Каждое предприятие время от времени сталкивается с необходимостью провести какое-либо мероприятие. Это может быть семинар, конференция, презентация, соревнование, конкурс, проведение переговоров, какого-либо государственного или внутрикорпоративного праздника.
Перед тем как перейти к подготовке мероприятия, ответственные за его проведение лица составляют список расходов. Документ, в который они вносятся, называется сметой.
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк сметы расходов на проведение мероприятия .docСкачать образец сметы расходов на проведение мероприятия .doc
Для чего нужен документ
Смета по своей сути — предварительная верстка величины предстоящих расходов. Этот документ нужен для того, чтобы руководство предприятия имело четкое представление о том, какие затраты ему предстоят.
В смету включается:
- цена аренды помещений;
- стоимость презентационных материалов, сувениров, подарков, продуктов питания;
- транспортные расходы;
- оплата труда привлеченного персонала;
- сюда же вносится количество человек, задействованных в мероприятии и дата его проведения.
Таким образом, грамотно, по всем правилам оформленная и завизированная смета позволяет не только предусмотреть все расходы, но и вычесть затраты, без которых вполне можно обойтись.
Кроме того, уже после проведения мероприятия, она дает возможность найти несоответствия в планируемых тратах и произведенных расходах, а также разобраться в их причинах.
Следует отметить, что смета не относится к первичной бухгалтерской документации, поскольку она только лишь включает в себя план расходов, который в дальнейшем еще понадобится утвердить приказом по организации. А вот подтверждением произведенных затрат по смете служат соответствующая «первичка»: квитанции, счета-фактуры, накладные, акт выполненных работ и т.п.
Варианты формирования документа
Смета может быть составлена разными способами:
- Индексный метод, при котором в расчет берутся нормативные показатели, корректируемые на индекс текущих цен.
- Аналоговый, когда средний размер затрат черпается из расценок по сметам на такие же мероприятия.
- Ресурсный метод основывается на планировании трат по фактической стоимости каждой позиции сметы и их суммирования.
Последний способ, в силу своего удобства, и пользуется наибольшим распространением.
Кто составляет смету
Смета всегда составляется заранее, как минимум за месяц до мероприятия.
Это обусловлено тем, что обычно, перед тем как попасть к директору для окончательного одобрения, документ проходит еще ряд структурных подразделений.
Обычно непосредственная обязанность по формированию сметы лежит на сотруднике или руководителе того отдела, который напрямую занимается проведением мероприятий:
- специалист по внутрикорпоративному развитию
- маркетолог
- работник отдела кадров
- секретарь и т.д.
В любом случае, это должен быть человек, хорошо знакомый с политикой предприятия в плане проведения различного рода «корпоративов» и имеющий навыки по составлению подобного рода документов.
После формирования смета передается на подпись в бухгалтерию, в профсоюзную организацию (если, конечно, она на предприятии имеется), а также в структурные подразделения, представители которых должны ее одобрить. Только после этого она попадает на стол директора, который и ставит на ней свою резолюцию.
При необходимости к смете можно приложить сравнительные отчеты, которые удостоверят то, что цифры, в ней представленные имеют актуальный и конкурентный характер.
Допустимо ли нарушать указанные в смете цифры
Особенностью любой сметы является то, что она не гарантирует того, что указанные в ней цены останутся неизменными.
Поскольку смета всегда носит предварительный характер, в период фактического ее исполнения, некоторые цены могут претерпевать изменения.
Этот нюанс обязательно должен быть отмечен в самой смете (например, то, что цены могут быть увеличены на некоторый процент и т.д.)
Как составить бланк
На сегодня унифицированного бланка расходов на проведение мероприятия не существует, поэтому представители предприятий и организаций могут составлять его в произвольном виде или, если у компании есть разработанный и утвержденный типовой шаблон, – по этому образцу. При этом вне зависимости от того, какой именно способ будет выбран, необходимо, чтобы по своей структуре документ соответствовал некоторым стандартам делопроизводства, а по тексту включал в себя ряд определенных сведений.
Вверху документа (справа или слева) следует оставить место для резолюции директора фирмы. Затем, в «шапку» вносится:
- номер, место, дата составления бланка;
- информация об организации, в которой проводится мероприятии;
- название мероприятия и его дата.
Далее, в основной части документа формируется таблица, состоящая из нескольких столбцов и строк. В нее включаются:
- порядковый номер
- цель расходов
- количество человек
- цена расходов в расчете на одного человека
- общая стоимость.
При необходимости можно добавить и дополнительные столбцы. Длина таблицы зависит от того, в каком формате и объеме планируется проведение мероприятия (чем оно значительнее, тем больше позиций в бланке). Для удобства таблицу можно разделить на разделы.
Под таблицей следует сделать отметку о том, являются ли цены окончательными или в процессе проведения работ могут быть откорректированы.
Как оформить смету
Как к содержанию документа, так и к его оформлению никаких четких критериев не предъявляется – смета может быть сформирована в рукописном виде или напечатана на компьютере, на обыкновенном листе любого удобного формата или на фирменном бланке компании.
Важно соблюсти лишь одно условие: она должна быть подписана директором предприятия (или лицом, уполномоченным действовать от его имени), а также ответственными сотрудниками, при этом подписи должны быть только «живыми» — использование факсимильных автографов не допускается.
Смету можно удостоверить при помощи печати компании, но только при том условии, что использование штемпельных изделий зарегистрировано в ее внутренних локально-нормативных актах.
Бумага делается в одном оригинальном экземпляре, но при необходимости можно сделать ее копии.
Сколько стоит день рождения вашей мечты?
К счастью, только раз в году
День рождения — праздник, который порой хочется отметить с особым размахом. Собрать близких в классном месте, пригласить любимого музыканта, закатить пир на весь мир и танцевать до утра. Правда, получается это далеко не всегда: друзья живут в разных городах, денег хватит только на пару пицц, пандемия, дождь, плохое настроение — реальность выдумывает массу причин, которые мешают нам осуществить задуманное.
Пришло время позволить себе грандиозное торжество в собственную честь хотя бы в интернете. Предлагаем окунуться в приятную предпраздничную суету и организовать идеальную вечеринку в столице на 30 человек. Выбирайте то, о чем давно мечтали, и пусть однажды эта мечта сбудется:
Устраивать праздник для дочки в день рождения — это наша традиция и особая галочка. Такой же традицией стало празднование у бабушки с дедушкой в Астрахани. Поэтому моя смета получилась региональной.
Итак, разбираемся по пунктам, что сколько стоит.
1. Площадка
Уже четвертый день рождения дочки мы отмечаем у моих родителей. У них частный дом, поэтому площадка для празднования бесплатная.
Стандартные цены за аренду в Астрахани колеблются от 700 до 1 200 рублей в час.
2. Украшения
В этом пункте важно определиться с тематикой и цветовой гаммой. Три первых дня рождения я выбирала декорации сама. Обычно покупала атрибутику в сетевом магазине «Modis » (эти же товары видела в астраханском «Modis») и Fix Price. В этом году стиль праздника выбирала сама дочка. Заказали украшения с Hello Kitty в интернет-магазине «Затея» с доставкой курьером в Астрахань. Что туда входило? Гирлянды, спиральки, растяжки, салфетки, одноразовые тарелки, свечки, стаканы, конфетти — все с Hello Kitty. Так что если вам нужна конкретная тематика праздника, то вы знаете, где ее заказать. Стоимость нашего набора — 2 200 рублей вместе с доставкой (доставка в Астрахань вышла не дороже московской — 300 рублей).
Шары заказывали отдельно. 70 рублей за гелиевый шар. Стоимость нашего набора — 2 000 рублей с доставкой на дом.
Еще один из недорогих, но важных пунктов в этой статье расходов — удобные крючки для крепления Command. Стоят +/-200 рублей. На них вешали все, что вешается. Легко открепляются, можно оставить навсегда: их не видно, еще не раз пригодятся. Продаются обычно в гипермаркетах, но в Астрахани нашли только в DNS. Говорят, бывают в Metro. Еще заранее можно заказать на Ozon и Wildberries.
3. Игры для детей
Выездная игровая. Уже какой год нас выручает один из астраханских сервисов аренды. У них есть услуга выездной игровой на день. Туда входит горка, сухой бассейн, качалка, игровой столик и большой гараж для машинок. Стоимость — 1 500 вместе с доставкой на дом.
4. Аниматоры
В прошлом году к нам приходила Карамелька, в этом Lol-единорожка. Все дети от года до пяти были в восторге: участвовали в конкурсах, танцевали, задували свечи. Нам хватает часового представления. Стоимость — около 2 000.
5. Праздничный стол
Как обычно, самый затратный пункт. Мы заказываем кейтеринг. Это безумно удобно, а в Астрахани еще и доступно! Никаких заморочек с готовкой, которых хватает и в других пунктах. А по деньгам получилось так же, как покупать продукты и готовить самим.⠀
На столе были фуршетные закуски — тарталетки, профитроли, пирожки, рулетики, пирожные. На горячее — люля с картофелем и отбивные. Обошлось в 7 000 рублей.
Детские пюре, соки, шампанское добавляют в смету еще около 3 000-4 000.
Праздничный торт на заказ с героем праздника — 1 650 рублей.
6. Салют
Это очень классная идея — запустить салют в день рождения ребенка. В этом году ее предложила сама дочка. Конечно, актуальнее в зимнее время, когда рано темнеет. Но детки постарше могут дождаться салюта и летом.
Стоимость: 1 650 рублей (19 залпов).
Итого
Итоговая стоимость нашего праздника — 19 550 рублей. Если у вас нет своего помещения, то прибавьте к этой сумме еще и аренду пространства.
Без чего можно обойтись? Да любой пункт можно удешевить. Например, надуть простые шары, привязать веревочку и приклеить их двусторонним скотчем к потолку — получится эффект гелиевых. Кто умеет рукодельничать, сможет сделать украшения самостоятельно. Мы спокойно обходимся без фотографа. Если есть телефон с хорошей камерой, то фотографа звать и необязательно. Праздничные снимки всегда получаются веселыми и душевными. Салют, аниматоры, игровая — все это по желанию. Главное — устроить именно детский праздник, сделать упор именно на это, создать ребенку настроение его дня рождения, где главный герой и виновник торжества — это он!
А во сколько вам обходится празднование детских дней рождения?
* В этой статье упоминаются социальные сети Facebook и Instagram — они признаны экстремистскими на территории Российской Федерации.
Автор:
Главный редактор
·
20.11.2019
Планируйте бюджет на праздник заранее, это поможет избежать непредвиденных трат и лишней нервотрёпки.
Эта таблица поможет вам привести в порядок все запланированные расходы и выявить категории на которых можно сэкономить.
[ Скачать таблицу планирования расходов на день рождения ]
Как пользоваться
- Добавьте недостающие категории в столбец «Статья расходов» или уберите лишние
- Общая сумма расходов
- Запишите сколько вы планируете потратить на организацию праздника
Готово!
Далее оцените: хватает ли запланированного бюджета на организацию дня рождения?
Если расходы превышают запланированный бюджет, то можете сэкономить на каком нибудь пункте плана: на еде, напитках или на аренде зала.
Читайте также:
Не выходим «за рамки»
После того, как смета составлена, начинайте закупку необходимых атрибутов праздника и договаривайтесь об аренде с владельцами ресторанов и клубов. Не поддавайтесь на уговоры такого плана: «Давайте наши сотрудники украсят зал, споют и станцуют», если это не запланировано. Задача организатора – не выходить за рамки бюджета.
Для полной оптимизации расходов используйте специальную бесплатную программу, например, «Open plan». Она прекрасно подойдет и для реализации отдельных проектов и для решения более сложных задач в рамках бюджета. С помощью этого продукта можно планировать и контролировать реализацию проекта, проводить анализ его выполнения.
Каждый праздник индивидуален, и все расчеты будут зависеть от целей и задач, которые он должен решать. Расценки могут варьироваться, в зависимости от масштабности мероприятия.
Считайте, решайте и устраивайте замечательные праздники – к разумному подходу добавьте некую долю авантюризма, и пусть эти мероприятия станут источником веселого настроения.
А в следующий раз мы поделимся правилами подбора площадки для праздника.