Как составить программу пребывания

Визит вежливости

Определяется цель визита, срок пребывания и дата приезда. Согласовываются уровень главы делегации, полномочия договаривающихся сторон, состав и количество членов делегации. Уточняется рабочий язык переговоров и документов, количество переводчиков, с чьей стороны они будут, форма фиксирования хода переговоров (протокол, стенограмма, аудиозапись).

После того как партнеры дали согласие на направление делегации, принимающая сторона формирует свою делегацию для ведения переговоров. При ее формировании, как правило, исходят из принципа паритета в определении ее численного состава и уровня представительства.

Программа пребывания

Программа пребывания варьируется в зависимости от цели, срока визита, уровня и состава делегации. Обычно программа состоит из следующих элементов: 1) встреча делегации; 2) деловая часть программы; 3) представительские приемы с российской стороны; 4) культурная программа; 5) посещение объектов, поездка по стране (если предполагается); 6) проводы делегации.

ПРОГРАММА ПЕРЕСЕЛЕНИЯ СООТЕЧЕСТВЕННИКОВ. Гарантии. Режим пребывания. Новости 02.04.21. Юрист.Адвокат

Как правило, приезд делегации планируется в рабочие дни. Очень важно помнить, что обычно составляются два варианта программы:

• общая программа для гостей;

• подробная — для организаторов, которая включает все необходимые организационно-технические и протокольные детали (адреса и телефоны организаций для посещения, транспорт, вручение цветов, сувениров и др.). Везде должны быть указаны лица, персонально отвечающие за реализацию каждого пункта программы.

Визит вежливости

Прежде чем начать деловую часть визита, глава прибывшей делегации в соответствии с общепринятой практикой наносит визит вежливости руководителю принимающей организации. Визит вежливости является протокольным ответом за проявленное внимание, за встречу при приезде. В процессе визита, кроме того, еще раз согласовывается программа пребывания, высказываются, если есть необходимость, дополнительные просьбы и пожелания.

Поскольку визит вежливости длится не более 20 — 30 минут, уже через 5-7 минут секретарь может подать угощение: чай, кофе, прохладительные напитки, конфеты (в коробке), печенье, фрукты. Спиртные напитки не подаются. Естественно, что все угощение, кроме чая и кофе, может быть накрыто на журнальном столе до прихода гостей.

В завершение беседы гостю могут быть вручены фирменные сувениры. Инициатива ухода принадлежит гостю. Хозяин встречи провожает иностранного коллегу до дверей кабинета. Дальше до выхода из здания, гостей провожает тот сотрудник учреждения, который их встречал.

Источник: studopedia.ru

Организация и техника деловой беседы

Эффективность беседы зависит от стиля ее проведения, содержания вопросов, очередности и правильности их постановки. Хотя в переговорах с обеих сторон могут принимать участие несколько человек, как правило, беседа должна вестись между руководителями. Недопустимо, если во время переговоров ведущего перебивают его коллеги. Конечно, он может предоставить слово одному из них, особенно по специфическим проблемам, но в большинстве случаев всю тяжесть беседы по всему кругу обсуждаемых проблем ведущий должен брать на себя.

Программа пребывания

Может показаться парадоксальным, но успех переговоров часто зависит от умения слушать собеседника. Ничто так не льстит собеседнику, как внимание к его словам. Внимание должно быть искренним, так как показное может быть обнаружено им, обидит его и приведет к затруднениям в переговорах.

Начинать переговоры следует с наиболее важных вопросов повестки дня, пытаясь постепенно достигнуть согласия по принципиальным вопросам. Затем обсуждаются проблемы, по которым можно договориться сравнительно легко и без особых затрат времени, и только после этого переходят к ключевым вопросам, требующим подробного разбора.

Старайтесь так построить беседу, чтобы рассмотрение вопросов, в которых вы единодушны, предшествовало обсуждению вопросов дискуссионных. Очень важно повести переговоры таким образом, чтобы на их первой стадии собеседник не имел повода дать отрицательный ответ. Если человек сказал «нет», его внутренняя логика побуждает оставаться на этой позиции, хотя он и сам может почувствовать немотивированность своего отрицательного ответа. По той же логике, чем больше положительных решений принято в начальной стадии переговоров, тем труднее потом занять категорически отрицательную позицию, даже при наличии больших оснований.

Формирование делегации

Протокол, соблюдаемый при переговорах, подготовке различных договоров и соглашений, придает своей торжественностью большее значение и большее уважение к содержащимся в них особо важным положениям.

Руководством фирмы составляются списки сотрудников, допущенных к участию во внешнеторговых переговорах, затем уже формируется делегация. Численность количества делегаций регулируется принципом паритета. Число участников согласуется заранее, уровень представительства также подчинен принципу равенства. Язык переговоров определяется по договоренности сторон, может быть языком как одной страны, так и другой, и даже третьей стороны.

Программа пребывания

Программа пребывания разрабатывается заранее. Обычно она включает следующие пункты:

• – встреча (в аэропорту или на вокзале):
• – размещение (в гостинице или загородной резиденции);
• – деловая часть (беседы, переговоры и т.п.);
• – приемы (завтраки, коктейли, обеды, ужины);
• – культурная программа (посещение театра, музея, картинной галереи);
• – проводы.

По каждому пункту указывается ответственный исполнитель.

При встрече главу принимающей стороны сопровождают 2–3 человека, в том числе переводчик. Если гость приезжает с супругой, то его встречает глава нашей делегации с супругой.

Первым представляется глава принимающей делегации, и если с ним приехала супруга, то он представляет и ее. Вторым представляется гость – глава иностранной делегации – и представляет свою супругу. Затем глава принимающей стороны представляет членов своей делегации. После этого глава прибывшей делегации представляет членов своей делегации. Женщин представляют первыми.

При встрече рекомендуется дамам вручать цветы.

Рассадка по автомашинам происходит в следующем порядке:

• – если используется личный автомобиль, а водитель – член встречающей делегации, то почетное место будет рядом с ним;
• – если автомобиль принадлежит организации, то самым почетным местом считается место на заднем сиденье справа по ходу движения, на котором располагается глава иностранной делегации. Рядом с ним слева – глава принимающей стороны. Если в машину должен сесть еще один пассажир, то он занимает место между ними. Переводчик располагается на переднем сиденье рядом с водителем. Машина подается и паркуется таким образом, чтобы правая дверца была обращена к тротуару.

Первый визит к руководителю принимающей стороны является протокольным (для знакомства, уточнения программы пребывания, выявления дополнительных пожеланий гостей). Продолжительность визита – не более 30 мин. Беседу начинает хозяин. Инициатива окончания беседы остается за гостем. Гостю должно быть предложено угощение: чай, кофе, фрукты.

Вино не подастся. Возможно преподнесение сувенира гостю. Опаздывать на встречу нельзя (по протоколу – максимум на 15 мин с возможным сокращением продолжительности встречи).

Рассадка за столом переговоров проводится в соответствии с общепринятыми правилами:

• – главы делегаций могут сидеть во главе стола, переводчики сбоку от них, далее за столом переговоров располагаются члены делегаций по занимаемым должностям;
• – главы делегаций сидят в центре стола, напротив друг друга, рядом с ними по левую руку находятся переводчики, далее – члены делегаций по занимаемым должностям (это наиболее распространенный вариант рассадки);
• – если в переговорах участвуют три и более сторон, то они рассаживаются но алфавиту по часовой стрелке вокруг круглого или прямоугольного стола.

Главы делегаций председательствуют по очереди по алфавиту, или на первом заседании хозяин, потом — по алфавиту.

Пребывание иностранной делегации, как правило, не превышает двух-трех дней.

Проводы иностранных партнеров происходят аналогично встрече, только в обратном порядке [1] .

Источник: studme.org

Порядок встречи делегации

Один из семинаров столичной бизнес-школы, который мне удалось посетить в этом году, был посвященном правильному составлению программы пребывания иностранных делегаций. Прежде чем перейти к рассмотрению конкретных инструментов планирования встреч «на высшем уровне», тренер поинтересовался у группы: «Какой вопрос в первую очередь приходит вам в голову, когда вы узнаете, что к вам скоро приезжают партнеры или иностранные гости?» Одна из слушательниц семинара робко ответила и одновременно спросила: «Зачем?» Второй по популярности был вопрос «Надолго ли?», в связи, с чем все присутствующие сразу же вспомнили сакраментальный анекдот про тещу. Напомню: теща раздевается в прихожей, учтивый зять принимает ее пальто. «Надолго ли вы к нам, мама?» — «Да пока не надоем, зятек!» — «Что, даже чаю не попьете?!» Так как же по всем правилам, без грубых нарушений протокола, выдержать это «нашествие», которое почему-то в информационном письме о приезде этих замечательных людей было названо «дружественным визитом»?

Подготовка программы пребывания и организация приема представителей иностранных государств основываются на соблюдении положений протокольной практики и ее особенностей, вытекающих из национальных традиций и культуры Беларуси. Слово «протокол» означало в византийской дипломатии первую часть составленного в торжественных выражениях документа, в котором перечислялся состав участников переговоров. В настоящее время протокол предоставляет собой свод правил, в соответствии с которыми регулируется порядок различных церемоний, формы одежды, официальной переписки и т.д.

Любое нарушение этих правил создаст трудности для стороны, допустившей нарушение, так как она должна будет принести извинения и найти способ исправить ошибку.

Протокол помогает создать дружественную и непринужденную обстановку на встречах, переговорах, приемах, что способствует взаимопониманию и достижению желаемых результатов. Неправильно рассаженные гости на приеме, не по этикету одетые участники переговоров — каждая из этих и многих других «мелочей» способна тормозить, охлаждать, а иногда и ухудшать отношения между партнерами и препятствовать их дальнейшему позитивному развитию. И наоборот, именно протокол способствует успешному решению деловых вопросов.

Порядок въезда, выезда и пребывания представителей иностранных государств в Беларуси

При приглашении иностранного делового партнера в Беларусь возникает ряд вопросов, которые необходимо решать быстро и юридически грамотно. К таковым относятся следующие:

— как правильно оформить приглашение?

— как получить визу на въезд в страну?

— как регистрировать прибывших?

— как составить программу пребывания?

Оформление приглашения

Иностранцы могут въезжать в нашу страну только при наличии въездных виз. Основанием для получения зарубежным партнерам визы на въезд в страну является приглашение принимающей стороны. Подавляющее большинство иностранных партнеров прибывают в Беларусь по деловым однократным въездным визам, дающим право один раз въехать в страну, находиться на ее территории в течение указанного в визе срока и выехать обратно. Деловая виза выдается на срок до 90 дней, а если она не была использована в течение срока ее действия, то продлению не подлежит.

Приглашение, необходимое для получения деловой визы, оформляется на бланке приглашающей организации с указанием реквизитов и регистрационного номера, подписывается руководителем и скрепляется печатью. Приглашение должно содержать следующую информацию о партнере:

— число, месяц и год рождения;

— пол, гражданство, номер паспорта;

— цель поездки (переговоры, выставка, семинары и т.п.);

— дату въезда и выезда из страны.

Кроме того, в приглашении указывается полное наименование принимающей организации, фамилия и должность подписавшего приглашения, а также перечисляются ее обязательства по обеспечению соблюдения правил пребывания и регистрации на территории Республики Беларусь приглашенными иностранными гражданами.

Приглашение может быть адресовано как непосредственно приглашаемому лицу, так и консульскому учреждению Республики Беларусь и направляется в виде письма либо передается по факсу. Решение о выдаче однократной деловой визы консульскими учреждениями принимается в срок до 5 рабочих дней с момента подачи визовой заявки. В порядке исключения визы могут быть выданы иностранным гражданам в международных пунктах пропуска через Государственную границу Республики Беларусь (единственным таким пунктом в Беларуси пока является консульский пункт в аэропорту «Минск-2»), а также в консульском управлении МИД Беларуси. Этот порядок распространяется, как правило, на иностранных граждан, прибывающих из стран, где отсутствуют консульские учреждения Республики Беларусь. В этом случае принимается только оригинал приглашения.

Въезд в Республику Беларусь и выезд иностранных граждан обратно разрешается по действительным паспортам или заменяющим их документам при наличии виз, если иной порядок не установлен соответствующими соглашениями Республики Беларусь с иностранными государствами.

В ряде случаев двусторонними межгосударственными соглашениями предусматривается безвизовый въезд в нашу страну.

Для продления визы приглашающая организация не позднее, чем за три дня до истечения срока действия визы должна обратиться в подразделение паспортно-визовой службы МВД (ОВИР) по месту жительства с мотивированным заявлением.

Регистрация

Принимающая сторона обязана в течение 3-х суток, исключая праздничные и выходные дни, позаботиться о регистрации паспортов иностранных граждан в органах внутренних дел, дающих право жительство пребывания на основании письменного обращения принимающей организации. За регистрацию и продление срока регистрации (после продления органами внутренних дел срока действия визы) взымается государственная пошлина.

При условии проживания иностранных граждан в гостинице паспорта регистрируются администрацией гостиниц. От регистрации освобождаются:

— лица, прибывшие на срок до 3 суток, не считая праздничных и выходных дней;

— лица, имеющие паспорта ООН, и члены их семей;

— члены делегаций, прибывающие в нашу страну по приглашению Президента, Национального собрания и Кабинета Министров Республики Беларусь. Сотрудники иностранных дипломатических представительств, консульских учреждений, представительств международных организаций проходят регистрацию в МИД.

Программа пребывания

К приезду зарубежных партнеров обычно готовится две программы: общая, предназначенная для гостей, и подробная (рабочая) — для организаторов приема.

Программа для гостей представляет собой расписанный по дням и часам график пребывания их в стране (на белорусском или русском языке и на языке гостей), который вручается им в начале визита.

В рабочей программе отражаются все организационно-технические детали приема иностранных партнеров. Обычно она включает следующие пункты:

— встреча (в аэропорту или на вокзале) и персональный состав встречающих;

— определение мест питания;

— содействие в прохождении пограничного и таможенного контроля;

— получение и доставку багажа, транспортное обеспечение;

— размещение (а перед этим своевременное бронирование мест) в гостинице или в подготовленном заранее другом местопроживании;

— деловая часть (беседы, переговоры и т.п.);

— приемы (завтраки, коктейли, обеды, ужины);

— культурная программа (посещение театров, музеев и пр.);

По каждому пункту указывается ответственный исполнитель.

Программа для гостей и принимающей стороны разрабатываются на все дни визита. В программе каждого дня следует оставлять свободное для личных дел гостей.

Образец рабочей программы пребывания иностранных партнеров

«___» _______ 2004 г.

пребывания немецкой делегации в количестве 3 человек, прибывающих в ОДО «Караван историй» для решения вопросов по взаимному сотрудничеству.

Герман фон Берг — президент фирмы «ННН»

Фриц Вольф — руководитель отдела закупок

Хельга Редигер — менеджер

Прибытие 27 ноября 2004 г.

Убытие — 29 ноября 2004 г.

Ответственный за прием делегации — начальник отдела маркетинга Лазарчик Александр Петрович (тел. рабочий ________________, мобильный _________________ ).

Дата	Время	Мероприятия	Ответственные лица
27.11 28.11 29.11	9.00 10.30 11.30 12.00 — 14.00 14.00 — 15.00 15.00 — 17.00 17.00 — 21.00 10.00 — 14.00 15.00 — 16.00 16.00 — 19.00 21.00 — 23.00 10.00	Встреча в аэропорту «Минск-2» Размещение в гостинице «Планета» Уточнение программы пребывания Торжественный прием в честь приезда гостей. Начальная стадия переговоров Обед в ресторане (название) Продолжение переговоров Свободное время: посещение театра (название) Продолжение переговоров Подписание соглашения о сотрудничестве Свободное время: экскурсия (прогулка) по городу Торжественный ужин в ресторане «Раковский бровар» Отъезд из гостиницы «Планета» и проводы в аэропорту «Минск-2»	Лазарчук А.П. Лазарчук А.П. Петров И.И. Макаров П.И. Левченко С.Н. Савичев В.И. Калинина А.П. Тарасова В.П. Васькова А.Н. Макаров П.И. Веремева Н.Н. Завьялов И.А. Лазарчук А.П.

Коммерческий директор (при наличии соответствующей должности — начальник отдела ВЭД)

_____________________ (П.И. Макаров)

Порядок встречи делегации

Определение количественного и персонального состава лиц, встречающих иностранных партнеров регламентируется следующими протокольными правилами. Ранг и должность встречающего главы делегации должны соответствовать рангу и должности приезжающего главы делегации, т.е. если приезжает глава иностранной фирмы, то его должна встретить глава принимающей фирмы.

Глава принимающей делегации для встречи гостей обычно прибывает в сопровождении 2-3 человек (исходя из деловых соображений это могут быть руководители отдельных служб, специалисты, а также переводчик). Дамам, прибывшим с делегацией, вручаются цветы (полностью упакованные в целлофан, чтобы пыльца не испачкала костюмы и не вызвала аллергию). Если гость приезжает с супругой, то его встречает глава делегации также с супругой.

Источник: poisk-ru.ru

Программа пребывания это что

В отечественной и зарубежной литературе существует большое количество определений понятия «протокол», но, как правило, в традиционной связке со словом «дипломатический» :«Протокол является совокупностью правил поведения правительств и их представителей по официальным и неофициальным поводам» [1] . Авторы данного определения, не ограничивают протокол лишь сферой профессиональной дипломатии.

Этим же подходом отличается формулировка Л. Лойко: «Протокол означает совокупность правил, традиций, условностей, регламентирующих государственную и дипломатическую деятельность» [2] .

Применительно к практике конкретного государства названные правила, традиции и условности определяют понятием «государственный протокол».

Многие нормы государственного протокола тесно связаны и переплетены с нормами официального этикета (от фр .etiguette – ярлык, этикетка), т. е. общепринятыми правилами поведения официальных лиц в отношениях друг с другом и на публичных мероприятиях.

Важнейшей функцией протокола является установление правил взаимоотношений между государствами, регулирование дипломатической деятельности. Наиболее полное определение дипломатического протокола дает «Дипломатический словарь»: «Протокол дипломатический – совокупность общепринятых правил, традиций и условностей, соблюдаемых правительствами, ведомствами иностранных дел, дипломатическими представительствами, официальными лицами в международном общении».

В последние время, прежде всего в связи с ростом негосударственного сектора экономики, развитием коммерческой и предпринимательской деятельности, достаточно активно используется понятие «деловой протокол». В своей основе деловой протокол – это те же правила государственного и дипломатического протокола (порядок встреч и проводов, ведение переговоров, организация приемов и т. п.). Конечно, традиции делового общения менее регламентированы, более гибки и свободны.

Однако это вовсе не исключает строгого применения правил дипломатического протокола в деловых контактах, что не только не считается ошибкой, но скорее свидетельствует о высоком само- и взаимоуважении деловых людей[3]. Наконец, протоколом нередко именуют службу (совокупность служб), занимающихся организационным обеспечением государственных мероприятий и международных контактов.

Правила протокола исторически обусловлены. Они возникли из постоянных повторений и отбора тех традиций, обычаев и образцов поведения, которые в наибольшей степени способствовали атмосфере миролюбия в общении людей. С появлением государств и развитием отношений между ними появилась необходимость в упорядочении внешних форм публичной деятельности государственных институтов и организации межгосударственного общения на основе добрососедства. Эти функции и выполняют государственный и дипломатический протокол, развиваясь и эволюционируя с развитием объектов их применения.

Нормы дипломатического протокола являются международными. В их основе лежит признание государственного суверенитета, равенства, территориальной целостности, невмешательство во внутренние дела друг друга. Это проявляется, с одной стороны, в демонстрации властями страны аккредитации уважения к дипломатическому представителю того или иного государства, с другой – в таком же отношении диппредставителя к официальным лицам и учреждениям государства, в котором он аккредитован[4]. При всех различиях во взаимоотношениях между государствами общепризнано, что каждый дипломат пользуется в стране пребывания одинаковыми привилегиями и иммунитетами в соответствии с его рангом.

Некоторым нормам протокола международными правовыми актами придана юридическая сила. Однако большинство норм исходит из традиций международной вежливости, носит согласительный характер. Тем не менее, общепринятые правила протокола исполняются всеми государствами одинаково. Будучи заинтересованы в добрососедских отношениях, они демонстрируют эту заинтересованность, строго соблюдая протокольные условности в межгосударственных отношениях.

Помимо всего, соблюдение правил протокола основывается на принципе взаимности. Приняв представителя другого государства у себя в стране не на должном уровне, трудно рассчитывать на проявление гостеприимства к своему представителю за рубежом.

Протокол помогает демонстрировать уважение к другим государствам не в ущерб своему престижу, национальному достоинству и самобытности. Помимо унифицированных протокольных правил, которые имеют фактически характер международно-признанного обычая, существуют специфические правила официального протокола отдельных государств (государственный протокол). Их происхождение обусловлено национальными традициями, народными обрядами и ритуалами разных эпох[5].

Бережное отношение государств к своему культурному наследию, органически переплетенному с современной процедурой внешних сношений, значительно разнообразит и обогащает протокольную практику. К тому же выработка модели национального протокола – одно из важных средств формирования привлекательного имиджа государств (особенно молодых) за рубежом, их самоидентификации и узнаваемости в мировом сообществе.

Правила международного протокола регламентируют порядок осуществления визитов иностранных делегаций. Приезд в страну такой делегации является результатом большой подготовительной работы, взаимного изучения, сбора информации.

Стоит отметить, что визиты могут быть двух категорий: визиты на высшем уровне и визиты на высоком уровне.

К визитам на высшем уровне относятся:

1. визиты Глав государств;
2. визиты Глав правительств;
3. визиты делегаций, возглавляемых Главами государств, правительств.

К визитам на высоком уровне относятся:

1. визиты руководителей международных правительственных организаций;
2. визиты представителей руководства государств;
3. визиты официальных (специальных) представителей глав государств, правительств.

Отметим, что по характеру приема визиты подразделяются на:

1. официальные визиты;
2. рабочие визиты;
3. неофициальные (частные) визиты;
4. визиты проездом.

Ежегодно по приглашению высших государственных органов, министерств и ведомств, предприятий и учреждений, различных общественных организаций и союзов нашу страну посещают сотни зарубежных делегаций. Гостеприимство, тем более когда речь идет о зарубежных гостях, предполагает тщательную подготовку к их визиту, соблюдение общепринятых в таких случаях международных норм и правил этикета, что в конечном счете определяет перспективы дальнейшего международного сотрудничества[6].

Основанием для получения зарубежным партнером визы на въезд в страну является приглашение принимающей стороны. При обеспечении визитов высшего и высокого уровня эти вопросы решаются по дипломатическим каналам. Подавляющее большинство зарубежных делегаций прибывают в Россию по деловым однократным въездным – выездным визам, дающим право один раз въехать в страну, находиться на ее территории в течение указанного в визе срока и выехать обратно. Приглашение, необходимое для получения визы, оформляется на бланке приглашающей организации, подписывается руководителем и скрепляется печатью.

Кроме однократной визы существуют и двукратная виза, которая дает право иностранному гражданину два раза пересечь государственную границу РФ при въезде и два раза при выезде из РФ, многократная виза дает право на неоднократный (более двух раз) въезд в РФ.

В зависимости от цели въезда иностранных граждан в Российскую Федерацию и цели их пребывания в Российской Федерации иностранным гражданам выдаются визы различных категорий: дипломатическая (ДП); служебная (СЛ); обыкновенная (О); транзитная (ТР1 или ТР2); виза временно проживающего лица (ВП)[7].

После решения организационных вопросов, связанных с процедурой приглашения иностранных гостей, окончательного согласования и подтверждения сроков предстоящего визита, принимающая сторона приступает к разработке программы пребывания зарубежной делегации. В подготовке программы пребывания делегаций на государственном уровне участие принимают обе стороны. Менее представительные визиты не требуют столь тщательной проработки программы, однако предполагают учет пожеланий зарубежных партнеров.

К приезду зарубежной делегации обычно готовятся две программы:

• общая (внешняя), предназначенная для гостей, и подробная (рабочая, или внутренняя) для организаторов приема.

Общая программа представляет собой расписанный по дням и числам график пребывания гостей в стране.

В подробной (рабочей) программе отражаются все организационнотехнические детали приема делегации. В частности, в программе необходимо предусмотреть:

• своевременное бронирование гостиницы или подготовку другого местопроживания делегации;
• определение мест питания;
• персональный состав встречающих в аэропорту или на вокзале;
• содействие в прохождении пограничного и таможенного контроля;
• получение и доставку багажа, транспортное обеспечение; помощь в размещении в гостинице; работу переводчиков и т. д.

Во избежание срывов и неувязок по каждому из вопросов определяются персонально ответственные за его выполнение лица.

Прибытие зарубежного гостя с супругой требует участия супруги российского официального лица. В этом случае отдельная программа готовится и для супруг, так как в деловой части визита они могут быть не заняты. С учетом личных интересов и пожеланий планируется посещение музеев, театров, ярмарок, выставок, встречи с женскими коллективами и т. д.

Официальный визит предусматривает обмен памятными подарками. Их характер должен быть продуман заранее. При рабочих визитах вручение подарков не принято.

При наличии возможностей желательно отпечатать общую программу типографским способом на русском языке и языке гостей на высококачественной бумаге малого формата и вручить всем членам делегации в начале визита. Типографским способом желательно изготовить и иные справочные материалы протокольного характера: схемы рассадки участников переговоров и участников официального обеда (завтрака); именные карточки на двух языках – большого формата – для обозначения мест за столом переговоров и малого формата (кувертные), устанавливаемые на столах приглашенных на обед (завтрак).

В обязанности сотрудников протокола, кроме всего прочего, входит отслеживание соблюдения хронометража программы пребывания гостей, чтобы мероприятия по возможности начинались и заканчивались в запланированное время. В противном случае временной сбой в одном звене программы вызывает цепную реакцию, вносит нервозность в работу людей, занятых в ее реализации.

Количественный и персональный состав лиц, встречающих зарубежную делегацию, определяется заранее с учетом уровня и значимости визита.

Однако независимо от уровня прибывающего в страну главы иностранной делегации организаторам визита необходимо придерживаться следующих протокольных правил. Статус официального встречающего лица должен соответствовать статусу приезжающего главы делегации. Если гость приезжает с супругой, то его встречает глава делегации также с супругой, участвующей впоследствии во всех представительских мероприятиях и мероприятиях, предусмотренных специально подготовленной для супруги гостя программой.

Высшим знаком внимания для приезжающих является их встреча у трапа самолета. Если у принимающей стороны такой возможности нет, то можно ограничиться встречей в зале прилета.

При встрече гостей первым представляется глава встречающей делегации. Если с ним приехала супруга встречать супругу гостя, то он представляет и ее. Вторым представляется сам и представляет супругу глава делегации гостей. Далее глава встречающей делегации представляет сопровождающих его лиц – вначале женщин согласно протокольному старшинству (по нисходящей), затем в таком же порядке – мужчин. Этих правил в последующем придерживаются на всех этапах визита.

Во время представления мужчины, как правило, обмениваются рукопожатиями. Женщины делают это по обоюдному желанию. В соответствии с нормами этикета хозяева вручают цветы дамам, прибывшим в составе делегации гостей.

Программа визита предполагает обеспечение гостей транспортом с целью доставки к месту проживания и дальнейших перемещений на все время пребывания в стране. Вид транспорта, степень его комфортабельности определяются количественным составом и официальным уровнем зарубежной делегации.

Согласно международной протокольной практике места в автомобилях делятся на почетные и менее почетные[8]. Почетным считается место на заднем сиденье справа по ходу движения.

Машина подается правой дверцей, обращенной к тротуару. Первым садится в машину и выходит из нее почетный пассажир.

Правило, согласно которому первым почетным местом является место на заднем сиденье справа по ходу движения, распространяется и на многоместные автомобили.

При посадке гостей в автомобиль и выходе из него лица из состава делегации хозяев открывают, а затем закрывают за ними дверцу.

Рассмотри размещение гостей в местах проживания.

Комфортность размещения зарубежных гостей зависит от организационно-финансовых возможностей принимающей стороны. Можно сформулировать следующие общие правила, которых должны придерживаться хозяева при размещении зарубежной делегации.

До приезда зарубежных гостей следует убедиться в полной готовности помещений в будущих местах их проживания.

Заказывая места в гостинице, нужно заранее знать, сколько приезжает мужчин, сколько женщин, есть ли среди них супружеские пары. Хорошо в комнатах для дам поставить свежие цветы.

Долг вежливости хозяев – помочь зарубежным партнерам в оформлении необходимых документов. Прощаясь, глава принимающей делегации договаривается с главой делегации гостей о визите вежливости (протокольном визите), если это не предусмотрено программой пребывания.

Отметим, что неотъемлемая часть программы визита – это представительские мероприятия: официальный завтрак (ланч) или обед от имени руководителя принимающей делегации. Именно этот вид приема носит особо торжественный характер. Подробно правила подготовки и проведения приемов будут рассмотрены ниже.

Другие мероприятия культурной программы визитов, не имеющих статуса государственных, редко бывают протокольными, т. е. предполагающими обязательное присутствие официальных лиц. Это может быть знакомство с историческими достопримечательностями города, районами новостроек, осмотр выставок и музеев и т. д. Во время этих посещений гостей обязательно сопровождают представители принимающей стороны.

Порядок проводов зарубежной делегации должен соответствовать порядку ее встречи. Снижение уровня проводов по сравнению с уровнем встречи может быть расценено как проявление хозяевами неудовлетворенности итогами визита. Внесение некоторых непринципиальных изменений в порядок проводов допустимо лишь по желанию гостей. Это может быть вызвано поздним временем отбытия делегации, усталостью ее членов из-за насыщенности рабочей программы и т. д.

В случае, если делегация гостей отъезжает на автомобилях, проявлением хорошего тона будет, если кто-то из хозяев на своей автомашине проводит их до черты города (границы региона).

Таким образом, составлять программу пребывания гостей и организовывать для них прием необходимо на основе общепринятой протокольной практики. Дипломатический протокол устанавливает нормы и правила поведения, помогает внести ясность в отношения сторон, а значит, быстрее прийти к соглашению по всем вопросам, потому как неправильная рассадка гостей, неверно подобранная форма одежды могут испортить отношения между деловыми партнерами.

Источник: stud.center

Составление программы пребывания делегации и проведения переговоров

Программа должна быть четкой, ясной и по возможности детальной. Составляется она лицом, ответственным за прием делегации, и утверждается руководством предприятия.

Программа должна быть обязательно согласована с соответствующими государственными органами.

Она должна включать в себя:

— вопросы встречи и проводов делегации;

— вопросы размещения в гостинице;

— вопросы материального обеспечения (питание, обслуживание, автотранспорт и т. п.);

— деловую часть;

— культурную часть программы (театр, экскурсии и т. п.);

— ответственных за проведение мероприятий.

Желательно до приезда согласовать программу с приезжающей стороной.

Практика показывает целесообразность предварительного инструктажа всех участников переговоров, проверки готовности к исполнению программы пребывания делегации, распределение между участниками переговоров вопросов, которые желательно выяснить в ходе встреч с иностранцами (например, вопросов для составления справки на фирму).

На этой же встрече необходимо распределить обязанности по обеспечению пребывания иностранной делегации (встреча в аэропорту или на вокзале, обеспечение гостиницей, питание, билеты в театр, экскурсии и т. п.).

Решение организационных вопросов целесообразно поручить одному из сотрудников протокольной группы.

В случае, если глава делегации прибывает с супругой, то принимающая сторона должна предусмотреть специальную программу или отдельные мероприятия в общей программе для супруги гостя и супруг лиц, сопровождающих его.

При разработке программы следует учесть, что, несмотря на рабочий деловой характер визита, во время пребывания делегации принято организовывать неформальные встречи, как хозяевам, так и гостям. Первая такая встреча организуется принимающей стороной.

Для того, чтобы гости могли воспользоваться возможностью организовать ответную встречу для нашей делегации, необходимо запланировать в программе один свободный вечер.

В программе каждого дня полезно оставлять свободное время для 2-го завтрака и личных дел.

Смета составляется по установленным нормам, подписывается руководителем переговоров и главным бухгалтером и утверждается руководством. После завершения визита составляется акт о выполнении сметы.