Как составить реестр платежей образец

Деньги – универсальный и, как следствие этой универсальности, ценнейший ресурс любого бизнеса. Задача управления деньгами всегда находится в фокусе предпринимателя (собственника и/или руководителя).

Одним из инструментов управления денежными потоками бизнеса является платежный календарь. Он обеспечивает руководителю организации прозрачность денежных потоков, подсвечивает источники доходов и расходов во времени. Читатель грамотно и объективно составленного платежного календаря всегда увидит надвигающийся кассовый разрыв и сможет своевременно среагировать и не допустить его возникновение.

Давайте разберемся в нюансах этой формы управленческого учета на примере платежного календаря в Excel вместе.

Что такое платежный календарь и какие проблемы он решает

Платежный календарь показывает момент осуществления расходов и получения доходов. Период отображения операций в платежном календаре зависит от вашего бизнеса и определяется циклом продаж: день, неделя, месяц. Планирование в платежном календаре может быть краткосрочным,оперативным или долгосрочным – стратегическим. Какой-то строгой формы не существует, поэтому календарь можно создавать как для бизнеса в целом, так и для отдельных проектов. Излишняя детализация не всегда эффективна.

У платежного календаря две основных взаимодополняющие задачи:

  1. Управление кредиторской и дебиторской задолженностью: дает представление руководителю об объеме будущих потоков денежных средств (доходов и расходов), где они возникают (в каких проектах, по каким контрагентам) и датах совершения платежей.

Компания производит расчеты ежедневно с разными контрагентами.При отгрузке продукции или оказании услуги оплата не всегда приходит сразу, поэтому важно контролировать оборачиваемость своей дебиторки и требовать расчет согласно условиям договора. Анализ потоков денежных средств позволяет оценить финансовые возможности компании и понять, есть ли возможность предоставить покупателю скидки или рассрочки платежей.

Так же вы сразу увидите, есть ли возможность обратиться к вашему поставщику с просьбой перенести срок оплаты поставленных товаров и услуг на более поздний срок — в таблице оплат поставщикам вы будете видеть точную сумму платежей и их возможные сроки.
Рост кредиторской задолженности должен регулироваться.

  1. Предупреждение надвигающихся кассовых разрывов – ситуации, при которой у организации не будет в распоряжении свободных денег для осуществления обязательных платежей: дает возможность, предпринять действия для его недопущения.

С помощью платежного календаря предприниматель может оптимизировать текущие денежные потоки, привлечь дополнительные средства или найти их внутри компании. Например, если одному из проектов не хватает денег, а на другом появился некоторый излишек, вы можете направить средства туда, где в них есть острая необходимость.

Таблица “График платежей”

Рис. 1 Таблица “График платежей”

Этапы создания платежного календаря

При составлении платежного календаря опираются на методы финансового планирования и прогнозирования:

  • экономический анализ помогает предсказать возможные сценарии развития событий;
  • нормативный метод устанавливает лимиты на пользование средствами и размеры резервных фондов.

Первый шаг при планировании – сбор информации о предполагаемых затратах и сроках платежей со всех центров финансовой ответственности компании.

Второй – распределение данных в графике по затратам, проектам, статьям бюджета и плательщикам. Тут же необходимо проверить соответствует ли заявленная информация бюджету предприятия, ее возможные сроки оплат и экономическую обоснованность.

Третий шаг – рассчитываем остаток средств на начало и на конец периода.

Уже только эти простые шаги дадут вам представление о будущем финансовом состоянии бизнеса и подсветят кассовые разрывы.

Инструменты для составления платежного календаря

Платежный календарь удобнее всего составлять в специализированных сервисах управленческого учета, таких как «Управленка». Так вы получите максимальную гибкость настройки и автоматизацию процесса составления.

Образец платежного календаря в сервисе управленческого учета “Управленка”

Рис. 2 Образец платежного календаря в сервисе управленческого учета «Управленка»

По мере зрелости процесса планирования в вашей компании вы однажды обнаружите, что платежный календарь не требует особых усилий для его составления, формируется естественным образом и является одним из ваших основных инструментов для оперативного планирования.

Но если в бизнесе операций немного, и вы хотите попробовать сделать все своими руками, то можно начать с имеющихся под рукой инструментов — таких как Excel.

Для составления платежного календаря в Excel не требуется специальное программное обеспечение и дополнительное обучение сотрудников. Все, что вам потребуется, – это усидчивость для кропотливого сбора информации о будущих расходах и поступлениях и минимальные навыки в Excel.

Таблица График платежей в Excel может содержать следующие данные:

  • остаток средств на начало периода,
  • предполагаемые поступления,
  • статья дохода,
  • наименование контрагента,
  • дата поступления,
  • название проекта,
  • сумма платежа,
  • предполагаемая дата оплаты,
  • наименование поставщика,
  • колонка для замечаний и комментариев,
  • остаток средств на конец периода.

Временной промежуток выбирается на ваше усмотрение. Таблица График платежей в Excel даст представление о движении денежных средств бизнеса.

Таблица График платежей

Рис. 3 Таблица График платежей

Удобнее всего составлять платежный календарь на двух листах.

Лист 1 — непосредственно платежный календарь (Рис. 3):

  • В верхней части таблицы располагают информацию об остатках на начало периода и предполагаемых поступлениях.
  • Внизу остается остаток средств на конец текущего периода.
  • В столбцах проставляются даты платежей.
  • Сбоку указываются все остальные параметры: название контрагента, проекта, статья дохода или расхода.
  • Комментарии к платежам можно вынести в “Примечание”.

На Листе 2 будет таблица графика оплат поставщикам. Учет оплат в эксель формируется аналогично предыдущей таблице, но в него заносится только расходная часть.

  • На отдельных листах допускается ведение налогового календаря, с указанием всех выплат по налогам, реестра выплаты заработной платы и реестра погашения кредитных обязательств.
  • При этом информация со всех листов аккумулируется в Листе 1 “Платежный календарь”, чтобы наглядно видеть платежеспособность бизнеса во времени.

Платежный календарь в Excel наиболее востребован при краткосрочном оперативном планировании. Обычно за период берется один квартал или календарный месяц, а информация о платежах и поступлениях разбивается на дни. Для того чтобы избежать просрочек в первую очередь вносим в таблицу информацию о налогах, процентах, платежах по кредиту и прочих обязательных выплат. Потом постепенно заполняем таблицу данными, полученными от руководителей центров финансовой ответственности.

Работа с платежным календарем требует внимательности и сосредоточенности. Искаженная информация в платежном календаре может привести к неверным управленческим решениям.

Преимущества и недостатки платежного календаря в Excel

Главные преимущества платежного календаря – простота использования и отсутствие необходимости установки дополнительных программных средств.

Но и недостатки тоже имеются:

  • все обновления нужно ежедневно вносить вручную;
  • процесс трудоемкий, потребуется занять чье-то время – ваше или выделенного сотрудника;
  • для поиска ошибки в документе, потребуется значительное время;
  • форматы формирования отчета заранее ограничены определенным набором данных.

Вряд ли кто-то сейчас сомневается в необходимости планирования денежных потоков бизнеса.

Любой даже самый простой по форме план платежей благоприятно влияет на деятельность компании:

  • закладывает цельную систему работы компании
  • направляет сотрудников в сторону выполнения поставленных целей
  • помогает избежать ограничения ресурсов в неподходящий момент

Правильно проработанный платежный календарь – это механизм формирования внутренних ресурсов организации и комфортных источников финансирования. Он является удобным инструментов и стандартом для принятия управленческих решений и оперативного планирования.

Хотите читать советы налоговых экспертов и главных бухгалтеров?

Подпишитесь на обновления блога

Окончание статьи. Начало в № 3, 2019 г.

Как избежать кассовых разрывов?

Как сформировать реестр платежей?

Как проконтролировать исполнение платежей?

Как наладить бюджетный контроль?

Формируем реестр платежей

Реестр платежей (платежный календарь) — это основной инструмент финансового руководителя. Интерфейс окна «Реестр платежей» представлен на рис. 12. Для создания реестра платежей применена сводная таблица: вкладка Вставка → Сводная таблица → На новый лист. Список полей сводной таблицы представлен на рис. 13.

Реестр платежей представляет собой двумерную таблицу, в столбцах которой расположены периоды с детализацией в день, а в строках — сгруппированная аналитика расходов.

Обратите внимание!

Для построения реестра платежей задействован сложный (служебный) столбец «Контрагент+Заявка+Документ» (об особенностях его настройки см. ч. 1 статьи). Он позволяет «сжать» реестр. Для интерактивной фильтрации данных применены срезы: вкладка Вставка → Срезы.

Рассмотрим, как в реестре платежей сформировать план платежей на следующую (12-ю) неделю.

Сумма всех неоплаченных заявок — 663 350 руб. (см. рис. 12). В реестре отражены остаточные суммы по заявкам (см. графу «Ост. по заявке, руб.» Журнала заявок (табл. 4, ч. 1 статьи), т. е. учтены уже осуществленные частичные оплаты по заявкам.

Так как оплаченные заявки финансового руководителя уже не интересуют, то отобраны заявки со статусами «Заявлен» и «Частично» (подробнее об аналитиках см. ч. 1 статьи).

В компании есть просроченные заявки (рис. 7, ч. 1), поэтому кроме 12-й недели (18–24 марта) с помощью среза отобраны и предыдущие недели — 8–11-ая, на которые приходятся граничные даты оплаты. Планировать платежи между компаниями группы не будем, поэтому в фильтре Группа выбираем Внешний (рис. 12).

По оценкам руководителя финансовой службы, имеющихся денежных средств для оплаты всех заявок (663 350 руб.) недостаточно. Поэтому на 12-ю неделю запланировали оплату заявок только с высоким приоритетом (табл. 5). Но и в этом случае сумма платежей остается значительной — 593 400 руб. Из них будут оплачены просроченные заявки № 4015 и 4020. Основная сумма платежей придется на зарплату (420,5 тыс. руб.) и налоги (34,9 тыс. руб.).

Чтобы снизить риски кассовых разрывов, финансовая служба:

  • в договорах с покупателями предусматривает условия для предоплаты;
  • отдельные категории клиентов переводит на расчеты по предоплате;
  • открывает расчетные счета как минимум в двух банках. Это позволит оперативно направить клиентские оплаты на активный расчетный счет, если один из банков лишится лицензии;
  • при направлении финансовых ресурсов на банковский депозит заключает договор с правом досрочного снятия средств;
  • заключает договор с банком на овердрафт или факторинг;
  • оформляет договоры займа с собственниками компании или аффилированными лицами;
  • заключает договоры цессии, например перевод долга на более платежеспособную в настоящий момент компанию группы.

К сведению

При регулярном контроле задолженностей холдинговых компаний между собой финансовая служба часто обнаруживает встречные обязательства. Опытные финансовые руководители не гасят их в полном объеме — частичный остаток задолженности в дальнейшем можно использовать для решения проблем кассовых разрывов.

Быстро привлечь средства по договору цессии можно в случае, если с одной стороны отражена дебиторская задолженность по договору уступки права требования (перевода долга) к третьей стороне, а с другой — займы, предоставленные ранее для реализации проекта.

При внезапных кассовых разрывах:

  • оценивают возможные последствия невыполнения платежа — штрафы, пени, блокирование расчетного счета. Штрафные санкции в договорах с поставщиками — это их право, а не обязанность, поэтому небольшая задержка в оплате часто не влечет за собой штрафов и пеней;
  • просят покупателей погасить задолженность, произвести досрочные платежи или внести предоплату;
  • приостанавливают платежи поставщикам, при этом направляют гарантийные письма с указанием срока платежа;
  • если компания организована как группа, проблему кассового разрыва сглаживают оперативным внутрихолдинговым перетоком денежных средств.

После того как проблема кассовых разрывов решена, необходимо восполнить резервы (например, направить средства на депозит), а также учесть партнерские действия поставщиков и покупателей, которые помогли компании преодолеть дефицит, стимулируют дальнейшее сотрудничество (например, погасить поставщику кредиторскую задолженность).

Так, поставщик ОАО «РТИ» был исключен из реестра высокоприоритетных оплат (см. табл. 5), при этом он согласился продлить сроки оплаты без штрафных санкций. Но после того как кассовый разрыв успешно устранен, этому поставщику оплачивают всю сумму задолженности — 24 400 руб. (табл. 6).

Возможна и обратная ситуация — денежные поступления превышают плановые. В таких случаях надо эффективно использовать временно свободные деньги: закупить больше материалов (при заказе большой партии отдельные поставщики предоставляют скидки), направить их на депозит или вложить в инвестиционные проекты.

В нашем случае, например, можно ускорить оплату имеющихся заявок по двум инвестиционным проектам (а значит, и их реализацию; табл. 7):

  • 42 «Строительство производственного корпуса № 3»;
  • 45 «Модернизация цеха массозаготовки».

Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Справочник экономиста» № 4, 2019.

ЮKassa ежедневно формирует реестры успешных операций (платежей и возвратов).
Они приходят на электронную почту, которую вы указали в личном кабинете, в разделе Документооборот — Реестры.
В реестрах — все операции за указанную дату (в период с 00:00:00 по 23:59:59 по московскому времени).
Если операций не было, реестр придет пустым.

Есть два способа получения реестров: в теле письма (по умолчанию) и в файле в формате CSV в приложении к письму (включается по запросу).

В рамках Сплитования платежей вы будете получать следующие реестры:

  • реестр платежей — все успешные платежи;
  • реестр возвратов — все успешные возвраты (полные и частичные).

Каждый тип реестра приходит отдельным письмом.

Вам и продавцам приходят разные реестры.
Продавцы получают реестры только со своими операциями.
Вы получаете общие реестры обо всех платежах и возвратах.

В реестр попадают все платежи, перешедшие в статус succeeded за отчетный период.

Поле в реестре Описание
Идентификатор платежа Уникальный идентификатор платежа в ЮKassa, приходит в ответе при создании платежа , в поле id
Сумма платежа Сумма транзакции.
Разделитель дробной части — точка, всегда ровно два знака после точки, разделитель тысяч отсутствует
Валюта платежа Трехбуквенный код валюты (RUB — рубль РФ)
Сумма за вычетом комиссии Сумма, которая зачисляется на ваш расчетный счет.
Разделитель дробной части — точка, всегда ровно два знака после точки, разделитель тысяч отсутствует
Время платежа Время создания платежа в ЮKassa в формате dd.MM.yyyy HH:mm:ss.
Пример: 18.06.2021 17:46:58
Идентификатор платежного средства Номер кошелька ЮMoney, из которого произведена оплата. Для других способов оплаты — внутренний номер счета на стороне ЮKassa
Описание Значение поля description, приходит в ответе при создании платежа 
Тип платежа Код способа оплаты на стороне ЮKassa, в запросах не используется
Имя плательщика Фамилия, имя и отчество владельца кошелька ЮMoney. Заполнено только при оплате из кошелька ЮMoney, если сумма платежа больше 15 000 рублей.
Адрес плательщика Адрес владельца кошелька ЮMoney. Заполнено только при оплате из кошелька ЮMoney, если сумма платежа больше 15 000 рублей.
ИНН ИНН владельца кошелька ЮMoney. Заполнено только при оплате из кошелька ЮMoney, если сумма платежа больше 15 000 рублей.

РЕЕСТР ПЛАТЕЖЕЙ В ООО «Название магазина». № 100062
Дата платежей: 15.12.2020
Идентификатор платежа; Сумма платежа; Валюта платежа; Сумма за вычетом комиссии; Время платежа; Идентификатор платежного средства; Описание; Тип платежа; Имя плательщика; Адрес плательщика; ИНН

276a9776-000f-5000-a000-179a4d5c6bad; 2.00; RUB; 1.93; 15.12.2020 12:37:07; 41001860899377; Заказ №72; AC; ; ;
21b212e1-0016-50fb-9000-07aebf184c41; 8.00; RUB; 7.72; 15.12.2020 15:43:01; 41001860899377; Заказ №73; PC; ; ;
21b212f1-000f-50fb-9000-0866ab629d70; 4.00; RUB; 3.86; 15.12.2020 17:05:15; 41001860899377; Заказ №74; AC; ; ;

Сумма принятых платежей типа AC: 6.00 RUB
Сумма принятых платежей за вычетом комиссии типа AC: 5.79 RUB
Число платежей типа AC: 2

Сумма принятых платежей типа PC: 8.00 RUB
Сумма принятых платежей за вычетом комиссии типа PC: 7.72 RUB
Число платежей типа PC: 1

Сумма принятых платежей: 14.00 RUB
Сумма принятых платежей за вычетом комиссии: 13.51 RUB
Число платежей: 3


Кому: ООО «Название магазина»

(По договору 111.1111.11)

В реестр попадают все возвраты, перешедшие в статус succeeded за отчетный период.

Поле в реестре Описание
Идентификатор возврата Уникальный идентификатор возврата в ЮKassa, приходит в ответе при создании возврата , в поле id
Идентификатор платежа Уникальный идентификатор исходного платежа в ЮKassa
Сумма возврата Сумма транзакции. Разделитель дробной части — точка, всегда ровно два знака после точки, разделитель тысяч отсутствует
Валюта возврата Трехбуквенный код валюты (RUB — рубль РФ)
Время зачисления возврата на счет плательщика Время создания платежа в ЮKassa в формате dd.MM.yyyy HH:mm:ss. Пример: 18.06.2021 17:46:58
Идентификатор платежного средства Номер кошелька ЮMoney, из которого произведена оплата. Для других способов оплаты — внутренний номер счета на стороне ЮKassa
Сумма возврата в валюте товара Сумма возврата в валюте товара, указанной в настройках магазина.
Валюта платежа Трехбуквенный код валюты (RUB — рубль РФ)
Тип платежа Код способа оплаты на стороне ЮKassa, в запросах не используется
Описание Значение поля description, приходит в ответе при создании возврата 

РЕЕСТР ВОЗВРАТОВ ОТ ООО «Название магазина».  № 100062
Дата возвратов: 30.11.2017

Идентификатор возврата; Идентификатор платежа; Сумма возврата; Валюта возврата; Время зачисления возврата на счет плательщика; Идентификатор платежного средства; Сумма возврата в валюте товара; Валюта платежа; Тип платежа; Описание;

21b212e1-0016-50fb-9000-07aebf184c41; 21b212de-000f-50fb-9000-07958ca92b2a; 12.29; RUB; 30.11.2017 15:52:47; 410031218790019; 12.29; RUB; AC; Комментарий к возврату;
21b212f4-0016-50fb-9000-0742ef0ad6bd; 21b212f1-000f-50fb-9000-0866ab629d70; 11.52; RUB; 30.11.2017 15:53:07; 410031218790019; 11.52; RUB; AC; Комментарий к возврату 2;

Сумма возвратов: 23.81 RUB
Число возвратов: 2

От: ООО «Название магазина»

(По договору 111.1111.11)

Акты об оказании услугРеестры в личном кабинете

Содержание:

1.       Требование бизнеса к реестру платежей в 1С

2.       Реализация в 1С:Управление холдингом 8  

1.      Требование бизнеса к реестру платежей в 1С

В системе Управление холдингом должен формироваться отчет на выбранную дату на основании документов “Реестр платежей” по всем организациям группы компаний. В данном отчете должна выводиться информация о заявках на оплату, включенных в реестры текущих платежей организаций группы компаний на выбранный день. В случае, если за платежный день сформировано несколько реестров платежей по организации (основной, дополнительный), отчет должен показывать информацию по всем реестрам за выбранный день. Форма отчета:

Рис. 1 Форма отчета «Реестр платежей» в 1С  

2.      Реализация в 1С Управление холдингом 8

В 1С:Управление холдингом 8 формируется отчет на выбранную дату на основании документов “Реестр платежей” по всем организациям группы. В отчете выводится информация о заявках на оплату в соответствии с требованиями бизнеса.

Реквизиты отчета «Реестр платежей» в 1С:УХ:

·         Company – организация группы;

·         Bank – банк;

·         CF line — статья движения денежных средств;

·         Supplier — контрагент (поставщик, подотчетное лицо);

·         Amount — сумма заявки на оплату расходов;

·         CCy — валюта платежа;

·         Date of payment — сроки заявки на оплату без учета платежного дня (дата автоматически мигрирует из условий оплаты этапа заказа поставщику);

·         USDEUR — сумма платежа в выбранной валюте (USDEUR). Валюта выбирается в настройках отчета, курс валюты берется на выбранную дату отчета. Если курс не загружен на выбранную дату, то 1С УХ подтягивает в отчет загруженный курс ближайшей даты.

Рис. 2 Образец реестра платежей

Как видим на изображении с образцом «Реестра платежей», отчет формируется как по одной, так и по нескольким организациям компании, что зависит от настроек пользователя. Также в отчете предусмотрены группировка по организациям, валютам оплаты, итоговым значениям по ним, а также итоговая сумма по USDEUR. Это все возможно задать через настройки отчета типовым способом:

Рис. 3 Настройка реестра платежей в 1С

Отчет «Реестр платежей» для банка предусматривает возможность детализации (drill dawn) до документа “заявка на оплату”.

Рис. 4 Детализация Реестра платежей в 1С

В 1С:Управление холдингом 8 появилась система контроля платежей с возможностью гибкой настройки отчета по различным заданным аналитикам и параметрам. Данный отчет сокращает риск человеческого фактора и значительно повышает оперативность получения таких данных для принятия управленческих решений и контроллинга платежей.

Специалист компании «Кодерлайн»

Мария Лефарова

Сегодня возникновение у компании кассовых разрывов во многом зависит от того, насколько точно финансовый директор компании может составить платежный календарь. Есть несколько проверенных на практике рецептов. Какие разделы платежного календаря предприятия важно предусмотреть мы расскажем в статье и приведем образец платежного календаря.

Реестр платежей в платежном календаре

Важная составляющая рабочего платежного календаря – реестр запланированных выплат. Как правило, именно этот документ отдается на подпись финансовому или генеральному директору. Причем в идеале в реестре платежей присутст­вуют не только такие стандартные колонки, как дата составления заявки на платеж, номера счета и договора, наименование контрагента и сумма к оплате, но и ряд дополнительных полей, которые помогут руководителю департамента казначейства (или финансовому директору, если как таковая казначейская функция не выделена) сформировать платежный календарь, а именно:

  • наименование статьи бюджета, в рамках которой будет осуществлен платеж. Одна из классических процедур, выполняемых при согласовании заявок на платеж, – проверка на соответствие бюджету. Такую проверку будет намного проще проводить не по отдельной заявке, а по реестру платежей. Для этого по каждому заявленному платежу будет оправдано указать наименование статьи бюджета;
  • источник оплаты – указывается, с какого расчетного счета (из какой кассы) планируется выплатить деньги по заявке. Без этого при составлении платежного календаря сложно будет спланировать остатки на начало и конец дня в разрезе расчетных счетов компании;
  • авторизация – дополнительный признак, отражающий состояние заявки: согласована или не согласована. Кстати, это поле можно разбить на несколько составляющих, например по должностям ответственных лиц, принимающих участие в согласовании. В итоге финансовый директор, получивший на подпись в начале недели (или в конце предыдущей) реестр платежей, будет четко видеть, какие заявки получили одобрение на предыдущих этапах, а какие еще лежат на согласовании и у кого;
  • факт исполнения заявки – поле, которое будет содержать пометку о том, оплачена заявка или нет, а также дату платежа. В случае необходимости инициатор сможет быстро получить информацию о состоя­нии своей заявки, а финансовый директор – быстро актуализировать платежный календарь, внеся в него те оплаты, которые уже прошли на текущей неделе.

Правила сбора и прохождения заявок

Можно смело утверждать, что составление платежного календаря, сколько-нибудь достоверного, на ближайшую неделю не получится, если в компании нет регламента платежей. Всегда найдутся руководители подразделений, которые будут требовать немедленно оплатить тот или иной счет. И это при том, что на практике крайне редко возникают ситуации, когда предвидеть необходимость тех или иных выплат хотя бы за неделю невозможно. Чаще всего «срочность» – причина забывчивости и халатности отдельных сотрудников, которая в отношении денег сегодня просто недопустима. Регламент платежей определяет правила заполнения заявок, порядок согласования, а также сроки, в которые может быть подана заявка, и время, когда она будет исполнена. Например, формирование инициатором платежа заявки и ее акцепт руководителем подразделения – каждый понедельник до 16.00, выдача наличных средств по согласованным заявкам – среда, четверг, пятница после 11.00; безналичная оплата по заявкам первого приоритета – каждый четверг до 14.00 и т. д.

ОБРАЗЕЦ
Регламент проведения платежей

Регламент проведения платежей утверждается приказом генерального директора по предприятию и доводится до сведения всех сотрудников. Кстати, самое главное в регламенте платежей – уделить особое внимание тому, как будет проходить заявка, если нарушены сроки ее предоставления, превышен лимит по бюджетной статье. Это не только определит порядок действий в непредвиденной ситуации, но и будет мотивировать людей жестче следовать регламенту. Например, если нарушен срок формирования заявки, а в регламенте на этот случай предусмотрено общение с финансовым или генеральным директором, для подавляющего большинства сотрудников это серьезный стимул впредь заблаговременно информировать о любых платежах финансовую службу. Скачать регламент проведения платежей можно внизу под статьей.

Планируем поступления средств при составлении платежного календаря

Как это ни парадоксально, самое сложное – спланировать в платежном календаре сумму поступающих средств за день. Чаще всего действуют следующим образом. Поступления, запланированные в бюджете движения денежных средств, делят на количество рабочих дней в месяце и полученную цифру заносят в платежный календарь как входящий денежный поток одного дня. Собственно, другого решения и нет, особенно если речь идет о компании, работающей с розничными покупателями без заключения предварительных договоров. Но это необходимо учитывать, планируя выплаты. Например, у компании остатки на счетах на начало дня составляют 150 тыс. рублей, к поступлению ожидается 300 тыс. рублей. На основании этих данных запланировано оплатить счета на сумму 450 тыс. рублей. В итоге выяснится, что из запланированных 300 тыс. рублей до конца банковского дня поступило лишь 200 тыс. рублей. А весь платежный календарь надо переделывать. Более того, остатки на расчетных счетах были спланированы в ноль, а у предприятия на руках договор с банком, по которому оно обязуется поддерживать на счете неснижаемый остаток – 10 тыс. рублей. Ниже мы привели пример платежного календаря.

Платежный календарь образец

Лучше заранее определить, какую долю из запланированных к поступлению средств можно направить на оплату тех или иных счетов. Чаще всего это делается экспертным путем, исходя из опыта компании или же на основании анализа движения средств. Более того, в регламенте платежей лучше заранее определить размер страхового остатка средств на конец каждого рабочего дня, который будет приниматься в расчет при составлении платежного календаря.

А в дополнение ко всему не лишним будет в платежный календарь включить данные о существующих у компании невыбранных лимитах в рамках кредитных линий. Например, эту информацию можно указывать там же, где и сведения о входящих остатках. В таком случае сведения о финансовых возможностях предприятия в платежном календаре будут представлены максимально полно, и финансовый директор сможет эффективнее распоряжаться доступными ресурсами.

Определение приоритетов, если денег для оплаты всех счетов нет

Сегодня для многих компаний вполне характерна ситуация, когда доступных средств не хватает для оплаты всех акцептованных заявок. Как правило, это приводит к тому, что собирается совещание со всеми руководителями подразделений, в ходе которого обсуждается, какие платежи можно отложить. На подобную процедуру тратится немало времени и сил. Более оперативно управлять деньгами можно, если в каждой заявке будут указаны приоритет платежа и срок оплаты по договору. Располагая этими данными, финансовый директор сможет самостоятельно принимать решение о переносе тех или иных выплат на более поздние сроки. Как правило, в первую очередь погашается задолженность по заработной плате, перед бюджетом, банками. Вторая очередь – ключевые контрагенты, разрыв взаимоотношений с которыми грозит компании остановкой производства или существенными пенями. Третья очередь – все остальные платежи.

Кстати, для того, чтобы удобнее было отслеживать неоплаченные заявки, лучше не только указывать факт исполнения (или неисполнения заявки), но и предусмотреть в платежном календаре помимо классического деления платежей по статьям затрат также аналитику по контрагентам. Проще всего сформировать платежный календарь в Excel. Если создается платежный календарь в Excel, достаточно будет ввести дополнительный столбец, в котором указывать получателя. В итоге можно будет достаточно быстро вывести список дебиторов, которым нужно заплатить в ближайшее время.

Исполнение платежного календаря

После того как платежный календарь составлен, остается его актуализировать. Как правило, это делается в конце дня на основании выписки из системы «банк-клиент». Вместо плановых данных в платежный календарь вносятся сведения о фактически осуществленных оплатах, поступлениях и самое главное – остатках. При необходимости можно предусмотреть возможность ежедневного анализа отклонений плановых значений от фактических. Но, как правило, подобный анализ оправдан по итогам недели.

Еще один нюанс, который стоит учесть при составлении платежного календаря предприятия, – сделать укрупненный план поступлений и выплат с делением по неделям (а не по дням) на ближайший месяц. Это поможет лучше ориентироваться в предстоящих платежах, особенно если какие-то из них уже переносилось из-за нехватки средств.

Еще о том, как составить платежный календарь и как с ним работать, смотрите на видео. Рассказывает Елена Митрофанова, руководитель проектов ОФЭР компании IBS. Она также привела образец платежного календаря.

Видео

Мнение эксперта в статье

Понравилась статья? Поделить с друзьями:
  • Elden ring микелла как найти
  • Пост код 73 huananzhi x99 как исправить
  • Как составить договор на пассажирские перевозки
  • Как найти сообщение в мессенджере
  • Как найти мышку для компа