Как составить проводки в авансовом отчете

Добавить в «Нужное»

Авансовый отчет: проводки

Организация может приобретать какое-либо имущество (услуги, работы) через подотчетное лицо. Либо направлять своих работников в командировки. Посмотрим, как в этом случае оформляется авансовый отчет и какие нужно сделать проводки по авансовому отчету.

Порядок выдачи денежных средств сотрудникам под отчет

Чтобы выдать денежные средств работнику под отчет, понадобятся (п. 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У):

• или распорядительный документ, например приказ руководителя;
• или заявление подотчётного лица, подписанное руководителем.

Денежные средства можно выдать подотчетнику:

• наличными из кассы организации;
• путем перевода на банковскую карту работника.

Проводки по выдаче подотчетных сумм

При выдаче денег под отчет делаются такие проводки.

Содержание операции	Дебет счета	Кредит счета
Деньги выданы под отчет наличными из кассы	71	50
Деньги перечислены на карту работника	71	51

Проводки при утверждении отчета на командировочные расходы

После составления работником, вернувшимся из командировки, авансового отчета и утверждения этого документа руководителем нужно сделать в учете следующие проводки.

Содержание операции	Дебет счета	Кредит счета
Отражены расходы на проезд подотчетника в командировке	26, 44, 20 и т.д.	71
Отражены расходы на проживание подотчетника в командировке	26, 44, 20 и т.д.	71
Отражены суточные за время командировки	26, 44, 20 и т.д.	71

Сотрудник отчитался за суммы, выданные на приобретение ТМЦ

Если работник приобрел товарно-материальные ценности для организации, то их нужно оприходовать на дату утверждения авансового отчета.

Содержание операции	Дебет счета	Кредит счета
Отражены ТМЦ, приобретенные работником (без учета НДС)	10, 41	71
Отражен НДС по приобретенным подотчетником ТМЦ, если имеется счет-фактура	19	71

Подотчетная сумма израсходована не полностью: проводки

Если работник израсходовал не всю выданную ему под отчет сумму и остаток он возвращает организации, то это отражается следующим образом.

Содержание операции	Дебет счета	Кредит счета
Неизрасходованный остаток подотчётных сумм возвращен в кассу	50	71
Неизрасходованный остаток подотчётных сумм перечислен работником на счет организации	51	71

Расчеты с подотчетными лицами проводки могут предусматривать самые разнообразные. Основные из них на примерах будут рассмотрены в этой статье.

Учет расчетов с подотчетными лицами — проводки

Требования к оформлению кассовых операций, в том числе и к выдаче подотчетных сумм, установлены указанием ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У (далее — указание № 3210-У).

Указание 3210-У было изменено указанием Банка России от 05.10.2020 № 5587-У, вступившим в действие с 30.11.2020. Так, например, требование о 3-х дневном сроке представления авансового отчета с 30.11.2020 исключено. 

Подотчетники — это лица, получившие денежные средства от предприятия или ИП на определенные хозяйственные (целевые) нужды и обязанные в установленный срок отчитаться по расходованию таких средств (или вернуть их остаток, если не все средства потрачены).

Подотчетными могут быть:

• лица, работающие на предприятии или у ИП на постоянной основе;
• совместители;
• лица, с которыми заключены договоры гражданско-правового характера (п. 5 указания № 3210-У).

Подробнее см. «Можно ли выдавать в подотчет не сотруднику?».

Может ли подотчетное лицо передавать подотчетные суммы другому лицу? Ответ на этот вопрос вы найдете в КонсультантПлюс. Пробный доступ к правовой системе вы можете получить бесплатно.

Денежные средства предприятия в подотчет выдаются:

• в наличной форме:

• из кассы предприятия;

• в безналичной форме:

• на карту подотчетного лица;
• на корпоративную карту предприятия, доступ к которой получило подотчетное лицо.

См. также: «Назначение платежа при перечислении подотчетному лицу».

Бухгалтерский учет подотчетных операций имеет широкий спектр возможных проводок. Наиболее часто используемые при расчетах с подотчетными лицами проводки представлены в таблице:

Дт	Кт	Описание операции	Первичные документы
71	50	Выдача денег под отчет из кассы предприятия	Расходный кассовый ордер
20, 23, 25, 26, 44	71	Списание затрат в расходы предприятия согласно представленному авансовому отчету	Авансовый отчет, чеки, накладные, акты приемки-сдачи услуг или работ, другие документы, подтверждающие произведенные расходы
10, 15, 41, 07, 08, 11	71	Оприходованы матценности на основании авансового отчета	Товарные чеки, кассовые чеки, накладные, иные документы, подтверждающие материальные расходы подотчетного лица
28	71	Средства, направленные на устранение брака производства или гарантийное (пост-гарантийное) обслуживание	Договор о гарантийном обслуживании, гарантийный талон, акт выполненных работ, чек, иные документы
68	71	Оплата налоговых платежей через подотчетное лицо	Чеки, квитанции об оплате, банковские платежные документы
91	71	Отражение прочих расходов предприятия, оплаченных подотчетным лицом	Первичные документы, подтверждающие расходы
50	71	Возврат неиспользованных подотчетником средств в кассу предприятия	Приходный кассовый ордер, авансовый отчет с расчетом суммы остатка средств, подлежащих возврату в кассу

Как правильно оформить приходный или расходный кассовый ордер, можно узнать из статей:

• «Как заполняется приходный кассовый ордер (ПКО)?»;
• «Как заполняется расходный кассовый ордер (РКО)?».

Примеры с проводками по расчетам с подотчетными лицами

Пример 1. Получение денег под отчет на приобретение ТМЦ:

Дата	Счета	Сумма, руб.	Описание операции	Первичные документы
Дт	Кт
21.09.20ХХ	71	50	1 500	Выданы наличные средства под отчет Иванову И. И. на приобретение автомобильного масла	Заявление Иванова И. И., РКО № 253 от 21.09.20ХХ
22.09.20ХХ	10	71	1 500	Получено на склад масло автомобильное «МОБИЛ» от Иванова И. И.	Авансовый отчет, товарный чек, кассовый чек на 1 500 руб.

Пример 2

Проводки с подотчетными лицами, направленными командировку.

Дата	Счета	Сумма, руб.	Описание операции	Первичные документы
Дт	Кт
12.09.20ХХ	71	50	3 000	Выданы наличные средства под отчет Иванову И. И., направленному в командировку	Приказ о направлении в командировку, РКО № 243 от 12.09.20ХХ
15.09.20ХХ	44	71	2 500	Отражены расходы на командировку Иванова И. И. (менеджера по продажам) в коммерческих расходах предприятия	Авансовый отчет (чек из гостиницы на 1 500 руб., суточные на 1 000 руб.), приказ об установлении суммы суточных расходов
15.09.20ХХ	50	71	500	Возврат Ивановым И. И. неиспользованных подотчетных средств в кассу	ПКО № 214 от 15.09.20ХХ

См. также: 

• «Что делать, если подотчетное лицо потратило свои деньги?»;
• «Подотчетное лицо потеряло кассовый чек — что делать».

Итоги

В настоящей статье приведены чаще всего встречающиеся проводки по учету расчетов с подотчетными лицами. Главным нормативным документом, регулирующим правила оформления выдачи и возврата подотчетных средств через кассу, является указание ЦБ РФ № 3210-У. При иных вариантах выдачи средств подотчетным лицам необходимо руководствоваться положениями закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ, российскими бухгалтерскими стандартами, внутренними распорядительными документами предприятия.

Авансовый отчет – такой привычный и простой на первый взгляд документ, но тем не менее при работе с ним у пользователей программы 1С:Бухгалтерия 8, редакция 3 частенько возникают различные вопросы. В нашей новой статье мы рассмотрим, где найти, как заполнить этот документ и какие проводки он делает.

Итак, начнем с того что, как правило, сначала мы выдаем деньги подотчетному лицу либо из кассы, либо переводим с расчетного счета. Для корректной и автоматической работы программы это нужно сделать правильно.
Документ» Выдача наличных» (РКО) создаем с видом операции «Выдача подотчетному лицу»:

При списании с расчетного счета также выбираем соответствующий вид операции «Перечисление подотчетному лицу»:

После того, как наш подотчетник принес нам всевозможные документы, нам надо составить авансовый отчет. Этот документ находится в разделе «Банк и касса:»

Создаем новый авансовый отчет. Заполняем организацию, подотчетное лицо, при оприходовании товаров обязательно указываем склад. После заполнения реквизитов документа переходим к рассмотрению каждой закладки Авансового отчета.
Первая заклад «Авансы». Здесь мы должны указать документы, которыми были выданы деньги подотчетному лицу и по которым мы составляем отчет. Это может быть как РКО так и списание с р/с:

И вот при выборе документов аванса и будет важно, как мы оформили в программе эту выдачу. Так как программа автоматически подбирает расходные кассовые ордера или списания с расчетного счета только по данному лицу и соответствующим видом операции!

Т.е. если мы выбрали вид операции прочее списание, например, и указали счет 71, то конечно проводку мы получили правильную, но вот программа не сможет подобрать в авансовом отчете эти документы.
Теперь переходим к закладке «Товары». Эта закладка заполняется в том случае, если наш сотрудник купил какие то товары, оплатил их сразу и мы хотим принять их к учету авансовым отчетом не используя счет 60. При этом, если поставщик предъявил НДС, который мы будем принимать к вычету, то здесь же, при установке флажка СФ и заполнении реквизитов счета фактуры программа автоматически при проведении сформирует счет-фактуру полученный:

Какие же проводки в этом случае делает документ? Посмотрите как интересно. Мы оприходовали товар на 41 счет минуя 60. Кстати, если вместо товаров надо оприходовать материалы, надо просто изменить счет учета в документе ну или для автоматического заполнения счетов учета правильно вести справочник номенклатуры. Как настроить счета учета можно прочитать в нашей статье

Закладка «Возвратная тара» заполняется в том случае, если к нам поступил товар в таре, которую надо вернуть поставщику. Такая ситуация встречается крайне редко, поэтому я предлагаю не рассматривать ее.
Если же мы через авансовый отчет хотим провести оплату поставщику и при этом отдельно оформлять в программе документ «Поступление (акт, накладная)» то для этого надо использовать закладку «Оплата». Здесь также важно правильно заполнить реквизиты документа оплаты, поставщика, договор. И здесь мы уже не указываем счет-фактуру. Он отражается при формировании накладной.

В этом случае проводки документа будут такие:

Т.е. еще раз обратим внимание на то, что по одной и тоже накладной надо заполнять только одну закладку в авансовом отчете ИЛИ Товары ИЛИ Оплата. В противном случае суммы проводок будут задвоенными.
Ну и последняя закладка в авансовом отчете, это «Прочее». Здесь, как правило отражают командировочные расходы, расходы на билеты, оплаты получения каких-то справок, почтовые расходы. Если, например, нам надо принять к вычету НДС, выделенный в билете, то оформить эту операцию надо аналогично той, что мы делали на закладке Товары. Т.е. установить флажок «СФ», заполнить все реквизиты счета-фактуры и при проведении авансового отчета, программа все сделает автоматически: сформирует счет-фактуру, выделит и примет к вычету НДС:

В этом же разделе для каждого расхода важно правильно указать счет затрат, на которые будут относиться эти расходы и все субконто:

В этом случае документ делает вот такие проводки:

Теперь давайте посмотрим печатную форму документа. По кнопке «Печать» мы получаем унифицированную форму, в которой отражены суммы выданного сотруднику аванса, суммы израсходованных денег и задолженность за подотчетным лицом.

В нашем случае мы выдавали деньги в подотчет двумя суммами: из кассы и с расчетного счета. Сотрудник отчитался не за всю сумму, поэтому он остался должен нам 9100. Конечно лучше все таки проверять расчеты с подотчетными лицами по ОСВ по счету 71:

Значит нам остается только оформить возврат неиспользованных средств в кассу. Самый удобный и быстрый способ – это создание документа» Поступление наличных» на основании авансового отчета:

При таком формировании документа программа все сделает сама: выберет правильный вид операции, подотчетное лицо, подставит именно ту сумму, которую должен вернуть сотрудник и даже все реквизиты печатной формы заполнит автоматически:

Ну и напоследок проверяем ОСВ по счету 71:

Все в порядке. Все расчеты с подотчетником закрыты.
Вот и все, что я хотела вам рассказать про заполнение документа «Авансовый отчет». Как видите, при аккуратном заполнении всех реквизитов и параметров программа сама поможет вам все сделать правильно.
Если у вас остались вопросы пишите нам. Спасибо что вы с нами.

Авансовые отчеты могут встречаться даже в самой маленькой организации. Сделать авансовый отчет в 1С не составит труда, эта операция полностью автоматизирована.

В данной статье мы разберем:

• где в 1С авансовые отчеты,
• как заполнить авансовый отчет в 1С 8.3 — образец заполнения,
• как оформлять авансовый отчет в 1С 8.3 Бухгалтерия пошагово на примере конкретных ситуаций,
• проводки по авансовому отчету в 1С.

Подробнее смотрите в онлайн-курсе: «Бухгалтерский и налоговый учет в 1С:Бухгалтерия 8 ред. 3 от А до Я»

Образец заполнения Авансового отчета

Авансовый отчет образец заполнения →

Авансовый отчет в 1С 8.3 Бухгалтерия от подотчетного лица оформляют документом Авансовый отчет, который можно найти в разделе Банк и касса – Касса – Авансовые отчеты.

В шапке документа нужно указать:

• от — дата составление авансового отчета;
• Подотчетное лицо — физическое лицо, которое предоставило авансовый отчет.

Рассмотрим пошаговые инструкции, как сформировать авансовый отчет в 1С в разных ситуациях.

Как занести выданные ранее подотчетные суммы в авансовый отчет

01 сентября Дружников Г.П. принес авансовый отчет на выданные ранее подотчетные средства в размере 30 000 руб.

Если сотруднику ранее были выданы денежные средства, то их следует указать на вкладке Авансы.

Заполнить данную вкладку можно только подбором документов по кнопке Добавить. Авансы подотчетным лицам могут выдаваться следующими документами:

• Выдача денежных документов вид операции Выдача подотчетному лицу, например, если билеты или талоны на бензин приобрела Организация и их передала подотчетному лицу.
• Выдача наличных вид операции Выдача подотчетному лицу, если подотчетные средства получены из кассы.
• Списание с расчетного счета вид операции Перечисление подотчетному лицу, если подотчетное лицо рассчитывалось через корпоративную карту, или ему подотчетные средства перечислены на личную карту.

В нашем примере Дружникову Г.П. был ранее выдан аванс в размере 30 000 руб. Авансовый отчет в 1С 8.3 образец заполнения

Если авансы ранее не выдавались, то данная вкладка не заполняется, а возмещение расходов сотруднику, осуществленных из личных средств для нужд организации, Бухэксперт8 рекомендует оформлять через счет 73.03 «Расчеты по прочим операциям».

Изучить подробнее:

• Как отразить приобретение ТМЦ сотрудником за личные средства, если деньги в подотчет не выдавались?
• Компенсация расходов работников в интересах организации

Как сделать авансовый отчет в 1С при покупке материалов и товаров

Как провести авансовый отчет в 1с 8.3 на покупку материалов, товаров рассмотрим на примере покупки канцтоваров подотчетным лицом.

01 сентября Дружников Г. П. предоставил отчет, к которому приложил:

• чек с выделенным НДС на приобретение канцтоваров у ООО «Комус-Р2»:
  • бумаги А4 — 5 п. по цене 236 руб. (в т. ч. НДС 20%);

Если подотчетное лицо предоставило первичные документы на покупку материалов, товаров или прочих материально-производственных запасов (МПЗ), то их перечень указывается на вкладке Товары.

На МПЗ, за которые отчитался сотрудник, дополнительные документы Поступление (акт, накладная) создавать не нужно! Оприходование материалов, товаров на склад, приобретенных подотчетным лицом, проводится документом Авансовый отчет.

На вкладке Товары заполняется наименование, количество МПЗ и сумма, на которую они приобретены, а также данные о предъявленном НДС, поставщике и документе, на основании которого НДС может быть принят к вычету.

Если подотчетник приложил к документу Авансовый отчет счет-фактуру, выданный на организацию, то нужно поставить флажок СФ. При проведении документа Авансовый отчет автоматически будет создан документ Счет-фактура выданный на сумму НДС, проставленную в графе НДС, которую можно будет принять к вычету.

Если приложен лишь первичный документ (например, чек ККТ), в котором выделен НДС, то флажок СФ не ставится, при этом выделенный в первичном документе НДС указывается в графе НДС.

В результате проведения документа Авансовый отчет в 1С такой НДС будет списан в расходы, не учитываемые при налогообложении прибыли.

Авансовый отчет проводки в 1С

Если подотчетник рассчитался с поставщиком за МПЗ, и при этом самой поставки не было, МПЗ не поступили на склад, а есть только чек на оплату, то необходимо:

• приобретение ТМЦ оформлять через документ Поступление (акт, накладная), когда они поступят в организацию. На вкладке Товары документа Авансовый отчет в таком случае ничего не указывается;
• оплату контрагенту указывать на вкладке Оплата.

Изучить подробнее:

• заполнение каждой графы на вкладке Товары в документе Авансовый отчет в путеводителе
• Приобретение ГСМ по талонам
• Приобретение ГСМ подочетным лицом за наличный расчет
• Поступление материалов в 1С 8.3: пошаговая инструкция

Как проводить суточные и командировочные расходы в авансовом отчете

Как отразить суточные в авансовом отчете и затраты на командировку рассмотрим на следующем примере.

24 августа июля Дружников Г. П. направлен в командировку в г. Сочи на 6 дней.

Суточные в Организации в соответствии с Положением о командировках выплачиваются из расчета 700 руб./сут., всего — 4 200 руб.

01 сентября сотрудник предоставил отчет, к которому приложил:

• ж/д билет (Москва-Сочи) на сумму 4 000 руб. (в т. ч. НДС 20% — 120 руб.);
• ж/д билет (Сочи-Москва) на сумму 5 000 руб. (в т. ч. НДС 20% — 130 руб.);
• квитанцию и СФ за проживание в гостинице на сумму 9 440 руб. (в т. ч. НДС 20%).

Командировочные затраты (в т. ч. суточные выданные сотруднику) указываются на вкладке Прочие.

Суточные сверхнормы облагаются НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ, п. 2 ст. 422 НК РФ).

На данный момент установлены следующие нормы:

• командировка по РФ — 700 руб. в день;
• командировка за пределы РФ — 2 500 руб. в день.

На вкладке Прочее вносятся данные первичного документа (это могут быть внешние документы как чек, билеты, акты, счета, так и внутренние, как Приказ). Наименовании затрат и их сумма, а также данные о предъявленном НДС, поставщике и документе, на основании которого НДС может быть принят к вычету.

Если подотчетник приложил к документу Авансовый отчет счет-фактуру, выданный на организацию, то нужно поставить флажок СФ. Если вместо СФ приложены документы, соответствующие по признакам бланку строгой отчетности (БСО), например, билеты, то необходимо установить дополнительно еще и флажок БСО. При проведении документа Авансовый отчет автоматически будет создан документ Счет-фактура выданный на сумму НДС, проставленную в графе НДС, которую можно будет принять к вычету.

В нашем примере весь предъявленный НДС можно принять к вычету.

Авансовый отчет по командировке проводки в 1С.

• Вкладка Прочее в документе Авансовый отчет
• Выдача билетов подотчетному лицу
• Авансовый отчет сотрудника о командировке. Суточные сверхнормы
• Оформление командировки в 1С 8.3 Бухгалтерия по шагам

Как провести услуги и прочие затраты в авансовом отчете в 1С 8.3 на примере почтовых расходов

Как заполнить авансовый отчет в 1с 8.3 на приобретение почтовых услуг рассмотрим на следующем примере.

01 сентября сотрудник предоставил отчет, к которому приложил:

• чек ККМ за оплату почтовых расходов на сумму 354 руб.(в т. ч. НДС 20%);

Все затраты подотчетного лица, не имеющие материальной формы, учитываются на вкладке Прочее.

На вкладке Прочее вносятся данные первичного документа, наименовании затрат и их сумма, а также данные о предъявленном НДС, поставщике и документе, на основании которого НДС может быть принят к вычету. Здесь же необходимо показать почтовые марки, которые были использованы и отражались в учете как денежные документы.

Если подотчетник приложил к документу Авансовый отчет счет-фактуру, выданный на организацию, то нужно поставить флажок СФ. Если вместо СФ приложены документы, соответствующие по признакам бланку строгой отчетности (БСО), например, билеты, то необходимо установить дополнительно еще и флажок БСО. При проведении документа Авансовый отчет автоматически будет создан документ Счет-фактура выданный на сумму НДС, указанную в графе НДС. Эту сумму НДС можно будет принять к вычету.

Если приложен лишь первичный документ (например, чек ККТ), в котором выделен НДС, то флажок СФ не ставится, при этом выделенный в первичном документе НДС вносится в графу НДС. В результате проведения документа Авансовый отчет такой НДС будет списан в расходы, не учитываемые при налогообложении прибыли.

Изучить подробнее:

• Вкладке Прочее в документе Авансовый отчет
• Как оформить в Бухгалтерии 8.3 приобретение денежных документов через подотчетное лицо, например, марок почты России?

Как провести оплату услуг в авансовом отчете

Как заполнить авансовый отчет в 1С на оплату контрагенту, рассмотрим на следующем примере.

01 сентября сотрудник предоставил отчет, к которому приложил:

• банковский ордер за оплату интернета на сумму 1 534 руб.

Авансовый отчет сотрудника на перечисление аванса или оплаты контрагенту оформляется на вкладке Оплата.

На вкладке Оплата вносится контрагент и сумма, которую оплатил подотчетник.

Изучить подробнее:

• Вкладке Оплата в документе Авансовый отчет
• Налоговый агент при приобретении электронных услуг у иностранца через корп. Карту

Заполнение авансового отчета в 1С 8.3.

Сумма выданного аванса и общая сумма, за которую отчитался сотрудник, выводятся в подвале документа:

• Выдано авансов — полученная сумма аванса из вкладки Авансы;
• Расходы — израсходованная сумма подотчетных средств из вкладок Товары, Оплата, Прочее;
• Остаток/Перерасход — разница между суммами полей Выдано авансов и Расходы. Результат может быть в виде:
  • отрицательной суммы — т.е. перерасход, если сумма выводится со знаком минус;
  • положительной суммы — т.е. остаток денежных средств у подотчетника, которые необходимо вернуть, например, в кассу. Подробнее Возврат неиспользованных подотчетных средств.

Назначение аванса и количество подтверждающих расходы подотчетника документов отражается также в подвале документа.

После того, как сотрудник Дружников Г.П. предоставил все первичные документы, из 1С можно распечатать бланк Авансовый отчет по кнопке Печать — Авансовый отчет (АО-1). PDF

Авансовый отчет образец заполнения →

При приобретении материалов можно распечатать Приходный ордер по форме М-4 по кнопке Печать — Приходный ордер (М-4). PDF

Авансовый отчет из 1С можно также сохранить на компьютер или отправить по электронной почте.

Проверьте себя! Пройдите тест:

• Тест № 52. Типовая схема приобретения товаров в оптовой торговле в 1С
• Тест № 55. Приобретение материалов c дополнительными расходами на доставку

См. также:

• Оформление командировки в 1С 8.3 Бухгалтерия по шагам
• Почему в счете-фактуре и авансовом отчете не меняется подпись руководителя?
• Поступление материалов в 1С 8.3: пошаговая инструкция
• Типовая схема приобретения товаров в оптовой торговле в 1С

Если Вы являетесь подписчиком системы БухЭксперт8, читайте дополнительный материал по теме:

• Порядок учета расчетов с подотчетными лицами: законодательство
• Документ Авансовый отчет
• Командировка: расчеты наличными средствами
• Командировка: суточные сверх нормы, расчет через корпоративную карту, приобретение билетов организацией
• Приобретение ГСМ по талонам: переход права собственности в момент заправки
• Приобретение ГСМ подочетным лицом за наличный расчет
• Как отразить приобретение ТМЦ сотрудником за личные средства, если деньги в подотчет не выдавались?
• Как оформить в программе приобретение денежных документов через подотчетное лицо, например, марок почты России?

Если Вы еще не подписаны:

Активировать демо-доступ бесплатно →

или

Оформить подписку на Рубрикатор →

После оформления подписки вам станут доступны все материалы по 1С:Бухгалтерия, записи поддерживающих эфиров и вы сможете задавать любые вопросы по 1С.

Подписывайтесь на наши YouTube и Telegram чтобы не пропустить
важные изменения 1С и законодательства

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

Авансовый отчет – это документ с прилагаемыми оправдательными документами, подтверждающими расход подотчетным лицом средств, полученных от организации для выполнения служебного задания или на некие хознужды организации.

В любой организации (даже самой небольшой) могут быть авансовые отчеты.

Рассмотрим пошагово, какие расходы можно отражать, а также как сформировать Авансовый отчет в 1С:Бухгалтерия предприятия 8.3.

Авансовые отчеты находятся в разделе Банк и касса

Открывается Журнал Авансовые отчеты (список). По кнопке Создать создается новый Авансовый отчет, который впоследствии будет в данном списке.

Пример 1: Авансовый отчет

Заполняются сведения об Организации, Подотчетном лице, ставится дата документа. В Авансовом отчете существует ряд вкладок, которые необходимо заполнить. Начинаем с вкладки Авансы. По кнопке «Добавить» можно подобрать Выдачу наличных, если денежные средства выдавались из кассы, либо Списание с расчетного счета, если подотчетная сумма перечислялась на корпоративную или личную карту сотрудника. Также можно выбрать Выдачу денежных документов: например, если организация ранее приобрела Билеты или Талоны на бензин и передала их Подотчетному лицу.

В нашем примере подотчетная сумма выдана наличными из кассы организации

Далее переходим к заполнению остальных вкладок, на основании оправдательных документов. Вкладка Товары заполняется, если на подотчетные средства приобретались материалы, сырье, товары и прочее, которые подлежат дальнейшему учету в организации. Если в оправдательных документах выделен НДС и организация находится на ОСНО, то прямо в Авансовом отчете можно заполнить данные счета-фактуры, выставленного на организацию, на основании которого можно принять НДС к вычету. В случае, если счет/фактура отсутствует, а есть только чек, то такой НДС спишется на затраты, к вычету его предъявить нельзя.

Далее при необходимости заполняется вкладка Возвратная тара, если таковая имелась при приобретении Товаров.

Если из подотчетных средств производилась Оплата поставщику за услуги, учитываемые на счете 60 или 76, то заполняется вкладка Оплата.

В случае, когда сотруднику были переданы приобретенные организацией ранее Билеты – заполняется вкладка Билеты

Все остальные расходы подотчетных сумм, подтвержденные любыми первичными документами, можно зафиксировать на вкладке Прочее. На данной вкладке вносятся все сведения о прилагаемых первичных документах. Первичные документы могут быть как внешние – чек, счет-фактура и т.д., так и внутренние – Приказ, акт на списание и прочее.

Прочие – расходы, которые не включились в остальные вкладки (не МПЗ с количественным учетом, не Оплата, с учетом по поставщику услуг)

К Прочим могут относиться и Командировочные расходы, на основании Командировочного удостоверения, с оплатой суточных расходов (обратите внимание, что согласно ст.217 НК РФ регулируется максимальный размер суточных, не облагаемых НДФЛ: 700 рублей при командировке по России и 2500 в другие страны. Т.е. суточные сверх этих норм должны облагаться НДФЛ), но расходы по командировке лучше проводить отдельным Авансовым отчетом по Командировке (ниже рассмотрен пример).

Если к Авансовому отчету приложен счет-фактура, с выделенным НДС, то ставится флаг СФ и на этом основании НДС можно предъявить к вычету

В ситуации, когда к Авансовому отчету прилагаются документы с признаками бланка строгой отчетности (ж/д или авиабилеты), также с выделенным НДС (вместо счета-фактуры), тогда в Авансовом отчете проставляются флаги СФ и БСО. При проведении Авансового отчета автоматически создается запись о полученном Счете-фактуре и НДС можно предъявить к вычету.

При приобретении материалов могут возникнуть дополнительные расходы по доставке, сборке и прочее. Данные расходы учитываем на вкладке Прочее, на их сумму можно увеличить стоимость приобретенного материала (товара), оприходовав их на необходимую номенклатуру и на тот же счет, что и сам материал (товар)

При проведении Авансового отчета формируются проводки по всем проведенным операциям

А также (при ОСНО) формируются записи на вкладке НДС предъявленный

По кнопке Печать из Авансового отчета можно распечатать сам Авансовый отчет, а также (при приобретении Товаров) Приходный ордер (М-4)

В нижней части Авансового отчета заполняются сведения о Назначении, количестве приложенных документов, которые в последствии отразятся в печатном виде. Также там отражаются все сведения о полученном авансе, общей сумме расхода по Авансовому отчету, а также сумма оставшегося аванса, либо перерасхода.

На основании Авансового отчета можно создать ряд документов, что облегчит внесение данных

Если при проведении Авансового отчета сумма аванса остается с минусом (перерасход), организация обязана возместить подотчет выплатой через кассу или перечислением на карту.

В случае, если сумма аванса израсходована не полностью, осталась у Подотчетного лица – данная сумма подлежит возврату в кассу либо на Р/с организации. Если планируется в ближайшее время расход данным Подотчетным лицом, то сумма аванса остается (можно не сдавать), а при оформлении следующего Авансового отчета автоматически встает в документе, как имеющийся аванс.

Пример 2: Авансовый отчет по командировке

По командировкам целесообразно заполнять отдельный авансовый отчет.

При создании Авансового отчета по командировке Суточные установлены автоматически, согласно ст.217 НК РФ. Если в организации локальными документами установлен другой размер суточных, то можно внести изменения, но с сумм превышения максимального размера нужно удерживать НДФЛ.

Также в Авансовом отчете автоматически отражается имеющаяся у Подотчетного лица сумма Аванса.

Также можно внести еще сумму Аванса по кнопке Добавить

В поле Расходы сотрудника, подтвержденные документально по кнопке Добавить регистрируются все первичные документы, подтверждающие расходы в командировке

При заполнении сведений можно также в столбце НДС изменить % НДС, а в столбце Учет НДС внести необходимые данные документа для предъявления НДС к вычету

Если расход подтвержден Бланком Строгой отчетности (Билетом), то Учет НДС заполняется по чеку, с указанием перевозчика

Расходы сотрудника заполнить интуитивно достаточно легко, имея соответствующие документы. Во всех остальных моментах Авансовый отчет и Авансовый отчет по командировке практически идентичны.

При проведении создаются проводки

А также (при ОСНО) заполняется вкладка НДС предъявленный

По кнопке Печать и Создать на основании открываются те же возможности, что и в обычном Авансовом отчете.

Подводя итог, можно сказать, что Авансовый отчет в 1с Бухгалтерия – достаточно простой в заполнении, интуитивно понятный документ, в котором можно корректно отразить все документально подтвержденные расходы Подотчетного лица, связанные с деятельностью организации.

Остались вопросы? Звоните нашим специалистам по номеру телефона +7 3532 43-05-17. Обязательно проконсультируем!