Как составить протокол экспертной комиссии по архиву - Исправление недочетов и поиск решений вместе с Examum.ru

Протоколы заседаний экспертной комиссии по архиву — это документы, которые оформляются в ходе работы группы специалистов в области архивного хранения. В таких документах фиксируются решения, принятые по вопросам повестки, например, передать на хранение или уничтожить те или иные бумаги.

Чем занимается экспертная комиссия

Периодически возникает необходимость поднять архив для актуализации находящихся там документов.

Факт отбора нужных бумаг фиксируется в письменном виде. Документы, направляющиеся в хранилище, должны пройти экспертизу на предмет правильности их оформления, компоновки и ценности — протокол экспертной комиссии о признании ценности документов фиксирует результат пройденной оценки.

Аналогично фиксируется факт отобрания тех или иных документов для последующего уничтожения. Специалистам предстоит определить бумаги, чей срок хранения истек, бумаги не представляющие более ценности, дальнейшее хранение которых не является обязательным. По результату в итоговом документе заседания специалисты определяют список бумаг, подлежащих уничтожению, и способ, которым они будут уничтожены. Выбранный способ уничтожения должен обеспечить невозможность восстановления содержания бумаги ни полностью, ни частично. Обычно используется шредирование или сжигание в закрытой печи.

Вопрос формирования архива, работы с бумагами и оформления каждого действия с ними является очень важным для компаний, поэтому к работе с архивами допускаются работники, имеющие специальную квалификацию, — профессиональные архивисты или сотрудники, прошедшие дополнительную профессиональную подготовку.

С этой целью создается специальная экспертная группа. В ее состав входят работники предприятия:

документоведы, которым известны правила ведения делопроизводства и оформления локальных нормативных актов, порядок хранения бумаг, правила обращения с ними, которые знакомы с нормативно-правовыми актами, касающимися этой сферы работы;
представители подразделений, которые хорошо ориентируются в содержательной части документов и способны оценить их актуальность;
служащие архива и другие специалисты в зависимости от стоящей задачи.

Члены группы занимаются:

выборкой документации, подлежащей передаче на хранение;
отбором бумаг, необходимых для работы;
изъятием из архива бумаг, подлежащих уничтожению, и т. п.

Факт проведенной работы оформляется как протокол ЭК об уничтожении документов, если обсуждался вопрос уничтожения бумаг, у которых истек срок хранения. Если на встрече специалистов обсуждался вопрос передачи на хранение, его итоги оформляются в протокол экспертной комиссии по передаче в архив, где участники отразят принятое решение.

Решение принимается голосованием всех присутствующих членов, простым большинством голосов. В итоговом документе заседания не обязательно подробно расписывать ход голосования и то, как распределились голоса, достаточно общего решения.

Оформление протокола

Унифицированной формы для этого акта не существует, при его составлении используется фирменный бланк предприятия, а текст составляется в свободной форме. Допускается разработка и утверждение форм документов внутри конкретной организации. Если форма утверждена внутренним документом компании, для заседаний, организуемых в ней, эта форма становится обязательной.

Оформление протокола возлагается на секретаря или на одного из членов группы, выбранного заранее. В качестве обязательных реквизитов любой подобный акт, в том числе протокол экспертной комиссии по описи дел постоянного хранения, содержит:

дату и место проведения (если такие встречи проводятся периодически, документам присваиваются номера). Необходимо указывать дату фактического проведения заседания. Помимо нее, допустимо указание времени начала заседания. В качестве наименования места указывается город, название компании и подразделения, в котором происходит собрание;
Ф.И.О. и должности присутствующих, в составе необходимо выделить председательствующего и секретаря;
вопросы повестки дня — сначала общим единым перечнем, а потом каждый по отдельности вместе с ходом его рассмотрения;
краткое содержание выступлений по каждому из вопросов: по каждому вопросу указывается конкретный докладчик, который озвучил его и предложил то или иное решение. Если кто-то из присутствующих специалистов высказывался по рассматриваемому вопросу, это тоже фиксируется;
результаты принятых решений. В этом разделе следует не только указать, что решение, выдвинутое докладчиком по вопросу, принято заседающими, но и подробно, словами, расписать суть принятой идеи;
подписи председательствующего и секретаря. Если это предполагает принятая в организации форма таких бумаг, в них расписываются все присутствовавшие специалисты.

В зависимости от хода собрания в бумаге, его подытоживающей, допускается указание дополнительных подробностей рассмотрения вопросов повестки. Например, если в ходе заседания его участники не пришли к полному согласию по тому или иному вопросу, допускается фиксация особых мнений отдельных членов.

Хранение

Протоколы имеют постоянный срок хранения. Указание на это имеется в пункте 18 приказа Росархива от 20.12.2019 № 236 (приказ Минкультуры от 25.08.2010 № 558 утратил силу в связи с изданием приказа Минкультуры от 17.12.2019 № 1964).

Протокол комиссии по архиву

Образец протокола заседания экспертной комиссии по номенклатуре дел (согласование)

Протокол об утверждении номенклатуры дел

Протокол об утверждении описи

Акт об уничтожению документов

Источник

Протокол заседания постоянно-действующей экспертной комиссии (ЭК) по организации отбора, экспертизы ценности и передачи на муниципальное хранение документов Архивного фонда

Источник

В работе каждой организации рано или поздно наступает момент, когда необходимо избавиться от старых документов и освободить место для новых. Но понятия «старые документы» в архивном деле нет. Есть только документы, у которых истек срок хранения. От них можно избавиться, но не сразу и не от всех. Сначала придется пересмотреть документы и выделить те, которые можно безбоязненно уничтожить.

Как бы ни было велико искушение вывезти все «старые» документы куда угодно с глаз долой, делать этого ни в коем случае нельзя – ответственность за нарушение требований законодательства о хранении документов никто не отменял. В соответствии со ст. 13.25 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях (далее – КоАП РФ) штраф для юридического лица может составить от 200 до 300 тысяч рублей. На практике ответственность для организации может наступить, если она не предоставит какой-либо документ по запросу контролирующего органа, сославшись на то, что он потерян или уничтожен. Именно поэтому бездумно уничтожать документы рискованно.

Какие документы можно уничтожить?

Принимая решение об уничтожении документов, необходимо руководствоваться главным критерием – сроком хранения. Если он истек, то документ можно отправить в шредер (или в печь) при условии, что вы правильно определили истечение срока хранения.

Руководствуясь этим правилом, можно составить список документов разного «возраста», которые подлежат уничтожению в 2017 году:

Год завершения в делопроизводстве	Срок хранения
1941	75 лет
1971	45 лет
2006	10 лет
2011	5 лет
2013	3 года
2015	1 год

Сразу выделить документы на уничтожение невозможно. Сначала необходимо провести экспертизу ценности. При этом срок хранения станет определяющим, но не единственным критерием отбора. Документ с истекшим сроком хранения может пригодиться в дальнейшей работе. Не исключено, что он может представлять научную, даже историческую ценность. Установить это, а значит, и продлить срок хранения, может только экспертиза ценности (ЭЦ), которую проводит экспертная комиссия (ЭК).

Экспертная комиссия: состав и функции

ЭК появляется в организации сразу после того, как руководство принимает решение создать архив. Секретарем ЭК всегда является архивариус, а председателем – либо топ-менеджер, которому подчиняются делопроизводители (например, административный директор), или, как в нашем примере, директор по общим вопросам. Если такового не обнаружится – сам генеральный директор, который подписывает приказ о создании комиссии (Пример 1 ). Этим же приказом можно утвердить положение о новом коллегиальном органе и запросить план его работы. Если дата создания ЭК в приказе не указана, считается, что комиссия работает с даты подписания приказа.

¹Не приводится.

ЭК является коллегиальным совещательным органом при генеральном директоре организации. «Коллегиальный» означает, что в комиссию входят несколько должностных лиц из числа работников организации, «совещательный» – должностные лица не принимают решение, а лишь рекомендуют генеральному директору совершить ту или иную операцию над документами и согласуют ее.

Делопроизводитель или архивариус хорошо знают документы управления, но в архиве организации есть еще огромный пласт документов кадрового делопроизводства, бухгалтерской и налоговой отчетности, документов, сопровождающих профильную деятельность организации. Поскольку это самостоятельные системы документации, оценить их могут только специалисты. Для этого и создается экспертная комиссия – собрание компетентных (каждый в своей области) должностных лиц.

Основная функция ЭК в организации, которая не является источником комплектования государственного (муниципального) архива, – организовать ежегодный отбор дел для хранения и уничтожения.

В организациях, которые являются источниками комплектования государственного архива, функционал ЭК шире: комиссия активно взаимодействует с экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения, представляет им на согласование проекты номенклатур дел, архивные описи, вносит предложения по изменению сроков хранения документов.

Независимо от сферы деятельности компании, в ЭК необходимо включить:

• начальника отдела кадров;

• главного бухгалтера;

• начальника юридического отдела;

• должностное лицо по профилю деятельности компании (начальника производства, начальника строительства, главного технолога и т.д.), задача которого – оценить документы по основной деятельности организации.

Каждое заседание ЭК оформляется протоколом (Пример 2).

Если экспертиза ценности проводится впервые

Первая экспертиза ценности – мероприятие всегда масштабное. Необходимо просмотреть все документы, которые скопились за годы существования организации. Экспертная комиссия при этом должна действовать последовательно.

■ Шаг 1: выделяем документы, для которых будет проводиться экспертиза ценности.

На этом этапе экспертизы члены ЭК не участвуют. Это зона ответственности архивариуса (делопроизводителя, секретаря) и работников структурных подразделений компании. Они отделяют документы, завершенные делопроизводством до начала текущего года, от тех, которые пока в работе.

■ Шаг 2: разделяем документы по годам. Этот этап актуален при первой ЭЦ, когда просмотреть предстоит абсолютно все, что завершено делопроизводством.

Первое, с чего начинают наводить порядок, – разделяют документы по годам. Возможно, работники, которые отвечали за эти документы, делали это ранее. Если нет – придется заниматься этим сейчас. Ответственными по-прежнему являются архивариус и работники подразделений, членов ЭК привлекать пока рано.

■ Шаг 3: проводим экспертизу. На этом этапе главную роль в экспертизе играют члены ЭК, которые просматривают подготовленные к оценке и разделенные по годам документы и выносят вердикт: представляют они практическую (научную, историческую) ценность или нет. После этого ту часть документов, что получила статус «могут быть уничтожены», проверяет архивариус. Он выясняет, истекли ли сроки хранения у этих документов.

■ Шаг 4: оформляем результаты экспертизы. Результаты экспертизы ценности фиксируются, во-первых, в описи дел и документов, а во-вторых – в акте о выделении документов к уничтожению.

■ Шаг 5: согласовываем и утверждаем описи и акты. После того, как документы, которые фиксируют результаты прошедшей экспертизы ценности, будут составлены, проводится заседание экспертной комиссии. На нем члены ЭК согласуют описи и акт, после чего их утверждает генеральный директор.

■ Шаг 6: оформляем документы на хранение и уничтожение. Те дела и документы, которые остаются в организации, оформляются на хранение. Для тех, которые решено уничтожить, организуется процесс утилизации.

Процесс уничтожения документов

Уничтожение документов обычно производят одним из двух способов: путем сжигания либо измельчения. Последнее – только при условии, что документы восстановить будет невозможно. Нельзя отправлять документы на ближайшую мусорную свалку, рвать на части или использовать в качестве черновиков.

Как правило, для уничтожения документов привлекают специальные организации. Чаще всего эти организации в качестве способа уничтожения предлагают измельчение, причем образовавшиеся отходы тут же могут принять как макулатуру, вернув тем самым часть стоимости своих услуг. По желанию заказчика процесс уничтожения исполнитель может снять на видео. При уничтожении документов также могут присутствовать представители организации-заказчика.

С организацией, которая занимается уничтожением документов, оформляется стандартный договор возмездного оказания услуг. Типовую форму договора подрядчик предложит еще на стадии переговоров. Все, что требуется от архивариуса – проследить, чтобы в договоре присутствовал пункт о том, что исполнитель обязуется обеспечить конфиденциальность уничтожаемых документов, поскольку среди них могут быть дела, которые содержат персональные данные, коммерческую или другие виды тайн. Чтобы не тратить время на сортировку секретных и несекретных документов, от которых вскоре останется только стружка, подрядчики обеспечивают конфиденциальность по умолчанию.

Уничтожить документы можно и своими силами, если позволяют производственные мощности, например, в цехах предприятия работает печь или промышленный шреддер. Попытка избавиться от документов при помощи обыкновенного кабинетного шреддера обречена на провал, если объем бумаг превышает одну папку.

Акт об уничтожении документов

Уничтожение дел от момента отбора до отправки в шредер оформляется одним документом – актом о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению. Форма утверждена Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях в приложении № 21 (Пример 3).

Как видно из примера, акт об уничтожении документов условно состоит из двух частей. Первая представляет собой перечень дел и документов, выделенных для уничтожения, вторая – информирует о том, как именно были уничтожены документы.

Пройдемся по акту и рассмотрим основные правила заполнения его унифицированной формы.

Первая часть акта: правила оформления

1. Наименование организации может быть как полным, так и кратким. Главное, чтобы наименование, заявленное в акте, соответствовало уставу организации.

2. Акты об уничтожении документов необходимо регистрировать, как и другие документы. Акту присваивают порядковый номер по соответствующей регистрационной форме. Дата акта должна соответствовать дате его утверждения.

3. Акт утверждает генеральный директор.

4. Документы отбирают на уничтожение на основании нормативно-правовых актов, устанавливающих сроки хранения. И это не только Перечень 2010. Мы поместили в пример отраслевой документ, содержащий сроки хранения, чтобы показать, как выглядят в акте несколько таких документов.

5. Информацию об уничтожаемых документах сводят в таблицу.

• Каждой записи в таблице присваивают порядковый номер.

• Во вторую графу помещают групповой заголовок дела: «Счета-фактуры» или «Приказы…». При этом дела не нужно расписывать по единицам хранения. Более того, если уничтожается одно и то же дело сразу за несколько лет, то достаточно внести в акт всего одну запись (см. запись № 3 в Примере 3).

• В третьей графе указывают годы, за которые уничтожаются документы.

• Опись, как уже говорилось, – основной учетный документ архива. Если уничтожаемые документы были внесены в описи, в четвертой графе указывают ее номер, в пятой – порядковые номера уничтожаемых единиц хранения по этой описи (см. запись № 1). Документы с пятилетними и меньшими сроками хранения не описывают, поэтому в этих графах ставят прочерки (см. запись № 2). Если это первое уничтожение документов в организации, и описи пока не составлены, то обе графы (четвертую и пятую) можно убрать из таблицы – вносить в них пока нечего.

• Количество уничтожаемых единиц хранения указывают по каждому делу.

• В седьмой графе указывают срок хранения каждого дела и ссылку на его источник. Поскольку слово «Перечень» в заголовке графы обозначает Перечень 2010, в таблицу придется помещать полное или сокращенное название остальных источников (см. запись № 4).

• Графу «Примечание» традиционно применяют для всякого рода пометок. Например, о том, что дело электронное (см. запись № 5).

6. Далее подводят итог: цифрами и прописью пишут общее количество уничтожаемых единиц хранения, суммарно бумажных и электронных носителей.

7. Первую часть акта подписывает работник, ответственный за архив, и представляет на согласование экспертной комиссии. Затем оформляется виза со ссылкой на протокол заседания ЭК, в котором зафиксировано согласование.

Акт об уничтожении документов целесообразно представить на утверждение генеральному директору именно сейчас, несмотря на то, что вторая часть акта пока пустует. Руководитель должен знать, какие документы вскоре будут уничтожены. Тем более именно он принимает решение об уничтожении и фиксирует это в грифе утверждения. Уничтожение документов – процесс необратимый. Вернуть бумаги после того, как их отдадут на переработку, невозможно.

Вторая часть акта: особенности оформления

В этой части указывается, как именно и на основании чего уничтожены документы. Форма акта об уничтожении, утвержденная Правилами 2015, подразумевает, что уничтожением занимается подрядная организация. Поэтому во второй части указывается вес документов (их будут принимать по весу, а не по штукам единиц хранения), регистрационные данные договора, метод уничтожения.

Если организация уничтожает документы сама, запись будет выглядеть так, как показано в Примере 4.

Обратите внимание: документы уничтожались в присутствии должностных лиц – членов ЭК. В этом случае отдельный акт составлять не нужно, но и уничтожить бумаги безнадзорно тоже нельзя.

Если уничтожаются только документы на бумажном носителе, то фразу «на электронном носителе» из акта исключают. Отметка «Изменения в учетные документы внесены» означает, что после уничтожения документов архивариус поднял описи, документы из которых были отправлены на уничтожение, и внес соответствующие пометки (Пример 5).

Обратите внимание: в описях, в отличие от акта об уничтожении, каждая единица хранения представлена отдельно. По отдельности они получают и пометки. Если уничтожали документы, которых не было в описях, или при составлении акта были исключены 4 и 5 графы таблицы, отметка в описи не проставляют.

Если экспертной комиссии нет

Случается, что ЭК в организации отсутствует. По разным причинам: должностные лица (потенциальные участники) не видят необходимости создавать этот коллегиальный орган, и им удалось убедить в этом директора, либо сам руководитель не считает это нужным. Тем не менее, секретарь получает задание организовать уничтожение накопившихся документов.

Таким образом, в отсутствие ЭК секретарь, выполняя задание по уничтожению документов, действует точно по описанному выше алгоритму, но в акте об уничтожении на месте визы согласования указывает данные не протокола, а всех должностных лиц, с которыми согласует акт. Без согласования уничтожать документы нельзя. Впрочем, даже если руководители нужных вам отделов негативно относятся к архивному делу, скрепя сердце они просмотрят выделенные для уничтожения документы. Потому что прекрасно знают, какие документы из тех, что находятся под их контролем, должны храниться в организации, а значит, не должны быть уничтожены. А об ответственности за нарушение требований законодательства о хранении документов им любезно сообщит секретарь.

Резюме

1. Уничтожению подлежат документы:

а) со сроком хранения, истекшим к 1 января текущего года;

б) прошедшие оценку экспертной комиссии.

2. По результатам экспертизы ценности выделяются документы для дальнейшего хранения и для уничтожения. Оформляются соответственно архивные описи и акт о выделении к уничтожению архивных документов, которые не подлежат хранению.

3. Организация может уничтожить документы своими силами (если позволяют производственные мощности) или обратиться к специалисту-подрядчику.

4. Акт об уничтожении документов состоит из двух частей. В первой приводится список уничтожаемых документов (ее должен утвердить генеральный директор). Во второй проставляются отметки об уничтожении и внесении соответствующих изменений в учетные документы архива.

5. В отсутствие ЭК секретарь не должен брать на себя ответственность и организовывать уничтожение самостоятельно. С каждым потенциальным членом комиссии следует общаться отдельно, а в остальном действовать так же, как если бы ЭК существовала.

Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» № 6, 2017.

Источник

Муниципальное бюджетное общеобразовательное
учреждение «Широковская школа» Симферопольского района Республики Крым

ул.Ленина , д.11, с.Широкое, Симферопольский район,
РК, 297510

тел: 3(652) 32-48-40, е-mail: shirokoe11@mail.ru,
ИНН 9109009625, ОГРН 1159102022749

ПРОТОКОЛ

заседания экспертной комиссии

11.01.2017
с.Широкое №01

ПРИСУТСТВУЮТ: __ членов экспертной комиссии

ОТСУТСТВУЮТ: __ членов экспертной комиссии

Председатель –
Перминова Н.С.

Секретарь – Николаева
И.А.

Повестка дня:

1. О рассмотрении номенклатуры дел МБОУ
«Широковская школа»

Директор Перминова Н.С.

СЛУШАЛИ:

Перминова Н.С., которая представила к рассмотрению проект номенклатуры
дел на 2017 год.

РЕШИЛИ:

1.1. Согласовать представленный вариант номенклатуры дел на 2017 год.

1.2. Представить номенклатуру дел на согласование в
Управление образования администрации Симферопольского района Республики Крым.

Председатель Н.С.
Перминова

Секретарь И.А.
Николаева

ул.Ленина , д.11, с.Широкое, Симферопольский район,
РК, 297510

тел: 3(652) 32-48-40, е-mail: shirokoe11@mail.ru,
ИНН 9109009625, ОГРН 1159102022749

ПРОТОКОЛ

заседания экспертной комиссии

09.01.2018
с.Широкое
№01

ПРИСУТСТВУЮТ: __ членов экспертной комиссии

ОТСУТСТВУЮТ: __ членов экспертной комисии

Председатель –
Перминова Н.С.

Секретарь – И.Ю.
Бурдукова

Повестка дня:

1. О рассмотрении номенклатуры дел МБОУ
«Широковская школа»

Директор Перминова Н.С.

СЛУШАЛИ:

Перминову Н.С., которая ознакомила с приказом Министерства образования, науки и
молодежи Республики Крым от 16.11.2017 №2909 «О внесении изменений в приказ
Министерства образован, науки и молодежи Республики Крым от 07.06.2017 №1481»,
ознакомила с примерной номенклатурой дел согласно Положения о делопроизводстве
и номенклатуре дел в школе (утвержденное приказом №501-о от 29.12.2017),
сообщила о необходимости внесения изменений в номенклатуру и представила к рассмотрению проект номенклатуры
дел на 2018 год.

РЕШИЛИ:

1.1. Информацию принять к сведению.

1.2. Согласовать представленный вариант номенклатуры дел на 2018 год.

1.3. Представить номенклатуру дел на согласование в
Управление образования администрации Симферопольского района Республики Крым.

Председатель Н.С.
Перминова

Секретарь И.Ю.
Бурдукова

ул.Ленина, д.11, с.Широкое, Симферопольский район, РК,
297510

тел: 3(652) 32-48-40, е-mail: shirokoe11@mail.ru, ИНН
9109009625, ОГРН 1159102022749

ПРОТОКОЛ

заседания экспертной комиссии

09.01.2019
с.Широкое №01

ПРИСУТСТВУЮТ: __ членов экспертной комиссии

ОТСУТСТВУЮТ: __ членов экспертной комисии

Председатель – Ходова
Н.С.

Секретарь – И.Ю.
Бурдукова

Повестка дня:

1. О рассмотрении номенклатуры дел МБОУ
«Широковская школа»

Директор Ходова Н.С.

СЛУШАЛИ:

Ходова Н.С., которая ознакомила с приказом Министерства образования, науки и
молодежи Республики Крым от 16.11.2017 №2909 «О внесении изменений в приказ
Министерства образован, науки и молодежи Республики Крым от 07.06.2017 №1481»,
ознакомила с примерной номенклатурой дел согласно Положения о делопроизводстве
и номенклатуре дел в школе (утвержденное приказом №501-о от 29.12.2017),
сообщила о необходимости внесения изменений в номенклатуру и представила к рассмотрению проект номенклатуры
дел на 2019 год.

РЕШИЛИ:

1.1. Информацию принять к сведению.

1.2. Согласовать представленный вариант номенклатуры дел на 2019 год.

Председатель Н.С.
Ходова

Секретарь И.Ю.
Бурдукова

Муниципальное бюджетное общеобразовательное учреждение
«Широковская школа» Симферопольского района Республики Крым

ул.Ленина, д.11, с.Широкое, Симферопольский район, РК,
297510

тел: 3(652) 32-48-40, е-mail: shirokoe11@mail.ru, ИНН
9109009625, ОГРН 1159102022749

ПРОТОКОЛ

заседания экспертной комиссии

11.01.2021
с. Широкое №01

Председательствующий
– Л.Е.Горова

Секретарь
– М.А.Кондрух

Присутствовали: О.В. Терещенко, И.А. Николаева, С.Н.Ющенко

Повестка дня:

1.О рассмотрении номенклатуры дел МБОУ «Широковская школа» на 2021 год

И.о.директора,
зам.директора по УВР Горова Л.Е.

СЛУШАЛИ:

Горову Л.Е., которая ознакомила с приказом Министерства
образования, науки и молодежи Республики Крым от 16.11.2017 №2909 «О внесении
изменений в приказ Министерства образования, науки и молодежи Республики Крым
от 07.06.2017 №1481», приказом Росархива РФ от 20.12.2019 г. № 236
«Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов,
образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов
местного самоуправления и организаций, с указанием
сроков их хранения», ознакомила с
уточнениями и изменениями в номенклатуру дел на 2021г. в связи с появлением новых документов, требующих документооборота. Внесено предложение согласовать представленную
номенклатуру на 2021 год.

РЕШИЛИ:

1.1. Информацию принять к сведению.

1.2. Номенклатуру дел на 2021 год согласовать.

1.3. Представить номенклатуру дел на согласование в Управление образования администрации
Симферопольского района Республики Крым.

Председатель Л.Е.Горова

Секретарь М.А.
Кондрух

https://delo-pro.ru/obrazcy-protokolov/protokol-zasedaniya-ekspertnoy-komissii.html

ПРИКАЗ

от 20 декабря 2019 г. N 236

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПЕРЕЧНЯ ТИПОВЫХ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ АРХИВНЫХ
ДОКУМЕНТОВ, ОБРАЗУЮЩИХСЯ В ПРОЦЕССЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ГОСУДАРСТВЕННЫХ ОРГАНОВ,
ОРГАНОВ МЕСТНОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ И ОРГАНИЗАЦИЙ, С УКАЗАНИЕМ СРОКОВ ИХ ХРАНЕНИЯ

ПРОТОКОЛ

заседания
экспертной комиссии

08.08.2008
№ 2

Москва

Председатель
комиссии –

Секретарь
–

Присутствовали
члены комиссии

ПОВЕСТКА
ДНЯ:

1.
Рассмотрение описи № 1 л/с дел долговременного хранения по личному составу ООО
«Русский текстиль» за 1994–2001 годы.

Доклад
ответственного за архив И.С. Петуховой.

2.
Рассмотрение акта о выделении документов к уничтожению.

Доклад
ответственного за архив И.С. Петуховой.

1.
СЛУШАЛИ:

И.С.
Петухову – ответственного за архив, которая представила на рассмотрение членов комиссии
опись № 1 л/с дел по личному составу ООО «Русский текстиль» и его
предшественника, ТОО «Фирма «Текстиль», за 1994–2001 годы. В опись включены
приказы по личному составу и расчетные ведомости по начислению заработной платы
работникам. Документы, включенные в опись, имеют долговременный срок хранения –
75 лет и являются основанием для подтверждения трудового стажа и размера
заработной платы работников. Документы упорядочены в соответствии с Основными
правилами работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от
06.02.2002).

ВЫСТУПИЛИ:

Каримов
И.В., Гусев С.И., Полунина Е.Ф. – предложили согласовать представленную опись.

РЕШИЛИ:

Опись
№ 1 л/с дел по личному составу ООО «Русский текстиль» и его предшественника,
ТОО «Фирма «Текстиль», за 1994–2001 годы в количестве 24 единиц хранения
согласовать.

2.
СЛУШАЛИ:

И.С.
Петухову, которая представила на рассмотрение членов экспертной комиссии акт о
выделении документов к уничтожению, не подлежащих дальнейшему хранению. В акт
включено 330 единиц хранения за 1994–2001 годы, сроки хранения которых,
согласно Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности
организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Росархивом 06.10.2002),
истекли. В соответствии с данным Перечнем вышеуказанные документы имеют
5-летний срок хранения. Практическая надобность в них миновала. Документы по
личному составу за 1994–2001 годы полностью упорядочены, описаны и включены в
опись № 1 л/с дел долговременного хранения. Сохранность данной категории документов
обеспечена.

ВЫСТУПИЛИ:

Каримов
И.В., Гусев С.И., Полунина Е.Ф. – предложили в установленном порядке провести
уничтожение документов согласно акту.

РЕШИЛИ:

Провести
в установленном Основными правилами работы архивов организаций порядке
уничтожение документов ООО «Русский текстиль» и его предшественника, ТОО «Фирма
«Текстиль», за 1994–2001 годы в количестве 330 единиц хранения согласно
представленному акту.

Председатель
Попов
И.В. Попов

Секретарь
Полунина
Е.Ф. Полунина

Источник

Протокол заседания экспертной комиссии по уничтожению документов

В статье подробно рассмотрим: для чего необходим и как оформляется протокол комиссии по уничтожению документов.

Организация в своей деятельности создает большой объем документации (распорядительная, бухгалтерская, кадровая и т.д.). Бумаги с истекшим сроком хранения подлежат уничтожению. Для этого необходимо соблюсти законодательные процедуры, а именно:

проверить срок хранения бумаг;
провести оценку ценности экспертной комиссией по уничтожению документации;
создать протокол ее заседания;
сформировать акт на уничтожение, утвержденный руководителем;
уничтожить бумаги.

Требования к протоколу

Деятельность экспертной комиссии по уничтожению бумаг протоколируется, чтобы принять решение по утилизации документации, которая утратила свое значение. Существуют две формы протокола: краткая и полная. В полном — перечислены все выступления на заседании, в краткой форме — только фамилии выступавших и краткая запись о теме выступления.

Унифицированной формы протокола не существует, однако, составляя его, воспользуйтесь общими правилами для составления первичной учетной документации. Обязательные составляющие:

наименование организации;
название документа;
дата составления;
место составления;
ФИО председателя и секретаря;
повестка дня;
постановка задач;
вынесение решения;
подписи ответственных лиц.

Образец протокола экспертной комиссии по уничтожению документов

Порядок составления протокола заседания экспертной комиссии по уничтожению бумаг

Заполним акт заседания по шагам.

ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР» приказом руководителя создало экспертную комиссию по утилизации, состоящую из трех человек: Иванов И.И. – председатель, Петров И.Н. – секретарь, а также Смирнов Е.Г. и Погодин Д.Н.

Шаг 1. Заполним «шапку»: название организации, дату и место составления.

Шаг 2. Заполним данные о членах комиссии:

Шаг 3. Заполним основные данные: повестку дня, кого слушали и что решили.

Отметим, что с 1 июля 2017 года вступил в силу новый национальный стандарт ГОСТ Р 7.0.97-2016 взамен старого. В стандарте указан порядок оформления организационно-распорядительной документации. Это уставы, положения, инструкции, регламенты, постановления, распоряжения, приказы, решения, договоры, акты, письма, справки и др. Новый стандарт распространяется на электронный документооборот.

В федеральных органах власти действует Постановление Правительства РФ от 15.06.2009 N 477, в котором утверждены правила делопроизводства. Каждое федеральное министерство и ведомство утверждает собственный порядок документооборота, основываясь на нормативно-правовой базе.

Сроки хранения документации

Сроки хранения документов организации установлены приказом Минкультуры России от 25.08 2010 № 558. Финансовые и бухгалтерские документы максимально хранятся 5 лет. Для документов по личному составу (трудовые договоры, личные карточки сотрудников, лицевые карточки, счета работников) определен срок — не менее 75 лет. После этого срока их можно уничтожить.

Сроки хранения типовых документов министерств, ведомств, учреждений, организаций указаны в Перечне утвержденным Главархивом СССР 15.08.1988.

Образец протокола экспертной комиссии по архиву

Чем занимается экспертная комиссия

Периодически возникает необходимость поднять архив для актуализации находящихся там документов.

С этой целью создается специальная экспертная группа. В ее состав входят работники предприятия:

документоведы, которым известны правила ведения делопроизводства и оформления локальных нормативных актов, порядок хранения бумаг, правила обращения с ними, которые знакомы с нормативно-правовыми актами, касающимися этой сферы работы;
представители подразделений, которые хорошо ориентируются в содержательной части документов и способны оценить их актуальность;
служащие архива и другие специалисты в зависимости от стоящей задачи.

Члены группы занимаются:

выборкой документации, подлежащей передаче на хранение;
отбором бумаг, необходимых для работы;
изъятием из архива бумаг, подлежащих уничтожению, и т. п.

Оформление протокола

дату и место проведения (если такие встречи проводятся периодически, документам присваиваются номера). Необходимо указывать дату фактического проведения заседания. Помимо нее, допустимо указание времени начала заседания. В качестве наименования места указывается город, название компании и подразделения, в котором происходит собрание;
Ф.И.О. и должности присутствующих, в составе необходимо выделить председательствующего и секретаря;
вопросы повестки дня — сначала общим единым перечнем, а потом каждый по отдельности вместе с ходом его рассмотрения;
краткое содержание выступлений по каждому из вопросов: по каждому вопросу указывается конкретный докладчик, который озвучил его и предложил то или иное решение. Если кто-то из присутствующих специалистов высказывался по рассматриваемому вопросу, это тоже фиксируется;
результаты принятых решений. В этом разделе следует не только указать, что решение, выдвинутое докладчиком по вопросу, принято заседающими, но и подробно, словами, расписать суть принятой идеи;
подписи председательствующего и секретаря. Если это предполагает принятая в организации форма таких бумаг, в них расписываются все присутствовавшие специалисты.

Хранение

Акт о выделении к уничтожению документов не подлежащих хранению

Акт об уничтожении документов составляется тогда, когда предприятие или организация избавляется от накопленных за годы работы бумаг. Это могут быть испорченные или утратившие свою актуальность документы, а также бумажные носители с просроченным сроком хранения. Но все же чаще всего это архивные документы, дальнейшее хранение который потеряло смысл. Как правило, уничтожение документов носит довольно регулярный характер, поскольку каждый год компании накапливают огромный объем бумажной документации и соответственно каждый год появляются бумаги, подлежащие уничтожению.

К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

Кто занимается утилизацией документов

Для уничтожения документов создается специальная комиссия, в состав которой должно входить не менее двух человек. Обычно это сотрудники разных структурных подразделений предприятия, в том числе и того отдела, документы которого подлежат утилизации. Подписи каждого из них должны стоять на акте об уничтожении бумаг.

При этом не стоит забывать о том, что члены комиссии несут ответственность за уничтожаемые документы. Именно поэтому к данному процессу стоит относиться очень внимательно, чтобы не допустить утилизации бумаг, не утративших своего значения.

Не нужно забывать и о том, что большинство документов следует хранить не менее пяти лет, в противном случае возможны серьезные санкции со стороны надзорных органов.

Порядок проведения процедуры

Как уже было сказано выше, перед тем, как перейти непосредственно к процессу уничтожения бумаг, специальным приказом руководителя предприятия назначается комиссия, которая отвечает за всю процедуру проведения утилизации от начала и до конца.

Первым делом члены комиссии проводят экспертную оценку накопившейся документации. Цель ее – убедиться в том, что утилизируемые документы не имеют ценности для предприятия, не содержат никакой важной и актуальной информации, а также имеют завершёный срок хранения.

Затем составляется специальный акт, куда вносится перечень подлежащих утилизации документов и только после этого можно приступать непосредственно к процедуре. После того, как она будет успешно завершена, акт об утилизации визируется комиссией.

Как правильно уничтожить документы

Существуют общепринятые способы уничтожения документов. Это может быть сожжение (не всегда удобно и не экологично) или утилизация при помощи специального уничтожителя бумаг (возможна только тогда, когда документов не слишком много). Однако если объем документов большой, то лучше всего прибегнуть к услугам специализированной компании, которая профессионально занимается утилизацией бумажной документации. В этом случае нужно оформить с исполнителем передаточный акт, где указывается объем, вес, дата, количество дел и т.п. параметры.

Во избежание попадания в руки злоумышленников, ни в коем случае не допускается выбрасывание документов в мусорные контейнеры или на свалку, сдача их в макулатуру или использование в качестве черновиков.

Правила по составлению акта об уничтожении документов

Документ не имеет стандартного, рекомендованного к применению образца, поэтому составляться он может в свободном виде или по шаблону, разработанном на предприятии. Независимо от того, какой вариант для написания акта будет выбран, его структура всегда должна быть примерно одинакова.

Вначале документа указывается название организации.
Отдельно вписывается состав комиссии.
В специальную таблицу (но можно и простым перечислением) вносится конкретный список уничтожаемых документов.

Если объем документации слишком велик то бумаги делятся на категории и вносятся в бланк отдельными позициями.

Также в документе можно указать вес или объем утилизируемых бумаг.

В конце акт должен содержать подписи всех членов комиссии по утилизации и автограф руководителя.

Заверять акт печатью не обязательно, поскольку он относится ко внутренней документации фирмы (на забываем и о том, что с 2016 года юридические лица имеют законное право не использовать в своей деятельности штампы и печати для удостоверения бумаг).

Оформлять акт можно как на обычном простом листе А4 формата, так и на фирменном бланке компании, писать можно как в рукописном, так и в печатном виде. Экземпляров составляется столько, сколько необходимо (обычно по одному для каждого члена комиссии и для самой организации) и каждый из них заверяется должным образом.

Инструкция по заполнению акта

В начале документа, справа, необходимо вписать полное наименование компании (с указание организационно-правовой формы), а также дату создания документа и его номер по внутреннему документообороту. Слева отводится место для его визирования руководителем предприятия (здесь вписывается должность начальника, фамилия, имя, отчество), а одна строка оставляется пустой – под подпись. Далее посередине строки вносится название документа.
В основную часть акта вписывают
- основание для проведения процедуры уничтожения документов (приказ, распоряжение руководителя и т.д. с указанием номера и даты);
- состав комиссии, с выделением председателя и ее членов – здесь нужно вписывать их должности, фамилии, имена, отчества;
- фиксируется проведение экспертной оценки и отбора документов для утилизации, а также в специальную таблицу вносится их перечень. Под таблицей нужно цифрами и прописью указать количество позиций, внесенных в таблицу, а также задокументировать сам факт уничтожение документов.
В завершение акт должны подписать все члены комиссии. Напротив подписей должна стоять их расшифровка. Только после этого документ передается на утверждение руководителю, который своим автографом ставит окончательную точку в данном процессе.

Хранение акта

После утилизации бумаг, составления и визирования акта, он передается на хранение в архив предприятия, где содержится ровно столько, сколько требуется хранить подобного рода документы по закону. В случае необходимости акт может быть извлечен из архива и использован в качестве доказательства при решении всевозможных конфликтных ситуаций и разбирательств.

Вы ещё помните? Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

источники:

http://clubtk.ru/forms/arkhivy/obrazets-protokola-ekspertnoy-komissii-po-arkhivu

http://assistentus.ru/forma/akt-ob-unichtozhenii-dokumentov/

Источник