Как составить сетевую матрицу проекта

4.3. Сетевые матрицы

Общее представление о коридорных сетевых графиках

В так называемых коридорных сетевых графиках в качестве коридора может приниматься часть всего комплекса работ или же отдельных исполнительских работ (
рис.
4.12).

Принадлежность работы к тому или иному коридору определяется ее горизонтальным положением (или отрезком) в этом коридоре, как это показано на
рис.
4.13.

Так, на рисунке видим, что работы 1-2 и 2-4 выполняются по узлу «а», так как горизонтальные отрезки этих работ лежат в плоскости коридора узла «а». Работы 1-3 и 3-4 выполняются по узлу «б», так как горизонтальные отрезки этих работ лежат в плоскости коридора узла «б».

На
рис.
4.14 показаны те же работы, но уже в разрезе (в коридорах) исполнителей работ. Работы 1-2 и 2-4 выполняются главным инженером, работы 1-3 и 3-4 — генеральным директором, а работа 4-5 — коммерческим директором.

Иногда наглядность коридорного графика можно значительно увеличить, показав на нем одновременно сами работы и их исполнителей. Для этого вместо графического изображения события кружком примем совершенно различные фигуры для изображения событий, являющихся начальными событиями работ, выполняемых различными исполнителями (
рис.
4.15).

Так, Исполнитель 1 на графике изображен треугольником. Исполнитель 2 обозначается квадратом. Исполнитель 3 обозначается кружком. Таким образом, любая фигура, стоящая в начале работы, обозначает конкретного исполнителя этой работы. Так, работу 1-2 по узлу «а» выполняет Исполнитель 1. Работу 3-4 по узлу «б» выполняет Исполнитель 2, и т.д.

Как видно, коридорный сетевой график несет значительно больше информации, чем обычный сетевой. Это качество позволяет использовать его в тех случаях, когда простого сетевого графика бывает недостаточно для выполнения функций менеджмента.

Сетевая матрица

Сетевая матрица представляет собой коридорно-масштабный сетевой график, организованный в разрезе исполнителей работ.

Сетевая матрица позволяет увязывать в единый комплексный инструмент логико-временную структуру и организационную структуру управления организации.

Применение сетевых матриц в процессе менеджмента проекта дает возможность представить этот процесс в наглядной форме, а также выявить особенности ситуации, структуру необходимых работ и приемлемые средства и методы их выполнения, проанализировать взаимосвязи между исполнителями и работой, подготовить научно обоснованный скоординированный план выполнения всего комплекса работ по решению поставленной задачи. Такой план позволяет более эффективно использовать имеющиеся ресурсы, так как анализ сетевой матрицы и определение критических работ и резервов времени на некритических работах дают возможность перераспределять ресурсы с целью лучшего использования и сокращения срока реализации поставленных задач. Появляется также возможность быстро обрабатывать с помощью средств вычислительной техники большие массивы отчетных данных и обеспечивать руководство фирмы своевременной и исчерпывающей информацией о фактическом состоянии работ,
облегчающей корректировку принятых решений; прогнозировать ход выполнения работ на критическом пути и концентрировать на них внимание менеджеров различных уровней. Используя математический аппарат, можно определить степень вероятности реализации плана и правильно распределять ответственность по иерархическим ступеням менеджмента.

Сетевая матрица представляет собой графическое изображение процессов проектного менеджмента, где все операции, выполнение которых необходимо для достижения конечной цели, показаны в определенной технологической последовательности и взаимозависимости. Сетевая матрица совмещается с календарно-масштабной сеткой времени, которая имеет горизонтальные и вертикальные коридоры. Горизонтальные коридоры характеризуют ступень менеджмента, структурное подразделение или должностное лицо, выполняющие ту или иную операцию процесса подготовки, принятия и реализации решения; вертикальные — этап и отдельные операции процесса принятия решения, протекающие во времени.

Сетевая матрица является разновидностью сетевого графика. Поэтому при построении сетевой матрицы используются те же три основных понятия, что и при построении сетевых графиков:

• работа (включая ожидание и зависимость);
• событие;
• путь.

Все правила построения сетевых графиков распространяются также и на сетевые матрицы.

Построение сетевой матрицы

Для правильного построения сетевой матрицы помимо общих правил построения сетевых графиков следует придерживаться нескольких особенных правил, непосредственно касающихся сетевых матриц как коридорно-масштабной разновидности сетевых моделей.

Принадлежность работы (стрелки) к тому или иному горизонтальному коридору определяется ее горизонтальным положением либо ее безмасштабным горизонтальным участком в этом коридоре. Принадлежность работы (стрелки) к вертикальному коридору определяется вертикальными границами коридора, этапа или операции, т.е. вертикальными линиями, определяющими масштаб времени матрицы.

На
рис.
4.16 представлен пример простейшей сетевой матрицы.

Из рисунка видно, что работы 1-2 и 2-4 выполняются директором, работы 1-3 и 3-4 — заместителем директора, работа 1-4 — главным экономистом. Работы 1-2 и 1-3 выполняются на I этапе решения; работы 2-4 и 3-4 — на II, а работа 1-4 — в течение I и II этапов.

Продолжительность каждой работы на сетевой матрице определяется расстоянием по сплошной линии между центрами двух событий, заключающих эту работу (стрелку) в проекции на горизонтальную ось времени. На
рис.
4.16 работы 1-2 и 1-3 имеют продолжительность, равную четырем единицам времени. Местонахождение каждого события на сетевой матрице определяется окончанием наиболее удаленной вправо (на сетке времени) входящей в него стрелки. Все остальные менее удаленные вправо от оси ординат и входящие в это же событие стрелки соединяются с ним прерывистой (обычно либо штрих-пунктирной линией «точка-тире», либо волнистой линией) линией со стрелкой на конце.

Зависимость, идущая на матрице с наклоном вправо от оси ординат, изображается в виде разорванной прерывистой линии (обычно либо штрихпунктирной линией «точка-тире», либо разорванной волнистой линией) со стрелкой на конце. Зависимость, идущая по вертикали (ее проекция на горизонтальную ось времени — точка, а следовательно, продолжительность равна 0), изображается, как обычно, пунктирной стрелкой.

Длина волнистой линии показывает величину частного резерва времени. Например, работа 1-4 имеет частный резерв времени, равный двум единицам времени. Такой же резерв имеет работа 3-4.

В качестве примера рассмотрим небольшой абстрактный комплекс работ. В табл. 4.15 указана последовательность этих работ, продолжительность, а также система ответственности за выполнение работ.

Таблица
4.15.
Пример комплекса работ

h-i	i-j		Исполнитель
—	А	3	ПЭО
—	Б	4	ТО
А	В	4	ПЭО
Б	Г	6	ТО
В	Д	5	ПЭО
—	Е	7	ОМТС
В, Е	Ж	4	ПЭО

Построим сетевую матрицу для указанного в табл. 4.15 комплекса работ.

Первым шагом будет построение коридорно-масштабной сетки, в рамках которой расположим в дальнейшем сетевой график. Количество горизонтальных коридоров будет соответствовать количеству исполнителей. В рассматриваемом примере их три — планово-экономический отдел (ПЭО), технический отдел (ТО), отдел материально-технического снабжения (ОМТС). В качестве единицы измерения времени целесообразно выбрать один день, так как продолжительность работ не очень большая.

После этого начинаем построение сетевого графика в рамках созданной сетки матрицы. Работам А, Б и Е другие работы не предшествуют, поэтому они выходят из начального события. Работу А располагаем в коридоре ПЭО, работу Б — в коридоре ТО, а работу Е — в коридоре ОМТС. Работа В следует за работой А и располагается в том же, что и работа А, коридоре ПЭО. Работа Г следует за работой Б и располагается так же, как работа Г, — в коридоре ТО. Работа Д следует за работой В и находится в коридоре ПЭО. Для правильного отображения начала работы Ж необходимо ввести дополнительное событие и зависимость, так как если замкнуть работы В и Е одним событием, то не будет возможности отобразить зависимость работы Д только от работы В. За работами Г, Д и Ж никаких работ не следует, поэтому они сходятся в одном завершающем событии. Для правильного отображения продолжительности этих работ нужно учесть, что работа Д имеет самый поздний срок завершения — 12-й день.
Отрезок от завершения работы Г до завершающего события, т.е. до 12-го дня, отображаем как штрихпунктирную линию частного резерва времени. Так же поступаем и с работой Ж. Частный резерв работы Г составляет два дня, а работы Ж — один день. В завершение проставляем номера событий.

В итоге получаем сетевую матрицу, изображенную на
рис.
4.17.

После построения сетевой матрицы к ней можно применять все известные методы расчета аналитических параметров и оптимизации модели.

Сетевая
матрица представляет собой
коридорно-масштабный сетевой гра­фик
в разрезе исполнителей работ.

Коридорно-масштабный
сетевой график —
масштабный сетевой график, стрелки
(работы) которого структурированы по
горизонтальным коридо­рам, соответствующим
отдельным исполнителям или комплексам
работ.

Сетевая
матрица позволяет увязывать в единый
комплексный инструмент логико-временную
структуру проекта и организационную
структуру уп­равления проектом.

Применение
сетевых матриц в процессе управления
проектом позволяет:

• представить
  этот процесс в наглядной форме;

• выявить
  особенности текущей ситуации, структуру
  необходимых работ, методы их выполнения;

• проанализировать
  взаимосвязи между исполнителями и
  работами;

• подготовить
  научно обоснованный скоординированный
  план реа­лизации всего комплекса
  работ по решению поставленной задачи.

Сетевая
матрица представляет собой графическое
изображение процес­сов управления
проектом, где все операции, выполнение
которых необхо­димо для достижения
конечной цели, показаны в определенной
техноло­гической последовательности
и взаимозависимости. Сетевая матрица
совмещается с календарно-масштабной
сеткой времени, которая имеет
го­ризонтальные и вертикальные
коридоры. Горизонтальные коридоры
обо­значают ступени управления,
структурные подразделения или должност­ных
лиц, выполняющих ту или иную операцию
процесса подготовки, при­нятия и
реализации решения; вертикальные —
этапы и отдельные опера­ции процесса
принятия решения, протекающие во времени.

Сетевая
матрица является разновидностью сетевой
модели. Поэтому при построении сетевой
матрицы используются те же три основных
элемента, что и при построении сетевой
модели:

• работа
  (включая ожидание и зависимость);

• событие;

• путь.

Все
общие правила построения сетевых моделей
распространяются и на сетевые матрицы.

48.Построение сетевых матриц

Для
правильного построения сетевой матрицы
помимо общих правил построения сетевых
моделей следует придерживаться нескольких
специфических правил, непосредственно
касающихся сетевых матриц как
коридорно-масштабной разновидности
сетевых моделей. Принадлежность работы
к тому или иному коридору определяется
горизонтальным положением участка
стрелки, обозначающим эту работу.
Принадлежность работы к вертикальному
коридору определяется вертикальными
границами коридора, этапа или операции,
т.е. вертикальными линиями, определяющими
масштаб времени матрицы (рис. 8.5).

На
рисунке 8.5 видно, что работы 1—2 и 2—4
выполняются директором, работы 1—3 и
3—4 — заместителем директора, работа
1—4
— главным экономистом. Работы 1—2 и 1—3
выполняются на этапе решения 1; работы
2—4 и 3—4 — на 2, а работа 1—4
— на этапах 1 и 2.

Продолжительность
каждой работы на сетевой матрице задается
расстоянием по сплошной линии между
центрами двух событий, определяющих
эту работу (стрелку) в проекции на
горизонтальную ось времени. На рисунке
8.5 работы 1—2 и 1—3 имеют продолжительность,
равную четырем единицам времени.
Местонахождение каждого события на
сетевой матрице определяется окончанием
наиболее удаленной вправо (на сетке
времени) входящей в него стрелки. Все
остальные (менее удаленные вправо от
оси ординат) входящие в это же событие
стрелки соединяются с ним либо
штрих-пунктирной, либо прерывистой
волнистой линией со стрелкой на конце.

Зависимость,
идущая на матрице с наклоном вправо от
оси ординат, также изображается либо
штрих-пунктирной, либо прерывистой
волнистой линией со стрелкой на конце.
Зависимость, идущая по вертикали (ее
проекция на горизонтальную ось времени
— точка, а следовательно, продолжительность
равна 0), изображается, как обычно,
пунктирной линией.

Длина
штрих-пунктирной линии показывает
величину частного резерва времени.
Например, работа 1—4 имеет частный резерв
времени, равный двум единицам времени.
Такой же резерв имеет работа 3—4.

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #

Планирование работы всегда начинается с определения количества задач, ответственных за их исполнение лиц и времени, необходимого для полного завершения. При управлении проектами такие схемы просто необходимы. Во-первых, для того чтобы понимать, какое общее время будет затрачено, во-вторых, чтобы знать, как планировать ресурсы. Именно этим занимаются проектные менеджеры, они в первую очередь осуществляют построение сетевого графика. Пример возможной ситуации рассмотрим далее.

Исходные данные

Руководство рекламного агентства приняло решение о выходе в свет нового рекламного продукта для своих клиентов. Перед сотрудниками фирмы были поставлены такие задачи: рассмотреть идеи рекламных брошюр, привести аргументы в пользу того или иного варианта, создать макет, подготовить проект договора для клиентов и послать всю информацию руководству на рассмотрение. Для информирования клиентов необходимо провести рассылку, расклеить плакаты и обзвонить все фирмы, имеющиеся в базе данных.

Кроме этого, главный руководитель составил детальный план всех необходимых действий, назначил ответственных сотрудников и определил время.

Начнем построение сетевого графика. Пример имеет данные, представленные на следующем рисунке:

Построение матрицы

Перед тем как сформировать сетевой график, необходимо создать матрицу. Построение графиков начинается с этого этапа. Представим себе систему координат, в которой вертикальные значения соответствуют i (начальное событие), а горизонтальные строки – j (завершающее событие).

Начинаем заполнять матрицу, ориентируясь на данные рисунка 1. Первая работа не имеет времени, поэтому ею можно пренебречь. Рассмотрим детальнее вторую.

Начальное событие стартует с цифры 1 и заканчивается на втором событии. Продолжительность действия равняется 30 дням. Это число заносим в ячейку на пересечении 1 строки и 2 столбца. Аналогичным способом отображаем все данные, что представлено на рисунке ниже.

Основные элементы, используемые для сетевого графика

Построение графиков начинается с обозначения теоретических основ. Рассмотрим основные элементы, требующиеся для составления модели:

1. Любое событие обозначается кружком, в середине которого находится цифра, соответствующая порядку действий.
2. Сама работа – это стрелка, ведущая от одного события к другому. Над стрелкой пишут время, необходимое для ее совершения, а под стрелкой обозначают ответственное лицо.

Работа может выполниться в трех состояниях:

— Действующая – это обыкновенное действие, на совершение которого требуются затраты времени и ресурсов.

— Ожидание – процесс, во время которого ничего не происходит, но он требует затрат времени для перехода от одного события к другому.

— Фиктивная работа – это логическая связь между событиями. Она не требует ни времени, ни ресурсов, но чтобы не прервать сетевой график, ее обозначают пунктирной линией. Например, подготовка зерна и приготовление мешков для него — это два отдельных процесса, они не связаны последовательно, но их связь нужна для следующего события – фасовки. Поэтому выделяют еще один кружочек, который соединяют пунктиром.

Основные принципы построения

Правила построения сетевых графиков заключаются в следующем:

1. Все события имеют начало и конец.
2. Только к первому событию могут не идти стрелки, и только от последнего они не выходят.
3. Все без исключения события должны быть связаны последовательными работами.
4. График строится строго слева направо в последовательном порядке.
5. Два события может соединять только одна работа. Нельзя ставить две стрелки; если нужно выполнить две работы, то вводят фиктивную с новым событием.
6. В сети должны отсутствовать тупики. Нельзя допускать ситуации, указанной на рисунке 3.

   

7. Нельзя допускать образования циклов и замкнутых контуров.

Построение сетевого графика. Пример

Вернемся к исходному примеру и попробуем начертить сетевой график, используя все данные, указанные ранее.

Начинаем с первого события. Из него выходят два – второе и третье, которые соединяются в четвертом. Далее все идет последовательно до седьмого события. Из него выходят три работы: восьмая, девятая и десятая. Постараемся все отобразить:

Критические значения

Это еще не все построение сетевого графика. Пример продолжается. Далее нужно рассчитать критические моменты.

Критический путь – это наибольшее время, затраченное на выполнение задания. Для того чтобы его рассчитать, нужно сложить все наибольшие значения последовательных действий. В нашем случае это работы 1-2, 2-4, 4-5, 5-6, 6-7, 7-8, 8-11. Суммируем:

30+2+2+5+7+20+1 = 67 дней

Таким образом, критический путь равен 67 дням.

Если такое время на проект не устраивает руководство, его нужно оптимизировать согласно требованиям.

Автоматизация процесса

На сегодняшний день мало кто из проектных менеджеров вручную рисует схемы. Программа для построения сетевых графиков – это простой и удобный способ быстро рассчитать затраты времени, определить порядок работ и назначить исполнителей.

Кратко рассмотрим самые распространенные программы:

1. Microsoft Project 2002 – офисный продукт, в котором очень удобно рисовать схемы. Но проводить расчеты немного неудобно. Для того чтобы совершить даже самое простое действие, нужен немалый багаж знаний. Скачивая программу, позаботьтесь о приобретении инструкции по пользованию к ней.
2. SPU v2.2. Очень распространенный бесплатный софт. Вернее, даже не программа, а файл в архиве, для использования которого не нужна установка. Изначально она была разработана для выпускной работы одного студента, но оказалась настолько полезной, что автор выложил ее в сеть.
3. NetGraf – еще одна разработка отечественного специалиста из Краснодара. Очень легка, проста в использовании, не требует установки и огромного багажа знаний, как с ней управляться. Плюсом является то, что поддерживает импорт информации из других текстовых редакторов.
4. Часто можно встретить вот такой экземпляр – Borghiz. О разработчике мало что известно, как и о том, как пользоваться программой. Но по примитивному методу «тыка» ее можно освоить. Главное, что она работает.