Как составить согласование с заказчиком

Это не очень сложно, но всем лень доказывать свою правоту.

Всем нам постоянно надо что-то согласовывать. Маркетологу нужно показать заказчику рекламный проект, копирайтеру – текст, а дизайнеру – картинки для сообщества. И, как мы по собственному опыту знаем, согласование порой отнимает больше времени и сил, чем сама работа над проектом. Начинается процесс, когда «поиграйте со шрифтами», «вычеркните это» и «перепишите вот это», которому конца и края нет.

Как согласовать проект с заказчиком

Объясняем, как надо в таких случаях поступать. Упрощённая схема состоит всего из двух пунктов:

  1. Выслушиваем и киваем. Важно понять, что клиент – это тоже человек. И если он хочет что-то поменять или добавить, значит на это есть причина. Поэтому не надо пениться и мысленно в голове прокручивать фразу Задорнова «Ну тупыыые!». Попробуйте послушать и поразмыслить над его словами. Главное, не стоит воспринимать любое слово как обязательную правку, которую надо внести.
  2. Объясняем, почему надо делать не так, а вот так. Тут хорошо бы привести примеры своих удачных проектов. Если говорить о тексте, то покажите эффективные информационные материалы. Прям несите их в распечатанном виде. Позаботьтесь об этом заранее. Вооружитесь аргументами до зубов. Конечно, если на 100% уверены в своей правоте. Расскажите, как тот или иной приём помог клиентам в прошлом. Обычно это работает, особенно, если удается доказать эффективность своих приёмов.

Пример 1

Например, когда наша компания только начинала отрабатывать контракт у с Минздравом, то мы мучались буквально ежедневно. Согласовывать приходилось каждую букву. Нам же нужно было сделать понятные карточки с объяснениями, где и как лечиться обычному человеку. Выяснилось, что в госучреждениях сотрудники не хотят понятного текста или дизайна, они хотят максимальной точности в терминологии, которая обычным людям не нужна.

Они требовали вернуть названиям учреждений первоначальный вид — как по документам. Например, лечиться пациенты, по их мнению, пойдут не в Краевую больницу №1 (а она в городе одна такая), а в ГБУЗ «Научно-исследовательский институт — Краевая клиническая больница №1 имени профессора С.В. Очаповского».

В итоге нам не просто удалось доказать, что в Краевую больницу пойдут охотнее, чем в непонятный ГБУЗ, но и внедрить эту практику в пресс-службах Минздрава. Регулярно замечаем, как в их текстах появляются «упрощенные» названия. А доказывали мы это посредством постоянных очных ставок, на которых объясняли, что лучше писать понятно, тогда и человеку будет понятней, как лечиться.

Как согласовать проект с заказчиком

Несколько приемов, которые помогут вам в процессе согласования

— Старайтесь по возможности встречаться с заказчиком вживую. Замечания очень просто различить по интонации. Возможно, тот, кто согласовывает, сегодня просто в плохом настроении: от него ушла жена или его собака заболела. В переписке вы вряд ли поймёте это. И уж если придирки из-за плохого настроения, попытайтесь перенести встречу на другой день.

— Ещё важно согласовывать проект с САМЫМ ГЛАВНЫМ ЧЕЛОВЕКОМ. В каждой компании последнее слово за кем-то одним. Если вам уже пытались передать правки/претензии через секретаря или заместителя, всеми силами постарайтесь встретиться именно с руководителем. Эффект испорченного телефона вам ни к чему.

— Оставляйте для себя даже ту работу, которую вы переделали. Вам она пригодится как обучающий материал или материал для портфолио, в приписке к которому вы расскажете, что вас попросил исправить заказчик.

Пример 2

Недавно я начала работать с одной студией красоты, директор которой хотела, чтобы на сайте студии были тексты с формулировками “истинное наслаждение” и что-то в этом роде. Хуже всего, она сама начала присылать мне тексты. Ей не нравились мои, потому что я не врала, а честно рассказывала о коллективе.

Как согласовать проект с заказчиком

После долгих уговоров и пререканий — вплоть до расторжения контракта, удалось найти некий компромисс.

Звучит всё вроде очень просто, да и на деле не всегда это драма масштаба Шекспира. Просто всем лень переубеждать клиента. Всем лень слушать претензии, обсуждать их. Проще же просто внести правки, а потом в баре с друзьями ныть, что клиент-дурак. Вот только вам потом класть в портфолио сданную работу, а потому уж лучше попотеть на стадии ее согласования.

Автор: Эльвина Абибуллаева

Источник

Составление протокола согласования договорной цены происходит в тех случаях, когда определить окончательную стоимость договора на этапе его заключения не представляется возможным. Протокол не имеет строго обязательного назначения (его можно заменить, например, дополнительным соглашением к договору), но в некоторых случаях именно он позволяет наиболее оптимальным и быстрым способом утвердить финансовые отношения между сторонами.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк протокола согласования договорной цены .docСкачать образец протокола согласования договорной цены .doc

В каких случаях составляется протокол согласования стоимости

В большинстве своем заказчики и исполнители стремятся прописать все условия сделки, в том числе и цену непосредственно в договоре. Однако встречаются ситуации, когда сделать это в определенный момент времени просто невозможно.

Такое, как правило, бывает при заключении договоров, выполнение которых носит многоступенчатый характер, например, связанных со строительными работами.

Часто они бывают растянуты на достаточно длительный период и исполнитель не может сразу предусмотреть регулярно меняющуюся стоимость некоторых услуг, материалов и т.д. Именно поэтому в основном договоре отражается их приблизительная цена на текущее время, а окончательная устанавливается протоколом согласования договорной цены, когда все параметры обретают ясность и точность.

Таким образом, основная цель создания данного протокола, составляемого между двумя сторонами и являющегося неотъемлемым приложением к договору — зафиксировать стоимость услуг, работ или товаров, не внося изменений в основной документ.

При этом критерии и условия формирования окончательной стоимости должны быть указаны в самом договоре.

Следует отметить, что по сложившейся в России практике, наличие протокола согласования договорной цены достаточно часто позволяет решить возникающие между предприятиями вопросы и разногласия оптимальным образом, особенно в тех случаях, когда дело доходит до судебной инстанции. При этом важно, чтобы цена, указанная в протоколе имела под собой достаточно четкие и веские документальные обоснования и соответствовала среднерыночным показателям.

Сколько раз можно писать протокол согласования цены к одному договору

По сути дела закон никак не ограничивает количество таких документов. Дело в том, что часто так называемые «рамочные» договоры предусматривают целый комплекс услуг, стоимость которых нельзя определить заранее. В этом случае в договоре указывается достаточно примерная общая цена и затем, к каждой из прописанных в нем позиций, составляется отдельный протокол согласования договорной цены.

Подписание таких протоколов дает возможность значительно оптимизировать документооборот между предприятиями, поскольку данные протоколы не изменяют условий договора, а, по сути, лишь уточняют и подтверждают их.

Можно ли оспорить протокол

Если одна сторона договорных отношений высылает другой протокол согласования с ценами, которые не устраивают вторую сторону, протокол можно и не подписывать, добиваясь изменения указанных в нем значений. Но если документ между предприятиями заверен надлежащим образом, оспорить его можно будет только в судебном порядке. Именно поэтому, прежде чем подписывать данный документ, следует убедиться в том, что вся указанная в нем информация полностью всех устраивает.

Кто составляет протокол

Обычно непосредственным составителем протокола согласования цены является представитель со стороны исполнителя:

  • юрисконсульт,
  • менеджер структурного подразделения,
  • секретарь организации.

После того, как в документе указывается окончательная уточненная стоимость, данный сотрудник передает протокол на утверждение директору предприятия, без подписи которого он не приобретет законной силы. Затем протокол отправляется заказчику, который, при условии согласия с внесенной в него ценой, также должен подписать его на уровне руководства.

Образец протокола согласования договорной цены

Унифицированной формы протокола нет, пишется он в произвольном виде, или по образцу, утвержденному в учетной политике фирмы. При этом есть моменты, которые в протоколе согласования цены указывать нужно обязательно:

  • наименование документа,
  • номер,
  • дату и место его создания,
  • полные название предприятий, между которыми заключен договор.
  • следует указать суть достигнутого соглашения, а именно вписать точную стоимость товаров, услуг или работ, предусмотренных договором.

После достижения согласия в данном вопросе, именно это значение должно быть указано в счете, который выставляет исполнитель заказчику.

Протокол может иметь сколько угодно пунктов. Например, в качестве дополнительной информации можно указать условия проплаты денежных средств (будут они выплачиваться в полном объеме единовременно или несколькими частями поэтапно и т.п.).

При необходимости к протоколу можно приложить и бумаги, подтверждающие условия формирования окончательной стоимости товаров или услуг.

Образец протокола согласования договорной цены

Правила оформления протокола

Как и составление протокола, его оформление полностью отдается на откуп организациям: документ можно писать на простом листе формата А4 или на фирменном бланке предприятия, причем как в рукописном, так и в печатном виде. Протокол должен быть в обязательном порядке заверен подписями руководителей обеих сторон, участвующих в договоре или их представителями.

Заверять протокол печатями на сегодняшний день строгой необходимости нет, т.к. начиная с 2016 года юридические лица освобождены от требования закона удостоверять свои документы при помощи печатей и штампов.

Порядок содержания и хранения протокола

После окончательного оформления и визирования протокол, как приложение к договору, должен храниться в отдельной папке, доступ к которой надо ограничить. Когда актуальность его будет утрачена, его следует передать на хранение в архив организации, где он должен содержаться на протяжении периода, установленного для такого рода бумаг , после чего его можно утилизировать.

Источник

Процедура согласования договора между контрагентами обычно включает в себя следующие этапы:

  1. Рассмотрение проекта договора и подготовка протокола наличии разногласий
  2. Направление подписанного договора с протоколом разногласий контрагенту
  3. Если у контрагента нет разногласий по протоколу, он подписывает договор с протоколом разногласий. Если контрагент не согласен с разногласиями или формулировками, то он может составить протокол согласования (урегулирования) разногласий и направить его другой стороне. 
  4. Если другую сторону устроят внесенные изменения, она подписывает протокол согласования разногласий

Если заключение договора не является обязательным для сторон, то процедура согласования разногласий может тянуться долго, пока стороны не найдут компромисс по всем условиям договора или не потеряют интерес к сделке. Если же заключение договора является обязательным для сторон, то вопрос урегулирования разногласий может быть передан на рассмотрение суда, о чем мы расскажем далее.

Политика в отношении внесения изменений в договор в каждой компании разная: одни компании не готовы вносить даже малейшие изменения в свою типовую форму, другие — относятся гибко к данному процессу и готовы вносить правки в рамках разумного и исполнимого. При заключении договора юридического обслуживания, включающего сопровождение договорной работы, с нашей компанией, до начала работы мы в первую очередь выясняем подход организации к вопросу внесения правок в договор, а также иные важные вопросы. Без понимания бизнес-процессов в компании невозможно проведение качественной правовой экспертизы договоров и их согласования. Мы считаем, что юрист должен способствовать развитию компанию и заключению взаимовыгодных сделок, а не создавать препоны в деятельности организации (например, некоторые юристы отказываются вносить несущественные правки, тем самым блокируют согласование сделки вопреки экономической цели или вносят незначительные правки, замедляя процесс согласования сделки).

При согласовании договора в организации, как правило, в процесс согласования вовлекаются юрист, руководитель организации, по некоторым вопросам — бухгалтер или финансовый директор, а также лица, ответственные за исполнение договора (например, если контрагент желает сократить сроки исполнения относительно регламентных в компании). Количество вовлеченных в процесс согласования договора в компании зависит от цены сделки, распределения обязанностей внутри фирмы и других факторов.

Рекомендуем формализовать процедуру согласования договора в виде документа — регламента договорной работы в организации. Данный документ должен четко описывать этапы проверки договора, важные аспекты и факторы риска, а также четко определять ответственность и полномочия сотрудников, участвующих в процессе согласования сделки.

Анализ договора и составление протокола разногласий

В качестве первого этапа согласования договора в организации рекомендуем включить проверку контрагента с точки зрения надежности и возможных рисков.

При правовой экспертизе договора необходимо обратить внимание на условия договора, противоречащие закону, расплывчатые формулировки, которые допускают различное толкование, а также на невыгодные и неисполнимые условия. При анализе договора важно понять последствия включения/невключения того или иного условия. 

Если вы не согласны с условиями договора, представленного контрагентом, вам необходимо составить протокол разногласий и направить контрагенту (в некоторых случаях политика компании предполагает внесение правок в текст договора без составления протокола разногласий). Какой-либо установленной формы для протокола разногласий нет. Вы можете указать в нем все сведения, которые считаете нужными. Ниже вы сможете скачать форму протокола разногласий.

Включите в протокол разногласий:

  • преамбулу с указанием сторон и реквизитов договора и заголовок «протокол разногласий»
  • дату составления
  • таблицу разногласий. Первый столбец — условия в редакции контрагента, второй — ваш вариант (удалить, добавить или переформулировать условие), по желанию можно включить третий — обоснование вашего предложения (например, условие контрагента непонятно или противоречит закону)
  • существенные для вас условия, без согласования которых вы не хотите заключать договор

Учтите, что к отдельным видам протоколов разногласий (например, протоколу к госконтракту) могут предъявляться специальные требования.

Чтобы подписать договор с протоколом разногласий, поставьте на договоре соответствующую отметку. Рекомендуем написать от руки на последней странице перед подписью: «Договор подписан с протоколом разногласий». Без этой отметки будет трудно доказать, что вы не согласны с некоторыми условиями договора.

Договор с проставленной отметкой и сам протокол разногласий вручите под подпись вашему контрагенту или же направьте почтой. Рекомендуем сделать это письмом с описью вложения и уведомлением о вручении. В этом случае вы сможете доказать, какие документы вы направили и когда контрагент их получил.

Если вы заключаете договор по результату торгов и госзаказчик изменил проект контракта по сравнению с первоначальным или неверно заполнил данные из вашей заявки, то вы можете направить ему протокол разногласий. Направляйте протокол разногласий в этом случае только после электронной процедуры определения поставщика. Для этого создайте файл в текстовом редакторе, укажите на пункты контракта, которые не соответствуют вашей заявке или документации процедуры. Загрузите файл на электронную площадку и подпишите электронной подписью, так вы отправите его заказчику. Помните, протокол можно отправить только 1 раз и не позже 5 дней с момента получения контракта от заказчика.

Составление протокола согласования (урегулирования) разногласий

Если другая сторона не согласна с вашими предложениями, она может составить протокол согласования (урегулирования) разногласий. В такой документ обычно включают первоначальный вариант спорного условия, ваш вариант и новую формулировку, которую предлагает контрагент.

Если вы подпишете поступивший от контрагента протокол согласования разногласий, то будете должны исполнить договор в редакции данного протокола.

Вы также можете отказаться от заключения договора (если только вы не обязаны заключить договор) или продолжить переговоры по спорным условиям.

Пока вы не согласуете разногласия, договор не будет считаться заключенным. 

В некоторых случаях вы можете передать разногласия на рассмотрение суда в течение 6 месяцев с момента их возникновения:

  • контрагент был обязан заключить договор, но отклонил протокол разногласий или не ответил вам в течение 30 дней
  • имеется соглашение, по которому спорные условия определяются в соответствии с решением суда

Если вы начали исполнять договор, не согласовав спорные условия, договор будет считаться заключенным без этих условий. 

Исключить множество рисков еще на стадии заключения договора помогут юристы “Двитекс”. Мы специализируемся на комплексной юридической поддержке бизнеса: согласование договоров, включение особых условий для будущей защиты, проверка контрагентов при подписании контрактов, документальное оформление разногласий и другие юридические услуги, которые необходимы компаниям в соответствующей сфере бизнеса.

Услуги юристов в сфере бизнеса

Мы предлагаем комплексные услуги юристов для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей. Помогаем зарегистрировать бизнес, готовим и анализируем договоры, готовим различные документы и отвечаем на претензии, защищаем интересы компании в суде и взыскиваем задолженность, защищаем интеллектуальную собственность и недвижимость, сопровождаем сделки, консультируем предпринимателей по правовым вопросам и решаем другие юридические задачи компании.

  • Юридическое сопровождение бизнеса
  • Регистрация ООО
  • Регистрация АО
  • Регистрация ИП
  • Регистрация НКО
  • Регистрация представительства иностранной НКО
  • Аккредитация филиала иностранной компании
  • Представительство интересов в судах и взыскание задолженности
  • Внесение изменений в устав, ЕГРЮЛ и реестр филиалов
  • Сопровождение сделок с долями в уставном капитале
  • Ликвидация юридических лиц
  • Таможенные юристы
  • Регистрация товарного знака
  • Регистрация программ для ЭВМ
  • Защита интеллектуальной собственности
  • Сопровождение сделок с недвижимостью
  • Юридическое сопровождение аренды недвижимости
  • Оспаривание кадастровой стоимости недвижимости
  • Защита собственников при изъятии недвижимости
  • Защита в спорах с ДГИ г. Москвы

Требуется помощь юриста в сфере бизнеса?

Вы можете заказать комплексные услуги опытных юристов в Юридической фирме «Двитекс».

Для заказа услуг позвоните нам по телефону 8 (495) 223-48-91
или оставьте заявку на сайте

Заказать звонок

Рекомендуемые статьи этой категории:

5 сентября 2016

Договорная работа в организации иногда основывается…

1.ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящая Политика конфиденциальности в отношении обработки персональных данных пользователей сайта https://www.dvitex.ru/ (далее – Политика конфиденциальности) разработана и применяется в ООО Юридическая фирма «Двитекс», ОГРН 1107746800490, г. Москва, пер. Голутвинский 1-й, дом 3-5, оф 4-1 (далее – Оператор) в соответствии с пп. 2 ч. 1 ст. 18.1 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (далее по тексту – Закон о персональных данных).

1.2. Настоящая Политика конфиденциальности определяет политику Оператора в отношении обработки персональных данных, принятых на обработку, порядок и условия осуществления обработки персональных данных физических лиц, передавших свои персональные данные для обработки Оператору (далее – субъекты персональных данных) с использованием и без использования средств автоматизации, устанавливает процедуры, направленные на предотвращение нарушений законодательства Российской Федерации, устранение последствий таких нарушений, связанных с обработкой персональных данных.

1.3. Политика конфиденциальности разработана с целью обеспечения защиты прав и свобод субъектов персональных данных при обработке их персональных данных, а также с целью установления ответственности должностных лиц Оператора, имеющих доступ к персональным данным субъектов персональных данных, за невыполнение требований и норм, регулирующих обработку персональных данных.

1.4. Персональные данные Субъекта персональных данных – это любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу.

1.5. Оператор осуществляет обработку следующих персональных данных Пользователей:

  • Фамилия, Имя, Отчество;
  • Адрес электронной почты;
  • Номер телефона;
  • иные данные, необходимые Оператору при оказании услуг Пользователям, для обеспечения функционирования Сайта.

1.6. Оператор осуществляет обработку персональных данных Субъектов персональных данных в следующих целях:

  • обеспечение возможности обратной связи от Специалистов Оператора по запросам Пользователей;
  • обеспечение возможности онлайн оплаты заказанных на Сайте услуг;
  • обеспечения исполнения обязательств Оператора перед Пользователями;
  • в целях исследования рынка;
  • информирования Субъекта персональных данных об акциях, конкурсах, специальных предложениях, о новых услугах, скидок, рекламных материалов и других сервисов, а также получения коммерческой или рекламной информации и бесплатной продукции, участия в выставках или мероприятиях, выполнения маркетинговых исследований и уведомления обо всех специальных инициативах для клиентов;
  • статистических целях;
  • в иных целях, если соответствующие действия Оператора не противоречат действующему законодательству, деятельности Оператора, и на проведение указанной обработки получено согласие Субъекта персональных данных.

1.7. Оператор осуществляет обработку персональных данных субъектов персональных данных посредством совершения любого действия (операции) или совокупности действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств, включая следующие:

  • сбор;
  • запись;
  • систематизацию;
  • накопление;
  • хранение;
  • уточнение (обновление, изменение);
  • извлечение;
  • использование;
  • передачу (распространение, предоставление, доступ);
  • обезличивание;
  • блокирование;
  • удаление;
  • уничтожение.

2. ПРИНЦИПЫ ОБРАБОТКИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

2.1. При обработке персональных данных Оператор руководствуется следующими принципами:

  • законности и справедливости;
  • конфиденциальности;
  • своевременности и достоверности получения согласия субъекта персональных данных на обработку персональных данных;
  • обработки только персональных данных, которые отвечают целям их обработки;
  • соответствия содержания и объема обрабатываемых персональных данных заявленным целям обработки. Обрабатываемые персональные данные не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям их обработки;
  • недопустимости объединения баз данных, содержащих персональные данные, обработка которых осуществляется в целях, несовместимых между собой;
  • хранения персональных данных в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных, не дольше, чем этого требуют цели обработки персональных данных;
  • уничтожения либо обезличивания персональных данных по достижению целей, их обработки или в случае утраты необходимости в достижении этих целей.

2.2. Обработка персональных данных Оператором осуществляется с соблюдением принципов и правил, предусмотренных:

  • Федеральным законом от 27.07.2006 года №152-ФЗ «О персональных данных»;
  • Настоящей Политикой конфиденциальности;
  • Всеобщей Декларацией прав человека 1948 года;
  • Международного пакта о гражданских и политических правах 1966 года;
  • Европейской конвенции о защите прав человека и основных свобод 1950 года;
  • Положениями Конвенции Содружества Независимых Государств о правах и основных свободах человека (Минск, 1995 год), ратифицированной РФ 11.08.1998 года;
  • Положениями Окинавской Хартии глобального информационного общества, принятой 22.07.2000 года;
  • Постановлением Правительства РФ от 01.11.2012 года № 1119 «Об утверждении требований к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных»;
  • Приказом ФСТЭК России от 18.02.2013 года № 21 «Об утверждении Состава и содержания организационных и технических мер по обеспечению безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных»;
  • Иными нормативными и ненормативными правовыми актами, регулирующими вопросы обработки персональных данных.

3. ПОЛУЧЕНИЕ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ.

3.1. Персональные данные субъектов персональных данных получаются Оператором:

  • путем предоставления субъектом персональных данных при регистрации на Сайте, при подаче заявок, заявлений, анкет, бланков, заполнении регистрационных форм на сайте Оператора или направления по электронной почте, сообщения по телефону службы поддержки Оператора;
  • иными способами, не противоречащими законодательству РФ и требованиям международного законодательства о защите персональных данных.

3.2. Оператор получает и начинает обработку персональных данных Субъекта с момента получения его согласия.

3.3. Согласие на обработку персональных данных дается субъектом персональных данных с момента начала использования сайта, в том числе, путем проставления отметок в графах «Я согласен на обработку персональных данных, с условиями и содержанием политики конфиденциальности», посредством совершения субъектом персональных данных конклюдентных действий.

3.4. Субъект персональных данных может в любой момент отозвать свое согласие на обработку персональных данных. Для отзыва согласия на обработку персональных данных, необходимо подать соответствующее заявление Оператору по доступным средствам связи. При этом Оператор должен прекратить их обработку или обеспечить прекращение такой обработки и в случае, если сохранение персональных данных более не требуется для целей их обработки, уничтожить персональные данные или обеспечить их уничтожение в срок, не превышающий 30 (Тридцати) дней с даты поступления указанного отзыва.

3.5. В случае отзыва Субъектом персональных данных согласия на обработку персональных данных, Оператор вправе продолжить обработку персональных данных без согласия Субъекта персональных данных только при наличии оснований, указанных в Законе о персональных данных.

3.6. Субъект персональных данных вправе выбрать, какие именно персональные данные будут им предоставлены. Однако, в случае неполного предоставления необходимых данных Оператор не гарантирует возможность субъекта использовать все сервисы и продукты Сайта, пользоваться всеми услугами Сайта.

3.7. Субъект персональных данных в любой момент может просматривать, обновлять или удалять любые персональные данные, которые включены в его профиль. Для этого он может отредактировать свой профиль в режиме онлайн в личном кабинете или отправить электронное письмо по адресу info@dvitex.ru.

4. ПОРЯДОК ОБРАБОТКИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

4.1. Оператор принимает технические и организационно-правовые меры в целях обеспечения защиты персональных данных от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, распространения, а также от иных неправомерных действий.

4.2. При обработке персональных данных Оператор применяет правовые, организационные и технические меры по обеспечению безопасности персональных данных в соответствии со ст. 19 Федерального закона «О персональных данных», Постановлением Правительства РФ от 01.11.2012 №1119 «Об утверждении требований к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных», Методикой определения актуальных угроз безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных, утвержденной ФСТЭК РФ 14.02.2008 г., Методическими рекомендациями по обеспечению с помощью криптосредств безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных с использованием средств автоматизации, утвержденных ФСБ РФ 21.02.2008 г. № 149/54-144.

4.3. Для авторизации доступа к Сайту используется Логин и Пароль. Ответственность за сохранность данной информации несет субъект персональных данных. Субъект персональных данных не вправе передавать собственный Логин и Пароль третьим лицам, а также обязан предпринимать меры по обеспечению их конфиденциальности.

4.4. При передаче персональных данных Оператор соблюдает следующие требования:

  • не сообщает персональные данные субъекта персональных данных третьей стороне без выраженного согласия, за исключением случаев, когда это необходимо в целях обработки персональных данных, предупреждения угрозы жизни и здоровью субъекта персональных данных, а также в случаях, установленных законодательством;
  • не сообщает персональные данные в коммерческих целях без выраженного согласия субъекта персональных данных;
  • информирует лиц, получающих персональные данные, о том, что эти данные могут быть использованы лишь в целях, для которых они сообщены, и требует от этих лиц принятия надлежащих мер по защите персональных данных. Лица, получающие персональные данные Пользователя, обязаны соблюдать режим конфиденциальности;
  • разрешает доступ к персональным данным только уполномоченным лицам, при этом указанные лица должны иметь право получать только те персональные данные, которые необходимы для выполнения конкретных функций.

4.5. Оператор вправе раскрыть любую собранную о Пользователе данного Сайта информацию, если раскрытие необходимо в связи с расследованием или жалобой в отношении неправомерного использования Сайта, либо для установления (идентификации) Пользователя, который может нарушать или вмешиваться в права Администрации сайта или в права других Пользователей Сайта, а также для выполнения положений действующего законодательства или судебных решений, обеспечения выполнения условий настоящего Соглашения, защиты прав или безопасности иных Пользователей и любых третьих лиц.

4.6. Третьи лица самостоятельно определяют перечень иных лиц (своих сотрудников), имеющих непосредственный доступ к таким персональным данным и (или) осуществляющих их обработку. Перечень указанных лиц, а также порядок доступа и(или) обработки ими персональных данных утверждается внутренними документами Третьего лица.

4.7. Оператор не продаёт и не предоставляет персональные данные третьим лицам для маркетинговых целей, не предусмотренных данной Политикой конфиденциальности, без прямого согласия субъектов персональных данных. Оператор может объединять обезличенные данные с иной информацией, полученной от третьих лиц, и использовать их для совершенствования и персонификации услуг, информационного наполнения и рекламы.

4.8. Обработка персональных данных производится на территории Российской Федерации, трансграничная передача персональных данных не осуществляется. Оператор оставляет за собой право выбирать любые каналы передачи информации о персональных данных, а также содержания передаваемой информации.

4.9. Личная информация, собранная онлайн, хранится у Оператора и/или поставщиков услуг в базах данных, защищенных посредством физических и электронных средств контроля, технологий системы ограничения доступа и других приемлемых мер обеспечения безопасности.

4.10. Субъект персональных данных осознаёт, подтверждает и соглашается с тем, что техническая обработка и передача информации на Сайте Оператора может включать в себя передачу данных по различным сетям, в том числе по незашифрованным каналам связи сети Интернет, которая никогда не является полностью конфиденциальной и безопасной.

4.11. Субъект персональных данных также понимает, что любое сообщения и/или информация, отправленные посредством Сервера Оператора, могут быть несанкционированно прочитаны и/или перехвачены третьими лицами.

5. ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ

5.1. В случае возникновения любых споров или разногласий, связанных с исполнением настоящих Правил, Субъект персональных данных и Оператор приложат все усилия для их разрешения путем проведения переговоров между ними. В случае, если споры не будут разрешены путем переговоров, споры подлежат разрешению в порядке, установленном действующим законодательством Российской Федерации.

5.2. Настоящие Политика конфиденциальности вступают в силу для Субъекта персональных данных с момента начала использования Сайта Оператора и действует в течение неопределенного срока.

5.3. Настоящие Политика конфиденциальности могут быть изменены и/или дополнены Оператором в любое время в течение срока действия Правил по своему усмотрению без необходимости получения на то согласия Субъекта персональных данных. Все изменения и/или дополнения размещаются Оператором в соответствующем разделе Сайта и вступают в силу в день такого размещения. Субъект персональных данных обязуется своевременно и самостоятельно знакомиться со всеми изменениями и/или дополнениями. При несогласии Субъекта персональных данных с внесенными изменениями он обязан отказаться от доступа к Сайту, прекратить использование материалов и сервисов Сайта.

Источник

Сейчас актуальна задача приведения инструкции по делопроизводству организации в соответствие новым правилам. При этом Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти не акцентируют внимание на очередности шагов в проведении внутреннего и внешнего согласования документов, но устанавливают обязательность его проведения, а также предусматривают регламентацию согласования в рамках рациональной организации документооборота.

Поскольку у практиков наибольшие затруднения вызывает именно регламентация внутреннего согласования документов организации, этим процедурам мы и решили уделить основное внимание.

Управленческий аспект согласования

Лучшие практики современных организаций свидетельствуют, что реальная цель согласования – повысить качество не столько документов, сколько реальных управленческих процессов и решений, которые стоят за этими документами. Согласование документов становится важнейшей административной процедурой и организационным инструментом, с помощью которого обеспечивается управляемость.

Согласование – не только способ предварительного рассмотрения и оценки проекта документа, суть согласования – совокупность действий, направленных на обеспечение разработки, правильного оформления и исполнения управленческих решений, принимаемых по наиболее важным направлениям деятельности. В процессе согласования необходимо обеспечить комплексный анализ юридических, экономических и финансовых факторов, влияющих на принятие решения, минимизировать возможные риски и обеспечить обязательность исполнения решения.

Обычно считают, что согласование документов – прежде всего часть делопроизводства, а основная характеристика согласования – время и маршрут движения документов, т.е. один из признаков документооборота. При всей справедливости этого принципа попытки ускорить согласование только за счет внедрения систем электронного документооборота, в которых в качестве типовых решений предлагаются настройки маршрутов движения документов, признаны недостаточными. Службам делопроизводства необходимо строить процедуру согласования как систему. Регламентация процессов согласования решений и взаимодействия подразделений, а также наличие специального регламента согласования в международной практике управления оцениваются как элемент и признак качества управления, его полноценности. А это важно для тех организаций, которые желают сертифицироваться по стандартам системы менеджмента качества.

Участвуя в процедуре согласования, сотрудник организации лучше осознает свой личный вклад в достижение общих целей, в выполнение плана мероприятий, разработку нового продукта, подготовку важной сделки и т.п. А подразделениям организации участие в процедуре согласования не позволяет замыкаться исключительно на собственных задачах и планах, принимать локальные решения без учета общей экономической и управленческой ситуации, конфликтовать из-за ресурсов или скрывать информацию от подразделений или организаций-смежников. В процессе согласования проекты решений лучше прорабатываются, а, следовательно, управляемость повышается за счет усиления внутренних связей и формирования интеграционных решений.

Согласование способствует развитию командности, духа сотрудничества и товарищеского взаимодействия, т.к. в регламентированной процедуре на первый план выступают отношения и роли (функции подразделений) в рамках общего трудового процесса, создаются доброжелательная рабочая среда и позитивный стиль общения. Эта процедура помогает также формировать обязательность и уважение интересов друг друга, честность в принятии решений (правило «честной игры»). Отметим еще один важный этический аспект процедуры согласования, отражающий влияние личности первого руководителя на процесс управления. Управленческие решения, оформляемые в документах, которые подписывает руководитель, всегда «работают» на формирование его личного стиля управления, его «образа» как руководителя и лидера, показывают ценность его вклада в достижение стратегических целей организации. Поэтому решения должны быть точны, понятны, исполнимы, а приказы и распоряжения – безупречно изложены и оформлены.

Система согласования документов в значительной степени формирует и исполнительскую дисциплину, т.к. главное в реализации управленческих решений – не контроль исполнения, который представляет собой «последующий» контроль, а планирование исполнения, т.е. всесторонняя подготовка качественного проекта решения, в котором выделяются и распределяются ресурсы, устанавливаются оптимальные сроки и минимизируются риски.

Три «золотых» правила согласования

Обратим внимание на правила организационного поведения, которые составляют основу для разработки процедуры согласования документов и в делопроизводственном (технологическом), и в управленческом аспектах. Изучение лучших практик современных организаций показывает, что именно эти правила можно назвать собственно «правилами согласования».

Правило первое. На согласование должен быть направлен полностью подготовленный и оформленный в соответствии с установленными в организации правилами проект документа. Инициатор проекта документа (подразделение, исполнитель) подготавливает проект в соответствии с требованиями действующей Инструкции по делопроизводству, внутренними стандартами и иными внутренними нормативными документами организации, закрепляющими правила подготовки, составления и оформления конкретных видов документов. В Инструкцию по делопроизводству или специальный регламент согласования документов рекомендуем ввести строгую норму: запрещается использовать процедуру согласования в качестве способа подготовки (разработки) документа.

Второе. За реализацию процесса согласования проекта конкретного вида или разновидности документа (контроль за соблюдением процедуры и общих сроков согласования, учет замечаний согласовывающих подразделений и их отражение в тексте проекта) несет ответственность инициатор документа (подразделение-инициатор, исполнитель), который разработал управленческое решение.

Правило третье. Подразделение, участвующее в процедуре согласования, оценивая проект документа, делает замечания и вносит предложения в рамках своей предметной области и закрепленных зон ответственности, которые установлены в положении о подразделении. Эти замечания и предложения, а значит, и соответствующие экспертные заключения по проекту, являются обязательными.

Пример 1

Получена виза службы делопроизводства: «Согласовано с замечаниями. Необходимо правильно оформить заголовочную и оформляющую части проекта договора, а в преамбуле исправить номер доверенности подписанта». Инициатор согласования проекта договора обязан устранить эти замечания по оформлению.

Но подразделения – участники процедуры согласования рассматривают проект документа в целом и имеют право формулировать замечания и предложения, не относящиеся к их прямой или смежным закрепленным зонам ответственности. Инициатор должен обратить внимание на данные замечания и предложения, поскольку все риски решений, оформленных в проекте документа, ложатся на должностное лицо, подписывающее документ, но в системе согласования эти замечания будут факультативными, дополнительными.

Пример 2

Служба главного бухгалтера не может проставить визу «Не согласовано» из-за выявленных ею грамматических ошибок в тексте, поскольку прямая зона ответственности данной службы – обеспечение правильности бухгалтерского и налогового учета. А в требованиях к оформлению реквизитов документов и грамматической правильности текста служба делопроизводства и служба главного бухгалтера всегда найдут взаимопонимание.

Эти правила согласования должны соблюдаться на всех уровнях управления организацией и в процедурах согласования всех видов проектов решений и видов документов. Должны действовать единые правила и единые сроки согласования в процессе подготовки проектов решений вышестоящих органов управления, в центральном аппарате и в территориальных органах, в рамках подготовки проектов решений коллегиальных органов и издания приказов и распоряжений на основе единоначалия.

Роли подразделений

Любое подразделение организации может разрабатывать проект документа (а значит, и проект управленческого решения) в инициативном порядке или по поручению вышестоящего органа управления. В системе согласования такое подразделение является подразделением-инициатором.

Подразделение организации может и должно участвовать в согласовании проектов решений и документов, если оно выполняет свои задачи и функции в рамках какого-либо общего бизнес-процесса по единой технологии, а общий результат зависит также и от его усилий. Это – подразделение-участник процесса согласования и одновременно контролер рисков по закрепленным за ним функциям.

Подразделение в структуре организации может выполнять специальные контрольные функции в рамках общей системы контроля и ориентироваться на повышение эффективности совершаемых операций и соответствие деятельности требованиям действующего законодательства и иных нормативных правовых актов. Таким подразделением-контролером является, например, служба внутреннего контроля в открытых акционерных обществах.

Есть подразделения, которые на предприятии отвечают за выполнение общих, так называемых «штабных» функций, или централизованно выполняющие функции административной поддержки и материально-технического обеспечения. К их числу обычно относят не дирекцию и аппарат помощников, а службы: делопроизводства, кадровую, юридическую, безопасности, информационно-технологического обеспечения, главного бухгалтера, планово-экономическую и т.п. В системе согласования такие подразделения являются «системообразующими», т.е. подразделениями обязательного согласования, т.к. в зоне их ответственности находятся основные юридические, финансовые, налоговые и операционные риски организации в целом.

Зоны ответственности подразделений

Анализ процедуры согласования показывает, что главное в ней – не организационная и структурная иерархия участвующих подразделений, а их функции и роли в системе управления организацией и в системе принятия решений. В связи с этим такие функциональные подразделения, как финансовая служба, служба главного бухгалтера, юридическая служба, служба делопроизводства, служба информационных технологий, служба безопасности, контрольная служба и т.п., могут и должны рассматриваться в статусе подразделений/инстанций обязательного согласования проектов документов, особенно в процедурах внутреннего согласования. Этот статус означает, что практически каждый проект решения/проект документа в маршруте своего согласования должен пройти анализ в данном функциональном подразделении, и без визы, полученной в инстанции обязательного согласования, никакой проект документа не может быть представлен на подписание или утверждение.

Для разработки процедур и маршрутов согласования очень важно выявить и регламентировать зоны ответственности подразделений. Например:

Пример 3

А иные подразделения, участвующие в процедуре согласования (по специальным видам деятельности организации), а также заместители первого руководителя организации, «курирующие» деятельность этих подразделений по системе делегирования полномочий, отвечают за выявление и оценку рисков по закрепленному за ними виду деятельности, направлению бизнеса и т.п., за контроль соответствия проектов решений требованиям специального (отраслевого) законодательства и контролирующих / регулирующих органов, за соблюдение внутренних нормативных документов организации, регламентирующих соответствующие виды деятельности.

Условия успешной реализации процедуры согласования

В процессе разработки общей процедуры согласования, а также конкретных маршрутов и схем рекомендуем обратить внимание на некоторые особенности и условия, также относящиеся к культуре организационного поведения, которую необходимо формировать в процессе внедрения инструкции по делопроизводству и иных внутренних нормативных документов организации.

Необходимым условием начала процедуры согласования является наличие «выпускающей» визы вышестоящего руководителя подразделения-инициатора (т.е. не только исполнители, но и руководители должны изучить и принять правила согласования документов).

Визу от имени подразделения организации имеет право проставлять его руководитель или должностные лица, уполномоченные им. От согласовывающего подразделения проставляется только одна виза.

Отсутствие визы подразделения, участвующего в процедуре согласования, не позволяет считать документ согласованным «по умолчанию» (даже при нарушении типовых сроков согласования). К сожалению, это условие не всегда соблюдается даже на уровне федеральных органов исполнительной власти, о чем свидетельствуют факты несогласованных действий государственных органов. Надеемся, что минимизировать риски подобной несогласованности поможет система межведомственного электронного документооборота, положение о которой в конце 2009 года утверждено постановлением Правительства РФ.

Еще одним условием является установление перечня подразделений, с которыми согласование проектов документов Корпорации является обязательным, и закрепление их зон ответственности в процедуре согласования (возможный вариант подобного перечня мы привели в Примере 3).

В должностные регламенты и должностные инструкции руководителей структурных подразделений, с которыми производится согласование, необходимо внести уточнения относительно их прав и обязанностей в процедуре согласования документов.

Пример 4

В рамках процедуры согласования могут быть предоставлены следующие права:

  • потребовать от инициатора проекта дополнительно согласовать проект документа с подразделениями, участвующими в разработке управленческого решения, бизнес-схем, выполнении операций или подразделениями, контролирующими их выполнение;
  • не согласовывать (отклонить) проект документа с обоснованием причин (в листе согласования или специальной служебной записке);
  • продлить установленный срок согласования в зависимости от объема и содержания документа, но не более чем на конкретный регламентированный срок, например, пять дней;
  • не принимать на рассмотрение документы, согласование которых в этом подразделении не предусмотрено утвержденной схемой или маршрутом (проект документа в данном случае визируется, но с комментарием, что согласование документа с подразделением не предусмотрено);
  • не принимать от подразделений замечания без обоснования причин, если замечания не относятся к предметной области и зоне ответственности представившего замечания согласовывающего подразделения;
  • направить документ на согласование по процедуре, отличающейся от установленной в организации, если она санкционирована первым руководителем организации или его заместителем и вызвана срочностью и важностью решения вопроса.

Ответственность за содержание и качество оформления подготовленного проекта документа, учет, полноту и своевременность внесения замечаний и предложений подразделений, участвующих в процедуре согласования, возлагается на вышестоящего руководителя подразделения-инициатора, проставившего «выпускающую» визу.

Соблюдение установленной процедуры согласования документов в организации с развитой организационной и корпоративной культурой является одним из показателей оценки деятельности руководства и линейных руководителей подразделений.

Алгоритм и способы согласования

Анализ показывает, что независимо от степени автоматизации документооборота маршрут движения проекта документа в процессе согласования как правило, следующий:

1 этап.

Получение подписи руководителя подразделения-инициатора и согласование с вышестоящим руководителем подразделения-инициатора (получение «выпускающей» визы «курирующего» заместителя первого руководителя).

2 этап.

Согласование с подразделениями, участвующими в выполнении операций, которые затрагиваются проектом разрабатываемого документа, а также с подразделениями обязательного согласования, с подразделениями, контролирующими риски, с подразделениями, обязательность согласования с которыми устанавливается для данного вида документа централизованно в регламенте согласования или самим инициатором. Маршрут проекта документа в процессе согласования определяется видом и содержанием документа. Но даже при утвержденной схеме обязательного согласования проекта документа данного вида / разновидности в зависимости от значимости вопроса и подготовленного проекта управленческого решения выбор маршрута зависит от инициатора процедуры согласования.

Процедура согласования осуществляется одним из способов – параллельным, последовательным или комбинированным. При применении каждого из способов маршруты и сроки согласования должны соблюдаться в обязательном порядке.

При параллельном способе согласования проект документа направляется на рассмотрение одновременно всем подразделениям / должностным лицам, включая вышестоящего руководителя подразделения-инициатора. Этот способ согласования наилучшим образом реализуется в системах электронного документооборота / корпоративных информационных системах, которые имеют соответствующий модуль электронного согласования.

При последовательном способе проект документа направляется для согласования в три-четыре этапа в последовательности, которая установливается регламентом согласования, т.е. рассмотрение документа подразделениями, участвующими в процедуре, реализуется последовательно.

Комбинированный способ согласования (на практике – самый распространенный) предполагает сочетание маршрутов направления проекта документа. Например, в начале процедуры инициатор получает визу подразделения-соисполнителя, а затем – параллельно направляет проект подразделениям-контролерам соответствующих рисков. Этот способ является основным в маршруте, когда условием начала процесса согласования является «выпускающая» виза вышестоящего руководителя подразделения-инициатора. Все знают, что «курирующие» вышестоящие руководители подразделений изучают подготовленные проекты документов и вносят свои изменения в представленные на их рассмотрение первоначальные проекты решений.

Исполнитель или подразделение-инициатор согласования могут выбрать любой из способов согласования проекта документа, но при этом необходимо учесть, что фактической датой начала согласования проекта документа в подразделениях на конкретном этапе последовательного согласования считается фактическая дата завершения согласования проекта документа в подразделениях на предыдущем этапе. Каждое из подразделений, участвующих в согласовании, при последовательном способе согласования вправе не принимать к рассмотрению проект документа до тех пор, пока не завершен предыдущий этап согласования, что существенно удлиняет общий срок согласования документа.

Порядок и процедуры согласования отдельных видов документов могут и должны уточняться и регламентироваться в конкретных инструкциях, правилах и других внутренних нормативных актах предприятия при условии обязательного соблюдения установленных инструкцией по делопроизводству общих правил согласования.

Сроки согласования

Практика показывает, что общий срок согласования одного проекта документа одним подразделением, как правило, составляет 5 дней и исчисляется с даты проставления на листе согласования «выпускающей» визы вышестоящего руководителя подразделения-инициатора.

В конкретных инструкциях по делопроизводству сроки согласования документов рекомендуем уточнять в зависимости от вида / разновидности документа и его содержания, например, «пять рабочих дней», «пять календарных дней, не считая даты получения документа» и т.п. Кроме того, рекомендуем более тщательно разрабатывать и регламентировать сроки при проведении процедуры внешнего согласования, если организация не направляет проекты документов на согласование в сторонние заинтересованные или контролирующие органы, а сама является участником процесса согласования.

Для рассмотрения и согласования проектов документов конкретных видов могут устанавливаться очень оперативные сроки, например: «в течение дня получения», «не позднее следующего дня с даты получения» и т.п.

При установлении конкретных сроков согласования рекомендуем эти сроки соотносить также с утвержденными (типовыми) сроками исполнения конкретных видов и разновидностей документов и поручений в зависимости от содержащихся в них вопросов, т.е. возможно в работу исполнителей с документами внедрять те же контрольные 3, 5, 10 и не более 30 дней. Оптимальным является срок согласования проекта документа от 2-3 и до 5 дней, соблюдение которого обеспечивают параллельный или комбинированный способы согласования, реализованные в системе электронного документооборота.

Схемы и маршруты согласования

Маршруты движения документов в процессе согласования и сроки согласования нуждаются в мониторинге и постоянном внимании со стороны службы делопроизводства. В рамках реального управления документами и документооборотом организации перед этой службой встает задача не только регламентировать процессы согласования проектов документов в тексте Инструкции по делопроизводству, но и разрабатывать и поддерживать в актуальном состоянии перечни подразделений, участвующих в обязательном согласовании, типовые сроки согласования документов, типовые маршруты согласования и т.п. Подобные справочники не только помогут исполнителям качественно выполнить поручение, подготовить проект документа и согласовать его в оптимальные сроки, но в рамках управления всей организацией помогут самой службе делопроизводства представить руководителям схемы, по которым реально осуществляется документированное взаимодействие подразделений. Кроме того, утвержденные примерные или типовые схемы (маршруты) с установленными сроками согласования очень удобно использовать в качестве справочников для настройки модуля электронного согласования документов в системах электронного документооборота.

Пример 5

Схема маршрутов согласования проектов документов может быть оформлена, например, следующим образом (при параллельном способе согласования очередность подразделений и должностных лиц не является принципиальной, только службе делопроизводства можно рекомендовать быть «последней» инстанцией согласования, оценивающей качество составления и оформления подготовленного проекта документа в целом):

В процессе организации процедуры согласования следует помнить также, что к проекту документа, направляемого на согласование, почти всегда требуется прилагать иные документы, являющиеся основаниями для его подготовки / создания, а иногда и документы, на которые делаются ссылки в тексте проекта, т.е. весь комплект необходимых приложений, образцов и т.п. Сопроводительная документация может включать:

  • обоснование необходимости разработки (подписания, утверждения) нового документа, заключения договора или внесения изменений в действующие документы;
  • обоснование финансовых параметров или изменений финансовых условий договоров по сравнению с действующими;
  • договоры и соглашения, являющиеся основными или первичными по отношению к направляемым на согласование документам;
  • пояснения к «схемам» договоров и сделок;
  • материалы проведенных тендеров / конкурсов;
  • выписки из протоколов заседаний коллегиальных органов управления, во исполнение которых был подготовлен проект документа;
  • приложения, на которые даются ссылки в проекте документа.

К проектам договоров, направляемых на согласование, прилагается и обоснование выбора контрагента, копии учредительных документов и доверенностей должностных лиц контрагентов для проверки их полномочий. Поэтому в инструкции по делопроизводству рекомендуем четко устанавливать состав всего комплекта документов, направляемых на согласование, и указывать не только проект основного документа, но и обязательный состав сопроводительных документов к нему.

Оформление результатов согласования

Исполнитель или подразделение-инициатор направляют подготовленный проект документа в подразделения, участвующие в согласовании в соответствии с определенным маршрутом, который удобно фиксировать в листе согласования (образец оформления листа согласования приводим в Примере 5). Направление на согласование осуществляется централизованно через службу делопроизводства (в соответствии с Правилами делопроизводства) или через систему электронного документооборота. Следует отметить, что на этапе подготовки документа, разработки управленческого решения и до направления проекта на процедуру согласования все организационные, технологические, финансовые и другие вопросы уже должны быть спланированы и урегулированы с подразделениями, участвующими в исполнении, осуществляющими управление рисками, контрольные функции, реализацию подготовленных мероприятий и т.п.

Должностные лица подразделений, участвующих в согласовании, или уполномоченные ими сотрудники рассматривают проект документа самостоятельно либо поручают согласование проекта документа конкретным исполнителям. Результаты согласования оформляются визой на проекте документа или визой, проставленной в листе согласования.

При наличии замечаний (дополнений) к проекту должностные лица формулируют свои замечания и представляют их исполнителю. Проект документа в данном случае визируется с оговоркой о наличии замечаний, которые могут быть сделаны в тексте документа (выделены шрифтом, цветом или оформлены в режиме редактирования).

В случае несогласия одного из согласовывающих подразделений может быть проставлена виза «Не согласовано» с обязательным письменным объяснением причин отказа в согласовании. Инициатор согласования в этом случае должен подготовить новую редакцию проекта документа и направить ее на повторное согласование в подразделение, которое проставило визу «Не согласовано», а также в подразделения, чьи интересы были затронуты при внесении изменений в проект документа по результатам согласования.

Все противоречия, возникающие на этапе согласования, должны регулироваться в порядке конструктивного взаимодействия подразделений и сотрудников. В спорных случаях оформляется протокол разногласий, рассмотрение которых осуществляется на уровне «курирующих» вышестоящих руководителей подразделений или коллегиальных органов.

При проведении процедуры внешнего согласования ее результаты оформляются соответствующей перепиской (письмами о согласовании).

После получения виз от всех подразделений, причем даже в процессе внутреннего согласования возможно проставление виз по форме: «СОГЛАСОВАНО» («СОГЛАСОВАНО с замечаниями»), исполнитель:

  • оформляет окончательную редакцию проекта документа, к которой прикладывает экземпляр полностью согласованного проекта с визами и замечаниями («визовой» экземпляр) или лист согласования и
  • проставляет отметку об учете замечаний, которая является документальным подтверждением процедуры доработки проекта документа. Отметка об учете замечаний к окончательной редакции документа, оформленная на «визовом» экземпляре проекта или листе согласования, должна быть датирована и заверена подписью руководителя подразделения-инициатора;
  • после завершения согласования проект документа направляется руководителю или уполномоченному им должностному лицу для утверждения или подписания централизованно через службу делопроизводства. Направление на подписание возможно осуществить в бумажном или электронном виде.

Рекомендуем также обратить внимание, что Методические рекомендации при оформлении виз и грифа согласования как реквизитов документа вводят некоторые новации. Интересно, что «допускается полистное визирование документа и его приложений», что предполагает возможность использования не всех элементов визы как реквизита, состоящего из наименования должности, личной подписи, расшифровки подписи и даты визирования, а только одного его элемента – личной подписи (парафа), который широко применяется в нотариальном делопроизводстве и при оформлении гражданско-правовых документов для обеспечения их целостности. А если согласование проекта документа проводится с использованием листа согласования, то на документе под реквизитом «подпись» ближе к нижнему полю Методические рекомендации допускают вместо грифов согласования (на площади, предусмотренной для них на листе бумаги) оформление специальной отметки «Лист согласования прилагается».

Контроль согласования

Контроль за соблюдением установленной процедуры согласования документов является одной из функций службы делопроизводства. Контроль согласования включает:

  • сопровождение процедуры согласования документов, обеспечение эффективного взаимодействия подразделений, контроль сроков согласования проектов документов в подразделениях (с помощью традиционных журнальных учетных форм или в системе электронного документооборота);
  • информирование подразделений, участвующих в согласовании о приближении или наступлении сроков согласования документов (в системе электронного документооборота – за счет настройки автоматической рассылки уведомлений и предупреждений);
  • анализ хода и результатов согласования документов, информирование руководителей о соблюдении процедур согласования и качестве взаимодействия подразделений (в рамках реализации информационно-аналитической функции службы делопроизводства).

Лучшие практики организаций свидетельствуют, что общий контроль за качеством проектов документов, подготовленных подразделением-инициатором, должен осуществляться вышестоящим руководителем подразделения инициатора, который проставляет «выпускающую» визу. Регламентированная процедура согласования в целом должна утверждаться и вводиться в действие распорядительным документом первого руководителя организации в составе Инструкции по делопроизводству или в статусе самостоятельного нормативного документа.

В заключение приведем пример оформления листа согласования документа. Эта форма удобна и для электронного заполнения, и для применения в бумажном виде.

Пример 6

Источник

Согласование заявок: линейное и параллельное согласование

В этом разделе вы узнаете:

  • Как работает согласование в HubEx;
  • Что такое линейное согласование;
  • Как создать тип заявки для линейного согласования;
  • Как настроить стадии и жизненный цикл для линейного согласования заявок;
  • Как настроить оповещения для линейного согласования;
  • Как выглядит линейное согласование в web-приложении;
  • Что такое параллельное согласование;
  • Как создать тип заявки для параллельного согласования;
  • Как настроить стадии и жизненный цикл для параллельного согласования заявок;
  • Как настроить оповещения для параллельного согласования;
  • Как выглядит параллельное согласование в web-приложении.

Согласование заявок — это способ контролировать выполнение процессов. Согласование может быть внутренним и
внешним. Ко внешнему согласованию относится, например, подтверждение заказчиком выполненных работ по
Заявке. Ко
внутреннему согласованию можно отнести контроль над внутренними расходами ресурсов (финансовых, трудовых,
материальных и т.д.).

Ежедневные расходы организаций могут исчисляться сотнями тысяч и даже миллионами рублей. Выполняя ремонтные работы,
предприятия нуждаются в постоянном пополнении материальных запасов. Конечно, такие заявки могут обходиться и без
согласования.
Но пропуская процедуру контроля, мы получаем нецелевое использование денежных
средств, излишки запасов на складах, ошибки исполнения задач и т.д.

В системе HubEx реализован удобный функционал согласования — вы можете настроить параллельное
согласование несколькими лицами, можете использовать последовательное согласования, а также передавать
информацию о согласованных заявках в 1С системы (с помощью интеграции).

Внедрив процесс согласования внутренних Заявок, вы получите:

  • повышенный уровень контроля за различными подразделениями;
  • снижение финансовых рисков, связанны с необдуманными тратами, получением несвоевременной информации;
  • повышение уровня коммуникации между сотрудниками и подразделениями внутри организации.
Как работает согласование в HubEx?
  1. вы создаете внутреннюю Заявку (на расходование денежных средств, на оплату счета, закупку ТМЦ и
    т.д.) и переводите
    ее на стадию Согласование заявки;
  2. ответственный за согласование (это может быть руководитель, начальник подразделения, ответственный за
    направление бизнеса и т.д.) получает уведомление о необходимости согласовать Заявку и принимает
    решение о
    подтверждении или возврате Заявки инициатору;
  3. далее он либо согласует, либо отклоняет заявку;
  4. инициатор заявки получает уведомление о согласовании, либо возврате на него Заявки.

В рамках этой процедуры может быть организовано параллельное согласование, когда два или более ответственных лиц со
своей стороны смогут проверить Заявку и обозначить свое решение относительно нее.

Что необходимо сделать в HubEx для настройки такой процедуры? Чтобы организовать согласование
необходимо провести ряд
настроек в консоли администратора:

  1. для Заявок разного типа (для оплаты, закупки и т.д.) могут быть определены
    разные этапы
    прохождения (бизнес-процессы). Под каждый процесс вы можете создавать свой Тип заявки. Если все
    внутренние Заявки
    проходят одинаковые этапы, то достаточно будет одного Типа заявки, который будет определять их
    жизненный цикл;
  2. создать необходимые Стадии заявки для согласования;
  3. настроить жизненный цикл;
  4. настроить получение уведомлений.

В рамках данной статьи будут рассмотрены настройки для двух видов согласования: линейное
(простое) с одним
согласующим и параллельное с двумя согласующими лицами.

1. Линейное согласование

Возьмем один из самых популярных бизнес-процессов — закупку ТМЦ. Сотрудники подразделения
создают Заявки на закупку
ТМЦ, но перед непосредственной закупкой эти Заявки должны быть одобрены ответственным по закупкам
(это может быть руководитель организации, начальник отдела закупок и другое ответственное лицо). Процесс, включающий
в себя согласование, представлен на схеме ниже. Такую
схему можно взять за основу для любых процессов, включающих согласование, а также для дальнейших настроек HubEx.

Отрисовка такой схемы является подготовительным этапом перед настройкой процедуры
согласования — из нее мы четко видим
процесс, можем выделить Стадии заявки, понять настройку жизненного цикла и увидеть, на каких Стадиях заявок и кому должны
приходить
уведомления.

Теперь пройдемся по консоли администратора и настроим согласование в HubEx.

1.1. Тип заявки для линейного согласования

Мы будем использовать отдельный Тип заявки для настройки конкретного процесса — закупки ТМЦ.

Новый тип можно создать в меню
консоли администратора Настройки заявки — Типы заявок. Назовем его Закупка ТМЦ.
Подробнее
читайте в статье: Типы заявок.

Обратите внимание! Если вы используете Участки, их необходимо указывать при создании Типа
заявки. Подробнее
читайте в статях: Настройка участков, Типы заявок.

1.2. Стадии заявки и настройка жизненного цикла для линейного согласования

В рамках данного примера считается, что стадии Новая, Выполнена и
Закрыта уже были созданы.

Для настройки согласования вам потребуется создать три новые стадии
(если они не были созданы ранее) в меню
консоли администратора Настройки заявки — Стадии заявки. Задайте стадиям различные цвета:

  • первую стадию назовем
    Согласование заявки — это стадия, на которую будет переводиться
    Заявка
    после ее создания (со стадии Новая на стадию Согласование заявки). Далее при
    переходе на эту стадию мы также
    настроим в
    отправку уведомления ответственному лицу о необходимости согласовать Заявку;

  • Согласована — если Заявка отвечает всем требованиям ответственного за
    согласование, то он
    переводит ее на эту стадию. В настройке жизненного цикла переход на эту стадию мы сделаем доступным только для
    Роли, принадлежащей ответственному;

  • Не согласована — если ответственный отказывается
    подтверждать Заявку, он
    переводит ее на эту стадию. В настройке жизненного цикла переход на эту стадию мы сделаем доступным также только
    для
    Роли, принадлежащей ответственному.

Для настройки переходов по стадиям необходимо настроить жизненный цикл заявки.

Сделать это можно в меню Настройки заявки — Жизненный цикл заявки:

  • в поле Тип заявки выберите созданный ранее тип Закупка ТМЦ;
  • для маршрута укажите начальную стадию Новая, конечную стадию Закрыта. Эти
    стадии должны быть заранее созданы.
    Подробнее читайте в статье: Жизненный
    цикл заявки;
  • со стадии Новая в настройках переходов между стадиями по кнопке +Добавить
    стадию     добавьте
    переход на стадию Согласование заявки;
  • в поле Название перехода укажите На согласовании. Название
    перехода     — название кнопки в мобильном
    приложении инженера;
  • в поле Ветка жизненного цикла выберите Ветка согласования. Заявки на ветке
    согласования будут отображаться в отдельно вкладке в мобильном приложении;
  • в настройках перехода также можно установить флажок Выполнить автоматический переход
    и задать
    время перехода, например, 5 минут.
    Благодаря этой настройке Заявка автоматически через 5 минут перейдет на стадию Согласование
    заявки    .
    Далее при переходе на эту стадию мы также настроим в
    отправку уведомления ответственному лицу о необходимости согласовать Заявку;

  • нажмите кнопку Сохранить;
  • затем у стадии Согласование заявки нажмите кнопку Далее и добавьте переходы на
    стадии
    Согласована     и Не согласована с
    соответствующими названиями переходов;

  • В поле Ветка жизненного цикла заявки для этих стадий можно выбрать значение Основная
    ветка    . Так как дальше с Заявкой будет работать инициатор: выполнять/изменять и т.д.

    Обратите внимание! Здесь мы не настраиваем автоматический переход. Переводить Заявку на эти
    стадии пользователь будет вручную.

  • установите флажок Предоставить доступ отдельным ролям и укажите роль
    Ответственный по закупкам    , т.к. обе эти стадии должны быть доступны
    только для ответственного за согласование. Роль вы можете выбрать другую, в зависимости от уже созданных в вашем
    тенанте ролей — это может быть Руководитель, Начальник подразделения и т.д.
    Выбранная Роль должна быть указана в
    карточке пользователя — того самого ответственного, который будет согласовать Заявки. Подробнее
    читайте в
    статьях: Настройка ролей, Создание пользователя вашей системы.

Вы можете настроить дальнейшие переходы со стадий Согласована на Выполнена и далее
— Закрыта, со стадии
Не согласована,
например, на стадию Закрыта или Согласование заявки — для повторного согласования,
после внесения изменений.

1.3. Настройка оповещений для линейного согласования

Для простой схемы согласования можно настроить уведомления на трех стадиях:

  • Согласование заявки — на этой стадии можно отправить уведомление согласующему о том, что ему
    необходимо
    согласовать Заявку;
  • Согласована — на этой стадии можно отправить уведомление инициатору Заявки о
    том, что она успешно согласована;
  • Не согласована — на этой стадии можно отправить уведомление также инициатору
    Заявки об отказе в согласовании.

Сначала настроим оповещение для ответственного за согласование о том, что
Заявку необходимо согласовать. Уведомление может прийти по электронной почте или в виде
push-уведомления
на телефон.

Перейдите в меню консоли Настройка оповещений — Правила выбора получателя. Создайте новое правило с
названием
Уведомление о согласовании для ответственного по закупкам. В поле Роль, которая
получит уведомление выберите
Ответственный по закупкам и сохраните правило.

Далее перейдите в меню Настройки оповещений — Триггеры уведомлений. Здесь настраивается условия
получения уведомления
и шаблон сообщения:

  • в Названии триггера напишите, например, Согласование ответственным по закупкам
    (email)    ;
  • в поле Описание сообщения можно выбрать вариант шаблона, по которому будет составлен Заголовок
    сообщения     и Текст сообщения в специальной разметке. Например, Уведомление о
    созданной заявке (Email)    ;
  • в Заголовке сообщения подставится текст «Заявка №@Model.TaskNumber» (без кавычек);
  • в поле Текст сообщения вы увидите текст в специальной разметке, в котором текстовые фразы можно
    изменить на свои — Требуется согласование заявки и т.д. (вы можете скопировать текст сообщения из этого примера):

    <table style=»width: 650px; max-height: 300px;»>
    <tbody>
    <tr>
    <td> <p>Здравствуйте!</p>
    <p>Требуется согласование заявки <b>№@Model.TaskNumber</b> по объекту <b>@Model.AssetFullName</b>.
    </p>
    <p>Описание заявки:</p>
    <p>@Model.TaskNotes.</p>
    <p>Откройте заявку по ссылке @Model.NavigateToTaskForm().</p>
    <p style=»margin-top: 20px; margin-bottom: 7px;»>C уважением, Hubex</p><a
    href=»https://hubex.ru»><img
    src=»https://content.screencast.com/users/echinaek.val/folders/Capture/media/19d10631-5cd0-4726-9dce-9164f197fab9/LWR_Recording.png»
    alt=»HubEx»/></a></td>
    </tr>
    </tbody>
    </table>

  • в поле Способ отправки сообщения выберите Email (в рамках данной статьи мы
    будем рассматривать отправку уведомлений на электронную почту, вы можете указать вариант Push и получать
    уведомления на мобильный телефон);
  • в блоке Условия отправки в поле Стадии заявки выберите стадию
    Согласование заявки и установите флажки отправки по времени. Уведомление будет отправляться при переходе Заявки на выбранную стадию;
  • добавьте правило выбора получателя, которое мы создали выше — Уведомление о согласовании для
    ответственного по закупкам     и
    сохраните настройку
    триггера.

Письмо по этому триггеру уведомление придет на почтовый адрес пользователя, чья Роль была указана в правиле
выбора.

После согласования или отклонения согласования инициатор Заявки должен получить уведомление о принятом решении. Для
этого необходимо создать новое Правило выбора получателя и два новых Триггера
уведомлений (для стадий Согласована и
Не согласована).

Обратите внимание! ФИО пользователя, инициирующего подачу Заявки, отображается в Заявке, в блоке Детальная информация
— поле Инициатор заявки. Доступ к полю может быть скрыт с помощью настройки доступа к полям в меню консоли
администрирования Настройки заявки — Поля на форме заявки. Подробнее читайте в статье: Поля на форме заявки: настройка
доступа к полям заявки

Для правила выбора установите название, например, Уведомление об итогах согласования для инициатора.
В
поле Получатели уведомления укажите параметр Обратившийся пользователь — т.е.
инициатор подачи Заявки.

Также создаем новые Триггеры уведомлений. Для стадий
Согласована и Не согласована нужно создать разные триггеры с разным текстом о
результатах согласования и указать соответствующие стадии в настройках.

Далее в примере вы наглядно увидите, как выглядит письмо с одним из результатов согласования.

1.4. Процесс линейного согласования в web-приложении

Инициатор создает Заявку с типом Закупка ТМЦ.

Переведите Заявку на стадию Согласование заявки или дождитесь автоматического перехода (который был
настроен в рамках жизненного цикла для стадии Согласование заявки).

Ответственный за согласование (с ролью Ответственный по закупкам) при этом получит сообщение на электронную почту в
формате, который мы указали в настройках триггера уведомлений.

Ответственный за согласование под своей учетной записью открывает Заявку и переводит ее либо на стадию Согласована,
либо Не
согласована.

По результатам согласования инициатор Заявки получит сообщение на почту.

2. Параллельное согласование

В параллельном согласовании участвуют несколько согласующих лиц. Для примера рассмотрим вариант с двумя согласующими
для процесса закупки ТМЦ. Сотрудники подразделения
создают Заявки на закупку
ТМЦ, но перед непосредственной закупкой эти Заявки должны быть одобрены ответственным по закупкам
(это может быть руководитель организации, начальник отдела закупок и другое ответственное лицо) и начальником
подразделения (начальником цеха, руководителем организации). Процесс, включающий
в себя параллельное согласование, представлен на схеме ниже. Данная схема отрисована с учетом настроек в HubEx.

Обратите внимание на стадии со звездочкой: Согласована начальником подразделения и Согласована начальником
подразделения* — одинаковые по
смыслу, но в
HubEx необходимо создать именно две разных стадии. Обе стадии предназначены для одного согласующего лица, но на
разных ветках процесса для этих стадий должны быть настроены разные уведомления. Также в зависимости от
местонахождения стадии в процессе, они имеют разные точки выхода — продолжение процедуры согласования или ее
завершение.

Тоже самое касается и стадий Согласована ответственным по закупкам и Согласована
ответственным по закупкам*.

Схема процесс согласования является подготовительным этапом перед настройкой процедуры параллельного
согласования — из нее мы четко видим
процесс, можем выделить Стадии заявки, понять настройку жизненного цикла и увидеть, на каких Стадиях и кому должны
приходить
уведомления.

Теперь пройдемся по консоли администратора и настроим параллельное согласование в HubEx.

2.1. Тип заявки для параллельного согласования

В примере мы будем использовать тот же Тип заявки, который использовался для примера линейного согласования — Закупка ТМЦ.

Но настройка Жизненного цикла будет отличаться. Для одного Типа заявки может быть настроен только один Жизненный
цикл.

Подробнее
читайте в статье: Типы заявок.

Обратите внимание! Если вы используете Участки, их необходимо указывать в карточке Типа
заявки. Подробнее
читайте в статях: Настройка участков, Типы заявок.

2.2. Стадии заявки и настройка жизненного цикла для параллельного согласования

В рамках данного примера считаем, что стадии Новая, Выполнена и
Закрыта уже были созданы.

Для настройки параллельного согласования вам потребуется создать шесть новых стадий
(если они не были созданы ранее) в меню
консоли администратора Настройки заявки — Стадии заявки. Задайте стадиям различные цвета:

  • первую стадию назовем
    Согласование заявки — это стадия, на которую будет переводиться
    Заявка
    после ее создания (со стадии Новая на стадию Согласование заявки). Далее при переходе на эту стадию мы также
    настроим в
    отправку уведомлений двум ответственным о необходимости согласовать Заявку;

  • Согласована начальником подразделения — на эту стадию может перейти только начальник
    подразделения и только со
    стадии Согласование заявки, а также при переводе Заявки на эту стадию второй ответственный за согласование
    должен получить уведомление о том, что первое согласующее лицо Заявку одобрило;

  • Согласована ответственным по закупкам — на эту стадию может перейти только ответственный по
    закупкам и только со
    стадии Согласование заявки, а также при переводе Заявки на эту стадию второй ответственный за согласование
    должен получить уведомление о том, что первое согласующее лицо Заявку одобрило;

  • Согласована ответственным по закупкам* — на эту стадию может перейти только ответственный по
    закупкам и только со
    стадии Согласована начальником подразделения, а также при переводе Заявки на эту стадию инициатор Заявки
    получает уведомление, что оба ответственных лица согласовали Заявку;

  • Согласована начальником подразделения* — на эту стадию может перейти только начальник
    подразделения и только со
    стадии Согласована ответственным по закупкам, а также при переводе Заявки на эту стадию инициатор Заявки
    получает уведомление, что оба ответственных лица согласовали Заявку;

  • Не согласована — если ответственные отказываются
    подтверждать Заявку, то ее переводят на стадию Не согласована с любой из предыдущих пяти
    стадий. В настройке жизненного цикла переход на эту стадию мы сделаем доступным только
    для
    роли Ответственного по закупкам и Начальника подразделения.

Для настройки переходов по стадиям необходимо настроить жизненный цикл заявки.

Сделать это можно в меню Настройки заявки — Жизненный цикл заявки:

  • в поле Тип заявки выберите созданный ранее тип Закупка ТМЦ;
  • для маршрута укажите начальную стадию Новая, конечную стадию Закрыта. Эти стадии должны быть заранее созданы.
    Подробнее читайте в статье: Жизненный
    цикл заявки;
  • со стадии Новая в настройках переходов между стадиями по кнопке +Добавить
    стадию     добавьте
    переход на стадию Согласование заявки;
  • в поле Название перехода укажите На согласовании. Название
    перехода     — название кнопки в мобильном
    приложении инженера;
  • в поле Ветка жизненного цикла выберите Ветка согласования. Заявки на ветке
    согласования будут отображаться в отдельно вкладке в мобильном приложении;
  • в настройках перехода также можно установить флажок Выполнить автоматический переход
    и задать
    время перехода, например, 5 минут.
    Благодаря этой настройке Заявка автоматически через 5 минут перейдет на стадию Согласование
    заявки    .
    Далее при переходе на эту стадию мы также настроим в
    отправку уведомления ответственному лицу о необходимости согласовать Заявку;

  • нажмите кнопку Сохранить;
  • затем у стадии Согласование заявки нажмите кнопку Далее и добавьте переходы на
    стадии
    Согласована начальником подразделения    , Согласована ответственным по закупкам и
    Не согласована с
    соответствующими названиями переходов;

  • В поле Ветка жизненного цикла заявки для стадий
    Согласована начальником подразделения    , Согласована ответственным по закупкам можно
    выбрать значение Ветка согласования, для стадии Не согласована можно указать
    значение Основная
    ветка    .

    Обратите внимание! Здесь мы не настраиваем автоматический переход. Переводить Заявку на эти
    стадии пользователь будет вручную.

  • установите флажок Предоставить доступ отдельным ролям и укажите роли: для стадии Согласована
    ответственным по закупкам     —
    Ответственный по закупкам     и для стадии
    Согласована начальником подразделения     — Начальник подразделения, т.к. эти стадии
    должны быть доступны
    только для ответственных за согласование. Для стадии Не согласована укажите обе этих Роли.

    Роли вы можете выбрать другие, в зависимости от уже созданных в вашем
    тенанте — это могут быть Руководитель, Начальник отдела и т.д. Выбранная Роль должна быть указана в
    карточке пользователей — ответственных, которые будут согласовать Заявки. Подробнее читайте в
    статьях: Настройка ролей, Создание пользователя вашей
    системы.

  • со стадии Согласована начальником подразделения настройте переход на стадию Согласована
    ответственным по закупкам*     (со звездочкой!) и на стадию Не согласована.
  • В поле Ветка жизненного цикла заявки для стадий Согласована
    ответственным по закупкам*     можно
    выбрать значение Ветка согласования, для стадии Не согласована можно указать
    значение Основная
    ветка    .
  • установите флажок Предоставить доступ отдельным ролям и укажите роли: для стадии Согласована
    ответственным по закупкам*     и для стадии Не согласована —
    Ответственный по закупкам    . Т.к. на этой ветке перейти на обе этих стадии может только Ответственный по
    закупкам    .

    Роли вы можете выбрать другие, в зависимости от уже созданных в вашем
    тенанте — это могут быть Руководитель, Начальник отдела и т.д. Выбранная Роль должна быть указана в
    карточке пользователей — ответственных, которые будут согласовать Заявки. Подробнее читайте в
    статьях: Настройка ролей, Создание пользователя вашей
    системы.

  • со стадии Согласована
    ответственным по закупкам     настройте переход на стадию Согласована начальником
    подразделения*     (со звездочкой!) и на стадию Не согласована.
  • в поле Ветка жизненного цикла заявки для стадий Согласована начальником
    подразделения*     можно
    выбрать значение Ветка согласования, для стадии Не согласована можно указать
    значение Основная
    ветка    .
  • установите флажок Предоставить доступ отдельным ролям и укажите роли: для стадии Согласована
    начальником подразделения*     и для стадии Не согласована —
    Начальник подразделения    . Т.к. на этой ветке перейти на обе этих стадии может только Начальник
    подразделения    .

    Роли вы можете выбрать другие, в зависимости от уже созданных в вашем
    тенанте — это могут быть Руководитель, Начальник отдела и т.д. Выбранная Роль должна быть указана в
    карточке пользователей — ответственных, которые будут согласовать Заявки. Подробнее читайте в
    статьях: Настройка ролей, Создание пользователя вашей
    системы.

Вы можете настроить дальнейшие переходы со стадий Согласована начальником
подразделения* и Согласована
ответственным по закупкам* на Выполнена и далее
— Закрыта, со стадии
Не согласована,
например, на стадию Закрыта или На согласовании — для повторного согласования,
после внесения изменений.

2.3. Настройка оповещений для параллельного согласования

Для простой схемы согласования можно настроить уведомления на пяти стадиях:

  • Согласование заявки — на этой стадии можно отправить уведомление двум согласующим о том, что им необходимо
    согласовать Заявку;
  • Согласована начальником подразделения — на этой стадии можно отправить уведомление о том, что Начальник
    подразделения     согласовал Заявку, и теперь Ответственному по закупкам также необходимо принять решение о
    согласовании;
  • Согласована ответственным по закупкам — на этой стадии можно отправить уведомление о том, что Ответственный по
    закупкам согласовал Заявку, и теперь Начальнику подразделения также необходимо принять решение о
    согласовании;
  • Согласована ответственным по закупкам* и Согласована начальником
    подразделения*     — на этой стадии можно отправить инициатору Заявки о том, что оба ответственных
    согласовали Заявку;
  • Не согласована — на этой стадии можно отправить уведомление также инициатору Заявки об отказе в согласовании и
    предложении внести правки и отправить на повторное согласование.

Сначала настроим оповещение для двух ответственных о том, что
Заявку необходимо согласовать. Уведомление может прийти по электронной почте или в виде
push-уведомления
на телефон.

Перейдите в меню консоли Настройка оповещений — Правила выбора получателя. Создайте два новых
правила с
названием
Уведомление о согласовании для ответственного по закупкам и Уведомление о согласовании для
начальника подразделения. В поле Роль, которая
получит уведомление выберите
Ответственный по закупкам, а во втором правиле — Начальник подразделения сохраните
правило.

Далее перейдите в меню Настройки оповещений — Триггеры уведомлений. Здесь настраивается условия
получения уведомления
и шаблон сообщения:

  • в Названии триггера напишите, например, Согласование для двух
    ответственных
    (email)    ;
  • в поле Описание сообщения можно выбрать вариант шаблона, по которому будет составлен Заголовок
    сообщения     и Текст сообщения в специальной разметке. Например, Уведомление о
    созданной заявке (Email)    ;
  • в Заголовке сообщения подставится текст «Заявка №@Model.TaskNumber» (без кавычек);
  • в поле Текст сообщения вы увидите текст в специальной разметке, в котором текстовые фразы можно
    изменить на свои — Требуется согласование заявки и т.д. (вы можете скопировать текст сообщения из этого примера):

    <table style=»width: 650px; max-height: 300px;»>
    <tbody>
    <tr>
    <td> <p>Здравствуйте!</p>
    <p>Требуется согласование заявки <b>№@Model.TaskNumber</b> по объекту <b>@Model.AssetFullName</b>.
    </p>
    <p>Описание заявки:</p>
    <p>@Model.TaskNotes.</p>
    <p>Откройте заявку по ссылке @Model.NavigateToTaskForm().</p>
    <p style=»margin-top: 20px; margin-bottom: 7px;»>C уважением, Hubex</p><a
    href=»https://hubex.ru»><img
    src=»https://content.screencast.com/users/echinaek.val/folders/Capture/media/19d10631-5cd0-4726-9dce-9164f197fab9/LWR_Recording.png»
    alt=»HubEx»/></a></td>
    </tr>
    </tbody>
    </table>

  • в поле Способ отправки сообщения выберите Email;
  • в блоке Условия отправки в поле Стадии заявки, на которых будет отправлено
    уведомление выберите стадию
    Согласование заявки и установите флажки отправки по времени;
  • добавьте два правила выбора получателя, которые мы создали выше — Уведомление о согласовании для
    ответственного по закупкам    , Уведомление о согласовании для начальника подразделения и
    сохраните настройку
    триггера.

Письмо по этому триггеру уведомление придет на почтовые адреса пользователей, чьи Роли были указаны в правилах
выбора.

Далее настроим уведомление для Ответственного по закупкам и Начальника подразделения. Один из них должен всегда
получать уведомление о том, что второй согласующий Заявку принял.

Мы будем использовать уже созданные ранее правила выбора — Уведомление о согласовании для
ответственного по закупкам, Уведомление о согласовании для начальника подразделения.
Создадим для них два новых триггера уведомления, т.к. текст сообщений для каждого из ответственных будет разный.

В меню Настройки оповещений — Триггеры уведомлений создаем новый триггер. Здесь настраивается
условия
получения уведомления
и шаблон сообщения:

  • в Названии триггера напишите, например, Согласование для ответственного по закупкам
    (email)     — будем отправлять сообщение Ответственному по закупкам о том, что начальник подразделения уже
    согласовал Заявку;
  • в поле Описание сообщения можно выбрать вариант шаблона, по которому будет составлен Заголовок
    сообщения     и Текст сообщения в специальной разметке. Например, Уведомление о
    созданной заявке (Email)    ;
  • в Заголовке сообщения подставится текст «Заявка №@Model.TaskNumber» (без кавычек);
  • в поле Текст сообщения вы увидите текст в специальной разметке, в котором текстовые фразы можно
    изменить на свои — Требуется согласование заявки и т.д. (вы можете скопировать текст сообщения из этого примера):

    <table style=»width: 650px; max-height: 300px;»>
    <tbody>
    <tr>
    <td> <p>Здравствуйте!</p>
    <p>Заявка <b>№@Model.TaskNumber</b> по объекту <b>@Model.AssetFullName</b>
    была согласована начальником подразделения. Для завршения согласования требуется ваше подтверждение.
    </p>
    <p>Описание заявки:</p>
    <p>@Model.TaskNotes.</p>
    <p>Откройте заявку по ссылке @Model.NavigateToTaskForm().</p>
    <p style=»margin-top: 20px; margin-bottom: 7px;»>C уважением, Hubex</p><a
    href=»https://hubex.ru»><img
    src=»https://content.screencast.com/users/echinaek.val/folders/Capture/media/19d10631-5cd0-4726-9dce-9164f197fab9/LWR_Recording.png»
    alt=»HubEx»/></a></td>
    </tr>
    </tbody>
    </table>

  • в поле Способ отправки сообщения выберите Email;
  • в блоке Условия отправки в поле Стадии заявки, на которых будет отправлено
    уведомление выберите стадию
    Согласована начальником подразделения и установите флажки отправки по времени;
  • добавьте правило выбора получателя, которое мы создали выше — Уведомление о согласовании для
    ответственного по закупкам     и
    сохраните настройку
    триггера.

Письмо по этому триггеру уведомление придет на почтовый адреса Ответственного по закупкам.

Аналогичным образом создается и настраивается триггер для начальника подразделения: в настройках укажите стадию — Согласована
ответственным по закупкам и в тексте сообщения замените строку «была согласована начальником подразделения» на «была
согласована ответственным по закупкам». В тексте сообщения вы можете указывать ФИО пользователей для более
формализованного обращения.

После согласования обоими согласующими или отклонения согласования инициатор Заявки должен получить уведомление о
принятом решении. Для
этого необходимо создать новое Правило выбора получателя и два новых Триггера
уведомлений (для стадий Согласована ответственным по закупкам*, Согласована
начальником подразделения* — один и
Не согласована — второй).

Обратите внимание! ФИО пользователя, инициирующего подачу Заявки, отображается в Заявке, в блоке Детальная информация
— поле Инициатор заявки. Доступ к полю может быть скрыт с помощью настройки доступа к полям в меню консоли
администрирования Настройки заявки — Поля на форме заявки. Подробнее читайте в статье: Поля на форме заявки: настройка
доступа к полям заявки.

Для правила выбора установите название, например, Уведомление об итогах согласования для инициатора.
В
поле Получатели уведомления укажите параметр Обратившийся пользователь — т.е.
инициатор подачи Заявки.

Также создаем новые Триггеры уведомлений. Для стадий
Согласована ответственным по закупкам* и Согласована начальником подразделения*
будет один триггер и для стадии Не согласована — другой. В этих триггерах необходимо указать разный
текст об итогах
согласования и указать соответствующие стадии в настройках.

Письмо по этим триггерам уведомлений придет на почтовый адрес Ответственного по закупкам. Например, об удачном
согласовании письмо будет выглядеть следующим образом.

Далее рассмотрим поэтапно процесс согласования я web-приложении.

2.4. Процесс параллельного согласования в web-приложении

Инициатор создает Заявку с типом Закупка ТМЦ и переводит ее на стадию Согласование заявки или
дожидается автоматического перехода (который был настроен в рамках жизненного цикла для стадии
Согласование заявки).

Оба ответственных за согласование (Ответственный по закупкам и Начальник подразделения) получают сообщение на
электронную почту в
формате, который мы указали в настройках триггера уведомлений.

Далее один из ответственных открывает Заявку (например, первым будет Начальник подразделения) и переводит ее либо на
стадию Согласована начальником подразделения,
либо Не
согласована.

В случае, когда первый ответственный согласовал Заявку, второму (например, вторым будет Ответственный по закупкам) приходит уведомление, о
том, что первый ответственный уже согласовал Заявку и требуется решение второго.

Второй ответственный также открывает Заявку и переводит ее либо на
стадию Согласована ответственным по закупкам* (со звездочкой),
либо Не
согласована.

По результатам согласования инициатор Заявки получит сообщение на почту.

Следующие шаги:

  • Согласование с заказчиком: жизненный цикл, стадии согласования, уведомления
  • Базовый бизнес-процесс для заявки
  • SLA — Правила расчета крайнего срока закрытия заявки
  • Перейти в меню
Источник

Понравилась статья? Поделить с друзьями:
  • Как найти историю квартиры
  • Как исправить ошибку сети в геншин импакт
  • Как составить кровью договор
  • Как найти потерянный телефон по геолокации android
  • Как найти положение плоского зеркала