Для оформления заказов на банкеты, свадьбы, корпоративы и другие мероприятия в организациях общепита используют такую форму, как заказ-счет. Заказчиком может быть как физическое, так и юридическое лицо. К заполнению этой формы нужно отнестись со всей ответственностью, ее могут потребовать при проверках. Как заполнить заказ-счет по форме ОП-20, расскажем в статье.
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк заказа-счета по форме ОП-20 .xlsСкачать образец заказа-счета по форме ОП-20 .xls
Как работать с документом
Заказ-счет нужен для того, чтобы фиксировать тот список блюд, которые были заказаны предприятию общепита, и их стоимость. Также в документе отражают факт получения заказа и передачи денег, отсутствия претензий у сторон. Заказ-счет схож с договором между организацией общепита и заказчиком (ЮЛ или ФЛ).
В документе обязательно отмечают наименования блюд, количество, стоимость, какой цех их должен приготовить и к какому времени. Холодный цех готовит закуски и салаты, горячий — горячие блюда, буфет — соки, напитки и т.д.
Никакие исправления в документе не допускаются. Если есть изменения в меню, то заказчик и организация должны их согласовать и заполнить таблицу с изменениями в заказе.
Внимание! В форме указано, что заказ-счет — это расчетный документ. Но он не может полностью заменить кассовые чеки или бланки строгой отчетности. Им дополняют данную документацию. При получении оплаты наличными средствами компания должна применять ККТ.
После того как мероприятие завершилось, ответственный за исполнение заказа работник расписывается об этом в бланке.
Хранить заказ-счет нужно в течение 5 лет.
О форме ОП-20
Данная форма в настоящее время является рекомендованной к применению. Если она по каким-то причинам не подходит компании, то ее можно доработать или сократить. Однако некоторые организации предпочитают работать именно с унифицированными формами, чтобы у проверяющих органов не было претензий.
Если решено разработать самостоятельную форму, то не нужно забывать об обязательных реквизитах первичного документа. Они перечислены в п. 2 ст. 9 ФЗ №402 «О бухгалтерском учете». Без них документ будет считаться недействительным.
Важно! Любое свое решение в выборе форм компания должна зафиксировать в учетной политике.
Справка! Заказ-счет по форме №ОП-20 был утвержден постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 года №132. Обязательным к использованию бланк стал с 1 января 2013 года, согласно информации Минфина России №ПЗ-10/2012.
Заполняем заказ-счет
Данные в документ вносят на лицевой и оборотной стороне. Заполнять можно от руки или на компьютере.
Лицевая сторона
В шапке документа указывают стандартную для таких форм информацию:
- Название организации общепита и ее структурного подразделения.
- Код ОКПО и вида деятельности.
- Вид операции (не всегда).
- Номер документа и дату его составления.
- На сколько человек сделан заказ.
- Данные о заказчике. Это ФИО физлица или наименование компании.
- Название или номер зала.
- Время обслуживания (дата, часы).
- Подпись и расшифровка подписи работника, составившего заказ.
- Подпись заказчика, удостоверяющая согласие с условиями (ставится после заполнения всего документа).
Основная часть представляет собой таблицу, где нужно отметить следующие данные:
- Название блюда.
- Количество порций.
- Цену.
- Стоимость.
Эти сведения вносят в таблицу по каждому цеху: холодному, горячему, буфету, хлеборезному и указывают время, когда необходимо все это подать. Под таблицей расписывается сотрудник, проверивший все цены и суммы.
Далее отмечают, когда и на какую сумму были внесены аванс, доплата, оплата за цветы (если необходимо). Затем прописью нужно указать, какая сумма получена. Вносят также сумму чеков. Расписывается кассир.
Оборотная сторона
Если после заполнения бланка заказа на лицевой стороне у заказчика были изменения по планируемым блюдам, то включают сведения об этом в специальную таблицу. Указывают, какие блюда, в каком количестве и на какую сумму нужно исключить из заказа, а какие включить. В конце таблицы нужно не забыть подвести итоги.
Далее также нужно расписаться в том, что цены и суммы проверены. Это делает работник, принимавший заказ. После полной проверки расчета ставят подписи кассир, метрдотель и сам заказчик.
В последней таблице отмечают работников, которые производили обслуживание. После мероприятия заказчик должен расписаться в том, что заказ был выполнен полностью. И в самом конце ставит подпись ответственный за обслуживание работник.
Внимание! Документ составляют в двух экземплярах. Один остается у заказчика, другой — у организации.
Бухгалтерское и налоговое законодательство не требует обязательного наличия счёта, поэтому унифицированной формы у документа нет. Порядок его выставления и реквизиты каждая организация определяет сама. При этом счета повсеместно используют в деловом обороте, часто в договор включают условие об оплате товаров или услуг на основании этого документа. счёт сам может являться договором, когда представляет собой оферту и содержит все существенные условия сделки. В этом случае его оплата-акцепт приравнивается к заключению договора в простой письменной форме. счёт на оплату, бланк которого оформлен как оферта, можно выставлять неограниченному кругу лиц.
Какие реквизиты указывают в счёте
Поскольку унифицированной формы документа нет, обязательные реквизиты для него не установлены. Обычно в счёте указывают следующие данные.
- Дату формирования документа.
- Порядковый номер. Нумерация счетов ведётся с начала каждого календарного года.
- Срок действия документа, если он не определён в договоре. Этот реквизит особенно актуален для счёта-оферты, ведь оплата после окончания срока может не привести к заключению договора и деньги придётся возвращать. Если счёт на оплату выставлен в рамках действующего договора, то задержка оплаты может привести к начислению неустойки, пени или штрафа.
- Наименования и адреса получателя и плательщика. Они должны соответствовать договору, но в некоторых случаях допускаются исключения. Например, адрес может измениться в связи с переездом, а название – в результате реорганизации.
- ИНН, КПП, банковские реквизиты получателя средств. Если реквизиты отличаются от указанных в договоре, это необходимо отразить в счёте отдельно, написав: «Внимание! Изменились банковские реквизиты».
- Наименование товаров, работ или услуг. Если выставить счёт на оплату нужно на основании договора, в этой графе вместо перечня товаров или услуг можно указать: «оплата за товары (услуги) по Договору…»
- Итоговая сумма для оплаты. Обычно её указывают прописью, чтобы избежать числовых ошибок.
- Сумма НДС или его отсутствие.
- Название должности лица, которое составило счёт, и подпись с расшифровкой.
Сейчас становится правилом хорошего тона указывать также web-сайт и e-mail компании.
Подписать документ может руководитель организации или уполномоченный на это сотрудник на основании доверенности. Также на счёте могут быть две подписи, если это предусмотрено правилами внутреннего документооборота.
В какой срок нужно выставить счёт? Законодательством этот момент не предусмотрен. Обычно счёт формируют одновременно с документами на отгрузку или после подписания акта выполненных работ или оказания услуг. Иногда срок, когда нужно выставить счёт на оплату, может быть предусмотрен договором.
Чтобы выставить счёт на оплату не обязательно пользоваться специальными программами, можно скачать бесплатно Word или Excel шаблон, и подготовить собственный бланк с необходимыми реквизитами продавца или поставщика услуг. Файл xls лучше подходит для этих целей, в нём можно использовать формулы для необходимых подсчётов.Поскольку не существует обязательной единой формы, можно сделать свой шаблон уникальным и узнаваемым.
Бланк счёта на оплату 2023 (скачать в формате excel)
Бланк счёта на оплату 2023 (скачать в формате word)
Чтобы ещё больше упростить процедуру отправки счёта, воспользуйтесь специализированным онлайн-сервисом. Документ из сервиса не обязательно скачивать и распечатывать, можно отправить его контрагенту с помощью ссылки любым удобным способом. Программа выставления онлайн-счётов позволяет автоматически сформировать счёта с НДС и без НДС, заполнит по ИНН реквизиты покупателя и продавца, а наименование банка по БИК, проверит правильность указанных данных (ИНН и номер расчётного счёта), верно укажет сумму прописью, позволит поставить подпись и печать. Ниже можно увидет образец созданного в сервисе документа.
Выставить счёт онлайн
Совершенно бесплатно и без регистрации
Нужна ли на счёте печать
С 2015 года иметь печать для ООО и АО не обязательно. Использовать её или нет, хозяйствующий субъект определяет самостоятельно. Если печать у организации есть, то обязанность заверять счёта на оплату может быть предусмотрена в договоре.
Согласно Закону о бухучете 402-ФЗ оттиск печати не является обязательным реквизитом первичного учетного документа. Налоговым кодексом также не предусмотрена обязанность заверять его печатью. Поэтому допустимо выставить счёт на оплату без печати.
В каких случаях счёт признают первичным документом
По общему правилу не является первичным учетным документом счёт на оплату. Бланк чаще всего содержит предложение об оплате и реквизиты для перечисления средств. Для целей бухгалтерского и налогового учёта он считается учётным документом, если подтверждает факт хозяйственной деятельности и содержит все обязательные реквизиты, указанные в ч. 2 ст. 9 Закона о бухучете. Например, счёта на оплату коммунальных услуг, услуг связи, аренды можно принимать к учету как первичные документы, если в них есть все обязательные реквизиты.
Счёт на оплату (заполненный образец xls)
Образцы заполнения счёта с НДС (скачать) и без НДС (скачать).
Мы в соцсетях: Телеграм, ВКонтакте, Дзен — анонсы статей, новости по регистрации и ведению бизнеса
Правила расчета с посетителями
Счет должен быть составлен правильно и точно. Чтобы у посетителей не оставалось сомнений в правильности суммы, которую он платит официанту, на предприятиях общественного питания введена практика подавать посетителю счет,
в котором вписаны все блюда и напитки, цена каждого их них в отдельности и общая сумма заказа.
Для этой цели на каждом столе на пластмассовых, подставках или в специальную
папку кладется книжка для подачи счетов, куда записывают каждый заказ после его выполнения: вид и количество блюд, а также цену каждого блюда и напитка в отдельности ц общую сумму. Таким образом посетителям дается. возможность сверить написанные в счете цены с ценами, указанными в меню.
После окончания завтрака, обеда или ужина посетитель оплачивает счет. Официант заканчивает оформление счета, переписав его с листа для заказов, на котором записан и номер, в свою книжку с бланками счетов.
В счете должны быть указаны виды блюд и напитков, цена каждого из них в отдельности, общая сумма, дата и подпись официанта.
Официант подает готовый счет на тарелке, покрытой полотняной салфеткой, сложенной в форме конверта. Он ставит тарелочку со свободной стороны посетителю, отходит к серванту и ждет, чтобы его пригласили для оплаты счета. Если оплаченная сумма точно соответствует сумме, указанной в счете, официант благодарит и берет ее с тарелки. Если официант должен дать сдачу, он кладет сдачу на ту же тарелочку и снова подает посетителю.
Оплата по счету, составленному официантом, но оплаченному через кассира маркировщика предприятия. Этот способ оплаты счета практикуется и в других странах. Отличается он от описанного выше способа тем, что официант не рассчитывается с посетителем по счету сам, а передает тарелочку с положенными на нее банкнотами кассиру маркировщику. Кассир маркировщик, после того как он проверит точность суммы, ставит отметку об оплате счета и кладет сдачу на ту же тарелку, а официант возвращает ее посетителям.
Оплата через кассира при выходе с предприятия. По этому способу оплата производится следующим образом. Официант, приняв заказ от посетителя, записывает его на карточку официанта, причем для каждого материально ответственного лица заполняют отдельную карточку из одной и той же маркировочной книжки, затем он маркирует общую стоимость каждой карточки на контрольно кассовом аппарате для официантов, передает чек вместе с карточкой соответствующему материально ответственному лицу и полу чает блюдо или напиток. После окончания обслуживания клиента официант пишет общий счет в двух экземплярах, один из которых дает посетителю, чтобы он оплатил его стоимость кассиру при выходе с предприятия. Кассир пробивает на контрольно кассовом аппарате общую сумму счета .и дает посетителям контрольный чек.
Преимущества этого способа оплаты заключаются в следующем: счет проходит двойной контроль со стороны официанта и со стороны кассира контролера. Материально ответственные лица могут контролировать выдачу блюд. Официант не теряет времени для расчета с посетителями, и это облегчает его работу и помогает быстро и культурно обслуживать посетителей.
Оплата наличными и оформление копии счета. Часто посетители хотят, чтобы им дали копию счета для отчета перед предприятием или учреждением, где они работают. Для этой цели кассир маркировщик или метрдотель на специальном листке в двух экземплярах из пронумерованной книжки с копиями подробно записывает заказанные блюда и напитки по виду, цену каждого из них в отдельности, общую сумму цифрами и словами и подает его на подпись посетителю. Этот документ заверяют печатью предприятия, после чего оригинал отрывают и дают посетителю.
Чтобы посетители остались довольны обслуживанием на предприятии, их следует проводить так же вежливо и внимательно, как встречали, помочь женщинам выйти из-за стола, слегка отодвинув стул, проводить посетителей до входной двери сказать им «до свидания», поблагодарить за посещение и пожелать им снова побывать на предприятии.
БСО для общепита — образец этого бланка доступен для скачивания на нашем сайте — должен соответствовать ряду требований, установленных законодательством. В чем заключается суть этих требований и как заполняется БСО для учреждений общепита? Можно ли выписывать БСО без системы онлайн касс в 2019 году? Ответы на эти и другие вопросы рассмотрим в материале далее.
В 2021 году материал не актуален в связи с завершением перехода на онлайн-ККТ. Кто и как должен применять БСО в 2021 году, читайте в это статье.
Какие требования установлены к БСО в общепите?
БСО, также как и чек ККМ, является первичным документом, который формируется в момент расчета с покупателем.
Важно! С 01.07.2018 года на предприятиях общественного питания БСО нужно формировать с помощью автоматизированных систем, передающих сведения в о расчетах в ФНС в онлайн режиме (ч.8 ст.7 закона «О внесении изменений…» от 03.07.2016 №290-ФЗ). Исключения только для ИП без наемных работников. Они вправе перейти на онлайн устройства с 01.07.2019. Подробности см. в материале «Кто должен перейти на онлйн кассы с 1 июля 2019 года?».
Требования к БСО в общепите ровно те же, что и для БСО, используемых в любых других сферах хозяйственной деятельности. БСО, используемый рестораном, кафе, столовой, должен по содержанию и структуре соответствовать требованиям, зафиксированным в ст. 4.7 закона «О применении ККТ» от 22.05.2003 № 54-ФЗ.
Структура бланка строгой отчетности для столовой и других заведений общепита
С учетом требований 54-ФЗ бланк строгой отчетности в общепите должен включать:
- название (в данном случае оно может звучать просто как «Счет» — по аналогии с ранее действовавшей формой);
- порядковый номер за смену;
- название организации;
- ИНН, адрес учреждения общепита;
- применяемую систему налогообложения;
- признак расчетов;
- наименование оказываемой услуги;
- стоимость оказываемой услуги;
- фактическую величину оплаты за оказанную услугу;
- дату и время расчетов с клиентом и формирования БСО;
- форму расчета (наличными или в безналичном порядке);
- Ф. И. О., должность сотрудника учреждения общепита, принявшего оплату, его подпись;
- регистрационный номер ККТ;
- заводской номер фискального накопителя;
- фискальный признак документа;
- порядковый номер фискального документа;
- QR-код;
- фискальный признак сообщения и др..
БСО, сформированные без применения автоматизированных систем, которыми пока еще может пользоваться ИП, должны быть изготовлены в типографии. На каждом бланке должно присутствовать наименование типографии и ее ИНН. Также на БСО фиксируются данные о заказе на распечатку бланков — номер, год выполнения, величина тиража. Бланк должен состоять из 2 частей — отрывной и «корешка» (на каждой из которых требуется наличие указанных выше реквизитов) — либо формироваться как минимум в 2 копиях (п. 8 постановления № 359).
Нельзя использовать вместо БСО в общепите (равно как и в любых других сегментах бизнеса) бланки, распечатанные на принтере. В качестве альтернативы бланкам строгой отчетности недопустимо применять кассовые ордера.
БСО должен быть качественно заполнен — отсутствие каких-либо сведений на нем может повлечь штраф, который контролеры вправе наложить на основании ст. 14.5 КоАП РФ.
Скачать образец
Итоги
Учреждения общепита могут задействовать в расчетах с клиентами только бланки строгой отчетности, распечатанные на онлайн ККМ. При этом с 01.07.2019 применение БСО обязательно и для ИП без наемных, работающих в общепите.
Узнать больше об особенностях применения различных БСО вы можете в статьях:
- «Порядок ведения учета БСО в «1С Бухгалтерия» (нюансы)»;
- «Можно ли вести БСО в электронном виде?».
5.2.1. Оформить
заказ-счет на данный банкет
Этапы выполнения:
Заказ-счет
выписывается в 5-ти экземплярах,
утверждается руководителем предприятия
и передается в кассу. Номер заказ-счета
должен соответствовать номеру данного
заказа в книге учета заказов. Бланки
заказов хранят и учитывают как бланки
строгой отчетности.
Заказ-счет выписывает
метрдотель или администратор ила за 2
дня до начала торжеств.
Кассир, получивший
утвержденный заказ-счет, принимает от
заказчика по приходному ордеру доплату
за заказ и проставляет на 5-тй экземплярах
заказ-счёта штамп «оплачено», затем
заверяет каждый экземпляр подписью и
передает 4 экземпляра метрдотелю,
принимавшему заказ.
Экземпляры
заказ-счета распределяются:
-
1 экземпляр —
заказчику; -
2 экземпляр —
остается у кассира; -
3 экземпляр
передается бригаде официантов,
обслуживающей данное торжество; -
4 экземпляр —
отдается на кухню; -
5 экземпляр —
отдается в буфет.
Продукция из кухни
в буфеты отпускается по чекам и согласно
заказ-счета.
Исправления в
заказ-счете не допускаются.
Все изменения в
заказ-счете отражают в соответствующем
заказе и по согласованию с заказчиком.
Дополнительный
заказ посетителя оформляется счетом с
получением денег наличными.
Образец заказ-счета
Ресторан
________________
УТВЕРЖДАЮ:
______________________
(директор ресторана)
Заказ-счет № 1
от «___»______________
______ г.
Заказчик
_______________________________________________________
(Фамилия
имя отчество)
Название или №
заказа ________________________________________________
Дата и часы
обслуживания
_____________________________________________
С правилами и
обязанностями, установленными
рекомендациями о порядке приема и
выполнения заказов на обслуживание
торжеств на предприятиях общественного
питания, ознакомлен, с условиями заказа
согласен.
Заказ-счет составили:
Метрдотель:__________________
Заказчик:_______________________
(подпись)
(подпись)
|
Наименование |
Кол-во порций |
Цена, руб. |
Сумма, руб. |
Наименование |
Кол-во порций |
Цена, руб. |
Сумма, руб. |
|
Из холодного (время)
ИТОГО: (руб.)
Из горячего цеха (время)
ИТОГО: (сумма, руб.) |
Из буфета (время)
ИТОГО: (руб.)
Из хлеборезки (время)
ИТОГО: (руб.)
Из кофейного (время)
ИТОГО: (сумма, руб.) |
Цены и сумму
проверил: калькулятор
_____________________________
Аванс № 1 от
________________________ ________________________
(дата)
(сумма, руб.)
Доплата № ____ от
___________________ ________________________
(дата)
(сумма, руб.)
Получено: всего
______________________________________________________
(сумма, руб.)
Чеки по заказу на
_____________________________________________________
(сумма, руб.)
Получил
______________________ Кассир _____________________
Оборотная сторона
формы заказ-счета
|
Наименование |
|||||||
|
Исключить из |
Включить в |
||||||
|
Наименование |
Кол-во порций |
Цена, руб. |
Сумма, руб. |
Наименование |
Кол-во порций |
Цена, руб. |
Сумма, руб. |
ИТОГО:
Метрдотель:_______________________
Заказчик: __________________________
Обслуживание
проводили:
Ф.И.О.
___________________________________________________
Должность:
_______________________________________________
Примечание:______________________________________________
Заказ выполнен
полностью,
ответственный за
обслуживание ____________________________
Образец заполнения
заказ-счета.
Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #