Реестр больничных листов для возмещения ФСС — образец подобного документа вы найдете в нашей статье — необходим при передаче больничных листов на оплату в Соцстрах. Также реестр может понадобиться, когда производится проверка со стороны ФСС или организация планирует возместить часть средств, потраченных на оплату больничных за периоды до конца 2020 года. Из нашей статьи вы узнаете, по какой форме нужно составлять такой реестр и какие сведения в него должны включаться.
Статья актуальна до 01.01.2022. С 1 января 2022 года листки нетрудоспособности в общем случае составляются в электронном виде.
Бланк и образец заполнения реестра больничных листов в 2021 году
С 2021 года все регионы присоединись к пилотному проекту ФСС «Прямые выплаты». Это значит, что ФСС перечисляет пособие на карту сотруднику на прямую. То есть зачетная схема оплаты больнычных больше не работает. А возместить потраченные на выплату пособий средства можно только за периоды до конца 2020 года.
О том, что нужно сделать работодателю, чтобы ФСС оплатил сотруднику пособие, подробно рассказали эксперты КонсультантПлюс. Получите бесплатный демо-доступ к К+ и переходите в Готовое решение, чтобы узнать все подробности данной процедуры.
Бланк реестра сведений, необходимых для назначения и выплаты пособий по временной нетрудоспособности (проще говоря реестр больничных листов) и порядок его заполнения, утвержден Приказом ФСС РФ от 24.11.2017 № 579.
Скачать бланк можно, кликнув по картинке ниже:
Бланк реестра сведений , необходимых для назначения и выплаты пособий по временной нетрудоспособности
Скачать
Данный реестр обязаны сдавать все работодатели — участники пилотного проекта ФСС, среднесписочная численность персонала которых за прошлый расчетный период более 25 человек. Если показатель равен 25 или менее, то страхователь может составить такой реестр, но это не обязательно.
Реестр больничных листов сдается в ФСС в электронном виде по установлнным формата в течение 5 календарных дней посде получения от сотрудника бумаг на выплату пособия. Заполненный образец вы можете скачать по ссылке ниже:
Скачать образец заполнения
Реестр больничных листов может понадобиться и в случаях, когда Соцстрах проводит проверку, или когда фирма передает несколько больничных в ФСС на возмещение пособий за периоды до конца 2020 года. Рассмотрим как заполнить такой реестр и приведем образец его заполнения.
Какие данные содержатся в реестре на возмещение пособий за периоды до конца 2020 года
Образец заполнения реестра больничных листов для ФСС может потребоваться как бухгалтеру, так и в случае, когда органы соцстраха проводят проверку правильности исчисления и выплаты пособий по больничным листам.
Информация, которая указывается в перечне больничных листов, может включать:
- Ф. И. О. работника;
- начало и конец болезни;
- номер и дату больничного;
- количество дней нетрудоспособности;
- выплату за счет работодателя;
- выплату за счет ФСС.
При необходимости в реестр могут быть включены дополнительные графы.
О том, как оформить больничный листок, читайте здесь.
Пример реестра по больничным листам в ФСС (скачать бланк) за периоды до конца 2020 года
На нашем сайте вы можете скачать образец реестра, в котором отражаются все необходимые сведения по больничным листам. Кроме того, мы рекомендуем в этот реестр также вносить информацию и о других пособиях, которые были выплачены работникам в срок до конца 2020 года: по уходу за ребенком до 1,5 лет или пособие по беременности и родам.
ВНИМАНИЕ! Пособие на погребение, оплату дополнительных выходных дней для ухода за ребенком инвалидом, а также расходы на предупредительные меры по сокращению травматизма, выплачивает работодатель. Эти пособия нельзя зачесть в счет уплаты страхвзносов. Они возмещаются работодателю в полном объеме Фондом.
Как отразить в учете организации выплату супруге своего работника социального пособия на погребение и суммы (материальной помощи) стоимости ритуальных услуг, превышающей сумму этого пособия? Ответ на этот вопрос узнайте в КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе, получите пробный демо-дотуп. Это бесплатно.
Скачать бланк реестра можно здесь, по ссылке ниже:
Скачать бланк
О том, что делать, если работник предъявил фиктивный документ, читайте в статье «Действия работодателя с поддельным больничным листом».
Итоги
Реестр по больничным листам официально утвержден для страхователей, пособия работникам которых выплачивает ФСС в рамках проведения пилотного проекта ФСС. Для возмещения пособия за периоды до конца 2020 года, а также для возврата некоторых пособий в 2021 году, официально установленного образца не предусмотрено. В него включается вся информация по сотрудникам и больничным листам, которая необходима бухгалтеру или работникам ФСС.
~ 2 мин на чтение
Нет времени читать?
отправить на почту
Подготовили для вас инструкцию.
1. Откройте нужную вкладку сервиса (раздел «Отчетность, справки» – «1С-Отчетность»).
2. Нажмите кнопку «Заполнить», чтобы ввести данные по организации по всем неотправленным листкам в таблицу.
Также вместо этого можно кликнуть «Подобрать» для выбора ЭЛН из формы «Сведения об ЭЛН». В ней предусмотрены:
-
выбор из номеров электронных листков, а не больничных;
-
выбор последнего проведенного больничного;
-
автоматическая деактивация уже выбранных листков, которые включены в реестр;
-
демонстрация основания и срока временной нетрудоспособности;
-
состояние последней отправки;
-
номер документа.
3. Чтобы посмотреть дополнительные сведения, кликните два раза по соответствующей строке.
4. Проведите документ перед отправкой – в этот момент проверяются обязательные для заполнения строки. Нажмите «Отправить реестр в ФСС», если подключен сервис «1С-Отчетность».
5. Журнал смотрите в разделе «Отчетность, справки». Кликните значок настройки («шестеренки») и выберите «Настройка навигации». Перенесите реестры для отправки из левой таблицы в правую с помощью кнопки «Добавить». Нажмите «ОК».
Возможно два статуса ЭЛН – «Принят» и «Не принят». Для каждого электронного листка он сохраняется отдельно, чтобы избежать ошибок и путаницы. Статус можно посмотреть в таблице.
6. Когда вы отправите документы, появятся графы «Состояние» и «Комментарий к состоянию».
Статус можно поменять вручную:
-
добавить строку в таблицу (в ней нужно выбрать больничный);
-
изменить состояние реестра. Если статус «Частично принят», можно поменять состояние отдельных строк.
При обмене данными из программы статус установится автоматически.
7. Если перечень прошел, отредактировать его нельзя. Если не принят или частично принят, исправьте ошибки и отправьте новый.
8. Если у реестра не отмечено состояние и он не отправлен, информация в нем обновляется автоматически. Внесенные вручную правки при этом сохраняются.
Когда вы проводите больничный, 1С получает сведения об ЭЛН. Если они отличаются от отправленных в последний раз (или вы внесли правки вручную), при очередном автоматическом заполнении электронный листок добавится в него сам.
Добавить в «Нужное»
Реестр больничных листов для возмещения ФСС: образец
Если работодатель обратился в ФСС за возмещением (возвратом), то сотрудники Фонда вправе затребовать документы, подтверждающие больничные расходы. В числе таких документов может быть запрошен реестр больничных листов.
Бланк реестра больничных листов
Утвержденного бланка реестра больничных листов нет. Поэтому работодатель вправе разработать собственную форму такого реестра.
В реестре листков нетрудоспособности имеет смысл указать следующие данные:
- фамилию, имя, отчество работников, которым были выданы больничные листы;
- СНИЛС работников;
- реквизиты больничных листов (номер, дата выдачи);
- периоды болезни;
- причины нетрудоспособности (код);
- количество календарных дней, пропущенных работниками по причине болезни;
- суммарное количество календарных дней больничного с начала года, если листок нетрудоспособности выдан работнику для ухода за больным ребенком или другим членом семьи;
- суммы пособия, выплачиваемые из средств работодателя;
- суммы пособия, выплачиваемые за счет средств ФСС.
Образец реестра больничных листов
Такой реестр может выглядеть следующим образом:
| № п/п | Дата подачи БЛ работодателю | ФИО работника | СНИЛС работника |
Стаж | Номер БЛ | Дата выдачи БЛ | Код причины нетрудоспособности | Период болезни | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| с | по | ||||||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 |
| Количество календарных дней болезни | Количество календарных дней с начала года, когда работник отсутствовал в связи с уходом за больным ребенком/членом семьи | Общая сумма пособия, руб. | Сумма пособия за счет средств работодателя, руб. | Сумма пособия за счет средств ФСС, руб. | Примечание |
|---|---|---|---|---|---|
| 11 | 12 | 13 | 14 | 15 | 16 |
Штраф за отсутствие реестра
Так как обязательное ведение реестра больничных листов законодательно не установлено, то и штрафа за отсутствие этого документа быть не должно.
Форум для бухгалтера:
Как заполнить новые реестры на прямые выплаты пособий
Со 2 мая 2021 года отправлять электронные реестры в ФСС по больничным и другим пособиям нужно по новым формам. Рассказываем, что изменилось и как их теперь заполнять.
Со 2 мая 2021 года отправлять электронные реестры в ФСС по больничным и другим пособиям нужно по новым формам. Рассказываем, что изменилось и как их теперь заполнять.
Кто и когда отправляет электронные реестры в соцстрах
С 1 января 2021 года по всей стране заработали прямые выплаты от ФСС — работники стали получать пособия по временной нетрудоспособности напрямую из ФСС, а не от работодателей. Изменения затронули почти все больничные и соцвыплаты, кроме:
- первых трёх дней больничного при заболевании или травме;
- пособий на погребение;
- дополнительных выходных дней для ухода за детьми-инвалидами.
Эти суммы работодатели выплачивают за свой счёт, а затем обращаются в ФСС за возмещением расходов по пособиям на погребение и дополнительным выходным. По остальным выплатам они выступают в роли посредников — получают от работников и передают в соцстрах сведения и документы для назначения и расчёта пособий.
Если в организации или у ИП среднесписочная численность работников за прошлый год превысила 25 человек, сведения для назначения и выплаты пособий передают электронным реестром по специальным формам. Для этого нужны электронная подпись и сервис, через который можно обмениваться информацией с соцстрахом.
При среднесписочной численности за прошлый год менее 25 человек, работодатель может выбрать способ передачи документов в ФСС — электронным реестром или на бумаге с описью по форме из приложения № 3 к Приказу ФСС № 26 от 4 февраля 2021 г.
Срок отправки реестров в ФСС — не позднее пятого календарного дня с даты получения от работника листа нетрудоспособности (или номера, если это электронный больничный) и других документов для назначения и расчёта пособий. В интернет-бухгалтерии «Моё дело» реестры ФСС уже обновлены.
Список документов зависит от ситуации — это могут быть справки от других работодателей, свидетельство о рождении ребёнка и т. д.
Подарок для наших читателей — практическое пособие по подготовке отчётности в ПФР, ФСС и ИФНС в 2022 году от экспертов интернет-бухгалтерии «Моё дело». 62 страницы подробнейших инструкций с примерами заполнения форм.
Отчётность в ИФНС, ПФР и ФСС в 2022 году
практическое пособие для работодателя
Получите бесплатно 62 страницы экспертного контента!
Оставьте заявку в форме ниже, и мы вышлем вам запись.
Как заполнять новые реестры ФСС
Есть три формы реестра для назначения и выплат разных видов пособий. Обновлённые бланки утвердили приказом ФСС № 26 от 4 февраля 2021 г.
По временной нетрудоспособности и материнству
В приложении № 15 — форма реестра сразу к нескольким пособиям:
- по временной нетрудоспособности, в том числе по уходу за больным членом семьи;
- по беременности и родам;
- по единовременному пособию женщинам, вставшим на учёт в медорганизациях в ранние сроки беременности.
Особенности заполнения:
- в графах, которые не относятся к случаю получателя пособия, ставят прочерки;
- графы 2 – 4 — полные ФИО по паспорту. Если нет отчества — прочерк;
- графа 5 — дата рождения получателя пособия;
- графа 6 — адрес регистрации получателя пособия по паспорту или документу, подтверждающему регистрацию по месту жительства, месту пребывания, временного проживания;
- графа 7 — заполняют, если сотрудник хочет получить пособие почтой или через иную организацию. Указывают фактический адрес проживания. Прочерк, если пособие будет перечисляться на банковский счёт;
- графа 8 — ИНН или прочерк, если у заявителя его нет;
- графы 12 – 15 заполняют, если получатель пособия — иностранный гражданин или лицо без гражданства в РФ;
- графа 16 — указывают, в какой форме представлен больничный: «на бумажном носителе – листок нетрудоспособности», «в форме электронного документа – электронный листок нетрудоспособности»;
- графа 17 — номер больничного. Если нужно указать, что это продолжение ранее выданного листка нетрудоспособности, в скобках указывают номер предыдущего листка;
- графа 19 — через запятую указывают коды из строки «Причина нетрудоспособности» больничного листа: основной двузначный и дополнительный трёхзначный. Если в больничном менялась причина нетрудоспособности, добавляют код изменения, а в скобках указывают дату такого изменения;
- графа 22 — число, месяц и год начала и окончания временной нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам, указанные в больничном;
- графы 37 – 38 — календарные годы расчётного периода для пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам. Если сотрудник выбрал другой расчётный период, в скобках указывают основание — дату и номер заявления работника;
- графы 39 – 40 — средний заработок за год, указанный в графах 37 и 38 соответственно;
- графа 41 — заполняют, если на момент отправки реестра сотрудник оформлен как внешний совместитель или работает неполный рабочий день. Указывают размер ставки по трудовому договору или допсоглашению. Если у сотрудника полный рабочий день, ставят прочерк;
- графа 42 — здесь могут быть реквизиты справки совместителю от другого работодателя о том, что больничное пособие не назначалось, информация о районном коэффициенте, о периодах, за которые пособие не назначается и др.;
- графа 43 — способ выплаты пособия, выбранный работником: «на банковский счёт», «почтовым переводом», «через иную организацию».
При рождении ребёнка
В приложении № 17 — форма реестра сведений по единовременному пособию при рождении ребенка.
Особенности заполнения:
- в графах 2 – 4 указывают ФИО заявителя как в паспорте или другом удостоверении личности. Если нет отчества, ставят прочерк;
- графа 5 — дата рождения получателя пособия;
- графа 6 — статус заявителя (мать, отец или лицо, заменяющее родителей);
- графа 7 — адрес регистрации получателя пособия (постоянная или временная прописка, регистрация по месту пребывания);
- графа 8 — фактический адрес, если работник выбрал получить пособие почтой или через иную организацию. Если на банковский счёт, ставят прочерк;
- графы 13 – 16 заполняют, если получатель пособия — иностранец или лицо без гражданства в России. Для граждан РФ в этих графах будут прочерки;
- графа 18 — краткие наименования и реквизиты представленных работником документов для назначения и выплаты пособия: заявления, справки о рождении ребёнка и т. д.;
- графа 19 — информация о том, что брак между родителями не заключён или расторгнут на дату обращения за пособием, о районных коэффициентах и т. д.;
- графа 20 — выбранный способ выплаты пособия: «на банковский счёт», «почтовым переводом», «через иную организацию».
По уходу за ребёнком до 1,5 лет
В приложении № 19 — форма реестра по ежемесячному пособию по уходу за ребёнком.
Особенности заполнения:
- в графах 2 – 4 указывают ФИО по паспорту. Если нет отчества, ставят прочерк;
- графа 5 — статус получателя пособия (мать, отец, опекун или другие родственники);
- графа 6 — адрес регистрации заявителя (постоянная или временная прописка, регистрация по месту пребывания);
- графа 7 — адрес его фактического проживания, если пособие будет отправляться почтой или через иную организацию. Если заявитель хочет получить пособие на банковский счёт, здесь ставят прочерк;
- графы 12 – 15 заполняют, если получатель пособия — иностранный гражданин или лицо без гражданства в РФ. Для граждан РФ в этих графах ставят прочерк;
- графа 16 предназначена для льготников — пострадавшим при аварии 1957 года на ПО «Маяк» и сбросе радиоактивных отходов в реку Теча. В зависимости от того, в какой зоне постоянно проживает или работает получатель пособия, указывают значение от 1 до 4. В скобках вписывают документ, подтверждающий постоянное место жительства на этой территории и его реквизиты. Для всех остальных заявителей здесь ставят прочерк;
- графа 17 — номер, число, месяц и год приказа работодателя о предоставлении получателю пособия отпуска по уходу за ребёнком. Даты начала и окончания отпуска указывают в скобках;
- графы 19 – 20 — заполняют, если есть решение о лишении матери родительских прав или приказ о замене послеродового отпуска на отпуск по уходу за ребёнком. Если такой информации нет, ставят прочерк;
- графа 21 — краткие наименования и реквизиты представленных получателем пособия по месту работы документов для назначения и выплаты пособия;
- графу 22 заполняют, только если заявитель одновременно ухаживает за двумя и более детьми до достижения ими 1,5 лет;
- графы 23 – 24 — календарные годы, которые вошли в расчётный период для пособия. Если сотрудник воспользовался правом поменять расчётный период, в скобках указывают основание — дату и номер заявления работника;
- графы 25 и 26 — средний заработок за год, указанный в графе 23 и 24 соответственно;
- графа 27 — заполняют, если на момент подачи реестра сотрудник работает неполный рабочий день или по внешнему совместительству. Указывают размер ставки по трудовому договору или допсоглашению. Прочерк, если у сотрудника полный рабочий день;
- графа 28 — это могут быть сведения о прерывании отпуска по уходу за ребёнком, смерти ребёнка, о районных коэффициентах к зарплате, о расторжении брака между родителями на день обращения за пособием и др. Здесь же нужно указать краткое наименование и реквизиты документов, подтверждающих эту информацию;
- графа 29 — способ выплаты пособия, выбранный работником: «на банковский счёт», «почтовым переводом», «через иную организацию».
Если в реестре ФСС ошибки или неполная информация
Если в реестре не хватает каких-либо сведений для назначения и расчёта пособия, ФСС, в течение пяти рабочих дней вы получите извещение через электронный сервис, которым пользуетесь для обмена с ФСС.
Не позже следующего рабочего дня нужно подтвердить, что вы получили реестр, а в течение пяти рабочих дней с момента получения извещения — отправить новый реестр с уточнёнными сведениями.
Если ФСС не дождётся подтверждения и реестра в установленные сроки, то в течение трёх рабочих дней отправит извещение повторно, но уже заказным письмом.
Если не отправить реестр, должностных лиц организации могут оштрафовать за непредставление в ФСС сведений для назначения и выплаты пособий. Согласно п. 4 ст. 15.33 КоАП РФ штраф составит от 300 до 500 руб.
Если реестр уже принят ФСС, но вы обнаружили ошибки, например, неверно дали данные по расчёту среднего заработка, сформируйте и отправьте новый реестр. Откорректировать уже принятый реестр нельзя.
Моё дело Бюро
Справочно-правовая система для бухгалтеров, юристов, кадровиков и профессиональный консалтинг
Моё дело
Интернет-бухгалтерия
Реестры больничных листов (листки нетрудоспособности) передаются страхователями или застрахованными лицами в ФСС для начисления пособий по нетрудоспособности застрахованным лицам. Часть больничного оплачивается сотруднику напрямую Фондом социального страхования, остальное непосредственно работодателем:
Если сотрудник получает в мед. учреждении бумажный больничный лист, то схема работы выглядит следующим образом:
Для электронных больничных листов схема следующая:
- Работник-застрахованное лицо дает медицинскому учреждению письменное согласие на формирование листка нетрудоспособности в форме электронного документа.
- Медицинское учреждение формирует ЭЛН, подписывает его электронной подписью врача и медицинской организации и отправляет всю информацию по листу нетрудоспособности в ФСС.
- Работник вместо листа нетрудоспособности на бумажном носителе получает номер ЭЛН для передачи его страхователю-работодателю.
- Работник сообщает работодателю номер ЭЛН.
- Работодатель по номеру ЭЛН из программы 1С запрашивает и получает из базы ФСС все данные больничного.
- Работодатель дополнительно заполняет в полученном ЭЛН данные, предоставляемые со стороны организации (сведения о страхователе, о застрахованном лице, о среднем заработке, стаже работы и т. д.)
- Работодатель оплачивает работнику больничный лист.
- Информация о сумме выплаченного пособия отправляется в ФСС.
- ФСС частично оплачивает больничный, равно как и работодатель (на схеме обозначено пунктирной линией).
На данный момент с помощью функционала сервиса 1С-Отчетность возможна отправка следующих реестров сведений для назначения и выплаты пособий:
- Пособия по нетрудоспособности;
- Ежемесячные пособия по уходу за ребенком;
- Единовременные пособия при рождении ребенка;
- Единовременные пособия вставшим на учет в ранние сроки беременности.
Отправка данных реестров сведений возможна из следующих конфигураций:
- «Бухгалтерия предприятия», редакция 3.0 (начиная с 3.0.41.48)
- «Зарплата и управление персоналом», редакция 2.5 и 3.0
- «Зарплата и кадры бюджетного учреждения», редакция 1.0
- «Управление производственным предприятием», редакция 1.3
- «Комплексная автоматизация», редакция 1.1
- «Уполномоченный представитель», редакция 1.0
На примере конфигурации «Бухгалтерия предприятия», редакция 3.0
Для формирования реестра перейдите в раздел Зарплата и кадры → Настройки зарплаты:
Далее перейдите по ссылке Порядок учета зарплаты:
Кликните по строке с необходимой организацией:
В настройках учета зарплаты, на закладке Зарплата в блоке Прямые выплаты ФСС откройте выпадающий список и выберите требуемую дату:
Формирование реестра
Для формирования реестра необходимо перейти в раздел Отчеты → Регламентированные отчеты:
Далее нажмите кнопку Создать, в открывшемся окне перейдите на вкладку Все (1), выберите По категориям (2) и откройте каталог Пилотный проект ФСС (3). В каталоге выберите форму отчета Реестр прямых выплат ФСС:
Откроется форма реестра.
После заполнения формы реестра, последовательно нажмите на кнопки Провести (1)и Отправить (2) для того, чтобы сформировать и отправить реестр:
После нажатия кнопки Отправить в ФСС появится индикатор получения результатов от ФСС. Если отчет принят и не содержал ошибок, то появится окно с протоколом обработки.
На примере конфигурации «Зарплата и управление персоналом», редакция 2.5
Для формирования реестра перейдите в раздел Расчет зарплаты по организациям → Неявки → Реестры пособий ФСС, заявление о возмещении:
Далее нажмите кнопку Добавить и выберите из выпадающего списка нужный реестр:
Откроется форма реестра.
После заполнения формы реестра последовательно нажмите на кнопки Провести → Отправить → Отправить в ФСС для того, чтобы сформировать и отправить реестр:
После нажатия кнопки Отправить в ФСС, появится индикатор получения результатов от ФСС:
Если отчет принят и не содержал ошибок, то появится окно с протоколом обработки:
