Как составить сопроводительное письмо для коммерческого предложения

Оформление и содержание сопроводительного письма зависит от того, какие документы отправляются, кому и зачем. Например, при отправке бумаг в государственный орган главная цель — иметь на руках доказательства такой передачи. А при отправке резюме основной мотив — вызвать интерес работодателя к своей кандидатуре. В статье дадим полную инструкцию по написанию сопроводительных писем, исходя из конкретных ситуаций.

При ведении бизнеса могут возникнуть проблемы с государственными органами. Простая отправка документов в эти структуры вряд ли решит их. Например, при спорах с налоговой инспекцией все судебные дела только начинаются с обмена бумагами.

Это очень сложная категория дел. Поэтому самостоятельно вести разбирательство с этим органом мы не советуем, лучше обратитесь к профессионалу. Юрист по налоговым делам не только сохранит ваши нервы, но и сбережет деньги.

Общая информация о сопроводительном письме

Структура письма может отличаться, в зависимости от типа сопровождения. Однако она имеет общие моменты и, в целом, выглядит следующим образом.

Шапка. В верхнем правом углу пишите, кому направляете документы и куда. Например: «Генеральному директору ООО «Яблоко» Казанцеву А.В. Адрес: г. Челябинск, ул. Плеханова, д. 3». Ниже указывайте дату. Если письмо отправляете от организации или индивидуального предпринимателя, то ставите исходящий номер.

Название документа. Посередине листа, сантиметра на два ниже шапки пишите: «Сопроводительное письмо». Точка в конце названия документа не ставится.

Содержание. Здесь указываете основной текст письма и цель его отправки. Если документы и сопроводительная бумага подготавливались в ответ на заявление или требование, то пропишите это. Например: «На ваш запрос №39 от 25 августа 2019 года направляем …».

Это самый важный раздел. От него может зависеть даже ваша судьба. Например, если вы отправляете резюме. Поэтому в следующей главе содержание сопроводительного текста раскроем подробнее.

Опись документов. Их укажите строго по списку. Кроме того, в сопроводительном письме обозначьте, в скольких экземплярах отправляется каждый документ. Например:

• договор купли-продажи оборудования №6 от 29.08.2019 — 2 экз.;
• спецификация от 05.09.2019 — 2 экз.;
• счет-фактура — 1 экз.;
• товарная накладная — 2 экз.
• счет на оплату — 1 экз.

Заключение. Если вы хотите получить отклик на отправленные документы, то эту информацию укажите здесь. Например, вы высылаете партнеру по бизнесу два экземпляра договора. Вам необходимо, чтобы один подписанный той стороной документ к вам вернулся. Значит, так и пишите: «Просим подписать договор и один экземпляр отправить в наш адрес».

В этом разделе можно указать на конфиденциальность данных. Для этого пропишите в сопроводительном письме, что они разглашению не подлежат. Можете напомнить адресату, что за распространение такой информации законом предусмотрена административная и уголовная ответственность.

В этой части документа вы вправе указать срок ответа, а также предусмотреть последствия, если вы его не получите. Например: «Просим вернуть подписанный договор в течение 30 дней с момента получения. Если в указанный срок договор в наш адрес не поступит, то он будет считаться незаключенным».

Подпись и контактные данные. В конце сопроводительного письма распишитесь и укажите фамилию с инициалами. Если документ оформляется от имени юридического лица, то указывается и должность подписанта.

Примерно на два сантиметра ниже подписи вы вправе указать контактное лицо и его номер телефона. Это делается, чтобы контрагент знал, с кем можно связаться в случае возникновения вопросов. Например: «Контактное лицо: Сонина Елена Михайловна, тел. 8-950-00-00.

Если сопроводительное письмо подается в бумажном виде, то распечатайте его (или напишите от руки) в двух экземплярах. На одном из них получатель поставит отметку о приеме документов. В дальнейшем это послужит доказательством передачи бумаг.

Содержание сопроводительных писем

В этой главе мы дадим рекомендации по написанию сопроводительных писем для отправки резюме, коммерческого предложения и других документов. Придерживаясь наших советов, в проигрыше вы не останетесь.

Сопроводительное письмо к резюме.

Наконец-то появилась вакансия вашей мечты. Однако чтобы увеличить шансы получить эту работу, мало иметь хорошо составленное резюме. Необходимо еще так составить сопроводительное письмо к нему, чтобы оно максимально заинтересовало работодателя.

Для начала поздоровайтесь. Если вы знаете, кто будет рассматривать вашу кандидатуру, то укажите имя и отчество. Например, так: «Добрый день, Ольга Михайловна».

Далее в сопроводительном документе напишите, на какую вакансию претендуете и почему вы ей заинтересовались. После сделайте акцент, на своих профессиональных достижениях. Можете начать с таких фраз как:

• я свободно владею…, а также …;
• у меня … лет опыта в сфере …;
• я профессионал своего дела и имею… лет стажа в этой деятельности.

В заключении сопроводительного письма выразите благодарность за прочтение резюме и внимание к вашей кандидатуре. И подпишитесь: «С наилучшими пожеланиями, ФИО» или «С уважением, ФИО».

Сопроводительное письмо к коммерческому предложению

Такое письмо начать лучше с обращения к конкретному человеку, во избежание эффекта массовой рассылки. Например: «Уважаемый Петр Анатольевич». Если вы не знаете имена конкретных сотрудников, пишите на имя директора. Его ФИО можно узнать из выписки из ЕГРЮЛ (единого государственного реестра юридических лиц) на сайте налоговой инспекции.

Далее изложите основной текст, в котором укажите краткую презентацию предложения. Пропишите, что именно вы предлагаете. Может, это будут услуги или товары. Кроме того, обязательно укажите преимущества сотрудничества с вами и контактную информацию.

Заканчивается написание сопроводительного письма к коммерческому предложению вежливой подписью отправителя. Например: «С уважением» или «С нетерпением ждем сотрудничества». Напротив этих фраз ставите подпись, ФИО и должность подписанта письма.

Сопроводительное письмо к документам

В содержании сопроводительного письма желательно указать, в связи с чем отправляются документы. Тем более, стоит это написать, если они предназначены для государственной службы.

Например, подано исковое заявление в Калининский суд г. Челябинска. Судья, ознакомившись с материалами дела, вынесла определение об оставлении иска без движения. Причина: истцом предоставлен неполный пакет документов. Для исправления дан срок 30 дней. Значит в сопроводительном письме в этом случае следует прописать: «На основании определения Калининского суда г. Челябинска по делу №3 от 25.09.2019 направляем документы …».

Другой пример. Документы направляются на экспертизу. Значит, в письме необходимо четко прописать, какое исследование нужно провести, по какому делу и другую уточняющую информацию.

Кроме того, сопроводительный документ можно совместить с уведомлением контрагента о каком либо юридическом факте. Например, между ИП Макаровым А.С. и ИП Козловой С.Ю. заключен договор поставки от 05 мая 2017 года. Однако Макаров решил его расторгнуть и заключить новый на своих условиях.

Поэтому он направляет 2 экземпляра свежего договора Козловой. В сопроводительном документе при этом указывает следующее: «Уведомляем вас о расторжении договора поставки от 05 мая 2017 года. Если вы желаете продолжить сотрудничество, просим подписать договор, приложенный к письму».

Источники:

Пример сопроводительного письма

Как написать сопроводительное письмо к коммерческому предложению

Коммерческое предложение — это форма общения между предпринимателями, призыв к сотрудничеству. О том, как написать сопроводительное письмо к коммерческому предложению, читайте в статье.

Когда руководитель компании предлагает свои услуги, то старается это сделать самым выигрышным для себя способом. В формате одного резюме описать все достоинства довольно сложно. Необходима дополнительная информация в виде рекламного проспекта, прейскуранта цен, фотографий готовых объектов, проекта договора, презентации сотрудников компании и т.д. В этом случае лучше создать сопроводительное письмо к коммерческому предложению — примеры формулировок и возможных приложений смотрите в таблице.

Как правильно составить

Утвержденной формы для данного обращения не существует, но есть определенные правила, которых следует придерживаться:

• презентабельный вид — желательно использовать цветную или полиграфическую печать, т.к. пишется оно больше в рекламных целях. Руководителю важно произвести впечатление на потенциального партнера;
• фирменный бланк с реквизитами — это придаст сообщению большую значимость;
• обращение к конкретному сотруднику — безадресные рассылки зачастую расцениваются как спам и не достигают своей цели;
• автор (тот, чья подпись стоит под письмом) должен быть равным по должности тому, к кому он обращается — это одно из правил этики деловой переписки;
• текст должен содержать краткую презентацию деятельности компании и перечислять основные преимущества перед конкурентами;
• после основной части текста перечисляются приложения;
• заканчивается написание вежливой подписью, с указанием должности, контактной информации и ФИО отправителя.

Читайте также: как правильно написать сопроводительное письмо к документам.

Образец сопроводительного письма к коммерческому предложению

Рассмотрим подробно образец, этапы написания и содержание разделов.

Раздел	Краткое описание	Пример
Вступление	Краткое содержание	Коммерческое предложение
Заголовок	Тема, определяющая его цель	Сопроводительное письмо к коммерческому предложению
Обращение	Конкретное обращение с указанием ФИО	Уважаемый Иван Иванович!
Основная часть текста	Краткая презентация деятельности компании	Компания ООО «Светлое будущее» – ведущий производитель картонных коробок. Мы предлагаем самые низкие цены в регионе и готовы предложить выгодные условия по доставке.
Приложения	Перечислить приложения	1. Проект договора о сотрудничестве — 10 листов. 2. Прейскурант — 3 листа. 3. Спецификация и модельный ряд продукции — 8 листов. 4. Фото готовой продукции — 3 листа.
Заключение	Вежливая подпись и контакты ответственного лица	Руководитель ООО «Светлое будущее» Сидорова Мария Ивановна. Исполнитель: менеджер по продажам Павлов Валентин Юрьевич , тел 111-22-33.

Пример сопроводительного письма

Вам в помощь образцы, бланки для скачивания

Вам может быть интересно:

Содержание

Работа с клиентом или сотрудничество с компанией-партнером начинается с грамотного коммерческого предложения. КП можно оформить в текстовом или PDF-документе, в виде презентации или email. В статье расскажем, как правильно написать коммерческое предложение, чтобы оно сработало. 

Что такое коммерческое предложение

Коммерческое предложение — это эффективный маркетинговый инструмент. Оно содержит информацию о том, чем занимается компания, что предлагает и почему стоит обратиться именно к ней.

Чаще всего КП используют в B2B- и B2G-продажах. Его отправляют по email в виде электронного документа или в бумажном формате обычной почтой или курьером. В некоторых случаях компании создают отдельную web-страницу с коммерческим предложением и дают потенциальным клиентам ссылку на нее.

Зачем составлять КП

Существует ошибочное мнение, что основная цель коммерческого предложения — непосредственно продажа товара или услуги. Это не совсем так.

Фактически любая воронка продаж состоит из нескольких этапов. Коммерческое предложение должно перевести потенциальных клиентов на следующий этап воронки:

• телефонный звонок;
• запрос прайс-листа или пробников продукции;
• назначение встречи или презентации;
• заключение договора. 

Объем и содержание КП могут быть разными в зависимости от его вида, целей и задач.

Виды коммерческих предложений

В зависимости от уровня контакта с потенциальным клиентом выделяют три вида КП: холодное, теплое и горячее. 

Холодное

Холодное коммерческое предложение рассылают практически наугад. Контакты адресатов находят в поиске или каталогах. Формально такое КП считается спамом. Шанс, что в потоке входящей почты адресат обратит внимание на ваше письмо, ознакомится, заинтересуется предложением и перейдет на следующий этап воронки продаж, низкий.

Теплое

Теплое коммерческое предложение отправляют клиенту, который взаимодействовал с бизнесом или уже покупал товар. У компании есть его контактные данные и информация об этапах продажи: от звонка до оформления заказа. На их основе формируют предложение. Шанс, что клиент заинтересуется товаром или услугой, выше.

Горячее

Горячее коммерческое предложение отправляют клиенту, заинтересованному в сотрудничестве. Например, он сам попросил прислать КП. В документе подробно описывают условия сделки, которые отвечают потребностям клиента. Конверсия горячего коммерческого предложения самая высокая.

Структура

В интернете есть много шаблонов КП, которые можно скачать и сразу же применять в работе. Единственный минус — их нужно адаптировать под конкретную компанию и продукт, а это не всегда удается сделать. 

Рассказываем, из каких элементов состоит стандартная форма коммерческого предложения.

Шапка

Здесь пишут название компании, размещают ее логотип, контакты и адрес. Иногда к общей информации добавляют ФИО руководителя. При оформлении горячего КП вместо шапки используйте отдельный титульный лист.

Заголовок

Он должен быть цепляющим и продающим. Унылый шаблонный заголовок «Коммерческое предложение от…» лучше не использовать — начните с чего-то более информативного и броского. 

Высокую конверсию показывают заголовки, которые отражают:

• выгоду для клиента;
• способ, как ее можно достичь;
• реальные цифры.

Например: «Увеличьте количество заявок на 30% с помощью виджета обратной связи».

Лид

Это первый абзац текста после заголовка. Потенциальному клиенту обязательно должно быть интересно его читать. Основная задача лида — вовлечь человека в чтение КП. В этом блоке можно начать раскрывать главную проблему, которую вы предлагаете решить. 

Оффер

Основная суть коммерческого предложения, лаконично сформулированная и предельно понятная. Она должна объяснять реальную выгоду, которую получит клиент, если обратится к вам. Оффер можно выделить графически, чтобы читатель сразу же обратил внимание на наиболее важные пункты.

Выгоды и преимущества

Обычно этот блок выглядит как маркированный список. Каждый пункт списка должен отвечать на вопрос: «Что я получу, если заключу договор с вами или приобрету ваш продукт?». Излагайте информацию кратко, емко, на языке выгоды, перечисляя не технические достоинства товара или услуги, а плюсы для клиента.

Работа с возражениями

Если вы уже общались с потенциальными клиентами, то знаете, какие у них есть возражения. Если нет, смоделируйте диалог и представьте, какие сомнения могут помешать клиенту сделать заказ.

Этот блок можно сделать в виде тезисов или в формате вопрос-ответ. Прикрепите доказательства своих слов: отзывы, сертификаты, благодарственные письма или гарантии.

Призыв к действию

На маркетинговом сленге — это CTA, Call to Action. Призывать желательно к одному нужному вам действию, например звонку в компанию. Это нужно, чтобы не рассеивать внимание читателя. Хорошие результаты показывают формулировки с использованием сильных глаголов: позвоните, заполните, закажите.

Чтобы отслеживать все звонки, которые поступают в компанию, подключите коллтрекинг Calltouch. Система определяет, какая реклама приводит лиды, записывает разговоры менеджеров с клиентами и формирует их в отчеты по часам и дням, а также интегрируется с популярными сервисами и CRM. Прослушивая звонки, улучшайте скрипты продаж для менеджеров и корректируйте рекламные кампании.

P.S.

Важный элемент, который завершает коммерческое предложение и наводит потенциального клиента на определенные размышления. В постскриптуме можно указать срок завершения акции, отметить, что товар может скоро закончиться, актуализировать боль клиента.

С чего начать составление КП

На предварительном этапе определите цель коммерческого предложения и способ его распространения:

• Цель предложения. Она может состоять в привлечении нового клиента или продаже продукта уже существующему.
• Способ предоставления информации. Это может быть почтовая рассылка, рекламное объявление, электронная таблица или презентация.

Определившись с целью и способом распространения КП, переходите к следующим этапам — анализу конкурентов и изучению целевой аудитории.

Анализ конкурентов

Важно, чтобы КП выделялось на фоне других компаний из вашей ниши. Изучите предложения конкурентов в интернете или свяжитесь с ними как потенциальный клиент и попросите выслать КП. Анализ конкурентов, их текстов и предложений поможет определить, каким образом привлечь внимание потребителей. 

Изучение целевой аудитории 

Если вы отправляете коммерческое предложение домохозяйке, то ей нужно рассказывать об одних преимуществах, а предпринимателю — о совершенно других. Поэтому важно определить целевую аудиторию:

• по демографическим характеристикам: возраст, пол, география;
• психологическим и социальным признакам: где работают, с какими проблемами сталкиваются, почему конкуренты не могут их решить;
• болям и мотивам: домохозяйка хочет сэкономить время на уборку, чтобы отдохнуть, а предприниматель ищет новые способы продаж.

Для эффективности следует сегментировать аудиторию, чтобы подготовить КП сразу для нескольких целевых групп.

Как правильно составить коммерческое предложение

Чтобы КП получилось сильным, учитывайте следующие правила.

Объем

Независимо от того, на каком носителе представлено КП, нужно определить оптимальный объем текста. Если он будет слишком большим, шансы, что его прочтут, значительно снизятся. Не перегружайте документ: для электронного файла оптимальный размер — не более 5 МБ, а для бумажного формата — 1–2 листа.

Начало коммерческого предложения

В начале КП обязательно напишите приветствие и, если это возможно, обратитесь к клиенту по имени. Подготовьте два шаблона коммерческих предложений: для рассылки определенным клиентам и для тех, чьих личных данных вы не знаете. Затем представьтесь, назовите свою компанию и в 2–3 предложениях расскажите о ее преимуществах. 

Основа коммерческого предложения

Перед текстом обязательно должен идти заголовок, отображающий главную мысль КП. В лиде нужно развить идею, предложенную в заголовке: всего 2–3 предложения должны убедить и заинтересовать потенциального клиента. В оффере — ключевом элементе документа — напишите основные преимущества продукта и перечислите выгоду, бонусы и другие особенности.

Прайс-лист и обоснование цены

Клиент хочет знать цену. Если товар или услуга стоят дороже или дешевле, чем у большинства конкурентов, обоснуйте разницу.

Высокую стоимость товара можно оправдать, рассказав о его достоинствах. Аргументировать низкую цену еще легче — представьте ее в виде рекламной акции. Если вы продаете сложные комплексные услуги, можно привести цены на каждый составляющий элемент обслуживания отдельно.

Как закончить 

В заключительной части КП напишите призыв к действию — без этого обращение будет менее эффективным. Call to Action может быть не только в виде одной фразы — его часто увеличивают до целого абзаца, в котором рассказывают о скидках и предлагают немедленно связаться с компанией, чтобы не упустить выгодное предложение. В конце письма обязательно укажите контакты. Кроме контактов в КП нужно отправить ссылку на сайт компании. 

Чтобы повысить конверсию сайта и максимизировать продажи, используйте виджеты Calltouch. Эти инструменты автоматически обрабатывают обращения клиентов с сайта и лидформ в соцсетях, ускоряют работу ваших менеджеров и собирают заявки в нерабочее время. Упростите общение с клиентом через бесплатные виджеты и оплачивайте только минуты разговора.

Как оформить коммерческое предложение

При работе над КП важно уделить внимание не только содержанию, но и оформлению. Дизайн текста может увеличить количество продаж.

Читаемость

Оформление КП зависит от способа распространения. Если это электронное письмо, продумайте шрифт, его размер, межстрочный отступ. Буквы без засечек и текст, разделенный на абзацы, читаются легче.

Если КП в бумажном виде или PDF, нужно уделить больше внимания дизайну. Он должен быть визуально приятным.

Структура

Структура КП поможет донести до клиента нужную информацию. Заголовок выравнивают по центру и выделяют крупным шрифтом, но он не должен занимать больше одной строки. Каждый абзац должен соответствовать одному тезису — это упрощает восприятие текста. Можно использовать ключевые слова и отмечать их жирным шрифтом, курсивом или цветом.

Минимализм

Правильное коммерческое предложение не только иллюстрирует преимущества компании или продукта, но и эмоционально воздействует на читателя. Поэтому придерживайтесь минимализма. Вычурное и пестрое оформление в очень ярких и агрессивных цветах скорей всего оттолкнет серьезного клиента. Не используйте больше 2–3 шрифтов и цветов. Минималистский стиль нужен для того, чтобы помочь читателю сосредоточиться на сути предложения.

Наглядность

В коммерческое предложение можно добавить 1–2 фотографии, не более. Это уместно, когда есть чем гордиться. Используйте инфографику — она может многое рассказать, сэкономив место на листе. 

Узнаваемость

Оформлять КП нужно в фирменном стиле. Так покупатель узнает компанию и вспомнит предыдущий опыт коммуникации. Узнаваемость — это не только визуальные элементы, но и структура коммерческого предложения, формулировки и общая форма изложения. Чтобы развивать индивидуальный стиль, полезно анализировать поведение конкурентов и извлекать уроки из их достижений и ошибок.

Что писать в сопроводительном письме

Сопроводительное письмо пишут в свободной форме на бланке компании. Оно должно включать в себя:

• название и реквизиты компании-отправителя;
• наименование компании-адресата и ФИО ее руководителя;
• номер письма в журнале регистрации исходящей корреспонденции;
• дату составления;
• заголовок — например, «Сопроводительное письмо к коммерческому предложению»;
• обращение — например, «Уважаемый Александр Иванович!»;
• основной текст — краткую информацию о деятельности компании, продукции, услугах, преимуществах сотрудничества с ней;
• заключение — подпись руководителя компании или должность, ФИО и контакты ответственного лица.

К сопроводительному письму прикрепите прайс или каталог.

Как сделать коммерческое предложение онлайн

Онлайн-конструкторы упростят создание коммерческого предложения. В таких сервисах есть шаблоны, дополнительные инструкции и возможность отслеживания статуса КП. Понятный интерфейс и инструменты помогут легко создать документ и сделать его привлекательным.

Wilda. В конструкторе можно оформлять не только КП, но и визитки, презентации, буклеты и флаеры. Шаблоны для каждой отрасли помогают составить целевое предложение, которое подходит для конкретной ниши. Сервисом можно пользоваться бесплатно, а вот за скачивание готового документа придется заплатить: за 1 раз — 150 рублей.

Wirecrm. Приложение для составления и рассылки КП. Есть функция, которая помогает отследить открытие документа. Оплата — 399 рублей в месяц за пользователя, но есть бесплатный тестовый период 14 дней.

Flowlu. Это CRM-система для создания коммерческих предложений. КП можно отправлять из системы по email или в виде прямой ссылки. Есть бесплатный тарифный план, можно получить профессиональную консультацию по внедрению сервиса.

Пример коммерческого предложения

Заголовок. Мягкая мебель для вашего офиса. От дизайн-проекта до расстановки — всего 10 дней.

Лид. Найти качественную, стильную и удобную мебель для офиса — сложная задача. Обычно крупные производители не хотят тратиться на разработку дизайнерских моделей и штампуют диваны и кресла по шаблонам. Безликая мебель заполняет пространства офисов и не выражает индивидуальность компании.

Мы понимаем, как важно для компании поддерживать фирменный стиль во всем: от дресс-кода до интерьера.

Оффер. Вместе с ООО «Береза» вы сможете:

• Реализовать любые идеи в создании интерьера.
• Заказать мебель у одного поставщика и сэкономить на доставке.
• За 10 дней обставить офис красивой и надежной мебелью.

Сотрудники и клиенты оценят по достоинству комфорт диванов и кресел.

В нашем каталоге вы можете выбрать диваны и кресла из разных коллекций (здесь дайте ссылку на каталог вашего мебельного магазина).

Отработка возражений. Почему нам стоит доверять:

• Мы выпустили более 10 000 диванов и кресел.
• Наша мебель делается по ГОСТУ.
• На весь ассортимент действует гарантия 1 год.

Призыв к действию. Чтобы сделать заказ, звоните на номер 8-800-555-33-44. До 1 декабря действует скидка 10% на всю мебель.

Как отправлять КП

Если вы уже договорились с клиентом, и он ждет от вас КП, можно отправить ему PDF-файл с небольшим пояснением. Но если вы собираетесь рассылать холодные КП, лучше воспользоваться одним из следующих способов:

• Отправка КП в теле email. Этот способ позволяет отследить, кто из получателей открыл письмо, и вы сможете понять, кому стоит написать еще раз. Чтобы рассылать КП в электронных письмах, придется освоить сервисы для email-маркетинга.
• Отправка файла с сопроводительным письмом. Можно отправить письмо, в котором вы представляетесь и заинтересовываете клиента, а более подробное описание добавить в «Приложенные материалы». Если человек захочет, он сам откроет файл и изучит дополнительную информацию.
• Письмо в два этапа. Сначала вы отправляете письмо, а получатели подтверждают, что хотят получить коммерческое предложение. Второй этап — отправляете КП тем, кто отозвался на ваше сообщение.
• Отправка обычной почтой. В некоторых случаях это может выделить вас среди компаний-конкурентов. Письмо должно выглядеть презентабельно: конверт, хорошая бумага и марка.

Каждый из способов может органично вписаться в концепцию вашего бизнеса, но чтобы найти самый эффективный, придется тестировать.

Проверка готового коммерческого предложения

Коммерческое предложение должно произвести на клиента задуманное вами впечатление. Для этого проверьте, как выглядит документ в разных форматах:

• Просмотрите его на экране компьютера и смартфона.
• Распечатайте в цвете и в черно-белом виде.

Важно, чтобы при использовании всех основных средств просмотра коммерческое предложение выглядело так, как вы запланировали. 

Частые ошибки

При составлении коммерческого предложения часто допускают ошибки:

• Добавляют слишком много информации. Документ становится перегруженным, и его тяжело воспринимать.
• Используют устаревший список клиентов. В этом случае вероятность того, что сообщение попадет в спам, больше.
• Пишут недостаточно конкретный текст. Общие фразы без точных данных не привлекут внимание.
• Пишут формально и скучно. Большинство получателей не станут читать шаблонное КП, которое ничем не отличается от предложений конкурентов.
• Пренебрегают сегментированием и отправляют одинаковые КП всем подряд. 

Заключение

• В коммерческом предложении указывают информацию о компании, ее продукции и преимуществах, а также рассказывают, почему клиенту следует обратиться именно к ней. Задача КП — перевести потенциального покупателя на следующий этап воронки продаж.
• Холодные КП рассылают людям и компаниям, с которыми бизнес еще не сотрудничал, поэтому они чаще всего попадают в спам. Теплые отправляют тем, кто уже взаимодействовал с организацией, а горячие — тем, кто сам запросил информацию о товарах или услугах предприятия.
• Грамотно составленное коммерческое предложение поможет увеличить объем продаж. В тексте КП обязательно нужно указать выгоды и преимущества, которые клиент получит от сотрудничества с компанией, а также добавить оффер, призыв к действию и контактные данные.
• При оформлении КП помните, что документ должен быть наглядным, информативным, лаконичным и удобным для чтения. В дизайне используйте фирменный стиль компании. Дополните документ сопроводительным письмом.
• Рассылать КП можно разными способами: в тексте электронного письма, в приложении к email или на бумаге.
• Основные ошибки при составлении КП: избыток информации, недостаточно конкретный или скучный текст, использование контактов из неактуальной базы.

Коммерческое предложение (КП) относится к форме общения между предпринимателями, в виде приглашения к содействию. Основной целью КП является стремление заинтересовать партнера в предлагаемом проекте. Однако, довольно часто предприниматели не всегда с серьезностью относятся к новшествам.

Одним из способов — более внимательно отнестись к предложению, является сопроводительное письмо (СП). О том, как его составить попробуем разобраться в предлагаемой статье.

Зачем нужно?

Сопровождающее письмо является важной составляющей, особенно, если фирма рассылает «холодные» предложения. Обычно, редко кто открывает приложенные файлы с предложениями, удаляя их сразу. Однако, если грамотно составить СП, где интересно выложить текст, потенциальный адресат может уделить ему небольшое внимание, а это уже может побудить его заинтересоваться предложением более внимательно.

Основной целью СП является:

1. Краткое ознакомление потенциального клиента с содержанием предложения по бизнесу, чтобы он заинтересовался предложенным проектом.
2. Не загромождение предложенного проекта приветственными и прочими ненужными сведениями, а лишь сосредоточиться на конкретном изложении его сути.
3. Предполагается, что это будет стимулировать клиента в предлагаемом взаимосотрудничестве.

Особенно важно это для компаний, работающих в сфере «холодных продаж». Учитывая, что КП читает мало клиентов, важность сопровождающего письма и его роль значительно повышается.

Также нежелательно отказываться отправки предложения партнеру, если накануне были осуществлены устные переговоры относительно проекта по телефону или при личной встрече. Надо иметь ввиду, что сведения, полученные устно, партнер может забыть из-за своей загруженности. Письмо же станет документальным уведомлением о разговоре.

К инициативе о взаимосотрудничестве могут быть приложены:

• Каталоги товарного ассортимента.
• Тарифы на услуги и товары в форме прайс-листов.
• Сроки организации фирмой официальных мероприятий в виде конференций и выставок, и пр.

Требования к сопроводительному письму

Предложение и сопровождающее письмо к нему могут отсылаться, как от физлица, так и от имени всей фирмы, отделов и даже непосредственно от должностных работников. Также, получателем КП может быть, либо физлицо, фирма, либо коллектив.

Если СП отправляет фирма, то независимо от способа рассылки (электронной отсылкой или на бумажном носителе), его требуется составлять на фирменном бланке. При этом, формируя такое послание, рекомендуется обратить внимание на следующие требования к посланию, которые нужно соблюдать:

1. Предметность. Требуется излагать сведения, касающиеся только одного проекта, то есть, если фирма занимается несколькими направлениями, то в одном КП не желательно упоминать детали другого проекта. Также, желательно излагать текст без эмоционального сопровождения.
2. Лаконичность. Объемные письма, на практике, читаются намного реже. Поэтому, сопровождающее письмо рекомендуется размещать на половине странице, в крайнем варианте — не больше, чем на одной. Не рекомендуется использовать фразу «Коммерческое предложение». Это нередко может отпугнуть клиента, посчитавшего, что фирма хочет получить быструю прибыль, не предоставляя услуги или товары надлежащего качества.
3. Доступность текста. Нельзя в тексте использовать профессиональные термины и непонятную аббревиатуру. Суть проекта надо излагать конкретно и четко.
4. Побуждение к активному действию. Актуальным решением считается рекомендации что-то исполнить, если лицо заинтересовалось проектом. К примеру, просмотреть материал, приложенный к посланию, позвонить по отмеченному телефону и т. д. Это обусловливается тем, что клиенты не всегда соображают, что от них требуется для принятия предложения. Поэтому, обозначение алгоритма действий упростит его цель.

Как составить сопроводительное письмо к коммерческому предложению в 2023 году?

Утвержденного шаблона СП к рекомендации рассмотреть проект законодательными нормами не предусмотрено. Такое послание пишется в произвольном стиле, с соблюдением общепринятых правил в делопроизводстве:

1) Начало составления СП требуется осуществлять с обращения к конкретному физлицу или фирме, не допуская общих фраз, свидетельствующих о массовой рассылке.

2) После этого излагается основной текст, с отображением краткой презентации фирмы, предлагающей сотрудничество, товары или услуги, а также с обозначением основных моментов выгоды взаимосотрудничества и контакты фирмы.

3) В завершение СП нужно выразить уважение к клиенту «С уважением, … (должность, название фирмы и Ф.И.О. отправителя)».

Текст сопроводительного письма

Заполняя основной текст сопровождающего послания к КП надо учитываться следующие особенности:

1) Нельзя обременять КП объемными данными (краткость – сестра таланта).

2) Текст должен быть лаконичным, четко содержащим суть предложения.

3) Также, при приложении к СП дополнительных документов перечислить их в приложении. Это могут быть:

• Тарифы на продукцию и услуги.
• График проведения акций.
• Официальные приглашения на организованные семинары или выставки.

Объем текста СП не должен превышать одной страницы. При этом, он обязан быть написан грамотно, без ошибок с четким соблюдением общепринятой структуры документа в современном делопроизводстве.

Пример.

• Нужно поприветствовать адресата и желательно по имени и отчеству, например,

«Здравствуйте, уважаемая Татьяна Сергеевна!».

• Затем требуется представиться, либо от своего имени, либо от лица фирмы, с указанием должность и деятельности фирмы. Например,

Автосалон «Автомотор» предлагает большой выбор автомашин и мототехники знаменитых брендов по реальным ценам, а также гибкие формы оплаты, предусматривающих:

• Различные способы расчетов …;
• Оформление покупки в рассрочку до …;
• В приложении имеется пригласительный билет на выставку … по адресу …
• При появлении вопросов, свяжитесь с нами по тел. ….

В завершение, нужно выразить уважение к партнеру и поблагодарить его за уделенное внимание, например,

• «Благодарим за уделенное время, …
• «С уважением, руководитель автосалона «Автомотор», …;

Ниже предлагает один из примеров сопровождающего послания к КП.

Пример сопроводительного письма к коммерческому предложению

Скачать образец и бланк

• Образец, doc
• Бланк, doc

Когда и каким образом отправляется?

Сопровождающее послание с КП может отсылаться, как от имени фирмы, так и от конкретного отдела или работающего лица. Отсылать КП допускается, не только конкретному лицу, но и группе потенциальных клиентов.

При отправлении послания от имени фирмы рекомендуется составлять письмо на фирменном бланке.

Рассылка предложений вместе с сопровождающим письмом, обычно осуществляется при создании нового проекта с целью, чтобы о новом предложении узнало, как можно больше клиентов. При этом, рассылку можно осуществлять следующими способами:

1. Через почту России, используя заказные отправления. Но это не очень эффективно и затратно.
2. Через курьера. Это особенно важно, когда коммерческое предложение направляется компании, с которой фирма давно сотрудничает.
3. Используя Интернет. Этот способ на сегодняшний день получил наибольшую популярность, при массовой рассылке «холодных» писем с КП.

Заключение

Подводя итоги, надо отметить, что сопровождающее послание является важным элементом в любом отправляемом КП о взаимосотрудничестве. От грамотности формирования такого послания, а также от того – насколько оно будет актуально, будет зависеть число отзывов на разосланный проекты.