Как составить режим рабочего времени на предприятии

График рабочего времени необходим в каждой компании для правильной организации трудового процесса. Из материала вы узнаете о нюансах его составления.

Что такое график рабочего времени и кому он необходим?

Планировать и распределять время работы и отдыха в интересах каждого работодателя – это позволяет организовать непрерывный технологический процесс и при этом соблюдать определенные трудовым законодательством нормы.

Важно! График рабочего времени представляет собой документ, содержащий информацию о начале, продолжительности и окончании рабочего времени, а также о периодах междусменных перерывов.

График носит персонифицированный характер – в нем поименно расписывается режим труда и отдыха каждого работника фирмы.

Единой для всех формы этого документа не существует, но обычно его составляют в виде таблицы. Это позволяет понятно, лаконично и наглядно представить необходимую информацию.

Составление графика не является обязанностью работодателя – ст. 91 ТК РФ регламентирует только обязательный учет работодателем фактически отработанного каждым членом трудового коллектива рабочего времени.

Как организовать учет фактически отработанного работниками времени, узнайте из материалов нашего сайта:

• Унифицированная форма № Т-12 — бланк и образец;
• Унифицированная форма № Т-13 — бланк и образец.

Для небольших компаний с пятидневной рабочей неделей и двумя выходными необходимость в графике отсутствует – все нюансы труда и отдыха сотрудников достаточно предусмотреть только во внутрифирменном локальном акте (например, во внутреннем трудовом распорядке).

Другое дело – многосменный режим работы или выполнение трудовых функций работниками по скользящему графику. Здесь уже без грамотно составленного графика работы не обойтись. Как это сделать, расскажем в следующем разделе.

Как составить график рабочего времени?

Рассмотрим алгоритм составления графика работы сотрудников. Он включает 5 основных этапов:

• выбор учетного периода (месяц, квартал, год);
• продолжительность загрузки рабочего места в течение учетного периода (фонд времени обслуживания рабочего места в часах);
• определение нормы рабочего времени (исходя из максимально допустимой нагрузки);
• расчет нормативного числа работников;
• оформление результатов расчетов в форме графика.

Каждый рассчитываемый показатель индивидуален для различных категорий работников и производственно-технологических особенностей компании.

К примеру, в компании с сезонными особенностями работы разумно выбрать длительность учетного периода в 1 год, а при расчете фонда времени загрузки рабочего места ориентироваться на максимально допустимую нагрузку (ст. 104 ТК РФ). При круглосуточном режиме работы она составит 8 760 час. (365 дн. × 24 час.).

Важно! При расчете нормы рабочего времени для конкретного работника необходимо исключить перерывы в работе – отпуска всех видов, периоды нетрудоспособности, донорские дни и иные аналогичные периоды, в течение которых работник фактически не осуществляет свои трудовые функции.

Нормативная численность работников определяется простым математическим делением фонда времени обслуживания рабочего места на норму рабочего времени.

На последнем этапе формирования графика необходимо равномерно распределить нагрузку между членами трудового коллектива.

Важно! При оформлении графика необходимо учитывать законодательно установленное условие о как минимум 42 часах еженедельного непрерывного отдыха (ст. 110 ТК РФ).

После всех расчетов и наглядного оформления графика его необходимо разместить в наиболее доступном для обозрения месте и ознакомить с ним всех сотрудников.

Итоги

График рабочего времени обычно оформляется в табличной форме и содержит информацию о начале, продолжительности и окончании рабочего времени, а также о периодах отдыха.

Оформление этого документа не является законодательно установленной обязанностью работодателя, однако позволяет организовать непрерывный рабочий процесс и не нарушить нормы трудового законодательства.

Подготовлена редакция документа с изменениями, не вступившими в силу

Режим рабочего времени должен предусматривать продолжительность рабочей недели (пятидневная с двумя выходными днями, шестидневная с одним выходным днем, рабочая неделя с предоставлением выходных дней по скользящему графику, неполная рабочая неделя), работу с ненормированным рабочим днем для отдельных категорий работников, продолжительность ежедневной работы (смены), в том числе неполного рабочего дня (смены), время начала и окончания работы, время перерывов в работе, число смен в сутки, чередование рабочих и нерабочих дней, которые устанавливаются правилами внутреннего трудового распорядка в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, а для работников, режим рабочего времени которых отличается от общих правил, установленных у данного работодателя, — трудовым договором.

(в ред. Федерального закона от 30.06.2006 N 90-ФЗ)

(см. текст в предыдущей редакции)

Особенности режима рабочего времени и времени отдыха работников транспорта, связи и других, имеющих особый характер работы, определяются в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации.

Рациональное распределение рабочего времени позволяет успешно справляться с выполнением служебных обязанностей, повышать производительность труда, затрачивая минимум усилий. В соответствии с трудовым законодательством на предприятиях и в организациях производится учет рабочего времени сотрудников. Он позволяет точно рассчитывать их заработную плату, корректировать график работы и укреплять трудовую дисциплину. При учете трудовых затрат активно используются специальные компьютерные программы.

Значение и осуществление тайм-менеджмента

Рациональное распределение рабочего времени (тайм-менеджмент) позволяет:

• Выделить наиболее важные задачи, которые необходимо решить в рабочее время, определиться с очередностью их решения;
• Найти самые простые, эффективные и быстрые способы выполнения служебных заданий;
• Высвободить время на отдых, восполнение профессиональных знаний или решение дополнительных деловых вопросов. 

Планированием рабочего времени особенно важно заниматься тем, кто занят «свободной работой» (трудится удаленно по интернету, занимается домашним бизнесом, руководит рабочим коллективом и т. д.).

Использование матрицы Эйзенхауэра

Это один из наиболее популярных методов распределения рабочего времени. Его суть состоит в разделении служебных занятий по важности и срочности исполнения на четыре группы:

A. Дела первостепенной важности и срочности;
B. Важные, но не срочные занятия;
C. Срочные дела второстепенной важности;
D. Наименее важные задания, не требующие срочного выполнения.

При систематическом правильном подходе к распределению рабочих часов большая часть заданий относится к группе «В». Если их не успевают выполнить в запланированные рабочие дни, они переходят в категорию «А». 

Дела, относящиеся к категории «С», можно передать помощникам (например, руководитель отдела может перепоручить сотруднику упорядочение документации).

Правила и принципы распределения рабочего времени

Для удобства рабочий день разбивают на три части: начало, основное время работы и завершение.

На утренние часы обычно планируется выполнение самых трудоемких и наименее интересных дел. В этот период отдохнувший и позитивно настроенный человек способен работать с наибольшим энтузиазмом и отдачей. 

Планируя выполнение заданий в основное рабочее время, важно придерживаться следующих правил:

• Сосредоточиваться на выполнении неотложных дел, передавая решение вспомогательных вопросов помощникам;
• Установить для себя четкие реальные сроки выполнения задания («завершить составление отчета к 16.00») и строго их придерживаться;
• Поддерживать порядок на рабочем месте, чтобы избежать потери времени на поиск нужных документов или рабочих инструментов;
• Не распыляться на решение вопросов, отвлекающих от выполнения намеченной работы;
• По возможности выполнять рутинные задания «порциями», чередуя их с более интересными делами;
• Стараться избегать накопления заданий, относящихся к категории «А».

Завершающая часть дня отводится на подведение итогов и составление программы занятости на следующий рабочий день.

Как производится учет рабочего времени

Большая часть рабочего времени сотрудников предприятия или организации, как правило, уходит на выполнение служебных заданий и обсуждение деловых вопросов. 

При расчете заработной платы учитывается время, отработанное сотрудниками по графику, а также часы сверхурочной работы. 

Учет рабочего времени производится в соответствии с нормами Трудового кодекса, Федерального закона «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ. Фиксация временных затрат производится с использованием специальных учетных форм, утвержденных Постановлением № 1 Госкомстата России (от 1 января 2004 года).

Составлением подобных документов занимаются уполномоченные лица, которые сдают учетные сведения в бухгалтерию для расчета основных и дополнительных заработков сотрудников. 

Форма Т-12 заполняется вручную (составляется бумажный или электронный учетный документ). Форма Т-13 заполняется автоматически с помощью специальных компьютерных программ. 

В учетных документах фиксируются информация о трудозатратах в течение дня и месяца. При расчете временных затрат принимается во внимание режим работы предприятия. Учитывается наличие и продолжительность командировок, а также количество нерабочих дней (праздничных, выходных, отпускных и дней болезни).

Режимы работы предприятий 

График работы сотрудников в течение суток, недели и месяца зависит от их должности, а также от специфики  деятельности организации. Существуют следующие варианты рабочих режимов:

• Ежедневная работа с фиксированным количеством рабочих часов и выходных дней (например, с 8-часовым рабочим днем и отдыхом по субботам и воскресеньям);
• Работа с ненормированной занятостью. Оплачиваются часы, отработанные по норме. За рабочее время, потраченное сверх нормы, сотрудники получают дополнительный оплачиваемый отпуск сроком 3 дня и более;
• Работа по гибкому графику;
• Работа по сменам или с использованием вахтового метода;
• Почасовая занятость (разделение рабочего дня).

Подписывая трудовой договор, сотрудник соглашается с предусмотренным в нем режимом работы и правилами распределения рабочего времени, принятыми на данном предприятии.

В соглашении оговаривается:

• Продолжительность трудовой недели и количество выходных дней (например, 5-дневная работа, наличие «плавающих» нерабочих дней, работа через день и т. д.);
• Длительность рабочего дня или смены (8, 12, 24 часа), сокращение часов для сотрудников, относящихся к определенной категории (работников вредных и опасных производств, а также инвалидов или несовершеннолетних);
• Часы начала и окончания работы, а также время и длительность перерывов на обед и отдых (от 0.5 часа до 2 часов в зависимости от характера работы).

Контроль рабочего времени сотрудников производится с помощью учетного табеля, заполняемого по форме Т-12 или Т-13. Для ежедневной фиксации временных затрат работников используются, кроме того, компьютерные программы тайм-трекеры (системы управления рабочим временем), а также программы-календари, встроенные в электронные устройства.

---

Увидеть, кто и чем занят в рабочее время помогает многофункциональная DLP-система «СёрчИнформ КИБ».  

---

Заполнение учетного табеля

В табель ежедневно вносятся сведения о присутствии на рабочем месте или неявке сотрудников на работу. Здесь отражаются дни болезни, пребывания в оплачиваемом или неоплачиваемом отпуске, в командировке, а также часы ночной работы по графику и часы переработки.

Учетный табель заполняется на основании таких документов, как:

• Трудовой договор, подписанный между руководством предприятиям и сотрудником;
• Производственный календарь;
• График рабочих смен;
• Приказы об отправке сотрудника в командировку, предоставлении ему отпуска, привлечении к сверхурочным работам;
• Больничный лист;
• Справки об отсутствии на работе по уважительной причине.

При заполнении табеля используются условные обозначения (коды). Например, дневной работе соответствует символ «Я» или цифровой код 01, а ночной – «Н» или 02. Работу в праздники и выходные обозначают индексом «РВ» (03), пребывание на больничном – «Б» (19), в командировке – «К» (06). Сверхурочную работу отмечают буквой «С» (04).

Кроме форм Т-12 и Т-13 в организациях используются и другие учетные документы. Например, небольшие компании с постоянным стандартным режимом работы фиксируют в основном отклонения от работы по норме (сверхурочные часы, опоздания или неявки на работу). Крупные компании проводят так называемую «сплошную регистрацию» (фиксируют явку и неявку сотрудников, а также другие события, учитываемые при подсчете трудовых затрат).

Методы фиксации временных затрат

Для расчета заработной платы требуется поденная или суммированная фиксация времени, уходящего на выполнение служебных заданий.

Поденный метод 

Он подходит для организаций, работающих по обычному режиму с 5-дневной трудовой неделей и 8-часовой продолжительностью трудового дня.

Суммированный метод 

Применяется в более сложных случаях, когда соблюдение еженедельного и ежедневного графика работы затруднено. 

С помощью этого метода учитывают, например, часы, отработанные по режиму «сутки через трое», когда сотруднику приходится трудиться не только в будни, но также в праздники и выходные дни. График работы составляется не на конкретный месяц, а на определенный учетный период (квартал, полугодие, год). При этом переработка за счет праздничных и выходных дней учитывается в последующие месяцы, чтобы общее число отработанных часов не превысило установленную норму.

Продолжительность учетного периода не должна превышать 12 месяцев. Для предприятий с вредными и опасными условиями труда она должна составлять не больше 3 месяцев. Увеличение учетного периода (максимум до 1 года) допускается, если подобные производства работают по сезонному графику или с использованием прерывистого технологического режима.

Составление учетного табеля при сменном режиме работы

Сменный режим работы вводится на предприятиях с непрерывным производственным циклом  (например, на химических заводах, предприятиях системы водоснабжения), а также в службах аварийной технической и скорой медицинской помощи.

Если на предприятии возникает необходимость перехода на сменную работу или перевода на сменный режим отдельных сотрудников, издается приказ об изменении режима труда. 

Вносятся изменения в трудовой договор, составляются графики работы, в которых предусматривается чередование дней работы и отдыха.

В соответствии с трудовым законодательством:

1. Руководство обязано за 2 месяца предупредить сотрудников о переходе на сменный рабочий режим. Каждый работник должен подтвердить свое согласие с подобными изменениями. Если новый график сотруднику не подходит, ему могут предложить другую должность с прежним режимом работы. В ст. 77 Трудового кодекса РФ говорится о том, что в случае несогласия сотрудника на работу в новых условиях трудовой договор может быть расторгнут.
2. График сменной работы должен быть составлен за один месяц до перехода на новый режим работы, чтобы сотрудникам было легче адаптироваться к новым условиям труда.
3. Графики работы в 2, 3 или 4 смены составляются на определенный учетный период с таким расчетом, чтобы средняя продолжительность трудовой недели не превышала норму. Необходимо соблюдение общего баланса рабочего времени в данный период.

При составлении графиков учитывается допустимая продолжительность смены для различных категорий работников, устанавливается порядок перехода из одной смены в другую.

При расчете заработка фиксация трудозатрат производится методом суммирования его расхода на выполнение служебных обязанностей в обычные и выходные дни, а также на отдых. Учитываются дни отпуска и болезни.
На основании учетных данных за работу по сменам начисляется доплата (премиальные) и предоставляются дополнительные дни оплачиваемого отпуска.

При неправильном составлении сменного графика к окончанию учетного периода у отдельных работников может возникнуть недоработка или переработка.  

В случае снижения их доходов из-за недоработки полагается доплата до суммы среднего заработка. Если обнаруживается существенная переработка, то оплата сверхурочных часов производится в повышенном размере.

Использование программных средств 

Программные средства позволяют точнее учитывать затраты рабочего времени и составлять производственные календари. Примером такой программы является «1С:Документооборот». Это календарь, с помощью которого можно составлять производственные планы и контролировать трудозатраты на выполнение служебных заданий.

В личном календаре сотрудников размещают материалы (документы, файлы, письма, задания), необходимые им для повседневной работы, обмена информацией, составления отчетов. 

Программа автоматически напоминает о запланированных мероприятиях и встречах.

По мере надобности сотрудникам предоставляется полный или частичный доступ к календарям других пользователей. Так, например, начальник получает полный доступ к календарям подчиненных. Сотрудникам доступны сведения, касающиеся общих проектов или персональные данные коллег.

В календаре фиксируется отсутствие человека на работе с указанием причины (отпуск или командировка), сведения о коллегах, которые его заменяют.

Подобная информация автоматически рассылается уполномоченным пользователям. Производится переадресация входящих писем и сообщений.

Материалы сортируются по содержанию или дате поступления.

Для анализа ежедневных трудовых затрат в конце дня сотрудник составляет отчет, в котором указывает:

• Количество отработанных часов;
• Характер и объем выполненных заданий;
• Название проекта, в рамках которого проводилась работа.

Просматривая отчеты подчиненных, руководитель может анализировать затраты труда на выполнение различной работы, выбирать способы их сокращения.

***

Правильное распределение служебных обязанностей и грамотное составление графиков работы позволяет повысить продуктивность работы коллектива. Чтобы избежать ошибок в начислении заработной платы, необходимо ежедневно фиксировать затраты времени на выполнение служебных обязанностей. При этом важно учитывать особенности производственной деятельности и режимов работы предприятий.
Учетные операции производятся в соответствии с трудовым законодательством. Используются специальные формы отчетов и табелей, заполняемые вручную или автоматически с помощью тайм-трекеров (Yaware.Timetracker, Hubstaff, Noko, Harvest и других). Для фиксации рабочего времени и нарушений трудовой дисциплины, а также составления календарных планов работы используются специальные программы.

19.01.2021

Отправьте статью себе на почту

!

Важно! Обязательными для включения в ПВТР являются следующие условия:

• режим работы;
• время отдыха.

!

I. Рабочее время — время, в течение которого работник в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка и условиями трудового договора должен исполнять трудовые обязанности, а также иные периоды, которые нормативными правовыми актами Российской Федерации отнесены к рабочему времени.

Режим рабочего времени — порядок распределения времени работы в пределах определенного календарного периода (месяца, недели и т.п.).

Важно! Режим рабочего времени устанавливается каждым работодателем в зависимости от характера производства, особенностей трудового процесса, нормы рабочего времени, условий деятельности и иных факторов.

При формировании раздела ПВТР о режиме рабочего времени работодателю необходимо определить следующие параметры (ст. 100 ТК РФ):

1. продолжительность рабочей недели:

— пятидневная с двумя выходными днями;

— шестидневная с одним выходным днем;

— рабочая неделя с предоставлением выходных дней по скользящему графику;

— неполная рабочая неделя;

2. работа с ненормированным рабочим днем для отдельных категорий работников (при наличии таких в организации);

3. продолжительность ежедневной работы (смены), в том числе неполного рабочего дня (смены);

4. время начала и окончания работы;

5. время перерывов в работе;

6. число смен в сутки;

7. гибкое рабочее время;

8. разделение  рабочего дня на части;

9. чередование рабочих и нерабочих дней (например, предоставление выходных дней по скользящему графику) и др.

Важно! Для некоторых категорий работников федеральными органами исполнительной власти могут быть установлены особенности режима рабочего времени, которые работодателю необходимо учитывать при составлении ПВТР.

Например, такие особенности установлены для работников транспорта, для работников связи.

Если по условиям производства или при выполнении отдельных видов работ не может быть соблюдена ежедневная или еженедельная продолжительность рабочего времени, допускается введение суммированного учета рабочего времени. При этом, продолжительность рабочего времени за учетный период (не более одного года) не должна превышать нормального числа рабочих часов (из расчета 40 часов в неделю).

В таком случае работодателю необходимо в разделе ПВТР «Режим рабочего времени» предусмотреть порядок введения суммированного учета рабочего времени.

Если для конкретного работника по соглашению сторон устанавливается иной режим работы, то у работодателя отсутствует обязанность вносить изменения в ПВТР.

В данном случае режим работы, отличающийся от принятого в организации, должен быть отражен в трудовом договоре с работником (дополнительном соглашении к трудовому договору) в качестве обязательного условия.

Однако если иной режим работы в силу закона установлен для отдельной категории (группы) работников, это обстоятельство следует отразить в Правилах ВТР.

!

II. Время отдыха — время, в течение которого работник свободен от исполнения трудовых обязанностей и которое он может использовать по своему усмотрению.

Видами времени отдыха, согласно ст. 107 ТК РФ, являются:

• перерывы в течение рабочего дня (смены);
• ежедневный (междусменный) отдых;
• выходные дни (еженедельный непрерывный отдых);
• нерабочие праздничные дни;
• отпуска.

Важно! В ПВТР следует указать все виды времени отдыха, предоставляемого работникам с учетом требований ст. 107 ТК РФ.

При установлении порядка предоставления перерывов для отдыха и питания (обеденный перерыв) необходимо указать:

• время его начала и окончания;
• продолжительность. Минимальная продолжительность такого перерыва – 30 минут в день, максимальная — 2 часа в день;
• условие о том, что такой перерыв не предоставляется работникам, если установленная им продолжительность ежедневной работы (смены) не превышает четырех часов;
• перечень работ, где по условиям производства (работы) предоставление перерыва для отдыха и питания невозможно, а также места для отдыха и приема пищи в рабочее время для таких случаев.

При необходимости предоставления специальных перерывов, обусловленных технологией и организацией производства и труда, должен быть указан перечень работ, предусматривающих предоставление работникам в течение рабочего времени таких перерывав, а также порядок их предоставления.

По аналогии с индивидуальными условиями режима рабочего времени закон допускает установление конкретному работнику времени отдыха, отличающегося от общего порядка, установленного работодателем. Такие индивидуальные условия также не обязательно включать в ПВТР, достаточно отразить их в трудовом договоре (дополнительном соглашении к трудовому договору).

В ПВТР следует указать, какие конкретно дни недели являются выходными. Общий порядок может предусматривать несколько режимов  рабочего времени и времени отдыха. В этом случае условия о выходных днях для каждой из категорий работников определяются отдельно.

Важно! Устанавливая в ПВТР выходные дни, работодателю следует руководствоваться правилом о том, что в Российской Федерации общим выходным днем является воскресенье.

Таким образом, при пятидневной рабочей неделе второй выходной день должен быть установлен правилами внутреннего трудового распорядка либо коллективным договором. Выходные дни, как правило, предоставляются подряд (в любой последовательности, но в очередь друг за другом).

При шестидневной рабочей неделе  выходной день только один, и он должен быть предоставлен в воскресенье. Из общих правил есть исключение. Так, если приостановка работы в выходные дни невозможна, например, при непрерывном производстве, то ПВТР с учетом ч. 3 ст. 111 ТК РФ должны предусматривать предоставление выходных в различные дни недели поочередно каждой группе работников.

В ПВТР должно быть указано, что при сменной работе выходные предоставляются согласно графику.

При установлении продолжительности еженедельного непрерывного отдыха, следует руководствоваться требованиями ст. 110 ТК РФ, согласно которым такой вид отдыха не может быть менее 42 часов (за исключением случаев, когда вводятся специальные меры в сфере экономики, а Правительство Российской Федерации установило особенности правового регулирования трудовых отношений в отдельных организациях, их структурных подразделениях и на отдельных производственных объектах).

Для отдельных категорий работников, как правило, имеющих особый характер работы, нормативными правовыми актами Российской Федерации может быть предусмотрено, что при суммированном учете рабочего времени является допустимым уменьшение продолжительности еженедельного непрерывного отдыха  в отдельные недели по сравнению с установленной законодательством. Однако за учетный период такая продолжительность должна составить в среднем не менее 42 часов.

Регламентируя в ПВТР условия и порядок предоставления  ежегодного основного оплачиваемого отпуска,  необходимо указать его продолжительность:

• минимальная — 28 календарных дней (ч. 1 ст. 115 ТК РФ);
• если в организации имеются работники, которым положен удлиненный отпуск  (ч. 2 ст. 115 ТК РФ), работодателю следует это отразить.

В ПВТР также необходимо перечислить все виды дополнительных ежегодных оплачиваемых отпусков, предоставляемых работникам в случаях, предусмотренных ТК РФ, иными федеральными законами, коллективными договорами и соглашениями.

Это могут быть отпуска:

• установленные законодательством, например,

— работникам за работу во вредных или опасных условиях труда,

— работникам, имеющим особый характер работы,

— работникам с ненормированным рабочим днем,

— работникам, работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях,

• отпуска, предоставляемые работникам по инициативе работодателя, например, за стаж работы.

Перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем приводят в ПВТР. Допускается оформление такого перечня в виде приложения к правилам в качестве их неотъемлемой части.

Включение в ПВТР информации о перечне нерабочих праздничных днях является правом работодателя, а не обязанностью.