Содержание страницы
- Цель проведения хронометража рабочего времени
- Кто проводит хронометраж и оформляет документацию
- Как проводится хронометраж
- Особенности замеров и расчетов
- Разбор результатов
- Как заполнить бланк хронометража рабочего времени
В некоторых случаях организация принимает решение провести анализ рабочего времени и фиксировать время выполнения трудовых операций. Данный метод называется хронометражем рабочего времени. Обычно его проводят на различных производствах для работников, которым приходится выполнять вручную или с использованием техники (механизмов) повторяющиеся операции. Все замеры записывают в документ для определения, сколько времени тратится на ту или иную операцию. Разберемся, какие основные задачи решает этот метод и как документально оформить хронометраж рабочего времени.
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк хронометража рабочего времени .xlsСкачать образец хронометража рабочего времени .xls
Цель проведения хронометража рабочего времени
Основная цель проведения замеров и составления хронометража состоит в том, чтобы как можно больше оптимизировать рабочий процесс. Для этого устанавливают такую норму времени, при которой рабочие операции будут проходить на необходимой скорости. Чаще такая процедура проводится на предприятиях, использующих систему поточного производства.
Кроме названной, преследуются такие цели:
- Выяснить, сколько времени тратится на каждую рабочую операцию, куда уходит время работника, кроме непосредственно труда, были ли нерациональные потери времени и т.д.
- Оценить, соответствуют ли действующие нормативы по отношению к требованиям по качеству сделанной работы.
- Разработать эффективные схемы для выполнения работниками их трудовых функций.
- Установить, почему не выполняется план, заданный руководством. Разработать методы для исправления ситуации.
- Для внедрения новых методов производства.
К сведению! Проведение работы по определению хронометража рабочего времени осуществляется только по инициативе нанимателя. Это не обязанность работодателя, процедура выполняется только по необходимости и при желании. Перед началом работы руководство должно издать приказ о проведении хронометража рабочего времени. Он составляется в свободной форме. Работник, чьи действия будут замерять, обязательно должен быть ознакомлен с приказом и с алгоритмом процедуры.
При проведении обращают внимание на психологическое состояние работника, на организацию его рабочего пространства и даже на любые мелкие детали. Это важно, например, для определения причины невыполнения нормы.
Можно проводить хронометраж всего рабочего процесса или лишь выборочных операций, все зависит, повторим, от цели, с которой его осуществляют.
Кто проводит хронометраж и оформляет документацию
Наблюдает за работником и вносит записи в документ специалист, обладающий необходимыми знаниями и навыками, он должен быть в курсе рабочего процесса, разбираться в организации труда.
Это могут быть штатные нормировщики или непрофильные специалисты, которых обязал провести эту процедуру руководитель своим приказом. Тогда такой работник должен тщательно изучить информацию по составлению хронометража.
К сведению! Это может делать и сам работник, но тогда нужно брать во внимание еще и время на запись результатов.
Как проводится хронометраж
В целом процедура проводится в несколько этапов:
- Подготовка к проведению замеров. Нужно изучить операции, длительность которых будет измеряться, выбрать работников, чьи действия будут замерять. Также необходимо рассчитать, какое число замеров надо будет сделать.
- Разработка бланка для заполнения.
- Ознакомление выбранных работников с тем, что их трудовые действия будут фиксировать.
- Проведение самого хронометража.
- Разбор результатов. Разработка плана для изменений текущей ситуации.
Работников, чью деятельность будут наблюдать, выбирают исходя из цели хронометража. Если нужно утвердить нормы времени, то надо выбирать для анализа работников со средним-высоким уровнем производительности. Если цель — установить нормы невыработки плана, то выбирают отстающих от графика сотрудников. При разработке нормативов анализируют работу тех, кто имеет высокую квалификацию и хорошие показатели производительности.
Наблюдатель должен видеть весь процесс работы выбранного сотрудника. Выбрать нужное место необходимо еще на этапе подготовки к процедуре. Наблюдатель и работник не должны общаться во время проведения замеров.
При проведении хронометража нужно замерять время выполнения каждой операции, даже время на кратковременные перерывы. Делается несколько измерений, а потом длительность рассчитывается путем нахождения среднего арифметического.
К сведению! Для измерения времени выбирают обычные электронные секундомеры. Хорошо, если в них будет функция запоминания результатов, тогда можно будет после окончания работы или серии замеров перенести их в бланк.
Особенности замеров и расчетов
При проведении хронометража замеряют время каждой операции последовательно. Измерений производится несколько. Определяют среднюю длительность каждой операции.
В данной таблице указано сколько измерений надо проводить в зависимости от характера работы и длительности каждой операции.
| Характер работы | Количество замеров в зависимости от длительности операции, мин | |||
|---|---|---|---|---|
| До 1 | 1-5 | 6-10 | Свыше 10 | |
| Работа на автоматизированных станках и оборудовании | 10-20 | 10-20 | 6 | 4 |
| Работа на станках и оборудовании с применением ручного труда | 15-30 | 15-30 | 10 | 6 |
| Ручная | 30 | 20-30 | 12 | 8 |
Также рассчитывают коэффициент устойчивости хроноряда. Он необходим для проверки корректности осуществленных замеров.
Коэффициент рассчитывают путем деления максимального значения операции на минимальное значение. Далее полученный результат надо сравнить с установленными данными. При превышении значения коэффициента делают вывод о неправильном замере. Значит, его нужно провести заново.
В данной таблице приведены коэффициенты устойчивости хроноряда в зависимости от типа работы и производства.
| Тип производства | Коэффициент устойчивости хроноряда при продолжительности операции свыше 15 секунд | ||
|---|---|---|---|
| Машинная работа | Машинно-ручная работа | Ручная работа | |
| Крупносерийное | 1,1 | 1,5 | 2 |
| Серийное | 1,1 | 1,3 | 1,7 |
| Мелкосерийное | 1,1 | 1,7 | 2,3 |
Разбор результатов
После того как бланк хронометража будет заполнен, переходят к интерпретации результатов. На основе полученной статистики решают, какие нормы для каждого действия установить для наилучшей производительности. Также выявляют нерациональные действия работника и решают, каким образом их устранить. Возможны даже кадровые перестановки, переоснащение рабочего места, увеличение или уменьшение количества работников на участке. Если же все укладывается в нормы, то оставляют все как есть.
Как заполнить бланк хронометража рабочего времени
Законодательно закрепленной формы такого документа не существует. Ее разрабатывают в каждой организации самостоятельно. Заполняют бланк как от руки, так и на компьютере.
Что должно быть в документе:
- Наименование организации, структурного подразделения.
- Дата проведения наблюдения и его номер.
- ФИО работника-наблюдателя.
- Название операции, в отношении которой ведется наблюдение.
- Должность, ФИО и стаж работы наблюдаемого работника.
- Какое оборудование используется на рабочем месте.
- Таблица, где указываются наименования операций и продолжительность их выполнения в секундах, среднее время выполнения и коэффициент устойчивости хроноряда.
В конце таблицы подводят итог по времени выполнения каждого цикла. Расписываются наблюдатель и
работник. Ставят дату.
Что такое хронометраж рабочего времени
Хронометраж — метод анализа рабочего времени, при котором фиксируется длительность повторяющихся циклических трудовых процессов. Чаще всего он применяется для технологических операций, выполняемых вручную, с применением инструментов, приспособлений или осуществляемых с частичной механизацией. При этом рабочая операция разбивается на элементы или трудовые приемы.
Основные задачи, которые решаются в процессе проведения хронометражных исследований:
- обнаружение нерациональных, лишних трудовых приемов;
- проектирование наиболее рациональных рабочих процессов;
- определение нормативов выработки.
Итоговым результатом должно стать утверждение рабочих норм времени на технологическую операцию.
Что включает проведение хронометража рабочего времени
Как и другие методы исследования рабочего времени, хронометраж проводится в несколько последовательных этапов. Для проведения хронометражных исследований необходимо:
- изучить порядок проведения обследуемой операции, рабочие места, где она проводится;
- выбрать сотрудников, за которыми будет проводиться наблюдение;
- подготовить бланк для сбора данных;
- провести замеры;
- проанализировать полученные результаты и внести при необходимости корректировки.
Нередко до начала хронометража проводится фотография рабочего дня. Это помогает определить перечень выполняемых сотрудниками участка технологических операций, их последовательность и уровень повторяемости.
О том, как провести фотографирование рабочего дня, рассказали эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе бесплатно и переходите к рекомендациям.
После того как трудовой процесс спроектирован и определены его составные элементы, выбираются сотрудники, за которыми будет вестись наблюдение. При этом, если целью анализа станет выявление резервов рабочего времени, отбирают наиболее опытных сотрудников. Если первоочередная задача — это разработка норм, то в качестве наблюдаемых задействуют работников со средним темпом работы. Новичков или персонал с низкой производительностью для проведения хронометража не берут.
Как осуществляется сбор данных по хронометражу
Хронометражные замеры целесообразно проводить на работах, требующих регулярного выполнения одних и тех же операций, которые можно разбить на отдельные элементы.
Пример:
Операция по сгибанию одной заготовки на станке условно может быть разделена на следующие элементы:
- Протянуть руку к контейнеру для заготовок.
- Взять заготовку.
- Переместить заготовку на станок.
- Закрепить заготовку.
- Протянуть руку к кнопке и нажать ее.
- Взять готовое изделие.
- Переложить готовое изделие в контейнер.
При этом в ходе хронометража последовательно замеряется длительность каждой операции. Делается несколько измерений, итоги по ним суммируются, и выводится средняя длительность всей операции. Для определения необходимого количества замеров в зависимости от характера работы и общей длительности процесса целесообразно пользоваться таблицей:
|
Характер работы |
Количество замеров в зависимости от длительности операции, мин |
|||
|
До 1 |
1-5 |
6-10 |
Свыше10 |
|
|
Работа на автоматизированных станках и оборудовании |
10-20 |
10-20 |
6 |
4 |
|
Работа на станках и оборудовании с применением ручного труда |
15-30 |
15-30 |
10 |
6 |
|
Ручная |
30 |
20-30 |
12 |
8 |
Для операций общей длительностью до 6-8 секунд применяется так называемый цикловой хронометраж. При его проведении замеряются последовательные комбинации элементов трудового процесса. На основании полученных данных арифметически вычисляется длительность каждого трудового движения.
При разработке формы для хронометражного наблюдения формируется таблица, в левой части которой указываются наименования элементов трудового процесса. Далее в ней создаются колонки под замеры каждого движения в соответствии с выбранным количеством наблюдений. В правой части таблицы подводятся итоги замеров и высчитывается коэффициент устойчивости хроноряда. С его помощью проверяется корректность проведенных измерений.
Для расчета коэффициента устойчивости хроноряда применяется формула:
где:
MAXz — максимальное значение замера элемента;
MINz — минимальное значение замера.
Нормативное значение нужно сравнить с данными, приведенными в таблице:
|
Тип производства |
Коэффициент устойчивости хроноряда при продолжительности операции свыше 15с |
||
|
Машинная работа |
Машинно-ручная работа |
Ручная работа |
|
|
Крупносерийное |
1,1 |
1,5 |
2 |
|
Серийное |
1,1 |
1,3 |
1,7 |
|
Мелкосерийное |
1,1 |
1,7 |
2,3 |
Если коэффициент превышает указанное значение, значит, замер произведен некорректно. При этом либо проводится повторное наблюдение, либо ряд замеров очищается от значений, которые отклоняются от средней величины более чем на 10-15%.
Бланк хронометражного наблюдения:
Как осуществляется интерпретация хронометража
Анализ данных по хронометражу осуществляется посредством:
- визуализации статистики действий сотрудника;
- построения уравнений зависимости количества произведенной продукции от различных факторов;
- сравнения фактической производительности сотрудников с плановой, эталонной;
- выявления нерациональных действий сотрудника в ходе выполнения операций;
Часто все эти способы интерпретации данных хронометража осуществляются сотрудником или его компетентным коллегой одновременно. Конечным итогом должно стать появление норматива рабочего времени на конкретную операцию.
На основе полученных в ходе хронометража данных, а также их анализа на предприятии принимаются кадровые решения, издаются методические рекомендации по оптимизации последовательности трудовых движений, расположению инструментов, оснастки и оборудования, изменению численности работающих на участке, оптимизации производственного процесса в целом.
Пример:
По итогам хронометража операции по изготовлению гнутого профиля установлено, что производство одной единицы изделия длиной 1 метр занимает 39 секунд. Таким образом, можно посчитать, сколько времени уйдет у одного работника на изготовление партии из 1000 единиц: 1000 × 39 = 39 000 с, что составит 10,83 часа рабочего времени.
Имея планы по выпуску продукции на период, далее можно вычислить не только требуемое количество работников определенной квалификации, но и эффективно планировать другие аспекты деятельности. Например, зная время, за которое отпущенные в производство материалы превратятся в готовую продукцию, можно планировать логистику закупок материалов и их оптимальный запас.
Наши эксперты подготовили образец хронометража рабочего времени, включающего измерения длительности трудовых движений сотрудника:
Пример хронометража:
Скачать образец в формате Excel
Итоги
Хронометраж рабочего времени — инструмент, с помощью которого можно оптимизировать бизнес-процессы компании. Правильно проведенный хронометраж дает информацию, помогающую эффективно управлять не только рабочим временем, но и другими процессами, например, логистикой. На практике хронометраж сочетается с другими методами исследования рабочего времени, в частности фотографией рабочего времени.
Проведение хронометража рабочего времени — необходимый этап процедуры нормирования, позволяющий определить временные затраты на трудовую операцию или ее отдельный элемент. От того, насколько тщательно подготовлена, проведена и оформлена эта процедура, зависит качество полученной информации: рассчитанных норм выработки. Зная эти нормы, можно эффективно планировать многие бизнес-процессы.
Что такое хронометраж, его классификация и цели
Основное отличие хронометража от других методов анализа рабочего времени в том, что он может применяться только для повторяющихся рутинных ручных, машинно-ручных процессов. При высокой степени автоматизации его применение нецелесообразно.
Хронометраж рабочего времени заключается в проведении ряда замеров длительности одного или нескольких последовательных элементов трудовой операции.
Полученные результаты измерений суммируются, выводится средняя продолжительность выполнения отдельного трудового действия или всего трудового процесса (операции). В результате компания получает информацию о затратах времени, требуемых для выполнения определенного вида работы.
Типовые цели проведения хронометража:
- выявление нерациональных трудовых движений, приводящих к потерям производительности;
- проектирование рабочих операций с минимально возможными временными затратами на их выполнение;
- разработка норм выработки, обслуживания;
- отбор наиболее эффективных приемов работы, применяемых работниками, и их распространение в компании;
- правильная организация труда на рабочих местах.
Процедура проведения замеров во многом зависит от различных производственных и организационных факторов. Классификация применяемых методов хронометража рабочего времени приведена в таблице:
| По методу наблюдения | По количеству обследуемых сотрудников | По способу регистрации | По способу записи результатов |
| 1. Сплошной — измеряются все трудовые элементы операции | 1. Индивидуальный — наблюдается один сотрудник | 1. Посредством визуального наблюдения и записи результатов вручную, с использованием секундомера | 1. Цифровой — время записывается обычными цифрами |
| 2. Выборочный — проводятся замеры одного или нескольких отдельных рабочих движений, входящих в состав трудовой операции | 2. Бригадный или групповой — наблюдается несколько работников, выполняющих одинаковые операции одновременно | 2. С применением средств автоматизации, как правило — видеосъемки | 2. Графический — время фиксируется на карте линиями |
| 3. Цикловой — применяется для исследования очень коротких по продолжительности операций (6-7 сек.), при этом отдельные элементы имеют длительность не более 1,5-2 сек. | 3. Многостаночный хронометраж — проводится при определении норм обслуживания для сотрудника, одновременно работающего на нескольких единицах оборудования | — | 3. Индексный — вместо наименования трудовых элементов (операций) в карте проставляются сокращенные индексы |
| — | — | — | 4. Смешанный вариант — при котором одновременно используются все указанные в других пунктах приемы |
Последовательность проведения хронометражных наблюдений
Процедура проведения хронометража рабочего времени принято делить на отдельные этапы:
- Подготовка к исследованию.
Изучение рабочего места, его оснащенности, применяемых трудовых приемов, темпа их выполнения. Желательно переговорить с руководителем обследуемого участка для определения правильной последовательности действий. Возможно, что до начала наблюдения удастся исключить непроизводительные приемы и движения, которые необоснованно замедляют темп выполнения работ.
В процессе подготовки используются должностные инструкции, технологические карты, устные опросы работников. Оценивается квалификация и стаж персонала, уровень их практических навыков. Отбираются наиболее подходящие для участия в исследовании кандидаты.
- Разработка бланков для оформления результатов наблюдения.
Жестко регламентированных требований к их форме и структуре не установлено. На практике в них обязательно присутствуют данные о наблюдателе и наблюдаемом сотруднике, перечне применяемых инструментов и механизмов, месте проведения замеров, наименовании рабочих приемов и операций. Бланки могут различаться в зависимости от целей наблюдения, характера изучаемой работы, вида деятельности компании.
- Проведение измерений.
С указанием времени наблюдения, применяемых режимах работы, продолжительности непредвиденных сбоев и перерывов.
- Пересчет и анализ полученных результатов.
Осуществляется проектирование оптимальной последовательности трудовых приемов, определяются нормативы времени на выполнение операции.
После завершения процедуры издаются приказы, утверждающие определенные в ходе хронометража нормативы для применения во всей организации.
Как проводятся замеры, на каких бланках оформляются их результаты
Чтобы провести качественный хронометраж рабочего времени, до начала наблюдения необходимо обеспечить исправность оборудования, наличие необходимого инвентаря, материалов и сырья на обследуемом участке. Переговорить с работником, объяснив ему цели процедуры.
Важно, чтобы работа выполнялась при хорошем освещении, и исполнителю было удобно на его месте. Не стоит начинать исследования в самом начале смены или сразу по окончании перерыва для отдыха и питания, так как в эти периоды интенсивность работы замедлена.
В бланке для заполнения хронометража рабочего времени, в его верхней части указывается:
- наименование выполняемой операции или изготавливаемого изделия;
- должность, ФИО, стаж работника;
- наименование цеха, участка выполнения работ и при возможности название рабочего места;
- список используемого в процессе оборудования и инструментов.
Образец бланка хронометража
Образец хронокарты рабочего времени Скачать
Далее идет основная, табличная часть в которой записываются:
- В левой части — наименование элементов исследуемой операции.
При этом возможно 2 варианта их отражения: с указанием фиксажных точек или без. Фиксажные точки – это моменты, позволяющие наблюдателю визуально определить начало или окончание движения. Если указывается только наименование трудового приема, то задействуется одна строка, а если элемент отражается через фиксажные точки, то используются две стоки: для описания начала и окончания действия.
- После наименования операции идут столбцы для внесения времени выполнения элементов.
Их количество должно быть равно предполагаемому числу замеров и зависит от категории работ и типа производства:
| Характер работы | Количество замеров в зависимости от длительности операции, мин. | |||
| До 1 | 1-5 | 6-10 | Свыше 10 | |
| Работа на автоматизированных станках и оборудовании | 10-20 | 10-20 | 6 | 4 |
| Работа на станках и оборудовании с применением ручного труда | 15-30 | 15-30 | 10 | 6 |
| Ручная | 30 | 20-30 | 12 | 8 |
В бланке для хронометража допустимы варианты: указывать сразу длительность трудового приема; разбивать столбцы на колонки, внося время начала и окончания выполнения элемента, из чего затем можно рассчитать длительность.
- В правой части таблицы суммируется общая продолжительность проведенных замеров, указывается количество наблюдений, рассчитывается среднее время выполнения элемента по формуле:
где:
Нв — среднее время выполнения приема;
Во — суммарное время замеров элемента трудовой операции;
Кз — общее количество проведенных замеров.
- Внизу таблицы делают итоговую строку, в которой считают среднюю общую длительность операции.
Также допустимо указать в бланке возможные отклонения от нормального рабочего процесса выявленные в процессе проведения замеров. Качество полученных данных следует проверить при помощи коэффициента устойчивости хроноряда по каждому элементу. Для этого используется формула:
где:
З max — максимальное значение ряда замеров;
З min — минимальное значение ряда замеров.
Его сравнивают с максимально допустимым значением (см. таблицу ниже), и при его превышении, исключают из расчета неподходящие замеры.
| Тип производства | Коэффициент устойчивости хроноряда при продолжительности операции свыше 15 сек. | ||
| Машинная работа | Машинно-ручная работа | Ручная работа | |
| Крупносерийное | 1,1 | 1,5 | 2 |
| Серийное | 1,1 | 1,3 | 1,7 |
| Мелкосерийное | 1,1 | 1,7 | 2,3 |
Полученная в результате проведения наблюдения средняя длительность операции принимается за норму времени ее выполнения.
Образцы заполнения хронометража рабочего времени
Ниже представим образцы заполнения графического и числового хронометража.
Обратите внимание! Образцы хронокарт демонстрационные, приведены в разрезе нескольких первоначальных действий. В полной хронокарте обычно бывает не менее 20 элементов.
Образец графического хронометража
Образец числового хронометража
Подводим итоги
- Хронометраж — метод исследования рабочего времени, который целесообразно применять для повторяющихся рутинных процессов с существенной долей ручного труда.
- Данные, полученные с помощью хронометража, позволяют установить нормативы затрат рабочего времени на исследуемые виды работ и операции.
Хронометраж — это метод тайм-менеджмента, который заключается в измерении и анализе временных затрат. Проще говоря, мы записываем свои занятия и их продолжительность, а потом анализируем, на что уходит наше время. Вот так, например, может выглядеть персональный лист хронометража:
Хронометраж считается одним из самых эффективных каналов «обратной связи» в тайм-менеджменте. С его помощью мы можем узнать, сколько времени у нас уходит на важные и на второстепенные дела, как распределяется время между разными сферами жизни, на что мы отвлекаемся чаще всего и многое другое.
Некоторые люди выполняют хронометраж постоянно — это особенность их личной системы тайм-менеджмента. Однако в большинстве случаев достаточно устраивать сессии хронометража лишь по мере необходимости.
Когда и для чего нужен хронометраж
Некоторые считают, что хронометраж характерен скорее для корпоративного тайм-менеджмента. И в какой-то степени это верно: современные компании часто используют этот метод для оценки эффективности сотрудников, расчета КТУ, оптимизации рабочих процессов и т. д.
Однако хронометраж с успехом может применяться и в персональном тайм-менеджменте. Например, он будет полезен для решения следующих задач:
1. Узнать, на что в действительности тратится время. Одно из самых полезных свойств хронометража — это быстрое выявление хронофагов, то есть тех занятий, которые не приносят пользы и впустую расходуют наше время.
И здесь хронометраж способен преподнести человеку множество не слишком приятных «сюрпризов». Например, он с удивлением может узнать, что тратит почти 3 часа в неделю на «раскачку по утрам», 4 часа на социальные сети и еще 2 часа на праздные разговоры в корпоративном чате. В масштабах одного дня эти потери времени не всегда заметны.
2. Проанализировать свою систему тайм-менеджмента. Хронометраж позволяет нам выявить проблемы, над которыми следует работать. Например, с его помощью мы можем узнать, сколько времени у нас уходит на рутинные задачи, на перерывы, на отвлечения и т. д.
Кроме того, хронометраж помогает оценить эффективность различных техник тайм-менеджмента. Допустим, мы решили планировать свой день по методу Айви Ли. Чтобы проверить, подходит ли нам эта техника, мы можем провести сессию хронометража и сравнить свои результаты «до» с результатами «после».
3. Определить продолжительность типовых задач. Например, мы можем узнать, сколько времени в среднем занимает:
- Уборка в квартире.
- Написание одной статьи для блога.
- Написание одной главы для книги.
- Тренировка в спортзале.
- Дорога от дома до работы и т. д.
Эта информация может пригодиться для составления расписания, планирования целей по SMART и постановки дедлайнов.
4. Найти скрытые резервы времени. Хронометраж помогает выявить:
- Дела, которые уже потеряли актуальность.
- Дела, которые можно не делать совсем.
- Дела, которые можно делегировать и т. д.
Приняв решение по каждой такой задаче, мы сможем «выкроить» несколько дополнительных часов в неделю.
5. Составить отчет о проделанной работе. Некоторые фрилансеры берут за свою работу почасовую оплату, и хронометраж помогает им отчитываться перед заказчиками. Например:
Как правило, хронометраж в таких случаях ведется не на листочке, а с помощью специальных программ: трекеров времени. Трекеры фиксируют действия пользователя за компьютером и составляют максимально объективный отчет о его работе. Трекерами времени являются, например, такие приложения как Tick, Toggl и Upwork.
6. Научиться более внимательно и бережно относиться к своему времени. Благодаря хронометражу, время перестает быть абстракцией: оно становится для нас конкретным, измеримым и осязаемым. Мы начинаем чувствовать его течение и понимать, как отдельные часы и минуты влияют на нашу жизнь.
Как проводить хронометраж своего времени
Все сказанное ниже будет относиться к традиционному способу хронометража, который выполняют с помощью карандаша и бумаги. Да, сегодня многие предпочитают проводить хронометраж с помощью специальных приложений для смартфона (Kotime, «Хронометраж», aTimeLogger и т. д.). Однако у каждой такой программы своя специфика, поэтому разбирать их в рамках нашей статьи будет нецелесообразно.
И еще одно важное замечание: ощутимую пользу могут принести только продолжительные сессии хронометража (иначе просто не получится собрать статистически значимую информацию). Рекомендуем выделить на это мероприятие минимум три дня, а еще лучше — одну или две недели.
Инструменты
Для проведения хронометража понадобятся две вещи:
- Любые доступные часы.
- Листы хронометража. Это могут быть заранее распечатанные бланки, специально размеченная тетрадь или даже обычный блокнот.
Если вам удобно, можете делать записи сразу в электронных таблицах, например, в Excel. Однако имейте в виду: листы хронометража должны всегда находиться под рукой. Если вы пользуетесь компьютерной программой, но не проводите весь день рядом с компьютером, этот вариант вам вряд ли подойдет. Впрочем, сегодня появилась возможность работать с электронными таблицами на смартфонах и планшетах.
Что же касается разметки листа, то она будет зависеть от ваших личных предпочтений и тех задач, которые вы хотите решить с помощью хронометража. Вот несколько популярных вариантов:
При необходимости вы можете добавить любые другие поля. Например: «Дата», «Сфера жизни», «Самочувствие», «Сложность» и т. д. Если затрудняетесь с выбором, попробуйте вариант № 1 — он наиболее простой и универсальный.
Как делать записи
Записи делают при каждой смене деятельности и при каждом переключении внимания. Приступая к новому занятию, нужно сразу записать его название и время начала, а если нужно, то и время окончания предыдущего занятия. Прочие поля («Продолжительность», «Вид деятельности») можно заполнять задним числом.
Обычно время в записях округляют до 5–10 минут, чтобы потом было легче делать расчеты. Но при использовании современных технологий (электронных таблиц или специальных программ) можно все фиксировать с точностью до минуты.
Не расстраивайтесь, если забыли что-нибудь записать: это нормально, особенно в самом начале. Не нужно ругать себя и уж тем более обрывать сессию. Просто продолжайте с того момента, когда вспомнили. Постепенно записывать все свои занятия станет для вас привычкой.
Что же касается самих не записанных занятий, то можно попробовать хотя бы примерно восстановить их по памяти — это тоже будет полезная информация. Если же совсем не получается ничего вспомнить, поставьте в листе хронометража вопросительные знаки.
Иногда бывает так, что мы на несколько часов оказываемся вдалеке от своих записей. В этом случае нужно зафиксировать свои занятия любыми доступными способами (на клочках бумаги, на диктофон в смартфоне), а потом перенести эти заметки в лист хронометража.
Отвлечение и неожиданные задачи продолжительностью менее 5 минут можно не записывать: просто отмечайте их крестиками где-нибудь на полях:
В конце дня или сессии достаточно будет подсчитать количество крестиков и умножить их на 2–3 минуты.
Обработка результатов хронометража
На этом этапе мы можем узнать много интересного и полезного. Например: сколько времени у нас уходит на важные и второстепенные задачи, сколько времени мы тратим на семью и работу, что отвлекает нас чаще всего и т. д. Подробный список того, что можно узнать с помощью хронометража, вы найдете в конце статьи.
Для обработки результатов мы рекомендуем использовать электронные таблицы: Excel, LibreOffice Calc или Google Таблицы. Эти программы очень упростят вам работу и помогут быстро сделать все необходимые расчеты.
Во время длинных сессий хронометража лучше выполнять предварительную обработку результатов каждый день (перед сном или утром следующего дня), иначе потом эта процедура займет слишком много времени.
При обработке результатов возможны два варианта:
Вариант 1. Электронные таблицы
Если вы решили работать с электронной таблицей, вам нужно будет просто ежедневно переносить в нее свои листы хронометража. Сразу считать ничего не надо: это можно сделать и в конце сессии.
При желании в таблицу добавляют дополнительные поля, которых не было в листах хронометража. Например: «вид деятельности», «тип задач», «сфера жизни», «цель», «квадрат матрицы Эйзенхауэра» и т. д. Подумайте, что именно вы хотите узнать.
Анализ в электронных таблицах можно выполнять разными способами: здесь все зависит от вашего уровня владения этим инструментом. На наш взгляд, проще всего это делать с помощью фильтров и функции ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ (в английской версии — SUBTOTAL). Синтаксис у нее следующий:
ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ(код_функции; диапазон)
Для расчетов нам понадобятся такие коды:
9 — сумма всех значений.
1 — среднее значение.
2 — количество значений.
Допустим, мы выполняем анализ хронометража в Google Таблицах и хотим узнать, сколько времени у нас ушло на мытье посуды. Для начала мы отфильтруем свой список занятий, чтобы в нем осталась только «Посуда»:
Теперь выбираем подходящую ячейку, вписываем в нее функцию ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ с кодом 9, а в качестве диапазона указываем столбец с продолжительностью занятий.
Чтобы узнать, сколько в среднем времени у нас уходит на мытье посуды, делаем все то же самое, но меняем в формуле цифру 9 на цифру 1:
Чтобы узнать, сколько раз за сессию мы помыли посуду, используем код 2:
Теперь, если мы настроим фильтр для другого занятия, то результаты наших расчетов поменяются автоматически:
Фильтр можно применить к любым столбцам, которые есть в вашей таблице: дата, виды деятельности, сферы жизни и т. д. Этот метод позволяет анализировать фактически любые показатели тайм-менеджмента.
Итоги анализа лучше собирать в отдельную табличку.
Вариант 2. На бумаге
Если вы решили все делать на бумаге, то рекомендуем выполнять предварительные расчеты в конце каждого дня (здесь очень пригодится калькулятор). Например:
В конце сессии нужно будет просто объединить эти промежуточные отчеты в один итоговый отчет.
Визуальное представление результатов
В электронных таблицах есть встроенные инструменты для создания диаграмм. Не обязательно, но очень полезно сделать с их помощью визуальное представление полученных результатов: так они станут более понятными и наглядными. Вот несколько вариантов:
1. Столбчатая диаграмма. Помогает сопоставить разные показатели:
2. Круговая диаграмма. Помогает оценить долю тех или иных занятий в распорядке дня:
3. График. Помогает отследить изменения показателей. Например, на графике ниже видно, что количество отвлечений к концу рабочей недели заметно увеличилось:
С помощью графиков вы можете посмотреть, насколько вы загружены в разные дни недели, как меняется ваше самочувствие и многое другое.
Что делать с результатами
Самая большая ошибка, которую можно допустить после сессии хронометража — это не воспользоваться его результатами. Часто бывает так: человек в течение недели добросовестно фиксирует все свои занятия, анализирует результаты, ужасается, а потом оставляет все как есть.
Мы проделали большую работу и получили ценную информацию. Она не должна пропасть впустую.
После каждой сессии хронометража мы обычно выявляем в своем тайм-менеджменте какие-то слабые места, проблемы, недочеты. Теперь нам нужно просто составить список мер по их устранению. Например:
- Если мы обнаружили сильный дисбаланс между важными для нас сферами жизни (например, семьей и работой), подумаем, как его исправить.
- Если мы заметили, что в нашем списке дел преобладают рутинные задачи, подумаем, как сократить время на их выполнение.
- Если мы выявили новых хронофагов, подумаем, как с ними справиться и т. д.
Вот, например, как это может выглядеть:
В первую очередь стараемся «победить боссов»: самое частое отвлечение, самый «прожорливый» хронофаг, самую трудоемкую рутинную задачу и т. д. Именно «боссы» обычно и наносят наибольший ущерб нашей продуктивности.
Спустя какое-то время можно провести повторную сессию и проверить, насколько принятые меры оказались эффективными.
Заметим, что во время хронометража многие показатели начинают улучшаться сами по себе. И это легко объяснить: мы начинаем более внимательно относиться к своему времени и замечать то, чего не замечали раньше.
Что можно узнать с помощью хронометража
- Сколько времени в среднем уходит на выполнение различных задач.
- Сколько времени уходит на конкретные цели и проекты.
- Сколько времени занимают различные этапы работы.
- Как часто выполняется та или иная задача.
- Как распределяется время между квадратами матрицы Эйзенхауэра.
- Анализ хронофагов: виды, регулярность, потери времени.
- Производительность труда: объем работы, скорость, качество.
- Изменение рабочей нагрузки в течение суток или недели.
- Изменение самочувствия в течение суток или недели.
- Учет вредных и полезных привычек.
- Виды отвлечений и их регулярность.
- Соотношение между важными и рутинными делами.
- Продолжительность и качество досуга.
- Дела, которые можно делегировать или отдать на аутсорсинг.
- Дела, которые можно было бы не делать.
- Периоды прокрастинации и апатии.
- Периоды вынужденного ожидания (очереди, пробки).
- Периоды физической активности (ходьба, занятия спортом, физический труд).
- Соотношение между различными сферами жизни.
- Соотношение между работой и отдыхом.
- Соотношение между приятными и неприятными делами.
Поделиться:
Хронометраж рабочего времени – образец заполнения и примеры
Работа по проведению хронометража рабочего времени состоит их следующих этапов:
- Этап подготовки к проведению хронометража рабочего времени.
- Этап проведения хронометражных наблюдений.
- Этап обработки результатов наблюдений.
Основным документом при хронометраже является карта хронометража рабочего времени, образец заполнения и пример которой приведены ниже.
Этап подготовки к хронометражу рабочего времени
На подготовительном этапе хронометража рабочего времени необходимо провести:
- Выбор наблюдаемых работников, зависящий от целей хронометража рабочего времени.
- Составление перечня технологических операций, время которых будет замеряться в ходе хронометражных наблюдений.
- Расчёт необходимого количества замеров.
- Подготовка чистых бланков карты хронометража рабочего времени, образец и пример смотри ниже.
Наблюдаемые работники для целей разработки норм труда должны выбираться из числа сотрудников со средней производительностью. При большой доле физического труда необходимо выбирать исполнителей со средними психофизическими данными. Желательно исключить из наблюдения новичков и работников с большим стажем.
Если целью хронометража рабочего времени, например, является установление факторов невыполнения норм труда, для наблюдения должны формироваться две выборки исполнителей – стабильно не выполняющие и стабильно перевыполняющие установленные нормы. Психофизические данные и стаж работы при этом не важны.
В случае, когда цель хронометража рабочего времени состоит в повышении производительности труда, образцом для наблюдений могут являться лучшие рабочие, «передовики производства».
Определение состава технологических операций обычно проводится до начала хронометража, во время проведения фотографий рабочего времени. ФРВ позволяет изучить различные варианты типовых комплексов рабочих операций и составить целевой перечень. Желательно, чтобы целевой комплекс рабочих операций был согласован техническими и производственными службами предприятий.
Удобство проведения замеров при хронометраже рабочего времени зависит от выбора фиксажных точек наблюдения для каждой рабочей операции. Фиксажные точки устанавливают границы начала и завершения операций, и в идеале должны сопровождаться хорошо различимыми внешними признаками – движениями рабочего, звуками инструмента или сигналами оборудования. Примеры фиксажных точек для хронометража рабочего времени: начало движения механизма, звук удара при выемке детали, переход рабочего к другому станку и т.п.
Рис. 1. Образец заполнения перечня технологических операций для хронометража рабочего времени (пример).
Для расчёта необходимого количества наблюдений при хронометражах рабочего времени используется коэффициент устойчивости хроноряда. Использование данного коэффициента позволяет стабилизировать выборку полученных при наблюдениях значений, исключив крайние (минимальные и максимальные) значения, которые признаются случайными. Стабильной считается выборка, у которой отношение минимального значения к максимальному меньше нормативного коэффициента устойчивости хроноряда. Для определения данного коэффициента можно использовать следующую таблицу:
Рис. 2. Образец (пример) количества замеров для хронометража рабочего времени.
Количество необходимых наблюдений (замеров) каждой технологической операции указано в ячейках данной таблицы и зависит от типа производства, характера работы и длительности операции. В скобках ячеек таблицы приведены справочно коэффициенты устойчивости хроноряда, которые понадобятся в дальнейшем при обработке результатов наблюдений для исключения случайных значений.
Образец заполнения и пример листа хронометража рабочего времени
Заключительной частью подготовительного этапа является подготовка бланков листов хронометража рабочего времени.
Рис. 3. Образец заполнения карты хронометража рабочего времени
Заполнение образца карты хронометража рабочего времени:
- В строках перечисляются последовательно технологические операции измеряемого вида работы (в нашем примере – разгрузки автомобилей).
- По таблице на рисунке 2 определяется количество необходимых замеров каждой операции.
- Зафиксированное время операции вносится в ячейки соответствующей строки, в примере – 19 замеров операции «Подъем поддонов».
- Рассчитываем коэффициент устойчивости хроноряда (делим максимальное время операции на минимальное). Если он оказывается меньше нормативного значения (рисунок 2), то сохраняем все выполненные замеры. Если фактический коэффициент превышает нормативный – исключаем крайние замеры до тех пор, пока он не войдёт в норму.
- Считаем получившееся средне-аналитическое время (сумма всех замеров, делённая на их количество).
- После выполнения замеров и расчётов по всем входящим в работу операциям, вычисляем суммарное время на данный вид работ, — оно и является временем оперативной работы и целью нашего исследования.
Пример проведения хронометража рабочего времени
До начала наблюдения необходимо проконтролировать наличие на рабочем месте нормальных (типичных) условий труда и подготовить наблюдаемого работника – рассказать о целях мероприятия и обсудить процедуру наблюдения.
Для проведения хронометража рабочего времени используются обычные электронные секундомеры, в идеале, с функцией хранения результатов замеров в памяти, — это позволит заносить данные в таблицу по результатам серии замеров и ускорит работу нормировщика.
Существует несколько способов проведения хронометража рабочего времени. При сплошном хронометраже наблюдение осуществляется непрерывно до получения нужного количества замеров. Этот способ можно использовать на серийном производстве с постоянно повторяющимися циклами работ. При данном способе можно обойтись только начальными фиксажными точками, так как конец одной операции в моменте совпадает с началом следующей.
В некоторых случаях организация труда не позволяет организовать хронометраж сплошным образом, и тогда применяется способ выборочного хронометража. Отличие состоит в возможности замерять по-отдельности каждую входящую в работу операцию с замерами начальной и конечной фиксажной точек.
Обработка результатов хронометража рабочего времени
Обработка результатов хронометражей рабочего времени заключается в анализе коэффициентов устойчивости хроноряда, расчёте средне-аналитического времени на каждую операцию и суммировании результатов замеров.
По результатам анализа фактического времени рабочих операций устанавливается норма труда, разрабатываются предложения по повышению производительности труда и скорости выполняемых операций, проводится анализ соответствия полученных норм с утвержденными и с фактически имеющейся выработкой.