Как составить программу для мероприятия

Когда вы организуете мероприятие, важно оставить правильное впечатление у посетителей. И чтобы мероприятие не вызвало негативных эмоций, важно полноценно к нему подготовиться и продумать программу мероприятия. Именно об этом мы сегодня и расскажем.

Этапы организации мероприятия

Чтобы план мероприятия и его программа были проработанными и качественными, важно понять, с чего стоит начать.

Обратимся к общей структуре реализации ивента, мы выделяем 3 основных этапа. При реализации мероприятия важно делать все в правильном порядке, чтобы избежать ошибок и не пытаться все изменить за день до проведения ивента. Давайте поймем, что нужно подготовить к этим этапам.

Этап 1. Конструирование

На этапе конструирования важно определиться с такими аспектами, как:

  • Команда

Правильная команда — залог успеха мероприятия. Если мероприятие не массовое, можно обойтись внутренней командой бизнеса. Главное тут — четко распределить обязанности и зоны ответственности каждого из сотрудников.

  • Цель

Кажется очевидным, но к этому вопросу стоит подходить основательно. Сформулируйте цель максимально конкретно: вы хотите донести какие-то знания до участников, отблагодарить партнеров, собрать деньги на проект или доставить гостям эстетическое удовольствие? Определить цель мероприятия — один из основополагающих этапов подготовки ивента.

  • Тематика

Тематика мероприятия — основа, с которой нужно четко определиться в первую очередь. Это может быть образовательное, культурно-развлекательное или бизнес-мероприятие. Вы можете обратиться к нам за полной классификацией и выбрать тематику с ее помощью. (Сюда в принципе можно добавить иллюстрацию с классификацией ивентов)

  • Формат

Мы относим в формат мероприятия концепцию, время проведения и длительность, роли в команде, оформление зала, еду, звук и многое другое. В зависимости от выбранного формата вы можете создать правильное впечатление о мероприятии у гостей.

В концепцию также входит место, выступающие и многое другое, но для правильного написания плана и программы нам хватит этих 4 основных элементов, которые должны быть четко прописаны на бумаге.

Этап 2. Подготовка

После того, как мы определились с концепцией, рано переходить к подготовке. Важно сначала спланировать, как эта подготовка будет проходить. Именно тут мы начинаем писать план мероприятия.

При написании мысли могут сильно зациклиться на отдельных задачах и, чтобы не уйти от начальной концепции, важно помнить об основных целях мероприятия, тематике и формате, которые были определены ранее.

Этап 3. Проведение

Во время реализации плана вы с командой поймете, в какой момент нужно начать составлять программу. Программа мероприятия — это список того, что будет происходить в течение мероприятия в четком и утвержденном порядке. Далее мы разберем, как составить программу ивента.

Как составить план мероприятия?

Мы всем очень рекомендуем составлять план подготовки к мероприятию и следовать ему, чтобы выйти из неопределенности и структурировать все задачи, которые необходимо будет выполнить в ходе подготовки ивента. Также правильно составленный план мероприятия поможет найти спонсоров или получить одобрение руководства.

Что же такое план мероприятия?План мероприятия — это документ, в котором структурированы цели и задачи на разных этапах реализации мероприятия, проставлены сроки и определены ответственные. Мы любим составлять планы в виде mind-карт с помощью бесплатного сервиса Miro.

Написание плана мероприятия — не быстрый процесс, он требует большого включения. В нем важно отразить все процессы, которые будут происходить во время воплощения мероприятия в реальность.

Если мероприятие не разовое, а периодическое, все шаги и действия в плане превращаются в бизнес-процессы, которые важно четко прописать, чтобы у команды не возникало недопониманий.

Те, кто организуют мероприятие впервые, часто сталкиваются с тем, что план, перенесенный на бумагу, выглядит неокупаемым или трудно реализуемым. При составлении плана важно будет учесть всю финансовую составляющую, оцифровать все плановые показатели и расписать шаги, которые нужно будет выполнить для достижения этих показателей. При составлении плана важно придерживаться методологии бережливого использования ресурсов, чтобы вывести event на прибыль, потому что эффективность каждого мероприятия оценивается исходя из затраченных ресурсов и полученного результата.

В плане важно отразить всю организационную часть мероприятия, захватить операционный и финансовый контуры.

Структура плана

Давайте сразу к делу :)

Мы выделяем такие структурные элементы плана подготовки мероприятия:

  • Общие области работ
  • Ответственные за общие области работ
  • Конкретные задачи в каждой области работ
  • Дедлайны
  • Исполнители
  • Финансы

Шаг 1. Определяем области работ и назначаем ответственных

Для примера приведем 3 области работ, которые можно включить практически в каждый план:

  • Организация места — в организацию места входит закупка или аренда оборудования и самого помещения, подготовка сцены, уборка зала и многое другое.
  • Продвижение — на тему правильного digital-продвижения мероприятия у нас есть отдельная статья, советуем с ней ознакомиться .
  • Поиск выступающих — поиск спикеров, обсуждение и утверждение их речи, подготовка логистики для спикеров и т. д.

Таких областей может быть 3, а может и 20. Главное, чтобы вам было удобно контролировать ход подготовки мероприятия. На каждую область работ мы ставим ответственного, для некоторых областей это может быть один человек. Для части из них ответственным можете стать вы, если считаете это нужным.

Шаг 2. Определяем задачи, ставим дедлайны, находим исполнителей и считаем затраты

Далее для каждой области работ мы формируем определенный перечень задач, который может со временем пополняться. На каждую задачу находим исполнителя (исполнителем может быть сам ответственный за определенную область работ) и ставим конкретный дедлайн — дату начала и завершения работы над ней.

Далее мы можем понять, сколько будет стоить выполнение каждой задачи — считаем оплату труда, затраты на другие ресурсы и составляем смету. После подсчета общих затрат, мы можем скорректировать план, если для выхода на окупаемость необходимо снизить затраты. Главное — не уйти от концепции, которая была сформирована в начале.

Шаг 3. Переходим к реализации

После выполнения предыдущих 2 шагов, мы переходим к реализации. При этом план должен быть гибким, чтобы его всегда можно было перестроить с минимальными потерями или вообще без них.

Как составить программу ивента?

Следующий вопрос, с которым нужно разобраться – это программа мероприятия. И не зря мы соединили программу и план, ведь во время самого мероприятия его программа для посетителей превращается в еще один план для организаторов и участников.

Для начала вкратце обсудим тему составления программы.

Первое, с чем стоит определиться – длительность мероприятия. Она обуславливается как бюджетом, так и форматом мероприятия.

Давайте пройдемся по 4 шагам, соблюдая которые можно прийти к идеальной программе вашего ивента.

  • Выделите ключевой посыл, который вы хотите донести до аудитории. Процесс очень напоминает выработку слогана или миссии для бизнеса.
  • Сформируйте внутреннюю сюжетную линию. Необходимо выстроить логику и структуру подачи информации зрителям, а также понять, какой уровень активности участников должен преобладать в разные моменты времени.
  • Выделите блоки мероприятия по смысловому фактору. Смысловые блоки могут быть привязаны к конкретным выступающим, а могут к информации, которая будет доноситься до аудитории
  • Найдите выступающих, подготовьте текст или обсудите с ними их речь.

При формировании тайминга не забывайте учитывать и другие детали: длительность выступлений, короткие перерывы между ними и более продолжительные для отдыха участников (в противном случае они попросту устанут от большого количества информации).

То, как оформить программу мероприятия, мы поговорим в другой статье, тут важнее определиться с таймингами и перенести все на бумагу.

За каждым действием на мероприятии стоит определенный бизнес-процесс, который важно выполнить без единой задержки. Поэтому, составив программу ивента, нужно прописать каждый процесс. Это может быть регулировка освещения зала, микрофонов, речь выступающего и многое другое. Далее все бизнес-процессы мы вставляем в хронологию и также, как в плане мероприятия, ставим исполнителей, проставляем время начала и время конца исполнения этого бизнес-процесса.

Итак, сегодня мы разобрали программу мероприятия и узнали то, как правильно составлять план подготовки мероприятия. Надеемся, что эта информация будет для вас полезной!

Руководитель обязан создавать безопасность не только во время рабочего процесса, но и во время проведения различного рода культурных программ. Именно для этого требуется составлять план мероприятий на день, неделю, месяц, год. Он обязан не только запланировать все нюансы предстоящих событий, но также выявить те сферы, которым требуется уделить особое внимание.

План мероприятий представляет собой список, в котором расписаны цели. Также указываются действия, которые будут применяться для их проведения. Этот документ имеет определенную форму и основные пункты, обязательные к заполнению.

Определение плана мероприятий

План проведения мероприятий – это составление четкой схемы предстоящего события в организации, где требует внимания каждый пункт. В этой документации указываются все нюансы предстоящего события, указывается, когда и где оно будет проводиться. В обязательном порядке назначается ответственный сотрудник. Стоит также понимать, что мероприятием может считаться то событие, где участвует более десяти человек. К этому понятию причисляются не только корпоративы, но также утренники в детских учреждениях, конкурсные программы и ремонтные работы.

План мероприятий

Проект в электронном виде

При большом скоплении людей важно обеспечить безопасность и грамотно организовать каждый этап. Особые меры предосторожности должны быть соблюдены, когда людей будет окружать пиротехника или иное оборудование, которое может причинить вред жизни и здоровью присутствующих. Тщательная подготовка исключает неприятные сюрпризы и нарушения. Именно поэтому требуется написать график мероприятий, а также подробно выделить все нюансы процесса каждого из них.

На заметку! Даже простой коллективный сбор или ремонтные работы требуют плана и обеспечения безопасности людям, которые будут участвовать в процессе.

Некоторые новые планы составляются на основании вышедших законов. Например, если правительство выделило средства на реставрацию здания, требуется провести планирование этой процедуры, пошагово выделив каждый момент. Оформление этого документа необходимо не только для отчетности, но также для подтверждения того, что все было организовано согласно нормам. Основной целью составления графика является: учесть все нюансы и оптимизировать процесс подготовки. В случае каких-то форс-мажорных ситуаций проект всегда поможет подсчитать ущерб и определить, в чем заключалась недоработка.

Создание

Имеет программа мероприятия образец.

План мероприятий

Планирование

Чтобы правильно заполнить форму, потребуется учесть основные факторы:

  1. Выделить цель, которую преследует организация конкретного мероприятия.
  2. Определить составляющие этой цели, без которой осуществить программу не получится.
  3. Обозначить ожидаемый результат.
  4. Прописать сроки.
  5. Упомянуть ответственных лиц.
  6. Указать финансовую составляющую и источник ресурсов.
  7. Прописать контакты лиц, которые приглашены со стороны.
  8. Зафиксировать, каким образом будут устранены последствия в случае ЧС.

Дополнительная информация! Если это проект, который будет осуществляться несколько раз в год, можно составить единый документ. В нем будет прописана периодичность.

Обязательные пункты плана предстоящих мероприятий

Планировать необходимо любое событие, в котором будет участвовать большое количество людей. Даже ремонт подразумевает наличие бригады и лиц, которые будут трудиться в параллель ремонтному процессу. Ниже приведен правильный план мероприятия, пример с обязательными пунктами:

  1. Описание праздника.
  2. Примерное количество участников.
  3. Время и место проведения.
  4. Исполнители и ответственные лица.
  5. Обоснование.
  6. План-график.
  7. Отчетность и контроль.
  8. Желаемый результат по каждой позиции.
  9. Финансирование в цифрах.
  10. Иные приложения.

План мероприятий

Образец

Проект мероприятия должен содержать меры противодействия при возможных чрезвычайных ситуациях. Если перед началом поступают предупреждения об опасности, то событие следует отменить. Составить документ нужно в нескольких экземплярах. Их количество формируется согласно числу ответственных лиц, и одна бумага с подписями передается в бухгалтерский отдел.

На заметку! Если событие не подразумевает финансовых затрат, то экземпляр для бухгалтерии не обязателен.

Что нужно предусмотреть

Цель должна быть чётко сформулированной и достижимой. В проекте требуется уделить особое внимание мелочам. Если это праздник, то много времени уйдет на реализацию творческих идей и организацию банкета. Важно учитывать:

  • Количество присутствующих.
  • Подбор меню.
  • Оформление зала.
  • Техническое оснащение.
  • Фото и видео съемку праздника.

Нужно побеспокоиться об организации безопасности присутствующих. В некоторых случаях руководителю необходимо договориться с правоохранительными органами для выделения сотрудников на подобный вечер. До начала события нужно позаботиться об устранении неполадок и улучшении условий проведения мероприятия.

Образец плана на месяц

Лучше составлять план проведения мероприятия по образцу согласно ГОСТу Р 6.30-2003. Основные требования заключаются к форме документа и его содержании. В шапке указывается название предприятия и дата составления документации. Затем прописывается суть и сроки его проведения.

План мероприятий

Заполненный образец

Бумага утверждается грифом и подписями ответственных лиц.

Форма годового плана

План, график мероприятий требует заблаговременного составления по форме. Годовой план потребует длительного планирования и подготовки. Годовой отчет подразумевает таблицу, в которой указаны все события за год. Ниже прописывается расшифровка каждого события.

Основные требования к документации:

  1. Указать полные реквизиции компании.
  2. Подтвердить подлинность бумаги грифом и подписями.
  3. Приложить запланированный перечень затрат по каждому пункту.

Если назначается несколько ответственных, то каждый сотрудник должен получить копию проекта. Хранится документ, который уже проработан, в течение 5 лет.

План мероприятий

форма написания годового проекта

Любой план может редактироваться, особенно если он составляется сразу на большой срок. Любые изменения должны быть согласованы со всеми лицами, которые имеют отношение к планируемым мероприятиям.

Выполнила: Воропаева Анастасия Александровна

Здравствуйте, уважаемые жюри. Меня ………….., я педагог дополнительного образования, так же я являюсь педагогом организатором Школы № 3 г. ………. Реализую программу социально-гуманитарной направленности, которая называется ………. Хочу представить вам план досуговых мероприятий на тематику «День слова». День слова отмечается 22 ноября, так же это праздник словаря и энциклопедий. Не зря выбрали именно эту дату так как это день рождения Владимира Ивановича Даля (1801 — 1872), создателя «Толкового словаря живого великорусского языка». В России он отмечается и считается уже традиционным праздником русской словесности.

Спланированные досуговые мероприятия организуются в процессе реализации дополнительной общеразвивающей программы «Я — лидер» и входят в программу воспитания учреждения дополнительного образования детей.

Вы спросите в чем же цель мероприятий. Цель всех моих мероприятий: расширение знаний обучающихся 13-15 лет о роли русского слова, словаря в жизни человека.

1. Первое мероприятие. Интеллектуальная игра – «Слово из 5 букв».

Задачи:

Обучающая: расширять представлении детей 13-15 лет о возможности преобразования слов через игру;

Развивающая: развивать основные психические функции восприятие, память, мышление;

Воспитывающая: воспитывать дружеские качества в работе с командой.

Интеллектуальная игра проводиться 22 ноября 2023 года, с 12:00 до 12:30, в школе № 3 г. Черемхово в библиотеке.

Целевой аудиторией являются обучающиеся МОУ Школы № 3 г. Черемхово, 13-15 лет, в количестве 10 человек.

Ответственные за проведение педагог дополнительного …….., помогает педагог дополнительного образования Крючкова М.А. и обучающиеся МОУ Школы № 3 г. Черемхово.

Источниками финансирования является бюджет МОУ Школы № 3 г. Черемхово, средства которого пойдут на закупку расходных материалов – это покупка листов А4, ручек, плакатов.

Партнеры в данном мероприятии не предусматриваются.

Подготовка к мероприятию:

№ п/п

Задачи (деятельность)

Ответственные

Сроки

1

Планирование и написание сценария

. А.А. педагог дополнительного образования

11.11.2023

2

Подобрать ответственных в проведении интеллектуальной игры

. А.А. педагог дополнительного образования

12.11.2023

3

Оформление библиотеки: повышать плакаты создателей русских словарей

Крючкова М.А. педагог дополнительного образования совместно с Литвинцевой Анны ученицей 7 кл

21.11.2023

4

Приготовить раздаточный материал: листы А4, ручки, словари

Крючкова М.А. педагог дополнительного образования

18.11.2023

5

Подготовить музыкальное сопровождение, презентацию, оборудование ( фоновая музыка, колонки, компьютер)

Крючкова М.А педагог дополнительного образования

18.11.2023

6

Проверить аппаратуру, презентацию, настроить фоновую музыку

Крючкова М.А педагог дополнительного образования

21.11.2023

7

Подготовить места для обучающихся, расставить парты

Петров Григорий, Сидоров Павел, ученики 7 класса

21.11.2023

8

Познакомить и проверить соблюдение техники безопасности

. А.А. педагог дополнительного образования

22.11.2023

9

Оформление объявления и публикация на сайте школы

Крючкова М.А педагог дополнительного образования

11.11.2023

10

Назначить ответственного за фотоотчет

. А.А. педагог д.ополнительного образования

20.11.2023

11

Проведение анализа и представление отчета интеллектуальной игры

. А.А. педагог дополнительного образования

23.11.2023

Ход мероприятия:

п/п

Этапы

Содержание

1

Вводная часть

Приветствие, психологический настрой, рассказ о техники безопасности в библиотеке, беседа о празднике «День слова»

2

Основная часть

Актуализация знаний, проведение игр «Слова наоборот», «Поговорка», «Замени слова» и д. р

3

Заключительная часть

Подведение итогов, систематизация знаний, рефлексия, совместное фото.

2. Следующее мероприятие: развлекательная программа «Слово наше русское»

Задачи:

Обучающая: познакомить детей 13-15 лет с праздником «День слова»;

Развивающая: развивать внимательность, ловкость, быстроту ответа;

Воспитывающая: воспитывать соревновательные качества, взаимовыручки, поддержки, чувства дружбы, коллективизма.

Развлекательная программа проводиться 22 ноября 2023 года, с 13:00 до 14:00 , в школе № 3 г. Черемхово кабинет № 16

Целевой аудиторией являются обучающиеся МОУ Школы № 3 г. Черемхово, 13-15 лет, в количестве 20 человек.

Ответственные за проведение педагог дополнительного .. А. А., помогает педагог дополнительного образования Бондарчук М.А.

Источниками финансирования является бюджет МОУ Школы № 3 г. Черемхово, средства которого пойдут на закупку расходных материалов – это покупка листов А4, ручек, плакатов, костюмы для детей, сладкие призы.

Партнеры в данном мероприятии является организация Дом детства и юношества г. Черемхово, которые помогут в проведении развлекательной программы и предоставят костюм ведущему.

Подготовка к мероприятию:

№ п/п

Задачи (деятельность)

Ответственные

Сроки

1

Планирование и написание сценария

. А.А. педагог дополнительного образования

11.11.2023

2

Подобрать ответственных в проведении интеллектуальной игры

. дополнительного образования

12.11.2023

3

Оформление кабинета: п

Богусевич Т.А. педагог дополнительного образования

21.11.2023

4

Приготовить раздаточный материал

Бондарчук М.А. педагог дополнительного образования

18.11.2023

5

Подготовить музыкальное сопровождение, презентацию, оборудование

Бондарчук М.А. педагог дополнительного образования

18.11.2023

6

Проверить аппаратуру, презентацию, настроить фоновую музыку

Бондарчук М.А. педагог дополнительного образования

21.11.2023

7

Подготовить места для обучающихся

Бондарчук М.А. педагог дополнительного образования

21.11.2023

8

Познакомить и проверить соблюдение техники безопасности

. А.А. педагог дополнительного образования

22.11.2023

9

Оформление объявления и публикация на сайте школы

. А.А. педагог дополнительного образования

11.11.2023

11

Запись видео

Сидоров Григорий — видеоператор

12

Подготовить костюмы, сладости для детей

Андреева П.Д. педагог организатор

13

Подготовить зону для фото

Коваленко П.В. – педагог организатор

14

Проведение анализа и представление отчета интеллектуальной игры

. А.А. педагог дополнительного образования

23.11.2023

Ход мероприятия:

п/п

Этапы

Содержание

1

Вводная часть

Приветствие, психологический настрой, рассказ о техники безопасности в библиотеке, беседа с персонажем буква «А» о празднике «День слова»

2

Основная часть

Проведение развлекательной программы по командам, различные игры, упражнение, создание вместе с детьми словаря добрых слов.

3

Заключительная часть

Подведение итогов, рефлексия, совместное фото.

3. Третье мероприятие: праздничная программа «В мире слов»

Обучающая: способствовать созданию атмосферы веселья, доброжелательности, потребности коллективного общения у детей 7 классов;

Развивающая: развивать внимательность, способность анализировать;

Воспитывающая: воспитывать чувства уважение, бережное отношение к книгам — словарям.

Праздничная программа проводиться 22 ноября 2023 года, с 14:30 до 16-30 , в Доме детства и юношества г. Черемхово, актовый зал

Целевой аудиторией являются обучающиеся МОУ Школы № 3 г. Черемхово, 13-15 лет, в количестве 25 человек.

Ответственные за проведение педагог дополнительного образования .А. А., помогает педагог дополнительного образования Сидорова М.А. и педагоги Дома детства и юношества г. Черемхово.

Источниками финансирования является бюджет Дома детства и юношества г. Черемхово , средства которого пойдут на закупку расходных материалов – это покупка украшений для зала, шары, световые лампы, костюмы для ведущих, галстуки, подарки.

Партнеры в данном мероприятии не предусматриваются.

Подготовка к мероприятию:

№ п/п

Задачи (деятельность)

Ответственные

Сроки

1

Планирование и написание сценария

. А.А. педагог дополнительного образования

11.11.2023

2

Подобрать ответственных в проведении интеллектуальной игры

. А.А. педагог дополнительного образования

12.11.2023

3

Оформление актового зала: развешать шары, настроить свет, световые шары

Богусевич Т.А. педагог дополнительного образования

21.11.2023

4

Подготовить музыкальное сопровождение, презентацию, оборудование (фоновая музыка, колонки, компьютер)

Сидорова М.А педагог дополнительного образования

18.11.2023

5

Проверить аппаратуру, презентацию, настроить фоновую музыку

Сидорова М.А. педагог дополнительного образования

21.11.2023

6

Подготовить места для обучающихся

Сидорова М.А. педагог дополнительного образования

21.11.2023

7

Познакомить и проверить соблюдение техники безопасности

В.. А.А. педагог дополнительного образования

22.11.2023

8

Оформление объявления и публикация на сайте Дома детства и юношества

. А.А. педагог дополнительного образования

11.11.2023

9

Назначить ответственного за фотоотчет

. А.А. педагог дополнительного образования

20.11.2023

10

Запись видео.

Сидоров Григорий — видеоператор

11

Подготовить костюмы, подарки для детей

Андреева П.Д. педагог организатор

12

Подготовить зону для фото

Коваленко П.В. – педагог организатор

13

Проведение анализа и представление отчета интеллектуальной игры

.Воропаева А.А. педагог дополнительного образования

23.11.2023

14

Подготовить постановку короткого спектакля

. А.А. педагог дополнительного образования

Ход мероприятия:

п/п

Этапы

Содержание

1

Вводная часть

Приветствие, психологический настрой, рассказ о техники безопасности в библиотеке, показ спектакля «Потерянное слово в словаре»

2

Основная часть

Проведение праздничной программы, различные игры, выразительное чтение различных писателей, конкурсы: «продолжи пословицу», «собери слово», «что это за слово» и д.р.

3

Заключительная часть

Подведение итогов, рефлексия, показ видеоролика.

Вывод: мною представлен план досуговых мероприятий, который соответствует тематики. Все мероприятия, направлены на реализацию общей цели. В плане указаны место, время, дата проведения, целевая аудитория, участники, партнеры, источники финансирование, ответственные за проведение.

1.Какое мероприятие из плана, на ваш взгляд, является ключевым и почему?

На мой взгляд, ключевым мероприятием является праздничная программа по теме «В мире слов!», так как данная форма является интересной, активной, подвижной. На данном мероприятии подводятся итоги, закрепляются полученные знания, мероприятие способствует проявлению творческих способностей обучающихся детских объединений, реализации их интересов через участие в такой программе.

2.Какую аудиторию вы определили на ключевое мероприятие и почему?

В аудиторию ключевого мероприятия я определила обучающихся детского образовательного объединения «Я — лидер» и других образовательных объединений, так как данное мероприятие развивает коммуникативные навыки, навыки ораторского искусства, умение вести себя на сцене которые необходимы настоящему лидеру, также на мероприятии будут присутствовать родители (законные представители), у которых появится возможность увидеть своих детей в действии.

Здравствуйте, уважаемые жюри. Меня ………….., я педагог дополнительного образования, так же я являюсь педагогом организатором Школы № 3 г. ………. Реализую программу социально-гуманитарной направленности, которая называется ………. Хочу представить вам план досуговых мероприятий на тематику «День добрых сюрпризов». День добрых сюрпризов отмечается 2 июля. В современном мире с каждым днем остается все меньше добрых людей, способных бескорыстно протянуть руку помощи нуждающимся. Праздник приятных неожиданностей, 2 июля , учрежден именно для того, чтобы показать, что добрым быть не стыдно.

Спланированные досуговые мероприятия организуются в процессе реализации дополнительной общеразвивающей программы «Я — лидер» и входят в программу воспитания учреждения дополнительного образования детей.

Вы спросите в чем же цель мероприятий. Цель всех моих мероприятий: формирование представлений у обучающихся 13-15 лет о празднике «День интернета».

1. Первое мероприятие. Мастер – класс «Добрый сюрприз»

Задачи:

Обучающая: расширять представлении детей 7-10 лет о празднике «День народного единства».

Развивающая: развивать основные психические функции восприятие, память, мелкую моторику рук.

Воспитывающая: воспитывать дружеские качества в работе с командой.

Мастер-класс проводиться 2 июля 2023 года, с 12:00 до 12:30, в МОУ Школа № 3 г. Черемхово, кабинет № 16

Целевой аудиторией являются обучающиеся МОУ Школы № 3 г. Черемхово, 7-10 лет, в количестве 10 человек.

Ответственные за проведение педагог дополнительного …….., помогает педагог дополнительного образования Крючкова М.А. и обучающиеся МОУ Школы № 3 г. Черемхово.

Источниками финансирования является бюджет МОУ Школы № 3 г. Черемхово, средства которого пойдут на закупку расходных материалов – это покупка клея, цветной бумаги, атласной ленты, картон.

Партнеры в данном мероприятии не предусматриваются.

Подготовка к мероприятию:

№ п/п

Задачи (деятельность)

Ответственные

Сроки

1

Планирование и написание сценария мастер-класса

. А.А. педагог дополнительного образования

11.11.2023

2

Подобрать ответственных в проведении мастер-класса

. А.А. педагог дополнительного образования

12.11.2023

3

Оформление кабинета

Крючкова М.А. педагог дополнительного образования совместно с Литвинцевой Анны ученицей 7 кл

21.11.2023

4

Приготовить раздаточный материал

Крючкова М.А. педагог дополнительного образования

18.11.2023

5

Подготовить музыкальное сопровождение, презентацию, оборудование ( фоновая музыка, колонки, компьютер)

Крючкова М.А педагог дополнительного образования

18.11.2023

7

Подготовить места для обучающихся, расставить парты

Петров Григорий, Сидоров Павел, ученики 7 класса

21.11.2023

8

Познакомить и проверить соблюдение техники безопасности

. А.А. педагог дополнительного образования

22.11.2023

9

Оформление объявления и публикация на сайте школы

Крючкова М.А педагог дополнительного образования

11.11.2023

11

Проведение анализа и представление отчета интеллектуальной игры

. А.А. педагог дополнительного образования

23.11.2023

Ход мероприятия:

п/п

Этапы

Содержание

1

Вводная часть

Приветствие, психологический настрой, беседа о празднике «День добрых сюрпризов»

2

Основная часть

Усвоение новых знаний, изготовление открыток

3

Заключительная часть

Подведение итогов, систематизация знаний, рефлексия, совместное фото с детьми и их открытками

2. Следующее мероприятие: «Сделай доброе дело» Акция

Задачи:

Обучающая: познакомить детей 7-10 лет с праздником «День добрых сюрпризов»;

Развивающая: развивать внимательность, дружеские связи детей;

Воспитывающая: воспитывать чувства поддержки, дружбы, коллективизма.

Акция проводиться 2 июля 2023 года, с 13:00 до 14:00 , в школе № 3 г. Черемхово кабинет № 16

Целевой аудиторией являются обучающиеся МОУ Школы № 3 г. Черемхово, 7-10 лет, в количестве 15 человек.

Ответственные за проведение педагог дополнительного .. А. А., помогает педагог дополнительного образования Бондарчук М.А.

Источниками финансирования является бюджет МОУ Школы № 3 г. Черемхово, средства которого пойдут на закупку расходных материалов – это покупка бейджев, лент, открыток.

Партнеры в данном мероприятии не предусматриваются.

Подготовка к мероприятию:

№ п/п

Задачи (деятельность)

Ответственные

Сроки

1

Планирование и написание сценария

. А.А. педагог дополнительного образования

11.11.2023

2

Подобрать ответственных в проведении акции

. дополнительного образования

12.11.2023

3

Оформление кабинета

Богусевич Т.А. педагог дополнительного образования

21.11.2023

4

Приготовить раздаточный материал

Бондарчук М.А. педагог дополнительного образования

18.11.2023

5

Подготовить музыкальное сопровождение

Бондарчук М.А. педагог дополнительного образования

18.11.2023

7

Подготовить места для обучающихся

Бондарчук М.А. педагог дополнительного образования

21.11.2023

8

Познакомить и проверить соблюдение техники безопасности

. А.А. педагог дополнительного образования

22.11.2023

11

Запись видео

Сидоров Григорий — видеоператор

Предоставить транспорт для детей

14

Проведение анализа и представление отчета интеллектуальной игры

. А.А. педагог дополнительного образования

23.11.2023

Ход мероприятия:

п/п

Этапы

Содержание

1

Вводная часть

Приветствие, психологический настрой, сказка о добрых сюрпризах

2

Основная часть

Знакомство с праздником, приготовление сюрпризов, сбор на выезд в Парк Культуры и отдыха г Черемхово, дети дарят открытки людям и говорят им добрые слова.

3

Заключительная часть

Подведение итогов, рефлексия, совместное фото.

3. Третье мероприятие: Игровая программа «Сюрприз»

Обучающая: способствовать созданию атмосферы веселья, доброжелательности, потребности коллективного общения у обучающихся 7-10 лет;

Развивающая: развивать внимательность, мышление, двигательную активность;

Воспитывающая: воспитывать чувства уважения друг к другу.

Праздничная программа проводиться 2 июля 2023 года, с 14:30 до 15-30 , в Доме детства и юношества г. Черемхово, актовый зал

Целевой аудиторией являются обучающиеся МОУ Школы № 3 г. Черемхово, 7-10 лет, в количестве 25 человек.

Ответственные за проведение педагог дополнительного образования .А. А., помогает педагог дополнительного образования Сидорова М.А. и педагоги Дома детства и юношества г. Черемхово.

Источниками финансирования является бюджет Дома детства и юношества г. Черемхово, средства которого пойдут на закупку расходных материалов – это покупка украшений для зала, шары, костюмы для ведущих, сладкие подарки для детей, грамоты.

Партнеры в данном мероприятии МОУ Школа № 3 г. Черемхово.

Подготовка к мероприятию:

№ п/п

Задачи (деятельность)

Ответственные

Сроки

1

Планирование и написание сценария

. А.А. педагог дополнительного образования

11.11.2023

2

Подобрать ответственных в проведении игровой программы

. А.А. педагог дополнительного образования

12.11.2023

3

Оформление актового зала: развешать шары, настроить свет, световые шары

Богусевич Т.А. педагог дополнительного образования

21.11.2023

4

Подготовить музыкальное сопровождение, презентацию, оборудование (фоновая музыка, колонки, компьютер)

Сидорова М.А педагог дополнительного образования

18.11.2023

5

Проверить аппаратуру, презентацию, настроить фоновую музыку

Сидорова М.А. педагог дополнительного образования

21.11.2023

6

Подготовить места для обучающихся

Сидорова М.А. педагог дополнительного образования

21.11.2023

7

Познакомить и проверить соблюдение техники безопасности

В.. А.А. педагог дополнительного образования

22.11.2023

8

Оформление объявления и публикация на сайте Дома детства и юношества

. А.А. педагог дополнительного образования

11.11.2023

9

Назначить ответственного за фотоотчет

. А.А. педагог дополнительного образования

20.11.2023

10

Запись видео.

Сидоров Григорий — видеоператор

11

Подготовить костюмы, подарки для детей

Андреева П.Д. педагог организатор

12

Подготовить зону для фото

Коваленко П.В. – педагог организатор

13

Проведение анализа и представление отчета интеллектуальной игры

.Воропаева А.А. педагог дополнительного образования

23.11.2023

Ход мероприятия:

п/п

Этапы

Содержание

1

Вводная часть

Приветствие, психологический настрой, рассказ о техники безопасности, показ мультфильма «Маленький добрый сюрприз»

2

Основная часть

Проведение игровой программы, различные игры, конкурсы

3

Заключительная часть

Подведение итогов, рефлексия, совместное фото с ребятами

Вывод: мною представлен план досуговых мероприятий, который соответствует тематики. Все мероприятия, направлены на реализацию общей цели. В плане указаны место, время, дата проведения, целевая аудитория, участники, партнеры, источники финансирование, ответственные за проведение.

1.Какое мероприятие из плана, на ваш взгляд, является ключевым и почему?

На мой взгляд, ключевым мероприятием является праздничная программа по теме «Сюрприз», так как данная форма является интересной, активной, подвижной. На данном мероприятии подводятся итоги, закрепляются полученные знания, мероприятие способствует проявлению творческих способностей обучающихся детских объединений, реализации их интересов через участие в такой программе.

2.Какую аудиторию вы определили на ключевое мероприятие и почему?

В аудиторию ключевого мероприятия я определила обучающихся детского образовательного объединения «Я — лидер» и других образовательных объединений, так как данное мероприятие развивает коммуникативные навыки, навыки ораторского искусства, умение вести себя на сцене которые необходимы настоящему лидеру, также на мероприятии будут присутствовать родители (законные представители), у которых появится возможность увидеть своих детей в действии.

.

Здравствуйте, уважаемые жюри. Меня ………….., я педагог дополнительного образования, так же я являюсь педагогом организатором Школы № 3 г. ………. Реализую программу социально-гуманитарной направленности, которая называется ………. Хочу представить вам план досуговых мероприятий на тематику «День интернета». День интернета отмечается 4 апреля. Всемирный день Интернета отмечают ежегодно 4 апреля – праздник призван показать возможности новых технологий для повышения уровня жизни людей, предоставляя им более глубокое понимание технологий и его функций.

Спланированные досуговые мероприятия организуются в процессе реализации дополнительной общеразвивающей программы «Я — лидер» и входят в программу воспитания учреждения дополнительного образования детей.

Вы спросите в чем же цель мероприятий. Цель всех моих мероприятий: формирование представлений у обучающихся 13-15 лет о празднике «День интернета».

1. Первое мероприятие. Информационно-просветительское мероприятие «Интернет мой друг»

Задачи:

Обучающая: расширять представлении детей 13-15 лет о возможностях интернета.

Развивающая: развивать основные психические функции восприятие, память, мышление.

Воспитывающая: воспитывать дружеские качества в работе с командой.

Мероприятие проводиться 4 апреля 2023 года, с 12:00 до 12:40, в МОУ Школа № 3 г. Черемхово, кабинет № 16

Целевой аудиторией являются обучающиеся МОУ Школы № 3 г. Черемхово, 13-15 лет, в количестве 15 человек.

Ответственные за проведение педагог дополнительного …….., помогает педагог дополнительного образования Крючкова М.А. и обучающиеся МОУ Школы № 3 г. Черемхово.

Источниками финансирования является бюджет МОУ Школы № 3 г. Черемхово, средства которого пойдут на закупку расходных материалов – это покупка листов А4, ручек, стикеров, краска для принтера, покупка сертификатов.

Партнеры в данном мероприятии не предусматриваются.

Подготовка к мероприятию:

№ п/п

Задачи (деятельность)

Ответственные

Сроки

1

Планирование и написание сценария мероприятия

. А.А. педагог дополнительного образования

11.11.2023

2

Подобрать ответственных в проведении мероприятия

. А.А. педагог дополнительного образования

12.11.2023

3

Оформление кабинета

Крючкова М.А. педагог дополнительного образования совместно с Литвинцевой Анны ученицей 7 кл

21.11.2023

4

Приготовить раздаточный материал

Крючкова М.А. педагог дополнительного образования

18.11.2023

5

Подготовить музыкальное сопровождение, презентацию, оборудование ( фоновая музыка, колонки, компьютер)

Крючкова М.А педагог дополнительного образования

18.11.2023

7

Подготовить места для обучающихся, расставить парты

Петров Григорий, Сидоров Павел, ученики 7 класса

21.11.2023

8

Познакомить и проверить соблюдение техники безопасности

. А.А. педагог дополнительного образования

22.11.2023

9

Оформление объявления и публикация на сайте школы

Крючкова М.А педагог дополнительного образования

11.11.2023

11

Проведение анализа и представление отчета мероприятия

. А.А. педагог дополнительного образования

23.11.2023

Ход мероприятия:

п/п

Этапы

Содержание

1

Вводная часть

Приветствие, психологический настрой, беседа о празднике «День интернета»

2

Основная часть

Усвоение новых знаний, выполнение задания, прохождение теста «Безопасный интернет»

3

Заключительная часть

Подведение итогов, систематизация знаний, рефлексия, совместное фото с детьми и их сертификатами

2. Следующее мероприятие: Внеклассное мероприятие «Безопасный интернет»

Задачи:

Обучающая: формировать у обучающихся представления об угрозах безопасности при работе в Интернете;

Развивающая: развивать у обучающихся внимательность, мышление;

Воспитывающая: воспитывать чувства поддержки, дружбы, коллективизма.

Внеклассное мероприятие проводиться проводиться 2 июля 2023 года, с 13:00 до 14:00 , в школе № 3 г. Черемхово кабинет № 16

Целевой аудиторией являются обучающиеся МОУ Школы № 3 г. Черемхово, 7-10 лет, в количестве 15 человек.

Ответственные за проведение педагог дополнительного .. А. А., помогает педагог дополнительного образования Бондарчук М.А.

Источниками финансирования является бюджет МОУ Школы № 3 г. Черемхово, средства которого пойдут на закупку расходных материалов – это покупка бейджев, лент, открыток.

Партнеры в данном мероприятии не предусматриваются.

Подготовка к мероприятию:

№ п/п

Задачи (деятельность)

Ответственные

Сроки

1

Планирование и написание сценария

. А.А. педагог дополнительного образования

11.11.2023

2

Подобрать ответственных в проведении акции

. дополнительного образования

12.11.2023

3

Оформление кабинета

Богусевич Т.А. педагог дополнительного образования

21.11.2023

4

Приготовить раздаточный материал

Бондарчук М.А. педагог дополнительного образования

18.11.2023

5

Подготовить музыкальное сопровождение

Бондарчук М.А. педагог дополнительного образования

18.11.2023

7

Подготовить места для обучающихся

Бондарчук М.А. педагог дополнительного образования

21.11.2023

8

Познакомить и проверить соблюдение техники безопасности

. А.А. педагог дополнительного образования

22.11.2023

11

Запись видео

Сидоров Григорий — видеоператор

Предоставить транспорт для детей

14

Проведение анализа и представление отчета интеллектуальной игры

. А.А. педагог дополнительного образования

23.11.2023

Ход мероприятия:

п/п

Этапы

Содержание

1

Вводная часть

Приветствие, психологический настрой, сказка о добрых сюрпризах

2

Основная часть

Знакомство с праздником, приготовление сюрпризов, сбор на выезд в Парк Культуры и отдыха г Черемхово, дети дарят открытки людям и говорят им добрые слова.

3

Заключительная часть

Подведение итогов, рефлексия, совместное фото.

3. Третье мероприятие: Игровая программа «Сюрприз»

Обучающая: способствовать созданию атмосферы веселья, доброжелательности, потребности коллективного общения у обучающихся 7-10 лет;

Развивающая: развивать внимательность, мышление, двигательную активность;

Воспитывающая: воспитывать чувства уважения друг к другу.

Праздничная программа проводиться 2 июля 2023 года, с 14:30 до 15-30 , в Доме детства и юношества г. Черемхово, актовый зал

Целевой аудиторией являются обучающиеся МОУ Школы № 3 г. Черемхово, 7-10 лет, в количестве 25 человек.

Ответственные за проведение педагог дополнительного образования .А. А., помогает педагог дополнительного образования Сидорова М.А. и педагоги Дома детства и юношества г. Черемхово.

Источниками финансирования является бюджет Дома детства и юношества г. Черемхово, средства которого пойдут на закупку расходных материалов – это покупка украшений для зала, шары, костюмы для ведущих, сладкие подарки для детей, грамоты.

Партнеры в данном мероприятии МОУ Школа № 3 г. Черемхово.

Подготовка к мероприятию:

№ п/п

Задачи (деятельность)

Ответственные

Сроки

1

Планирование и написание сценария

. А.А. педагог дополнительного образования

11.11.2023

2

Подобрать ответственных в проведении игровой программы

. А.А. педагог дополнительного образования

12.11.2023

3

Оформление актового зала: развешать шары, настроить свет, световые шары

Богусевич Т.А. педагог дополнительного образования

21.11.2023

4

Подготовить музыкальное сопровождение, презентацию, оборудование (фоновая музыка, колонки, компьютер)

Сидорова М.А педагог дополнительного образования

18.11.2023

5

Проверить аппаратуру, презентацию, настроить фоновую музыку

Сидорова М.А. педагог дополнительного образования

21.11.2023

6

Подготовить места для обучающихся

Сидорова М.А. педагог дополнительного образования

21.11.2023

7

Познакомить и проверить соблюдение техники безопасности

В.. А.А. педагог дополнительного образования

22.11.2023

8

Оформление объявления и публикация на сайте Дома детства и юношества

. А.А. педагог дополнительного образования

11.11.2023

9

Назначить ответственного за фотоотчет

. А.А. педагог дополнительного образования

20.11.2023

10

Запись видео.

Сидоров Григорий — видеоператор

11

Подготовить костюмы, подарки для детей

Андреева П.Д. педагог организатор

12

Подготовить зону для фото

Коваленко П.В. – педагог организатор

13

Проведение анализа и представление отчета интеллектуальной игры

.Воропаева А.А. педагог дополнительного образования

23.11.2023

Ход мероприятия:

п/п

Этапы

Содержание

1

Вводная часть

Приветствие, психологический настрой, рассказ о техники безопасности, показ мультфильма «Маленький добрый сюрприз»

2

Основная часть

Проведение игровой программы, различные игры, конкурсы

3

Заключительная часть

Подведение итогов, рефлексия, совместное фото с ребятами

Вывод: мною представлен план досуговых мероприятий, который соответствует тематики. Все мероприятия, направлены на реализацию общей цели. В плане указаны место, время, дата проведения, целевая аудитория, участники, партнеры, источники финансирование, ответственные за проведение.

1.Какое мероприятие из плана, на ваш взгляд, является ключевым и почему?

На мой взгляд, ключевым мероприятием является праздничная программа по теме «В мире слов!», так как данная форма является интересной, активной, подвижной. На данном мероприятии подводятся итоги, закрепляются полученные знания, мероприятие способствует проявлению творческих способностей обучающихся детских объединений, реализации их интересов через участие в такой программе.

2.Какую аудиторию вы определили на ключевое мероприятие и почему?

В аудиторию ключевого мероприятия я определила обучающихся детского образовательного объединения «Я — лидер» и других образовательных объединений, так как данное мероприятие развивает коммуникативные навыки, навыки ораторского искусства, умение вести себя на сцене которые необходимы настоящему лидеру, также на мероприятии будут присутствовать родители (законные представители), у которых появится возможность увидеть своих детей в действии.

.

Под мероприятием подразумевается спланированное и проведённое при участии группы людей собрание: праздник, деловая встреча, спортивное соревнование, детский утренник, рекламная акция и т. д. Поскольку на мероприятии чаще всего присутствует большое количество участников, крайне важно позаботиться о безопасности всех приглашённых, а также о том, чтобы им было комфортно, никто не скучал, не было претензий к меню, выступлению артистов, оформлению помещения для переговоров и т. д. Для того чтобы избежать неприятных сюрпризов, необходимо тщательно подготовиться.

Как составить план мероприятия

Подготовка мероприятия начинается с планирования. О том, как составить план мероприятия, лучше побеспокоиться заранее. Чем больше времени остается до значимой даты, тем больше возможностей всё обдумать, взвесить, избежать ошибок и негативных отзывов участников. Планы составляются в соответствии со спецификой мероприятия, но имеются и общие рекомендации по планированию.

Что предусмотреть в плане

В первую очередь цель. Ни одно мероприятие не проводится просто так. Руководители компании желают добиться определённых результатов: формирование корпоративной культуры, продвижение товара на рынке, расширение площадок для бизнеса, сплочение сотрудников, чествование юбиляра (официальное признание его заслуг перед фирмой) и т. д. Главное – цель должна быть конкретной, чётко сформулированной и достижимой. Вместе с целью определяется и вид мероприятия (фуршет, пикник, праздник в аквапарке и т. д.).

Следующий этап планирования – бюджет. Как бы ни старался организатор, реализовать все творческие идеи не удастся, если этого не позволит смета. Поэтому прежде чем решать, как составить план мероприятия, необходимо определиться с финансами.

Как составить план мероприятий

Учитываются следующие позиции:

  • количество и пол гостей (необходимо для составления меню, подбора напитков);
  • место проведения мероприятия;
  • оформление и техническое оснащение;
  • транспорт (если мероприятие выездное);
  • фото- и видеосъёмка;
  • приглашение ведущего, артистов;
  • призы и подарки;
  • освещение мероприятия в СМИ (при необходимости).

Опросные листы

После выяснения вышеперечисленных вопросов можно приступать к составлению опросных листов для приглашённых. Так будет легче учесть пожелания гостей. По результатам анкетирования, возможно, придётся внести коррективы в план и смету. Предлагаем примерный перечень вопросов:

  1. Планируете ли Вы посетить мероприятие?
  2. Если не планируете посещения мероприятие, то по какой причине?
  3. Как Вы узнали о проведении мероприятия?
  4. Как прошла регистрация на участие в мероприятии (очень просто, просто, без особых проблем, с незначительными затруднениями, возникли затруднения)?
  5. Имеются ли у Вас пожелания по меню?
  6. Кто оплатит Ваше участие в мероприятии?
  7. Какие темы, вопросы для обсуждения Вас интересуют?
  8. Имеются ли у вас вопросы по мероприятию, какие?
  9. Имеются ли у вас вопросы к ведущему мероприятия, какие?
  10. Как Вы желаете получить информацию о мероприятии (адресная почта, электронная почта, телефон)?
  11. Другое.

Вопросы корректируются в зависимости от вида и содержания мероприятия. Главное — составить анкету таким образом, чтобы организатор получил все интересующие его ответы. Это поможет определиться с тем, как составить план мероприятия, избежать всевозможных недоразумений. Так, деловые партнёры-мусульмане во время банкета не притронутся к свинине (значит, в меню должны быть предусмотрены блюда из курицы, индейки), а шутки ведущего корпоратива могут кому-то показаться не смешными. Разумеется, опрос должен быть анонимным.

После того как информация собрана, сотрудник приступает непосредственно к составлению плана.

Как составить план мероприятия: пример

Форма плана разрабатывается в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Традиционно в плане перечисляются виды работ по подготовке и проведению мероприятия, сроки выполнения и ответственные. В начале документа указываются наименование организации и вида документа об утверждении, дата, номер и место составления документа, гриф об утверждении. Отдельно оформляются финансовые документы, листы согласования и ознакомления с документом. В виде схемы это выглядит примерно так:

Таблица 1. Образец плана мероприятия

Утверждаю

—————

—————

(должность руководителя компании)

————————————- (Ф.И.О.)

(подпись)

План мероприятий по подготовке и проведению

——————————————————

(наименование мероприятия)

Дата проведения:

Место проведения:

Цель мероприятия:

Виды работ Сроки выполнения Ответственные
1. Создание оргкомитета 15.12.2014 Ф.И.О.
2. Составление культурной программы 15.12.2014 Ф.И.О.
3.

В плане также могут быть предусмотрены графы «результаты» и «примечания».

Как составить план мероприятий на год

Составленный план обсуждается с руководством компании, утверждается и доводится до сведения сотрудников. Ответственные лица ставят свои подписи в листе ознакомления и получают на руки копию плана. После этого вопрос: «Как составить план мероприятия?» считается закрытым.

Как правило, мероприятия проводятся несколько раз в год, поэтому event-менеджеру или другому специалисту приходится заниматься составлением годового плана мероприятий. Как составить план мероприятий на год?

Годовой план

Прежде чем приступить к составлению годового плана, нужно проанализировать деятельность компании за уходящий год. По результатам аналитической работы составляется отчёт, содержание которого позволит поставить цели на следующие 12 месяцев. На достижение именно этих целей будут направлены мероприятия, проводимые в новом календарном году.

Мероприятия планируются по месяцам. Сколько мероприятий проводить каждый месяц — решает компания. Всё зависит от поставленных целей и насущных проблем. Предусматриваются однократные, периодические и текущие мероприятия. К однократным мероприятиям относится, в частности, закупка оборудования у зарубежной компании. Текущее мероприятие тоже проводится один раз, но занимает больший промежуток времени. Периодические мероприятия повторяются через определённый временной интервал. Это может быть повышение квалификации сотрудников (конференции, семинары, вебинары), разработка и внедрение проектов, проведение корпоративов и прочее. Все мероприятия должны логично согласовываться между собой по целесообразности, тематике и срокам проведения.

Форма годового плана

Годовой план составляется в форме общего плана работ или временного графика. Иногда уместны оба варианта (например, если исполнители трудятся в разных организациях). Рассмотрим эти разновидности планов подробнее.

В общем годовом плане отмечаются порядковый номер, наименование мероприятия, сроки выполнения, результаты, ответственные исполнители и примечание. В главе «Результат» указывается продукт деятельности специалистов: схема процесса или механизма, завершённый проект, отчёт, пакет документов и т. д..

Таблица 2. Образец общего плана работ

Наименование мероприятия Результаты Сроки выполнения Исполнители Примечания
Начало Окончание ООО ОАО ЗАО
1. Международная конференция Сборник тезисов докладов 15.01 17.01 Ф.И.О. Ф.И.О. Ф.И.О. Привлекаются студенты профильных вузов
2. Презентация нового сорта сыра Отчёт о презентации нового сорта сыра 16.02 17.02 Ф.И.О. Ф.И.О. Ф.И.О. Привлекаются технологи предприятий
3.

При составлении временного графика мероприятия указываются на каждый месяц. Стык между наименованием мероприятия и месяцем закрашивается. Вид документа может быть примерно следующим:

Таблица 3. Образец временного графика работ

Наименование мероприятия Результаты Исполнители 2014 год Примечания
Январь Февраль Март
1. Международная конференция Сборник тезисов докладов

ООО

ОАО

ЗАО

1.1. Подготовка информационного письма Информационное письмо Офис-менеджер
2. Презентация нового сорта сыра Отчёт о презентации нового сорта сыра
2.1. Подготовка рекламных проспектов Рекламные проспекты Отдел маркетинга

В дополнение к годовому плану разрабатываются обоснование мероприятий, формы отчётности и контроля, а также приложения. В приложения входят:

  • финансовая документация;
  • план коммуникаций, иного сопровождения мероприятия;
  • анализ рисков.

Все вышеперечисленные планы составляются для взрослых. Но различные мероприятия проводятся и с детьми. Закономерности составления планов для ребят примерно те же, но имеются некоторые особенности.

Как составить план мероприятия для детей

Мероприятие для маленьких граждан отличается от такового для взрослых, прежде всего, воспитательной и (или) оздоровительной направленностью. Ответственными назначаются педагоги, психологи, массовики-затейники, библиотекари, вожатые в оздоровительных лагерях и другие специалисты, работающие с детьми. Специфика мероприятия зависит от возраста детей и поставленных задач. Рассмотрим особенности планирования мероприятий в дошкольном учреждении, школе, библиотеке и оздоровительном лагере.

Дошкольное учреждение

Как составить план мероприятия для детей

Мероприятия в детском саду являются частью годового плана. Предусматриваются:

  • утренники (тематические и к праздничным датам);
  • спортивные праздники;
  • дни и недели здоровья (включают различные мероприятия);
  • родительские собрания и т. д.

Для каждого из указанных мероприятий составляется свой план или сценарий, который утверждается заведующей и согласовывается с её заместителем. Указываются название мероприятия, цель, задачи, время и место проведения, оборудование, инвентарь, ход мероприятия (в сценарии) и ответственные. Вот пример оформления плана мероприятий ко Дню здоровья:

Таблица 4. Образец плана Дня здоровья в дошкольном учреждении

Утверждаю:

заведующий

—————(Ф.И.О.)

«____» ______________ 2014 года

Согласовано:

заместитель заведующего по УВР

——————————(Ф.И.О.)

«____» ______________ 2014 года

План мероприятий Дня здоровья (дата)
Время и место проведения Название мероприятия Группа Ответственные

8.00 — 8.30

Спортплощадка

Утренняя гимнастика Все группы Воспитатели групп

10.00 -10.30

Спортивный зал

Эстафеты Старшая группа Инструктор по физической культуре, воспитатель группы

15.00 — 15.20

Бассейн

Физкультурный досуг «К нам пришёл Нептун» Средняя группа Инструктор по плаванию, медсестра, воспитатель группы
В течение дня Фоторепортаж с Дня здоровья Все группы Воспитатели групп, помощники воспитателей

В зависимости от специфики мероприятия могут указываться ожидаемые результаты (снижение заболеваемости воспитанников, сформированность у детей представлений о здоровом образе жизни, повышение уровня педагогической культуры родителей и т. д.).

Сценарий мероприятия для дошкольников – это игры, представления по сюжетам сказок, фокусы, аттракционы. Важно, чтобы праздник был интересным, весёлым, ярким, а главное – полезным для малышей.

Школа

Как составить план мероприятия пример

Мероприятия для учеников планируются во время учебного года и на каникулах. Планы мероприятий составляют завуч, классный руководитель, учитель физической культуры, педагог-организатор, психолог. Планы, составленные педагогами, проверяются и утверждаются завучем. Предусматриваются цели и задачи мероприятия, ожидаемые результаты, назначаются ответственные. При составлении планов учитываются возраст детей, их интересы, проблемы в классе (успеваемость, поведение, отношения в коллективе и т. д.), а также объективные факторы (время года, тип поселения, особенности местности, климата и т. д.), памятные даты. В соответствии с этим проводятся мероприятия на темы «Рыцари и принцессы», «Знакомство с музыкальным театром», «Праздник лета», «Они сражались за Родину» и другие. Главное, чтобы детям было интересно. К подготовке и планированию мероприятия привлекаются и сами ученики. Как составить план мероприятий? Образец представлен в таблице.

Таблица 5. Образец плана мероприятий на школьные каникулы

Утверждаю

директор средней школы №

—————————(Ф.И.О.)

План воспитательных мероприятий на осенние каникулы
Мероприятие Дата Класс Время
1. Посещение Театра музкомедии 28.10.2013 11 16.00
2. Операция «Вылечи книгу» 29.10.2013 5-6 12.00
3.

Детская библиотека

Как составить план мероприятий образец

Сотрудники библиотек заботятся о том, чтобы дети больше читали, любили книги. С этой целью проводятся литературные вечера, викторины, аукционы и т. д. Как правильно составить план мероприятий в библиотеке? Эта работа проводится в несколько этапов. Выбирается тема мероприятия, определяется его цель и возрастная адресность. В соответствии с возрастом участников отбираются литературные произведения, составляется сценарий.

Не забывают библиотекари и о рекламе: изготавливаются плакаты, листовки, приглашения. Важный момент – подготовка наглядно-иллюстративного материала. Само мероприятие фиксируется, анализируется и пропагандируется в СМИ. Форма плана может быть примерно следующей:

Таблица 6. Образец плана мероприятий в детской библиотеке

Форма мероприятия Название мероприятия Аудитория Дата проведения
1. Театрализованное представление К Дню святого Валентина Старшеклассники 14.02
2. Вечер вопросов и ответов «Кто знает больше сказок?» Дошкольники и учащиеся младших классов 18.03
3.

Оздоровительный лагерь

Как правильно составить план мероприятий

Начинающих педагогов волнует вопрос: «Как составить план мероприятий на смену?» Традиционно в оздоровительных лагерях вожатые пользуются планом-сеткой. Отрядные мероприятия согласуются с лагерными, включаются банные дни, время заезда и отъезда. В план-сетку вносятся мероприятия, проводимые до обеда, после полдника и ужина. Выигрышный вариант – составление двух планов-сеток: на ясную и дождливую погоду.

Выглядит план-сетка примерно так. Лист бумаги разбивается на прямоугольники по количеству дней смены. В каждый прямоугольник записываются мероприятия.

Таблица 7. Образец плана-сетки мероприятий в оздоровительном лагере

План работы на смену

1 день

Заезд

Операция «Уют»

Кругосветка «Здравствуй, лагерь»

Вечер знакомств

2 день

Кругосветка «Верёвочный курс»

Конкурс «Алло, мы ищем таланты!»

3 день

Открытие смены

Праздничный концерт

….

К составлению плана-сетки целесообразно привлечь детей, ведь мероприятия планируются именно для них. Можно создать рабочую группу из наиболее активных ребят или поставить в игровой комнате ящик предложений. Не будет лишним провести мозговой штурм.

В сценарии конкретного мероприятия указываются цель, место и время проведения, оборудование, инвентарь и ход самого действа.

При составлении планов (как для взрослых, так и для детей) важно, чтобы мероприятие было целесообразным, полезным, интересным и запоминающимся.

Содержание

Спрятать

  1. Что такое план мероприятия?
  2. Каковы шаги в планировании мероприятия?
    1. №1. Разработка целей и задач мероприятия
    2. № 2. Сформируйте команду
    3. №3. Назначить дату
  3. № 4. Брендируйте свое мероприятие
    1. № 5. Составьте общий план
    2. № 6. Определить административные процессы
    3. № 7. Определить и создать партнерства и спонсорство
    4. №8. Создайте план рекламы
    5. №9. Установите бюджет
    6. №10. Оцените событие
  4. Каковы семь этапов планирования мероприятия?
    1. №1. Начинайте раньше, чем считаете нужным.
    2. № 2. Установите главный календарь.
    3. №3. Собери команду.
    4. № 4. Торгуйтесь с поставщиками по ценам.
    5. № 5. Подумайте о «что, если».
    6. № 6. Получите его в письменной форме.
    7. № 7. Веселиться!
  5. Каковы 6 этапов планирования мероприятия?
    1. №1. Определите свои цели и задачи.
    2. № 2. Настройка бюджета
    3. №3. Расписание мероприятия и планирование
    4. №4. Партнерские отношения
    5. № 5. Повышение
    6. № 6. Сфотографируйте и снимите фильм, чтобы задокументировать событие.
  6. Каковы 3 основных компонента планирования мероприятий?
    1. №1. Установите цель с задачами и бюджетом.
    2. № 2. Выберите место и заключите контракты с поставщиками
    3. №3. Брендинг
  7. Каковы пять Cs управления событиями?
    1. №1. Концепция
    2. №2. Координация
    3. № 3. Контроль
    4. № 4. Кульминация
    5. № 5. распродажа
  8. Итоги
    1. Статьи по теме
    2. Рекомендации

Вам нужны предложения по организации мероприятия? Вы прибыли в нужное место. За прошедшие годы мы посетили множество мероприятий, организованных различными группами. У нас также есть множество лучших практик, которые вы можете использовать, даже если мы не можем перечислить все особенности, которые вам необходимо учитывать (часто это зависит от типа мероприятия!). В этой записи блога мы расскажем вам о шагах, связанных с планированием мероприятия.

Что такое план мероприятия?

План мероприятия служит дорожной картой для всех элементов вашего мероприятия.

Эти компоненты координируются в соответствии с целями и задачами SMART (конкретными, измеримыми, достижимыми, актуальными и ограниченными по времени) и временными рамками. Мы советуем работать в обратном порядке от даты вашего мероприятия, чтобы определить временную шкалу (график обратной работы!).

Пока вы готовитесь к большому дню, ваш организатор мероприятий может помочь вам не сбиться с пути. Независимо от того, насколько большое или маленькое ваше мероприятие, успешный план включает в себя одни и те же важные элементы, которые мы рассмотрим в следующей части.

Каковы шаги в планировании мероприятия?

Организация мероприятий требовательна. Уследить за всеми мелкими деталями может быть сложно, когда есть так много движущихся частей. Есть много вещей, которые нужно учитывать, от выбора места и спикеров до того, чтобы убедиться, что вы разослали благодарственные письма и провели после мероприятия подведение итогов.
Вот некоторые изложенные шаги в организации мероприятия.

№1. Разработка целей и задач мероприятия

Постановка четкой цели и задачи – первый этап. Какие цели вы преследуете при организации этого мероприятия?

№ 2. Сформируйте команду

Чтобы справиться со всеми приготовлениями к любому мероприятию, необходимы согласованные усилия команды. Выберите ключевого члена комитета, который возглавит мероприятие, и назначьте конкретных председателей подкомитетов. Место проведения, докладчики, развлечения, реклама, спонсоры, транспорт, управление волонтерами и другие области могут быть охвачены подкомитетами.

№3. Назначить дату

Прежде чем окончательно определить дату вашего мероприятия, обязательно примите во внимание следующее.

Дайте себе достаточно времени для организации; в идеале это должно быть от четырех до шести месяцев, в зависимости от специфики вашего мероприятия.

  • Помните о праздниках
  • Избегайте крупных мероприятий или школьных каникул
  • Уточняйте даты у важных участников (основные докладчики/докладчики, VIP-посетители, заинтересованные стороны).

№ 4. Брендируйте свое мероприятие

Вы должны выбрать тему, которая является одновременно актуальной и отличительной, если вы хотите, чтобы ваше мероприятие выделялось. Подумайте о широкой, привлекательной теме для вашего мероприятия и серьезно подумайте над названием. В частности, в интернет-СМИ это может привлечь внимание. Подумайте о своих целях для мероприятия, когда будете придумывать варианты имен. Придумайте слоган — краткую запоминающуюся фразу, которая подытожит событие. Создайте логотип для представления вашего мероприятия. Футболки, бутылки с водой, сумки и другие предметы можно брендировать с помощью логотипа. Логотип можно легко сделать с помощью бесплатного онлайн-инструмента для графического дизайна Canva.com.

№ 5. Составьте общий план

Все элементы мероприятия, включая:

  • Выбор места, планирование и организация питания (контракты, разрешения, страхование, выбор блюд, кейтеринг и т. д.)
  • Спикеры/докладчики (идентификация, проверка, логистика и управление) (идентификация, подтверждение, логистика и управление)
  • Мероприятия/развлечения
  • Продвижение и реклама как в автономном режиме, так и в Интернете (веб-страница, онлайн-реклама, календари событий, печатные программы, отношения со СМИ, вывески, социальные сети и т. д.)
  • Управление спонсорами и партнерами
  • Управление волонтерами
  • Помните, что люди становятся волонтерами по разным причинам (горячие точки), например, из-за желания что-то изменить, возможности познакомиться с новыми людьми в обществе или из-за желания узнать или испытать что-то новое. Хороший волонтерский опыт может привести к дальнейшему волонтерству. Они больше не станут добровольцами и расскажут другим, если у них будет ужасный опыт. Убедитесь, что у ваших волонтеров есть чувство тепла и участия. Они должны верить, что их усилия стоили того и были полезны.

№ 6. Определить административные процессы

Как вы будете отслеживать спикеров, гостей, бюджет и списки регистрации?

№ 7. Определить и создать партнерства и спонсорство

Есть ли какие-либо компании, с которыми вы могли бы сотрудничать или обратиться за спонсорством, чтобы помочь с расходами и увеличить участие? Когда вы включаете других людей или организации в свое мероприятие, они кровно заинтересованы в том, чтобы помочь с рекламой и обеспечить успех мероприятия.

Возможно, вы захотите подумать о:

поиск деловых спонсоров, которые помогут оплатить часть расходов на мероприятие. Это может включать в себя все, от местных предприятий, которые могли бы пожертвовать товары или услуги, такие как цветы для столов, подарочные пакеты и т. д., до глобальных организаций, которые хотели бы спонсировать еду, предложить приз за дверь или предоставить подарок. важный молчаливый аукционный предмет.
Объедините усилия с соседскими группами, которые могут предоставить место или помочь с планированием или подбором персонала для мероприятия.

№8. Создайте план рекламы

Даже с самым невероятным составом спикеров или развлекательных программ вам все равно нужен PR, чтобы привлечь посетителей. Первым шагом в продвижении мероприятия является уведомление или страница на вашем веб-сайте, за которым следует напоминание в вашем информационном бюллетене или по электронной почте, чтобы сохранить дату, за которой следует офлайн и онлайн-реклама, отношения со СМИ и постоянная коммуникация для продвижения регистрации. Без благодарностей после мероприятия, благодарностей спонсоров и историй, подчеркивающих основные идеи мероприятия или успех в сборе средств, ни одна стратегия не будет завершенной.

№9. Установите бюджет

Оценки всех важных компонентов, включенных в ваш генеральный план мероприятия, должны быть включены в ваш бюджет. Не забудьте учесть командировочные расходы спикеров или выступающих.

№10. Оцените событие

Как узнать, удалось ли ваше мероприятие? Используете ли вы показатели посещаемости для оценки успеха? Сколько вы подняли? Сообщение? Как вы привлекли аудиторию или участников? Когда вы впервые определяете свои цели и задачи, вы должны подумать о том, как вы будете оценивать событие, чтобы оценить свой успех.

Каковы семь этапов планирования мероприятия?

Организация празднования на рабочем месте, будь то праздничная вечеринка или ежегодный обед с клиентами, требует большой подготовки и немного удачи. Эти семь советов помогут вам снизить уровень стресса и сделать ваше особенное мероприятие действительно особенным.

№1. Начинайте раньше, чем считаете нужным.

Даже если дата вашего мероприятия может показаться далекой, вам нужно будет принять множество мелких мер по дороге, чтобы не сбиться с пути. Если ваша организация проводит ежегодные собрания, вы можете начать планировать самое необходимое, например, место и повестку дня, как только предыдущее собрание закончится, пока уроки, извлеченные из того, что сработало, а что нет, еще свежи. Если вы организуете праздничную вечеринку, проверка доступности места проведения летом может помочь вам выбрать лучший вариант и, возможно, даже претендовать на скидку при раннем бронировании. Раннее начало снижает вероятность упущения важных деталей и дает вам время для внесения изменений.

№ 2. Установите главный календарь.

Составьте список шагов, которые необходимо предпринять после получения первоначальной обратной связи от вашего работодателя и других заинтересованных сторон. В широком масштабе это может включать поиск потенциальных мест, приготовление пищи, отправку регистрационных форм и настройку транспорта. Предоставьте более подробные инструкции и сроки после каждого из них. Например, вы должны изучить свои возможности, просмотреть лучшие варианты и узнать, что будет и что не будет предлагаться, прежде чем бронировать место (например, аудио-видео оборудование). Когда вы закончите каждое задание, вычеркните его из списка и по мере необходимости добавляйте новые.

№3. Собери команду.

Не пытайтесь управлять всем планированием самостоятельно. Вместо этого давайте специализированные задания, основанные на сильных сторонах каждого человека. Кто-нибудь из вашей команды работал в сфере общественного питания? Попросите его рассмотреть варианты питания. Коллега из соседнего коридора играет в кавер-группе. Попросите, чтобы она отвечала за организацию развлечения. Имейте четкие ожидания и сроки выполнения, а также планируйте регулярные встречи для отслеживания прогресса.

№ 4. Торгуйтесь с поставщиками по ценам.

Этот шаг может быть простым, если вы постоянно используете одних и тех же поставщиков, потому что вы можете иметь право на скидку. Организация вашего мероприятия в непиковый день или время также может сэкономить расходы. Посмотрите, какую скидку вы можете получить, если вам требуется более одного гостиничного номера для иногородних гостей; часто отели будут компенсировать номер, если вы сделали определенное количество бронирований. Получите расценки от нескольких поставщиков услуг, которые вам потребуются, так как это может помочь вам торговаться: например, если продавец с лучшим меню знает, что у вас более низкие ставки, он может быть готов снизить свои цены.

№ 5. Подумайте о «что, если».

Заранее подготовьтесь к возможным препятствиям. Было бы здорово, если бы в новом модном ресторане города можно было провести ваше праздничное собрание. Важно вежливо спросить о количестве других мероприятий, запланированных на тот же вечер, поскольку это может повлиять на уровень ухода, который получает ваша группа. Или, возможно, вы организуете семейную прогулку в близлежащем тематическом парке. Убедиться, что будут занятия для всех детей; вы же не хотите, чтобы малыши грустили из-за того, что не умеют кататься на аттракционах.

№ 6. Получите его в письменной форме.

Чтобы не было сюрпризов в день мероприятия, внимательно читайте договоры поставщиков. Не делайте никаких предположений; все, что вы ожидаете получить, должно быть указано явно. Убедитесь, что в вашем договоре четко указано, что продавец, например, поднимет и разберет палатку и стулья, которые вы арендуете. Ваши контракты также должны охватывать непредвиденные обстоятельства, например, кто вмешается, если ди-джей, которого вы зарезервировали, заболеет.

№ 7. Веселиться!

Пришло время сделать шаг назад и увидеть, как ваша тяжелая работа окупится, как только наступит важный день, когда все настроено и работает без сучка и задоринки. Цените момент, но также помните о потенциальных изменениях, которые вы могли бы внести в будущем. И всегда не забывайте выражать благодарность всем, кто способствовал успеху мероприятия.

Каковы 6 этапов планирования мероприятия?

Планирование – залог успешного мероприятия. Легко чувствовать себя подавленным, потому что нужно учитывать так много факторов. Чтобы ваше мероприятие прошло успешно и не выходило за рамки вашего бюджета, выполните шесть наших шагов.

№1. Определите свои цели и задачи.

Важно сесть и обдумать свои цели для мероприятия, прежде чем рассматривать возможные места. Вы пытаетесь собирать пожертвования? или рекламировать запуск конкретного продукта? Вы хотите 40 или 400 гостей?

Точность в отношении вашей аудитории также имеет решающее значение. Вам будет легче планировать и составлять бюджет, если вы будете знать свои основные цели и иметь конкретные критерии для измерения прогресса.

№ 2. Настройка бюджета

Тратить немного больше здесь и там просто, когда вы хотите, чтобы все было безупречно. Но прежде чем вы это осознаете, это может привести к превышению бюджета на сотни или даже тысячи долларов. Вы можете лучше контролировать свои расходы, составив реалистичный и гибкий бюджет.

Эти основные компоненты должны быть включены в ваш бюджет:

  • Аренда помещения Включает любые другие расходы, такие как страхование.
  • Питание: закуски и обеды во время перерыва.
  • Расходы на персонал: они охватывают настройку, координацию и очистку.
  • Будь то ди-джей или приглашение специальных гостей для выступления.
  • Аренда аудио/видео: В зависимости от местоположения вам может понадобиться арендовать дополнительное оборудование. проектор, например.
  • Украшение: если у мероприятия есть тема, вам может понадобиться купить или арендовать дополнительный декор.
  • Маркетинг: если у вас есть средства, хорошей идеей будет создать бюджет на маркетинг, потому что продвижение вашего мероприятия имеет важное значение для его успеха.
  • Непредвиденные обстоятельства: как бы тщательно вы ни готовились к мероприятию, неизбежно возникнут непредвиденные расходы. Обеспечить подстраховку, в том числе 10% на случай непредвиденных обстоятельств.

№3. Расписание мероприятия и планирование

Предоставление себе достаточно времени является наиболее важной частью подготовки. Когда вы ограничены во времени, кажется, что время летит так быстро. В идеале вы должны выделить себе 4-6 месяцев на подготовку и проведение более крупных мероприятий.

Проверьте наличие возможных конфликтов, если дата является переменной. Вы же не хотите бронировать место только для того, чтобы узнать, что ваше мероприятие совпадает со значительным религиозным праздником или что важный приглашенный спикер не будет доступен в этот день.

Мы советуем составить генеральный план и временную шкалу, включающую все важные сроки в преддверии мероприятия, чтобы гарантировать, что все пройдет гладко. Это также облегчит вам назначение заданий вашей команде. Предоставление лицензий, страховых полисов, подтверждение любых приглашенных докладчиков, критические даты для маркетинга и рекламы, разосланные приглашения, крайний срок ответа и подробный календарь на фактический день могут быть включены в ваш график.

№4. Партнерские отношения

Вы можете рассмотреть возможность сотрудничества с другими группами для спонсорства в зависимости от характера и размера вашего мероприятия. Это может помочь вам сэкономить деньги, а также помочь в маркетинге и продвижении.

Обязательно подчеркните четкую ценность для компаний, которым вы предлагаете спонсировать ваше мероприятие. Ваши шансы на успех увеличатся, если вы сможете привести веские доводы в пользу спонсорства.

№ 5. Повышение

Пришло время рассказать о вашем мероприятии сейчас, когда идет подготовка. Даже если у вас запланированы самые замечательные спикеры, никто не придет, если не будет знать о мероприятии.

Включите важные даты в график событий и создайте план по связям с общественностью и маркетингу. Ваша маркетинговая стратегия должна включать:

  • Анонс веб-страницы о мероприятии.
  • информационные бюллетени и рассылки по электронной почте.
  • Посты в социальных сетях, которые были запланированы.
  • Пресса и средства массовой информации, включая ваш пресс-релиз.

№ 6. Сфотографируйте и снимите фильм, чтобы задокументировать событие.

Важно задокументировать ваше мероприятие и его успех после всей вашей подготовки и тяжелой работы. Чтобы ваши фотографии были самого высокого качества и разрешения, наймите профессионального фотографа.

Эти фотографии могут быть включены в ваш отчет после мероприятия, который также может включать заявление для прессы о мероприятии и благодарственные письма всем спонсорам и участникам. Кроме того, эти фотографии могут помочь в освещении предстоящих событий. Изображения и видео можно легко сохранять и обмениваться с пакетом Vista.

Вы можете добавить членов команды или участников, как только создадите область для своего мероприятия. Все ваши изображения сохраняются в одном месте, где все они удобно доступны и упорядочены.

Каковы 3 основных компонента планирования мероприятий?

Планирование мероприятия сильно отличается от организации типичной вечеринки. Независимо от того, является ли мероприятие громким или частным, на него уходит гораздо больше времени на подготовку, разработку и организацию. В конце концов, каждый организатор мероприятий надеется на успешное мероприятие, но достичь этой цели не всегда просто. Планирование хорошего мероприятия требует следующих трех факторов:

№1. Установите цель с задачами и бюджетом.

Установите цели, задачи и, самое главное, бюджет, который охватывает все аспекты мероприятия, прежде чем вы даже начнете мечтать о теме. Каковы ваши цели по случаю? Вы пытаетесь собрать деньги? Есть ли продукт, который заслуживает особого внимания? Что клиент считает успехом мероприятия? Наличие цели значительно облегчит организацию оставшейся части мероприятия.

Почему важно составлять бюджет? Для начала вам нужно знать, где установить лимит расходов. Даже несмотря на то, что при ограниченном бюджете вы можете добиться многого, не стоит организовывать мероприятие, которое не удовлетворит желания и финансовые возможности клиента. Составьте постатейный бюджет, чтобы каждый шаг фиксировался, а ваши расходы оставались в допустимых пределах.

№ 2. Выберите место и заключите контракты с поставщиками

Всем известно, что нельзя устроить вечеринку без зала, способного вместить всех гостей. То же самое относится как к значимым, так и к небольшим деловым/корпоративным мероприятиям. В зависимости от общей концепции, бюджета и атмосферы, которую вы хотите создать, найти идеальное место может быть сложно. В то время как запуск продукта должен быть немного более совместным и привлекательным, выбор устоявшегося объекта с огромными банкетными залами будет говорить о богатстве для более высококлассной атмосферы. Планирование дизайна может начаться всерьез после того, как у вас будет место.

Использование контрактов с поставщиками является важным компонентом подготовки к мероприятию. Когда у вас есть место, вы должны начать планировать меню и общий вид места проведения мероприятия. Чтобы создать идеальное мероприятие, вы должны использовать свои контакты в области еды, освещения, музыки/ди-джеев, постельного белья, цветов и даже дизайна тортов. Несмотря на то, что многие места проведения мероприятий будут предлагать некоторые из этих услуг, в зависимости от конечного продукта, необходимого клиенту, вам все равно может понадобиться использовать свои контакты. Предоставление вашим клиентам выбора может иногда давать наилучшие результаты, потому что они были вовлечены во всю стратегию.

№3. Брендинг

Маркетинговые мероприятия важны для ваших клиентов, потому что посетители должны знать о времени и месте участия в них. Брендинг важен, потому что вы хотите, чтобы ваше мероприятие было замечено и выделялось из толпы. Подумайте о различных названиях, темах и даже логотипах мероприятий, чтобы дать посетителям особый вкус и опыт. Создайте слоган для мероприятия, который сочетает в себе цели клиента и тизер того, что там произойдет, чтобы пройти дополнительную милю.

Если вы планируете мероприятие заблаговременно (от шести до двенадцати месяцев), разошлите ему уведомление о дате, чтобы у гостей было время сделать пометки в своих календарях. Официальное приглашение может быть отправлено в качестве дополнительной информации по мере приближения мероприятия. Если мероприятие посвящено запуску продукта, не забудьте указать это в приглашении. Приглашение также является прекрасной возможностью для продвижения общей темы мероприятия.

Наем менеджера мероприятий, который может справиться со всеми аспектами планирования от концепции до завершения, иногда является лучшим подходом для обеспечения успешного мероприятия. Составьте список всего, что вам нужно сделать, и вычеркивайте пункты по ходу дела, если вы собираетесь заниматься планированием мероприятия самостоятельно.

Каковы пять Cs управления событиями?

Вот пять основных элементов управления мероприятиями: концепция, координация, контроль, кульминация и завершение. Но что они означают?

№1. Концепция

Концепция на первом месте. Концепция вашего мероприятия закладывает фундамент, на котором оно будет построено. При этом следует учитывать:

Кто будет присутствовать, когда, где и что будет происходить на вашем мероприятии — все это важные вопросы?

Не пренебрегайте спецификой здесь. Углубитесь в каждую из вышеупомянутых тем и найдите время, чтобы понять каждый аспект вашего мероприятия. Какова основная цель вашего мероприятия, прежде всего? Какой результат? Ваша аудитория должна понимать и относиться к этой цели. После того, как вы это сделаете, вы можете начать рассматривать свою аудиторию, как связаться с ней и как вовлечь ее.

Знание «почему» и «кто» также позволяет вам вторгаться в «когда» и «где». Место проведения вашего мероприятия может быть несложным делом, если ваша целевая аудитория сосредоточена в этом районе по месту жительства или занятости. Или, если они представляют собой срез населения или один бизнес, может быть год, который является более подходящим или менее загруженным, что поможет увеличить посещаемость.

№2. Координация

Планирование можно начинать после того, как у вас появится концепция. Учитывая, что, вероятно, вам нужно будет охватить множество пунктов, это, вероятно, будет одним из самых длинных шагов в процессе.

На этапе координации вы изучите следующее:

  • Выбор темы
  • Создание надежного бюджета
  • Составление расписания
  • Поиск места
  • Организация общественного питания и декораторов
  • Организация развлечений, лекций и других мероприятий
  • Закупка оборудования
  • Организация транспорта и проживания
  • Оценка рисков и безопасность
  • Планы на случай непредвиденных обстоятельств

Приведенный выше список далеко не полный. В зависимости от размера и характера вашего мероприятия, оно может быть короче или длиннее. Но ключ в том, что вы должны убедиться, что все ваши базы охвачены на протяжении всего этапа координации процесса.

№ 3. Контроль

Контроль событий влечет за собой именно это. поддержание контроля. Держите все под контролем и следуйте своей стратегии как можно точнее. Можно потратить время, деньги или и то, и другое на ресурсы, которые не поддерживают «почему», созданное вами на этапе концепции, если вы начнете отклоняться от курса и сбиваться с пути.

Когда вы начинаете планировать, было бы полезно создать временную шкалу и определить конкретные цели того, что нужно сделать, когда и кем. Следите за призом и убедитесь, что у вас есть четкое представление о том, как будет выглядеть ваше мероприятие, прежде чем делать что-либо еще, потому что с управлением мероприятиями вы никогда не сможете слишком все контролировать.

№ 4. Кульминация

Завершаем мероприятие. настоящий большой день. Пришло время начать шоу, когда ваше мероприятие прошло успешно. Но ваша работа в качестве организатора мероприятий не заканчивается с началом мероприятия. На самом деле она только началась.

Общение с поставщиками, поставщиками и персоналом, внимательное отношение к срокам, проверка безопасности и своевременная установка — все это часть кульминационной фазы. Кульминационный этап, как и этап контроля, заключается в том, чтобы направить корабль в правильном направлении и принять меры на случай, если он отклонится от курса.

№ 5. распродажа

После завершения мероприятия начинается этап закрытия. Обеспечение чистоты и порядка в помещении, общение с персоналом, согласование вопросов с кейтерингом, развлечениями и т. д.

Закрытие также распространяется на управление после мероприятия, например, получение отзывов от клиентов, оценка вашей работы, благодарность за участие и персонал, изучение бюджета и т. д. Даже если вы просто хотите вздремнуть после мероприятия, управление после мероприятия позволит вам оценить, достигли ли вы своих целей и как, а также как вы можете перенести импульс от этого вперед.

Итоги

Управление событиями и успешное планирование требуют нескольких талантов. На различных этапах процедуры в игру вступают такие навыки, как тщательное внимание к деталям, изобретательность, выносливость и стратегическое мышление. Из-за этого очень важно подходить к управлению событиями с разумной стратегией, которая позволит вам пройти (иногда) ухабистый путь и выйти на другую сторону относительно невредимым, купаясь в лучах славы успешного события.

Статьи по теме

  • СОБЫТИЙНЫЙ МАРКЕТИНГ: Полное руководство по событийному маркетингу
  • Планирование мероприятий: основы и услуги по планированию мероприятий
  • ПЛАНИРОВАНИЕ КОРПОРАТИВНЫХ МЕРОПРИЯТИЙ: что это такое, работа, зарплата и идеи
  • ИНСТРУМЕНТЫ УПРАВЛЕНИЯ МЕРОПРИЯТИЯМИ: значение, виды и способы использования
  • 21+ САМАЯ УСПЕШНАЯ ИДЕЯ ДЛЯ МАЛОГО БИЗНЕСА 2023 (Подробное руководство)

Рекомендации

  • Ютафармбюро
  • Скобы
  • Vistasuite
  • Маквей

Понравилась статья? Поделить с друзьями:
  • Как найти товар в германии
  • Как найти русских в милане
  • Как найти номер своего сертификата на госуслугах
  • Как исправить плинтус на потолке
  • Как можно найти австралию