавляет участникам любопытства и помогает смотреть на вещи под новым углом.

Например, когда мы рассматривали тему о стоимости ошибки на рабочем месте, мы пригласили кардиохирурга поделиться своим опытом. Ошибка на его работе — смерть. Выслушав выступление, участники задумались, что происходит, когда ошибаются они, сравнили масштаб последствий.

После таких выступлений участники нередко меняют место работы или сферу деятельности, потому что видят страстно влюблённых в своё дело спикеров, которые ценят то, чем занимаются. Участников это вдохновляет на перемены: поиск новой работы или смену сферы деятельности.

Работа со спикерами

После подтверждения участия спикера, размещения информации о нём на сайте, в приглашениях и рассылке начинается этап подготовки выступления. По-хорошему, этой работой должен заниматься отдельный специалист, который не ищет стулья, не считает капкейки на кейтеринг и не находится на площадке в ночь перед проектом для монтажа с технической командой.

По моему опыту, эффективно работает такой алгоритм подготовки выступления:

Экстра-программа

Кроме деловой программы мы продумывали особенные события, которые позволяют участникам не заскучать и постоянно быть в тонусе во время мероприятия.

Например, один из спикеров для метафоры о единой атмосфере в зале бросал участникам клубки шерстяных ниток. У нас остались клёвые фотографии с этого момента, а у участников — яркие эмоции. При этом в зале находились взрослые люди, которые заплатили за участие в конференции несколько десятков тысяч рублей. Но кто сказал, что мероприятие с серьёзной повесткой должно быть непременно строгим?

Другой инструмент — это придумать активности, которыми участники могут заняться во время перерывов на конференции. Однажды мы придумали карту проектов — каждый участник во время кофе-брейка мог нанести свой проект на карту России и оставить свои контакты. Люди фотографировались рядом с картой и находили дополнительный повод пообщаться.

Такие активности можно продавать в рамках спонсорских контрактов. Это гораздо интереснее, чем просто разместить логотип на сайте конференции.

Необязательно каждый раз проходить все этапы при подготовке конференции. Достаточно знать, что одно событие — одна генеральная идея и с уважением относиться к спикерам и участникам. То, что гости пришли на конференцию и не могут покинуть её из вежливости, хотя скучают, — грустно. Если перед вами стоит задача сделать конференцию, то можно получить удовольствие от подготовки и удивить участников качеством программы.

После прелюдий, принципов и нелирических отступлений переходим к первому блоку процесса управления программой (agenda management) образовательного события:

Как правильно распланировать программу конференции?

Я не очень люблю правила, но тем не менее использую это слово — правильно — исключительно краткости ради. Так что договоримся на берегу: под ‘правильно’ здесь и далее я понимаю следующее: грамотно, управляемо, в соответствии с достижением целей.

Главное правило построения программы конференции: дивгаемся от общего к частному.

Нарушение этого правила — корень зла 99% неудавшихся конференций. Непрофессиональные организаторы мыслят примерно таким образом: «Так, что у нас там? Конференция по маркетингу? Один день на все? Ну, начнем часиков в десять, раньше все равно никто не приедет, где-то в час дня устроим перерыв обед, после обеда еще часа два-три… С утра пока туда-сюда, регистрация, в конце тоже полчасика на подведение итогов — вот у нас получилось около пяти часов на доклады. По полчаса на человека хватит? Плюс вопросы, перерывы… где бы нам раздобыть штук 8 докладчиков на околомаркетинговые темы?»

Все бы было не так смешно, если б ни было так печально: увы, придумать полноценную программу конференции по всем правилам способны немногие, потому что это сакральное знание каким-то образом не самозарождается в головах неопытных организаторов. А на приобретение соответствующего опыта нужно время, которое в век бешеных скоростей и развития технологий особенно ценно.

Спроектировать уникальную, целостную, оставляющую неизгладимое впечатление программу конференции возможно только при последовательном прохождении семи шагов.

Не пропуская ни одного шага, не меняя их местами. И ни в коем случае не в обратном порядке.

Чтобы смягчить строгость главного правила, замечу: да, идеи в процессе подготовки любят фонтанировать, и они никогда не соблюдают этого правила. Уникальный навык опытного менеджера программы заключается в том, чтобы записывать все идеи, которые приходят в голову, но обдумывать и развивать их только тогда, когда до них дойдет очередь. А очередь эта определяется теми самыми семью шагами.

Шаг 1. Как правильно поставить цели конференции

«Выполнить каждый шаг» на деле значит ответить на ключевые вопросы. И ответить необходимо письменно. О том, как эти ответы красиво и грамотно оформлять, я расскажу в отдельном посте, в сейчас сосредоточимся на главном. Первый шаг требует стратегического и отчасти маркетингового мышления.

Какова роль конференции? Что ее присутствие меняет в большем, чем она сама, контексте?

В соответствии с одним из четырех принципов работы менеджера программы, опишите, какое значение конференция будет иметь для города, страны, отрасли, компании, трендов года — чего угодно, что больше и длительнее, чем она сама.

Когда она происходит?

Определите даты, наиболее подходящие для влияния на описанный в предыдущем вопросе контекст, и обозначьте время (длительность). Длительность обычно определяется бюджетом конференции и иногда форматом, но на данном этапе не стоит зацикливаться на этом. Куда важнее масштаб конференции: будет это полдня, пара выходных или основательный выезд за город на неделю?

Чего мы хотим добиться этой конференцией?

Поставьте четкие цели и определите, как вы их будете измерять.
Всеми любимые KPI (key performance indicators) — это измеримые показатели, глядя на которые можно однозначно сказать как во время конференции, так и по ее завершению, насколько вы приблизились к цели. Это одновременно и мера прогресса, и мера результата. В завивисимости от целей конференции измерители могут быть разными: количество участников, количество упоминаний в медиа, оценка в отзывах больше 4.6 из 5 и так далее.

Кто будут участники? Каков их профиль (профессиональный, культурный, социальный)?

Опишите портрет участника так, как будто описываете персонажа в книге. Кто эти люди? Что они знают, чего не знают? Чем интересуются, что их раздражает? Что они считают продуктивно потраченным временем? Вы собираетесь втянуть их в сомнительную авантюру — потратить несколько часов (а то и дней) своей жизни на вашу конференцию. Зачастую вы хотите, чтобы они еще и деньги за это заплатили. Вы не можете себе позволить такой роскоши как не знать, чего хочет участник. Он ведь просто не придет.

Есть ли необходимость разделить участников на разные треки?

Если аудитория существенно различается по уровню и потребностям в получении знания, может быть ее стоит разделить на несколько параллельных групп — треков или, как их еще называют, потоков. Треки могут идти полностью отдельно или иногда сходиться на общие сессии и снова расходиться — это вы пропишете потом, на данном этапе необходимо понять, есть ли потребность в разделении вообще.

Поздравляю! Получив ответы на все вопросы первого шага, вы заложили четкую основу всей конференции. Есть цели, есть понимание целевой аудитории, есть контекст. Секрет в том, чтобы ответы на эти вопросы были в голове каждого организатора, вне зависимости от того, какую роль он играет во всем процессе. Даже если это девочка в фирменной футблоке на стойке регистрации, она должна знать ответы на эти вопросы.

Только так можно добиться ответственности на основе чувства сопричастности, только так можно вывести организацию события на качественно новый уровень. А для многих людей «на подхвате», особенно волонтеров, понимание глобальных целей и аудитории может стать источником мотивации.

Как и кто должен отвечать на эти вопросы?

Возможны разные варианты получения этих ответов. Можно прописать все ответы и донести их до всей команды на первой встрече. А можно ответить на вопросы всем вместе и в процессе командной работы родить единое понимание. Также можно менеджеру проекта прописать ответы заранее, а потом встретиться лично с каждым членом оргкомитета и донести все в более персонализированном, основанном на индивидуальной мотивации формате.

Единственное, чего делать нельзя, это переходить к следующему шагу, не завершив первый.

Другие посты из серии:

Создание программы конференции шаг за шагом. Шаг 2
Создание программы конференции шаг за шагом. Шаг 3
Создание программы конференции шаг за шагом. Шаг 4
Создание программы конференции шаг за шагом. Шаг 5
Создание программы конференции шаг за шагом. Шаг 6
Создание программы конференции шаг за шагом. Шаг 7
Основы управления содержанием конференции. Прелюдия
Базовые принципы и порядок действий в управлении содержанием конференций
Роль менеджера программы (agenda manager) конференции

 

Хотите разобраться в искусстве построения программы конференции более глубоко и детально?

Я консультирую организаторов индивидуально и помогаю им применить принципы и алгоритмы адженда-менеджмента на практике. Вместе с вами мы разберемся, как создать эффективную программу вашего события. Вот как это работает.

(Visited 4 573 times, 1 visits today)

Привет, Хабр! На связи программный комитет FrontendConf. Расскажем, как мы составляем программу нашей конференции и боремся за её актуальность — проводим исследования и общаемся с аудиторией.

FrontendConf = доклады + общение + опыт 

Саму конференцию можно сравнить с продуктом, а участников — с пользователями, которые с его помощью достигают своих целей. Конференции — это не только доклады, но и получение опыта, общение с другими разработчиками, возможность завести новые знакомства, пообщаться с сотрудниками крупных компаний. При этом доклады остаются центральной частью мероприятия, причиной посетить именно эту конференцию и источником новых знаний.

В программном комитете FrontendConf собрались опытные специалисты, которые давно работают в индустрии и собирают программы больше 7 лет. Это позволяет нам составлять программу, чётко ориентируясь на запросы аудитории. Мы совместными усилиями стараемся подбирать максимально близкие и интересные для аудитории темы и доклады.

Конечно, из-за длительного погружения в контекст взгляд может замылиться. Чтобы выяснить, где проходит граница между реалиями рынка и нашим субъективным взглядом, и собрать действительно актуальную программу, мы подошли к задаче фундаментально. 

Нашей целью было — собрать список актуальных тем, интересных и бизнесу, и разработчикам. Выявить боли, которые мешают бизнесам развиваться, узнать, где компании испытывают проблемы, а разработчики видят точки роста.

Чтобы всё это выяснить, мы провели исследование в двух частях:

• Качественное исследование с компаниями на рынке.

• Количественное исследование с разработчиками с рынка.

Качественное исследование, чтобы определить волнующие вопросы

Задача первого и основного этапа — лично пообщаться с компаниями и выяснить:

• технические навыки, особенно ценные в их командах;

• проблемы, которые испытывают команды на этапе разработки и релизного цикла;

• насущные, больные темы команд;

• темы, которые командам хотелось бы раскрыть или обсудить дополнительно.

Список и формулировка вопросов — не строгие. Ведь такой CustDev — это диалог с командами, задача которого вытащить боли и ценности этих команд. 

В общей сложности нам удалось провести CustDev с 15 компаниями, с несколькими командами в каждой из них. У каждой было своё мнение и ответы. 

В CustDev участвовали: Тинькофф, Почтатех, Райффайзен Банк, Росбанк, Сбер, МТС, Магнит, Альфа-банк, Manychat, Яндекс Маркет, Авито, Яндекс, Мой Офис, Касперский и Сбердевайсы.

В результате глубинного интервью мы смогли получить общую картину. Затем мы сформировали крупные блоки тем и сделали из них разбивку на более мелкие. Несмотря на количество и разнообразность компаний, общая картина получилась достаточно цельной и однородной. Это говорит о том, что рынок в целом смотрит в одну сторону.

Количественное исследование, чтобы определить топ тем

Хотя по большей части именно компании отправляют разработчиков на конференции, нам важно было убедиться, что эти темы интересны не только компаниям, но и самим разработчикам. Ведь именно они участвуют в конференции. Поэтому мы решили взять темы, которые сформировали на прошлом этапе, и спросить разработчиков, к каким из них они испытывают наибольший интерес.

Собрав больше 1000 ответов, мы рассчитали процент заинтересованной аудитории по каждой теме и смогли составить топ интересов аудитории не только в общих чертах, но и через призму опыта, типа и размера компаний.

Финальный топ тем с детализацией по содержанию представлен на нашей странице с подачей докладов. А дальше мы расскажем про самые интересные наблюдения.

Какую аудиторию мы выбрали

Перед тем как анализировать результаты, важно посмотреть на аудиторию и её сегментацию, чтобы лучше понять участников опроса.

Опыт работы большинства опрошенных составляет более двух лет. 

В качестве типов компаний довольно большое число участников отметили «другие» — какие, мы так и не смогли догадаться. 

Приятно, что на рынке так много больших команд. Хотя и маленьких тоже немало: 

Каким получился график

График, если рассматривать его целиком, весьма внушительный и сложный для восприятия. Поэтому для анализа проще выделить более мелкие группы и рассматривать их отдельно. 

Если рассматривать график в целом, можно заметить несколько интересных фактов:

1. Очень мало тем-чемпионов, которые получили абсолютное большинство голосов, и очень мало совсем не интересных тем — таких оказалось всего шесть. 

2. Всего одна технология оказалась неинтересной в большей степени, чем интересной — это no-code и lowcode. Несмотря на то, что в прошлом году вокруг этой темы было много хайпа. Видимо, аудиторию разработчиков она не убедила.

3. Все темы скорее интересны, чем не интересны аудитории, но распределены по-разному.

Темы, от которых зависит производительность труда, больше всего беспокоили техлидов, но не интересовали разработчиков.

Какие темы вошли в нашу выборку

В график попали 14 тем: самые интересные и просто интересные.

Радостно, что в сегменте наиболее интересных тем оказались две, связанные с архитектурой: как её выбирать и как разделять в её рамках код. Об архитектуре начали активно говорить с 2021 года. Темы про микрофронтенды и заимствование практик собирают полные залы уже на протяжении последних нескольких лет.

Масштаб приложений и сложность бизнес-логики растёт, поэтому извечная тема производительности приложений стоит всё также остро. В этом году мы продолжаем видеть интерес к ускорению не только самого приложения, но и его сборки. Производительность стала важна не только в продакшене, но и на всём цикле работы с приложением: при разработке, сборке, тестировании и доставке.

Несмотря на то, что об этом много говорится, огромный интерес вызывают возможности современных браузеров. В эпоху, когда IE умер, кажется, большинство браузеров используют под капотом Chrome. Но вопрос кроссбраузерности всё ещё актуален, просто речь идёт не про скруглённые углы, а гораздо глубже. 

В числе набравших наибольшее число баллов тем продолжает лидировать TypeScript, который не только захватил рынок и стал промышленным стандартом во фронтенде, но и продолжает развиваться и помогать разработчикам повышать производительность труда. 

Тема SSR продолжает интересовать и разработчиков, и компании. Практики продолжают развиваться, появились Server Components и уже на подходе кардинально новые концепции, например Qwik. 

Ещё одна проблемная область — безопасность. В последнее время вопросы безопасности, в том числе во фронтенде, очень актуальны. У сообщества вырос интерес к этой теме, и оно готово много и серьезно её обсуждать.

А из тем, связанных с софт-скилами, в топе всего одна — практики проведения код-ревью. Но это не мешает докладам про софт-скилы получать высокие оценки при голосовании на конференции.

Что в итоге

Анализ по сегментам не показал больших отличий в общем списке тем. Глобально от уровня или размера компании интерес не меняется, но существуют изменения структуры внутри топа. Графики специально отсортированы по общему топу, чтобы видеть изменения по сегментам относительно общих результатов.

Топ интересов в зависимости от опыта

Мы проанализировали, как отличается выбор тем докладов в зависимости от опыта участников. Выяснилось, что самые категоричные — синьоры, а выбор тем джунов и мидлов не сильно разнится.

Структура тем для начинающих не отличается от выбора более опытных участников. Они тоже интересуются вопросами архитектуры, но ещё больше — кроссбраузерностью. Наиболее интересные темы для джунов:

• Работа с легаси;

• Node.js;

• Алгоритмы; 

• Мета-фреймворки;

• Гибридные технологии;

• Гибкие методологии. 

А вот, например, управление командой, логирование метрик, инженерный майндсет не так популярны, но это логично. Ведь, как правило, эти темы беспокоят ребят, отвечающих за процессы разработки, доставки и эксплуатации кода, а также продуктовых разработчиков. 

Топ тем для джунов с опытом до 2 лет:

У мидлов список интересов не отличается от синьоров, выделяется только больший интерес к микросервисам и меньший — к кроссбраузерности.

Топ для мидлов — с опытом от 2 до 5 лет:

Опытные ребята более бескомпромиссны. Много тем получило категоричные «за» и «против» или совсем выпали за пределы интереса. Например, гибкие методологии, которыми, скорее всего, уже просто наелись сполна.

Из явных чемпионов в списке синьорных тем — логирование и сбор метрик, а также управление техническим долгом, но это не сюрприз.

Топ для синьоров:

Топ интересов по типам компаний

В сравнениях по типам компаний и продуктам всё ровно, за исключением более явного интереса к техническому долгу в продуктовых компаниях.

Топ для продуктовых компаний:

В аутсорсинговых компаниях разброс заметно больше и количество менее интересных технологий тоже увеличивается. Самый явный перегиб — наименьший интерес к кроссбраузерности.

Топ для аутсорс-компаний:

В диджитал-агентствах отличий ещё больше. Все перечислять нет смысла, но темы, которые касаются крупной продуктовой разработки, менее интересны, а прикладные — более. Отдельно отметим, что no-code неинтересен более остальных. И это странно, ведь во фронтенде локомотивами no-code считаются именно диджитал-агентства. Вероятно, они достаточно преисполнились в понимании темы, поэтому интереса обсуждать и нет.

Топ тем для диджитал-агентств:

Стартапам тоже многое не интересно. Ниже всего показатели у практики ревью. Зато наибольшим интересом пользуется производительность приложений и безопасность.

Топ для стартапов:

Топ интересов по размерам команд

Больше всего расхождений в этой категории в сегменте команд численностью до 5 человек. Здесь графики похожи на графики стартапов, и, скорее всего, в этом и кроется прямая зависимость.

Топ тем для команд до 5 человек:

Распределения по темам в сегменте от 5 до 50 человек и в сегменте 50+ человек почти полностью совпадают.

Топ тем для команд от 5 до 50 человек:

Топ тем для команд 50+ человек:

Приходите выступить или послушать 

Мы провели масштабное исследование рынка и получили результаты, которые в одних случаях подтвердили наше видение, а в других дали интересные инсайты. Теперь, зная интересы целевой аудитории, мы можем сформировать программу так, чтобы закрыть её потребности и боли. Ведь, как мы и сказали в самом начале, конференция — это продукт, который направлен прежде всего на пользу для гостей FrontendConf. 

Сейчас мы в процессе сбора программы. Благодаря исследованию, мы уже сформулировали наш CFP и в актуальном виде опубликовали его на https://cfp.frontendconf.ru/. В CFP мы собрали самые интересные темы из исследования и классические блоки, без которых не получится разговора о фронтенд-разработке в этом году. 

Прием заявок подходит к концу, осталось не так много времени, чтобы податься к нам с докладом. Ждём ваши идеи и будем рады увидеться с вами на конференции в этом году.

Ну и, конечно, при рассмотрении заявок мы не ограничиваемся темами из перечня. Если вы видите интересную тему, которая не входит в список, — не ограничивайтесь им, присылайте свои заявки!

2021-03-17 11:49

Функционал

Содержание

Инструкция для тех, кто собирается провести конференцию впервые: как определить стоимость билета, спрогнозировать доходимость и другие тонкости.

Коротко об эксперте

Михаил Старостин: основатель digital-агентства 1studio, эксперт в области стратегического онлайн-маркетинга, аналитики и увеличения продаж через интернет. Профессиональный спикер, основатель и ведущий онлайн-видео-подкаста для предпринимателей «Дуэт-Эксперт», тренер и спикер на проектах «Бизнес Фокус», «Лайк», «Сколково» и «Мой Бизнес».

Я автор более чем 20 семинаров, посвященных вопросам управления, бизнес-процессам, интернет-маркетингу и продвижению. Провел больше 300 обучающих семинаров для владельцев и топ-менеджеров, организовал и провел более 20 конференций различного формата.

В этой статье расскажу, как самостоятельно организовать конференцию, поделюсь чек-листом и подробным планом, что нужно делать на каждом этапе.

Конференции офлайн все еще актуальны

Бизнес-конференции пользуются большим успехом: только в Санкт-Петербурге за неделю проходит порядка 10–15 мероприятий. Каждое из них собирает от 20 до 150 человек. На мой взгляд, тренд на конференции сохранится еще долго и будет набирать обороты.

Многие сейчас работают онлайн, ведут бизнес не выходя из дома. Людям не хватает живого общения — не через Zoom или по переписке, а глаза в глаза. 

Я провожу конференции 3 раза в месяц: две небольших и одну масштабную. Также организовываем выездные нетворкинги — 3 дня и 2 ночи в огромном загородном коттедже. Их мы привязываем к праздникам: Новый год, 23 февраля, 9 мая. Это связано с тем, что многие хотят выехать из города на длительные каникулы, но не знают, куда или не желают заморачиваться с активностями. А мы организуем все под ключ: проживание, питание и времяпрепровождение. Чаще всего участники приезжают целыми семьями, поэтому нанимаем няню для детей, чтобы родители на 2 дня могли погрузиться в обучение и общение.

Бизнес-мероприятия в офлайне:

• для организаторов — это хорошая возможность увеличить как личную узнаваемость, так и узнаваемость компании, привлечь клиентов и сделать аудиторию бренда лояльнее; 
• для участников — возможность познакомиться с единомышленниками, найти клиентов и партнеров. 

Как организовать бизнес-конференцию

Выбираем тему

Определиться с темой — это самое главное. Здесь два варианта. Если вы уже проводили конференции и имеете свою аудиторию, запустите опрос и узнайте у потенциальных участников, какую тему им было бы интересно обсудить. 

Если для вас это первый опыт, изучите информационные поводы и тренды. Например, когда заблокировали Instagram* (продукт компании Meta, которая признана экстремистской в РФ), всем был интересен маркетинг и альтернативные каналы продвижения. 

Найти успешные темы, связанные с продвижением своих товаров и услуг, для большинства предпринимателей — это боль, поскольку 90% собственников бизнеса начинают, когда у них один сотрудник. И этот сотрудник — они сами. К примеру, предприниматель сам делает игрушки и знает все об их производстве. Но как продавать, и как искать покупателей, — не знает. 

По моему опыту, наименее успешны были очень узкие темы. Тяжело собиралась конференция с заявленной темой «SEO: как продвинуть сайт в топ». У «ремесленников» (тех, кто только начинает и делает все сам) еще нет сайта, а если и есть, то одностраничный, не пригодный для продвижения, а у кого есть сайт, те уже научились делегировать.

Тема для конференции должна отвечать таким критериям:

• Она актуальная и затрагивает интересы разных участников рынка.
• Мероприятия подобной тематики уже имели успех в вашей компании или у конкурентов.
• Вы нашли или можете найти экспертов, готовых выступить на конференции по выбранной теме.
• У вас есть база контактов целевой аудитории, которой будет интересна тема, или понимание, где искать эту аудиторию.
• Среди мероприятий подобной тематики нет сильной конкуренции.
• Сейчас подходящее время для обсуждения выбранной темы.

Выбираем дату и время

Что учесть:

• Для кого вы планируете конференцию. Если аудитория находится в одном городе, подойдет любой будний день. Если вы хотите пригласить иногородних участников, назначьте мероприятие на выходной. Начало — не ранее 11:00. Так у людей будет время добраться до вас. Мы начинаем в 11:00, и то участники всегда опаздывают.
• Когда другие компании в вашей отрасли проводят мероприятия. Постарайтесь максимально отдалить вашу конференцию от конференций других организаторов, особенно если вы обсуждаете смежные темы.

Составляем диаграмму Ганта

Определившись с датой, составьте диаграмму Ганта, которая отражает все задачи и сроки. Обычно она состоит из временной шкалы и списка задач. В ней также отмечают даты начала и завершения работ, контрольные точки, имена ответственных за задания. Видно, когда следует начать задачу, чтобы успеть в срок, на какие работы потребуется больше ресурсов и времени, а на какие — меньше.

Приглашаем спикеров

Кого можно пригласить:

• Спикера, который заплатит за участие. Стоимость зависит от количества участников конференции. Средняя цена рассчитывается по формуле: 500 рублей × количество участников. 
• Спикера, который не будет платить, но приведет аудиторию. Договоритесь, сколько человек он должен привлечь на конференцию, например 10 или 20.
• Хедлайнера — популярного спикера, которому вы сами заплатите за выступление. Его известное имя поможет привлечь аудиторию.

Спикеров находим в чатах и соцсетях. Стоит посетить мероприятия конкурентов и посмотреть, кто выступает у них. 

Составьте список экспертов в теме мероприятия и разошлите им приглашения. Обсудите условия с теми, кто откликнется: что спикеры хотят за свое выступление, чего вы ожидаете от них.

Что еще обсудить:

• Темы. Попросите экспертов сделать акцент на личные наблюдения и кейсы, а теорию свести к минимуму.
• Сроки подготовки презентации. Пусть спикеры с этим не затягивают, чтобы вы успели убедиться, что доклады разных экспертов не пересекаются. 
• Время на выступление. Спикеры должны понимать, сколько времени у них на доклад и на вопросы слушателей. 
• Нужна ли помощь. Узнайте, какое оборудование понадобится. Если спикеры иногородние, нужно ли их встречать по приезде в ваш город, предложите помощь с бронированием билетов и подбором гостиницы.

Разрабатываем программу

После согласования спикеров составьте план конференции. Определите, в какой последовательности будут выступать спикеры. Если их много, доклады группируют по секциям и проводят мероприятие в нескольких залах, чтобы эксперты могли выступать одновременно.

Доклады хедлайнеров привлекут максимум внимания, поэтому их поставьте в общий зал и не назначайте на это время другие выступления.

Что еще учесть:

• Выделите достаточно времени на открытие мероприятия: пока вы произносите приветственную речь, опаздывающие гости успеют занять места. Сдвигать тайминг конференции можно не более, чем на 10 минут. Некоторые люди приедут только на выступления отдельных спикеров, и если вы сильно измените время начала их докладов, будет неприятно.
• Заложите время на перерыв — примерно 10–15 минут между спикерами. 
• Во время мероприятия следите за таймингом. Спикеров сложно остановить, когда они на сцене, поэтому рекомендую установить экран с таймером, чтобы выступающим его было видно. Более бюджетный вариант — сделать табличку с крупной надписью «5 минут» и показывать ее спикеру за 5 минут до окончания его времени. Так он сможет логично закончить свою речь. На другой стороне таблички напечатайте «Время вышло» — это сигнал для спикера, что пора прощаться. 
• Заложите время на обед: гости смогут пообщаться и перекусить. Продумайте, чем и где будете угощать посетителей. 
• Не затягивайте мероприятие, иначе люди устанут. Оптимальная длительность конференции — 5–6 часов с учетом перерывов и обеда.

Находим площадку

Хорошие площадки разбирают быстро, а хорошие и бюджетные — еще быстрее. Небольшие конференции рекомендую проводить в ресторанах: так вы сможете продолжать обсуждение без перерыва на обед. Кроме того, рестораны часто выплачивают комиссионные в размере 10% от чека.

При выборе площадки ориентируйтесь на оборудование, количество и качество посадочных мест. Базовый набор оборудования для конференции — проектор, микрофон и колонки, флипчарт и маркеры. Посадочные места должны быть комфортными — сложно воспринимать информацию, сидя на неудобных стульях. 

Критерии удачного места:

• достаточно просторный зал для запланированного количества гостей;
• наличие необходимого технического оснащения;
• наличие обеденного зала или близость недорогого кафе, столовой;
• удобное местоположение в городе;
• просторная парковка;
• близость метро;
• магазины и аптеки в шаговой доступности.

Привлекаем партнеров

Партнеры помогут вам с решением сразу двух вопросов: подарки для участников и сами участники. Самостоятельно собрать конференцию на 50 и более человек бывает сложно. Для этого обращаются к партнерам. 

Чтобы найти их, составьте таблицу, в которой укажите, кто и чем может быть полезен. Разошлите приглашения в чаты лидеров бизнес-сообществ и в чаты нетворкингов. Там собирается бизнес-аудитория, открытая к предложениям. Обычно партнеры работают за комиссионные. 

Еще их привлекают по бартеру. Компания-партнер получает несколько бесплатных пригласительных билетов на конференцию. Ее логотип размещают на прессволле и раздаточных материалах. Название компании упоминают в рекламе, приветственных словах организатора, публикациях. А партнер помогает в организации: участвует в запуске рекламы, печатает брошюры и листовки, предоставляет услугу кейтеринга. Удобно, когда у компании-партнера можно арендовать зал или оборудование.

Определяем стоимость билетов

Чтобы рассчитать стоимость билета, проведите анализ конкурентов и посмотрите, кто какие условия и за какую стоимость предлагает. Не забывайте про себестоимость: учитывайте, во сколько вам обойдется организация мероприятия. 

В себестоимость включают все расходы:

• аренду помещения; 
• услуги персонала (фотограф, администратор);
• оформление фотозоны;
• воду для участников;
• графические материалы;
• аренду оборудования;
• работу спикеров. 

В общие затраты закладывают непредвиденные расходы — 7–10% от себестоимости конференции. 

Организация мероприятия на 80–120 человек стоит около 180 000 рублей. Если количество гостей не превышает 50 человек, расходы составят намного меньше. Большая часть затрат приходится на аренду помещения. 

Ваша цена лежит на пересечении себестоимости мероприятия и цен конкурентов.

Продвигаем конференцию и собираем участников

Есть три группы способов собрать аудиторию: 

Бесплатные: публикация анонсов в соцсетях, чатах для мероприятий и на Timepad.ru. 

Условно бесплатные: с помощью партнеров, которым платят комиссию. 

Платные: таргет, реклама в сообществах и чатах. Также неплохо работает рассылка в Telegram. Чтобы собрать аудиторию, которая подходит именно вам, нужно хорошо знать ЦА, что она читает и где бывает. 

Например, это хорошо удалось реализовать банку Тинькофф, когда он проводил большую конференцию по Wildberries. Представители банка собирали аудиторию с помощью отзывов: покупали товар и писали отзывы с приглашением на конференцию. Хороший ход, учитывая, что отзывы о товарах, — первое, на что смотрят поставщики. 

В продвижении конференции нам помогают партнеры, таргетированная реклама и сами участники. Мы разработали несколько цен. Цена с репостом анонса или афиши меньше. Так мы увеличиваем охваты под публикацией и получаем порядка 30 заявок с репостов. Сделайте ваших клиентов партнерами. 

Хорошо себя показала и массовая рассылка в WhatsApp* (принадлежит компании Meta, запрещенной в России), но здесь важно выбрать грамотного исполнителя, который сделает рассылки по целевой базе. 

Используйте все возможные каналы для привлечения гостей: разные виды рекламы, рассылки, размещение объявлений в офисах компаний-партнеров. Что еще можно сделать:

• Промосайт конференции. Соберите на нем полезную для гостей информацию: дату, время начала, место, как добраться, сколько стоят билеты, всю программу, тайминг. 
• Видеообращения с приглашением на конференцию. Попросите спикеров записать ролики, затем выложите их в соцсетях, на лендинге мероприятия.
• Рассказ о мероприятии в соцсетях и СМИ. Опубликуйте рекламные статьи в профильных журналах, онлайн-изданиях, тематических блогах. В соцсетях рассказывайте, как готовитесь к конференции, какие спикеры будут выступать. Подогревайте интерес целевой аудитории подробностями о мероприятии. Подготовьтесь к приему платежей в соцсетях и на сайте.

Как спрогнозировать доходимость людей до конференции

По моему опыту, если оплачены все запланированные билеты, то доходимость достигает 90%. Если часть билетов остались в корзине нераспроданными, значит, из них придет около 30% гостей.

Покажу на примере. Допустим, запланировали продать 100 билетов, были оплачены 60. Из этих 60 человек дойдут 54. Другие 40 положили в корзину или оставили заявку, из них дойдет 30%, то есть 12 человек.

Подготавливаем оборудование

О нем стоит позаботиться еще на этапе поиска помещения. Уточните, есть ли на площадке проектор или хотя бы телевизор с широким экраном. Проверьте, есть ли колонки и микрофон, флипчарт с маркерами. 

Если все на площадке имеется — отлично. Если нет, позаботьтесь об этом заранее. Например, флипчарт можно взять напрокат на Авито. 

Вам также могут понадобиться микрофоны-петлички для спикеров, радиомикрофоны для гостей, ноутбук, видеокамера, оборудование для видео-конференц-связи.

Выделите зону, где можно будет зарядить телефоны и планшеты, и приготовьте несколько зарядных устройств разных типов.

Назначьте ответственного за аппаратуру. Часто на площадках работает штатный технический специалист. Если его нет, договоритесь с кем-то из вашей компании или наймите стороннего специалиста. Заранее встретьтесь с ним на месте проведения конференции, проверьте оборудование, обсудите технические вопросы: когда что включать и выключать.

Заботимся о комфорте участников на площадке

Предусмотрите мелочи, которые важны для участников конференции. Арендуя лофт или зал, проверьте наличие воды. Если она не предусмотрена на площадке, купите ее из расчета 1 литр на человека. Вода должна быть всегда доступна. 

Сделайте план площадки для участников, если у вас большой зал. Можно раздать листовки с планом помещения участникам или повесить план на видном месте. Также на видном месте должно находиться расписание на день.

Из чего еще создается комфорт на площадке:

• Яркое освещение, приближенное к дневному. 
• Комфортная температура воздуха. Если в помещении прохладно, предупредите посетителей, чтобы оделись теплее.
• Достаточно стульев. Заранее соотнесите планируемое количество посетителей с числом сидячих мест в зале. На всякий случай сделайте запас стульев. Если несколько спикеров ведут доклады параллельно в разных помещениях и гости распределились между ними неравномерно, тогда оперативно добавляйте стулья.
• Зона для курения. На конференции будут и курящие, и некурящие люди. И тем, и другим должно быть комфортно.
• Напитки и снеки. Гости захотят выпить кофе или чай в перерывах между выступлениями спикеров. Выделите несколько зон с напитками и угощениями, чтобы избежать очередей.
• Кейтеринг, столовая или кафе. И дело не только в еде. Перерыв нужен всегда — людям сложно фокусироваться больше двух часов. А многим гостям конференции тайм-аут потребуется для рабочих целей: позвонить или даже провести встречу с клиентом.

Небольшую конференцию на 30–50 человек лучше провести в ресторане, чтобы участники пообедали на месте. 

• Гардероб. В холодное время года должен работать гардероб с гардеробщицей. Откажитесь от самообслуживания: кто-то обязательно перепутает номерки и потеряет вещи. Это испортит впечатление гостей от конференции.
• Дежурные. Для больших конференций выделите ответственных — как минимум одного человека на зону. Они будут следить за чистотой и порядком в помещении, отвечать на вопросы посетителей, решать возможные проблемы.

Находим и распределяем персонал

Для первой конференции придется искать персонал, а на второе и последующие мероприятия можно уже привлекать сотрудников, с которыми работали. 

Количество персонала на конференции зависит от масштабов мероприятия. Вам точно понадобятся:

• сотрудники на ресепшене; 
• технический специалист;
• помощник, который будет передавать микрофоны;
• координатор за кулисами, чтобы решать вопросы.

В начале конференции, когда гости будут регистрироваться, нужны 2–3 человека на ресепшене. Потом стойку регистрации можно упразднить либо оставить на ней одного человека. 

Можно найти помощников таким образом: выбираем людей, которые подавали заявку, но не оплатили билет, звоним и говорим: «Здравствуйте, вы регистрировались на конференцию?». Они отвечают, что передумали из-за стоимости билета. Мы приглашаем их принять участие в конференции в качестве волонтера. Обычно люди, заинтересованные в мероприятии, с удовольствием соглашаются и помогают.

Разрабатываем фирменный стиль конференции

Фирменный стиль мероприятия должен отражать вас или вашу компанию. Отталкивайтесь от брендбука и используйте фирменные цвета — так вы еще больше «заякорите» аудиторию. Цвет будет ассоциироваться с вами и вашим брендом. Когда люди будут видеть похожие цветовые решения, они будут вспоминать вас.

Соблюдайте баланс: в залах не должно быть слишком много плакатов, афиш и баннеров. Ваша задача — напомнить гостям о себе, не отвлекая их от докладов спикеров.

Заставка на экране в перерывах кажется мелочью, но экраны в зале лучше использовать по полной — не только во время выступлений, но и в перерывах. На них можно разместить партнерские интеграции, QR-коды, расписание на день, анонсы или просто что-то мотивирующее, смешное.

Проводим генеральный прогон

За пару дней до конференции надо «прожить» мероприятие. Представьте конференцию полностью, от и до. Визуализируйте все этапы и подумайте, что может пойти не так. Для каждой потенциальной проблемы придумайте по два варианта решения. Можете даже записать их, чтобы иметь под рукой готовый план действий. 

Звать ли спикеров на прогон? Я считаю, что это не театр, где нужны репетиции и генеральные прогоны. Импровизация — наше все!

Что делать накануне мероприятия

За день до мероприятия

Обзваниваем участников, чтобы напомнить про участие и подсказать, как добраться, что взять. Так мы понимаем, сколько у нас подтвержденных участников, сколько отказов. И получаем время для маневра, чтобы, если необходимо, выложить билеты со скидкой или предложить участникам взять второй билет за скромную плату. Для больших конференций мы привлекаем партнерский колл-центр для обзвона.

Связываемся со спикерами и уточняем, не вносили ли они изменения в презентации. Если да — обновляем. Презентации лучше сохранить и на флешке, и в облаке.

В день мероприятия

На площадку приезжайте за 1,5–2 часа, чтобы проверить технику, оформить стойки для регистрации и фотозоны. Если что-то не работает, будет время устранить неполадку или заменить.

Убедитесь, что спикеры готовы к выступлению. Организаторы чаще всего забывают удостовериться, что всем участникам известно, как пройти или проехать на место проведения конференции. 

Как подводить итоги 

Создаем анкету для сбора обратной связи от участников — это поможет увидеть мероприятие глазами аудитории. Делаем финансовый учет, определяем итоговую стоимость мероприятия и выручку, рассчитываем маржу. 

Подводя итоги конференции, мы рассчитываем индекс NPS — индекс потребительской лояльности. Оцениваем результаты таким образом:

• если NPS > 90% — это успех;
• если NPS < 90% — значит, мы должны узнать, что не понравилось участникам, и это нужно учесть при проведении следующей конференции;
• если NPS < 50% — нужно делать ребрендинг конференции.

Чек-лист для успешной конференции 

1. Определить тему, дату и время.
2. Составить диаграмму Ганта со всеми задачами. 
3. Определить бюджет, количество спикеров и участников.
4. Найти спикеров и партнеров. Согласовать формат сотрудничества, темы докладов, райдер спикеров (например: флипчарт, маркеры).
5. Подобрать площадку и согласовать с администрацией техническое обеспечение: экран, проектор, микрофоны. 
6. Нанять фото- и/или видеооператора. Записи докладов могут понадобиться и спикерам, и вам — для организации следующих мероприятий. 
7. Назначить ответственных, обновить должностные инструкции для сотрудников под мероприятие, провести инструктаж.
8. Записать видеоролики: приглашение от организатора и видеоприглашения от спикеров, создать общий пригласительный ролик.
9. Сделать анонсы на каждого спикера и один общий анонс.
10. Внести конференцию в Google-календарь мероприятий и Timepad.
11. Определить каналы сбора аудитории, адаптировать анонсы под каждый канал.
12. Разослать анонсы партнерам, анонсировать конференцию в соцсетях.
13. Поставить задачи на запуск лидогенерации: цепочка писем, платные и бесплатные каталоги, контекст, таргетинг, рассылки по группам в соцсетях, работа с базой (гости с прошлых мероприятий, бывшие и текущие клиенты компании, лиды в работе) и прочее.
14. Настроить оповещения о конференции: в соцсетях, Telegram-каналах, партнерских группах и каналах, рассылках — email, SMS, Viber, WhatsApp* (принадлежит компании Meta, запрещенной в России), Telegram.
15. Обзвонить зарегистрированных участников, чтобы подтвердить участие. Попробовать допродать билеты.
16. Проверить технику, готовность спикеров и сотрудников. Повторно провести инструктаж перед мероприятием.