Каждое предприятие время от времени сталкивается с необходимостью провести какое-либо мероприятие. Это может быть семинар, конференция, презентация, соревнование, конкурс, проведение переговоров, какого-либо государственного или внутрикорпоративного праздника.
Перед тем как перейти к подготовке мероприятия, ответственные за его проведение лица составляют список расходов. Документ, в который они вносятся, называется сметой.
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк сметы расходов на проведение мероприятия .docСкачать образец сметы расходов на проведение мероприятия .doc
Для чего нужен документ
Смета по своей сути — предварительная верстка величины предстоящих расходов. Этот документ нужен для того, чтобы руководство предприятия имело четкое представление о том, какие затраты ему предстоят.
В смету включается:
- цена аренды помещений;
- стоимость презентационных материалов, сувениров, подарков, продуктов питания;
- транспортные расходы;
- оплата труда привлеченного персонала;
- сюда же вносится количество человек, задействованных в мероприятии и дата его проведения.
Таким образом, грамотно, по всем правилам оформленная и завизированная смета позволяет не только предусмотреть все расходы, но и вычесть затраты, без которых вполне можно обойтись.
Кроме того, уже после проведения мероприятия, она дает возможность найти несоответствия в планируемых тратах и произведенных расходах, а также разобраться в их причинах.
Следует отметить, что смета не относится к первичной бухгалтерской документации, поскольку она только лишь включает в себя план расходов, который в дальнейшем еще понадобится утвердить приказом по организации. А вот подтверждением произведенных затрат по смете служат соответствующая «первичка»: квитанции, счета-фактуры, накладные, акт выполненных работ и т.п.
Варианты формирования документа
Смета может быть составлена разными способами:
- Индексный метод, при котором в расчет берутся нормативные показатели, корректируемые на индекс текущих цен.
- Аналоговый, когда средний размер затрат черпается из расценок по сметам на такие же мероприятия.
- Ресурсный метод основывается на планировании трат по фактической стоимости каждой позиции сметы и их суммирования.
Последний способ, в силу своего удобства, и пользуется наибольшим распространением.
Кто составляет смету
Смета всегда составляется заранее, как минимум за месяц до мероприятия.
Это обусловлено тем, что обычно, перед тем как попасть к директору для окончательного одобрения, документ проходит еще ряд структурных подразделений.
Обычно непосредственная обязанность по формированию сметы лежит на сотруднике или руководителе того отдела, который напрямую занимается проведением мероприятий:
- специалист по внутрикорпоративному развитию
- маркетолог
- работник отдела кадров
- секретарь и т.д.
В любом случае, это должен быть человек, хорошо знакомый с политикой предприятия в плане проведения различного рода «корпоративов» и имеющий навыки по составлению подобного рода документов.
После формирования смета передается на подпись в бухгалтерию, в профсоюзную организацию (если, конечно, она на предприятии имеется), а также в структурные подразделения, представители которых должны ее одобрить. Только после этого она попадает на стол директора, который и ставит на ней свою резолюцию.
При необходимости к смете можно приложить сравнительные отчеты, которые удостоверят то, что цифры, в ней представленные имеют актуальный и конкурентный характер.
Допустимо ли нарушать указанные в смете цифры
Особенностью любой сметы является то, что она не гарантирует того, что указанные в ней цены останутся неизменными.
Поскольку смета всегда носит предварительный характер, в период фактического ее исполнения, некоторые цены могут претерпевать изменения.
Этот нюанс обязательно должен быть отмечен в самой смете (например, то, что цены могут быть увеличены на некоторый процент и т.д.)
Как составить бланк
На сегодня унифицированного бланка расходов на проведение мероприятия не существует, поэтому представители предприятий и организаций могут составлять его в произвольном виде или, если у компании есть разработанный и утвержденный типовой шаблон, – по этому образцу. При этом вне зависимости от того, какой именно способ будет выбран, необходимо, чтобы по своей структуре документ соответствовал некоторым стандартам делопроизводства, а по тексту включал в себя ряд определенных сведений.
Вверху документа (справа или слева) следует оставить место для резолюции директора фирмы. Затем, в «шапку» вносится:
- номер, место, дата составления бланка;
- информация об организации, в которой проводится мероприятии;
- название мероприятия и его дата.
Далее, в основной части документа формируется таблица, состоящая из нескольких столбцов и строк. В нее включаются:
- порядковый номер
- цель расходов
- количество человек
- цена расходов в расчете на одного человека
- общая стоимость.
При необходимости можно добавить и дополнительные столбцы. Длина таблицы зависит от того, в каком формате и объеме планируется проведение мероприятия (чем оно значительнее, тем больше позиций в бланке). Для удобства таблицу можно разделить на разделы.
Под таблицей следует сделать отметку о том, являются ли цены окончательными или в процессе проведения работ могут быть откорректированы.
Как оформить смету
Как к содержанию документа, так и к его оформлению никаких четких критериев не предъявляется – смета может быть сформирована в рукописном виде или напечатана на компьютере, на обыкновенном листе любого удобного формата или на фирменном бланке компании.
Важно соблюсти лишь одно условие: она должна быть подписана директором предприятия (или лицом, уполномоченным действовать от его имени), а также ответственными сотрудниками, при этом подписи должны быть только «живыми» — использование факсимильных автографов не допускается.
Смету можно удостоверить при помощи печати компании, но только при том условии, что использование штемпельных изделий зарегистрировано в ее внутренних локально-нормативных актах.
Бумага делается в одном оригинальном экземпляре, но при необходимости можно сделать ее копии.
Составлением бюджета, как правило, занимается сотрудник HR-службы, иногда вместе с бухгалтером.
Экономить на корпоративных мероприятиях, отменяя их или сводя к посиделкам в офисе, не стоит — так снижается лояльность сотрудников и их вовлеченность в рабочий процесс.
В статье мы расскажем, как оптимизировать расходы на праздники и что обязательно нужно учесть при составлении бюджета.
Ниже будет несколько олдскульных скриншотов и возможность скачать пример сметы.
Этапы составления бюджета
Алгоритм составления бюджета состоит из 5 шагов. Работайте над сметой поэтапно — и вы ничего не упустите.
1. Ориентируемся на цель и формат мероприятия
Вы проводите внутренний праздник только для сотрудников или внешний для клиентов и партнеров? Банкет с богатым столом или тематическую вечеринку?
Исходя из формата мероприятия, вы сможете составить примерный список того, на что нужно будет потратить деньги.
2. Определить число приглашенных
Праздник для всех сотрудников или только одного отдела? Сотрудники будут одни или с членами семьи/супругами? Сколько партнеров, клиентов, представителей СМИ будет на мероприятии?
От числа сотрудников будет зависеть сумма потраченных средств.
3. Определиться с границами бюджета
Желательно заранее знать, сколько денег компания может выделить на организацию праздника.
Иногда бюджет на корпоративные мероприятия закладывается раз в год. Тогда стоимость праздника рассчитывается заранее с учетом числа и масштаба ежегодных мероприятий. В этом случае у вас будет конкретная сумма, на которую вы сможете ориентироваться еще при определении цели и формата мероприятия.
Бывает так, что в компании нет выделенного бюджета. И он формируется непосредственно под мероприятие за несколько месяцев до его проведения. Тогда стоит уточнить верхний предел суммы, за который выходить не стоит. Также заранее стоит узнать, есть ли у компании возможность найти резервные средства в случае превышения лимита.
Выражение лица, когда хочешь и можешь потратить кучу денег
4. Составить смету расходов
В смете должны быть отражены основные и дополнительные расходы. Обязательно учитывайте каждый пункт, на который могут быть потрачены средства.
Сначала подберите несколько площадок, подходящих для проведения праздника, выясните стоимость аренды, меню, обслуживания. После этого найдите ведущего и артистов, выберите, что конкретно будет входить в вашу праздничную программу и узнайте, сколько это стоит. В конце посчитайте транспортные расходы, оплату услуг персонала, оформление и другие мелкие, но важные детали будущего праздника.
Скачать пример сметы (в формате Excel)
5. Согласовать бюджет у руководства
Согласование бюджета у руководителя — финальный этап перед подготовкой к празднику. Затем смета направляется в бухгалтерию для того, чтобы компания могла выделить нужную сумму и зафиксировать ее в бухгалтерской и налоговой отчетности.
Основные статьи расходов
Независимо от формата праздника, в число основных расходов входит площадка для проведения мероприятия, праздничная программа, услуги персонала, еда и напитки, фото и видеосъемка, сувенирная продукция, транспортные расходы.
Рассмотрим основные статьи затрат подробнее.
Площадка и её оформление
Аренда площадки — весомая часть затрат на корпоративный праздник. Вам нужно будет арендовать зал нужной площади или найти место на свежем воздухе с учетом количества сотрудников, формата мероприятия и других факторов.
Отдельная статья бюджета — оформление площадки. Иногда достаточно стандартного праздничного украшения зала флористическими композициями или баннерами. Для тематических вечеринок могут быть нужны сложные и дорогие декорации.
Статьи расходов вносятся по приоритетности
Узнать стоимость аренды легко у представителей площадки. Начать поиск лучше за 1 месяц до нужной даты, а если мероприятие проводится в период праздников, то за 3-4 месяца.
Меню и кейтеринг
Бюджет на меню зависит от того, что вы организуете: фуршет, банкет или кофе-брейк. Даже на тимбилдинге или корпоративных играх нужно подумать о том, чем сотрудники смогут перекусить в перерыве.
При составлении бюджета не нужно знать точное праздничное меню, достаточно сообщить представителям заведения число человек и примерные пожелания. Вам озвучат несколько вариантов меню и их среднюю стоимость за одного приглашенного. Цена обслуживания банкета или фуршета составляет примерно 10% от общей цены заказа.
В случае, если на выбранной площадке не предусмотрено приготовление и подача еды — нужно заказывать кейтеринг. Кейтеринговые компании также предлагают на выбор несколько вариантов меню с разным средним чеком. Стоимость кейтерингового обслуживания вырастет, если нужно организовать выезд персонала за город.
Оборудование
Для проведения мероприятия вам понадобится звуковое и осветительное оборудование. Поэтому в расходы надо включить оплату его аренды и транспортировки. Иногда нужно отдельно оплачивать аренду оборудования, которое есть на площадке — уточните, входит ли возможность его использования в стоимость помещения или нет.
Активности
Организация специальных стоек, интерактивных элементов, квестов — отдельная строка расходов. Нужно детально расписать, чем будут заняты ваши сотрудники и указать стоимость каждого развлекательного элемента.
Например, аренда звукового оборудования обойдется в сумму от 20 000 ₽. А оснащение фотозоны с костюмерной и услугами профессионального фотографа будет стоить в районе 150 000 ₽. Если вы захотите устроить мастер-класс, то цена будет определяться с учетом количества приглашенных сотрудников, используемого реквизита и других факторов.
Праздничная программа
На организацию праздничной программы может уйти значительная часть корпоративных средств. Важную роль в проведении праздников играет ведущий.
Гонорар хорошего ведущего без медийной известности начинается от 50 000 ₽. Вне праздничного периода услуги могут обойтись дешевле. Если вы хотите пригласить в качестве ведущего известную личность, готовьтесь к расходам от 500 000 ₽ за вечер.
Стоимость выступлений артистов также зависит от их популярности. Гонорар известных артистов и певцов начинается от 12 000 € за 45 минут выступления. Различные небольшие шоу-программы, например выступление иллюзионистов, обойдутся в сумму от 40 000 ₽.
Расходы на персонал
Обязательно заказывают фото- и видеосъемку мероприятия — работа фотографа стоит от 30 000 ₽ за несколько часов съемки.
В расходы может быть включена работа диджея, актеров-аниматоров, развлекающих гостей в промежутках между конкурсами или шоу, аренда костюмов, питание персонала и прочее.
Расходы удобно сгруппированы по категориям
Транспортные расходы
Платить за транспорт придется на выездных мероприятиях. Вам нужно будет доставить на место и обратно собственных сотрудников, а также оплатить доставку оборудования, выезд артистов и обслуживающего персонала.
На мероприятии с алкоголем стоит предусмотреть расходы на такси — может случиться так, что некоторые сотрудники не смогут добраться до дома самостоятельно.
При приглашении сотрудников из других регионов нужно будет оплатить не только их дорожные расходы, но и затраты на проживание, а также командировочные.
Подарки
В некоторых компаниях сотрудникам принято дарить подарки на Новый год и другие крупные праздники. Бюджет на такие сувениры стоит выделить в отдельную строку. Также могут понадобиться деньги на покупку призов, если мероприятие будет проходить в формате конкурса или лотереи.
Дополнительные расходы
К дополнительным расходам можно отнести затраты на PR-кампанию, если праздник подразумевает приглашение партнеров и клиентов, или нужна будет дополнительная реклама мероприятия.
Также могут потребоваться услуги охранной компании, если праздник пройдет на площадке, где нет собственной охраны. Иногда нужны пригласительные или лотерейные билеты, печать буклетов и прочее.
Своими руками или через event-агентство
Организовать масштабное мероприятие сложно — вам придется взаимодействовать с несколькими подрядчиками, и если хоть кто-то из них не выполнит обязательства, то праздник окажется под угрозой. В event-агентствах есть свои базы надежных подрядчиков, а вам придется общаться только с представителем агентства. Кроме этого, вам предложат несколько вариантов программы с учетом суммы, которую компания готова выделить на корпоративное мероприятие.
В комплекс услуг, которые оказывают event-агентства, обычно входит организация праздничной программы, оформление, техническое обеспечение мероприятия, кейтеринг и ряд других услуг. Агентское вознаграждение в среднем составляет 10% от общего праздничного бюджета.
Агентское вознаграждение и итоговая сумма
Подготовить корпоратив самостоятельно не всегда дешевле, чем с помощью event-агентства, зато всегда сложнее. Когда праздник организуют собственные сотрудники фирмы, часто получается так, что они отвлекаются от своих повседневных обязанностей, что сказывается на качестве их работы. А непрофессиональная организация и сбои в программе могут привести к непредвиденным расходам. Кроме этого, представители агентства в курсе всех «подводных камней», которые могут ждать вас при общении с подрядчиками. Например, скрытых наценок или навязанных, ненужных в вашем случае, услуг.
На чем можно сэкономить
Прежде чем искать, на чем сэкономить, важно определиться с приоритетными расходами и теми, которые можно сократить. Для этого вспоминаем цель корпоратива.
Например, если нужно максимально громкое мероприятие, которое привлечет внимание прессы и впечатлит партнеров — не стоит экономить на шоу-программе и оформлении зала. Для небольшого праздника внутри компании можно сэкономить на элементах зрелищности, уделив внимание пользе мероприятия для сотрудников и фирмы.
Корпоративное мероприятие без цели — деньги на ветер
Основные статьи расходов, на которых можно сэкономить:
- Экономьте на основных статьях бюджета — аренда, еда и напитки, праздничная программа. Именно на них уходит до 90% выделенных средств. То есть, приглашая плохого фотографа вместо хорошего или не печатая праздничные приглашения — вы сэкономите очень мало, а вот впечатление от праздника может испортиться. Лучше вложитесь в детали, а сохранить деньги компании попробуйте, оптимизировав значительные расходы.
- Проведение корпоративного мероприятия в непраздничные дни либо не в самые востребованные даты. Например, новогодний корпоратив можно провести в начале декабря или уже в январе. Ведь в пик сезона стоимость аренды увеличивается в 1,5-2 раза. Цены на услуги артистов и ведущих в пятницу и выходные выше, чем в другие дни недели — иногда на 40-50%. У проведения корпоративных мероприятий не в самые «горячие» даты есть еще один плюс — у вас будет больший выбор площадок и артистов, меньше шансов, что нужное вам место или выбранный ведущий окажутся заняты.
- Формат подачи еды — фуршет всегда дешевле, чем банкет, экономия может достигать 30%. Хороший вариант: фуршет с рассадкой, когда гости сидят, но еда подается небольшими порциями на фуршетной линии. Также в ресторанах обычно дешевле заплатить пробковый сбор и принести алкоголь с собой, чем заказывать его в заведении.
- Безалкогольные праздники — фестивали, квесты, спартакиады без алкоголя и большого количества еды могут обойтись дешевле, чем стандартный банкет, а пользы компании от них больше, так как они сильнее вовлекают сотрудников.
- «Чужими руками» — посещение сотрудниками уже организованного мероприятия. Например, совместный поход в театр, где компания может выкупить целый зал, а потом устроить небольшой фуршет в буфете. Альтернативные варианты: цирк или развлекательные центры с боулингом или караоке.
- Скидки от подрядчиков — подрядчики и агентства иногда делают скидки по просьбе клиента при заказе большого количества услуг или значительной сумме чека.
Основные ошибки при составлении бюджета
Самая частая ошибка — не учитывать в бюджете незначительные расходы, из-за чего затраты могут выйти за пределы установленной нормы. Кроме этого, часто забывают заложить 2-3% суммы на непредвиденные расходы. Это обязательно нужно сделать, так как предугадать все форс-мажоры невозможно. Например, количество гостей может неожиданно увеличиться, если кто-то из сотрудников выйдет из декретного отпуска.
Сверяйте полученные суммы с общим годовым бюджетом на корпоративные мероприятия, если он есть у компании. Лучше заранее отказаться от услуг дорогого поставщика и найти ему замену, чем увидеть, что сумма расходов превышает смету в тот момент, когда уже пора запускать подготовку к мероприятию.
Очень важно соблюсти баланс в формировании расходов. Например, потратить весь бюджет на звезд эстрады и заказать мало еды — плохая идея. Точно также плохо закупить дорогие деликатесы, но абсолютно не вложиться в развлекательную программу. Смета должна быть составлена так, чтобы гостям было интересно, они ушли не голодными и хорошо провели время.
Как защитить бюджет у начальника
Перед тем как начать подготовку к празднику, нужно чтобы бюджет одобрило руководство. Для этого стоит подготовить два-три варианта расчетов:
- минимальный — программа мероприятия в самом бюджетном варианте, с наиболее низкими ценами и урезанным форматом развлечений;
- оптимальный — расходы, которые позволят организовать мероприятие достаточного качества;
- максимальный — в него добавьте то, что позволит сделать праздник наиболее зрелищным и запоминающимся.
Грозный начальник (на самом деле добрый)
Если у вашего руководства будет выбор, то утверждение бюджета пройдет быстрее и проще. Руководитель увидит, что вы предусмотрели несколько вариантов и сам решит, что компании важнее — сэкономить деньги или провести мероприятие максимально громко. Прикрепите к бюджету проведенные расчеты, сметы, запрошенные у подрядчиков и другие обоснования указанных сумм.
Выводы
Итак, чтобы правильно составить бюджет корпоративного мероприятия, вам нужно:
- Понять, сколько сотрудников будет участвовать в празднике, и какую примерно сумму может выделить компания на организацию мероприятия.
- Уточнить цену услуг у предполагаемых подрядчиков: площадок, которые вы предполагаете арендовать; компаний по организации шоу-программ и прочее.
- Запросить прайс-листы у event-агентств с указанием примерного бюджета компании. Возможно, организация через провайдера обойдется вам в ту же стоимость, что и праздник своими силами.
- Составить подробную смету с указанием всех расходов и их обоснованием.
- Убедиться, что вы учли все статьи расходов, сэкономили везде, где это возможно, не допустили ошибок в расчетах.
- Защитить бюджет у руководства, бухгалтера или финансового директора.
Что дальше
Цель поставлена, бюджет согласован. Дальше вас ждет подготовка к празднику. Если вы обратитесь в event-агентство, вам обязательно нужно будет заполнить бриф. У многих компаний есть собственный шаблон брифа, также его можно запросить у представителей агентства.
В следующей статье мы рассказали, зачем нужен бриф и как его правильно заполнить, не упустив важных деталей.
Не выходим «за рамки»
После того, как смета составлена, начинайте закупку необходимых атрибутов праздника и договаривайтесь об аренде с владельцами ресторанов и клубов. Не поддавайтесь на уговоры такого плана: «Давайте наши сотрудники украсят зал, споют и станцуют», если это не запланировано. Задача организатора – не выходить за рамки бюджета.
Для полной оптимизации расходов используйте специальную бесплатную программу, например, «Open plan». Она прекрасно подойдет и для реализации отдельных проектов и для решения более сложных задач в рамках бюджета. С помощью этого продукта можно планировать и контролировать реализацию проекта, проводить анализ его выполнения.
Каждый праздник индивидуален, и все расчеты будут зависеть от целей и задач, которые он должен решать. Расценки могут варьироваться, в зависимости от масштабности мероприятия.
Считайте, решайте и устраивайте замечательные праздники – к разумному подходу добавьте некую долю авантюризма, и пусть эти мероприятия станут источником веселого настроения.
А в следующий раз мы поделимся правилами подбора площадки для праздника.