Как составить протокол общего собрания предприятия - Исправление недочетов и поиск решений вместе с Examum.ru

Только правильно составленный и оформленный протокол в полной мере может обеспечить юридическую силу решений, которые принимаются на основе принципа коллегиальности. Мы подробно объясняем, как следует оформлять каждый реквизит этого документа. Отмечаем, что в оформлении протокола является обязательным, а что факультативным. Демонстрируем множество примеров.

Общий алгоритм составления и оформления протоколов заслуживает самого внимательного и подробного изучения не только секретарями, ведущими делопроизводство, но и руководителями, специалистами, организующими процедуры корпоративного управления.

Данная статья – наглядное методическое пособие по оформлению протоколов. Она поможет вам правильно и быстро создать протокол. Она пригодится и когда вы решите научить этому своих коллег, чтобы избавить себя от необходимости исправлять допускаемые ими ошибки.

Название вида и принадлежность к системам и подсистемам документации

Протокол – документ, фиксирующий ход заседания и порядок принятия решений коллегиальным органом.

Обязательному протоколированию подлежат:

заседания постоянно действующих коллегиальных органов государственной власти и управления, муниципальных органов управления, органов управления предприятиями и организациями (общие собрания учредителей, акционеров, заседания советов директоров, правлений комитетов, комиссий, дирекций и др.) и
разовые или периодически созываемые конференции, собрания, совещания.

Отражение в цели создания документа управленческого принципа коллегиальности, коллегиального принятия решений позволяет говорить о протоколе как о самостоятельном виде документа.

Протокол является документом, относящимся прежде всего к системе организационно-распорядительной документации. Протоколы являются управленческими распорядительными документами (относятся к подсистеме распорядительной документации), которые выполняют управленческую и правовую функции, причем правовая функция протокола является приоритетной и выступает на первый план.

Но документ с названием вида «ПРОТОКОЛ» применяется в процессе документирования и многих других видов деятельности.

В учебных и научных учреждениях протоколы фиксируют научные достижения и открытия, прием на обучение, открытие специальностей, стандарты образования, присвоение профессиональной квалификации, ученых степеней и званий, избрание на должности и другие вопросы. Подобные протоколы относятся к системам научно-исследовательской или учебно-методической документации (к определенным их подсистемам в зависимости от цели создания протокола и его содержания).

В практике бизнеса составляются протоколы деловых встреч, протоколы о намерениях, протоколы передачи конфиденциальной информации, протоколы разногласий и другие, в которых фиксируются не управленческие решения, а договоренности и достигнутое сторонами (т.е. коллегиальное, коллективное, а не «комиссионное», как иногда неправильно говорят) согласие в решении вопросов взаимной заинтересованности. Подобные протоколы возможно отнести к подсистеме информационно-справочных документов системы организационно-распорядительной документации или к подсистеме гражданско-правовой договорной документации этой же системы, т.к. в них закрепляется ход исполнения договоров и соглашений, подтверждается заинтересованность и возможные сферы сотрудничества, а также фиксируются основные условия для заключения в дальнейшем конкретных сделок.

Протоколы, создаваемые с целью подтверждения расчетов, входят в состав подсистемы по кассовым операциям системы банковской документации.

По некоторым функциям управления персоналом составляются протоколы заседаний аттестационных и квалификационных комиссий, которые входят в специальную подсистему кадровой документации.

Протоколы общих собраний акционеров (и документы к ним), обязательный состав информации которых устанавливается Гражданским кодексом Российской Федерации, Федеральным законом «Об акционерных обществах», требованиями регулятора – Федеральной службы по финансовым рынкам, образуют подсистему организационных документов, на основе которой уже сформировалась специальная подсистема учредительной документации, а в настоящее время можно говорить о процессе формирования подсистемы/системы документации, обеспечивающей процедуры корпоративного управления.

Классификация протоколов

Все виды и разновидности протоколов, независимо от принадлежности к системе или подсистеме документации, классифицируются по двум основаниям – способу документирования и степени полноты записи хода заседания, которые действуют одновременно. Так, по степени полноты записи протоколы подразделяются на краткие и полные.

Полные протоколы могут быть подробными текстовыми (текстовый способ документирования), стенографическими (текстовый способ с использованием специальных условных обозначений, которые должны быть расшифрованы при оформлении протокола), фонографическими (звукозапись), видеопротоколами (применяется видеозвукозапись, особенно при проведении видеоконференций). Они содержат запись всего заседания, включая реплики, вопросы, замечания, выступления и справки по ходу заседания, шум, аплодисменты и т.п. в зависимости от способа документирования.

Краткий протокол последовательно фиксирует только фамилии председателя, секретаря, состав присутствовавших, перечень рассмотренных вопросов и принятые решения. Разновидностью краткого протокола является протокол, составленный по сокращенной форме, которая предусматривает краткое последовательное изложение рассмотренных вопросов по схеме «вопрос – принятое решение».

Протокол ведется во время заседания специально выбранным или назначенным лицом или секретарем постоянно действующего коллегиального органа по должности, а протоколы оперативных совещаний, которые проходят под председательством руководителей, ведут и оформляют секретари или помощники руководителей.

Секретарь заседания при оформлении протокола использует заранее подготовленные к заседанию документы: повестку дня, списки приглашенных, списки членов коллегиального органа, тексты докладов, выступлений, информационные справки, проекты решений и др.

Составляемый непосредственно на заседании протокол является черновиком. Он должен быть уточнен, сверен со стенограммой или фонограммой (если на заседании велась стенограмма или производилась запись на диктофон), отредактирован и оформлен не позднее 3 или 5 дней с даты заседания. Эти сроки или другие стандарты сроков подготовки протокола к подписанию – «в день заседания», «не позднее следующего рабочего дня» и т.п. – обычно регламентируются положениями о соответствующих коллегиальных органах и должностной инструкцией/должностным регламентом секретаря конкретного коллегиального органа.

Формуляр протокола

Протокол является основным распорядительным документом коллегиального управления и почти всегда оформляется как многостраничный документ. Поэтому при оформлении первого листа протокола необходимо использовать общий бланк организации или предприятия, а если общий бланк отсутствует, протокол оформляется на листах бумаги формата А4 с расположением реквизитов по образцу общего бланка.

Если бланк для оформления первого листа протокола не используется, реквизиты оформляются обычно продольным способом (вдоль верхнего поля листа бумаги) центрованно.

В типовой формуляр протокола входят следующие обязательные реквизиты:

полное наименование организации или предприятия;
название вида документа (ПРОТОКОЛ);
дата;
индекс (в протоколах, которые относятся к распорядительным документам);
место составления;
заголовок;
текст;
подписи.

Дополнительными реквизитами протокола являются:

наименование структурного подразделения;
гриф утверждения;
отметка о наличии приложений;
место (помещение, офис) и время проведения заседания;
фамилия и инициалы председательствующего на совещании, заседании;
дата подписания протокола;
способ голосования (открытое, тайное, заочное).

Особенности оформления обязательных реквизитов протокола, а также наличие, количество и правила оформления дополнительных реквизитов, особенности формуляра определяются требованиями действующего законодательства, обычаями делового оборота или конкретной управленческой ситуацией. Но все особенности оформления базируются на общем алгоритме, который исторически сложился в процессе составления и оформления протокола как одного из основных видов распорядительных документов.

Заголовочная часть протокола

Для обеспечения юридической силы протокола необходимо правильно оформить полное наименование организации или предприятия, в качестве которого признается зарегистрированное в Едином государственном реестре юридических лиц наименование юридического лица в соответствии с его учредительными документами и уставом, (т.е. с обязательным указанием организационно-правовой формы):

Пример 1

Общество с ограниченной ответственностью «Ваш партнер»

Пример 2

Закрытое акционерное общество «АБВГД»

Наименование структурного подразделения (дополнительный реквизит протокола) обычно оформляется на документе в следующих случаях:

протоколом фиксируются все виды коллегиальной деятельности в обособленном подразделении предприятия (см. Пример 3);
протоколом оформляются заседания (прежде всего оперативного характера), которые проводятся в одном из внутренних структурных подразделений предприятия (см. Пример 4).

Пример 3

Общество с ограниченной ответственностью «Компания «Пятый элемент»

Филиал «Северо-Западный»

Пример 4

Открытое акционерное общество «Реммеханизация»

Департамент бухгалтерского учета и налоговой отчетности

Названия структурных подразделений в протоколе должны соответствовать точным названиям, закрепленным в схеме организационной структуры, штатном расписании или других внутренних документах организации.

Название вида документа (ПРОТОКОЛ) всегда оформляется прописными буквами и располагается одной-двумя строками ниже наименования предприятия или структурного подразделения (при продольном расположении реквизитов – центрованным способом).

Дата протокола является датой заседания, а не окончательного оформления и подписания документа. Если заседание коллегиального органа продолжалось несколько дней, то в протоколе указывают дату его начала и дату окончания. Способы оформления даты могут быть различными. Например, цифровой способ:

Пример 5. Цифровой способ оформления даты

Пример 6. Цифровой способ оформления даты заседания, продолжавшегося 2 дня

Цифровой способ используется преимущественно при оформлении дат оперативных заседаний и совещаний.

При оформлении даты в протоколах коллегиальных органов (высших органов управления и исполнительных) преимущественным является буквенно-цифровой способ.

Пример 7. Буквенно-цифровой способ оформления даты

Пример 8. Оформление даты заседания, продолжавшегося 2 дня

Дата располагается одной строчкой ниже названия вида документа или над специальной ограничительной линией в общем бланке.

Индекс (номер) протокола оформляется на той же строке, что и дата заседания над ограничительной линией в общем бланке или в пределах общей площади, отведенной для даты и индекса в заголовочной части документа. Индекс протокола является порядковым номером заседания в пределах календарного года или в пределах срока полномочий коллегиального органа. Следует заметить, что при оформлении индексов с № 1 по 9 необходимо использовать минимум два знака. Например, самые простые индексы правильно обозначать: «№ 01», «№ 07» и т.п. (см. Примеры 7 и 8).

Реквизит «место составления или издания» оформляется на отдельной строке ниже даты и индекса (при продольном расположении реквизитов – в центре следующей строки).

Этот реквизит содержит название географического пункта, в котором реально состоялось заседание коллегиального органа. Условные сокращения, применяемые при обозначении географических названий, должны соответствовать Правилам оказания услуг почтовой связи.

Пример 9

г. Коломна Московской обл.

Пример 11

с. Малеево Коломенского р-на

Московской обл.

В качестве заголовка протокола оформляется краткая формулировка вида заседания (вида коллегиальной деятельности) в родительном падеже, которая согласуется с названием вида документа (ПРОТОКОЛ – чего?), названием коллегиального органа и начинается с прописной буквы.

Пример 12. Угловое расположение реквизитов оформляющей части протокола

Пример 13. Продольное расположение реквизитов оформляющей части протокола

Заголовок протокола как вид заседания оформляется одной-двумя строками ниже реквизита «место составления или издания» обязательно от границы левого поля или на площади, отмеченной в общем бланке ограничительными уголками в левом верхнем углу листа бумаги. Это расположение обязательно и при продольном, и при угловом расположении реквизитов (см. Примеры 12 и 13).

Содержательная часть протокола, текст

Текст протокола является самым сложным реквизитом и состоит из двух частей – вводной и основной. Вводная часть текста строго формализована. В ней оформляются сведения о составе присутствующих на заседании и повестка дня (список вопросов, вынесенных на обсуждение), которые являются вполне самостоятельными элементами текста и формулируются по стандартным правилам.

Состав присутствующих оформляется двумя строками ниже вида заседания от границы левого поля и начинается с указания председателя и секретаря заседания. Фамилии председателя и секретаря оформляются после тире, инициалы следуют за фамилией.

Пример 14

Фамилии и инициалы присутствовавших на заседании постоянных членов коллегиальных органов (избранных или входящих в состав коллегии по должности) перечисляются по алфавиту фамилий без наименования должности после слова «Присутствовали:», которое оформляется двумя строками ниже, обязательно от границы левого поля, и заканчивается двоеточием. Фамилии присутствовавших оформляются по всей ширине строки через один межстрочный интервал.

Пример 15

Если в состав членов коллегиального органа входит более 15 человек, то состав присутствующих указывается количественно, а пофамильный список прилагается к протоколу, о чем делается отметка.

Пример 16

Фамилии и инициалы приглашенных должностных лиц, которые не являются членами коллегиального органа, но присутствовали на заседании, перечисляются после слова «Приглашенные:». Оно оформляется от границы левого поля двумя строками ниже слова «Присутствовали:» и заканчивается двоеточием. Должности этих лиц принято указывать.

Пример 17

Перечень вопросов, вынесенных для обсуждения и принятия решения коллегиальным органом, оформляется после слов «Повестка дня:», которые располагаются от границы левого поля двумя строками ниже состава присутствующих и заканчивается двоеточием.

Каждый вопрос повестки дня формулируется с предлогом «O», отвечает на вопрос «О чем?» и содержит указание должности, фамилии и инициалов докладчика. Причем слово «докладчик» в протоколе не используется, правильной является речевая формула: «Доклад – (чей?) должность, фамилия, инициалы».

Вопросы нумеруются арабскими цифрами, располагаются в повестке дня по степени их значимости (или в соответствии с предполагаемым временем обсуждения) и оформляются с красной строки.

Пример 18

Пункты повестки дня должны быть сформулированы четко и конкретно, поскольку именно они и представляют собой собственно заголовки к последующему тексту протокола, который будет излагаться по пунктам в последовательности рассмотрения вопросов на заседании.

Формулировка «Разное» в повестке дня оформленного протокола считается неуместной, т.к. документ составляется после состоявшегося заседания, когда уже возможно точно сформулировать все рассмотренные вопросы.

Даже в тех случаях, когда повестка дня заседания оформляется как самостоятельный информационный документ и заранее рассылается участникам заседания и членам коллегиального органа, в текст протокола должны быть внесены формулировки всех обсужденных вопросов. Отметка в тексте протокола: «Повестка дня прилагается» недопустима, даже когда повестка дня формируется в дело вместе с протоколом как отдельный информационный документ.

Основную часть текста протокола, т.е весь ход заседания и принятые решения, секретарь заседания составляет, работая почти как синхронный переводчик, только речь «переводится» из устной формы (часто спонтанной, эмоциональной и не всегда подготовленной) в письменную форму, т.е. упорядоченную, построенную по речевым моделям, преимущественно с прямым порядком слов и использованием специальной лексики и терминов делового стиля.

Основная часть текста протокола строится в соответствии с пунктами повестки дня по разделам. Каждый раздел, отражая ход заседания, состоит из трех частей: СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

Слово «СЛУШАЛИ» нумеруется в соответствии с номером пункта повестки дня, оформляется от границы левого поля прописными буквами и заканчивается двоеточием. Далее с красной строки оформляются в родительном падеже фамилия и инициалы докладчика (СЛУШАЛИ – кого?), ставится тире, и после него кратко или подробно записывается содержание доклада. Изложение обычно ведется от третьего лица единственного числа в прошедшем времени:

Пример 19

1. СЛУШАЛИ:

Краснова А.И. – доложил об основных положениях Учетной политики предприятия на 2011 г. Отметил, что она полностью переработана в связи с изменениями, внесенными в Налоговый кодекс Российской Федерации. Предложил утвердить Учетную политику предприятия на 2011 г.

Если текст основного доклада готовился заранее и после рассмотрения вопроса был передан в секретариат/секретарю заседания, то при изложении текста удобно использовать и другой прием: кратко сформулировать тему доклада в соответствии с повесткой дня и после точки сделать отметку: «Текст доклада прилагается».

Пример 20

1. СЛУШАЛИ:

Краснова А.И. – об основных положениях Учетной политики предприятия на 2011 г. Текст доклада прилагается.

При этом заранее подготовленный доклад должен быть оформлен, подписан и датирован автором, чтобы его можно было действительно оформить в качестве самостоятельного документа-приложения к протоколу.

Слово «ВЫСТУПИЛИ» оформляется от границы левого поля прописными буквами и заканчивается двоеточием. Фамилия и инициалы каждого из выступающих оформляются с красной строки и указываются в именительном падеже (ВЫСТУПИЛИ – кто?). После тире в форме косвенной речи записывается краткое или подробное содержание выступления.

Все вопросы к докладчику и выступившим, а также ответы на них записываются в порядке их поступления и оформляются также с красной строки. Фамилию лица, задавшего вопрос, допускается не указывать.

Пример 21

Вопрос: Все ли группы учета основных средств отражены в Учетной политике?

Да, все группы, которые нужны для правильного отражения основных средств в бухгалтерском учете на нашем предприятии.

Решения, принятые коллегиально по каждому из обсуждаемых вопросов, записываются после слова «ПОСТАНОВИЛИ» или «РЕШИЛИ». Эти слова являются терминами делового стиля, отражающими принятие решения на основе принципа коллегиальности (подразумевается местоимение «мы»). В деловой практике за каждым термином закрепилась своя сфера употребления при составлении протоколов. Так, в протоколах общих собраний акционеров, учредителей, заседаний советов директоров, собраний трудовых коллективов, собраний сотрудников (в рамках самоуправления, установленного и разрешенного кодексом корпоративного поведения), инициативных групп правильным считается употребление термина «РЕШИЛИ» (оформляется деятельность высших коллегиальных органов, «власть»). В протоколах заседаний комитетов, правлений, рабочих групп, оперативных совещаний и других коллегиальных исполнительных органов (оформляется «оперативное управление») правильным считается термин «ПОСТАНОВИЛИ».

Это слово оформляется от границы левого поля прописными буквами и заканчивается двоеточием. С красной строки по пунктам кратко и точно формулируются распорядительные действия, которые должны быть пронумерованы в соответствии с номером вопроса в повестке дня. Номер принятого решения состоит из двух частей, разделенных точкой, при этом первая цифра соответствует номеру вопроса в повестке дня, а вторая – номеру решения по данному вопросу (ведь часто бывает, что по одному вопросу повестки дня принимается несколько решений, поручений). См. Пример 22.

Пункт, устанавливающий правовую норму («нормативный»), формулируется по стандартной речевой модели: что сделать – в какой (с какого или на какой) срок? См. решение 1.1 в Примере 22.

Пункт, содержащий поручение или предписание («поручительский»), строится по речевым моделям:

кому – что сделать – к какому сроку? (см. решение 1.2 в Примере 22) или
что сделать – к какому сроку? Ответственный – наименование должности, фамилия и инициалы конкретного исполнителя (см. Пример 23).

Пример 22

РЕШИЛИ:

1.1. Утвердить Учетную политику предприятия на 2011 г.

1.2. Начальнику отдела бухгалтерского учета и налоговой отчетности довести Учетную политику предприятия на 2011 г. до сведения главных бухгалтеров филиалов и региональных представительств. Срок – 20.02.2011

Пример 23

ПОСТАНОВИЛИ:

2.1. Провести инвентаризацию основных средств предприятия по состоянию на 01 апреля 2011 г. и представить акты инвентаризации на утверждение к 20.04.2011. Ответственный – председатель постоянно действующей инвентаризационной комиссии Сидоров С.С.

Если решение было принято путем голосования, то его результаты оформляются по форме: «За – 10, против – 0, воздержались – 2» или «Единогласно». Соблюдение этой формы обязательно, когда оформляются решения о назначении, избрании или утверждении кандидатур или о персональном составе комиссий, комитетов и т.п.

Оформляющая часть протокола

Подписи председателя и секретаря заседания оформляются на отредактированном и сверенном протоколе. Они располагаются тремя-четырьмя строками ниже текста от границы левого поля и разделяются одной строкой. В расшифровках подписей инициалы располагаются перед фамилией. Личные подписи председателя и секретаря оформляются на оригинале протокола.

Пример 24

Поскольку протокол является внутренним распорядительным документом предприятия, его удостоверения печатью обычно не требуется.

Копии (ксерокопии) оформленного и подписанного протокола или выписки из протокола, которые необходимы в процессе направления документа на исполнение, имеет право удостоверять своей подписью секретарь (секретарь заседания или секретарь коллегиального органа по должности), правильно оформляя отметку о заверении копии. Если копия или выписка из протокола используется внутри организации, то печать на нее (как и на сам протокол) не ставится. Если же выписка или копия протокола предназначена для использования вне стен родной организации, на нее стоит поставить оттиск печати.

Пример 25. Отметка о заверении копии протокола

Некоторые разновидности протоколов подлежат утверждению первым руководителем предприятия или организации. Например, утверждаются протоколы заседаний экспертной комиссии организации, экспертной комиссии по присвоению/снятию грифов ограничения доступа к информации и документам организации, протоколы заседаний проектных групп/проектных офисов в проектном управлении и т.п.

Утверждение оформляется грифом, который располагается в верхнем правом углу документа и состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», сокращенного наименования должности руководителя (т.к. полное наименование организации или предприятия указано в заголовочной части документа или в общем бланке), личной подписи, ее расшифровки и даты утверждения.

Пример 26

Пример 27. Пример оформления протокола

Источник

Как составить протокол совещания

Протокол собрания — это документ, в котором фиксируется информация о присутствующих лицах, поставленных вопросах, ходе ведения обсуждения и принятых решениях.

В каких случаях составляют протокол

Протокол является подтверждением факта проведения собрания и доказательством принятых на нем решений и озвученной информации. В ряде случаев такая документальная фиксация является обязательной и предусматривается законом, так как полученный документ является основанием для совершения последующих действий. Например, протокол собрания участников (учредителей) ООО при его создании, который впоследствии предоставляется в налоговую инспекцию для регистрации юридического лица. Для обычной текущей хозяйственной деятельности любого предприятия нет императива по протоколированию каждой встречи, но во избежание недоразумений, особенно если планируется принятие решений или назначение ответственных лиц, рекомендуем хотя бы кратко зафиксировать ход события. Обязанность по ведению протокола обычно возлагается на секретаря в организации либо в процессе проведения встречи назначается иной сотрудник, о чем вносится информация в протокол.

Какую форму используют для протокола

Выделяют три формы документа:

краткая. В тексте отражаются только поставленные вопросы и принятые по ним решения;
полная. Кроме информации по повестке и итогам голосования, включает в общем виде высказанные мнения и состоявшиеся выступления;
стенографическая. Полностью воспроизводит то, что озвучивалось на собрании.

Для всех форм предусматривается наличие в тексте:

названия документа;
даты, места, времени проведения мероприятия;
информации о присутствующих лицах, председателе и секретаре.

Краткая

Полная

Стенографическая

Общество с ограниченной ответственностью «Clubtk.ru»

аппаратного совещания у руководителя

г. Санкт-Петербург

«01» февраля 2021 г.

1. Генеральный директор — Воронов Андрей Викторович.

2. Главный бухгалтер — Смирнова Валентина Федоровна.

3. Секретарь-делопроизводитель — Петрова Мария Степановна.

4. Начальник юридического управления — Федоров Федор Федорович.

5. Начальник отдела продаж — Сидоров Петр Петрович.

6. Начальник отдела кадров — Иванов Иван Иванович.

Председатель собрания: Воронов Андрей Викторович.

Секретарь собрания: Петрова Мария Степановна.

Выплата премий за январь 2021 г.

1. Сидорова Петра Петровича, который отметил, что по итогам работы за январь 2021 было заключено 22 договора поставки на общую сумму 3 млн руб. По состоянию на 01.02.2021 покупателями по всем заключенным договорам оплачено 2,5 млн руб. Таким образом, сотрудниками перевыполнен план продаж на январь на 120%. Учитывая, что денежные средства по заключенным в январе договорам поставки практически полностью выплачены, предлагается поощрить работников отдела премией в повышенном размере.

2. Главного бухгалтера, Смирнову Валентину Федоровну, которая озвучила, что по итогам работы за январь имеется возможность выплаты премии в повышенном размере сотрудникам отдела продаж, но общий размер премиальных выплат за январь для всех работников Общества не должен превышать 595 000 рублей. Исходя из установленных приказом генерального директора стандартных размеров премий, предлагается сотрудникам отдела продаж выплатить премии каждому в двойном размере, остальным работникам общества — в стандартном.

1. Подготовить приказ по премиям по итогам января 2021 г.

Срок исполнения: до 05.02.2021. Ответственный: Иванов Иван Иванович.

2. Сотрудникам отдела продаж осуществить выплату в двойном размере, остальным работникам — в стандартном размере.

Срок исполнения: до 10.02.2021. Ответственный: Смирнова Валентина Федоровна.

Председатель ________________ Воронов Андрей Викторович

Секретарь _______________ Петрова Мария Степановна

Правила оформления протоколов

Унифицированной формы нет. Понимание в общих чертах, как правильно составить протокол совещания, дает ГОСТ Р 7.0.97-2016. Документ предусматривает:

наименование организации, используйте фирменный бланк или обычный лист А4;
название, место составления, номер и дата документа. Датой указывается дата проведения собрания;
список присутствующих лиц;
данные председателя и секретаря;
повестку собрания;
голосование, если оно проводилось;
общие выводы по итогам мероприятия, если требуется.

Текст излагается от третьего лица множественного числа («слушали», «решили»), если документ составлен более чем на 1 странице, то вторая и последующие страницы нумеруются. Для единообразия документов допускается утвердить бланк распорядительным актом организации.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как организовать делопроизводство и документооборот в организации. Используйте эти инструкции бесплатно.

Образцы

Собрания

Совещания

Заседания

Нормативная база

В 2008 году закончила ПГУ по специальности юриспруденция. В 2018 году закончила обучение в ПНИПУ по направлению проектирование городской среды. С 2011 по 2019 год работала юристом в департаменте градостроительства и архитектуры администрации города Перми.

Делитесь с коллегами новостями, лайфхаками и полезными советами и становитесь лучшим автором! Стать автором статьи

Как сделать корректирующую форму СЗВ-ТД:

Создать форму.
В табличной части первой строкой повторить ошибочную запись и проставить признак отмены.
Второй строкой внести верную запись.
Отправить готовый документ в ПФР с помощью любого оператора ЭДО.

Код паспорта РФ для налоговой — 21. Это число используется для обозначения этого документа в заявлениях и декларациях. Другие возможные удостоверения личности также имеют числовые обозначения.

Уведомление о расторжении договора – это отказ одной стороны контракта от его исполнения. Односторонний отказ допустим, если такое право предусмотрено законом или контрактом.

Добрый день. Устраиваюсь на работу и попросили подписать согласие на обработку персональных данных, фотография и данные о трудовой деятельности, о учебе оформляемого лица соответствуют документам ,удостоверяющим личность , записям в трудовой книжке, документом об образовании. Как проверяют всю эту информацию

Добрый день,коллеги! Может кто поможет, как сделать ,чтоб установленная сдельная расценка выплачивалась с применением повышающих и понижающих коэффициентов?То есть установлена сдельная оплата, расценка идет за куб, бригада 8 человек.Некоторые в течении месяца могут не выполнять какие-либо обязанности-уборка рабочего места, опаздывают на работу и т.п. , а кто-то работает добросовестно,как сделать чтоб из сделки можно было часть средств забрать у одних и отдать другим?То есть велено применить к сдельной расценке повышающие и понижающие коэффициенты.

сотрудник по графику должен идти в отпуск с 1 сентября.с 25 августа по 31 августа уходит на больничный по уходу за ребенком.как правильно оплатить отпускные и необходимо ли переносит отпуск если больничный не закончится?

Количество дней

Увольнение

По иностранным работникам
По дисциплинарным взысканиям
По охране труда

2️⃣ часть. Случаи, когда по закону обязанности уведомлять работодателя нет, но ЕЕ МОЖНО ЗАКРЕПИТЬ в Правилах внутреннего трудового распорядка и/или в трудовых договорах. ✅️Изменение персональных данных. Закон не обязывает работников сообщать работодателю о смене фамилии, места жительства или иных персональных данных. Но вы можете закрепить такую обязанность в локальном акте, например ПВТР, или в трудовом договоре работника. ✅️О лишении водительских прав для водителей Закон не обязывает работника-водителя сообщать о лишении его водительских прав. Можно включить такую обязанность в трудовой договор с водителем. ✅️О желании получить дополнительный отдых за работу сверх нормы или в выходные и праздники, вместо увеличенной оплаты труда (ст. 152, 153 ТК РФ). Чтобы работодатель мог предоставить такой отгул, работник должен написать заявление. Если работник о своем желании выбрать отгул вместо повышенной оплаты вовремя не сообщит, ему оплатят этот день в двойном размере и право на отгул пропадет. Чтобы не возникла конфликтная ситуация можно в ЛНА указать порядок и сроки написания такого заявления, а также последствия его отсутствия. ✅️О наличии гарантий, из-за которых прекратить трудовой договор по инициативе работодателя нельзя (например, из-за беременности, по семейному положению и пр.) Если работник скрыл наличие у него таких обстоятельств на момент увольнения, то сможет обратиться в суд и оспорить увольнение. Желательно указать в ЛНА, что работник должен сообщать о наличии таких гарантий в случае прекращения трудового договора по инициативе работодателя до момента увольнения. Это поможет доказать впоследствии в суде, что работник злоупотребил своим правом. ✅️Об уведомлении о получении микротравмы. Прямо в законе обязанность работника сообщать о микротравме не установлена. Но для работодателя важно получать эту информацию своевременно и вести учет микротравм. Но можно закрепить такую обязанность в локальном акте. 15:53

Как составить протокол собрания трудового коллектива

Протокол общего собрания работников — это документ, составленный в свободной форме либо по образцу, разработанному на конкретном предприятии, который воспроизводит процесс и содержание собрания. Ведут его с помощью записывающих устройств, стенографии или видеосъемки.

Для чего нужны общие собрания и зачем документировать их проведение

На предприятиях у работников возникает необходимость решения различных вопросов, которые рассматривают на общих заседаниях. По ТК РФ, общее собрание трудового коллектива является основной возможностью решения любых проблем, конфликтов, улучшения условий труда, высказывания своего мнения и предложений. Эти права закрепляются в локальных нормативных актах работодателя на основании статей 21 и 52 ТК РФ.

Основные функции общих встреч работников:

выборы совета трудового коллектива;
отчет о функционировании совета;
обсуждение и утверждение вопросов по поводу различных договоров с руководством организации или предприятия;
рассмотрение вопросов, связанных с коллективными договорами;
обсуждение и утверждение правил внутреннего трудового устава;
принятие решения о проведении забастовки и прочих важных вопросов, касающихся деятельности работников.

Протокол составляет во время заседания секретарь или назначенное лицо. Этот человек регистрирует все вопросы, возникающие во время обсуждение, и принятые голосованием решения. Составляют документ по определенной форме, ему присваивают порядковый номер, его подписывает секретарь и председатель. Правильно оформленный протокол является официальным документом администрации для:

принятия определенных мер;
проверки выполнения решений;
разрешения проблем и конфликтных ситуаций.

Образец протокола собрания трудового коллектива о награждении

общего собрания трудового коллектива

председателем избрать А.И. Петрову;
секретарем избрать А.И. Магомедову.

Германов А.И.;
Сличенко О.А.;
Верхов Е.Б.

Порядок проведения встреч

Собрания организовывают с целью обсуждения текущих проблем либо для принятия решений, поэтому важен регламент проведения. Для подготовки используют нормативно-распорядительные документы, регулирующие деятельность организации:

учредительный договор;
устав организации;
законодательные акты.

Заседание проводят раз в год или чаще, если это необходимо. В организационных документах устанавливают порядок проведения мероприятия. Состоявшейся встреча является тогда, когда на ней присутствовало больше половины членов коллектива.

Порядок проведения следующий:

Повестка дня (в нее входят все вопросы, подлежащие обсуждению).
Доклады (описание вопросов, входящих в повестку дня).
Выступления (рассмотрение вопросов повестки дня).
Поправки (изменения, которые предлагаются для внесения в обсуждение).
Прения (обсуждение вопросов).
Голосование (принятие или непринятие решений).
Ведение протокола (документирование процедуры).
Разное (возможное обсуждение вопросов, которые не вошли в повестку дня).

Информацию о принятии коллективом решения по заключению договора содержит протокол собрания трудового коллектива о коллективном договоре. В случае несогласия его проект направляют администрации предприятия для доработки.

Правила составления протокола

Документ составляют на основании третьей главы второго раздела Трудового кодекса РФ «Социальное партнерство в сфере труда». Алгоритм, как написать протокол собрания трудового коллектива, включает три этапа:

Подготовительные действия, которые проводит секретарь. Секретарь выясняет последовательность вопросов, согласовывает их с руководством коллектива, оповещает работников о повестке, составляет регистрационный лист и распространяет среди участников.
Составление документа. Секретарь ведет записи во время мероприятия (стенография, аудио- или видеосъемка), потом в максимально короткие сроки составляет акт на основе записанного материала и предоставляет его для ознакомления председателю.
Подписание председателем, секретарем и участниками через регистрационные листы и представление для просмотра всем заинтересованным работникам.

Аналогично протокол общего собрания работников о выборе представителя их интересов составляется с указанием в повестке дня вопроса для голосования.

Правила оформления

Правилам оформления подчинен и протокол собрания сотрудников. Законом не предусмотрен единый вид оформления, но поскольку он является официальным документом, важно наличие определенной информации. Обязательно указывать:

название организации, дату и место проведения;
порядковый номер;
вопросы и темы, выдвинутые для обсуждения;
избрание председателя и секретаря (либо другого лица, ведущего протокол), их данные, итоги голосования;
общее количестве трудящихся в коллективе и присутствующих;
итоги голосования по каждому вопросу и принятые решения;
подписи председателя и секретаря.

Образец протокола общего собрания трудового коллектива школы

Источник: https://clubtk.ru/forms/dokumentooborot/kak-sostavit-protokol-sobraniya-trudovogo-kollektiva

Как сделать корректирующую форму СЗВ-ТД:

Создать форму.
В табличной части первой строкой повторить ошибочную запись и проставить признак отмены.
Второй строкой внести верную запись.
Отправить готовый документ в ПФР с помощью любого оператора ЭДО.

Количество дней

Увольнение

По иностранным работникам
По дисциплинарным взысканиям
По охране труда

Собрание участников ООО

Собрание участников ООО устраивают каждый раз, когда компания должна принять важное решение. Если из-за чьего-то решения компания обанкротится, тех, кто голосовал за, могут привлечь к субсидиарной ответственности. Это когда участники общества расплачиваются за долги компании своими деньгами и имуществом.

Участникам ООО важно не только участвовать в собраниях, но и следить, чтобы все ходы были записаны в документах.

Когда проводится собрание участников ООО

Собрание участников ООО — это встреча всех участников общества. На ней обсуждают все важные вопросы: от крупных сделок до ликвидации компании.

Есть два вида собраний: очередные и внеочередные.

Очередные нужно проводить не реже раза в год, в любой день между 1 ноября и 30 апреля. На них обсуждают прибыль, дивиденды и планы компании на ближайший год.

Внеочередные собрания устраивают, чтобы принять важное решение: увеличить уставный капитал, выбрать нового директора или заключить крупную сделку. Такое собрание можно провести когда угодно, главное — предупредить участников за 30 дней. По закону это делается заказным письмом, но можно указать в уставе свой способ: письмо по электронной почте, личное сообщение во Вконтакте или Фейсбуке.

Лучше отправить уведомление заказным письмом, если есть риск, что кто-то из участников не придет на собрание, а потом будет оспаривать его результаты в суде. С квитком об отправке письма проще доказать, что участника приглашали.

Устав в ООО

Порядок проведения общего собрания участников ООО такой:

пригласить участников за 30 дней до собрания. В уставе компании можно прописать другой срок, но не меньше семи дней;
внести дополнительные вопросы на обсуждение, если у кого-то из участников они есть. Вопросы записывают по порядку, этот список называется повесткой дня;
зарегистрировать участников в листе регистрации. Для него есть отдельная форма, об этом ниже;
вести протокол собрания;
записать в протоколе решения по каждому вопросу с итогами голосования. Если у ООО один участник, вместо протокола будет решение единственного участника;
заверить протокол или решение у нотариуса, если решили увеличить или уменьшить уставный капитал.

Вместо участника общества может голосовать его представитель по доверенности.

Какие нужны документы для проведения собрания участников ООО

Для собрания с несколькими участниками нужно четыре документа: уведомление о собрании, лист регистрации, протокол и заявление в налоговую.

Если у ООО один учредитель, документов два: решение и заявление в налоговую.

Уведомление о собрании. Если в уставе не прописано, как и когда предупреждать участников, уведомление отправляют за 30 дней заказным письмом.

Лист регистрации участников собрания. Перед собранием участники записываются в лист регистрации. На это отводят 15-30 минут, в зависимости от количества человек.

Протокол собрания. В каждом протоколе обязательно должно быть три вопроса:

кто будет председателем и секретарем. Председатель ведет собрание, секретарь ведет протокол. Их выбирают из участников общества;
как будут подтверждать состав участников и итоговое решение. За каждое решение участники ООО голосуют за или против, а еще должно быть понятно, кто вообще был на собрании. Обычно состав и решение подтверждают, когда подписывают протокол собрания;
как будут подсчитывать голоса. Это делает секретарь или кто угодно из участников.

После этих трех вопросов в повестку дня добавляют тот, из-за которого все собрались. По каждому вопросу — отдельное голосование.

В протоколе участники собрания, повестка дня, результаты голосования, подписи председателя и секретаря собрания

После собрания документ подшивается в книгу протоколов, где хранятся протоколы всех собраний. Каждый участник в любой момент может посмотреть эту книгу и попросить из нее выписку.

Решение единственного участника ООО. Единственному участнику ООО на собрание звать некого, поэтому вместо протокола он пишет свое решение.

Заявление об изменениях для налоговой. Собрание кончилось, теперь нужно рассказать налоговой, что изменится в компании. На это есть три рабочих дня.

Вместе с заявлением налоговикам отдают копию протокола или решения единственного участника.

Оцените статью:

[Всего голосов: 0 Средняя оценка: 0]

Источник

Как в 2023 году написать протокол общего собрания о создании ООО

08 ноября 2021
Просмотров:

Если в обществе с ограниченной ответственностью несколько учредителей, все решения принимаются на общем собрании, по итогам которого оформляется протокол. Данный документ входит в обязательный список при регистрации ООО. Составить протокол можно в произвольной форме, обязательного бланка нет. Но документ будет действителен только при наличии в нем обязательной информации и реквизитов.

Содержание

Правила проведения общего собрания участников
Что нужно указать в протоколе о создании компании

1. Правила проведения общего собрания участников

Порядок проведения собраний ООО установлен ФЗ “Об обществах с ограниченной ответственностью”. Моменты, которые не регулируются данным законом, можно установить самостоятельно и прописать в уставе, прочих внутренних документах.

Базовые правила проведения собраний учредителей ООО в 2023 году:

До начала собрания участники обязаны зарегистрироваться. Если участник не зарегистрировался, он не сможет присутствовать на собрании и голосовать.
Учредитель может присутствовать на собрании лично или через представителя.
Время начала собрания оговаривается заранее, начать раньше можно только в том случае, если все участники уже зарегистрированы.
Из присутствующих выбираются секретарь и председатель собрания. Секретарь заполняет протокол в ходе обсуждений, подготавливает его и рассылает остальным участникам в течение 10 дней после проведения встречи.
Для каждого собрания устанавливается повестка дня. Принимать решения по другим вопросам вне повестки учредители могут только в том случае, если на собрании присутствует полный состав участников организации.
Все решения принимаются по итогам голосования. Утвердить решение можно только в том случае, если за него проголосовало большинство участников. Обратите внимание: на этапе регистрации ООО по всем пунктам учредители должны проголосовать единогласно “За”.
Голосование проходит открыто, но вы можете прописать в уставе иной вариант для последующих собраний.

Итоги собрания отражаются в протоколе. Его должны подписать избранные секретарь и председатель, также подписи могут поставить по желанию все остальные участники. Если ваш протокол займет больше одной страницы, пронумеруйте их. Сшивать протокол не обязательно, достаточно скрепить обычной канцелярской скрепкой или степлером. Каждому учредителю нужно выдать по копии протокола на руки и один экземпляр оставить в документации организации. Ещё одну копию подготовьте для ФНС: она потребуется при регистрации ООО.

Рекомендуем прописать в уставе подходящий вариант заверения протокола: подписями присутствующих, видео- или аудиозаписью или иным законным способом. Если вы не станете вносить в устав дополнительную информацию о способах заверения, итоги каждого собрания придется заверять у нотариуса.

2. Что нужно указать в протоколе о создании компании

На этапе регистрации общества с ограниченной ответственностью в 2023 году в протокол необходимо обязательно внести следующую информацию:

Наименование документа.
Название ООО.
Дата и город проведения общего собрания.
Список учредителей, присутствующих на собрании.
Сведения о выбранных секретаре и председателе собрания.
Повестка дня.
Решения по вопросам повестки дня с указанием результатов голосования по каждому из них.
Подпись председатели и секретаря. Остальные участники могут поставить подписи по желанию.

Содержание повестки дня в момент создания ООО:

Выбор фирменного наименования общества.
Расположение ООО.
Подписание учредительного договора.
Размер уставного капитала и доли учредителей.
Утверждение устава общества или информация о номере редакции типового устава.
Выбор органов управления и иные вопросы функционирования компании.

Хотите открыть ООО онлайн через Росбанк?

Это бесплатно! Сотрудники банка помогут заполнить документы для регистрации ООО и подать их онлайн, выпустить ЭЦП, а также открыть счёт. Если вы — единственный участник ООО, переходите по ссылке ниже, чтобы узнать подробности, и оставляйте заявку.

Если не подходит онлайн-подача, наш онлайн-сервис подготовит все документы для подачи, учитывая новые требованиям закона и ФНС.

Источник

В каких случаях составляют протокол

Какую форму используют для протокола

Выделяют три формы документа:

краткая. В тексте отражаются только поставленные вопросы и принятые по ним решения;
полная. Кроме информации по повестке и итогам голосования, включает в общем виде высказанные мнения и состоявшиеся выступления;
стенографическая. Полностью воспроизводит то, что озвучивалось на собрании.

Для всех форм предусматривается наличие в тексте:

названия документа;
даты, места, времени проведения мероприятия;
информации о присутствующих лицах, председателе и секретаре.

Краткая

Полная

Стенографическая

Общество с ограниченной ответственностью «Clubtk.ru»

ПРОТОКОЛ № 12

аппаратного совещания у руководителя

г. Санкт-Петербург

«01» февраля 2021 г.

Присутствовали:

1. Генеральный директор — Воронов Андрей Викторович.

2. Главный бухгалтер — Смирнова Валентина Федоровна.

3. Секретарь-делопроизводитель — Петрова Мария Степановна.

4. Начальник юридического управления — Федоров Федор Федорович.

5. Начальник отдела продаж — Сидоров Петр Петрович.

6. Начальник отдела кадров — Иванов Иван Иванович.

Председатель собрания: Воронов Андрей Викторович.

Секретарь собрания: Петрова Мария Степановна.

Повестка дня:

Выплата премий за январь 2021 г.

Слушали:

Решили:

1. Подготовить приказ по премиям по итогам января 2021 г.

Срок исполнения: до 05.02.2021. Ответственный: Иванов Иван Иванович.

Срок исполнения: до 10.02.2021. Ответственный: Смирнова Валентина Федоровна.

Председатель ________________ Воронов Андрей Викторович

Секретарь _______________ Петрова Мария Степановна

Правила оформления протоколов

наименование организации, используйте фирменный бланк или обычный лист А4;
название, место составления, номер и дата документа. Датой указывается дата проведения собрания;
список присутствующих лиц;
данные председателя и секретаря;
повестку собрания;
голосование, если оно проводилось;
общие выводы по итогам мероприятия, если требуется.

Образцы

Собрания

Совещания

Заседания

Источник

Протокол общего собрания участников ООО в 2023 году

26 августа 2021
Просмотров:

Если в обществе с ограниченной ответственностью несколько учредителей, для регистрации в ФНС в 2023 году будет необходим протокол общего собрания. Этот документ составляется в свободной форме. Однако некоторые данные указывать обязательно.

Содержание:

Пример протокола общего собрания участников ООО
Правила проведения собрания
Что нужно указать в протоколе

1. Пример протокола общего собрания участников ООО

Сформировать протокол автоматически
Укажите свои данные в форме, скачайте уже заполненные документы и инструкцию по подаче
Сформировать протокол
Скачать образец протокола собрания учредителей.
DOCX, 24 KB

2. Правила проведения собрания

Для того, чтобы открыть ООО, необходимо провести общее собрание учредителей. На нем должно быть единогласно принято решение об учреждении организации.

Протокол подписывают председатель собрания и секретарь. Их нужно выбрать из числа участников собрания. Готовый протокол прошивать не нужно. Достаточно скрепить его и пронумеровать листы.

Составляется протокол по числу участников собрания. Два экземпляра делают дополнительно: для ФНС и для внутренней документации фирмы.

Закон требует, чтобы протокол был заверен нотариусом. Для этого он должен присутствовать на собрании. Это требование можно обойти. Пропишите в уставе другой способ для заверения протоколов собраний:

видеофиксация
аудиозапись
подписание протокола всеми участниками собрания

Для хранения протоколов, видео и аудиозаписей у общества должна быть специальная папка. В нее вы будете вшивать эти документы.

Во время проведения собрания по поводу учреждения общества с ограниченной ответственностью нужно рассмотреть следующие вопросы:

фирменное наименование организации
ее местонахождение
размер уставного капитала и доли учредителей
утверждение устава
избрание органа управления
подписание договора об учреждении ООО

В течение 10 дней после проведения собрания председатель должен направить каждому участнику его копию подписанного протокола. Способ направления документов прописывают в уставе.

3. Что нужно указать в протоколе

Очень важно составить протокол грамотно. Он входит в комплект документов для регистрации ООО. Протокол должен быть в письменном виде, его заверяют подписями председатель и секретарь. Их необходимо выбрать из числа присутствующих.

Сведения, которые необходимо включить в протокол обязательно:

название документа
наименование организации
паспортные данные учредителей, ФИО, прописка, указание, кто будет председателем заседания, а кто — секретарем
повестка дня — перечень вопросов, которые необходимо рассмотреть на собрании
по каждому вопросу пишется описание принятого решения и подсчет голосов «за» и «против», в протоколе о создании ООО не должно быть отрицательных голосов
подписи сторон. Лучше, если распишутся все участники общества, а не только секретарь и председатель собрания

На нашем сайте вы можете бесплатно сформировать верный протокол автоматически

Наш сервис подготовит все регистрационные документы быстро, без ошибок и по всем правилам ФНС. От вас требуется только вписать нужную информацию в поля формы. После чего вы сможете бесплатно скачать готовые документы и распечатать их для налоговой.

Источник