Как составить программу командировки руководителя

Юридический адрес: Москва, 1-й Щемиловский переулок, д. 16, стр. 2, подъезд 4, офис 38

Фактический адрес: Москва, 1-й Щемиловский переулок, д. 16, стр. 2, подъезд 4, офис 38 (схема проезда)

Почтовый адрес: 127055 г. Москва а/я 75

Тел.: +7 (495) 258-08-15, (965) 242-51-98

E-mail: podpiska@profiz.ru

В должностной инструкции секретаря руководителя в разделе «должностные обязанности» непременно имеется пункт, который определяет, что обязательной функцией секретаря является подготовка командировок руководителя.

Командировка – служебное поручение, связанное с выездом куда-нибудь; поездка для выполнения такого поручения .

В последнее время термин «командировка» все чаще заменяют другим – деловая поездка руководителя. По мнению специалистов, это обусловлено тем, что Россия вступила в международный рыночный обмен, изменилась экономическая ситуация в стране, а также имидж, роль и задачи руководителя в условиях рыночных отношений. Однако, мы будем употреблять термин, который обозначен в Учебно-методическом комплексе.

Командировки руководителя делятся на 3 категории:

Вместе с тем, учитываются и другие факторы:

Схема подготовки командировки
Независимо от указанных различий, подготовка командировки руководителя осуществляется по однотипной схеме.
Руководитель сообщает секретарю:

Исходя из этого, секретарь готовит всю необходимую документированную информацию, которая может понадобиться руководителю в командировке:

В случае необходимости, вместе с руководителем секретарь анализирует и дорабатывает документы, а также делает несколько ксерокопий (при этом по 1 экз. оставляет себе).

Секретарь составляет программу командировки, основные пункты которой, как правило, следующие:

Для наглядности программа может быть составлена в виде таблицы:

Секретарю необходимо согласовать программу с принимающей стороной, уточнив сроки пребывания руководителя; если будут коррективы, то их обязательно внести.

Программа заграничной командировки, рассчитанная на несколько пунктов и несколько дней, может быть более детальной и обширной и содержать следующую информацию:

Подготовку такой программы, как правило, начинают с того, что определяют основные события, время, место и сроки их проведения, которые уже согласованы с принимающей стороной. Исходя из оставшегося времени, планируют менее важные мероприятия, определяя их время, место, продолжительность.

В такую подробную программу секретарь включает по максимуму всю имеющуюся информацию: адреса, названия, номера телефонов, факсов, электронную почту, сведения, о лицах с которыми встречается руководитель, и которые могут быть ему полезны.

Копию программы секретарь должен оставить у себя, чтобы в случае необходимости оперативно связаться с руководителем. По согласованию с руководителем еще одну копию программы секретарь передает заместителю руководителя или тому должностному лицу, которое укажет руководитель.

Также секретарь может составить список личных и служебных документов и материалов, необходимых для поездки:

Если командировка руководителя предполагает посещение нескольких городов, промышленных центров, то секретарь должен тщательно проработать маршрут руководителя, согласовав и уточнив его с расписанием самолетов, поездов и т. д.

В обязанности секретаря также входит заказ билетов до места назначения и обратно. Секретарь бронирует номер в гостинице на основании заявки, составленной на бланке письма организации и направленной по факсу.

Из гостиницы необходимо получить подтверждение бронирования, которое содержит:

Если в структуре организации отсутствует служба протокола, секретарь обеспечивает визовую поддержку, он же оформляет все выездные документы.
Секретарь готовит подарки и сувениры для принимающей стороны, обеспечивает руководителя необходимыми бланками документов, визитными карточками руководителя, канцелярскими принадлежностями (блокнотами, папками, ручками, дисками и т. д.).

Накануне отъезда необходимо еще раз все проверить и получить от руководителя указания о важных неотложных делах, которые следует выполнить в его отсутствие, отменить все встречи, которые были назначены раньше и приходятся на дни его командировки.

Вопрос о необходимости секретаря проводить руководителя в аэропорт, равно как и о встрече при прилете назад, решает сам руководитель.

Подготовка и оформление документов для командировки

Документы по оформлению командировок составляются по унифицированным формам, утвержденным Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1:

До создания приказа о направлении руководителя в командировку заполняется и оформляется служебное задание, оно используется для создания приказа и составления отчета о выполнении цели служебной командировки.

Форма служебного задания для направления в командировку

Задание утверждается руководителем организации или уполномоченным лицом, затем передается в кадровую службу для издания приказа о направлении в командировку. Эта же форма № Т-10а содержит и отчет о выполнении задания, поэтому является очень удобной.

Чтобы руководитель отправился в командировку, недостаточно только письма-приглашения принимающей стороны, необходимо подготовить приказ о направлении в командировку. Форма Т-9.

Как правило, проект приказа о командировке руководителя готовит его секретарь. Приказ:

В приказе указываются:

При необходимости в приказе указывается источник оплаты сумм командировочных расходов и другие условия отправления в командировку. Так, командировочные расходы нередко оплачиваются приглашающей (принимающей) стороной.
После подписания приказ обязательно регистрируется в журнале регистрации приказов по личному составу. Журнальная форма содержит следующие разделы:

По усмотрению организации в журнале регистрации могут быть дополнительные разделы в соответствии с установленными правилами.
Командировочное удостоверение выписывается по форме № Т-10 после подписания приказа о командировании.

Форма командировочного удостоверения

Форма командировочного удостоверения. Оборотная сторона
Командировочное удостоверение оформляет секретарь, внося в него все данные из приказа. Журнал регистрации командировочных удостоверений имеет следующие графы:

В каждом пункте назначения в командировочном удостоверении делаются отметки о времени прибытия и выбытия, которые заверяются подписью ответственного лица и печатью.

По завершении командировки составляется Авансовый отчет. Он составляется командированным в одном экземпляре по установленной форме.

Форма авансового отчета о командировке

На оборотной стороне формы записывается перечень документов, подтверждающих производственные расходы (квитанции, проездные документы, товарные чеки и другие оправдательные документы). Суммы затрат по оправдательным документам записываются по графам 1–6 оборотной стороны формы. Документы, которые прилагаются к отчету, нумеруются командированным в порядке записи в отчете. Бухгалтерия организации проверяет целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, правильность подсчета сумм. Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем организации или уполномоченным на это лицом и принимается к учету.

Перед отъездом руководителя в командировку секретарь получает от него указания о своих действиях во время отсутствия руководителя. Согласно установленной практике, в этот период времени секретарь выполняет все свои обычные делопроизводственные обязанности: принимает и обрабатывает корреспонденцию, регистрирует документы, группирует их по рубрикам и т. д. Однако, наряду с этими обычными обязанностями, секретарь уделяет внимание тем вопросам, которым не может уделить должное внимание в другое время:

Телефонные звонки, адресованные руководителю, секретарь записывает в специальном журнале. Если во время отсутствия руководителя в служебной поездке, вопросы могут быть решены другими должностными лицами в пределах их компетенции, телефонные звонки переадресуются, о чем делается соответствующая запись в журнале их учета.

После возвращения руководителя из командировки секретарь обрабатывает материалы командировки: копирует, сканирует, размножает их, передает соответствующим сотрудникам и структурным подразделениям.

В должностные обязанности секретаря входит оформление отчета о командировке, при работе над которым секретарь должен знать его цель, объем. Обычно отчет состоит из 3 разделов:

Секретарь также информирует руководителя о вопросах, возникших во время его отсутствия и ходе их решения.
Таким образом, подготовка командировки руководителя, являясь обязательной функцией секретаря, состоит из организационного и информационного обеспечения поездки руководителя.

1. Подготовка служебных командировок руководителя и сотрудников.

Успех командировки
руководителя во многом зависит от того,
насколько комфортно он будет чувствовать
себя во время деловых встреч и переговоров,
а также во время переездов между пунктами
назначения.

Поэтому секретарь
должен поэтапно и детально проду­мать
подготовку деловой поездки своего
руководителя.

План подготовки
командировки руководителя:

1. Узнать цель
   поездки, предполагаемые вопросы встречи,
   места посещения, координаты представителей
   прини­мающей стороны.

2. Разработать проект
   программы пребывания, согласовать его
   с руководителем и с принимающей стороной.

3. Заказать билеты,
   в том числе — обратные.

4. Забронировать
   номер в отеле.

5. Составить
   контрольный список необходимых для
   поезд­ки личных и служебных документов.

6. Подготовить
   документы по списку.

7. Вместе с руководителем
   проанализировать подготов­ленные
   документы, доработать их, если будут
   замеча­ния, сделать несколько
   ксерокопий документов, оста­вить
   себе по одной ксерокопии каждого
   документа.

8. Оформить выездные
   документы руководителя, выписать ему
   командировочное удостоверение.

9. Сделать ксерокопии
   заграничного паспорта и страхово­го
   медицинского полиса руководителя,
   оставить себе по одной ксерокопии
   каждого документа.

10. Подготовить бланки
    документов, визитные карточки, блокнот,
    ручку и другие необходимые руководителю
    принадлежности.

11. Продумать список
    подарков и сувениров, приобрести их.

12. Получить указание
    руководителя о неотложных делах, которые
    необходимо сделать в его отсутствие.

13. В случае необходимости
    отменить встречи руководи­теля,
    назначенные на дни его пребывания в
    командиров­ке.

14. За день до отъезда
    сделать контрольный звонок предста­вителю
    принимающей стороны и спросить, нет ли
    изме­нений в программе пребывания.

15. Накануне отъезда
    проверить вместе с руководителем
    наличие всех необходимых документов
    и материалов по контрольному списку.

16. Организовать
    проводы руководителя (лично или отдав
    распоряжение водителю), подтвердить
    принимающей стороне его отбытие
    (например, сообщить номер рей­са,
    время вылета, название авиакомпании,
    ориентиро­вочное время прибытия).

17. Организовать
    встречу руководителя по возвращении.

18. К возвращению
    руководителя подготовить информа­цию
    о событиях, которые возникли во время
    его отсут­ствия. План подготовки
    командировки руководителя может
    варьироваться в зависимости от масштаба
    организации и должностных обязанностей
    секретаря.

Предварительная
программа командировки обычно со­держит
следующую информацию:

• расписание на
  каждый день командировки (точное вре­мя,
  день, месяц отправления и прибытия на
  вокзалы и аэропорты, деловые встречи,
  культурные мероприя­тия, деловые и
  неформальные визиты);

• список запланированных
  деловых встреч руководите­ля;

• информацию о
  гостиницах, где забронированы номе­ра;

• адреса всех
  посещаемых мест и проезд к ним;

• имена и фамилии
  лиц и названия организаций, с кото­рыми
  планируется установить деловые связи
  (эта инфор­мация должна быть настолько
  подробной, насколько это возможно, в
  ней указываются названия организаций
  и деловых партнеров, адреса, телефоны,
  а в некоторых случаях — и более подробная
  информация

Подготовка
предварительной программы

Подготовка
предварительной программы обычно
начи­нается с перечисления фиксированных
или так называ­емых «критических»
событий (время и место проведе­ния
которых заранее жестко определено).

В зависимости от
фиксированных событий следует пла­нировать
весь график деловой поездки руководителя.

При организации
длительной (продолжительностью от 2-3
дней) поездки руководителя секретарю
следует составить две программы:
подробную и краткую.

В подробной
программе поездка руководителя должна
быть расписана детально.

Краткая программа
по сути представляет собой план-схему
поездки, в ней указывается время, имена,
телефо­ны, адреса. Ее рекомендуется
оформлять на маленьких ка­таложных
карточках — обычно по одной карточке
на один день поездки, для того чтобы
руководитель мог каж­дый день класть
по одной карточке в бумажник или кар­ман.

Для составления
предварительной программы поезд­ки
руководителя могут понадобиться:

• справочные данные
  о разнице во времени в разных стра­нах
  и городах;

• расписание
  воздушного и железнодорожного
  транспор­та;

• информация об
  отелях города или страны.

В зависимости от
специфики и размера предприятия
се­кретарю иногда требуется составлять
несколько экземп­ляров предварительной
программы деловой поездки ру­ководителя.

Если
командировка руководителя внеплановая,
то секретарь обязан оповестить людей,
приглашенных на отменяющийся прием.
Поступающую на имя руководителя
информацию секретарь передает заместителю,
исполняющему обязанности руководителя
во время его отсутствия, а также
переадресовывает телефонные звонки,
которые могут быть решены в отсутствие
руководителя. Если же возникли проблемы
или срочные вопросы, которые может
решить только руководитель, секретарь
должен связаться с ним по телефону и на
основе полученных указаний организовать
их исполнение.

Во
время отсутствия руководителя у секретаря
появляется возможность уделить больше
внимания вопросам делопроизводства:
формированию и оформлению дел, проверке
наличия документов и т.п. При возвращении
руководителя из командировки секретарь
информирует его о вопросах, которые
возникли в период его отсутствия, и ходе
их решения.

Руководитель
знакомит секретаря с материалами
командировки и вместе с командировочными
документами передает их для подготовки
отчета.

Контрольные
вопросы по теме

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #

Материалы на данной страницы взяты из открытых истончиков либо размещены пользователем в соответствии с договором-офертой сайта. Вы можете сообщить о нарушении.