Актуально на: 21 августа 2019 г.
0
Иногда материальные ценности, используемые организацией в процессе ее деятельности, выходят из строя. И если их возможно восстановить, то о необходимости ремонта той или иной материальной ценности можно сообщить руководителю организации посредством служебной записки на ремонт.
Служебная записка на ремонт
Служебная записка на ремонт не имеет унифицированной формы, поэтому составляется в произвольном виде. Такая записка, как правило, пишется начальником хозяйственного отдела на имя руководителя организации. Кроме того, служебную записку на ремонт может написать работник, у которого вышла из строя та или иная материальная ценность, используемая им в работе (например, компьютер). Тогда записка пишется на имя непосредственного начальника этого сотрудника, а тот уже доводит информацию о необходимости ремонта до руководителя организации.
В служебной записке на ремонт необходимо указать, что именно нуждается в ремонте, а также причины, по которым не стоит откладывать ремонт в долгий ящик.
Руководителю при принятии решения о необходимости ремонта важно помнить, что работодатель обязан обеспечивать работников оборудованием, инструментами, технической документацией и иными средствами, необходимыми для исполнения ими трудовых обязанностей (ст. 22 ТК РФ). Поэтому мало просто одобрить ремонт (если он в принципе имеет смысл), надо на это время предоставить работнику исправное оборудование. Ведь если этого не сделать и работник не сможет исполнять свои трудовые обязанности, то возникнет простой по вине работодателя.
Служебная записка на ремонт автомобиля (образец)
Образец служебной записки на ремонт приведем на примере необходимости ремонта служебного автомобиля.
Скачивание формы доступно подписчикам или по временному доступу
Скачать
Скачивание формы доступно подписчикам или по временному доступу
Скачать
Служебная записка на ремонт помещения: образец
В служебной записке на ремонт помещения нужно указать, какое именно помещение нуждается в ремонте и причины, по которым этот ремонт необходим.
Такую служебную записку можно составить по аналогии со служебной запиской на ремонт автомобиля, образец которой мы привели выше.
Разновидности служебных записок на ремонт
Распространенными служебными записками на ремонт являются:
- служебная записка на ремонт компьютера;
- служебная записка на ремонт принтера;
- служебная записка на ремонт оборудования;
- служебная записка на ремонт кабинета.
Такие служебки также пишутся по аналогии с нашим образцом.
Сколько хранить служебную записку на ремонт
Так как служебная записка на ремонт будет входить вместе, например, со счетами и платежками, в пакет документов, подтверждающих обоснованность понесенных организацией расходов, учтенных при исчислении налога на прибыль, то такую служебку необходимо хранить 5 лет (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ, п. 400 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558).
Помещения предприятия время от времени требуют ремонта. В крупных организациях составляется план проведения текущих ремонтных работ, которые касаются техники и служебных площадей. В фирмах поменьше помещения чаще всего ремонтируют по мере необходимости.
Для того, чтобы начать проведение работ по конкретному объекту (офису, кабинету, складу…), необходимо обосновать их целесообразность перед руководством предприятия. Веские доводы для издания соответствующего приказа нужно правильно изложить в служебной записке о необходимости проведения ремонта.
Предлагаем вам варианты служебки, которые можете сейчас скачать с сайта и заполнить разделы в соответствии с вашими требованиями:
Если сомнения, в правильности заполнения, дочитайте статью до конца. Вперед…
Правовая сторона
Форма документа произвольная, так как унифицированная отсутствует (не предусмотрена законодательством). Отказываться от служебки ее написания не стоит. Согласно ст.260 НР РФ, такие расходы организация имеет право включить в состав затрат при расчете налога на прибыль или УСН.
Служебная записка явится документальным обоснованием экономической выгоды расходования средств.
Срок хранения документа – 5 лет, об этом указано в п.п.8 п.1 статьи 23 НК РФ.
Кто и когда составляет
Служебная записка составляется с целью преподнести директору (генеральному директору) проблему, с которой столкнулся руководитель подразделения либо рядовой сотрудник. Когда вопрос касается ремонта, то здесь инициатива чаще всего принадлежит старшему по должности сотруднику отдела, где находятся работники вверенного ему подразделения или материальные ценности.
Вопрос может касаться здоровья и жизни сотрудников, если в служебном помещении:
- неисправна электропроводка;
- течет крыша;
- держится низкая температура из-за неисправности системы отопления.
Руководитель подразделения должен проявить заботу и известить о состоянии помещения директора.
Если вопрос касается хранения товара, материалов, инвентаря, то инициативу в свои руки может взять кладовщик, так как в его должностные обязанности входит обеспечение безопасного хранения вверенных ему ТМЦ. Если по его вине испортится товар или придет в негодность инструмент от неправильного хранения, то он понесет за это материальную ответственность.
Косметически ремонт офисных и торговых площадей очень часто необходим для улучшения имиджа предприятия и увеличения продаж продукции.
Правила составления и оформления
Строгих правил в отношении написания служебной записки на ремонт помещения, нет. Поэтому составлять ее нужно в произвольной форме. Хотя некоторые организации, у которых на должном уровне поставлен документооборот, имеют образец, дающий возможность легко составить документ, заполнив необходимые сведения.
Если его нет, то нужно придерживаться правил составления первичного документа. Что он должен содержать?
- Наименование предприятия, чтобы при проверке можно было доказать, что затраты касаются конкретного юридического лица.
- В правом верхнем углу обычно находится блок: кому и от кого.
- В «теле» документа обозначается причина и название помещения, в котором требуется произвести ремонт.
- После описания следует подпись лица, его составившего, и число.
Директор (генеральный директор) составляет на основании служебной записки приказ.
Поэтапное заполнение пунктов
Основное требование к первичным документам – это указание необходимых реквизитов: наименования, должностей, ФИО, дат. Но еще документ должен быть понятен получателю, чтобы оценить масштаб проблемы и принять управленческое решение.
| n/n | Описание раздела |
| 1. | В правом верхнем углу нужно обозначить, кому предназначена служебная записка, и кто ее составил. Например, «Директору ООО «Лабиринт» Егорову В.Д. от старшего кладовщика Ломова Е.Д.». |
| 2. | Посередине располагается наименование документа: «Служебная записка». |
| 3. | В основной части дается указание на помещение, в котором необходимо провести ремонт, и какой. Например, «Довожу до Вашего сведения, что на складе № 1 в результате повреждения ветром, начала протекать крыша. В помещении хранится оборудование (приборы учета электроэнергии), которое при попадании влаги может прийти в негодное состояние. Прошу провести срочный внеплановый ремонт кровли склада, чтобы не допустить порчи ТМЦ.». |
| 4. | После обозначения причин лицо, составившее документ, ставит подпись и ее расшифровку, а также дату составления. |
Служебная записка на ремонт помещения составляется в произвольной форме. Хотя нет жесткого требования для ее составления, она все-таки создает удобство в целом для ведения документооборота и требуется бухгалтерии для подтверждения целесообразности затрат.
ТРУДко, ИНФО
Как составить служебную записку на ремонт автомобиля, помещения или оборудования?
Если спросить обывателя, для чего нужна служебная записка, большинство ответит, что это что-то вроде официального “стукачества”.
Действительно, одна из целей написания служебных и докладных записок – это борьба с нарушениями на работе, но спектр их предназначения – гораздо шире.
В частности, таким образом служащие информируют начальство о своих надобностях- например, об обветшавшем помещении или технике, которые нужно срочно ремонтировать.
Скрыть содержание
- Для чего нужен этот документ?
- Основные требования
- Как составить?
Если нужно отремонтировать помещение или кабинет Оборудование Автомобиль
Для чего нужен этот документ?
Как известно из общепринятого определения, такая бумага относится к информационно-справочной документации и служит для делового обращения с рациональным предложением к другим сотрудникам. Не обязательно вышестоящим – это могут быть и стоящие на одной ступени служебной лестницы люди.
Есть подвид служебных записок, которые подразумевают иерархическую направленность и могут быть адресованы только на имя руководства – это докладные записки (поскольку решать кадровые проблемы и вопросы дисциплинарного воздействия уполномочен лишь глава организации).
Автором обычно является представитель административно-хозяйственного отдела организации, который уже осмотрел помещения и оценил, так сказать, размеры бедствия, но может быть и любой другой специалист.
Основные требования
Для такой бумаги нет специально установленного стандарта. При его составлении пишущий должен опираться на собственные знания по деловому документообороту и служебной этике.
Справка! В некоторых фирмах для служебных записок существуют специальные образцы, которые найти можно в локальных документах.
Записка пишется на листе стандартного формата А4. Обычно используется шрифт 14, Times New Roman. Если пишется от руки (более редкий вариант), то почерк должен быть хорошо различимым и четким. Необходимо придерживаться делового стиля речи, не допускать громоздких, неграмотных, двусмысленных и эмоционально окрашенных оборотов.
Служебная записка содержит в себе следующее:
- полное наименование фирмы (например ООО “Кенотаф”);
- от кого и кому адресовано ( с указанием должностей, например – генеральному директору Московского филиала Никифору Н. Н. от офис-менеджера Петровой )
- наименование подразделения (к примеру, Отдел по работе с покупателями);
- заголовок (Служебная записка на ремонт);
- текст (информационная часть “Довожу до вашего сведения, что…”, затем прошение о замене оборудования или о ремонте. Если требуется отремонтировать не один предмет техники, а несколько, они указываются попунктно, под номерами, каждый с новой строки);
- дата, подпись с расшифровкой.
Как составить?
Если нужно отремонтировать помещение или кабинет
Здесь следует описать, в чем проблема и почему тот или иной кабинет нуждается в ремонте. Например:
Генеральному директору ООО “Алас-стандарт”
Сидорову Е. Е.
от начальника АХО Петрова И. П.
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА № 3
Довожу до вашего сведения необходимость ремонта кабинета отдела по работе с покупателями. В помещении сыро, обвалилась штукатурка, не работает система отопления. Сотрудники вынуждены сидеть зачастую в верхней одежде, у посетителей складывается негативное впечатление об организации и ее услугах.
Прошу вас нанять ремонтную бригаду для проведения ремонта.
С уважением,
Петров Иван Петрович (подпись).
12 ноября 2016 года.
Скачать образец служебной записки на ремонт помещения
Оборудование
Здесь нужно перечислить оборудование, которое следует отремонтировать.
Важно! Такой документ может адресоваться не самому главе фирмы, а непосредственно руководителю отдела, который отвечает за исправность техники, это может быть технический отдел, или айти.
Например:
Начальнику IT-отдела
ООО “Деловые консультации”
Борисову Б.Б.
от руководителя отдела по работе с клиентами Ивановой И. И.
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА № 4
Довожу до Вашего сведения, что в отделе по работе с клиентами 4 компьютера Rover нуждаются в ремонте. У двоих не включается монитор, третий постоянно выключается при работе, у четвертого сбои в клавиатуре, может не видеть курсора). Работа с базой данных сильно затруднена, сотрудники вынуждены приносить из дома собственные планшеты и ноутбуки.
Прошу вас отремонтировать компьютеры и на время ремонта предоставить нам как минимум 2 другие машины.
С уважением,
Иванова Ирина Ивановна (подпись)
15 июня 2016 года.
Скачать образец служебной записки на ремонт оборудования
Автомобиль
Здесь нужно указать марку корпоративного автомобиля и что именно требует ремонта. Например:
Генеральному директору ООО “Хризантема -А”
Сергееву С. С.
от водителя Петрова И. И.
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА № 4
Довожу до вашего сведения, что корпоративный автомобиль Фольксваген Пассат СС (2012 г. выпуска), закупленный для нужд фирмы год назад, нуждается в ремонте и не пригоден к перевозкам пассажиров (не работает тормоз). Это стало известно вчера, когда я перевозил курьера Самохину от клиента в офис фирмы. Неисправное состояние машины подтверждено техником Сидоровым А.А.
Прошу Вас издать распоряжение о передаче автомобиля в автомастерскую для ремонта.
С уважением
Петров Иван Иванович.
13 мая 2017 года.
Скачать образец служебной записки на ремонт служебного автомобиля
Таким образом, написать служебную записку о ремонте может любой – ведь все в конце-концов ломается, и компьютеры, и лампы, и автомобили. Необходимо только точно указать, что именно требует ремонта, да и подлежит ли вообще техника “реанимации” – вполне может оказаться, что пришла пора закупать новую.
Для этого лучше проконсультироваться у специалиста и потом писать записку.
Служебная записка от работника: цели и образец
Служебную записку составляет работник на имя своего непосредственного руководителя или на имя начальника другого подразделения. Она позволяет в короткое время:
- уведомить руководителя о возникшей на текущий момент проблеме;
- внести предложения по ее устранению или согласовать план действий с другим сотрудником;
- побудить руководителя принять решение или издать распоряжение.
Также она является доказательством того, что специалист, обнаруживший проблему в рабочем процессе, не пустил ситуацию на самотек, а оповестил о ней свое руководство, чтобы оно приняло оперативное решение. То есть не бездействовал.
Виды записок
Рассмотрим основные виды служебных писем:
- о запросе информации;
- о нарушениях, допущенных сотрудником при исполнении трудовых обязанностей;
- о направлении в служебную поездку или командировку;
- о премировании сотрудников.
Кроме того, служебная записка (образец представлен далее) может сопровождать пересылку пакета документов между отделами, подразделениями, департаментами внутри организации (для сторонних организаций необходимо готовить сопроводительные письма). Также ее можно направлять работникам с требованием объяснить причину отсутствия на рабочем месте.
В служебной записке могут содержаться любые вопросы, касающиеся рабочих моментов.
Правила составления
Главное правило, которого необходимо придерживаться при составлении, — краткость. В документе должна четко излагаться суть проблемы, а также пути ее решения. Как правило, текст не должен занимать более 6-7 строк. Унифицированной формы для бумаги нет, используется произвольная.
Пример служебной записки
Несмотря на это, при написании следует учитывать положения ГОСТ Р 7.0.97-2016, которые требуют наличия следующих реквизитов:
- бумага должна содержать шапку. В ней указывается, кому документ адресован (должность и Ф.И.О. сотрудника в дательном падеже);
- далее указывается наименование документа;
- вносится дата его составления и номер;
- описание сложившейся ситуации, из-за которой составляется записка: «Довожу до вашего сведения…», далее текст должен содержать конкретную просьбу;
- ниже указывается должность и Ф.И.О. составителя, подпись с расшифровкой.
Составленный документ следует зарегистрировать у секретаря предприятия как входящую корреспонденцию. После этого вы можете быть уверены в том, что директор получит служебную записку и ознакомится с ней лично.
Как подавать в электронном виде
На многих предприятиях принят электронный документооборот. Поэтому служебная записка, пример написания которой был выше, может быть оформлена в электронном виде. В этом случае она пересылается на корпоративную почту предприятия. Дальнейшей сортировкой и пересылкой писем адресатам занимается секретарь.
Такой способ передачи экономит бумагу и время сотрудников. В этом случае документ составляется так же, как и на бумажном носителе. Желательно, чтобы на нем стояла электронная подпись отправителя. Чтобы удостовериться в том, что отправленный документ прочитан руководителем, при отправке следует запросить «уведомление о прочтении почтового отправления», поставив галочку в форме отправки.
Образец документа
Нередко при решении рабочих вопросов возникает необходимость передать важную информацию руководителю. Иногда обстоятельства требуют, чтобы объяснение ситуации, предостережение от ошибок были изложены именно в письменном виде.
При этом нужно не только грамотно изложить факты, но и правильно оформить документ. Его составление часто вызывает затруднения, особенно при отсутствии опыта. Но это не трудно сделать, если у вас перед глазами есть примеры. Именно поэтому мы подготовили образцы, ознакомившись с которыми вы сможете правильно оформить документ.
Служебная записка о премировании является основанием для издания приказа о поощрении работника. Она составляется непосредственным руководителем сотрудника на имя директора организации. В документе указываются заслуги трудящегося, просьба о поощрении, данные работника и составителя. После рассмотрения и принятия положительного решения директор издает приказ о премировании.
Образец служебной записки о том, как просить директора о премировании сотрудника
Если во время работы возникли обстоятельства, из-за которых сотрудник не мог в полной мере выполнять свою трудовую функцию, используется объяснительная. В ней указываются причины.
Образец объяснительной
Служебная записка используется, если сотруднику нужно обратиться к руководителю с просьбой о выделении денежных средств на рабочие нужды. В этом случае в документе излагаются факты производственной необходимости в приобретении материалов.
Как правильно написать служебную записку, образец
Срок хранения
Согласно Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденному Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, служебные записки необходимо хранить в архиве предприятия не менее пяти лет. При необходимости директор организации имеет право продлить срок хранения. Срок хранения бумаг, оформленных в электронном виде, может быть определен уставом компании.
Страховые взносы ИП в 2023 году
Одна из обязанностей индивидуальных предпринимателей — уплата в бюджет страховых взносов. Они делятся на два вида: фиксированные и взносы с дохода свыше 300 000 руб. Разберем, как рассчитываются эти платежи, в каких случаях их можно не платить и как перечислять их в бюджет в 2023 году.
Дебиторская задолженность: когда списание приведет к налоговым претензиям?
Готовый алгоритм списания дебиторской задолженности? Какими документами оформить списание дебиторской и кредиторской задолженности? Пример бухгалтерской справки по списанию задолженности? Когда исключение должника из ЕГРЮЛ не позволяет списать долг? Не списали задолженность во время: как избежать налоговые претензии? Ответы смотрите в новом видео.
Взносы по договорам ГПХ в 2023 году
В 2023 году гражданско-правовые договоры на выполнение работ и оказание услуг стали менее выгодны для заказчиков. Зато физлица, которые работают по таким договорам, получили право на получение пособий.
Как бухгалтеру найти работу, где он будет как рыба в воде: проверьте свой гороскоп!
Что делать, если душа не лежит к работе и хочется чего-то совсем другого? Возможно, вы просто выбрали компанию, деятельность которой вам не подходит, и дело не в рутине или выгорании. Попробуйте остаться бухгалтером, но найти работу, которая согласуется с вашим внутренним «я». А может вы решите поменять профессию. Куда податься — подскажет знак Зодиака.
Одно из главных предназначений служебной записки – донесение информации о текущих проблемах, с которыми сталкивается трудовой коллектив. Этот документ позволяет решить множество проблем. В том числе – сообщить начальству о требуемом ремонте в рабочих помещений.
Как написать служебную записку?
Записка составляется только в письменной форме. В некоторых случаях – на специальных бланках (если таковые имеются на предприятии). Можно оформить служебку на компьютере или написать вручную (в последнем случае необходимо обладать разборчивым почерком). Единого формата бумаги нет. Однако обычно в качестве материала используется лист А4.
Заполняется следующим образом:
- сначала прописывается полное название предприятия (включая форму собственности);
- далее указывается составитель и его получатель. В обоих случаях вписываются должности;
- после этого нужно прописать название подразделения, из которого исходит заявление;
- следующий шаг – написание заголовка в центральной части листа (как правило, используется обозначение «Служебная записка на проведение ремонтных работ»);
- после заголовка описывается возникшая проблема;
- далее помещается информационный блок с просьбой о ремонте рабочего места. Если нужно заменить несколько предметов, они перечисляются в виде нумерованного перечня;
- проставление даты и подписи заявителя с расшифровкой ФИО.
Следует придерживаться строгого делового стиля, без литературных оборотов и какой-либо двусмысленности. Недопустима нецензурная лексика. Излишне громоздких предложений также рекомендуется избегать.
Образец служебной расписки о ремонте офисного помещения
Выше предоставлена структура служебной расписки, указаны нюансы, которые стоит в нее включить. Однако для лучшего понимания следует ознакомиться с примером такого документа. Образец заявки выглядит следующим образом:
Как видно из примера, сотрудник университета сначала описывает сложившуюся ситуацию и уже после этого просит отремонтировать кабинет по приведенным причинам. Текст небольшого объема, данные выложены лаконично, без излишних конструкций, лишних сведений, какого-либо эмоционального окраса.
Таким образом, выше описано, как составляется служебная записка на имя руководства. Это важный документ, с помощью которого можно донести до вышестоящего начальства прошение о необходимости проведения ремонтных работ. Он также может использоваться и с другой целью. Вне зависимости от причины составления докладной необходимо придерживаться строго стиля изложения информации, избегать нецензурной лекции и излишней эмоциональности.