Как составить резюме на вакансию помощник руководителя

Резюме личного помощника руководителя — это визитная карточка специалиста, своего рода инструмент, который необходим, чтобы как можно выгоднее «продать» свои профессиональные знания, умения и навыки работодателю. Грамотный подход к составлению этого документа основывается на предварительном анализе рынка соответствующих вакансий, оценке и умелом формулировании собственных навыков и опыта.

Правила по составлению резюме

Помощник руководителя — иногда он именуется личным секретарем или ассистентом руководителя (менеджера) — это правая рука человека, возглавляющего организацию или какое-то направление деятельности, поэтому к претенденту на должность предъявляются серьезные требования. Порядок подготовки успешного резюме секретаря (помощника) руководителя следующий:

1. Прежде чем приступать к написанию документа, следует найти 8-10 описаний вакансий, которые интересны соискателю, из каждого в отдельный файл скопировать требования и должностные обязанности, удалить повторы. В итоге должны получиться два списка: обязанностей и требований. Эти списки помогут оценить свое соответствие этой группе вакансий, насколько такая работа интересна соискателю, а в дальнейшем позволят в наиболее выгодном свете сформулировать текст резюме.
2. Продумать структуру резюме. Если оно составляется на каком-либо рекрутинговом сайте, структура уже задана системой.
3. Заполнить каждый раздел резюме.
4. Оптимизировать текст, вписав в него ключевые слова. Этот пункт особенно важен, если резюме размещается на рекрутинговых сайтах, в этом случае оно проходит отбор дважды: ботом сайта и менеджером по персоналу потенциального работодателя. От количества и адекватности ключевых слов и фраз в тексте зависит то, насколько успешно и часто резюме выдается потенциальным работодателям при их запросе в поисковой строке сайта. Для работы менеджера по персоналу они тоже необходимы: первоначально менеджеры обычно не вчитываются в резюме, просматривают его бегло и отсеивают, если в нем нет упоминаний важных для них слов или фраз.
5. Разместить резюме на ресурсе или направить в интересующую компанию.

Оформляем резюме по блокам

Резюме — это структурированный документ, каждый его раздел посвящен отдельному вопросу презентации соискателя. Составляя резюме на должность помощника руководителя, необходимо позаботиться о том, чтобы его текст полностью соответствовал требованиям потенциального работодателя. Начиная с названия, которое должно дублировать название интересной вам вакансии. Часто к резюме на эту вакансию просят прикрепить фото. Как бы это ни звучало, но руководитель выбирает в том числе и по внешнему виду.

Персональная информация

Раздел «Персональная информация» посвящен личным данным соискателя:

• Ф.И.О.;
• дата рождения;
• место проживания. Если это крупный город, уточняется район или станция метро;
• готовность к командировкам;
• зарплатные ожидания;
• контактная информация: телефон, адрес электронной почты, социальные сети. Можно указать, какой способ связи является приоритетным.

Образование

На вакансию секретаря топ-менеджера компании часто требуется соискатель с высшим образованием: экономика, менеджмент, гуманитарные специальности. Но для некоторых достаточно и среднего специального в сочетании с опытом работы. Поэтому в резюме личного помощника руководителя в разделе «Образование» следует указывать не только дипломы об образовании, но и сертификаты о прохождении дополнительных курсов, мастер-классов, программ повышения квалификации. Указывать необходимо только те из них, которые соответствуют вакансии. Рассказывать о том, что соискатель имеет диплом мастера по маникюру, не нужно, если это отдельно не оговорено в требованиях.

Опыт работы

Раздел «Опыт работы» посвящен тому, где раньше трудился соискатель. Здесь необходимо указывать только тот опыт, который соответствует желаемой вакансии.

Описание опыта включает в себя подразделы, каждый из которых посвящен отдельному месту работы и включает в себя:

• наименование организации, период работы, занимаемую должность;
• обязанности, в резюме помощника руководителя следует списком перечислить, чем занимался соискатель в организации;
• достижения, конкретные результаты. Идеально, если они представлены в цифрах, если нет — опишите их подробно словами;
• причины увольнения. Этот пункт встречается не всегда, писать на эту тему надо осторожно: не стоит говорить о конфликтах с бывшим начальством, если таковые имели место, либо, если соискатель уволен не по его желанию, а по статье, — о причинах ухода стоит умолчать.

Прописывая должностные обязанности помощника руководителя для резюме в каждом из пунктов следует исходить из тех формулировок, которые приведены в описаниях понравившихся вакансий. Речь не идет о вранье: не следует писать того, чего не было, — обман вскроется если не на собеседовании, то в первые дни работы. Необходимо продумать, как подать собственный, реально имеющийся опыт, чтобы он соответствовал требованиям вакансий.

Поскольку следует учитывать необходимость оптимизации текста, как правило, ключевыми фразами для раздела с должностными обязанностями секретаря главы компании являются:

1. Полная административная и информационная поддержка руководителя.
2. Согласование документов.
3. Составление графиков, таблиц.
4. Прием звонков.
5. Планирование, организация и сопровождение рабочего дня руководителя.
6. Ведение личного календаря руководителей на ежедневной основе (встречи, графики, поездки).
7. Отслеживание исполнения поручений начальства.
8. Организация и участие в совещаниях и переговорах, протоколирование.
9. Организация встреч начальника и прием посетителей.
10. Организация и обеспечение деловых поездок и отдыха начальника: оформление виз; аренда вилл, яхт, автомобилей; заказ частных самолетов, трансферов, VIP-залов; бронирование отелей и ресторанов.
11. Решение организационных и хозяйственных вопросов.
12. Travel-поддержка руководителя.

Ключевые навыки

Ключевые навыки — это конкретные умения, которыми располагает соискатель и которые необходимы для выполнения работы помощника. Перечисляются умения, необходимые для вакансии. Умения, с ней не связанные, упоминать не нужно.

Как правило, от соискателя требуются такие навыки:

• делопроизводство;
• деловой этикет;
• высокая скорость печати;
• электронный документооборот;
• ведение переговоров;
• владение оргтехникой;
• протоколирование;
• travel-поддержка;
• event-management;
• lifestyle-management;
• свободное владение английским языком.

Профессиональные качества

Профессиональные качества, которые указываются в резюме помощника менеджера, должны отражать его личностную готовность к выполнению обязанностей помощника. Среди важных качеств, которыми обладают помощники руководителей:

• аккуратность;
• внимательность к деталям;
• высокий уровень самоорганизации;
• вежливость;
• дипломатичность;
• доброжелательность;
• инициативность;
• исполнительность;
• пунктуальность;
• стрессоустойчивость;
• самостоятельность;
• умение расставлять приоритеты;
• честность;
• энергичность;
• ответственность;
• высокая психологическая адаптивность.

Дополнительные сведения

В разделе дополнительных сведениях указывается информация, которая не связана с должностью напрямую, но поможет глубже раскрыть характер, жизненную позицию соискателя. Например, семейное положение, наличие детей или наличие автомобильных прав.

Это не ключевой раздел резюме, перегружать его информацией не нужно.

Образец резюме помощника руководителя

Скачивайте
резюме

Размещайте
онлайн

Примеры резюме в смежных специализациях:

• Секретарь
• Пресс-секретарь
• Секретарь-референт
• Помощник руководителя
• Секретарь-делопроизводитель

Общие рекомендации по оформлению резюме

Анкеты соискателей на роль персонального помощника руководителя проходят тщательный отбор. Сначала откровенно неудачные CV «отсеивает» нанимающий менеджер. Оставшиеся резюме просматривает непосредственно шеф, так как с личным ассистентом он будет проводить большую часть рабочего времени. В крупных компаниях первичный скрининг резюме проводится системой управления кандидатами (ATS).

Как составить идеальный документ:

• Будьте лаконичны. Постарайтесь обойтись без громоздких формулировок и неуместных эпитетов. Готовая анкета должна занимать ровно 1 страницу формата А4.
• Пишите грамотно. Персональный ассистент много работает с текстом: составляет и редактирует документы, участвует в подготовке материалов к совещаниям и речей для выступлений руководителя. Наличие ошибок и опечаток в анкете однозначно сыграет против вас.
• Загрузите фотографию. Внешность для помощника руководителя играет не последнюю роль. Вы будете сопровождать босса на многих бизнес-мероприятиях, а также — встречать гостей в приемной.
• Уделите внимание оформлению резюме. Зацепить взгляд босса помогут диаграммы, тематические значки, четкая структура. Если устраиваетесь в компанию, связанную с креативной деятельностью (например, в фотостудию или digital-агентство), можете добавить цветные блоки.

Опыт работы в резюме ассистента руководителя

В данном разделе опишите свой релевантный опыт. Подойдет позиция не только ассистента руководителя, но и секретаря или персонального помощника.

Укажите название компании, период работы, занимаемую должность и перечислите 6-7 выполняемых вами обязанностей.

Добавьте в раздел 2-3 профессиональных достижения за последние два года. Чтобы представить себя как эффективного сотрудника, подберите результаты с количественными показателями.

Пример опыта работы в резюме личного ассистента руководителя:

ОПЫТ

• Период:

  Октябрь 2012 — Сентябрь 2022 года

• Организация:

  ООО «Опцион»

• Должность:

  Ассистент руководителя

• Обязанности:

  — помощь в планировании рабочего времени;
  — организация личного приема посетителей;
  — согласование телефонных переговоров и деловых встреч;
  — участие в ведении переписки с бизнес-партерами и клиентами;
  — организация командировок руководителя;
  — передача поручений начальника по каналам связи;
  — составление проектов локальных нормативных актов;
  — ведение информационно-справочной базы;
  — выполнение личных поручений руководителя;
  — уход за оргтехникой, заказ канцтоваров;
  — подготовка отчетности.
  Достижения (за 2 года):
  — добилась повышения удовлетворенности посетителей приемной на 30%;
  — сформировала информационную базу, включающую 700+ контактов;
  — оптимизировала командировочные затраты и сократила расходы на 15%;
  — внедрила новую систему электронного документооборота.

Что делать, если нет опыта

При отборе претендентов на должность ассистента руководителя большинство компаний рассматривают кандидатов без релевантного опыта. Поэтому, если вы не успели поработать по специальности, не пытайтесь ввести будущего шефа в заблуждение.

Честно напишите, что вы новичок в профессии, но при этом имеете соответствующее образование и готовы применить полученные знания на практике.

Дополнительно расскажите о своих сильных чертах характера. Чтобы произвести впечатление человека, который не боится сложностей, укажите такие компетенции, как уверенность, энергичность, разносторонность, находчивость.

Образование в резюме ассистента руководителя

Высшее образование вам потребуется только при устройстве в корпорации. В остальных случаях наличие диплома необязательно, но будет весомым преимуществом.

В данном разделе укажите название вуза или колледжа, год выпуска, факультет и специальность.

Особое внимание уделите блоку с курсами повышения квалификации. Чтобы у шефа не оставалось сомнений в вашей компетентности, добавьте сюда пару профильных программ. По возможности укажите курсы, пройденные в течение последних 3-5 лет.

Образец готовых разделов в резюме ассистента руководителя:

ОБРАЗОВАНИЕ

• Учебное заведение:

  РТУ МИРЭА, Бакалавр

• Факультет:

  Институт технологий управления

• Специальность:

  Документовед

• Год окончания:

  2012

КУРСЫ

• Год окончания:

  2022

• Название курса:

  Assistant PRO

• Проводившая организация:

  УЦ «Карьера Профи»

• Год окончания:

  2019

• Название курса:

  Личный помощник руководителя

• Проводившая организация:

  Moscow Business School

Профессиональные навыки в резюме ассистента руководителя

Личный ассистент руководителя — достаточно обширное понятие, которое предполагает владение несчетным количеством профессиональных навыков. Для перечисления всех полезных умений не хватит и трех резюме.

При заполнении данного блока в резюме ассистента руководителя нужно ориентироваться на требования, обозначенные в вакансии.

Чтобы анкета успешно прошла сканирование системой ATS и проверку нанимающим менеджером, добавьте в этот блок 5-6 ключевых слов из вакансии. Размещайте только такие умения, которые сможете применить на практике. Напротив главных hard skills отметьте уровень владения.

Пример профессиональных навыков в резюме ассистента руководителя

Тайм-менеджмент	Microsoft Office
1С:Документооборот 8.3	Делопроизводство
Travel-поддержка	Деловой этикет
Грамотная речь	Супервайзинг
Цифровой этикет	Телефонные переговоры
Протоколирование	Работа с поручениями
Организация мероприятий	Управление конфликтами

Не оставляйте без внимания блок «Владение языками». Достаточно часто руководителям приходится приглашать переводчиков на бизнес-встречи с иностранными партнерами. Если вы сможете взять на себя эту роль, фирма сэкономит на привлечении дополнительных специалистов. Поэтому такой ценный навык, как уверенное владение английским, отправит остальных кандидатов в «нокаут». Укажите уровень своего знания по международной классификации.

Личные качества ассистента руководителя

Половина работы ассистента руководителя опирается именно на личные качества. Вам придется держать в памяти огромное количество информации и уметь быстро переключаться между десятками разноплановых задач.

Чтобы показать готовность к таким нагрузкам, укажите в данном разделе работоспособность, стрессоустойчивость, оперативность, дисциплинированность.

Дополнительно отметьте 1-2 soft skills, свидетельствующих о вашей способности находить общий язык с людьми (коммуникабельность, вежливость, толерантность, отзывчивость). Этот навык понадобится вам при общении с сотрудниками фирмы, гостями и деловыми партнерами директора.

Образец личных качеств в резюме ассистента руководителя

Организованность	Коммуникабельность
Работоспособность	Тактичность

Заполните раздел «Хобби». На первый взгляд, данный блок не имеет отношения к работе. Но наличие интересных увлечений представит вас как разностороннюю и яркую личность. При этом не переусердствуйте, ограничьтесь 2-3 пунктами:

ХОББИ

• Медитация. Верховая езда. Чтение литературы по психологии.

Что писать в разделе «О себе» в резюме помощника руководителя

Несмотря на название блока, не рекомендуем писать в нем о личной жизни. Подобные лирические отступления смотрятся неуместно в деловых документах.

Используйте раздел «О себе», чтобы рассказать о карьерных планах, интересном опыте, сложных ситуациях, из которых вы выходили победителем.

Работа ассистента руководителя редко ограничивается обязанностями, прописанными в должностной инструкции. Иногда поручения шефа выходят далеко за рамки круга ответственности персонального помощника. Раздел «О себе» предоставляет отличный шанс раз и навсегда обозначить границы дозволенного. Если у вас есть табу, обязательно напишите о них. Например, так:

О СЕБЕ

• Настроена на плодотворные рабочие отношения. Нормально отношусь к поручениям личного характера, за исключением выполнения обязанностей домохозяйки и «приятного времяпровождения». Кулинарные способности ограничиваются приготовлением кофе. На выходных готова к работе в удаленном режиме с 09.00 до 13.00 часов.

Не бойтесь спугнуть потенциального начальника. Руководитель, который уважает своих сотрудников, нормально отнесется к подобным заявлениям. Зато вы обезопасите себя от слишком наглого босса, считающего, что некоторые «деликатные» поручения личный помощник обязан выполнять по умолчанию.

Более классический вариант раздела «О себе»:

О СЕБЕ

• Владею основами психологии. Отлично чувствую атмосферу в офисе и знаю, как ее улучшить. Быстро ориентируюсь в нестандартных ситуациях и принимаю оптимальные решения. Стремлюсь к совершенствованию профессиональных навыков. Планирую освоить курс «HR-аналитика». Нахожусь на связи практически 24 часа в сутки, готова к сверхурочной работе.

Рекомендации по заполнению контактных данных

В этом блоке, помимо обязательных контактных данных (телефона и электронной почты), оставьте ссылки на скайп, мессенджеры и профиль в социальных сетях.

Обязательно укажите название ближайшей к вашему дому станции метро или остановки.

В некоторых случаях персональные помощники могут работать удаленно, но совсем без посещения офиса редко можно обойтись. Начальнику будет полезно знать, сколько времени у вас уходит на дорогу.

Пример:

КОНТАКТЫ

• Телефон:

  +7 936 000-00-01

• Email:

  alekseeva@myresume.ru

• VK:

  /alekseeva_myresume/

Заключение

Следуйте нашим рекомендациям, и ваше резюме ассистента руководителя не оставит другим кандидатам ни единого шанса на трудоустройство. А чтобы старания не пошли даром, направляйте документ на email компании в формате pdf. Готовые шаблоны можно выбрать и заполнить здесь.

Шаблоны, созданные профессионалами

Все шаблоны составлены ведущими HR-специалистами: четкая структура,
улучшенная читабельность и красивое оформление

Резюме

Сопроводительные письма

Настроение

Универсальный шаблон со стильными минималистичными деталями

Свобода

Элегантный шаблон резюме с инфографическими элементами

Возрождение

Привлекательный формат резюме с инфографикой для творческих натур

Интуитивность

Бланк с правильной структурой и оригинальными цветными акцентами

Утонченность

Лаконичный макет резюме с четкими линиями и правильной структурой

Воображение

Современное резюме на работу с интересными графическими решениями

Великолепность

Яркий шаблон резюме для любителей нестандартных решений

Классический

Стандартный бланк резюме для приверженцев классического стиля

Как исполнительный помощник, вы привыкли иметь дело с большими ожиданиями от вашего босса. Организованность, решение проблем и написание резюме — ваши специальности.

Хорошо, последнее, вероятно, застало вас врасплох. В конце концов, вы читаете эту статью, потому что вам может понадобиться небольшая помощь с резюме помощника руководителя.

Что ж, вы попали в нужное место. Мы проведем вас через весь процесс создания выдающегося резюме помощника руководителя.

Как оформить резюме помощника руководителя

Первый шаг: вам нужно определиться с форматом вашего резюме помощника руководителя.

Определенная информация должна действительно бросаться в глаза работодателям, и выбор правильного формата резюме поможет вам подчеркнуть это важное содержание.

В настоящее время наиболее распространенным форматом резюме является «обратно-хронологический» формат. Это лучший выбор для резюме помощника руководителя.

Конечно, есть и другие форматы резюме, которые стоит рассмотреть…

• Функциональное резюме. В этом формате основное внимание в резюме уделяется навыкам, а не профессиональному опыту. Это хороший вариант, если у вас нет большого опыта, вы переходите в новую отрасль или у вас есть пробелы в вашем опыте работы.
• Комбинированное резюме. Как вы уже догадались, комбинированное резюме представляет собой гибрид «функционального» и «обратно-хронологического». Он фокусируется как на навыках, так и на опыте работы. Комбинированное резюме работает лучше всего, если у вас большой опыт работы или вы пытаетесь сменить отрасль.

Теперь, когда вы выбрали формат своего резюме, пришло время правильно его оформить.

Вот основные принципы компоновки, которым вы должны следовать:

• Поля — поля в один дюйм со всех сторон
• Шрифт. Выберите шрифт, который будет выделяться. Только не сходи с ума. Хорошо: Ubuntu, Roboto и т. д. Плохо: Comic Sans
• Размер шрифта. Идеальные размеры шрифта: 11–12 пунктов для обычного текста и 14–16 пунктов для заголовков.
• Междустрочный интервал — используйте межстрочный интервал 1,0 или 1,15.
• Длина резюме. В идеале вы должны ограничиться 1 страницей. Возникли проблемы с размещением всего на одной странице? Ознакомьтесь с этими одностраничными шаблонами резюме.

Профессиональный совет:

• Думайте о своей аудитории при разработке и написании резюме. Единственный человек, которого вам абсолютно необходимо убедить в том, что вы подходите для этой работы, — это «руководитель», которому вы будете помогать. А, как известно, руководители — люди занятые. Сделайте свое резюме максимально кратким. Это означает быть избирательным в отношении того, какой контент включать. Подробнее об этом позже.

Используйте шаблон резюме помощника руководителя

Мы постоянно слышим это от помощников руководителя: «Мои прошлые начальники всегда были старомодными, так почему бы мне просто не создать простое резюме в Word».

Может быть, это и так, но мы знаем, как создать эффектное резюме за то же время, что и «простая» версия Word. Просто используйте шаблон резюме помощника руководителя.

Что включить в резюме помощника руководителя

Основными разделами резюме помощника руководителя являются…

• Контакты
• Резюме резюме
• Опыт работы
• Образование
• Навыки и умения

Если вы хотите, чтобы ваше резюме выделялось больше, вы также можете попробовать следующие необязательные разделы:

• Организации
• Языки
• Интересы и хобби

Давайте пройдемся по каждому из этих разделов и обсудим, как правильно развивать каждый из них.

Все еще не ясно, в каких разделах использовать? Ознакомьтесь с нашим руководством о том, что добавить в резюме.

Как правильно получить контактную информацию

Вы будете шокированы тем, как часто люди ошибаются в своей контактной информации. И эти маленькие ошибки могут сразу помешать вам пройти собеседование на должность. Это может быть пропущенная цифра в вашем номере телефона. Или адрес электронной почты, который не очень профессионально.

В качестве контактной информации укажите:

• Имя
• Название — Зачем изобретать велосипед с этим? Используйте исполнительный помощник.
• Номер телефона. Проверьте дважды, трижды. Одна опечатка, и шансов на то, что работодатель свяжется с вами, уже нет.
• Адрес электронной почты. Используйте профессиональный адрес электронной почты (имя.фамилия@gmail.com); если у вас его еще нет, создайте новую учетную запись Gmail специально для поиска работы.
• (Необязательно) Местоположение — это не обязательно, но компания может запросить его в рамках процесса проверки.

Правильный пример

• Марк Баумер — исполнительный помощник. 101-358-6095. [email protected]

Неправильный пример

• Марк Баумер — В погоне за новыми возможностями. 101-358-6095. футболфорлайф@gmail.com

Как написать резюме или цель резюме помощника руководителя

Знаете ли вы, что рекрутеры в среднем тратят менее 6 секунд на просмотр резюме? Если бы вы просто сказали: «Вау, верно?» тогда мы можем подтвердить его истинность.

Имея это в виду, урок для вас таков: рекрутер должен знать, что вы подходите для его работы с одного взгляда. В противном случае ваше резюме даже не будут читать.

Какой самый быстрый способ зацепить вашего читателя и убедиться, что он или она прочитает ваше резюме?

Легко, напишите эффективное резюме или цель резюме.

И резюме резюме, и цель — это разделы, которые идут в верхней части вашего резюме под разделом контактной информации.

Однако резюме и цель резюме — это не одно и то же, и вы никогда не будете использовать оба. Основное различие между двумя разделами заключается в том, что…

Резюме резюме представляет собой резюме из 2-4 предложений о вашем профессиональном опыте и достижениях.

Это ваша возможность сделать смелое заявление, которое немедленно скажет рекрутерам, что им следует продолжать читать. Это «крючок».

Пример резюме помощника руководителя

• Профессионал исполнительного менеджмента с 7-летним опытом работы в качестве помощника директора по маркетингу в секторах логистики и транспорта. Подтвержденная способность адаптироваться к постоянно меняющимся требованиям и координировать графики командировок, организовав 38 отдельных командировок для директора по маркетингу в 2019 году.

С другой стороны, цель резюме — это снимок из 2-4 предложений ваших профессиональных целей и стремлений.

Пример цели резюме помощника руководителя

• Недавний выпускник программы высшего руководства Тринити-колледжа с двухлетним опытом работы в офисной администрации. Управлял планированием и подготовкой к встрече финансового планировщика в качестве штатного офисного помощника, а также завершал учебу. Хочу применить имеющиеся у меня организационные и деловые навыки в офисе C-level.

Итак, какой из них вы выбираете? Резюме или цель?

Из приведенных выше примеров вы заметите, что резюме резюме используется людьми, которые более продвинуты в своей карьере или, по крайней мере, имеют некоторый непосредственный опыт работы в той роли, на которую претендуют.

Цель резюме лучше подходит для тех, кто плохо знаком с какой-либо областью (студент, выпускник или меняет профессию). Таким образом, цель имеет тенденцию читаться немного более амбициозной.

Как сделать так, чтобы ваш опыт работы по вводу данных выделялся

Какой раздел резюме интересует работодателей больше всего? Опыт работы.

Компании хотят видеть, что вы раньше работали на аналогичных должностях или в организациях. Вот как структурировать раздел об опыте работы:

• Название должности
• Даты
• название компании
• Обязанности и достижения

Что делать, если у вас нет опыта работы?

Этот вопрос постоянно задают студенты и недавние выпускники. И, честно говоря, это вызов, который применим ко всем видам работ, а не только к помощникам руководителей.

Правда в том, что вам нужно работать с тем, что у вас есть. Скорее всего, вы хотя бы работали летом или стажировались. Перечислите эти должности, но укажите только те обязанности или достижения, которые имеют непосредственное отношение к должности помощника руководителя.

Если у вас нет опыта работы, перечислите соответствующие школьные проекты, курсы и волонтерскую работу, которые доказывают, что вы могли бы стать успешным помощником руководителя.

Если вы студент или недавний выпускник, вы можете ознакомиться с нашим руководством о том, как составить резюме студента !

Используйте слова действия, чтобы обновить свое резюме помощника руководителя

• Работал над
• Поддерживается
• Общался

Что общего у этих слов? Ну, они действительно мало что говорят. Это не сильные слова, которые передают конкретные действия.

Отличная стратегия написания резюме — использовать очень специфические глаголы или сильные слова, чтобы выделить свои обязанности и достижения. Вот лишь некоторые из них, которые имеют отношение к исполнительным помощникам:

• Организованный
• по расписанию
• Написал
• Скоординированный
• Удалось
• рекомендуемые
• Делегированный
• Задокументировано
• Решено
• Советовал

Как правильно указать образование

Следующий раздел в любом резюме помощника руководителя — это раздел «Образование».

Здесь нет настоящих трюков. Просто укажите свой образовательный опыт в обратном хронологическом порядке. Вот как это должно выглядеть:

• Тип степени и специальность
• Название университета
• Годы обучения
• Средний балл, награды, курсы и любые соответствующие проекты или опыт.

Вот пример:

Бакалавр бизнес-администрирования

Миланский университет

2014 — 2018

• Соответствующие курсы: Advanced Microsoft Office, Управление информацией и рабочими процессами, Стратегии делового общения
• Работал вице-президентом по мероприятиям Международной ассоциации бизнес-студентов.
• Средний балл: 3,6/4,0

Довольно просто, правда?

Прежде чем двигаться дальше, вот несколько типичных вопросов, которые мы получаем об образовании в резюме, а также ответы на них:

• Что, если я еще не закончил колледж или университет или бросил учебу?

Вы все еще должны упомянуть свою степень. Просто укажите годы обучения. Если вы все еще учитесь, поставьте «Настоящее» в качестве даты окончания. Например, 2017 – настоящее время.

• Нужно ли указывать свое среднее образование?

Только если у вас нет высшего образования. Если у вас есть диплом колледжа или университетская степень, очевидно, что вы закончили среднюю школу.

• Что на первом месте в моем резюме: образование или опыт?

Если у вас есть соответствующий опыт работы, то это должно быть указано первым. Если нет, то сначала идет образование.

Остались вопросы? Ознакомьтесь с нашим руководством о том, как указать образование в резюме.

30 лучших навыков для резюме помощника руководителя

У каждого работодателя есть определенный набор навыков, которые они ищут в кандидатах. Обычно они указаны прямо в описании вакансии. И когда они видят их в резюме, они автоматически обращают внимание на то, что читают.

Вы, вероятно, можете догадаться о многих из соответствующих навыков для вашей сферы деятельности. Но на всякий случай, вот некоторые из наиболее востребованных навыков для помощников руководителя.

Hard Skills для помощника руководителя:

• Microsoft Word, Excel, Outlook, Powerpoint, SharePoint
• Управление базами данных
• Управление календарем
• Онлайн-исследование
• Знание бизнеса

Soft Skills для помощника руководителя:

• Общение (письменное и устное)
• Расстановка приоритетов и решение проблем
• Организация и планирование
• Внимание к детали
• Телефонный этикет
• Осмотрительность
• Эмоциональный интеллект
• Обязанность
• Работа в команде и делегирование
• Менеджмент и обучение
• Гибкость и эффективность

Профессиональный совет:

• «Мягкие навыки» особенно важны для помощников руководителя, которым необходимо построить доверительные отношения и установить хорошие отношения с обычно требовательным человеком. Поэтому эффективно используйте раздел навыков в своем резюме, сопоставив свои навыки межличностного общения с теми, которые указаны в описании вакансии или объявлении.

Другие разделы резюме для рассмотрения

У вас есть основные разделы вашего резюме, и вы отредактировали их до совершенства. Вы все сделали…

Подумайте еще раз.

Помните, что  цель №1 вашего резюме — выделить вас.

Итак, если ваше резюме выглядит точно так же, как и у всех остальных, разве вас не будут считать таким же, как любого другого кандидата?

Приложив немного дополнительных усилий, вы можете дать себе преимущество. Рассмотрите эти дополнения к резюме.

Организации

В зависимости от вашей карьеры и личных интересов, вы можете быть (или были) вовлечены в различные организации помимо вашей основной работы.

Примеры могут включать в себя любые советы, в которых вы участвуете, или волонтерскую работу для местных общественных организаций. И ваша работа с этими организациями может на самом деле помочь укрепить ваш набор навыков, поэтому разумно указать их в своем резюме.

Вам не нужно вдаваться в тонны деталей. Просто перечислите организацию, свою роль и один ключевой вид деятельности, который имеет отношение к должности помощника руководителя.

Языки

В эпоху международного бизнеса наличие помощника руководителя, говорящего на нескольких языках, безусловно, ценно для руководителя и его/ее компании.

Вы никогда не знаете, когда может возникнуть необходимость в составлении электронного письма на русском, французском, финском или любом другом языке, который вы можете себе представить.

Если вы знаете какие-либо иностранные языки и у вас есть свободное место в резюме, смело добавляйте языковой раздел.

Не забудьте перечислить языки по уровню владения:

• Родной
• Беглый
• Опытный
• Средний
• Базовый

Интересы и хобби

Отношения между руководителем и его/ее помощником священны. Гармония имеет ключевое значение, и часто эти два сотрудника в конечном итоге разделяют особую связь из-за хобби или интересов.

Это хорошая идея, чтобы перечислить некоторые личные интересы в вашем резюме, чтобы дать представление о вашей личности. Просто имейте в виду, что некоторые увлечения могут показаться не самыми профессиональными. Лучше рассказать о своей страсти к комиксам после того, как вас на самом деле наняли.

Не знаете, какие хобби и интересы вы хотите упомянуть? У нас есть руководство для этого!

Сопоставьте свое сопроводительное письмо с вашим резюме

Одним из наиболее востребованных навыков помощников руководителя является письменное общение. Что может быть лучше, чем доказать, что вы умеете писать, написать идеальное сопроводительное письмо?

Помимо выполнения требований к заявке (да, большинству компаний нужно сопроводительное письмо), у вас есть дополнительная возможность показать, что вы умеете писать краткое и убедительное письмо.

Включение сопроводительного письма, предназначенного для конкретных работодателей, вместе с вашим резюме может значительно повысить ваши шансы на приглашение на собеседование.

И вот что вы должны написать в каждом разделе:

Контактная информация

• Ваша личная контактная информация, включая полное имя, профессию, адрес электронной почты, номер телефона, местоположение.

Контактная информация менеджера по найму

• ФИО, должность, местонахождение, электронная почта

Первый абзац

Ваше вступление должно быть немного смелым. Если вам не удастся зацепить здесь менеджера по найму, скорее всего, он не будет читать оставшуюся часть. Итак, укажите:

• Должность, на которую вы претендуете
• Сводка вашего опыта и высшее достижение

Тело

После того, как вы зацепите менеджера по найму, вы можете просмотреть остальную часть своего прошлого. Некоторые потенциальные моменты, которые можно упомянуть здесь, это…

• Почему вы хотите работать именно в этой компании
• Все, что вы знаете о культуре компании
• Каковы ваши основные навыки и насколько они важны для работы
• Если вы работали в аналогичных отраслях или должностях

Заключительный абзац

Здесь вы:

• Завершите все пункты, которые вы пропустили, в основном абзаце.
• Поблагодарите менеджера по найму за уделенное время
• Закончите призывом к действию. Что-то вроде: «Я с нетерпением жду возможности обсудить, как мой опыт в качестве X может помочь компании с Y».

Официальные приветствия

Используйте официальное завершение, например, «С уважением».

Нужно дополнительное вдохновение? Мы знаем, что создание сопроводительного письма — очень тяжелая работа. Не волнуйтесь, мы подготовили для вас пошаговое руководство о том, как написать сопроводительное письмо.

Ключевые выводы

Хорошо, вы готовы к року!

Предполагая, что вы следовали всем советам, которые мы предоставили в этом руководстве, вы должны быть готовы нажать кнопку отправки своего приложения. Тогда остается только дождаться звонка или электронного письма с приглашением на собеседование.

Хорошо, хорошо, прежде чем вы нажмете «Отправить», давайте просто кратко повторим основные выводы из того, что мы рассмотрели:

• Обратно-хронологический формат — ваш лучший выбор с точки зрения формата резюме. Макет вашего резюме должен быть аккуратным и легко читаемым. Никаких глупых шрифтов и не пытайтесь втиснуть слишком много в макет.
• Резюме резюме или цель являются важными элементами резюме для привлечения внимания менеджера по найму.
• Описывая свой опыт работы, максимально сосредоточьтесь на своих достижениях, а не на изложении обязанностей.
• Усильте свое резюме «сильными словами», которые передают действие.
• Навыки межличностного общения должны быть подчеркнуты в резюме помощника руководителя.
• Сопоставьте свое резюме помощника руководителя с сопроводительным письмом, адаптированным к должности, чтобы вы могли продемонстрировать свои исключительные навыки письма.

Вакансии помощника руководителя на нашем сайте

ФИО

…

Цель

Помощник руководителя

Уровень дохода

… руб.

Личные данные

Место проживания: г. Москва, (ближайшая станция метро)
Дата рождения: 01.19..г (…)
Семейное положение: Замужем, дети есть

Образование

07.20.. г. — Кемеровский технологический институт пищевой промышленности, г. Кемерово
Факультет: Экономический
Специальность: Технология и организация общественного питания

Курсы, тренинги

07.20..г. — Высшая школа экономики и сервиса, г. Москва
Название курса: Секретарь-референт

Опыт работы

• Планирование, координация и введение рабочего графика руководителей;

• Организация внешних и внутренних встреч, телефонных переговоров, собеседований, ведение и корректирование рабочего календаря руководителей;

• Обеспечение входящих и исходящих звонков, организация конференц- (многосторонних) звонков;

• Отслеживания поступления документов, корреспонденции и печатных изданий, своевременная их передача;

• Контроль и координация получения и отправки входящей и исходящей корреспонденции руководителей (документы, письма, факсы, письма по электронной почте);

• По поручению руководителя согласовывать отдельные вопросы с работниками структурных подразделений, доводить до них указания и распоряжения руководителя, контролировать исполнения указаний и распоряжений;

• Осуществление технической помощи руководителей (копирование, печать, сканирование и пр.);

• Выполнения других поручений непосредственно руководителя.

Причина ухода:

…

• Систематизация входящей и исходящей документации;

• Ежедневная отправка корреспонденции (курьеры, DHL, Почта России);

• Прием и распределение телефонных звонков (Мини-АТС);

• Составление приказов и их доведение до сотрудников;

• Встреча гостей;

• Подготовка к проведению переговоров;

• Выставление счетов и составление ежемесячных детализированных отчетов клиентам, организация деловых поездок (заказ билетов, бронирование гостиниц, визовая поддержка);

• Планирование рабочего дня руководителя;

• Организация рабочего места руководителя;

• Объявление тендера на поставку офисной мебели, канцелярских принадлежностей и их последующий заказ.

Причина ухода:

…

• Ведение документооборота до сдачи в архив;

• Входящие/исходящие звонки;

• Мини-АТС;

• Подготовка совещаний, протоколирование;

• Контроль за исполнением протоколов, приказов, распоряжений руководителя;

• Деловая переписка;

• Обеспечение жизнедеятельности офиса;

• Подготовка договоров, счет-фактур, накладных;

• Подбор организаций для реализации потребностей компании;

• Работа со вспомогательным персоналом.

Причина ухода:

…

Дополнительная информация

Английский язык: Базовый
Компьютерные навыки: MS Office (Word, Excel, Outlook)

Ключевые навыки

Высокий уровень грамотности, хорошие коммуникативные лингвистические навыки.
Организованность, ответственность, пунктуальность, стрессоустойчивость.

Хороший референт директора обязан уметь многое: готовить договора, письма, распоряжения. Умение формировать резюме — также входит в его компетенцию.

Требования к должности

Должность помощника руководителя находится в штатном расписании, практически, на каждом Российском крупном или среднем предприятии. Нередко такие специалисты обозначены — как секретари, с весьма ограниченными функциями и обязанностями. Однако, такой подход к данной вакансии является некорректным. Помощник руководителя, обычно, наделяется широкими полномочиями. Поэтому, требования к его квалификации и компетенции довольно высоки.

Обязанности, выполняемые таким специалистом, требуют обладания определенными навыками и квалификацией. Конкретный список обязанностей отображается в должностной инструкции должностного лица.

Так, к типичным требованиям к соискателям вакансии «помощник руководителя» можно отнести:

• Наличие высшего, в крайнем случае — средне-специального образования, в гуманитарной или экономической сфере деятельности.
• Знание наиболее распространенных иностранных языков.
• Умение пользоваться ПК со знанием популярных программ для обработки документов, изображений, презентаций.

Не менее важным аспектом требований к квалификации соискателя данной вакансии являются личные качества, такие как:

• Вежливость.
• Ответственность.
• Доброжелательность.
• Внимательность.
• Готовность к разрешению проблем и т.д.

Предпочтительный возраст соискателя вакансии помощника руководителя в большинстве предприятий составляет от 18 до 35 лет. Однако, некоторые фирмы больше ценят опыт специалиста, принимая на такую работу людей с большим возрастом.

Должностные обязанности помощника руководителя

Должностные обязанности данного специалиста немало зависят от направления деятельности предприятия. На небольших предприятиях на помощника могут возлагаться такие обязанности, как:

1. Поиск сотрудников и организация собеседований.
2. Отслеживание судебных дел фирмы.

В некоторых предприятиях, как было отмечено выше, обязанности помощника руководителя сводятся к функциям секретаря. Однако, в крупных компаниях такой специалист занимается принятием ключевых управленческих решений:

• Помощник уполномочен организовывать переговоры, в которых принимает участие директор. При этом, он может подключаться к диалогу, с высказыванием своего мнения и предоставлением советов.
• Иногда, руководитель может передавать помощнику определенные свои функции — к примеру, в сфере информирования личного состава компании о каких-либо управленческих изменениях.
• Кроме этого, такой специалист, нередко, организовывает определенный комфорт деятельности своему начальнику — обеспечивая его кабинет оптимальным микроклиматом (например, подача свежего чая, кофе, мониторинг за стабильным функционированием офисной техники, на которой работает руководитель и т.д.).

Также в обязанности помощника руководителя может входить:

• Планирование рабочего времени директора.
• Обеспечение встреч и организация мероприятий.
• Делопроизводство.
• Контролирование выполнения приказов руководства.

Перечень обязанностей помощника директора, которые можно отметить в резюме, представлены в таблице.

Как правильно составить резюме помощника руководителя?

Классическая» трактовка термина «помощник руководителя» может быть отнесена к функциям референта или офис-менеджера. В трудовой книжечке такого специалиста, чаще всего, будет внесена запись «секретарь» или «референт».

Эффективная деятельность такого специалиста зависит от него самого. При поиске свободной вакансии помощника руководителя, необходимо грамотно сформировать резюме.

В документе понадобится отметить уровень своего образования, а также наличие опыта, навыков, и обозначить свои личные качества, которые играют немаловажную роль в такой работе. Именно, эти сведения оказывают наибольшее влияние на решение работодателя.

Чтобы заинтересовать своей анкетой рекрутера и получить приглашение к собеседованию, соискателю непременно нужно сделать упор на свои профессиональные навыки, знание ПК и офисной техники, а также на свои организаторские способности.

Немаловажным фактором для такой должности является приятная внешность и грамотная речь, так как помощнику придется всегда сопровождать директора, помогая в делах и поддерживая престиж предприятия.

По своей структуре, резюме помощника руководителя мало чем отличается от других. Однако, определенные особенности все-таки имеются. В документе соискателю потребуется отобразить:

1. Личные данные.
2. Цель сформированной анкеты.
3. Уровень образования.
4. Опыт трудовой деятельности и профессиональные навыки.
5. Личные качества.
6. Дополнительные сведения.

Ниже предлагается рассмотреть порядок оформления перечисленных разделов резюме.

Личные данные и цель резюме

Начинать формирование резюме нужно с названия документа, как, кстати — любой другого письма.

Далее понадобиться отобразить:

1. Ф.И.О. соискателя вакансии.
2. Адреса жительства.
3. Даты рождения.
4. Контактных данных (тел. и E-mail).

Следующим пунктом нужно будет четко обозначить цель составленной анкеты. В данном случае: Замещение вакансии помощника руководителя».

Кроме этого, рекомендуется здесь же (справа или слева) разместить презентабельное фото.

Образование

В этом разделе потребуется отметить уровень образования с указанием:

1. Периода обучения.
2. Названия учебного центра.
3. Факультета и приобретенной специальности по диплому.

Если претендент занимался на каких-либо курсах, то это также нужно отметить с обозначением:

• Даты занятий.
• Названия курсов.
• Сертификата.

Опыт работы

Данный раздел является важным, как для работодателя, так и для соискателя. Здесь потребуется отметить свою трудовую деятельность, желательно, имеющую отношение к заявленной вакансии.

При этом, отображать стаж работы необходимо в обратном порядке, начиная с завершающего места труда. Отмечать надо:

1. Период работы.
2. Название предприятия.
3. Занимаемую должность.
4. Обязанности, возложенные на него.

Ключевые навыки

Профессиональные навыки также считаются важным фактором при составлении резюме, на которые обращают внимание работодатели.

В резюме можно отобразить такие ключевые навыки, как:

1. Грамотность.
2. Знание делопроизводства.
3. Организаторские способности.
4. Навыки работы на офисной технике и знание компьютерных программ.
5. Знание законодательства РФ в пределах своей компетенции и т.д.

Личные качества

Не менее важными являются личные качества претендента на должность помощника. Учитывая, что помощник почти всегда сопровождает директора, в данном разделе можно отметить следующие личные характеристики соискателя:

1. Хорошие коммуникативные качества.
2. Ответственность.
3. Исполнительность.
4. Тактичность.
5. Хорошую дикцию.
6. Грамотную речь и т.д.

Дополнительная информация

Данный раздел заполняется, если не вся информация отмечена в предшествующих разделах.

Здесь можно отобразить:

1. Знание иностранного языка.
2. Семейное положение соискателя.
3. Некоторые особенности личных качеств, не отмеченных в соответствующем разделе.
4. Прочие сведения о соискателе, которые могут быть интересны работодателю.

После заполнения резюме необходимо проверить текст документа на грамотность. При этом, нужно обратить внимание на:

1. Отсутствие грамматических ошибок, зачеркиваний и исправлений.
2. На заголовки разделов, которые рекомендуется выделить жирным текстом.
3. На списки, которые желательно пронумеровать или структурировать.

Если замечаний нет, можно подготовить документ для отправки работодателю.

Надо отметить, что последнее время вместе с резюме работодатели требуют наличие сопровождающего письма к резюме, в котором в более краткой и емкой форме, чем в резюме, отображается информация о соискателе. Целью такого письма является – заинтересовать работодателя своей персоной, чтобы тот взялся за изучение резюме.

Сопровождающее послание составляется в простой форме, и его структура должна соответствовать стандартному деловому письму с выделением:

• «Шапки», в которой отображается приветствие к работодателю.
• Основного текста, где отображается информация о соискателе.
• Выражения благодарности за прочтение письма и резюме, с надеждой на встречу при собеседовании.
• Подписи претендента на заявленную вакансию.

Образец резюме помощника руководителя

Скачать

• Бланк, doc
• Образец, doc