Как составить roadmap для проекта

Что это такое? Дорожная карта проекта представляет собой общий обзор разработки: будь то развитие отрасли, отдельный продукт или услуга, внедрение новой технологии и т. д. В этом документе вы не найдете подробное описание этапов, стратегий, методов достижения результатов.

Как составить? Для разработки дорожной карты необходимо выделить цели создания, назначить ответственных, определить сроки. Готовая карта должна соответствовать обязательным критериям: прозрачность, гибкость, риски.

Что собой представляет дорожная карта проекта

По сути, roadmap (то есть, дорожная карта) представляет собой документ с перечнем целей, этапов, контрольных дат проекта. Тут же указываются лица, которым поручена ответственность за исполнение. Дорожная карта, как правило, формируется в самом начале работы над проектом, а на её основании уже детально выстраиваются планы и графики.

Обычно создание дорожной карты проекта требуется в случаях, когда к участию привлечено несколько рабочих групп. Даже если каждая из них будет работать автономно (на практике такое возможно), то, имея карту в качестве ориентира, они смогут придерживаться общего направления действий.

К примеру, когда банк подготавливает к выпуску новую кредитную карту, в этом участвуют маркетологи, юристы, дизайнеры, отдел техподдержки. Все они выполняют свои задачи, однако следуют единой стратегии, изложенной в roadmap.

Дорожная карта и план проекта – очень схожие документы, поясняющие его суть. В них описывается порядок действий, необходимых для реализации поставленных задач. И в тот, и в другой документ по ходу дела можно вносить изменения, если есть такая необходимость (к примеру, когда партнеры задержали поставки деталей и т.п.).

Отличие состоит в том, что карта – более общий документ по сравнению с планом, где в деталях и поэтапно описываются цели и задачи.

Иными словами, дорожная карта представляет собой визуализацию проекта с указанием этапов пути и сроков их достижения. План же включает в себе пошаговый перечень задач и подзадач буквально для всех исполнителей.

Задачи, которые решает дорожная карта проекта

Для чего нужна дорожная карта бизнес-проекта? Здесь собираются и структурируются в удобном для изучения виде все сведения о проекте, что позволяет участникам и исполнителям получить в нужный момент любую информацию.

К примеру, для вас делают сайт. И если у вас возникают вопросы, вам не обязательно каждый раз «дергать» разработчиков. Заглянув в карту, можно понять, на каком этапе всё находится, есть ли проблемные моменты.

Постановка целей

По грамотно составленной карте всем заинтересованным сторонам видно, каковы цели проекта. Это позволяет согласованно подойти к вопросу инвестирования. Roadmap — отличное подспорье для лиц, принимающих решения, потому что они занимаются общим руководством и не следят за мелкими рабочими моментами.

Дорожная карта развития проекта помогает исполнителям правильно выделить приоритетные задачи. Обычно, когда команда ещё только стартует, четкого распределения ролей нет.

И тут нередко бывает так, что сотрудники берут на себя больше, чем способны «потянуть». А между тем, это совершенно ни к чему, и тут есть смысл активно применять делегирование ряда задач. Дело в том, что когда человек перегружен работой, он ничего не успевает сделать нормально и вовремя, постоянно стрессует, что губительно сказывается на общих результатах.

Единое понимание проекта

Все участники имеют некое общее представление о целях и задачах проекта. Как только появляются вопросы, можно сразу заглянуть в дорожную карту, оценить уже имеющиеся результаты и внести корректировки. Все это сразу становится видно всем заинтересованным лицам.

К примеру, поставщик опаздывает с доставками, и сроки по проекту приходится менять. Значит, нужно отобразить в roadmap новые даты, и все участники увидят, что график выполнения задач сдвинулся.

Обеспечение для команды работы без лишних замечаний

Нужно позаботиться о том, чтобы инвесторы или заказчики, например, не вмешивались в процесс работы над проектом. Это отвлекает команду, в её задачу не входит ведение переговоров или решение сторонних проблем.

В частности, если у заказчика появились новые пожелания по поводу цветовой гаммы, то он не должен обращаться с этим напрямую к исполнителю, то есть, дизайнеру.

Благодаря дорожной карте все стороны-участники видят, как протекает процесс реализации проекта. Однако любые вопросы решают на уровне руководства, не мешая действиям специалистов.

Преимущества и недостатки дорожной карты проекта

Вот какие плюсы дает roadmap:

• Наличие общего для всех плана действий позволяет каждому участнику команды четко видеть цели проекта, объёмы предстоящих работ и сроки их исполнения.
• Руководители имеют возможность доносить информацию об изменениях, согласовывать действия с ожиданиями заинтересованных сторон.
• Выделять приоритетные задачи на каждом этапе работы, оперативно реагировать при необходимости принятия новых решений, а значит — максимально эффективно задействовать всех членов команды.
• Избегать микроменеджмента. Все лица, заинтересованные в проекте (инвестор, руководитель и т.п.), по дорожной карте видят, какая конкретно задача сейчас выполняется и кем из сотрудников. Это позволяет освободить команду от чрезмерного контроля. Кода руководителю нужно что-то уточнить, он не обращается с вопросами ко всем подряд, а идет к человеку, который в roadmap указан как ответственное лицо на конкретном этапе работы.

Возможные сложности при использовании roadmap:

• Часто случается такое, что в работе ослабевает коллективная ответственность, то есть, каждый сам за себя, а в целом спрашивать не с кого. И если вдруг что-то пошло не так, то бывает тяжело сразу найти проблемное место. Наличие roadmap позволяет оперативно выявить причины проблем и тех, кто в этом виновен.
• Если не корректировать roadmap, то в какой-то момент вы «прозеваете» проблемы либо выйдете за рамки установленных сроков.
• Руководителям не следует вникать во все детали, иначе краткосрочные задачи со своими мелкими проблемами могут отнимать слишком много времени, и конечные сроки будут нарушаться.
• При изначально неверной оценке тех или иных задач вы понесете дополнительные расходы уже в ходе работы над проектом.

Виды дорожных карт проектов

Дорожная карта по реализации проекта является универсальным инструментом, который можно использовать применительно к целой отрасли либо в отдельно взятой семье (например, для планирования отпуска). Дорожные карты бывают:

• Продуктовые. В них излагается стратегия продвижения продукта или целой товарной линейки. К примеру, когда готовится запуск нового товара (услуги), то здесь прописываются сроки запуска, характеристики и преимущества продукта (для менеджеров), планируемые рекламные мероприятия.
• Технологические. Используются при внедрении в компанию или производственный процесс новых технологий. К примеру, вы устанавливаете в цеху автоматический конвейер (для снижения влияния человеческого фактора на количество брака).
• Отраслевые. Задействуются применительно к целой отрасли или рыночному сегменту. Например, для оценки степени влияния рынка на ваш бизнес. Тогда в roadmap будет входить анализ конкурентов, применяемых технологий, изучение экономических показателей, потенциал развития в выбранной отрасли с учетом её преимуществ и недостатков.
• Корпоративные. Это карты, в которых прописываются этапы развития компании на длительную перспективу и шаги по достижению намеченных целей. Например, вы планируете охват нового рынка. Тогда в карту внесите цифры по объёмам продаж, величину прибыли, охват (и на сегодняшний день, и что вы планируете на перспективу). Обязательно указать сроки и инструментарий.
• Образовательные. По сути, такая roadmap— это план обучающих, мотивационных мероприятий, действий для повышения квалификации сотрудников. Например, тут могут быть описаны разные варианты обучения со всеми их плюсами и минусами.
• Проектные. Дорожная карта проекта включает в себя этапы его реализации с указанием сроков. Например, руководителю требуется контролировать работу над конкретной задачей, но без вмешательства сторонних лиц. Тогда под эту задачу пишется карта со всеми подзадачами и именами исполнителей.

Дорожных карт может быть и больше, тут надо принимать во внимание сферу деятельности. К примеру, если HR-отдел видит, что организации требуются кадры, он пишет собственную roadmap с указанием путей и этапов решения проблемы.

Этапы разработки дорожной карты проекта

Как грамотно составить дорожную карту проекта? Три главных вопроса, которыми тут следует задаться: что предстоит сделать, кто этим займется и какие требуются результаты.

А дальше указать стратегические цели с конкретными метриками, выраженными в цифрах. Например, фирма по продаже ж/д и авиабилетов планирует к запуску бренд-медиа. Цель – через год после старта проекта добиться узнаваемости бренда. После того как она поставлена, можно выстраивать дальнейший план дорожной карты проекта.

Этап 1. Представить проект в виде самостоятельных крупных задач

Если, например, готовится к запуску новый блог, то задачи тут такие:

• подготовить сайт, дизайн, SEO, то есть, технические составляющие;
• подобрать контент;
• провести тестовые запуски, проверить, как всё работает технически, есть ли связь с пользователями и т.п.;
• если требуется – поработать над улучшением продукта;
• запустить блог.

Этап 2. Указать поэтапно сроки выполнения

Без этого работы могут длиться бесконечно долго и притом безрезультатно. Дедлайны следует указывать с учетом выбранной стратегии управления проектами.

Каскадная модель Waterfall подразумевает последовательность действий: разработка сайта, создание макета, дизайн, подготовка контента, запуск.

Подход Agile предполагает одновременное выполнение нескольких действий. То есть, пока дизайнеры занимаются оформлением сайта, контент-менеджеры готовят тексты.

Во втором случае работа над созданием продукта продвигается быстрее.

Этап 3. Определить ответственных

Если вы работаете для внешнего заказчика, то в дорожной карте можно просто указать привлекаемые отделы или департаменты (а не фамилии членов команды).

Например, когда готовится к запуску новый блог, обязанность разработчиков – сделать сайт, написать контент. Заказчик же должен позаботиться о том, например, чтобы на других ресурсах организации вовремя появились ссылки на этот блог. С учетом этого нужно разработать и дорожную карту проекта. По ней заказчику должно быть видно, когда ему пора подключаться и предоставлять доступ на правах администратора к своим ресурсам.

Этап 4. Проверить, отвечает ли roadmap установленным критериям

Это нужно для того, чтобы можно было потом эффективно управлять дорожной картой проекта. Критерии тут следующие:

• Прозрачность. Roadmap доступна для изучения каждому участнику, по ней видны цели, метрики проекта, ожидаемые результаты. Если всё это именно так, значит, перед вами грамотно созданная карта.
• Гибкость. Карта – гибкий инструмент, подлежащий корректировке. Это нужно сразу донести до всех участников. Ответственный менеджер следит, чтобы все изменения оставались в рамках проекта. Он проверяет этапность выполнения работ, соблюдение сроков, следит, чтобы не происходило отклонения от целей проекта.
• Риски. Их нужно заранее продумать и озвучить. Участники должны знать, где и в какой момент могут возникнуть проблемы. Планируя каждый следующий этап, следует учитывать риски и стараться свести их к минимуму. К примеру, если тексты для вас пишут фрилансеры, то наймите сразу семь человек вместо пяти (это люди свободные, могут «исчезнуть» без предупреждения). Тогда статьи точно своевременно будут появляться на сайте.

Программы и сервисы для оформления дорожной карты проекта

Каким сделать внешнее оформление дорожной карты проекта? Понятно же, что для спонсоров красиво сделанная дорожная карта инвестиционного (например) проекта будет выглядеть куда привлекательнее обычной экселевской таблицы. Тут, конечно, выбор за вами. Можете воспользоваться каким-либо из представленных ниже сервисов.

Microsoft Excel или Google Таблицы

Подходящие варианты для тех, кто умеет создавать электронные таблицы. На такой карте будут видны цели, задачи, исполнители, дедлайны, инструменты (всё это необходимо заранее продумать, а потом вносить данные в таблицу).

Чем хорош данный подход: он недорогой, простой и всем доступный. Недостатки здесь в отсутствии визуализации и возможности автоматического обновления данных.

Дорожная карта проекта в форме презентации

Воспользуйтесь любой программой вроде Power Point или Google Презентации. Чем больше опыта работы с ними у исполнителя, тем качественнее получится визуализация.

Метод прост в использовании, дает простор творчеству. Но автоматического обновления нет, как и возможности синхронизации действий исполнителей.

Специальные сервисы

Конечно, придется научиться работать с выбранным инструментом. Но действительно полноценно презентовать свою стратегию можно именно с помощью такого вида roadmap.

Из плюсов: можно сделать красивую визуализацию, синхронизировать действия участников (что очень важно и чего нет при других подходах), сэкономить время и усилия исполнителей. Недостатки: сервисы стоят денег, требуются существенные затраты временных и человеко-ресурсов на этапе изучения тонкостей программ.

Далее – перечень пользующихся наибольшим спросом сервисов:

Польза от roadmap очевидна, однако не каждой компании она действительно необходима. Для небольших проектов (вроде ведения соцсетей или отладки работы приложения) карта особо и не нужна. Тут вам хватит небольшой таблицы или документа, чтобы обозначить задачи и делать отметки о выполнении.