Настал долгожданный момент, когда вся обязательная отчетность сдана в налоговую, внебюджетные фонды и статистику. Казалось бы, НКО можно выдохнуть и продолжить спокойно продолжать свою социально полезную деятельность. Однако, есть еще один необязательный, но важный документ — публичный годовой отчет некоммерческой организации. Подробнее об этом рассказывает бухгалтер-консультант Genplace Александр Труханов.
Я рекомендую НКО составлять публичный годовой отчет, потому что он помогает:
- привлечь пожертвования на реализацию проектов;
- завоевать доверие действующих и потенциальных жертвователей;
- найти сотрудников и волонтеров;
- наладить связи со структурами власти.
Что такое публичный годовой отчет и для чего он нужен
Публичный годовой отчет НКО — это отчет, который визуализирует работу, проделанную НКО в прошедшем году. Он наглядно демонстрирует, как и на что были потрачены деньги действующих жертвователей и служит презентацией для потенциальных. Формат представления данных зависит только от фантазии составителя. Но есть элементы, которые не стоит оставлять нераскрытыми. Ниже я расскажу об этих элементах и проиллюстрирую примерами раскрытий победителей конкурса публичных годовых отчетов НКО «Точка отсчета».
Принципы подготовки публичного годового отчета
1. Сбалансированность. Отчет должен отражать положительные и отрицательные моменты деятельности НКО, чтобы дать обоснованную оценку результатов работы. Нельзя замалчивать провалы и выпячивать достижения.
2. Сопоставимость. Информация должна быть сравнима во времени. Например, финансовая информация за 2019 и 2020 годы одинаково структурирована и рассчитана по одинаковым правилам.
3. Точность. Информация должна быть максимально точной. Приблизительных оценок нужно избегать.
4. Ясность. Информация должна подаваться в понятной и доступной форме. Не нужно злоупотреблять специальной терминологией, например, медицинской. Это не даст части читателей понять чем же вы занимаетесь.
5. Надежность. Информация, отраженная в отчете, должна быть документально подтверждена. Читатель должен иметь возможность проверить ее, используя открытые источники данных.
Структура публичного годового отчета
1. Название отчета
Как вы яхту назовете — так она и поплывет. Некоторые ограничиваются заголовком «Годовой отчет за 2019 год». Но лучше вынести в заголовок цель работы НКО. Например «Счастливое детство» или «Кров для бездомных». Вот как оформлен титульный лист публичного годового отчета благотворительного фонда «Фонд поддержки слепоглухих «Со-единение», который был отмечен за выбор нестандартной формы годового отчета и точное следование жанру.
2. Информация об организации
Джентльменский набор:
- обращение руководства организации;
- описание решаемых социальных проблем, с приведением статистики;
- цель, задачи и принципы работы НКО;
- категории благополучателей;
- основные результаты реализованных проектов и адресной помощи;
- виды услуг для каждой группы благополучателей;
- география проектов;
- цели на будущее.
Вот как это выглядит в отчете благотворительной общественной организации «Мята», которая помогает детям Санкт-Петербурга, находящимся в трудной жизненной ситуации. Отчет был отмечен как лучше всего раскрывающий деятельность организации для горожан / местных жителей.
3. Структура управления НКО
В этом разделе отражаем:
- структуру организации;
- список членов правления;
- список попечительского совета;
- внутреннюю политику и стандарты.
Не лишним будет указать в разделе краткую информацию о членах правления и попечительского совета, а также прикрепить их фотографии. Персонализация вызывает больше доверия к деятельности НКО. Так, например, оформлена информация о попечительском совете в публичном годовом отчете Благотворительного фонда помощи бездомным животным «Рэй».
4. Портфель программ и проектов
Для достижения своих целей НКО разрабатывает благотворительные программы и проекты, призванные привлечь аудиторию к решению социальных проблем общества. В данном разделе необходимо отразить информацию о таких проектах:
- цели и задачи для каждого проекта, с кратким описанием проекта;
- источники финансирования проектов (грант, субсидия, пожертвования);
- результаты проектов;
- отзывы участников и организаторов проектов.
Вот пример оформления программ из годового отчета благотворительного фонда помощи детям с онкологическими заболеваниями «Настенька».
5. Обратная связь
Соберите обратную связь с благотворителей, благополучателей, волонтеров, иных лиц, причастных к вашей деятельности. Не стоит бояться приводить не только положительные, но и отрицательные отзывы — такой отчет выглядит правдоподобней в глазах читателя. Здесь же следует указать вашу контактную информацию, чтобы неравнодушные людям, желающие поддержать финансово или стать волонтером проекта, могли найти вас. Вот как это сделано в публичном годовом отчете Благотворительного фонда помощи бездомным животным «Рэй».
6. Бюджет
Эта часть частично дублирует обязательную финансовую отчетность, но сухие бухгалтерские цифры можно визуализировать при помощи диаграмм и графиков. Обязательно нужно раскрыть порядок формирования доходов и расходов организации.
Доходы:
- целевые поступления (пожертвования, гранты, субсидии);
- членские взносы;
- доходы от коммерческой деятельности НКО (плата за участие в мероприятиях, предоставление услуг и т.д.);
- денежный эквивалент вкладов в «натуральной» форме.
Указывая ваши доходы, не лишним будет указать благотворителей, согласовав это с ними.
Расходы:
- целевые расходы на реализацию проектов и программ и адресная помощь;
- административные расходы постатейно (аренда, оплата труда, офисные расходы и т.д.).
Очень просто и понятно оформлен бюджет в годовом отчете Фонда по борьбе с инсультом «ОРБИ», который был отмечен за наглядность и доступность подачи материала.
Формат публикации публичного годового отчета
НКО определяет формат отчета самостоятельно. Это может быть:
- печатное издание;
- публикация в периодическом издании организации;
- размещение на компакт-диске;
- размещение отчета на сайте организации;
- презентация (например, с помощью программы PowerPoint).
Независимо от выбранного формата, стоит разместить отчет на сайте НКО. Это позволит увеличить охват читателей. Также рекомендую участвовать в конкурсе на лучший годовой отчет. Это также увеличит охват, а заодно даст вам возможность познакомиться с такими же энтузиастами со всех концов страны. Возможно, это приведет к новым коллаборациям и успешным проектам. Принять участие в конкурсе можно зарегистрировавшись на сайте и подав заявку по ссылке.
Итак, публичный годовой отчет отражает количество и качество проделанной НКО работы. Отчет помогает создать имя вашей организации и завоевать уважение среди населения, органов власти и коллег. Это мощный инструмент PR, средство привлечения ресурсов, партнеров и сотрудников. Не пренебрегайте им!
Как написать публичный отчет
Подготовка публичных нефинансовых отчетов – это относительно новое веяние социально-ориентированного российского бизнеса. Публичный отчет компании имеет мало общего с внутренней системой отчетности и кардинально отличается от бухгалтерского анализа, поэтому процесс подготовки документа имеет свои существенные особенности
Публичные отчеты пришли в отечественный бизнес с Запада, где на протяжении десятилетий использовались как механизм для создания информационной прозрачности деятельности организаций. В США, Европе, как правило, все крупные компании ежегодно публикуют отчеты об устойчивом развитии, в которых представляют информацию о социальной составляющей своей работы и мерах по защите экологии.
Чаще всего такого рода отчеты готовят недродобывающие, промышленные и производственные предприятия из крупного сегмента рынка. В документах они наряду с годовыми объемами производства отмечают, какую пользу они принесли социуму. Таким образом, публичные отчеты преимущественно состоят из результатов благотворительной деятельности организации, соблюдению природоохранного законодательства, участию в развитии гражданского общества, поддержке социальных инициатив.
Тенденция последних лет свидетельствует об увеличении интереса со стороны среднего и даже малого бизнеса по подготовке публичной отчетности, что говорит о пользе этого механизма для достижения корпоративных целей. У небольших участников рынка сформировалось понимание, что информация о спонсорской помощи спортивным клубам и меценатстве над школой искусств даже при небольших финансовых затратах непременно должна становиться достоянием общественности.
Основными адресатами публичных отчетов являются:
- широкий круг общественности – потребители услуг и товаров, население региона работы компании;
- деловые партнеры – учредители компании, члены совета директоров, представители служб заказчика, подрядчики и даже конкурирующие организации;
- средства массовой информации;
- сотрудники компании.
Публичный отчет является документом, адаптированным для широкого круга заинтересованных лиц, что отражается на стилистике написания, влияет на графическое оформление и выбор информации для подачи.
Сбор информации для публичного отчета происходит постоянно. Оптимальный вариант – выделить отдельную штатную единицу на выполнение этой работы. В должностные обязанности сотрудника, в таком случае, должен входить систематический сбор информации ото всех структурных подразделений предприятия по выверенным критериям.
К таким информационным блокам должна относиться вся информация о проведении проектов социального характера, а именно: встречи с представителями органов власти, потребителями, работа по обращениям граждан, благотворительные мероприятия и пр.
Как часто отмечается в методических материалах по подготовке отчетов, сам процесс сбора информации подталкивает компании к необходимости увеличения благотворительной поддержки, созданию новых социальных проектов, объявлению грантов и пр.
Крупные предприятия, как правило, не изобретают своих «рецептов» подготовки публичных отчетов, а используют ГОСТ ИСО 26000 «Руководство по социальной ответственности», в котором сгруппированы все основополагающие цели создания публичных документов.
Важным критерием качественного публичного отчета является доступность восприятия для широкого круга лиц. Такие документы должны быть понятны практически любому заинтересованному лицу, служить достоверным источником информации и не требовать дополнительных обращений в компанию за разъяснениями.
Зачастую публичные отчеты обладают большим количеством графиков, диаграмм и таблиц, что упрощает подачу информации. Фотографии также являются важной составляющей качественного публичного отчета.
Практика показывает, что верстка публичного отчета должна тяготеть к брошюрной, а не документальной подаче. Чаще всего публичный отчет имеет горизонтальный формат.
Структура документа включает титульный лист, содержание, введение, которое может быть заменено на приветственное слово главы организации, основную часть, заключение и терминологический словарь. Алфавитный указатель также упростит навигацию по документу, но в интересах объема от него можно отказаться.
В печатном виде публичный отчет предназначен для направления ключевым адресатам – учредителям, а также деловым партнерам. В электронном виде публичный отчет размещается на официальном сайте и направляется представителям средств массовой информации.
Для информирования сотрудников организации осуществляется рассылка электронной версии публичного отчета по подразделениям организации.
Видео по теме
Источники:
- Проект «центр развития
Публичный годовой отчет описывает работу, которую НКО проделала за год. Из документа можно узнать, сколько денег получилось привлечь и как их потратили, какие проекты удалось реализовать и в каких грантовых конкурсах поучаствовать. Начинать составлять отчет нужно в начале года, документ пишут поэтапно и строго соблюдают структуру. Подробнее о советах по созданию публичных годовых отчетов для НКО – в нашей статье.
Наличие публичного годового отчета – признак открытой и прозрачной работы НКО. Об этом на вебинаре «Как сделать публичный отчет, работающий на вас. И другие инструменты повышения открытости и прозрачности НКО» от благотворительного фонда «КАФ» и сервиса онлайн-пожертвований «Благо.ру» рассказала руководитель Центра управления социальных инноваций GrantRafting Эльвира Алейниченко.
Публичный годовой отчет, по словам Алейниченко, – это способ коммуникации и инструмент саморефлексии. Документ не только рассказывает о деятельности НКО внешнему миру, но помогает руководителям и сотрудникам организации понять, движутся ли они в правильном направлении.
Отчетный документ составляют для всех заинтересованных лиц – жертвователей, доноров, волонтеров, местного сообщества и органов власти. Он выполняет сразу несколько функций: информирует о деятельности, доказывает прозрачность и открытость работы, продвигает бренд НКО, объединяет команду, помогает привлекать ресурсы и служит основой для будущего планирования.
Как составить публичный годовой отчет?
Первое, о чем стоит подумать, – для кого вы составляете документ и как будете использовать его в дальнейшем. Алейниченко считает эти вопросы ключевыми. От ответов на них зависит подача информации и расстановка акцентов.
Эксперт отмечает, что чаще всего НКО составляют универсальные отчеты, процесс написания которых строится по схеме.
Шаг 1. Структура
Структура отчета может быть разной, но из нее должно быть понятно, кто, зачем и что делает, каких результатов достигает и какие ресурсы использует. Спикер рекомендует включать такие данные:
- название, контакты и реквизиты НКО;
- информация о руководителях и команде;
- цели и миссия организации;
- описание услуг и проектов, сроков их реализации, результатов и источников финансирования;
- информация о целевой аудитории;
- финансовая отчетность.
По желанию можно добавлять и другие разделы, например, обращение руководителя НКО.
Шаг 2. Содержание
Алейниченко предложила несколько советов по написанию содержания:
- Сосредоточьтесь на достижениях, а не на процессе деятельности. В отчете не обязательно описывать все детали работы – лучше рассказать, каких результатов получилось достичь и почему они важны для НКО.
Отчет о деятельности фонда «Измени одну жизнь» за 2019 год
Пишите не только о том, сколько денег собрали, но и о том, как их потратили.
Отчет о деятельности фонда «Измени одну жизнь» за 2019 год
Добавляйте фотографии ваших подопечных и сотрудников. Рассказывайте личные истории.
«Отчет должен оставлять эмоцию, он должен быть человеческим», — добавляет Алейниченко.
Но нужно учитывать закон о защите персональных данных и всегда брать разрешение на публикацию фото и личной информации.
Отчет о деятельности благотворительной организации «Ночлежка» за 2019 год
Отчет о деятельности НКО «Лыжи мечты» за 2019 год
Структурируйте и объясняйте финансовые показатели. Добавляйте инфографику и схемы. Информация должна быть максимально простой и понятной читателю.
Отчет о деятельности фонда «Добрый город Петербург» за 2019 год
Отчет о деятельности фонда «Собаки, которые любят» за 2019 год
В качестве общих советов Алейниченко порекомендовала использовать графические и визуальные приемы, писать емкие, краткие и аккуратно оформленные тексты, а также благодарить своих доноров и партнеров. «Язык вашего отчета – это язык вашей коммуникации», – добавила она.
Шаг 3. Дизайн
Рассказывая о дизайне публичного годового отчета НКО, руководитель Центра управления социальных инноваций GrantRafting отметила, что документ можно выпускать в бумажном или электронном формате. Иногда уместны оба варианта: электронную версию можно разместить на сайте НКО, а бумажную – разослать донорам и партнерам.
Бумажные отчеты могут принимать форму брошюр, листовок, плакатов или открыток, электронные – быть статичными (чаще всего в формате pdf) или интерактивными (например, в виде микросайта). Еще один креативный вариант – видеоотчет.
Шаг 4. Запуск
Когда отчет готов, нужно заняться его распространением среди всех заинтересованных: фактических и потенциальных доноров, местных властей, городской общественности. При желании можно не только рассылать документ, но и устраивать тематические ивенты, на которых руководители и сотрудники НКО будут презентовать отчет.
Кроме того, Алейниченко советует использовать публичный годовой отчет не только целиком, но и отрывками. Например, в своих соцсетях вы можете публиковать отзывы благополучателей, истории волонтеров, статистические данные и графические элементы. Также эту информацию полезно отправлять в СМИ.
В заключение спикер предложила начинать готовить отчет на следующий год уже в начале текущего: делать краткие отчеты о мероприятиях, писать репортажи с проводимых ивентов, фотографировать конференции и круглые столы, в которых участвует НКО, собирать комментарии и статистику.
26.06.2020
Как быстро подготовить публичный доклад: семь советов, которые сэкономят время
Публичный доклад – необязательный документ, но учредитель может обязать вашу школу или детский сад подготовить его и разместить на сайте, чтобы показать результаты деятельности и обозначить перспективы развития на следующий год. Многие образовательные организации должны сделать это до 1 августа. Как подготовить доклад быстро, используя готовые данные, и какие поручения дать работникам, чтобы оптимально организовать процесс, – узнайте из статьи.
Чтобы быстро подготовить публичный доклад, оптимизируйте подготовку к нему. Сверьтесь с требованиями к порядку подготовки доклада, который установлен региональными или муниципальными нормативными актами вашего региона. Уточните требования учредителя. Создайте рабочую группу, определите ее задачи, цели и результаты, обязательно назначьте координатора – централизация нужна для эффективной, быстрой работы и контроля результатов. Советы по работе над публичным докладом помогут вам быстро его подготовить и сэкономить время для других дел.
Создайте рабочую группу и издайте приказ
Издайте приказ о подготовке доклада с планом-графиком>>. В приказе пропишите состав рабочей группы и график подготовки доклада. Рабочую группу формируйте из работников, которые владеют сведениями для подготовки публичного доклада. Это могут быть ваши заместители, делопроизводитель, кадровик, руководители структурных подразделений. Руководство деятельностью группы оставьте за собой или возложите на руководящего работника. Например, на заместителя директора по учебно-воспитательной работе в школе и заместителя заведующего по воспитательной и методической работе в детском саду. В графике перечислите мероприятия по подготовке доклада, сроки их исполнения. Чтобы контролировать реализацию графика, за каждым мероприятием закрепите ответственного исполнителя. График представьте в виде таблицы.
Уточните требования учредителя
Пусть координатор рабочей группы проверит, какие требования к публичному докладу образовательной организации определил учредитель. Если учредитель не установил таких требований, вы можете разработать их самостоятельно. Для этого подготовьте, составьте и утвердите положение о публичном докладе (абз. 5 и 6 раздела 2 рекомендаций к письму Минобрнауки от 28.10.2010 № 13–312). В положении о публичном докладе нужно описать его структуру, порядок разработки и оформления. Также нужно зафиксировать сроки, в которые доклад необходимо составить, и способы его презентации. Например, можно опубликовать доклад в СМИ, презентовать на первом родительском собрании в новом учебном году и разместить на сайте школы.
Систематизируйте сведения для доклада
Поручите членам рабочей группы подготовить для доклада информацию, которая покажет, как образовательная организация развивалась за последний учебный год. Для этого выдайте работникам перечень источников информации для доклада (таблица 1).
Таблица 1. Источники информации для публичного доклада
Измените отчетный период публичного доклада
Измените отчетный период публичного доклада на календарный, а не учебный год. Предварительно убедитесь, что на уровне региона или учредителя не закреплена иная норма. Раньше отчетные периоды для самообследования и публичного доклада совпадали – это был учебный год. Теперь отчетный период для самообследования изменился. Это предшествующий календарный год. Целесообразнее и публичный доклад тоже готовить за календарный год, то есть совместить подготовку доклада с подготовкой отчета. Это удобно и потому, что в состав публичного доклада входят сведения статистической и финансовой отчетности, которую готовят за календарный год. Если образовательная организация изменит отчетный период, то в будущем получит сопоставимую информацию для анализа своей деятельности.
Определите структуру доклада
Составляйте доклад по структуре, которую регламентирует орган власти. Если требований от него не поступало, используйте структуру, предложенную Минобрнауки в письме № 13–312. Ведомство предложило делить публичный доклад на две части: обязательную и вариативную. В обязательной части надо описать аналитические сведения об образовательной организации. Содержание обязательной части по рекомендации Минобрнауки смотрите в полезной таблице 67. Содержание вариативной определите самостоятельно, исходя из особенностей деятельности, социального заказа региона и задач, которые стоят перед детским садом или школой.
Определите смежные данные доклада и отчета о самообследовании
Нужную аналитическую отчетность и другие сведения для публичного доклада возьмите из отчета о самообследовании вашей школы или детского сада, который сдали учредителю в апреле. Смежные разделы отчета и доклада смотрите в таблицах 2 и 3.
Таблица 2. Смежные разделы публичного доклада и отчета о самообследовании детского сада
Таблица 3. Смежные разделы публичного доклада и отчета о самообследовании школы
Оформите доклад для официального сайта
Обяжите членов рабочей группы подготовить доклад, чтобы опубликовать его на официальном сайте. Для этого можно выложить его в виде текстового документа и связать гиперссылками с дополнительной информацией школьного сайта.
Если доклад объемный и его трудно воспринимать с экрана, опубликуйте его в формате .pdf или .doc. Также вы можете разбить доклад на отдельные тематические разделы и создать для него интерактивное оглавление.
Минобрнауки рекомендует разместить публичный доклад на сайте школы до 1 августа (абз. 2 раздела 2 рекомендаций к письму Минобрнауки № 13–312). При этом поместить его нужно в подраздел «Документы» раздела «Сведения об образовательной организации».
Лесных Н.В.
Лучше заранее закладывать деньги в расходы на PR или общую поддержку организации.
Для создания хорошего отчета важны не столько деньги или особое программное обеспечение, сколько четкое видение того, чем вы занимаетесь и как вы это делаете. Отладить работу так, чтобы в конце года знать, что было сделано – это вопрос устойчивости организации, серьезного отношения к своей работе и к тем, на кого эта работа направлена. При составлении отчетности нужно иметь в виду, что она разрабатывается с учетом потребностей аудитории.
1. Кого к этому подключать?
Для составления публичного ежегодного отчета в организации должен быть назначен один ответственный за создание документа. Он будет организовывать процесс разработки, производства и распространения. Плюс еще несколько ключевых сотрудников, которые будут участвовать в обсуждении концепции – целей, задач, целевых групп, формата, структуры и других важных аспектов годового отчета. Важно, чтобы среди них были люди, чаще других представляющие организацию во внешней среде. Для маленьких организаций этот этап проще – как правило, у них в создании годового отчета понемногу участвуют все.
Еще до того, как вы начнете работать над отчетом, подумайте, сколько денег вы можете выделить на его создание – это будет влиять на ваши решения на последующих этапах. При очень ограниченном бюджете организации отчет можно сделать на волонтерских началах и вообще без финансовых вложений, однако если финансовые возможности позволяют, то годовой отчет стоит того, чтобы выделить на него часть имеющихся средств.
Лучше заранее закладывать эти деньги в расходы на PR или общую поддержку организации (но здесь нужно быть готовым к тому, что доноры в большинстве своем не любят финансировать то, что напрямую не относится к работе по предлагаемому им проекту).
2. Определение целей и приоритетов
Постарайтесь определить, для кого в первую очередь вы делаете отчет и зачем он им может быть нужен. В зависимости от этого надо формулировать, на каких моментах вам стоит остановиться подробнее и как этим людям удобнее всего знакомиться с вашим документом. Например, если это клиенты, то им, скорее всего, будет интересно описание ваших услуг, методов работы и тех изменений (в обществе, в положении ваших клиентов, и т.д. в зависимости от вашей специфики), которых вам удалось достичь.
Если ваша основная целевая группа – это грантодатели и другие доноры, то для них важно получить четкое представление о финансовых потоках вашей организации, а также о фактических результатах вашей работы и планах на будущее. Если это органы государственной власти, то здесь важно представить объем проводимой вами работы – число ваших членов, клиентов и перечень оказываемых им услуг.
С выбранными целевыми аудиториями можно проконсультироваться. Разными способами их можно спросить о том, что, на их взгляд, должно быть отражено в этом документе, что для них существенно, как должен выглядеть отчет, чтобы им было его интересно читать. Кроме того, у них можно узнать, что, по их мнению, организация могла бы делать лучше, а потом отразить этот процесс взаимодействия в отчете.
Составьте примерный список предполагаемых каналов распространения и для каждого из них определите, кому в руки попадут эти отчеты и сколько экземпляров (ориентировочно) «уйдет» через каждый канал. Эта небольшая процедура поможет вам также определить минимально необходимый и максимально разумный объем тиража вашего отчета (если вы выпускаете его бумажные копии или пишете диски).
3. Выбор формата отчета
Существует несколько форматов публичного годового отчета. Каждый из них имеет свои преимущества и недостатки.
- самостоятельное печатное издание, буклет (плюсы: сравнительно дешево, если используется простая распечатка на бумаге; минусы: высокая стоимость при высокохудожественном типографском исполнении);
- публикация в периодическом издании организации (плюсы: сравнительно дешево; минусы: публикация воспринимается как один из материалов периодического издания, что понижает значимость отчета и уменьшает интерес к нему);
- компакт-диск (CD) (плюсы: сравнительно дешево, удобен для тиражирования; минусы: огромное количество людей уже не имеет специального привода для CD, диск не всегда удобен для представительских целей, многие не любят читать большие тексты с экрана);
- «живая презентация» например, с помощью программы PowerPoint (плюсы: возможность получения быстрой обратной связи, возможность модифицировать презентацию под конкретную аудиторию; минусы: необходимость специального оборудования, у слушателей ничего не остается «в руках» по окончании презентации);
- размещение отчета в интернете (плюсы: легкость и быстрота доступа, неограниченное количество пользователей, возможность оперативной обратной связи от целевых групп; минусы: многие не любят читать большие тексты с экрана, а распечатывать не хотят).
4. Разработка структуры отчета
Единого утвержденного перечня того, что должно входить в публичный годовой отчет, не существует. Но такой отчет обязательно должен иметь в себе информацию как о содержательной, так и о финансовой стороне деятельности организации за отчетный период. Он базируется на конкретных фактах и отражает результаты проделанной работы. Отчет должен содержать как количественные, так и качественные показатели, а также оценивать эффект деятельности организации с точки зрения того, что она дает своим благо получателям, как изменяет жизнь своих клиентов.
В содержательной части необходимо:
1) кратко представить свою организацию;
2) с нужной степенью детализации описать свою работу за отчетный период;
3) поблагодарить всех своих партнеров и доноров;
4) похвалится большими и малыми достижениями;
5) поделиться, как вы планируете развивать свою деятельность дальше.
Финансовая часть должна отразить размеры и источники доходов и расходов, а также показать остаток (если он имеется).
При описании расходов не нужно заострять внимание на мелочах: не так важно, сколько стоила каждая ручка. Однако и не слишком обобщайте ваши траты – раскройте в описании расходных статей, например, какие именно публикации вышли, сколько было командировок и в какие регионы и т.д.
Кроме того, если вы проходили аудиторскую проверку в этом году, можно приложить аудиторское заключение (например, если отчет выпускается на компакт-диске) или просто упомянуть о положительном результате такой проверки со ссылкой на проверявшую вас компанию. Здесь же может быть информация об успешном прохождении вашей организацией других проверок, например, налоговой инспекцией.
5. Выбор показателей, характеризующих результаты работы организации
Описание результатов работы – один из наиболее важных и в то же время наиболее сложных этапов составления публичного годового отчета. Он актуален для всех целевых групп. Здесь очень важно показать и объем реализуемой вами работы, и ее качество, и то, насколько глубокими и значимыми для общества были ее результаты. Кроме того, вам нужно соотнести все перечисленное с объемом ваших усилий и ресурсов, ведь именно это соотношение отражает эффективность вашей работы.
Количественно могут быть представлены, например, такие параметры, как количество программ, проектов, мероприятий, курсов, число регионов, охваченных проектом, количество клиентов, получивших услуги, волонтеров, человекочасов, отработанных волонтерами и членами организации безвозмездно.
Среди качественных показателей в отчете могут присутствовать: характеристика удовлетворенности клиентов полученными услугами, достижения клиентов, изменения в их жизни, улучшение, изменение условий жизни, повышение доступности услуг, распространение положительного опыта.
6. Сбор и анализ информации
На этом этапе наполняется содержанием созданный на более ранних этапах макет. Сотрудники должны свести вместе имеющиеся данные в соответствии с выбранной структурой и предоставить их ответственному лицу. Подсчитываются итоговые цифры, описывается динамика развития и т.д.
Чтобы на этот этап уходило меньше времени, удобно заранее в течение года собирать материалы, которые потенциально могут войти в годовой отчет, и складывать их в определенном месте. Запомните самое главное – информация должна быть осмысленной и достоверной!
7. Итоговое написание самого отчета
Далее координатор отчета распределяет, в каком объеме и какие содержательные блоки будут представлены в разных форматах (например, что будет вывешено на сайте организации, что пойдет в брошюру и т.д.), придает предоставленной ему информации единый стиль и обеспечивает оформление и появление отчета в разных форматах.
Универсальных критериев качества годового отчета НКО нет. При подготовке и оформлении отчета приветствуется творчество – ведь именно оно поможет сделать ваш отчет интересным и запоминающимся.
Перед тем, как оправлять отчет в печать или на закачку на электронные носители, дайте его посмотреть знакомым. Возможно они, со своим свежим взглядом, дадут вам ценные комментарии и рекомендации, которые помогут сделать ваш отчет более привлекательным и эффективным.
8. Публикация отчета
Главная задача – отследить качество публикации. Обычно делают одну-две публичных презентации своего отчета – на ежегодном собрании правления, попечительского совета, членов организации, или на дне открытых дверей. После этого отчет рассылается ключевым партнерам, донорам, органам власти, и помещается в интернете для всех заинтересованных лиц, а если нет своего сайта, то на стенде у входа в офис организации. Кроме того, организация распространяет отчет в режиме «по потребности» – на конференциях, при знакомстве с потенциальными партнерами и т.д.
Источник: Госвопрос