Формирование расчетного листка происходит всегда перед выдачей заработной платы. Этот документ является обязательным и выдается на руки сотруднику вместе с заработанными деньгами.
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк расчётного листка .docСкачать образец расчётного листка .doc
Что такое расчетный листок
Расчетный листок – это документ, в который вносится подробная информация обо всех начислениях, причитающихся работнику. Сюда включаются все составляющие зарплаты:
- оклад,
- проценты,
- премии,
- бонусы,
- компенсации и т.п. выплаты,
- также сведения об отчислениях во внебюджетные фонды.
Таким образом, расчетный листок предоставляет работнику полную картину о его заработной плате.
Роль документа
Ценность расчетного листка переоценить невозможно – он позволяет работнику предприятия точно понять, из чего формируется его заработная плата, а также, в некоторых случаях вовремя увидеть нестыковки начисления зарплаты с условиями конкретного трудового договора или требованиями законодательства. При выявлении таких фактов сотрудник может обратиться за прояснением спорных или неясных моментов в бухгалтерию предприятия, а если дело дойдет до конфликта, то пойти за восстановлением справедливости в инспекцию по труду или суд.
Обязанность или право
Некоторые работодатели пренебрегают формированием расчетных листков, будучи уверенными в том, что они имеют право обходиться без них. Это в корне неверно – законодательство Российской Федерации обязывает каждого работодателя извещать подчиненных о составляющих их заработной платы.
Для кого необходимо делать расчетный лист
Расчетный лист нужно делать для всех работников без исключения – тех, кто работает в штате, совместителей, временных сотрудников, сезонников и т.д.
Когда следует формировать документ
Расчетный листок нужно делать за несколько дней до зарплатных выплат, выдавать же его можно также заранее или в день выдачи заработной платы. При этом, следует помнить о том, что обычно выдача зарплаты делится на два этапа, в разницей в две недели — так вот расчетный листок должен предоставляться сотрудникам в день получения ими «окончаловки», когда все необходимые суммы уже подсчитаны.
Надо сказать, что расчетный лист касается только заработной платы, поэтому формировать его для выдачи, например, отпускных не нужно.
При увольнении расчетный листок делать следует обязательно (он передается увольняющемуся в его последний рабочий день вместе с заработной платой).
Нужно ли делать расчетные листки, если зарплата перечисляется на карту
Расчетный лист должен составляться вне зависимости от того, каким именно образом происходит выдача заработанных денег – наличкой в кассе организации или на карту. То же самое касается и выдачи зарплаты доверенному лицу работника – если представитель предоставляет нотариально заверенную доверенность, работодатель обязан отдать ему и расчетный лист и все причитающиеся доверителю деньги.
Кто составляет расчетный лист
Расчетный лист составляет специалист отдела бухгалтерии, т.е. сотрудник, который имеет полные данные обо всех полагающихся тому или иному работнику выплатах. Что характерно, заверять лист подписью руководителя компании или хотя бы даже самого бухгалтера необязательно, как и проставлять на нем печать.
Связано это с тем, что лист носит сугубо информационный характер, иными словами, он никак не подтверждает факт получения именно той суммы заработной платы, которая в нем была обозначена к выплате.
А вот что касается работника организации, то он в получении расчетного листка расписаться должен. Для этого бухгалтер или кассир может предоставить ему специальный бланк под названием «лист выдачи расчетных листков».
Образец расчётного листка
С 2013 года стандартные унифицированные формы большинства первичных бухгалтерских документов отменены, как и обязанность по их использованию. Теперь представители предприятий и организаций имеют право разрабатывать собственные бланки документов, утверждаемые в их учетной политике, или использовать ранее общеупотребимые шаблоны.
Вне зависимости от того, какой именно вариант будет выбран работодателем, документ по своей структуре должен соответствовать нормам делопроизводства, а по тексту – правилам русского языка.
Порядок оформления
- Вначале листка записывают:
- название предприятия,
- должность,
- ФИО работника,
- период, за который составляется документ (обычно это один месяц),
- подразделение, в котором трудится работник,
- его табельный номер.
- Далее идет основная часть, которая выглядит в виде таблицы из нескольких разделов.
- В первый вносятся все виды начислений за период (оклад, премия, компенсации, проценты и т.д.). Все данные сюда вписываются с указанием количества дней и часов, подлежащих к оплате по тому или иному виду начислений.
- Во второй раздел включается все, что касается налоговых удержаний.
- В третий – информация о взносах во внебюджетные фонды.
- Далее указывается сумма выданного аванса и сведения о дополнительных страховых взносах.
- После всех подсчетов, в завершении документа пишется общий размер удержаний и зарплата, подлежащая к выплате. Если у предприятия перед работником есть долг или наоборот — работник должен работодателю, сведения об этом также нужно внести в расчетный листок.
При необходимости бланк можно дополнить и другой информацией, например, сведениями о ведомости, по которой будет производиться выплата, дате выдачи заработной платы и т.п.
Правила формирования расчётного листка
Как к содержанию расчетного листка, так и к его оформлению, законодательство не предъявляет ровно никаких требований: его можно писать на обычном листе или на фирменном бланке организации. Расчетные листки допускается оформлять от руки или печатать на компьютере – конечно, на сегодняшний день распространен именно второй способ. Документ пишут в единственном экземпляре.
Как передать работнику расчётный лист
Расчетный лист можно передать работнику лично из рук в руки в бухгалтерии или кассе организации непосредственно при получении денег или через средства электронной связи или доверенное лицо.
Расчетный листок содержит детальную информацию обо всех видах оплат, входящих в состав заработной платы и начисляемых работнику за каждый отработанный месяц. Рассказываем, как разобраться в расчетном листке по зарплате.
Согласно положениям ст. 136 Трудового кодекса РФ, при выплате заработной платы работодатель обязан извещать в письменной форме каждого работника:
- о составных частях заработной платы, причитающейся ему за определенный период;
- о размерах иных сумм, начисленных работнику, в том числе денежной компенсации за нарушение работодателем установленного срока выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и (или) других;
- о размерах и об основаниях произведенных удержаний;
- об общей денежной сумме, подлежащей выплате.
Форма расчетного листа
Форма расчетного листка не установлена законодательно, работодатель утверждает ее самостоятельно, закрепив в приказе или распоряжении. Применение неутвержденной формы является нарушением трудового законодательства.
В форме необходимо предусмотреть следующие разделы:
- начислено;
- удержано;
- выплачено;
- к выплате (либо задолженность работодателя или работника).
Документ может иметь следующий вид:
Роструд в письме от 17.09.2021 № ПГ/26944-6-1 указал, что расчетку по зарплате достаточно выдавать один раз в месяц при выдаче заработной платы за вторую половину месяца.
Бланк листа по зарплате выдается каждому сотруднику индивидуально ответственным лицом, обычно бухгалтером. Не допускается передача листка через другого человека, поскольку уровень зарплаты является коммерческой тайной и не подлежит разглашению.
Требование о выдаче не распространяется на выплаты по договорам гражданско-правового характера.
ТК РФ не устанавливает способ и форму выдачи расчетных листков. Порядок выдачи предусматривается в трудовом договоре, коллективном договоре, локальном нормативном акте.
Законодательство не обязывает работодателей документально фиксировать факт их выдачи, в том числе отсутствует обязанность выдавать их под подпись. Но бумажный вариант желательно вручать под подпись в журнале выдачи расчетных листков (письмо Минтруда от 23.10.2018 № 14-1/ООГ-8459).
Минтруд России и Государственная инспекция труда в г. Москве не считают нарушаем положений ст. 136 ТК РФ, если извещение работника произведено посредством электронной почты (письмо от 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560) и мессенджеров (письмо Госинспекции труда от 17.09.2021 № ТЗ/4683/10-33121-ОБ/18-1297) при условии, что такой способ установлен в трудовом договоре, коллективном договоре или ином локальном нормативном акте.
Если не выдать работникам квиток о зарплате, то это является нарушением трудового законодательства и влечет ответственность по п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ — предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 рублей; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, — от 1000 до 5000 рублей; на юридических лиц — от 30 000 до 50 000 рублей.
Если аналогичное нарушение совершено повторно, — наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 10 000 до 20 000 рублей или дисквалификацию на срок от 1 года до 3 лет; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, — от 10 000 до 20 000 рублей; на юридических лиц — от 50 000 до 70 000 рублей (по п. 2 ст. 5.27 КоАП РФ).
Расшифровка листка о зарплате
В таблице — расшифровка расчетного листка по зарплате по строкам.
| Строка | Описание |
|---|---|
| Начислено | Указывается информация о структуре заработной платы (установленный должностной оклад, тарифная ставка, надбавки, доплаты, стимулирующие выплаты, выплаты за работу в особых условиях, премии, оплаты отпуска, выплат при увольнении и др.), причитающейся работнику за определенный период. Может использоваться формулировка «общий облагаемый доход». Следует пояснить, что общий облагаемый доход в расчетном листке — это сумма всех доходов до удержания НДФЛ. |
| Удержано | Информация о размерах и основаниях произведенных удержаний: НДФЛ, взыскание алиментов и иных сумм на основании судебных решений, погашение неизрасходованных и невозвращенных авансовых сумм, излишне выплаченных сумм, возмещение материального ущерба, причиненного работодателю, и другое. |
|
Выплачено |
Общая сумма, подлежащая выплате. |
| К выплате (либо задолженность работодателя или работника) | Указывается сумма, которую сотрудник получит на руки. |
В расчетке иногда выделяют строки о задолженности работодателя или работника.
Вот что значит долг за предприятием на конец месяца в расчетном листке работника: сумма, которая подлежит выплате по итогам месяца. Эта сумма образуется, когда заработная плата начислена в прошлом месяце, а выплачена в текущем.
Например, сотрудник получил расчетный листок за апрель. В нем отображается все движение за апрель. Строка «долг за предприятием на начало месяца» — это доход за март, так как расчет за месяц получен в марте. А долг за предприятием на конец месяца — это доход за апрель.
Этот показатель рассчитывается по формуле:
А что означает долг работника на конец месяца в расчетном листе — это долг, возникший по причине необходимости погашения задолженности или неправильно исчисленных выплат. К примеру, выданные подотчет денежные средства, по которым работником своевременно не предоставлен авансовый отчет, признаются его задолженностью перед организацией. Эти суммы работодатель вправе удержать из его заработной платы не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, погашения задолженности или неправильно исчисленных выплат, и при условии, если работник не оспаривает оснований и размеров удержания (часть 3 ст. 137 ТК РФ).
Некоторые компании (особенно это актуально для крупных компаний) указывают коды начисления заработной платы в расчетном листке, которые применяет организация. Получив такой закодированный документ, работник не понимает, как все это расшифровать. Важно знать, что использование таких кодов не установлено законодательно, и работодателю необходимо приложить расшифровку кодов.
Но не все выплаты сотруднику необходимо указывать. Вот список, что не включается в расчетный листок сотрудника:
- начисленные работодателем взносы в фонды;
- информация о суточных и возмещенных командировочных расходах;
- информация о подотчетных денежных средствах, по которым работодателем полностью получен отчет.
Для чего нужен расчетный листок по заработной плате?
В соответствии с положениями ст. 136 ТК РФ работодатель обязан письменно информировать работника о том, каким образом рассчитана его заработная плата. А именно о том, как учтены при ее исчислении оклад, надбавки, различные удержания и прочие показатели.
На уровне федеральных нормативных актов не определено, каким образом должно осуществляться такое информирование (за исключением указанного предписания предоставлять информацию работнику в письменном виде). На практике это происходит посредством предоставления работнику расчетного листка по зарплате. В нем отражаются все необходимые сведения.
Листок может быть представлен в бумажном или электронном виде (письмо Минтруда России от 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560). При этом порядок применения электронного способа выдачи листков (например, посредством отправки на корпоративный e-mail сотрудника) должен быть закреплен в трудовом договоре или локальном нормативе.
Можно ли выдать расчетный личток с помощью мессенджера? Мнение Роструда на этот счет вы найдете в нашей статье.
Выдавать листок достаточно при выплате последней части зарплаты (после всех выплаченных авансов). Отдельный расчетный лист оформляется при увольнении.
Расчетный лист и персональные данные
В расчетном листе по заработной плате отражаются данные о доходах физического лица. Такие данные относятся к персональным и не могут быть разглашены без разрешения гражданина (ст. 7 закона «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ).
Таким образом, бухгалтер или другой ответственный сотрудник, предоставляющий (рассылающий) работникам расчетные листы, будет лицом, ответственным за неразглашение сведений, отражаемых в таких листах. Данная функция ответственного сотрудника может быть закреплена в локальном положении о персональных данных.
Безопасная с точки зрения закона 152-ФЗ передача расчетных листов по заработной плате может быть осуществлена:
- если листки бумажные — в отдельном кабинете (в бухгалтерии) при поочередном его посещении сотрудниками;
- если листки электронные — посредством их отправки на e-mail, принадлежность которого конкретному лицу достоверно установлена.
Не лишним будет запросить у работника отдельное разрешение на обработку персональных данных, представленных сведениями о доходах — несмотря на то, что в соответствии с подп. 2.3 п. 2 ст. 10 закона 152-ФЗ работодателям можно не запрашивать разрешение на обработку персональных данных наемных работников. Дело в том, что доступ работодателя к таким данным может потребоваться и после увольнения работника (например, при подготовке запрошенной им справки об удержаниях).
Организовать оборот расчетных листков на предприятии с учетом требований законодательства о защите персональных данных и иных норм — ответственная задача. Изучим, на что предприятию имеет смысл обратить внимание при ее решении.
Порядок оборота расчетных листков в организации: нюансы
Внимания заслуживают следующие обстоятельства:
1. Расчетные листки хранятся не менее 6 лет, а при отсутствии лицевых счетов (ст. 295 Перечня Росархива):
- 50 лет — если документы окончены делопроизводством после 01.01.2003;
- 75 лет — если документы окончены делопроизводством до 01.01.2003.
2. Учет выдачи листков можно вести, используя отдельный журнал. В нем работники могут удостоверять факт получения расчетного документа своей подписью.
Однако при рассылке расчетных листов в электронном виде их получение может подтверждаться только при использовании квалифицированной ЭЦП — как аналога собственноручной подписи (п. 1 ст. 6 закона «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ).
На практике это может означать отправление работником бухгалтеру копии файла расчетного листа, которая подписывается применяемой в фирме криптографической программой.
Порядок применения ЭЦП, как мы отметили выше, закрепляется в отдельных положениях трудового договора или локального норматива, регламентирующего оплату труда на предприятии. В частности, в таких положениях может быть указано, что при неиспользовании ЭЦП работнику следует явиться в бухгалтерию и получить бумажный вариант листка.
3. Форму расчетного листа работодатель утверждает:
- с учетом мнения профсоюза, если он учрежден;
- в соответствии с локальными нормативами, регулирующими оборот кадровых документов.
Важно! «КонсультантПлюс» предупреждает
Применение не утвержденной работодателем формы расчетного листка является нарушением трудового законодательства и может повлечь ответственность по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ (аналогичное мнение высказано Верховным Судом РФ в Постановлении от 23.12.2010 N 75-АД10-3), а в случае совершения такого нарушения повторно — по ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ.
Подробнее смотрите в К+.
Нарушения при выдаче расчетных листков: какие санкции получит работодатель
Если работодатель не выдаст расчетный лист в установленный срок, то Трудинспекция получит право оштрафовать (п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):
- должностное лицо работодателя — на 1000–5000 руб.;
- работодателя как юрлицо — на 30 000–50 000 руб.
Если работодатель допустит нарушения в части обеспечения законного оборота персональных данных (представленных в данном случае сведениями о доходах сотрудников), то инспекторы ФСТЭК могут оштрафовать работодателя по различным основаниям, прописанным в ст. 13.11 КоАП РФ. Например, если они решат, что работодатель использовал персональные данные работника в неустановленных целях, то могут применить санкции по п. 1 ст. 13.11 КоАП РФ в виде:
- штрафа на должностное лицо — в сумме 5000–10 000 руб.;
- штрафа на юридическое лицо — в сумме 30 000–50 000 руб.
Как мы уже отметили выше, применение неустановленной формы расчетного листка приравнивается к его неприменению. Но как должен выглядеть документ? На какие форматы ориентироваться работодателю?
Как выглядит расчетный листок и где можно скачать образец?
Унифицированной формы документа, о котором идет речь, федеральным законодательством не утверждено. В целях включения данной формы в кадровый документооборот работодатель вправе задействовать собственные бланки. При этом их нужно составлять, учитывая тот факт, что в нем должен приводиться перечень сведений, поименованных в ст. 136 ТК РФ.
Внимание! Образец от «КонсультанПлюс»
Смотрите образец приказа об утверждении формы расчетного листка с его образцом в приложении. Пробный доступ в К+ предоставляется бесплатно.
Общераспространенным можно назвать формат расчетного листка, в котором указываются:
1. Расчетный месяц.
2. Ф. И. О., должность получателя зарплаты, подразделение, в котором он работает.
3. Сведения о суммах, из которых складывается зарплата. Например:
- об окладе;
- о надбавках;
- о премиях.
4. Сведения об НДФЛ.
5. Сведения об удержаниях (например, алиментах по исполнительному листу).
6. Сведения о выданных авансах.
7. Сведения о сумме, которая подлежит выплате по состоянию на конец расчетного месяца (с учетом аванса и удержаний).
Отметим, что в отношении расчетного листка законом не установлено требований по его заверению подписью какого-либо из ответственных лиц фирмы-работодателя или печатью. Но документироваться могут, как мы уже знаем, факты получения расчетных листов работниками.
Скачать бланк расчетного листка по заработной плате вы можете на нашем сайте — по ссылке ниже.
Скачать бланк
Итоги
Расчетный листок при выплате зарплаты выдается каждому работнику — в бумажном или электронном виде. Использование листков бухгалтерией регламентируется законодательством о защите персональных данных. За невыдачу листков и за нарушения конфиденциальности отражаемых в них сведений предусмотрены штрафы.
Узнать больше о применении расчетных листков вы можете в статьях:
- «Унифицированная форма № Т-51 — расчетная ведомость»;
- «Расчет зарплаты работникам — порядок и формула».
Расчетные листки: вкратце о главном
Расчетный листок документ, который выдается сотруднику при каждой выплате зарплаты. В нем содержится информация:
-
о составных частях заработной платы;
-
об иных суммах, начисленных работнику – включая компенсацию за нарушение работодателем срока перечисления зарплаты, отпускных, увольнительных и других выплат, которые положены работнику;
-
о суммах и основаниях удержаний с зарплаты, если они были;
-
об общей сумме дохода, которая подлежит перечислению работнику.
Целью выдачи расчетного листка является предоставление работнику информации о том, из чего сложилась его очередная заработная плата.
Обязанность направления сотруднику этого документа прямо предусмотрена ч. 1 ст. 136 ТК.
Указанную выше информацию работодатель направляет сотруднику в письменной форме раз в месяц, при выплате зарплаты за отработанный период (письмо Роструда от 17.09.2021 № ПГ/26944-6-1).
Унифицированной формы расчетный листок не имеет и разрабатывается работодателем самостоятельно. Если в организации действует профсоюз, то форма расчетного листка должна быть согласована с ним (ч. 2 ст. 136 ТК).
Что касается порядка направления расчетного листка сотруднику, то действующим законодательством он не определен. В связи с этим работодатель вправе сам решить, как уведомлять своих работников о сумме выплат, полученных за отработанный период.
Разберем более детально все способы направления расчетного листка сотрудникам с учетом последних разъяснений Минтруда.
Способы направления расчетного листка сотруднику в 2023 году
Уведомить своего работника о сумме выплат и удержаний за отработанный месяц работодатель может:
-
В письменном виде.
Стандартный, но уже устаревший вариант. Работодатель формирует расчетный листок в бумажном виде и передает его работнику в руки. Этот вариант неудобен тем, что отнимает много времени и сил на подготовку и раздачу листков сотрудникам.
-
В электронной форме с помощью КЭДО.
Документ направляется сотруднику в электронной форме в заранее сформированный личный кабинет, где он может с ним ознакомиться. Этот вариант самый оптимальный, так как он не только экономит время на подготовку и рассылку листков, но и обеспечивает дополнительную защиту персональных данных сотрудника от возможной утечки информации.
Астрал iКЭДО обеспечит весь процесс кадрового делопроизводства от выпуска электронной подписи сотрудникам до хранения документов. Сервис кадрового ЭДО предоставляет личные кабинеты сотрудникам, где будут храниться все их документы. Настраиваются маршруты согласования перед подписанием и предусмотрена функция множественного подписания одного документа. УНЭП для сотрудников выпускаются дистанционно. Сервис легко интегрируется с учетными системами компании. Работа с Астрал iКЭДО – это эффективное решение для руководителей, сотрудников отдела кадров, HR и работников.
Подключиться к iКЭДО
-
В электронной форме на электронную почту (мессенджеры).
Расчетный листок направляется сотруднику на адрес его электронной почты или в выбранный мессенджер. Адрес, по которому сотрудник планирует получать электронный расчетный листок, указывается в трудовом договоре, допсоглашении к нему или в заявлении, которое подается на имя работодателя. Использование этого варианта после недавних разъяснений Минтруда может вызвать споры с проверяющими. Подробнее об этом ниже.
Выбранный способ направления листка должен быть отражен в локальном нормативном акте (ЛНА), например, в коллективном договоре. При этом работодатель не вправе отказаться от этой обязанности, даже если пропишет свой отказ от расчетных листков в ЛНА (письмо Минтруда от 23.10.2018 № 14-1/ООГ-8459).
Направление расчетных листков в электронной форме. Последние разъяснения Минтруда
Если раньше контролирующие органы лояльно относились к отправке расчетных листков на электронную почту или в мессенджер (см., например, письмо ГИТ в г. Москве от 17.09.2021 № ТЗ/4683/10-33121-ОБ/18-1297 и письмо Минтруда от 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560), то теперь Минтруд занял прямо противоположную позицию.
В своем недавнем письме от 20.01.2023 № 14-6/ООГ-296 Минтруд указал на то, что направление расчетных листков в электронной форме допустимо только для тех работодателей, которые перешли на КЭДО. Если организация или ИП не используют кадровый электронный документооборот, то, по мнению Минтруда, они не могут уведомлять сотрудников о сумме ежемесячных выплат и удержаний в электронной форме. Это противоречит трудовому кодексу и ухудшает положение сотрудника, по мнению Минтруда.
Необходимо отметить, что в ТК прямо не прописан порядок направления сотрудникам расчетных листков и, следовательно, электронный формат их передачи, никак не противоречит положениям ТК. Но, учитывая такие разъяснения, продолжение направления расчетных листков по почте вне КЭДО, может вызвать споры с проверяющими.
Переход на КЭДО избавит работодателя не только от возможных проблем с проверяющими, но и:
-
Сократит время на подготовку кадровых документов по всем сотрудникам.
-
Ускорит и упростит процесс ознакомления сотрудников с документами.
-
Избавит работников от необходимости посещения отдела кадров для ознакомления с необходимыми документами.
-
Защитит персональные данные работника от возможной утечки.
-
Исключит риск опечаток и иных ошибок при формировании документов.
-
Увеличит эффективность работы кадровой службы и бухгалтерии.
Подключайтесь к сервису Астрал iКЭДО и отправляйте расчетные листки сотрудникам в один клик. Чтобы подключиться к сервису, оставьте заявку на нашем сайте.
Сервисы «Калуга Астрал» для бизнеса
Экосистема клиентского сервиса под любые потребности бизнеса
Оставьте заявку
И мы свяжемся с вами
Реклама: ООО «АСТРАЛ-СОФТ», ИНН: 4027145240, erid: LjN8KHq1C
Актуально на: 5 марта 2021 г.
0
При выплате заработной платы работодатель обязан письменно информировать работника о том, что именно было начислено работнику и какие суммы удержаны (ст. 136 ТК РФ). Делается это путем вручения расчетного листка.
Форма расчетного листка
Законодательством не утверждена единая форма расчетного листка. В ТК РФ указано, что работодатель разрабатывает форму расчетного листка самостоятельно с учетом мнения представительного органа работников (ст. 136 ТК РФ).
Вместе с тем, в ТК сказано, что в расчетном листке должна содержаться следующая информация:
- составные части зарплаты, причитающейся работнику за период;
- иные суммы, начисленные работнику, в том числе денежная компенсация за задержку зарплаты;
- размер и основания произведенных удержаний;
- общая денежная сумма, подлежащая выплате.
Форму расчетного листка, применяемую в организации, нужно утвердить приказом руководителя.
Расчетные листки по зарплате: как правильно выдавать
Зарплату нужно выплачивать не реже чем каждые полмесяца (ст. 136 ТК РФ), однако расчетный листок достаточно выдавать лишь с окончательным расчетом, ведь составные части заработной платы при выплате аванса еще не известны (Письмо Минтруда от 24.05.2018 № 14-1/ООГ-4375).
Расчетные листки можно выдавать на бумаге. В этом случае лучше вручать их под роспись. Для подтверждения факта вручения работнику расчетного листка можно:
- или предусмотреть отрывную часть, на которой работник будет расписываться;
- или вести журнал учета выдачи расчетных листков.
Кроме того, Минтруд не возражает против того, чтобы расчетные листки рассылались работникам по электронной почте (Письмо Минтруда от 23.10.2018 № 14-1/ООГ-8459). Только такой способ передачи нужно закрепить в трудовом или коллективном договоре, либо в ЛНА организации.
Сколько хранить расчетные листы
Расчётные листки составляются на основании других документов – расчетно-платежных ведомостей, платежных поручений, исполнительных листов и т.д. Поэтому можно сделать вывод, что хранить сами расчетные листки законодательство не обязывает. Но поскольку этот вопрос законодательством не урегулирован, безопаснее хранить расчетные листки (п. 295 Перечня типовых управленческих архивных документов, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236):
- 6 лет, если лицевые счета на работников ведутся;
- 50/75 лет, если лицевые счета не ведутся.
Расчетный листок по зарплате: образец
Приведем образец расчетного листка по заработной плате:
Скачивание формы доступно подписчикам или по временному доступу
Скачать
Скачивание формы доступно подписчикам или по временному доступу
Скачать
Ответственность за отсутствие расчетных листков
Поскольку обязанность работодателя составлять расчетные листки предусмотрена ТК РФ, то их отсутствие может быть квалифицировано как нарушение трудового законодательства. Это грозит работодателю штрафом на должностных лиц и ИП-работодателей в размере от 1 000 до 5 000 рублей, на работодателей-юридических лиц – от 30 000 до 50 000 рублей и повышенные штрафы при повторном нарушении (ч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП РФ).