Как составить протокол экспертной комиссии по уничтожению документов

В работе каждой организации рано или поздно наступает момент, когда необходимо избавиться от старых документов и освободить место для новых. Но понятия «старые документы» в архивном деле нет. Есть только документы, у которых истек срок хранения. От них можно избавиться, но не сразу и не от всех. Сначала придется пересмотреть документы и выделить те, которые можно безбоязненно уничтожить.

Как бы ни было велико искушение вывезти все «старые» документы куда угодно с глаз долой, делать этого ни в коем случае нельзя – ответственность за нарушение требований законодательства о хранении документов никто не отменял. В соответствии со ст. 13.25 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях (далее – КоАП РФ) штраф для юридического лица может составить от 200 до 300 тысяч рублей. На практике ответственность для организации может наступить, если она не предоставит какой-либо документ по запросу контролирующего органа, сославшись на то, что он потерян или уничтожен. Именно поэтому бездумно уничтожать документы рискованно.

Какие документы можно уничтожить?

Принимая решение об уничтожении документов, необходимо руководствоваться главным критерием – сроком хранения. Если он истек, то документ можно отправить в шредер (или в печь) при условии, что вы правильно определили истечение срока хранения.

Руководствуясь этим правилом, можно составить список документов разного «возраста», которые подлежат уничтожению в 2017 году:

Год завершения в делопроизводстве

Срок хранения

1941

75 лет

1971

45 лет

2006

10 лет

2011

5 лет

2013

3 года

2015

1 год

Сразу выделить документы на уничтожение невозможно. Сначала необходимо провести экспертизу ценности. При этом срок хранения станет определяющим, но не единственным критерием отбора. Документ с истекшим сроком хранения может пригодиться в дальнейшей работе. Не исключено, что он может представлять научную, даже историческую ценность. Установить это, а значит, и продлить срок хранения, может только экспертиза ценности (ЭЦ), которую проводит экспертная комиссия (ЭК).

Экспертная комиссия: состав и функции

ЭК появляется в организации сразу после того, как руководство принимает решение создать архив. Секретарем ЭК всегда является архивариус, а председателем – либо топ-менеджер, которому подчиняются делопроизводители (например, административный директор), или, как в нашем примере, директор по общим вопросам. Если такового не обнаружится – сам генеральный директор, который подписывает приказ о создании комиссии (Пример 1 ). Этим же приказом можно утвердить положение о новом коллегиальном органе и запросить план его работы. Если дата создания ЭК в приказе не указана, считается, что комиссия работает с даты подписания приказа.

1Не приводится.

ЭК является коллегиальным совещательным органом при генеральном директоре организации. «Коллегиальный» означает, что в комиссию входят несколько должностных лиц из числа работников организации, «совещательный» – должностные лица не принимают решение, а лишь рекомендуют генеральному директору совершить ту или иную операцию над документами и согласуют ее.

Делопроизводитель или архивариус хорошо знают документы управления, но в архиве организации есть еще огромный пласт документов кадрового делопроизводства, бухгалтерской и налоговой отчетности, документов, сопровождающих профильную деятельность организации. Поскольку это самостоятельные системы документации, оценить их могут только специалисты. Для этого и создается экспертная комиссия – собрание компетентных (каждый в своей области) должностных лиц.

Основная функция ЭК в организации, которая не является источником комплектования государственного (муниципального) архива, – организовать ежегодный отбор дел для хранения и уничтожения.

В организациях, которые являются источниками комплектования государственного архива, функционал ЭК шире: комиссия активно взаимодействует с экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения, представляет им на согласование проекты номенклатур дел, архивные описи, вносит предложения по изменению сроков хранения документов.

Независимо от сферы деятельности компании, в ЭК необходимо включить:

• начальника отдела кадров;

• главного бухгалтера;

• начальника юридического отдела;

• должностное лицо по профилю деятельности компании (начальника производства, начальника строительства, главного технолога и т.д.), задача которого – оценить документы по основной деятельности организации.

Каждое заседание ЭК оформляется протоколом (Пример 2).

Если экспертиза ценности проводится впервые

Первая экспертиза ценности – мероприятие всегда масштабное. Необходимо просмотреть все документы, которые скопились за годы существования организации. Экспертная комиссия при этом должна действовать последовательно.

Шаг 1: выделяем документы, для которых будет проводиться экспертиза ценности.

На этом этапе экспертизы члены ЭК не участвуют. Это зона ответственности архивариуса (делопроизводителя, секретаря) и работников структурных подразделений компании. Они отделяют документы, завершенные делопроизводством до начала текущего года, от тех, которые пока в работе.

Шаг 2: разделяем документы по годам. Этот этап актуален при первой ЭЦ, когда просмотреть предстоит абсолютно все, что завершено делопроизводством.

Первое, с чего начинают наводить порядок, – разделяют документы по годам. Возможно, работники, которые отвечали за эти документы, делали это ранее. Если нет – придется заниматься этим сейчас. Ответственными по-прежнему являются архивариус и работники подразделений, членов ЭК привлекать пока рано.

Шаг 3: проводим экспертизу. На этом этапе главную роль в экспертизе играют члены ЭК, которые просматривают подготовленные к оценке и разделенные по годам документы и выносят вердикт: представляют они практическую (научную, историческую) ценность или нет. После этого ту часть документов, что получила статус «могут быть уничтожены», проверяет архивариус. Он выясняет, истекли ли сроки хранения у этих документов.

Шаг 4: оформляем результаты экспертизы. Результаты экспертизы ценности фиксируются, во-первых, в описи дел и документов, а во-вторых – в акте о выделении документов к уничтожению.

Шаг 5: согласовываем и утверждаем описи и акты. После того, как документы, которые фиксируют результаты прошедшей экспертизы ценности, будут составлены, проводится заседание экспертной комиссии. На нем члены ЭК согласуют описи и акт, после чего их утверждает генеральный директор.

Шаг 6: оформляем документы на хранение и уничтожение. Те дела и документы, которые остаются в организации, оформляются на хранение. Для тех, которые решено уничтожить, организуется процесс утилизации.

Процесс уничтожения документов

Уничтожение документов обычно производят одним из двух способов: путем сжигания либо измельчения. Последнее – только при условии, что документы восстановить будет невозможно. Нельзя отправлять документы на ближайшую мусорную свалку, рвать на части или использовать в качестве черновиков.

Как правило, для уничтожения документов привлекают специальные организации. Чаще всего эти организации в качестве способа уничтожения предлагают измельчение, причем образовавшиеся отходы тут же могут принять как макулатуру, вернув тем самым часть стоимости своих услуг. По желанию заказчика процесс уничтожения исполнитель может снять на видео. При уничтожении документов также могут присутствовать представители организации-заказчика.

С организацией, которая занимается уничтожением документов, оформляется стандартный договор возмездного оказания услуг. Типовую форму договора подрядчик предложит еще на стадии переговоров. Все, что требуется от архивариуса – проследить, чтобы в договоре присутствовал пункт о том, что исполнитель обязуется обеспечить конфиденциальность уничтожаемых документов, поскольку среди них могут быть дела, которые содержат персональные данные, коммерческую или другие виды тайн. Чтобы не тратить время на сортировку секретных и несекретных документов, от которых вскоре останется только стружка, подрядчики обеспечивают конфиденциальность по умолчанию.

Уничтожить документы можно и своими силами, если позволяют производственные мощности, например, в цехах предприятия работает печь или промышленный шреддер. Попытка избавиться от документов при помощи обыкновенного кабинетного шреддера обречена на провал, если объем бумаг превышает одну папку.

Акт об уничтожении документов

Уничтожение дел от момента отбора до отправки в шредер оформляется одним документом – актом о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению. Форма утверждена Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях в приложении № 21 (Пример 3).

Как видно из примера, акт об уничтожении документов условно состоит из двух частей. Первая представляет собой перечень дел и документов, выделенных для уничтожения, вторая – информирует о том, как именно были уничтожены документы.

Пройдемся по акту и рассмотрим основные правила заполнения его унифицированной формы.

Первая часть акта: правила оформления

1. Наименование организации может быть как полным, так и кратким. Главное, чтобы наименование, заявленное в акте, соответствовало уставу организации.

2. Акты об уничтожении документов необходимо регистрировать, как и другие документы. Акту присваивают порядковый номер по соответствующей регистрационной форме. Дата акта должна соответствовать дате его утверждения.

3. Акт утверждает генеральный директор.

4. Документы отбирают на уничтожение на основании нормативно-правовых актов, устанавливающих сроки хранения. И это не только Перечень 2010. Мы поместили в пример отраслевой документ, содержащий сроки хранения, чтобы показать, как выглядят в акте несколько таких документов.

5. Информацию об уничтожаемых документах сводят в таблицу.

• Каждой записи в таблице присваивают порядковый номер.

• Во вторую графу помещают групповой заголовок дела: «Счета-фактуры» или «Приказы…». При этом дела не нужно расписывать по единицам хранения. Более того, если уничтожается одно и то же дело сразу за несколько лет, то достаточно внести в акт всего одну запись (см. запись № 3 в Примере 3).

• В третьей графе указывают годы, за которые уничтожаются документы.

• Опись, как уже говорилось, – основной учетный документ архива. Если уничтожаемые документы были внесены в описи, в четвертой графе указывают ее номер, в пятой – порядковые номера уничтожаемых единиц хранения по этой описи (см. запись № 1). Документы с пятилетними и меньшими сроками хранения не описывают, поэтому в этих графах ставят прочерки (см. запись № 2). Если это первое уничтожение документов в организации, и описи пока не составлены, то обе графы (четвертую и пятую) можно убрать из таблицы – вносить в них пока нечего.

• Количество уничтожаемых единиц хранения указывают по каждому делу.

• В седьмой графе указывают срок хранения каждого дела и ссылку на его источник. Поскольку слово «Перечень» в заголовке графы обозначает Перечень 2010, в таблицу придется помещать полное или сокращенное название остальных источников (см. запись № 4).

• Графу «Примечание» традиционно применяют для всякого рода пометок. Например, о том, что дело электронное (см. запись № 5).

6. Далее подводят итог: цифрами и прописью пишут общее количество уничтожаемых единиц хранения, суммарно бумажных и электронных носителей.

7. Первую часть акта подписывает работник, ответственный за архив, и представляет на согласование экспертной комиссии. Затем оформляется виза со ссылкой на протокол заседания ЭК, в котором зафиксировано согласование.

Акт об уничтожении документов целесообразно представить на утверждение генеральному директору именно сейчас, несмотря на то, что вторая часть акта пока пустует. Руководитель должен знать, какие документы вскоре будут уничтожены. Тем более именно он принимает решение об уничтожении и фиксирует это в грифе утверждения. Уничтожение документов – процесс необратимый. Вернуть бумаги после того, как их отдадут на переработку, невозможно.

Вторая часть акта: особенности оформления

В этой части указывается, как именно и на основании чего уничтожены документы. Форма акта об уничтожении, утвержденная Правилами 2015, подразумевает, что уничтожением занимается подрядная организация. Поэтому во второй части указывается вес документов (их будут принимать по весу, а не по штукам единиц хранения), регистрационные данные договора, метод уничтожения.

Если организация уничтожает документы сама, запись будет выглядеть так, как показано в Примере 4.

Обратите внимание: документы уничтожались в присутствии должностных лиц – членов ЭК. В этом случае отдельный акт составлять не нужно, но и уничтожить бумаги безнадзорно тоже  нельзя.

Если уничтожаются только документы на бумажном носителе, то фразу «на электронном носителе» из акта исключают. Отметка «Изменения в учетные документы внесены» означает, что после уничтожения документов архивариус поднял описи, документы из которых были отправлены на уничтожение, и внес соответствующие пометки (Пример 5).

Обратите внимание: в описях, в отличие от акта об уничтожении, каждая единица хранения представлена отдельно. По отдельности они получают и пометки. Если уничтожали документы, которых не было в описях, или при составлении акта были исключены 4 и 5 графы таблицы, отметка в описи не проставляют.

Если экспертной комиссии нет

Случается, что ЭК в организации отсутствует. По разным причинам: должностные лица (потенциальные участники) не видят необходимости создавать этот коллегиальный орган, и им удалось убедить в этом директора, либо сам руководитель не считает это нужным. Тем не менее, секретарь получает задание организовать уничтожение накопившихся документов.

Таким образом, в отсутствие ЭК секретарь, выполняя задание по уничтожению документов, действует точно по описанному выше алгоритму, но в акте об уничтожении на месте визы согласования указывает данные не протокола, а всех должностных лиц, с которыми согласует акт. Без согласования уничтожать документы нельзя. Впрочем, даже если руководители нужных вам отделов негативно относятся к архивному делу, скрепя сердце они просмотрят выделенные для уничтожения документы. Потому что прекрасно знают, какие документы из тех, что находятся под их контролем, должны храниться в организации, а значит, не должны быть уничтожены. А об ответственности за нарушение требований законодательства о хранении документов им любезно сообщит секретарь.

Резюме

1. Уничтожению подлежат документы:

а) со сроком хранения, истекшим к 1 января текущего года;

б) прошедшие оценку экспертной комиссии.

2. По результатам экспертизы ценности выделяются документы для дальнейшего хранения и для уничтожения. Оформляются соответственно архивные описи и акт о выделении к уничтожению архивных документов, которые не подлежат хранению.

3. Организация может уничтожить документы своими силами (если позволяют производственные мощности) или обратиться к специалисту-подрядчику.

4. Акт об уничтожении документов состоит из двух частей. В первой приводится список уничтожаемых документов (ее должен утвердить генеральный директор). Во второй проставляются отметки об уничтожении и внесении соответствующих изменений в учетные документы архива.

5. В отсутствие ЭК секретарь не должен брать на себя ответственность и организовывать уничтожение самостоятельно. С каждым потенциальным членом комиссии следует общаться отдельно, а в остальном действовать так же, как если бы ЭК существовала.

Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» № 6, 2017.

Протоколы заседаний экспертной комиссии по архиву — это документы, которые оформляются в ходе работы группы специалистов в области архивного хранения. В таких документах фиксируются решения, принятые по вопросам повестки, например, передать на хранение или уничтожить те или иные бумаги.

Чем занимается экспертная комиссия

Периодически возникает необходимость поднять архив для актуализации находящихся там документов.

Факт отбора нужных бумаг фиксируется в письменном виде. Документы, направляющиеся в хранилище, должны пройти экспертизу на предмет правильности их оформления, компоновки и ценности — протокол экспертной комиссии о признании ценности документов фиксирует результат пройденной оценки.

Аналогично фиксируется факт отобрания тех или иных документов для последующего уничтожения. Специалистам предстоит определить бумаги, чей срок хранения истек, бумаги не представляющие более ценности, дальнейшее хранение которых не является обязательным. По результату в итоговом документе заседания специалисты определяют список бумаг, подлежащих уничтожению, и способ, которым они будут уничтожены. Выбранный способ уничтожения должен обеспечить невозможность восстановления содержания бумаги ни полностью, ни частично. Обычно используется шредирование или сжигание в закрытой печи.

Вопрос формирования архива, работы с бумагами и оформления каждого действия с ними является очень важным для компаний, поэтому к работе с архивами допускаются работники, имеющие специальную квалификацию, — профессиональные архивисты или сотрудники, прошедшие дополнительную профессиональную подготовку.

С этой целью создается специальная экспертная группа. В ее состав входят работники предприятия:

  • документоведы, которым известны правила ведения делопроизводства и оформления локальных нормативных актов, порядок хранения бумаг, правила обращения с ними, которые знакомы с нормативно-правовыми актами, касающимися этой сферы работы;
  • представители подразделений, которые хорошо ориентируются в содержательной части документов и способны оценить их актуальность;
  • служащие архива и другие специалисты в зависимости от стоящей задачи.

Члены группы занимаются:

  • выборкой документации, подлежащей передаче на хранение;
  • отбором бумаг, необходимых для работы;
  • изъятием из архива бумаг, подлежащих уничтожению, и т. п.

Факт проведенной работы оформляется как протокол ЭК об уничтожении документов, если обсуждался вопрос уничтожения бумаг, у которых истек срок хранения. Если на встрече специалистов обсуждался вопрос передачи на хранение, его итоги оформляются в протокол экспертной комиссии по передаче в архив, где участники отразят принятое решение.

Решение принимается голосованием всех присутствующих членов, простым большинством голосов. В итоговом документе заседания не обязательно подробно расписывать ход голосования и то, как распределились голоса, достаточно общего решения.

Оформление протокола

Унифицированной формы для этого акта не существует, при его составлении используется фирменный бланк предприятия, а текст составляется в свободной форме. Допускается разработка и утверждение форм документов внутри конкретной организации. Если форма утверждена внутренним документом компании, для заседаний, организуемых в ней, эта форма становится обязательной.

Оформление протокола возлагается на секретаря или на одного из членов группы, выбранного заранее. В качестве обязательных реквизитов любой подобный акт, в том числе протокол экспертной комиссии по описи дел постоянного хранения, содержит:

  • дату и место проведения (если такие встречи проводятся периодически, документам присваиваются номера). Необходимо указывать дату фактического проведения заседания. Помимо нее, допустимо указание времени начала заседания. В качестве наименования места указывается город, название компании и подразделения, в котором происходит собрание;
  • Ф.И.О. и должности присутствующих, в составе необходимо выделить председательствующего и секретаря;
  • вопросы повестки дня — сначала общим единым перечнем, а потом каждый по отдельности вместе с ходом его рассмотрения;
  • краткое содержание выступлений по каждому из вопросов: по каждому вопросу указывается конкретный докладчик, который озвучил его и предложил то или иное решение. Если кто-то из присутствующих специалистов высказывался по рассматриваемому вопросу, это тоже фиксируется;
  • результаты принятых решений. В этом разделе следует не только указать, что решение, выдвинутое докладчиком по вопросу, принято заседающими, но и подробно, словами, расписать суть принятой идеи;
  • подписи председательствующего и секретаря. Если это предполагает принятая в организации форма таких бумаг, в них расписываются все присутствовавшие специалисты.

В зависимости от хода собрания в бумаге, его подытоживающей, допускается указание дополнительных подробностей рассмотрения вопросов повестки. Например, если в ходе заседания его участники не пришли к полному согласию по тому или иному вопросу, допускается фиксация особых мнений отдельных членов.

Хранение

Протоколы имеют постоянный срок хранения. Указание на это имеется в пункте 18 приказа Росархива от 20.12.2019 № 236 (приказ Минкультуры от 25.08.2010 № 558 утратил силу в связи с изданием приказа Минкультуры от 17.12.2019 № 1964).

Протокол комиссии по архиву

Образец протокола заседания экспертной комиссии по номенклатуре дел (согласование)

Протокол об утверждении номенклатуры дел

Протокол об утверждении описи

Акт об уничтожению документов

Какие документы можно уничтожить. Сроки хранения

Перед тем, как отправить бумаги в шредер, убедитесь, что за это компанию не оштрафуют налоговики.

Уничтожать можно только те документы, сроки хранения которых истекли, в соответствии с ФЗ о бухучете и приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.

Проверим, что говорит закон:

  • Первичные документы нужно хранить минимум пять лет. При этом срок хранения начинает течь с 1 января после года, когда их включали в бухгалтерскую отчетность в последний раз.

  • Учетные регистры, отчетность и иная документация, связанная с организацией и ведением бухучета, также остаются в компании не менее пять лет.

  • Для целей налогового учета минимальный срок хранения — четыре года.

  • Если в предприятие участвует в судебных спорах, имеет претензии со стороны контрагентов, накладные и акты должны оставаться нетронутыми до разрешения разногласий. Срок исковой давности в гражданском процессе в общих случаях составляет три года.

За отсутствие первичных документов, т. е. преждевременную их ликвидацию нарушители привлекаются к административной ответственности. Штраф составляет от 5 000 до 10 000 руб. для руководителя и 10 000 рублей для юрлица (ст. 15.11 КоАП, ст. 120 НК). Гораздо более серьезные потери компания может понести, если для подтверждения позиции в судебном процессе у нее не окажется в наличии нужной накладной.

Итак, прежде чем приступить к уничтожению, нужно оценить информацию на бумажных носителях, проверить сроки хранения, убедиться в том, что документы больше не имеют для организации никакой ценности и практического значения.

Ждем вас 31 октября 2022 в 11:00 мск на бесплатном вебинаре: «Работа с архивными документами в 2023 году. Архив коммерческой организации. Говорим честно о том, о чём другие молчат. Документы на уничтожение в 2023 году. Как быть и что делать?»

Записаться на вебинар

Шаг № 1. Создание экспертной комиссии по уничтожению бухгалтерских документов

Пришло время разгрузить архив!

Чтобы запустить процедуру, создайте экспертную комиссию из числа сотрудников компании, а ее состав, функции и обязанности утвердите приказом директора.

В команду (минимум из трех человек) могут войти специалисты отдела бухгалтерии, юрист, офис-менеджер. Задействуйте и других работников, которые способны оценить практическое значение документов, отсортировать их, проверить актуальность.

Функционал комиссии примерно следующий:

  • отбор документации для уничтожения;

  • расформирование папок, в которых находятся документы с разным сроком хранения;

  • сшивка и расшивка документации;

  • принятие решений об уничтожении копий и дубликатов при наличии оригиналов документов на бумажных носителях;

  • составление актов ликвидации;

  • участие в процедуре ликвидации;

  • организация хранения тех документов, что не подлежат уничтожению в настоящий момент.

Например, если в процессе оценки будет обнаружено, что в одной папке подшиты акты с истекшим сроком хранения и еще актуальные бумаги для фирмы, такое дело придется расшивать и формировать заново. Подобной кропотливой и ответственной работой будет заниматься экспертная комиссия, поэтому пренебрегать этим этапом не стоит.

Как в вопросах ликвидации помогает Делис Архив? Данный сервис профессионально занимается хранением и обработкой офисной документации.

Специалистам Делис Архив можно делегировать: экспертную оценку сроков хранения, отбор, актирование процедуры, вывоз и утилизацию в шредере даже строго конфиденциальных бумаг. При желании уничтожение проводится в присутствии заказчика.

Шаг № 2. Оформление Акта «О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению»

Результатом работы экспертной комиссии должно стать составление описи актуальных документов и отбор бумаг с истекшим сроком хранения. Первая категория, условно говоря, останется в архиве бухгалтерии, вторая — отправится в шредер. Для того чтобы описать и упорядочить документы, подлежащие уничтожению, составляют Акт.

Строгой унифицированной формы нет, можно использовать бланк из Правил хранения документов, утв. приказом Минкультуры № 526, либо разработать акт уничтожения самостоятельно.

Вот некоторые правила оформления Акта «О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению»:

  • заполните табличную часть, описывать подробно каждое дело необязательно, достаточно указать общее количество единиц и сроки хранения в архиве;

№ п/п

Заголовок дела 

(групповой заголовок документов)

Годы документов

Количество

ед. хр.(папки, листы)

Сроки хранения

Примечания

  • пропишите общее количество единиц хранения, которое будет уничтожено (количество папок, страниц);??

«Итого 20 (двадцать) ед. хр. за 2015-2016 годы и 2 (две) коробки россыпи за 2015-2016 годы»

  • сделайте отметку в Акте о том, что информация согласована с экспертной комиссией, укажите дату и номер протокола ЭК об утверждении описи дел постоянного хранения (актуальных документов);

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК

от 12.10.2022 № 134

  • укажите в Акте дату составления и утвердите его подписью генерального директора, скрепленной печатью организации;

Образец акта «О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению»

Ждем вас 31 октября 2022, в 11:00 мск на бесплатном вебинаре: «Работа с архивными документами в 2023 году. Архив коммерческой организации. Говорим честно о том, о чём другие молчат. Документы на уничтожение в 2023 году. Как быть и что делать?»

Записаться на вебинар

Шаг № 3. Ликвидация

После того как составлен и утвержден руководителем Акт, можно избавляться от ненужной макулатуры физически. В законодательстве способ уничтожения документов с истекшим сроком годности не прописан.

Поэтому выбирайте тот, который кажется самым удобным:

  • шредирование (измельчение в специальной машине);

  • сжигание (лучше согласовать с пожарными и определиться с местом уничтожения);

  • отправка на утилизацию (переработку), сдача в макулатуру в специализированных пунктах. Однако если вы избавляетесь от документов, содержащих конфиденциальную информацию, данный способ не является достаточно надежным.

Проблему быстрой и безопасной утилизации решает Делис Архив. Специалисты сервиса знают архивное законодательство и технологию проведения экспертизы ценности дел. Вы можете быть уверены, что конфиденциальная и коммерческая информация из документов защищена от «утечки». При ликвидации бумаг в шредере разрешено присутствие представителя компании.

Шаг № 4. Фиксация факта (актирование) уничтожения документов

Завершение процедуры тоже нужно заактировать. Данный документ фиксирует непосредственно факт физического уничтожения бухгалтерских бумаг.

За основу возьмите форму предыдущего Акта и пропишите в нем:

  • общий перечень ликвидированных документов;

  • способ, которым были удалены бумаги (шредирование, сжигание и т. п.);

  • реквизиты закрывающих документов об оказании услуг, если уничтожение выполнено силами специализированной организации.

Акт подписывается членами экспертной комиссии и утверждается руководителем компании.

Лайфхак: Можно обойтись и одним Актом, т.е. прописать перечень документов с истекшим сроком годности в итоговом акте об уничтожении и не составлять первый. Но такой порядок оформления процедуры должен быть установлен в ЛНА организации.

Узнать стоимость архивной обработки и хранения документов

В подарок получите бесплатную форму акта об уничтожении архивных документов

Оставьте заявку — получите бесплатную форму акта

Пришлем форму на ваш e-mail

Реклама: ООО «Делис Архив», ИНН 7718709131

Бухгалтерия

Протокол заседания экспертной комиссии по уничтожению документов

В статье подробно рассмотрим: для чего необходим и как оформляется протокол комиссии по уничтожению документов.

Организация в своей деятельности создает большой объем документации (распорядительная, бухгалтерская, кадровая и т.д.). Бумаги с истекшим сроком хранения подлежат уничтожению. Для этого необходимо соблюсти законодательные процедуры, а именно:

  • проверить срок хранения бумаг;
  • провести оценку ценности экспертной комиссией по уничтожению документации;
  • создать протокол ее заседания;
  • сформировать акт на уничтожение, утвержденный руководителем;
  • уничтожить бумаги.

Требования к протоколу

Деятельность экспертной комиссии по уничтожению бумаг протоколируется, чтобы принять решение по утилизации документации, которая утратила свое значение. Существуют две формы протокола: краткая и полная. В полном — перечислены все выступления на заседании, в краткой форме — только фамилии выступавших и краткая запись о теме выступления.

Унифицированной формы протокола не существует, однако, составляя его, воспользуйтесь общими правилами для составления первичной учетной документации. Обязательные составляющие:

  • наименование организации;
  • название документа;
  • дата составления;
  • место составления;
  • ФИО председателя и секретаря;
  • повестка дня;
  • постановка задач;
  • вынесение решения;
  • подписи ответственных лиц.

Образец протокола экспертной комиссии по уничтожению документов

Скачать

Порядок составления протокола заседания экспертной комиссии по уничтожению бумаг

Заполним акт заседания по шагам.

ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР» приказом руководителя создало экспертную комиссию по утилизации, состоящую из трех человек: Иванов И.И. – председатель, Петров И.Н. – секретарь, а также Смирнов Е.Г. и Погодин Д.Н.

Шаг 1. Заполним «шапку»: название организации, дату и место составления.

Шаг 2. Заполним данные о членах комиссии:

Шаг 3. Заполним основные данные: повестку дня, кого слушали и что решили.

Отметим, что с 1 июля 2017 года вступил в силу новый национальный стандарт ГОСТ Р 7.0.97-2016 взамен старого. В стандарте указан порядок оформления организационно-распорядительной документации. Это уставы, положения, инструкции, регламенты, постановления, распоряжения, приказы, решения, договоры, акты, письма, справки и др. Новый стандарт распространяется на электронный документооборот.

В федеральных органах власти действует Постановление Правительства РФ от 15.06.2009 N 477, в котором утверждены правила делопроизводства. Каждое федеральное министерство и ведомство утверждает собственный порядок документооборота, основываясь на нормативно-правовой базе.

Сроки хранения документации

Сроки хранения документов организации установлены приказом Минкультуры России от 25.08 2010 № 558. Финансовые и бухгалтерские документы максимально хранятся 5 лет. Для документов по личному составу (трудовые договоры, личные карточки сотрудников, лицевые карточки, счета работников) определен срок — не менее 75 лет. После этого срока их можно уничтожить.

Сроки хранения типовых документов министерств, ведомств, учреждений, организаций указаны в Перечне утвержденным Главархивом СССР 15.08.1988.

Вместе с эти материалом часто ищут:

Если заказчику не довели лимиты бюджетных обязательств, он не сможет проводить закупки и заключать контракты. ЛБО выделяют на три года — очередной и два плановых. Разбираемся, как определить, сколько лимитов довели, как и в какие сроки организации поступят ЛБО.

13 октября 2022

В государственном и муниципальном задании прописывают объем и качество услуг. На основании госзадания финансируется деятельность учреждений. Задание составляют не только бюджетники, но и автономные и казенные организации.

25 ноября 2022

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения — это строго регламентируемая процедура. За нарушения грозит наказание вплоть до уголовной ответственности.

16 октября 2019

Рассказываем, как правильно заполнить отчетную форму СЗВ-М, если сотрудник уволился.

7 января 2023

Понравилась статья? Поделить с друзьями:
  • Где находится андроид процесс медиа произошла ошибка как исправить
  • Нашли автобус под землей фильм как называется
  • Как составить фирменный бланк ооо
  • Как найти новое радио в машине
  • Как найти корень если дискриминант равен нулю